Матриця Ейзенхауера: швидке цілепокладання та контроль поточних справ.

Доброго дня, читачі блогу Твоє рішення!

У цій статті хочу поговорити про проблему перевантаженого списку завдань, з якою зустрічається майже кожна сучасна людина. В чому це проявляється? У тому, що ми плануємо виконати багато різних завдань протягом дня або протягом тижня, а наприкінці цього періоду розуміємо, що нічого не встигли.

Чому ж так виходить? Чому ми перевантажені та не встигаємо зробити те, що запланували?

Найчастіше це пов'язано з тим, що наше планування є нереалістичним. Ми перевантажуємо свій список завдань, із нього треба щось викреслити, але виникає питання “Як із нього щось викреслити, якщо ми в нього вписуємо лише необхідні справи?”

Спеціальні техніки визначення пріоритетів можуть допомогти нам визначити те, що має бути виконане насамперед, а що ми можемо відкласти, а що не виконувати зовсім.

Одна з найпростіших та найефективніших методик визначення пріоритетів є матриця Ейзенхауера. Ідея належить Президенту США Дуайту Ейзенхауеру. А популярність вона здобула після того, як про неї написав Стівен Кові у своїй книзі «7 навичок високоефективних людей».

Постійна зайнятість - це форма лінощів, лінивого мислення і невиборної дії.
Тім Ферріс

В основі матриці Ейзенхауера лежить , згідно з яким 20% наших зусиль дають 80% результату. Ейзенхауер удосконалив цей принцип.

Матриця Ейзенхауера являє собою квадрат, розділений двома осями, що перетинаються, на 4 сектори або квадранта.
Вертикальна вісь - "важливість", горизонтальна - "терміновість".
Таким чином, отримуємо 4 сектори:
сектор А - "терміново і важливо"
сектор В - "не терміново, але важливо"
сектор С - "терміново, але неважливо"
сектор D - "не терміново, не важливо"

Сектор А: важливо, терміново

Поєднує справи, які необхідно виконувати насамперед. Вони не терплять зволікань, виконати із завтра — буде вже пізно. Регулярна поява таких справ у нашому списку завдань є, як правило, наслідком поганого планування, неорганізованості, відкладення на потім тощо. Ідеальним плануванням є ситуація порожнього квадранту А.

Приклади справ квадранта А:

• оплата кредиту
• позаплановий візит до лікаря, коли вже дуже щось болить
• виклик сантехніка для ремонту труби, що протікає
• ремонт ноутбука

Сектор В: важливо, не терміново

Цей сектор поєднує справи, які безпосередньо впливають на вашу особисту ефективність. Головна відмінність цих справ від справ квадранта А – відсутність терміновості. Це дозволяє підійти до вирішення таких завдань більш обдумано, що дозволяє досягти більших результатів та ефективності. Із завдань сектора В повинен переважно складатися наш список справ на день. Також слід пам'ятати, що справи сектора В, якщо їм не приділяти своєчасно увагу та час, можуть перейти до сектора А.

Приклади справ квадранта:

• навчання, підвищення кваліфікації, курси та семінари, тренінги
• плановий звіт
• заняття спортом
• якісний відпочинок
• плановий візит до лікаря (диспансеризація, профілактичні огляди)

Сектор С: не важливо, терміново

Справи, які не наближають вас до мети, але робити їх потрібно. Головною помилкою при роботі з матрицею є не переплутати справи сектора А і С, інакше виникне ситуація, що ви крутитеся як білка в колесі, але виконані завдання не наближають вас до наміченої мети, а важливі завдання залишаються невирішеними.

Приклади справ сектора С:

• перевірка електронної пошти
• поточні дзвінки
• наради
• домашні рутинні справи (прибирання будинку)
• нав'язані кимось зустрічі

Сектор D: не важливо, не терміново

Сектор поєднує справи, які витрачають наш час марно, не приносять нам ніякої користі. Іншими словами, поглинули часу. Але ці завдання мають для нас велику привабливість, вони прості для виконання, дозволяють добре провести час та відпочити. Тому протистояти їм дуже важко, але робити це потрібно.

• посидіти в соцмережах
• перегляд телевізора
• балаканина з колегами

Чим може бути корисною матриця на практиці? Можливо два напрямки застосування матриці Ейзенхауера:

1. для планування
   Часто ми виконуємо все термінове, але неважливі справи, а важливі та нетермінові відкладаємо все далі і далі. Якщо ми займемося плануванням свого часу та завдань за матрицею Ейзенхауера, то зможемо приділити більше часу на важливі справи, які наблизять нас до мети, і усунемо завдання, які займають час, сили, енергію та рідко призводять до мети. Як використовувати матрицю для планування, читайте в цій статті нижче.
2. для оцінки своєї ефективності
   Матриця Ейзенхауера наочно показує, які завдання ви виконуєте. Такий аналіз можна проводити наприкінці тижня чи місяця. Регулярний аналіз завдань, виконанням яких ви були зайняті протягом певного періоду, підвищить вашу особисту ефективність.

Як це виглядає?

1. Випишіть на аркуш справи, яку ви виконали протягом дня.
2. Розподіліть зроблене по чотирьох секторах із зазначенням витраченого часу.
3. Підрахуйте, як розподілився час та кількість завдань із секторів.
4. Інтерпретація результату:
   сектор А
   Якщо сектор А розрісся, то ви не керуєте своїм життям. ви не займаєтесь стратегічним плануванням, не вмієте розподілити навантаження по співробітникам та делегувати обов'язки.
   сектор В
   Якщо сектор В найбільш заповнений справами, ви досить приділяєте час досягненням своїх цілей, вмієте концентруватися на головному.
   сектор С
   Збільшення справ сектора С показує відсутність у вас намічених цілей, планів. ви витрачаєте свій час на погані завдання.
   сектор D
   Виникає питання "За що вам платять зарплату?", Та й в особистому плані ви витрачаєте час "марно".

Основна складність застосування матриці Ейзенхауера є складність визначення важливості завдання. Часто нам здаються всі завдання важливими. як визначити, у чому справжня важливість завдання. як із усіх завдань виділити справді важливі завдання?

Тут знадобиться "метод Франкліна": важливе - це те, що відповідає головним цілям мого життя.

Основна ідея полягає в тому, що до того, як розставляти пріоритети необхідно чітко визначитися зі своїми цілями на певний період.
Після цього доповнимо матрицю Ейзенхауера, поміщаючи в її центр наші цілі. Що тепер відбувається? Тепер оцінка важливості всіх завдань на день буде здійснюватись щодо поставленої мети.

Важливість завдання відрізняє відповідь на 3 питання:

1. Що станеться, якщо я цього не зроблю сьогодні?
2. Чи може хтось це зробити замість мене?
3. Чи важливим є це завдання для досягнення поставленої мети?

Наприклад, ваша мета "погасити всі кредити та борги протягом року". Важливість кожного завдання матриці оцінюємо саме з позиції, чи допоможе вона досягти поставленої мети.

Практична реалізація. Алгоритм застосування матриці для щоденного планування

1. Визначте цілі. Подивіться, чи ваші цілі відповідають . Зі списку ваших цілей виберіть 1-3 цілі, більш пріоритетні на цей період. Саме ці цілі будуть для вас маяком, на який вам потрібно орієнтуватися при класифікації задач по секторах.
2. Складіть (день, тиждень, місяць). Професіонали в галузі тайм-менеджменту радять планувати також відпочинок.
3. Розбийте.
4. Оцінка пріоритетів. Розподілити задачі по секторах, визначаючи важливість задачі, виходячи з поставлених цілей. Розкресліть лист на 4 квадранти і заповніть матрицю завданнями. Якщо вас не надихає думка креслити щодня квадранти, можна відзначати пріоритети літерами: А, В, С та D. Позначки вносимо до вашого списку навпроти кожного завдання.
   Для пріоритетів можна використовувати три кольори світлофора: червоний (квадрант А), зелений (квадрант В) і жовтий (квадрант С).
5. Виконання поставлених завдань:

• насамперед виконуються справи важливі та термінові. З цих справ має починатися день.
• після цього переходимо до справ важливих, але не термінових. Основний наш час та увага повинні бути зосереджені на справах цього сектору
• тільки потім до решти справ.

Перш ніж приступити до виконання будь-якого завдання, спочатку поставте собі питання “Це маю зробити я?, “Може це зробити хтось інший?”.
Завдання квадранта С, як правило, рутинного характеру, що не просуває вас до поставленої мети, рекомендується делегувати або не робити зовсім.

6. Контроль за виконанням плану
На цьому етапі виконайте аналіз виконання плану. Підрахуйте в кожному квадранті матриці, яку кількість завдань виконано за день і скільки часу витрачено на їх виконання. Оцініть свою ефективність.

Чим більше часу ви приділяєте завданням квадранта, тим ефективніше ви стаєте і швидше домагаєтеся поставлених цілей.

Невиконані завдання перенесіть до списку наступного дня. Якщо ви відклали виконання завдання більше трьох разів, подумайте про те, чи варто його виконувати? Швидше за все, ви чудово обійдетесь і без неї! Викреслюйте такі справи зі списку або негайно.

Як бачите, матриця Ейзенхауера – простий робочий інструмент, який полегшує планування та допомагає поточному контролю та аналізу вашої діяльності. Залиште свій e-mail у формі наприкінці статті та скачайте шаблон щоденного планування за матрицею Ейзенхауера. Шаблон створений у двох форматах: у таблиці ексель та у вигляді шаблону нотатки для Evernote.

Щоб додати нотатку з шаблоном до свого облікового запису Evernote, потрібно натиснути правою кнопкою миші за нотаткою в акаунті Evernote і вибрати з меню «Скопіювати в блокнот». Потім вибрати свій блокнот і натиснути "Копіювати". Тепер ви можете вносити будь-які зміни до шаблону.
Якщо ви часто користуватиметеся матрицею, зробіть шаблон нотатки ярликом! Це прискорить пошук нотатки та заощадить ваш час!
Обов'язково впровадьте у свою систему управління справами пріоритети!

Як тільки ви навчитеся правильно розподіляти справи всередині матриці Ейзенхауера, у вас з'явиться чимало додаткового часу і найголовніше, ви швидше прийдете до поставленої мети.

Наповнюйте кожен свій день змістом, і це буде ТВОЄ РІШЕННЯ!

6 листопада 2016

Вітаю! Чи траплялося Вам увечері лаяти себе за те, що за день встигли зробити дуже мало? Постійно були зайняті, але по-справжньому важливі та термінові справи плавно переповзли на завтра?

Особисто я з такою проблемою стикався регулярно. Надвечір втомлювався як собака, а за фактом — гори незробленої роботи, на кухні бардак і за квартиру вчасно не заплачено.
Я страшенно сердився, але чомусь продовжував частенько витрачати час на нісенітницю, закінчуючи всі важливі завдання поспіхом і в останній момент (і, як правило, глибокої ночі).

Все це неподобство тривало досить довго. Поки що я не почав використовувати простий, зручний та наочний інструмент. На мій погляд, це один із найефективніших способів раз і назавжди прочистити мозок. І навести, нарешті, лад у справах.

Знайомтеся: матриця Ейзенхауера як інструмент розташування пріоритетів.

Матриця була вигадана тридцять четвертим президентом США Дуайтом Девідом Ейзенхауером (він обіймав президентську посаду з 1953 по 1961 рік).

Політик розробив універсальну схему, яка допомогла йому класифікувати та розсортувати купу щоденних завдань. Думаю, у президента США їх було достатньо. Одного разу Ейзенхауер зробив парадоксальний висновок:

Термінові справи рідко бувають важливими, а важливі справи – терміновими.

До речі, матрицю Ейзенхауера наполегливо рекомендує мій улюблений Стівен Кові у книзі «Головна увага – головним речам». Рекомендую завантажити та вивчити.

Суть матриці Ейзенхауера

Проблема більшості сучасних людей – невміння розставляти пріоритети під час планування. Ми вважаємо за краще спочатку займатися тим, що подобається, залишаючи неприємні, але важливі речі на потім. В результаті цейтнот, стрес і синдром.

Техніка від президента миттєво розкладає все «по поличках».

Вона виглядає як чотири квадранти з двома осями. По вертикалі матриця ділиться по терміновості ("терміново" і "не терміново"), по вертикалі - по важливості ("важливо" і "не важливо").
При цьому до термінових автор теорії відносить те, що не можна відкласти. А до «важливих» — завдання, від вирішення яких залежить повноцінне, успішне та емоційне життя. І як показує мій досвід, всі повсякденності можна зарахувати до одного з квадрантів.

Квадрант А. Важливі та термінові справи

Правильне планування залишає цей квадратик порожнім. Записані в сектор А речі – ознака неорганізованості та неправильного розміщення пріоритетів. «Важливо та терміново» — це форс-мажор, цейтнот та аврал.

Приклад справ із сектора А:

• Зубріння предмета в останню ніч перед іспитом
• Виклик сантехніка через порив у трубі
• Терміновий дзвінок клієнту, який надіслав гроші не на ті реквізити
• Гострий зубний біль та терміновий візит до стоматолога

Причому здебільшого з усього цього списку цілком можна було уникнути. Почати зубрити потрохи щодня за тиждень до іспиту. Або раз на півроку відвідувати стоматолога для профілактичного огляду. Чи згодні?

Квадрант В. Важливі, але не термінові справи

У сектор В вписують найпріоритетніші та найперспективніші завдання – це наш найцінніший квадратик. Саме з таких справ, в ідеалі, має складатися список «Що зробити» на день. За статистикою, той, хто наголошує на квадранті В, досягає кращих результатів і при цьому живе насиченим і щасливим життям.

Відсутність фактора терміновості дозволяє вирішувати задачі обдумано та конструктивно. Але варто розслабитися - і багато із зони В швидко "переповзе" в сектор А.

Приклад завдань із сектора В:

• Заповнити квитанції на оплату комунальних послуг
• Придбати продукти на тиждень
• Написати звіт про відрядження
• Сходити на тренування до спортзалу
• Записатися на прийом до стоматолога
• Зробити фото на перепустку в гараж

Квадрант С. Термінові, але не важливі завдання

90% таких справ відволікають від досягнення важливих цілей, знижують ефективність та заважають зосередитись. Але зробити їх таки потрібно (чи ні – вирішувати лише Вам).

Приклад завдань із сектора С:

• Привітати далекого та дуже балакучого родича з днем ​​народження
• Сходити на зустріч випускників (йти Ви не хочете, але відмовити незручно)
• Миттю відвезти папери на інший кінець міста на прохання колеги

Вміст із сектора З потрібно або не робити зовсім, або приступати до них після повного опрацювання завдань зі списку.

Квадрант D. Не термінові та не важливі справи

D має бути тільки те, що не впливає на якість нашого життя. Ви вже здогадалися, про що мова? Ну, звичайно, про «пожирачі часу»: комп'ютерні ігри, читання коментів у соцмережах, розмови «ні про що» по телефону, безцільний шопінг, розгадування кросвордів. Справи із D-зони потрібно виконувати лише після того, як усі інші категорії порожні!

1. Починайте день із того, що нагадуйте собі головну довгострокову мету. Це щось подібне до маяка, на який потрібно орієнтуватися при заповненні матриці Ейзенхауера. Наприклад, мета: «через п'ять років». І кожен пункт у матриці оцінюйте з позиції: «Виконання цього завдання допоможе мені досягти мети чи ні?»
2. Якщо Вам не подобається ідея щодня креслити квадрати, можна просто відзначати літерами A, B, C і D справи в щоденнику
3. Виконуйте всі поточні завдання саме в тій послідовності, в якій вони перераховані вище: А, В, С і D. Тільки тоді Ви все встигатимете і уникнете «завалів» та «авралів». При правильному підході - навіть залишиться час на нісенітницю з квадранта D
4. Не використовуйте справи із четвертого сектору для відпочинку в процесі роботи! Практика показує, що соцмережі та «стрілялки» серйозно відволікають і не дають повноцінно відпочити

У матриці Ейзенхауера мене не влаштовував один важливий момент: я не знав, як розставити пріоритети між завданнями з різних галузей. З роботою все більш-менш зрозуміло (хоч і там є нюанси). Але ж життя не обмежене «трудовими подвигами»: є ще здоров'я, особистий розвиток, сім'я та спілкування з друзями.

Якщо зовсім коротко, то мою проблему можна було сформулювати так: «Що важливіше – вивчити 10 нових англійських слів чи зробити 10 вправ на прес?».

Для себе я вирішив завдання в такий спосіб. Виділив усі важливі сфери життя: робота, здоров'я, особистий розвиток, комунікації, господарські відносини. Ви можете додати до цього списку ще щось: догляд за собою (для дівчат), навчання (для студентів) або духовні практики (для шанувальників езотерики).

Залишилося лише простежити, щоб у матрицю були вписані відносини з кожної сфери.

Ось так виглядає мій сектор:

• Доопрацювати другу частину проекту для замовника (робота)
• 3 км у басейні («здоров'я»)
• Пройти 2 відеоуроки з вивчення бізнес-англійської («особистий розвиток»)
• Купити продукти та приготувати вечерю («госпсправи»)
• Зустрітися з колишнім однокласником, який приїхав до міста одного дня («комунікації»). До речі, цей пункт можна сміливо розміщувати в секторі «Горить, але не важливо»

А що я відношу до сектора Д? Перегляд улюбленого серіалу, наприклад, або пиво із друзями у спортбарі.

Зрозуміло, що це дуже спрощений приклад і кількість пунктів у секторі набагато більше. Але такий підхід дозволяє жити повноцінним життям, а не «горіти на роботі» цілодобово. Перевірено на собі!

А чи Ви використовуєте матрицю для планування поточних справ? Підписуйтесь на оновлення та не забувайте ділитися посиланнями на свіжі пости з друзями у соціальних мережах!

У нескінченному потоці повсякденних справ легко можна заплутатися, адже з кожним днем ​​їх стає все більше. Незавершені вчорашні справи стають сьогоднішніми, а те, що ми не встигли зробити сьогодні, автоматично перекладається на завтрашній день. У результаті всіляких справ може накопичитися стільки, що потім не розбереш: що зроблено, що в процесі, а що ще чекає свого часу.

Такі чи докладні ситуації найчастіше відбуваються у людей, які не приділяють належної уваги процесу планування своєї діяльності. Звичайно, адже навичкам не навчають у школі, а багато батьків та інших людей, які виступають у процесі нашого розвитку в ролі вихователів, нерідко й самі до ладу не вміють планувати свою діяльність, хоча в цьому немає зовсім нічого складного. Просто належної уваги цьому не приділяється.

Однак на сьогоднішній день існує чимало відмінних технік планування, що дозволяють навчитися раціонально використовувати свій тимчасовий ресурс та отримувати з цього процесу максимальну вигоду для себе. Але в цій статті ми не розглядатимемо всі ці техніки, а наведемо в приклад лише одну, яка відрізняється своєю простотою та ефективністю. Ця техніка називається "матрицею Ейзенхауера".

Матриця Ейзенхауера - це один із найпопулярніших інструментів тайм-менеджменту, який використовується безліччю людей по всьому світу: від звичайних працівників за наймом та менеджерів середньої ланки до керівників великих фірм і відомих на весь світ корпорацій. Основоположником цієї матриці є 34 президент США Дуайт Девід Ейзенхауер. Як нескладно здогадатися, ця людина була дуже зайнята і мала виконувати безліч усіляких справ, пов'язаних зі своєю діяльністю. З цієї причини він оптимізував свій робочий графік і список виконуваних завдань. Підсумком його досліджень і стала матриця, що розглядається нами.

Сенс матриці Ейзенхауера полягає, головним чином, у тому, щоб навчитися грамотно розподіляти всі свої справи, відрізняти важливе від термінового, не термінове від найменш важливого, а також максимально скорочувати час на заняття будь-якими справами, виконання яких не дає ніяких істотних результатів. Давайте поговоримо про те, як все це працює на практиці.

Суть матриці Ейзенхауера

Матриця Ейзенхауера є чотири квадранти, основою яких служать дві осі - це вісь важливості (по вертикалі) і вісь терміновості (по горизонталі). У результаті виходить, кожен квадрант відрізняється своїми якісними показниками. У кожен із квадрантів записуються всі завдання та справи, завдяки чому утворюється гранично ясна та об'єктивна картина того, чим слід зайнятися насамперед, чим – у другу, а чим взагалі займатися не варто. Все це досить просто, але дати кілька пояснень зайвим не буде в жодному разі.

Квадрант A: важливі та термінові справи

При ідеальному плануванні цей квадрант матриці має бути порожнім, т.к. поява важливих та термінових справ є показником неорганізованості та припущення завалу. Ця частина графіка заповнюється у багатьох людей через властиву їм лінь і неправильне розміщення пріоритетів. Природно, часом подібні справи можуть з'являтися у кожної людини, але якщо це відбувається щодня, саме час звернути увагу на .

Отже, поява справ у квадранті A слід уникати. А для цього потрібно лише вчасно виконувати пункти інших квадрантів. Але якщо в перший квадрант щось все ж таки і варто вписувати, то це:

• Справи, невиконання яких негативно позначається на досягненні поставленої мети
• Справи, невиконання яких може стати причиною труднощів та неприємностей
• Справи, які стосуються здоров'я

Важливо також пам'ятати, що існує таке поняття як «делегування». Це означає, що при появі у вашому квадранті A справ, які можна комусь передоручити, цією можливістю слід неодмінно скористатися для того, щоб якнайшвидше врегулювати інші важливі та термінові справи.

Квадрант B: важливі, але не термінові справи

Другий квадрант заслуговує на найбільшу увагу, т.к. справи, що у ньому, є найпріоритетнішими і перспективними, і з них повинні складатися повсякденні завдання будь-якої людини. Помічено, що люди, які займаються переважно справами цього квадранта, досягають у житті найбільших успіхів, просуваються по службі, заробляють більше грошей, мають достатньо вільного часу та живуть щасливим та насиченим життям.

Зверніть увагу також і на те, що відсутність терміновості дозволяє підходити до вирішення будь-яких завдань більш обдумано та конструктивно, а це, в свою чергу, дозволяє людині розкривати свій потенціал у повній мірі, самостійно продумувати всі нюанси своєї діяльності та керувати тимчасовими рамками своїх справ. Але тут, крім усього іншого, потрібно пам'ятати, що справи, що знаходяться в квадранті B, якщо їх не виконувати своєчасно, можуть з легкістю потрапити в квадрант A, ставши ще важливішими і потребують якнайшвидшого виконання.

Досвідчені фахівці з тайм-менеджменту рекомендують включати в квадрант B всі поточні справи, пов'язані з основною діяльністю, планування та аналіз роботи, навчальні та , дотримання оптимального графіка та . Тобто. все те, з чого складається наша звичайна повсякденність.

Квадрант C: термінові, але не важливі справи

Справи, які знаходяться в цьому квадранті, здебільшого є відволікаючими і анітрохи не наближають людину до намічених результатів. Нерідко вони просто заважають зосередженню на справді важливих завданнях та знижують ефективність. Головне при роботі з матрицею - не переплутати термінові справи з квадранта C із терміновими справами з квадранта A. Інакше утворюється плутанина і те, що має бути виконано в першу чергу, залишається на другому плані. Завжди пам'ятайте про своїх і вчитеся відрізняти важливе від другорядного.

До справ квадранта C можна віднести, наприклад, нав'язані ким-небудь з боку зустрічі або переговори, святкування днів народження не дуже близьких людей, раптово виникли клопоти по будинку, усунення не життєво важливих, але потребують уваги факторів, що відволікають (розбилася ваза, зламалася мікрохвильова пекти, перегоріла лампочка і т.п.), а також інші всілякі справи, які не просувають вас вперед, а тільки гальмують.

Квадрант D: не термінові та не важливі справи

Завдання, що стосуються останнього квадранту, не приносять ніякої користі. У багатьох випадках корисно не лише займатися ними в останню чергу, а й не займатись ними взагалі. Хоча знати них обов'язково треба, т.к. саме вони є «пожирателями часу».

Цікава і ще одна особливість справ з цієї групи: вони є дуже привабливими для багатьох людей – ці справи прості у виконанні та приносять задоволення, дозволяють розслабитися та приємно провести час. Тому й протистояти спокусі ними займатися буває досить проблематично. Але робити це обов'язково треба.

У квадрант D можна записати такі справи як розмови по телефону з друзями про щось несуттєве, непотрібне листування або проведення часу в соцмережах, перегляд серіалів і різних телепередач, що отупляють, комп'ютерні ігри тощо. Звичайно, відпочивати і якось розважати себе періодично має кожна людина, але для цього існують і цікавіші та розвиваючі способи: читання, відвідування спортзалів та басейнів, поїздки на природу тощо. Якщо ж повністю позбавити себе від заняття справами з квадранта D не вдається або не хочеться, то потрібно відкласти їх виконання хоча б до того моменту, коли справи з квадрантів B і C будуть виконані, а час, який приділятиметься справам квадранта D, має бути зведено до мінімуму. Тут буде доречним всім відоме прислів'я: «Справі час, потісі — година».

Як тільки ви освоїте матрицю Ейзенхауера і навчитеся грамотно розподіляти всередині свої справи, ви помітите, що у вас з'явилося досить багато нового вільного часу, ви встигаєте все робити своєчасно і без поспіху, всі ваші справи в порядку, цілі досягаються одна за одною, а самі ви практично завжди знаходитесь в хорошому настрої і бадьорому настрої. Вся справа в організованості та зібраності. Напевно, ви й самі час від часу помічаєте, що неорганізовані люди завжди перебувають у кругообігу якихось незрозумілих справ, вони весь час зайняті чимось безглуздим, але дуже важливим, вони виглядають втомленими і роздратованими. Відмінних рис можна навести безліч. Але важливо не це, а те, що якщо ми з вами не хочемо мати подібних результатів, то й діяти ми маємо інакше. А саме: ми маємо бути організованими, чітко розуміти, чим і коли нам потрібно займатися, і для чого ми все це робимо. І матриця Ейзенхауера для цього чудово підходить.

Ми бажаємо вам удачі та успішного оволодіння новою навичкою!

Матриця Ейзенхауера – спосіб правильного планування свого часу та докладених зусиль, який знайшов найширше застосування у всьому цивілізованому світі. Він заснований на тому, що до певної таблиці, розграфленої особливим чином, вносяться необхідні для виконання справи. Вони можуть стосуватися професійної, сімейної чи господарської сфери. При вивченні в такому розрізі стає зрозуміло, потім потрібно звернути увагу насамперед.

Матриця Ейзенхауера як інструмент розстановки життєвих пріоритетів дуже важливий для сучасної людини. Оскільки перед ним у коротку одиницю часу стоїть одразу безліч важливих справ, йому потрібно вміти правильно визначити, за яку слід взятися в першу чергу.

Сутність методу розміщення пріоритетів

З самого початку всі завдання для людини виявляються рівними і лише дослідження їх за допомогою Матриці Ейзенхауера дозволяє виявити найголовніші. Подібний графік важливий, щоб не гаяти часу на виконання нетермінових справ. Саме це і дає можливість стати більш щасливим та успішним.

Якщо повноцінно освоїти принцип користування таблицею, то питання інтервалів між завданнями, що виникають протягом дня, вирішуватиметься саме собою.

Якщо робочому місці виникає величезна кількість справ, які слід вирішувати практично одночасно, то в такий спосіб варто навчитися користуватися досконало. Якщо те, що хоче начальник, те, що потрібно клієнтам і фінансові складові будуть розподілені по спеціальних відсіках таблиці, то менеджер ніколи не відчуватиме стресу.

Принцип Матриці Ейзенхауера дає можливість так скласти свій робочий графік, то справи та доручення начальства не накладатимуться один на одного. Всі проблеми розподіляються залежно від їхньої реальної значущості для самої людини і для тимчасового фактора. Тому для кожної з них передбачено спеціальний осередок.

Графік є чотири відсіки, обмежених двома осями важливості і терміновості. У них заносяться всі необхідні завдання та аналізуються за допомогою наявних інструментів. Такий метод є нескладним, тому що в такому ракурсі дуже швидко стає зрозумілим, які пріоритети є першочерговими.

Основними цілями створення Матриці стали:

• вибір головних;
• розстановка життєвих цілей;
• скорочення часу на непотрібні завдання;
• планування свого робочого графіка;
• розподіл справ щодо їх терміновості;
• фіксування на головному;
• вміння відокремлювати основне від другорядного;
• дотримання дедлайну;
• дисципліна;
• економія часу;
• відсутність поспіху;
• раціоналізація свого дня;
• здійснення задуманого та ін.

Матриця включає чотири квадрати, куди заносяться дані. Передбачається виконання будь-якої справи, завдання чи довгострокової мети. Її розподіляють за складовими: Aяка містить важливі та термінові завдання. Bвключає дійсно важливі пункти, але не термінові, що підлягають відкладенню. Змає на увазі термінові речі, але не надто важливі. У принципі ними можна знехтувати. Dрозглядає цілі, які є ні важливими, ні терміновими. Вони взагалі не дуже потрібні.

Не слід, звичайно, забувати про дозвілля, щоб відпочити від купи справ. Але і його потрібно так розподілити в проміжку доби, щоб він перетворився на приємне проведення часу, а не на нервову напругу. Якщо правильно розподілити пріоритети, то з'явиться можливість і для прогулянок, і для шопінгу, і спілкування з близькими, і культурних заходів.

Загальний принцип будови Матриці Ейзенхауера

Для початку варто вибрати якусь конкретну справу і постаратися проаналізувати її так, щоб вона точно підійшла до певної графи таблиці.

Це може бути будь-що:

• відвідування стоматолога;
• заняття спортом;
• косметологічні процедури;
• приготування вишуканої страви;
• побачення;
• тренінг чи нарада у начальства;
• урок музики у дитини;
• спілкування з дітьми;
• малювання або танці і т.д.

Бажано так розмістити всі основні складові за відповідними відрізками, що всі вони залишаться в планах, але займуть належне їм місце пріоритетів. Відповідним чином можна розподілити свої зусилля в їх виконанні.

Якщо розглядати все докладніше, то виходить такий варіант.

1 – А. Заповнюється в останню чергу коли менш важливі справи вже вписані в інші області. Така графа має містити найважливіші професійні завдання; спішне здійснення цілей, які не здійсняться, якщо не врахувати фактор часу; головні цілі; те, що поставить під загрозу життєво важливі складові; проблеми, що загрожують стану здоров'я, свого чи чужого.

2 – В. Сюди входить те, що є повсякденними завданнями. Якщо їх не виконати, ефективність спільної діяльності значно знизиться. Більше того, здатні виникнути серйозні труднощі, внаслідок яких доведеться відкласти всі інші справи. Важливі цілі виконуються першими, його слідують термінові. Вони стосуються здоров'я, професійних завдань та фінансових потреб.

3 – З. У таку область вписується те, що варто зробити терміново, але не обов'язково зараз. Якщо відкласти на час виконання подібних планів, то обставини можуть навіть покращити або прояснити додаткові дані. На даний момент існують більш важливі та термінові цілі. Якщо ними знехтувати, то решта вже матиме мале значення.

4 – D. Цей квадрат, як і А, є тим, що залишається після заповнення інших клітин. Сюди заносяться не надто важливі справи, які взагалі допускається не робити чи виконувати в останню чергу. Якщо взятися за них із самого початку, то виникне затор із нагальних проблем.

Застосування Матриці Ейзенхауера у житті

Щоб зрозуміти, як саме потрібно використовувати Матрицю, слід проаналізувати основні складові людського життя.

1. Професійні відносини.Вони вносяться до найтерміновіших і найважливіших цілей. Звичайно, вони заносяться в квадрат А. Потрібно продумати, чи здатне на даний момент щось стати важливішим, наприклад, надання комусь невідкладної допомоги. Якщо ні, то вони виконуються насамперед. До них відносяться основні завдання, які не можна відкласти на потім, оскільки така зневага здатна призвести до негативних наслідків. Якщо є бажання все встигнути, спочатку необхідно внести всі складові саме в цей квадрат. Він майже повністю має бути заповнений трудовими обов'язками. Тим не менш, вони не нашаровуються один на одного, а вишикувані в строгому хронологічному порядку від справді найважливіших справ, від яких діяльність компанії до несрочних доручень начальства.
2. Сімейні відносини.Вносяться до В. Така річ дуже важлива, але, поки не буде зроблено роботу, займатися нею не потрібно. Тим більше незрозуміло, скільки часу вона може забрати. Тому такі важливі пріоритети мають бути трохи зрушені у часі. Проте нехтувати ними не можна. Особисте життя одна із найважливіших сфер існування людей. Тому краще відкласти на потім щось менш термінове, але постаратися порозумітися з чоловіком. Настрій, що покращився, дозволить набагато швидше і ефективніше впоратися з іншими справами.
3. господарювання.Слід занести до пункту С. Подібні речі здатні зробити чоловік, діти чи свекруха. Це, безумовно, справа, що стоїть, але виділяти на неї час, нехтуючи всім іншим, навряд чи бажано. Можна зробити його самостійно, але в останню чергу. Якщо ж у будинку зовсім нема чого їсти, то близькі сходять у кафе або самі щось приготують. Найкраще запланувати такі справи заздалегідь або, у крайньому випадку, взагалі від них відмовитись. Вони в даному випадку відволікають від дійсно невідкладних цілей і стають великою перешкодою, якщо поставити їх на перше місце. Вони не тільки заберуть багато часу, але змусять нервувати і постійно відриватися від процесу. Приготовлений делікатес закінчиться доганою від керівника або тяжкою сваркою з близькими. Більше того, жінка ризикує нажити собі зриву від підвищеного стресу. Тому справи такої категорії необхідно вміти чітко планувати.
4. Приятельські зв'язки сміливо заноситься до D. Якщо поговорити з подругою телефоном не вдасться, нічого страшного не станеться. До того ж залишиться час на справді важливі речі. Не треба думати, що це абсолютно нетермінові та несуттєві справи. Вони здатні принести велику користь і навіть задоволення, якщо зробити їх свого часу. Дружба – дуже цінна, але вона не повинна завдавати шкоди роботі чи сім'ї.

Користуючись Матрицею Ейзенхауера, можна завжди встигати виконувати все вчасно.

Нею застосовують у всьому світі як основний інструмент для встановлення пріоритетів. Вона використовується і в менеджменті, і в мистецтві, і в сімейному житті, і в питаннях охорони здоров'я. Графік дозволяє так точно розподілити тимчасові відрізки, що на всі невідкладні справи залишається час, а людина до кінця дня не виглядати виснаженою та виснаженою.

Якщо правильно заповнювати всі квадрати Матриці Ейзенхауера, то можна не лише заощадити велика кількістьсил, а й стати цілком успішною особистістю, яка нічого не залишає на потім і не зриває планів.

Подібний метод дозволяє так розподілити своє життя, що в ньому не залишається місця для стресів та зірваних планів. Він дає можливість виявити все невідкладне, щоб звільнити час для менш термінових справ.

Матриця Ейзенхауера(матриця пріоритетів) – один із найвідоміших інструментів для управління своїм часом. Її придумав Дуайт Ейзенхауер, 34 президент США. Бути главою держави – справа клопітна, така людина завжди дуже зайнята, т.к. його робота поєднує у собі різні функції. За день йому треба встигнути переробити багато справ.

Тому Ейзенхауер почав випробовувати різні інструменти тайм-менеджменту. Він хотів знайти щось найефективніше. Але так і не знайшов такого, щоб його задовольнило. Тому, зрештою, він створив власний інструмент, який згодом отримав його ім'я.

Організаторські здібності Ейзенхауера цінувалися завжди і скрізь. І цілком заслужено. Зараз же матрицю Ейзенхауера вважають одним із найефективнішихкоштів на складання планів на короткий термін.

Цей чудовий інструмент, безперечно, буде корисний кожній сучасній людині. Сьогодні всім потрібно вміти керувати своїм часом. Адже життя наше проходить поспіхом і метушні. Але, незважаючи на гігантські зусилля, рідко хтось буває задоволений результатами своєї діяльності.

Все частіше люди скаржаться на нестачу часу. Хоча всім нам щодня виділяється однакова кількість хвилин. Проте хтось встигає все, а хтось безтурботно витрачає свій час на марні справи. Матриця Ейзенхауера допомагає правильно організувати свій час і цим різко підвищити свою ефективність.

Що таке
матриця Ейзенхауера

Матриця Ейзенхауера використовується для планування невеликий термін (один або кілька днів). Це ефективний метод обробки тих списків справ, які людина планує зробити за цей термін. Як правило, люди складають такі довгі списки, що всі справи з них апріорі неможливо переробити.

У результаті вони накопичуються недороблені і . І це небезпечно, т.к. незавершенка як гальмує рух до мети, а й може зашкодити подальшому розвитку життя. Адже велика ймовірність розпорошення сил і енергії на те, що людині зовсім не потрібно.

Матриця Ейзенхауера дозволяє швидко та ефективно розібратися зі списком справ, розподіливши ці справи за категоріями. В результаті людина ясно бачить усі найважливіші справи, а також ті справи, що взагалі не варті його уваги.

Матриця Ейзенхауера складається з 4 полів (квадрантів) – по одному на кожну категорію справ. Категорії визначаються за принципом терміновості та важливості: важливо – не важливо, терміново – не терміново На малюнку нижче видно, як розподіляються ці квадранти.

У кожен квадрант із загального списку справ вносяться ті справи, що задовольняють критерію даного квадранта.

Опис квадрантів
матриці Ейзенхауера

Щоб зрозуміти, як потрібно працювати з матрицею Ейзенхауера, перш за все, потрібно розібратися з її квадрантами - що ж туди вносити. Як я вже казала, ми розглядаємо лише ті справи, які ви плануєте виконати протягом дня чи якогось невеликого періоду.

Квадрант 1.
Термінові та важливі справи.

Найбільший і головний секрет матриці Ейзенхауера в тому, що перший квадрант повинен завжди залишатися порожнім . Тільки в цьому випадку можна сказати, що людина вміє ефективно розподіляти свій час та вміє добре планувати.

Якщо ж є справи, які потрібно вписати в перший квадрант, це означає, що в житті людини присутні аврали. Він не вміє правильно планувати та звик відкладати все до останнього моменту. Він береться за справу лише тоді, коли ось-ось закінчуються всі терміни.

Тому, якщо ви прагнете бути ефективним, то перш за все вам слід знайти всі ті причини, що заважають вашій продуктивній роботі. Можу вас засмутити, що таких причин може бути безліч, починаючи від невміння планувати і закінчуючи прокрастинацією.

Звичайно, всі ці перешкоди повинні бути прибрані в першу чергу. Інакше взагалі не варто говорити про ефективність.

Все ж таки іноді можуть виникнути якісь непередбачені справи, які потрібно внести в перший квадрант. Але будьте обережні. Пам'ятайте, що для вибору цих справ є два основні критерії:

1. 1. Невиконання справи загрожує відкинути у досягненні мети.
   2. Невиконання справи може спричинити неприємності – погіршення здоров'я (при зубному болю), грошовий штраф (при несплаті кредиту), затоплення (при протіканні труби) тощо.

Звичайно, найкраще про це думати заздалегідь і взагалі не допускати таких ситуацій. Завжди набагато легше запобігти можливим неприємностям, ніж ліквідувати наслідки. Обмірковуйте та робіть все вчасно. Ну, а якщо справи з цього квадранта не потребують вашої безпосередньої участі, їх взагалі варто комусь делегувати.

Квадрант 2.
Важливі та не дуже термінові справи.

Ейзенхауер вважав роботу зі справами даного квадранта найважливішою. Якщо людина своєчасно поміщає сюди завдання і послідовно її виконує, то цій справі може присвятити стільки часу, скільки вона потребує.

Причому він може працювати без поспіху, суєти і не страждати потім від різних згубних наслідків. Так, профілактичний огляд у зубного захистить від несподіваного зубного болю, а своєчасна робота над звітом позбавить нічних переробок.

У цю групу завдань обов'язково треба вносити справи, спрямовані на досягнення своїх цілей.

Саме на ці справи треба зосереджувати максимальна увага і саме сюди треба докладати всіх своїх сил. Бо цілеспрямоване та методичне виконання справ даного квадранта гарантує більшу віддачу у майбутньому.

До списку справ другого квадранта обов'язково треба ввімкнутизавдання з особистісного зростання, саморозвитку, турботі про своє здоров'я. Адже все це є фундаментом будь-якого успіху. Сюди ж мають входити завдання щодо аналізу своїх дій, а також розробка нових планів та аналіз нових можливостей та перспектив.

Відсутність тягаря терміновості дозволяє виконувати поставлені завдання максимально якісно. Але не забувайте, що за термінами все ж таки треба стежити. І невчасне виконання цих завдань може перевести в перший квадрант. А ось такого результату треба остерігатися.

Квадрант 3.
Термінові та неважливі справи.

У цей квадрант поміщають справи, що заважаютьефективно працювати, т.к. вимагають себе термінової уваги. Потрібно бути особливо уважним до таких справ. Часто їх плутають із завданнями першого квадранта. Але не все термінове є важливим. Основний критерійдля розрізнення термінового та важливого – наближає ця справа вас до мети чи ні. До третього квадранта входять завдання, які ніяк не пов'язані з вашою метою.

Тому завжди треба чітко пам'ятати про них і бути сфокусованим на них. Найпростіше завжди мати їх опис перед очима.

У третій квадрант потрапляє багато побутових справ, наприклад, ремонт взуття наприкінці сезону, допомога сусідові у перевезенні меблів, неважливі телефонні дзвінки. Тут можуть виникнути й незаплановані раніше справи, на кшталт якась термінова зустріч. А ось ремонт комп'ютера, наприклад, може бути важливим (якщо ви працюєте на ньому або ведете блог), і неважливим (якщо ви використовуєте його тільки для ігор).

Отже, не варто плутати важливість та терміновість. Чомусь більшість людей автоматично починають вважати термінові справи важливими. У результаті їхнього життя виникає напруженість і цейтнот, які день наповнюється метушні.

Сум'яття завжди віддаляє від мети. Засновник менеджменту, Фредерік Тейлор, свого часу говорив, що організацію справ можна вважати доброю, якщо все робиться неквапливо і без суєти.

Як правило, справи третього квадранта лише відволікають від того, на що ви націлені і що реально вам потрібно. Вони просто з'їдають час. Тому краще постаратися не розсіювати увагу на такі справи. Зрозуміти ж, важлива справа чи ні, досить просто – лише запитайте себе “ Що станеться, якщо цього не зроблю?“.

Квадрант 4.
Неважливі та нетермінові справи.

Сюди потрапляють все те, що ми робимо майже щодня, але це не пов'язано з нашою роботою: перегляд телевізора, порожні телефонні розмови, комп'ютерні ігри, відвідування форумів, соціальних мереж тощо. Це зазвичай приємні справи, але не обов'язкові.

Ці справи Ейзенхауер назвав справжніми “ пожирателями часу“, Що знижують продуктивність дня.

Невже комусь не шкода витратити 203 години на ? Адже це більше тижня нашого життя. І цей час можна було б використати більш продуктивно.

Такі справи можна просто не робити, або робити лише тоді, коли у вас залишається вільний час. У загальній черзі ваших справ вони мають стояти наприкінці. І ще не забувайте жорстко лімітувати час, який ви виділяєте на такі справи.

Дехто може сказати, що такі заняття допомагають йому відпочивати. Але це важко назвати повноцінним відпочинком. Такі заняття не просто марні, вони – шкідливі. Краще відпочивати якісно.

Так що знайдіть свої пожирачі часу та встановіть над ними жорсткий контроль.

До речі, багато рутинних справ з четвертого квадранта можна і потрібно. У будь-якій сім'ї можна розподілити обов'язки, щоб не перенапружувати себе і робити спокійно.

Два великі плюси
матриці Ейзенхауера

Ця матриця стане незамінним помічником для тих, хто мріє підвищити ефективність своєї роботи.

По перше, навіть сам собою простий розподіл справ по квадрантам ясно покаже, що вам актуально, що ні.

Дуже часто ми звикли працювати на автоматизмі. І якщо щось колись було записано у нашому списку, його обов'язково треба виконати. А якщо ця справа втратила актуальність? Виходить, ми займаємося роботою заради самої роботи.

З чистим сумлінням усі неактуальні справи можна прибрати. Ви навіть не помітите наслідків їхньої відсутності. Навіть якщо ви якісь із них почали робити і не доробили, то так само спокійно можна забути про це.

По-друге, матриця вчить правильно планувати.

Коли людина просто складає собі списки справ, найчастіше, їй дуже важко оцінити обсяг роботи, що звалюється на себе. Ось так і виникають не просто списки, а простирадла. невиконані відносини переносяться день у день, доповнюючи те. що з'являється знову.

Як би там не було, але є суто фізичне обмеження, скільки чого ти можеш зробити за день. Але таке просте обмеження часто не зізнається. Робота з матрицею додає усвідомленості та дозволяє перейти до більш грамотного планування.

Тест з оцінки
вашої продуктивності

Багатьом людям важко оцінити своє вміння організовувати трудовий процес. І це є закономірним. Потрібні навички не даються нам від народження. Їх треба у собі виробляти. Але для цього треба знати, яких навичок тобі не вистачає. Тоді простіше буде знайти техніки, що допоможуть розвинути потрібні якості.

У цьому вам допоможе чудовий тест «Чи вмієте організовувати свою працю». Це брошура з 8 сторінок, в якій, крім тесту, дано ключі для його розшифровки, а також пояснення до отриманих результатів.

Даний тест дозволить краще зрозуміти, що ж вам заважає досягти успіху, що потрібно змінити і що виробити в собі для цього. Він

• покаже, наскільки ефективно ви можете діяти на вирішення поставлених завдань;
• допоможе визначити, що вам потрібно зробити для отримання більш високих результатів.

Цей тест умовно безкоштовний. Я підготувала його як подарунок у відповідь на грошову підтримку цього сайту. Мене постійно запитують, як можна висловити подяку за мою роботу. Просто. Почастуйте мене чашкою кави. Я його дуже люблю і отримую масу насолоди. А я у відповідь віддячу вам цим тестом.

Щоб отримати цей тест, внесіть 100 руб.на Яндекс-гаманець чи WebMoney. Мешканці України на WebMoney можуть внести гривню ( 50 грн. ).

Номери гаманців:

WebMoney R213267026024 (рублі)
U136906760978 (гривня)

Яндекс-гаманець 410011224648992

При перерахуванні у Примітках вкажіть свою Прізвище та Ім'я.

Після цього:

1. Напишіть мені у Формі зворотного зв'язку (розділ контактів), категорія! Фінансові питання».
2. Вкажіть, куди ви перерахували гроші та звідки.
3. Тест вам буде надіслано на e-mail, який ви вкажіть у Формі зворотного зв'язку.

На цьому ми поки що перервемо наш розгляд матриці Ейзенхауера. Я пропоную вам добре обміркувати цю інформацію, спробувати скористатися нею, щоб розбити свої справи за даними категоріями. А в другій частині статті ми вже познайомимося більш детально з тим, як треба працювати з даною матрицею.