Alfresco Community este un sistem gratuit de gestionare a documentelor pentru întreprinderi. Prezentare generală a sistemului de management al documentelor Alfresco

Alfresco - o prezentare generală a sistemului ECM în limba rusă

Sistem Open Source bazat pe web pentru colaborarea intranet, managementul conținutului (ECM) și managementul proceselor de afaceri (Alfresco Activity). Conține pagini de pornire personale, bibliotecă de documente, motor de căutare, spații de lucru virtuale, microbloguri, wiki, bloguri, forumuri, calendare.

Alternative Alfresco

Prezentare generală a sistemului Alfresco

Sistemul Alfresco este unul dintre cele mai comune sisteme electronice de management al documentelor și managementului proiectelor din Occident. Acest lucru se datorează în mare măsură deschiderii codului (full Open Source) și diferenței față de majoritatea produselor open source prin stabilitatea muncii și capacitatea de a scala la nevoile unei afaceri de orice dimensiune. Acest lucru nu este surprinzător, deoarece „părintele” și proiectantul principal al sistemului Alfresco până în prezent este John Newton, unul dintre liderii și coproprietarii Documentum, liderul pieței mondiale în sistemele electronice de management al documentelor la scară întreprindere. Companii precum Activision, Bursa Americană, Cisco, Electronic Arts etc. lucrează cu succes cu sistemul. Sistemul poate funcționa pe aproape orice platformă și cu orice bază de date. O serie de sisteme Alfresco fac față cu ușurință încărcăturii a milioane de documente stocate și a zeci de mii de utilizatori.

Popularitatea scăzută a sistemului în Rusia este o consecință a faptului că până de curând nu existau companii capabile să ofere servicii profesionale pentru implementarea, sprijinirea și formarea utilizatorilor sistemului Alfresco.

Beneficiile Alfresco

Alfresco este un EDMS cu acces web. Acest lucru este convenabil deoarece:
Nu este nevoie să instalați software suplimentar pe mașinile utilizatorilor.
Nicio problemă la actualizarea software-ului client.
Poate fi folosit de oriunde în lume, inclusiv de pe dispozitive mobile

Alfresco are cea mai avansată interfață web: convenabilă, rapidă și frumoasă.
Dar EDMS europene și americane, inclusiv Alfresco, au încetat să mai plaseze pariul principal pe interfața web acum 3 ani. Desigur, există suport pentru el, dar este folosit pentru accesul de la distanță la documente și nimic mai mult.

Pentru că atunci când o persoană se află într-un birou sau sucursală unită într-o rețea VPN, nu este nimic mai convenabil și mai ușor decât să lucrezi cu foldere și fișiere în mod obișnuit. Editați documente în aplicațiile de birou. Oamenii sunt obișnuiți să lucreze așa, știu să lucreze așa și vor lucra așa. Și utilizarea oricăror alte interfețe, chiar și a web-ului, provoacă iritații de înțeles, o scădere a vitezei de lucru și, ca urmare, sabotarea implementării.

Dar cum să lucrezi cu foldere și fișiere standard, pentru că nu acceptă versiunea, controlul accesului pe roluri, rutare etc.?

Soluția a fost găsită și folosită de mult timp în EDMS europene și americane:

Imaginați-vă că aveți 2 foldere pe desktop (sau orice număr de dosare, acesta este doar un exemplu):
„Documente pentru examinare”
„Documente corporative”

Îl deschideți pe primul. Sunt 3 documente. Știi că, dacă sunt acolo, trebuie să iei o decizie în privința lor. Le deschidem în MS Word obișnuit făcând dublu clic. Și, iată, nu numai că puteți citi textul documentului, ci puteți deschide orice versiune, citi comentarii, luați decizii și trimite documentul spre examinare unor persoane arbitrare, fără a pleca nicăieri din MS Word (MS Excel, MS Power Point) . Mai mult, acolo vă puteți vedea sarcinile, primite și ieșite.

Trebuie să creați și să lansați un nou contract pentru aprobare? Nu este nimic mai ușor. Creați un document în MS Word și trimiteți direct de acolo folosind ruta standard. Sau, mai întâi creați un fișier și pur și simplu copiați-l în folderul „Documente corporative” / „Proiecte de acord”. Documentul va fi introdus imediat în EDMS și trimis pe traseul standard.

Nimeni nu refuză nici interfața Web. Interfața web Alfresco vă permite să efectuați toate funcțiile de mai sus și multe altele. Web-ul este convenabil în călătoriile de afaceri, pentru acces rapid de pe telefon sau laptop, pentru a efectua operațiuni complexe de grup cu documente și sarcini și pentru a genera rapoarte.

Există 2 versiuni principale ale sistemului Alfresco: Community Edition și Enterprise Edition.

Ediția comunitară complet gratuit, poate fi descărcat și instalat în orice companie. Cu toate acestea, sistemul nu are alt suport decât ajutorul voluntar al membrilor comunității de utilizatori Alfresco. Dar, în ciuda acestui fapt, ediția comunitară rămâne una dintre cele mai comune opțiuni pentru sistemele electronice de gestionare a documentelor din Europa. Sistemul acceptă posibilitatea de găzduire pe un cloud de servere sau un cluster, fiind astfel o soluție demnă atât pentru 10, cât și pentru 10.000 de utilizatori. Baze de date încorporate: MySQL și PostgreSQL.

Servicii ale companiilor de implementare Alfresco Community Edition:

Instalare
- Rusificare
- Garanție pentru funcționarea proceselor de afaceri implementate

Enterprise Edition- ediție industrială a sistemului, care rulează sub controlul unor baze de date puternice Oracle sau MS SQL. Astfel de sisteme sunt certificate de Alfresco, iar utilizatorilor sistemului li se oferă o garanție pentru funcționarea stabilă a sistemului, suport și actualizări.

Vânzarea și implementarea sistemului certificat Alfresco Enterprise Edition:

Livrarea unui sistem certificat
- Instalare
- Implementarea proceselor de afaceri
- Garanție pentru funcționarea întregului sistem
- Garantie pentru procesele de afaceri implementate
- Linia anuală de asistență a sistemului
- Actualizare anuală a versiunilor de sistem
- Formarea tehnologilor (la distanță + seminarii)

Principalele caracteristici ale sistemului Alfresco:

Interfață web completă
Căutare document text integral
Integrare cu LDAP
Integrare cu Sharepoint
Integrare cu MS Office
Integrarea e-mailului
Integrare cu Firefox&IE
Integrare cu Google Gadget
Versiune document
Comparație versiuni
Acces flexibil la documente bazat pe roluri
Suport pentru editorul grafic de procese de afaceri JBoss jBMP
Suport pentru fluxuri de lucru simple Creat folosind „vrăjitorul de creare”
Sistem de management de proiect încorporat bazat pe microsite-uri

Capturi de ecran

Pagina principala

Detalii document

Panoul de administrare

Recenzii și știri despre Alfresco

2015. Video: Interfața sistemului de management al documentelor Alfresco

Alfresco este un sistem integrat de management al conținutului replicat pentru organizațiile de dezvoltare de către compania britanică cu același nume. Folosit pentru a gestiona documente, înregistrări, publicarea web, munca în echipă și procesele de afaceri dintr-o organizație. Există în două ediții. Alfresco Community este gratuită, distribuită în condițiile LGPL. Alfresco Enterprise Edition este o versiune comercială plătită a produsului, distribuită sub propria licență proprietară, este open source și respectă standardele deschise.

2013. Alfresco a venit în Rusia

Alfresco, un sistem web (și bazat pe cloud) pentru managementul conținutului și colaborare, este implementat în țara noastră de câțiva ani de către integratori locali. Și de când Deoarece acesta este un produs open-source și are o versiune comunitară gratuită, a devenit cel mai popular din Rusia. Dar acum Alfresco a văzut un potențial serios în țara noastră și a decis să preia vânzările și marketingul sub controlul său. Fondatorul companiei, John Powell, a venit la Moscova pentru a-și deschide o reprezentanță. Aparent, acum Alfresco se va concentra pe promovarea versiunii sale cloud în Rusia și să o vândă direct. Și pentru parteneri, aceștia lasă oportunitatea de a crea și de a vinde propriile soluții OEM bazate pe Alfresco (similar cu câți integratori își creează acum portalurile bazate pe SharePoint).

2013. Versiunea SaaS a Alfresco are interfață și căutare actualizate

Alfresco Cloud este o versiune SaaS a popularului Alfresco ECM care a fost lansat acum aproximativ 2 ani. Zilele trecute această soluție a fost actualizată, iar principala schimbare este noua interfață, care a devenit mai simplă și mai convenabilă. Dezvoltatorii au ascuns unele meniuri și butoane și au adăugat mai multe opțiuni pentru personalizare și personalizare. Tot în versiunea cloud a apărut o căutare avansată de conținut după mai multe criterii. Video de prezentare generală a Alfresco Cloud - vezi mai jos:

2012. Alvex - soluție rusească bazată pe Alfresco

ITD Systems a anunțat lansarea Alvex, un sistem de management al documentelor și proceselor de afaceri bazat pe Alfresco. Alvex rezolvă problema combinării proceselor de afaceri rigide descrise de reglementări stricte și sarcini zilnice reale, a căror diversitate și conexiuni dinamice nu se încadrează în schemele formale. Sistemul Alfresco oferă instrumente pentru managementul conținutului corporativ (ECM), managementul conținutului social (SCM), procesele de afaceri (BPM). Alvex adaugă capacitatea de a crea procese dinamice de afaceri (Dynamic BPM) la Alfresco. Alvex extinde, de asemenea, capacitățile Alfresco în ceea ce privește ECM / BPM, oferă instrumente pentru legarea proceselor de structura companiei și instrumente convenabile pentru monitorizarea situației actuale atât pentru angajații obișnuiți, cât și pentru manageri. La fel ca Alfresco, Alvex vine în edițiile Community și Enterprise. Versiunea Community este disponibilă sub licența LGPL și este complet gratuită.

2011. Alfresco Community 4 integrează Apache Solr, rețelele sociale și Activiti BPM

Noua versiune a sistemului gratuit de gestionare a conținutului open-source Alfresco Community 4 a introdus multe funcții noi. Propul motor de căutare Alfresco a fost înlocuit de popularul motor de căutare open source Apache Solr. De asemenea, în sistem a fost integrat motorul de management al proceselor de afaceri Activiti BPM. Noile funcții sociale vă permit să vă abonați la actualizări peer, cum ar fi conținutul, și să partajați cu ușurință conținut pe YouTube, Facebook, LinkedIn, Twitter și SlideShare. Abilitatea de a colabora la conținut a fost, de asemenea, îmbunătățită prin integrarea cu Google Docs, Apple iWork și Adobe Creative Suite. Amintiți-vă că, pe lângă versiunea gratuită pentru comunitate, Alfresco vinde versiunea Enterprise. Alfresco acceptă limba rusă de interfață și este implementat de unele companii naționale.

2011. Alfresco lansează un sistem de colaborare pentru întreprinderile mici

Sistemul de management al conținutului Alfresco a devenit destul de răspândit în țara noastră datorită costului redus și disponibilității unei versiuni open-source gratuite. Dar totuși, aceasta este o soluție destul de complicată și nu era potrivită pentru întreprinderile mici. Acum Alfresco a decis să corecteze acest neajuns și a lansat soluția Alfresco Team, care este concepută pentru colaborarea (cu conținut) la nivelul departamentelor și companiilor mici. Seamănă cu Sharepoint Team Site sau Box.net, doar în comparație cu acestea - mai funcțional și mai ieftin. Utilizatorii pot crea site-uri (spații de lucru) cu pagini de diferite formate - stocare fișiere, calendar, wiki, listă de activități, blog, forum. Funcționalitatea Alfteso Team include instrumente sociale (comentarii, evaluări, aprecieri), fluxuri de actualizare, vizualizator web (care vă permite să vizualizați chiar și fișiere video și audio), versiuni mobile pentru iPhone și iPad, motor de flux de lucru (implementat pe Alfresco BPM), convertor de documente (de ex. doc -> pdf).

2011. Alfresco integrează motorul BPM al Activiti în sistemul său ECM

În toamna anului trecut, Alfresco a introdus sistemul gratuit BPM cu sursă deschisă Activity. Inițial, Activity a fost conceput ca un produs separat și a fost dezvoltat de o divizie separată a Alfresco, în colaborare cu VMWare SpringSource. Dar la cererea populară din partea comunității, compania a integrat Activity în sistemul său principal Alfresco ECM. Până acum, Alfresco folosea un alt produs - JBoss jBPM - ca sistem de management al proceselor de afaceri. O versiune actualizată de Alfresco cu motorul de activitate va apărea în al patrulea trimestru al acestui an. Activity BPM va rămâne disponibil și ca produs independent.

2011. Alfresco și Jive și-au integrat soluțiile

Liderul pieței de software social Jive și dezvoltatorul principalului sistem ECM open-source Alfresco au decis să își unească forțele și au introdus un conector care vă permite să integrați aceste soluții. Aceasta este o mișcare destul de logică și profitabilă pentru ambele companii. Este clar că o mulțime de conținut este creat într-o rețea de socializare corporativă și, cumva, trebuie controlat și gestionat. Pe de altă parte, pentru a organiza colaborarea într-o rețea de socializare, trebuie să oferiți acces ușor la fișiere și documente. Este doar surprinzător că aceste două companii au fost de acord, pentru că. Mai recent, directorii Jive au fost foarte critici la adresa sistemelor open-source. Conectorul se bazează pe noul standard CMIS și vă permite să publicați conținut în ambele direcții (de la Alfresco la Jive și invers). În plus, vă permite să sincronizați baza de utilizatori și drepturile lor de acces la fiecare conținut datorită suportului protocolului LDAP.

2010. Alfresco vrea să învingă Sharepoint cu WCM

Managementul conținutului web (WCM), care se rezumă în general la crearea de site-uri interne și externe, a fost întotdeauna o slăbiciune a SharePoint. Noua versiune de SharePoint 2010 conține o funcționalitate WCM mult mai bună, dar actualizarea la această versiune este destul de costisitoare. Este necesar să se investească în arhitectura pe 64 de biți și să se actualizeze software-ul de server (la Windows Server 2008). Potrivit cercetării companiei de consultanță Global360, doar 8% dintre companiile care folosesc SharePoint au migrat la noua versiune până acum. Dar concurentul open-source al SharePoint - Alfresco este actualizat mai des și nu necesită astfel de investiții de capital. Noua versiune a Alfresco Community Edition 3.4 se concentrează pe gestionarea conținutului web ca un avantaj major față de SharePoint. Dezvoltatorii Alfresco cred că integrarea perfectă între intranet și aplicațiile web externe devine din ce în ce mai importantă. De exemplu, un marketer dorește să poată crea documente în Word și să le publice pe site fără ajutorul profesioniștilor IT (ceea ce este destul de problematic în SharePoint). Noua versiune de Alfresco acceptă protocolul SharePoint și tehnologiile CIFS pentru capacitatea de a lucra cu site-ul direct din MS Office. În plus, sunt acceptate lucrări similare din Google Docs.

2009. Alfresco și Ingres pregătesc un concurent open-source pentru Sharepoint

Dezvoltatorii de sisteme open-source Ingres și Alfresco plănuiesc să lanseze o alternativă la Microsoft SharePoint. Se va baza pe o bază de date de la Ingres și un sistem de management al conținutului corporativ de la Alfresco. În plus, distribuția va include sistemul de operare Linux, ceea ce va face sistemul ideal pentru susținătorii tehnologiilor deschise, în special, organizațiile guvernamentale. Dezvoltarea se va baza pe cod sursă complet deschis, sistemul de operare Linux și hardware standardizat, ceea ce va menține costurile de implementare la minimum. Dezvoltatorii s-au gândit și la cei care folosesc deja Microsoft SharePoint - noul sistem de colaborare este pe deplin compatibil cu protocoalele tehnice SharePoint și Office, ceea ce permite ca sistemul deschis să fie strâns integrat cu evoluțiile corporației.

2008. Alfresco - ECM open-source în stil Web 2.0

Compania londoneză Alfresco, care dezvoltă sistemul ECM cu același nume, a fost fondată în 2005 de co-fondatorul Documentum, John Newton, și de top managerul Business Objects, John Powell (foto). După ce a atras destul de mulți angajați de la Documentum (care a fost cumpărat de EMC), precum și alți jucători din domeniu (Interwoven și Vignette) și după ce a primit investiții de 20 de milioane de dolari (inclusiv de la SAP Ventures), compania amenință serios liderii a pieței ECM. Și comunitatea de dezvoltatori o ajută în acest sens - la urma urmei, Alfresco publică codul open source al sistemului sub licență GPL. Adevărat, asta nu înseamnă că sistemul Alfresco este gratuit. Există o versiune gratuită pentru comunitatea Alfresco Community și o versiune plătită - Alfresco Enterprise, care este vândută împreună cu suportul companiei.

2008. ECM gratuit într-o lume web 2.0

John Powell, CEO al Alfresco, este optimist cu privire la viitorul companiei și rolul acesteia pe piața de management al conținutului pentru întreprinderi. Abordarea Alfresco este diferită de alți jucători majori ECM, cum ar fi IB, Oracle și Microsoft. Ei nu vând software (este gratuit), ci serviciile lor de implementare și suport. Powell spune: „Utilizatorii nu mai percep sistemele de management al conținutului companiei ca pe o soluție complexă de la capăt la capăt. Vor instrumente simple și funcționale”. În mod tradițional, din cauza interfețelor și arhitecturilor „încălcate” care nu sunt cu adevărat orientate spre servicii, este destul de dificil să implementezi sisteme de management al conținutului pentru întreprinderi. Cele mai multe dintre serviciile Alfresco folosesc arhitectura web Representational State Transfer (REST), ceea ce face mult mai rapidă configurarea caracteristicilor necesare. Powell citează o integrare recentă cu Facebook ca exemplu pentru a arăta că software-ul companiei sale este „proiectat pentru Web 2.0." „Folosind REST, ne-a luat doar două zile să ne integrăm cu Facebook. În mai puțin de o săptămână, clienții noștri au putut folosi portalul Facebook prin care au împărtășit date și au colaborat în timp real.”

Alfresco este o platformă de informații open source dezvoltată de Alfresco Software Inc (Marea Britanie). Platforma nu este un sistem electronic de gestionare a documentelor, dar pe baza lui poți construi un sistem gata făcut pe cont propriu sau cu ajutorul specialiștilor.

Proiecte de construire a unui sistem ECM unificat bazat pe Alfresco au fost implementate acum în multe țări: Franța, Elveția, SUA, Marea Britanie, Belgia, Japonia, Mexic, Italia. Conform standardelor mondiale, acesta este unul dintre cele mai comune sisteme electronice de management al documentelor și managementului proiectelor.
În Rusia, Alfresco este, de asemenea, aplicabil, este folosit de multe companii mari cu procese de afaceri complexe și o structură organizațională extinsă. Dezvoltatorii companiei ruse Citeck au implementat deja diverse proiecte pe Alfresco în companii: BNP Paribas Cardif, General Electric, Unilever, DHL, Gazprom Space Systems, Raiffeisen Bank, Guvernul Moscovei și altele.

Alegerea în favoarea Alfresco este adesea determinată de 7 motive principale:

Software gratuit (Open Source Software) și licență deschisă. Acest lucru vă permite să creșteți numărul de locuri de muncă fără costuri de licențiere;
Un număr mare de dezvoltări de sistem de către Alfresco Software Inc și o comunitate mare. Toate instrumentele pentru dezvoltarea sistemului;
Marca faimoasa. Alfresco este lider mondial în rândul programelor de organizare a managementului documentelor electronice;
Interfață web multilingvă convenabilă (inclusiv în rusă). Oferă acces la documente partajate de oriunde în lume printr-o conexiune securizată;
Cerințe scăzute pentru resursele IT: capacitatea de a se integra în orice infrastructură IT a organizației;
Componente integrate solicitate în sistem: programare comună, suport pentru întâlniri, management de caz, contabilitate și control al documentelor și multe altele;
Multiplatformă completă - părțile server și client pot rula sub diferite sisteme de operare, cum ar fi: MS Windows, Linux, Mac OS X etc.

O caracteristică distinctivă a sistemului față de majoritatea produselor open source este stabilitatea muncii și capacitatea de a se adapta la nevoile unei afaceri de orice dimensiune.

În general, Alfresco este un sistem unic care automatizează procesele de gestionare a conținutului și acoperă întregul ciclu de viață al majorității tipurilor de documente: contracte și documente aferente, documentație financiară primară, corespondență de intrare și de ieșire, instrucțiuni și sarcini, comenzi și instrucțiuni, documente de securitate și protecția muncii, cereri și comenzi de personal, documentație pentru licitații și procesul de achiziție.

Sistemul poate gestiona orice fel de documente. În practica corporativă, acestea sunt împărțite în două tipuri de date: structurate și nestructurate.

Documentele structurate sunt adesea prezentate sub formă de tabele și înregistrări care sunt stocate în sisteme de contabilitate (1C, SAP, Oracle și altele). Conținutul nestructurat include conținut care depășește structura generală - un set de fișiere și foldere, fișiere media și video situate pe medii externe sau pe Internet. Și gestionarea conținutului nestructurat este gestionată de o clasă separată de sisteme, și anume Enterprise Content Management (ECM), din care face parte Alfresco.

Citeck implementează proiecte bazate pe ECM Alfresco de mai bine de 7 ani în Rusia și alte țări post-sovietice.

De ce să ne alegeți... Există multe astfel de motive, dar există trei chei:

În 2014, Citeck a semnat un acord de parteneriat cu NTsPR LLC, care este reprezentantul oficial al Alfresco Software, Ltd în Rusia și țările CSI.
Astfel, Citeck poate folosi o singură platformă pentru gestionarea resurselor informaționale corporative - Alfresco Enterprise Edition - cu ;
Angajații companiei sunt certificați ca „Inginer certificat Alfresco”;
Oferim soluția noastră bazată pe asamblare rusă Open Source. Platforma noastră Citec ECOS este inclusă în .

Versiuni de sistem descrise: Citeck ECOS 3.2.a, Comunitatea Alfresco 5.1.f.

Lista de abrevieri

Tabelul 1 Abrevieri

Concepte de bază ale sistemului

Server de aplicații este o componentă software Java Enterprise Edition care permite lansarea și executarea aplicațiilor Java.

Structura sistemului alfresco

Structură pe trei niveluri

Alfresco urmează o arhitectură cu trei niveluri (Figura 1):

stocarea datelor (stocare fizică);
Alfresco Application Server (Alfresco Content Application Server);
Aplicații client Alfresco (client Alfresco).

Figura 1 - Structura legăturilor Alfresco

Legătura de stocare a datelor constă dintr-o stocare de fișiere (File System) și o bază de date (DB relațional). Stocarea fișierelor este utilizată pentru a stoca conținutul documentului (fișiere) și versiunile documentului. Toate celelalte informații (metadate) sunt stocate în baza de date. Schema bazei de date Alfresco nu este un API public, se modifică frecvent de la versiunea Alfresco la versiune și, prin urmare, nu trebuie utilizată atunci când interacționați cu Alfresco. În schimb, se recomandă utilizarea unuia dintre numeroasele servicii publice (Embedded API, Remote API, vezi mai jos) pentru a interacționa cu Alfresco.

Link-ul „Application Server” oferă servicii avansate pentru lucrul cu documente. Întreaga logică de afaceri a lucrului cu date este concentrată pe această legătură. Pentru a lucra cu diferite tipuri de clienți, serverul de aplicații oferă diferite tipuri de protocoale externe, cum ar fi CMIS, REST API, CIFS, IMAP și altele. Pe de altă parte, serverul de aplicații lucrează cu depozitul de date printr-o conexiune la DBMS (JDBC) și mecanismele sistemului de fișiere OS. Datorită utilizării acestor mecanisme, orice implementare a DBMS și a sistemelor de fișiere poate fi folosită ca depozit de date, singura cerință esențială este prezența driverelor și a sistemului de operare JDBC necesare.

Link-ul „Aplicații client” este reprezentat de diverse aplicații client Alfresco. Aceștia pot fi atât clienți web în browser, cât și aplicații pentru platforme desktop și mobile, și chiar accesați prin mecanisme de sistem de fișiere (CIFS, FTP, WebDAV).

Arhitectura descrisă vă permite să implementați diverse tipuri de aplicații orientate spre documente, precum managementul fișierelor (Document Management - DM), managementul conținutului web (Web Content Management - WCM), managementul documentelor (Records Management - RM) și altele.

Structura serverului de aplicații

Serverul de aplicații Alfresco este o aplicație web Java și constă din diferite componente. La nivelul superior, structura serverului de aplicații este prezentată mai jos (Figura 2).

Figura 2 - Structura serverului de aplicații Alfresco

Serverul de aplicații ar trebui considerat ca un SGBD extins care oferă o gamă largă de servicii de gestionare a documentelor:

servicii de lucru cu conținut (Servicii de conținut) - modelare, căutare, control versiuni, multilingvism, export/import, conversie conținut, clasificare conținut prin categorii și etichete, selecție câmpuri de metadate din conținut;
servicii de control (Servicii de control) - procese de afaceri, reguli și politici, drepturi de acces, audit de acces, generare de previzualizări, publicare;
servicii de colaborare (Servicii de colaborare) - favorite, „Îmi place”, feedul de evenimente, wiki-uri, bloguri, forumuri.

Aceste servicii sunt furnizate printr-o serie de interfețe și protocoale de programare:

interfețe interne (Embedded API) - o interfață pentru Java, JavaScript, FreeMarker (șabloane), limbaje pentru modelarea conținutului și proceselor de afaceri;
interfețe externe (Remote API) - interfețe pentru servicii web (SOAP), scripturi web (REST), precum și API CMIS (opțiuni pentru SOAP și REST);
alte protocoale (Protocoale) - CIFS, WebDAV, FTP, IMAP, SharePoint.

Arhitectura serverului de aplicații vă permite să implementați diferite tipuri de module și extensii la un set standard de interfețe:

modele de conținut;
procese de afaceri;
servicii suplimentare pentru Java, JavaScript, FreeMarker;
reguli și acțiuni, politici;
scripturi web suplimentare (API-ul REST).

Interacțiunea cu sistemele conexe

Pentru implementarea serviciilor sale, serverul de aplicații folosește serviciile sistemelor aferente. În special, sistemele terțe sunt utilizate pentru:

indexare și căutare (Lucene, SOLR);
autentificare (LDAP, NTLM, Kerberos, extern)
transformări de conținut (LibreOffice, ImageMagick, instrumente SWF).

Indexarea și căutarea sunt caracteristici absolut esențiale în majoritatea aplicațiilor Alfresco. În versiunile noi, Alfresco nu mai folosește subsistemul Lucene și recomandă utilizarea SOLR.
Subsistemul de căutare acceptă o serie de caracteristici esențiale pentru aplicații:

verificarea drepturilor de acces înainte de emiterea rezultatelor căutării către utilizator;
suport pentru diferite limbi de căutare, inclusiv Full Text Search, CMIS, Lucene.

Subsistemele de autentificare vă permit să delegați funcția de autentificare a utilizatorului către sisteme externe. Cea mai obișnuită modalitate de integrare cu infrastructura întreprinderii este utilizarea serviciilor de directoare, cum ar fi Microsoft Active Directory, în acest scop. Cu această integrare, informațiile despre utilizator sunt importate din AD în Alfresco, iar autentificarea are loc folosind unul (sau mai multe) dintre protocoalele LDAP, NTLM, Kerberos. Comparația protocoalelor de autentificare este prezentată mai jos (Tabelul 2)

Tabelul 2. Comparația diferitelor protocoale de autentificare

Când se folosește NTLM, serverul Alfresco joacă rolul unui „om la mijloc”, exploatând de fapt o vulnerabilitate de protocol. Prin urmare, este acceptată doar NTLM versiunea 1. NTLM versiunea 2 nu este acceptată atunci când interacționați cu Active Directory deoarece autentificarea la servicii terțe nu este scopul protocolului NTLM. Protocolul de autentificare recomandat pentru integrarea într-o infrastructură de întreprindere este Kerberos.

Transformările de conținut sunt utilizate în diverse scopuri, cum ar fi generarea de previzualizări și pictograme, imprimare, scalare a imaginii. LibreOffice este folosit pentru a converti formate de birou (și PDF), ImageMagick este folosit pentru a converti imagini (și PDF), iar Instrumentele SWF este folosit pentru a converti PDF în SWF pentru previzualizare.

Aceste servicii pot funcționa ca servicii Windows, dar acest lucru nu este furnizat implicit în distribuția Alfresco.

Resurse necesare pentru a rula Alfresco

Resurse hardware

Foarte aproximativ, cerințele de sistem Alfresco pot fi calculate după cum urmează.

Pentru 50 de utilizatori concurenți sau 500 de utilizatori înregistrați:

1,5 GB JVM RAM 2x procesor server (sau 1xDual-core)

Pentru 100 de utilizatori concurenți sau 1000 de utilizatori înregistrați:

1,5 GB JVM RAM 4x procesor server (sau 2xDual-core)

Pentru 200 de utilizatori concurenți sau 2000 de utilizatori înregistrați:

2,5 GB JVM RAM 8x procesor server (sau 4xDual-core)

Dacă intenționați să implementați serverul Alfresco într-un mediu virtual, atunci aceste cifre ar trebui înmulțite cu două.

Volumul bazei de date depinde în principal de volumul aproximativ al cardurilor, de exemplu, numărul de documente 1000 x numărul de câmpuri 20 x dimensiunea medie a câmpului 10 octeți x numărul mediu de versiuni 5 x factor de indexare 2 = 1000 x 20 x 10 x 5 x 2 = 2.000.000 de octeți = 2 MB.

Dacă procesele sunt puse pe documente, istoricul este păstrat sau alte informații suplimentare sunt stocate, acest lucru ar trebui să fie luat în considerare.

Cantitatea de spațiu pe disc depinde de dimensiunea conținutului documentelor, de exemplu, numărul de documente 1000 x dimensiunea medie 1 MB x numărul mediu de versiuni 5 = 1000 x 1 x 5 = 5000 MB = 5 GB.

Dimensiunea spațiului pe disc pentru index (lucene, SOLR) este calculată într-un mod similar și de câteva ori mai puțin (de aproximativ 3 ori).

Resursele programului

Instalarea standard a Alfresco pe sisteme Windows creează următoarele servicii:
alfrescoPostgreSQL - pentru a rula PostgreSQL - un DBMS care deservește baza de date Alfresco;
alfrescoTomcat - pentru a rula Apache Tomcat - un container de servlet care servește aplicații web Alfresco.

Dacă aceste nume de servicii au fost luate, atunci programul de instalare selectează nume de servicii similare neutilizate, cum ar fi alfrescoPostgreSQL-1 sau alfrescoTomcatnuml.

Când este instalat pe sisteme Linux, este creat un singur serviciu alfresco care rulează toate componentele necesare Alfresco (PostgreSQL și Tomcat în mod implicit).

Componentele Alfresco ocupă implicit următoarele porturi de rețea TCP (Tabelul 3).

Tabelul 3. Comparația diferitelor protocoale de autentificare

Port	Componentă	Protocol	Descriere
5432	PostgreSQL	PostgreSQL
8080	motan	http	Port aplicație web
8443	motan	HTTPS	Port aplicație web
8009	motan	AJP
8005	motan		Port de închidere
8000	Java		Port de depanare Java (dezactivat implicit)
7070	VTI	SharePoint	Sprijină editarea online
21	În aer liber	FTP	Poate fi dezactivat în alfresco-global.properties
445	În aer liber	CIFS	Poate fi inclus în alfresco-global.properties
50500	În aer liber	RMI	De asemenea, alte câteva porturi RMI 8100 LibreOffice
8100	libreoffice	libreoffice

Dacă aceste porturi sunt deja ocupate de altul, atunci când instalați Alfresco, puteți specifica alte porturi pentru PostgreSQL, Tomcat și VTI și puteți configura porturile Alfresco în fișierul alfresco-global.properties. Dacă doriți să specificați alte porturi după instalare, puteți face și acest lucru, trebuie să consultați ghidurile de configurare a componentelor.

Metode de extensie Alfresco și personalizări

Alfresco este distribuit ca fișier WAR (WAR - Web Archive - format de arhivă Java) sau mai multe fișiere WAR care trebuie instalate pe serverul(e) de aplicații Java (cum ar fi Apache Tomcat sau JBoss Application Server). Extensiile și modulele sunt de obicei ambalate în aplicațiile web, în timp ce elementele de configurare sunt situate într-un loc separat - așa-numitul. cale de clasă partajată (pentru Tomcat, acesta este tomcat/dosarul partajat).

Alfresco acceptă următoarele opțiuni de ambalare pentru extensiile de la terți:

fișiere care nu sunt împachetate;
arhiva ZIP;
fișiere JAR
Fișiere AMP.

Un fișier JAR (JAR înseamnă Java Archive) este un format de arhivă Java și este acceptat de toate serverele de aplicații Java. Fișierele JAR sunt instalate în calea de clasă partajată sau direct în folderul „WEB-INF/lib” al aplicației web. Cu toate acestea, în acest caz, integritatea lor nu este garantată, așa că este recomandat să împachetați aceste fișiere în arhivele AMP.

Un fișier AMP este un format Alfresco Module Package (AMP - Alfresco Module Package), care este, de asemenea, o arhivă ZIP redenumită cu convenții speciale de structură internă. Când instalați un fișier AMP, conținutul acestuia devine parte a fișierului WAR.

Elementele de configurare sunt situate în calea de clasă partajată. În special, fișierul principal de configurare alfresco, fișierul alfresco-global.properties, se află la rădăcina căii de clasă partajate (pentru Tomcat, acesta este folderul tomcat/shared/classes). Configurația altor extensii se află la classpath:alfresco/extension (pentru depozitul Alfresco) și classpath:alfresco/web-extension (pentru Alfresco Share). Fișierele de configurare utilizate în mod obișnuit sunt enumerate mai jos:

alfresco/extension/*-log4j.properties - fișierele de configurare log4j;
alfresco/extension/subsystems/Authentication — fișiere de configurare a subsistemului de autentificare (de exemplu, interacțiunea cu MS Active Directory);
alfresco/extension/custom-vti* — fișiere de configurare a modulului VTI (suport pentru protocolul SharePoint pentru editarea online a documentelor);
alfresco/web-extension/share-config-custom.xml - Partajați configurația personalizată.

Fișiere jurnal Alfresco (jurnale de evenimente)

Fișierele jurnal Alfresco, în funcție de versiunea Alfresco, se află fie în folderul rădăcină Alfresco, fie în folderul tomcat/bin, fie în rădăcina sistemului de fișiere (Linux). Alfresco generează un fișier jurnal pentru fiecare aplicație web. În consecință, într-o instalare standard ar trebui să existe fișiere jurnal:

alfresco.log - Jurnalul evenimentelor din depozitul Alfresco
share.log - Alfresco Share jurnal de evenimente (interfață web)
solr.log - Jurnal de evenimente SOLR (Serviciul de indexare).

În plus, Apache Tomcat își menține propriile jurnale, acestea fiind localizate în folderul tomcat/logs:

catalina.out pentru Linux, alfrescotomcat-stdout.YYYY-MM-DD.log pentru Windows - Apache Tomcat stdout
localhost_access_log.YYYY-LL-DD.txt - jurnalul cererilor servite

Toate fișierele jurnal de mai sus sunt setate să se rotească, un fișier nou este creat și utilizat în fiecare zi, dar fișierele vechi nu sunt șterse. Dacă și fișierele vechi trebuie șterse, setările Alfresco și Tomcat trebuie ajustate în consecință.

Module de extensie Citeck ECOS

Structura pe trei niveluri a modulelor

Modulele de extensie sunt concepute pentru a adăuga noi funcționalități sistemului Alfresco. Pentru a asigura reutilizarea maximă a funcționalității într-o mare varietate de aplicații, se utilizează o structură pe trei niveluri:

module kernel (nucleu) - conțin funcționalități de bază aplicabile într-o gamă largă de aplicații (cum ar fi Alfresco însuși);
module de aplicație (aplicații) - conțin funcționalități aplicabile numai în anumite aplicații de gestionare a documentelor, de exemplu, managementul contractelor (contracte), managementul avocaților (avocați), managementul comenzilor (comenzi), etc.
module de implementare (personalizate) - conțin funcționalitate care este aplicabilă numai într-o implementare specifică a sistemului într-o anumită organizație. Fiecare organizație are propriul set de module.

O implementare tipică a sistemului implică module de nucleu, unul sau mai multe module de aplicație (sau fără ele) și module de implementare.

Cadrul Alfresco permite modulelor de niveluri mai specifice să înlocuiască implementarea și configurarea modulelor de niveluri mai generale. În special, modulele de aplicație și modulele de nucleu pot fi suprascrise în modulele de injecție.

Compoziția și funcțiile modulelor nucleului

Nucleul sistemului Citeck ECOS include următoarele module:

1-a anulare-repo;
1-a înlocuire-cotare;
idocs-repo;
idocs-share.

Modulele cu sufixul „-repo” sunt destinate instalării în aplicația web alfresco.war (depozitul Alfresco), modulele cu sufixul „-share” sunt destinate instalării în aplicația web share.war (Alfresco Share - interfață web) .

Modulele prefixate cu „1st-override-” sunt pentru înlocuirea fișierelor Alfresco. Modulele cu prefixul „idocs-” conțin funcționalitatea de bază a sistemului Citeck ECOS.

Printre funcțiile pe care sistemul Citeck ECOS le adaugă sistemului Alfresco, pot fi remarcate următoarele funcții principale.

Reviste. Reprezintă posibilitatea de vizualizare și căutare orientată către document pentru diverse tipuri de documente și alte obiecte din sistem. O trăsătură distinctivă a revistelor este că țin cont de specificul diferitelor tipuri de conținut și afișează numai atribute relevante în fiecare caz specific.

Structura organizationala. Reprezintă capacitatea de a modela structura unei organizații în care sistemul este utilizat prin mecanismul încorporat al grupurilor Alfresco. O caracteristică distinctivă este capacitatea de a marca grupuri cu etichete diferite corespunzătoare diferitelor tipuri de unități și oficiali. Prin utilizarea mecanismului grupurilor, este posibilă eliberarea de drepturi către unități și funcționari, precum și stabilirea sarcinilor pentru funcționari.

Șabloane.Șabloanele de conținut vă permit să generați conținut de document pe baza unui șablon dat. Șabloanele de card vă permit să generați documente aferente în funcție de un șablon dat, cum ar fi foi de aprobare, istoric de acces etc. Șabloanele de notificare vă permit să personalizați trimiterea notificărilor prin e-mail pentru evenimentele specificate. Șabloanele cu numere automate vă permit să generați numere de document pe baza unui șablon dat. Sunt acceptate și șabloanele în format docx (MS Word 2007).

Capabilitati avansate de proces. Oportunități de eliberare automată a drepturilor pe durata sarcinii și eliminarea acestora după încheierea sarcinii. Abilitatea de a atasa documente la sarcini. Sprijin adjunct.

cicluri de viață. Posibilitatea unei descrieri simple a ciclului de viață al documentelor sub forma unui set de stări și tranziții între ele. O caracteristică distinctivă a componentei cicluri de viață este ușurința implementării și extinderii ciclurilor de viață chiar și după ce au fost lansate. Au fost implementate procese de bază de afaceri (aprobare, semnare etc.), din care este posibil să se compună ciclurile de viață ale documentelor.

Suport de raportare.Încărcarea automată a informațiilor într-o bază de date externă pentru a simplifica raportarea folosind instrumente terțe.

Management de caz. Capacitatea de a organiza cazuri - containere speciale cu tipuri arbitrare de atașamente.

Integrare. Abilitatea de a sincroniza directoarele Alfresco cu surse externe. Sunt acceptate surse de date, cum ar fi baze de date compatibile cu SQL, fișiere XML, fișiere simple (pentru import de conținut). De asemenea, este posibil să încărcați informații în stocări externe.

Cartela de documente. Capacitatea de a crea un card de document din diverse secțiuni (cardlet), puteți rearanja secțiunile și specifica condiții arbitrare pentru afișarea lor.

Interfața cu utilizatorul. Diverse componente vizuale care extind capacitățile Alfresco Share și cresc gradul de utilizare a sistemului.

Compoziția și capabilitățile modulelor de aplicație

Modulele de aplicație includ următoarele module:

contracte - management contract;
avocați - gestionarea împuternicirilor;
comenzi - managementul comenzilor.

Modulele de aplicație implementează site-uri în sistem (site-ul acordurilor, site-ul împuternicirilor etc.) și jurnalele pentru gestionarea tipurilor corespunzătoare de documente, conțin definirea modelelor și formularelor pentru aceste tipuri de documente, definirea politicilor speciale și șabloane predefinite, precum și unele setări implicite, care pot fi înlocuite în modulele de injecție.

Descrierea serviciului de sincronizare

Serviciul de sincronizare vă permite să sincronizați datele din diferite depozite de date. Spațiile de stocare acceptate includ:

Depozitul alfresco;
baze de date externe;
foldere cu fișiere XML;
foldere cu fișiere arbitrare.

Serviciul de sincronizare operează pe următoarele abstracții de bază:

Object DAO - un serviciu pentru accesarea unui fel de stocare a datelor, se disting Source DAO (sursa de date) și Target DAO (receptor de date);
Object Type - tipul de obiecte pe care operează Object DAO, fiecare Object DAO operează pe propriul tip de obiecte, de exemplu, obiecte de depozit, înregistrări de baze de date, elemente XML etc.
Object Info - informații despre un obiect de tip Object Type, existent sau potențial, Object DAO vă permite să obțineți Object Info din Object Type și să creați (actualizați) Object Type din Object Info;
Object Converter - convertește informații despre obiect din formatul Source DAO în format Target DAO;
Configurare sincronizare - parametri de sincronizare: de unde se transferă (Source DAO), cum se convertește (Object Converter), unde se transferă (Target DAO).

Mai jos este o diagramă a fluxurilor de date în timpul sincronizării (Figura 3). Transformarea are loc astfel:

Sursa DAO primește următorul set de obiecte de sincronizat (fie toate, fie doar actualizate de la ultima sincronizare);
Sursa DAO convertește obiectele primite în format Object Info;
Object Converter oferă negociere în format Object Info între Source DAO și Target DAO; obiecte suplimentare Object Converter pot fi folosite pentru a converti câmpuri individuale;
DAO țintă creează sau actualizează obiecte pe baza informațiilor primite.

Serviciul de sincronizare suportă încărcarea relațiilor de obiecte prin implementări speciale Object Converter care vă permit să găsiți și/sau să creați obiecte înrudite conform configurației.

Pentru a îmbunătăți viteza de import/export, serviciul de sincronizare acceptă multithreading și combinarea sincronizarii mai multor obiecte într-o singură tranzacție. Puteți ajusta numărul maxim de tranzacții concurente (adică numărul de fire) și numărul maxim de obiecte dintr-o tranzacție.

Descărcați descrierea Citeck ECOS și Alfresco.

Alfresco este cel mai bun sistem open source de management al conținutului pentru întreprinderi. Este compatibil cu platformele Microsoft Windows, Macintosh și Unix/Linux. În această recenzie, vom prezenta aplicația de gestionare a documentelor Alfresco Share.

Introducere

Alfresco Share oferă utilizatorului un set de instrumente pentru gestionarea documentelor în cadrul întreprinderii. Sistemul se caracterizează prin simplitate și, în același timp, funcționalitate bogată, oferind utilizatorilor săi o cooperare strânsă și fructuoasă. Instrumentele Alfresco Share centralizează fluxul de lucru al întreprinderii, standardizează procesele de procesare a documentelor, crescând gradul de interacțiune între angajați. Ca urmare, timpul de lucru necesar pentru prelucrarea documentelor, trecerea acestora prin autorități, arhivarea documentelor și căutarea acestora este redus semnificativ.

De asemenea, sistemul oferă participanților oportunități complet noi. Cum ar fi versiunea, căutarea centralizată, documentarea hipertext și altele. Avantajele incontestabile ale sistemului față de fluxul de lucru obișnuit (neintegrat) fac posibilă obținerea unei productivități mult mai mari a muncii. Prin integrarea fluxului de lucru, sistemul economisește timp de lucru, reduce costurile de timp, crescând astfel semnificativ gradul de eficiență economică a întreprinderii.

Scopul acestei prezentări este de a ilustra în general capacitățile instrumentelor furnizate de sistem. Suntem gata să organizăm o prezentare mai detaliată în orice moment convenabil pentru dvs. Contactați prin e-mail la [email protected].