Întocmirea corespunzătoare a procesului-verbal al ședințelor eșantion. Intocmirea si inregistrarea protocolului

Organizarea de intalniri, intalniri, intalniri, conferinte este necesara pentru rezolvarea problemelor aparute.

Pentru a înregistra întregul decurs al întâlnirii și a indica deciziile luate, se folosește un protocol.

Procesul verbal al ședinței

Înainte de întâlnire, este necesar să se colecteze informațiile necesare despre problema ridicată, să se determine cercul de subiecte care ar trebui să fie prezente. Aceste persoane trebuie să fie anunțate cu privire la locul și ora întâlnirii, precum și să familiarizeze toate persoanele prezente la întâlnire cu întrebarea ridicată.

Pentru ca protocolul să fie păstrat corect, este necesară desemnarea în prealabil a responsabilului cu întocmirea lui. În același timp, este necesar ca persoana desemnată să aibă un discurs scris competent și o viteză rapidă de fixare a informațiilor. Este posibil să se înregistreze informații atât cu ajutorul mașinilor electronice, cât și prin reflectarea informațiilor pe un suport tipărit. Dacă protocolul este întocmit în formă electronică, atunci la sfârșitul ședinței acesta trebuie tipărit și furnizat tuturor celor prezenți pentru revizuire și semnare.

Înainte de începerea ședinței, este necesar să se pună la dispoziție secretarului care ține procesul-verbal lista celor prezenți, pozițiile acestora, proiecte de hotărâri asupra problemei de la fiecare participant sau rezumate pe problema ședinței. Acest document îl va ajuta pe secretară să introducă informații mai exacte și mai complete în procesul-verbal.

Conținutul protocolului

Ca regulă generală, protocolul ar trebui să conțină trei părți: antet, introductiv și principal.

• numele organizației (complet și prescurtat);
• numele documentului;
• numărul, data și locul prezentului protocol. Data de compilare ar trebui să fie întotdeauna data întâlnirii.

Partea introductivă indică secretarul ședinței și președintele, aleși dintre membrii ședinței, precum și ordinea de zi. Președintele este de obicei șeful organizației sau șeful unității structurale. În plus, în ordine alfabetică, toate persoanele prezente la întâlnire sunt reflectate cu indicarea pozițiilor lor.

Dacă la întâlnire sunt prezente un număr mare de persoane, acestea nu sunt enumerate în protocolul propriu-zis, ci sunt indicate în anexa la acesta, care se numește foaia de participare la vot. Lângă fiecare nume, se recomandă să se pună semnăturile fiecărei persoane care a venit la întâlnire. Protocolul general indică doar numărul total de persoane care au venit la întâlnire.

Partea principală precizează:

• problemele care au fost discutate în cadrul ședinței;
• vorbitori cu mesaje, propuneri, rapoarte (se indică numele complet al vorbitorului, titlul raportului, un scurt rezumat al principalelor prevederi ale raportului dacă se păstrează forma integrală a protocolului);
• deciziile luate în această problemă.

Protocol

La nivel legislativ, este menționat în articolul 28.2 din Codul Federației Ruse privind contravențiile administrative nr. 195-FZ din 30 decembrie 2001, care dezvăluie esența principală și regulile uniforme pentru întocmirea acestui document. infracțiunea necesită clarificarea și includerea următoarelor informații în ea.

• Ziua, luna, anul și localitatea întocmirii.
• Titlul funcției, prenumele, parafa împuternicitului care a întocmit documentul.
• Date despre o persoană sau organizație care încalcă legea (numele, parafa, detaliile pașaportului, adresa de reședință și înregistrarea unei persoane; adresa juridică, date despre director în relație cu organizația).
• Informații despre victimele și martorii din dosar, dacă există (nume, inițiale, detalii pașaport, adrese de domiciliu).
• Informații despre infracțiunea săvârșită (data, locul săvârșirii, esența celor întâmplate).
• Link către articolul din lege care a fost încălcat.
• Explicații ale persoanei sau reprezentantului organizației în cauză.
• Alte informații menite să ajute la analiza cuprinzătoare a cazului.

Redactarea unui protocol privind contravențiile administrative presupune oferirea de explicații unei persoane sau unui reprezentant al unei organizații despre drepturile și obligațiile contravenientului stabilite de legea administrativă. Clarificările primite sunt consemnate în documentul în curs de întocmire.

Persoanele în privința cărora se întocmește protocolul (un cetățean sau un reprezentant autorizat al unei organizații) trebuie să-l cunoască. Dacă se dorește, aceste persoane pot lăsa o evidență a dezacordului lor cu protocolul sau o explicație a esenței textului care este atașat protocolului. Documentul specificat este certificat prin aplicarea de semnături de către un angajat autorizat care a întocmit protocolul și de către contravenient (un cetățean sau un angajat de încredere al organizației), în privința căruia a fost întocmit protocolul. Dacă contravenienții refuză să semneze protocolul, acest lucru este înregistrat separat în document.

Al 2-lea exemplar al procesului-verbal de contravenție se eliberează persoanei despre care s-a întocmit protocolul. Inculpatul semnează pentru a primi o copie. De asemenea, o copie este primită de către victimă în caz, dacă există. În cazul în care persoana în privința căreia se întocmește protocolul nu este prezentă la acest eveniment, o copie a protocolului i se trimite prin poștă. Legea a alocat 3 zile pentru asta.

Termenul limită pentru întocmirea unui protocol privind contravenția administrativă

Condițiile de întocmire a unui proces-verbal privind contravenția administrativă pot fi împărțite în 3 grupe, în funcție de situație.Se poate întocmi un proces-verbal privind contravenția administrativă:

• imediat;
• în termen de 2 zile;
• în urma unei anchete administrative.

Imediat, adică în momentul în care se constată o încălcare a legii, se întocmește protocolul când au fost stabilite toate informațiile necesare pentru completarea formularului de protocol și clarificarea împrejurărilor incidentului. Dacă trebuie să aflați mai multe informații, legea prevede posibilitatea întocmirii unui protocol în termen de 2 zile de la data încălcării. Dacă este necesară o anchetă din cauza unei încălcări a legii, procesul-verbal se întocmește ulterior cercetării.

O investigație administrativă este efectuată atunci când informațiile pot fi obținute numai prin examinări sau alte acțiuni procedurale care necesită o perioadă semnificativă de timp. Ancheta administrativă în majoritatea cazurilor nu ar trebui să dureze mai mult de 1 lună. Totuși, în unele situații, a căror posibilitate este prevăzută la paragraful 5 al art. 28.7 din Codul contravențiilor administrative al Federației Ruse, această perioadă poate fi prelungită. În cazul în care încălcarea săvârșită necesită desfășurarea unei anchete administrative mai lungi, perioada permisă pentru întocmirea unui proces-verbal privind contravenția administrativă poate crește până la 6 luni.

Exemplu de întocmire a unui proces-verbal privind contravenția administrativă

Nu există o formă unică de protocol privind contravențiile administrative aprobată prin lege. Fiecare organ de stat, cu documentele sale interne, aprobă forma protocolului utilizat în lucrare. Cu toate acestea, conținutul și aspectul acestor forme nu diferă mult.

În partea de sus, în centrul paginii, se află numele documentului - „Protocol privind contravenția administrativă” și semnul „Nu”, sugerând ca la completarea protocolului să fie aplicat un număr de serie. Mai jos, în stânga, trebuie să scrieți data, luna, anul de completare a protocolului, iar în dreapta - locul întocmirii, adică numele așezării în care a fost detectată o încălcare a legii și protocolul este întocmit.

În continuare, sunt înregistrate informații despre angajatul care întocmește protocolul (funcția, prenume și parafa), precum și informații despre persoana implicată. În plus, dacă sunt înregistrate informații despre un cetățean, atunci acestea indică nu numai numele de familie, inițialele și datele pașaportului, ci și adresa - atât înregistrarea, cât și reședința reală, numărul de telefon, datele despre muncă. În legătură cu organizația, sunt indicate numele, adresele legale și poștale, numărul principal de înregistrare de stat (OGRN), precum și funcția, prenumele, parafa, detaliile documentului privind desemnarea unui reprezentant al persoanei juridice. De regulă, directorul acționează în acest rol, iar ordinul de numire este documentul.

Locul principal al protocolului asupra unei infracțiuni administrative este rezervat descrierii evenimentului infracțiunii săvârșite. Mai jos sunt coloane goale care vă permit să înregistrați informații despre martori și victime. Protocolul se încheie cu semnătura contravenientului și semnătura cu foaia matricolă a angajatului care a emis protocolul. Persoana în privința căreia se întocmește protocolul confirmă, de asemenea, prin semnături că drepturile și obligațiile sale au fost anunțate, că s-a familiarizat cu protocolul și că a primit o copie a documentului. Informațiile privind primirea unei copii a protocolului sunt certificate nu numai prin semnătură, ci și prin aplicarea datei de livrare.

Erori în protocolul asupra unei contravenții administrative

Erorile comise în procesul-verbal privind o infracțiune administrativă în timpul înregistrării, după semnificația lor, pot fi împărțite în semnificative și nesemnificative. În conformitate cu Decretul Plenului Curții Supreme a Federației Ruse din 24 martie 2005 nr. 5 „Cu privire la unele probleme care apar cu instanțele la aplicarea Codului Federației Ruse privind contravențiile administrative”, un dezavantaj semnificativ al documentul este absența în protocol a informațiilor menționate la art. 28.2 h. 2 din Codul contravențiilor administrative (clauza 4 din Rezoluție). Aceasta înseamnă că toate coloanele trebuie completate în procesul-verbal privind contravenția administrativă și toate informațiile menționate mai sus trebuie înregistrate.

Dacă protocolul a fost întocmit în prezența contravenientului, atunci trebuie să existe semnături care confirmă exprimarea drepturilor și obligațiilor, familiarizarea cu protocolul după înregistrare. Dacă actul a fost întocmit fără contravenient și nu există suficiente fapte cu privire la informarea acestuia cu privire la data și locul protocolului, atunci aceasta va fi o încălcare semnificativă a drepturilor procedurale și poate duce la anularea protocolului și încetarea proceduri. În general, orice eroare a protocolului, care, în opinia Plenului Curții Supreme a Federației Ruse, este semnificativă, poate atrage anularea protocolului și încetarea procedurii.

IMPORTANT! Orice corecții în protocol, în special în informațiile enumerate la art. 28.2 partea 2 din Codul contravențiilor administrative, trebuie să fie certificată prin semnătura funcționarului care întocmește procesul-verbal și semnătura contravenientului, care să ateste că acesta cunoaște aceste corecturi și este de acord.

Erorile nesemnificative din procesul-verbal al plenului includ toate acele neajunsuri de informare care pot fi compensate în procesul de examinare a cauzei pe fond. Neajunsurile minore, și acest lucru se menționează în mod expres în rezoluție, includ și completarea procesului verbal în lipsa infractorului, dacă acesta a fost informat în mod corespunzător cu privire la data și locul procesului verbal, dar nu s-a prezentat la locul stabilit la sediul oră specificată fără motiv sau fără un motiv întemeiat. Greșelile de ortografie din textul protocolului nu sunt semnificative și nu poartă consecințe, cu excepția cazului în care, bineînțeles, acestea sunt erori ale numelor de familie.

Atribuirea pedepsei fără întocmirea unui proces-verbal privind contravenția administrativă

În unele situații, executarea unui protocol asupra unei contravenții administrative poate să nu aibă loc. Dacă se constată o încălcare care nu prezintă un mare pericol public și pentru care se prevede pedeapsă sub formă de avertisment sau amendă, atunci protocolul nu este necesar.

În conformitate cu art. 28.6 din Codul contravențional, nu este necesar un protocol dacă pe loc se aplică imediat o amendă sau avertisment. Această situație impune emiterea unei decizii în cazul unei contravenții administrative, a cărei copie este primită și de contravenient - personal sau prin poștă, dacă refuză să o primească personal.

Însă dacă contravenientul nu este de acord cu decizia emisă (cu însăși săvârșirea unei încălcări a legii sau cu pedeapsa aplicată acesteia), se întocmește totuși un proces-verbal privind contravenția administrativă și se anexează deciziei.

Noua pagina 1

Pregătirea pentru executarea protocolului începe cu stabilirea datei și orei întâlnirii, stabilirea gamei de probleme care vor fi luate în considerare la aceasta. Această decizie se formalizează de regulă prin ordinea de zi, care, la întocmirea protocolului, va fi una dintre părțile sale, iar înainte de ședință este un document prin care sunt anunțați participanții la ședință. Procesul verbal se întocmește pe baza înregistrărilor care au fost ținute la ședință de către secretar manual sau cu ajutorul unui înregistrator de voce.

Protocolul este întocmit pe un formular comun, care cuprinde de obicei următoarele detalii: denumirea instituției (organizație, întreprindere), tipul documentului (protocol), locurile de înscriere a numărului și data, locul textului protocolului. , loc pentru antetul textului.

Data protocoluluieste ziua ședinței (procesele verbale se întocmesc de obicei după ședință). Dacă ședința a durat câteva zile, atunci data procesului-verbal include datele începerii și încheierii acestuia, de exemplu: 21–24.01.2002.

Numărul protocolului (index) este numărul de ordine al sesiunii. Protocoalele se numerotează în cadrul anului calendaristic sau al mandatului organului colegial.

Titlul pentru test Protocolul are diferențe față de designul acestei cerințe în alte documente. De regulă, titlul conține o indicație a tipului de activitate colegială (ședință, ședință, ședință etc.) și denumirea organului colegial în cazul genitiv, de exemplu: procesul-verbal al ședinței consiliului de administrație; întâlniri ale colectivului de muncă; întâlniri ale șefilor diviziilor structurale.

Textul protocolului include o parte introductivă și o parte principală.

În partea introductivă a procesului-verbal, după antet, sunt date parafa și prenumele președintelui și secretarului de ședință. Președinte - un funcționar care conduce ședința, funcția sa nu este indicată în procesul-verbal; secretar - persoana responsabilă cu organizarea întâlnirii și documentarea activităților acesteia, i.e. intocmirea si inregistrarea protocolului. În organele colegiale permanente, secretarul este funcționar (secretar al Consiliului Academic, secretar al Colegiului etc.).

Pe un rând nou după cuvântul „Participat” se înscriu inițialele și prenumele membrilor permanenți ai organului colegial în ordine alfabetică, precum și parafa, prenumele și funcțiile persoanelor invitate la ședință din alte organizații. Lista participanților la ședință se întocmește de către secretar în ziua ședinței, deoarece Este posibil ca lista să nu se potrivească cu ceea ce a fost intenționat inițial. Odată cu întocmirea listei participanților la întâlnire, începe execuția protocolului.

La întocmirea procesului-verbal al unei ședințe extinse, numele participanților în procesul-verbal nu sunt enumerate, dar numărul lor total este indicat printr-o cifră. Este determinat de rezultatele înregistrării. Listele de înscriere sunt transferate secretarului ședinței și devin una dintre anexele procesului-verbal. În acest caz, protocolul indică: Au fost: 57 de persoane. (lista este atasata).

Ordinea de zi este inclusă în partea introductivă a procesului-verbal. Acesta constă dintr-o listă de probleme care sunt discutate la întâlnire și fixează succesiunea discuțiilor lor și numele vorbitorilor (vorbitorilor). Ordinea de zi a ședinței, întocmită în prealabil, trebuie să includă numărul optim de probleme care pot fi luate în considerare și discutate în cadrul ședinței. Conținutul acestuia este determinat de liderul care va conduce întâlnirea. Fiecare punct de pe ordinea de zi este numerotat cu cifre arabe și începe cu prepoziția „Despre” sau „Despre” (răspunde la întrebarea „Despre ce?”). Pentru fiecare articol sunt indicate parafa și prenumele vorbitorului, funcționarul care a întocmit raportul pe această problemă.

Textul părții principale a protocolului este întocmit în conformitate cu succesiunea problemelor stabilită pe ordinea de zi.

Corpul textului trebuie să conțină atâtea secțiuni câte puncte sunt pe ordinea de zi. Secțiunile sunt numerotate cu aceeași numerotare ca și ordinea de zi. Fiecare secțiune este formată din trei părți: „ASCULTAT”, „VORBIT”, „HOTARAT”, care sunt tipărite din marginea stângă. După cuvântul „ASCULTAT” din testul de protocol, notați notele discursului vorbitorului principal; după cuvântul „SPEAKED” - înregistrările declarațiilor participanților la discuția asupra problemei; după cuvântul „HOTARAT”, declarația dispozitivului punctului relevant de pe ordinea de zi. Dacă se iau mai multe decizii cu privire la o problemă, acestea sunt numerotate cu cifre arabe, prima cifră arată numărul punctului de pe ordinea de zi, a doua - numărul deciziei luate. De exemplu:

Practica obișnuită de întocmire a procesului-verbal nu prevede fixarea rezultatelor votării, totuși, într-un număr de procese-verbale (de exemplu, procesul-verbal al adunării generale a acționarilor) numărul total de persoane care au participat la vot și Se indică repartizarea voturilor „Pentru”, „Împotrivă”, „Abținut”.

Deciziile luate în cadrul ședinței sunt aduse la cunoștința salariaților prin transmiterea de copii a procesului-verbal sau a extraselor din dispozitiv. De asemenea, se practică pregătirea, pe baza deciziilor luate, a altor documente administrative, de exemplu, decizii ale unui organ colegial sau un ordin al conducătorului organizației.

În textul protocolului, fiecare nume de familie și inițiale ale vorbitorului sunt tipărite dintr-un rând nou sub forma cazului nominativ. Declarația înregistrării vorbirii (de obicei sub forma persoanei a treia singular) este separată de nume de familie printr-o cratimă.

În funcție de tipul de ședință și de statutul organului colegial, se alege forma protocolului. Poate fi scurt, complet sau literal. Formele procesului-verbal diferă între ele doar prin caracterul complet al acoperirii ședinței, nu au diferențe de design.

Protocol scurt - Acesta este un document care consemnează problemele discutate la ședință, numele vorbitorilor și deciziile luate. Astfel de procese-verbale, de regulă, se păstrează numai în acele cazuri în care ședința este scurtă sau când ședința este de natură operațională. Potrivit unui astfel de protocol, este imposibil de reprezentat cursul dezbaterii problemei, opiniile exprimate, comentariile, procesul de elaborare a părții administrative a protocolului, i.e. decizie de management.

LA protocol complet se consemnează nu numai problemele discutate, deciziile luate și numele vorbitorilor, ci și conținutul rapoartelor și al discursurilor participanților la întâlnire, toate opiniile exprimate, întrebările și observațiile, observațiile și pozițiile. Procesul verbal complet vă permite să documentați o imagine detaliată a întâlnirii.

Protocol verbal este întocmit pe baza unui raport textual al ședinței (transcriere) și transmite textul procesului de discutare a fiecărei probleme și de elaborare a unei decizii cu privire la aceasta. După partea introductivă într-un astfel de protocol, se face intrarea „Întâlnirea a fost transcrisă”. Foaia matricolă este o anexă obligatorie la protocol.

Procesul-verbal se întocmește pe baza înregistrărilor scrise de mână, stenograf sau pe bandă care se păstrează în timpul ședinței. Notele scrise de mână sunt păstrate de secretar, calitatea protocolului depinde de calificările sale. În acest caz, este necesară capacitatea de a aprofunda în esența problemelor aflate în discuție și de a le putea nota cu acuratețe. Aceste înregistrări sunt proiecte de materiale pentru înregistrarea ulterioară a protocolului. Într-o serie de cazuri, vorbitorii de la ședință predau secretarului notele (rezumatele) discursurilor lor, care sunt apoi incluse în textul protocolului. Mai des, însă, secretarul ar trebui să se bazeze doar pe abilitățile sale în scrierea cursivă, luarea de note și stenografia. După ședință, notele secretarului sunt redactilografiate, editate și eliberate ca document oficial. Termenul de întocmire a protocolului este stabilit în prezent la trei zile.

Practic, toate organizațiile țin întâlniri în care sunt luate în considerare probleme de natură operațională. Foarte des astfel de întâlniri sunt numite întâlniri operaționale. Acestea sunt conduse de manageri de diferite niveluri: de la șeful organizației până la șefii diviziilor structurale. Întâlnirile operaționale au loc la intervale regulate (de obicei o dată pe săptămână) și sunt de obicei înregistrate. În cazul în care unitatea structurală sau șeful care conduce ședința nu are un secretar, unuia dintre salariații unității i se poate încredința ținerea procesului-verbal al ședinței operaționale.

Reguli generale de înregistrare a protocolului

Dicționarul nostru

Protocol- un document care conține o evidență consecventă a dezbaterii problemelor și luării deciziilor la ședințe, ședințe, conferințe și ședințe ale organelor colegiale.

Procesul-verbal se întocmește pe baza înregistrărilor sonore sau a proiectelor de note scrise de mână care sunt păstrate în timpul ședinței de către secretar sau alt angajat, precum și a materialelor pregătite pentru ședință (texte de rapoarte, discursuri, referințe, proiecte de hotărâri, ordine de zi, liste de participanți etc.).

Dacă ședința a fost înregistrată audio, după ședință se retipărește, atunci textul scris este editat și inclus în procesul-verbal în formă procesată. Termenul de întocmire a procesului-verbal al ședinței nu trebuie să depășească trei până la cinci zile de la data ședinței. Procesele-verbale ale ședințelor operaționale se întocmesc și se execută în ziua ședinței sau în termen de una sau două zile de la ședință.

Protocoalele sunt complete și scurte. Protocol complet conține o înregistrare a tuturor discursurilor de la întâlnire, întrebările adresate vorbitorului, discursurile persoanelor care au luat parte la discuție și deciziile luate.

Protocol scurt include doar numele celor care au vorbit, subiectul discursului, un rezumat al discursului și deciziile luate.

Cursul ședințelor operaționale, de regulă, este înregistrat în minute scurte.

Procesul-verbal al ședinței se întocmește pe un formular comun, o foaie standard de hârtie A4 sau un formular de protocol special conceput.

Detalii obligatorii ale protocolului sunteți:

• Numele companiei;
• denumirea tipului de document (PROCES-VERBAL) care indică tipul de întâlnire;
• data întâlnirii;
• numărul de înregistrare a protocolului;
• locul întâlnirii;
• semnături.

Data protocolului este data evenimentului.

Probleme și Soluții

Întocmirea proceselor-verbale ale întâlnirilor operaționale este adesea dificilă. Să luăm în considerare cele mai comune.

■ Problemă: secretarul sau unul dintre ofițerii subiecți care întocmește procesul-verbal poate să nu înțeleagă esența problemei în discuție și, prin urmare, are dificultăți în a înregistra progresul dezbaterii problemei.

Ce să fac?În astfel de situații, secretarul trebuie să contacteze membrul personalului care a vorbit la întâlnire sau orice alt membru al personalului care poate oferi clarificări.

■ Problemă:întrucât ședințele operaționale sunt adesea ținute fără limite de timp stricte, secretarul poate să nu aibă timp să noteze tot ce se întâmplă în timpul întâlnirii.

Ce să fac?În acest caz, păstrarea unei înregistrări audio în timpul întâlnirii și întocmirea unui protocol bazat pe transcrierea acesteia poate ajuta.

■ Problemă: atunci când se discută o problemă, pot fi exprimate atât informații esențiale, cât și neimportante sau chiar nesemnificative și poate fi dificil pentru secretară să evidențieze informațiile principale (esențiale), care trebuie consemnate în protocol.

Ce să fac?În acest caz, înainte de întocmirea procesului-verbal, secretarul trebuie să analizeze toate informațiile, să separe principalele de cele minore și să includă în procesul-verbal doar cele mai importante informații.

Textul scurtului protocol

Textul protocolului constă din două părți: introductivă și principală.

În partea introductivă scurtul protocol indică numele președintelui și secretarului, funcțiile și numele participanților (prezenti) și ale persoanelor invitate, ordinea de zi. Dacă la ședință sunt mai mult de 15 participanți, este permisă indicarea numărului total de participanți în procesul-verbal, iar lista celor prezenți cu funcțiile și numele lor este dată în anexa la procesul-verbal, de exemplu:

Prezenți: membri ai direcției în număr de 16 persoane. (lista este atașată).

Numele persoanelor invitate la întâlnire sunt indicate după cuvântul „Invitat”, indicând poziția persoanei și numele organizației.

Pe ordinea de zi sunt indicate problemele care fac obiectul de luat în considerare, în plus, se pot indica funcția și prenumele vorbitorului (vorbitorului). Dacă sunt mai multe întrebări, acestea sunt numerotate cu cifre arabe și aranjate în ordinea discuției. Problemele de pe ordinea de zi sunt formulate cu prepoziția „o” („despre”), de exemplu:

Notă

Punctele de pe ordinea de zi trebuie formulate cu acuratețe și claritate, reflectând esența problemei în discuție. Nu se recomandă includerea punctului „Diverse” sau „Diverse” în ordinea de zi.

Text parte principală Protocolul rezumat constă din secțiuni separate în funcție de numărul de puncte de pe ordinea de zi. Secțiunile sunt numerotate cu cifre arabe în conformitate cu ordinea de zi. Fiecare dintre ele este construită conform schemei:

Aceste cuvinte cheie pentru protocol sunt tipărite cu litere mari de la marginea marginii din stânga și pot apărea cu caractere aldine. După cuvântul ASCULTAT la cazul nominativ se indică numele de familie al vorbitorului și punctul de pe ordinea de zi, după care se rezumă conținutul discursului la forma persoanei a III-a singular.

În partea „HOTARAT: (REZOLUT:)” pe scurt, exact, concis, astfel încât să nu existe dublă interpretare, se consemnează decizia. Deciziile se formulează în formă prescriptivă: „Pregătește...”, „Prevăd...”, „Informați...”. Se pot lua mai multe decizii pe o singură problemă. În acest caz, acestea sunt numerotate cu cifre arabe cu referire la numărul de serie al problemei de pe ordinea de zi, de exemplu:

Dacă este necesar, împreună cu hotărârea, sunt indicate rezultatele votului: numărul de voturi exprimate „pentru”, „împotrivă”, precum și abțineri.

De la teorie la practică

Imaginează-ți că după descifrarea unei înregistrări realizate manual sau pe un dictafon, am primit un text pe baza căruia trebuie să întocmim un scurt protocol:

Punct pe ordinea de zi: 2. Despre progresul reconstrucției depozitului de produse finite Nr. 2

Textul vorbirii:

Vasiliev P.R. Conform planului de reconstrucție, trebuia să începem instalarea de rafturi și mecanisme de ridicare la sfârșitul lunii pe 25. CJSC „Profil” - furnizorul nostru de echipamente pentru rafturi - încalcă termenele. Pe 20 trebuia să primim primul lot, în 10 zile - al doilea. La noi - livrarea de catre doua parti egale, deci in contract. Am plătit integral, adică 100% în avans, pentru că ultima dată când am convertit primul depozit nu am avut probleme cu ei. Astăzi este 28 și încă nu l-am primit. Le-au fost trimise faxuri, au sunat, ieri au răspuns că primul lot a fost expediat, dar durează două-trei zile, adică avem o întârziere din partea furnizorului. Cred că trebuie să depună în mod oficial o reclamație pentru încălcarea termenului de livrare.

Pentru a face o înregistrare este necesar să evidențiezi cele mai importante informații. Pentru a face acest lucru, să încercăm să punem o serie de întrebări și să obținem răspunsuri la ele. Din textul de mai sus, putem obține răspunsuri la următoarele întrebări:

Vedem că textul conține informații care nu se reflectă în răspunsuri: organizația a plătit integral bunurile și s-a făcut plata în avans 100%, deoarece există o experiență pozitivă de cooperare cu CJSC Profile. Sunt aceste informații relevante pentru situația luată în considerare? Evident că nu, prin urmare, acesta nu trebuie inclus în protocol. Astfel, pe baza răspunsurilor la întrebările pe care le-am primit, putem întocmi un scurt protocol al discursului:

2. ASCULTAT:

Vasiliev P.R.

Expedierea primului lot de echipamente de rafturi a fost efectuată de furnizorul CJSC Profile cu încălcarea termenului limită, drept care nu au fost respectate termenele de reconstrucție a depozitului nr. 2. Trebuia să sosească primul lot de echipamente. pe 20 decembrie, al doilea - în 10 zile. Montarea raftului și instalarea mecanismelor de ridicare urmau să înceapă pe 25 decembrie. Potrivit furnizorului, primul lot de echipamente va ajunge nu mai devreme de 30-31 decembrie. S-a oferit să trimită o reclamație pentru încălcarea termenului de livrare.

Notă

Dacă în discurs au fost folosite expresiile „20”, „25”, etc., în protocol trebuie să fie indicată o anumită lună, de exemplu: „20 decembrie”, „25 decembrie”, etc.

Să presupunem că la ședința din timpul discuției situației actuale nu a fost susținută propunerea de a trimite o revendicare. S-a decis trimiterea unei cereri de cerere către furnizor cu privire la necesitatea respectării termenelor de livrare stabilite prin contract. Decizia în acest caz trebuie consemnată în procesul-verbal după cum urmează:

HOTĂRÂT:

Întocmește și trimite către CJSC Profile o scrisoare de cerere privind necesitatea respectării termenelor de livrare a echipamentelor de rafturi.

Executor responsabil - Vasiliev P.R.

Termen limită - (data).

Să luăm în considerare încă un exemplu.

Punct de pe ordinea de zi: 5. Cu privire la efectuarea unui audit al activităților financiare și economice ale sucursalei companiei din orașul Perm

Textul vorbirii:

Medvedev V.V. Pe parcursul acestui an, departamentul financiar și departamentul nostru de contabilitate s-au confruntat în repetate rânduri cu faptul că filiala din Perm ne-a prezentat erori de raportare. De două ori ei înșiși au descoperit aceste erori, ne-au informat despre asta și apoi au trimis rapoarte corectate. De două ori departamentul nostru de contabilitate a constatat erori în calcule, precum și în faptul că cheltuielile sucursalei au fost efectuate la articolele greșite pentru care ar fi trebuit să se facă. Dacă aceste erori nu au fost corectate la timp, acest lucru ar putea duce la probleme cu plata impozitelor. De asemenea, specialiștii noștri au atras atenția asupra faptului că termenele limită sunt în mod constant încălcate prezentarea rapoartelor de cheltuieli de ospitalitate. Contabilul șef al filialei a fost de două ori într-o călătorie de afaceri cu noi, ne-am ocupat de greșelile făcute de sucursală, dar situația nu s-a schimbat prea mult. Şeful serviciului administrativ şi economic Polozov R.A. s-a plâns de asemenea că au existat unele probleme cu costurile de transport în Perm. Cert este că inițial îi sunt depuse rapoarte privind costurile de transport, iar apoi depune un raport consolidat pentru toate sucursalele la departamentul de contabilitate. Avand in vedere toate acestea, cred ca este necesara organizarea si efectuarea unui audit al activitatilor financiare si economice ale filialei din Perm, pentru a nu avea probleme pe viitor.

supraveghetor: Cine credeți că ar trebui inclus în comisie și cât timp va dura efectuarea unei inspecții la fața locului?

Medvedev V.V. Cred că este nevoie de trei persoane: unul pentru contabilitate, altul pentru departamentul financiar și un al treilea pentru serviciul administrativ și economic și departamentul de logistică. Anterior, discutam cu șefii de departamente care ar putea merge, așa că sugerez trei persoane: deputat. contabil șef Somov S.S., auditor Yastrebova A.A. și inginerul de conducere Sokolov B.B. Verificarea poate fi efectuată în 3-5 zile.

Să analizăm textul discursului principal conform schemei anterioare:

	1) Departamentul financiar și departamentul de contabilitate al societății-mamă 2) Filiala din Perm
Ce face (a) făcut?	1) (Sucursala din orașul Perm) depune rapoarte cu erori, cheltuiește cheltuieli pentru articolele greșite pentru care acest lucru ar trebui făcut, încalcă termenele limită prezentarea rapoartelor de cheltuieli de ospitalitate. 2) (Compartimentul financiar si contabilitate al societatii-mama) a analizat greselile comise cu contabilul-sef al filialei. 3) (Compartimentul financiar și departamentul de contabilitate al societății-mamă) propun organizarea și efectuarea unui audit al activităților financiare și economice ale filialei din Perm prin trimiterea a trei angajați ai organizației
	Pe parcursul acestui an
	Fără rezultate pozitive

Și în acest caz, vedem că informațiile celui de-al doilea plan rămân în text. În primul rând, este o mențiune a șefului serviciului administrativ și economic Polozov R.A., care s-a plâns și că filiala a avut unele probleme cu costurile de transport. Clasificăm aceste informații ca fiind secundare datorită faptului că rapoartele privind costurile de transport au fost depuse doar inițial șefului serviciului administrativ pentru întocmirea unui raport consolidat. Deoarece raportarea costurilor de transport este diferită în prezent, aceste informații sunt de puțină valoare în evaluarea situației actuale.

Informațiile secundare ar trebui să includă și mențiunea că filiala însăși a detectat erori de două ori și de două ori - departamentul de contabilitate al organizației șef. Puteți spune pur și simplu că erorile au fost găsite în mod repetat.

Protocoalele scurte nu reflectă întrebările adresate vorbitorului. Cu toate acestea, dacă există informații semnificative în răspunsul la întrebare, acestea sunt consemnate în procesul-verbal al discursului. În exemplul de mai sus, acestea sunt informații despre cine este propus să fie inclus în comisie.

Pe baza răspunsurilor primite, putem face o înregistrare protocolară a discursului:

ASCULTAT:

Medvedev V.V.

În cursul acestui an, filiala din Perm a depus în mod repetat rapoarte cu erori, a înregistrat cheltuieli la articolele greșite pentru care ar trebui făcută și a prezentat rapoarte privind cheltuielile de ospitalitate cu încălcarea termenelor. În ciuda analizei erorilor cu contabilul șef al filialei, situația nu s-a schimbat. Consideră necesară efectuarea unui audit al activităților financiare și economice ale filialei, incluzând în comisie adjunctul. contabil șef Somov S.S., auditor Yastrebova A.A. și inginerul de conducere Sokolov B.B.

Dacă în timpul discutării problemei se ia o decizie de a efectua un audit, decizia trebuie formulată în protocol după cum urmează:

HOTĂRÂT:

Întocmește un proiect de ordin privind înființarea unei comisii de auditare a activităților financiare și economice ale sucursalei din Perm, conveni asupra datei auditului cu directorul sucursalei din Perm.

Executant responsabil - Medvedev V.V.

Termen limită - (data)

V.F. Yankova,
cand. ist. stiinte, deputat Director al VNIIDAD

Introducere.

Documentarea activităților de management acoperă toate procesele legate de înregistrarea (repararea) pe diverse medii și prelucrarea, conform regulilor stabilite, a informațiilor necesare implementării acțiunilor de management. Documentarea se realizează în limbaj natural (documente scrise de mână, dactilografiate, inclusiv telegrame, mesaje telefonice, dactilografiate), precum și în limbaje artificiale folosind noi medii (carte perforate, benzi perforate, benzi magnetice, carduri, dischete etc.) "

Componența documentelor de management este determinată de competența și funcțiile organizației, de procedura de soluționare a problemelor, de volumul și natura relațiilor cu alte organizații și este stabilită în buletinul de evaluare. Unitatea regulilor de documentare a acțiunilor de management la toate nivelurile de management este asigurată prin utilizarea Sistemului de management al documentației de stat (GSDOU) și a sistemelor de documentare unificate (UDS).

Sistemele de documentare unificate sunt un set de documente interconectate create conform regulilor și cerințelor uniforme, care conțin informații necesare managementului într-un anumit domeniu de activitate. DDD sunt destinate utilizării atât cu ajutorul tehnologiei informatice, cât și cu metode tradiționale de prelucrare a informațiilor.

Documentele de management în ceea ce privește numele, forma și componența detaliilor trebuie să respecte DDD, cerințele Standardelor de stat pentru documente și reglementări, reglementările (cartele) privind organizația și alte documente de reglementare care conțin regulile de documentare.

Scopul acestui test este de a oferi conceptul de protocol, de a reflecta regulile de proiectare a acestuia și de a arăta, de asemenea, ce forme de protocoale sunt.

1. Conceptul de protocol și scopul acestuia.

Într-o serie de documente de management, un loc special revine protocoalelor. Ele fac parte din sistemul unificat de documentație organizatorică și administrativă.

Proces-verbal - un document care fixează cursul discuțiilor despre probleme și luarea deciziilor la întâlniri, întâlniri, sesiuni, conferințe

Trebuie avut în vedere faptul că în activitățile organizațiilor și întreprinderilor se întocmesc adesea documente numite „Protocoale”, dar nu se încadrează în definiția de mai sus. Deci, în domeniul relațiilor contractuale se întocmesc protocoale de intenție, protocoale de neînțelegeri, protocoale de avize; printre principalele documente ale adunării generale a acționarilor, legislația denumește procesul-verbal al comisiei de numărare etc. Astfel de tipuri de protocoale sunt similare ca scop cu actele: ele înregistrează și confirmă fapte sau evenimente.

Se intocmesc protocoale in orice organizatie unde exista organe colegiale temporare sau permanente, comisii etc. Forma activității lor este discutarea problemelor de actualitate la ședințe sau ședințe și luarea deciziilor în comun, adesea prin vot.

Odată cu apariția societăților pe acțiuni în țara noastră, atenția acordată acestui tip de document a crescut. Organele supreme de conducere ale unei societăți pe acțiuni sunt colegiale, iar protocoalele care reflectă activitățile acestora devin unul dintre cele mai importante documente de management. Vorbim despre procesele-verbale ale adunărilor generale ale acționarilor, ale ședințelor consiliului de administrație și ale consiliului. Nu este o coincidență faptul că Legea federală „Cu privire la societățile pe acțiuni” și alte acte juridice acordă o atenție deosebită conținutului acestor documente.

2. Reguli de înregistrare a protocoalelor

Proces-verbal - un document care conține o evidență consecventă a discutării problemelor și luării deciziilor la ședințe, ședințe, conferințe și ședințe ale organelor colegiale.

Protocolul reflectă activitățile de luare a deciziilor în comun de către un organ colegial sau un grup de angajați. Din procesele-verbale ale ședințelor create în activitățile de conducere ale organizațiilor, trebuie să se facă distincție între procesele-verbale de investigație, unele organe administrative și organe de ordine publică (de exemplu, protocolul unui inspector sanitar, protocolul unui accident de circulație etc.) , precum și protocoale de tip contractual (protocoale de dezacorduri, protocoale de negociere a dezacordurilor, protocoale de negociere a prețurilor etc.).

Reuniunile organelor colective permanente și temporare (consiliile organelor executive federale, ședințele colectivelor de muncă, ședințele acționarilor, ședințele consiliilor de administrație etc.) sunt supuse înregistrării obligatorii. Procesele-verbale se întocmesc pe baza unei evidențe a desfășurării ședințelor, stenograme, înregistrări sonore și materiale pregătite pentru ședință (texte de rapoarte, discursuri, referințe, proiecte de hotărâri, ordinea de zi, liste de invitați etc.).

Procesul-verbal reflectă toate opiniile cu privire la problemele luate în considerare și toate deciziile luate. Procesul-verbal se păstrează de către secretar sau altă persoană desemnată. Președintele și secretarul care conduce ședințele sunt răspunzători de corectitudinea înscrierilor din procesul-verbal. Detaliile obligatorii ale protocolului sunt:

· Numele companiei;

denumirea tipului de document;

data și numărul de înregistrare;

locul de compilare sau publicare;

titlul textului

semnături.

3.Tipuri de protocoale

Există două tipuri de protocoale: complet și scurt.

Deplin protocol conține o înregistrare a tuturor discursurilor de la ședințe.

Protocol scurt - doar numele vorbitorilor și o scurtă notă despre tema discursului.

Decizia cu privire la ce formă de protocol se păstrează la ședință este luată de șeful organului colegial sau șeful organizației.

Titlul protocolului este denumirea organului colegial sau a ședinței (Proces-verbal al ședinței comisiei de atestare ...; proces-verbal al ședinței ...).

Textul protocolului complet constă din două părți: introductivă și principală.

Partea introductivă este întocmită în același mod în formele integrale și scurte ale protocolului. Indică numele președintelui și secretarului, numele sau numărul total al participanților la ședință și al persoanelor invitate (dacă sunt mulți participanți, se face o notă în dreptul numărului acestora - „Se atașează lista participanților”), agendă.

Numele celor prezenți se consemnează în protocol, dacă nu sunt mai mult de 15, - în ordine alfabetică, indicând locul de muncă și funcția; dacă sunt mai mulți prezenți, se întocmește o listă separată. În procesele-verbale ale ședințelor permanente și ale comisiilor nu sunt indicate funcțiile celor prezenți. Numărarea celor prezenți se întocmește pe toată lățimea liniei printr-un interval de rând.

În acest caz, cuvintele „Președinte”, „Secretar”, „Participat” (fără ghilimele) sunt tipărite în stânga câmpului, separate prin două intervale de titlu și unul de celălalt.

Partea introductivă se încheie cu ordinea de zi. Punctele de pe ordinea de zi sunt aranjate în funcție de gradul lor de complexitate, importanță și timpul estimat de discuție. Întrebările se formulează la cazul nominativ, numerotate cu cifre arabe și încep cu prepozițiile „O”, „Despre”. Nu se recomandă formularea unei întrebări sau a unui grup de întrebări cu cuvântul „Diverse”. Alături de întrebare, numele vorbitorului este indicat cu o indicație a poziției sale.

Cuvintele „Agendă” sunt centrate la două sau trei intervale din lista de participanți.

Partea principală a textului protocolului pentru fiecare problemă de pe ordinea de zi este construită conform schemei: ASCULTAT ... VORBIT ... DECID (DECIS) ...

În secțiunea „AUDIT” din protocoalele scurte sunt indicate numele vorbitorului (vorbitorului) și tema discursului acestuia. În forma integrală a protocolului, sunt date prenumele și inițialele vorbitorului, conținutul raportului acestuia (mesaj, informații, raport). În cazul în care textul raportului este prezentat de vorbitor în scris, este permisă nota după indicarea temei discursului: „se atașează textul raportului”. În secțiunea „VORBITORII” din protocoalele scurte sunt indicate doar numele persoanelor care au vorbit în discuție, în protocoalele complete sunt consemnate și discursurile acestora, inclusiv întrebările adresate vorbitorului. Dacă este necesar, după numele vorbitorului, este indicată poziţia acestuia. La sectiunea „HOTARAT (HOTARAT)” se consemneaza hotararea care este formulata succint, precis, concis pentru a evita dubla interpretare. Odată cu hotărârea, se indică numărul de voturi exprimate „pentru”, „împotrivă”, „abțineri”, precum și o listă a persoanelor care nu au participat la vot. Decizia poate conține unul sau mai multe articole, acestea sunt aranjate în ordinea importanței, fiecare dintre ele fiind numerotat.

Cuvântul „AUDIT” este precedat de un număr în conformitate cu ordinea de zi. Cuvintele „AUZAT”, „VORBIT”, „REZOLUT (DECIS)” sunt tastate din marginea din stânga cu majuscule și se termină cu două puncte. Textul secțiunilor „AUZAT”, „VORBIT”, „HOTARAT (HOTARAT)” este tipărit la interval de 1,5 rând față de linia roșie. Fiecare nume de familie și inițiale ale vorbitorilor sunt tipărite dintr-o nouă linie în cazul nominativ, înregistrarea discursului este separată de nume de familie printr-o cratimă.

Un participant la o reuniune sau întrunire poate prezenta o opinie divergentă cu privire la decizia luată, care este prezentată pe o foaie separată și atașată procesului-verbal. Prezența unei opinii divergente se consemnează în procesul-verbal de la înregistrarea deciziei.

Textul scurtului protocol constă, de asemenea, din două părți. În partea introductivă sunt indicate parafa și prenumele președintelui (președintelui), precum și funcțiile, parafa, prenumele persoanelor prezente la ședință.

Cuvântul „Participat” este tipărit de la marginea marginii din stânga, subliniat, se pun două puncte la sfârșitul cuvântului. Mai jos sunt numele posturilor, inițialele și prenumele celor prezenți. Titlurile postului pot fi generice. Titlurile posturilor pe mai multe rânduri ale celor prezenți sunt indicate cu 1 spațiere între rânduri. Lista este separată de partea principală a protocolului printr-o linie continuă.

Partea principală a protocolului include problemele luate în considerare și deciziile luate cu privire la acestea. Numele întrebării este numerotat cu cifre romane și începe cu prepoziția „O” („Despre”), este tipărit în centru cu dimensiunea fontului nr. 15 și este subliniat cu un rând sub ultimul rând. Sub linie sunt numele oficialilor care au luat cuvântul în timpul discuției pe această problemă. Numele de familie sunt tipărite cu 1 spațiere între rânduri. Apoi este indicată decizia luată cu privire la problemă.