Planificarea eficientă a timpului de lucru la întreprindere. Planificarea timpului de lucru - rezumat

În practica mea de lucru, am întâlnit în mod repetat manageri care au o abilitate importantă. Aceasta este capacitatea de a face o mulțime de lucruri în timpul zilei, prioritizează corect și fără a experimenta stres. O astfel de persoană pur și simplu nu poate fi copleșită de fapte. Indiferent câte proiecte sunt implementate în acest moment, el va prioritiza rapid, calm și corect, grupa sarcinile și va începe să le execute una după alta. M-am gândit destul de mult la asta, am discutat cu colegii și mi-am dat seama că în majoritatea cazurilor această abilitate nu este înnăscută, ci dobândită.

Când eram în liceu, unchiul meu iubit mi-a dat un sfat bun: „Ține evidența ce faci în timpul zilei și rezuma la sfârșit”. Unchiul lucra pentru Organizația Internațională a Muncii și știa despre ce vorbește. Îi sunt în continuare recunoscător pentru sfatul său și mie pentru că am urmat acel sfat. Când am plecat de la școală, aveam un program clar, majoritatea sarcinilor și sarcinilor mele pentru fiecare zi erau planificate din timp și asta nu mi-a provocat niciun protest sau disconfort.

Mai târziu am păstrat această regulă pentru tot restul vieții. Planurile și sarcinile s-au schimbat, iar obiceiul de a face mai multe lucruri diferite în timpul zilei a devenit mai puternică și, odată cu aceasta, eficiența și eficacitatea muncii mele. La urma urmei, dacă vă gândiți bine, oboseala ridicată, apatia, productivitatea scăzută sunt în cea mai mare parte rezultatul viziunii noastre despre noi înșine, despre munca noastră și, nu în ultimul rând, lipsa obiceiului de a planifica și prioritiza. Probabil, pentru unii lucrători creativi și specialiști de profil îngust, acesta nu este un dezavantaj semnificativ, dar nu va funcționa să fii un bun manager fără capacitatea de a planifica activități, prioritiza și grupa sarcini.

Deci, dacă nu te-ai obișnuit să planifici lucrurile la școală sau la facultate, cel mai bine este să faci asta cât mai curând posibil. Mai întâi, află ce faci de fapt în timpul zilei. Doar notează la fiecare jumătate de oră ceea ce ai dedicat acest timp. Când vă revizuiți notele săptămânale, veți fi surprins de cât de mult timp este pierdut cu activități și sarcini neimportante, suprapuse sau pur și simplu irelevante. În consecință, următorul pas este să aruncați tot ceea ce nu este necesar. Acest lucru va dura, de asemenea, mult timp de urmat, unele obiceiuri sau ritualuri sunt foarte greu de scăpat. Al treilea pas este gruparea principalelor sarcini și tipuri de muncă și tratarea lor secvenţial, nu într-o ordine arbitrară. Acest lucru vă va crește foarte mult capacitatea de concentrare. La prima vedere, acest lucru este foarte simplu, nu mai dificil decât să faci exerciții dimineața. Dar nu toată lumea este angajată în încărcare.

În ceea ce privește planificarea zilei, chiar și acum îi dedic mult timp (deși asistenții mei fac multă muncă pregătitoare și organizatorică). Poate că mai târziu voi scrie o postare despre rolul unui asistent personal în munca unui lider. Baza unui management adecvat al timpului este. Pentru mine, aceasta este o strategie, relații cu clienți și parteneri cheie, cele mai mari oferte, o echipă, numiri și motivare a angajaților. Dacă apare o problemă în una dintre aceste direcții, atunci aceasta este problema mea, pe care trebuie să o rezolv mai întâi.

Un alt punct fundamental este prezența în cronologie pentru activități neplanificate. Se întâmplă întotdeauna și este important să ai puțină slăbiciune, pentru că nu este nimic mai rău decât atunci când o întâlnire se strecoară în alta sau trebuie să faci ceva în grabă.

Nu uitați că toți oamenii sunt diferiți, ceea ce înseamnă că planificarea ar trebui să fie individuală. Mi-am construit programul optim cu mult timp în urmă. De obicei, la ora 9, finalizez programul cu echipa și mă uit prin brief-urile care descriu întâlnirile pe care trebuie să le fac astăzi. Pregătirea briefelor este o problemă separată: ele descriu în mod clar scopurile, obiectivele, participanții. De asemenea, mă economisește timp. După vreo zece întâlniri, merg acasă și petrec timp cu familia mea, merg regulat la yoga sau fitness. Și mai aproape de noapte mai lucrez electronic. Această rutină îmi permite să nu mai comut încă o dată între tipurile de muncă și este mai ușor să intru în modul dorit. Cu toate acestea, pentru a construi și a rămâne de el, trebuia să încep să-mi planific timpul de la școală.

Cine dintre noi nu s-a întrebat care este cea mai mare valoare? Destul de des opiniile diferă în această problemă. Unii cred că informația, alții - timpul. În ciuda faptului că societatea modernă are suficiente oportunități pentru a economisi timp, din anumite motive nu există suficient timp. Și imediat vin în minte gânduri: „De ce progresul tehnologic joacă o glumă crudă?”, „Cum să ai timp să faci totul și chiar bine?”, „Cum să-ți distribui și să-ți planifici ziua pentru a te descărca măcar parțial? ”. Totul este foarte simplu. Trebuie doar să înveți cum să planifici timpul corect.

Reguli de urmat dacă vrei să ai succes

Pentru a face totul și a avea timp să vă odihniți, ar trebui să:

• elaborarea unui plan specific;
• prioritizează tratarea problemelor mici de importanță, fără a le lăsa pentru mai târziu;
• nu pierde timpul de lucru cu lucruri inutile;
• analiza zilnic sarcinile finalizate;
• prioritizează în mod corespunzător în funcție de importanță;
• a păstra ordinea;
• dezvolta vointa de a urma noi obiceiuri.

Cum să înveți să-ți planifici ziua: etapele de planificare a timpului capului

Se pare că este corect să aloce timpul de lucru, să determine succesiunea muncii zilnice nu este dificil, cu toate acestea, nu toată lumea o poate face. Dacă vin în minte gânduri despre cum să faci lucruri importante în timp util și să nu obosești, este important să înveți cum să planifici și să aloci timpul corect. Un rol important îl joacă aici un plan corect întocmit al rutinei zilnice.

Nu uitați de un factor atât de important precum timpul limitat. Timpul nu poate fi oprit, schimbat, returnat, ceea ce înseamnă că același lucru este valabil și pentru muncă, treburi și viața noastră în general.

Există următoarele etape de planificare a timpului de lucru:

• dezvoltarea disciplinei (a învăța să-ți controlezi ziua este o sarcină importantă pentru un lider de succes);
• determinarea gradului de importanță a cazurilor (se permite planificarea a cel mult 3 cazuri urgente pe zi);
• repartizarea rațională a cazurilor în importante, urgente, ușoare, simple, nesemnificative;
• întocmirea unui plan etapizat pentru implementarea lucrărilor;
• a scăpa de lucruri simple, mici, ușoare, care durează mai puțin de 10 minute (descărcare zilele următoare);
• refuzul managerului de la activități care „fură” timp (vizionarea emisiunilor TV, multe ore de comunicare pe rețelele de socializare, întâlniri cu prietenii);
• definirea fiecărui lucru din casă și la locul său de muncă;
• a scăpa de gunoiul de la serviciu (10 minute pe zi sunt suficiente pentru a sorta documentele și a arunca cele inutile);
• alegerea hobby-urilor pentru petrecerea timpului liber.

Pentru a nu pierde prietenii și a economisi timp corect, trebuie să respectați regula: vizitați paginile de pe rețelele de socializare de 2 ori pe săptămână, rezervați weekend-urile pentru întâlnirea cu prietenii, planificați în avans întâlnirile personale, reduceți timpul convorbirilor telefonice „goale” la 15 minute pe zi.

Cum să faci un plan de lucru

O planificare fructuoasă este posibilă dacă respectați următoarea secvență în munca dvs.:

1. Determinați scopurile și obiectivele pe baza cărora să dezvolte un plan de lucru. Poate fi pe termen scurt (pentru o săptămână) sau pe termen lung (pentru o lună, un trimestru, un an).

Atenție: Un lider de succes nu trebuie să se abată cu un singur pas de la plan. Poți să-i faci ajustări, de exemplu, să schimbi lucruri, zilele întâlnirilor importante, să planifici evenimente pentru altă dată, dar nu poți schimba radical în niciun caz.

1. Atribuiți sarcini și stabiliți termene limită pentru finalizarea acestora. Este important să înveți în primul rând să faci lucruri care au un interval de timp limitat și cele care necesită mult efort. Apoi puteți planifica sarcini și lucrări pe termen mediu care necesită implementarea funcțiilor standard. Ultimul lucru de făcut este munca mai puțin importantă.

1. Marcarea obligatorie a problemelor urgente care au apărut în ajunul executării în jurnal sau calendar (permite managerului să aibă timp să facă totul la timp, fără a rata puncte importante).

1. Analiza tuturor cazurilor, reducerea listei sarcinilor (pe cât posibil).

Pentru a vă descărca ziua, este important:

1. Urmați restricția de executare a cazurilor: nu mai mult de 3 urgente, nu mai mult de 10 în total pe zi.
2. În planificare, respectați finalizarea sarcinilor complexe la un moment mai favorabil, de preferință dimineața, cele ușoare - la sfârșitul turei de lucru.
3. Nu efectuați următoarea lucrare fără a finaliza cea anterioară (este important să planificați sarcinile în etape, după finalizarea celor convenite anterior).
4. Nu lăsați afaceri neterminate, nu le transferați în următoarea zi lucrătoare.
5. Dacă încă mai sunt sarcini restante, se recomandă să faceți o notă despre ele în calendarul cazurilor importante, unde ar trebui notate în mod special. În cazul în care aceeași sarcină „trăiește” stabil în jurnal timp de mai multe zile la rând, merită să vă gândiți cum să o refuzați sau pur și simplu să o transferați unei alte persoane care o execută.

Secretele planificării raționale

Planificarea corectă a zilei va permite:

• evaluarea planului de lucru, ajustarea sarcinilor, întocmirea unei rutine zilnice;
• control asupra executării cazurilor, eliminarea executării simultane a mai multor sarcini (în caz contrar există riscul performanței scăzute în muncă);
• finalizarea dosarelor începute;
• eliminarea obstacolelor care împiedică managerul să îndeplinească sarcinile atribuite, distrage atenția, afectează planurile;
• alternarea muncii cu odihna;
• analiza planificarii timpului;
• imbunatatirea continua a performantelor acestora.

Secretele economisirii timpului managerului

1. Este important să combinați sarcini similare, de exemplu, să combinați negocieri, să analizați corespondența, să răspundeți la e-mailuri.
2. La fel de importantă este crearea unui mediu calm. Acest lucru este necesar pentru ca nimic să nu distragă atenția de la muncă.
3. Limitarea timpului de lucru va evita rezultatele neproductive ale întâlnirilor de afaceri.
4. Capacitatea de a prioritiza este un indicator important al raționalității și coerenței afacerilor, care afectează atingerea obiectivelor.
5. Efectuarea unor sarcini excepțional de importante îi permite liderului să atingă performanțe ridicate în munca sa.
6. O parte semnificativă a timpului va ajuta la salvarea repartizării sarcinilor între angajați.
7. La fel de importantă este trecerea treptată a lucrării. Deplasarea spre obiectiv este mult mai ușoară dacă urci scările, începând cu lucruri mărunte și ajungând la înălțimi.
8. Păstrarea unui jurnal cu lucruri importante va ajuta la eliminarea suprapunerii unei sarcini pe alta, acumularea de cazuri la sfârșitul lunii.
9. Deciziile importante se iau cel mai bine dimineața. În acest fel, puteți crea un sentiment de succes pentru întreaga zi de lucru.
10. Atunci când faceți planuri, programe, este important să țineți cont de adevăratul nivel de capacitate de muncă, deoarece el este cel care afectează rezultatul final al muncii.

Planificarea și organizarea muncii este cheia dezvoltării proprii în continuare. Citiți despre principiile și regulile de bază ale planificării zilnice în articol.

Din articol vei afla:

De ce ai nevoie de planificare zilnică?

Nu toată lumea înțelege de ce trebuie să vă planificați ziua de lucru. La urma urmei, fiecare persoană, chiar și fără planificare, știe ce funcții îndeplinește și ce lucruri are de făcut. Mulți nu văd rostul să facă planuri pentru ziua respectivă, deoarece există întotdeauna sarcini neașteptate care pot încurca toate elementele planificate în prealabil.

Descărcați documentele aferente:

Dacă comparăm doi lucrători care îndeplinesc aceleași funcții și au aceleași abilități, putem constata că volumul și calitatea muncii lor diferit. Un angajat reușește să rezolve atât sarcinile curente, cât și cele strategice, al doilea nici măcar nu are timp să îndeplinească sarcini urgente și este forțat să rămână după serviciu tot timpul. Cele mai bune rezultate vor fi arătate de cei care sunt mai mulți . Adică unul pentru care procesul de planificare este o datorie și o nevoie zilnică. A avea un plan, chiar și la nivel psihologic, face ca o persoană să se mobilizeze. Are un scop fix și există o nevoie internă de a-l atinge.

Cum să planificați eficient?

Planificarea și organizarea muncii sunt efectuate de un angajat. Nu managerul, ci angajatul ar trebui să își stabilească sarcini. În acest caz, își stabilește singur obiective, acționează în direcția pe care o alege. De regulă, procentul sarcinilor finalizate cu planificare independentă este mai mare decât cu punerea în aplicare a generalului dezvoltat de lider.

Există un sistem de programare a muncii care a fost testat în practică și asigură utilizarea optimă a timpului de lucru. Este un set de principii prin care o persoană poate face un plan competent, realist și fezabil.

În primul rând, stabilește ce trebuie să incluzi în planul tău zilnic. Acesta ar trebui întocmit ținând cont de planul strategic elaborat pentru șase luni sau un an. Planificarea pentru fiecare zi ține cont de toate sarcinile programate pentru implementare, atât legate direct de muncă, cât și secundare. De exemplu, felicitarea unui coleg de ziua lui. Pe lângă acele elemente pe care liderul le așteaptă, în plan trebuie incluse și treburile personale. Acest lucru este necesar pentru dezvoltare personalași crearea unei imagini pozitive.

Când planificați munca, sarcinile mari care vor dura câteva zile sau săptămâni pentru a fi finalizate ar trebui împărțite în etape și efectuate secvenţial. Stabiliți o dată limită pentru fiecare etapă. Faceți un plan pentru ziua următoare, incluzând sarcini secundare în el. Pentru a întocmi un plan, puteți folosi un jurnal de hârtie obișnuit sau un program special.

Scopul planificării muncii nu este îndeplinirea cu orice preț a elementelor planului, ci executarea la timp și de înaltă calitate a sarcinilor prioritare și a sarcinilor urgente. Prin urmare, lista sarcinilor programate pentru implementare trebuie sortată și aranjată în ordinea descrescătoare a priorității. În procesul Puteți folosi mai multe metode în același timp.

De exemplu, sarcinile cu un termen limită fix și sarcinile care necesită mai mult efort pentru rezolvare au cea mai mare prioritate. Al doilea cel mai important va fi sarcinile zilnice obligatorii și acele sarcini, termenele pentru care sunt programate pentru zilele următoare. Cea mai scăzută prioritate în planificarea zilnică sunt chestiunile minore, a căror eșec nu va avea consecințe negative semnificative.

Reguli de planificare a zilei

La fel ca planificarea muncii unei întreprinderi, planificarea zilei de lucru a unui angajat individual trebuie să respecte regulile. Urmărirea acestora va ajuta la asigurarea implementării planurilor într-un mod confortabil pentru dvs.

1. Nu programați mai mult de 70% din timpul dvs. de lucru. Acest lucru vă va permite să efectuați cu calm sarcini urgente neprogramate și să nu fiți nervos dacă trebuie să fiți distras de la execuție. .
2. Nu includeți mai mult de trei sarcini importante și urgente în planul zilnic în același timp. Limitați numărul total de elemente ale planului la zece.
3. Formați același tip de cutii în blocuri. Acest lucru va ajuta la executarea lor folosind un singur algoritm, ceea ce va reduce timpul de execuție.
4. Mutați procesul de planificare în seara zilei precedente. Veți avea timp să faceți ajustări ale planului, dacă este necesar.
5. Planificați cazuri complexe în funcție de bioritmurile dvs. Cineva se distinge printr-o eficiență crescută dimineața, cineva - după-amiaza, iar cineva lucrează cel mai productiv seara.
6. Nu începeți o nouă sarcină înainte de a termina munca pe care ați început-o deja. Dacă ai fost nevoit să întrerupi - revino și finalizează ceea ce ai început.
7. Nu amânați să faceți o sarcină neprogramată dacă poate fi realizată în câteva minute.
8. Faceți pauze la fiecare oră fără a rămâne la serviciu. Acordați pauze unei încălziri ușoare, aceasta vă va ajuta să vă „împrospătați” capul.
9. Nu confunda odată cu atingerea obiectivelor, nu vă fixați obiective și nu contura volumele cărora le va fi greu de făcut față.
10. Dacă există sarcini neterminate care nu și-au pierdut relevanța, transferați-le în planul pentru ziua următoare.
11. Organizează-ți locul de muncă în așa fel încât să fie confortabil de lucru.

Concluzie

Planificarea pentru fiecare zi este o abilitate utilă și necesară. Acesta este un mod de autoorganizare și autodezvoltare, o garanție că poți lucra eficient. Sistemul de planificare a muncii propus va ajuta la înțelegerea principiilor de bază de gestionare a timpuluiși să aplice cu succes aceste cunoștințe în practică.

Dacă începeți să înțelegeți bine ce factori influențează viața unei persoane, în general, atunci puteți găsi o mulțime dintre ei. Orice domeniu al vieții unei persoane și fiecare sferă a activității sale, desigur, are o serie de particularități inerente și, uneori, ceea ce este aplicabil uneia este complet inaplicabil altuia. Dar există, în ciuda acestui fapt, câteva principii fundamentale care sunt eficiente în absolut orice. Unul dintre aceste principii, sau mai precis, legi care pot fi considerate garanți ai succesului în orice domeniu, este capacitatea de planificare și prioritizare. De ce este atât de important acest lucru, vom afla în lecția de formare pentru managementul timpului prezentată.

După ce ați studiat acest material, veți afla despre ce este planificarea afacerii și care sunt caracteristicile acesteia, de ce este necesar și important să faceți zilnic liste cu treburile de muncă, personale și casnice. În plus, vom lua în considerare mai multe metode și principii eficiente de planificare, dintre care unele sunt concepute pentru fiecare zi, iar altele au un accent mai promițător - pentru o săptămână, lună, an și chiar câțiva ani. Acest curs al instruirii noastre online va fi util pentru persoane de toate vârstele și profesiile și va fi posibil să aplicați informațiile primite pentru a vă atinge obiectivele încă din prima zi.

Ce este planificarea. Tipuri de planificare. Prioritizare

Procesul de planificare

Planificarea este procesul de alocare optimă a resurselor necesare atingerii scopurilor și obiectivelor, precum și un set de procese care sunt asociate cu stabilirea și implementarea acestora. Planificarea este o parte integrantă a managementului timpului (managementul timpului) și, cu o aplicare abil, îi crește mult eficacitatea.

În interpretarea sa cea mai simplă și cea mai formală, planificarea este caracterizată de următorii pași:

1. Etapa stabilirii obiectivelor (sarcinilor)
2. Etapa întocmirii unui plan pentru realizarea obiectivului
3. Etapa de proiectare a variantei
4. Etapa de identificare a resurselor necesare, precum și a surselor acestora
5. Etapa de determinare a directorilor și briefing
6. Etapa de fixare a rezultatelor planificării în formă fizică (plan, proiect, hartă etc.)

Tipuri de planificare

Planificarea, așa cum s-a menționat deja, este aplicabilă absolut în orice sferă a vieții, dar, în funcție de aceasta, poate avea propriile sale caracteristici, care, la rândul lor, se exprimă în forme diferite în formă și conținut.

Tipurile de planificare diferă:

Prin necesitate

• Planificarea directivei - presupune executarea obligatorie a sarcinilor atribuite, are intotdeauna un destinatar anume si se caracterizeaza prin detaliu sporit. De exemplu, putem numi stabilirea sarcinilor legate de rezolvarea problemelor de importanță statală/națională, munca la întreprinderi etc.
• Planificarea indicativă este opusă primei: nu presupune executarea obligatorie și precisă, are un caracter mai mult consilier și îndrumător. Acest tip de planificare este larg răspândit în sistemul de dezvoltare macroeconomică a diferitelor state.

Perioada de timp pentru atingerea obiectivelor

• Planificare pe termen scurt (actuală) - calculată pentru o perioadă de până la 1 an și poate consta în planuri pentru o zi, săptămână, lună, trimestru, șase luni. Cel mai comun tip de planificare. Este folosit atât de oamenii obișnuiți în procesul vieții de zi cu zi, cât și de liderii diferitelor organizații.
• Planificare pe termen mediu - calculată pentru o perioadă de la 1 la 5 ani. Această formă de planificare este obișnuită în activitățile agențiilor guvernamentale, firmelor și întreprinderilor, dar este adesea folosită de oameni cu minte strategice. În unele cazuri, aceasta poate fi combinată cu planificarea curentă, care în combinație este planificarea continuă.
• Planificarea (prospectivă) pe termen lung - se calculează, de regulă, pentru câțiva (5, 10, 20) ani înainte. Cel mai adesea, acest tip de planificare este utilizat în întreprinderile mari pentru a îndeplini sarcini de natură socială, economică, științifică și tehnologică etc.

• Planificarea strategică este în mare parte pe termen lung. Cu ajutorul acestuia se determină principalele direcții în activitățile organizațiilor: extinderea activităților, crearea de noi direcții, stimularea fluxului de lucru, studierea pieței și a segmentelor acesteia, studierea cererii, a caracteristicilor publicului țintă etc. Răspândit în activitățile organizațiilor.
• Planificarea tactică - cel mai adesea este aceeași - pe termen lung. Scopul său principal este de a crea condițiile necesare pentru realizarea oportunităților găsite prin aplicarea planificării strategice. De regulă, planificarea tactică este utilizată în planificarea dezvoltării economice, sociale și de producție a unei organizații. Răspândit în activitățile organizațiilor.
• Planificarea operațional-calendară este etapa finală a planificării strategice și tactice. Acesta servește în principal la implementarea procesului de obținere a rezultatelor stabilite. Cu ajutorul acestuia, toți indicatorii sunt specificați, iar activitatea organizației este organizată direct. Programarea operațională presupune determinarea timpului de finalizare a sarcinilor, pregătirea implementării procesului, ținerea evidențelor, monitorizarea și analizarea procesului. Răspândit în activitățile organizațiilor.
• Planificarea afacerii – servește la evaluarea fezabilității, relevanței și eficacității activităților planificate. Întocmirea unui plan de afaceri se face cu mare atenție, luând în considerare tot felul de indicatori, oportunități, propuneri etc. Este comună în activitățile organizațiilor și munca oamenilor de afaceri.

Pe lângă tipurile de planificare avute în vedere, care țin cont de aspectele primare, există și cele care țin cont de cele secundare. Ele, la rândul lor, diferă:

După gradul de acoperire

• Planificare generală - acoperă toate detaliile contextului.
• Planificare parțială - acoperă câteva detalii ale contextului.

Prin planificarea obiectelor

• Planificarea țintelor – presupune definirea obiectivelor necesare de atins.
• Planificarea fondului – presupune planificarea mijloacelor necesare atingerii rezultatului (finanțare, informații, personal, echipamente etc.).
• Planificarea programelor – presupune dezvoltarea programelor necesare atingerii rezultatului.
• Planificarea acțiunii – presupune determinarea acțiunilor necesare pentru atingerea rezultatului.

Prin adâncime

• Planificarea agregată – are loc ținând cont de parametri comuni.
• Planificare detaliată - ia în considerare toate detaliile și caracteristicile.

Coordonarea planurilor în timp

• Planificarea secvenţială - presupune un proces lung, care constă din mai multe etape mai mici.
• Planificare simultană - implică o etapă scurtă o singură dată.

Contabilitatea modificărilor datelor

• Planificarea rigida - presupune respectarea obligatorie a parametrilor specificati.
• Planificare flexibilă – implică posibilitatea nerespectării parametrilor stabiliți și apariția altora noi.

în ordine

• Planificarea ordonata – presupune executarea secventiala a planurilor, una dupa alta.
• Planificare rulanta - presupune prelungirea planului pentru perioada urmatoare dupa finalizarea lui in perioada curenta.
• Planificare extraordinară – implică implementarea planului pe măsură ce este nevoie.

Prioritizare

Prioritizarea este procesul de stabilire a priorităților - un indicator al predominării importanței unuia sau altuia dintre elementele planului față de restul. Prioritizarea este importantă pentru că, printre un număr mare de nuanțe și caracteristici diferite, există atât cele care sunt de cea mai mică importanță și au un impact minim asupra procesului de atingere a scopului, cât și cele care joacă un rol dominant în acest proces. . Capacitatea de a prioritiza poate fi numită un alt indicator al eficacității și eficienței oricărui proces de planificare, deoarece. accentul pus pe punctele cele mai semnificative ale planului este adesea decisiv în întrebarea dacă scopul va fi atins sau nu.

După cum puteți vedea, planificarea ca proces este caracterizată de un număr considerabil de nuanțe diferite. Oricare dintre tipuri poate fi folosit separat și poate în combinație cu altele. Principalul lucru atunci când alegeți este să luați în considerare toate caracteristicile activității dvs. Dar oricâte tipuri de planificare există, indiferent cât de mult le considerăm, indiferent câte exemple am da, toate acestea nu vor avea nicio valoare dacă nu înțelegem de ce trebuie să planificăm ceva, ce avantaje are cum ne va ajuta in viata? Acestea sunt întrebările la care vom încerca să răspundem în secțiunea următoare.

Pentru ce este planificat?

Având în vedere că trainingurile noastre sunt dedicate metodelor de creștere a productivității personale, aici și mai departe în lecție vom lua în considerare planificarea în raport cu activitatea unei persoane, și nu organizații, firme, întreprinderi etc.

Planificarea este factorul care determină în mare măsură nu numai dacă o persoană va realiza ceea ce își dorește, ci și ceea ce va realiza în general. Faptul este că procesul de planificare în sine nu are un efect unic și concentrat, ci afectează într-un mod complex, afectând mulți indicatori personali ai unei persoane, direcția acțiunilor sale și modul de viață în general. Mai jos enumeram doar cateva aspecte pozitive ale planificarii si beneficiile pe care le ofera.

Specificarea scopului

De îndată ce o persoană începe să-și planifice activitățile, gândirea sa este activată, creativitatea este activată și activitatea creierului crește. Poți să-ți dorești ceva și „parcă” să-ți imaginezi, în timp ce te gândești că știi exact ce vrei. Dar de îndată ce te așezi pentru a întocmi un plan și începi să-l gândești cu atenție, scopul tău începe să se transforme dintr-un abstract într-unul concret. Treptat, începi să-l imaginezi în detaliu, să ții cont de caracteristicile sale, să-l variezi cumva. Există o vorbă care spune că o navă care nu știe încotro merge nu va ajunge niciodată la destinație. La fel este și o persoană - dacă nu știe exact ce își dorește, nu va reuși niciodată. Planificarea face posibil să înțelegeți și să realizați ceea ce vă doriți cu adevărat și să găsiți un obiectiv specific.

Un plan clar de acțiune

Chiar dacă știm ce ne dorim, s-ar putea să nu reușim niciodată dacă nu știm de ce avem nevoie pentru a-l obține. Obiectivele noastre pot fi mega-globale, bune și minunate, dar vor rămâne doar o imagine a ceea ce vrem să avem și ce să facem. Această stare de lucruri este corectată cu ajutorul planificării. În primul rând, vă permite să determinați pașii specifici care trebuie luați pentru a obține rezultatul dorit. În al doilea rând, ajută la determinarea resurselor necesare pentru aceasta și a surselor acestora. În al treilea rând, oferă o oportunitate de a stabili un interval de timp. Astfel, făcând un plan precis, vei ști ce trebuie să faci pentru a-l implementa, cine sau ce să implici în asta și, cel mai important, când vrei să faci asta. Planificarea accelerează semnificativ procesul de realizare a scopului, deoarece. este un ghid practic de acțiune.

Acțiune, nu gânduri despre acțiune

Până când vom avea un plan pentru a implementa ceea ce ne dorim, ne gândim constant la acest subiect. Ne gândim cât de mult ne dorim asta, cât de bine ar fi dacă l-am avea, reflectăm asupra subiectului cum lipsește acum, poate chiar să ne imaginăm în procesul de acțiune. Dar există un DAR - în afară de gândire, nu facem nimic altceva. Și asta indică faptul că, cel mai probabil, totul se va termina. Este important să înțelegeți că atunci când începeți să planificați, faceți deja primul și cel mai mare pas către implementarea planului dvs. Numai asta te mută deja înainte substanțial. Și apoi începe o reacție în lanț: după întocmirea unui plan, începeți să efectuați acțiuni specifice, primul element este urmat de al doilea, al doilea este urmat de al treilea și așa mai departe. Dacă reușiți să vă insufleți obiceiul de a planifica chiar și cele mai mici lucruri, veți observa imediat cum dorințele voastre încep să devină realitate. Aici puteți aplica o altă zicală: „Apa nu curge sub o piatră mincinoasă”. Mutați-vă din centrul mort - începeți să acționați. Planificarea creează potențialul energetic necesar atingerii obiectivului.

Capacitate de manevră

Fără să știm exact ce trebuie făcut pentru a obține rezultatele stabilite, nu ne putem nici determina și nici coordona acțiunile. Ne putem imagina aproximativ ce trebuie să facem, dar acționând fără un plan, riscăm să ajungem într-o fundătură sau chiar să ne îndepărtăm și mai mult de obiectiv. Când aveți un plan și începeți să acționați, puteți, ca să spunem așa, să gestionați întregul proces online: nu funcționează astfel, încercați altfel, un lucru nu funcționează, gândiți-vă ce îl puteți înlocui cu. Având un plan clar, vă va permite să faceți manevre pe drum, variind diferite metode și metode. Ca urmare, veți avea un plan cuprinzător care va ține cont de tot felul de nuanțe și opțiuni pentru desfășurarea evenimentelor. Abilitatea de a planifica este capacitatea de a fi flexibil și pregătit pentru orice situație.

Rată mare de succes

Și, poate, cel mai important avantaj al planificării este, dacă nu o garanție de 100%, dar totuși o mare probabilitate de succes. Câți oameni vedem care își doresc foarte puțin, dar, neavând plan, nu realizează nimic! Și, spre deosebire de ei, există o cantitate mare exemple de oameni care au obiective fantastice care par de neatins, în ciuda a tot ceea ce le ating și chiar mai mult. Ceea ce îl distinge pe primul de al doilea este capacitatea de a planifica și de a stabili priorități. Definiți-vă obiectivele, începeți să faceți un plan - după un timp veți vedea că ați atins obiectivul, iar mii de privitori fără plan au rămas la locul lor. Planificarea te va pune în frunte în orice domeniu!

Cu siguranță, acum ți-a devenit mult mai clar de ce trebuie să planifici și să te gândești la toți pașii tăi. Planificarea este realizată de oameni de afaceri și antreprenori, șefi de corporații uriașe, oameni creativi, scriitori, actori și vedete din show-business, în general, toți cei care sunt numiți în mod obișnuit oameni de succes. Planificarea face parte din viața și munca oricărei persoane care dorește să-și crească productivitatea și să obțină rezultate serioase. Tocmai din acest motiv, pe lângă faptul că stai la masă, ia un pix și o bucată de hârtie și începe să plănuiești ceva, astăzi există metode de planificare special dezvoltate care și-au dovedit eficiența de mai multe ori. Vom oferi o scurtă prezentare a celor mai populare dintre ele în secțiunea următoare.

Metode de planificare

Planificarea ABC

Condiția prealabilă pentru această metodă este experiența, care arată clar că raportul dintre cazurile importante și cele neimportante în procente este întotdeauna aproximativ același. Orice sarcini, pe baza importanței lor în raport cu obținerea rezultatelor stabilite, ar trebui să fie alocate folosind valorile literei ABC. De aici rezultă că sarcinile cu cea mai mare importanță și semnificație (A) trebuie îndeplinite mai întâi, iar apoi toate celelalte (B, C). Trebuie să vă planificați timpul folosind această tehnică, ținând cont de importanța sarcinilor, și nu de eforturile necesare pentru a le îndeplini.

Tehnica ABC se bazează pe trei reguli de bază:

• Categoria A - cele mai importante cazuri. Ele reprezintă aproximativ 15% din tot ceea ce faci, dar aduc aproximativ 65% din rezultate.
• Categoria B - lucruri importante. Ele reprezintă aproximativ 20% din toate cazurile tale și aduc aproximativ 20% din rezultate.
• Categoria C - chestiuni de cea mai mică importanță. Ele reprezintă aproximativ 65% din tot ceea ce faci, dar aduc și aproximativ 15% din rezultate.

Puteți afla mai multe despre această tehnică aici.

Principiul Eisenhower

Această tehnică a fost propusă la un moment dat de generalul american Dwight David Eisenhower. Este un contor suplimentar excelent pentru a lua rapid cele mai importante decizii. Acest principiu presupune prioritizarea în funcție de criteriile de importanță și urgență.

Toate treburile dvs. trebuie să le împărțiți în patru categorii principale și să le efectuați în ordinea priorităților:

• Categoria A - cele mai urgente și importante cazuri.
• Categoria B - cazuri urgente dar nu importante. Important este să le poți separa după criteriul importanței de prima categorie, altfel poți petrece timp implementării lor, lăsând lucrurile cu adevărat importante pentru mai târziu.
• Categoria C - chestiuni nu urgente, ci importante. Aici trebuie să țineți cont de factorul de urgență: din cauza faptului că aceste cazuri nu sunt urgente, ele sunt adesea puse la raft, după care devin urgente, ceea ce nu este foarte bine. Prin urmare, implementarea lor nu trebuie neglijată în niciun caz. Astfel de cazuri, printre altele, pot fi delegate - pentru a încredința punerea lor în aplicare altcuiva.
• Categoria D - chestiuni neurgente și neimportante. Adesea, o persoană este cel mai preocupată de astfel de chestiuni și își petrece cea mai mare parte a timpului făcându-le. Învață să identifici cu exactitate cazurile din această categorie. Ele trebuie făcute ultimele, când cele anterioare sunt finalizate.

Puteți afla mai multe despre Metoda Eisenhower aici.

Regula Pareto

Această regulă este uneori denumită principiul 80/20. A fost formulată de economistul italian Vilfredo Pareto. Premisa sa principală este că cea mai mică parte a acțiunilor aduce cea mai mare parte a rezultatelor și invers.

Din punct de vedere vizual, această regulă arată astfel:

• 20% acțiune = 80% rezultat
• 80% din acțiuni = 20 de rezultate
• 20% dintre oameni dețin 80% din tot capitalul
• 80% dintre oameni dețin 20% din tot capitalul
• 20% dintre clienți generează 80% din venituri
• 80% dintre clienți aduc 20% din venituri
• etc.

Aplică această regulă activităților tale zilnice și vei vedea că 80% din tot ceea ce faci într-o zi reprezintă doar 20% din rezultatul de care ai nevoie, iar 20% din acțiunile bine planificate te apropie de obiectivul tău prețuit cu 80% . Pe baza acestui lucru, amintiți-vă că trebuie să începeți ziua cu doar câteva, dar cele mai dificile, importante și urgente lucruri, și numai după aceea, să vă asumați implementarea luminii și nu mai puțin importante, dar prezente într-un volum mult mai mare. . Este foarte convenabil să se aplice regula Pareto în combinație cu metoda ABC sau cu principiul Eisenhower.

Puteți citi mai multe despre principiul 80/20.

Sincronizare

Termenul „cronometrare” se referă la o metodă concepută pentru a studia timpul scurs. Se realizează prin fixarea și măsurarea acțiunilor întreprinse. Principalele obiective ale cronometrarii sunt de a determina pe ce se petrece timpul, de a identifica pierderile de timp, de a găsi rezerve de timp și de a dezvolta simțul timpului.

Păstrarea cronometrului este destul de simplă: experții vă sfătuiesc să vă înregistrați toate acțiunile cu o precizie de 5 minute timp de 2-3 săptămâni. Vizual, arată cam așa:

• 8:00-8:30 - s-a trezit, s-a întins, s-a spălat
• 8:30-9:00 - a băut ceai, a pornit computerul, a verificat corespondența
• 9:00-9:30 - am mers pe rețeaua de socializare
• 9:30 - 10:00 - intocmirea documentelor de lucru
• etc.

Intrările pot fi completate cu comentarii și parametri suplimentari. Există mai multe moduri de a ține evidența:

• Pe hârtie - într-un caiet, caiet, caiet
• Utilizarea unui gadget - telefon mobil, carte electronică, tabletă
• Folosind un înregistrator de voce
• Utilizarea unui software special pe un computer
• Online - Aplicații speciale pentru Internet
• Diagrama Gantt (vezi mai jos)

Pe baza datelor obținute prin cronometrare, puteți identifica caracteristici importante în distribuția timpului dvs. și le puteți corecta. Citiți mai multe despre sincronizare.

Diagrama Gantt

Diagrama Gantt este o metodă de diagramă cu bare dezvoltată de specialistul american în management Henry Gant. Este folosit pentru a ilustra planuri și programe pentru diverse proiecte. Diagrama constă din bare care sunt orientate de-a lungul axei timpului și fiecare dintre ele afișează o sarcină separată care face parte din proiect. Axa verticală este o listă de sarcini. În plus, pe diagramă pot fi marcați diverși indicatori - procente, indicatori, marcaje temporale etc.

Folosind diagrama Gantt, puteți urmări vizual progresul proiectului și eficacitatea acțiunilor efectuate. Dar, în orice caz, această metodă va trebui completată de altele, pentru că. diagrama nu este sincronizată cu datele, nu afișează resursele cheltuite și natura acțiunilor efectuate. Este cel mai bine folosit pentru proiecte mici. Graficul în sine este adesea inclus în diverse aplicații de management de proiect ca supliment.

Tehnologie SMART

Tehnica de stabilire a obiectivelor SMART este recunoscută drept una dintre cele mai bune din lume. Își are originile în NLP și am discutat-o ​​în detaliu într-una dintre lecțiile noastre. Aici oferim doar o scurtă descriere a acestei tehnici.

Cuvântul „SMART” în sine este o abreviere formată din primele litere a cinci cuvinte care definesc criteriile pentru obiective. Să le luăm în considerare puțin mai detaliat.

• Specific - scopul trebuie să fie specific, adică. atunci când îl configurați, trebuie neapărat să vă imaginați clar rezultatul pe care doriți să-l obțineți. De exemplu, „Vreau să devin specialist în antropologie”.
• Măsurabil - scopul trebuie să fie măsurabil, adică trebuie să reprezentați rezultatul dorit în termeni cantitativi. De exemplu, „până în 2015 vreau să câștig 50 de mii de ruble pe lună”.
• Atins - scopul trebuie să fie realizabil, adică trebuie sa tii cont de caracteristicile personalitatii tale: abilitati, predispozitie, talent etc. De exemplu, dacă aveți probleme cu matematica și nu înțelegeți absolut această știință, este mai bine să nu vă stabiliți obiectivul de a deveni un matematician remarcabil.
• Relevant - scopul ar trebui să fie legat de celelalte sarcini ale tale. De exemplu, realizarea unui obiectiv pe termen mediu ar trebui să includă implicit realizarea mai multor obiective pe termen scurt.
• Limitat în timp - scopul trebuie definit în timp și să aibă un interval de timp clar stabilit. De exemplu, „Vreau să slăbesc de la 95 la 80 kg în șase luni într-o lună”.

Împreună, acest lucru vă va permite să determinați acțiunile necesare pentru a obține rezultatul dorit, să țineți cont de numărul maxim de factori și să vă urmăriți în mod constant progresul. Citiți mai multe despre tehnica SMART scrisă.

Lista de scopuri și obiective

Cea mai simplă metodă prin care poți planifica timpul și treburile. Aceasta este doar o listă de lucruri de făcut. Astfel de liste sunt foarte convenabile prin faptul că nu necesită resurse suplimentare, cum ar fi un PC, aplicații mobile sau utilizarea de scheme complexe, dar vă permit și să afișați vizual tot ce trebuie să faceți și să controlați acest proces.

A face o listă de obiective și sarcini este foarte simplă: poți pur și simplu să notezi pe o bucată de hârtie tot ceea ce trebuie să faci și când și, la finalizare, tăiați pur și simplu elementele finalizate. Și o puteți complica puțin: faceți un tabel în care vor fi coloane: „sarcină”, „prioritate”, „data scadentă”, „marca de finalizare”.

Toate aceste tehnici pot fi utilizate individual sau în combinație. Încercați toate opțiunile - cu siguranță, după un timp le veți selecta pe cele mai convenabile și potrivite pentru dvs. și poate chiar creați unele dintre ele pe baza lor.

Pentru a vă fi mai ușor atunci când vă planificați treburile și timpul, în încheierea lecției, am dori să vă prezentăm atenției câteva principii foarte eficiente pe care le puteți folosi în viața de zi cu zi.

Principii de planificare

• Încearcă toate tehnicile de planificare discutate și alege-o pe cea mai potrivită pentru tine. Utilizați-l zilnic și în toate cazurile.
• Nu încercați să vă amintiți totul - păstrați notele. După cum se spune: „Cel mai plictisitor creion este mai bun decât cea mai ascuțită amintire”.
• Dacă aveți multe lucruri de făcut, nu încercați să aveți timp să faceți totul. Faceți-vă timp pentru a identifica cele mai importante și prioritare și continuați să le implementați. Termină cu restul mai târziu.
• La sfârșitul unei săptămâni, faceți un plan de acțiune pentru următoarea. Faceți același lucru la sfârșitul fiecărei zile.
• Obișnuiește-te să porți cu tine un caiet și un pix sau un reportofon pentru a înregistra gândurile interesante care îți vin.
• Începeți un „jurnal de succes” în care vă veți înregistra toate succesele, oricât de mici, în fiecare zi. Acest lucru vă va menține motivat în mod constant și vă va aminti că sunteți pe drumul cel bun.
• Învață să spui nu. Această abilitate vă va scuti de la pierderea timpului, de a lupta pentru obiective inutile și de a comunica cu oameni inutile.
• Gândește-te întotdeauna înainte de a face ceva. Cântărește toate argumentele pro și contra. Încercați să nu faceți acțiuni și acțiuni pripite.
• Ori de câte ori sunteți în proces de ceva, amintiți-vă de voi înșivă, fiți conștienți de ceea ce faceți în momentul prezent. Dacă simțiți că nu mergeți mai departe, renunțați la această activitate.
• Aruncă o privire critică asupra ta: identifică-ți obiceiurile proaste, consumatoare de timp, lucruri pe care îți place să le faci, dar care nu te mișcă către obiectiv. Apoi treptat și unul câte unul înlocuiți aceste obiceiuri și fapte cu altele noi - eficiente.
• Stabilește-ți principalele priorități în viață și trăiește în conformitate cu acestea. Deci, puteți fi întotdeauna concentrat pe lucrul principal și nu veți pierde timpul.
• Nu efectuați acțiuni inutile, nu faceți treaba altora. Trebuie să mergi mai departe pe cont propriu, dar nu te lași să fii folosit ca instrument pentru a atinge obiectivele altora dacă tu însuți nu te bucuri de asta.
• Alocați în mod regulat și sistematic timp pentru auto-îmbunătățire: citirea cărților, vizionarea videoclipurilor educaționale și motivaționale, exersarea abilităților dvs. etc.
• Nu te opri aici - după ce ai atins un obiectiv, stabilește-ți altul, mai serios. Așa că poți fi mereu în formă, vei avea un stimulent și o motivație.

Aplicarea tuturor recomandărilor de mai sus vă va permite să aveți succes în orice domeniu și să vă atingeți obiectivele în cel mai scurt timp posibil. Cel mai important lucru este munca constantă asupra sinelui și aplicarea în practică a abilităților dobândite. Pentru ca tot ceea ce ați învățat din această lecție să înceapă să dea roade, trebuie să începeți să vă planificați activitățile viitoare de astăzi. Începeți cu orice fel, exersați, perfecționați o nouă abilitate și transformați-o într-un obicei. Desigur, este imposibil să planificăm totul în viața noastră, dar multe sunt posibile.

Puteți găsi materiale suplimentare interesante legate de planificare și eficiență pe resursa noastră 4brain:

Testează-ți cunoștințele

Dacă doriți să vă testați cunoștințele pe tema acestei lecții, puteți susține un scurt test format din mai multe întrebări. Doar 1 opțiune poate fi corectă pentru fiecare întrebare. După ce selectați una dintre opțiuni, sistemul trece automat la următoarea întrebare. Punctele pe care le primești sunt afectate de corectitudinea răspunsurilor tale și de timpul petrecut pentru trecere. Vă rugăm să rețineți că întrebările sunt diferite de fiecare dată, iar opțiunile sunt amestecate.

Salut! În acest articol, vom vorbi despre planificarea zilei de lucru.

Astăzi vei învăța:

1. De ce să vă planificați ziua de lucru;
2. Cine are nevoie de el;
3. Cum să-ți planifici ziua de lucru.

Planificarea zilei de lucru

În secolul 21, ritmul vieții s-a accelerat simțitor și continuă să câștige avânt. Dacă mai devreme, pentru a avea succes, era necesar să faci o cantitate de muncă, acum, pentru a obține succes, trebuie să faci mult mai mult. Și oamenii încep să se confrunte cu lipsa de timp. Dacă alergi după toate sarcinile zilnice pe care viața ni le aruncă în fiecare zi, nu există timp deloc.

Planificarea zilei de lucru este un instrument care ajută nu numai la utilizarea eficientă a timpului de lucru, ci și la reducerea acestuia. Aceasta nu este o listă banală de lucruri de făcut care trebuie completată într-o ordine strictă. Planificarea este capacitatea de a alege ce trebuie făcut, de ce și când.

De aceea, o bună planificare nu numai că structurează tot ceea ce faci într-o zi, dar îți eliberează și timpul. În primul rând, trebuie să faci cele mai importante lucruri - aceasta este regula principală. Este util pentru fiecare persoană care are timp liber la serviciu și nu are un program clar pentru a-și aloca timpul corect.

Ce include planificarea?

Planificarea timpului de lucru include:

• Prioritizare.
• Selectați sarcini importante.
• Găsirea celor mai bune modalități de a le rezolva.
• Caută un loc de muncă în timpul liber.

Prioritizare vă ajută să înțelegeți ce necesită atenție, ce se poate rezolva singur și ce problemă ar trebui ignorată. Timpul și informațiile au devenit mult mai valoroase decât înainte și a te enerva pe ceva care nu dă un rezultat este un lucru fără sens.

Selectarea sarcinilor importante- aproape la fel ca prioritizarea, doar într-o zi lucrătoare. Tu alegi ce va aduce un rezultat important, ce trebuie făcut urgent și ce poate fi amânat.

Găsirea celor mai bune modalități de a rezolva problemele este un punct foarte important. Când planificați, ar trebui să luați în considerare nu numai ceea ce veți face, ci și cum să faceți cel mai bine. În același timp, este important nu doar să economisiți timp, ci să faceți totul cât mai rapid și eficient posibil.

Lucrul cu timpul liber ar trebui incluse și în planul de lucru. Ai 2 ore pe zi libere pe care le poți petrece pentru ceva? Îi poți spune șefului tău despre asta, iar el te va încărca cu muncă, te poți educa sau poți depune eforturi pentru a-ți dezvolta propriul proiect.

De ce este important să vă planificați ziua de lucru?

Oricine s-a ocupat vreodată de freelancer, de afaceri sau de „muncă după bunul plac” (ca un taxi) înțelege importanța aranjarii lucrurilor pe parcursul zilei. Dar, de exemplu, majoritatea angajaților de birou nu consideră necesar să-și planifice ziua de lucru.

De fapt, Motivul principal planificarea zilei de lucru - creșterea eficienței proprii. Dacă îți asculți propriul corp, poți înțelege că unele lucruri sunt mai bune pentru tine la un moment dat, iar altele la altul. De exemplu, este mai convenabil pentru tine să apelezi la alte companii după prânz, deoarece te-ai trezit deja, dar încă nu ai avut timp să obosești, iar munca monotonă se face mai repede seara, deci este mai bine să amânați informațiile de conducere în baza de date până la 5-6 ore.

Planificarea unei zile de lucru ține cont nu numai de elementele de bază ale rezolvării problemelor, ci și de preferințele personale ale fiecărei persoane. Managementul timpului nu a fost făcut pentru a impune fiecăruia același model de performanță ridicată. Trebuie să-ți adaptezi sarcinile la caracteristicile corpului tău.

Organizarea și planificarea zilei vă permite să faceți mai multe în mai puțin timp, lăsând timp pentru lucrurile pe care le iubiți.

Cine ar trebui să-și planifice ziua de lucru

Toată lumea ar trebui să își poată planifica ziua de lucru. Astfel puteți economisi timp și puteți lucra mai eficient. Dar există 3 categorii de oameni care sunt pur și simplu obligați să se angajeze în planificarea personală.

. Cel mai indisciplinat muncitor este freelancerul. Nu are un program clar, iar doar termenul limită îi amintește că este timpul să se așeze să facă ceva. De aceea este foarte important ca freelancerii care lucrează cu mai mulți clienți să își planifice ziua de lucru. De multe ori se dovedește că apar comenzi noi cu o diferență de una sau două zile, iar dacă amânați până la ultima, este posibil să nu aveți timp să lucrați la două proiecte.

oameni de afaceri. Aici totul este aproape la fel ca în freelancer. Mai ales dacă este o afacere online. Pe de o parte, poți sta liniștit acasă când angajații tăi lucrează, dar pe de altă parte, această abordare se va dovedi inevitabil a fi un eșec. În Occident, cultul workaholismului înflorește în rândul oamenilor de afaceri. Ei cred că dacă nu muncești 60 de ore pe săptămână, atunci ești leneș și nu ai ce face în afaceri.

Lideri. Liderul nu va fi întotdeauna un om de afaceri. Proprietarul companiei nu poate participa activ la afacerile companiei sale, dar directorul acesteia își asumă responsabilitatea pentru funcționarea întregului mecanism. De aceea, liderii companiilor mijlocii și mari trebuie să-și folosească timpul în mod eficient, pentru că viitorul companiei depinde de deciziile lor pe termen lung. Planificarea zilei de lucru a managerului este o modalitate de a vă aloca cel mai eficient timpul între sarcinile importante din punct de vedere strategic.

Metode de planificare a zilei de lucru

Există multe modalități de a vă planifica corect ziua de lucru. Dar una dintre cele mai eficiente Matricea Eisenhower. Esența sa este următoarea.

Sunt 4 pătrate:

1. Pătrat A - Probleme urgente și importante.
2. Pătratul B - lucruri neurgente și importante.
3. Pătratul C - chestiuni urgente și neimportante.
4. Pătratul D - lucruri neurgente și neimportante.

Pătratul A ar trebui să fie aproape întotdeauna goală. Cu o planificare adecvată, toate sarcinile importante ar trebui să se stabilească în pătratul B și să fie realizate pe măsură ce se apropie de A.

Pătratul B Acestea sunt lucruri importante care vă vor ajuta să vă atingeți obiectivul. Aceasta include toate sarcinile care trebuie finalizate în termen de 1 zi lucrătoare.

Pătratul Cînseamnă cazuri urgente și neimportante care trebuie transferate altor persoane. Un prim exemplu de lucruri urgente, dar neimportante este apelarea unui potențial client. Un angajat poate face asta, mai bine te concentrezi pe alte lucruri.

pătratul D,înseamnă că există lucruri neurgente și neimportante care nu te apropie de obiectiv, nu dau emoții pozitive și, în principiu, nu sunt necesare. În această casetă, ar trebui să scrieți toate ideile inutile.

Această împărțire a sarcinilor în funcție de importanța și urgența lor vă permite să înțelegeți la ce trebuie acordată atenție în timpul zilei de lucru și la ce poate fi uitat în siguranță. Matricea ajută nu numai în procesele de muncă, ci și în viața de zi cu zi. Dacă vrei să înveți limba engleză, este interesant pentru tine și te va ajuta în carieră - acesta este pătratul B. Dar dacă vrei să înveți spaniolă doar de dragul de a o ști - acesta este D și poți uita în siguranță de aceasta.

Reguli de programare a zilei de lucru

Există mai multe reguli despre cum să vă gestionați eficient ziua de lucru. Pentru comoditate, vom împărți ziua în 3 părți:

• Începutul zilei de lucru.
• Fluxul de lucru principal.
• Completare.

Dimineața este cel mai important pas. În funcție de cât de mult ai dormit, de cum te-ai trezit și de ce ai făcut, vor depinde starea ta, atitudinea psihologică și performanța.

Principiile dimineții „corecte” includ următoarele:

• Atitudine pozitiva. Dacă te trezești în fiecare zi crezând că îți urăști munca, productivitatea ta va scădea. Încercați să începeți dimineața cu gânduri plăcute.
• Încercați să nu vă „leagănați”. Ai observat că după ce te trezești dimineața, mai ai nevoie de încă 30-40 de minute pentru a-ți reveni în sfârșit? Acesta este timpul care nu merită pierdut. Imediat după trezire, fă un duș, fă cafea și în loc de o jumătate de oră „spre nicăieri”, poți lua micul dejun în liniște.
• Un mic dejun pe îndelete și drum spre serviciu. Este foarte important să începi ziua încet. Când vă grăbiți, corpul cheltuiește energie și nervi în plus care ar putea fi folosiți pentru o muncă mai productivă. Dacă nu vă puteți permite un mic dejun copios și o plimbare pe îndelete, culcați-vă mai târziu și treziți-vă mai devreme.
• Sarcini cheie. Majoritatea oamenilor de afaceri de succes tind să susțină că cele mai importante sarcini trebuie făcute dimineața. După cum se spune: „Dacă vrei să faci totul, mănâncă o broască la micul dejun”. Rolul broaștei este cazul pentru care nu vrei să te asumi deloc. Fă-o dimineața, iar atitudinea pozitivă din faptul că „broasca este mâncată” va dura toată ziua.

Fluxul de lucru principal constă din următoarele sarcini:

• Rezolva probleme urgente. Este important să înțelegeți că, dacă în timpul zilei de lucru v-a căzut o afacere urgentă, nu trebuie să vă concentrați toată atenția exclusiv asupra acesteia. Mai întâi trebuie să înțelegeți dacă este important sau nu. Dacă este important, atunci trebuie să treceți imediat la el. Dacă nu, transferați responsabilitatea implementării acesteia către o altă persoană.
• Păstrați termenele limită. În fiecare zi trebuie să-ți stabilești termene aproximative pentru care trebuie să faci față întregului volum de sarcini. Important este ca nu „Fă totul înainte de ora 18:00”, ci „La ora 14:00 - începeți să faceți un plan, la ora 15:00 - analizați indicatorii, la ora 16:00 - scrieți un raport”, etc.
• Ordinea la locul de munca. Acesta este un punct implicit, dar foarte important. Dacă biroul tău este o mizerie, ochii tăi se vor pierde constant printre el. Și dacă la locul de muncă apare un document străin, poți începe să-l studiezi și să pierzi doar 20-30 de minute.
• Nu urma impulsurile. Este cel mai important. Există câțiva factori declanșatori care vă fac să vă schimbați atenția de la muncă la ceva mai puțin important. Sunați un prieten când examinați un plan de vânzări? Este mai bine să nu faceți acest lucru, atunci vă veți pierde concentrarea și puteți pierde cu ușurință starea de spirit de lucru.
• Grupați-vă rutina. Este foarte important. Dacă trebuie să efectuați 60 de apeluri telefonice în timpul zilei, atunci este mai bine să le împărțiți în mai multe grupuri mici, câte 10 până la 15 o dată. După apel, puteți efectua o altă sarcină. Trecând constant de la o activitate de rutină la o activitate viguroasă, poți face mult mai mult.

Sfârșitul zilei de lucru se bazează pe următoarele principii:

• Completați ceea ce este necesar. Există un grup de cazuri care se încadrează în pătratul „important, dar nu urgent”. Cel mai bine sunt completate în timpul zilei de lucru, iar pătratul „important și urgent” este întotdeauna ținut gol.
• Verificați rezultatele în raport cu planul. Tot ceea ce ai făcut într-o zi ar trebui să fie comparat cu ceea ce ai planificat. Dacă tocmai ați început să vă planificați ziua de lucru, atunci micile abateri de la plan vor fi în ordinea lucrurilor. Încercați să le păstrați cât mai puține posibil.
• Faceți un plan pentru ziua următoare. Cel mai bine este să faceți acest lucru la sfârșitul zilei lucrătoare anterioare. Deci vă păstrați starea de spirit și, dar este important să întocmiți un adevărat program de afaceri.

Dacă ești un lider, atunci în timpul zilei de lucru ar trebui să lucrezi îndeaproape cu secretarul tău.

Amintiți-vă că toate acestea sunt sfaturi generale. Ele nu țin cont de caracteristicile tale individuale. Dacă vă este mai convenabil să lucrați urgent după-amiaza și nu dimineața, acesta este dreptul dumneavoastră. Dacă preferați să faceți o sarcină mare și dificilă din urmă, iar acest lucru nu vă afectează în niciun fel starea de spirit pentru o zi, faceți-o să dureze.

Planificarea zilei de lucru ar trebui să fie individuală.

Principalele greșeli la planificarea unei zile de lucru

În ciuda faptului că practica managementului timpului este ferm stabilită în viața noastră, majoritatea oamenilor fac greșeli comune atunci când își planifică ziua de lucru. Iată câteva dintre ele.

Greșeală 1. Prioritizare incorectă.

Matricea Eisenhower ne spune că avem lucruri importante de făcut. Dar mulți oameni pot confunda cu ușurință ceea ce este important pentru ei. Pătratul A, care ar trebui să rămână gol și este responsabil pentru chestiuni urgente și importante, se confundă adesea cu C, unde s-au acumulat chestiuni neimportante care necesită o atenție imediată.

Este important să rețineți că ar trebui să cheltuiți energie exclusiv pentru ceea ce este important pentru dvs. la un moment dat. Ar trebui să lucrezi pentru viitor, când lucrurile pot fi amânate și planificate corespunzător.

Greșeala 2. Se petrece prea mult timp pe fleacuri.

Pentru a explica de ce în primul rând este necesar să facem o „bază”, și abia apoi lucrurile mărunte, vom folosi Legea Pareto. Se spune că 20% din eforturi dau 80% din rezultate. Adică atunci când lucrezi la ceva important, cheltuiești 20% din efort și obții 80% din rezultat. Când lucrezi la lucrurile mărunte, obții de 4 ori mai puține rezultate și cheltuiești de 4 ori mai multă energie.

Să luăm în considerare un mic exemplu. Trebuie să lansați o campanie de publicitate. Dacă creați 10 reclame, selectați cuvinte cheie și expresii pentru ele și le lansați pe site-uri pregătite, atunci aceasta va fi 20% din muncă care va oferi 80% din rezultat. Dar dacă petreci timp editand fonturi și imagini, selectând și lustruind fraze și găsind platforme suplimentare pentru publicitate, vei cheltui mult mai mult efort. Toate acestea vor trebui făcute, dar după începerea campaniei de publicitate, când obțineți primul rezultat.

Greseala 3. Lipsa de timp pentru chestiuni personale.

Fiecare persoană ar trebui să aibă o viață personală și libertatea de a alege ocupația. Dacă ai o mulțime de lucruri de făcut și nu găsești una sau două ore pentru a-ți face hobby-ul, atunci aceasta este o planificare proastă pentru propria ta zi. Programarea timpului de lucru este important nu numai pentru că vă permite să faceți mai mult. Îți oferă posibilitatea de a face ceea ce îți place fără grabă.