Instrucțiuni pentru completarea unui carnet de muncă. Înregistrări în carnetul de muncă: ce să scrie ofițerului de personal

Algoritmul de completare și corectare a documentelor personale ale angajaților este reflectat în lege. În articol, vom analiza pentru ce intrări din cartea de lucru nu vor exista consecințe.

Din acest articol veți învăța

Reguli pentru emiterea unui carnet de muncă atunci când aplicați pentru un loc de muncă

Cartea de lucru este documentul principal despre. Faceți înregistrări în acesta în timpul perioadei de muncă a angajaților din companie, dar verificați cu atenție informațiile deja introduse în timpul angajării. Introduceți informații despre admitere, transferuri, obținerea de noi profesii și concediere. Dacă o persoană și-a îmbunătățit calificările, a fost premiat pentru succesul în muncă, notați-vă în document.

Introduceți informațiile pe baza ordinului directorului. Asigurați-vă că ea dublează textul comenzii. Aceasta rezultă din paragraful 10 din Regulamentul aprobat prin Hotărârea Guvernului din 16 aprilie 2003 sub nr. 225.

Păstrați documentele personale pentru fiecare persoană care lucrează pentru companie mai mult de cinci zile. Dar rețineți că munca pentru angajat ar trebui să fie cea principală, și nu un loc de muncă cu fracțiune de normă (partea 3 a articolului 66 din Codul Muncii). Aflați despre asta de la experții Sistemului de personal.

Notă! Nu cereți angajatului să scrie o declarație pe baza căreia se fac înscrieri în muncă. Este necesar doar în cazurile în care documentul este pierdut sau este necesar unul nou.

Înainte de a lua notițe în cartea de muncă, studiază cadrul de reglementare:

• Decretul Guvernului nr. 225 - reguli de întreținere, depozitare a forței de muncă.
• Decretul Ministerului Muncii nr. 69 - cerințe pentru completarea actelor de înregistrare a activităților.
• Codul Muncii: art. 66, art. 192-193, art. 83.
• Artă. 5.27 din Codul contravențiilor administrative - consecințele nerespectării legii privind contabilitatea, întreținerea și păstrarea cărților.

Sfat editorial: dacă aveți îndoieli cu privire la modul în care să redactați corect inserții în ele și în alte documente personale ale angajaților, urmați un curs în direcția „”. Veți învăța o mulțime de informații relevante care vă vor ușura munca zilnică. După formare, ei vor elibera o diplomă care confirmă calificarea.

Cum să faci înregistrări într-o carte de lucru: un exemplu de completare a unei pagini de titlu

Dacă trebuie să faceți o înregistrare în cartea de muncă a angajatului, dar acesta este primul său loc de muncă, începeți un nou document. Completați secțiunile prevăzute pentru introducerea datelor cu caracter personal. Verificați ortografia informațiilor. Dacă se găsesc erori, documentul este supus distrugerii, dar cu condiția să nu existe alte înregistrări în el și se începe un nou formular. La completarea formularelor respectați Instrucțiunile aprobate prin Decretul Ministerului Muncii din 10 octombrie 2003 sub Nr. 69.

Dacă aveți unul nou, completați-l din pagina de titlu. Introduceți informații despre angajat. Introduceți numele, prenumele, patronimul și data nașterii. Faceți înscrieri pe baza pașaportului. Completați informații despre educație conform documentului: certificat, certificat sau diplomă (clauza 2.1 din Instrucțiunea de la nr. 69).

Indicați profesia sau specialitatea (clauza 9 din Norme de la nr. 225). Scrieți data la care ați completat pagina de titlu. Cereți angajatului să semneze. Asigurați-vă că certificați documentul cu semnătura dvs. Dacă firma folosește un sigiliu, puneți-l (clauza 2.2 din Instrucțiunea de la nr. 69).

Situație practică

Ca regulă generală, angajatorii continuă să păstreze carnetul de muncă depus (). Dacă un specialist merge pentru prima dată la muncă, angajatorul începe munca. Organizația are dreptul de a cumpăra formulare de documente numai în baza unui acord cu distribuitorii oficiali (p., Procedură, aprobat) ...

Exemplu de înregistrare în carnetul de muncă

Metoda de înscriere în carnetul de muncă despre angajarea într-o ramură

Filialele au dreptul de a încheia contracte de muncă dacă directorii sunt împuterniciți prin împuternicire (partea 4 a articolului 20 din Codul Muncii). Însă angajatorul conform contractului este în continuare considerat societate-mamă. Introduceți registrul de angajare în ramură în secțiunea principală a coloanei a treia din informațiile despre angajare: „Acceptat în funcția de contabil în filiala Vladimir”.

Când faceți o înscriere în biroul de muncă despre admitere, scrieți corect numele filialei. Indicați numărul lui, dacă există. Bazează-te pe pentru a evita greșelile. Afla, . În „Sistemul de personal” veți găsi un algoritm de acțiuni care vă va ajuta să evitați întrebările din partea organelor de inspecție și a angajaților.

Cum se face o intrare în biroul de muncă despre angajarea unui director?

Procedura de completare a „Informații despre muncă” are caracteristici. Completați prima și a doua coloană ca de obicei. În al treilea, faceți următoarea intrare „Ales în funcția de director general”. Iar în al patrulea, reflectați unul dintre documente: un ordin de preluare a funcției (clauza 3.1 din Instrucțiunea de la nr. 69); proces-verbal al adunării generale a participanților privind alegerea directorului (scrisoarea Rostrud din 22 septembrie 2010 sub Nr. 2894-6-1).

Faceți un director numai după ce îl verificați în registru. Nu angajați persoane necalificate cărora le este interzis să conducă organizația. În caz contrar, va trebui să faceți și un proces verbal de concediere, întrucât persoana respectivă nu are dreptul să înceapă să îndeplinească atribuții oficiale.

În unele cazuri, există dificultăți cu actele și în ele dacă aceeași persoană este aleasă în funcția de director general de mai multe ori la rând. Experții „System Kadra” vor spune,.

Faceți înregistrări în cartea de muncă în timpul săptămânii. Păstrați o evidență de la data emiterii comenzii. La concedierea unui angajat, notați într-un document personal în ultima zi lucrătoare. Respectați cerințele legii, urmăriți schimbările din cadrul de reglementare. Încercați să evitați greșelile, astfel încât angajații să nu aibă dificultăți în a aplica pentru pensii, beneficii și alte beneficii.

Înregistrarea unui carnet de muncă: reguli de bază

Procedura de completare a carnetului de muncă este reglementată de:

• Codul Muncii al Federației Ruse (Codul Muncii al Federației Ruse);
• Reguli pentru păstrarea și depozitarea cărților de muncă, producerea formularelor de carte de muncă și furnizarea angajatorilor cu acestea, aprobate prin Decretul Guvernului Federației Ruse „Cu privire la cărțile de muncă” din 16 aprilie 2003 nr. 225 (în continuare denumite Reguli, Rezoluția nr. 225);
• Instrucțiuni pentru completarea carnetelor de muncă, aprobate prin Decretul Ministerului Dezvoltării Sociale din 10 octombrie 2003 nr. 69 (denumită în continuare Instrucțiune).

Din păcate, nu este neobișnuit să întâlniți contradicții între aceste documente. Deci, o înregistrare a concedierii din propria voință în conformitate cu Codul Muncii al Federației Ruse trebuie să fie introdusă în document în strictă conformitate cu formularea codului (partea 5 a articolului 84.1 din Codul Muncii al Federației Ruse). În același timp, Regulile spun că trebuie să notați formularea conform ordinului de concediere.

Angajații responsabili ar trebui să se concentreze pe ierarhia actelor juridice. Dacă alte acte contrazic Codul Muncii al Federației Ruse, acestea nu ar trebui aplicate. În cazul descris mai sus, este necesar să se formuleze o comandă (și apoi o intrare în muncă) în conformitate cu codul.

Enumerăm regulile de bază care îi vor spune ofițerului de personal cum să completeze o carte de lucru:

• se eliberează forță de muncă pentru toți cei care lucrează la întreprindere mai mult de 5 zile;
• perioada pentru care este necesara efectuarea unei intrări este de 7 zile;
• Numerele arabe trebuie folosite în intrări;
• poți scrie cu un stilou negru, albastru și violet;
• abrevierile și corecțiile sunt interzise (corecțiile sunt permise numai în modul prevăzut în clauza 27 din Regulament și numai în secțiunile „Informații despre muncă” și „Informații despre premii”);
• fiecare intrare trebuie să aibă un număr de serie.

Cum să completați secțiunile unei cărți de lucru: un exemplu de completare în 2018-2019

Formularul documentului a fost aprobat prin Rezoluția nr. 225 - de unde se obține formularul este descris în articolul Procedura de achiziție, stocare și completare a unui formular de carte de muncă (nuanțe). Deci, munca constă din mai multe secțiuni care ajută la identificarea personalității angajatului, a afla despre profesia lui, calificările, vechimea în muncă și premiile primite. Aceste secțiuni conțin:

• date personale;
• informatii despre activitatea de munca;
• informații despre recompense (altele decât bonusuri).

Alături de regulile generale de mai sus, legiuitorul a elaborat reguli specifice de umplere pentru fiecare dintre secțiuni, pe care le vom analiza mai jos.

Cum se completează pagina de titlu a muncii

Informațiile despre angajat sunt indicate pe pagina de titlu a documentului. Îndrumat de paragraful 2 al Instrucțiunii, ofițerul de cadre trebuie să facă:

• datele personale ale angajatului asa cum sunt indicate in pasaport, fara reducere;
• informații despre educație, dacă angajatul are un document relevant;
• denumirea profesiei în care persoana va lucra la întreprindere;
• data completării documentului.

Toate înregistrările trebuie să fie certificate prin semnăturile angajatului și ale ofițerului de personal, precum și prin sigiliul organizației (dacă există). Pagina de titlu este completată la primul loc de muncă al unei persoane.

Dacă datele personale ale unui angajat s-au modificat, ofițerii de personal pot tăia aceste date cu un singur rând și pot indica altele noi. Pentru a face acest lucru, angajatul trebuie să prezinte documente oficiale care confirmă modificarea datelor cu caracter personal, iar ofițerul de personal trebuie să rescrie informațiile din aceste documente pe coperta interioară a carnetului de muncă. Pentru mai multe informații despre corectarea unui nume de familie într-o carte de muncă, consultați articolul Înregistrarea unei modificări a numelui de familie într-o carte de muncă - o mostră.

Dacă se dorește, angajatorul poate plasa o hologramă pe pagina de titlu - pentru ce este folosit un autocolant holografic este descris în articolul Unde este corect să lipiți o hologramă într-o carte de lucru - o mostră?

Cum să formatați corect secțiunea „Informații despre muncă”

Angajații serviciilor de personal ar trebui să știe să întocmească corect un carnet de muncă, inclusiv o secțiune în care sunt indicate informații despre muncă.

Trebuie să angajezi o persoană? În acest caz, ofițerul de personal trebuie să fie ghidat de clauza 3 a instrucțiunii și să scrie în carnetul de muncă sub numărul de serie:

• denumirea organizației în formă completă și prescurtată;
• denumirea unității structurale în care persoana se angajează;
• denumirea profesiei în care va lucra angajatul;
• data la care angajatul a început munca.

Dacă o persoană lucrează cu succes, dobândește o nouă categorie sau clasă, aceasta trebuie consemnată în cartea de muncă.

Sub numărul de serie, ofițerul de resurse umane scrie:

• informații despre atribuirea unui angajat de rang superior, clasă;
• informații despre profesii sau calificări suplimentare ale angajatului.

Dacă raportul de muncă s-a epuizat și este momentul să se despartă de salariat, angajatorul trebuie să întocmească corect un proces-verbal de concediere în conformitate cu cerințele clauzei 5 din Instrucțiune.

Pentru a face acest lucru, în secțiunea „Informații despre lucrare” sub numărul de serie corespunzător, trebuie să specificați:

• motivul concedierii;
• data încetării raportului de muncă;
• numele, numarul si data deciziei angajatorului in baza careia intervine concedierea.

IMPORTANT! Informațiile din document trebuie indicate cu acuratețe, redactarea trebuie să respecte legislația muncii. Toate înscrierile trebuie să fie confirmate de sigiliul organizației (dacă există) și de semnătura șefului acesteia.

Procedura de completare a secțiunii „Informații despre premii”

O altă secțiune importantă a cărții de muncă conține informații despre premiile pe care angajatul le-a câștigat în procesul de muncă. În conformitate cu clauza 4 din Instrucțiune, informațiile sunt indicate în următorul format:

• numar record;
• Numele organizației;
• informatii despre premiu;
• informații despre cine a acordat salariatului;
• informații despre meritele pentru care persoana a fost premiată;
• link către documentul în baza căruia s-a făcut atribuirea.

Un angajat HR trebuie să completeze această secțiune cu atenție și corect, deoarece datele despre premii afectează cariera angajatului, oferind mai multe oportunități pentru angajarea lui ulterioară.

Cum se înregistrează cazuri speciale în carnetul de muncă

Unele cazuri în relațiile de muncă sunt întocmite într-un carnet de muncă în mod special. Astfel de cazuri includ munca cu fracțiune de normă. În conformitate cu clauza 3.1 din Instrucțiune, carnetul de muncă trebuie păstrat la locul lucrării principale. Dar locul de muncă cu fracțiune de normă poate cere serviciului de personal să introducă informații suplimentare în carnetul de muncă. Pentru a face acest lucru, este suficient să confirmați faptul că lucrează suplimentar. Puteți, de exemplu, să prezentați ca dovadă un contract de muncă cu o altă organizație.

Transferul la un alt loc de muncă este o întâmplare destul de comună. Astfel de modificări în relațiile de muncă trebuie înregistrate și în carnetul de muncă. Acesta specifica:

• numar record;
• data transferului;
• informatii despre transfer;
• denumirea noului departament sau post;
• informații despre comanda pe baza căreia este transferat angajatul.

Responsabilitatea lucrătorilor de personal

Completarea corectă a cărții de muncă este o componentă importantă a relațiilor de muncă. În cazul în care documentul este completat incorect, angajatului îi va fi dificil să-și dovedească vechimea. În plus, va suferi pierderi materiale, întrucât nu se va putea angaja cu carnetul de muncă completat cu erori.

Pentru încălcările din acest domeniu, următorii pot fi răspunzători:

• întreprinderi (administrative în conformitate cu articolele 5.27 și 13.20 din Codul contravențiilor administrative al Federației Ruse, denumit în continuare Codul contravențiilor administrative al Federației Ruse, de exemplu, pentru nerespectarea înregistrărilor necesare în carnetele de muncă sau dreptul civil) , dacă încălcarea a cauzat pierderi salariatului);
• oficiali ai serviciului de personal (administrativ conform articolelor de mai sus din Codul de infracțiuni administrative al Federației Ruse pentru încălcări similare, precum și materiale, dacă încălcarea ofițerului de personal a cauzat daune întreprinderii și disciplinare).

Angajații departamentului de personal trebuie să completeze carnetele de muncă cu atenție și atenție, folosind mostre de completare a unui carnet de muncă întocmit în conformitate cu reguli stricte formalizate care sunt obligatorii pentru toată lumea. Erorile și încălcările în acest domeniu aduc răspundere administrativă, civilă, materială și disciplinară.

Documentul principal care confirmă experiența de muncă poate fi considerat un carnet de muncă. Pentru o evidență corectă a concedierii în muncă carte responsabil pentru ofițerul de personal sau angajatorul însuși. O persoană îl primește în mâinile sale după concediere. Documentul trebuie să conțină note corespunzătoare privind rezilierea contractului. Cartea trebuie emisă la timp. În caz contrar, compania poate fi amendată. Să vorbim despre designul corect al părăsirii companiei în 2018.

Cum se completează un carnet de muncă la concediere: abordare generală

Prevederile Codului Muncii privind încetarea raporturilor de muncă, precum și cerințele de reglementare pentru carnetele de muncă, nu au fost modificate în anul 2018. Prin urmare, ca parte a completarii unui carnet de muncă la concediere, puteți fi ghidat în siguranță de regulile care au fost în vigoare în 2017.

Procedura de părăsire a întreprinderii este însoțită de formarea unui număr de documente.

Potrivit legislației muncii, ziua concedierii este considerată ultima zi lucrătoare. Organizația (IP) trebuie să calculeze complet angajatul care a încheiat relația de muncă, precum și să îi elibereze toate documentele necesare:

• cartea de munca;
• certificate de activitate a muncii, cuantumul câștigurilor, impozitul pe venitul personal transferat și contribuțiile.

Atribuțiile angajatorului includ nu numai eliberarea de documente persoanei la încheierea contractului de muncă, ci și executarea corectă a înscrierii în carnetul de muncă la concediere.

În același timp, datele privind admiterea unui angajat într-un post vacant ar trebui deja introduse în foaia de lucru. Acestea includ:

• numele angajatorului (întreprindere sau întreprinzător individual);
• pe baza căruia angajatul preia sarcinile (numărul comenzii și data acesteia);
• informații despre poziție.

Înregistrările făcute anterior trebuie să corespundă situației actuale cu lucrarea. Apoi, trebuie să faceți o înregistrare în cartea de muncă despre concediere. Este posibil să reziliați un contract de muncă existent, concentrându-vă pe comandă - baza.

Toate datele din muncă trebuie înregistrate:

1. semnătura ofițerului de personal (șeful companiei, care este responsabil de ținerea registrelor);
2. sigiliul organizației (dacă există).

De fiecare dată, angajatul trebuie să se asigure pe loc că înregistrările din carte sunt pe deplin adevărate. Prin urmare, semnătura sa în cartea de muncă la concediere va indica că:

• de acord cu datele înregistrate;
• când contractul a fost reziliat, cartea a fost primită în timp util.

Dar aceste acțiuni sunt posibile dacă angajatul se află la întreprindere în ultima zi de muncă. În alte cazuri, permisul de muncă se eliberează în alt mod (prin coleg, prin poștă) sau la solicitarea scrisă a unei persoane interesate (rudă etc.).

Cum se face Ocuparea forței de muncă Înregistrați

Introducerea informațiilor despre încetarea raporturilor de muncă de obicei nu provoacă mari dificultăți. Rețineți: o introducere corectă nu va genera întrebări suplimentare din partea inspectoratului de muncă și a autorităților fiscale în viitor.

De regulă, cel mai frecvent motiv pentru a părăsi un loc de muncă este dorința angajatului însuși. O mostră de completare a unui carnet de muncă la concediere în 2018 implică prezența următoarelor posturi (vezi tabel).

Rețineți că procesul-verbal de concediere în ordinea transferului se face după același model. Diferența va fi numai în conformitate cu Codul Muncii al Federației Ruse.

EXEMPLU

Dacă este necesar să se facă o înregistrare a concedierii din propria voință, se referă la paragraful 3 al articolului 77 din Codul Muncii al Federației Ruse. Notă : toate cuvintele în acest caz nu sunt supuse abrevierilor. Ortografia „p. 3 art. 77 din Codul Muncii al Federației Ruse” va fi considerată eronată).

Când este necesar să concedieze un angajat în ordinea transferului, ei fac trimitere la „Clauza 5 a articolului 77 din Codul Muncii al Federației Ruse”:

Cum să fii concediat din cauza bătrâneții

Motivele de încetare a raportului de muncă pot fi, de asemenea, pensionarea unui angajat sau atingerea unei vârste respectate de viață. Și această situație ar trebui înregistrată în carnetul de muncă.

Vă rugăm să rețineți că înscrierea concedierii pentru limită de vârstă în contractul de muncă presupune aceeași ca la încheierea raportului de muncă din inițiativă personală sau cu acordul ambelor părți. Adică - paragraful 1 al articolului 77 din Codul Muncii al Federației Ruse.

Nu trebuie uitat aici că în astfel de situații o persoană nu este obligată să lucreze timp de 2 săptămâni pentru a părăsi definitiv organizația. Ziua concedierii trebuie să coincidă cu data indicată în cerere.

Carte de muncă întârziată la concediere

Documentele care nu sunt întotdeauna necesare la încetarea contractului de muncă pot fi eliberate angajaților în ultima zi lucrătoare. Adică ziua concedierii. În prezența unui număr de circumstanțe, cărțile pot ajunge la proprietarii lor și puțin mai târziu.

De exemplu, în lipsa unui angajat din cauza bolii sau absenteismului, documentele îi sunt eliberate personal pe baza unei cereri scrise în termen de 3 zile lucrătoare. Este demn de remarcat faptul că în acest moment nota din cartea de muncă privind concedierea ar trebui să fie deja.

Dacă este imposibil să transferați personal cartea, atunci angajatorul trimite documentele fostului angajat prin poștă rusă. Recursul scris al persoanei concediate ar trebui, de asemenea, să servească drept bază pentru comiterea acestor acțiuni. Diferența față de procedura obișnuită de predare a unui document în mâini este faptul celui care semnează în carnetul de muncă la concediere. Având în vedere că este imposibilă obținerea semnăturii fostului salariat în acest caz, faptul concedierii se consemnează doar de către angajator.

În alte cazuri, întârzierea carnetului de muncă din vina angajatorului este inacceptabilă. Conducerea poate fi responsabilă pentru:

• pentru eliberarea cu întârziere a documentului;
• în cazul în care înscrierile efectuate nu corespund cu completarea carnetului de muncă la ridicarea eșantionului 2018.

Organizațiile pot fi amendate cu până la 50.000 de ruble în conformitate cu prima parte a art. 5.27 din Codul contravențiilor administrative al Federației Ruse.

Concedierea la inițiativa salariatului (la cererea sa) este în mod tradițional cel mai frecvent motiv de încetare a unui contract de muncă. În ciuda aparentei simplități a înregistrării, specialiștii au adesea întrebări despre cum să reflecte corect această intrare în cartea de muncă a angajatului. Vom analiza situațiile în care se comit greșeli pentru a le evita.

Concedierea la inițiativa salariatului

• « demis din proprie voință, Codul Muncii al Federației Ruse”;
• „concedat la inițiativa angajatului, Codul Muncii al Federației Ruse”;
• „contractul de muncă a fost reziliat la cererea proprie, Codul Muncii al Federației Ruse”;
• „contractul de muncă a fost reziliat la inițiativa angajatului, Codul Muncii al Federației Ruse”;
• „contractul de muncă a fost reziliat la cererea proprie, Codul Muncii al Federației Ruse”;
• « contractul de muncă a fost reziliat la inițiativa angajatului, Codul Muncii al Federației Ruse.

În plus, oricare dintre aceste formulări poate fi completată cu indicarea motivelor pentru care este asociată acordarea de beneficii și beneficii angajatului.

Se face o înregistrare despre concediere în secțiunea „Informații despre muncă” din carnetul de muncă sau o inserție în acesta.

Apoi, toate înscrierile făcute în această organizație sunt certificate prin semnătura persoanei responsabile cu menținerea carnetelor de muncă și sigiliul organizației.

Angajatul însuși, proprietarul carnetului de muncă, semnează mai jos (clauza 35 din Regulile pentru păstrarea și păstrarea cărților de muncă, pregătirea formularelor de carte de muncă și furnizarea acestora angajatorilor, aprobat prin Decretul Guvernului Federației Ruse din 04/16 /2003 N 225).