Cum să-ți organizezi ziua: metode ale geniilor productivității. Planificarea eficientă a timpului de lucru într-o întreprindere

Gândește-te la cele mai mari eșecuri ale tale din viață. Certe, neînțelegeri care ți-au schimbat întreaga viață într-un mod negativ. Examenele nereușite, interviurile de angajare etc. Motivele pentru astfel de eșecuri sunt similare, de regulă, sunt rezultatul unei pregătiri proaste și a unor acțiuni erupții.Mai jos vom vedea cum să gestionăm totul și să planificăm ziua/săptămâna.

Ce se întâmplă dacă un sportiv încetează să se antreneze cu o lună înainte de Olimpiada - aptitudinile și forța musculară îi vor slăbi semnificativ și va ocupa unul dintre ultimele locuri. Ca și în sport, în orice afacere ai nevoie de o bună pregătire, fără de care șansele de succes sunt mult reduse.

Factorul cheie în pregătire este planificarea "regula 6 P": Planificarea corectă previne pierderea productivității.

Mai jos voi oferi 7 moduri de a gestiona totul cu ajutorul unei planificări adecvate a zilei și a săptămânii.

Metoda 1: Faceți o listă de sarcini pentru ziua respectivă

Pentru ce este o listă de sarcini?

Mai întâi, să vedem cum funcționează creierul nostru. S-a constatat că nu putem ține sub control în capul nostru mai mult de 7+-2 lucruri sau gânduri importante. Pentru a vă asigura de acest lucru, numărați câte cercuri sunt afișate în imagini:

Orez. 1	Orez. 2	Orez. 3

Orez. 4	Orez. 5

Cel mai probabil, o singură privire este suficientă pentru a determina numărul de obiecte din figurile 1, 3 și 4.

Și pentru desenele 2 și 5, o singură privire nu a fost suficientă; a fost necesar să se numere separat. Cu cât sunt mai puține obiecte, cu atât este mai ușor să le gestionezi. Creierul își atinge limita atunci când numărul devine mai mare de 7+-2.

Același lucru este valabil și cu gândurile; în același timp, nu putem stoca mai mult de 7+-2 sarcini în capul nostru, restul este uitat.

Să ne imaginăm o situație de viață reală

Te trezești dimineața și mergi la muncă, pe drum îți amintești că:

Trebuie să cumpărați un cadou pentru ziua de naștere a unei persoane dragi;
- Plătiți pentru internet înainte ca acesta să fie oprit.

Când ai ajuns la serviciu:

Aflați că trebuie să pregătiți un raport astăzi;
- Am intrat si un coleg mi-a cerut sa-i trimit un model de contract;
- După întâlnirea de planificare de dimineață, șeful mi-a cerut să fac 3 lucruri.

Capul tău este deja plin, dar timpul nu se oprește; te poate suna un client, o persoană dragă, un coleg, se poate întâmpla o situație neprevăzută etc. Ce se întâmplă în acest caz? Uităm ceva. Dacă uităm să cumpărăm produse alimentare din magazin, atunci nu se va întâmpla nimic rău, desigur, dar putem uita ceva mai important: să nu venim la o întâlnire importantă, să luăm medicamente etc.

În plus, cu cât avem mai multe lucruri în cap, cu atât abilitățile noastre analitice devin mai slabe, deoarece energia este cheltuită pentru memorarea informațiilor.

Beneficiile unui caiet

Notebook - elimină toate problemele descrise mai sus și are următoarele avantaje în comparație cu lucrul din memorie:

1) A scrie este întotdeauna mai rapid decât a-ți aminti. De exemplu, notarea unui număr de telefon mobil este de 10-100 de ori mai rapidă decât memorarea acestuia. La fel cu afacerile.

2) Economie de energie. Pentru a nu uita lucruri importante, ne amintim adesea, care irosește energie. Un notebook rezolvă această problemă.

3) Fiabilitate. Ceea ce se scrie cu pixul nu poate fi tăiat cu toporul. Orice sarcină poate fi uitată din cauza oboselii, emoțiilor sau a altor chestiuni. Dar dacă notezi sarcini, este mult mai greu de uitat.

Puteți păstra o listă de sarcini pe o foaie obișnuită de hârtie, un blocnotes, dar este mai bine dacă este un caiet, pentru că are calendar. Lista sarcinilor pentru ziua poate fi pe un computer sau pe hârtie. Cel mai important este că îl aveți pentru că este baza pentru planificare, precum fundația unei case. Dacă casa nu are o fundație, atunci maximul care poate fi construit este o structură mică cu un etaj fără încălzire din plastic sau placaj. De asemenea, în planificare, desigur, te poți descurca fără o listă de sarcini pentru ziua sau un caiet, dar vei fi foarte limitat în capacitățile tale.

Cel mai important lucru dintr-o listă de sarcini sau caiet este o listă a lucrurilor care trebuie făcute în timpul zilei. A doua parte cea mai importantă este calendarul, în el puteți vedea sarcinile care trebuie finalizate într-o anumită zi. Prin urmare, un caiet este de preferat unei liste obișnuite deoarece are un calendar.

Metoda 2: Lucrați cu lista de sarcini în fiecare zi

Cel mai important lucru atunci când lucrați cu un organizator de timp sau caiet este să lucrați în conformitate cu planul întocmit anterior. Pentru a face acest lucru, revizuiește-ți în mod regulat caietul pentru a afla dacă ai făcut tot ce ai planificat pentru astăzi. Puteți vizualiza lista după ce finalizați sarcina curentă. Este foarte important să enumerați lucrurile importante care trebuie făcute astăzi în organizatorul dvs.

Metoda 3: Mai întâi notează-l, apoi fă-o

Dacă sosește o sarcină nouă și nu este urgentă, atunci notează-o mai întâi în caiet și începe doar când vine vorba de ea. Orice sarcini noi par foarte importante și începem să ne asumăm totul: verificarea corespondenței, efectuarea de apeluri telefonice etc. Dar de îndată ce începeți să notați toate sarcinile primite într-un caiet, veți descoperi că lângă această intrare există sarcini mai importante.

Toate mișcările din partea dreaptă a corpului sunt controlate de emisfera stângă a creierului, care este responsabilă de logică. Când notăm o nouă sarcină cu mâna dreaptă, activăm emisfera stângă a creierului nostru, care este responsabilă de logică. Activarea logicii atunci când scriem cu mâna dreaptă ne va ajuta să luăm decizii mai bune.

Notând totul într-un caiet înainte de a începe munca, veți putea realiza cele mai importante lucruri în timpul zilei și veți putea combate sarcinile neimportante care vă distrag în mod constant atenția.

4 moduri. Mai întâi importante, apoi sarcini urgente

Toate sarcinile planificate trebuie finalizate în ordinea importanței lor și apoi în ordinea timpului de execuție. Începând cu cele mai importante și trecând treptat la cele mai puțin importante. Notează lucrurile în planul tău pentru astăzi în ordinea importanței lor, apoi sortează-le după urgență și începe să lucrezi la cele mai înalte priorități.

De exemplu, o cunoștință te-a sunat pentru a discuta. Un apel telefonic, o chestiune urgentă, pentru că telefonul sună chiar acum, dar poate să nu fie important. Dacă aveți sarcini mai semnificative, să zicem, pregătirea unui raport de lucru, atunci este mai bine să finalizați mai întâi toate sarcinile mai importante, în special raportul, apoi, dacă aveți timp, să sunați înapoi și să discutați cu un prieten. Dar nu invers, altfel, din cauza unui apel nesemnificativ, s-ar putea să nu ai timp să faci un lucru mai important.

Importanța are prioritate față de urgență. Ar trebui să vă ocupați de probleme urgente doar dacă sunteți în controlul situației și sunteți încrezător că le veți gestiona pe toate cele mai importante.

Metoda 5: Organizator electronic

Există o cantitate mare caiete electronice. Un jurnal electronic are avantaje incontestabile față de cele pe hârtie:

A. Economie de timp. Cu un jurnal electronic, nu este nevoie să rescrieți sarcinile din ultima zi în cea actuală și, de asemenea, puteți lucra cu el atât pe computer, cât și pe telefon sau tabletă, sincronizând datele pe toate dispozitivele.

B. Volume și viteză: Puteți copia foarte rapid o cantitate mare de informații într-un jurnal electronic pentru a lucra în continuare. De exemplu: vrei să coaci un tort cu banane seara și trebuie să notezi ingredientele necesare înainte de a merge la magazin. Dacă aveți un organizator electronic, atunci puteți copia rapid întreaga rețetă de pe Internet în jurnal, literalmente în câteva secunde. În același timp, îți va lua mai mult timp să notezi doar ingredientele pe o bucată de hârtie manual decât să scrii întreaga rețetă electronic. Și în magazin va fi suficient să porniți jurnalul de pe telefon pentru a înțelege rapid ce să cumpărați.

B. Comoditate. Un caiet obișnuit este incomod de folosit în transport, într-un magazin sau în vacanță; în aceste locuri este dificil să notezi și să te uiți la notițe, deoarece jurnalul de hârtie este mare și ai nevoie de 2 mâini pentru a-l deschide. Dar caietul electronic de pe telefon va fi mereu cu tine, indiferent unde te afli: transport, magazin, strada. Puteți lua rapid note pe computer și apoi să le sincronizați, astfel încât acele note să apară pe telefon în câteva secunde.

Metoda 6: Planifică-ți următoarea zi seara

Faceți din timp un plan de acțiune pentru ziua următoare, cel mai bun moment este la sfârșitul zilei de lucru, înainte de a pleca acasă. Această acțiune simplă vă va ajuta să obțineți un somn mai bun, deoarece de multe ori cauza insomniei este că seara trecem prin toate lucrurile importante pe care trebuie să le facem mâine pentru a nu le uita dimineața. Și aceste gânduri sunt cele care ne împiedică să ne relaxăm și să adormim liniștiți, dar dacă îți notezi toate planurile, îți vei asigura nu doar un somn odihnitor, ci și o seară.

În plus, atunci când faci un plan în avans, subconștientul tău va lucra în mod constant toată noaptea la cum să faci cel mai bine ceea ce ai planificat. Soluția la probleme complexe vă poate veni la micul dejun, în drum spre serviciu sau chiar în miezul nopții. Dimineața apar cel mai adesea idei noi și veți folosi acest timp cu beneficii maxime, trebuie doar să scrieți în avans o listă de lucruri de făcut pentru ziua următoare.

Apropo, dacă aveți întrebări la care doriți să primiți răspuns, atunci înainte de a adormi și de a închide ochii, întrebați-le, de preferință cu voce tare, și adormiți imediat. Și dimineața, pregătește-te să notezi imediat toate gândurile care pot apărea în momentul în care te trezești sau mai târziu.

Metoda 7: Planificați sarcini complexe în vârful activității dvs

Fă-ți un plan pentru ziua, astfel încât munca care necesită multă energie să vină în vârful activității tale, când ai multă energie și ești cel mai productiv. De regulă, vârful de activitate începe dimineața, deoarece după somn ai multă forță și o minte proaspătă, dar se întâmplă ca vârful de activitate să poată avea loc după-amiaza și chiar seara.

Cele mai consumatoare de energie sunt cele pentru care nu există talent.. De regulă, acestea sunt cele activități pe care cel mai mult nu vrei să le faci. Aceste sarcini sunt numite broaște în managementul timpului, deoarece aceste sarcini sunt neplăcute de început. Există o regulă în gestionarea timpului - începeți ziua cu o broască., adică dintr-o chestiune neplăcută. Această regulă vă va permite să lucrați mai eficient, deoarece de obicei este dimineața când aveți cea mai mare putere, iar aceste forțe sunt extrem de importante pentru a face cea mai neplăcută muncă.

O să dau un exemplu din viață, am o mentalitate tehnică, deci științe exacte precum: Fizica și matematica îmi sunt ușoare, dar materiile umanitare sunt mai dificile, așa că când eram la școală, mă pregăteam adesea pentru un test de engleză. dimineața. M-am trezit cu 1-2 ore înainte de școală și am studiat engleza. Era dimineața când aveam cea mai mare energie, așa că la această oră mi-a fost mai ușor să duc la bun sfârșit o sarcină complexă pentru care aveam cel mai puțin talent. Rezultatele pregătirii mi-au depășit toate așteptările, am primit rezultate excelente sau bune la un subiect care nu mi-a plăcut.

Planificați cele mai neplăcute sarcini pentru activitatea de vârf, de exemplu, dimineața, și veți vedea cum veți face mai multe și eficiența personală va crește.

P.S. Dacă aveți dificultăți sau întrebări despre articolul pe care l-ați citit, precum și despre subiectele: Psihologie (obiceiuri proaste, experiențe etc.), vânzări, afaceri, managementul timpului etc., întrebați-le, voi încerca să vă ajut. Consultarea prin Skype este posibilă.

P.P.S. De asemenea, puteți urma cursul online „Cum să obțineți 1 oră de timp suplimentar”. Scrie comentarii și completările tale;)

Abonați-vă prin e-mail Adaugă-te pe tine

Dacă începeți să înțelegeți bine ce factori influențează viața unei persoane în general, atunci puteți găsi o mare varietate de ei. Orice domeniu al vieții unei persoane și fiecare sferă a activității sale, desigur, are o serie de particularități inerente lor și, uneori, ceea ce este aplicabil uneia este complet inaplicabil altuia. Dar, în ciuda acestui fapt, există anumite principii fundamentale care sunt eficiente în absolut orice. Unul dintre aceste principii, sau mai precis, legi care pot fi considerate garanții succesului în orice domeniu, poate fi numit în siguranță capacitatea de planificare și prioritizare. Vom afla de ce acest lucru este atât de important în această lecție de formare în managementul timpului.

După ce ați studiat acest material, veți afla ce este planificarea afacerii și care sunt caracteristicile acesteia, de ce este necesar și important să întocmiți liste zilnice de treburi de muncă, personale și casnice. În plus, ne vom uita la mai multe tehnici și principii eficiente de planificare, dintre care unele sunt concepute pentru fiecare zi, iar altele au un accent pe termen mai lung - pentru o săptămână, o lună, un an și chiar câțiva ani. Acest curs de formare online va fi util persoanelor de toate vârstele și profesiile, iar tu vei putea folosi informațiile primite pentru a-ți atinge obiectivele încă din prima zi.

Ce este planificarea? Tipuri de planificare. Prioritizare

Procesul de planificare

Planificarea este procesul de alocare optimă a resurselor necesare atingerii scopurilor și obiectivelor stabilite, precum și a unui set de procese care sunt asociate cu formularea și implementarea acestora. Planificarea este o parte integrantă a managementului timpului (gestionarea timpului) și, atunci când este utilizată cu pricepere, își mărește eficacitatea de mai multe ori.

În interpretarea sa cea mai simplă și cea mai formală, planificarea este caracterizată de următoarele etape:

1. Etapa stabilirii obiectivelor (sarcinilor)
2. Etapa de elaborare a unui plan pentru atingerea scopului
3. Etapa de proiectare a variantei
4. Etapa de identificare a resurselor necesare, precum și a surselor acestora
5. Etapa de identificare a directorilor și briefing
6. Etapa de înregistrare a rezultatelor planificării în formă fizică (plan, proiect, hartă etc.)

Tipuri de planificare

Planificarea, așa cum s-a menționat deja, este aplicabilă absolut în orice sferă a vieții, dar, în funcție de aceasta, poate avea propriile sale caracteristici, care, la rândul lor, se exprimă în diferite forme și conținuturi.

Tipurile de planificare diferă:

Prin necesitate

• Planificarea directivei – presupune executarea obligatorie a sarcinilor atribuite, are întotdeauna un destinatar anume și se caracterizează prin detaliu sporit. Un exemplu este stabilirea sarcinilor legate de rezolvarea problemelor de importanță statală/națională, munca în întreprinderi etc.
• Planificarea indicativă este antipodul primei: nu presupune executarea obligatorie și precisă, are un caracter mai mult de recomandare și de îndrumare. Acest tip de planificare este larg răspândit în sistemul de dezvoltare macroeconomică a diferitelor țări.

După momentul realizării obiectivelor

• Planificare pe termen scurt (actuală) - calculată pentru o perioadă de până la 1 an și poate consta în planuri pentru o zi, o săptămână, o lună, un trimestru sau șase luni. Cel mai comun tip de planificare. Este folosit atât de oamenii obișnuiți în viața de zi cu zi, cât și de liderii diferitelor organizații.
• Planificare pe termen mediu - calculată pentru o perioadă de la 1 an la 5 ani. Această formă de planificare este comună în activitățile agențiilor guvernamentale, firmelor și întreprinderilor, dar este adesea folosită de oamenii care gândesc strategic. În unele cazuri, poate fi combinat cu planificarea curentă, care în întregime este o planificare continuă.
• Planificare pe termen lung (pe termen lung) - de obicei calculată cu câțiva (5, 10, 20) ani în avans. Cel mai adesea, acest tip de planificare este utilizat la întreprinderile mari pentru a îndeplini sarcini de natură socială, economică, științifică și tehnologică etc.

• Planificarea strategică este în principal pe termen lung. Cu ajutorul acestuia se determină principalele direcții în activitățile organizațiilor: extinderea activităților, crearea de noi direcții, stimularea procesului de lucru, studierea pieței și a segmentelor acesteia, studierea cererii, a caracteristicilor publicului țintă etc. Răspândit în activitățile organizațiilor.
• Planificarea tactică este cel mai adesea și pe termen lung. Scopul său principal este de a crea condițiile necesare pentru implementarea oportunităților găsite prin utilizarea planificării strategice. De regulă, planificarea tactică este utilizată la planificarea dezvoltării economice, sociale și de producție a unei organizații. Răspândit în activitățile organizațiilor.
• Planificarea calendaristică operațională este etapa finală a planificării strategice și tactice. Servește în principal la implementarea procesului de obținere a rezultatelor dorite. Cu ajutorul acestuia, toți indicatorii sunt specificați și activitatea organizației este direct organizată. Planificarea calendarului operațional presupune determinarea timpului pentru îndeplinirea sarcinilor atribuite, pregătirea pentru implementarea procesului, menținerea înregistrărilor, monitorizarea și analizarea procesului. Răspândit în activitățile organizațiilor.
• Planificarea afacerii – servește la evaluarea fezabilității, relevanței și eficacității activităților planificate. Întocmirea unui plan de afaceri se face cu mare atenție, ținând cont de tot felul de indicatori, oportunități, propuneri etc. Este răspândită în activitățile organizațiilor și în munca oamenilor de afaceri.

Pe lângă tipurile de planificare avute în vedere care țin cont de aspectele primare, există și cele care țin cont de aspectele secundare. Ele, la rândul lor, diferă:

Prin acoperire

• Planificare generală - acoperă toate detaliile contextului.
• Planificare parțială - acoperă câteva detalii ale contextului.

Prin planificarea obiectelor

• Planificarea țintelor – presupune determinarea obiectivelor necesare pentru atingere.
• Planificarea mijloacelor - presupune planificarea mijloacelor necesare atingerii rezultatului (finanţare, informare, personal, echipament etc.).
• Planificarea programelor presupune dezvoltarea de programe necesare pentru a obține rezultate.
• Planificarea acțiunilor presupune determinarea acțiunilor necesare pentru a obține un rezultat.

Prin adâncime

• Planificarea agregată are loc ținând cont de parametri generali.
• Planificarea detaliată are loc ținând cont de toate detaliile și caracteristicile.

Prin coordonarea planurilor în timp

• Planificarea secvenţială implică un proces lung care constă din mai multe etape mai mici.
• Planificare simultană - implică o etapă scurtă o singură dată.

Luând în considerare modificările datelor

• Planificarea rigidă presupune respectarea obligatorie a parametrilor specificați.
• Planificarea flexibilă presupune posibilitatea nerespectării parametrilor specificați și apariția altora noi.

În ordine

• Planificarea ordonata - presupune implementarea secventiala a planurilor, unul dupa altul.
• Planificarea rulantă – presupune extinderea planului pentru o perioadă ulterioară după finalizarea acestuia în perioada curentă.
• Planificare extraordinară – implică implementarea unui plan pe măsură ce este nevoie.

Prioritizare

Prioritizarea este procesul de stabilire a priorităților - un indicator al predominării importanței unui anumit element din plan față de restul. Prioritizarea este importantă deoarece printre cantitate mare Există diferite nuanțe și trăsături, atât cele care au cea mai mică semnificație și au impact minim asupra procesului de atingere a scopului, cât și cele care joacă un rol dominant în acest proces. Capacitatea de a prioritiza poate fi numită un alt indicator al eficacității și eficienței oricărui proces de planificare, deoarece Accentul pe punctele cele mai semnificative ale planului este adesea decisiv în întrebarea dacă obiectivul va fi atins sau nu.

După cum puteți vedea, planificarea ca proces este caracterizată de un număr considerabil de nuanțe diferite. Oricare dintre tipuri poate fi folosit separat sau poate în combinație cu altele. Principalul lucru atunci când alegeți este să luați în considerare toate caracteristicile activității dvs. Dar, indiferent câte tipuri de planificare există, indiferent câte le considerăm, indiferent câte exemple am da, toate acestea nu vor avea nicio valoare dacă nu înțelegem de ce trebuie să planificăm deloc ceva, ce avantaje cum ne va ajuta asta în viață? La aceste întrebări vom încerca să răspundem în secțiunea următoare.

De ce ai nevoie de planificare?

Având în vedere că trainingurile noastre sunt dedicate metodelor de creștere a productivității personale, aici și mai departe în lecție vom lua în considerare planificarea în raport cu activitățile unei persoane, și nu organizații, firme, întreprinderi etc.

Planificarea este factorul care determină în mare măsură nu numai dacă o persoană realizează ceea ce își dorește, ci și ceea ce realizează. Faptul este că procesul de planificare în sine nu are un efect unic și strict vizat, ci are un efect complex, influențând mulți indicatori personali ai unei persoane, direcția acțiunilor sale și stilul său de viață în general. Mai jos enumeram doar cateva dintre aspectele pozitive ale planificarii si beneficiile pe care le ofera.

Specificarea scopului

De îndată ce o persoană începe să-și planifice activitățile, gândirea sa este activată, potențialul său creativ este activat și activitatea creierului său crește. Poți să-ți dorești ceva și „un fel de” să-ți imaginezi, în timp ce te gândești că știi exact ce vrei. Dar de îndată ce te așezi pentru a întocmi un plan și începi să-l gândești cu atenție, scopul tău începe să se transforme de la abstract la concret. Treptat, începi să-l imaginezi în detaliu, iei în considerare caracteristicile sale și, cumva, îl modifici. Există o vorbă care spune că o navă care nu știe încotro merge nu va ajunge niciodată la destinație. La fel este și o persoană - dacă nu știe exact ce își dorește, nu va reuși niciodată. Planificarea face posibilă înțelegerea și realizarea a ceea ce îți dorești cu adevărat și atingerea unui obiectiv specific.

Un plan de acțiune clar

Chiar dacă știm ce ne dorim, s-ar putea să nu reușim niciodată dacă nu știm ce avem nevoie pentru a-l realiza. Obiectivele noastre pot fi mega-globale, bune și minunate, dar vor rămâne doar o imagine a ceea ce ne dorim să avem și să facem. Această stare de lucruri poate fi corectată prin planificare. În primul rând, vă permite să determinați pașii specifici care trebuie luați pentru a obține rezultatul dorit. În al doilea rând, ajută la identificarea resurselor necesare pentru aceasta și a surselor acestora. În al treilea rând, face posibilă setarea unui interval de timp. Astfel, odată ce ai un plan precis, vei ști ce trebuie să faci pentru a-l implementa, cine sau ce vei implica în el și, cel mai important, când vrei să-l faci. Planificarea accelerează semnificativ procesul de realizare a unui obiectiv, deoarece... este un ghid practic de acțiune.

Acțiune, nu gânduri despre acțiune

Până când vom avea un plan pentru a implementa ceea ce ne dorim, ne gândim constant la acest subiect. Ne gândim cât de mult ne dorim, cât de frumos ar fi dacă l-am avea, ne gândim la cât de mult ne lipsește acum, poate chiar ne imaginăm pe noi înșine în procesul de a o face. Dar există un DAR - în afară de gândire, nu facem nimic altceva. Și asta indică faptul că, cel mai probabil, totul se va termina. Este important să înțelegeți că atunci când începeți să planificați, faceți deja primul și cel mai mare pas către realizarea planurilor dumneavoastră. Numai asta te mută înainte semnificativ. Și apoi începe o reacție în lanț: după întocmirea unui plan, începeți să efectuați acțiuni specifice, primul punct este urmat de al doilea, al doilea de al treilea etc. Dacă îți poți insufla obiceiul de a planifica chiar și cele mai mici lucruri, vei observa imediat cum dorințele tale încep să devină realitate. Un alt proverb poate fi aplicat aici: „Apa nu curge sub o piatră mincinoasă”. Dați drumul la sol și începeți să luați măsuri. Planificarea creează potențialul energetic necesar atingerii unui obiectiv.

Posibilitate de manevra

Fără să știm în mod specific ce trebuie făcut pentru a obține rezultatele dorite, nu putem nici determina și nici coordona acțiunile noastre. Putem avea o idee aproximativă despre ceea ce trebuie să facem, dar dacă acționăm fără un plan, riscăm să ajungem într-o fundătură sau chiar să ne îndepărtăm mai mult de obiectiv. Când aveți un plan și începeți să acționați, puteți, ca să spunem așa, să gestionați întregul proces online: nu funcționează astfel, încercați altfel, un lucru nu funcționează, gândiți-vă ce îl poate înlocui. Având un plan clar, vă va permite să manevrezi de-a lungul drumului, să variați diferite metode și metode. Ca urmare, veți avea un plan cuprinzător care va ține cont de toate nuanțele și opțiunile posibile pentru desfășurarea evenimentelor. Abilitatea de a planifica este capacitatea de a fi flexibil și pregătit pentru orice situație.

Probabilitate mare de succes

Și, poate, cel mai important avantaj al planificării este că, deși nu este o garanție 100%, este totuși o mare probabilitate de succes. Câți oameni vedem care își doresc foarte puțin, dar fără un plan, nu realizează niciodată nimic! Și, spre deosebire de ei, există un număr imens de exemple de oameni care au obiective fantastice care par de neatins, în ciuda a tot ceea ce le ating și chiar mai mult. Ceea ce îl deosebește pe primul de cel din urmă este capacitatea de a planifica și de a stabili priorități. Determină-ți obiectivele, începe să faci un plan - după un timp vei vedea că ți-ai atins obiectivul, iar mii de privitori fără plan rămân la locul lor. Planificarea te va face un lider în orice domeniu!

Cu siguranță, acum ți-a devenit mult mai clar de ce trebuie să planifici și să te gândești la toți pașii tăi. Planificarea este realizată de oameni de afaceri și antreprenori, șefi de corporații uriașe, oameni creativi, scriitori, actori și vedete din show-business, în general, toți cei care sunt în mod obișnuit numiți oameni de succes. Planificarea face parte din viața și activitatea oricărei persoane care dorește să-și crească productivitatea și să obțină rezultate serioase. Din acest motiv, pe lângă faptul că stau la masă, luăm un pix și o hârtie și începem să planificați ceva, astăzi există tehnici de planificare special dezvoltate care și-au dovedit eficiența de mai multe ori. Vom oferi o scurtă prezentare a celor mai populare dintre ele în secțiunea următoare.

Tehnici de planificare

Planificarea ABC

Condiția prealabilă pentru această metodă este experiența care arată în mod clar că raportul procentual dintre problemele importante și cele neimportante este întotdeauna aproximativ același. Orice sarcini, pe baza importanței lor în obținerea rezultatelor stabilite, ar trebui distribuite folosind valorile literei ABC. De aici rezultă că sarcinile care au cea mai mare importanță și semnificație (A) trebuie îndeplinite mai întâi, iar apoi toate celelalte (B, C). Trebuie să vă planificați timpul folosind această tehnică, ținând cont de importanța sarcinilor, și nu de efortul necesar pentru a le îndeplini.

Metoda ABC se bazează pe trei reguli de bază:

• Categoria A - cele mai importante chestiuni. Ele reprezintă aproximativ 15% din toate lucrurile pe care le faci, dar produc aproximativ 65% din rezultate.
• Categoria B - chestiuni importante. Ele reprezintă aproximativ 20% din întreaga afacere și produc aproximativ 20% din rezultate.
• Categoria C - chestiuni de cea mai mică importanță. Ele reprezintă aproximativ 65% din întreaga afacere, dar aduc și aproximativ 15% din rezultate.

Puteți afla mai multe despre această tehnică aici.

Principiul Eisenhower

Această tehnică a fost propusă la un moment dat de generalul american Dwight David Eisenhower. Este un contor suplimentar excelent pentru a lua rapid cele mai importante decizii. Acest principiu presupune stabilirea priorităților în funcție de criteriile de importanță și urgență.

Trebuie să vă împărțiți toate sarcinile în patru categorii principale și să le îndepliniți în ordinea priorităților:

• Categoria A - cele mai urgente și importante chestiuni.
• Categoria B - chestiuni urgente, dar nu importante. Important este să le poți separa după criteriul de importanță din prima categorie, altfel poți pierde timpul cu ele, lăsând lucrurile cu adevărat importante pentru mai târziu.
• Categoria C - chestiuni nu urgente, ci importante. Aici trebuie să ții cont de factorul de urgență: din cauza faptului că aceste lucruri nu sunt urgente, ele sunt adesea puse pe dos, după care devin urgente, ceea ce nu este un lucru bun. Prin urmare, implementarea lor nu trebuie neglijată niciodată. Astfel de sarcini, printre altele, pot fi delegate - încredințând punerea lor în aplicare altcuiva.
• Categoria D - chestiuni neurgente și neimportante. Adesea, o persoană este cel mai preocupată de astfel de lucruri și își petrece cea mai mare parte a timpului cu ele. Învață să identifici cu exactitate cazurile din această categorie. Ar trebui făcute ultimele, când cele anterioare sunt finalizate.

Puteți afla mai multe despre metoda Eisenhower aici.

regula Pareto

Această regulă este uneori numită principiul „80/20”. A fost formulată de economistul italian Vilfredo Pareto. Premisa sa de bază este că cea mai mică cantitate de acțiune produce cea mai mare cantitate de rezultate și invers.

Din punct de vedere vizual, această regulă arată astfel:

• 20% acțiuni = 80% rezultate
• 80% acțiuni = 20 de rezultate
• 20% dintre oameni dețin 80% din tot capitalul
• 80% dintre oameni dețin 20% din capitalul total
• 20% dintre clienți generează 80% din venituri
• 80% dintre clienți generează 20% din venituri
• etc.

Aplică această regulă activităților tale zilnice și vei vedea că 80% din tot ceea ce faci într-o zi reprezintă doar 20% din rezultatul de care ai nevoie, iar 20% din acțiunile bine planificate te apropie cu 80% de obiectivul tău prețuit. Pe baza acestui lucru, amintiți-vă că trebuie să începeți ziua cu cele puține, dar cele mai dificile, importante și urgente sarcini și abia apoi să vă ocupați de cele ușoare și nu mai puțin importante, dar prezente într-un volum mult mai mare. Este foarte convenabil să se aplice regula Pareto în combinație cu tehnica ABC sau cu principiul Eisenhower.

Puteți citi mai multe despre principiul „80 până la 20”.

Sincronizare

Termenul „cronometrare” se referă la o metodă concepută pentru a studia timpul petrecut. Se realizează prin înregistrarea și măsurarea acțiunilor efectuate. Principalele obiective ale cronometrarii sunt de a determina modul în care este petrecut timpul, de a identifica „timpul care scade”, de a găsi rezerve de timp și de a dezvolta simțul timpului.

Păstrarea cronometrului este destul de simplă: experții vă sfătuiesc să vă înregistrați toate acțiunile cu o precizie de 5 minute timp de 2-3 săptămâni. Vizual arată cam așa:

• 8:00-8:30 - s-a trezit, s-a întins, s-a spălat
• 8:30-9:00 - a băut ceai, a pornit computerul, a verificat e-mailul
• 9:00-9:30 - am mers pe rețeaua de socializare
• 9:30 - 10:00 - intocmirea documentelor de lucru
• etc.

Intrările pot fi completate cu comentarii și parametri suplimentari. Există mai multe modalități de a ține evidența timpului:

• Pe hârtie - într-un caiet, caiet, caiet
• Utilizarea unui gadget - telefon mobil, e-reader, tabletă
• Folosind un înregistrator de voce
• Utilizarea unui software special pe un computer
• Online - aplicații speciale de Internet
• Diagrama Gantt (vezi mai jos)

Pe baza datelor obținute prin cronometrare, veți putea identifica caracteristici importante în distribuția timpului dvs. și le veți ajusta. Citiți mai multe despre sincronizare.

Diagrama Gantt

Diagrama Gantt este o metodă de diagramă cu bare dezvoltată de specialistul american în management Henry Gantt. Este folosit pentru a ilustra planuri și programe pentru diverse proiecte. Diagrama constă din dungi care sunt orientate de-a lungul axei timpului și fiecare dintre ele afișează o sarcină separată care face parte din proiect. Axa verticală este o listă de sarcini. În plus, puteți marca pe grafic diverși indicatori - procente, indicatori, marcaje temporale etc.

Folosind o diagramă Gantt, puteți urmări clar procesul de implementare a proiectului și eficacitatea acțiunilor efectuate. Dar, în orice caz, această metodă va trebui completată cu altele, pentru că diagrama nu este sincronizată cu datele, nu afișează resursele cheltuite și esența acțiunilor efectuate. Este cel mai bine folosit pentru proiecte mici. Diagrama în sine este adesea inclusă ca supliment pentru diverse aplicații de management de proiect.

Tehnologie SMART

Tehnica SMART de stabilire a obiectivelor este recunoscută ca una dintre cele mai bune din lume. Are originea în NLP și am discutat-o ​​în detaliu într-una dintre lecțiile noastre. Aici vom oferi doar o scurtă descriere a acestei tehnici.

Cuvântul „SMART” în sine este un acronim format din primele litere a cinci cuvinte care definesc criteriile obiectivului. Să le privim puțin mai detaliat.

• Specific - scopul trebuie să fie specific, adică. atunci când îl instalezi, trebuie să-ți imaginezi clar rezultatul pe care vrei să-l obții. De exemplu, „Vreau să devin antropolog”.
• Măsurabil - scopul trebuie să fie măsurabil, adică trebuie să reprezentați rezultatul dorit în termeni cantitativi. De exemplu, „până în 2015 vreau să câștig 50 de mii de ruble lunar”.
• Atins - scopul trebuie să fie realizabil, adică trebuie sa tii cont de caracteristicile personalitatii tale: abilitati, predispozitie, talent etc. De exemplu, dacă îți este greu cu matematica și nu înțelegi absolut această știință, este mai bine să nu-ți stabilești obiectivul de a deveni un matematician remarcabil.
• Relevant - obiectivul trebuie să fie relevant pentru celelalte obiective ale tale. De exemplu, realizarea unui obiectiv pe termen mediu ar trebui să includă implicit realizarea mai multor obiective pe termen scurt.
• Limitat în timp - scopul trebuie să fie definit în timp și să aibă un interval de timp clar definit. De exemplu, „Vreau să slăbesc de la 95 la 80 kg în șase luni într-o lună.”

Toate împreună, acest lucru vă va permite să determinați acțiunile necesare pentru a obține rezultatul dorit, să țineți cont de numărul maxim de factori și să vă monitorizați în mod constant progresul. Citiți mai multe despre tehnica SMART.

Lista de scopuri și obiective

Cea mai simplă tehnică cu care poți planifica timpul și sarcinile. Este doar o listă de lucruri de făcut. Astfel de liste sunt foarte convenabile deoarece nu necesită resurse suplimentare, cum ar fi un PC, aplicații mobile sau utilizarea de scheme complexe, dar vă permit și să afișați clar tot ce trebuie să faceți și să controlați acest proces.

A face o listă de obiective și sarcini este foarte simplă: poți pur și simplu să notezi pe o foaie de hârtie tot ceea ce trebuie să îndeplinești și când și la finalizare, pur și simplu tăiați elementele finalizate. Sau o puteți complica puțin: faceți un tabel în care vor fi coloane: „sarcină”, „prioritate”, „data scadentă”, „marca de finalizare”.

Toate tehnicile prezentate pot fi utilizate individual sau în combinație. Încercați toate opțiunile - cu siguranță, după un timp o veți selecta pe cea mai convenabilă și potrivită pentru dvs. și poate chiar creați unele dintre ele pe baza lor.

Pentru a vă ușura lucrurile atunci când vă planificați activitățile și timpul, am dori să încheiem această lecție prezentându-vă atenției câteva principii foarte eficiente pe care le puteți folosi în viața de zi cu zi.

Principii de planificare

• Încearcă toate metodele de planificare discutate și alege-o pe cea care ți se potrivește cel mai bine. Folosește-l zilnic și în toate problemele.
• Nu încercați să vă amintiți totul - luați notițe. După cum se spune, „cel mai plictisitor creion este mai bun decât cea mai ascuțită amintire”.
• Dacă aveți multe lucruri de făcut, nu încercați să faceți totul. Fă-ți timp pentru a le identifica pe cele mai importante și prioritare și începe să le implementezi. Termină cu restul mai târziu.
• La sfârșitul unei săptămâni, faceți un plan de acțiune pentru următoarea. Faceți același lucru la sfârșitul fiecărei zile.
• Obișnuiește-te să porți cu tine un blocnotes și un stilou sau un reportofon pentru a înregistra gândurile interesante care îți vin.
• Păstrează un „jurnal de succes” în care vei nota toate succesele tale, oricât de mici, în fiecare zi. Acest lucru vă va menține motivat în mod constant și vă va aminti că sunteți pe drumul cel bun.
• Învață să spui nu. Această abilitate vă va scuti de la pierderea timpului, de a lupta pentru obiective inutile și de a comunica cu oameni inutile.
• Gândește-te întotdeauna înainte de a face ceva. Cântărește argumentele pro și contra. Încercați să nu comite acțiuni și acțiuni neplăcute.
• Întotdeauna când ești în proces de ceva, amintește-ți de tine, fii conștient de ceea ce faci în acest moment. Dacă simțiți că nu mergeți mai departe, renunțați la această activitate.
• Privește-ți critic: identifică-ți obiceiurile proaste care pierd timpul, lucruri pe care îți place să le faci, dar care nu te mișcă către obiectivul tău. Apoi treptat și unul câte unul înlocuiți aceste obiceiuri și activități cu altele noi care sunt eficiente.
• Determină-ți principalele priorități în viață și trăiește în conformitate cu acestea. În acest fel, puteți fi întotdeauna concentrat pe lucrul principal și nu veți pierde timpul.
• Nu efectuați acțiuni inutile, nu faceți treaba altora. Trebuie să mergi tu însuți înainte, dar nu-ți permite să fii folosit ca un instrument pentru a atinge obiectivele altora dacă tu însuți nu ești mulțumit de asta.
• Alocați în mod regulat și sistematic timp pentru auto-îmbunătățire: citirea cărților, vizionarea videoclipurilor educaționale și motivante, formarea abilităților etc.
• Nu te opri aici - după ce ai atins un obiectiv, stabilește-ți altul, mai serios. În felul acesta poți fi întotdeauna în formă bună, ai stimulente și motivație.

Aplicarea tuturor recomandărilor de mai sus vă va permite să aveți succes în orice domeniu și să vă atingeți obiectivele în cel mai scurt timp posibil. Cel mai important lucru este să lucrezi constant asupra ta și să pui în practică abilitățile dobândite. Pentru ca tot ce ați învățat din această lecție să înceapă să dea roade, trebuie să începeți să vă planificați activitățile viitoare de astăzi. Începeți cu orice metodă, exersați, perfecționați o nouă abilitate și transformați-o într-un obicei. Desigur, este imposibil să planificăm totul în viața noastră, dar se pot face multe.

Puteți găsi materiale suplimentare interesante privind planificarea și eficiența pe resursa noastră 4brain:

Testează-ți cunoștințele

Dacă doriți să vă testați cunoștințele pe tema acestei lecții, puteți susține un scurt test format din mai multe întrebări. Pentru fiecare întrebare, doar 1 opțiune poate fi corectă. După ce selectați una dintre opțiuni, sistemul trece automat la următoarea întrebare. Punctele pe care le primiți sunt afectate de corectitudinea răspunsurilor dumneavoastră și de timpul petrecut pentru finalizare. Vă rugăm să rețineți că întrebările sunt diferite de fiecare dată și opțiunile sunt amestecate.

INTRODUCERE

Orele de lucru ale majorității managerilor moderni sunt comprimate la limită, ziua de lucru nu este standardizată și, totuși, de multe ori nu este posibilă îndeplinirea tuturor sarcinilor planificate până la termenul limită dat. În același timp, există un sentiment din ce în ce mai mare de neputință în fața unei avalanșe de probleme care necesită urgent intervenția dvs. și sentimentul că lipsa timpului, precum lipsa aerului, duce la faptul că problemele vor copleși pur și simplu un persoană. Toate acestea conduc la o stare de stres, care agravează și mai mult situația.

Această situație în societatea modernă este larg răspândită și nu numai în rândul managerilor. Cu siguranță fiecare persoană își poate aminti multe cazuri când într-o singură zi a trebuit să rezolve o mulțime de probleme, să viziteze multe locuri, în timp ce nu a putut decide în ce ordine era cel mai bine să facă toate acestea și să-și dea seama că era imposibil de rezolvat imediat și rapid problema managementului timpului, că din această cauză s-ar putea să nu ai timp sau să ratezi ceva important, este foarte deprimant, te face nervos, îți strică starea de spirit, ceea ce în cele din urmă afectează negativ starea de bine, performanța și reduce probabilitatea ca totul planificat căci ziua se va împlini .

Într-o astfel de situație, singura soluție poate fi utilizarea unor tehnici și metode speciale, numite în general managementul timpului. Cuvântul „time management” în sine este tradus din engleză ca „time management”, dar trebuie remarcat faptul că este imposibil să gestionezi timpul. Într-adevăr, fiecare persoană are o perioadă de timp strict definită și este același pentru toți oamenii. Este imposibil să-i influențezi cumva cantitatea sau viteza curgerii sale. „Managementul timpului” este doar un nume tare pentru ceea ce înseamnă, în esență, gestionarea pe sine, o organizație, oameni pentru a accelera soluționarea problemelor, implementarea evenimentelor, efectuarea muncii, acțiuni. Acesta este managementul pentru utilizarea cât mai eficientă a timpului.

TIMPUL DE LUCRU SI PLANIFICAREA SA

Ritmul biologic al muncii unui manager

Performanța unei persoane în timpul zilei se schimbă de obicei de-a lungul unei curbe în formă de M determinată fiziologic, pe care există două vârfuri de activitate clar definite. Aceste vârfuri corespund performanțelor maxime între 10 și 12 ore și 16 și 18 ore. Performanța minimă, de regulă, are loc la ora 14:00, iar după ora 18:00 are loc o scădere a activității afacerii.

Dar acestea sunt tendințe generale care se observă în majoritate, totuși, fiecare persoană este individuală și are propria sa curbă M.

În plus, se știe de mult timp că aproape toți oamenii pot fi clasificați fie ca „lacăuțe”, fie ca „bufnițe de noapte”. „Larks” se trezesc dimineața devreme și se simt vesele și energice în prima jumătate a zilei. Performanța lor în acest interval de timp este mare, dar seara scade, apoi se instalează somnolența și se culcă devreme. „Dimineața este mai înțeleaptă decât seara” este motto-ul lor principal.

„Bufnițele” adorm de obicei destul de târziu și în mod natural se trezesc târziu. Se trezesc greu pentru că dimineața cad în somn adânc. Eficiența „bufnițelor de noapte” crește treptat de la prânz până seara.

Oamenii de știință identifică, de asemenea, un al treilea tip de oameni - aritmicii, a căror performanță este aproape aceeași pe tot parcursul zilei. Acest tip include în principal persoane angajate în muncă fizică.

Un ritm individual poate diferi semnificativ de la începutul și sfârșitul zilei de lucru, pauza de masă stabilită în producție sau într-o companie. Prin urmare, este necesar să dezvoltați un program pentru studierea bioritmurilor personale, care vă permite să aflați cum se schimbă performanța, productivitatea și atenția în timpul zilei, în funcție de zi a săptămânii și de lună. Cel mai simplu mod este să includeți aceste măsurători în planul dvs. de timp zilnic. Vom vedea cum să facem sincronizarea mai târziu. După efectuarea măsurătorilor săptămânale, construiți-vă propria curbă M. Comparați rezultatele individuale cu dependența care se observă la majoritatea oamenilor.

Rezultatele obținute sunt foarte importante, deoarece acum este posibil să se adapteze la modul de funcționare al unei producții sau companie. Unii manageri au adaptat sau adaptează munca subordonaților lor la ritmul lor biologic.

Uniformitate de încărcare la oră. Cunoscând legile generale ale mișcării în natură, inclusiv execuția sarcinilor planificate, este recomandabil să lucrați uniform. Aici este potrivit să facem o analogie cu mișcarea unei mașini. Eforturile, creative sau fizice, vor avea o eficacitate maximă dacă lucrezi pe tot parcursul zilei fără „accelerare” și „frânare”. Prin urmare, o recomandare practică este să încărcați cât mai uniform posibil pe oră.

„Compactarea” programului. Când se formulează un plan de lucru, este posibil, și cel mai probabil cu siguranță, să rămână unele sarcini care nu vor fi incluse în program. În aceste cazuri, se recomandă „condensarea” programului.

Se recomandă să luați în considerare opțiunile pentru combinarea a două sau mai multe cazuri. De exemplu, în timp ce faci curățenie, pune lucrurile în ordine etc., ascultă un curs de limbă străină. Totuși, dacă faci mai multe lucruri în același timp în fiecare zi, mai devreme sau mai târziu se va instala oboseala psihologică. Prin urmare, se recomandă să nu folosiți excesiv această tehnică.

La întocmirea unui program pentru ziua următoare, este indicat să țineți cont de experiența acumulată a multor oameni de afaceri, manageri și manageri de mijloc. De exemplu, nu puteți planifica mai mult de 3-4 întâlniri, puteți avea maximum 10-15 conversații telefonice, sau 1-2 întâlniri, sau conversații cu cel mult patru subordonați (de la 10 la 45 de minute pentru fiecare conversație).

De gestionare a timpului

Managementul timpului ca sistem de management al timpului include o serie de elemente care, atunci când sunt utilizate, împreună asigură o reducere semnificativă a timpului necesar pentru realizarea diferitelor procese de producție. Aceste elemente includ analiza utilizării timpului de lucru, stabilirea obiectivelor pe care managerul dorește să le atingă folosind managementul timpului, planificarea timpului de lucru, dezvoltarea diferitelor metode de abordare a cauzelor utilizării iraționale a resurselor de timp. Cu toate acestea, în ciuda unui astfel de sistem destul de coerent de gestionare a timpului, nu ar trebui să îl luăm ca pe o axiomă, deoarece fiecare persoană este singura care poate rezolva problema utilizării raționale a timpului în cel mai bun mod posibil și, prin urmare, cel mai eficient este personal. managementul timpului, care în fiecare caz individual este individual. Cu toate acestea, în general, puteți aplica elementele de mai sus ale managementului timpului.

Analiza este un proces care ne permite să identificăm utilizarea irațională a timpului de lucru, cauzele acestuia și, de asemenea, să le izolăm din toate motivele pe principalele care au cel mai mult impact negativ asupra utilizării timpului.

Stabilirea obiectivelor este o etapă necesară în managementul timpului, în timpul căreia este necesar să se răspundă la întrebarea de ce este nevoie de managementul timpului pentru o anumită persoană sau la o anumită întreprindere. Stabilirea obiectivelor vă ajută să navigați în continuare ce metode de gestionare a timpului ar trebui să utilizați și pe care nu ar trebui să le utilizați.

Planificarea este un proces în timpul căruia se întocmește o listă de sarcini care trebuie finalizate într-o anumită perioadă de timp. Planificarea timpului de lucru are unele caracteristici specifice.

Dezvoltarea metodelor de combatere a cauzelor pierderii de timp presupune că în cadrul analizei preliminare au fost identificate aceste cauze și este necesară eliminarea lor. Pentru cauzele tipice, există diverse modalități tipice de a le combate, dar trebuie amintit că fiecare caz specific este individual și sunt necesare abordări individuale ale fiecărei cauze în fiecare caz.

Managementul timpului este o structură holistică și ar trebui aplicată fără a exclude niciunul dintre elementele sale. Utilizarea managementului timpului necesită ca o persoană să fie creativă în utilizarea sa.

Motive pentru lipsa timpului

Există un număr mare de factori diferiți care duc la pierderea timpului. Unii dintre acești factori sunt o consecință a acțiunilor analfabete ale managerului, unii apar independent de el, iar unii sunt direct legați de personalitatea liderului, dar cei mai mulți dintre ei managerul are capacitatea de a influența sau cel puțin de a reduce pierderea de timp care apare. datorită influenţei acestor factori. Să luăm în considerare aceste grupuri de factori.

1. Motive care sunt o consecință a acțiunilor analfabete ale managerului. Acestea includ:

1) Lucru neplanificat. Este rezultatul stilului de viață nu numai al liderului însuși, ci și al stilului de viață general al organizației. Natura neplanificată a muncii duce la pauze constante pentru diferite tipuri de „clarificări” și clarificări necesare pentru activitatea ulterioară a diferitelor departamente, divizii și lucrători individuali. În același timp, nu numai cei care apelează la informații sunt distrași, ci și cei la care apelează pentru informații.

2) Schimbul de informații prost organizat în organizație. Atunci când transmite informații, orice persoană este întotdeauna sigură că destinatarul acesteia este pe deplin conștient și înțelege semnificația acesteia, dar nu este întotdeauna cazul. Fiecare are propriile cadre de percepție care pot distorsiona informațiile primite. Nu toți managerii moderni au rezolvat această problemă pentru ei înșiși și pentru angajații lor și au introdus un sistem unificat de primire și transmitere a informațiilor la companiile lor. În multe organizații, schimbul de informații între departamente are loc sub forma unui telefon spart, adesea în procesul de comunicare informală. Un alt exemplu de lipsă de standarde pentru transmiterea informațiilor este lipsa unui standard uniform pentru explicarea locației unei organizații către un client prin telefon - „fiecare explică cât de bine poate”.

3) Lipsa unei repartizări clare a muncii în funcție de gradul lor de importanță. Acest lucru duce adesea ca un manager să facă lucruri care nu contează prea mult mai întâi. În același timp, ei petrec o cantitate semnificativă de timp necesară pentru a rezolva probleme cu adevărat importante.

4) Efectuarea sarcinilor care pot fi îndeplinite cu ușurință de către subordonați. Cel mai adesea, un manager îndeplinește astfel de sarcini dacă nu are încredere în subalternii săi, crezând că aceștia vor putea îndeplini această sarcină la fel de bine ca el însuși, adică vorbim despre o lipsă de încredere în calificările corespunzătoare ale organizației. angajati. Un exemplu este primirea clienților de către manager și neacordarea niciunui angajat autoritatea de a lucra cu clienții, gestionarea personală a corespondenței și neîncredințarea secretarei cu sortarea corespondenței primite.

5) Motivație slabă în muncă. Motivația slabă a muncii duce la o productivitate scăzută a muncii, într-o măsură mai mare aceasta nu privește șeful organizației, ci subordonații acestuia, totuși, această problemă poate apărea într-o întreprindere și productivitatea scăzută a muncii va duce la lipsa de timp.

2. Motive care nu depind de manager. Luați în considerare acești factori:

1) Lucrați cu corespondență. Cercetările arată că un manager își petrece 20 - 30% din timp analizând corespondența, examinând până la 100 de documente pe zi, dintre care doar 30 sunt cu adevărat necesare. Se estimează că în corespondența de afaceri volumul informațiilor inutile ajunge la 15-20%, iar prin toate canalele 30% din informații provin din surse interne, iar 40% din surse externe.

2) Un flux mare de sarcini de rutină, adesea urgente, a căror muncă necesită mult timp. Printre exemple se numără aspecte precum proiectarea spațiilor în care se efectuează reparații, alegerea mobilierului, necesitatea de a verifica personal diferiți parametri ai activităților organizației, adesea din cauza incompetenței subordonaților sau a reticenței acestora de a-și asuma responsabilitatea atunci când ei înșiși. apelează la manager cu „cereri de ajutor””.

3) „Hoții de timp”. „Hoții de timp” sunt chestiuni neprevăzute, majoritatea necesită soluții urgente și nu pot fi delegate subordonaților. Toate acestea necesită mult timp și distrage atenția de la lucruri cu adevărat importante. Există multe tipuri diferite de „hoți de timp”:

a) apeluri telefonice;

b) persoane care ne vizitează;

c) probleme cu echipamentele informatice;

d) modificarea ordinii de muncă impusă de colegi;

e) lipsa planificării organizatorice;

f) incapacitatea de a asculta alte persoane;

g) structură organizatorică nesatisfăcătoare;

h) corectarea erorilor care ar fi putut fi evitate;

i) indecizie în afaceri;

j) întâlniri prost organizate și coordonate;

k) distragerea atenţiei la locul de muncă;

l) birocrație excesivă de birou;

m) discuții inutile despre munca ta și munca altora;

3. Motive legate direct de personalitatea liderului. Luați în considerare acești factori:

1) Grabă constantă. Într-o stare de grabă constantă, managerul nu are timp să se concentreze asupra sarcinii pe care o îndeplinește în acest moment. El urmează calea care i-a venit prima oară în minte, în loc să se gândească la alte modalități, poate mai raționale, de a rezolva o anumită problemă.

2) Îmbunătățiri constante ale casei. Îmbunătățirile constante la domiciliu dau naștere unui cerc vicios, atunci când o persoană nu are timp să-și finalizeze afacerea și să rezolve toate problemele în timpul programului de lucru, drept urmare este nevoită să le rezolve acasă în detrimentul timpului său liber, odihnă. si viata personala. O persoană nu are posibilitatea de a trăi pe deplin, de a se relaxa și, ca urmare, productivitatea sa scade, ceea ce duce la deficiențe și din nou la nevoia de a îmbunătăți casa. Acest cerc vicios este o consecință a timpului de lucru organizat necorespunzător și poate fi foarte dificil să îl rupi.

3) Mofturi. Fussiness este rezultatul unei slabe organizări a zilei de lucru, depinde și de impulsivitatea și caracteristicile persoanei. Este greu pentru o persoană agitată să aleagă ce afacere să-și asume; deseori „aruncă” între două lucruri care sunt la fel de urgente și la fel de consumatoare de timp pentru a le rezolva; nu poate alege pe care să-și asume și din această cauză , timpul este pierdut.

Planificarea timpului

Principala metodă care ajută la utilizarea eficientă a timpului de lucru este planificarea timpului. Planificarea este structurarea timpului pentru utilizarea sa cea mai economică în atingerea oricăror scopuri și obiective cu care se confruntă managerul sau organizația. Planificarea poate fi pe termen lung, mediu și scurt.

Principalul avantaj obținut prin programarea lucrărilor este că planificarea economisește timp. Experiența arată că creșterea timpului petrecut pentru planificare duce în cele din urmă la economisirea de timp în general.

Evident, timpul petrecut pentru planificare nu poate crește la infinit; există un optim, după care creșterea suplimentară a timpului de planificare devine ineficientă. Nu ar trebui să cheltuiți mai mult de 1% din timpul total de planificare pentru planificare.

Planificarea se realizează întotdeauna pe baza obiectivelor. Baza oricărei planificări este un obiectiv pe termen lung sau obiective pe termen lung. Pe baza obiectivelor pe termen lung, se stabilesc obiective pe termen mediu și scurt. Acest lucru se întâmplă astfel: pe baza scopurilor vieții sau misiunii organizației, sunt identificate o serie de sub-obiective, a căror realizare ar trebui să contribuie la atingerea scopului principal al vieții. Acestea sunt obiective pe termen lung. Fiecare dintre aceste obiective identifică o serie de subobiective, de preferință temporară (care urmează să fie implementate în următorii ani), a căror realizare ar trebui să contribuie la atingerea obiectivelor pe termen lung. În același mod, pe baza obiectivelor pentru an, se disting obiectivele pentru lună, deceniu și zi. În continuare, se face o analiză a punctelor forte și a punctelor slabe ale persoanei sau organizației care pot fi relevante pentru atingerea obiectivelor. Acest lucru se face pentru a încuraja punctele forte și pentru a lucra la punctele slabe. Această analiză servește drept bază pentru planificarea pe termen mediu și scurt.

Procesul de planificare în sine constă în formularea rezultatelor și stabilirea unor termene limită pentru atingerea acestora. Rezultatele trebuie să fie în concordanță cu obiectivele. În acest caz, este indicat să respectați câteva reguli de planificare.

1. Planificarea trebuie făcută în scris. Pentru ca planul să fie mai mult decât o listă de lucruri care trebuie făcute într-o zi, merită, de asemenea, să îl facem un instrument motivant - concentrându-l pe rezultate. Acesta este unul dintre instrumentele puternice de motivare.

2. Ar trebui luate în considerare rezultatele analizei anterioare a utilizării timpului de lucru. În procesul acestei analize sunt identificate erorile inerente unui anumit manager în planificarea timpului său de lucru și modalitățile de neutralizare a consecințelor acestor erori.

3. Nu ar trebui să vă planificați întreaga zi de lucru. Se crede că nu ar trebui să vă planificați mai mult de 60% din timp și să lăsați 40% neplanificat: 20% timp neprevăzut și 20% timp spontan.

4. Este necesar să se stabilească standarde de timp clare pentru finalizarea sarcinilor și rezolvarea problemelor care nu ar permite finalizarea lucrărilor neterminate și soluționarea problemelor nerezolvate la un moment neplanificat. Dacă aceste chestiuni și probleme urmau să fie rezolvate la ora programată. Practica arată că pentru orice sarcină se petrece exact atât timp cât este disponibil, prin urmare, ar trebui stabilite intervale de timp clare care să permită îndeplinirea necesarului și, în același timp, să nu depășească timpul necesar pentru finalizare.

5. Pentru a rezolva problema realocării cazurilor, cazurile ar trebui împărțite în funcție de gradul de urgență și importanță. În același timp, sarcinile cele mai urgente și importante ar trebui rezolvate imediat de către manager. Importante, dar nu urgente, pot fi amânate, în timp ce celelalte 2 categorii de cazuri (neimportante, dar urgente și neimportante și nu urgente) ar trebui transferate subordonaților pentru soluționare. Sarcinile neurgente ar trebui să fie clasificate în funcție de timpul necesar pentru fiecare dintre ele, iar când apare timpul liber, puteți începe să reduceți această listă - pentru aceasta este indicat să o aveți mereu la îndemână.

6. Planurile ar trebui revizuite în mod regulat, deoarece având în vedere schimbarea constantă a mediului, se poate dovedi că unele planuri ale conducerii și managerului organizației nu vor mai corespunde obiectivelor organizației și vor trebui în consecință ajustate.

7. Planurile trebuie să fie realiste și consecvente și consecvente nu numai între ele, ci și cu planurile colegilor, ale subordonaților și ale nivelurilor superioare de conducere.

CONCLUZIE

Această lucrare a examinat una dintre problemele stringente ale managerilor moderni: planificarea și utilizarea eficientă a timpului de lucru.

În era informației, este din ce în ce mai greu să ții pasul cu totul, iar acest lucru este foarte important pentru orice lider. Astăzi prețul timpului devine mai valoros decât banii. Conducerea unei organizații sau a unui departament mic, sau pur și simplu munca, îndeplinirea sarcinilor și, în același timp, dedicarea totală a timpului familiei și recreerii este sarcina oricărui manager.

Îmi doresc foarte mult să fac totul: să fac munca, să dorm și să comunic cu familia și prietenii. Când suntem grăbiți, agitați, timpul zboară neobservat, așa că este necesar să îl planificam și să îl folosim corect. La urma urmei, timpul este o resursă ireversibilă a vieții noastre. Dar, din păcate, mulți, realizând că nu este suficient timp, nu vor să schimbe nimic.

La un moment dat, Nietzsche spunea că „o persoană care nu poate petrece mai mult de 16 ore pe zi cu sine personală ar trebui numită sclav”.

Timpul este o resursă specifică care este ireversibilă. Dispare, așa că utilizarea sa eficientă este importantă, mai ales în ritmul de viață de astăzi.

Această problemă are o mare importanță practică, atât pentru manageri, cât și pentru orice persoană.

BIBLIOGRAFIE

1. Arkhangelsky G. Organizarea timpului: de la eficacitatea personală la dezvoltarea companiei. – M.: AiST-M, 2003. – 455 p.

2. Vesnin V. R. Fundamentele managementului. - M.: „Elite-2000”, 2001. – 472 p.

3. Vikhansky O. S., Naumov A. I. Management. – M.: Gardariki, 2003. 528 p.

4. Gamidullaev B.N. Economisirea timpului și a indicatorilor pentru evaluarea acestuia în procesele de management al întreprinderii. – Penza, 2000. – 253 p.

5. Gercikova I. N. Management. – M.: UNITATEA, Bănci și burse, 1994. 480 p.

6. Zavelsky M.G. Economia și sociologia muncii. – M.: Logos, 2001. – 208 p.

7. Richard L. Daft. management. – Sankt Petersburg: Peter, 2001. – 832 p.

8. Travin V.V., Dyatlov V.A. Managementul personalului întreprinderii: Lucrări educaționale și practice. indemnizatie. – M.: Delo, 2002. – 272 p.

Dacă nu știi despre ce să vorbești la prima ta întâlnire cu un bărbat, nu te panica. Nu este de mirare că oamenii, deși se simt nervoși când se întâlnesc, devin confuzi și se simt stânjeniți din cauza pauzelor care apar.

32 de idei despre ce să faci acasă în timpul sărbătorilor, cum să-ți ții copilul ocupat

La întrebarea „Ce să faci în vacanță?” copiii vor răspunde: „Odihnește-te!” Dar, din păcate, pentru 8 din 10 băieți, relaxarea este internetul și rețelele de socializare. Dar mai sunt atât de multe lucruri interesante de făcut!

Un adolescent și o companie proastă - ce ar trebui să facă părinții, 20 de sfaturi

În companie proastă, adolescenții caută pe cei care îi vor respecta și îi vor considera cool și cool. Așa că explicați sensul cuvântului „cool”. Spune-ne că, pentru a stârni admirația, nu trebuie să fumezi și să înjuri, ci să înveți să faci ceva ce nu poate face toată lumea și care va provoca un efect „wow!”. de la semeni.

Ce este bârfa - motive, tipuri și cum să nu fii bârfă

Bârfa înseamnă a discuta despre o persoană la spatele lui nu într-un mod pozitiv, ci într-un mod negativ, transmiterea unor informații inexacte sau fictive despre ea care îi discreditează bunul nume și conține reproș, acuzație, condamnare. Ești bârfă?

Ceea ce este aroganța sunt complexe. Semne și cauze ale aroganței

Ce este aroganța? Aceasta este dorința de a-ți ascunde complexele și stima de sine scăzută prin îmbrăcarea măștii unui câștigător. Ar trebui să ne parăm rău pentru astfel de oameni cu un ego bolnav și să le dorim „însănătoșire” rapidă!

15 reguli pentru alegerea vitaminelor - care sunt cele mai bune pentru femei

Alege-ți corect vitaminele! Nu vă lăsați păcăliți de ambalajele colorate, capsulele parfumate și strălucitoare. La urma urmei, este doar marketing, coloranți și arome. Iar calitatea necesită un minim de „chimie”.

Simptome de deficit de vitamine - semne generale și specifice

Simptomele (semnele) deficienței de vitamine pot fi generale și specifice. Pe baza semnelor specifice, puteți determina care vitamine lipsește în organism.

17 sfaturi pentru a elimina stresul și tensiunea nervoasă fără alcool

Este puțin probabil ca în vremurile noastre de agitație și ritm rapid de viață să poți întâlni o persoană care nu ar avea nevoie de sfaturi despre cum să elibereze stresul și tensiunea nervoasă. Motivul pentru aceasta este incapacitatea de a se raporta corect la necazurile vieții și situațiile stresante.

Cine dintre noi nu s-a întrebat care este cea mai mare valoare? Destul de des, opiniile diferă în această privință. Unii cred că este informație, alții cred că este timpul. În ciuda faptului că societatea modernă are suficiente oportunități pentru a economisi timp, din anumite motive nu există suficient timp. Iar gândurile vin imediat în minte: „De ce progresul tehnologic joacă o glumă crudă?”, „Cum să ai timp să faci totul și să le faci bine?”, „Cum să-ți distribui și să-ți planifici ziua pentru a-ți ușura măcar parțial. tu?" Totul este foarte simplu. Trebuie doar să înveți cum să-ți planifici timpul corect.

Reguli de urmat dacă vrei să faci totul

Pentru a ține pasul cu totul și a avea timp să te relaxezi, ar trebui să:

• elaborarea unui plan specific;
• prioritizează chestiunile de importanță minoră, fără a le lăsa pentru mai târziu;
• nu pierde timpul de lucru cu lucruri inutile;
• analiza zilnic sarcinile finalizate;
• în funcție de importanță, distribuiți corect prioritățile;
• a păstra ordinea;
• dezvolta vointa de a urma noi obiceiuri.

Cum să înveți să-ți planifici ziua: etape de planificare a timpului unui manager

Se pare că nu este dificil să distribuiți corect timpul de lucru și să determinați succesiunea muncii zilnice, cu toate acestea, nu toată lumea poate face acest lucru. Dacă vă vin în minte gânduri despre cum să faceți lucrurile importante la timp și să nu obosiți, este important să învățați să planificați și să gestionați timpul corect. Un plan de rutină zilnic elaborat în mod corespunzător joacă un rol important aici.

Nu uitați de un factor atât de important precum timpul limitat. Timpul nu poate fi oprit, schimbat sau returnat, ceea ce înseamnă că același lucru este valabil și pentru muncă, afaceri și viețile noastre în general.

Există următoarele etape de planificare a timpului de lucru:

• dezvoltarea disciplinei (a învăța să-ți controlezi ziua este o sarcină importantă pentru un lider de succes);
• determinarea gradului de importanță a problemelor (este permisă planificarea a nu mai mult de 3 probleme urgente pe zi);
• repartizarea rațională a sarcinilor în importante, urgente, ușoare, simple, nesemnificative;
• elaborarea unui plan de lucru pas cu pas;
• a scăpa de sarcini simple, mici, ușoare, care durează mai puțin de 10 minute (descărcare zilele următoare);
• refuzul managerului de a face activități care „fură” timp (vizionarea serialelor TV, petrecerea multor ore comunicând pe rețelele de socializare, petrecerea timpului cu prietenii);
• determinarea fiecărui lucru din casă și la locul de muncă;
• a scăpa de gunoiul de la serviciu (10 minute pe zi sunt suficiente pentru a sorta documentele și a arunca lucrurile inutile);
• alegerea unui hobby pentru petrecerea timpului liber.

Pentru a nu pierde prietenii și a economisi timp în mod corespunzător, trebuie să respectați regula: vizitați paginile de pe rețelele sociale de 2 ori pe săptămână, rezervați weekend-urile pentru a vă întâlni cu prietenii, planificați întâlnirile personale din timp, reduceți timpul de telefon „gol” conversații la 15 minute pe zi.

Cum să faci un plan de lucru

O planificare fructuoasă este posibilă dacă respectați următoarea secvență de lucru:

1. Stabiliți scopuri și obiective pe baza cărora să dezvolte un plan de lucru. Poate fi pe termen scurt (pentru o săptămână) sau pe termen lung (pentru o lună, un trimestru, un an).

Atenție: Un lider de succes nu se poate abate cu un pas de la plan. Puteți face ajustări la acesta, de exemplu, schimbați sarcini, zile de întâlniri importante, planificați evenimente la un moment diferit, dar în niciun caz nu trebuie să le schimbați radical.

1. Distribuiți sarcinile și stabiliți termenele limită pentru finalizarea acestora. Este important să înveți să îndeplinești mai întâi sarcini care au un interval de timp limitat și cele care necesită mult efort. Apoi, puteți planifica sarcini pe termen mediu și lucrări care necesită funcții standard. Munca cu valoare redusă ar trebui făcută ultima.

1. Marcarea obligatorie a problemelor urgente apărute în ajunul execuției în jurnal sau calendar (permite managerului să reușească să facă totul la timp, fără a rata puncte importante).

1. Analiza tuturor sarcinilor, reducând lista sarcinilor (pe cât posibil).

Pentru a vă descărca ziua, este important:

1. Urmați limitarea îndeplinirii sarcinilor: nu mai mult de 3 urgente, nu mai mult de 10 în total pe zi.
2. Atunci când planificați, respectați îndeplinirea sarcinilor complexe la un moment mai favorabil, de preferință în prima jumătate a zilei și îndeplinirea sarcinilor ușoare la sfârșitul turei de lucru.
3. Nu efectuați următoarea lucrare fără a o finaliza pe cea anterioară (este important să planificați sarcinile pas cu pas, completând cele convenite anterior).
4. Nu lăsa sarcini neterminate, nu le amâna pentru următoarea zi lucrătoare.
5. Dacă mai sunt sarcini neîndeplinite, este recomandat să notați despre acestea în calendarul sarcinilor importante, unde le notați în mod special. Dacă aceeași sarcină „trăiește” stabil în jurnal timp de câteva zile la rând, merită să te gândești cum să o refuzi sau pur și simplu să o transferi unei alte persoane care o execută.

Secretele planificării raționale

Vă puteți planifica ziua corect prin:

• evaluarea planului de lucru, ajustarea sarcinilor, crearea unei rutine zilnice;
• monitorizarea executării sarcinilor, eliminând efectuarea simultană a mai multor sarcini (în caz contrar există riscul unei productivități scăzute);
• finalizarea sarcinilor începute;
• eliminarea obstacolelor care împiedică managerul să îndeplinească sarcinile atribuite, distrage atenția și afectează planurile;
• alternarea muncii cu odihna;
• analiza planificarii timpului;
• îmbunătățirea continuă a rezultatelor muncii dvs.

Secretele economisirii timpului pentru un manager

1. Este important să combinați sarcini similare, de exemplu, să combinați negocieri, să rezolvați corespondența, să răspundeți la e-mailuri.
2. Crearea unui mediu calm este la fel de importantă. Acest lucru este necesar pentru ca nimic să nu vă distragă atenția de la munca dvs.
3. Limitarea timpului de lucru vă va ajuta să evitați rezultatele neproductive ale întâlnirilor de afaceri.
4. Capacitatea de a prioritiza este un indicator important al raționalității și coerenței afacerilor, care afectează atingerea obiectivelor stabilite.
5. A face lucruri excepțional de importante îi permite unui manager să atingă performanțe ridicate în munca sa.
6. Distribuirea sarcinilor între angajați va ajuta la economisirea unei perioade semnificative de timp.
7. Munca pas cu pas nu este mai puțin importantă. Este mult mai ușor să te îndrepți către obiectivul tău dacă urci pe scară, începând cu lucruri mici și ajungând la înălțimi mari.
8. Păstrarea unui jurnal al sarcinilor importante va ajuta la eliminarea suprapunerii unor sarcini cu altele și a acumulării de sarcini la sfârșitul lunii.
9. Este mai bine să iei decizii importante dimineața. Astfel, puteți crea un sentiment de succes pe parcursul zilei de lucru.
10. Atunci când faceți planuri și programe, este important să țineți cont de adevăratul nivel de capacitate de lucru, deoarece acesta este cel care afectează rezultatul final al muncii.