Bir işletmede çalışma süresinin etkili planlanması. Çalışma zamanı planlaması - özet

İş pratiğimde önemli bir yeteneğe sahip yöneticilerle defalarca karşılaştım. Bu, gün içinde pek çok şeyi, öncelikleri doğru belirleyerek ve stres yaşamadan yapabilme yeteneğidir. Böyle bir insanı işle boğmak kesinlikle imkansızdır. Şu anda kaç proje uygulanıyor olursa olsun, hızlı, sakin ve doğru bir şekilde öncelikleri belirleyecek, görevleri gruplandıracak ve birbiri ardına tamamlamaya başlayacaktır. Bunu çok düşündüm, meslektaşlarımla konuştum ve çoğu durumda bu yeteneğin doğuştan değil, sonradan edinildiğini fark ettim.

Lisedeyken en sevdiğim amcam bana güzel bir tavsiye vermişti: "Gün boyunca ne yaptığınızı takip edin ve sonunda özetleyin." Amcam Uluslararası Çalışma Örgütü'nde çalışıyordu ve neden bahsettiğini biliyordu. Tavsiyesi için ona ve bu tavsiyeye uyduğum için kendime hala minnettarım. Okuldan mezun olduğumda net bir programım vardı, günlük aktivitelerimin ve görevlerimin çoğu önceden planlanmıştı ve bu bende herhangi bir protestoya ya da rahatsızlığa neden olmuyordu.

Daha sonra bu kuralı hayatımın geri kalanında sürdürdüm. Planlar ve görevler değişti ve gün içinde birkaç farklı şey yapma alışkanlığım daha da güçlendi ve bununla birlikte işimin performansı ve verimliliği de arttı. Sonuçta, düşünürseniz, yüksek yorgunluk, ilgisizlik, düşük iş verimliliği çoğunlukla kendimize, işimize dair vizyonumuzun ve son fakat bir o kadar da önemli olarak planlama ve önceliklendirme alışkanlıklarının eksikliğinin bir sonucudur. Muhtemelen, bazı yaratıcı çalışanlar ve dar profilli uzmanlar için bu önemsiz bir dezavantajdır, ancak faaliyetleri planlama, öncelikleri belirleme ve grup görevlerini belirleme yeteneği olmadan iyi bir yönetici olmak mümkün olmayacaktır.

Dolayısıyla, okulda veya üniversitede kendinize bir şeyler planlamayı öğretmediyseniz, bunu mümkün olan en kısa sürede yapmak en iyisidir. Öncelikle gün içinde gerçekte ne yaptığınızı öğrenin. Her yarım saatte bir, bu zamanı neye adadığınızı işaretleyin. Haftalık günlüklerinizi incelediğinizde, önemsiz, yinelenen veya yalnızca ilgisiz görevlere ne kadar zaman harcandığına şaşıracaksınız. Buna göre bir sonraki adım gereksiz olan her şeyi atmaktır. Bunun da uzun süre takip edilmesi gerekecek; bazı alışkanlıklardan veya ritüellerden kurtulmak çok zordur. Üçüncü adım, ana görevleri ve iş türlerini gruplandırmak ve bunları rastgele bir sıra yerine sırayla ele almaktır. Bu, konsantre olma yeteneğinizi önemli ölçüde artıracaktır. İlk bakışta bunu yapmak çok basit, sabahları egzersiz yapmaktan daha zor değil. Ancak herkes egzersiz yapmıyor.

Günümü planlamaya gelince, şu anda bile buna çok zaman ayırıyorum (her ne kadar hazırlık ve organizasyon işlerinin çoğunu asistanlarım yapıyor olsa da). Belki daha sonra kişisel asistanın bir yöneticinin çalışmasındaki rolü hakkında bir yazı yazacağım. Doğru zaman yönetiminin temeli. Benim için bu strateji, önemli müşteriler ve ortaklarla ilişkiler, en büyük işlemler, ekip, randevular ve çalışanların motivasyonudur. Bu alanlardan birinde sorun varsa o zaman ilk önce benim çözmem gereken sorun benim sorunumdur.

Bir diğer önemli nokta ise planlanmamış faaliyetlerin zaman çizelgesinde bulunmasıdır. Bunlar her zaman olur ve biraz zaman ayırmak önemlidir, çünkü bir toplantının diğerine gizlice girmesinden veya aceleyle bir şeyler yapmak zorunda kalmaktan daha kötü bir şey yoktur.

Unutmamalıyız ki tüm insanlar farklıdır, bu da planlamanın bireysel olması gerektiği anlamına gelir. En uygun programımı uzun zaman önce oluşturdum. Genellikle sabah 9'da ekiple birlikte nihai programı netleştiririm ve o gün önümde olan toplantıları anlatan özetleri gözden geçiririm. Özet hazırlamak ayrı bir konudur: Amaçları, hedefleri ve katılımcıları açıkça tanımlarlar. Bu aynı zamanda bana zaman kazandırıyor. Yaklaşık on toplantıdan sonra eve gidip ailemle iletişim kurmaya zaman ayırıyorum ve düzenli olarak yogaya veya fitnessa gidiyorum. Ve gece yaklaştıkça hâlâ elektronik olarak çalışıyorum. Bu rutin, iş türleri arasında geçiş yapmaktan kaçınmamı sağlıyor ve istenilen moda girmeyi kolaylaştırıyor. Ancak bunu inşa etmek ve ona bağlı kalmak için okuldaki zamanımı planlamaya başlamam gerekiyordu.

Hangimiz en büyük değerin ne olduğunu merak etmedik? Çoğu zaman bu konuda görüşler farklılık gösterir. Bazıları bunun bilgi olduğuna inanıyor, bazıları ise zamanın geldiğine inanıyor. Modern toplumun zamandan tasarruf etmek için yeterli fırsatlara sahip olmasına rağmen, bazı nedenlerden dolayı yeterli zaman yok. Ve hemen akla şu düşünceler geliyor: "Teknolojik ilerleme neden acımasız bir şaka yapıyor?", "Her şeyi yapmak ve iyi yapmak için zamana nasıl sahip olunur?", "En azından kısmen rahatlamak için gününüzü nasıl dağıtır ve planlarsınız?" kendin?" Her şey çok basit. Sadece zamanınızı nasıl doğru planlayacağınızı öğrenmeniz gerekiyor.

Her şeyi yapmak istiyorsanız uymanız gereken kurallar

Her şeye ayak uydurmak ve dinlenmeye zaman ayırmak için şunları yapmalısınız:

• belirli bir plan geliştirmek;
• Daha sonraya bırakmadan, önemi az olan konulara öncelik verin;
• gereksiz şeylerle çalışma zamanınızı boşa harcamayın;
• tamamlanan görevleri günlük olarak analiz edin;
• önemine göre öncelikleri doğru şekilde dağıtın;
• düzeni korumak için;
• yeni alışkanlıkları takip etme iradesini geliştirin.

Gününüzü planlamayı nasıl öğrenirsiniz: Bir yöneticinin zamanını planlamanın aşamaları

Çalışma süresini doğru bir şekilde dağıtmak ve günlük iş sırasını belirlemek zor değil gibi görünüyor ancak bunu herkes yapamaz. Önemli şeyleri zamanında nasıl yapıp yorulmayacağınıza dair düşünceler akla geliyorsa, zamanı doğru planlamayı ve yönetmeyi öğrenmek önemlidir. Düzgün hazırlanmış bir günlük rutin planı burada önemli bir rol oynar.

Sınırlı süre gibi önemli bir faktörü unutmayın. Zaman durdurulamaz, değiştirilemez veya geri döndürülemez; bu da iş, ticaret ve genel olarak yaşamlarımız için de aynı şeyin geçerli olduğu anlamına gelir.

Çalışma zamanı planlamasının aşağıdaki aşamaları vardır:

• disiplin geliştirmek (gününüzü kontrol etmeyi öğrenmek başarılı bir lider için önemli bir görevdir);
• konuların önem derecesinin belirlenmesi (günde en fazla 3 acil konu planlanmasına izin verilir);
• görevlerin önemli, acil, kolay, basit, önemsiz olarak rasyonel dağılımı;
• adım adım bir çalışma planı hazırlamak;
• Tamamlanması 10 dakikadan az süren basit, küçük, kolay görevlerden kurtulmak (sonraki günlerde boşaltma);
• yöneticinin zaman "çalan" faaliyetler yapmayı reddetmesi (TV dizileri izlemek, sosyal ağlarda iletişim kurarak uzun saatler harcamak, arkadaşlarla takılmak);
• evdeki ve işyerindeki her şeyin yerinin belirlenmesi;
• iş çöplerinden kurtulmak (belgeleri düzenlemek ve gereksiz şeyleri atmak için günde 10 dakika yeterlidir);
• boş zaman için bir hobi seçmek.

Arkadaşlarınızı kaybetmemek ve zamandan gerektiği gibi tasarruf etmek için şu kurala uymanız gerekir: sosyal ağlardaki sayfaları haftada 2 kez ziyaret edin, hafta sonlarını arkadaşlarınızla buluşmak için ayırın, kişisel toplantıları önceden planlayın, "boş" telefon süresini azaltın Günde 15 dakikaya kadar konuşma.

Çalışma planı nasıl yapılır

Aşağıdaki çalışma sırasına uyarsanız verimli planlama mümkündür:

1. Bir çalışma planının geliştirileceği temel olarak amaç ve hedefleri belirleyin. Kısa vadeli (bir hafta) veya uzun vadeli (bir ay, çeyrek, yıl) olabilir.

Dikkat: Başarılı bir lider plandan bir adım bile sapamaz. Üzerinde ayarlamalar yapabilirsiniz, örneğin görevleri değiştirebilir, önemli toplantı günlerini yapabilir, etkinlikleri farklı bir zamanda planlayabilirsiniz, ancak hiçbir durumda bunları kökten değiştirmemelisiniz.

1. Görevleri dağıtın ve bunların tamamlanması için son tarihleri ​​belirleyin. Sınırlı bir zaman çerçevesi olan ve çok fazla çaba gerektiren görevleri öncelikle yerine getirmeyi öğrenmek önemlidir. Daha sonra orta vadeli görevleri ve standart işlevler gerektiren işleri planlayabilirsiniz. Düşük değerli iş en son yapılmalıdır.

1. İcra arifesinde ortaya çıkan acil konuların günlüğünüzde veya takviminizde zorunlu olarak işaretlenmesi (yöneticinin önemli noktaları kaçırmadan her şeyi zamanında yapmayı başarmasına olanak tanır).

1. Tüm görevlerin analizi, görev listesinin azaltılması (mümkün olduğunca).

Gününüzü boşaltmak için şunlar önemlidir:

1. Görevleri tamamlama sınırlamasına uyun: günde en fazla 3 acil görev, toplamda en fazla 10 görev.
2. Planlama yaparken, karmaşık görevleri daha uygun bir zamanda, tercihen günün ilk yarısında tamamlamaya ve iş vardiyasının sonunda kolay görevleri gerçekleştirmeye bağlı kalın.
3. Bir önceki işi tamamlamadan bir sonraki işi yapmayın (daha önce kararlaştırılanları tamamlayarak görevleri adım adım planlamak önemlidir).
4. Yarım kalan işleri bırakmayın, bir sonraki iş gününe ertelemeyin.
5. Hala yerine getirilmemiş görevler varsa, önemli görevler takviminde bunlar hakkında özellikle not almanız önerilir. Aynı görev arka arkaya birkaç gün boyunca günlükte istikrarlı bir şekilde "yaşıyorsa", onu nasıl reddedeceğinizi veya onu gerçekleştiren başka bir kişiye nasıl aktaracağınızı düşünmeye değer.

Rasyonel planlamanın sırları

Aşağıdakileri yaparak gününüzü doğru bir şekilde planlayabilirsiniz:

• çalışma planının değerlendirilmesi, görevlerin ayarlanması, günlük rutinin oluşturulması;
• görevlerin yerine getirilmesinin izlenmesi, çeşitli görevlerin eşzamanlı performansının ortadan kaldırılması (aksi takdirde düşük üretkenlik riski vardır);
• başlatılan görevlerin tamamlanması;
• yöneticinin kendisine verilen görevleri tamamlamasına engel olan, dikkati dağıtan ve planları etkileyen engellerin ortadan kaldırılması;
• dinlenme ile alternatif çalışma;
• zaman planlama analizi;
• İş sonuçlarınızın sürekli iyileştirilmesi.

Yöneticiye zaman kazandırmanın sırları

1. Benzer görevleri birleştirmek önemlidir; örneğin, müzakereleri birleştirmek, yazışmaları çözmek, e-postaları yanıtlamak.
2. Sakin bir ortam yaratmak da aynı derecede önemlidir. Hiçbir şeyin sizi işinizden alıkoymaması için bu gereklidir.
3. Çalışma sürenizi sınırlamak, iş toplantılarının verimsiz sonuçlarından kaçınmanıza yardımcı olacaktır.
4. Önceliklendirme yeteneği, belirlenen hedeflere ulaşılmasını etkileyen rasyonelliğin ve işlerin tutarlılığının önemli bir göstergesidir.
5. Son derece önemli şeyler yapmak, bir yöneticinin işinde yüksek performans elde etmesini sağlar.
6. Görevlerin çalışanlar arasında dağıtılması önemli miktarda zaman tasarrufuna yardımcı olacaktır.
7. Adım adım çalışma daha az önemli değildir. Küçük şeylerden başlayıp büyük zirvelere ulaşarak merdivenleri tırmanırsanız hedefinize doğru ilerlemeniz çok daha kolaydır.
8. Önemli görevlerin günlüğünü tutmak, bazı görevlerin diğerleriyle çakışmasını ve ay sonunda görevlerin birikmesini ortadan kaldırmaya yardımcı olacaktır.
9. Önemli kararları sabah vermek daha iyidir. Bu şekilde iş gününüz boyunca bir başarı hissi yaratabilirsiniz.
10. Planlar ve programlar yaparken, işin nihai sonucunu etkileyen gerçek çalışma yeteneği düzeyini hesaba katmak önemlidir.

Çalışmayı planlamak ve organize etmek, daha fazla kişisel gelişimin anahtarıdır. Günlük planlamanın temel ilkeleri ve kuralları hakkındaki makaleyi okuyun.

Makaleden öğreneceksiniz:

Neden günlük planlamaya ihtiyacınız var?

Herkes neden çalışma gününü planlaması gerektiğini anlamıyor. Sonuçta, her insan, planlamadan bile, hangi işlevleri yerine getirdiğini ve önünde hangi görevlerin bulunduğunu bilir. Pek çok insan, önceden planlanan tüm noktaları karıştırabilecek beklenmedik görevler her zaman ortaya çıktığı için, o gün için plan yapmanın anlamını görmüyor.

Konuyla ilgili belgeleri indirin:

Aynı işlevleri yerine getiren ve aynı yeteneklere sahip iki işçiyi karşılaştırırsanız, yaptıkları işin hacminin ve kalitesinin aynı olduğunu göreceksiniz. farklıdır. Bir çalışan hem mevcut hem de stratejik görevleri çözmeyi başarıyor, ikincisinin acil görevleri bile tamamlayacak zamanı yok ve işten sonra her zaman orada kalmak zorunda kalıyor. En iyi sonuçlar daha fazla bilgi sahibi olanlar tarafından gösterilecektir. . Yani planlama sürecinin kendisi için günlük bir sorumluluk ve ihtiyaç olduğu biri. Psikolojik düzeyde de olsa bir plana sahip olmak kişiyi harekete geçmeye zorlar. Sabit bir hedefi vardır ve bunu başarmak için içsel bir ihtiyaç ortaya çıkar.

Etkili planlama nasıl yapılır?

Planlama ve organizasyon çalışmaları çalışan tarafından yürütülür. Kendisine görevler belirlemesi gereken yönetici değil, çalışandır. Bu durumda kendisi için bağımsız olarak hedefler belirler ve seçtiği doğrultuda hareket eder. Kural olarak, bağımsız planlama sırasında tamamlanan görevlerin yüzdesi, genel planlamaya göre daha yüksektir. yönetmen tarafından geliştirildi.

Uygulamada test edilmiş ve çalışma süresinin optimum kullanımını sağlayan bir iş planlama sistemi bulunmaktadır. Bu, bir kişinin yetkin, gerçekçi ve ulaşılabilir bir plan oluşturabileceği bir dizi prensiptir.

Öncelikle günlük planınıza neleri dahil etmeniz gerektiğini belirleyin. Altı ay veya bir yıl boyunca geliştirilen stratejik plan dikkate alınarak hazırlanmalıdır. Her gün için planlama, hem doğrudan işle ilgili hem de ikincil olan, uygulama için planlanan tüm görevleri dikkate alır. Örneğin, bir meslektaşının doğum gününü tebrik etmek. Yöneticinin tamamlanmasını beklediği öğelerin yanı sıra kişisel konuların da plana dahil edilmesi gerekir. Bunun için gerekli kişisel Gelişim ve olumlu bir imaj yaratmak.

İş planlanırken tamamlanması birkaç gün veya hafta sürecek büyük görevler adımlara bölünerek sırayla tamamlanmalıdır. Her aşama için bir bitiş tarihi belirleyin. Alt görevler de dahil olmak üzere önümüzdeki gün için bir plan yapın. Bir plan hazırlamak için normal bir kağıt günlük veya özel bir program kullanabilirsiniz.

İş planlamasının amacı, plan maddelerini ne pahasına olursa olsun yerine getirmek değil, öncelikli ve acil görevlerin zamanında ve kaliteli bir şekilde yerine getirilmesidir. Bu nedenle, tamamlanacak görevler listesinin sıralanması ve öğelerin azalan öncelik sırasına göre düzenlenmesi gerekir. Devam etmekte Aynı anda birkaç yöntemi kullanabilirsiniz.

Örneğin, sabit bir son tarihi olan görevlere ve tamamlanması daha fazla çaba gerektiren görevlere en yüksek öncelik verilir. İkinci en önemli görevler ise tamamlanması gereken günlük görevler ve tamamlanma tarihleri ​​önümüzdeki günlerde planlanan görevler olacaktır. Günlük planlamada en düşük öncelik, başarısızlığının önemli olumsuz sonuçlara yol açmayacağı küçük konulara verilir.

Gün planlama kuralları

Bir işletmenin işini planlamak gibi, bireysel bir çalışanın çalışma gününü planlamak da kurallara uymak zorundadır. Bunları takip etmek, planlarınızın sizin için rahat olacak şekilde yürütülmesini sağlamaya yardımcı olacaktır.

1. Çalışma sürenizin %70'inden fazlasını planlamayın. Bu, acil, planlanmamış görevleri sakin bir şekilde tamamlamanıza ve dikkatinizin dağılması gerektiğinde gergin olmamanıza olanak tanıyacaktır. .
2. Günlük planınıza aynı anda üçten fazla önemli ve acil görevi dahil etmeyin. Plan öğelerinin toplam sayısını onla sınırlayın.
3. Benzer durumları bloklar halinde oluşturun. Bu, bunların tek bir algoritma kullanılarak yürütülmesine yardımcı olacak ve yürütme süresini azaltacaktır.
4. Planlama sürecini bir önceki günün akşamına taşıyın. Gerekirse planda ayarlamalar yapmak için zamanınız olacak.
5. Biyoritimlerinizi dikkate alarak karmaşık görevleri planlayın. Bazıları sabahları daha verimli, bazıları öğleden sonra daha verimli, bazıları ise akşamları daha verimli çalışıyor.
6. Başladığınız işi bitirmeden yeni bir göreve başlamayın. Ara vermek zorunda kalırsanız geri dönün ve başladığınız işi bitirin.
7. Birkaç dakika içinde yapılabilecekse, planlanmamış bir görevi tamamlamayı ertelemeyin.
8. Masanızda kalmadan her saat başı mola verin. Molalarınızı hafif esnemeye ayırın; bu, başınızın "yenilenmesine" yardımcı olacaktır.
9. Kafanız karışmasın Hedeflere ulaşırken kendinize görevler belirlemeyin ve baş edilmesi zor olacak hacimlerin ana hatlarını çizmeyin.
10. İlgisini kaybetmemiş, yerine getirilmemiş görevler varsa, bunları bir sonraki günün planına taşıyın.
11. İş yerinizi, çalışmanın rahat olacağı şekilde düzenleyin.

Çözüm

Her gün için planlama yapmak yararlı ve gerekli bir beceridir. Bu, kendi kendini organize etmenin ve geliştirmenin bir yoludur, etkili bir şekilde çalışabileceğinizin garantisidir. Önerilen iş planlama sistemi temel ilkeleri anlamanıza yardımcı olacaktır. zaman yönetimi ve bu bilgiyi pratikte başarıyla kullanın.

Genel olarak bir kişinin yaşamını hangi faktörlerin etkilediğini iyice anlamaya başlarsanız, bunların çok çeşitliliğini bulabilirsiniz. Bir kişinin yaşamının herhangi bir alanı ve faaliyetinin her alanı, elbette, kendilerine özgü bir takım özelliklere sahiptir ve bazen biri için geçerli olan, diğeri için tamamen uygulanamaz. Ancak buna rağmen kesinlikle her şeyde etkili olan bazı temel ilkeler vardır. Bu ilkelerden biri, daha doğrusu, her alanda başarının garantörü sayılabilecek yasalardan biri, rahatlıkla planlama ve önceliklendirme yeteneği olarak adlandırılabilir. Bu zaman yönetimi eğitim dersinde bunun neden bu kadar önemli olduğunu öğreneceğiz.

Bu materyali inceledikten sonra, iş planlamasının ne olduğunu ve özelliklerinin neler olduğunu, iş, kişisel ve ev işleri listelerini günlük olarak derlemenin neden gerekli ve önemli olduğunu öğreneceksiniz. Ek olarak, bazıları her gün için tasarlanmış, bazıları ise daha uzun vadeli (bir hafta, bir ay, bir yıl ve hatta birkaç yıl) odaklı olan çeşitli etkili planlama tekniklerine ve ilkelerine bakacağız. Bu çevrimiçi eğitim kursu her yaştan ve meslekten insana faydalı olacak ve aldığınız bilgileri ilk günden itibaren hedeflerinize ulaşmak için kullanabileceksiniz.

Planlama nedir? Planlama türleri. Önceliklendirme

Planlama süreci

Planlama, belirlenen amaç ve hedeflere ulaşmak için gerekli kaynakların en uygun şekilde tahsis edilmesi süreci ile bunların formülasyonu ve uygulanmasıyla ilişkili bir dizi süreçtir. Planlama, zaman yönetiminin (zaman yönetimi) ayrılmaz bir parçasıdır ve ustaca kullanıldığında etkinliğini kat kat artırır.

En basit ve en resmi yorumuyla planlama aşağıdaki aşamalarla karakterize edilir:

1. Hedef belirleme aşaması (görevler)
2. Hedefe ulaşmak için bir plan hazırlama aşaması
3. Varyant tasarım aşaması
4. Gerekli kaynakların ve kaynaklarının belirlenmesi aşaması
5. Yöneticilerin belirlenmesi ve brifing aşaması
6. Planlama sonuçlarının fiziksel formda (plan, proje, harita vb.) kayıt altına alınması aşaması.

Planlama türleri

Planlama, daha önce de belirtildiği gibi, kesinlikle yaşamın herhangi bir alanına uygulanabilir, ancak buna bağlı olarak, farklı biçim ve içeriklerde ifade edilen kendi özelliklerine sahip olabilir.

Planlama türleri farklılık gösterir:

Gereklilik gereği

• Direktif planlama - atanan görevlerin zorunlu olarak yerine getirilmesini ifade eder, her zaman belirli bir muhatabı vardır ve artan ayrıntılarla karakterize edilir. Bunun bir örneği, devlet / ulusal öneme sahip sorunların çözülmesi, işletmelerde çalışma vb. ile ilgili görevlerin belirlenmesidir.
• Göstergesel planlama birincinin antipodudur: zorunlu ve kesin uygulama anlamına gelmez, daha tavsiye edici ve yol gösterici bir yapıya sahiptir. Bu tür planlama, çeşitli ülkelerin makroekonomik kalkınma sistemlerinde yaygındır.

Hedeflere ulaşmanın zamanlamasına göre

• Kısa vadeli (mevcut) planlama - 1 yıla kadar bir süre için hesaplanır ve bir günlük, bir haftalık, bir aylık, üç aylık veya altı aylık planlardan oluşabilir. En yaygın planlama türüdür. Hem günlük yaşamdaki sıradan insanlar hem de çeşitli kuruluşların liderleri tarafından kullanılır.
• Orta vadeli planlama - 1 yıldan 5 yıla kadar bir süre için hesaplanır. Bu planlama biçimi devlet kurumlarının, firmaların ve işletmelerin faaliyetlerinde yaygındır, ancak sıklıkla stratejik düşünen kişiler tarafından kullanılır. Bazı durumlarda, tamamıyla sürekli planlama olan mevcut planlamayla birleştirilebilir.
• Uzun vadeli (uzun vadeli) planlama - genellikle birkaç (5, 10, 20) yıl önceden hesaplanır. Çoğu zaman, bu tür planlama büyük işletmelerde sosyal, ekonomik, bilimsel ve teknolojik nitelikteki görevlerin yerine getirilmesi için kullanılır.

• Stratejik planlama esas olarak uzun vadelidir. Yardımı ile kuruluşların faaliyetlerindeki ana yönler belirlenir: faaliyetlerin genişletilmesi, yeni yönler oluşturulması, iş sürecinin uyarılması, pazarın ve segmentlerinin incelenmesi, talebin incelenmesi, hedef kitlenin özellikleri vb. Organizasyonların faaliyetlerinde yaygındır.
• Taktik planlama çoğunlukla uzun vadelidir. Temel amacı, stratejik planlamanın kullanılmasıyla bulunan fırsatların uygulanması için gerekli koşulları yaratmaktır. Kural olarak, bir kuruluşun ekonomik, sosyal ve üretim gelişimini planlarken taktik planlama kullanılır. Organizasyonların faaliyetlerinde yaygındır.
• Operasyonel takvim planlaması, stratejik ve taktik planlamanın son aşamasıdır. Esas olarak istenen sonuçlara ulaşma sürecini uygulamaya hizmet eder. Yardımı ile tüm göstergeler belirlenir ve kuruluşun çalışmaları doğrudan düzenlenir. Operasyonel takvim planlaması, verilen görevlerin tamamlanması için zamanın belirlenmesini, sürecin uygulanması için hazırlık yapılmasını, kayıtların tutulmasını, sürecin izlenmesini ve analiz edilmesini içerir. Organizasyonların faaliyetlerinde yaygındır.
• İş planlaması - planlanan faaliyetlerin fizibilitesini, uygunluğunu ve etkinliğini değerlendirmeye yarar. Bir iş planının hazırlanması, her türlü gösterge, fırsat, teklif vb. dikkate alınarak çok dikkatli bir şekilde yapılır. Kuruluşların faaliyetlerinde ve iş adamlarının çalışmalarında yaygındır.

Birincil hususları dikkate alan dikkate alınan planlama türlerine ek olarak, ikincil hususları da dikkate alan planlama türleri de vardır. Onlar da farklılık gösteriyor:

Kapsama göre

• Genel planlama - bağlamın tüm ayrıntılarını kapsar.
• Kısmi planlama - bağlamın bazı ayrıntılarını kapsar.

Nesneleri planlayarak

• Hedef planlama: Ulaşılması gereken hedeflerin belirlenmesini içerir.
• Araçların planlanması - sonuca ulaşmak için gerekli araçların planlanması anlamına gelir (finans, bilgi, personel, ekipman vb.).
• Program planlama, sonuçlara ulaşmak için gerekli programların geliştirilmesini içerir.
• Eylem planlaması, bir sonuca ulaşmak için gerekli eylemlerin belirlenmesini içerir.

Derinliğe göre

• Toplu planlama genel parametreler dikkate alınarak yapılır.
• Tüm detaylar ve özellikler dikkate alınarak detaylı planlama yapılır.

Planları zaman içinde koordine ederek

• Sıralı planlama, birkaç küçük aşamadan oluşan uzun bir süreci içerir.
• Eşzamanlı planlama - bir kerelik kısa bir aşamayı ima eder.

Veri değişikliklerini dikkate almak

• Katı planlama, belirtilen parametrelere zorunlu olarak uyulması anlamına gelir.
• Esnek planlama, belirtilen parametrelere uyulmaması ve yenilerinin ortaya çıkması olasılığını ima eder.

Sırayla

• Düzenli planlama - planların birbiri ardına sıralı olarak uygulanmasını ifade eder.
• Devamlı planlama - planın cari dönemde tamamlanmasından sonra bir sonraki dönem için uzatılmasını içerir.
• Olağanüstü planlama - ihtiyaç ortaya çıktıkça bir planın uygulanmasını ifade eder.

Önceliklendirme

Önceliklendirme, öncelikleri belirleme sürecidir; belirli bir plan öğesinin öneminin geri kalanına üstünlüğünü gösteren bir göstergedir. Önceliklendirme önemlidir çünkü çok sayıda farklı nüans ve özellik arasında hedefe ulaşma sürecinde en az öneme sahip olan ve etkisi en az olan ve bu süreçte baskın rol oynayanlar vardır. Önceliklendirme yeteneği, herhangi bir planlama sürecinin etkinliğinin ve verimliliğinin başka bir göstergesi olarak adlandırılabilir, çünkü Planın en önemli noktalarına yapılan vurgu çoğu zaman hedefe ulaşılıp ulaşılamayacağı konusunda belirleyici olmaktadır.

Gördüğünüz gibi bir süreç olarak planlama, önemli sayıda farklı nüanslarla karakterize edilir. Türlerden herhangi biri ayrı ayrı veya belki başkalarıyla birlikte kullanılabilir. Seçim yaparken asıl şey, etkinliğinizin tüm özelliklerini dikkate almaktır. Ancak ne kadar planlama türü olursa olsun, ne kadar dikkate alırsak alalım, ne kadar örnek verirsek verelim, eğer herhangi bir şeyi neden planlamamız gerektiğini, bunun ne gibi avantajlar sağladığını anlamazsak tüm bunların hiçbir değeri olmayacaktır. bunun hayatta bize nasıl faydası olacak? Bir sonraki bölümde cevaplamaya çalışacağımız sorular bunlardır.

Neden planlamaya ihtiyacınız var?

Eğitimlerimizin kişisel üretkenliği artırma yöntemlerine yönelik olduğunu göz önünde bulundurarak, burada ve dersin ilerleyen kısımlarında planlamayı kuruluşlar, firmalar, işletmeler vb. ile değil, bir kişinin faaliyetleriyle ilgili olarak ele alacağız.

Planlama, bir kişinin yalnızca istediğini elde edip edemeyeceğini değil, aynı zamanda neyi başaracağını da büyük ölçüde belirleyen faktördür. Gerçek şu ki, planlama sürecinin kendisinin tek ve dar hedefli bir etkisi yoktur, ancak bir kişinin birçok kişisel göstergesini, eylemlerinin yönünü ve genel olarak yaşam tarzını etkileyen karmaşık bir etkiye sahiptir. Aşağıda planlamanın olumlu yönlerinden ve sağladığı faydalardan sadece birkaçını listeliyoruz.

Hedefin belirtilmesi

Kişi faaliyetlerini planlamaya başladığı anda düşüncesi harekete geçer, yaratıcı potansiyeli harekete geçer ve beyin aktivitesi artar. Tam olarak ne istediğinizi bildiğinizi düşünürken bir şeyi isteyebilir ve onu "bir nevi" hayal edebilirsiniz. Ancak bir plan hazırlamak için oturup dikkatlice düşünmeye başladığınız anda hedefiniz soyuttan somuta dönüşmeye başlar. Yavaş yavaş onu ayrıntılı olarak hayal etmeye, özelliklerini hesaba katmaya ve bir şekilde onu çeşitlendirmeye başlarsınız. Nereye gittiğini bilmeyen gemi asla gideceği yere varamaz diye bir söz vardır. Bir kişi de öyle; eğer tam olarak ne istediğini bilmiyorsa, bunu asla başaramaz. Planlama, gerçekten ne istediğinizi anlayıp gerçekleştirmenizi ve belirli bir hedefe ulaşmanızı mümkün kılar.

Açık bir eylem planı

Ne istediğimizi bilsek bile, onu başarmak için neye ihtiyacımız olduğunu bilmezsek, onu asla başaramayabiliriz. Hedeflerimiz mega-küresel, iyi ve harika olabilir ama sahip olmak ve yapmak istediklerimizin sadece bir resmi olarak kalacaklar. Bu durum planlamayla düzeltilebilir. İlk olarak, istenen sonuca ulaşmak için atılması gereken belirli adımları belirlemenizi sağlar. İkinci olarak bunun için ihtiyaç duyulan kaynakların ve bunların kaynaklarının belirlenmesine yardımcı olur. Üçüncüsü, bir zaman çerçevesi belirlemeyi mümkün kılar. Böylece doğru bir planınız olduğunda onu uygulamak için ne yapmanız gerektiğini, kimleri veya neyi dahil edeceğinizi ve en önemlisi bunu ne zaman yapmak istediğinizi bileceksiniz. Planlama, bir hedefe ulaşma sürecini önemli ölçüde hızlandırır, çünkü... eylem için pratik bir rehberdir.

Eylem, eylem hakkındaki düşünceler değil

İstediklerimizi hayata geçirecek bir planımız oluncaya kadar sürekli bu konu üzerinde düşünüyoruz. Onu ne kadar istediğimizi, elimizde olsa ne kadar güzel olacağını düşünürüz, şimdi ne kadar eksik olduğumuzu düşünürüz, hatta belki de kendimizi bunu yaparken hayal ederiz. Ama bir AMA var - düşünmenin dışında başka hiçbir şey yapmıyoruz. Bu da büyük olasılıkla her şeyin sona ereceğini gösteriyor. Planlamaya başladığınızda, planlarınızı gerçekleştirme yolunda ilk ve en büyük adımı zaten attığınızı anlamak önemlidir. Bu tek başına sizi önemli ölçüde ileriye taşır. Ve sonra bir zincirleme reaksiyon başlar: Bir plan hazırladıktan sonra belirli eylemleri gerçekleştirmeye başlarsınız, ilk noktayı ikinci, ikinciyi üçüncü vb. takip eder. En küçük şeyleri bile planlama alışkanlığını kendinize aşılayabilirseniz, arzularınızın nasıl gerçeğe dönüşmeye başladığını hemen fark edeceksiniz. Burada başka bir atasözü uygulanabilir: “Yalan taşın altından su akmaz.” Yerden kalkın ve harekete geçmeye başlayın. Planlama, bir hedefe ulaşmak için gerekli enerji potansiyelini yaratır.

Manevra imkanı

İstenilen sonuçlara ulaşmak için ne yapılması gerektiğini özellikle bilmeden eylemlerimizi ne belirleyebilir ne de koordine edebiliriz. Ne yapmamız gerektiğine dair kabaca bir fikrimiz olabilir ancak plansız hareket edersek çıkmaza girme, hatta hedeften uzaklaşma riskiyle karşı karşıya kalırız. Bir planınız olduğunda ve harekete geçmeye başladığınızda, tabiri caizse tüm süreci çevrimiçi olarak yönetebilirsiniz: bu şekilde çalışmıyor, farklı deneyin, bir şey işe yaramıyor, onun yerini ne alabilir diye düşünün. Net bir plana sahip olmak, yolunuz boyunca manevra yapmanıza, farklı yöntem ve yöntemleri değiştirmenize olanak tanır. Sonuç olarak, olayların gelişimi için olası tüm nüansları ve seçenekleri dikkate alacak kapsamlı bir planınız olacak. Planlama yeteneği esnek ve her duruma hazır olabilme yeteneğidir.

Başarı olasılığı yüksek

Ve belki de planlamanın en önemli avantajı, %100 garanti olmasa da yine de büyük bir başarı ihtimali olmasıdır. Çok az şey isteyen ama bir planı olmayan, asla hiçbir şey başaramayan ne kadar çok insan görüyoruz! Ve onların aksine, büyük miktar Ulaşılamaz görünen fantastik hedefleri olan, ancak her şeye rağmen bu hedeflere ve hatta daha fazlasına ulaşan insanlara örnekler. İlkini ikincisinden ayıran şey planlama ve önceliklendirme yeteneğidir. Hedeflerinizi belirleyin, plan yapmaya başlayın; bir süre sonra hedefinize ulaştığınızı ve planı olmayan binlerce izleyicinin yerinde kaldığını göreceksiniz. Planlama sizi her alanda lider yapacaktır!

Elbette artık neden tüm adımlarınızı planlamanız ve düşünmeniz gerektiğini çok daha net anladınız. Planlama, iş adamları ve girişimciler, büyük şirketlerin başkanları, yaratıcı insanlar, yazarlar, aktörler ve şov dünyasının yıldızları ve genel olarak başarılı insanlar olarak adlandırılan herkes tarafından gerçekleştirilir. Planlama, üretkenliğini artırmak ve ciddi sonuçlar elde etmek isteyen herhangi bir kişinin yaşamının ve faaliyetinin bir parçasıdır. Bu nedenle masaya oturup bir kalem ve kağıt alıp bir şeyler planlamaya başlamanın yanı sıra, günümüzde özel olarak geliştirilmiş ve etkinliğini defalarca kanıtlamış planlama teknikleri vardır. Bir sonraki bölümde bunların en popülerlerine kısa bir genel bakış sunacağız.

Planlama teknikleri

ABC planlaması

Bu yöntemin ön şartı, önemli ve önemsiz konuların yüzde oranının her zaman yaklaşık olarak aynı olduğunu açıkça gösteren deneyimdir. Belirlenen sonuçlara ulaşmadaki önemine göre herhangi bir görev, ABC harf değerleri kullanılarak dağıtılmalıdır. Bundan, en büyük önemi ve önemi olan görevlerin (A) önce, sonra diğerlerinin (B, C) tamamlanması gerektiği sonucu çıkar. Bu tekniği kullanarak zamanınızı, görevleri tamamlamak için gereken çabayı değil, görevlerin önemini dikkate alarak planlamanız gerekir.

ABC yöntemi üç temel kurala dayanmaktadır:

• Kategori A - en önemli konular. Yaptığınız her şeyin yaklaşık %15'ini oluştururlar, ancak sonuçların yaklaşık %65'ini üretirler.
• Kategori B - önemli konular. Toplam işinizin yaklaşık %20'sini oluştururlar ve sonuçlarınızın yaklaşık %20'sini üretirler.
• Kategori C - en az öneme sahip konular. Tüm işinizin yaklaşık %65'ini oluştururlar, ancak aynı zamanda sonuçlarınızın yaklaşık %15'ini de getirirler.

Bu teknik hakkında daha fazla bilgiyi burada bulabilirsiniz.

Eisenhower prensibi

Bu teknik bir zamanlar Amerikalı General Dwight David Eisenhower tarafından önerildi. En önemli kararları hızlı bir şekilde vermek için mükemmel bir ek ölçüm cihazıdır. Bu prensip önceliklerin önem ve aciliyet kriterlerine göre belirlenmesini içermektedir.

Tüm görevlerinizi dört ana kategoriye ayırmalı ve öncelik sırasına göre gerçekleştirmelisiniz:

• Kategori A - en acil ve önemli konular.
• Kategori B - acil ancak önemli olmayan konular. Bunları birinci kategoriden önem kriterine göre ayırabilmek önemlidir, aksi takdirde gerçekten önemli olan şeyleri sonraya bırakarak bunlarla zaman kaybedebilirsiniz.
• Kategori C - acil değil ama önemli konular. Burada aciliyet faktörünü hesaba katmak gerekiyor: Bu işler acil olmadığı için genellikle ikinci plana atılıyor, daha sonra acil hale geliyorlar ki bu da iyi bir şey değil. Bu nedenle bunların uygulanması asla ihmal edilmemelidir. Bu tür görevler, diğer şeylerin yanı sıra, uygulanması başka birine emanet edilerek devredilebilir.
• Kategori D - acil olmayan ve önemli olmayan konular. Çoğu zaman kişi en çok bu tür şeylerle ilgilenir ve zamanının çoğunu bunlara harcar. Bu kategorideki vakaları doğru şekilde tanımlamayı öğrenin. Öncekiler tamamlandığında en son yapılmaları gerekir.

Eisenhower yöntemi hakkında daha fazla bilgiyi buradan edinebilirsiniz.

Pareto kuralı

Bu kurala bazen “80/20” ilkesi de denir. İtalyan iktisatçı Vilfredo Pareto tarafından formüle edilmiştir. Temel önermesi, en küçük miktardaki eylemin en fazla sonucu üretmesidir ve bunun tersi de geçerlidir.

Görsel olarak bu kural şuna benzer:

• %20 eylem = %80 sonuç
• %80 işlem = 20 sonuç
• İnsanların %20'si tüm sermayenin %80'ine sahip
• İnsanların %80’i toplam sermayenin %20’sine sahip
• Müşterilerin %20'si gelirin %80'ini oluşturuyor
• Müşterilerin %80'i gelirin %20'sini sağlıyor
• Vesaire.

Bu kuralı günlük aktivitelerinize uyguladığınızda, bir günde yaptığınız her şeyin %80'inin ihtiyacınız olan sonucun yalnızca %20'si olduğunu ve iyi planlanmış eylemlerin %20'sinin sizi hedefinize %80 oranında yaklaştırdığını göreceksiniz. Buna dayanarak, güne az ama en zor, önemli ve acil görevlerle başlamanız gerektiğini ve ancak o zaman kolay ve daha az önemli olmayan, ancak çok daha büyük bir hacimde mevcut olanı üstlenmeniz gerektiğini unutmayın. Pareto kuralını ABC tekniği veya Eisenhower ilkesiyle birlikte uygulamak çok uygundur.

“80'den 20'ye” ilkesi hakkında daha fazlasını okuyabilirsiniz.

Zamanlama

“Zamanlama” terimi, harcanan zamanı incelemek için tasarlanmış bir yöntemi ifade eder. Yapılan eylemlerin kaydedilmesi ve ölçülmesiyle gerçekleştirilir. Zaman işleyişinin ana hedefleri, zamanın nasıl harcandığını belirlemek, “zaman kayıplarını” tespit etmek, zaman rezervlerini bulmak ve zaman duygusunu geliştirmektir.

Zaman işleyişini tutmak oldukça basittir: Uzmanlar, tüm eylemlerinizi 2-3 hafta boyunca 5 dakikalık bir doğrulukla kaydetmenizi tavsiye ediyor. Görsel olarak şöyle bir şeye benziyor:

• 8:00-8:30 - uyandım, gerildim, yıkandım
• 8:30-9:00 - çay içtim, bilgisayarı açtım, e-postalarımı kontrol ettim
• 9:00-9:30 - sosyal ağa gitti
• 9:30 - 10:00 - iş için hazırlanan belgeler
• Vesaire.

Girişler yorumlar ve ek parametrelerle desteklenebilir. Zamanı takip etmenin birkaç yolu vardır:

• Kağıt üzerinde - bir defterde, defterde, defterde
• Bir gadget kullanma - cep telefonu, e-okuyucu, tablet
• Ses kaydedici kullanma
• Bilgisayarda özel yazılım kullanma
• Çevrimiçi - özel İnternet uygulamaları
• Gantt şeması (aşağıya bakın)

Zamanlama yoluyla elde edilen verilere dayanarak zamanınızın dağılımındaki önemli özellikleri tespit edebilecek ve bunları ayarlayabileceksiniz. Zamanlama hakkında daha fazlasını okuyun.

Gantt şeması

Gantt şeması, Amerikalı yönetim uzmanı Henry Gantt tarafından geliştirilen bir çubuk grafik yöntemidir. Çeşitli projeler için plan ve programları göstermek için kullanılır. Diyagram, zaman ekseni boyunca yönlendirilmiş şeritlerden oluşur ve bunların her biri, projenin parçası olan ayrı bir görevi görüntüler. Dikey eksen görevlerin bir listesidir. Ek olarak, grafikte çeşitli göstergeleri (yüzdeler, işaretçiler, zaman damgaları vb.) işaretleyebilirsiniz.

Gantt şemasını kullanarak proje uygulama sürecini ve gerçekleştirilen eylemlerin etkinliğini net bir şekilde takip edebilirsiniz. Ancak her durumda, bu yöntemin başkalarıyla desteklenmesi gerekecek çünkü Diyagram tarihlerle senkronize değil, harcanan kaynakları ve gerçekleştirilen eylemlerin özünü göstermiyor. En iyi küçük projeler için kullanılır. Diyagramın kendisi genellikle çeşitli proje yönetimi uygulamalarına eklenti olarak dahil edilir.

AKILLI teknoloji

SMART hedef belirleme tekniği dünyanın en iyilerinden biri olarak kabul edilmektedir. NLP'den kaynaklanır ve derslerimizden birinde bunu detaylı olarak tartıştık. Burada bu tekniğin sadece kısa bir tanımını vereceğiz.

“SMART” kelimesinin kendisi, hedef kriterlerini tanımlayan beş kelimenin ilk harflerinden oluşan bir kısaltmadır. Onlara biraz daha detaylı bakalım.

• Spesifik - hedef spesifik olmalıdır, yani. ayarlarken elde etmek istediğiniz sonucu açıkça hayal etmelisiniz. Örneğin, "Antropolog olmak istiyorum."
• Ölçülebilir - hedef ölçülebilir olmalıdır, yani. İstenilen sonucu niceliksel terimlerle temsil etmelisiniz. Örneğin, "2015 yılına kadar ayda 50 bin ruble kazanmak istiyorum."
• Ulaşılabilir - hedef ulaşılabilir olmalıdır, yani. kişiliğinizin özelliklerini dikkate almalısınız: yetenekler, yatkınlık, yetenek vb. Örneğin, matematikle zorlanıyorsanız ve bu bilimi kesinlikle anlamıyorsanız, kendinize seçkin bir matematikçi olma hedefini koymamak daha iyidir.
• Alakalı: Hedef, diğer hedeflerinizle alakalı olmalıdır. Örneğin, orta vadeli bir hedefe ulaşmak, dolaylı olarak birçok kısa vadeli hedefe ulaşılmasını içermelidir.
• Zaman sınırlı: Hedef zaman içinde tanımlanmalı ve açıkça tanımlanmış bir zaman çerçevesine sahip olmalıdır. Mesela “Ben şu aya kadar altı ayda 95 kilodan 80 kiloya inmek istiyorum.”

Hepsi birlikte, istenen sonuca ulaşmak için gerekli eylemleri belirlemenize, maksimum sayıda faktörü hesaba katmanıza ve ilerlemenizi sürekli izlemenize olanak sağlayacaktır. SMART tekniği hakkında daha fazlasını okuyun.

Amaç ve hedeflerin listesi

Zamanı ve görevleri planlayabileceğiniz en basit teknik. Bu sadece yapılacak şeylerin bir listesi. Bu tür listeler, PC, mobil uygulamalar veya karmaşık şemaların kullanımı gibi herhangi bir ek kaynak gerektirmedikleri için çok kullanışlıdır, ancak aynı zamanda yapmanız gereken her şeyi net bir şekilde görüntülemenize ve bu süreci kontrol etmenize de olanak tanır.

Hedeflerin ve görevlerin bir listesini yapmak çok basittir: başarmanız gereken her şeyi bir kağıda yazabilir ve ne zaman ve tamamlandığında tamamlanan öğelerin üzerini çizebilirsiniz. Veya işi biraz daha karmaşık hale getirebilirsiniz: sütunların olacağı bir tablo yapın: "görev", "öncelik", "son tarih", "tamamlanma işareti".

Sunulan tüm teknikler ayrı ayrı veya kombinasyon halinde kullanılabilir. Tüm seçenekleri deneyin - elbette, bir süre sonra kendiniz için en uygun ve uygun olanı seçeceksiniz ve hatta belki bunlara dayanarak kendi seçeneklerinizden bazılarını yaratacaksınız.

Aktivitelerinizi ve zamanınızı planlarken işinizi kolaylaştırmak için bu dersimizi, günlük yaşamınızda kullanabileceğiniz çok etkili bazı prensipleri dikkatinize sunarak bitirmek istiyoruz.

Planlama ilkeleri

• Bahsedilen tüm planlama yöntemlerini deneyin ve size en uygun olanı seçin. Günlük olarak ve her konuda kullanın.
• Her şeyi hatırlamaya çalışmayın, not alın. Söylendiği gibi, "En körelmiş kalem, en keskin hafızadan daha iyidir."
• Yapacak çok işiniz varsa, her şeyi yapmaya çalışmayın. En önemli ve öncelikli olanları belirlemek için zaman ayırın ve bunları uygulamaya başlayın. Gerisini sonra tamamlayın.
• Bir haftanın sonunda bir sonraki hafta için bir eylem planı yapın. Her günün sonunda aynısını yapın.
• Aklınıza gelen ilginç düşünceleri kaydetmek için yanınızda bir not defteri ve kalem veya ses kayıt cihazı taşımayı alışkanlık haline getirin.
• Her gün ne kadar küçük olursa olsun tüm başarılarınızı not edeceğiniz bir “başarı günlüğü” tutun. Bu sizi sürekli motive edecek ve doğru yolda olduğunuzu hatırlatacaktır.
• Hayır demeyi öğrenin. Bu yetenek sizi zaman kaybetmekten, gereksiz hedefler için çabalamaktan ve gereksiz insanlarla iletişim kurmaktan kurtaracaktır.
• Bir şey yapmadan önce daima düşünün. Artılarını ve eksilerini tartın. Kızarıklık ve eylemlerde bulunmamaya çalışın.
• Her zaman bir şeyin içindeyken kendinizi hatırlayın, o anda ne yaptığınızın farkında olun. İlerlemediğinizi düşünüyorsanız bu aktiviteyi bırakın.
• Kendinize eleştirel bir gözle bakın: Zamanınızı boşa harcayan kötü alışkanlıklarınızı, yapmaktan hoşlandığınız ancak sizi hedefinize doğru yönlendirmeyen şeyleri belirleyin. Daha sonra yavaş yavaş ve birer birer bu alışkanlık ve aktiviteleri etkili olan yenileriyle değiştirin.
• Hayattaki temel önceliklerinizi belirleyin ve onlara göre yaşayın. Bu şekilde her zaman asıl şeye odaklanabilirsiniz ve zaman kaybetmezsiniz.
• Gereksiz gereksiz eylemlerde bulunmayın, başkalarının işini yapmayın. Kendiniz ilerlemelisiniz, ancak eğer kendiniz bundan memnun değilseniz, başkalarının hedeflerine ulaşmak için kendinizin bir araç olarak kullanılmasına izin vermeyin.
• Kişisel gelişiminize düzenli ve sistematik bir şekilde zaman ayırın: kitap okumak, eğitici ve motive edici videolar izlemek, becerilerinizi geliştirmek vb.
• Burada durmayın - bir hedefe ulaştıktan sonra, daha ciddi bir tane daha belirleyin. Bu şekilde her zaman iyi durumda olabilir, teşvik ve motivasyona sahip olabilirsiniz.

Yukarıdaki önerilerin tamamını uygulamak, her alanda başarılı olmanızı ve hedeflerinize mümkün olan en kısa sürede ulaşmanızı sağlayacaktır. En önemli şey sürekli kendiniz üzerinde çalışmak ve edinilen becerileri uygulamaya koymaktır. Bu dersten öğrendiğiniz her şeyin meyve vermeye başlaması için gelecekteki faaliyetlerinizi bugünden planlamaya başlamalısınız. Herhangi bir yöntemle başlayın, pratik yapın, yeni bir beceri geliştirin ve bunu bir alışkanlık haline getirin. Elbette hayatımızda her şeyi planlamak imkansızdır ama pek çok şey yapılabilir.

4brain kaynağımızda planlama ve verimlilikle ilgili ek ilginç materyaller bulabilirsiniz:

Bilgini test et

Bu dersin konusuyla ilgili bilginizi sınamak istiyorsanız birkaç sorudan oluşan kısa bir test yapabilirsiniz. Her soru için yalnızca 1 seçenek doğru olabilir. Seçeneklerden birini işaretledikten sonra sistem otomatik olarak bir sonraki soruya geçer. Alacağınız puanlar cevaplarınızın doğruluğundan ve cevapları tamamlamak için harcadığınız zamandan etkilenir. Soruların her seferinde farklı olduğunu ve seçeneklerin karışık olduğunu lütfen unutmayın.

Merhaba! Bu yazımızda iş gününüzü planlamaktan bahsedeceğiz.

Bugün öğreneceksiniz:

1. Neden iş gününüzü planlayın;
2. Kimin ihtiyacı var?
3. Çalışma gününüzü doğru şekilde nasıl planlayabilirsiniz?

Çalışma gününüzü planlamak

21. yüzyılda yaşamın ritmi gözle görülür şekilde hızlandı ve ivme kazanmaya devam ediyor. Daha önce başarılı olmak için bir miktar iş yapmanız gerekiyorsa, şimdi başarıya ulaşmak için çok daha fazlasını yapmanız gerekiyor. Ve insanlar zaman sıkıntısıyla karşı karşıya kalmaya başlıyor. Her gün hayatın bize sunduğu tüm günlük görevlerin peşinde koşarsak, hiç zamanımız kalmaz.

İş günü planlaması, çalışma süresinin etkili kullanılmasının yanı sıra azaltılmasına da yardımcı olan bir araçtır. Bu, kesin bir sırayla tamamlanması gereken önemsiz bir yapılacaklar listesi değildir. Planlama neyin, neden ve ne zaman yapılması gerektiğini seçme yeteneğidir.

Bu nedenle doğru planlama, yalnızca gün içinde yaptığınız her şeyi yapılandırmakla kalmaz, aynı zamanda zamanınızı da serbest bırakır. Her şeyden önce en önemli şeyleri yapmanız gerekir - bu ana kuraldır. İş yerinde boş zamanı olan ve zamanını doğru bir şekilde dağıtmak için net bir programı olmayan herkes için faydalıdır.

Planlama neleri içerir?

Çalışma süresi planlaması şunları içerir:

• Öncelikleri belirlemek.
• Önemli görevlerin seçilmesi.
• Bunları çözmenin en iyi yollarını bulmak.
• Boş zamanlarınızda iş bulun.

Önceliklendirme Neye dikkat edilmesi gerektiğini, neyin kendi kendine çözülebileceğini ve hangi sorunun göz ardı edilmesi gerektiğini anlamanıza yardımcı olur. Zaman ve bilgi eskisinden çok daha değerli hale geldi ve sonuç üretmeyen bir şeyden heyecan duymak anlamsız.

Önemli görevleri seçme- önceliklendirmeyle hemen hemen aynı, yalnızca bir iş günü çerçevesinde. Neyin önemli sonuç getireceğini, neyin acil yapılması gerektiğini, neyin ertelenebileceğini siz seçersiniz.

Sorunları çözmenin daha iyi yollarını bulma- çok önemli bir nokta. Planlama yaparken sadece ne yapacağınızı değil aynı zamanda bunu en iyi nasıl yapacağınızı da düşünmelisiniz. Aynı zamanda sadece zamandan tasarruf etmek değil, her şeyi olabildiğince hızlı ve verimli bir şekilde yapmak da önemlidir.

Boş zamanla çalışmakçalışma planına da dahil edilmelidir. Günde bir şeye harcayabileceğiniz 2 saatiniz var mı? Bunu patronunuza anlatırsınız, o da size iş yükler, kendinizi eğitir veya kendi projenizi geliştirmek için çaba harcarsınız.

İş gününüzü planlamak neden önemlidir?

Serbest çalışma, iş veya "kendi isteğiyle çalışma" (taksi gibi) ile karşılaşmış olan herkes, gün boyunca görevleri organize etmenin önemini çok iyi anlıyor. Ancak örneğin çoğu ofis çalışanı çalışma günlerini planlamanın gerekli olduğunu düşünmüyor.

Aslında, Asıl sebep iş gününü planlamak - kendi verimliliğinizi artırmak. Kendi vücudunuzu dinlerseniz, bazı şeylerin bir anda sizin için daha iyi, bazılarının ise başka bir zamanda sizin için daha iyi çalıştığını anlayabilirsiniz. Örneğin, öğle yemeğinden sonra diğer şirketleri aramak sizin için daha uygundur, çünkü zaten uyanmışsınızdır, ancak henüz yorulmadınız ve akşamları monoton işler daha hızlı tamamlanır, bu nedenle bilgi girmeyi ertelemek daha iyidir. veritabanı 5 - 6 saate kadar.

Bir iş gününün planlanması, yalnızca problem çözmenin temel unsurlarını değil aynı zamanda her kişinin kişisel tercihlerini de dikkate alır. Zaman yönetimi herkese aynı yüksek verimli çalışma modelini empoze etmek için tasarlanmamıştır. Görevlerinizi vücudunuzun özelliklerine göre uyarlamanız gerekir.

İş gününüzü organize etmek ve planlamak, daha az zamanda daha fazlasını yapmanızı sağlar ve keyif aldığınız şeyleri yapmaya zaman bırakır.

Kim çalışma gününü planlamalı?

Her insan çalışma gününü planlayabilmelidir. Bu sayede zamandan tasarruf edebilir ve daha verimli çalışabilirsiniz. Ancak kişisel planlamayla meşgul olması gereken 3 insan kategorisi vardır.

. En disiplinsiz çalışan serbest çalışandır. Net bir programı yok ve yalnızca son teslim tarihi ona bir şeyler yapmak için masaya oturma zamanının geldiğini hatırlatıyor. Bu nedenle birden fazla müşteriyle çalışan serbest çalışanların çalışma günlerini planlamaları çok önemlidir. Çoğu zaman bir veya iki günlük farklarla yeni siparişlerin ortaya çıktığı ortaya çıkar ve son dakikaya kadar beklerseniz iki proje üzerinde çalışacak vaktiniz olmayabilir.

İşadamları. Burada her şey serbest çalışmadakiyle neredeyse aynı. Özellikle çevrimiçi bir işse. Bir yandan çalışanlarınız çalışırken siz evde dinlenebilirsiniz ancak diğer yandan bu yaklaşımın başarısız olması kaçınılmazdır. Batı'da işadamları arasında işkoliklik kültü gelişiyor. Haftada 60 saat çalışmazsanız bunun tembel olduğunuz ve işle hiçbir ilginizin olmadığı anlamına geldiğine inanıyorlar.

Yöneticiler. Bir lider her zaman bir işadamı olmayacaktır. Şirketin sahibi, şirketinin işlerine aktif olarak katılamaz, ancak yöneticisi tüm mekanizmanın işleyişinden sorumludur. Bu nedenle orta ve büyük şirketlerin liderlerinin zamanlarını verimli kullanmaları gerekiyor çünkü verdikleri kararlar uzun vadede şirketin geleceğini belirliyor. Bir yöneticinin çalışma gününü planlamak, zamanınızı stratejik açıdan önemli görevler arasında en etkili şekilde dağıtmanın bir yoludur.

İş günü planlama yöntemleri

İş gününüzü doğru bir şekilde planlamanın birçok yöntemi olabilir. Ama en etkili olanlardan biri Eisenhower Matrisi. Özü aşağıdaki gibidir.

4 kare var:

1. A Meydanı - Acil ve önemli konular.
2. Kare B - acil olmayan ve önemli konular.
3. C Meydanı - acil ve önemsiz konular.
4. Kare D - acil olmayan ve önemsiz konular.

A Kare neredeyse her zaman boş kalmalıdır. Doğru planlamayla tüm önemli görevler B karesine yerleşmeli ve A'ya yaklaştıkça tamamlanmalıdır.

B Karesi hedefinize ulaşmanıza yardımcı olacak önemli şeylerdir. Bu, 1 iş günü içinde tamamlanması gereken tüm görevleri içerir.

C karesi başkalarına devredilmesi gereken acil ve önemsiz görevler anlamına gelir. Acil ancak önemsiz konuların en iyi örneği potansiyel bir müşteriyi aramaktır. Bunu bir çalışan yapabilir, başka şeylere odaklansanız iyi olur.

Kare D, sizi hedefinize yaklaştırmayan, olumlu duygular vermeyen ve prensip olarak ihtiyaç duyulmayan acil olmayan ve önemsiz şeylerin olduğu anlamına gelir. Tüm işe yaramaz fikirler bu kareye yazılmalıdır.

Görevlerin önemine ve aciliyetine göre bu şekilde bölünmesi, iş günü boyunca nelere dikkat etmeniz gerektiğini ve neleri güvenle unutabileceğinizi anlamanızı sağlar. Matris yalnızca iş süreçlerinde değil aynı zamanda günlük yaşamda da yardımcı olur. İngilizce öğrenmek istiyorsanız, bu sizin için ilginçtir ve kariyerinizde size yardımcı olacaktır - bu B karesidir. Ancak sadece bilmek uğruna İspanyolca öğrenmek istiyorsanız, bu D'dir ve güvenle unutabilirsiniz. BT.

Çalışma saatlerini planlama kuralları

İş gününüzü etkili bir şekilde nasıl yöneteceğinize dair çeşitli kurallar vardır. Kolaylık sağlamak için günü 3 bölüme ayıracağız:

• İş gününün başlangıcı.
• Temel iş akışı.
• Tamamlama.

Sabah en önemli aşamadır. Ne kadar uyuduğunuza, nasıl kalktığınıza ve ne yaptığınıza bağlı olarak ruh haliniz, psikolojik tutumunuz ve performansınız değişecektir.

“Doğru” bir sabahın ilkeleri şunları içerir:

• Olumlu davranış. Her gün işinizden nefret ettiğinizi düşünerek uyanırsanız verimliliğiniz düşecektir. Sabahınıza hoş düşüncelerle başlamaya çalışın.
• "Sallanmamaya" çalışın. Sabah kalktıktan sonra aklınızı toparlamak için 30-40 dakikaya daha ihtiyacınız olduğunu fark ettiniz mi? Bu, boşa harcamaya değmeyecek bir zamandır. Uyanır uyanmaz hemen duş alın, bir kahve yapın ve yarım saatinizi hiçbir yere gitmek yerine huzur içinde kahvaltı edebilirsiniz.
• Sakin bir kahvaltı ve işe gidiş. Güne acele etmeden başlamak çok önemli. Aceleniz olduğunda vücudunuz daha verimli işler için kullanılabilecek ekstra enerji ve sinir harcar. Doyurucu bir kahvaltıya ve rahat bir yolculuğa gücünüz yetmiyorsa, daha geç yatın ve daha erken kalkın.
• Anahtar görevler. Başarılı iş adamlarının çoğu, en önemli görevlerin sabah tamamlanması gerektiğini söyleme eğilimindedir. Bir atasözünün dediği gibi: "Her şeyi yapmak istiyorsan, kahvaltıda kurbağa ye." Kurbağanın rolü, hiç üstlenmek istemediğiniz bir görevdir. Bunu sabah yapın ve "kurbağanın yenmiş olmasından" kaynaklanan olumlu ruh hali gün boyu sürecek.

Ana iş akışı aşağıdaki görevlerden oluşur:

• Acil sorunları çözün. İş günü içinde acil bir konu karşınıza çıkarsa, tüm dikkatinizi yalnızca ona çevirmenize gerek olmadığını anlamak önemlidir. Öncelikle bunun önemli olup olmadığını anlamalısınız. Eğer önemliyse, hemen üzerinde çalışmaya başlamanız gerekir. Değilse, uygulanmasının sorumluluğunu başka bir kişiye devredin.
• Son teslim tarihlerini karşılayın. Her gün kendinize, tüm görev hacminin üstesinden gelmeniz gereken yaklaşık son teslim tarihlerini belirlemelisiniz. “Her şeyi saat 18'den önce yapın” değil, “14:00'da - bir plan yapmaya başlayın, 15:00 - göstergeleri analiz edin, 16:00 - bir rapor hazırlayın” vb. olması önemlidir.
• İşyerinde sipariş verin. Bu üstü kapalı ama çok önemli bir noktadır. Eğer masanız dağınıksa gözleriniz sürekli onun arasında kaybolacaktır. Ve eğer işyerinizde yabancı bir belge varsa, onu incelemeye başlayabilir ve 20-30 dakika kaybedebilirsiniz.
• Dürtüleri takip etmeyin. Bu en önemlisi. Dikkatinizi işten daha az önemli bir şeye kaydırmanıza neden olan bazı tetikleyiciler vardır. Satış planınızı incelerken bir arkadaşınızı mı aradınız? Bunu yapmamak daha iyidir, o zaman konsantrasyonunuzu kaybedersiniz ve çalışma ruhunuzu kolayca kaybedebilirsiniz.
• Rutininizi gruplandırın. Bu çok önemli. Gün içinde 60 telefon görüşmesi yapmanız gerekiyorsa, bunları her seferinde 10 - 15 olmak üzere birkaç küçük gruba bölmek daha iyidir. Aramayı yaptıktan sonra başka bir görevi gerçekleştirebilirsiniz. Rutin aktiviteden aktif aktiviteye sürekli geçiş yaparak çok daha fazlasını yapabilirsiniz.

Çalışma gününün sonu aşağıdaki ilkelere dayanmaktadır:

• Gerekenleri tamamlayın. “Önemli ama acil değil” karesine giren bir grup şey var. Bunları iş günü içerisinde tamamlamak ve “önemli ve acil” kareyi daima boş tutmak en iyisidir.
• Sonuçlarınızı planınıza göre kontrol edin. Gün içinde yaptığınız her şeyin planladığınız şeylerle karşılaştırılması gerekiyor. İş gününüzü planlamaya yeni başladıysanız, plandan küçük sapmalar olacaktır. Bunları mümkün olduğunca az tutmaya çalışın.
• Ertesi gün için bir plan yapın. Bunu önceki iş gününün sonunda yapmak en iyisidir. Bu şekilde çalışma ruhunu sürdüreceksiniz ve aynı zamanda gerçek bir iş programı hazırlamak da önemlidir.

Yönetici iseniz, iş günü boyunca sekreterinizle yakın işbirliği içinde çalışmalısınız.

Lütfen bunların hepsinin genel tavsiye olduğunu unutmayın. Bireysel özelliklerinizi dikkate almazlar. Eğer acil işlerinizi sabah yerine öğleden sonra yapmak sizin için daha uygunsa, bu sizin hakkınızdır. Büyük, zor bir işi en son yapmayı tercih ediyorsanız ve bu, ruh halinizi bir gün etkilemiyorsa, en son yapın.

Çalışma gününüzü planlamak bireysel olmalıdır.

İş gününüzü planlarken temel hatalar

Zaman yönetimi uygulamasının hayatımıza sağlam bir şekilde yerleşmiş olmasına rağmen çoğu insan iş gününü planlarken yaygın hatalar yapar. İşte bunlardan birkaçı.

Hata 1. Yanlış önceliklendirme.

Eisenhower Matrisi bize önemli şeyler yapmamız gerektiğini söylüyor. Ancak birçok insanın kendileri için neyin önemli olduğu konusunda kafası kolayca karışabilir. Boş kalması gereken, acil ve önemli konulardan sorumlu olan A Meydanı, çoğu zaman acil müdahale gerektiren önemsiz konuların biriktiği C Meydanı ile karıştırılır.

Belirli bir zamanda enerjinizi yalnızca sizin için önemli olana harcamanız gerektiğini unutmamak önemlidir. İşlerin bir kenara bırakılabileceği ve akıllıca planlanabileceği gelecek için çalışmalısınız.

Hata 2: Küçük şeylere çok fazla zaman harcamak.

Neden önce "temel" olanı, sonra da küçük şeyleri yapmanın gerekli olduğunu açıklamak için Pareto Yasasını kullanacağız. Çabanın %20'sinin sonuçların %80'ini ürettiğini söylüyor. Yani önemli bir şey üzerinde çalıştığınızda emeğin %20'sini harcarsınız ve sonucun %80'ini elde edersiniz. Küçük şeyler üzerinde çalıştığınızda 4 kat daha az sonuç alır ve 4 kat daha fazla efor harcarsınız.

Küçük bir örneğe bakalım. Bir reklam kampanyası başlatmanız gerekiyor. 10 reklam öğesi oluşturursanız, bunlar için anahtar kelimeler ve kelime öbekleri seçip bunları hazırlanmış sitelerde yayınlarsanız, bu, sonucun %80'ini verecek işin %20'si olacaktır. Ancak yazı tiplerini ve görselleri düzenlemeye, cümleleri seçip düzeltmeye ve reklamcılık için ek platformlar aramaya zaman ayırırsanız, çok daha fazla çaba harcarsınız. Bütün bunların yapılması gerekecek, ancak reklam kampanyasının başlamasından sonra, ilk sonuca ulaştığınızda.

Hata 3. Kişisel meseleler için zaman eksikliği.

Her insanın kişisel bir yaşamı ve meslek seçme özgürlüğü olmalıdır. Yapacak çok işiniz varsa ve hobinizi yapmak için bir veya iki saat bulamıyorsanız, bu kötü bir gün planlamasıdır. Çalışma zamanınızı planlamak yalnızca daha fazla iş yapmanızı sağladığı için önemli değildir. Size acele etmeden sevdiğiniz şeyi yapma fırsatı verir.