ECM program munkafolyamat-automatizálási főnök-ellenőrző számára. Komplex szervezeti struktúrák támogatása
A BOSS-Referent a következőkért felel:
- az azonos nevű termék - a BOSS-Referent elektronikus dokumentumkezelő rendszer - fejlesztése;
- partnerhálózat fejlesztése;
- partnerek és a rendszer felhasználóinak tanácsadása és támogatása;
- oktatás;
- termékmarketing promóció.
Affiliate hálózat BOSS-Referent
A BOSS-Referent cég partnerei az elektronikus dokumentumkezelő rendszer bevezetését, a megalkotott megoldások támogatását, a rendszer ügyfelek feladataihoz való igazítását, valamint a felhasználói képzést nyújtják. Minden partner a három státusz egyikével rendelkezik:
- Általános partner - széleskörű szakértelemmel, nagyszámú minősített szakemberrel és számos megvalósítási projekt megvalósításában szerzett tapasztalattal;
- Partner - a megvalósítási projektek végrehajtására képzett BOSS-Referent szakemberekkel rendelkezik;
- Viszonteladó – EDMS BOSS-Referent szállítja.
- A BOSS-Referent partnerhálózat lefedi Oroszország szinte minden régióját, valamint Ukrajnát és Kazahsztánt. Honlapunk „Partnerek” rovatában megtalálhatja a régiójában partnert, vagy kiválaszthatja az Önt érdeklő céget a betűrendes katalógusból.
Szerviz és támogatás BOSS-Referent
A bevezetett BOSS-Referent elektronikus dokumentumkezelő rendszerek karbantartása alap és haladó változatban lehetséges:
- A garanciális (alap) támogatást a gyártó, a BOSS-Referent biztosítja.
- A kiterjesztett technikai támogatást a BOSS-Referent partnerei biztosítják.
- Képzések BOSS-Referent
A BOSS-Referent cég Moszkvában a következő tanfolyamokon nyújt képzést:
- "Az EDMS BOSS-Referent megvalósításának módszertana"
- "Az EDMS BOSS adminisztrálásának alapjai - Referencia"
- A BOSS-Referent cég partnerei szakembereinek a partnerprogram keretében történő képzése ingyenes.
Sztori
2012 januárjában vált ismertté, hogy az informatikai csoportban az ECM (vállalati tartalomkezelés, vállalati információk tárolása, beleértve az elektronikus dokumentumkezelést, EDMS) gyakorlatának irányítási struktúrája jelentősen átalakult.
2011 decemberében megjelent a Business Logic 2.0 csoport alapkezelő társaságának 100%-os leányvállalata, amely az ECM bevezetése mellett új irányt vesz a csoport számára - az üzleti folyamatmenedzsment rendszerek (BPM).
Az ECM gyakorlatot eddig a régóta létező EDMS fejlesztő Boss-Referent és a 2011 áprilisában létrehozott IT Information Management képviselte, amely ilyen szoftvereket implementál. Az „Információkezelés” önálló cégként történő létrehozása előtt a megvalósítást az integrátor osztálya biztosította.
A csoport számára fontos az irány. Tagir Yapparov, az IT Co. igazgatótanácsának elnöke szerint az elmúlt évben mintegy 500 millió rubel esett az ECM gyakorlati részesedésére. bevételt. A 2010-es teljes bevétel a "CNews100: A legnagyobb informatikai vállalatok Oroszországban" minősítés szerint 4,7 milliárd rubel. Ami a létszámot illeti, a Business Logic új vezérigazgatója és Maria Kamennova főnöki referens szerint jelenleg mintegy 230-an dolgoznak az irányzatban, ebből mintegy 180 alkalmazott a megvalósításban. 2010 végén a CNews besorolása szerint összesen 1550 ember dolgozott az informatikai csoportban.
A Kamennova cég érkezése előtt különböző embereknek voltak alárendelve. Végrehajtó cég - Georgy Podbutsky, aki az "Üzleti logikában" maradt az ECM-ért felelős igazgatóhelyettesként. A fejlesztőket Andrey Grib vezette, aki most elhagyja az IT-t. Yapparov azzal magyarázza távozását, hogy "nem minden vezető integrálódott az új mátrixstruktúrába, amely nagyobb felelősség-átruházást biztosít".
Jogilag a Boss Referent továbbra is a Business Logictól független szervezet maradt, amely szintén teljes egészében a csoport alapkezelő társaságának tulajdonában van – mondja Yapparov. A csoportban a CNews forrása azonban biztos abban, hogy az EDMS fejlesztésének teljes átruházásáról beszélünk a megvalósítókra. „Az ügy nem korlátozódott Grib távozására, a végrehajtó cég munkatársai is más vezetői pozíciókba kerültek a Boss Referentben” – mondja. – A struktúrák között már régóta létezik normális üzleti belső verseny, felcsendültek a kölcsönös kudarc vádak is. Az elmúlt néhány évben több igazgató is változott a megvalósítóban. Most a „Főnök Referens” teljesen a megvalósítóktól vált függővé.”
Az irány átalakítása ellenére Tagir Yapparov minden évben megduplázza munkájából származó bevételét, i.e. már ebben az évben el kell érnie az egymilliárd rubelt. A mai napon megállapodást írt alá a Business Logic és a német BPM-et fejlesztő Metasonic. Tervezik a többplatformos "Boss Referent" támogatását: Lotus, Microsoft Sharepoint, FileNet, JBOSS, iOS és Android mobilverziók. A CNews névtelen beszélgetőtársa szerint az átszervezés során számos programozó távozott a cégtől, és e tervek megvalósításához újakat kell felvenni. A közelmúltban az "IT" szakmai gyakorlatot jelentett be az ECM irányába.
A BOSS-Referent Management Documentation Support System egy olyan szoftvercsomag, amely lehetővé teszi a szervezetek számára, hogy hatékony elektronikus dokumentumkezelési és irodai automatizálási rendszereket hozzanak létre, és ezáltal biztosítsák az irányítási struktúrák hatékonyságának jelentős növekedését. Különösen az ilyen rendszerek létrehozása egy szervezetben lehetővé teszi:
A BOSS-Referent rendszer számos implementációval rendelkezik, és különféle méretű és tulajdonformájú vállalkozások számára készült:
- Nagy kereskedelmi vállalkozások és holdingok
- Szövetségi hatóságok
- A regionális önkormányzatok és egyéb állami vállalatok
- Területileg elosztott vállalkozások
- Összetett szervezeti felépítésű cégek
- Nagy mennyiségű papírmunkával rendelkező cégek
- Kis, gyorsan növekvő cégek.
- Munka a szervezet belső dokumentumaival
- Bejövő és kimenő dokumentumok feldolgozása
- Külső kapcsolatok kezelése
- Szervezeti szerződésekkel való munka
- Hírcsatornák és konferenciák szervezése
- A szervezet névjegyzékének vezetése elektronikus formában
- A szervezet üzleti létesítményeinek műszaki támogatásának támogatása
- Rendezvények szervezése, tervezése.
- "Hardver": szerverek, kliens munkaállomások, helyi hálózatok, modemek, nyomtatók, szkennerek, szünetmentes tápegységek és egyéb technikai eszközök.
- Operációs rendszer: Windows, Linux, egyéb hálózati operációs rendszer és szállítási protokollok, amelyek az összes hardvert egyetlen komplexumban egyesítik.
- A Lotus Notes/Domino egy olyan alkalmazásszoftver-platform, amely egy hálózati operációs rendszer kiegészítője, és eszközöket tartalmaz dokumentumok tárolására, adatok replikálására (szinkronizálására), teljes szöveges keresésre, e-mailekre és más fontos mechanizmusokra.
- BOSS-Referent – egymással összekapcsolt szoftvermodulok, amelyek a Lotus Notes/Domino környezetben működnek, és támogatják a menedzsment üzleti folyamatait és részben a funkcionális munkafolyamatokat.
- Szervezeti és szabályozási támogatás: szabályzatok, munkaszabályok, utasítások a felhasználóknak és a rendszergazdáknak stb.
- Rendszerszintű szótárak
- Szervezeti címtár
- Szótárak
- Külső úti célok
- Rendszerszintű szolgáltatások
- Koordináció
- Megrendelések
- Kapcsoló
- Sablonok
- Anyakönyvvezető
- Szekrény
- Keresőrendszer
- Puffer
- Elektronikus képek tárolása
- Jegyzőkönyv
- Funkcionális alrendszerek
- hivatal
- Dokumentáció
- Irodai jegyzetek
- Külső érintkezők
- Szerződés ellenőrzése
- Mérnöki támogatás
- Konferenciák
- hírek
A modularitást egy speciális "Switch" adatbázis biztosítja, amely a teljes SDOU BOSS-Referent "Vezérlőközpontjaként" szolgál. Ez a független, funkcionálisan teljes modul információkat tartalmaz az aktuális rendszerkonfigurációról és az adatbázisok közötti interakció megszervezéséhez szükséges programkódot. A telepítés során minden adatbázis automatikusan regisztrálásra kerül a switchben.
A DB Switch második fontos funkciója a felhasználói munkaállomások konfigurálása. A konfiguráció alatt egy külön kapcsolóban regisztrált rendszeradatbázis-készletet értünk, amely a vállalat különböző részlegeinek felhasználóinak munkájához szükséges. Az EDMS többféle konfigurációban történő telepítése lehetővé teszi, hogy minden alkalmazott csak a saját adatbázisával dolgozzon. A kapcsoló segítségével korlátlan számú, változó bonyolultságú konfigurációt hozhat létre, teljesen megismételve a vállalatban meglévő munkafolyamat-sémát. A kapcsoló gyorsan csatlakoztatja a további modulokat a rendszerhez, és az adatbázisokban is navigál.
A BOSS-Referent nyitva áll a fejlesztők előtt. Az ügyfél fejlesztői bármilyen BOSS-Referent adatbázist módosíthatnak. Ezen túlmenően az SDOU BOSS-Referenthez saját fejlesztésű adatbázis is hozzáadható, bizonyos szabályok és megállapodások függvényében.
Új adatbázisok, űrlapok, nézetek, ügynökök, tervezési elemek hozhatók létre a rendszerben szabványos Lotus Domino Designer fejlesztői eszközökkel. Az IT Co. a beépített fejlesztői eszközökön túl speciális fejlesztői eszközöket - Toolkit - biztosít az ügyfélnek, amely lehetővé teszi a saját adatbázisok gyors létrehozását és a BOSS-Referenttel való integrálását a rendszer integritásának sérelme nélkül, valamint változtatásokat. információs környezetének bármely modulja.
A 2.56.1-es verzió összes változásáról itt olvashat bővebben.
3 "Iroda" funkcionális modul Teljes munkaciklus bejövő és kimenő levelezéssel: Okmánykártyák sablonjainak használata Levelezés nyilvántartása Iratok megfontolásra küldése, határozathozatal Ismertető lapok kialakítása Irat papír eredeti helyének figyelése Kivitelezés, megismertetés, küldés "fájlban" Dokumentumok szkennelése és faxszerveren keresztül fogadott dokumentumok feldolgozása Számok lefoglalása kimenő dokumentumokhoz Központi, decentralizált és vegyes munkafolyamat-formák támogatása
4 Bejövő bizonylat AC létrehozása új szerződő fél létrehozása az okmánykártyáról ellenőrizze a dokumentumot újranyilvántartáshoz adja meg az ilyen típusú dokumentum regisztrációs naplóját adja meg a határidőt és a bejövő határozatot 1) nyomtasson matricát vagy kártyát vonalkóddal 2 ) csatoljon beolvasott dokumentumképet: helyi lemezről szkennerről (szokásos vagy vonalkódos szkennelés)
5 Regisztráció Komplex regisztrációs számok támogatása. Állítson be számozási sablonokat minden típusú dokumentumhoz. Több formátum használatának lehetősége egy számlálóhoz. A dokumentumra regisztrációs bélyegző, szám és vonalkód kerül. Lehetőség van egy egyszerűsített RK - expedíció használatára.
6 Ellenőrzés A dokumentum több alkalmazott általi áttekintésének lehetősége. Lehetőség szabványos útvonalak használatára a bejövő dokumentumokhoz. Határozattervezetek létrehozásának és határozati sablonok használatának lehetősége a dokumentum ellenőrzése alá vonására a vezérlés típusának megadásával válasszon egy vezérlőt vagy vezérlőegységet, adjon hozzá egy feloldási záradékot manuálisan vagy sablonnézetből / módosítsa a korábban létrehozott határozattervezetet
7 A határozat bekezdése Fel van tüntetve a felelős végrehajtó és társvégrehajtók, alany, futamidő, ellenőrző személy. A felbontás ellenőrző pontjaihoz utasítások jönnek létre, a nem ellenőrző pontokhoz - a dokumentum elküldésre kerül áttekintésre. rögzítse az eredeti átadását, hozzon létre egy megbízást időszakos ellenőrzéssel
8 Megbízások A végrehajtási megbízás kézhezvételéről a végrehajtó értesítést kap. A megrendelés szerzője és kezelője: módosíthatja a határidőt módosíthatja az előadókat az utasítások törlésével A szerző, kezelő, előadók értesítést kapnak a határidők megsértéséről.
9 Megbízások teljesítése A megbízás végrehajtója: megbízása (megbízási láncolat) alapján új megbízást hozhat létre, szükség esetén a végrehajtásról jegyzőkönyvet rögzíthet társvégrehajtók részére új bizonylat készítésével Jelentés felvétele a megbízásából. társ-végrehajtó vagy gyermekmegbízás Melléklet elhelyezése Hivatkozás korábban elkészített dokumentumhoz Egyszerű megjegyzés a végrehajtási megbízás végrehajtási jelentéséhez
10 Végrehajtás ellenőrzése A megbízás szerzője és kezelője a megbízást jóváhagyhatja, illetve felülvizsgálatra visszaküldheti. Teljesítményfegyelem-ellenőrzés: teljesítményfegyelem-jelentések (ReportsMan jelentésgenerátor). a megbízás teljesítve a megbízás lejárt a megbízás teljesítése folyamatban az adatkezelő a megbízást közvetlenül az okmánykártyán hagyhatja jóvá
12 A kimenő előkészítése 1. Töltse ki a kártya mezőit a kötelező mezők ikonnal vannak jelölve egyes mezők alapértelmezés szerint kitölthetők az érték közvetlenül a mezőbe kerül.
13 A kimenő előkészítése 2. Helyezze el a dokumentumot írja be a szöveget a "Tartalom" mezőbe. Adjon hozzá mellékletet a helyi lemezről az adatbázisból Sablonok a lapolvasóból A kártyasablonhoz előzetesen mellékletet lehet csatolni. A melléklet méretét a rendszergazda korlátozhatja.
15 Kimenő előkészítés 3. Útvonal létrehozása meglévő útvonal módosításával Az útvonal beállítható: 1) "nehéz" - nem módosíthatja a jóváhagyókat és a jóváhagyás sorrendjét 2) "rugalmas" - törölheti és hozzáadhatja a jóváhagyókat 3) hozzáadhat újakat, de nem törölheti az alapértelmezetteket. A paraméterek minden egyeztetési szakaszhoz be vannak állítva.
21 A dokumentum jóváhagyása Kiegészítő jóváhagyás és delegálás Kieg. jóváhagyás – további jóváhagyási ág. A főkoordinátor vízuma a dokumentumba kerül, függetlenül a kiegészítő döntéseitől. koordinátorok. Delegálás - a jóváhagyást átruházó munkavállaló vízuma a dokumentumban van rögzítve.
28 "Állampolgárok fellebbezése" modul A szóbeli és írásbeli fellebbezések teljes feldolgozásának ciklusa: Fellebbezések nyilvántartása Megfontolás Határozatok megalkotása, végrehajtása Fellebbezésre adott válasz jóváhagyásával történő előkészítése Kapcsolódó megkeresések kialakítása külső szervezetek felé Külső szervezetek megkereséseire adott válaszok nyilvántartása
30 A fellebbezések szerzői Munka a fellebbezések szerzőivel: Lehetőség az "Oroszországi címek osztályozója" (KLADR) referenciakönyv összekapcsolására A szerző teljes körű információi: teljes név, cím, munkahely, szociális helyzet, juttatások stb. Az EDMS BOSS-Referent a tanúsításhoz szükséges FSTEC minősítést teljesítette a személyes adatvédelmi osztály 2-4.
31 Döntéshozatali folyamatok támogatása A döntéshozatali folyamatban feldolgozott dokumentumok típusai: A döntéshozatali folyamat dokumentáris komponense a BOSS-Referent rendszerben automatizált. Alkalmazás ORD szolgáltatási feljegyzéshez Szerződéstervezet Kimenő dokumentum tervezet Az üzleti folyamatok a Döntéshozatal modulban standard döntéshozatali folyamatokkal valósulnak meg.
32 "Döntéshozatal" Funkcionális modul Az adatbázisban Döntéshozatal történik: Iratmozgatási útvonal kialakítása Útvonal változtatás "menet közben" Iratmozgatás ellenőrzése Iratok nyilvántartása (beleértve az automatikus nyilvántartást is) Számok lefoglalása szerződésekhez, ORD ill. kimenő iratok tervezete , megismertetés és postázás A dokumentumokra vonatkozó utasítások kialakítása és végrehajtásuk ellenőrzése 37 Értesítési szolgáltatás A felhasználó minden rendszereseményről, valamint a rendszerben végrehajtandó műveletekről értesül a beérkező értesítéseken keresztül: Az értesítések a következőkre oszthatók: Feladatok Tájékoztató üzenetek a kabinet adatbázisában (a kezdőoldalon a naptárban jelennek meg) egy Lotus Notes postafiókba vagy más levelezőrendszerbe
arab bolgár kínai horvát cseh dán holland angol észt finn francia német görög héber hindi magyar izlandi indonéz olasz japán koreai lett litván madagaszkári norvég perzsa lengyel portugál román orosz szerb szlovák szlovén spanyol svéd thai török vietnami
definíció - BOSS-Referent
BOSS-Referens
A Wikipédiából, a szabad enciklopédiából
Rendszer BOSS-Referens A felügyeleti munkafolyamat és az irodai munka automatizálására tervezték. Az 1996-ban alapított BOSS-Referent EDMS ma az egyik vezető az ECM (Enterprise Content Management) osztályú megoldások orosz piacán. A 2008-ban telepített EDMS-feladatok 25%-a, azaz minden 4. a BOSS-Referent rendszeren valósult meg (a DSS Consulting által közzétett EDMS-piaci felmérés szerint).
A legnagyobb oroszországi EDMS az Orosz Föderáció Szövetségi Adószolgálatának (FTS) BOSS-Referent platformjára épült - több mint 85 000 felhasználó, és az MTS cégnél - a rendszer több mint 25 000 alkalmazottat egyesít.
Kinek szól az EDMS BOSS-Referens?
A BOSS-Referent elektronikus dokumentumkezelő rendszer felhasználói a szövetségi és regionális hatóságok, állami unitárius társaságok, kereskedelmi társaságok, ideértve mind a nagy fiókstruktúrával rendelkező holdingokat, mind a kis szervezetek.
A dokumentumkezelés BOSS-Referent segítségével történő automatizálása az alkalmazottak termelékenységének növekedéséhez vezet, megkönnyíti a vezetői döntések meghozatalához szükséges információkhoz való hozzáférést, javítja a teljesítményfegyelmet, és ennek következtében a menedzsment minőségének általános javulását eredményezi.
Milyen menedzsment feladatok megoldásában segít a BOSS-Referent EDMS?
- hatékony munka megszervezése szerződésekkel;
- a lehető legpapírmentesebbé tenni a belső vállalati dokumentumáramlást;
- automatizálja a szövetségi vagy regionális hatóságok munkafolyamatait;
- minőség-ellenőrzés biztosítása a vezetők parancsainak végrehajtása felett;
- az alkalmazásokkal végzett munka hatékonyságának növelése;
- megvalósítani a projektdokumentum áramlást és a csapatmunka lehetőségét;
- dokumentumkezelés kialakítása a minőségirányítási rendszeren belül.
Mik az EDMS BOSS-Referent bevezetésének eredményei
A hatóságoknál:
- a közszolgáltatások minőségének javítása;
- a teljesítményfegyelem javítása, a kezelhetőség növelése;
- a tevékenységek átláthatóságának és nyitottságának növelése;
- a kormányzati szervek munkájának biztosításának költségeinek csökkentése;
- olyan integrált információs rendszer alapjainak megteremtése, mint az „elektronikus kormányzat” (tárcaközi dokumentumkezelés, EAR-ek, archívumok, közszolgáltatási portálok).
Kereskedelmi cégek számára:
- fokozott kezelhetőség;
- azonnali reagálás a változásokra;
- növeli a vállalat versenyképességét a piacon.
A rendszer megtérülési ideje hat hónaptól 2 évig terjed.
Automatizált folyamatok
A BOSS-Referent rendszert a munkafolyamatok és a felügyeleti folyamatok automatizálására tervezték.
A rendszer olyan funkciókat tartalmaz, amelyek lehetővé teszik a következők megvalósítását:
Jóváhagyási folyamatok támogatása
- lehetővé teszi a szabványos használatot és a speciális folyamatok létrehozását;
- lehetőséget biztosít a jóváhagyók listájának, a jóváhagyás típusának és feltételeinek megváltoztatására;
- lehetővé teszi a jóváhagyási folyamat vezérlését;
- információkat nyújt a dokumentumok verzióiról és a jóváhagyási előzményekről.
Megbízások végrehajtásának ellenőrzése
- gondoskodik az összes kiadott megbízás elszámolásáról;
- lehetővé teszi az utasítások végrehajtásának és a szakemberek betöltésének időszerűségének nyomon követését;
- statisztikát készít az utasítások végrehajtásáról és a dokumentumok fejlesztéséről.
Bejövő és kimenő levelek kezelése
- biztosítja a különböző formákban érkezett levelezés nyilvántartását;
- bármilyen bonyolultságú regisztrációs számot támogat;
- lehetővé teszi a dokumentumok egymáshoz kapcsolását;
- lehetővé teszi a határozatok kiszabását és a határozati javaslatok elkészítését;
- több iroda munkáját biztosítja egyetlen információs téren belül.
A rendszer képességeiről további részletek a gyártó honlapján találhatók.
Előnyök
A BOSS-Referent EDMS számos egyedi kereskedelmi és technológiai előnnyel rendelkezik, amelyek vezető szerepet biztosítanak a rendszernek az orosz dokumentumkezelési megoldások piacán.
A rendszer kielégíti bármely iparág kis és nagy szervezetének igényeit, lehetővé teszi a hatóságok számára komplex információs rendszerek létrehozását, beleértve az EAR-eket, portálokat, jogilag jelentős dokumentumkezelést, archívumot.
A BOSS-Referent EDMS előnyeit az IBM Lotus platform széleskörű képességei, a csúcstechnológiás architektúra és a gazdag implementációs tapasztalat határozza meg. A megoldásnak a következő előnyei különböztethetők meg:
Kényelmes felület
A BOSS-Referent EDMS-t úgy tervezték, hogy javítsa a szervezet egészének, és különösen az alkalmazottak hatékonyságát. Egy fontos tényező, amely befolyásolja, hogy az alkalmazottak milyen gyorsan kapcsolódnak be egy új alkalmazással való munkavégzésbe, milyen gyorsan valósulnak meg a szabványos műveletek az elektronikus dokumentumkezelő rendszerben, az úgynevezett használhatóság – egy olyan felhasználói felület, amely a maximális pszichológiai és esztétikai kényelmet nyújtja a felhasználó számára. az alkalmazással. A BOSS-Referent kényelmes és könnyen használható
A BOSS-Referent rendszer felülete ma intuitív módon érthető a hétköznapi felhasználók számára, és az egyik legkényelmesebb a hasonló rendszerek között.
„Napló” és „Névjegykártya”
A 3.2.1-es verziótól kezdődően a rendszernek van egy kezdőlapja, amely a munkában folyamatosan használt elemeket - naplót és névjegykártya tartót - tartalmazza.
Elméletileg a kezdőoldal egy egyéni munkaállomás (AWP). Ez azt jelenti, hogy minden felhasználó úgy konfigurálhatja az oldal összetevőit, hogy kényelmes legyen számára a munka, és a fő rendszereszközök mindig kéznél legyenek.
Csak a szükséges információkat
A BOSS-Referent rendszer felülete úgy van kialakítva, hogy a különböző felhasználói csoportok gyorsabban és kényelmesebben dolgozhassanak: csak a számukra szükséges eszközöket és adatokat kapják meg.
A felhasználók feltételesen a következő csoportokba oszthatók a rendszerrel való munka során megoldandó feladatok szerint:
- végrehajtók - dokumentumkártyákat töltenek ki, dokumentumokat küldenek jóváhagyásra, aláírásra, nyomon követik a dokumentumok folyamatát, beszámolnak a vezetőség utasításairól;
- vezetők - döntéseket hoznak a dokumentumokkal kapcsolatban (okmányokat egyeztetnek és aláírnak), ellenőrzik az utasítások végrehajtását;
- hivatalnokok - elfogadják, nyilvántartásba veszik, dokumentumokat küldenek, ellenőrizzék a végrehajtói fegyelmet.
Az egyes felhasználói csoportok esetében még ugyanazon dokumentum felülete is más lesz.
Teljes web hozzáférés
A BOSS-Referent egy teljesen működőképes webes verzióval rendelkezik, amely támogatja az összes felhasználói funkciót. Így az EDMS BOSS-Referent segítségével a felhasználók teljes értékű munkája lehetséges mind a Lotus Notes kliensben, mind a webböngészőn keresztül.
Felhasználóbarátság
A BOSS-Referent EDMS web alatti munkavégzése gyakorlatilag nem különbözik a Lotus Notes kliensben végzett munkától.
A két verzió kezelőfelülete azonos - az eszközök, a dokumentumkártyák, a rendszerben való navigáció elvei megegyeznek. Ha a felhasználó mindkét verzióval dolgozik, például az irodában, a hozzáféréshez egy Lotus klienst, az otthoni hozzáféréshez pedig egy webböngészőt használnak, akkor nem kell megtanulnia az egyes verziókkal való munkavégzés szabályait. - mindkét változatban azonosak.
Mikor célszerű webes hozzáférést használni a rendszerhez?
Helyesebb lenne, ha egy szervezet a webes felületen keresztül dolgozna a BOSS-Referenttel az alábbi feltételek mellett:
- ha egy szervezet a Lotustól eltérő levelezőklienst fogadott el vállalati szabványként, akkor azt biztosan nem célszerű lecserélni, és a dokumentumokkal való munka a rendszer internetes verzióján keresztül is megvalósítható;
- amikor az EDMS-felhasználók jelentős részét a mobil felhasználók teszik ki, akik számára kényelmesebb a rendszerhez való hozzáférés bármely internet-hozzáféréssel ellátott helyről;
- ha a szervezet informatikai szakpolitikája lehetőséget biztosít a webes felületen keresztül elérhető alkalmazások használatára;
- ha a szervezetnek nagyon sok felhasználója van földrajzilag távoli irodákban, a webes verzió használata lehetővé teszi az EDMS megvalósításának felgyorsítását és a projekt költségeinek csökkentését.
Műszaki jellemzők
Nincs szükség további szerverre a BOSS-Referent rendszer webes hozzáférésének konfigurálásához: a felhasználók a Lotus Domino szerver további konfigurálásával dolgozhatnak a webes verzióval. Ugyanezt a szervert használják a Lotus kliensben dolgozó felhasználók támogatására is.
A rendszerfelhasználók hitelesítése a weben végzett munka során háromféle módon valósul meg:
- a Lotus Domino eszközei (az egyetlen lehetséges lehetőség azon felhasználók számára, akik a weben és a "vastag" klienssel kombinálják a munkát);
- az Active Directoryon keresztül (lehetséges a Winlogon komponens használata);
- LDAP-kompatibilis címtár használatával.
A webes munka során a felhasználók levelei által kapott értesítések html-hivatkozásoknak tűnnek (a Lotus levelezőkliensben használt Lotus hivatkozások helyett).
A webes eléréshez nincs szükség ActivX vezérlők vagy Java kisalkalmazások letöltésére. Miután a felhasználó megnyitotta a web alatti munka lehetőségét, egyszerűen bejelentkezik az adminisztrátor által megadott hivatkozáson, átadja a hitelesítést, amely után azonnal a rendszer teljes verziójával dolgozhat.
Gyors folyamatautomatizálás
Mi kell az EDMS gyors bevezetéséhez? Ehhez a rendszerben rövid időn belül folyamatokat (szabályzatokat) kell felállítani a dokumentumokkal való munkavégzéshez.
Ezért a BOSS-Referent egy sor előre konfigurált folyamatot tartalmaz a szabványos dokumentumokkal való munkavégzéshez, amelyeket csak egy adott ügyfélhez kell testreszabni. A rendszer konstruktor elemeket is tartalmaz, amelyek célja a speciális dokumentumok feldolgozására szolgáló folyamatok gyors felépítése „kockákból” (például a hitelkérelem jóváhagyásának folyamata). Ez lehetővé teszi, hogy jelentősen lerövidítse a rendszer megvalósításának és az ügyfelek igényeihez való igazításának idejét.
Bármely szervezetben vannak szabályok a dokumentumokkal való munkavégzésre, melyeket rendelet (vagy rendelet) formájában rögzítenek vagy nem, és ezeket figyelembe kell venni a vállalkozás automatizálása során. A rendelet meghatározza, hogy mi történik a dokumentummal életciklusának különböző szakaszaiban. Menedzsment automatizálási rendszer bevezetésekor a szabályozás elektronikus közigazgatási szabályozás (EAR) formájában valósul meg. A BOSS-Referent EDMS-ben az elektronikus szabályozást „döntéshozatali folyamatnak” nevezik (például „szerződéses döntéshozatali folyamatnak” vagy „memo-döntési folyamatnak”).
Bármely „döntéshozatali folyamat” elemei (szabályzat)
A „döntéshozatali folyamat” az okmánykártyából és a dokumentum útvonalából alakul ki.
A dokumentumkártya az adminisztrátor által konfigurált képernyőforma, amely a dokumentum és maga a dokumentum attribútumait tartalmazza beolvasott elektronikus kép vagy dokumentumtervezet formájában, például Microsoft Word formátumban.
A dokumentumútvonal a dokumentumfeldolgozási szakaszok sorozata, amelyet a rendszergazda a dokumentumtípusokhoz konfigurál. Az útvonal a dokumentumfeldolgozás következő szakaszait tartalmazhatja:
- Készítmény;
- megegyezés;
- aláírás;
- nyilatkozat;
- bejegyzés;
- végrehajtás;
- át az archívumba.
A jóváhagyási szakasz egy vagy több szakaszból állhat. Minden szakasz a következő egyező blokkok egyikével jön létre:
- párhuzamos;
- egymás utáni;
- feltételeknek megfelelő átmenetekkel.
„Döntéshozatali folyamatok” beállítása (szabályzat)
A bármely szervezet által feldolgozott teljes dokumentumfolyam feltételesen felosztható dokumentumokra, amelyek jellemzőek a szervezetek túlnyomó többségére, és speciális dokumentumokra, amelyek általában ipari jellegűek (bankokban ezek hitelkérelmek, tanácsadó cégeknél - jelentések stb.).
A BOSS-Referent előre konfigurált folyamatokat tartalmaz a szabványos dokumentumokkal való munkavégzéshez, valamint lehetővé teszi speciális folyamatok összeállítását a rendszerbe épített konstruktor „kockákból”.
Tipikus folyamatok beállítása
A BOSS-Referent rendszer alapverziója 5 előre konfigurált "Döntéshozatali folyamatot" tartalmaz a szabványos dokumentumokhoz (a szervezetek túlnyomó többségében használják):
- szerződések;
- szervezeti és adminisztratív dokumentumok;
- kimenő dokumentumok tervezetei;
- feljegyzések;
- alkalmazások.
Ezekhez a folyamatokhoz a BOSS-Referent rendszer szabványos útvonalakat valósít meg a dokumentumok és szabványos dokumentumkártyák mozgatására. A beépített folyamatok univerzálisak, és a rendszergazda egyszerű beállításokkal módosíthatja őket.
Az 5 tipikus folyamat bármelyikének kártyájának felépítését a rendszergazda állítja be. Ebben az esetben a mezők egy része alapértelmezés szerint kitölthető, a mezők egy része rendszerkönyvtárak segítségével tölthető ki.
Az előre konfigurált folyamatok útvonalai már be vannak állítva a rendszerben, és a fent leírt dokumentumfeldolgozási és jóváhagyási blokkokból állnak. A rendszergazda a jóváhagyási blokkok segítségével beállíthatja a jóváhagyási folyamatot, valamint meghatározhatja a dokumentumok jóváhagyásában, aláírásában, jóváhagyásában részt vevő munkatársakat.
Speciális folyamatok létrehozása
A BOSS-Referentben speciális dokumentumokat (például hitelkérelmeket) használó cégek számára lehetőség nyílik a szükséges speciális útvonalak és okmánykártyák gyors megtervezésére.
Egy speciális útvonal létrehozása a Lotus Workflow Architeсt segítségével történik a rendszerbe ágyazott dokumentumfeldolgozás és jóváhagyási blokkok standard szakaszaiból (fent leírtuk).
A Lotus Domino Designer eszközöket használják speciális dokumentumok kártyáinak létrehozásához, amelyek bármilyen szükséges mezőösszetételt tartalmaznak.
A kártya és az útvonal létrehozása után a folyamat konfigurálva van, ugyanúgy, mint a tipikus folyamatoknál.
Optimális elosztott környezethez
A BOSS-Referent az egyik legjobb megoldás az orosz piacon a hatékony dokumentumkezelés megszervezésére földrajzilag elosztott struktúrájú szervezetekben, amelyet számos sikeres projekt bizonyít, többek között:
- Oroszország legnagyobb EDMS-e a BOSS-Referent platformra épült - az Orosz Föderáció Szövetségi Adószolgálatánál (FTS) az elektronikus dokumentumkezelő rendszer felhasználóinak száma meghaladja a 85 000-et, a rendszert az Orosz Föderáció területi szerveiben vezették be. Az Orosz Föderáció összes alanyának Szövetségi Adószolgálata, a rendszert több mint 350 szerver támogatja;
- A kereskedelmi szektor legnagyobb EDMS-ét a BOSS-Referent az MTS-nél hozták létre - a rendszer több mint 25 000 alkalmazottat egyesít a vállalat oroszországi és számos FÁK-országbeli részlegéből egyetlen információs térben, munkáját pedig több mint 100 segíti. szerverek.
Az elektronikus dokumentumkezelő rendszer hatékonysága elosztott környezetben attól függ, hogy mennyire van megszervezve a dokumentumok eljuttatása az egymástól távol lévő felhasználókhoz. Vagyis az EDMS-ben dolgozó összes felhasználónak, tartózkodási helyétől függetlenül hozzá kell férnie a munkájához szükséges összes dokumentumhoz. A BOSS-Referent-ben a rendszer minden funkciója úgy van megvalósítva, hogy a területi elosztás feltételei között megfelelően működjön.
Az elosztott környezetben való munkához a BOSS-Referent rendszer a Lotus Domino platform összes előnyét, valamint saját szállítási mechanizmusát használja. Segítségükkel a következő funkciók érhetők el a rendszerben:
- Az „elektronikus dokumentumot csak arra a helyre szállítják ki, ahol a felhasználóknak munkájukhoz szükségük van rá” elv megvalósítása. Ez azt jelenti, hogy ha egy dokumentumot a cég központi irodájában és annak egyik fióktelepén dolgoznak fel, akkor a dokumentumnak ezen a két helyen kell lennie, és nem máshol;
- Ha egy dokumentumot (például jóváhagyás alatt) egy másik telephelyre visz át, az összes kapcsolódó dokumentumot elküldi vele;
- A dokumentumok, megrendelések és adatok kézbesítése csomagban történik, és szinte azonnal megtörténik. Ugyanakkor nincs szükség bonyolult beállítások elvégzésére a szerverjogok és a replikáció tekintetében;
- A BOSS-Referent szállítómechanizmus az okmánycsomagok garantált kézbesítésének funkciója - ha a csomag nem kerül kézbesítésre teljesen, a rendszer újraküldi, ha pedig a csomag nem kézbesíthető, értesíti az adminisztrátort. A rendszergazda egy eszköz segítségével diagnosztizálhatja a szállítási folyamatot, hogy kiderítse, miért nem sikerült a kézbesítés;
Az elosztott környezetben működő BOSS-Referent rendszer adminisztrációja olyan egyszerű, mint egyetlen hely adminisztrációja. Ugyanakkor a távoli irodák adminisztrációja egyetlen pontról lehetséges, például a központi irodából. Tehát a rendszer frissítése egy új kiadásra az összes MTS EDMS telephelyen egyik napról a másikra megtörténik, és azt a vállalat központi irodájának adminisztrátorai végzik el;
- A felhasználók áttelepítését támogató szolgáltatás lehetővé teszi a felhasználók és dokumentumaik egyik webhelyről a másikra való áthelyezésének problémájának megoldását. Miután a felhasználó átkerült például egy fióktelepről a szervezet központi irodájába, a fiókkiszolgálóról másolatként elküldik a központi iroda szerverére az összes olyan dokumentum csomagját, amellyel a felhasználó az átvitel előtt dolgozott.
Gyors végrehajtás
Az EDMS BOSS-Referent három egyedi előny kombinációja különbözteti meg:
- egyrészt a rendszer egyesíti a tervező elemeit, és ennek köszönhetően nagyon gyorsan lehet automatizálni a dokumentumkezelési folyamatokat;
- másrészt megőrizte a platform minden olyan tulajdonságát, amely lehetővé teszi, hogy a megoldást a vevő bármely speciális igényeihez igazítsa;
- emellett a rendszer architektúrája és a megvalósítási módszertan lehetővé teszi a folyamatok lépésről lépésre történő automatizálását, például először a szerződések feldolgozását állítják be úgy, hogy a szervezet elkezdjen dolgozni a rendszerben, majd további folyamatokat állítson be.
A BOSS-Referent EDMS kereskedelmi üzembe helyezése 2 hónapot vesz igénybe.
Ez a rendszer és a megvalósítási módszertan következő jellemzőinek köszönhetően lehetséges:
- Vannak olyan dokumentumok, amelyeket szinte minden szervezetben ugyanúgy dolgoznak fel. Az ilyen dokumentumok 5 típusához már szabványos folyamatokat hoztak létre a BOSS-Referentben. Ezért a rendszer telepítése után azonnal elkezdhet dolgozni szabványos dokumentumokkal, például szerződésekkel.
- Ha a rendszer bevezetése során szükségessé válik olyan speciális dokumentumok feldolgozására szolgáló folyamatok létrehozása, amelyeket egyetlen szervezet munkájában használnak, akkor ez is gyorsan megtehető. A folyamat a folyamat rendszerben már megvalósított elemeiből alakul ki - "kockákból" épül fel, mint egy konstruktor.
- A BOSS-Referent teljes körű web-hozzáféréssel rendelkezik, amely lehetővé teszi a felhasználók számára, hogy a Lotus Notes kliensben és a webböngészőn keresztül is teljes mértékben dolgozhassanak. Ha a szervezet felépítése sok földrajzilag távoli fiókot és részleget foglal magában, akkor a megvalósítási projekt ideje jelentősen csökkenthető, ha a fiókok összes felhasználója számára webes hozzáférést biztosítunk a rendszerhez.
- A BOSS-Referent EDMS megvalósítási módszertana különböző méretű sikeres projektek évei alatt került kidolgozásra, és a projektek rövid időn belüli megvalósítására összpontosít. Például a szabványos dokumentumokkal végzett munka automatizálásánál 1 hónap szükséges a szervezetben meglévő munkafolyamatok vizsgálatára és a bevezetésre való felkészülésre, a második hónap a rendszer telepítésére, a szabványos folyamatok beállítására és a felhasználók képzésére telik. Vagyis 2 hónap elteltével a szervezet megkezdi az EDMS próbaüzemét.
Megbízhatóság és teljesítmény
A BOSS-Referent rendszer megbízhatóságát és teljesítményét a Lotus Domino platform képességei biztosítják: a megbízhatóság jelzője 24x7, egy szerveren akár 1000 felhasználó is dolgozhat.
Rendszermegbízhatóság
A 24x7 jelzésű BOSS-Referent EDMS megbízhatósága a két (vagy több) szerverből álló Lotus Domino szoftverfürtben való munka megszervezésével érhető el. A fürt kiszolgálóinak adatazonosságát a Lotus Domino fürtreplikáció karbantartja. A Lotus Domino fürt használata a következőket nyújtja:
- rendszer hibatűrése - a fő szerver meghibásodása esetén, amelyen a felhasználók dolgoznak, automatikusan átváltanak tartalék szerverekre;
- terheléselosztás a szervereken – a felhasználók arányosan vannak elosztva a különböző szerverek között, ami segít a rendszer teljesítményének javításában.
Rendszer teljesítmény
A rendszer magas teljesítményét számos műszaki megoldás biztosítja, mint például:
- terheléselosztás egy Lotus Domino szoftverfürtben;
- a feldolgozott dokumentumok automatikus átvitele a megfelelő modulok archívumába - a dokumentumokkal végzett munka befejezése után átkerülnek a megfelelő modulok archívumába, miközben rugalmas beállítások állnak rendelkezésre az automatikus archiváláshoz és a kereséshez minden modulban, beleértve az archívumot is. ;
- dokumentumkártyák és csatolt fájlok tárolása különböző modulokban (különösen nagy mennyiségű fájl esetén a mellékletek „elektronikus archívum” típusú rendszerben - IBM Content Manager vagy Saperion - tárolhatók), miközben a tárolási hely nem nyilvánvaló a felhasználó számára, ill. a „melléklet a kártyához csatolva” effektus megőrzi a dokumentumot";
- elosztott szállítási mechanizmus, amely a továbbított információ mennyisége szempontjából optimalizált, és a "dokumentumok tárolása és továbbítása csak azokra a szerverekre történik, ahol a munkához szükségesek" elve alapján működik.
Megoldásfejlesztés
A BOSS-Referent elektronikus dokumentumkezelő rendszer egyetlen projekt keretében történő fejlesztése két irányban lehetséges:
- a rendszer bővítése során;
- a funkcionalitás bővítésének útján.
A BOSS-Referent lehetővé teszi a rendszer méretének növelését az egységes információs tér fenntartása mellett:
- Csatlakoztasson nagy számban új felhasználókat. A BOSS-Referent rendszer képességeit tesztelték a legnagyobb oroszországi EDMS-nek a Szövetségi Adószolgálatban (a teljes tervezett felhasználók száma meghaladja a 100 000-et) és az MTS-ben (több mint 25 000 alkalmazott dolgozik a rendszerben).
- Csatlakoztasson új webhelyeket (a szervezet területileg távoli részlegeit és fiókjait) a szervereikkel. Jelenleg a Szövetségi Adószolgálat és az MTS EDMS-ének munkáját több mint 100 szerver támogatja.
A BOSS-Referent bőséges lehetőséget biztosít a rendszer minőségi fejlesztésére - új funkciókkal bővítve - az alábbi eszközökkel:
- A rendszer képes automatizálni a szervezetben használt minden típusú vezetési dokumentummal végzett munkát. A szabványos dokumentumok feldolgozására szolgáló folyamatok egyszerűen "klónozhatók" a már előre konfigurált folyamatokból - a szabályzatok átmásolása és a szükséges beállítások módosítása ebben történik. A szervezet speciális dokumentumaihoz (például hitelkérelmek) speciális folyamatok jönnek létre a Lotus platform eszközeivel.
- A más termékekkel való integráció lehetővé teszi a BOSS-Referent rendszer képességeinek jelentős bővítését, valamint az EDMS-t a szervezet egyetlen információs rendszerének részévé tenni. A BOSS-Referent platformon az EDMS kiépítésének tapasztalatai között szerepel a HR, ERP, CRM osztályú rendszerekkel való sikeres integráció, valamint egy jogilag jelentős elektronikus dokumentumkezelő rendszer létrehozása;
- A BOSS-Referent partnerek a BOSS-Referent EDMS-szel kompatibilis modulokat fejlesztettek ki, amelyek célja a rendszer alapvető funkcióinak bővítése.
A döntés nyitottsága
A BOSS-Referent EDMS azon kevés rendszerek egyike az orosz EDMS piacon, amely nyílt forráskóddal érkezik. Ez a következő előnyöket nyújtja az ügyfeleknek:
- A BOSS-Referent használó szervezeteknek lehetőségük van a rendszert munkájuk sajátosságaihoz igazítani, és saját további EDMS moduljaikat kidolgozni. Ez a BOSS-Referent rendszer rugalmasságának egyedülálló előnye.
- Az ügyfélbiztonsági szolgálatok ellenőrizhették a kód és magának a rendszernek a biztonságát, illetve tanúsíthatták a belső biztonsági követelményeknek való megfelelést.
Adat védelem
A BOSS-Referent rendszer tanúsítvánnyal rendelkezik, hogy megfeleljen az oroszországi FSTEC Útmutató Dokumentumainak követelményeinek:
- „Az információs technológiák biztonsága. Az információtechnológiai biztonság értékelésének kritériumai”. Értékelési garancia 4. szint (EL4).
- "Védelem az információkhoz való jogosulatlan hozzáférés ellen. 1. rész Információbiztonsági szoftver. Osztályozás a be nem jelentett képességek hiányának ellenőrzési szintje szerint” (NDV4).
Az EAL4 tanúsítvány garantálja a rendszerbiztonság szintjét és a bizalmas információkkal való munkavégzéshez szükséges biztonsági funkciók megfelelő működését.
Az NDV4 tanúsítvány garantálja a "hátsó ajtók" hiányát a programkódban.
Az FSTEC tanúsítványok jelenléte lehetővé teszi a BOSS-Referent alapján épített információs rendszerek tanúsítását a személyes adatok információs rendszerének (ISPD) biztonsági osztálya szerint "1G"-ig, az IS-ben pedig a személyes adatvédelmi osztály szerint "ig" K2" beleértve.
A BOSS-Referent rendszerek beépített támogatással rendelkeznek az orosz FSB által tanúsított kriptográfiai információvédelmi eszközökhöz. Ezen eszközök segítségével a BOSS-Referent megvalósítja:
- elektronikus digitális aláírás (EDS) használata, amely lehetővé teszi az elektronikus dokumentumok szerzőségének, integritásának és jogi jelentőségének igazolását;
- adattitkosítás, amely lehetővé teszi az elektronikus dokumentumban található információk további védelmét.
Rendszer Felépítés
A BOSS-Referent alapú elektronikus dokumentumkezelő rendszer több szintből áll:
- hardver (szerverek, kliens munkaállomások, hálózatok stb.) és egy platform (Windows / Linux / Sun operációs rendszer és szállítási protokollok), amely az összes hardvert egyetlen komplexumban egyesíti;
- az IBM Lotus technológiai platform, amely egy „kiegészítés” a hálózati operációs rendszeren keresztül, és egy Domino szerverkomponenst és egy kliens Notes-t tartalmaz;
- a BOSS-Referent rendszer, amely egy Lotus Domino alkalmazás, amely nsf formátumú modulokból (adatbázisokból) áll;
- ügyfélkliens helyek, amelyek a Lotus Notes kliens és a webböngésző használatával is működhetnek.
Az IBM Lotus egy dokumentum-orientált platform, amely előnyösebbé teszi az EDMS-feladatokhoz, mint a relációs DBMS-ek.
Modulok
A BOSS-Referent moduláris felépítésű. A BOSS-Referent rendszerben található modulok Lotus Notes/Domino környezetben működő összekapcsolt adatbázisok (DB). Ezek az adatbázisok három csoportra oszthatók:
Funkciómodulok
Vezetői információk feldolgozására és döntéshozatalra tervezték.
"Iroda" modul
A szervezet teljes munkaciklusát biztosítja a bejövő és kimenő dokumentumokkal. Lehetővé teszi a levelezés vezérlését, rögzítését és regisztrálását.
Döntéshozó modul
A rendszerben „Döntéshozatali folyamatok” formájában megvalósított üzleti folyamatok automatizálására szolgál, két kötelező elemből: egy dokumentumkártyából és egy dokumentummozgatási útvonalból. A rendszer szállítása előre konfigurált "döntéshozatali folyamatokat" tartalmaz a szabványos dokumentumokhoz (szerződések, szervezeti és adminisztrációs dokumentumok, kimenő dokumentumok tervezetei, feljegyzések, kérelmek). A speciális dokumentumok (például hitelkérelmek) folyamatai gyorsan testreszabhatók.
"Rendelések" modul
Lehetővé teszi, hogy feladatokat állítson be az alkalmazottak számára az egész szervezeten belül dokumentumok vagy független rendelések létrehozásával, és nyomon kövesse végrehajtásukat. Lehetővé teszi kapcsolódó megbízások létrehozását, amelyek a megbízások "fáját" alkotják, és ellenőrizhetik azok végrehajtását.
Megbízásokat minden szintű vezető adhat ki. A vállalkozók elmenthetik az előrehaladási jelentéseket a Feladatok modulban. A modul szorosan kapcsolódik a rendszer többi bázisához ("Döntéshozatal", "Iroda"). A megrendelések mind a "Rendelések" adatbázisban, mind a rendszer más moduljaiban ("Döntéshozatal", "Iroda") hozhatók létre, míg minden megrendelés a "Rendelések" modulban tárolódik.
Általános rendszerszótárak és segédkönyvek
Referencia információk tárolására szolgálnak.
Szervezeti címtár modul
A vállalkozás szerkezetére és alkalmazottaira vonatkozó adatok tárolására és frissítésére tervezték. Az adatbázis információkat tartalmaz a szervezet részét képező részlegekről, ágazatokról, azok kölcsönös alárendeltségéről, valamint a szervezet alkalmazottairól, ideértve a beosztások összevonását, a hatáskör-átruházást és az iratfeldolgozó szerepköröket (jóváhagyó, koordináló, stb.) .). Itt tárolódnak a szolgáltatási információk is: a telephelyekről (szerverekről, amelyeken a munka folyik), kapcsolatokról, csomópontokról, irodák nevéről stb. Az Organization Directory modulból származó adatokat a BOSS-Referent rendszer legtöbb modulja használja.
"Külső címzettek" modul
A partnerszervezetek (vevők, partnerek, ügyfelek) és képviselőik adatainak tárolására szolgál. A "Külső kapcsolatok" sokféle információt tárolhat - a szervezet banki adataitól a képviselő mobiltelefonjáig.
A rendszerben a „Külső címzettek” modulból származó adatok kerülnek felhasználásra mindenhol, ahol meg kell adni a szerződő feleket, például szerződésekkel, bejövő és kimenő dokumentumokkal stb.
"Szótárak" modul
A rendszer adatbázis-kártyáiban a beviteli mezők kitöltésére használt kulcsszavak listájának létrehozására és tárolására szolgál. A BOSS-Referent rendszer legtöbb modulja használja szótári értékek szótáraként. Az új bejegyzések hozzáadását és a régiek szerkesztését az adminisztrátorok vagy elkötelezett alkalmazottak végzik.
Rendszerszintű szolgáltatások
Ezek olyan modulok, amelyek lehetővé teszik a funkcionális alrendszerek rugalmas beállítását, és támogatják a kiegészítő funkciókat.
Kapcsoló modul
Ez a központi alap, amellyel az alkalmazás konfigurálva van. Technológiai információkat tartalmaz a BOSS-Referent rendszer egyéb adatbázisainak szervereken való elhelyezkedéséről. A "Switchboard" adatbázis a következő feladatok megoldására szolgál:
Felhasználói navigáció - a modul adatbázis-navigációt biztosít, a felhasználók számára egyetlen belépési pontként működik a rendszerbe Rendszermodul váltás - kapcsolatokat hoz létre a rendszer adatbázisai között, valamint szótár és referencia modulokkal Felhasználói munkaállomások konfigurálása Belépési pont a felhasználók számára.
Szekrény modul
Felhasználói szolgáltatások csoportjára utal. Úgy tervezték, hogy tájékoztassák a felhasználókat feladataikról: a BOSS-Referent rendszer összes szolgáltatási üzenete ide érkezik. Az adatbázis minden felhasználó számára elérhető, míg minden felhasználó csak a neki címzett értesítéseket kapja. A rendszer lehetővé teszi a „Kabinetbe” érkező üzenetek megkettőzését a felhasználó postafiókjában,
Keresés modul
Kiegészítő modul, amely lehetővé teszi a „Chancery”, „Döntéshozatal” adatbázisok és archívumaik dokumentumkártyáinak attribútumai alapján történő keresést.
Nyilvántartó modul
Egy sor számlálót (szoftverszámlálókat) tartalmaz, amelyek dokumentum-regisztrációs számokat és számlálóformátumokat állítanak elő. Lehetővé teszi a számláló különféle formátumainak rugalmas konfigurálását a szervezetben a különféle típusú dokumentumok regisztrációs számainak kialakítására elfogadott eljárásnak megfelelően. A formátum a „számlálón” kívül különféle paramétereket is tartalmazhat, például: az Aláíró teljes neve, regisztráció dátuma, elválasztók, esetindex stb. Egy számlálóhoz többféle formátum is létrehozható.
Archív modulok
Az „Iroda”, „Feladatok”, „Döntéshozatal” és a kapcsolódó „Elektronikus képek” modulok archív dokumentumainak tárolására szolgál. Minden modulhoz külön archív adatbázis jön létre. A „Kancellária” és a „Döntéshozatal” modulokból az archívumba került dokumentumok „Abban az esetben” státuszt kapnak, a megrendelések állapota nem változik.
Döntésbeállítások modul
Kiegészítő modul, amely szabványos folyamatok létrehozására szolgál, amelyeknek megfelelően a Döntéshozatali adatbázisban lévő dokumentumok feldolgozásra kerülnek. A szabványos folyamatkártya rögzíti a dokumentumfeldolgozás szakaszait, szakaszait, a dokumentummezők alapértelmezett beállításait, a feldolgozásban (koordináció, aláírás, jóváhagyás, nyilvántartásba vétel) részt vevő munkatársakat, valamint a dokumentumok készítésére jogosult munkatársakat.
Protokoll modul
A felhasználói műveletek rögzítésére szolgál, amikor dokumentumokkal dolgozik a BOSS-Referent rendszerben. Információk az adatbázisból A protokoll csak megtekintésre szolgál, és az információbiztonságért felelős szolgálat használja.
