Właściwe przygotowanie próbki protokołów posiedzeń. Sporządzenie i zarejestrowanie protokołu

Organizacja spotkań, spotkań, spotkań, konferencji jest konieczna, aby rozwiązać problemy, które się pojawiły.

W celu utrwalenia całego przebiegu spotkania i wskazania podjętych decyzji stosuje się protokół.

Protokół ze spotkania

Przed spotkaniem konieczne jest zebranie niezbędnych informacji na temat poruszanej kwestii, określenie kręgu tematów, które powinny być obecne. Osoby te muszą zostać powiadomione o miejscu i czasie posiedzenia, a także zapoznać wszystkie osoby obecne na posiedzeniu z podniesioną kwestią.

Aby protokół był prawidłowo prowadzony, konieczne jest wcześniejsze wyznaczenie osoby odpowiedzialnej za jego sporządzenie. Jednocześnie konieczne jest, aby wyznaczona osoba posiadała kompetentną wypowiedź pisemną oraz dużą szybkość utrwalania informacji. Możliwe jest zapisywanie informacji zarówno za pomocą maszyn elektronicznych, jak i poprzez odzwierciedlenie informacji na nośniku drukowanym. Jeżeli protokół jest sporządzony w formie elektronicznej, to na zakończenie posiedzenia należy go wydrukować i przekazać wszystkim obecnym do wglądu i podpisania.

Przed rozpoczęciem posiedzenia należy przekazać sekretarzowi prowadzącemu protokół listę obecnych, ich stanowiska, projekty uchwał w danej sprawie od każdego uczestnika lub streszczenia w danej sprawie posiedzenia. Dokument ten pomoże sekretarzowi wprowadzić do protokołu dokładniejsze i kompletne informacje.

Treść protokołu

Z reguły protokół powinien składać się z trzech części: nagłówkowej, wprowadzającej i głównej.

• nazwa organizacji (pełna i skrócona);
• nazwa dokumentu;
• numer, datę i miejsce tego protokołu. Data kompilacji powinna być zawsze datą spotkania.

W części wprowadzającej wskazuje się sekretarza posiedzenia i przewodniczącego, wybranych spośród członków zgromadzenia oraz porządek obrad. Przewodniczącym jest zazwyczaj kierownik organizacji lub kierownik jednostki strukturalnej. Ponadto w porządku alfabetycznym odzwierciedlane są wszystkie osoby obecne na spotkaniu ze wskazaniem ich stanowisk.

Jeśli na posiedzeniu obecnych jest duża liczba osób, nie są one wymienione w samym protokole, ale są wskazane w załączniku do niego, zwanym listą frekwencji. Przy każdym nazwisku zaleca się złożenie podpisów każdej osoby, która przyszła na spotkanie. Protokół ogólny podaje jedynie łączną liczbę osób, które przyszły na zebranie.

Główna część stwierdza:

• kwestie, które były omawiane na spotkaniu;
• mówcy z przesłaniami, propozycjami, sprawozdaniami (imię i nazwisko mówcy, tytuł referatu, krótkie streszczenie głównych postanowień sprawozdania podaje się, jeżeli zachowana jest pełna forma protokołu);
• decyzje podjęte w tej sprawie.

Protokół

Na poziomie legislacyjnym jest to wymienione w art. 28 ust. 2 Kodeksu wykroczeń administracyjnych Federacji Rosyjskiej nr 195-FZ z dnia 30 grudnia 2001 r., Który ujawnia główną istotę i jednolite zasady sporządzania tego dokumentu. przestępstwo wymaga wyjaśnienia i zawarcia w nim następujących informacji.

• Dzień, miesiąc, rok i miejsce sporządzenia.
• Tytuł stanowiska, nazwisko, inicjały upoważnionego urzędnika, który sporządził dokument.
• Dane osoby lub organizacji naruszającej prawo (nazwisko, inicjały, dane paszportowe, adres zamieszkania i rejestracji osoby; adres siedziby, dane dyrektora w odniesieniu do organizacji).
• Informacje o poszkodowanych i ewentualnych świadkach w sprawie (nazwiska, inicjały, dane paszportowe, adresy zamieszkania).
• Informacje o popełnionym przestępstwie (data, miejsce popełnienia, istota zdarzenia).
• Link do artykułu ustawy, który został naruszony.
• Wyjaśnienia osoby lub przedstawiciela organizacji w sprawie.
• Inne informacje mające pomóc w kompleksowym rozpatrzeniu sprawy.

Spisanie protokołu o wykroczeniach administracyjnych polega na udzieleniu wyjaśnień osobie fizycznej lub przedstawicielowi organizacji o prawach i obowiązkach sprawcy określonych w prawie administracyjnym. Otrzymane wyjaśnienia są rejestrowane w opracowywanym dokumencie.

Osoby, w stosunku do których sporządzany jest protokół (obywatel lub upoważniony przedstawiciel organizacji), muszą się z nim zapoznać. W razie potrzeby osoby te mogą pozostawić protokół, w którym nie zgadzają się z protokołem lub wyjaśnienie istoty tekstu, który jest dołączony do protokołu. Określony dokument jest poświadczany przez złożenie podpisów przez upoważnionego pracownika, który sporządził protokół, oraz przez sprawcę naruszenia (obywatela lub zaufanego pracownika organizacji), w odniesieniu do którego protokół został sporządzony. Jeżeli sprawcy odmówią podpisania protokołu, jest to odrębnie odnotowywane w dokumencie.

Drugi egzemplarz protokołu o wykroczeniu administracyjnym wydaje się osobie, o której protokół został sporządzony. Pozwany wyraża zgodę na otrzymanie kopii. Ofiara otrzymuje również kopię w sprawie, jeśli taka istnieje. Jeżeli osoba, w stosunku do której sporządza się protokół, nie jest obecna przy tym zdarzeniu, odpis protokołu przesyła się jej pocztą. Prawo wyznaczyło na to 3 dni.

Termin sporządzenia protokołu w sprawie wykroczenia administracyjnego

Warunki sporządzenia protokołu w sprawie wykroczenia administracyjnego można podzielić w zależności od sytuacji na 3 grupy.Protokół w sprawie wykroczenia administracyjnego można sporządzić:

• od razu;
• W ciągu 2 dni;
• po przeprowadzeniu dochodzenia administracyjnego.

Niezwłocznie, czyli w momencie wykrycia naruszenia prawa, spisuje się protokół, gdy ustalone zostały wszystkie informacje niezbędne do wypełnienia formularza protokolarnego i wyjaśnienia okoliczności zdarzenia. Jeśli potrzebujesz dowiedzieć się więcej informacji, prawo przewiduje możliwość sporządzenia protokołu w ciągu 2 dni od daty naruszenia. Jeżeli dochodzenie jest konieczne z powodu naruszenia prawa, po przeprowadzeniu dochodzenia sporządza się protokół.

Dochodzenie administracyjne przeprowadza się, gdy informacje można uzyskać wyłącznie w drodze badania lub innych czynności proceduralnych, które zajmują znaczną ilość czasu. Postępowanie administracyjne w większości przypadków nie powinno trwać dłużej niż 1 miesiąc. Jednak w niektórych sytuacjach, których możliwość jest przewidziana w ust. 5 art. 28.7 Kodeksu wykroczeń administracyjnych Federacji Rosyjskiej okres ten może zostać przedłużony. Jeżeli popełnione naruszenie wymaga przeprowadzenia dłuższego postępowania administracyjnego, dozwolony termin na sporządzenie protokołu w sprawie wykroczenia administracyjnego może wydłużyć się do 6 miesięcy.

Wzór sporządzenia protokołu w sprawie wykroczenia administracyjnego

Nie ma jednej zatwierdzonej przez prawo formy protokołu w sprawie wykroczeń administracyjnych. Każdy organ państwowy swoimi dokumentami wewnętrznymi zatwierdza formę protokołu stosowanego w pracy. Jednak treść i wygląd tych formularzy niewiele się różnią.

U góry pośrodku strony widnieje nazwa dokumentu – „Protokół w sprawie wykroczenia administracyjnego” oraz znak „Nie”, sugerujący umieszczenie numeru seryjnego przy wypełnianiu protokołu. Poniżej po lewej stronie należy wpisać datę, miesiąc, rok wypełnienia protokołu, a po prawej miejsce sporządzenia, czyli nazwę miejscowości, w której stwierdzono naruszenie prawa i protokół sporządzony.

Ponadto rejestrowane są informacje o pracowniku sporządzającym protokół (stanowisko, nazwisko i inicjały), a także informacje o osobie zaangażowanej. Ponadto, jeśli rejestrowane są informacje o obywatelu, to wskazują one nie tylko nazwisko, inicjały i dane paszportowe, ale także adres - zarówno zameldowania, jak i faktycznego zamieszkania, numer telefonu, dane dotyczące pracy. W odniesieniu do organizacji wskazane są nazwa, adres prawny i pocztowy, główny numer rejestracyjny państwa (OGRN), a także stanowisko, nazwisko, inicjały, szczegóły dokumentu dotyczącego powołania przedstawiciela osoby prawnej. Z reguły w tej roli występuje dyrektor, a dokumentem jest nakaz powołania.

Główne miejsce protokołu o wykroczeniu administracyjnym jest zarezerwowane dla opisu zdarzenia popełnionego wykroczenia. Poniżej znajdują się puste kolumny, które pozwalają na zapisanie informacji o świadkach i ofiarach. Protokół kończy się podpisem sprawcy naruszenia oraz podpisem odpisu pracownika, który wystawił protokół. Osoba, w stosunku do której sporządza się protokół, potwierdza również własnoręcznymi podpisami, że pouczono o jej prawach i obowiązkach, zapoznała się z protokołem i otrzymała odpis dokumentu. Informacja o otrzymaniu odpisu protokołu jest poświadczona nie tylko podpisem, ale również datą doręczenia.

Błędy w protokole w sprawie wykroczenia administracyjnego

Błędy popełnione w protokole o wykroczeniu administracyjnym podczas rejestracji, ze względu na ich wagę, można podzielić na istotne i nieistotne. Zgodnie z Dekretem Plenum Sądu Najwyższego Federacji Rosyjskiej z dnia 24 marca 2005 r. Nr 5 „W niektórych kwestiach pojawiających się w sądach przy stosowaniu Kodeksu Federacji Rosyjskiej w sprawie wykroczeń administracyjnych”, istotna wada dokumentem jest brak w protokole informacji, o których mowa w art. 28.2 h.2 Kodeksu wykroczeń administracyjnych (pkt 4 uchwały). Oznacza to, że w protokole dotyczącym wykroczenia administracyjnego należy wypełnić wszystkie rubryki i odnotować wszystkie wymienione powyżej informacje.

Jeżeli protokół został sporządzony w obecności sprawcy, to muszą być podpisy potwierdzające zgłoszenie praw i obowiązków, zapoznanie się z protokołem po rejestracji. Jeżeli dokument został sporządzony bez udziału sprawcy i brak jest dostatecznych faktów pozwalających na poinformowanie go o dacie i miejscu protokołu, będzie to stanowiło istotne naruszenie praw procesowych i może prowadzić do unieważnienia protokołu i zakończenia postępowania. obrady. Co do zasady każdy błąd w protokole, który zdaniem Plenum Sądu Najwyższego Federacji Rosyjskiej jest istotny, może pociągać za sobą unieważnienie protokołu i zakończenie postępowania.

WAŻNY! Wszelkie poprawki w protokole, w szczególności w informacjach wymienionych w art. 28 ust. 2 ust. 2 Kodeksu wykroczeń administracyjnych, musi być poświadczony podpisem urzędnika sporządzającego protokół oraz podpisem sprawcy naruszenia, poświadczającego, że zapoznał się on z tymi poprawkami i wyraża zgodę.

Błędy nieistotne w protokole plenum obejmują wszystkie te braki informacyjne, które można zrekompensować w procesie merytorycznego rozpoznania sprawy. Do drobnych uchybień, a jest to wyraźnie wskazane w uchwale, należy także wypełnienie protokołu pod nieobecność sprawcy, jeżeli został on należycie poinformowany o terminie i miejscu sporządzenia protokołu, ale nie stawił się w wyznaczonym miejscu na określonym czasie bez powodu lub bez ważnego powodu. Błędy ortograficzne w tekście protokołu nie są znaczące i nie pociągają za sobą konsekwencji, o ile oczywiście nie są to błędy w nazwiskach.

Wymierzenie kary bez sporządzenia protokołu o wykroczeniu administracyjnym

W niektórych sytuacjach wykonanie protokołu w sprawie wykroczenia administracyjnego może nie nastąpić. Jeżeli zostanie stwierdzone naruszenie, które nie stwarza wielkiego niebezpieczeństwa publicznego i za które przewidziana jest kara upomnienia lub grzywny, protokół nie jest potrzebny.

Zgodnie z art. 28 ust. 6 Kodeksu wykroczeń administracyjnych protokół nie jest wymagany w przypadku niezwłocznego wymierzenia kary pieniężnej lub upomnienia na miejscu. Sytuacja ta wymaga wydania decyzji w sprawie o wykroczenie administracyjne, której odpis otrzymuje również sprawca – osobiście lub pocztą, jeżeli odmówi osobistego odbioru.

Jeżeli jednak sprawca nie zgadza się z wydaną decyzją (samm popełnieniem naruszenia prawa lub wymierzoną za nie karą), mimo to sporządza się i załącza do decyzji protokół o wykroczeniu administracyjnym.

Nowa strona 1

Przygotowanie do sporządzenia protokołu rozpoczyna się od ustalenia daty i godziny spotkania, ustalenia zakresu spraw, które będą na nim rozpatrywane. Decyzja ta jest zwykle sformalizowana porządkiem obrad, który po sporządzeniu protokołu będzie jedną z jego części, a przed posiedzeniem sporządzany jest dokument, za pomocą którego uczestnicy spotkania są zawiadamiani. Protokół sporządza się na podstawie zapisów, które sekretarz prowadził na posiedzeniu ręcznie lub za pomocą dyktafonu.

Protokół sporządza się na wspólnym formularzu, który zazwyczaj zawiera następujące dane: nazwa instytucji (organizacji, przedsiębiorstwa), rodzaj dokumentu (protokołu), miejsca na wpisanie numeru i daty, miejsce na tekst protokołu. , miejsce na nagłówek tekstu.

Data protokołujest dzień posiedzenia (zwykle po posiedzeniu sporządzany jest protokół). Jeżeli posiedzenie trwało kilka dni, to w dacie protokołu uwzględnione są daty jego rozpoczęcia i zakończenia, np.: 21–24.01.2002 r.

Numer protokołu (indeks) to kolejny numer spotkania. Protokoły numeruje się w ciągu roku kalendarzowego lub kadencji organu kolegialnego.

Tytuł testu Protokół różni się od projektu tego wymaganego w innych dokumentach. Z reguły w nagłówku znajduje się wskazanie rodzaju czynności kolegialnej (zebranie, zebranie, posiedzenie itp.) oraz nazwa organu kolegialnego w dopełniaczu, np.: protokół z posiedzenia zarządu; spotkania kolektywu pracowniczego; spotkania szefów pionów strukturalnych.

Tekst protokołu zawiera część wstępną i główną.

W części wstępnej protokołu po tytule podaje się inicjały i nazwiska przewodniczącego i sekretarza posiedzenia. Przewodniczący – osoba prowadząca posiedzenie, której stanowisko nie jest zaznaczone w protokole; sekretarz – osoba odpowiedzialna za organizację spotkania i dokumentowanie jego przebiegu tj. sporządzenie i rejestracja protokołu. W stałych organach kolegialnych sekretarzem jest urzędnik (sekretarz Rady Naukowej, sekretarz kolegium itp.).

W nowym wierszu po wyrazie „Uczestniczyli” należy podać inicjały i nazwiska stałych członków organu kolegialnego w porządku alfabetycznym oraz inicjały, nazwiska i stanowiska osób zaproszonych na posiedzenie z innych organizacji. Listę uczestników posiedzenia sporządza sekretarz w dniu posiedzenia, gdyż Lista może nie odpowiadać pierwotnemu zamierzeniu. Wraz ze sporządzeniem listy uczestników spotkania rozpoczyna się wykonanie protokołu.

Przy sporządzaniu protokołu rozszerzonego posiedzenia nie wymienia się nazwisk uczestników protokołu, ale ich łączną liczbę wskazuje cyfra. Decydują o tym wyniki rejestracji. Listy ewidencyjne przekazywane są sekretarzowi posiedzenia i stanowią jeden z załączników do protokołu. W takim przypadku protokół wskazuje: Było: 57 osób. (lista w załączeniu).

Porządek obrad zawarty jest we wstępnej części protokołu. Składa się z listy zagadnień, które są omawiane na spotkaniu, oraz ustala kolejność ich omawiania oraz nazwiska mówców (mówców). Agenda spotkania, ustalona z wyprzedzeniem, powinna zawierać optymalną liczbę spraw, które mogą być rozpatrzone i omówione na spotkaniu. O jego treści decyduje lider, który poprowadzi spotkanie. Każdy punkt porządku obrad jest numerowany cyframi arabskimi i zaczyna się od przyimka „O” lub „O” (odpowiada na pytanie „O czym?”). Przy każdym punkcie podane są inicjały i nazwisko mówcy, urzędnika, który przygotował sprawozdanie w tej sprawie.

Tekst zasadniczej części protokołu sporządza się zgodnie z kolejnością spraw ustaloną w porządku obrad.

Treść tekstu powinna zawierać tyle punktów, ile jest punktów porządku obrad. Rozdziały są ponumerowane zgodnie z numeracją porządku obrad. Każda sekcja składa się z trzech części: „SŁUCHAŁA”, „MÓWIŁA”, „ZDECYDOWANA”, które są drukowane od lewego marginesu. Po słowie „SŁUCHAŁEM” w teście protokolarnym zapisz notatki z przemówienia głównego mówcy; po słowie „SPEAKED” – zapisy wypowiedzi uczestników dyskusji nad danym zagadnieniem; po wyrazie „POSTANOWIONO” treść sentencji danego punktu porządku obrad. Jeżeli w jednej sprawie zapada kilka decyzji, numeruje się je cyframi arabskimi, pierwsza cyfra oznacza numer punktu porządku obrad, druga - numer podjętej decyzji. Na przykład:

Zwyczajowa praktyka sporządzania protokołów nie przewiduje ustalania wyników głosowania, jednakże w określonej liczbie protokołów (np. wskazany jest rozkład głosów „za”, „przeciw”, „wstrzymujący się”.

O decyzjach podjętych na posiedzeniu informuje się pracowników poprzez przesłanie odpisów protokołów lub wyciągów sentencji. Praktykuje się również przygotowywanie na podstawie podjętych decyzji innych dokumentów administracyjnych, np. decyzji organu kolegialnego lub zarządzenia kierownika organizacji.

W tekście protokołu każde nazwisko i inicjały mówcy drukowane są od nowej linii w formie mianownika. Wypowiedź z zapisu mowy (najczęściej w trzeciej osobie liczby pojedynczej) jest oddzielona od nazwiska łącznikiem.

W zależności od rodzaju posiedzenia i statusu organu kolegialnego dobiera się formę protokołu. Może być krótki, pełny lub dosłowny. Formy protokołów różnią się od siebie jedynie kompletnością relacji z posiedzenia, nie różnią się w konstrukcji.

Krótki protokół - Jest to dokument, który rejestruje kwestie omawiane na spotkaniu, nazwiska mówców i podjęte decyzje. Takie protokoły z reguły są przechowywane tylko w tych przypadkach, gdy posiedzenie jest stenograficzne lub gdy posiedzenie ma charakter operacyjny. Zgodnie z takim protokołem niemożliwe jest przedstawienie przebiegu dyskusji nad sprawą, wyrażonych opinii, uwag, procesu opracowywania części administracyjnej protokołu, tj. decyzja zarządu.

W kompletny protokół rejestrowane są nie tylko omawiane kwestie, podjęte decyzje i nazwiska prelegentów, ale także treść sprawozdań i wystąpień uczestników spotkania, przekazywane są wszystkie wyrażone opinie, pytania i uwagi, uwagi i stanowiska. Pełne protokoły pozwalają na udokumentowanie szczegółowego obrazu spotkania.

Dosłowny protokół jest opracowywany na podstawie dosłownego sprawozdania ze spotkania (stenogramu) i dosłownie oddaje proces omawiania każdej sprawy i wypracowania decyzji w jej sprawie. Po części wstępnej w takim protokole dokonuje się wpisu „Posiedzenie zostało spisane”. Odpis jest obowiązkowym załącznikiem do protokołu.

Protokoły sporządzane są na podstawie zapisów odręcznych, stenograficznych lub nagrań magnetofonowych, które są przechowywane podczas posiedzenia. Odręczne notatki prowadzi sekretarz, jakość protokołu zależy od jego kwalifikacji. W tym przypadku wymagana jest umiejętność zagłębienia się w istotę omawianych zagadnień i umiejętność ich dokładnego zapisania. Zapisy te są materiałami roboczymi do dalszej rejestracji protokołu. W wielu przypadkach mówcy na posiedzeniu przekazują sekretarzowi notatki (streszczenia) swoich wystąpień, które następnie włącza się do tekstu protokołu. Częściej jednak sekretarz powinien polegać wyłącznie na swoich umiejętnościach pisania kursywą, robienia notatek i stenografii. Po spotkaniu notatki sekretarza są przepisywane, redagowane i wydawane jako dokument oficjalny. Termin sporządzenia protokołu ustala się obecnie na trzy dni.

Praktycznie wszystkie organizacje organizują spotkania, na których omawiane są kwestie natury operacyjnej. Bardzo często takie spotkania nazywane są spotkaniami operacyjnymi. Prowadzą je menedżerowie różnych szczebli: od szefa organizacji po szefów pionów strukturalnych. Spotkania operacyjne odbywają się w regularnych odstępach czasu (zwykle raz w tygodniu) i zazwyczaj są nagrywane. Jeżeli jednostka strukturalna lub kierownik prowadzący posiedzenie nie posiada sekretarza, sporządzenie protokołu zebrania operacyjnego może zostać powierzone jednemu z pracowników jednostki.

Ogólne zasady rejestracji protokołu

Nasz słownik

Protokół- dokument zawierający spójny zapis omawiania spraw i podejmowania decyzji na zebraniach, zebraniach, konferencjach i posiedzeniach organów kolegialnych.

Protokół sporządzany jest na podstawie nagrań dźwiękowych lub projektów odręcznych notatek, które sekretarz lub inny pracownik przechowuje w trakcie posiedzenia, a także materiałów przygotowanych na posiedzenie (teksty protokołów, wystąpień, referencji, projekty decyzji, porządek obrad, listy uczestników itp.).

Jeżeli posiedzenie było rejestrowane w formie audio, to po posiedzeniu jest ono przedrukowywane, następnie tekst pisany jest redagowany i włączany do protokołu w postaci przetworzonej. Termin na sporządzenie protokołu posiedzenia nie powinien przekraczać trzech do pięciu dni od daty posiedzenia. Protokoły z posiedzeń operacyjnych są sporządzane i wykonywane w dniu posiedzenia lub w ciągu jednego lub dwóch dni po posiedzeniu.

Protokoły są kompletne i krótkie. Kompletny protokół zawiera zapis wszystkich wystąpień na posiedzeniu, pytań zadanych prelegentowi, wystąpień osób biorących udział w dyskusji oraz podjętych decyzji.

Krótki protokół zawiera tylko nazwiska przemawiających, temat przemówienia, streszczenie przemówienia i podjęte decyzje.

Przebieg spotkań operacyjnych z reguły zapisywany jest w krótkich protokołach.

Protokół z posiedzenia sporządzany jest na wspólnym formularzu, standardowej kartce formatu A4 lub specjalnie zaprojektowanym formularzu protokolarnym.

Obowiązkowe szczegóły protokołu są:

• Nazwa firmy;
• nazwa rodzaju dokumentu (PROTOKÓŁ) ze wskazaniem rodzaju spotkania;
• data spotkania;
• numer ewidencyjny protokołu;
• miejsce spotkania;
• podpisy.

Data protokołu jest datą zdarzenia.

Problemy i rozwiązania

Sporządzanie protokołów ze spotkań operacyjnych jest często trudne. Rozważmy najczęstsze.

■ Problem: sekretarz lub jeden z młodszych oficerów, który sporządza protokół, może nie rozumieć istoty omawianej sprawy, przez co ma trudności z rejestracją przebiegu dyskusji nad sprawą.

Co robić? W takich sytuacjach sekretarz powinien skontaktować się z członkiem personelu, który przemawiał na posiedzeniu lub z innym pracownikiem, który może udzielić wyjaśnień.

■ Problem: ponieważ spotkania operacyjne często odbywają się bez ścisłych ograniczeń czasowych, sekretarz może nie mieć czasu na spisanie wszystkiego, co dzieje się podczas spotkania.

Co robić? W takim przypadku pomocne może być prowadzenie nagrania dźwięku podczas spotkania i sporządzenie protokołu na podstawie jego transkrypcji.

■ Problem: przy omawianiu sprawy można wyrazić zarówno istotne, jak i nieważne lub nawet nieistotne informacje, a sekretarzowi może być trudno wyodrębnić najważniejsze (istotne) informacje, które należy zapisać w protokole.

Co robić? W takim przypadku przed sporządzeniem protokołu sekretarz musi przeanalizować wszystkie informacje, oddzielić główne od drugorzędnych i zawrzeć w protokole tylko najważniejsze informacje.

Tekst krótkiego protokołu

Tekst protokołu składa się z dwóch części: wstępnej i głównej.

W część wstępna w protokole krótkim wymienia się nazwiska przewodniczącego i sekretarza, stanowiska i nazwiska uczestników (obecnych) i zaproszonych, porządek obrad. Jeżeli w posiedzeniu bierze udział więcej niż 15 uczestników, dopuszcza się wskazanie w protokole ogólnej liczby uczestników, a wykaz obecnych wraz z ich stanowiskami i nazwiskami zamieszcza się w załączniku do protokołu, np.:

Obecni: członkowie dyrekcji w liczbie 16 osób. (lista w załączeniu).

Nazwiska osób zaproszonych na posiedzenie podaje się po słowie „Zaproszeni”, wskazując stanowisko osoby i nazwę organizacji.

Porządek obrad wskazuje kwestie będące przedmiotem obrad, dodatkowo może być wskazane stanowisko i nazwisko mówcy (mówcy). Jeśli jest kilka pytań, są one ponumerowane cyframi arabskimi i ułożone w kolejności omawiania. Kwestie porządku obrad są formułowane z przyimkiem „o” („około”), na przykład:

Notatka

Punkty porządku obrad powinny być sformułowane precyzyjnie i jasno, oddając istotę omawianej sprawy. Nie zaleca się umieszczania w porządku obrad punktu „Różne” lub „Różne”.

Tekst Główną częścią Protokół zbiorczy składa się z odrębnych części w zależności od liczby punktów porządku obrad. Rozdziały są numerowane cyframi arabskimi zgodnie z porządkiem obrad. Każdy z nich jest zbudowany zgodnie ze schematem:

Te słowa kluczowe dla protokołu pisane są wielkimi literami od krawędzi lewego marginesu i mogą być pogrubione. Po słowie SŁUCHAŁEM w mianowniku podaje się nazwisko mówcy i punkt porządku obrad, po czym treść wypowiedzi podsumowuje się w 3. osobie liczby pojedynczej.

W części „POSTANOWIONO: (POSTANOWIONO:)” krótko, dokładnie, zwięźle, aby nie było podwójnej interpretacji, odnotowuje się decyzję. Decyzje formułowane są w formie normatywnej: „Przygotuj…”, „Przewiduj…”, „Poinformuj…”. W jednej sprawie można podjąć kilka decyzji. W takim przypadku numeruje się je cyframi arabskimi w odniesieniu do numeru porządkowego sprawy objętej porządkiem obrad, np.:

W razie potrzeby wraz z decyzją podaje się wyniki głosowania: liczbę głosów oddanych „za”, „przeciw”, a także wstrzymujących się.

Od teorii do praktyki

Wyobraź sobie, że po rozszyfrowaniu nagrania wykonanego odręcznie lub na dyktafonie otrzymaliśmy tekst, na podstawie którego musimy sporządzić krótki protokół:

Punkt porządku obrad: 2. W sprawie postępu przebudowy magazynu wyrobów gotowych nr 2

Tekst mowy:

Wasiliew PR Zgodnie z planem przebudowy mieliśmy rozpocząć montaż regałów i mechanizmów podnoszących pod koniec miesiąca 25-go. CJSC „Profile” - nasz dostawca wyposażenia regałów - narusza terminy. 20-go mieliśmy otrzymać pierwszą partię, za 10 dni drugą. U nas - dostawa przez dwie równe strony, tak w umowie. Zapłaciliśmy w całości, czyli 100% z góry, bo ostatnim razem, gdy przerabialiśmy pierwszy magazyn, nie mieliśmy z nimi żadnych problemów. Dziś jest 28 a my jeszcze go nie otrzymaliśmy. Wysłano do nich faksy, zadzwonili, wczoraj odpowiedzieli, że pierwsza partia została wysłana, ale potrwa to dwa, trzy dni, czyli mamy opóźnienie z powodu dostawcy. Myślę, że powinni formalnie złożyć reklamację za naruszenie terminu dostawy.

Aby dokonać zapisu, konieczne jest podkreślenie najważniejszych informacji. Aby to zrobić, spróbujmy zadać kilka pytań i uzyskać na nie odpowiedzi. Z powyższego tekstu możemy uzyskać odpowiedzi na następujące pytania:

Widzimy, że tekst zawiera informacje, które nie znajdują odzwierciedlenia w odpowiedziach: organizacja zapłaciła za towar w całości i dokonano 100% przedpłaty, ponieważ istnieją pozytywne doświadczenia ze współpracy z CJSC Profile. Czy te informacje są istotne dla rozważanej sytuacji? Oczywiście, że nie, dlatego ten nie musi być uwzględniony w protokole. Zatem na podstawie odpowiedzi na pytania, które otrzymaliśmy, możemy sporządzić krótki protokół wystąpienia:

2. SŁUCHAŁ:

Wasiliew PR

Wysyłka pierwszej partii wyposażenia regałowego została wykonana przez dostawcę CJSC Profile z naruszeniem terminu, w wyniku czego nie dotrzymano terminów przebudowy magazynu nr 2. Pierwsza partia wyposażenia miała dotrzeć 20 grudnia, drugi - za 10 dni. Montaż regałów i montaż mechanizmów podnoszących miał rozpocząć się 25 grudnia. Według dostawcy pierwsza partia sprzętu dotrze nie wcześniej niż 30-31 grudnia. Zaproponowano wysłanie reklamacji za naruszenie terminu dostawy.

Notatka

Jeżeli w przemówieniu użyto wyrażeń „20”, „25” itp., W protokole należy wskazać konkretny miesiąc, na przykład: „20 grudnia”, „25 grudnia” itp.

Załóżmy, że na spotkaniu podczas omawiania bieżącej sytuacji propozycja wysłania reklamacji nie została poparta. Postanowiono wysłać do dostawcy pismo z żądaniem o konieczności dotrzymania terminów dostaw określonych w umowie. Decyzję w tej sprawie należy odnotować w protokole w następujący sposób:

ZDECYDOWANY:

Przygotuj i wyślij do CJSC Profile pismo z żądaniem o konieczności dotrzymania terminów dostawy wyposażenia regałów.

Odpowiedzialny wykonawca - Wasiliew P.R.

Termin ostateczny).

Rozważmy jeszcze jeden przykład.

Punkt porządku obrad: 5. W sprawie przeprowadzenia audytu działalności finansowej i gospodarczej oddziału firmy w mieście Perm

Tekst mowy:

Miedwiediew V.V. W ciągu tego roku dział finansowy i nasz dział księgowości wielokrotnie spotykały się z tym, że oddział w Permie przedstawiał nam błędy w raportowaniu. Dwukrotnie sami wykryli te błędy, poinformowali nas o tym, a następnie przesłali poprawione raporty. Dwukrotnie nasz dział księgowości wykrył błędy w obliczeniach, a także w tym, że wydatki oddziału zostały przeprowadzone pod niewłaściwymi pozycjami, dla których należało to zrobić. Jeśli te błędy nie zostaną na czas skorygowane, może to prowadzić do problemów z płaceniem podatków. Również nasi specjaliści zwrócili uwagę na fakt, że terminy są stale łamane prezentacja raportów wydatków hotelowych. Główny księgowy oddziału był z nami dwukrotnie w delegacji, poradziliśmy sobie z błędami popełnianymi przez oddział, ale sytuacja niewiele się zmieniła. Szef służby administracyjno-gospodarczej Połozow R.A. skarżyli się również, że w Permie były pewne problemy z kosztami transportu. Faktem jest, że najpierw składane są do niego raporty kosztów transportu, a następnie składa skonsolidowany raport dla wszystkich oddziałów do działu księgowości. Biorąc to wszystko pod uwagę, uważam za konieczne zorganizowanie i przeprowadzenie audytu działalności finansowo-gospodarczej oddziału w Permie, aby nie mieć problemów w przyszłości.

Kierownik: Kto Państwa zdaniem powinien być objęty komisją i ile czasu zajmie przeprowadzenie wizji lokalnej?

Miedwiediew V.V. Myślę, że potrzebne są trzy osoby: jedna do księgowości, druga do działu finansowego, trzecia do obsługi administracyjno-ekonomicznej i logistyki. Wcześniej dyskutowaliśmy z szefami wydziałów, kto mógłby odejść, więc proponuję trzy osoby: zastępcę. główny księgowy Somov S.S., audytor Yastrebova A.A. i wiodący inżynier Sokołow B.B. Weryfikacja może zostać przeprowadzona w ciągu 3-5 dni.

Przeanalizujmy tekst przemówienia głównego według poprzedniego schematu:

	1) Dział finansowy i dział księgowości spółki macierzystej 2) Oddział w Permie
Co robi (robił)?	1) (Oddział w mieście Perm) składa raporty z błędami, wydaje wydatki na niewłaściwe pozycje, za które należy to zrobić, narusza terminy prezentacja raportów wydatków hotelowych. 2) (dział finansowy i dział księgowości spółki macierzystej) przeanalizował błędy popełniane z głównym księgowym oddziału. 3) (Dział finansowy i dział księgowości spółki macierzystej) proponują zorganizowanie i przeprowadzenie audytu działalności finansowo-gospodarczej oddziału w Permie poprzez wysłanie trzech pracowników organizacji
	W ciągu tego roku
	Brak pozytywnych rezultatów

I w tym przypadku widzimy, że informacja o drugim planie pozostaje w tekście. Przede wszystkim jest to wzmianka szefa służby administracyjno-gospodarczej Połozowa R.A., który również skarżył się, że oddział ma pewne problemy z kosztami transportu. Informację tę klasyfikujemy jako drugorzędną ze względu na fakt, że sprawozdania z kosztów transportu zostały jedynie wstępnie przekazane kierownikowi służby administracyjnej w celu sporządzenia sprawozdania zbiorczego. Ponieważ zgłaszanie kosztów transportu jest obecnie inne, informacja ta ma niewielką wartość w ocenie obecnej sytuacji.

W informacjach drugorzędnych powinna znaleźć się również wzmianka, że ​​dwukrotnie sam oddział wykrył błędy, a dwukrotnie dział księgowości organizacji głównej. Można po prostu powiedzieć, że błędy były wielokrotnie znajdowane.

Krótkie protokoły nie odzwierciedlają pytań zadawanych mówcy. Jeśli jednak odpowiedź na pytanie zawiera istotne informacje, jest to odnotowywane w protokole wystąpienia. W powyższym przykładzie jest to informacja o tym, kogo proponuje się włączyć do prowizji.

Na podstawie otrzymanych odpowiedzi możemy sporządzić protokół przemówienia:

SŁUCHAŁ:

Miedwiediew V.V.

W ciągu tego roku oddział w Permie wielokrotnie składał raporty z błędami, księgował wydatki w niewłaściwych pozycjach, za które należało to zrobić, oraz przedstawiał sprawozdania z wydatków gościnnych z naruszeniem terminów. Mimo analizy błędów z głównym księgowym oddziału sytuacja nie uległa zmianie. Uważa za konieczne przeprowadzenie audytu działalności finansowo-gospodarczej oddziału, włączając w to komisję zastępcę. główny księgowy Somov S.S., audytor Yastrebova A.A. i wiodący inżynier Sokołow B.B.

Jeżeli w trakcie omawiania sprawy zostanie podjęta decyzja o przeprowadzeniu kontroli, decyzja ta powinna zostać spisana w protokole w następujący sposób:

ZDECYDOWANY:

Przygotuj projekt zarządzenia w sprawie powołania komisji do zbadania działalności finansowo-gospodarczej oddziału w Permie, uzgodnij termin audytu z dyrektorem oddziału w Permie.

Odpowiedzialny wykonawca - Miedwiediew V.V.

Termin ostateczny)

VF Jankowa,
cand. ist. nauki, zastępca Dyrektor VNIIDAD

Wstęp.

Dokumentacja czynności zarządczych obejmuje wszystkie procesy związane z utrwalaniem (utrwalaniem) na różnych nośnikach oraz przetwarzaniem, według ustalonych zasad, informacji niezbędnych do realizacji działań zarządczych. Dokumentacja prowadzona jest w języku naturalnym (dokumenty pisane odręcznie, maszynowo, w tym telegramy, wiadomości telefoniczne, maszynopisy), a także w językach sztucznych z wykorzystaniem nowych nośników (karty perforowane, taśmy perforowane, taśmy magnetyczne, karty, dyskietki itp.) "

Skład dokumentów zarządczych zależy od kompetencji i funkcji organizacji, procedury rozwiązywania problemów, wielkości i charakteru relacji z innymi organizacjami i jest ustalony w karcie raportu. Jednolitość zasad dokumentowania czynności zarządczych na wszystkich szczeblach zarządzania zapewnia zastosowanie Państwowego Systemu Zarządzania Dokumentacją (GSDOU) oraz ujednoliconych systemów dokumentacji (UDS).

Ujednolicone systemy dokumentacji to zbiór powiązanych ze sobą dokumentów tworzonych według jednolitych zasad i wymagań, zawierających informacje niezbędne do zarządzania w określonym obszarze działalności. DDD są przeznaczone do wykorzystania zarówno przy pomocy technologii komputerowej, jak i tradycyjnych metod przetwarzania informacji.

Dokumenty zarządcze pod względem nazwy, formy i składu szczegółów muszą być zgodne z DDD, wymogami Państwowych Standardów Dokumentów i Przepisów, przepisami (statutami) dotyczącymi organizacji i innymi dokumentami regulacyjnymi zawierającymi zasady dokumentowania.

Celem tego testu jest przedstawienie koncepcji protokołu, odzwierciedlenie zasad jego projektowania, a także pokazanie, jakie są formy protokołów.

1. Pojęcie protokołu i jego cel.

W wielu dokumentach zarządczych szczególne miejsce zajmują protokoły. Stanowią one część jednolitego systemu dokumentacji organizacyjno-administracyjnej.

Protokoły - dokument ustalający przebieg omawiania spraw i podejmowania decyzji na zebraniach, zebraniach, sesjach, konferencjach

Należy pamiętać, że w działalności organizacji i przedsiębiorstw często sporządzane są dokumenty zwane „Protokołami”, które jednak nie mieszczą się w powyższej definicji. Tak więc w dziedzinie stosunków umownych sporządzane są protokoły intencyjne, protokoły nieporozumień, protokoły zgód; wśród głównych dokumentów walnego zgromadzenia akcjonariuszy przepisy wymieniają protokoły komisji skrutacyjnej itp. Tego typu protokoły mają podobny cel do aktów: rejestrują i potwierdzają fakty lub zdarzenia.

Protokoły sporządza się w każdej organizacji, w której istnieją tymczasowe lub stałe organy kolegialne, komisje itp. Formą ich działalności jest omawianie bieżących spraw na zebraniach lub zebraniach oraz wspólne podejmowanie decyzji, często w drodze głosowania.

Wraz z pojawieniem się w naszym kraju spółek akcyjnych wzrosło zainteresowanie tego typu dokumentami. Najwyższe organy spółki akcyjnej są kolegialne, a protokoły odzwierciedlające ich działalność stają się jednym z najważniejszych dokumentów zarządczych. Mówimy o protokołach walnych zgromadzeń akcjonariuszy, posiedzeń zarządu i zarządu. To nie przypadek, że ustawa federalna „O spółkach akcyjnych” i inne akty prawne zwracają szczególną uwagę na treść tych dokumentów.

2. Zasady rejestracji protokołów

Protokoły – dokument zawierający spójny zapis omawiania spraw i podejmowania decyzji na posiedzeniach, zebraniach, konferencjach i posiedzeniach organów kolegialnych.

Protokół odzwierciedla czynności wspólnego podejmowania decyzji przez organ kolegialny lub grupę pracowników. Z protokołów posiedzeń tworzonych w ramach działalności zarządczej organizacji należy wyróżnić protokoły dochodzeń, niektórych organów administracyjnych i organów porządku publicznego (na przykład protokół inspektora sanitarnego, protokół wypadku drogowego itp.) , a także protokoły o charakterze umownym (protokoły nieporozumień, protokoły negocjacji nieporozumień, protokoły negocjacji cen itp.).

Posiedzenia stałych i tymczasowych organów kolegialnych (zarządów federalnych organów wykonawczych, zebrań kolektywów pracowniczych, zgromadzeń akcjonariuszy, posiedzeń zarządów itp.) podlegają obowiązkowej rejestracji. Protokoły sporządzane są na podstawie protokołów z przebiegu posiedzeń, stenogramów, nagrań dźwiękowych oraz materiałów przygotowanych na posiedzenie (teksty sprawozdań, wypowiedzi, referencje, projekty decyzji, porządek obrad, listy zaproszonych itp.).

Protokoły odzwierciedlają wszystkie opinie w rozpatrywanych sprawach i wszystkie podjęte decyzje. Protokół prowadzi sekretarz lub inna wyznaczona osoba. Za prawidłowość wpisów w protokole odpowiadają przewodniczący i sekretarz prowadzący posiedzenia. Obowiązkowe szczegóły protokołu to:

· Nazwa firmy;

nazwa typu dokumentu;

data i numer rejestracyjny;

miejsce kompilacji lub publikacji;

tytuł do tekstu

podpisy.

3.Rodzaje protokołów

Istnieją dwa rodzaje protokołów: pełne i krótkie.

Pełny protokół zawiera zapis wszystkich wystąpień na zebraniach.

Krótki protokół - tylko nazwiska prelegentów i krótka notatka dotycząca tematu wystąpienia.

Decyzję o tym, jaką formę protokołu zachować na posiedzeniu, podejmuje kierownik organu kolegialnego lub kierownik organizacji.

Tytułem protokołu jest nazwa organu kolegialnego lub posiedzenia (Protokół posiedzenia komisji atestacyjnej…; protokół posiedzenia…).

Tekst pełnego protokołu składa się z dwóch części: wstępnej i głównej.

Część wstępna sporządzana jest w ten sam sposób w pełnym i skróconym formularzu protokołu. Wskazuje nazwiska przewodniczącego i sekretarza, nazwiska lub łączną liczbę uczestników spotkania i zaproszonych osób (w przypadku dużej liczby uczestników przy ich numerze umieszcza się adnotację – „Lista uczestników w załączeniu”), porządek obrad.

Nazwiska obecnych odnotowuje się w protokole, jeżeli jest ich nie więcej niż 15, - w porządku alfabetycznym, ze wskazaniem miejsca pracy i stanowiska; jeśli jest ich więcej, sporządza się oddzielną listę. W protokołach stałych posiedzeń i komisji nie podaje się stanowisk obecnych. Spis obecnych sporządza się na całej szerokości wiersza z zachowaniem jednego odstępu między wierszami.

W tym przypadku słowa „Przewodniczący”, „Sekretarz”, „Uczestniczył” (bez cudzysłowów) są drukowane po lewej stronie pola, oddzielone dwoma odstępami od tytułu i od siebie.

Część wprowadzająca kończy się porządkiem obrad. Punkty porządku obrad uporządkowane są według stopnia skomplikowania, wagi i przewidywanego czasu dyskusji. Pytania są formułowane w mianowniku, numerowane cyframi arabskimi i zaczynają się od przyimków „O”, „O”. Nie zaleca się formułowania pytania lub grupy pytań ze słowem „Różne”. Wraz z pytaniem wskazane jest nazwisko mówcy wraz ze wskazaniem jego stanowiska.

Słowa „Agenda” są wyśrodkowane w dwóch lub trzech odstępach czasu od listy uczestników.

Główna część tekstu protokołu dla każdej sprawy objętej porządkiem obrad budowana jest według schematu: SŁUCHAŁEM... MÓWIŁEM... POSTANOWIŁ (POSTANOWIŁ)...

W sekcji „SŁYSZANE” w krótkich protokołach wskazane jest imię i nazwisko mówcy (mówcy) oraz temat jego wystąpienia. W pełnej formie protokołu podaje się nazwisko i inicjały mówcy, treść jego sprawozdania (przesłanie, informacja, sprawozdanie). Jeżeli tekst referatu przedstawia mówca na piśmie, dopuszcza się adnotację po wskazaniu tematu wystąpienia: „tekst referatu w załączeniu”. W rubryce „MÓWIĄCY” w protokołach krótkich podane są tylko nazwiska osób, które zabierały głos w dyskusji, w protokołach pełnych rejestrowane są również ich wypowiedzi, w tym pytania do mówcy. W razie potrzeby po nazwisku mówcy wskazane jest jego stanowisko. W rubryce „ZDECYDOWANO (ZDECYDOWANO)” zapisuje się decyzję, która jest sformułowana zwięźle, precyzyjnie, zwięźle, aby uniknąć podwójnej interpretacji. Wraz z decyzją podaje się liczbę głosów oddanych „za”, „przeciw”, „wstrzymujących się” oraz wykaz osób, które nie brały udziału w głosowaniu. Decyzja może zawierać jedną lub więcej pozycji, są one ułożone według ważności, każda z nich jest ponumerowana.

Słowo „USŁUCHANI” poprzedzone jest cyfrą zgodnie z porządkiem obrad. Wyrazy „USŁYSZAŁ”, „MÓWIŁ”, „POSTANOWIŁ (POSTANOWIŁ)” pisane są od lewego marginesu wielkimi literami i zakończone dwukropkiem. Tekst sekcji „USŁYSZAŁ”, „MÓWIŁ”, „ZDECYDOWANY (ZDECYDOWANY)” jest drukowany z odstępem 1,5 wiersza od czerwonej linii. Każde nazwisko i inicjały mówców pisane są od nowej linijki w mianowniku, zapis wypowiedzi oddzielony jest od nazwiska łącznikiem.

Uczestnik posiedzenia lub posiedzenia może zgłosić zdanie odrębne do podjętej decyzji, które umieszcza się na odrębnej kartce i dołącza do protokołu. Zgłoszenie zdania odrębnego odnotowuje się w protokole po wpisaniu orzeczenia.

Tekst krótkiego protokołu również składa się z dwóch części. W części wprowadzającej podaje się inicjały i nazwiska przewodniczącego (przewodniczącego), a także stanowiska, inicjały, nazwiska osób obecnych na posiedzeniu.

Słowo „Attended” drukowane jest od krawędzi lewego marginesu, podkreślone, na końcu wyrazu stawia się dwukropek. Poniżej nazwiska stanowisk, inicjały i nazwiska obecnych. Tytuły stanowisk mogą być ogólne. Wielowierszowe tytuły stanowisk obecnych są wskazane z odstępem 1 wiersza. Lista jest oddzielona od głównej części protokołu linią ciągłą.

Główna część protokołu zawiera rozpatrywane sprawy i podjęte w ich sprawie decyzje. Nazwa pytania jest numerowana cyfrą rzymską i rozpoczyna się od przyimka „O” („O”), jest wydrukowana pośrodku czcionką nr 15 i podkreślona jedną linią poniżej ostatniej linii. Pod wierszem znajdują się nazwiska urzędników, którzy zabierali głos w dyskusji na ten temat. Nazwiska drukowane są z odstępem 1 wiersza. Następnie wskazana jest decyzja podjęta w tej sprawie.