Cum să-ți organizezi ziua: tehnici ale geniilor productivității. Planificarea eficientă a timpului de lucru în întreprindere

Gândește-te la cele mai mari eșecuri ale tale din viață. Certe, neînțelegeri care ți-au schimbat întreaga viață într-un mod negativ. Examene nereușite, interviuri de angajare etc. Motivele unor astfel de eșecuri sunt similare, de regulă, sunt rezultatul unei pregătiri proaste și al acțiunilor neplăcute, mai jos vom analiza cum să faceți totul și să vă planificați ziua/săptămâna.

Ce se va întâmpla dacă un sportiv încetează să se antreneze cu o lună înainte de Jocurile Olimpice - aptitudinile și forța musculară se vor slăbi semnificativ și va ocupa unul dintre ultimele locuri. Ca și în sport, în orice afacere ai nevoie de o bună pregătire, fără de care șansele de succes sunt mult reduse.

Factorul cheie în pregătire este planificarea "Regula 6 P": Planificarea întreprinsă în mod corespunzător previne degradarea performanței.

Mai jos voi oferi 7 moduri de a face totul cu ajutorul unei planificări adecvate a zilei, săptămânii.

Metoda 1: Faceți o listă de lucruri de făcut pentru ziua respectivă

Pentru ce este o listă de sarcini?

Mai întâi, să aruncăm o privire la modul în care funcționează creierul nostru. S-a constatat că putem ține sub control nu mai mult de 7+-2 cazuri sau gânduri importante în capul nostru. Pentru a verifica acest lucru, numărați câte cercuri sunt afișate în imagini:

Orez. unu	Orez. 2	Orez. 3

Orez. patru	Orez. 5

Cel mai probabil, pentru a determina numărul de obiecte din figurile 1, 3 și 4, este suficientă o singură privire.

Și pentru figurile 2 și 5, o singură privire nu a fost suficientă, a fost necesar să se numere separat. Cu cât obiectele sunt mai mici, cu atât este mai ușor să le gestionezi. Limita creierului vine atunci când numărul devine mai mult de 7+-2.

Același lucru este și cu gândurile, în același timp în capul nostru nu putem stoca mai mult de 7 + -2 sarcini, restul este uitat.

Imaginați-vă o situație de viață reală

Te trezești dimineața și mergi la muncă, pe drum îți amintești că:

Trebuie să cumpărați un cadou pentru ziua de naștere a unei persoane dragi;
- Plătiți pentru internet, până când acesta este oprit.

Când ai ajuns la serviciu:

Aflați că trebuie să pregătiți un raport astăzi;
- Am intrat, un coleg a cerut să arunce modelul de contract;
- După întâlnirea de planificare de dimineață, șeful mi-a cerut să fac 3 lucruri.

Capul este deja plin, dar timpul nu se oprește, te poate suna un client, o persoană dragă, un coleg, se poate întâmpla o situație neprevăzută etc. Ce se întâmplă într-un astfel de caz? Uităm ceva. Dacă uităm să cumpărăm mâncare din magazin, atunci nu se va întâmpla nimic groaznic, desigur, dar puteți uita ceva mai important: nu veniți la o întâlnire importantă, luați medicamente etc.

În plus, cu cât avem mai multe lucruri în capul nostru, cu atât abilitățile noastre analitice devin mai slabe, deoarece energia este cheltuită pentru a reține informații.

Beneficiile unui caiet

Notebook - elimină toate problemele descrise mai sus și are următoarele avantaje în comparație cu lucrul din memorie:

1) Scrierea este întotdeauna mai rapidă decât memorarea. De exemplu, notarea unui telefon mobil este de 10-100 de ori mai rapidă decât memorarea. Tot cu afaceri.

2) Economie de energie. Pentru a nu uita ce este important, ne amintim adesea, energia este cheltuită pentru asta. Notebook-ul rezolvă această problemă.

3) Fiabilitate. Ceea ce este scris cu pixul nu poate fi tăiat cu toporul. Orice afacere poate fi uitată, pe fondul oboselii, emoțiilor sau a altor lucruri. Dar dacă sarcinile sunt scrise, atunci uitarea este mult mai dificilă.

Puteți păstra o listă de sarcini pe o foaie obișnuită, blocnotes, dar este mai bine dacă este un caiet, deoarece are calendar. Lista sarcinilor pentru ziua poate fi pe un computer sau pe hârtie. Cel mai important este ca il ai, pentru ca este baza pentru planificare, ca si fundatia unei case. Dacă casa nu are o fundație, atunci maximul care poate fi construit este o structură mică cu un etaj fără încălzire din plastic sau placaj. De asemenea, în planificare, desigur, te poți descurca fără o listă de sarcini pentru ziua sau un caiet, dar vei fi foarte limitat în capacitățile tale.

Cel mai important lucru de pe o listă de activități sau caiet este o listă de lucruri de făcut în timpul zilei. A doua parte cea mai importantă este calendarul, în care puteți vedea sarcinile care trebuie finalizate într-o anumită zi. Prin urmare, un caiet este de preferat unei liste obișnuite, deoarece acolo există un calendar.

Metoda 2: Lucrați cu lista de sarcini în fiecare zi

Cel mai important lucru atunci când lucrezi cu un organizator de timp sau un caiet este să lucrezi conform unui plan întocmit anterior. Pentru a face acest lucru, revizuiește-ți caietul în mod regulat pentru a afla dacă ai făcut tot ce ai planificat pentru astăzi. Puteți vizualiza lista după ce finalizați sarcina curentă. Este foarte important să puneți în organizator lucruri importante pe care trebuie să le faceți astăzi.

Metoda 3: Mai întâi scrieți, apoi faceți

Dacă sosește o sarcină nouă și nu este urgentă, atunci mai întâi notează-o într-un caiet și procedează numai când este vorba de ea. Orice sarcini noi par foarte importante și începem să ne asumăm totul la rând: verificăm corespondența, efectuați apeluri telefonice etc. Dar de îndată ce începeți să notați mai întâi toate sarcinile primite într-un caiet, veți găsi că lângă această intrare sunt sarcini mai importante.

Toate mișcările din partea dreaptă a corpului sunt controlate de emisfera stângă a creierului, care este responsabilă de logică. Când notăm o nouă sarcină cu mâna dreaptă, activăm emisfera stângă a creierului nostru, care este responsabilă de logică. Activarea logicii atunci când scriem cu mâna dreaptă ne va ajuta să luăm decizii mai bune.

Notând totul într-un caiet înainte de a începe munca, vei putea îndeplini cele mai importante sarcini în timpul zilei și vei putea rezista sarcinilor secundare care îți distrag atenția constant.

4 moduri. Mai întâi importante, apoi sarcini urgente

Toate sarcinile planificate ar trebui efectuate în ordinea importanței lor și apoi până la momentul execuției. Incepand cu cele mai importante si trecand treptat la cele mai putin importante. Notează sarcinile în planul tău pentru astăzi, în ordinea importanței lor, apoi sortează după urgență și începe să lucrezi cu cea mai mare prioritate.

De exemplu, un prieten te-a sunat pentru a discuta. Apel telefonic, chestiune urgentă, pentru că telefonul sună chiar acum, dar poate să nu fie important. Dacă aveți sarcini mai semnificative, de exemplu, să pregătiți un raport despre muncă, atunci este mai bine să faceți mai întâi sarcini din ce în ce mai importante, în special un raport, apoi, dacă aveți timp, să sunați înapoi și să discutați cu un prieten . Dar nu invers, altfel, din cauza unui apel nesemnificativ, s-ar putea să nu ai timp să faci lucruri mai importante.

Importanța față de urgență. Sarcinile urgente trebuie preluate doar dacă sunteți în controlul situației și sunteți sigur că veți avea timp pentru toate cele mai importante.

5 moduri: Organizator electronic

Există o cantitate mare caiete electronice. Un jurnal electronic are avantaje incontestabile față de cele pe hârtie:

A. Economisiți timp. Pe jurnalul electronic, nu este nevoie să rescrieți sarcinile din ziua anterioară în cea actuală și, de asemenea, puteți lucra cu el atât pe computer, cât și pe telefon sau tabletă, sincronizând datele pe toate dispozitivele.

B. Volume și viteză: Într-un jurnal electronic, puteți copia foarte rapid o cantitate mare de informații pentru a lucra în continuare. De exemplu: vrei să coaci o plăcintă cu banane seara și trebuie să notezi ingredientele necesare înainte de a merge la magazin. Dacă aveți un organizator electronic, atunci puteți copia rapid o rețetă întreagă de pe Internet într-un jurnal, în doar câteva secunde. Totodata, pentru a nota doar ingredientele manual pe o bucata de hartie, vei avea nevoie de mai mult timp decat pentru intreaga reteta in format electronic. Și în magazin, va fi suficient să porniți jurnalul de pe telefon pentru a înțelege rapid ce să cumpărați.

B. Comoditate. Este incomod să folosești un caiet obișnuit în transport, într-un magazin, în vacanță, în aceste locuri este greu să notezi și să te uiți la notițe, deoarece jurnalul de hârtie este mare și ai nevoie de 2 mâini pentru a-l deschide. Dar caietul electronic de pe telefon va fi mereu cu tine, oriunde te-ai afla: Transport, magazin, strada. Puteți lua rapid note pe computer și apoi să le sincronizați pentru a avea acele note pe telefon în câteva secunde.

Metoda 6: Planificați ziua următoare seara

Faceți din timp un plan de acțiune pentru ziua următoare, cel mai bun moment este sfârșitul zilei de lucru înainte de a pleca acasă. Această acțiune simplă te va ajuta să dormi mai bine, deoarece de multe ori cauza insomniei este că seara trecem în memorie toate lucrurile importante care trebuie făcute mâine pentru a nu le uita dimineața. Și aceste gânduri sunt cele care ne împiedică să ne relaxăm și să adormim liniștiți, dar dacă îți notezi toate planurile, îți vei asigura nu doar un somn liniștit, ci și o seară.

În plus, atunci când îți faci un plan în avans, subconștientul tău va lucra în mod constant toată noaptea la cum să faci cel mai bine planificat. Soluția la probleme complexe poate veni la tine la micul dejun, în drum spre serviciu sau chiar în miezul nopții. Dimineața apar cel mai adesea idei noi și vei folosi acest timp la maximum, trebuie doar să scrii în avans o listă de lucruri de făcut pentru ziua următoare.

Apropo, dacă aveți întrebări la care doriți să obțineți un răspuns, atunci înainte de a adormi și de a închide ochii, întrebați-le, de preferință cu voce tare și adormiți imediat. Și dimineața, pregătește-te să notezi imediat toate gândurile care pot apărea în momentul în care te trezești sau mai târziu.

Metoda 7: Programați sarcini complexe pentru vârful activității dvs

Fă-ți un plan pentru ziua astfel încât munca care necesită multă energie să cadă în vârful activității tale, când ai multă energie și ești cât mai productiv. De regulă, vârful de activitate începe dimineața, deoarece după somn ai multă forță și un cap proaspăt, dar se întâmplă ca vârful de activitate să poată apărea și în timpul zilei și chiar seara.

Activitățile cele mai consumatoare de energie sunt lucruri pentru care nu există talent. De obicei, acestea sunt lucrurile pe care nu vrei să le faci cel mai mult. Aceste sarcini în managementul timpului se numesc broaște, deoarece aceste sarcini sunt neplăcute de început să le faci. Există o regulă în gestionarea timpului - începeți ziua cu o broască, adică dintr-o aventură neplăcută. Această regulă îți va permite să lucrezi mai eficient, deoarece de obicei dimineața ai cea mai mare putere, iar aceste forțe sunt extrem de importante pentru a face cea mai neplăcută muncă.

O sa dau un exemplu din viata, am o mentalitate tehnica, asa ca stiintele exacte precum: Fizica si matematica imi sunt usoare, dar la subiectele umanitare e mai greu, asa ca cand eram la scoala, ma pregateam des pentru o engleza. test dimineata. M-am trezit cu 1-2 ore înainte de școală și am studiat engleza. Era dimineața când aveam cea mai mare energie, așa că la această oră mi-a fost mai ușor să fac sarcina dificilă pentru care aveam cel mai puțin talent. Rezultatele pregătirii mi-au depășit toate așteptările, am ajuns excelent sau bun la o materie care nu mi-a plăcut.

Planificați cele mai neplăcute sarcini pentru vârful activității, de exemplu, dimineața, și veți vedea cum veți face mai multe și eficiența personală va crește.

P.S. Dacă aveți dificultăți sau întrebări cu privire la articolul citit, precum și la subiectele: Psihologie (obiceiuri proaste, experiențe etc.), vânzări, afaceri, managementul timpului etc., întrebați-mă, voi încerca să vă ajut. Consultarea prin Skype este, de asemenea, posibilă.

P.P.S. De asemenea, puteți urma un training online „Cum să obțineți 1 oră de timp suplimentar”. Scrie comentarii, completările tale;)

Abonați-vă prin e-mail Adaugă-te pe tine

Dacă începeți să înțelegeți bine ce factori influențează viața unei persoane, în general, atunci puteți găsi o mulțime dintre ei. Orice domeniu al vieții unei persoane și fiecare sferă a activității sale, desigur, are o serie de particularități inerente lor, iar uneori ceea ce este aplicabil uneia este complet inaplicabil altuia. Dar există, în ciuda acestui fapt, câteva principii fundamentale care sunt eficiente în absolut orice. Unul dintre aceste principii, sau mai precis, legi care pot fi considerate garanți ai succesului în orice domeniu, este capacitatea de planificare și prioritizare. De ce este atât de important acest lucru, vom afla în lecția de formare pentru managementul timpului prezentată.

După ce ați studiat acest material, veți afla ce este planificarea afacerii și care sunt caracteristicile acesteia, de ce este necesar și important să faceți zilnic liste cu treburile de muncă, personale și casnice. În plus, vom lua în considerare mai multe metode și principii eficiente de planificare, dintre care unele sunt concepute pentru fiecare zi, iar altele au un accent mai promițător - pentru o săptămână, lună, an și chiar câțiva ani. Acest curs al instruirii noastre online va fi util persoanelor de toate vârstele și profesiile și va fi posibil să aplicați informațiile primite pentru a vă atinge obiectivele încă din prima zi.

Ce este planificarea. Tipuri de planificare. Prioritizare

Procesul de planificare

Planificarea este procesul de alocare optimă a resurselor necesare atingerii scopurilor și obiectivelor, precum și un set de procese care sunt asociate cu stabilirea și implementarea acestora. Planificarea este o parte integrantă a managementului timpului (managementul timpului) și, cu o aplicare abil, îi crește mult eficacitatea.

În interpretarea sa cea mai simplă și cea mai formală, planificarea este caracterizată de următorii pași:

1. Etapa stabilirii obiectivelor (sarcinilor)
2. Etapa întocmirii unui plan pentru realizarea obiectivului
3. Etapa de proiectare a variantei
4. Etapa de identificare a resurselor necesare, precum și a surselor acestora
5. Etapa de determinare a directorilor și briefing
6. Etapa de fixare a rezultatelor planificării în formă fizică (plan, proiect, hartă etc.)

Tipuri de planificare

Planificarea, așa cum s-a menționat deja, este aplicabilă absolut în orice sferă a vieții, dar, în funcție de aceasta, poate avea propriile sale caracteristici, care, la rândul lor, se exprimă în diverse forme și conținuturi.

Tipurile de planificare diferă:

Prin necesitate

• Planificarea directivei - presupune executarea obligatorie a sarcinilor stabilite, are intotdeauna un destinatar anume si se caracterizeaza prin detaliu sporit. De exemplu, putem numi stabilirea sarcinilor legate de rezolvarea problemelor de importanță statală/națională, munca la întreprinderi etc.
• Planificarea indicativă este opusă primei: nu presupune executarea obligatorie și precisă, are un caracter mai mult consilier și îndrumător. Acest tip de planificare este larg răspândit în sistemul de dezvoltare macroeconomică a diferitelor state.

Perioada de timp pentru atingerea obiectivelor

• Planificare pe termen scurt (actuală) - calculată pentru o perioadă de până la 1 an și poate consta în planuri pentru o zi, săptămână, lună, trimestru, șase luni. Cel mai comun tip de planificare. Este folosit atât de oamenii obișnuiți în procesul vieții de zi cu zi, cât și de liderii diferitelor organizații.
• Planificare pe termen mediu - calculată pentru o perioadă de la 1 la 5 ani. Această formă de planificare este obișnuită în activitățile agențiilor guvernamentale, firmelor și întreprinderilor, dar este adesea folosită de oameni cu minte strategice. În unele cazuri, aceasta poate fi combinată cu planificarea curentă, care în combinație este planificarea continuă.
• Planificarea (prospectivă) pe termen lung - se calculează, de regulă, pentru câțiva (5, 10, 20) ani înainte. Cel mai adesea, acest tip de planificare este utilizat în întreprinderile mari pentru a îndeplini sarcini de natură socială, economică, științifică și tehnologică etc.

• Planificarea strategică este în mare parte pe termen lung. Cu ajutorul acestuia se determină principalele direcții în activitățile organizațiilor: extinderea activităților, crearea de noi direcții, stimularea fluxului de lucru, studierea pieței și a segmentelor acesteia, studierea cererii, a caracteristicilor publicului țintă etc. Răspândit în activitățile organizațiilor.
• Planificarea tactică - cel mai adesea este aceeași - pe termen lung. Scopul său principal este de a crea condițiile necesare pentru realizarea oportunităților găsite prin aplicarea planificării strategice. De regulă, planificarea tactică este utilizată în planificarea dezvoltării economice, sociale și de producție a unei organizații. Răspândit în activitățile organizațiilor.
• Planificarea operațional-calendară este etapa finală a planificării strategice și tactice. Acesta servește în principal la implementarea procesului de obținere a rezultatelor stabilite. Cu ajutorul acestuia, toți indicatorii sunt specificați, iar activitatea organizației este organizată direct. Programarea operațională presupune determinarea timpului de finalizare a sarcinilor, pregătirea implementării procesului, ținerea evidenței, monitorizarea și analizarea procesului. Răspândit în activitățile organizațiilor.
• Planificarea afacerii – servește la evaluarea fezabilității, relevanței și eficacității activităților planificate. Întocmirea unui plan de afaceri se face cu mare atenție, ținând cont de tot felul de indicatori, oportunități, propuneri etc. Este comună în activitățile organizațiilor și munca oamenilor de afaceri.

Pe lângă tipurile de planificare avute în vedere, care țin cont de aspectele primare, există și cele care țin cont de cele secundare. Ele, la rândul lor, diferă:

După gradul de acoperire

• Planificare generală - acoperă toate detaliile contextului.
• Planificare parțială - acoperă câteva detalii ale contextului.

Prin planificarea obiectelor

• Planificarea țintelor – presupune definirea obiectivelor necesare de atins.
• Planificarea fondului – presupune planificarea mijloacelor necesare atingerii rezultatului (finanțele, informații, personal, echipamente etc.).
• Planificarea programelor – presupune dezvoltarea programelor necesare atingerii rezultatului.
• Planificarea acțiunii – presupune determinarea acțiunilor necesare pentru atingerea rezultatului.

Prin adâncime

• Planificarea agregată – are loc ținând cont de parametri comuni.
• Planificare detaliată - ia în considerare toate detaliile și caracteristicile.

Coordonarea planurilor în timp

• Planificarea secvenţială - presupune un proces lung, care constă din mai multe etape mai mici.
• Planificare simultană - implică o etapă scurtă o singură dată.

Contabilitatea modificărilor datelor

• Planificarea rigida - presupune respectarea obligatorie a parametrilor specificati.
• Planificare flexibilă – implică posibilitatea nerespectării parametrilor stabiliți și apariția altora noi.

în ordine

• Planificarea ordonata – presupune executarea secventiala a planurilor, una dupa alta.
• Planificare rulanta - presupune prelungirea planului pentru perioada urmatoare dupa finalizarea lui in perioada curenta.
• Planificare extraordinară – implică implementarea planului pe măsură ce este nevoie.

Prioritizare

Prioritizarea este procesul de stabilire a priorităților - un indicator al predominării importanței unuia sau altuia dintre elementele planului față de restul. Prioritizarea este importantă deoarece printre un numar mare diferite nuanțe și trăsături, există atât cele care sunt de cea mai mică importanță și au un impact minim asupra procesului de atingere a scopului, cât și cele care joacă un rol dominant în acest proces. Capacitatea de a prioritiza poate fi numită un alt indicator al eficacității și eficienței oricărui proces de planificare, deoarece. accentul pus pe punctele cele mai semnificative ale planului este adesea decisiv în întrebarea dacă scopul va fi atins sau nu.

După cum puteți vedea, planificarea ca proces este caracterizată de un număr considerabil de nuanțe diferite. Oricare dintre tipuri poate fi folosit separat și poate în combinație cu altele. Principalul lucru atunci când alegeți este să luați în considerare toate caracteristicile activității dvs. Dar, indiferent câte tipuri de planificare există, oricât de mult le considerăm, indiferent câte exemple am da, toate acestea nu vor avea nicio valoare dacă nu înțelegem de ce trebuie să planificăm deloc ceva, ce avantajele pe care le are cum ne va ajuta in viata? Acestea sunt întrebările la care vom încerca să răspundem în secțiunea următoare.

Pentru ce este planificat?

Având în vedere că trainingurile noastre sunt dedicate metodelor de creștere a productivității personale, aici și mai departe în lecție vom lua în considerare planificarea în raport cu activitatea unei persoane, și nu organizații, firme, întreprinderi etc.

Planificarea este factorul care determină în mare măsură nu numai dacă o persoană va realiza ceea ce își dorește, ci și ceea ce va realiza în general. Faptul este că procesul de planificare în sine nu are un efect unic și focalizat, ci afectează într-un mod complex, influențând mulți indicatori personali ai unei persoane, direcția acțiunilor sale și modul de viață în general. Mai jos enumeram doar cateva aspecte pozitive ale planificarii si beneficiile pe care le ofera.

Specificarea scopului

De îndată ce o persoană începe să-și planifice activitățile, gândirea sa este activată, creativitatea este activată și activitatea creierului crește. Poți să-ți dorești ceva și „parcă” să-ți imaginezi, în timp ce te gândești că știi exact ce vrei. Dar de îndată ce te așezi pentru a întocmi un plan și începi să-l gândești cu atenție, scopul tău începe să se transforme dintr-un abstract într-unul concret. Treptat, începi să-l imaginezi în detaliu, să ții cont de caracteristicile sale, să-l variezi cumva. Există o vorbă care spune că o navă care nu știe încotro merge nu va ajunge niciodată la destinație. La fel este și o persoană - dacă nu știe exact ce își dorește, nu va reuși niciodată. Planificarea face posibil să înțelegeți și să realizați ceea ce vă doriți cu adevărat și să găsiți un obiectiv specific.

Un plan clar de acțiune

Chiar dacă știm ce ne dorim, s-ar putea să nu reușim niciodată dacă nu știm de ce avem nevoie pentru a-l obține. Obiectivele noastre pot fi mega-globale, bune și minunate, dar vor rămâne doar o imagine a ceea ce vrem să avem și ce să facem. Această stare de lucruri este corectată cu ajutorul planificării. În primul rând, vă permite să determinați pașii specifici care trebuie luați pentru a obține rezultatul dorit. În al doilea rând, ajută la determinarea resurselor necesare pentru aceasta și a surselor acestora. În al treilea rând, oferă o oportunitate de a stabili un interval de timp. Astfel, făcând un plan precis, vei ști ce trebuie să faci pentru a-l implementa, cine sau ce să implici în asta și, cel mai important, când vrei să faci asta. Planificarea accelerează semnificativ procesul de realizare a scopului, deoarece. este un ghid practic de acțiune.

Acțiune, nu gânduri despre acțiune

Până când vom avea un plan pentru a implementa ceea ce ne dorim, ne gândim constant la acest subiect. Ne gândim cât de mult ne dorim asta, cât de bine ar fi dacă l-am avea, reflectăm asupra subiectului cum lipsește acum, poate chiar să ne imaginăm în procesul de acțiune. Dar există un DAR - în afară de gândire, nu facem nimic altceva. Și asta indică faptul că, cel mai probabil, totul se va termina. Este important să înțelegeți că atunci când începeți să planificați, faceți deja primul și cel mai mare pas către implementarea planului dvs. Numai asta te mută deja înainte substanțial. Și apoi începe o reacție în lanț: după întocmirea unui plan, începeți să efectuați acțiuni specifice, primul element este urmat de al doilea, al doilea este urmat de al treilea și așa mai departe. Dacă reușiți să vă insufleți obiceiul de a planifica chiar și cele mai mici lucruri, veți observa imediat cum dorințele voastre încep să devină realitate. Aici puteți aplica o altă zicală: „Apa nu curge sub o piatră mincinoasă”. Mutați-vă din centrul mort - începeți să acționați. Planificarea creează potențialul energetic necesar atingerii obiectivului.

Capacitate de manevră

Fără să știm exact ce trebuie făcut pentru a obține rezultatele stabilite, nu ne putem nici determina și nici coordona acțiunile. Ne putem imagina aproximativ ce trebuie să facem, dar acționând fără un plan, riscăm să ajungem într-o fundătură sau chiar să ne îndepărtăm și mai mult de obiectiv. Când aveți un plan și începeți să acționați, puteți, ca să spunem așa, să gestionați întregul proces online: nu funcționează astfel, încercați altfel, un lucru nu funcționează, gândiți-vă ce îl puteți înlocui cu. Având un plan clar, vă va permite să faceți manevre pe drum, variind diferite metode și metode. Ca urmare, veți avea un plan cuprinzător care va ține cont de tot felul de nuanțe și opțiuni pentru desfășurarea evenimentelor. Abilitatea de a planifica este capacitatea de a fi flexibil și pregătit pentru orice situație.

Rată mare de succes

Și, poate, cel mai important avantaj al planificării este, dacă nu o garanție de 100%, dar totuși o mare probabilitate de succes. Câți oameni vedem care își doresc foarte puțin, dar, neavând plan, nu realizează nimic! Și, spre deosebire de ei, există un număr imens de exemple de oameni care au obiective fantastice care, s-ar părea, sunt de neatins, în ciuda a tot ceea ce le ating și chiar mai mult. Ceea ce îl distinge pe primul de al doilea este capacitatea de a planifica și de a stabili priorități. Definiți-vă obiectivele, începeți să faceți un plan - după un timp veți vedea că ați atins obiectivul, iar mii de privitori fără plan au rămas la locul lor. Planificarea te va pune în frunte în orice domeniu!

Cu siguranță, acum ți-a devenit mult mai clar de ce trebuie să planifici și să te gândești la toți pașii tăi. Planificarea este făcută de oameni de afaceri și antreprenori, șefi de corporații uriașe, oameni creativi, scriitori, actori și vedete din show-business, în general, toți cei care sunt numiți în mod obișnuit oameni de succes. Planificarea face parte din viața și munca oricărei persoane care dorește să-și crească productivitatea și să obțină rezultate serioase. Tocmai din acest motiv, pe lângă faptul că stai la masă, ia un pix și o bucată de hârtie și începe să plănuiești ceva, astăzi există metode de planificare special dezvoltate care și-au dovedit eficiența de mai multe ori. Vom oferi o scurtă prezentare a celor mai populare dintre ele în secțiunea următoare.

Metode de planificare

Planificarea ABC

Condiția prealabilă pentru această metodă este experiența, care arată clar că raportul dintre cazurile importante și cele neimportante în procente este întotdeauna aproximativ același. Orice sarcini, pe baza importanței lor în raport cu obținerea rezultatelor stabilite, ar trebui să fie alocate folosind valorile literei ABC. De aici rezultă că sarcinile cu cea mai mare importanță și semnificație (A) trebuie îndeplinite mai întâi, iar apoi toate celelalte (B, C). Trebuie să vă planificați timpul folosind această tehnică, ținând cont de importanța sarcinilor și nu de eforturile necesare pentru a le îndeplini.

Tehnica ABC se bazează pe trei reguli de bază:

• Categoria A - cele mai importante cazuri. Ele reprezintă aproximativ 15% din tot ceea ce faci, dar aduc aproximativ 65% din rezultate.
• Categoria B - lucruri importante. Ele reprezintă aproximativ 20% din toate cazurile tale și aduc aproximativ 20% din rezultate.
• Categoria C - chestiuni de cea mai mică importanță. Ele reprezintă aproximativ 65% din tot ceea ce faci, dar aduc și aproximativ 15% din rezultate.

Puteți afla mai multe despre această tehnică aici.

Principiul Eisenhower

Această tehnică a fost propusă la un moment dat de generalul american Dwight David Eisenhower. Este un contor suplimentar excelent pentru a lua rapid cele mai importante decizii. Acest principiu presupune prioritizarea în funcție de criteriile de importanță și urgență.

Toate treburile dvs. trebuie să le împărțiți în patru categorii principale și să le efectuați în ordinea priorităților:

• Categoria A - cele mai urgente și importante cazuri.
• Categoria B - cazuri urgente dar nu importante. Important este să le poți separa după criteriul de importanță de prima categorie, altfel poți petrece timp implementării lor, lăsând lucrurile cu adevărat importante pentru mai târziu.
• Categoria C - chestiuni nu urgente, ci importante. Aici trebuie să țineți cont de factorul de urgență: datorită faptului că aceste cazuri nu sunt urgente, ele sunt adesea puse la raft, după care devin urgente, ceea ce nu este foarte bine. Prin urmare, implementarea lor nu trebuie neglijată în niciun caz. Astfel de cazuri, printre altele, pot fi delegate - pentru a încredința punerea lor în aplicare altcuiva.
• Categoria D - chestiuni neurgente și neimportante. Adesea, o persoană este cel mai preocupată de astfel de chestiuni și își petrece cea mai mare parte a timpului făcându-le. Învață să identifici cu exactitate cazurile din această categorie. Ele trebuie făcute ultimele, când cele anterioare sunt finalizate.

Puteți afla mai multe despre Metoda Eisenhower aici.

Regula Pareto

Această regulă este uneori denumită principiul 80/20. A fost formulată de economistul italian Vilfredo Pareto. Premisa sa principală este că cea mai mică parte a acțiunilor aduce cea mai mare parte a rezultatelor și invers.

Din punct de vedere vizual, această regulă arată astfel:

• 20% acțiune = 80% rezultat
• 80% din acțiuni = 20 de rezultate
• 20% dintre oameni dețin 80% din tot capitalul
• 80% dintre oameni dețin 20% din tot capitalul
• 20% dintre clienți generează 80% din venituri
• 80% dintre clienți aduc 20% din venituri
• etc.

Aplică această regulă activităților tale zilnice și vei vedea că 80% din ceea ce faci într-o zi reprezintă doar 20% din rezultatul de care ai nevoie, iar 20% din acțiunile bine planificate te apropie de obiectivul tău prețuit cu 80% . Pe baza acestui lucru, amintiți-vă că trebuie să începeți ziua cu doar câteva, dar cele mai dificile, importante și urgente lucruri, și numai după aceea, să vă asumați implementarea luminii și nu mai puțin importante, dar prezente într-un volum mult mai mare. . Este foarte convenabil să se aplice regula Pareto în combinație cu metoda ABC sau cu principiul Eisenhower.

Puteți citi mai multe despre principiul 80/20.

Sincronizare

Termenul „cronometrare” se referă la o metodă concepută pentru a studia timpul scurs. Se realizează prin fixarea și măsurarea acțiunilor întreprinse. Principalele obiective ale cronometrarii sunt de a determina pe ce se petrece timpul, de a identifica pierderile de timp, de a găsi rezerve de timp și de a dezvolta simțul timpului.

Păstrarea cronometrului este destul de simplă: experții vă sfătuiesc să vă înregistrați toate acțiunile cu o precizie de 5 minute timp de 2-3 săptămâni. Vizual, arată cam așa:

• 8:00-8:30 - s-a trezit, s-a întins, s-a spălat
• 8:30-9:00 - a băut ceai, a pornit computerul, a verificat corespondența
• 9:00-9:30 - am mers pe rețeaua de socializare
• 9:30 - 10:00 - intocmirea documentelor de lucru
• etc.

Intrările pot fi completate cu comentarii și parametri suplimentari. Există mai multe moduri de a ține evidența:

• Pe hârtie - într-un caiet, caiet, caiet
• Utilizarea unui gadget - telefon mobil, carte electronică, tabletă
• Folosind un înregistrator de voce
• Utilizarea unui software special pe un computer
• Online - Aplicații speciale pentru Internet
• Diagrama Gantt (vezi mai jos)

Pe baza datelor obținute prin cronometrare, puteți identifica caracteristici importante în distribuția timpului dvs. și le puteți corecta. Citiți mai multe despre sincronizare.

Diagrama Gantt

Diagrama Gantt este o metodă de diagramă cu bare dezvoltată de specialistul american în management Henry Gant. Este folosit pentru a ilustra planuri și programe pentru diverse proiecte. Diagrama constă din bare care sunt orientate de-a lungul axei timpului și fiecare dintre ele afișează o sarcină separată care face parte din proiect. Axa verticală este o listă de sarcini. În plus, pe diagramă pot fi marcați diverși indicatori - procente, indicatori, marcaje temporale etc.

Folosind diagrama Gantt, puteți urmări vizual progresul proiectului și eficacitatea acțiunilor efectuate. Dar, în orice caz, această metodă va trebui completată de altele, pentru că. diagrama nu este sincronizată cu datele, nu afișează resursele cheltuite și natura acțiunilor efectuate. Este cel mai bine folosit pentru proiecte mici. Graficul în sine este adesea inclus în diverse aplicații de management de proiect ca supliment.

Tehnologie SMART

Tehnica SMART de stabilire a obiectivelor este recunoscută drept una dintre cele mai bune din lume. Își are originile în NLP și am discutat-o ​​în detaliu într-una dintre lecțiile noastre. Aici oferim doar o scurtă descriere a acestei tehnici.

Cuvântul „SMART” în sine este o abreviere formată din primele litere a cinci cuvinte care definesc criteriile pentru obiective. Să le luăm în considerare puțin mai detaliat.

• Specific - scopul trebuie să fie specific, adică. atunci când îl configurați, trebuie neapărat să vă imaginați clar rezultatul pe care doriți să-l obțineți. De exemplu, „Vreau să devin specialist în antropologie”.
• Măsurabil - scopul trebuie să fie măsurabil, adică trebuie să reprezentați rezultatul dorit în termeni cantitativi. De exemplu, „până în 2015 vreau să câștig 50 de mii de ruble pe lună”.
• Atins - scopul trebuie să fie realizabil, adică trebuie sa tii cont de caracteristicile personalitatii tale: abilitati, predispozitie, talent etc. De exemplu, dacă aveți probleme cu matematica și nu înțelegeți absolut această știință, este mai bine să nu vă stabiliți obiectivul de a deveni un matematician remarcabil.
• Relevant - scopul ar trebui să fie legat de celelalte sarcini ale tale. De exemplu, realizarea unui obiectiv pe termen mediu ar trebui să includă implicit realizarea mai multor obiective pe termen scurt.
• Limitat în timp - scopul trebuie definit în timp și să aibă un interval de timp clar stabilit. De exemplu, „Vreau să slăbesc de la 95 la 80 kg în șase luni într-o lună”.

Împreună, acest lucru vă va permite să determinați acțiunile necesare pentru a obține rezultatul dorit, să țineți cont de numărul maxim de factori și să vă urmăriți în mod constant progresul. Citiți mai multe despre tehnica SMART scrisă.

Lista de scopuri și obiective

Cea mai simplă metodă prin care poți planifica timpul și treburile. Aceasta este doar o listă de lucruri de făcut. Astfel de liste sunt foarte convenabile prin faptul că nu necesită resurse suplimentare, cum ar fi un PC, aplicații mobile sau utilizarea de scheme complexe, dar vă permit și să afișați vizual tot ce aveți nevoie pentru a face și să controlați acest proces.

A face o listă de obiective și sarcini este foarte simplă: poți pur și simplu să notezi pe o bucată de hârtie tot ceea ce trebuie să faci și când și, la finalizare, pur și simplu tăiați elementele finalizate. Și o puteți complica puțin: faceți un tabel în care vor fi coloane: „sarcină”, „prioritate”, „data scadentă”, „marca de finalizare”.

Toate aceste tehnici pot fi utilizate individual sau în combinație. Încercați toate opțiunile - cu siguranță, după un timp, veți selecta cele mai convenabile și potrivite pentru dvs. și poate chiar să vă faceți unele pe baza lor.

Pentru a vă fi mai ușor atunci când vă planificați treburile și timpul, în încheierea lecției, am dori să vă prezentăm atenției câteva principii foarte eficiente pe care le puteți folosi în viața de zi cu zi.

Principii de planificare

• Încearcă toate tehnicile de planificare discutate și alege-o pe cea mai potrivită pentru tine. Utilizați-l zilnic și în toate cazurile.
• Nu încercați să vă amintiți totul - păstrați notele. După cum se spune: „Cel mai plictisitor creion este mai bun decât cea mai ascuțită amintire”.
• Dacă aveți multe lucruri de făcut, nu încercați să aveți timp să faceți totul. Faceți-vă timp pentru a identifica cele mai importante și prioritare și continuați să le implementați. Termină cu restul mai târziu.
• La sfârșitul unei săptămâni, faceți un plan de acțiune pentru următoarea. Faceți același lucru la sfârșitul fiecărei zile.
• Obișnuiește-te să porți cu tine un caiet și un pix sau un reportofon pentru a înregistra gândurile interesante care îți vin.
• Începeți un „jurnal de succes” în care vă veți înregistra toate succesele, oricât de mici, în fiecare zi. Acest lucru vă va menține motivat în mod constant și vă va aminti că sunteți pe drumul cel bun.
• Învață să spui nu. Această abilitate vă va scuti de la pierderea timpului, de a lupta pentru obiective inutile și de a comunica cu oameni inutile.
• Gândește-te întotdeauna înainte de a face ceva. Cântărește toate argumentele pro și contra. Încercați să nu faceți acțiuni și acțiuni pripite.
• Ori de câte ori sunteți în proces de ceva, amintiți-vă de voi înșivă, fiți conștienți de ceea ce faceți în momentul prezent. Dacă simțiți că nu mergeți mai departe, renunțați la această activitate.
• Aruncă o privire critică asupra ta: identifică-ți obiceiurile proaste, consumatoare de timp, lucruri pe care îți place să le faci, dar care nu te mișcă către obiectiv. Apoi treptat și unul câte unul înlocuiți aceste obiceiuri și fapte cu altele noi - eficiente.
• Stabilește-ți principalele priorități în viață și trăiește în conformitate cu acestea. Deci, puteți fi întotdeauna concentrat pe lucrul principal și nu veți pierde timpul.
• Nu efectuați acțiuni inutile, nu faceți treaba altora. Trebuie să mergi mai departe pe cont propriu, dar nu te lași să fii folosit ca instrument pentru a atinge obiectivele altora dacă tu însuți nu te bucuri de asta.
• Alocați în mod regulat și sistematic timp pentru auto-îmbunătățire: citirea cărților, vizionarea videoclipurilor educaționale și motivaționale, exersarea abilităților dvs. etc.
• Nu te opri aici - după ce ai atins un obiectiv, stabilește-ți altul, mai serios. Așa că poți fi mereu în formă, vei avea un stimulent și o motivație.

Aplicarea tuturor recomandărilor de mai sus vă va permite să aveți succes în orice domeniu și să vă atingeți obiectivele în cel mai scurt timp posibil. Cel mai important lucru este munca constantă asupra sinelui și aplicarea în practică a abilităților dobândite. Pentru ca tot ceea ce ați învățat din această lecție să înceapă să dea roade, trebuie să începeți să vă planificați activitățile viitoare de astăzi. Începeți cu orice fel, exersați, perfecționați o nouă abilitate și transformați-o într-un obicei. Desigur, este imposibil să planificăm totul în viața noastră, dar multe sunt posibile.

Puteți găsi materiale suplimentare interesante legate de planificare și eficiență pe resursa noastră 4brain:

Testează-ți cunoștințele

Dacă doriți să vă testați cunoștințele pe tema acestei lecții, puteți susține un scurt test format din mai multe întrebări. Doar 1 opțiune poate fi corectă pentru fiecare întrebare. După ce selectați una dintre opțiuni, sistemul trece automat la următoarea întrebare. Punctele pe care le primești sunt afectate de corectitudinea răspunsurilor tale și de timpul petrecut pentru trecere. Vă rugăm să rețineți că întrebările sunt diferite de fiecare dată, iar opțiunile sunt amestecate.

INTRODUCERE

Orele de lucru ale majorității managerilor moderni sunt împachetate la limită, ziua de lucru nu este standardizată și, totuși, de multe ori nu este posibilă îndeplinirea tuturor sarcinilor planificate până la termenul stabilit. În același timp, există un sentiment din ce în ce mai mare de neputință în fața unei avalanșe de probleme care necesită urgent intervenția ta și un sentiment că lipsa timpului, precum lipsa aerului, duce la faptul că problemele pur și simplu zdrobesc o persoană. Toate acestea conduc la o stare de stres, care agravează și mai mult situația.

Această situație în societatea modernă este larg răspândită și nu numai în rândul liderilor. Cu siguranță, fiecare persoană își poate aminti multe cazuri în care într-o singură zi a trebuit să rezolve o mulțime de probleme, să viziteze multe locuri, în timp ce nu a putut decide în ce ordine ar fi cel mai bine să facă toate acestea și să-și dea seama că era imposibil să se facă imediat. și rezolvă rapid problema distribuției timpului, că din această cauză nu poți avea timp sau să ratezi ceva important, este foarte deprimant, te face nervos, îți strică starea de spirit, ceea ce în cele din urmă îți afectează negativ bunăstarea, performanța și reduce probabilitatea ca tot ceea ce este planificat pentru ziua respectiva se va realiza .

Într-o astfel de situație, singura soluție nu poate fi decât utilizarea unor tehnici și metode speciale care poartă denumirea generală de management al timpului. Cuvântul „time management” în sine este tradus din engleză ca „time management”, dar trebuie remarcat faptul că este imposibil să gestionezi timpul. Într-adevăr, fiecare persoană are o perioadă de timp strict definită și pentru toți oamenii este același. Este imposibil să-i influențezi cumva cantitatea sau viteza curgerii sale. „Managementul timpului” este doar un nume tare pentru ceea ce, în esență, este managementul de sine, a unei organizații, a oamenilor pentru a accelera soluționarea problemelor, implementarea evenimentelor, efectuarea muncii, acțiuni. Aceasta este gestionarea celei mai raționale utilizări a timpului.

TIMPUL DE LUCRU SI PLANIFICAREA SA

Ritmul biologic al muncii managerului

Capacitatea de lucru a unei persoane în timpul zilei se modifică de obicei în funcție de o curbă în formă de M determinată fiziologic, pe care există două vârfuri de activitate clar definite. Aceste vârfuri corespund performanțelor de vârf între orele 10:00 și 12:00 și 16:00 și 18:00. Performanța minimă, de regulă, cade pe 14 ore, iar după 18 ore are loc o scădere a activității afacerii.

Dar acestea sunt tendințe generale care se observă în majoritate, totuși, fiecare persoană este individuală și are propria sa curbă M.

În plus, se știe de multă vreme că aproape toți oamenii pot fi clasificați fie ca „laci”, fie „bufnițe”. „Larks” se trezesc dimineața devreme, în prima jumătate a zilei se simt vesele și energice. Eficiența lor în acest interval de timp este mare, dar seara cade, apoi se instalează somnolența și se culcă devreme. „Dimineața este mai înțeleaptă decât seara” este motto-ul lor principal.

„Bufnițele” adorm, de regulă, destul de târziu și se trezesc, desigur, târziu. Se trezesc greu, pentru că somnul profund vine dimineața. Eficiența „bufnițelor” crește treptat în perioada de la prânz până seara.

Oamenii de știință disting, de asemenea, un al treilea tip de oameni - aceștia sunt aritmici, a căror performanță este aproape aceeași pe tot parcursul zilei. Acest tip include în principal persoane angajate în muncă fizică.

Ritmul individual poate diferi semnificativ de la începutul și sfârșitul zilei de lucru, pauza de masă stabilită la serviciu sau în companie. Prin urmare, este necesar să dezvoltați un program pentru studiul bioritmurilor personale, care să vă permită să aflați cum se schimbă capacitatea de muncă, productivitatea, atenția în timpul zilei, pe zile pe săptămână și pe luni. Cel mai simplu mod este să includeți aceste măsurători în planul dvs. de timp zilnic. Cum să efectuăm sincronizarea, vom lua în considerare mai târziu. După efectuarea măsurătorilor săptămânale, construiți-vă curba M. Comparați rezultatele individuale cu dependența care se observă la majoritatea oamenilor.

Rezultatele obținute sunt foarte importante, deoarece acum este posibil să se adapteze la modul de funcționare al producției sau al firmei. Unii manageri au adaptat sau adaptează munca subordonaților la ritmul lor biologic.

Uniformitate de încărcare la oră. Cunoscând legile generale ale mișcării în natură, inclusiv implementarea sarcinilor planificate, este recomandabil să lucrați uniform. Aici este potrivit să facem o analogie cu mișcarea unei mașini. Eforturile, creative sau fizice, vor fi cele mai eficiente dacă lucrați în timpul zilei fără „accelerare” și „frânare”. Prin urmare, o recomandare practică este să încărcați orele cât mai uniform posibil.

„Consolidarea” orarului. Atunci când se formulează un plan de lucru, atunci, poate, dar cel mai probabil cu siguranță, rămâne o parte din cazuri care nu se va încadra în program. În aceste cazuri, se recomandă „compactarea” orarului.

Se recomandă să luați în considerare opțiunile pentru combinarea a două sau mai multe cazuri. De exemplu, în timp ce faci curățenie, pune lucrurile în ordine etc., ascultă un curs de limbă străină. Cu toate acestea, dacă faci mai multe lucruri în același timp în fiecare zi, atunci mai devreme sau mai târziu se va instala oboseala psihologică. Prin urmare, se recomandă să nu abuzați de această tehnică.

Atunci când faceți un program pentru ziua următoare, este indicat să țineți cont de experiența acumulată a multor oameni de afaceri, manageri și manageri de mijloc. De exemplu, nu puteți programa mai mult de 3-4 întâlniri, puteți avea maximum 10-15 convorbiri telefonice, sau 1-2 întâlniri, sau conversații cu cel mult patru subordonați (de la 10 la 45 de minute pentru fiecare conversație).

De gestionare a timpului

Managementul timpului ca sistem de management al timpului include o serie de elemente care, atunci când sunt utilizate împreună, asigură o reducere semnificativă a timpului necesar pentru realizarea diferitelor procese de producție. Aceste elemente includ analiza utilizării timpului de lucru, stabilirea obiectivelor pe care managerul dorește să le atingă în cursul utilizării managementului timpului, planificarea orelor de lucru, dezvoltarea diferitelor metode de combatere a cauzelor utilizării iraționale a resurselor de timp. Cu toate acestea, în ciuda unui astfel de sistem destul de armonios de gestionare a timpului, acesta nu trebuie luat ca o axiomă, deoarece fiecare persoană este singura care poate rezolva problema utilizării raționale a timpului pentru el în cel mai bun mod posibil și, prin urmare, cel mai eficient. este managementul personal al timpului, care în fiecare caz individual. Totuși, în cazul general, pot fi aplicate elementele de mai sus ale managementului timpului.

Analiza este un proces care vă permite să identificați utilizarea irațională a timpului de lucru, cauzele acestuia și, de asemenea, să izolați de toate cauzele principale care au cel mai mult efect negativ asupra utilizării timpului.

Stabilirea obiectivelor este o etapă necesară în managementul timpului, în timpul căreia este necesar să se răspundă la întrebarea de ce este necesar managementul timpului pentru o anumită persoană sau o anumită întreprindere. Setarea obiectivelor vă ajută să navigați în continuare ce metode de gestionare a timpului ar trebui și nu ar trebui utilizate.

Planificarea este un proces în care se întocmește o listă de sarcini care trebuie finalizate într-o anumită perioadă de timp. Planificarea timpului de lucru are unele caracteristici specifice.

Dezvoltarea metodelor de tratare a cauzelor pierderii de timp presupune că în timpul analizei preliminare au fost identificate aceste cauze și este necesară eliminarea lor. Pentru cauzele tipice, există diferite moduri tipice de a le trata, cu toate acestea, trebuie amintit că fiecare caz specific este individual și sunt necesare abordări individuale ale fiecărei cauze în fiecare caz.

Managementul timpului este o structură holistică și ar trebui aplicată fără a exclude niciunul dintre elementele sale. Utilizarea managementului timpului presupune că o persoană va fi creativă în utilizarea sa.

Motive pentru lipsa timpului

Există mulți factori diferiți care pot duce la pierderea timpului. Unii dintre acești factori sunt rezultatul acțiunilor analfabete ale managerului, unii apar independent de el, iar unii sunt direct legați de personalitatea managerului, dar managerul are capacitatea de a influența pe majoritatea acestora sau cel puțin de a reduce pierderea de timp din cauza impactul acestor factori. Să luăm în considerare aceste grupuri de factori.

1. Motivele care sunt rezultatul acțiunilor analfabete ale liderului. Acestea includ:

1) Lucru neprogramat. Este rezultatul stilului de viață al liderului însuși, ci și al stilului de viață general al organizației. Munca neprogramată duce la întreruperi constante pentru diferite tipuri de „clarificări”, explicații necesare pentru activitatea ulterioară a diferitelor departamente, divizii și angajați individuali. În același timp, nu doar cei care solicită informații sunt distrași, ci și cei la care apelează pentru informații.

2) Schimbul de informații prost organizat în organizație. Atunci când transmite informații, orice persoană este întotdeauna sigură că destinatarul acesteia este pe deplin conștient și înțelege semnificația acesteia, dar nu este întotdeauna cazul. Fiecare are propriile limite de percepție, care pot distorsiona informațiile primite. Nu toți managerii moderni au rezolvat această problemă pentru ei înșiși și pentru angajații lor și au introdus un sistem unificat de primire și transmitere a informațiilor în firmele lor. În multe organizații, schimbul de informații între departamente are loc sub forma unui telefon spart, adesea în procesul de comunicare informală. Un alt exemplu al lipsei standardelor de transfer de informații este lipsa unui standard unic pentru a explica clientului locația organizației prin telefon - „fiecare explică cum poate”.

3) Lipsa unei repartizări clare a muncii în funcție de gradul lor de importanță. Acest lucru duce adesea la faptul că liderul face mai întâi lucruri care într-adevăr nu contează prea mult. În același timp, ei petrec mult timp necesar pentru a rezolva probleme cu adevărat importante.

4) Efectuarea sarcinilor care ar putea fi bine îndeplinite de subordonați. Cel mai adesea, managerul îndeplinește astfel de sarcini dacă nu are încredere în subalternii săi, crezând că aceștia vor putea îndeplini această sarcină la fel de bine ca el însuși, adică vorbim despre o lipsă de încredere în calificările corespunzătoare ale organizației. angajati. Un exemplu este primirea clienților de către manager, și nu împuternicirea oricărui angajat cu autoritatea de a lucra cu clienții, analiza personală a corespondenței și nu atribuirea secretarului de sortare a corespondenței primite.

5) Motivație slabă a muncii. Motivația slabă a muncii duce la o productivitate scăzută a muncii, într-o măsură mai mare aceasta nu privește șeful organizației, ci subordonații acestuia, totuși, această problemă poate apărea la întreprindere și productivitatea scăzută a muncii va duce la lipsa de timp.

2. Motive care nu depind de lider. Luați în considerare acești factori:

1) Lucrați cu corespondență. Studiile arată că un manager își petrece 20-30% din timp analizând corespondența, examinând până la 100 de documente pe zi, dintre care doar 30 sunt cu adevărat necesare. Se estimează că în corespondența de afaceri cantitatea de informații inutile ajunge la 15-20%, iar prin toate canalele din surse interne de informații vine cu 30%, iar din surse externe - cu 40%.

2) Un flux mare de cazuri de rutină, adesea urgente, lucrări la care necesită mult timp. Exemplele includ astfel de cazuri precum proiectarea spațiilor în care se efectuează reparații, alegerea mobilierului, necesitatea de a verifica personal diferiți parametri ai activităților organizației, adesea acest lucru se datorează incompetenței subordonaților sau lipsei lor de a-și asuma responsabilitatea atunci când ei înșiși apelează la manager cu „cereri de ajutor”.

3) „Hoții de timp”. „Hoții de timp” sunt cazuri neprevăzute, majoritatea necesită o soluție urgentă și nu pot fi delegate subordonaților. Toate acestea necesită mult timp și distrage atenția de la lucrurile cu adevărat importante. Există multe tipuri diferite de „hoți de timp”:

a) apeluri telefonice

b) persoane care ne vizitează;

c) probleme cu echipamentele informatice;

d) modificarea ordinii de muncă impusă de colegi;

e) lipsa planificării organizatorice;

e) incapacitatea de a asculta alte persoane;

g) structură organizatorică nesatisfăcătoare;

h) corectarea erorilor care ar fi putut fi evitate;

i) indecizie în afaceri;

j) întâlniri prost organizate și coordonate;

k) distragerea atenţiei la locul de muncă;

l) birocrație excesivă de birou;

m) discuții inutile despre munca proprie și munca altora;

3. Motive legate direct de personalitatea liderului. Luați în considerare acești factori:

1) Grabă constantă. Într-o stare de grabă constantă, liderul nu are timp să se concentreze asupra sarcinii pe care o îndeplinește în acest moment. El urmează calea care mi-a venit prima oară în minte, în loc să se gândească la alte modalități, poate mai raționale, de a rezolva această problemă.

2) Îmbunătățiri constante la domiciliu. Îmbunătățirile constante la domiciliu dau naștere unui cerc vicios, atunci când o persoană nu are timp să își finalizeze afacerea și să rezolve toate problemele în timpul programului de lucru, ca urmare, este forțată să le rezolve acasă în detrimentul timpului său liber, odihna si viata personala. O persoană nu are posibilitatea de a trăi pe deplin, de a se relaxa și, ca urmare, capacitatea sa de lucru scade, ceea ce duce la defecte și din nou la nevoia de a se rafina acasă. Acest cerc vicios este rezultatul unui timp de lucru organizat necorespunzător și poate fi foarte dificil să îl rupi.

3) Mofturi. Fussiness este rezultatul unei slabe organizări a zilei de lucru, depinde și de impulsivitatea și caracteristicile persoanei. Este greu pentru o persoană agitată să aleagă pe care să-l asume, deseori „se grăbește” între două cazuri la fel de urgente și la fel de lungi în decizie, nu poate alege pe care să o asume și, din această cauză, timpul este pierdut.

Planificarea timpului

Principala metodă care ajută la utilizarea eficientă a timpului de lucru este planificarea timpului. Planificarea este structurarea timpului pentru o utilizare cât mai economică a acestuia în atingerea oricăror scopuri și obiective cu care se confruntă șeful sau organizația. Planificarea poate fi pe termen lung, mediu și scurt.

Principalul avantaj obținut prin programarea muncii este că programarea aduce un câștig în timp. Experiența arată că creșterea timpului petrecut pentru planificare duce în cele din urmă la economii de timp total.

Evident, timpul petrecut pentru planificare nu poate crește la infinit, există un optim, după care o creștere suplimentară a timpului de planificare devine ineficientă. Nu ar trebui să cheltuiți mai mult de 1% din timpul total de planificare pentru planificare.

Planificarea se realizează întotdeauna pe baza obiectivelor. Baza oricărei planificări este un obiectiv pe termen lung sau obiective pe termen lung. Pe baza obiectivelor pe termen lung, se stabilesc obiective pe termen mediu și scurt. Acest lucru se întâmplă astfel: pe baza scopului vieții sau misiunii organizației, se disting o serie de sub-obiective, a căror realizare ar trebui să contribuie la atingerea scopului principal al vieții. Acestea sunt obiective pe termen lung. Fiecare dintre aceste obiective identifică o serie de sub-obiective, de preferință temporară (care ar trebui implementate în următorii ani), a căror realizare ar trebui să contribuie la atingerea obiectivelor pe termen lung. În același mod, pe baza obiectivelor pentru an, sunt alocate obiectivele pentru lună, deceniu, zi. În continuare, se efectuează o analiză a punctelor forte și a punctelor slabe ale persoanei sau organizației care pot fi relevante pentru atingerea obiectivelor. Acest lucru se face pentru a încuraja punctele forte și pentru a lucra la punctele slabe. Această analiză servește drept bază pentru planificarea pe termen mediu și scurt.

Procesul de planificare în sine constă în faptul că rezultatele sunt formulate și sunt stabilite termenele de realizare a acestora. Rezultatele trebuie să corespundă obiectivelor. În acest caz, este de dorit să urmați câteva reguli de planificare.

1. Planificarea trebuie făcută în scris. Pentru ca planul să nu fie doar o listă de sarcini care trebuie finalizate într-o zi, merită să îl facem și un instrument motivant - concentrându-l pe rezultat. Acesta este unul dintre cei mai puternici motivatori.

2. Ar trebui luate în considerare rezultatele analizei anterioare a utilizării timpului de lucru. În procesul acestei analize sunt relevate greșelile inerente acestui manager în planificarea timpului său de lucru și modalitățile de neutralizare a consecințelor acestor greșeli.

3. Nu ar trebui să vă planificați întreaga zi de lucru. Se crede că nu ar trebui să vă planificați mai mult de 60% din timp și să lăsați 40% neplanificat: 20% timp neprevăzut și 20% timp spontan.

4. Este necesar să se stabilească termene clare pentru implementarea cazurilor și soluționarea problemelor care să nu permită terminarea nefinalizatului și rezolvarea nefinalizatului la un moment neplanificat. Dacă aceste cazuri și probleme urmau să fie rezolvate la ora programată. Practica arată că pentru orice afacere se petrece exact atât timp cât este disponibil, prin urmare, ar trebui stabilite intervale de timp clare care să permită finalizarea necesarului și, în același timp, să nu depășească timpul necesar pentru finalizare.

5. Pentru a rezolva problema realocării cazurilor, cazurile ar trebui împărțite în funcție de gradul lor de urgență și importanță. În același timp, sarcinile cele mai urgente și importante ar trebui să fie abordate de către manager imediat. Importante, dar nu urgente, pot fi amânate, în timp ce celelalte 2 categorii de cazuri (nu importante, dar urgente și neimportante și neurgente) ar trebui transferate subordonaților pentru decizie. Sarcinile neurgente ar trebui să fie clasificate în funcție de timpul necesar pentru fiecare dintre ele, iar când apare timpul liber, puteți începe să scurtați această listă - pentru aceasta este indicat să o aveți mereu la îndemână.

6. Planurile ar trebui revizuite în mod regulat, deoarece având în vedere mediul în continuă schimbare, se poate dovedi că unele planuri ale conducerii și managerului organizației nu vor mai corespunde obiectivelor organizației și, în consecință, vor trebui ajustate.

7. Planurile trebuie să fie realiste și coordonate, și coordonate nu numai între ele, ci și cu planurile colegilor, subordonaților, nivelurilor superioare de conducere.

CONCLUZIE

În această lucrare a fost studiată una dintre problemele urgente ale managerilor moderni: planificarea și utilizarea eficientă a timpului de lucru.

În era informației, devine din ce în ce mai dificil să ții pasul cu totul, iar acest lucru este foarte important pentru orice lider. Astăzi, prețul timpului devine mai valoros decât banii. A conduce o organizație sau un mic departament, sau doar a munci, a îndeplini instrucțiunile și, în același timp, a dedica pe deplin timp familiei și odihnei este sarcina oricărui manager.

Așa că vreau să fac totul: să fac treaba, să dorm și să discut cu familia și prietenii. Când suntem grăbiți, agitați, timpul zboară neobservat, așa că este necesar să îl planificam și să îl folosim corect. La urma urmei, timpul este o resursă ireversibilă a vieții noastre. Dar, din păcate, mulți, realizând că nu este suficient timp, nu vor să schimbe nimic.

La un moment dat, Nietzsche spunea că „o persoană care nu poate petrece personal mai mult de 16 ore pe zi cu sine ar trebui numită sclav”.

Timpul este o resursă specifică care este ireversibilă. Dispare, astfel încât utilizarea sa eficientă este relevantă, mai ales în ritmul de viață de astăzi.

Această problemă are o mare importanță practică, atât pentru lideri, cât și pentru orice persoană.

BIBLIOGRAFIE

1. Arkhangelsky G. Organizarea timpului: de la eficiența personală la dezvoltarea companiei. – M.: AiST-M, 2003. – 455 p.

2. Vesnin V. R. Fundamentele managementului. - M.: „Elite-2000”, 2001. - 472 p.

3. Vikhansky O. S., Naumov A. I. Management. - M.: Gardariki, 2003. 528 p.

4. Gamidullaev B.N. Economisirea timpului și a indicatorilor de evaluare a acestuia în procesele de management al întreprinderii. - Penza, 2000. - 253 p.

5. Gercikova I. N. Management. - M .: UNITI, Bănci și burse, 1994. 480 s.

6. Zavelsky M.G. Economia și sociologia muncii. – M.: Logos, 2001. – 208 p.

7. Richard L. Daft. management. - Sankt Petersburg: Peter, 2001. - 832 p.

8. Travin V.V., Dyatlov V.A. Managementul personalului întreprinderii: Studiu.-pract. indemnizatie. - M.: Delo, 2002. - 272 p.

Dacă nu știi despre ce să vorbești la o primă întâlnire cu un bărbat, nu te panica. Nu este nimic surprinzător în faptul că oamenii, care trăiesc emoții la o întâlnire, sunt pierduți și se simt inconfortabil din cauza pauzelor care apar.

32 de idei despre ce să faci în vacanță acasă, cum să ții un copil ocupat

La întrebarea „Ce să faci în vacanță?” copiii vor răspunde: „Odihnește-te!” Dar, din păcate, pentru 8 din 10 băieți, restul este internetul și rețelele sociale. Și există atât de multe alte lucruri interesante de făcut!

Un adolescent și o companie proastă - ce să faci pentru părinți, 20 de sfaturi

În companie proastă, adolescenții îi caută pe cei care îi vor respecta și îi vor considera cool, cool. Așa că explicați sensul cuvântului „cool”. Spune-le că, pentru a stârni admirația, nu trebuie să fumezi și să înjuri, ci să înveți cum să faci ceva ce nu poate face toată lumea și care va provoca efectul „wow!” la semeni.

Ce este bârfa - motive, tipuri și cum să nu fii bârfă

Bârfa este o discuție a unei persoane la spatele lui, nu într-un mod pozitiv, ci negativ, transmiterea unor informații inexacte sau fictive despre el care îi discreditează bunul nume și conține reproș, acuzație, condamnare. Ești bârfă?

Ce este aroganța - acestea sunt complexe. Semne și cauze ale aroganței

Ce este aroganța? Aceasta este dorința de a-și ascunde complexele și stima de sine scăzută, purtând o mască a unui câștigător. Asemenea oameni cu un EGO bolnav ar trebui să li se facă milă și să le ureze „însănătoșire” grabnică!

15 reguli pentru alegerea vitaminelor - care sunt mai bune pentru femei

Alege vitaminele potrivite! Nu vă lăsați păcăliți de ambalajele colorate, capsulele parfumate și strălucitoare. La urma urmei, este doar marketing, coloranți și arome. Iar calitatea presupune un minim de „chimie”.

Simptome de beriberi - semne generale și specifice

Simptomele (semnele) beriberiului sunt generale și specifice. Prin semne specifice, puteți determina care vitamină lipsește în organism.

17 sfaturi pentru a elimina stresul și tensiunea nervoasă fără alcool

Este puțin probabil ca în vremurile noastre de agitație și ritm rapid de viață să poți întâlni o persoană care nu ar avea nevoie de sfaturi despre cum să elibereze stresul și tensiunea nervoasă. Motivul pentru aceasta este incapacitatea de a se raporta corect la necazurile vieții și situațiile stresante.

Cine dintre noi nu s-a întrebat care este cea mai mare valoare? Destul de des opiniile diferă în această problemă. Unii cred că informația, alții - timpul. În ciuda faptului că societatea modernă are suficiente oportunități pentru a economisi timp, din anumite motive nu există suficient timp. Și imediat vin în minte gânduri: „De ce progresul tehnologic joacă o glumă crudă?”, „Cum să ai timp să faci totul și chiar bine?”, „Cum să-ți distribui și să-ți planifici ziua pentru a te descărca măcar parțial? ”. Totul este foarte simplu. Trebuie doar să înveți cum să planifici timpul corect.

Reguli de urmat dacă vrei să ai succes

Pentru a face totul și a avea timp să vă odihniți, ar trebui să:

• elaborarea unui plan specific;
• prioritizează tratarea problemelor mici de importanță, fără a le lăsa pentru mai târziu;
• nu pierde timpul de lucru cu lucruri inutile;
• analiza zilnic sarcinile finalizate;
• prioritizează în mod corespunzător în funcție de importanță;
• a păstra ordinea;
• dezvolta vointa de a urma noi obiceiuri.

Cum să înveți să-ți planifici ziua: etapele de planificare a timpului capului

Se pare că este corect să aloce timpul de lucru, să determine succesiunea muncii zilnice nu este dificil, cu toate acestea, nu toată lumea o poate face. Dacă îți vin în minte gânduri despre cum să faci lucruri importante în timp util și să nu obosești, este important să înveți cum să planifici și să aloci corect timpul. Un rol important îl joacă aici un plan corect întocmit al rutinei zilnice.

Nu uitați de un factor atât de important precum timpul limitat. Timpul nu poate fi oprit, schimbat, returnat, ceea ce înseamnă că același lucru este valabil și pentru muncă, treburi și viața noastră în general.

Există următoarele etape de planificare a timpului de lucru:

• dezvoltarea disciplinei (a învăța să-ți controlezi ziua este o sarcină importantă pentru un lider de succes);
• determinarea gradului de importanță a cazurilor (se permite planificarea a cel mult 3 cazuri urgente pe zi);
• repartizarea rațională a cazurilor în importante, urgente, ușoare, simple, nesemnificative;
• întocmirea unui plan etapizat pentru implementarea lucrărilor;
• a scăpa de lucruri simple, mici, ușoare, care durează mai puțin de 10 minute (descărcare zilele următoare);
• refuzul managerului de la activități care „fură” timp (vizionarea emisiunilor TV, multe ore de comunicare pe rețelele de socializare, întâlniri cu prietenii);
• definirea fiecărui lucru din casă și la locul său de muncă;
• a scăpa de gunoiul de la serviciu (10 minute pe zi sunt suficiente pentru a sorta documentele și a arunca cele inutile);
• alegerea hobby-urilor pentru petrecerea timpului liber.

Pentru a nu pierde prietenii și a economisi timp corect, trebuie să respectați regula: vizitați paginile de pe rețelele de socializare de 2 ori pe săptămână, rezervați weekend-urile pentru întâlnirea cu prietenii, planificați în avans întâlnirile personale, reduceți timpul convorbirilor telefonice „goale” la 15 minute pe zi.

Cum să faci un plan de lucru

O planificare fructuoasă este posibilă dacă respectați următoarea secvență în munca dvs.:

1. Determinați scopurile și obiectivele pe baza cărora să dezvolte un plan de lucru. Poate fi pe termen scurt (pentru o săptămână) sau pe termen lung (pentru o lună, un trimestru, un an).

Atenție: Un lider de succes nu trebuie să se abată cu un singur pas de la plan. Puteți face ajustări la acesta, de exemplu, schimbați lucruri, zilele întâlnirilor importante, planificați evenimente pentru altă dată, dar nu le puteți schimba radical în niciun caz.

1. Atribuiți sarcini și stabiliți termene limită pentru finalizarea acestora. Este important să înveți în primul rând să faci lucruri care au un interval de timp limitat și cele care necesită mult efort. Apoi puteți planifica sarcini și lucrări pe termen mediu care necesită implementarea funcțiilor standard. Ultimul lucru de făcut este munca mai puțin importantă.

1. Marcarea obligatorie a problemelor urgente apărute în ajunul execuției în jurnal sau calendar (permite managerului să aibă timp să facă totul la timp, fără a rata puncte importante).

1. Analiza tuturor cazurilor, reducerea listei sarcinilor (pe cât posibil).

Pentru a vă descărca ziua, este important:

1. Urmați restricția de executare a cazurilor: nu mai mult de 3 urgente, nu mai mult de 10 în total pe zi.
2. În planificare, respectați finalizarea sarcinilor complexe la un moment mai favorabil, de preferință dimineața, cele ușoare - la sfârșitul turei de lucru.
3. Nu efectuați următoarea lucrare fără a finaliza cea anterioară (este important să planificați sarcinile în etape, după finalizarea celor convenite anterior).
4. Nu lăsați afaceri neterminate, nu le transferați în următoarea zi lucrătoare.
5. Dacă încă mai sunt sarcini restante, se recomandă să faceți o notă despre ele în calendarul cazurilor importante, unde ar trebui notate în mod special. În cazul în care aceeași sarcină „trăiește” stabil în jurnal timp de câteva zile la rând, merită să vă gândiți cum să o refuzați sau pur și simplu să o transferați unei alte persoane care o execută.

Secretele planificării raționale

Planificarea corectă a zilei va permite:

• evaluarea planului de lucru, ajustarea sarcinilor, întocmirea unei rutine zilnice;
• control asupra executării cazurilor, eliminarea executării simultane a mai multor sarcini (în caz contrar există riscul performanței scăzute în muncă);
• finalizarea dosarelor începute;
• eliminarea obstacolelor care împiedică managerul să îndeplinească sarcinile atribuite, distrage atenția, afectează planurile;
• alternarea muncii cu odihna;
• analiza planificarii timpului;
• imbunatatirea continua a performantelor acestora.

Secretele economisirii timpului managerului

1. Este important să combinați sarcini similare, de exemplu, să combinați negocieri, să analizați corespondența, să răspundeți la e-mailuri.
2. La fel de importantă este crearea unui mediu calm. Acest lucru este necesar pentru ca nimic să nu distragă atenția de la muncă.
3. Limitarea timpului de lucru va evita rezultatele neproductive ale întâlnirilor de afaceri.
4. Capacitatea de a prioritiza este un indicator important al raționalității și coerenței afacerilor, care afectează atingerea obiectivelor.
5. Efectuarea unor sarcini excepțional de importante îi permite liderului să atingă performanțe ridicate în munca sa.
6. O parte semnificativă a timpului va ajuta la salvarea repartizării sarcinilor între angajați.
7. La fel de importantă este trecerea treptată a lucrării. Deplasarea spre obiectiv este mult mai ușoară dacă urci scările, începând cu lucruri mărunte și ajungând la înălțimi.
8. Păstrarea unui jurnal cu lucruri importante va ajuta la eliminarea suprapunerii unei sarcini pe alta, acumularea de cazuri la sfârșitul lunii.
9. Deciziile importante se iau cel mai bine dimineața. În acest fel, puteți crea un sentiment de succes pentru întreaga zi de lucru.
10. Atunci când faceți planuri, programe, este important să țineți cont de adevăratul nivel de capacitate de muncă, deoarece el este cel care afectează rezultatul final al muncii.