Iroda „Open Space” - a munkaterület megszervezésének alapjai és elvei.

A nyílt tér formátum egyre népszerűbb, ugyanakkor nem kelt lelkesedést a vállalati személyzetben. Áttekintésünk példákat tartalmaz kreatív és kényelmes irodákra ebben a formátumban.

Nyílt tér (nyílt tér)- modern formának számít az irodahelyiségek megszervezésében. Sokak szemében ez egy hatalmas terem, ahol valaki folyamatosan telefonál, a kollégák megbeszélik a munkahelyi kérdéseket, nyomtatnak dokumentumokat. Ott értelemszerűen nem lehet hangulatos, nehéz koncentrálni, és az egész tér egy zümmögő méhkasra emlékeztet.
A formátum egyre népszerűbb, ugyanakkor nem örvendezteti meg a cégek munkatársait.
De ha hozzáértő építészek és tervezők hozzálátnak az üzlethez, és a cég az alkalmazottak kényelmére összpontosít, akkor a nyílt tér válik azzá a hellyé, ahol könnyű, egyszerű és maximális kényelemmel lehet dolgozni.

DROPBOX Inc. - felhő szolgáltató cég
Helyszín: San Francisco
Tervezés: Studio Rapt
FOTÓ: Kara BRODGESELL DROPBOXHOZ

A Dropbox egy olyan cég, amely gyors ütemben növekszik, és új irodákat nyit szerte a világon. De San Francisco-i központja, ahová a cég 2012 februárjában költözött, még mindig a márka filozófiájának bizonyítéka. „Mivel a Dropbox termékek az Ön adatainak otthona, azt szeretnénk, ha a Dropbox iroda az alkalmazottaink otthona lenne” – mondja Molly Strong, a vállalat tervezési projektkoordinátora. "Azt akarjuk, hogy ez igazán csodálatos legyen mindenki számára, aki itt dolgozik"

Amikor a tervezőstúdióval közösen megtervezte az irodateret, a Dropbox a rugalmasságot kívánta a lehető legnagyobb mértékben tükrözni, egyrészt a vállalat jövőbeli növekedésének filozófiájaként, másrészt azért, hogy az alkalmazottak lehetőséget teremtsenek a munkakörnyezet alakítására. Minden alkalmazott vagy projektcsapat szabadon létrehozhatja saját munkaterületét – az adatokhoz való hozzáférés az iroda bármely pontjáról egyszerűvé és egyszerűvé teszi.

LIVEFYRE
Helyszín: San Francisco
Tervezés: Studio O+A
FOTÓ: JASPER SANIDAD

Amikor az O+A hozzálátott a Livefyre médiavállalat új San Francisco-i központjának létrehozásához, a kihívás az volt, hogy kiemelje a cég fiatalságát, és természetes melegséggel töltse be a teret. A szakértők nem csak a színsémát, a terv elkészítését, hanem a fa textúráját is felhasználták.

Az iroda kék és bézs falai és mennyezetei a márka színeit tükrözik a fizikai térben. Elegendő hely van a közös munkaterületekhez. De a mérnöki csapat keményen dolgozott azon is, hogy csendes munkahelyeket teremtsen egyedülállóknak. Az iroda ezen részén nemezt használnak a mennyezeten, amely csillapítja a zajt, miközben kellemes hangulatot teremt.

A cég előcsarnokában nagy multimédiás képernyő és bárpulttá alakítható fogadóasztal található. Ez is a cég filozófiáját tükrözi: a márka nem egy logó a falon, hanem egy iroda, amely átitatott a márka érzésével, és tele van emberekkel és ötleteikkel.

EVERNOTE
Helyszín: San Francisco
Tervezés: Studio O+A
FOTÓ: JASPER SANIDAD

Amikor az Evernote, a vállalati szoftvercég úgy döntött, hogy kibővítik az irodájuk alapterületét, és egy emeletről a másikra költöznek, fogalmuk sem volt, hogyan lehet fenntartani az egységet egy ilyen térben. Az építészek szokatlan módot alkottak a padlók összekapcsolására, és a lépcsőt hasznossá és multifunkcionálissá tették. Ez nem csak egy lépcső, hanem egy többszintes ülősarok is, ahol az alkalmazottak kötetlen formában, vagy tömegesen összegyűlhetnek – mondjuk egy céges megbeszélésre.

Érdekes megoldást találtak az építészek a fogadótérre is. Mert recepciósokat nem foglalkoztatnak teljes munkaidőben, a bejárati területen bárpult elhelyezését javasolták. A csapos - egyben irodavezető - meg tudja mutatni a vendégnek, hogy merre menjen, valamint ennivalót készít neki vagy a dolgozóknak.

A cég vezetése kezdetben úgy döntött, hogy nem költ sok pénzt az irodaterületek átalakítására. Ezért az építészek társasága az egyszerű és letisztult vonalakra és megoldásokra helyezte a hangsúlyt, és néhány "trükkös" simítás került a végső tervbe. Például az üdülőterületen megjelent egy fal növényekkel. Azt is érdemes megjegyezni, hogy az itt elhelyezett bútorok inkább „otthonosak”, mint a szokásos irodabútorok. Egy ilyen egyszerű lépés lehetővé teszi az alkalmazottak számára, hogy „otthonos” kényelemben érezzék magukat, és valóban pihenjenek és lazuljanak.

Google
Helyszín: Dublin
Tervezés: Carmenzind Evolution
FOTÓ: CAMENZIND EVOLUTION

A Google dublini irodája a vállalat európai pénzügyi és értékesítési központja, és négy épületből áll. Tekintettel arra, hogy a cég munkatársai nemzetköziek, és az iroda több nyelven beszél egyszerre, úgy döntöttek, hogy nem a kulturális hagyományokat testesítik meg a tervezésben, hanem magának a cégnek a filozófiáját tükrözik.

Az innováció nem mindig az íróasztalnál kezdődik. A Google dublini irodáinak tervezésekor a Carmenzind építészeti stúdió közös tereket hozott létre erős „karakterrel”. Például ez a zöld terem, amely egyben kávézóra és konferenciateremre is emlékeztet. A cég úgy véli, hogy egy alkalmazott nem ihat kávét minden nap ugyanott. Az ilyen terek kialakításának célja, hogy ösztönözze az embereket az épületen belüli mozgásra.

A kreativitás ösztönzését a Google vállalati irodáiban található játszótereken keresztül sokan vezetői szeszélynek tekintik. A cég azonban másként gondolja. A Google sok fiatal srácot és lányt foglalkoztat. De ők modern képzett emberek, és tudják, hogyan segít a szünet a munkában. A játék vagy az uszodába járás nagyszerűen befolyásolja gondolkodásukat és kreativitásukat.

ZEDESK
Helyszín: San Francisco
Tervezés: Design Blitz
FOTÓ: ZEDESK

A Zendesk tágas irodája a márkára jellemző zöld színnel díszített. A különálló munkaterületek és a hosszú közös munkaasztalok azt tükrözik, amit Seth Hanley tervező "tiszta, skandináv esztétikának" nevezett. A fal zöld moha - ez az élő, lélegző moha - vizuálisan összekapcsolja a két emeletet, és a Hygge érzetét kelti, a dán "kényelmes" szót.

A Zendesk főhadiszállását úgy tervezték, hogy „szellős, bájos, szerény és egyszerű legyen”. Ez magának a márkának az esztétikai megtestesülése, melynek filozófiája a munkájukhoz való barátságos és komoly hozzáállás. A fenti képen látható lépcső az alagsorból az épület acélrészébe való átmenet. Ugyanakkor a dolgozók kikapcsolódási helyeként is szolgál.

Az IB GROUP Holding üzleti központjaiban irodahelyiségek találhatók, ahol a bérlők biztonságosan használhatják a nyílt tér formátumot, hogy kialakíthassanak dolgozóikat.Ha irodára van szüksége Szentpéterváron, az oldalon választhat a lehetőségek közül.

Nem is olyan régen irodák másfajta cégek, pénzügyi struktúrák és egyesületek zárt labirintushoz hasonlítottak, sok irodával és végtelen folyosókkal. A munkaterület szervezésének ez az elve magában foglalta a funkcionális területek világos elhatárolását, valamint a „domináns” és „alárendelt” egyértelmű felosztását. De vajon hatékony-e egy ilyen koncepció a mai üzleti környezetben?

Napjainkban egyre több - már megalapított és tevékenységét megkezdő - cég törekszik arra, hogy a csapat minden tagja számára a legkényelmesebb munkakörülményeket teremtse meg, és egy teljesen más koncepció, a nyílt tér (vagy Open Space) koncepciója szerint alakítja ki az irodákat. Mi a jó ebben a koncepcióban, és mik a hátrányai? Találjuk ki együtt.

A nyílt téri irodák előnyei

Először is, a nyitott iroda kialakítása lehetővé teszi az alkalmazottak számára, hogy szabadon cseréljenek információkat, megvitassák a munkaterveket és kollektív megbeszéléseket folytassanak. A falak hiánya segíti a csapat összefogását, növeli a vállalati szellemet, ami jótékony hatással van a munkatermelékenységre.

Másodszor, az ilyen típusú szervezet lehetővé teszi a vezetők számára, hogy hatékonyabban ellenőrizzék a beosztottak munkáját. Az irodahelyiségeket gyakran úgy alakítják ki, hogy minden alkalmazott teljes látókörében legyen a vezetőnek. Ez egyrészt nem ad lehetőséget arra, hogy kibújjanak közvetlen kötelességeik alól, másrészt mindenkit egy szintre állít, ahol a főmenedzser vagy az igazgató egyenlő feltételekkel dolgozik együtt a csapattal.

Harmadszor, az Open Space iroda belső kialakítása elősegíti a nyitottabb interakciót az ügyfelekkel. Egy olyan helyiségbe lépve, ahol nincsenek falak és szűk folyosók, az embernek a legcsekélyebb kétsége sincs a társaság őszinteségében. Minden alkalmazott, minden asztal és egyéb belső tárgyak egy pillantással láthatóak. Ez az egyik fő kulcsa az ügyfelekkel való bizalmi kapcsolatok kialakításának.

Negyedszer, ez a koncepció lehetővé teszi az iroda teljes hasznos területének leghatékonyabb felhasználását. Gondoljunk csak bele, mennyi szabad területtel lehet különféle funkcionális területeket rendezni, mennyi munkahelyet lehet hozzáadni?! És mindez a túlélt falak és folyosók hiányának köszönhető.

Ötödször, a nyitott terek lehetővé teszik a belső terek kialakítását a legmodernebb követelményeknek megfelelően, figyelembe véve a vállalatok egyedi igényeit. Például a modern irodákat gyakran a „félig zárt” elv szerint szerelik fel, ahol minden alkalmazott munkahelyét alacsony, könnyű válaszfal választja el (üveg vagy műanyag). Ez egyrészt az elszigeteltség érzését adja, másrészt nem akadályozza a nyílt kommunikációt és információcserét.

Egy másik tervezési lehetőség egy nyitott tér a funkcionális területek egyértelmű elosztásával. Minden modern irodának nemcsak munkaterülettel kell rendelkeznie, hanem társalgóval, konferenciateremmel, recepcióval és egyéb helyiségekkel is. E területek egyértelmű meghatározása érdekében mobil vagy fix válaszfalakat szerelnek fel, amelyek biztosítják a szükséges kényelmet és szigetelést.

Az irodatervezés másik népszerű módja a nyitott és zárt területek kombinációja. A hétköznapi alkalmazottak munkahelyeinek megszervezése általában a nyitott tér elve szerint történik, míg a vezetők helyeit üveg válaszfalak védik (leggyakrabban a szoba teljes magasságában).

Az Open Space irodaterületek hátrányai

A nyitott terek minden előnye mellett az ilyen típusú iroda belső kialakítása nem minden cég számára elfogadható. Miért? Az egész a hangszigetelés hiányáról szól. A számítógépen végzett munka, az ügyfelekkel való beszélgetés vagy a telefonos beszélgetés során a billentyűk hangja akusztikus kényelmetlenséget okoz. Az ilyen „munka” zaj a munka hatékonyságának csökkenését okozhatja, különösen a fokozott koncentrációt igénylő tevékenységeknél (például könyvelés). Ezért az ilyen szervezetek számára a legoptimálisabb megoldás a kombinált vagy hagyományos "irodai" iroda.

Egy személy munkaerő-tevékenységét különböző módon lehet megszervezni, attól függően, hogy milyen tevékenységi körrel rendelkezik annak a cégnek, ahol dolgozik. A munkafolyamat legelterjedtebb szervezési formája ma az iroda. Egy fejlett társadalomban a legtöbb ember itt dolgozik. Az irodáknak többféle konfigurációja van, ezek közül az egyik az Open space típusú.

A nyílt tér definíciója

A nyitott tér egy olyan irodai elrendezés, amelyben a munkahelyek egy nagy helyiségben helyezkednek el, és vékony válaszfalakkal vannak elválasztva egymástól. Ez a típus népszerűvé vált Amerikában. A 20. század közepén terjedt el. Ma az amerikai irodai dolgozók több mint 90%-a ilyen helyiségekben dolgozik. Az ilyen típusú irodák fokozatosan „befogják” az orosz szervezeteket.

Érvek és ellenérvek

Az ilyen irodák számának szisztematikus növelése elsősorban számos előnnyel jár.

A fő előnyök között szerepel:

1. Megtakarítás a bérleti díjon. A legtöbb szervezet helyiséget bérel tevékenységéhez. Az Open Space sokkal kompaktabban segíti az alkalmazottak elhelyezését, mint a szekrény-folyosós típusnál. Ennek megfelelően a kisebb terület alacsonyabb költségeket jelent.
2. Kényelmes interakció az alkalmazottak között. Az alkalmazottak egymáshoz közeli elhelyezkedése segít a felmerülő problémák gyors megoldásában. Nem kell különböző irodákban rohangálni, sok időt töltve ezzel.
3. Továbbfejlesztett vezérlés. A nyílt tér nem teszi lehetővé az alkalmazott számára, hogy idegen dolgokba keveredjen, mivel a főnök bármikor elkaphatja ezt.
4. Csapatszellem. A nyitott tér egyenrangúvá teszi az alkalmazottakat. Nyitott iroda nagymértékben csökkenti a kis zárt csoportok kialakításának lehetőségét.
5. Egység. A nyitott tér segít a csapattagok egészének érezésében. A kitűzött célok elérésére irányuló általános figyelem egyre nagyobb. Az alkalmazottak megosztott felelősséget éreznek.
6. Továbbfejlesztett alkalmazkodóképesség kezdőknek. A munkafolyamat szerves része az új hivatkozások megjelenése benne. Azok az alkalmazottak, akik most kezdték meg munkájukat, könnyen bármely tapasztalt személyhez fordulhatnak segítségért. Egy kezdő is rövid időn belül megismeri az egész csapatot.
7. Csökkentett papírmunka idő. Minden papír egy helyen van, így nem kell átvenni az irodákban.
8. Csökkentse a felszerelés költségeit. A munkahelyek kompakt elrendezése lehetővé teszi, hogy legalább a csatlakozó vezetékeken spóroljon. Az irodai berendezéseken is megtakarítás érhető el.
9. A vásárlói bizalom növelése. A kutatások szerint tudatalatti szinten a vásárlók jobban megbíznak a nyitott terű irodai elrendezésű cégekben.

Mint minden jelenségnek, a nyílt téri irodáknak is megvannak a hátrányai:

1. Zajos környezet. Bármilyen helyen, ahol sok ember gyűlik össze, talán a könyvtár kivételével zajos környezet jön létre, ami nem hat a legjobban a dolgozók teljesítményére, különösen a zaj az alacsony stressztűrőségű embereket érinti.
2. feszültség. Az állandó zaj és a személyes tér hiánya egyes alkalmazottak idegrendszere számára igazi próbát jelent. A legtöbb esetben ez negatívan befolyásolja a csapat teljesítményét, miközben az érzelmi háttér összességében romolhat.
3. Lopás. Ez ebben az esetben nem a személyes tárgyak ellopását jelenti, hanem a munkaeszközök - toll, papír, tűzőgép stb.
4. Növekvő konfliktus. Minden embernek megvannak a saját egyéni jellemzői. Nagyszámú érdeklődővel nagyon nehéz bármilyen kérdésben kompromisszumot találni. Elcsépelt, de nagyon nehéz eldönteni, hogy egy nem túl forró napon nyissa ki az ablakot vagy sem.
5. A betegségek terjedése. Azokon a helyeken, ahol nagyszámú ember halmozódik fel, sokkal gyorsabban terjednek a levegőben lévő cseppekkel terjesztett betegségek. A nyitott iroda kialakítása közvetlenül hozzájárul a betegségek felgyorsult ütemű terjedéséhez a csapatban.

Munkavállalói vélemények

Az Amerikai Egyesült Államokban sok kutató tanulmányozta az Open Space irodákban való munkavégzés kényelmét. A kutatások szerint a munkavállalók többsége azt állítja, hogy nincs elég személyes terük.

Sokan panaszkodnak a beltéri klímára is. A legtöbb alkalmazott panaszkodik az ilyen típusú iroda zajos környezetére. A zaj megakadályozza, hogy koncentráljanak.

Hogyan lehet növelni az alkalmazottak termelékenységét az Open Space zónában?

Ha az ilyen típusú irodákban a termelékenység sok kívánnivalót hagy maga után, számos intézkedés segít növelni azt:

1. Intelligens szobaelrendezés. Az első lépés az iroda belső elrendezésének gondozása. Jobb, ha felhagyunk a munkahelyi szabványosítással a sokszínűség érdekében. Biztosítani kell a munkavállalók számára azt a helyet, ahol kényelmesebb dolgozni. Az irodahelyiségben egy nagy asztalt kell felszerelni a közgyűlésekhez, valamint fel kell szerelni egy rekreációs területet a munkahely közelében. Érdemes a teljes irodaterületet is növényekkel feltölteni, de úgy, hogy azok ne zavarják a munkafolyamatot.
2. Képes beállítani a belső környezetet. Minden dolgozónak képesnek kell lennie a levegő hőmérsékletének és páratartalmának szabályozására, valamint a légkondicionálására. Ez mindenki számára elfogadható munkakörülményeket teremt.
3. Magas partíciók elutasítása. A magas válaszfalak hozzájárulnak a zajszint növekedéséhez az egész irodában, miközben a személyes tér növelésének hatását szinte lehetetlen elérni.
   Szabályok felállítása. Egy nagy csapatban sem nélkülözheti azokat a szabályokat, amelyek szabályozzák a kollégák egymáshoz való hozzáállását. Érdemes például javasolni a speciális táblák bevezetését, a fejhallgató nélküli zenehallgatás, a hangos beszéd megtiltását stb.
4. A vezetésnek közelebb kell lennie a „néphez”. Általában a vezetők külön irodát osztanak ki maguknak, míg az alkalmazottak egy közös helyiségben dolgoznak. Ha a főnök egy munkahelyet rendez be alkalmazottaitól nem messze, és megtagadja a személyes irodát, javíthatja a csapat mikroklímáját, ezáltal jelentősen növelve a termelékenységet.
5. "Egy lélegzetnyi friss levegő. A friss levegő növeli az agyi aktivitást, és csökkenti az idegrendszer irritációját is. Segít a különféle betegségek leküzdésében is. Ezért érdemes az irodában kényszerszellőztetést beépíteni, amely biztosítja a rendszeres oxigénellátást.

Ha egy tipikus értékelést nézünk, ezek körülbelül 80%-a ilyen vagy olyan formában nyílt terület. A nyitott terek javítják a termelékenységet? Kényelmes ott dolgozni? A Quartz újságírói részletesen kitalálták ezt a kérdést.

Minden, amit a nyitott terű irodákról tudni kell

Az amerikaiak háromnegyede nyitott irodákban dolgozik

Az International Management Facility Association tanulmánya szerint az amerikai alkalmazottak 70%-a nyitott irodákban dolgozik.

A nyílt téri dolgozók gyakrabban betegszenek meg

Az irodákban dolgozó kollégákkal összehasonlítva a nyílt területen dolgozók nagyobb eséllyel betegszenek meg és vesznek ki betegszabadságot. A Scandinavian Journal of Work, Environment and Health tanulmánya azt találta, hogy a nyílt terek formátuma azt eredményezi, hogy az alkalmazottak 62%-kal gyakrabban vesznek betegnapot, mint azok, akik az „1 fő – 1 iroda” formátumban dolgoznak. . Az egyetlen logikus magyarázat az, hogy a vírusok és baktériumok könnyebben találnak áldozatot egy sűrűn lakott irodában, partíciók nélkül. Egy másik, közvetett ok az, hogy sokan kényelmetlenül érzik magukat a nyílt térben, ennek eredményeként - stressz, betegség és egyéb kellemetlenségek.

A nyílt tér alkalmazottai nem szeretik a zajt

A Hongkongi Politechnikai Intézet tudósai megállapították, hogy a nyílt térben ülő irodai dolgozókat leginkább bosszantó tényező a működő nyomtatók, telefonok és beszélgetések zaja. Megállapították azt is, hogy a zajtényező leginkább az idősebb munkavállalókat érinti: 45 éves kor után egyre nehezebb megbirkózni a működő számítógépek és telefonálások végtelen zümmögésével, a termelékenység katasztrofálisan csökken.

A nyitott terek negatív hatással vannak a termelékenységre

Számos tanulmány kimutatta, hogy a nyílt tereken dolgozók motivációja, munkával való elégedettsége alacsonyabb volt, hiányzott belőlük a magánélet. Ezek a tényezők káros hatással vannak a termelékenységre.

A menő asztali számítógépeket nyílt térbe helyezheti, és mindenkinek adhat egy Macbookot, de ez nem segít.

Alan Hedge, a Cornell Egyetem munkatársa úgy találta, hogy az „ergonómikus” íróasztalok nem javítják a termelékenységet. A legtöbb alkalmazott nem érti, hogyan kell megfelelően használni ezt a berendezést, ráadásul az "ergonómikus" nem egyenlő az "intuitív" képességgel.

Összességében a tanulmányok azt mutatják, hogy a nyílt tér 5-15 százalékkal ronthatja a termelékenységet.

Magamból hozzátehetem, hogy a nyitott terek különbözőek lehetnek, sőt, némelyikben még kellemes is lehet lenni - mindaddig, amíg nem töltik ki több mint egyharmaddal. Miután a szabad helyek száma a nyílt térben a coworkingben kezd nullára csökkenni, a munkahelyi légkör is megszűnik. A "csendes" területek call center fiókokká alakulnak, a Skype-on motyogó szakállas startupok nem irodaszerűvé teszik a helyiséget, hanem egy voodoo-templomnak. Természetesen a jó fejhallgató megment ettől a rémálomtól, de először is 10 órát egyhuzamban fejhallgatóban ülni vitatott (és káros) élvezet, és a legjobb csendben dolgozni, ami azonban egyre nehezebb. megtalálni.

Őszintén remélem, hogy mindannyian külön irodákban dolgoznak, kedves olvasók.

A legenda szerint a nyitott állásokat Potyomkin találta fel. Az államférfi elégedetlen volt a jobbágyok lustaságával, ezért rendeletet adott a melléképületek speciális elhelyezéséről. Úgy állították fel, hogy az ügyvezető minden jobbágy munkáját megfigyelhesse. A nyílt tér azonban csak a 20. század közepén vált széles körben népszerűvé Amerikában. A 21. században az amerikai dolgozók 90%-a ilyen típusú irodákban dolgozik. Jelenleg a nyílt tér egyre gyakoribb Oroszországban. A kereslet ellenére sem csillapodnak a viták a célszerűségükről. Egyesek úgy vélik, hogy a nyitott munkahelyek vállalati szellemiséget biztosítanak, mások szerint csökkentik az alkalmazottak termelékenységét.

Mi az a nyitott tér?

Nyitott tér - az irodaterület speciális elrendezése. Minden alkalmazott egy nagy szobában van elhelyezve. A munkahelyeket vékony válaszfal választja el egymástól. A táblázatok sorokba kerülnek. Elképzelheti, hogyan néz ki a nyílt tér, ha emlékszik az amerikai filmekre, irodák bemutatóival. Leggyakrabban pontosan nyitott teret mutatnak be.

Előnyök

Mi a nyílt tér széles körű elterjedésének titka? Kétségtelen előnyeik:

• Helytakarékos. Egy kis helyen sok alkalmazott elfér. Nem kell nagy területet bérelni. A munkáltató gazdasági előnye tagadhatatlan.
• Gyors kommunikáció az alkalmazottak között. Minden üzleti probléma azonnal megoldódik. Ahhoz, hogy egy kéréssel vagy kérdéssel forduljon kollégájához, nem kell különböző irodákban rohangásznia. Ez különösen fontos, ha sebességgel dolgozik.
• Az alkalmazottak munkájának egyszerű ellenőrzésének lehetősége. Azok az emberek, akik külön szobában maradnak, általában elvonják a figyelmüket a munkától. A menedzsernek gyakorlatilag nincs módja nyomon követni az ilyen jogosulatlan pihenést. Az open office teljesen megoldja ezt a problémát. Az alkalmazottaknak nincs lehetőségük elhalasztani a munkát.
• Demokrácia. Ezáltal minden alkalmazott egyenlősége biztosított. Csökken a zárt közösségek kialakulásának valószínűsége.
• A vállalati szellem megőrzése. A közös tér egységes munkaszellemet teremt, ami jótékony hatással van a motivációra.
• Az új alkalmazottak egyszerű felvétele. A kezdők gyorsan tudnak. Az ember az első napon megismerkedik kollégáival. Ha egy kezdőnek problémái vannak, minden kérdéssel a tapasztalt munkatársakhoz fordulhat anélkül, hogy feleslegesen bolyongna a szervezetben.
• Könnyű munkafolyamat. Minden dokumentum egy szobában van, ezért nem kell minden szobában keresni.

Először is, a nyitott tér előnyös a szervezet tulajdonosa számára. A munkáltatónak nem kell minden munkavállaló számára külön munkahelyet kijelölnie. Elegendő egy nagy szobát bérelni, és válaszfalak segítségével zónákra osztani. Ez utóbbi költsége nem sújtja a cég költségvetését.

Hibák

A nyitott térnek számos hátránya van:

• Fokozott zajszint. Több tucat dolgozó egy szobában állandó zaj. Telefonhívások, alkalmazottak beszélgetései, irodai berendezések zaja – mindez szó szerint megőrjít. A munkavállalónak rendkívül nehéz koncentrálni egy ilyen stresszes környezetben.
• állandó stressz. A személyes tér hiánya, a szűkösség és a zaj mind olyan tényezők, amelyek stresszt és ingerlékenységet váltanak ki. Természetesen ez negatívan befolyásolja a teljesítményt.
• A lopás veszélye. A dolgozók minden személyes tárgya (telefonok, kézitáskák) nyilvánosan látható. Emiatt az alkalmazottak attól tarthatnak, hogy nem veszik figyelembe vagyonukat.
• A konfliktusok valószínűsége. Az egyik ember szívesebben ül nyitott ablak mellett, a másik fázik. Az ilyen apróságok konfliktusokat okoznak a kollégák között, feszült légkört teremtenek.
• A fertőző betegségek gyors terjedése. Minden baktérium, fertőzés és vírus gyorsan átterjed az alkalmazottról a másikra. Tanulmányok szerint az emberek nagyobb valószínűséggel betegszenek meg nyílt térben.

A munkáltató a bérleti díj megtakarításában nyer, de veszít alkalmazottai termelékenységében.

Mit mondanak maguk az alkalmazottak?

A nyílt tér régóta működik, ezért már sok kutatás jelent meg a bennük való munkával kapcsolatban. Vegye figyelembe néhány eredményét:

• Az alkalmazottak 56%-a állítja, hogy hiányzik a személyes tér.
• Az alkalmazottak 55%-a nem szereti a helyiség hőmérsékletét.
• 60%-ból hiányzik a csend.

Egyes tanulmányok bizonyítják, hogy a nyitott tér növeli a munkavállalók stresszszintjét és konfliktusokat vált ki. A nyílt irodákban dolgozó alkalmazottakat magas vérnyomással diagnosztizálják. Ráadásul az ilyen irodákban nagy a fluktuáció.

Hogyan lehet növelni az alkalmazottak termelékenységét nyílt térben?

A vezető kiegyenlítheti a nyitott tér hiányosságait a következő ajánlások segítségével:

• Változatos munkaterület. Nem ajánlott a munkahelyek szabványosítása, mert minden munkavállalónak megvannak a saját egyéni igényei. Egyes helyeket jól el kell szigetelni, a többi asztal között kis válaszfalakat kell elhelyezni. A munkavállaló kiválaszthatja az igényeinek leginkább megfelelő helyet.
• A közös helyiségek megfelelő elhelyezése. A munka önmagában nem lesz elegendő a mindennapi problémák megoldására. Szükséges továbbá egy nagy asztal felszerelése a közös megbeszélésekhez, pihenőhelyiség, étkező biztosítása. Ezeknek a helyiségeknek a fő munkaterület közvetlen közelében kell lenniük.
• Nincsenek magas akadályok. Úgy tűnik, hogy a magas partíciók telepítése megoldja a személyes tér kérdését. Ez azonban téves vélemény. A „magas falak” mögött dolgozó alkalmazottak úgy érzik, egyedül vannak a szobában. Ez növeli a zajszintet. Az ilyen körülmények között dolgozók nem hallgatnak, hangosan beszélnek.
• Magatartási szabályok jóváhagyása. A szabályok között szerepelhet a hangos beszélgetések, a zene tiltása. Az alkalmazottakat ösztönözni kell a belső csevegés gyakrabban történő használatára. Külön jelzést állíthat be, hogy a munkavállalót jelenleg nem kell zavarni.
• Több növény. Bebizonyosodott, hogy a munkahelyi élő növényzet csökkenti a stresszszintet, növeli a termelékenységet és a munkafeladatokra való összpontosítást, valamint kedvező légkört teremt.
• A vezetők munkahelyeinek elhelyezése közös térben. A vezetők általában külön irodában helyezkednek el. Ez azonban nem egészen helyes politika. Először is, a menedzser nem tudja teljes mértékben ellenőrizni alkalmazottai munkáját, másodszor pedig elzárják a csapattól, nem tudja időben azonosítani a munkafolyamat gyengeségeit.

A menedzsernek érdeklődnie kell alkalmazottainak őszinte véleményében, hogy a csapat valós igényeinek megfelelően tudjon újítani.

A kényelem növelése a közös térben nem csak a vezető, hanem a dolgozók feladata is. Az alkalmazottak a következő irányelveket használhatják:

• Mindenki kényelmes személyes teret alakíthat ki. Ehhez kaphat fejhallgatót, helyezhet el fényképeket, kedvenc dekorációs csecsebecséit az asztalára.
• Nem ajánlott a munkahelyen enni, valamint szúrós szagú parfümöt használni. Az aromák keveréke kellemetlenséget okozhat a szobatársaknak.
• Még ha a vezető nem is adott külön parancsot, be kell tartania az általános udvariassági szabályokat: halkabban beszéljen, csökkentse a telefon hangját.

A szervezet tulajdonosának és az alkalmazottak közös erőfeszítései segítenek abban, hogy még a nyitott teret is kényelmessé tegyék a munkához.