Nákladné listy a spôsob ich spracovania. Dokument Zdaňovanie nákladného listu: Určené na výpočet

Podniky, ktoré disponujú nákladnými vozidlami, sú povinné pri jeho použití vyplniť nákladný list vozidla. Počas cesty ho musí mať vodič spolu s ďalšími potrebnými dokladmi. Existujú dve formy týchto dokumentov, ktoré používajú autodopravcovia.

Právne predpisy nestanovujú povinnú formu nákladného listu, takže podniky si ho môžu vypracovať samostatne pri dodržaní povinných požiadaviek na účtovné doklady a pravidiel Ministerstva dopravy Ruskej federácie.

Spoločnosť Rosstat schválila dve zo svojich odrôd – štandardný medziodvetvový formulár 4p, ktorý sa používa na časovo obmedzené platby za strojovú prácu a používa sa na kusovú prácu. Firmy môžu pri svojej činnosti využívať obe tieto formy.

Pri doručovaní nákladu sa používa prvá forma nákladného listu 4p, ktorá obsahuje aj ďalšie dva odtrhávacie kupóny. Sú podkladom pre vystavovanie faktúr dodávateľom za platby za služby.

Nákladný list vozidla vystavujú zodpovední pracovníci spoločnosti a zaznamenávajú ho do evidenčného denníka. Označiť ho musí mechanik, zdravotník, tankovač a pri plnení úlohy aj samotný vodič, ako aj zástupcovia objednávateľa. Pri preprave tovaru tretím osobám môže byť sprevádzaný.

Vypĺňanie cestovných listov sa vykonáva na každý deň (zmenu), pričom tento formulár musí vodič odovzdať najskôr za predchádzajúci dátum. Po návrate odovzdá doklad dispečerovi, ktorý ho poznamená do registratúrneho denníka, vypočíta a odovzdá do učtárne.

Ukážka vyplnenia nákladného listu kamióna

Vyplnenie hlavnej časti

Pozrime sa bližšie na to, ako správne vyplniť nákladný list pre dané vozidlo, ktorý sa používa pri platbe za prácu za odpracovaný čas.

Doklad je opatrený pečiatkou firmy, jej dátumom a číslom, v prípade potreby aj sériou. Zadávajú sa údaje o organizácii, ktorá auto vlastní (nájomca) - meno, adresa, telefónne číslo, registračný kód v štatistike ().

Nižšie je uvedená značka auta, jeho garážové ID a ŠPZ. Je tu uvedené aj celé meno. zamestnanca a jeho osobné číslo, ako aj podrobnosti o vodičskom preukaze a triede vodiča.

Ak sa organizácia zaoberá regulovanými činnosťami na prepravu tovaru, musí v príslušných stĺpcoch uviesť podrobnosti o licenčnej karte vozidla.

IN tabuľka „Práca vodiča a vozidla“ dispečer zaznamenáva predpokladané časy a dátumy odchodu a návratu a mechanik zaznamenáva stav tachometra na začiatku a konci dňa, skutočný čas opustenia garáže a vrátenia auta.

IN Značka "Pohyb paliva". Dispečer uvedie druh paliva, ktoré sa má tankovať, koeficienty použité pri výpočte (zimný čas, jazdy v meste a pod.), cisterna zadá údaje o množstve natankovaného paliva a pri návrate koľko litrov bolo dodaných. . Mechanik v tejto časti odráža informácie o meraniach paliva v nádrži, ako aj o prevádzke špecializovaného zariadenia.

IN tabuľka "Úloha vodiča" zodpovedná osoba uvedie názov a adresu miesta výkonu práce vozidla, čas, počet jázd, nastaví výtlak požadovaného tankovania, urobí záznam o kontrole vodičského preukazu a následne podpíše nákladný list.

Nižšie uvádza lekársky inšpektor pred cestou svoje povolenie.

Po skontrolovaní prevádzkyschopnosti mechanik odovzdá auto vodičovi do užívania, čo sa prejaví v zodpovedajúcich podpisoch, rovnako ako pri vrátení. Ak sa pri plnení úlohy niečo stalo, napríklad nehoda, vyplnia sa špeciálne poznámky.

Vyplnenie odtrhávacieho kupónu

Nákladný voucher formulár 4-p má odtrhávacie kupóny určené pre zákazníkov. Prednú stranu vyplní dispečer, ktorý zadá údaje na nákladnom liste, skutočné splnenie úlohy (hodiny, km, tony atď.) a vypočíta aj výšku platby za doručovacie služby. Druhá strana je registrovaná v zákazníckej organizácii a odzrkadľuje informácie o aute, údaje o jeho prevádzke, organizácii, účinkujúcom, vodičovi, priložené dokumenty atď.

Pri zúčtovaní sa kupón odtrhne a odovzdá spolu s podkladmi na úhradu protistrane. Pre účinkujúcu spoločnosť zostáva zadná strana poukážky, na ktorej sú obdobné zápisy objednávateľa. Odráža sa tu čas príchodu a odchodu auta, priložené doklady a ich množstvo atď. Zákazník tieto údaje potvrdzuje podpisom zodpovednej osoby a jej pečiatkou.

IN sekcia "Zdaňovanie" Dispečer vypočíta spotrebu paliva s prihliadnutím na aktuálne normy, ďalej zapisuje do tabuliek prevádzkovú dobu, najazdené kilometre, prepravenú tonáž atď.

V prípade potreby sa vypočíta mzda vodiča.

Počas vykonávania úlohy môže dôjsť k prestojom, informácie o nich sú zaznamenané v príslušnej časti.

Dispečer alebo účtovník na zadnej strane nákladného listu, ako aj v oddeliteľnej časti vypočíta platbu za doručovateľské služby.

Dokument podpisuje vedúci štrukturálnej jednotky alebo organizácie.

Nuansy

Pri preprave nákladu pre vlastnú potrebu využívajú firmy najčastejšie medziodvetvovú formu nákladného listu 4 strany.

Opis všeobecných postupov na udržiavanie nákladných listov nákladných vozidiel. Zvažujú sa druhy a formy nákladných listov, postup ich vypĺňania pre podniky, ako aj následné spracovanie a skladovanie nákladných listov.

Okamžite treba poznamenať, že táto príručka bola vyvinutá na použitie ešte v časoch ZSSR, a preto by sa mala používať iba v častiach, ktoré si neodporujú.

I. Všeobecné pokyny

1. Nákladné listy pre nákladné auto sa vyrábajú v troch typoch:

• štandardná medzirezortná forma (kusová), používaná pri preprave tovaru za podmienok úhrady za prácu vozidla za kusové ceny Jednotných taríf pre cestnú prepravu tovaru;
• štandardný medzirezortný formulár (časový), ktorý sa používa pri vykonávaní práce s vozidlom na prepravu tovaru za podmienok platby za prácu vozidla za časové tarify;
• rezortné tlačivo (medzimestské), používané pri výkone prác s nákladným autom na prepravu národohospodárskych tovarov v medzimestskej doprave v súlade s ustanoveniami o organizácii medzimestskej cestnej nákladnej dopravy, schváleným predpísaným spôsobom MsZ. republík únie a charty cestnej dopravy republík únie. Na prednej strane tejto formy nákladného listu je červený pruh s typografickým nápisom „medzimestská doprava“.

2. Výrobu cestovných formulárov s typografickým číslovaním (ako prísne oznamovacie dokumenty) vykonáva Štátny výbor pre vydávanie ZSSR na objednávku ministerstiev, oddelení a iných organizácií v množstvách, ktoré uspokoja ich potrebu.

Formuláre medzimestských nákladných listov, formulár N 4, vyrába Štátny výbor pre vydavateľstvo ZSSR iba na príkaz orgánov verejnej dopravy zväzových republík.

3. Dodávanie nákladných listov podnikom, organizáciám a inštitúciám vykonávajú centrálne predpísaným spôsobom ich nadriadené organizácie.

Formuláre medzimestských nákladných listov nákladnými autobusovými stanicami alebo inými podnikmi verejnej cestnej dopravy, ktoré sú poverené organizáciou medzimestskej prepravy tovaru v danej oblasti, môžu byť vydané na hlásenie podnikom, organizáciám a inštitúciám iných rezortov, keď podniky verejnej cestnej dopravy nemajú možnosť vykonávať medzimestskú prepravu tovaru a tieto prepravy môžu vykonávať rezortné vozidlá.

4. Tlačivá sú uložené v skladoch podnikov, organizácií, inštitúcií a podľa potreby sa vydávajú proti podpisu osobe zodpovednej za prevádzku vozidiel (garáž, vedúci prevádzky, dispečer a pod.).

5. Nákladné listy tlačiva N N 4-с, 4-п vydané v súlade s týmito pokynmi sa vydávajú vodičovi proti podpisu oprávnenou osobou len na jeden pracovný deň (zmena) za predpokladu, že vodič odovzdá nákladný list č. predchádzajúci pracovný deň. Na dlhšie časové úseky pri medzimestskej preprave tovaru sa nákladné listy tlačiva N 4 vystavujú len vtedy, ak vodič vykonáva prepravu dlhšie ako 24 hodín. Vydaný nákladný list musí mať nevyhnutne pečiatku a pečiatku organizácie, ktorá auto vlastní.

6. Nákladné listy tlačiva N N 4-с, 4-п, 4-м sa uchovávajú spolu s faktúrami.

II. Vypĺňanie nákladných listov

7. Vypĺňanie údajov nákladných listov sa vykonáva dôsledne v súlade s týmito pokynmi a je povinné pre všetky štátne, družstevné a verejné podniky, organizácie a inštitúcie, ktoré majú vlastné aj prenajaté nákladné autá.

8. Za správne vyplnenie nákladných listov sú zodpovední vedúci podnikov, organizácií, inštitúcií, ako aj osoby zodpovedné za obsluhu nákladných vozidiel a podieľajúce sa na vypĺňaní dokladu.

Účasť vodiča na vypĺňaní nákladného listu nie je povolená, s výnimkou podpisov osvedčujúcich prevzatie (pri odchode) a odovzdanie (pri návrate) auta.

9. Vyplnenie nákladného listu pred jeho vydaním vodičovi vykonáva výpravca podniku motorovej dopravy alebo poverená osoba v tomto poradí:

9.1. Na prednej strane nákladného listu je pod názvom dokladu zaznamenaný dátum jeho vystavenia (deň, mesiac, rok), ktorý musí zodpovedať dátumu zaevidovania vystaveného nákladného listu v expedičnom denníku.

9.2. V riadku „Prevádzkový režim“ sa zapíše kód alebo názov prevádzkového režimu (práca v pracovné dni, služobné cesty, súhrnný záznam pracovného času, denný záznam pracovného času, práca cez víkend alebo sviatok, v deň upratovania, prac. podľa plánu alebo mimo plánu atď.) d.), podľa ktorých sa vypočítava mzda vodiča.

9.3. V riadku „Stĺpec, brigáda“ sú zapísané čísla kolóny a brigády, ktoré zahŕňajú auto a vodiča.

V riadku „Auto“ je zaznamenaná značka, ŠPZ a typ auta, ako aj jeho číslo garáže.

9.4. V riadku „Vodič“ sa zapíše priezvisko, iniciály, služobné číslo a trieda vodiča pracujúceho na tomto nákladnom liste. V riadku „Personálne číslo“ je zaznamenané číslo pridelené vodičovi v automobilke.

9.5. V riadkoch "Prívesy" sa zaznamenávajú značky, štátne a garážové čísla prívesov a návesov vyrobených v súlade s automobilom. Počty výmenných prívesov a návesov sa evidujú na týchto linkách v miestach ich výmeny.

9.6. V riadku „Sprevádzajúce osoby“ sa zapisujú priezviská a iniciály osôb sprevádzajúcich vozidlo pri plnení úlohy (nakladači, špeditéři, praktikanti atď.).

9.7. V časti „Práca vodiča a auta“ v stĺpcoch 2 a 3 je zaznamenaný čas (hodiny a minúty) odchodu a návratu auta podľa harmonogramu.

9.8. V časti „Pridelenie vodičovi“ sa v stĺpci 16 „K dispozícii“ na základe žiadosti zákazníka alebo jednorazovej objednávky zapíše meno zákazníka, ku ktorému musí auto na splnenie úlohy prísť. .

9.9. V stĺpci 17 „Čas príchodu“ sa zaznamenáva čas (v hodinách a minútach) príchodu vozidla na miesto zákazníka v súlade s jeho žiadosťou, jednorazovou objednávkou alebo harmonogramom prác vozidla podľa zmluvných podmienok.

9.10. V stĺpcoch 18 „Odkiaľ prevziať náklad“ a 19 „Kam doručiť náklad“ sú uvedené adresy miest nakládky a vykládky podľa aplikácie, jednorazovej objednávky zákazníka alebo podľa podmienok zmluvy.

9.11. V stĺpci 20 „Názov nákladu“ sa uvádza názov nákladu predloženého na prepravu na základe žiadosti zákazníka alebo jednorazovej objednávky.

9.12. V stĺpci 21 „Počet jazdcov s nákladom“ sa na základe žiadosti alebo jednorazovej objednávky zaznamená počet jazdcov s nákladom potrebný na splnenie úlohy.

9.13. V stĺpci 22 „Vzdialenosť“ sa zaznamenávajú vzdialenosti na prepravu tovaru, určené podľa údajov cestných správ, alebo z mapy územia (územného plánu mesta) pomocou krivkového merača, alebo zo zoznamu vzdialeností zostaveného na základe správ o meraní alebo z r. tachometer auta (pre sezónnu prepravu), zaznamenaný úkon podniku alebo organizácie motorovej dopravy a zákazníka.

9.14. V stĺpci 23 „Dopravné tony“ sa zaznamenáva množstvo nákladu, ktoré je potrebné prepraviť pre zákazníka.

Právo na zmenu úlohy uvedenej v sekcii „Úloha pre vodiča“ má iba autodopravca. Len vo výnimočných prípadoch môže zákazník po dohode s autodopravcom zmeniť úlohu s príslušným zápisom v riadkoch „Osobitné poznámky“. Do toho istého riadku sa zapisuje v prípadoch, keď sa auto používa na osobitný účel (polícia, lekári atď.).

9.15. Na prednej strane nákladného listu sa v riadku „Vydať palivo“ slovne zapíše množstvo paliva, ktoré je potrebné vydať na splnenie úlohy, pričom sa berie do úvahy zostávajúce palivo z predchádzajúceho dňa práce.

9.16. V riadku „Podpis výpravcu“ výpravca svojim podpisom potvrdzuje, že údaje na nákladnom liste, ktorý vyplnil, sú správne a že vodič má vodičský preukaz.

10. Vyplnenie nákladného listu pred opustením garáže sa vykonáva v nasledujúcom poradí:

10.1. V časti „Pohyb PHM“ v stĺpcoch 7, 9 a v príslušných riadkoch technik cisterny, PHM a mazív alebo oprávnená osoba eviduje množstvo vydaného PHM, ako aj sériu a čísla vydaných kupónov PHM a tieto záznamy osvedčuje. s jeho podpisom.

Množstvo paliva vydaného v kupónoch sa rovná množstvu paliva vydaného v naturáliách.

10.2. Na prednej strane lekár alebo iný zdravotnícky pracovník pri vykonávaní lekárskej prehliadky pred cestou podpisom potvrdzuje zdravotný stav vodiča a možnosť, že môže viesť motorové vozidlo.

10.3. V časti "Práca vodiča a auta" v stĺpci 5 "Stavy tachometra" mechanik kontrolného bodu (kontrolného bodu) alebo oddelenia technickej kontroly (QCD) zapíše stav tachometra pri vjazde auta na trať a do stĺpca 6 Pečiatka "Aktuálny čas" - s hodinami označuje skutočný čas, kedy auto opustilo garáž. V prípade poruchy alebo absencie pečiatky hodín sa čas zaznamená manuálne v nasledujúcom poradí: deň, mesiac, hodiny, minúty.

10.4. V časti „Pohyb paliva“ v stĺpci 10 „Zostávajúce pri odchode“ zaznamená mechanik prevodovky alebo kontroly kvality množstvo paliva v nádržiach vozidla pri odchode a podpisom v tomto stĺpci potvrdí správnosť všetkých zadaných údajov.

10.5. V riadku „Podpis mechanika“ mechanik prevodovky alebo kontroly kvality svojim podpisom potvrdzuje odovzdanie vozidla vodičovi v technicky bezchybnom stave a povolenie opustiť garáž a v riadku „Podpis vodiča“ - vodič svojím podpisom potvrdí prevzatie vozidla v technicky bezchybnom stave a prevzatie pracovného zadania.

11. Vyplnenie nákladného listu na riadku sa vykonáva v nasledujúcom poradí.

V časti „Postupnosť dokončenia úlohy“ formulára N 4-c:

11.1. Do stĺpca 24 odosielateľ zapíše poradové čísla uskutočnených jázd. Záznam je určený na zaúčtovanie priložených prepravných dokladov cestou.

11.2. V stĺpci 25 „Čísla priložených nákladných listov“ odosielateľ zaznamená všetky čísla nákladných listov súvisiacich s touto cestou.

11.3. V stĺpci 26 „Čas príchodu“ sa uvádza čas (hodiny a minúty), kedy vodič predloží nákladný list odosielateľovi alebo príjemcovi na vstupnej bráne alebo na kontrolnom bode na miestach nakládky alebo vykládky (okrem železničných staníc).

Ak nie je vstupná brána alebo kontrolné miesto, tento stĺpec sa nevypĺňa, čas príchodu na miesto nakládky alebo vykládky sa zapíše do nákladného listu (nákladného listu).

11.4. V stĺpci 27 „Podpis a pečať“ odosielateľ podpíše a zapečatí, čím potvrdí správnosť údajov ním vyplneného nákladného listu.

12. Stĺpec 28 „Značky automobilového podniku“ môže automobilka použiť na vyjadrenie dodatočných účtovných ukazovateľov prevádzky automobilu a prívesu.

13. V časti „Odstávka na linke“ pracovník technickej asistenčnej služby alebo poverená osoba zapíše do príslušných stĺpcov dôvod odstávky, dátum a čas začiatku a ukončenia odstávky a tieto záznamy osvedčí jeho podpis.

14. V riadkoch „Osobitné poznámky“ na prednej strane sú zaznamenané informácie, ktoré nie sú uvedené vo forme nákladného listu (značky Štátneho dopravného inšpektorátu, zákazníci, ktorí odmietnu naložiť auto, rôzne cestné služby a pod. ).

15. Pri vrátení auta do garáže sa vyplnenie nákladného listu vykonáva v nasledujúcom poradí:

15.1. V časti „Práca vodiča a auta“ v stĺpci 6 mechanik prevodovky alebo kontroly kvality zapíše alebo opečiatkuje hodinami skutočný čas návratu auta do garáže (deň, mesiac, hodiny, minúty) a vyplní v stĺpci 5 „Údaje z tachometra“.

15.2. Prevodovka alebo mechanik kontroly kvality v časti „Pohyb paliva“ vyplní stĺpec 11 „Zostatok po návrate“ a podpíše sa pod neho.

15.3. V časti „Pohyb PHM“ technik cisterny, PHM a mazív alebo oprávnená osoba pri predložení kupónov na PHM a mazivá vodičom vyplní stĺpec 12 „Vyhovel“ a podpíše sa pod neho.

15.4. V riadku „Prešlo“ vodič svojim podpisom potvrdzuje, že vozidlo odovzdal mechanikovi prevodovky alebo kontroly kvality v technicky bezchybnom (chybnom) stave. Mechanik alebo mechanik kontroly kvality v riadku „Prijaté“ svojím podpisom potvrdzuje, že stĺpce 5 a 6 v riadku „Návrat do garáže“ v časti „Prevádzka vodiča a auta“ sú vyplnené správne a auto je prevzaté od vodiča v technicky bezchybnom (chybnom) stave.

16. Po predložení nákladného listu vodičom ho výpravca alebo iná oprávnená osoba vyplní v tomto poradí:

16.1. V časti „Práca vodiča a vozidla“ v stĺpci 4 „Nulový počet najazdených kilometrov“ podľa tabuľky vzdialeností zapíše vzdialenosť od garáže po prvé miesto nakládky a od posledného miesta vykládky po garáž.

16.2. V časti „Pohyb PHM“ v stĺpci 13 „Koeficient zmeny normy“ zapíše jeden všeobecný koeficient zmeny miery spotreby PHM za celý deň prevádzky vozidla, spojený s prevádzkou automobilu pri zvýšená spotreba paliva, v stĺpci 14 „Doba prevádzky špeciálneho zariadenia“ a stĺpci 15 „Doba prevádzky motora“ na základe zodpovedajúcich údajov v priloženom nákladnom liste sa v TTN zaznamenáva prevádzkový čas špeciálneho zariadenia a dodatočný prevádzkový čas. čas motora za špeciálnych prevádzkových podmienok (prevádzka rotačných nakladacích a vykladacích mechanizmov motora atď.). Tieto údaje sú potrebné na určenie miery dodatočnej spotreby paliva. Správnosť vyplnenia týchto údajov potvrdí dispečer podpisom v príslušných stĺpcoch.

16.3. V časti „Postupnosť plnenia úlohy“ zapíše dispečer do stĺpca 24 celkový počet jázd a do riadku „TTN v množstve“ celkový počet odovzdaných dodacích listov. Pre celkový počet odovzdaných a prevzatých dodacích listov sa vodič podpíše v riadku „Prejde vodičom“ a dispečer v riadku „Prevzal dispečerom“.

III. Vlastnosti vypĺňania tlačív nákladných listov N 4-p a N 4-m

17. V nákladnom liste tlačiva N 4-p v časti „Pridelenie vodičovi“ v stĺpci 16 „K dispozícii komu“ zaznamená dispečer na základe žiadosti alebo jednorazovej objednávky objednávateľa meno a adresu dopravcu. zákazník, ku ktorému musí prísť auto na splnenie úlohy, v stĺpcoch 17 a 18 - plánovaný čas príchodu a odchodu, v stĺpci 19 - plánovaný počet hodín práce a v stĺpci 20 - počet jázd podľa k plánu.

18. Nákladný list tlačiva N 4-p má odtrhový kupón od zákazníka, ktorý je podkladom pre automobilku na predloženie faktúry za úhradu prepravných služieb a je k nemu priložený.

19. V odtrhávacom kupóne zákazník:

19.1. Na základe nákladného listu predloženého vodičom vyplňte do príslušných riadkov číslo a dátum vystavenia nákladného listu, názov podniku vozidla, na ktorého vozňoch sa tovar prepravuje, značku a štátne čísla prichádzajúceho auta a prívesy.

19.2. V riadku „Zákazník“ napíše názov organizácie, priezvisko a iniciály úradníka zodpovedného za používanie vozidla.

19.3. V riadku „Čas“ je uvedený čas príchodu a odchodu vozidla od zákazníka.

19.4. V riadkoch „Rýchlomer“ zaznamenáva stav tachometra pri príchode a odchode k zákazníkovi.

19.5. Do riadku „Priložené TTN“ zadajte čísla TTN, ktorých jedna kópia je pripojená k nákladnému listu, a uveďte ich celkový počet.

Priloženie TTN k nákladnému listu vozidla prideleného na prácu s platbou podľa časových taríf nie je podkladom na zmenu formy platby za prácu vozidla.

19.6. V riadku „Počet jázd“ zadáte celkový počet absolvovaných jázd.

19.7. V riadku „Podpis a pečiatka zákazníka“ podpíšte a opečiatkujte, že údaje v príslušných riadkoch nákladného listu boli vyplnené správne.

20. V časti „Splnenie úlohy“ si zákazník pri každej jazde zaznamená trasy odkiaľ kam a tieto zadania potvrdí svojim podpisom.

21. V nákladnom liste tlačiva č. 4 v časti „Prejazd kontrolným bodom UTEP, KDP a GAS“:

• Dispečer automobilového podniku v stĺpci 26 zapíše názov kontrolného bodu, oddychovej a nočnej zastávky, cez ktorú musí vozidlo prejsť, ako aj UTEP, KDP a GAS, na ktorých vodič preberá náklad vozidla, vrátane autá idúce rovnakým smerom, v stĺpci 27.1 - dátum a čas ich prejazdu podľa grafikonu;
• Dispečer UTEP, KDP alebo GAS v stĺpci 27.2 zaznamená skutočný čas a dátum prejazdu kontrolným bodom, bodom odpočinku a prenocovania, zobrazí odchýlku od harmonogramu a zapíše ju do stĺpca 27.3 „Odchýlka“, podpíše a opečiatkuje stĺpec 28.

IV. Spracovanie nákladných listov

22. Spracovanie nákladných listov sa môže vykonávať automatizovane pomocou počítača, mechanizované pomocou PVM a KVM a manuálne.

Nákladné listy, ktoré sú predmetom automatizovaného spracovania na počítači, prechádzajú predbežným spracovaním, ktoré pozostáva z kódovania informácií (vypĺňania stĺpcov), prípravy a prenosu informácií na počítačové médiá.

23. Pri automatizovanom spracovaní nákladných listov sa údaje zo schém strojov prijatých z počítača nesmú prenášať do formulárov nákladných listov. V tomto prípade musí schéma stroja obsahovať ukazovatele, ktoré zodpovedajú schválenej časti „Výsledky prevádzky vozidla a prívesov“.

24. V časti „Výsledky prevádzky vozidla a prípojných vozidiel“:

24.1. Spotreba paliva sa určuje podľa celkového počtu najazdených kilometrov a tonokilometrov vozidla za deň (zmenu) jeho prevádzky. Pri sčítaní výsledkov práce sa v nákladnom liste uvádzajú spolu so skutočnými výdavkami aj výdavky podľa noriem schválených pre jednotlivé značky áut.

24.2. Čas v službe v hodinách sa určuje od momentu, keď auto opustí garáž až po návrat do garáže, mínus čas na obed a odpočinok vodiča (podľa predpisov platných v motorovej doprave). Celodenný výpadok z dôvodu terénnych podmienok, technických porúch a pod. vylúčené z hodiniek v outfite.

Čas v pohybe tvorí rozdiel medzi časom v službe a voľnom. Prestoje sú určené súčtom prestojov pri nakládke a vykládke, prestojov spôsobených technickými poruchami vozidla na ceste, výmenou pneumatík, nezjazdnosťou vozovky a pod.

Prestoje spôsobené technickými poruchami a inými príčinami sa určujú podľa údajov v časti nákladného listu „Odstávka na linke“. Výsledky prestojov sú uvedené samostatne pre prestoje nakladania a vykladania, nadmerné prestoje a prestoje spôsobené technickými poruchami.

24.3. Počet jázd s nákladom sa určí spočítaním všetkých jázd s nákladom medzi miestami nakládky a miestami vykládky.

24.4. Celkový počet najazdených kilometrov vozidla by mal zodpovedať rozdielu medzi stavom tachometra pri návrate do garáže a pri výjazde z garáže.

Počet najazdených kilometrov s nákladom sa rovná súčtu vzdialeností za všetky jazdy s nákladom, ktoré sú uvedené v TTN.

Počet najazdených kilometrov je rozdiel medzi celkovým počtom najazdených kilometrov a počtom najazdených kilometrov.

24.5. Celkové množstvo nákladu prepravovaného autom je určené nákladnými listami výpočtom množstva nákladu dodaného do ich destinácií.

24.6. Tonokilometre sa určia vynásobením množstva (hmotnosti) prepravovaného nákladu na každú cestu (príchod) vzdialenosťou každej cesty (príchodu) medzi miestami nakládky a vykládky.

Celkový počet tonokilometrov najazdených kamiónom za deň práce (zmeny) sa bude rovnať súčtu tonokilometrov za všetky jazdy (príchody) s nákladom.

25. Mzda vodiča je uvedená na základe daňových údajov všetkých faktúr pripojených k nákladnému listu.

Spracovanie cestovnej a prepravnej dokumentácie zahŕňa kalkuláciu úhrady za vykonanú prepravnú prácu, ako aj kalkuláciu nasledovných výsledných výkonnostných ukazovateľov vozidla a vodiča:

čas v službe, počítaný od okamihu, keď auto opustí garáž na verejných komunikáciách, až kým sa nevráti do podniku, organizácie alebo garáže, mínus čas na obed a odpočinok (podľa nákladného listu);

prestoje, ktoré pozostávajú z prestojov na nakládke a vykládke (podľa nákladných listov), ​​prestojov na linke z dôvodu technických porúch vozidla a iných prevádzkových dôvodov (podľa nákladného listu);

čas v pohybe, čo je rozdiel medzi časom obliekania a časom nečinnosti;

celkový počet najazdených kilometrov (podľa nákladného listu), určený rozdielom medzi údajmi tachometra pri návrate do podniku v garáži a pri opustení garáže;

počet najazdených kilometrov s nákladom rovnajúci sa súčtu vzdialeností na prepravu tovaru uvedených v prepravných (zásielkových) nákladných listoch a iných sprievodných dokumentoch k nákladu;

najazdené kilometre bez zaťaženia, čo je rozdiel medzi celkovým počtom najazdených kilometrov a najazdenými kilometrami so zaťažením;

skutočná spotreba paliva (podľa nákladného listu).

Spotreba paliva vozidla sa rovná celkovému množstvu paliva, ktoré bolo v nádrži automobilu v čase odchodu do práce a prijaté počas práce (vrátane vo forme kupónov), mínus zvyšok, s ktorým sa vozidlo vracia do podniku. alebo garáž. Spolu so skutočnou spotrebou PHM je vo formulári nákladného listu zabezpečená evidencia spotreby PHM podľa noriem stanovených pre jednotlivé značky automobilov. Porovnanie skutočnej spotreby paliva s normovanou spotrebou umožňuje u každého vodiča zistiť výšku úspory alebo prekročenia spotreby paliva a v súlade s tým vykonávať doplatky alebo zrážky zo mzdy.

Plánovanie spotreby pohonných hmôt sa vykonáva na základe uznesenia Ministerstva dopravy a spojov Bieloruskej republiky zo dňa 16.6.2005 č.28 (O schválení pokynov o postupe pri uplatňovaní noriem spotreby pohonných látok pre motorové vozidlá, stroje , mechanizmy a zariadenia). Automatizovaný systém by mal mať flexibilné prispôsobenie sadzieb spotreby paliva v závislosti od značky auta, paliva, použitia prívesov, špeciálnej výbavy, sezóny atď.

Ak má organizácia sklad paliva a materiálu, tak vodiči tankujú priamo vo svojom vozovom parku. V opačnom prípade dostanú peniaze, kupóny, kreditné karty a iné platobné prostriedky na nákup paliva. Tieto prostriedky je potrebné spočítať a odpísať. Situáciu komplikujú neustále zmeny cien na čerpacích staniciach.

Množstvo prepravovaného nákladu sa určuje v tonách na základe skutočnej hmotnosti (hrubej hmotnosti) prepravovaného nákladu na základe faktúr a iných sprievodných dokladov k nákladu. Hmotnosť kusového, dlhého a hromadného nákladu (palivové drevo, drevo, piesok, hlina, vápno atď.) možno určiť pomocou prepočítavacích koeficientov stanovených na tento účel; Tonokilometre sa určia vynásobením hmotnosti prepravovaného nákladu prepravnou vzdialenosťou.

Cestovná a prepravná dokumentácia je tiež podkladom pre stanovenie nákladových ukazovateľov nákladnej dopravy na základe výsledkov práce za daný deň (smena, let). Patria sem najmä:

mzda vodiča (vypočítaná podľa nákladného listu a k nemu priložených faktúr), ktorá zahŕňa: platbu za množstvo prepraveného nákladu, odpracovaný čas, špedičné operácie vykonané počas prepravy, iné práce a služby, doplatok (zrážky) na úsporu ( nadmerné výdavky) ) pohonné hmoty, za kvalitu služieb zákazníkom; pokuty za porušenie podmienok postúpenia a iné platby a zrážky v súlade so zákonmi a predpismi platnými v podniku;

náklady na vykonané prepravné práce, ktoré sú kalkulované ku každej faktúre. Hlavnými zložkami konečných nákladov sú náklady na prepravu tovaru, príplatky za špedičné operácie, ostatné práce a služby, výška daní a poplatkov.

Celková cena určuje platbu, ktorú musí dopravca prijať od platiaceho zákazníka za uskutočnenú prepravu tovaru a s tým spojené špedičné operácie a služby. Výsledok kalkulácií nákladov na prepravné práce je zaznamenaný v príslušnej časti prepravnej faktúry a slúži ako podklad pre vystavenie platobného dokladu platiacemu zákazníkovi.

Po spracovaní nákladného listu a nákladných listov je tretia kópia nákladného listu spolu s platobným príkazom odoslaná platiacemu zákazníkovi a štvrtá kópia je spolu s nákladným listom odovzdaná do archívu prepravcu.

Spracovanie informácií na základe cestovných a prepravných dokladov zabezpečuje prevádzkovo-technické účtovníctvo, kontrolu a analýzu činnosti dopravcu, ako aj prípravu štatistických a účtovných výkazov pre orgány štátnej správy a kontrolu.

Zoberme si aktuálnu situáciu na trhu so špecializovaným softvérom na spracovanie cestovnej a prepravnej dokumentácie. V tejto oblasti ponúka svoje produkty množstvo vývojárskych spoločností.

Všetky tieto systémy sú spravidla zamerané na spracovanie nákladných listov. V súlade s plánom prepravy je pre každé vozidlo vystavený nákladný list stanovenej formy, ktorý je hlavným primárnym dokladom pre evidenciu práce a zároveň dokladom osvedčujúcim oprávnenie prepraviť náklad. Existuje mnoho rôznych foriem nákladných listov: pre osobné (špeciálne) auto (formuláre 6,7); pre vozidlá taxislužby - (č. 5, 5i); za kamión na vnútrorepublikovú prepravu s časovou platbou - 3(p) as platbou za kus - 3(s); pri vykonávaní medzinárodnej nákladnej dopravy – 4; na prepravu cestujúcich autobusmi - 1(r), 1(ri), 1(n), 2(r), 2(n).

Mnohé programy majú možnosť zadávať informácie do cestovných formulárov.

Vo všeobecnosti musia mať všetky programy na automatizované spracovanie cestovných a prepravných dokladov nasledovné funkcie:

dispečerská kontrola vypúšťania vozidiel na trať, výjazd rušňovodiča a plnenie zmenových úloh;

vedenie denníka dispečera konvoja;

vystavovanie a zdaňovanie nákladných listov (kusové, hodinové, autobusová doprava);

promptné spracovanie cestovnej a tovarovo-prepravnej dokumentácie;

vedenie časových výkazov pre vodičov a PS;

účtovanie skutočnej a normovanej spotreby paliva vodičmi, číslami garáží, posádkami (denne a od začiatku mesiaca);

berúc do úvahy závislosť spotreby paliva od prevádzkových podmienok (teplota vzduchu, snehové záveje atď.);

výpočet súboru technicko-ekonomických ukazovateľov používania vozidiel podľa značiek áut, čísiel garáží, druhov dopravy a pod.;

analýza vykonávania každodenných pracovných zmien vodičov, plány dopravy podľa tímov, konvojov, ATP, podľa klientely atď.;

generovanie operatívnych správ o práci vodičov, posádok a realizácii klientskeho plánu.

Okrem toho, na základe vytvorenia jednej databázy v rámci AIS ATP, špecializovaný softvér vykonáva nasledujúce funkčné úlohy;

vystavovanie faktúr zákazníkom za poskytnuté autoservisy;

výpočet základnej mzdy, mzdy pre sprievodcov, všetky druhy príplatkov a príplatkov podľa nákladného listu (za triedu, predaj lístkov, nočné hodiny, nadčasy, cestovný charakter práce, špedícia, nepravidelný pracovný čas, upratovanie interiéru a pod.) ;

úprava miezd podľa užívateľských algoritmov;

výpočet príjmu ATP (podľa dohodnutých taríf a iných foriem);

účtovanie predaja autoservisov, vytváranie výkazu o vysporiadaní so zákazníkmi, účtovanie pre dlžníkov a veriteľov, vystavovanie bankových dokladov atď.

Softvér by mal byť vybavený pohodlnou službou a prístupný každému používateľovi. Zároveň sa zabezpečením prevádzky programu v sieti LAN objavia ďalšie príležitosti:

jednorazové zadanie nákladných listov a nákladných listov zabezpečuje úsporu práce pri získavaní prevádzkových informácií o používaní vozidiel;

odmietnutie zdanenia cestovných a prepravných dokladov zabezpečuje zníženie počtu riadiacich pracovníkov.

Obzvlášť zaujímavé sú automatizačné systémy pre správu ATP, ktoré zahŕňajú elektronické identifikačné kľúče (ako je iButton), ktoré majú vysoký stupeň spoľahlivosti, a čítacie zariadenia pre ne. Klávesy iButton vyzerajú ako kovová disková batéria. Priemer kotúča je cca 17 mm, hrúbka je od 3 do 6 mm. K identifikácii dochádza, keď sa kovový povrch kľúča a čítacie zariadenie dostanú do kontaktu. Puzdro je navrhnuté na 1 milión dotykov s čítačkou.

Pri inštalácii softvéru pre automatizovanú pracovnú stanicu dispečera je tento prepojený s čítacím zariadením, ktoré má jedinečný kód. Tento kód zodpovedá sérii povolení vydaných v tejto riadiacej miestnosti. Poukážky sú očíslované automaticky podľa času naplnenia.

Pri preberaní lístka sa vodič dotkne kontaktného zariadenia kľúčom a na obrazovke monitora sa zobrazí dialógové okno na vyplnenie polí jeho cestovného listu. Všetky informácie dostupné v databáze (o vodičovi a jeho aute) sa automaticky zadávajú do príslušných polí nákladného listu. Dispečer vystaví nákladný list, následne sa informácia o objednanom množstve paliva načíta do pamäte kľúča iButton patriacemu vodičovi (údaj sa zaznamená súčasným dotykom kľúča a čítačky). Na čerpacej stanici je nainštalovaná aj čítačka kľúčov iButton, informácie z pamäte kľúčov sú odosielané do počítača obsluhy čerpacej stanice a podľa nich obsluha čerpacie palivo (množstvo čerpaného paliva si môže určiť prevádzkovateľ).

Každá súkromná a verejná organizácia musí jasne zdokumentovať všetky svoje aktivity. Na tento účel bolo vyvinutých mnoho špeciálnych foriem, foriem a pravidiel. Pri ich dodržiavaní a správnom a včasnom správnom vyplnení nebude mať podnikateľ problémy ani s kontrolnými štruktúrami, ani s daňovými úradmi, ktoré môžu poskytnúť oslobodenie od dane z príjmov fyzických osôb. Najmä začínajúci podnikatelia majú veľa otázok o pravidlách vypĺňania nákladných listov (PL) a zmenách v nich. Dnes vám povieme, ako správne vyplniť tieto dôležité dokumenty, a tiež vám predstavíme vzorky najbežnejších formulárov vyvinutých na uvoľnenie vozidla na cestu.

Pár slov o ponorkách

Pravidlá plnenia musí dodržiavať každý podnik, ktorý používa vozidlá pri svojej hlavnej alebo vedľajšej činnosti. Bez tohto riadne vyplneného dokumentu nemá žiadne vozidlo právo ísť na cestu. Pomerne často podniky kompenzujú svojim zamestnancom, ktorí používajú osobné vozidlá na pracovné účely, náklady na palivo a mazivá. Potvrdzujú sa pomocou nákladného listu, okrem toho majú policajti dopravnej polície, ktorí auto zastavili, právo požadovať tieto papiere, v ktorých sú uvedené údaje o vozidle, vodičovi a cieli trasy.

Pomocou týchto dokumentov si každá organizácia odpíše svoje výdavky na pohonné hmoty a na určité obdobie získa oslobodenie od dane z príjmov fyzických osôb. V prípadoch, keď sa nedodržia pravidlá vypĺňania nákladných listov, môže byť podnikateľ dokonca vyvodený zo správnej a trestnej zodpovednosti.

Vyvodením záverov zo všetkého vyššie uvedeného môžeme povedať, že nákladný list nie je len formulár, ale dôležitý dokument, ktorý odráža všetky údaje o vozidle, osobe, ktorá ho riadi, trase atď. Správne vyhotovenie takýchto dokumentov zaručuje spoločnosti absenciu problémov s daňovými úradmi v prípade výročných správ a náhlych auditov.

Klasifikácia

V súčasnosti nás zaujíma niekoľko typov dokumentov použiteľných na akúkoľvek známu prepravu. Na základe toho možno ponorky klasifikovať podľa ich účelu takto:

• osobná doprava;
• špeciálna doprava;
• nákladné vozidlo;
• osobné taxi;
• autobus.

Každý formulár má svoje alfanumerické označenie. Napríklad pre nákladnú dopravu platia pravidlá pre vyplnenie nákladného listu 4-C. Všeobecne platí, že takmer všetky tlačivá majú identický postup vypĺňania, v závislosti od špecializácie vozidla však môžu mať drobné doplnky.

Jednotlivé formuláre DP

Nie každá organizácia je vhodná pre jednotné formy vyvinuté vládnymi agentúrami. Niekedy sa niektoré stĺpce ukážu byť pre konkrétnu spoločnosť nadbytočné, takže je povolené vypracovať individuálne formuláre PL.

Musia obsahovať povinné údaje stanovené zákonom, ostatné môžu byť pridané alebo odstránené na žiadosť vedúceho spoločnosti. V každom prípade sa takýto formulár považuje za legálny a možno ho na požiadanie predložiť príslušným vládnym orgánom.

Doba platnosti dokladu

Podľa pravidiel vypĺňania nákladných listov musia uvádzať dobu platnosti. Je potrebné mať na pamäti, že jednotná forma sa používa najviac dvadsaťštyri hodín. V osobitných prípadoch musia byť označené ďalšie políčka. Doba platnosti individuálneho formulára sa však predĺžila na tridsať dní.

Tieto nuansy musia byť známe každému, kto sa podieľa na kontrole a spracovaní DP.

Povinné stĺpce

Ako sme už spomenuli, každý formulár musí obsahovať množstvo nemenných údajov, bez ktorých je považovaný za neplatný. V tomto prípade nezáleží na špecializácii vozidla. Napríklad pravidlá na vyplnenie nákladných listov formulára 3 pre osobné autá znamenajú zahrnutie určitej skupiny stĺpcov a buniek do formulárov:

1. číslo.
2. Názov.
3. Doba platnosti formulára.
4. Informácie o zamestnancovi organizácie spravujúcej vozidlo:

• Celé meno vodiča, ktorý bude pracovať na uvedenom vozidle;
• dátum vo formáte čísla a čas vo formáte hodín a minút, kedy bola vykonaná lekárska prehliadka vodiča pred cestou a po ceste.

5. Podrobný popis použitého vozidla:

• jeho typ;
• Model;
• model prívesu a návesu (ak tam nie sú, stĺpec sa nevypĺňa);
• evidenčné číslo vozidla;
• počiatočný počet najazdených kilometrov a značka prejdených kilometrov po skončení pracovnej zmeny;
• informácie o odchode a konci práce (dátum a čas).

6. Údaje o vlastníkovi vozidla.

Okrem uvedených stĺpcov môže každý podnikateľ doplniť potrebné údaje. Môžu zverejniť napríklad druh činnosti spoločnosti alebo akékoľvek iné údaje podľa uváženia manažmentu.

Nákladné listy: vzor, ​​pravidlá plnenia

Ak plánujete pre svoju prácu používať jednotný formulár, potom vám naša vzorka pomôže zorientovať sa pri vypĺňaní dokumentu. Majte na pamäti, že je to obojstranné. Po návrate vodiča z cesty preto nezabudnite zadať údaje na zadnej strane hárku.

Vo veľkých organizáciách takéto dokumenty vypĺňajú špeciálne vyškolení ľudia, ktorí púšťajú aj vodičov a vozidlá na trasu. V menších organizáciách, kde nie je úplne rentabilné udržiavať takýchto špecialistov, je táto zodpovednosť pridelená akejkoľvek osobe. Napríklad účtovník alebo konateľ spoločnosti.

Zamestnanec zapojený do RP musí poznať všetky pravidlá a zavádzané novinky. V ďalšej časti článku vám povieme o zložitosti pravidiel vyplnenia nákladného listu pre osobné auto. Samostatne budeme analyzovať ponorky určené pre autobusy a nákladné vozidlá.

Príklad vyplnenia

Toto je jedna z najjednoduchších možností, ktorá neobsahuje žiadne komplikácie. Pre začiatočníka sa však pravidlá vypĺňania nákladného listu osobného auta môžu zdať zbytočne mätúce. Koniec koncov, jednotná forma je často odstrašujúca kvôli množstvu stĺpcov a detailov. Pozrime sa teda na prednú stranu tohto dôležitého formulára.

V ľavej hornej časti listu je potrebné uviesť dátum odchodu, názov organizácie (presne tak, ako je napísané v zakladajúcich dokumentoch), kompletné údaje o vodičovi a aute. Uvedený je aj čas odchodu z parkoviska a návratu z trasy, ktorý zaznamená dispečer. To tiež často zahŕňa informácie o lekárskej prehliadke vodiča a informácie o osobe zodpovednej za vykonané postupy.

Na pravej strane obvyklého formulára sa zadávajú kódy zo zakladajúcich dokumentov organizácie, číslo samotného formulára (je nastavené ľubovoľne, ale v poradí, počnúc predchádzajúcim), najazdené kilometre, údaje o ľuďoch, ktorí kontrolovali technický stav vozidla a značku paliva. Uvádza sa tu aj množstvo vydaného paliva a mazív, ak je to v podniku akceptované.

V spodnej časti formulára sa podpisuje osoba, ktorá vydáva vozidlo a vodič, ktorý vozidlo prevzal.

Rubovú stranu vypĺňa zodpovedná osoba, ktorá auto po lete prevzala. Tu je uvedená trasa, čas cesty a prejdené kilometre. Pod týmito údajmi je umiestnený podpis vodiča. Niekedy účtovník alebo vedúci organizácie vypočítava mzdu zamestnanca v špeciálnych stĺpcoch, ale tieto údaje nie sú povinné.

Pravidlá vypĺňania autobusových nákladných listov

Tento jednotný dokument má číslo šesť, k povinným kolónkam, ktoré už boli popísané v predchádzajúcej časti, pribudlo niekoľko ďalších. Majte na pamäti, že bez nich sa tlačivo nepovažuje za správne vyplnené, a preto ho daňové úrady nebudú brať do úvahy.

Takýto nákladný list obsahuje informácie o vodičovi a sprievodcovi. V stĺpcoch sa uvádzajú priezviská a iniciály oboch osôb, ako aj ich IČO. Musia byť uvedené čísla a názvy trás. Niekedy sú v týchto dokumentoch zahrnuté špeciálne poznámky alebo úlohy pre vodiča.

Keďže autobus odchádza na prvú a druhú zmenu, nákladný list obsahuje kolónky, ktoré vypĺňa výpravca pri odchode a návrate do garáže na každú zmenu.

Nákladné autá

V prvom rade je potrebné vziať do úvahy, že pre nákladné vozidlá boli vytvorené tri jednotné formy:

• Na kusovú prácu. Tento formulár sa používa pri kusovej preprave, kedy má vodič predstavu o cenách a svoju mzdu vidí na konci pracovnej zmeny na zadnej strane nákladného listu.
• S prihliadnutím na časové tarify. V tomto prípade dokument uvádza typ tarify a potom sa mzda vypočíta na základe výsledkov cesty.
• Medzimestská doprava. Tento formulár je označený špeciálnym červeným pruhom a používa sa pomerne zriedka. Najčastejšie sa používa pri práci s národným hospodárskym nákladom.

Pravidlá pre vyplnenie nákladného listu nákladného vozidla obsahujú veľa stĺpcov a považujú sa za najzložitejšie. Nasledujúce riadky sú nezmenené:

• kolóna alebo brigáda;
• prívesy;
• sprevádzajúce osoby;
• miesta na príjem a dodanie nákladu;
• vlastnosti nákladu;
• tonáž nákladu;
• počet letov s deklarovaným nákladom, ktoré predstavujú úlohu vodiča;

Zvyčajne sa na príprave takýchto dôležitých dokumentov podieľajú špeciálne určené osoby, v dopravných spoločnostiach je ich údržba jednoducho nevyhnutná.

Inovácie v pravidlách

Tento rok sa zmenili pravidlá vypĺňania nákladného listu. Niektorí odborníci tvrdia, že dokonca uľahčili prácu špecialistom. Iní však považujú nové pravidlá vypĺňania cestovných formulárov za zložitejšie ako tie predchádzajúce. Nech je to akokoľvek, každý podnikateľ pracujúci s rôznymi vozidlami by ich mal poznať.

Predtým boli tí, ktorí prepustili autá na trase, povinní pripevniť k dokumentu okrúhlu pečať spoločnosti. Teraz sa to považuje za nepovinné, ale do stĺpcov musia byť uvedené údaje spoločnosti a vlastníka vozidla. Bez nich nemá formulár právnu silu.

Pravidlá platné od dvadsiateho šiesteho februára tohto roku hovoria o povinnosti uvádzať na nákladnom liste údaj o technickej kontrole auta podpísaný zodpovednou osobou. Tieto údaje sa vypĺňajú pri všetkých typoch vozidiel.

Chyby pri vypĺňaní PL: k čomu môžu viesť

Nepodceňujte dôležitosť správneho vyplnenia týchto dokumentov. Známe sú napríklad prípady, keď sa jednotliví podnikatelia dostali do súdneho sporu s daňovými úradmi z dôvodu odmietnutia odpočtu dane z príjmov fyzických osôb. Federálna daňová služba uviedla, že žalobca používal auto na osobné účely, pretože nákladné listy boli vyplnené nesprávne, a preto ich nebolo možné v prípade posudzovať.

Sú aj ďalšie prípady, ktorým sa nebudeme venovať, kde sa osudnými stali urážlivé a banálne chyby v dokumentoch. Preto vám dôrazne odporúčame, aby ste venovali väčšiu pozornosť dokumentácii a používali špeciálny denník. Budeme o tom hovoriť v ďalšej časti článku.

Vedenie denníka cestovných dokladov

Ak pracujete s vozidlami, denne vystavujete a prijímate obrovské množstvo nákladných listov. Ich pohyb musí byť jasne zaznamenaný v denníku, ktorý zvyčajne vedie osoba zodpovedná za uvoľnenie auta.

Tento dokument pozostáva z textovej a tabuľkovej časti. Pravidlá vypĺňania cestovky sú celkom jasné, no netreba ich zanedbávať. To môže byť nákladné pre nedbalého zamestnanca aj pre spoločnosť.

Na titulnej strane je vždy vyplnený úplný kód OKPO a je uvedené aj časové obdobie, kedy bude časopis používaný. Časť tabuľky obsahuje nasledujúce bunky:

• číslo a dátum vydania preukazu;
• údaje o zamestnancovi, ktorý vozidlo riadi, a jeho osobné číslo;
• číslo vozidla pridelené v garáži;
• podpisy vodiča, dispečera a účtovníka.

Nezabudnite, že denník musí mať priebežné číslovanie a zohľadňovať absolútne všetky vydané nákladné listy za obdobie uvedené v názve. Po vyplnení dokument opečiatkuje konateľ, ktorý ho aj podpisuje. potom zodpovedný pracovník časopis zošije a uloží.

Zodpovedného zamestnanca menuje len vedúci spoločnosti. Dá sa to urobiť objednávkou alebo špecifikovať v pracovnej zmluve. Majte na pamäti, že právomoci môžu byť vždy prenesené na iného zamestnanca nasledujúcim príkazom organizácie.

Tieto povinnosti môžu byť tiež prenesené na organizáciu tretej strany, ktorá poskytuje podobné služby na základe zmluvy.

Namiesto záveru

Pokúsili sme sa pre vás zhromaždiť najrelevantnejšie informácie o uvedenej téme, ktoré budú užitočné pre začiatočníkov aj profesionálov. Dúfame, že po prečítaní článku nebudete mať žiadne nezodpovedané otázky ohľadom vyplnenia PL.

Spracovanie cestovnej a prepravnej dokumentácie zahŕňa kalkuláciu úhrady za vykonanú prepravnú prácu, ako aj kalkuláciu nasledovných výsledných výkonnostných ukazovateľov vozidla a vodiča:

ü čas v službe, počítaný od okamihu, keď auto opustí garáž na verejných komunikáciách, až kým sa nevráti do podniku, organizácie alebo garáže, mínus čas na obed a odpočinok (podľa nákladného listu);

ü prestoje, ktoré pozostávajú z prestojov na nakládke a vykládke (podľa nákladných listov), ​​prestojov na linke z dôvodu technických porúch vozidla a iných prevádzkových dôvodov (podľa nákladného listu);

ü čas v pohybe, čo je rozdiel medzi časom v službe a časom nečinnosti;

ü celkový počet najazdených kilometrov (podľa nákladného listu), určený rozdielom medzi údajmi tachometra pri návrate do podniku v garáži a pri opustení garáže;

ü počet najazdených kilometrov s nákladom rovnajúci sa súčtu vzdialeností na prepravu tovaru uvedených v prepravných (zásielkových) nákladných listoch a iných sprievodných dokumentoch k nákladu;

ü počet najazdených kilometrov bez zaťaženia, čo je rozdiel medzi celkovým počtom najazdených kilometrov a kilometrovým výkonom so zaťažením;

ü skutočná spotreba paliva (podľa nákladného listu).

Spotreba paliva vozidla sa rovná celkovému množstvu paliva, ktoré bolo v nádrži automobilu v čase odchodu do práce a prijaté počas práce (vrátane vo forme kupónov), mínus zvyšok, s ktorým sa vozidlo vracia do podniku. alebo garáž. Spolu so skutočnou spotrebou PHM je vo formulári nákladného listu zabezpečená evidencia spotreby PHM podľa noriem stanovených pre jednotlivé značky automobilov. Porovnanie skutočnej spotreby paliva s normovanou spotrebou umožňuje u každého vodiča zistiť výšku úspory alebo prekročenia spotreby paliva a v súlade s tým vykonávať doplatky alebo zrážky zo mzdy.

Plánovanie spotreby paliva sa vykonáva na základe uznesenia Ministerstva dopravy a spojov Ukrajiny. Automatizovaný systém by mal mať flexibilné prispôsobenie sadzieb spotreby paliva v závislosti od značky auta, paliva, použitia prívesov, špeciálnej výbavy, sezóny atď.

Ak má organizácia sklad paliva a materiálu, tak vodiči tankujú priamo vo svojom vozovom parku. V opačnom prípade dostanú peniaze, kupóny, kreditné karty a iné platobné prostriedky na nákup paliva. Tieto prostriedky je potrebné spočítať a odpísať. Situáciu komplikujú neustále zmeny cien na čerpacích staniciach.

Množstvo prepravovaného nákladu sa určuje v tonách na základe skutočnej hmotnosti (hrubej hmotnosti) prepravovaného nákladu na základe faktúr a iných sprievodných dokladov k nákladu. Hmotnosť kusového, dlhého a hromadného nákladu (palivové drevo, drevo, piesok, hlina, vápno atď.) možno určiť pomocou prepočítavacích koeficientov stanovených na tento účel; Tonokilometre sa určia vynásobením hmotnosti prepravovaného nákladu prepravnou vzdialenosťou.

Cestovná a prepravná dokumentácia je tiež podkladom pre stanovenie nákladových ukazovateľov nákladnej dopravy na základe výsledkov práce za daný deň (smena, let). Patria sem najmä:

Mzda vodiča (vypočítaná podľa nákladného listu a k nemu priložených faktúr), ktorá zahŕňa: platbu za množstvo prepraveného nákladu, odpracovaný čas, špedičné operácie vykonané počas prepravy, iné práce a služby, doplatok (zrážky) na úsporu (nadmerné výdavky) pohonných hmôt pre kvalitu služieb zákazníkom; pokuty za porušenie podmienok postúpenia a iné platby a zrážky v súlade so zákonmi a predpismi platnými v podniku;

Náklady na vykonané prepravné práce, ktoré sú kalkulované ku každému dodaciemu listu. Hlavnými zložkami konečných nákladov sú náklady na prepravu tovaru, príplatky za špedičné operácie, ostatné práce a služby, výška daní a poplatkov.

Celková cena určuje platbu, ktorú musí dopravca prijať od platiaceho zákazníka za uskutočnenú prepravu tovaru a s tým spojené špedičné operácie a služby. Výsledok kalkulácií nákladov na prepravné práce je zaznamenaný v príslušnej časti prepravnej faktúry a slúži ako podklad pre vystavenie platobného dokladu platiacemu zákazníkovi.

Po spracovaní nákladného listu a nákladných listov je tretia kópia nákladného listu spolu s platobným príkazom odoslaná platiacemu zákazníkovi a štvrtá kópia je spolu s nákladným listom odovzdaná do archívu prepravcu.

Spracovanie informácií na základe cestovných a prepravných dokladov zabezpečuje prevádzkovo-technické účtovníctvo, kontrolu a analýzu činnosti dopravcu, ako aj prípravu štatistických a účtovných výkazov pre orgány štátnej správy a kontrolu.

Zoberme si aktuálnu situáciu na trhu so špecializovaným softvérom na spracovanie cestovnej a prepravnej dokumentácie. V tejto oblasti ponúka svoje produkty množstvo vývojárskych spoločností.

Všetky tieto systémy sú spravidla zamerané na spracovanie nákladných listov. V súlade s plánom prepravy je pre každé vozidlo vystavený nákladný list stanovenej formy, ktorý je hlavným primárnym dokladom pre evidenciu práce a zároveň dokladom osvedčujúcim oprávnenie prepraviť náklad. Existuje mnoho rôznych foriem nákladných listov: pre osobné (špeciálne) auto; pre vozidlá taxislužby; pre nákladné auto na vnútrorepublikovú prepravu s časovou platbou a platbou za kus; pri vykonávaní medzinárodnej nákladnej dopravy; na prepravu cestujúcich autobusom.

Mnohé programy majú možnosť zadávať informácie do cestovných formulárov.

Vo všeobecnosti musia mať všetky programy na automatizované spracovanie cestovných a prepravných dokladov nasledovné funkcie:

− dispečerská kontrola vypúšťania vozidiel na trať, výjazdu rušňovodiča a plnenia zmenových úloh;

− vedenie denníka dispečera konvoja;

− vystavovanie a zdaňovanie nákladných listov (kusové, hodinové, autobusová doprava);

− rýchle spracovanie cestovných a prepravných dokladov;

− vedenie časových výkazov pre vodičov a PS;

− účtovanie skutočnej a normovanej spotreby paliva vodičmi, číslami garáží, posádkami (denne a od začiatku mesiaca);

− zohľadnenie závislosti spotreby paliva od prevádzkových podmienok (teplota vzduchu, záveje atď.);

− výpočet súboru technicko-ekonomických ukazovateľov používania vozidiel podľa značiek áut, čísiel garáží, druhov dopravy a pod.;

− analýza plnenia denných pracovných zmien vodičov, plánov dopravy podľa tímov, konvojov, ATP, podľa klientely atď.;

− generovanie operatívnych správ o práci vodičov, osádok a realizácii plánu klienta.

Okrem toho, na základe vytvorenia jednej databázy v rámci automatizovaného systému riadenia procesov, špecializovaný softvér vykonáva nasledujúce funkčné úlohy;

− vystavovanie faktúr zákazníkom za poskytnuté autoservisy;

− výpočet základnej mzdy, mzdy pre sprievodcov, všetky druhy príplatkov a príplatkov podľa nákladného listu (za triedu, predaj lístkov, nočné hodiny, nadčasy, cestovný charakter práce, špedícia, nepravidelný pracovný čas, upratovanie interiéru a pod. );

− úprava miezd podľa užívateľských algoritmov;

− výpočet príjmu ATP (podľa dohodnutých taríf a iných foriem);

− účtovanie o predaji autoservisov, vytváranie výkazov o vysporiadaní so zákazníkmi, účtovanie pre dlžníkov a veriteľov, vystavovanie bankových dokladov a pod.

Softvér by mal byť vybavený pohodlnou službou a prístupný každému používateľovi. Zároveň sa zabezpečením prevádzky programu v sieti LAN objavia ďalšie príležitosti:

Jednorazové zadanie nákladných listov a nákladných listov zabezpečuje úsporu práce pri získavaní prevádzkových informácií o používaní vozidiel;

Odmietnutie zdanenia cestovných a prepravných dokladov zabezpečuje zníženie počtu riadiacich pracovníkov.

Obzvlášť zaujímavé sú automatizačné systémy pre správu ATP, ktoré zahŕňajú elektronické identifikačné kľúče (ako je iButton), ktoré majú vysoký stupeň spoľahlivosti, a čítacie zariadenia pre ne. Klávesy iButton vyzerajú ako kovová disková batéria. Priemer kotúča je cca 17 mm, hrúbka je od 3 do 6 mm. K identifikácii dochádza, keď sa kovový povrch kľúča a čítacie zariadenie dostanú do kontaktu. Puzdro je navrhnuté na 1 milión dotykov s čítačkou.

Pri inštalácii softvéru pre automatizovanú pracovnú stanicu dispečera je tento prepojený s čítacím zariadením, ktoré má jedinečný kód. Tento kód zodpovedá sérii povolení vydaných v tejto riadiacej miestnosti. Poukážky sú očíslované automaticky podľa času naplnenia.

Pri preberaní lístka sa vodič dotkne kontaktného zariadenia kľúčom a na obrazovke monitora sa zobrazí dialógové okno na vyplnenie polí jeho cestovného listu. Všetky informácie dostupné v databáze (o vodičovi a jeho aute) sa automaticky zadávajú do príslušných polí nákladného listu. Dispečer vystaví nákladný list, následne sa informácia o objednanom množstve paliva načíta do pamäte kľúča iButton patriacemu vodičovi (údaj sa zaznamená súčasným dotykom kľúča a čítačky). Na čerpacej stanici je nainštalovaná aj čítačka kľúčov iButton, informácie z pamäte kľúčov sú odosielané do počítača prevádzkovateľa čerpacej stanice a podľa nich obsluha vydáva PHM (množstvo čerpaného paliva môže určiť aj prevádzkovateľ) .

Kontrolné otázky

1. Zdôvodnite potrebu používania AIS pri organizovaní cestnej dopravy.

2. Aplikácia automatizovaného systému riadenia informačného plánovania.

3. Prichádzajúce informačné toky pri organizovaní dopravných operácií.

4. Odchádzajúce informačné toky v riadení dopravy.

5. Systém spätnej väzby v systéme riadenia prevádzky dopravy.

6. Subsystémy základných služieb v manažmente vozidiel.

7. Schéma informačných tokov pri riadení vozidiel.