Az ülések jegyzőkönyveinek minta megfelelő elkészítése. Jegyzőkönyv készítése, nyilvántartása

A felmerült kérdések megoldása érdekében tanácskozások, értekezletek, értekezletek, konferenciák szervezése szükséges.

Az ülés teljes menetének rögzítésére és a meghozott döntések jelzésére jegyzőkönyvet használnak.

Találkozó jegyzőkönyvei

Az ülés előtt össze kell gyűjteni a szükséges információkat a felvetett témáról, meg kell határozni a jelenlévő témák körét. Ezeket a személyeket értesíteni kell az ülés helyéről és időpontjáról, valamint az ülésen jelenlévőket meg kell ismertetni a feltett kérdéssel.

A jegyzőkönyv helyes vezetése érdekében előzetesen ki kell jelölni az elkészítéséért felelős személyt. Ugyanakkor szükséges, hogy a kijelölt személy kompetens írásbeli beszéddel és gyors információrögzítéssel rendelkezzen. Az információ rögzítése elektronikus gépek segítségével és nyomtatott adathordozón történő tükrözéssel egyaránt lehetséges. Ha a jegyzőkönyvet elektronikus formában készítik, akkor azt az ülés végén ki kell nyomtatni, és minden jelenlévőnek át kell adni áttekintésre és aláírásra.

Az ülés megkezdése előtt a jegyzőkönyvet vezető titkár rendelkezésére kell bocsátani a jelenlévők névsorát, álláspontjaikat, az egyes résztvevőktől a témában hozott határozattervezeteket, illetve az ülés kérdésével kapcsolatos kivonatokat. Ez a dokumentum segíti a titkárt abban, hogy pontosabb és teljesebb információkat vigyen be a jegyzőkönyvbe.

Protokoll tartalma

Általános szabályként a protokollnak három részből kell állnia: fejlécből, bevezetőből és fő részből.

• a szervezet neve (teljes és rövidített);
• a dokumentum neve;
• száma, dátuma és helye. Az összeállítás dátuma mindig a találkozó dátuma legyen.

A bevezető rész tartalmazza az ülés titkárát és az ülés tagjai közül választott elnököt, valamint a napirendet. Az elnök általában a szervezet vezetője vagy a szerkezeti egység vezetője. Továbbá, ábécé sorrendben, az ülésen jelenlévő összes személyt megjelölik pozíciójuk megjelölésével.

Ha az ülésen nagy számban jelennek meg, azt magában a jegyzőkönyvben nem tüntetik fel, hanem annak mellékletében, amelyet részvételi ívnek neveznek. Javasoljuk, hogy minden név mellé tegyék az ülésre megjelentek aláírását. Az általános jegyzőkönyv csak az ülésen megjelentek számát tartalmazza.

A fő rész így szól:

• az ülésen megvitatott kérdések;
• előadók üzenetekkel, javaslatokkal, beszámolókkal (a jegyzőkönyv teljes formájának megtartása esetén az előadó teljes neve, a jelentés címe, a jelentés főbb rendelkezéseinek rövid összefoglalása feltüntetésre kerül);
• a kérdésben hozott döntéseket.

Jegyzőkönyv

Jogalkotási szinten az Orosz Föderáció közigazgatási szabálysértési törvénykönyvének 2001. december 30-i 195-FZ. sz. 28.2 cikke említi, amely feltárja e dokumentum összeállításának fő lényegét és egységes szabályait. bűncselekmény tisztázása és a következő információk feltüntetése szükséges.

• Az összeállítás napja, hónapja, éve és helye.
• Az iratot készítő tisztviselő beosztása, vezetékneve, kezdőbetűi.
• Adatok törvénysértő személyről vagy szervezetről (vezetéknév, kezdőbetűk, útlevél adatok, lakcím és személy nyilvántartási címe; lakcím, a szervezettel kapcsolatos igazgató adatai).
• Információk az ügy áldozatairól és tanúiról, ha vannak (vezetéknevek, kezdőbetűk, útlevél adatai, lakcím).
• Információk az elkövetett bűncselekményről (időpont, elkövetési hely, a történtek lényege).
• Link a megsértett törvénycikkhez.
• A személy vagy a szervezet képviselőjének magyarázata az ügyben.
• Egyéb információk, amelyek az eset átfogó vizsgálatát szolgálják.

A közigazgatási szabálysértési jegyzőkönyv megírása magában foglalja az egyénnek vagy egy szervezet képviselőjének magyarázatát az elkövetőnek a közigazgatási jogszabályokban megállapított jogairól és kötelezettségeiről. A beérkezett pontosításokat a készülő dokumentumban rögzítjük.

A jegyzőkönyvet azoknak a személyeknek kell ismerniük, akikre vonatkozóan a jegyzőkönyvet készítik (állampolgár vagy valamely szervezet meghatalmazott képviselője). Kívánt esetben ezek az emberek jegyzőkönyvet hagyhatnak maguk után, hogy nem értenek egyet a jegyzőkönyvvel, vagy magyarázatot adhatnak a jegyzőkönyvhöz csatolt szöveg lényegére. A megadott dokumentumot a jegyzőkönyvet készítő felhatalmazott alkalmazott és a szabálysértő (állampolgár vagy a szervezet megbízható alkalmazottja) aláírásával igazolja, amelyre vonatkozóan a jegyzőkönyv készült. Ha a szabálysértők megtagadják a jegyzőkönyv aláírását, ezt a dokumentumban külön rögzítik.

A közigazgatási szabálysértésről készült jegyzőkönyv 2. példányát annak a személynek adják ki, akiről a jegyzőkönyv készült. Az alperes aláírja, hogy másolatot kapjon. Ezenkívül, ha van ilyen, a sértett megkapja a másolatot. Ha az eseményen nincs jelen az a személy, akiről a jegyzőkönyv készült, a jegyzőkönyv másolatát postai úton megküldik neki. A törvény erre 3 napot írt elő.

A közigazgatási szabálysértésről szóló jegyzőkönyv felvételének határideje

A közigazgatási szabálysértési jegyzőkönyv felállításának feltételei a helyzettől függően 3 csoportba oszthatók A közigazgatási szabálysértésről jegyzőkönyv készíthető:

• azonnal;
• 2 napon belül;
• közigazgatási vizsgálatot követően.

Azonnal, azaz a jogszabálysértés felfedezésének pillanatában a jegyzőkönyvet akkor írják fel, ha a jegyzőkönyv kitöltéséhez és az eset körülményeinek tisztázásához szükséges összes információ rendelkezésre áll. Ha további információra van szüksége, a törvény lehetőséget ad a szabálysértéstől számított 2 napon belül jegyzőkönyv felvételére. Ha jogszabálysértés miatt nyomozás szükséges, a vizsgálatot követően jegyzőkönyv készül.

Adminisztratív vizsgálatra akkor kerül sor, ha csak vizsgálatokkal vagy egyéb, jelentős időt igénybe vevő eljárási cselekményekkel lehet információt szerezni. A közigazgatási vizsgálat a legtöbb esetben nem tarthat tovább 1 hónapnál. Bizonyos helyzetekben azonban, amelyek lehetőségét az Art. (5) bekezdése írja elő. Az Orosz Föderáció közigazgatási szabálysértési kódexének 28.7. pontja szerint ez az időszak meghosszabbítható. Ha az elkövetett szabálysértés hosszabb közigazgatási vizsgálat lefolytatását teszi szükségessé, a közigazgatási szabálysértési jegyzőkönyv felállításának megengedett időtartama 6 hónapra emelkedhet.

Minta közigazgatási szabálysértési jegyzőkönyv készítéséről

A közigazgatási szabálysértésekről szóló jegyzőkönyvnek nincs egységes, törvényben jóváhagyott formája. Minden állami szerv belső dokumentumaival jóváhagyja a munka során alkalmazott jegyzőkönyv formáját. E formák tartalma és megjelenése azonban nem sokban különbözik.

Az oldal tetején az oldal közepén található a dokumentum neve - "Jegyzőkönyv közigazgatási szabálysértésről" és a "Nem" jel, ami arra utal, hogy a jegyzőkönyv kitöltésekor sorszámot kell elhelyezni. Alul a bal oldalon meg kell írni a jegyzőkönyv kitöltésének dátumát, hónapját, évét, jobbra pedig az összeállítás helyét, vagyis annak a településnek a nevét, ahol jogszabálysértést észleltek és a jegyzőkönyvet felvázol.

Továbbá rögzítésre kerülnek a jegyzőkönyvet készítő munkavállaló adatai (beosztás, vezetéknév és kezdőbetűk), valamint az érintett személy adatai. Ezenkívül, ha egy állampolgárra vonatkozó információkat rögzítenek, akkor nemcsak a vezetéknevet, a kezdőbetűket és az útlevéladatokat, hanem a címet is feltüntetik - mind a regisztrációt, mind a tényleges tartózkodási helyet, a telefonszámot, a munkahelyi adatokat. A szervezettel kapcsolatban fel kell tüntetni a nevet, a jogi és postai címeket, a fő állami regisztrációs számot (OGRN), valamint a beosztást, vezetéknevet, kezdőbetűket, a jogi személy képviselőjének kijelöléséről szóló dokumentum adatait. Általában az igazgató jár el ebben a szerepkörben, és a kinevezési utasítás a dokumentum.

A közigazgatási szabálysértésről szóló jegyzőkönyv fő helye az elkövetett szabálysértés eseményének leírására van fenntartva. Az alábbiakban üres oszlopok találhatók, amelyek lehetővé teszik a tanúk és áldozatok adatainak rögzítését. A jegyzőkönyv a szabálysértő aláírásával, az aláírás pedig a jegyzőkönyvet kiállító alkalmazott átiratával zárul. Az, akiről a jegyzőkönyv készül, aláírásával is igazolja, hogy jogait és kötelezettségeit bejelentette, a jegyzőkönyvet megismerte és az irat másolatát megkapta. A jegyzőkönyv másolatának átvételére vonatkozó tájékoztatást nemcsak aláírással, hanem a kézbesítés dátumának feltüntetésével is igazolják.

Hibák a közigazgatási szabálysértésről szóló jegyzőkönyvben

A nyilvántartásba vétel során a közigazgatási szabálysértésről készült jegyzőkönyvben elkövetett hibák jelentőségük szerint jelentős és jelentéktelen kategóriákra oszthatók. Az Orosz Föderáció Legfelsőbb Bírósága Plénumának 2005. március 24-i 5. számú, „Az Orosz Föderáció közigazgatási szabálysértési kódexének alkalmazása során a bíróságokkal felmerülő egyes kérdésekről” szóló rendeletének megfelelően, jelentős hátránya az pontban említett információ hiánya a dokumentumban. 28.2 óra 2. pontja (a Határozat 4. pontja). Ez azt jelenti, hogy a közigazgatási szabálysértésről készült jegyzőkönyvben minden oszlopot ki kell tölteni, és minden fent említett adatot rögzíteni kell.

Ha a jegyzőkönyvet a szabálysértő jelenlétében állították össze, akkor aláírásoknak kell lenniük, amelyek megerősítik a jogok és kötelezettségek kinyilvánítását, a regisztráció után a jegyzőkönyv megismerését. Ha az iratot az elkövető nélkül állították össze, és nem áll rendelkezésre elegendő tény a jegyzőkönyv időpontjának és helyének tájékoztatására vonatkozóan, akkor ez az eljárási jogok jelentős megsértését jelenti, és a jegyzőkönyv törléséhez és a jegyzőkönyv megszüntetéséhez vezethet. eljárás. Általában a jegyzőkönyv bármely hibája, amely az Orosz Föderáció Legfelsőbb Bíróságának plénuma véleménye szerint jelentős, a jegyzőkönyv törlését és az eljárás megszüntetését vonhatja maga után.

FONTOS! Bármilyen javítás a jegyzőkönyvben, különösen a cikkben felsorolt ​​információkban. 28.2. 2. pontja szerint a jegyzőkönyvet készítő tisztviselő aláírásával, valamint a szabálysértő aláírásával igazolja, hogy ismeri ezeket a helyesbítéseket és egyetért.

A plénum jegyzőkönyvében szereplő jelentéktelen hibák közé tartoznak mindazok a tájékoztatási hiányosságok, amelyek az ügy érdemi elbírálása során pótolhatók. Kisebb hiányosságok, amelyekre a határozatban külön hivatkozik, a jegyzőkönyv kitöltése az elkövető távollétében is, ha a jegyzőkönyv felvételének időpontjáról és helyéről megfelelően tájékoztatták, de nem jelent meg a megjelölt helyen az elkövető távollétében. meghatározott időpontban ok nélkül vagy alapos ok nélkül. A jegyzőkönyv szövegében előforduló helyesírási hibák nem jelentősek, és nem járnak következményekkel, kivéve természetesen, ha ezek vezetéknévi hibák.

Büntetés kiszabása közigazgatási szabálysértési jegyzőkönyv készítése nélkül

Egyes helyzetekben előfordulhat, hogy a közigazgatási szabálysértésről szóló jegyzőkönyv végrehajtása nem történik meg. Ha olyan szabálysértést rögzítenek, amely nem jelent nagy közveszélyt, és amelyért figyelmeztetés vagy pénzbírság büntetés jár, akkor nincs szükség a jegyzőkönyvre.

Az Art. 28.6. pontja alapján nem kell jegyzőkönyvet felvenni, ha azonnali helyszíni bírságot vagy figyelmeztetést szabnak ki. Ez a helyzet közigazgatási szabálysértés esetén határozat kiadását igényli, amelynek másolatát a szabálysértő is megkapja - személyesen vagy postai úton, ha személyesen megtagadja az átvételt.

De ha a szabálysértő nem ért egyet a kiadott határozattal (magával a törvénysértés elkövetésével vagy az arra kiszabott büntetéssel), akkor a közigazgatási szabálysértésről jegyzőkönyvet kell készíteni, amelyet a határozathoz csatolnak.

Új oldal 1

A jegyzőkönyv végrehajtására való felkészülés az értekezlet időpontjának és időpontjának kitűzésével, az azon tárgyalandó kérdések körének meghatározásával kezdődik. Ezt a döntést általában a napirend formálja, amely a jegyzőkönyv elkészítésekor annak egyik részét képezi, az ülés előtt pedig egy dokumentum, amellyel az ülés résztvevőit értesítik. A jegyzőkönyv az ülésen a titkár által manuálisan vagy hangrögzítővel vezetett jegyzőkönyvek alapján készül.

A jegyzőkönyv közös nyomtatványon készül, amely általában a következő adatokat tartalmazza: intézmény (szervezet, vállalkozás) neve, dokumentum típusa (jegyzőkönyv), szám és dátum rögzítési helyek, jegyzőkönyv szövegének helye , a szöveg fejlécének helye.

A jegyzőkönyv dátumaaz ülés napja (a jegyzőkönyvet általában az ülés után készítik). Ha az ülés több napig tartott, akkor a jegyzőkönyv dátuma tartalmazza annak kezdetének és befejezésének dátumát is, például: 2002.01.21–24.

Protokollszám (index) a találkozó sorszáma. A jegyzőkönyvek a naptári éven vagy a testületi testület megbízatásának időtartamán belül sorszámozásra kerülnek.

A teszt címe A protokoll eltér a többi dokumentumban található követelménytől. A fejléc általában tartalmazza a kollegiális tevékenység típusának (értekezlet, értekezlet, ülés stb.) megjelölését és a kollegiális testület nevét genitivusban, pl. a testületi ülés jegyzőkönyve; a munkaügyi kollektíva ülései; strukturális osztályok vezetőinek értekezletei.

A jegyzőkönyv szövege egy bevezető és egy fő részt tartalmaz.

A jegyzőkönyv bevezető részében a címszó után az ülés levezető elnökének és titkárának kezdő- és vezetékneve kerül feltüntetésre. Elnök - az ülést vezető tisztségviselő, beosztása a jegyzőkönyvben nem szerepel; titkár - az értekezlet megszervezéséért és tevékenységének dokumentálásáért felelős személy, azaz. a jegyzőkönyv elkészítése és nyilvántartása. Az állandó kollégiumi testületekben a titkár tisztségviselő (Akadémiai Tanács titkára, Kollégiumi titkár stb.).

A Részt vettek szó után új sorban tüntesse fel a testületi testület állandó tagjainak kezdő- és vezetéknevét ábécé sorrendben, valamint a más szervezetektől az ülésre meghívott személyek kezdő-, vezetéknevét és beosztását. Az ülésen részt vevők névsorát a titkár állítja össze az ülés napján, mert Előfordulhat, hogy a lista nem egyezik az eredeti szándékkal. Az ülésen résztvevők névsorának összeállításával megkezdődik a jegyzőkönyv végrehajtása.

A kibővített ülés jegyzőkönyvének elkészítésekor a jegyzőkönyvben résztvevők nevét nem tüntetik fel, de számmal jelzik összlétszámukat. Ezt a regisztráció eredménye határozza meg. A regisztrációs listák az ülés titkárához kerülnek, és a jegyzőkönyv mellékletei közé kerülnek. Ebben az esetben a protokoll a következőket jelzi: Volt: 57 fő. (a lista mellékelve).

A napirendet a jegyzőkönyv bevezető része tartalmazza. Ez az ülésen megvitatott kérdések felsorolásából áll, rögzíti megbeszélésük sorrendjét és az előadók (előadók) nevét. Az ülés előzetesen összeállított napirendjének tartalmaznia kell az ülésen megfontolható és megvitatható kérdések optimális számát. Tartalmát az ülést vezető vezető határozza meg. A napirend minden pontja arab számmal van megszámozva, és a „Ról” vagy „Névjegy” előszóval kezdődik (a „Miről?” kérdésre válaszol). Minden tételnél fel kell tüntetni az előadó, az erről a kérdésről szóló jelentést készítő tisztviselő kezdő- és vezetéknevét.

A jegyzőkönyv fő részének szövege a napirend által meghatározott kérdéssor szerint készül.

A szövegtörzsnek annyi szakaszt kell tartalmaznia, ahány napirendi pont szerepel. A szakaszok a napirenddel azonos számozással vannak számozva. Minden rész három részből áll: „FELVALLGATVA”, „BESZÉLVE”, „DECIDED”, amelyeket a bal margóról nyomtatnak. A protokolltesztben a „HALLGATVA” szó után írja le a főelőadó beszédének jegyzeteit; a „BESZÉLTETT” szó után - a kérdés megvitatásában résztvevők nyilatkozatainak rögzítése; a „HATÁROZOTT” szó után a vonatkozó napirendi pont rendelkező részének megállapítása. Ha egy kérdésben több határozatot hoznak, azokat arab számmal kell számozni, az első számjegy a napirendi pont számát, a második a meghozott határozat számát mutatja. Például:

A jegyzőkönyvkészítés szokásos gyakorlata nem teszi lehetővé a szavazás eredményének rögzítését, azonban több jegyzőkönyvben (például a közgyűlési jegyzőkönyvben) a szavazáson részt vevők összlétszáma és a szavazatok megoszlása ​​„Igen”, „Nem”, „Tartózkodott” van feltüntetve.

Az értekezleten hozott döntésekre a jegyzőkönyv másolatának vagy a rendelkező rész kivonatának megküldésével hívják fel a munkavállalók figyelmét. Szintén gyakorlott a meghozott döntések alapján egyéb ügyviteli dokumentumok, például testületi határozatok vagy a szervezet vezetői utasításának elkészítése.

A jegyzőkönyv szövegében a beszélő minden vezetékneve és kezdőbetűje új sorból kerül kinyomtatásra névelő alakban. A beszédrekord kijelentését (általában egyes szám harmadik személy alakjában) kötőjel választja el a vezetéknévtől.

Az ülés típusától és a testületi testület státuszától függően kerül kiválasztásra a jegyzőkönyv formája. Lehet rövid, teljes vagy szó szerint. A jegyzőkönyvek formái csak az ülés tudósításának teljességében térnek el egymástól, kialakításbeli eltéréseik nincsenek.

Rövid jegyzőkönyv - Ez egy olyan dokumentum, amely rögzíti az ülésen tárgyalt kérdéseket, az előadók nevét és a meghozott döntéseket. Jegyzőkönyvet főszabály szerint csak abban az esetben vezetnek, ha az ülés gyorsírásos, vagy operatív jellegű. Egy ilyen jegyzőkönyv szerint nem lehet bemutatni a kérdés megvitatásának menetét, az elhangzott véleményeket, észrevételeket, a jegyzőkönyv adminisztratív részének kidolgozásának folyamatát, pl. vezetői döntést.

NÁL NÉL teljes protokoll nemcsak a megvitatott kérdéseket, a meghozott döntéseket és a felszólalók nevét rögzítik, hanem az ülésen résztvevők beszámolóinak, beszédeinek tartalmát, az összes kifejtett véleményt, kérdéseket és észrevételeket, észrevételeket és álláspontokat is továbbítják. A teljes jegyzőkönyv lehetővé teszi az ülés részletes képének dokumentálását.

Szó szerinti protokoll az ülésről készült szó szerinti jegyzőkönyv (leirat) alapján áll össze, és szó szerint közvetíti az egyes kérdések megvitatásának és az arra vonatkozó döntés kidolgozásának folyamatát. Egy ilyen jegyzőkönyvben a bevezető rész után a „Az értekezlet átírása megtörtént” bejegyzés kerül. Az átirat a jegyzőkönyv kötelező melléklete.

Jegyzőkönyv az ülésen megőrzött kézírásos, gyorsírásos vagy magnófelvételek alapján készül. A kézzel írott jegyzeteket a titkár vezeti, a jegyzőkönyv minősége az ő képzettségétől függ. Ebben az esetben szükséges a tárgyalt kérdések lényegében való elmélyülés és azok pontos lejegyzésének képessége. Ezek a feljegyzések a jegyzőkönyv további nyilvántartásba vételéhez szükséges anyagok tervezetei. Az ülésen felszólalók számos esetben átadják a titkárnak felszólalásuk feljegyzéseit (absztraktjait), amelyeket azután a jegyzőkönyv szövegébe foglalnak. Gyakrabban azonban a titkárnak csak kurzív írási, jegyzetelési és gyorsírási képességeire kell hagyatkoznia. Az értekezlet után a titkári jegyzetek újragépelése, szerkesztése és hivatalos dokumentumként történő kiadása megtörténik. A jegyzőkönyv elkészítésének határideje jelenleg három nap.

Gyakorlatilag minden szervezet tart ülést, amelyen operatív jellegű kérdéseket tárgyalnak. Az ilyen találkozókat nagyon gyakran operatív értekezleteknek nevezik. Különböző szintű vezetők vezetik őket: a szervezet vezetőjétől a strukturális részlegek vezetőiig. Az operatív értekezleteket rendszeres időközönként (általában hetente egyszer) tartják, és általában rögzítik. Ha az értekezletet lebonyolító szerkezeti egységnek vagy vezetőnek nincs titkára, az operatív értekezlet jegyzőkönyvének vezetésével az egység alkalmazottai közül lehet megbízni.

A jegyzőkönyv nyilvántartásának általános szabályai

A mi szótárunk

Jegyzőkönyv- a testületi testületek ülésein, értekezletein, értekezletein és ülésein folyó kérdések megvitatásának és döntéshozatalának következetes nyilvántartását tartalmazó dokumentum.

A jegyzőkönyv az ülés alatt a titkárnál vagy más alkalmazottnál őrzött hangfelvételek vagy kézzel írott jegyzettervezetek, valamint az ülésre készített anyagok (jelentések, felszólalások, referenciák, határozattervezetek, napirend, résztvevők listája stb.).

Ha az ülésről hangfelvétel készült, azt az ülés után újranyomtatják, majd az írott szöveget megszerkesztik és feldolgozott formában rögzítik a jegyzőkönyvbe. Az ülés jegyzőkönyvének elkészítésének határideje nem haladhatja meg az ülés időpontjától számított három-öt napot. Az operatív értekezletről jegyzőkönyv készül, amelyet az ülés napján, vagy az ülést követő egy-két napon belül készítenek el.

A protokollok teljesek és rövidek. Teljes protokoll tartalmazza az ülésen elhangzott összes felszólalást, az előadóhoz intézett kérdéseket, a vitában részt vevő személyek beszédeit és a meghozott döntéseket.

Rövid jegyzőkönyv csak a felszólalók nevét, a beszéd témáját, a beszéd összefoglalóját és a meghozott döntéseket tartalmazza.

Az operatív értekezletek menetét általában rövid jegyzőkönyvben rögzítik.

Az ülésről készült jegyzőkönyv közös nyomtatványon, szabványos A4-es papírlapon vagy külön erre a célra kialakított jegyzőkönyvi nyomtatványon készül.

A jegyzőkönyv kötelező adatai vannak:

• cégnév;
• az értekezlet típusát megjelölő dokumentumtípus megnevezése (JEGYZŐKÖNYV);
• az ülés időpontja;
• protokoll regisztrációs száma;
• a találkozó helyszíne;
• aláírásokat.

A jegyzőkönyv kelte az esemény dátuma.

Problémák és megoldások

Az operatív értekezletek jegyzőkönyvezése gyakran nehézkes. Tekintsük a leggyakoribbakat.

■ Probléma: előfordulhat, hogy a jegyzőkönyvet felvevő titkár vagy a tiszthelyettesek egyike nem érti a tárgyalt kérdés lényegét, ezért nehezen rögzíti a kérdés tárgyalásának menetét.

Mit kell tenni? Ilyen helyzetekben a titkárnak fel kell vennie a kapcsolatot az értekezleten felszólaló munkatárssal vagy bármely más munkatárssal, aki felvilágosítást tud adni.

■ Probléma: mivel az operatív értekezleteket gyakran szigorú időkorlátok nélkül tartják, előfordulhat, hogy a titkárnak nincs ideje leírni mindent, ami az értekezleten történik.

Mit kell tenni? Ebben az esetben segíthet a megbeszélés alatti hangfelvétel vezetése és annak jegyzőkönyve alapján jegyzőkönyv készítése.

■ Probléma: egy kérdés megvitatása során mind a lényeges, mind a lényegtelen vagy akár jelentéktelen információk is megfogalmazhatók, és a titkár nehezen tudja kiemelni a legfontosabb (lényeges) információkat, amelyeket a jegyzőkönyvben rögzíteni kell.

Mit kell tenni? Ebben az esetben a jegyzőkönyv elkészítése előtt a titkárnak elemeznie kell az összes információt, el kell különítenie a főbbet a kisebbtől, és csak a legfontosabb információkat kell belefoglalnia a jegyzőkönyvbe.

A rövid jegyzőkönyv szövege

A jegyzőkönyv szövege két részből áll: bevezető és fő részből.

Ban ben bevezető rész a rövid jegyzőkönyv tartalmazza az elnök és a titkár nevét, a résztvevők (jelenen lévő) és meghívottak beosztását és nevét, a napirendet. Ha az ülésen 15 főnél többen vesznek részt, a jegyzőkönyvben fel lehet tüntetni a résztvevők számát, a jelenlévők névsorát beosztásukkal és névvel a jegyzőkönyv melléklete tartalmazza, pl.

Jelen vannak: az igazgatóság tagjai 16 fős létszámban. (a lista mellékelve).

Az ülésre meghívottak neve a „Meghívott” szó után kerül feltüntetésre, feltüntetve a személy beosztását és a szervezet nevét.

A napirenden megjelölik a megvitatás tárgyát képező kérdéseket, ezen felül az előadó (előadó) beosztása és vezetékneve is feltüntethető. Ha több kérdés is van, azokat arab számokkal kell megszámozni, és a megbeszélés sorrendjében rendezni. A napirendi kérdéseket az "o" ("körülbelül") előszóval fogalmazzák meg, például:

jegyzet

A napirendi pontokat pontosan és világosan kell megfogalmazni, tükrözve a tárgyalt kérdés lényegét. Nem javasolt a „Vegyes” vagy „Vegyes” napirendi pont felvétele.

Szöveg fő rész Az összefoglaló jegyzőkönyv a napirendi pontok számának megfelelően külön szakaszokból áll. A szakaszok a napirendnek megfelelően arab számmal vannak számozva. Mindegyik a séma szerint épül fel:

Ezek a protokoll kulcsszavai a bal margó szélétől nagybetűkkel vannak kinyomtatva, és félkövérrel is megjelenhetnek. A MEGHALLGATVA névelős szó után a felszólaló vezetékneve és a napirendi pont kerül feltüntetésre, majd a beszéd tartalma egyes szám 3. személy alakjában összegzik.

A "DÖNTETT: (MEGOLDÁS:)" részben röviden, pontosan, tömören, hogy ne legyen kettős értelmezés, rögzítésre kerül a döntés. A határozatokat előíró formában fogalmazzák meg: "Készülj elő ...", "Előre...", "Tájékozd ...". Egy kérdésben több döntés is hozható. Ebben az esetben arab számmal vannak számozva, utalva a napirenden lévő kérdés sorszámára, például:

Ha szükséges, a határozattal együtt feltüntetik a szavazás eredményét: a leadott „mellett”, „nem” szavazatok, valamint a tartózkodások számát.

Elmélettől gyakorlatig

Képzeljük el, hogy egy kézzel vagy diktafonnal készített felvétel megfejtése után egy szöveget kaptunk, amely alapján rövid jegyzőkönyvet kell készítenünk:

Napirendi pont: 2. A késztermék raktár rekonstrukciójának előrehaladásáról 2. sz.

Beszédszöveg:

Vasziljev P.R. A rekonstrukciós terv szerint a hónap végén, 25-én kellett volna elkezdenünk az állványok és emelőszerkezetek felszerelését. A CJSC "Profile" - polcberendezések szállítója - megszegi a határidőket. 20-án kellett volna megkapnunk az első tételt, 10 napon belül - a másodikat. Nálunk - két egyenrangú fél szállítása, így szerződésben. Teljesen, azaz 100%-ban előre fizettünk, mert amikor legutóbb az első raktárt alakítottuk át, nem volt velük gondunk. Ma 28-a van és még nem kaptuk meg. Faxokat küldtek nekik, telefonáltak, tegnap azt válaszolták, hogy az első tétel kiszállításra került, de ez két-három napig tart, vagyis késésünk van a szállító miatt. Szerintem a szállítási határidő megsértése miatt hivatalosan kell keresetet benyújtaniuk.

A jegyzőkönyv elkészítéséhez szükséges kiemelni a legfontosabb információkat. Ehhez próbáljunk meg feltenni néhány kérdést, és választ kapni rájuk. A fenti szövegből a következő kérdésekre kaphatunk választ:

Azt látjuk, hogy a szöveg olyan információkat tartalmaz, amelyek nem tükröződnek a válaszokban: a szervezet teljes egészében kifizette az árut, és 100%-os előleget teljesítettek, mivel pozitív tapasztalatok vannak a CJSC Profile-val való együttműködésről. Ez az információ releváns a vizsgált helyzet szempontjából? Nyilvánvalóan nem, ezért ezt nem kell szerepeltetni a jegyzőkönyvben. Így a kapott kérdésekre adott válaszok alapján összeállíthatjuk a beszéd rövid jegyzőkönyvét:

2. HALLGATVA:

Vasziljev P.R.

Az állványberendezések első tételének kiszállítását a CJSC Profile szállító a határidő megsértésével végezte, aminek következtében a 2. számú raktár rekonstrukciójának határidejét nem tartották be. december 20-án, a második - 10 napon belül. A polcok felszerelését és az emelőszerkezetek felszerelését december 25-én kellett volna elkezdeni. A beszállító tájékoztatása szerint az első adag berendezés legkorábban december 30-31-én érkezik meg. Felajánlotta a szállítási határidő megsértése miatti reklamáció küldését.

jegyzet

Ha a beszédben a „20.”, „25.” stb. kifejezéseket használták, a jegyzőkönyvben egy adott hónapot kell feltüntetni, például: „december 20.”, „december 25.” stb.

Tegyük fel, hogy az ülésen a jelenlegi helyzet megvitatása során nem támogatták a kereset benyújtására irányuló javaslatot. Úgy döntöttek, hogy felszólító levelet küldenek a szállítónak a szerződésben meghatározott szállítási határidők betartásának szükségességéről. Az ebben az ügyben hozott határozatot az alábbiak szerint kell jegyzőkönyvbe foglalni:

HATÁROZOTT:

Készítsen és küldjön el a CJSC Profile-nak egy felszólító levelet, amely a polcfelszerelések szállítási határidőinek betartására vonatkozik.

Felelős végrehajtó - Vasziljev P.R.

Határidő - (dátum).

Nézzünk még egy példát.

Napirendi pont: 5. A társaság Perm városi fióktelepe pénzügyi és gazdasági tevékenységének ellenőrzéséről.

Beszédszöveg:

Medvegyev V.V. Az idei év során a pénzügyi osztály és a számviteli osztályunk többször is szembesült azzal, hogy a permi kirendeltség jelentési hibákkal sújtott bennünket. Kétszer ők maguk fedezték fel ezeket a hibákat, értesítettek bennünket, majd javított jelentéseket küldtek. Számviteli osztályunk két alkalommal talált hibát a számításokban, illetve abban, hogy a fióktelep kiadásait nem olyan tételek alatt teljesítették, amelyeknél ezt kellett volna. Ha ezeket a hibákat nem javítják ki időben, az adófizetési problémákhoz vezethet. Szakembereink felhívták a figyelmet arra is, hogy a határidőket folyamatosan megsértik vendéglátási költségelszámolások bemutatása. A kirendeltség főkönyvelője kétszer volt velünk üzleti úton, foglalkoztunk a fiók által elkövetett hibákkal, de a helyzet nem sokat változott. Polozov R.A. adminisztratív és gazdasági szolgálat vezetője. arról is panaszkodott, hogy Permben problémák vannak a szállítási költségekkel. A helyzet az, hogy kezdetben a szállítási költségekről szóló jelentéseket nyújtják be neki, majd az összes fiókra vonatkozóan összevont jelentést nyújt be a számviteli osztálynak. Mindezeket figyelembe véve szükségesnek tartom a permi fióktelep pénzügyi-gazdasági tevékenységének ellenőrzését megszervezni és lefolytatni, hogy a jövőben ne legyenek problémák.

Felügyelő:Ön szerint kit kell bevonni a bizottságba, és mennyi időbe telik egy helyszíni szemle?

Medvegyev V.V. Szerintem három emberre van szükség: egy a könyvelésre, egy másik a pénzügyi osztályra, egy harmadik pedig az adminisztratív és gazdasági szolgáltatásra és a logisztikai osztályra. Korábban megbeszéltük az osztályvezetőkkel, hogy ki tud menni, ezért három embert javaslok: helyettes. főkönyvelő Somov S.S., könyvvizsgáló Yastrebova A.A. és vezető mérnök Sokolov B.B. Az ellenőrzés 3-5 napon belül elvégezhető.

Elemezzük a fő beszéd szövegét az előző séma szerint:

	1) Az anyavállalat pénzügyi és számviteli osztálya 2) Fióktelep Permben
Mit csinál (csinál)?	1) (Fióktelep Perm városában) hibás jelentéseket nyújt be, kiadásokat nem megfelelő tételekre költ, amelyeknél ezt meg kell tenni, megszegi a határidőket vendéglátási költségelszámolások bemutatása. 2) (anyavállalat pénzügyi osztálya és számviteli osztálya) elemezte az elkövetett hibákat a fióktelep főkönyvelőjével. 3) (Az anyavállalat pénzügyi osztálya és számviteli osztálya) javasolja a permi fióktelep pénzügyi és gazdasági tevékenységének ellenőrzésének megszervezését és lefolytatását a szervezet három alkalmazottjának kiküldésével.
	Ebben az évben
	Nincs pozitív eredmény

És ebben az esetben azt látjuk, hogy a második terv információi a szövegben maradnak. Mindenekelőtt Polozov R.A. adminisztratív és gazdasági szolgálat vezetőjének említése, aki azt is kifogásolta, hogy a fióktelepnek problémái vannak a szállítási költségekkel. Ezt az információt másodlagosnak minősítjük, mivel a szállítási költségekről szóló beszámolókat kezdetben csak az igazgatási szolgálat vezetőjének nyújtottuk be összevont beszámoló elkészítése céljából. Mivel a szállítási költségek bejelentése jelenleg eltérő, ez az információ nem sokat jelent a jelenlegi helyzet megítélésében.

A másodlagos információnak tartalmaznia kell azt is, hogy a fiók maga kétszer észlelt hibát, kétszer pedig a vezető szervezet számviteli osztálya. Egyszerűen azt mondhatja, hogy a hibákat többször is megtalálták.

A rövid protokollok nem tükrözik az előadónak feltett kérdéseket. Ha azonban a kérdésre adott válaszban jelentős információ található, azt a beszéd jegyzőkönyvében rögzítik. A fenti példában ez arra vonatkozó információ, hogy kit javasolnak a jutalékba való felvételre.

A beérkezett válaszok alapján jegyzőkönyvet készíthetünk a beszédről:

HALLGATVA:

Medvegyev V.V.

Az idei év során a permi kirendeltség ismételten hibás jelentéseket nyújtott be, a kiadásokat nem megfelelő tételekben könyvelte el, és a vendéglátási költségekről a határidők megszegésével számolt be. A fióktelepi főkönyvelővel végzett hibaelemzés ellenére a helyzet nem változott. Szükségesnek tartja a fióktelep pénzügyi-gazdasági tevékenységének ellenőrzését, beleértve a bizottságban a helyettest is. főkönyvelő Somov S.S., könyvvizsgáló Yastrebova A.A. és vezető mérnök Sokolov B.B.

Ha a kérdés megvitatása során audit lefolytatásáról döntenek, a határozatot a jegyzőkönyvben az alábbiak szerint kell megfogalmazni:

HATÁROZOTT:

Készítsen rendelettervezetet a permi fióktelep pénzügyi és gazdasági tevékenységét ellenőrző bizottság felállításáról, az ellenőrzés időpontjáról egyezzen meg a permi fióktelep igazgatójával.

Felelős végrehajtó - Medvegyev V.V.

Határidő - (dátum)

V F. Jankova,
folypát. ist. tudományok, helyettes A VNIIDAD igazgatója

Bevezetés.

Az irányítási tevékenységek dokumentálása kiterjed minden olyan folyamatra, amely a különböző adathordozókon történő rögzítésével (rögzítésével) és a vezetői cselekvések végrehajtásához szükséges információk meghatározott szabályok szerinti feldolgozásával kapcsolatos. A dokumentálás természetes nyelven történik (kézzel írt, géppel írt dokumentumok, beleértve a táviratokat, telefonüzeneteket, gépiratokat), valamint mesterséges nyelveken, új adathordozókkal (lyukkártya, lyukszalag, mágnesszalag, kártya, hajlékonylemez stb.) "

A vezetői dokumentumok összetételét a szervezet kompetenciája és funkciói, a kérdések megoldásának rendje, a más szervezetekkel fennálló kapcsolatok mennyisége és jellege határozza meg, és rögzíti a jegyzőkönyvben. A vezetői tevékenységek dokumentálására vonatkozó szabályok egységességét a vezetés minden szintjén az Állami Dokumentáció Kezelő Rendszer (GSDOU) és az egységes dokumentációs rendszerek (UDS) alkalmazása biztosítja.

Az egységes dokumentációs rendszerek egységes szabályok és követelmények szerint létrehozott, egymással összekapcsolt dokumentumok halmaza, amelyek egy adott tevékenységi területen az irányításhoz szükséges információkat tartalmaznak. A DDD mind a számítástechnika segítségével, mind a hagyományos információfeldolgozási módszerekkel használható.

Az irányítási dokumentumoknak a név, a forma és a részletek összetétele tekintetében meg kell felelniük a DDD-nek, az Állami Dokumentum- és Szabályzati Szabványoknak, a szervezetre vonatkozó szabályzatoknak (charter), valamint a dokumentálás szabályait tartalmazó egyéb szabályozó dokumentumoknak.

Ennek a tesztnek az a célja, hogy megadja a protokoll fogalmát, tükrözze a tervezési szabályokat, és megmutassa, milyen formái vannak a protokolloknak.

1. A protokoll fogalma és célja.

Számos ügyviteli dokumentumban külön helyet foglalnak el a protokollok. Részei az egységes szervezeti és adminisztratív dokumentációs rendszernek.

Jegyzőkönyv - olyan dokumentum, amely rögzíti az üléseken, üléseken, üléseken, konferenciákon felmerülő kérdések megvitatásának és döntéshozatalának menetét

Nem szabad megfeledkezni arról, hogy a szervezetek és vállalkozások tevékenysége során gyakran készülnek „jegyzőkönyvnek” nevezett dokumentumok, amelyek azonban nem tartoznak a fenti meghatározás alá. Tehát a szerződéses viszonyok területén szándék-, nézeteltérés-, jóváhagyási jegyzőkönyvek készülnek; a közgyűlés főbb dokumentumai között a jogszabály megnevezi a szavazatszámláló bizottság jegyzőkönyvét stb. Az ilyen típusú protokollok céljukat tekintve hasonlóak a cselekményekhez: tényeket vagy eseményeket rögzítenek és megerősítenek.

Jegyzőkönyvet készítenek minden olyan szervezetben, ahol ideiglenes vagy állandó testületi testületek, bizottságok stb. Tevékenységük formája az aktuális kérdések értekezleten vagy értekezleten történő megvitatása és közös döntéshozatal, gyakran szavazással.

A részvénytársaságok megjelenésével hazánkban megnőtt a figyelem az ilyen típusú dokumentumokra. A részvénytársaság legfőbb irányító szervei testületi jellegűek, a tevékenységüket tükröző jegyzőkönyvek az egyik legfontosabb vezetői dokumentummá válnak. Közgyűlési jegyzőkönyvekről, igazgatósági és igazgatósági ülésekről van szó. Nem véletlen, hogy a részvénytársaságokról szóló szövetségi törvény és más jogi aktusok különös figyelmet fordítanak e dokumentumok tartalmára.

2. A jegyzőkönyvek nyilvántartásának szabályai

Jegyzőkönyv - a testületi testületek ülésein, értekezletein, értekezletein és ülésein folyó kérdések megvitatásának és döntéshozatalának egységes nyilvántartását tartalmazó dokumentum.

A jegyzőkönyv egy testületi testület vagy munkavállalói csoport közös döntéshozatali tevékenységét tükrözi. A szervezetek irányítási tevékenysége során keletkezett ülések jegyzőkönyvei között meg kell különböztetni a nyomozói, egyes közigazgatási szervek és a közrendvédelmi szervek jegyzőkönyveit (például egészségügyi felügyelői jegyzőkönyv, közlekedési baleset jegyzőkönyve stb.) , valamint szerződéses típusú jegyzőkönyvek (nézeteltérési jegyzőkönyvek, nézeteltérések tárgyalási jegyzőkönyvei, ártárgyalási jegyzőkönyvek stb.).

Az állandó és ideiglenes kollektív testületek (szövetségi végrehajtó testületek testületei, munkaügyi kollektívák ülései, részvényesek gyűlései, igazgatótanácsi ülések stb.) üléseit kötelező rögzíteni. Jegyzőkönyv készül az ülések menetéről készült jegyzőkönyv, jegyzőkönyvek, hangfelvételek és az ülésre készült anyagok (beszámolók szövegei, felszólalások, referenciák, határozattervezetek, napirend, meghívottak névsora stb.) alapján.

A jegyzőkönyv a vizsgált kérdésekkel kapcsolatos valamennyi véleményt és az összes meghozott döntést tükrözi. A jegyzőkönyvet a titkár vagy más erre kijelölt személy vezeti. A jegyzőkönyvek helyességéért az elnök és az ülést vezető titkár felelős. A protokoll kötelező adatai a következők:

· cégnév;

a dokumentumtípus neve;

dátum és regisztrációs szám;

összeállítás vagy publikálás helye;

cím a szöveghez

aláírásokat.

3. A protokollok típusai

Kétféle protokoll létezik: teljes és rövid.

Teljes jegyzőkönyv tartalmazza az üléseken elhangzott összes beszéd jegyzőkönyvét.

Rövid jegyzőkönyv - csak az előadók neve és egy rövid megjegyzés a beszéd témájával kapcsolatban.

Az ülésen történő jegyzőkönyvvezetésről a testületi szerv vezetője, illetve a szervezet vezetője dönt.

A jegyzőkönyv címe a testületi szerv vagy ülés megnevezése (Hitelesítési bizottság ülésének jegyzőkönyve ...; ülés jegyzőkönyve ...).

A teljes jegyzőkönyv szövege két részből áll: bevezető és fő részből.

A bevezető rész a jegyzőkönyv teljes és rövid formájában is azonos módon készül. Tartalmazza az elnök és a titkár nevét, az ülésen részt vevők és a meghívottak nevét vagy összlétszámát (ha sok a résztvevő, a számuk mellé egy megjegyzés kerül - "A résztvevők névsora mellékelve"), a napirend.

A jelenlévők nevét a jegyzőkönyvben rögzítjük, ha nincs több mint 15, - ABC sorrendben, a munkavégzés helyének és beosztásának megjelölésével; ha többen vannak, külön lista készül. Az állandó ülések és szakbizottságok jegyzőkönyvében a jelenlévők álláspontja nem szerepel. A jelenlévők felsorolása a sor teljes szélességében, egy sorközön keresztül történik.

Ebben az esetben a mező bal oldalán az „elnök”, „titkár”, „látogatott” (idézőjelek nélkül) szavakat nyomtatjuk, két osztásközzel elválasztva a címtől és egymástól.

A bevezető rész a napirenddel zárul. A napirendi pontokat összetettségük, fontosságuk és becsült tárgyalási idő szerint rendezzük. A kérdések névelőben vannak megfogalmazva, arab számokkal vannak számozva, és az „O”, „Körülbelül” elöljárószóval kezdődnek. Nem ajánlott kérdést vagy kérdéscsoportot az „Egyéb” szóval megfogalmazni. A kérdés mellett fel kell tüntetni a felszólaló nevét, a pozícióját.

A „napirend” szavak a résztvevők listájából két vagy három intervallumban középen helyezkednek el.

A jegyzőkönyv szövegének fő része az egyes napirendi kérdésekhez a következő séma szerint épül fel: MEGHALLGATVA ... BESZÉLVE ... DÖNTÉSRE (DECIDED) ...

A rövid jegyzőkönyvek „HALLGATVA” rovatában fel van tüntetve az előadó (előadó) neve és beszédének témája. A jegyzőkönyv teljes formájában szerepel az előadó vezetékneve és kezdőbetűi, beszámolójának tartalma (üzenet, információ, jelentés). Ha a beszámoló szövegét az előadó írásban ismerteti, a felszólalás témájának megjelölése után megjegyzést lehet tenni: "a jelentés szövege mellékelve." A „BESZÉLŐK” rovatban a rövid jegyzőkönyvekben csak a vitában felszólalók neve szerepel, a teljes jegyzőkönyvben felszólalásaikat is rögzítik, beleértve az előadóhoz intézett kérdéseket is. Ha szükséges, a felszólaló neve után fel kell tüntetni a pozícióját. A DÖNTÉS (DECIDED) rovatban rögzítésre kerül a határozat, amelyet a kettős értelmezés elkerülése érdekében röviden, pontosan, tömören fogalmazunk meg. A határozattal együtt fel kell tüntetni a leadott "mellette", "nem", "tartózkodó" szavazatok számát, valamint azon személyek névsorát, akik nem vettek részt a szavazásban. A határozat egy vagy több tételt tartalmazhat, ezek fontossági sorrendbe vannak rendezve, mindegyik számozott.

A „HALLGATVA” szót a napirendnek megfelelően egy szám előzi meg. A „HALLGATVA”, „BESZÉLVE”, „MEGHATÁROZOTT (DÖNTÉS)” szavakat a bal margóról írjuk be nagybetűkkel, és kettősponttal végződnek. A „HALLOTT”, „BESZÉLVE”, „DÖNTÉS (DECIDED)” szakaszok szövegét a piros vonaltól 1,5 sorközzel nyomtatjuk. A beszélők minden vezetékneve és kezdőbetűje névelőben új sorból kerül nyomtatásra, a beszéd jegyzőkönyvét a vezetéknévtől kötőjel választja el.

A meghozott határozattal kapcsolatban az ülésen, ülésen résztvevő különvéleményt terjeszthet elő, amelyet külön lapon rögzítenek és csatolnak a jegyzőkönyvhöz. A különvélemény meglétét a határozat rögzítését követően a jegyzőkönyvben rögzíteni kell.

A rövid jegyzőkönyv szövege is két részből áll. A bevezető részben az elnöklő (elnök) kezdő- és vezetéknevét, valamint az ülésen megjelent személyek beosztását, kezdőbetűit, vezetéknevét tüntetik fel.

A bal margó szegélyéről kinyomtatva, aláhúzva, a szó végére kettőspont kerül kinyomtatásra a „Résztvevő” szó. Az alábbiakban közöljük a jelenlévők beosztásait, kezdőbetűit és vezetékneveit. A munkakörök általánosak lehetnek. A jelenlévők többsoros munkacímei 1 sorközzel vannak feltüntetve. A listát folyamatos vonal választja el a protokoll fő részétől.

A jegyzőkönyv fő része a vizsgált kérdéseket és az azokkal kapcsolatos döntéseket tartalmazza. A kérdés neve római számmal van számozva, és "O" ("Körülbelül") előszóval kezdődik, középre nyomtatva 15-ös betűmérettel, és egy sorral aláhúzva az utolsó sor alatt. A sor alatt azoknak a tisztviselőknek a neve látható, akik felszólaltak a kérdés megvitatása során. A vezetéknevek 1 sorközzel vannak nyomtatva. Ezután megjelenik a kérdésben hozott döntés.