Правильне оформлення накладної м 15. Оформлення та заповнення накладної на відпуск матеріалів на бік

У процесі передачі різних цінностей усередині підприємства чи іншим організаціям застосовуються форми накладних відпустку товарів убік. Однією з таких є форма М-15. Які нюанси її оформлення?

Відпускаючи цінності не більше своєї організації чи реалізуючи товари сторонньої підприємства потрібно оформити накладну на відпустки матеріалів.

Використовувати для складання документа можна форму М-15. У яких випадках допускається її застосування та як правильно її оформити?

Базові відомості

Типова форма М-15 використовується при складанні накладної на відпустку матеріальних цінностей набік. Цей вид накладної виписується складським працівником чи бухгалтером.

При цьому створюється два екземпляри – для суб'єкта, що отримує, і відпускаючої організації. Підстава упорядкування даної накладної це письмове розпорядження керівництва організації.

Важливим є факт наявності у приймаючої сторони, що дозволяє отримати ТМЦ. Заповнити М-15 можна вручну або за допомогою технічних засобів.

Готовий документ містить у собі дані, що дозволяють ідентифікувати:

• номер документа та дату його складання;
• найменування постачальника та одержувача;
• назва цінностей, їх вартість і кількість.

Відповідальними особами за достовірність вмісту документа є особи, які безпосередньо беруть участь у операції.

Це співробітник, що дозволив відпустку цінностей, що відпустила матеріали особа, головбух відпускаючого підприємства та одержувач або його представник.

Що це таке

Реквізити М-15, обов'язкові до заповнення, такі:

• номер та дата документа;
• назви відправника та одержувача ТМЦ;
• підстава відпустки;
• найменування організації чи підрозділи одержувача;
• назва та кількість цінностей, що відпускаються;
• підписи відповідальних осіб.

Навіщо вона потрібна

Документальне оформлення руху цінностей і матеріалів між структурними підрозділами однієї фірми чи за взаємодії із сторонніми підприємствами може здійснюватися з допомогою кількох документів.

Також не прописано перелік документів, які є для документального підтвердження витрат. У питаннях обліку та розрахунку податків головне це наявність документів.

Тобто накладна формою М-15 цілком може супроводжувати передачі матеріалів сторонньої організації у вигляді реалізації.

Як підтвердження такої точки зору виступає п.120 методичних вказівок, прийнятих .

Найчастіше на стороні платника податків щодо застосування М-15 під час реалізації ТМЦ виявляється і судова практика.

Як правильно заповнити накладну М-15

Упорядкування будь-якого документа пов'язані з виконанням певних правил. Стосується це заповнення накладної за формою М-15.

Бланк повинен відображати інформацію щодо матеріальних цінностей, зокрема:

• назву;
• марка;
• номер за номенклатурою;
• кількість;
• ціна;
• інвентарний номер тощо.

При складанні накладних застосовується наскрізна нумерація. Причому з нового звітного року вона зазвичай починається від цифри 1. Обов'язково наявність підписів відповідальних осіб у нижній частині бланка.

Часто виникають суперечки щодо необхідності друку на М-15. Чи дійсний документ без відбитка друку? Типовий бланк форми не містить місця для друку.

У переліку обов'язкових реквізитів, якими має мати первинна документація, про друк не йдеться. Таким чином, навіть без друку накладна М-15 дійсна. Головне правильно заповнити форму та вказати всі обов'язкові реквізити.

У яких випадках виписується

Загальне призначення щодо варіантів застосування форми М-15 звучить як відпуск товарів набік. У цьому відсутня точне визначення те, що слід розуміти під словом «відпустка».

Найчастіше бланк М-15 для складання накладної використовується у таких ситуаціях як:

У деяких випадках товарна накладна М-15 може застосовуватися під час реалізації товарів стороннім підприємствам. Законодавчої заборони такого застосування немає.

Але думка податківців нерідко зводиться до того, що поняття відпустка зовсім не означає продаж. Тому якщо організація вирішить під час продажу використовувати накладну за формою М-15, то, можливо, свою думку їй доведеться відстоювати в суді.

На відпустку матеріалів на бік

Заповнення накладної М-15 під час відпуску матеріалів убік починається із зазначення основних реквізитів. Обов'язково зазначається порядковий номер документа, назва організації, код ОКПО.

У невеликій першій табличці прописується дата здійснення відпустки ТМЦ. Якщо організація використовує систему кодування, то вказується код, відповідний операції, що проводиться.

Також прописується, який підрозділ відповідальний за . У полі «Підстава» має вказати назву документа, який є підставою для заповнення накладної М-15.

Зазвичай, це розпорядчий документ, складений керівником (наказ). Графа "Кому" заповнюється найменуванням одержувача цінностей.

У рядку «Через кого» прописується і П.І.Б. відповідальної особи, яка приймає матеріали у відправника.

Далі слід заповнити таблицю, у якій наводиться перелік матеріалів і коротка їх характеристика. З метою бухгалтерського обліку вказується кореспондуючий рахунок, де враховуватиметься облік надходження матеріалів.

Наприклад, при відпуску матеріалів зі складу у виробництво, необхідно вказати рахунок 20 «Основне виробництво». Потім перераховуються назви матеріалів, їх характеристики, номери за номенклатурою, кількісні та цінові показники.

Після заповнення під таблицею прописується загальна кількість найменувань ТМЦ та сукупність їхньої вартості.

Заповнений документ засвідчується відповідальними особами. Оскільки складається два екземпляри, то обидва вони мають бути ідентичними.

на відповідальне зберігання

Накладна М-15 може застосовуватись у разі передачі матеріалів на відповідальне зберігання.

При цьому документ повинен містити дані про сторони, що беруть участь, підстави передачі і об'єкти, що безпосередньо передаються. Наскільки обґрунтовано застосування форми М-15 у такому разі?

Основна вимога – це наявність обов'язкових реквізитів у первинному документі, перелік яких наводиться у .

На давальницьку сировину

Застосовується накладна М-15 під час передачі готової продукції давальцю. При цьому слід врахувати окремі нюанси.

Тож якщо продукція перевозиться зі складу переробної організації складу організації-давальця у вигляді автотранспорту, слід оформити товарно-транспортну накладну формою уніфікованого виду 1-Т.

Коли продукція відвантажується зі складу переробника на склад давальця безпосередньо може замінюватися накладний М-15.

Особливе оформлення передбачено під час відвантаження товарів переробником на склади третіх осіб. У цій ситуації оформляється два документи:

Потрібно уточнити, що відвантаження третім особам (покупцям давальця) має документально підтверджуватись – в умовах договору давальця та переробника або у додатковій угоді до цього договору або листом давальця.

Інші випадки

Крім перелічених випадків накладна М-15 застосовна у разі переміщення матеріалів всередині організації чи між її структурними підрозділами.

Можна використовувати цю форму передачі майна у статутний капітал інший організації. І тут реалізація майна, як така, відсутня.

Відео: навіщо експедитору ТТН

Тобто йдеться лише про передачу цінностей у тимчасове користування без оплати. І все ж таки накладна М-15 нерідко застосовується при оформленні продажу матеріальних цінностей.

Наскільки це прийнятно і чи має право організація-покупець прийняти майно до обліку на підставі форми М-15?

Законність та доцільність використання варто розглянути з позиції:

• ІФНС;
• платника податків;
• судових інстанцій.

У ньому сказано, що продаж товарних та матеріальних цінностей сторонньої організації має оформлятися накладною за формою ТОРГ-12. Отже, не можна замінювати цей бланк іншу форму.

З погляду платника податків накладна М-15 дозволяє визначити достовірно факт постачання цінностей, їх кількість, вартість та суму.

Тобто форма М-15 цілком може використовуватися як первинний документ при оприбуткуванні придбаних ТМЦ. Як обґрунтування цієї позиції наводиться п.2 ст.9 Закону «Про бухоблік».

У ньому перераховані основні вимоги до накладної, яким М-15 повністю відповідає, зокрема:

• назви документа;
• дати його створення;
• назви організації, яка склала документ;
• змісту госпоперації;
• вимірювачів госпоперації у натуральних та грошових показниках;
• найменування посад відповідальних осіб;
• особистих підписів відповідальних працівників.

З позиції суду форма М-15 неспроможна точно відобразити торгову операцію між одержувачем і постачальником. У ній просто не передбачені деякі необхідні реквізити.

Наприклад, відомості про продавця та покупця (адреси, банківські реквізити, телефони), інформація про вантажоодержувача та вантажовідправника із зазначенням адрес, реквізитів та контактних даних.

Саме тому форма М-15 не може замінювати форму. Таким є судове рішення, наведене у Постанові ФАС СЗВ №А05-9970/2008 від 26.03.2009.

Зразок заповнення

Заповнення форми М-15 виглядає так:

1. Наповнення таблиці. Вказується дата складання накладної, відправник, код виду операції, одержувач, відповідальний за постачання ТМЦ.
2. Заповнюється «Підстава» із зазначенням виду документа. Також прописується найменування одержувача, П.І.Б. безпосереднього одержувача та реквізити наданої їм довіреності.
3. Назва ТМЦ та основні характеристики (розмір, сорт, марка тощо).
4. Номер згідно з номенклатурним переліком.
5. Код вимірювальних одиниць.
6. Назва одиниць виміру.
7. Кількість матеріалів, що відвантажуються, підлягають відвантаженню.
8. Кількість фактично відпущених цінностей.
9. Ціна однієї одиниці ТМЦ без ПДВ (у рублях та копійках).
10. Загальна вартість ТМЦ без ПДВ
11. Загальна сума ПДВ.
12. Вартість всього товару із ПДВ (графа 10 + графа 11).
13. Інвентарний номер.
14. Номер паспорта ТМЦ (при відвантаженні дорогоцінних металів).
15. Номер запису в спецкартці з обліку матеріалів.

Після завершення заповнення в нижній частині форми прописується кількість відпущених найменувань цінностей, загальна сума з накладної та ПДВ, включена до загальної суми.

Потім документ підписується відповідальними особами. У цьому накладна вважається остаточно оформленої.

Поширені запитання

Незважаючи на те, що заповнення форми М-15 особливих труднощів не викликає завдяки інтуїтивно зрозумілому бланку при використанні документа виникають певні питання.

Наприклад, як оформити документи, що закривають при проведенні операцій з використанням накладної М-15. Які документи необхідні, щоб операція вважалася завершеною.

Деякі суперечки виникають з приводу відображення накладної бухгалтерських рахунків. Чи потрібно вказувати рахунки, за якими згодом будуть виконуватися проводки для відображення операції.

Адже передаються матеріали, а вони перебувають у обліку організації та необхідно якось відобразити передачу ТМЦ.

Які потрібні до неї документи, що закривають

Завершальними називаються документи, які засвідчують факт завершеності правочину з боку обох сторін у частині виконання основного предмета договору.

Щоб угода вважалася не лише оплаченою, а й юридично завершеною, тому має бути письмове підтвердження.

Накладна М-15 складається на підставі договору передачі ТМЦ, договору зберігання, наказу керівника про передачу матеріалів у виробництво та подібних документів.

Тобто накладна закриває ці документи, підтверджуючи їх виконання, і є підтвердженням прийняття товару.

Саме на підставі накладної цінності списуються в обліку відпускаючої цінності організації та приймаються до обліку одержувачем цінностей.

Тобто накладна сама по собі є документом, що закриває. При цьому важливо знати, що юридична сила має лише оригінали документів.

Якщо в силу певних обставин на проміжному етапі операції було надано копію накладної, то в бухгалтерських регістрах все одно має бути оригінал.

Відсутність завершальних документів може бути підставою для визнання операції не повноцінною та не закритою.

Наслідком може ставати донарахування податків, оскільки бухгалтер немає права включати до декларації не підтверджені документально витрати.

Чи обов'язковий у ній рахунок

Чи потрібно у накладній М-15 вказувати бухгалтерський рахунок? Вказівка ​​рахунку дозволяє визначити, з яким рахунком кореспондуватиме рахунок обліку ТМЦ на підставі конкретної накладної. Вказує необхідний рахунок бухгалтер.

Якщо згідно з правилами документообігу, прийнятими в організації, накладну становить іншу особу (комірник або співробітник, відповідальний за зберігання цінностей), то бухгалтером перед засвідченням документа заповнюються графи 1 та 1 основної таблиці М-15:

З усього вищевикладеного, під час руху матеріалів всередині організації, зокрема й передачі стороннім організаціям із наступним поверненням, можна використовувати накладну М-15.

У разі продажу, щоб уникнути претензій з боку податкової інспекції, доцільніше використання форми ТОРГ-12.

Використовуючи М-15, слід з особливою увагою поставитися до документа, який виступає підставою та дотримання правил оформлення документа.

У разі відпустки матеріальних цінностей господарствам своєї організації, розташованим поза її територією, чи стороннім організаціям виходячи з договорів та інших документів виписується накладна відпустку матеріалів убік. Найчастіше документ застосовується у першому випадку.

Типова міжгалузева форма № М-15 (затверджена постановою Держкомстату Росії від 30 жовтня 1997 р. № 71а) застосовується як бланк документа.

Накладна виписується у двох примірниках: перший передають на склад (як основу для відпустки ТМЦ); другий – одержувачу ТМЦ.

Накладна може бути виписана у бухгалтерії - співробітником, відповідальним за дану ділянку обліку, на складі - комірником на підставі письмового розпорядження керівника та довіреності, пред'явленої одержувачем ТМЦ, або у структурному підрозділі - відповідальним працівником.

У складанні накладної можуть брати участь кілька осіб. При описі порядку заповнення граф форми № М-15 обов'язково вказуватимемо, якщо будь-яка графа має бути заповнена конкретним працівником.

Нумерація накладних наскрізна. З нового року нумерація починається із номера 1.

У першій таблиці зазначаються:

• дата складання накладної;
• код виду операції (заповнюється, якщо організація застосовує систему кодування);
• відправник: найменування структурного підрозділу та вид його діяльності;
• одержувач: найменування структурного підрозділу та вид його діяльності;
• відповідальний за поставку: найменування структурного підрозділу, вид його діяльності та код виконавця (заповнюється, якщо організація застосовує систему кодування).

Далі вказується документ, виходячи з якого виписується ця накладна.

У рядку «Кому» вказують найменування отримувача матеріальних цінностей: господарств своєї організації чи сторонніх організацій. Крім того, вписують прізвище, ім'я, по-батькові, а також реквізити довіреності, поданої одержувачем.

Якщо відповідно до графіка документообігу, встановленого в організації, накладна виписується не в бухгалтерії, то графи 1 та 2 основної таблиці накладної будуть заповнені потім бухгалтером матеріального столу:

• бухгалтерський синтетичний рахунок та субрахунок, з яким буде складено кореспонденцію рахунку обліку ТМЦ на підставі цієї накладної;
• код аналітичного обліку цінностей, що списуються. Наступні графи може заповнювати і бухгалтер.

У графі 3 зазначаються найменування матеріальних цінностей, що відпускаються за накладною, їх коротка характеристика: сорт, розмір, марка.

У графі 4 вказується номенклатурний номер, присвоєний для підприємства даному виду матеріальних цінностей відповідно до розробленої номенклатурою-цінником. Якщо підприємство має невеликий асортимент запасів, воно може не присвоювати їм номенклатурні номери. І тут у графі ставиться прочерк.

У графі 5 вказується код одиниці виміру відповідно до ОКЕІ.

У графі 6 вказується найменування прийнятої за цим видом матеріалів одиниці виміру (штуки кілограми, метри тощо).

У графі 7 вказується кількість матеріалу, який слід відпустити за накладною.

Графа 8 заповнюється комірником під час відпустки ТМЦ зі складу. У ній зазначається фактична кількість відпущеного матеріалу.

Якщо на складі ведеться лише кількісний облік (або відповідальний працівник структурного підрозділу не знає цін на матеріали), то графи з 9 по 12 заповнюються бухгалтером.

У графі 9 вказується ціна одиниці ТМЦ без урахування ПДВ у рублях та копійках.

У графі 10 - вартість усієї кількості ТМЦ без урахування ПДВ у рублях та копійках. Розраховується як добуток показників із граф 8 та 9.

У графі 11 встановлюється сума ПДВ у всій кількості товарів. Розраховується шляхом збільшення показника графи 10 на відповідну ставку ПДВ.

У графі 12 зазначається загальна вартість товару з урахуванням ПДВ. Розраховується як сума показників із граф 10 та 11.

Графи з 13-ї по 15-ту заповнює комірник:

• у графі 13 зазначається інвентарний номер, присвоєний матеріалу за даними складської картотеки;
• у графі 14 – номер паспорта, який є зазвичай у матеріальних цінностей, що містять дорогоцінні метали, каміння. В інших випадках у колонці ставиться прочерк;
• у графі 15 ставиться номер запису у картці обліку матеріалів.

За підсумками накладного пропису зазначаються кількість відпущених найменувань матеріальних цінностей, загальна сума ТМЦ та ПДВ, включена до загальної суми. Підписують накладну:

• відповідальна особа, яка дозволила відпустку матеріальних цінностей;
• особа, яка відпустила матеріальні цінності;
• головний бухгалтер;
• отримувач цінностей.

У прагненні зблизити положення бухгалтерського обліку нашої країни з нормами міжнародної системи фінансової звітності з 01.01.2013 було скасовано обов'язок використовувати стандартизовані форми первинної облікової документації при оформленні подій господарського життя підприємств та організацій, за деякими винятками, які підпадають під дію федеральних законів.

Обов'язок чи право

Накладна на відпуск матеріалів на бік знаходиться за межами сфери впливу законодавства, що зобов'язує, і у зв'язку з цим не є обов'язковою до застосування. Але, незважаючи на це, цей документ не втрачає своєї актуальності.

Відповідно до звичаїв ділового обороту та років напрацьованої практики, накладна на відпустку матеріалів на бік знаходить своє застосування в оформленні передачі ТМЦ з головного складу організації її структурним підрозділам, розташованим за її межами, або при відпустці матеріальних цінностей сторонньому контрагенту на підставі угоди.

Видаємо своїм

Як окремий випадок внутрішнього використання цього документа можна розглядати оформлення видачі продукції або інших видів запасів відповідальній особі для проведення рекламної кампанії, що супроводжується дегустацією, роздачею сувенірів та/або рекламних брошур. Накладна відпустку матеріалів убік, бланк якої оформляється незалежно від цього, хто проводить цю кампанію - співробітник організації чи представник спеціалізованої фірми - є основою отримання відповідних предметів зі складу організації.

Видаємо чужим

Найчастіше питання документального оформлення передачі ТМЦ виникають у разі відпустки їхньої сторонньої організації. Після скасування уніфікованих формулярів-зразків всі умовності застосування тих чи інших форм документів залишаються лише на розсуд контрагентів, що беруть участь у правочині. Але є практика їх застосування, від якої не завжди розумно відмовлятися.

Отже, накладна на відпуск матеріалів на сторону (форма М-15) часто використовується у давальницькому виробництві, тобто при документальному оформленні передачі сировини давальця для виробництва продукції або напівфабрикатів за його завданням силами та потужностями переробника. Ця процедура оформлення давальницької сировини використовується не лише у виробництві, а й у будівництві, коли аутсорсер виконує роботи з використанням матеріалів клієнта. При оформленні накладної потрібно дотриматись деяких нюансів, а саме:

Якщо організація-давець обчислює і сплачує ПДВ, варто вказати вартість матеріально-виробничих запасів, що передаються, без урахування суми податку. Так у перевіряючих органів буде менше спокуси перекваліфікувати цю операцію на угоду купівлі-продажу, яка є об'єктом оподаткування ПДВ. При цьому не варто забувати про додаткові заходи безпеки та узгодити в договорі з контрагентом умову щодо визначення вартості давальницьких матеріалів на випадок виникнення їхньої втрати або пошкодження.

Прописати, що ТМЦ передаються на давальницьких умовах, позначити документ, на підставі якого здійснюється передача.

Продаємо

Якщо організація реалізує запаси, що враховуються на рахунку 10 плану рахунків, відповідно до правил бухгалтерського обліку МПЗ формується М-15 - накладна на відпустку матеріалів на бік. Це, без сумніву, відноситься до виробничих підприємств та інших організацій, які не мають як основний вид діяльності торгівлю. Тоді як торгові організації, які оперують рахунком 41 «Товари», виставлять ТОРГ-12 або УПД (ті, хто сплачує ПДВ).

Товарна накладна на відпуск матеріалів на сторону виписується в подвійній кількості, один екземпляр передається комірнику, другий залишається у отримувача (покупця). З цього документа проводяться записи про списання частини запасів з рахунків обліку організації. З іншого боку, він є підставою для оприбуткування набутих цінностей контрагента.

Стверджуємо

Незалежно від того, чи прийнята на озброєння у компанії накладна на відпустку матеріалів набік чи використовується власна форма, розроблена її фахівцями, цей факт необхідно закріпити у внутрішніх регламентних документах суб'єкта підприємницької діяльності.

Цей організаційно-розпорядчий документ може мати вигляд окремого положення щодо документообігу на підприємстві, в якому детально описаний весь процес створення та обігу первинних документів організації, наведено їх список та додано зразки. Або це може бути пункт облікової політики, що регламентує розробку та затвердження форм облікової документації. Якщо на підприємстві прийнято рішення зберегти сили і час і задовольнятися бланками документів, що містяться в альбомах Росстату, це рішення має бути також закріплене в його обліковій політиці.

Завантажити бланк чудовий на відпуск матеріалів на бік

Переміщення матеріальних цінностей за межі території підприємства (у т.ч. у разі їх переміщення на бік на адресу інших організацій) враховується у бухгалтерському обліку. У разі такого переміщення уповноваженою особою складається первинний документ. Його найменування та форма можуть бути затверджені організацією самостійно з дотриманням норм законодавства. Крім цього, може використовуватися і офіційна уніфікована форма первинного документа - накладна М-15.

Первинний обліковий документ щодо переміщення МЦ на бік

Розглянутий документ раніше входив до переліку обов'язкових до застосування бланків первинної документації, затверджених Постановою Держкомстату РФ від 30.10.1997 N 71а. Проте наразі обов'язковість його застосування втратила актуальність (Інформація Мінфіну N ПЗ-10/2012).

На сьогоднішній день організації мають право самостійно визначати, чи застосовувати їм уніфіковану форму первинної документації або розробити та затвердити подібну форму самостійно.

Суб'єкти господарювання мають можливість самостійно розробити та застосовувати відповідну закону первинну документацію, пов'язану з переміщенням МЦ на сторону (в т.ч. бланк, що розглядається).

Самостійно затверджений бланк, зокрема, має містити:

• найменування та дату;
• найменування господарюючого суб'єкта;
• зміст відповідної операції (факту);
• величину виміру;
• найменування посад та підписи осіб, відповідальних за оформлення відповідної операції (факту).

Зупинимося докладніше на застосуванні уніфікованої форми М-15.

Накладна на відпуск матеріалів на бік

Уніфікований бланк накладної на відпустку матеріальних цінностей заповнюється у двох примірниках особою, яка відповідає за їх передачу на підставі:

• укладених договорів (контрактів);
• отриманих нарядів;
• інших документів на відпустку матеріальних цінностей;
• доручення отримання цінностей.

Крім цього, слід дотримуватись вимог, передбачених п.п.12 та 13 Методичних вказівок, затв. Наказом Мінфіну РФ від 28.12.2001 N 119н, а саме:

• належне оформлення із зазначенням усіх необхідних реквізитів та підписів;
• проставлення прочерків у порожніх полях документа;
• нумерація документів має забезпечувати відсутність повторів номерів у поточному звітному році.

Заповнений бланк первинного документа має бути підписаний стороною, що здає та приймає, і зданий до бухгалтерії з метою відображення руху матеріалів у бухгалтерському обліку.

Типова міжгалузева форма № М-15, затверджена Постановою Держкомстату Росії від 30.10.97 № 71а, застосовується у разі відпустки ТМЦ за межі організації на адресу її господарів або за відвантаження стороннім організаціям. Цей документ має назву «Накладна на відпустку матеріалів на бік» і складається у двох примірниках, з урахуванням того, що перший екземпляр М-15 залишається на складі-відправнику, а другий передається одержувачу матеріальних цінностей.

В якості особи, відповідальної за складання даної форми, може виступати співробітник бухгалтерії, який веде облік даних ТМЦ, або безпосередньо комірник, який відпускає матеріали на підставі наказу керівника. При цьому особа, яка одержує зазначені матеріали, має пред'явити довіреність на право їх отримання.

Оформлення та заповнення накладної

Верхня таблиця документа містить відомості про дату складання документа, код застосовуваної операції (у разі, якщо організація використовує систему кодування), дані про відправника, одержувача та відповідального за поставку ТМЦ (структурний підрозділ та вид його діяльності).

Нижче наведено рядок «Підстава», призначений для вказівки підстави виписки даної накладної (наприклад, розпорядження директора). Трохи нижче розташований рядок «Кому», в якому прописують найменування підрозділу-отримувача, а також прізвище, ім'я, по батькові його представника та реквізити пред'явленої ним довіреності.

Основна таблиця документа містить 15 граф:

• Графи 1 та 2 заповнюються бухгалтером організації. У графі 1 зазначаються синтетичний рахунок та субрахунок до нього, що відображаються за дебетом, у кореспонденції із кредитом рахунку обліку ТМЦ. У графі 2 проставляється код аналітичного обліку матеріалів, що списуються. Інші рядки може заповнювати як бухгалтер, і інша відповідальна особа.
• Графа 3 містить відомості про найменування, сорт, розмір і марку ТМЦ.
• Графа 4 відбиває номенклатурний номер матеріалу. Якщо організація не проводить нумерацію ТМЦ, у цій графі ставиться прочерк.
• У графі 5 ставиться код одиниці виміру відповідно до довідника ОКЕІ.
• Графа 6 призначена для відображення даних про одиниці вимірювання матеріалу, що списується.
• У графі 7 вказується кількість ТМЦ, призначена для відпустки зі складу.
• Графа 8 заповнюється комірником і містить інформацію про кількість фактично відпущеного матеріалу.
• Якщо ціновий облік матеріалів комірником не ведеться, графи з 9 по 12 підлягають заповненню бухгалтером. У графі 9 ставиться вартість рублях і копійках за одиницю ТМЦ без урахування ПДВ.
• Графа 10 відображає сумарну вартість відпущених цінностей у рублях та копійках без урахування ПДВ. Дані цієї графи є добутком показників, зазначених у графах 8 та 9.
• Графа 11 відображає загальну суму ПДВ та розраховується як добуток даних графи 10 та відповідної ставки податку.
• Графа 12 є сумою показників граф 10 і 11 і містить дані про повну вартість цінностей з урахуванням ПДВ.
• Графи 13, 14 та 15 заповнюються комірником.
• У графі 13 прописується інвентарний номер матеріалу.
• У графі 14 – номер паспорта ТМЦ (за його наявності). Якщо паспорта немає, то комірник ставить прочерк у цій графі.
• У графі 15 відображається номер запису, зробленого комірником у картці обліку матеріалів.

Нижче наведено рядки, необхідні для відображення кількості найменувань ТМЦ, відпущених за цим накладним (прописом). За нею, також прописом, зазначається загальна сума матеріалів із виділенням ПДВ.