Hatékony munkaidő tervezés a vállalkozásnál. Munkaidő tervezés - absztrakt

Munkagyakorlatom során többször találkoztam olyan vezetőkkel, akiknek egy fontos képességük van. Ez az a képesség, hogy napközben sok mindent meg tud tenni, helyesen rangsorolva és anélkül, hogy stresszt tapasztalna. Az ilyen embert egyszerűen nem lehet tettekkel elárasztani. Nem számít, hány projektet valósítanak meg jelenleg, gyorsan, nyugodtan és helyesen rangsorolja, csoportosítja a feladatokat, és egyenként elkezdi végrehajtani azokat. Sokat gondolkodtam ezen, beszélgettem a kollégákkal és rájöttem, hogy ez a képesség a legtöbb esetben nem veleszületett, hanem szerzett.

Középiskolás koromban szeretett nagybátyám jó tanácsot adott nekem: „Kövesd nyomon, mit csinálsz a nap folyamán, és a végén foglald össze.” A bácsi a Nemzetközi Munkaügyi Szervezetnél dolgozott, és tudta, miről beszél. Még mindig hálás vagyok neki a tanácsáért, és magamnak is azért, hogy követtem ezeket a tanácsokat. Amikor elvégeztem az iskolát, tiszta időbeosztásom volt, a legtöbb feladatom, minden napra vonatkozó feladataim előre meg voltak tervezve, és ez nem okozott tiltakozást, kényelmetlenséget.

Később ezt a szabályt életem végéig betartottam. Változtak a tervek és a feladatok, és csak erősödött az a szokás, hogy napközben többféle dolgot csináljak, és ezzel együtt a munkám eredményessége és eredményessége is. Hiszen ha jobban belegondolunk, a nagy fáradtság, az apátia, az alacsony produktivitás nagyrészt az önmagunkról, a munkánkról alkotott elképzelésünk, és nem utolsósorban a tervezés és a prioritások rendezése szokásának hiánya. Valószínűleg egyes kreatív munkások és szűk profilú szakemberek számára ez nem jelent jelentős hátrányt, de nem lesz jó menedzser anélkül, hogy tudna tevékenységeket tervezni, prioritásokat felállítani és csoportosítani.

Tehát ha még nem szoktad hozzá, hogy az iskolában vagy az egyetemen megtervezze a dolgokat, a legjobb, ha ezt a lehető leghamarabb megteszi. Először is nézd meg, mit csinálsz valójában a nap folyamán. Csak félóránként jegyezze fel, hogy mire szánta ezt az időt. Ha átnézi heti jegyzeteit, meg fog lepődni, hogy mennyi időt veszítenek el lényegtelen, egymást átfedő vagy egyszerűen lényegtelen tevékenységekre és feladatokra. Ennek megfelelően a következő lépés minden felesleges eldobása. Ennek betartása is sokáig tart, egyes szokásoktól vagy rituáléktól nagyon nehéz megszabadulni. A harmadik lépés a főbb feladatok és munkatípusok csoportosítása és szekvenciális kezelése, nem tetszőleges sorrendben. Ez nagymértékben növeli a koncentrációs képességét. Első pillantásra ez nagyon egyszerű, nem nehezebb, mint reggel gyakorlatokat végezni. De nem mindenki foglalkozik a töltéssel.

Ami a napom megtervezését illeti, most is sok időt szánok erre (bár az asszisztenseim rengeteg előkészítő és szervező munkát végeznek). Talán később írok egy bejegyzést a személyi asszisztens vezetői munkában betöltött szerepéről. A megfelelő időgazdálkodás alapja az. Számomra ez a stratégia, a kulcsfontosságú ügyfelekkel és partnerekkel való kapcsolatok, a legnagyobb üzletek, a csapat, a kinevezések és a munkatársak motiválása. Ha probléma lép fel ezen irányok egyikében, akkor ez az én problémám, amelyet először meg kell oldanom.

Egy másik alapvető pont a nem tervezett tevékenységek jelenléte az idővonalon. Ezek mindig megtörténnek, és fontos, hogy legyen lazaságunk, mert nincs rosszabb, mint amikor az egyik találkozó belekúszik a másikba, vagy sietve kell tenni valamit.

Ne felejtse el, hogy minden ember más, ami azt jelenti, hogy a tervezésnek egyéninek kell lennie. Nagyon régen felépítettem az optimális ütemtervemet. Általában reggel 9-kor véglegesítem a csapattal az ütemtervet, és átnézem a mai találkozókat leíró összefoglalókat. A tájékoztatók elkészítése külön kérdés: egyértelműen leírják a célokat, célkitűzéseket, résztvevőket. Ezzel is időt takarítok meg. Körülbelül tíz találkozó után hazamegyek, és időt töltök a családommal, rendszeresen járok jógára vagy fitneszre. És közelebb este még mindig elektronikusan dolgozom. Ez a rutin lehetővé teszi, hogy ne váltsam újra a munkatípusok között, és könnyebben beléphetek a kívánt üzemmódba. Ahhoz azonban, hogy építkezzek és ragaszkodjak hozzá, el kellett kezdenem tervezni az iskolai időmet.

Ki ne gondolta volna közülünk, hogy mi a legnagyobb érték? Ebben a kérdésben gyakran megoszlanak a vélemények. Egyesek úgy vélik, hogy az információ, mások - az idő. Annak ellenére, hogy a modern társadalomnak elegendő lehetősége van az időmegtakarításra, valamiért egyszerűen nincs elég idő. És azonnal eszembe jutnak a gondolatok: „Miért játszik kegyetlen tréfát a technológiai fejlődés?”, „Hogyan legyen időnk mindent, sőt még jól is?”, „Hogyan osszuk el és tervezzük meg a napunkat, hogy legalább részben tehermentesítsük magunkat? ”. Minden nagyon egyszerű. Csak meg kell tanulnia helyesen megtervezni az időt.

Szabályokat kell betartani, ha sikeres akarsz lenni

Annak érdekében, hogy mindent megtegyen, és legyen ideje pihenni, a következőket kell tennie:

• konkrét tervet dolgozzon ki;
• előnyben részesítse a kis fontosságú ügyek kezelését anélkül, hogy későbbre hagyná;
• ne pazarolja a munkaidőt felesleges dolgokra;
• az elvégzett feladatok napi elemzése;
• megfelelően fontossági sorrendbe állítani;
• rendet tartani;
• fejleszteni akaraterőt az új szokások követésére.

Hogyan tanuljuk meg megtervezni a napunkat: a fej időtervezésének szakaszai

Helyesnek tűnik a munkaidő beosztása, a napi munka sorrendjének meghatározása nem nehéz, azonban nem mindenki tudja ezt megtenni. Ha olyan gondolatok jutnak eszünkbe, hogyan kell a fontos dolgokat időben elvégezni, és nem kell elfáradni, fontos megtanulni, hogyan kell megfelelően tervezni és beosztani az időt. Itt fontos szerepet játszik a napi rutin megfelelően összeállított terv.

Ne feledkezzünk meg egy olyan fontos tényezőről, mint a korlátozott idő. Az időt nem lehet megállítani, megváltoztatni, visszaadni, ami azt jelenti, hogy ugyanez vonatkozik a munkára, az ügyekre és általában az életünkre.

A munkaidő-tervezésnek a következő szakaszai vannak:

• fegyelem kialakítása (a sikeres vezető fontos feladata, hogy megtanulja irányítani a napját);
• az esetek fontossági fokának meghatározása (naponta legfeljebb 3 sürgős eset tervezése megengedett);
• az ügyek ésszerű felosztása fontos, sürgős, könnyű, egyszerű, jelentéktelen;
• szakaszos terv elkészítése a munka végrehajtására;
• megszabadulni az egyszerű, apró, könnyű dolgoktól, amelyek 10 percnél kevesebbet vesznek igénybe (kirakás a következő napokban);
• a menedzser megtagadása az időt „lopó” tevékenységektől (TV-műsorok nézése, sok órás kommunikáció a közösségi hálózatokon, baráti összejövetelek);
• minden dolog meghatározása a házban és a munkahelyen;
• megszabadulni a munkaszeméttől (napi 10 perc elegendő a dokumentumok rendezéséhez és a felesleges kidobáshoz);
• szabadidős hobbiválasztás.

Annak érdekében, hogy ne veszítse el a barátokat és ne takarítson meg időt, be kell tartania a szabályt: hetente kétszer látogasson el a közösségi oldalakra, szánjon hétvégét a barátokkal való találkozásra, tervezze meg előre a személyes találkozókat, csökkentse az „üres” telefonbeszélgetések idejét. napi 15 percig.

Hogyan készítsünk munkatervet

A gyümölcsöző tervezés akkor lehetséges, ha a következő sorrendet betartja a munkája során:

1. Határozza meg azokat a célokat és célkitűzéseket, amelyek alapján munkaterv készül. Lehet rövid távú (egy hétre) vagy hosszú távú (egy hónapra, negyedévre, évre).

Figyelem: Egy sikeres vezető egyetlen lépéssel sem térhet el a tervtől. Módosíthat rajta, például felcserélheti a dolgokat, a fontos találkozók napjait, más időpontra tervezheti az eseményeket, de gyökeresen megváltoztatni semmi esetre sem.

1. Jelöljön ki feladatokat, és határozzon meg határidőket a teljesítésre. Fontos, hogy mindenekelőtt megtanuljunk olyan dolgokat csinálni, amelyek időkerete korlátozott, és amelyek sok erőfeszítést igényelnek. Ezután meg lehet tervezni a középtávú feladatokat és a szabványos funkciók megvalósítását igénylő munkákat. Az utolsó tennivaló a kevésbé fontos munka.

1. A végrehajtás előestéjén felmerült sürgős ügyek kötelező megjelölése a naplójában vagy a naptárában (lehetővé teszi, hogy a vezetőnek ideje legyen mindent időben megtenni, anélkül, hogy a fontos pontokat kihagyná).

1. Minden eset elemzése, feladatsor szűkítése (lehetőség szerint).

A nap feltöltéséhez fontos:

1. Tartsa be az ügyek végrehajtásának korlátozását: legfeljebb 3 sürgős, összesen legfeljebb 10 eset naponta.
2. A tervezésnél ragaszkodjon az összetett feladatok kedvezőbb időpontban történő, lehetőleg délelőtti, a könnyű feladatok elvégzéséhez - a műszak végén.
3. Ne végezze el a következő munkát az előző befejezése nélkül (fontos, hogy a feladatokat szakaszosan tervezze meg, miután elvégezte a korábban egyeztetetteket).
4. Ne hagyjon befejezetlen ügyeket, ne tegye át azokat a következő munkanapra.
5. Ha vannak még hátralévő feladatok, ajánlatos ezeket feljegyezni a fontos ügyek naptárába, ahol külön fel kell jegyezni. Abban az esetben, ha ugyanaz a feladat több egymást követő napon stabilan "él" a naplóban, érdemes megfontolni, hogyan lehet megtagadni, vagy egyszerűen átadni egy másik személynek, aki végrehajtja.

A racionális tervezés titkai

A nap megfelelő megtervezése lehetővé teszi:

• a munkaterv értékelése, a feladatok igazítása, napi rutin készítése;
• az ügyek lebonyolításának ellenőrzése, több feladat egyidejű végrehajtásának kiküszöbölése (ellenkező esetben fennáll az alacsony munkavégzés veszélye);
• megkezdett ügyek befejezése;
• a vezetőt a rábízott feladatok teljesítésében akadályozó, a figyelmet elvonó, a terveket befolyásoló akadályok megszüntetése;
• a munka és a pihenés váltakozása;
• időtervezés elemzése;
• teljesítményük folyamatos javítása.

A menedzser időmegtakarításának titkai

1. Fontos a hasonló feladatok kombinálása, például a tárgyalások kombinálása, a levelezés elemzése, az e-mailek megválaszolása.
2. Ugyanilyen fontos a nyugodt környezet megteremtése. Erre azért van szükség, hogy semmi se vonja el a figyelmet a munkától.
3. A munkaidejének korlátozása elkerülheti az üzleti megbeszélések terméktelen eredményét.
4. A rangsorolás képessége az ügyek racionalitásának és következetességének fontos mutatója, amely befolyásolja a célok elérését.
5. A kiemelkedően fontos feladatok ellátása lehetővé teszi, hogy a vezető magas teljesítményt érjen el munkájában.
6. Az idő jelentős része az alkalmazottak közötti feladatok megosztásának megtakarítását segíti elő.
7. Ugyanilyen fontos a munka ütemezése. A cél felé haladva sokkal könnyebb, ha felmászunk a lépcsőn, egészen apró dolgoktól kezdve egészen a magasságokig.
8. A fontos dolgokról szóló napló vezetése segít kiküszöbölni az egyik feladat átfedését a másikkal, az esetek felhalmozódását a hónap végén.
9. A fontos döntéseket a legjobb reggel meghozni. Így az egész munkanapra sikerélményt kelthetsz.
10. A tervek, beosztások készítésekor fontos figyelembe venni a munkaképesség valódi szintjét, hiszen ő befolyásolja a munkavégzés végeredményét.

A munka tervezése és szervezése a további önfejlesztés kulcsa. A napi tervezés alapelveiről és szabályairól a cikkben olvashat.

A cikkből megtudhatja:

Miért van szükség a napi tervezésre?

Nem mindenki érti, miért kell megtervezni a munkanapját. Hiszen minden ember, tervezés nélkül is tudja, hogy milyen funkciókat lát el és mit kell tennie. Sokan nem látják értelmét az aznapi tervek elkészítésének, mert mindig akadnak olyan váratlan feladatok, amelyek minden előre eltervezett tételt összezavarhatnak.

Kapcsolódó dokumentumok letöltése:

Ha összehasonlítunk két olyan dolgozót, akik ugyanazokat a funkciókat látják el és azonos képességekkel rendelkeznek, akkor megállapíthatjuk, hogy munkájuk mennyisége és minősége különböző. Az egyik munkatárs az aktuális és a stratégiai feladatokat is meg tudja oldani, a másiknak még a sürgős feladatok ellátására sincs ideje, és állandóan munkavégzés után kénytelen maradni. A legjobb eredményeket azok fogják mutatni, akik többen vannak . Vagyis olyan, akinek a tervezési folyamat napi kötelesség és szükséglet. A terv, még pszichológiai szinten is mozgósításra készteti az embert. Rögzített célja van, és belső igény van ennek elérésére.

Hogyan tervezzünk hatékonyan?

A munka tervezését és megszervezését egy alkalmazott végzi. Nem a vezetőnek, hanem az alkalmazottnak kell feladatot kitűznie magának. Ilyenkor önállóan tűz ki célokat, az általa választott irányba cselekszik. Az önálló tervezéssel végzett feladatok aránya általában magasabb, mint az általános megvalósítása esetén a vezető fejlesztette ki.

A gyakorlatban kipróbált, a munkaidő optimális felhasználását biztosító munkaidő-beosztási rendszer működik. Ez egy olyan alapelv, amely alapján az ember hozzáértő, reális és megvalósítható tervet készíthet.

Mindenekelőtt határozza meg, hogy mit kell beépítenie a napi tervébe. A hat hónapra vagy egy évre kidolgozott stratégiai terv figyelembevételével kell elkészíteni. Az egyes napok tervezése során figyelembe veszik az összes végrehajtásra ütemezett feladatot, mind a munkához közvetlenül kapcsolódó, mind a másodlagos feladatokat. Például gratulálni egy kollégának a születésnapján. Azokon a tételeken kívül, amelyekre a vezető vár, a személyes ügyeket is be kell építeni a tervbe. Ez azért szükséges személyes fejlődésés pozitív imázs kialakítása.

A munka tervezése során a nagy feladatokat, amelyek elvégzése több napot vagy hetet vesz igénybe, szakaszokra kell bontani, és egymást követően kell végrehajtani. Állítson be egy határidőt minden mérföldkőhöz. Készíts egy tervet a következő napra, benne a részfeladatokkal. A terv elkészítéséhez használhat normál papírnaplót vagy speciális programot.

A munkatervezés célja nem a tervpontok bármi áron történő teljesítése, hanem a kiemelt és sürgős feladatok időben történő és minőségi végrehajtása. Ezért a megvalósításra ütemezett feladatok listáját rendezni és csökkenő fontossági sorrendbe kell rendezni. A folyamat Egyszerre több módszert is használhat.

Például a fix határidővel és a nagyobb erőfeszítést igénylő feladatok a legmagasabb prioritást élvezik. A második legfontosabbak a napi kötelező feladatok, illetve azok a feladatok lesznek, amelyek határidejét a következő napokban tervezik. A napi tervezés során a legalacsonyabb prioritást a kisebb ügyek kapják, amelyek meghiúsulása nem jár jelentős negatív következményekkel.

Napi tervezés szabályai

Csakúgy, mint egy vállalkozás munkájának tervezésénél, úgy az egyes munkavállalók munkanapjának tervezésénél is be kell tartani a szabályokat. Ezek követése segít a tervek kényelmes megvalósításában.

1. Munkaidejének legfeljebb 70%-át ütemezze be. Ez lehetővé teszi, hogy nyugodtan hajtsa végre a sürgős, előre nem tervezett feladatokat, és ne legyen ideges, ha el kell terelni a figyelmét a végrehajtástól. .
2. Háromnál több fontos és sürgős feladatot ne szerepeltessen egyszerre a napi tervben. Korlátozza a terv elemeinek számát tízre.
3. Azonos típusú eseteket tömbökké alakítani. Ez segít végrehajtani őket egyetlen algoritmussal, ami csökkenti a végrehajtási időt.
4. Helyezze át a tervezési folyamatot az előző nap estéjére. Lesz ideje, hogy módosítsa a tervet, ha szükséges.
5. Tervezze meg az összetett eseteket bioritmusának megfelelően. Valakit a megnövekedett hatékonyság különböztet meg reggel, valakit délután, valaki pedig este dolgozik a legproduktívabban.
6. Ne kezdjen el új feladathoz addig, amíg be nem fejezte a már megkezdett munkát. Ha meg kellett szakítania - gyere vissza, és fejezd be, amit elkezdtél.
7. Ne halogassa egy előre nem tervezett feladat elvégzését, ha az néhány perc alatt elvégezhető.
8. Tartson minden órában szünetet anélkül, hogy a munkahelyén maradna. Szüneteket szenteljen egy könnyű bemelegítésnek, ez segít "felfrissíteni" a fejét.
9. Ne keverje össze a célok elérésével ne tűzzön ki célokat, és ne vázoljon fel olyan mennyiségeket, amelyekkel nehéz lesz megbirkózni.
10. Ha vannak olyan befejezetlen feladatok, amelyek nem veszítették el relevanciájukat, vigye át őket a másnapi tervbe.
11. Szervezze meg munkahelyét úgy, hogy kényelmes legyen dolgozni.

Következtetés

Minden nap megtervezése hasznos és szükséges készség. Ez az önszerveződés és az önfejlesztés módja, garancia arra, hogy hatékonyan tud dolgozni. A javasolt munkatervezési rendszer segít az alapelvek megértésében idő beosztásés sikeresen alkalmazza ezt a tudást a gyakorlatban.

Ha elkezdi alaposan megérteni, hogy általában milyen tényezők befolyásolják az ember életét, akkor sok ilyen tényezőt találhat. Az ember életének bármely területe és tevékenységének minden területe természetesen számos sajátossággal rendelkezik, és néha az, ami az egyikre vonatkozik, teljesen alkalmatlan a másikra. De ennek ellenére vannak olyan alapelvek, amelyek abszolút mindenben hatásosak. Az egyik ilyen alapelv, pontosabban törvényszerűség, amely bármely területen a siker zálogának tekinthető, a tervezés és a rangsorolás képessége. Hogy ez miért olyan fontos, azt a bemutatott időgazdálkodási tréning órán megtudjuk.

Az anyag tanulmányozása után megtudhatja, mi az üzleti tervezés, és mik a jellemzői, miért szükséges és fontos napi rendszerességgel listákat készíteni a munka-, személyes és háztartási feladatokról. Ezenkívül számos hatékony tervezési módszert és elvet fogunk figyelembe venni, amelyek közül néhányat minden napra terveztek, és vannak, amelyek sokkal ígéretesebbek - egy hétre, hónapra, évre, sőt akár több évre is. Online tréningünk ezen tanfolyama minden korosztály és szakma számára hasznos lesz, és a kapott információkat már az első naptól felhasználhatja céljai elérése érdekében.

Mi a tervezés. A tervezés típusai. Fontossági sorrend

A tervezési folyamat

A tervezés a célok és célkitűzések eléréséhez szükséges erőforrások optimális elosztásának folyamata, valamint az ezek meghatározásához és megvalósításához kapcsolódó folyamatok összessége. A tervezés az időgazdálkodás (time management) szerves része, és ügyes alkalmazással nagyban növeli annak hatékonyságát.

A tervezést a legegyszerűbb és legformálisabb értelmezésben a következő lépések jellemzik:

1. A célok kitűzésének szakasza (feladatok)
2. A terv elkészítésének szakasza a tervezett eléréséhez
3. Változat tervezési szakasza
4. A szükséges erőforrások és forrásaik azonosításának szakasza
5. A vezetők meghatározásának és a tájékoztatásnak a szakasza
6. A tervezés eredményeinek fizikai formában történő rögzítésének szakasza (terv, projekt, térkép stb.)

A tervezés típusai

A tervezés, amint már említettük, az élet minden területén alkalmazható, de ettől függően megvannak a maga sajátosságai, amelyek viszont különféle formában és tartalomban fejeződnek ki.

A tervezés típusai különböznek:

Szükség szerint

• Irányelv-tervezés - magában foglalja a meghatározott feladatok kötelező végrehajtását, mindig meghatározott címzettje van, és fokozott részletesség jellemzi. Példaként említhetjük az állami/nemzeti jelentőségű kérdések megoldásával, a vállalkozásoknál végzett munkavégzéssel, stb.
• Az indikatív tervezés az első ellentéte: nem kötelező és precíz végrehajtást jelent, inkább tanácsadó és irányadó jellegű. Ez a fajta tervezés széles körben elterjedt a különböző államok makrogazdasági fejlődésének rendszerében.

A célok elérésének időkerete

• Rövid távú (aktuális) tervezés - legfeljebb 1 éves időszakra számítva, és állhat egy napra, hétre, hónapra, negyedévre, hat hónapra vonatkozó tervekből. A tervezés leggyakoribb típusa. Mind a hétköznapi emberek, mind a különböző szervezetek vezetői használják a mindennapi életben.
• Középtávú tervezés - 1-5 éves időszakra számítva. Ez a tervezési forma gyakori a kormányzati szervek, cégek és vállalkozások tevékenységében, de gyakran használják stratégiai gondolkodású emberek. Bizonyos esetekben kombinálható a jelenlegi tervezéssel, amely együtt gördülő tervezés.
• Hosszú távú (prospektív) tervezés - általában több (5, 10, 20) évre előre számítják. Leggyakrabban ezt a fajta tervezést nagyvállalatoknál alkalmazzák társadalmi, gazdasági, tudományos és technológiai stb. feladatok ellátására.

• A stratégiai tervezés többnyire hosszú távú. Segítségével meghatározzák a szervezetek tevékenységének fő irányait: tevékenységek bővítése, új irányok kialakítása, munkafolyamat serkentése, piac és szegmenseinek tanulmányozása, kereslet, célközönség jellemzőinek vizsgálata stb. Elterjedt a szervezetek tevékenységében.
• A taktikai tervezés - legtöbbször ugyanaz - hosszú távú. Fő célja a stratégiai tervezés alkalmazásával fellelhető lehetőségek megvalósításához szükséges feltételek megteremtése. A taktikai tervezést általában egy szervezet gazdasági, társadalmi és termelési fejlesztésének tervezése során alkalmazzák. Elterjedt a szervezetek tevékenységében.
• Az operatív-naptári tervezés a stratégiai és taktikai tervezés utolsó szakasza. Elsősorban a kitűzött eredmények elérésének folyamatának megvalósítására szolgál. Segítségével minden mutatót megadunk, és közvetlenül megszervezzük a szervezet munkáját. Az operatív ütemezés magában foglalja a feladatok elvégzésének időpontjának meghatározását, a folyamat végrehajtásának előkészítését, nyilvántartások vezetését, a folyamat nyomon követését és elemzését. Elterjedt a szervezetek tevékenységében.
• Üzleti tervezés - a tervezett tevékenységek megvalósíthatóságának, relevanciájának és eredményességének felmérésére szolgál. Az üzleti terv elkészítése nagyon körültekintően történik, figyelembe véve mindenféle mutatót, lehetőséget, javaslatot stb. Gyakori a szervezetek tevékenységében és az üzletemberek munkájában.

A figyelembe vett, elsődleges szempontokat figyelembe vevő tervezési típusok mellett vannak másodlagos szempontokat is figyelembe vevők. Ezek viszont különböznek:

A lefedettség mértéke szerint

• Általános tervezés – a kontextus minden részletére kiterjed.
• Részleges tervezés – a kontextus néhány részletét lefedi.

Objektumok tervezésével

• Céltervezés – magában foglalja az elérendő célok meghatározását.
• Alaptervezés - magában foglalja az eredmény eléréséhez szükséges eszközök (pénzügyek, információk, személyzet, felszerelés stb.) tervezését.
• Programtervezés - az eredmény eléréséhez szükséges programok kidolgozását foglalja magában.
• Akciótervezés - magában foglalja az eredmény eléréséhez szükséges intézkedések meghatározását.

Mélység szerint

• Aggregált tervezés - a közös paraméterek figyelembevételével történik.
• Részletes tervezés - figyelembe veszi az összes részletet és jellemzőt.

A tervek időbeli összehangolása

• Szekvenciális tervezés - hosszú folyamatot jelent, amely több kisebb szakaszból áll.
• Egyidejű tervezés - egyszeri rövid szakaszt jelent.

Az adatváltozások elszámolása

• Merev tervezés - a megadott paraméterek kötelező betartását jelenti.
• Rugalmas tervezés - magában foglalja a beállított paraméterek be nem tartásának lehetőségét és újak megjelenését.

sorrendben

• Rendezett tervezés - magában foglalja a tervek egymás utáni végrehajtását.
• Gördülő tervezés - magában foglalja a terv meghosszabbítását a következő időszakra, miután az aktuális időszakban elkészült.
• Rendkívüli tervezés – a terv szükség szerinti végrehajtását jelenti.

Fontossági sorrend

A prioritások meghatározása a prioritások meghatározásának folyamata - annak mutatója, hogy a terv egyik vagy másik eleme mennyire fontos a többihez képest. A rangsorolás azért fontos, mert a nagyszámú különböző árnyalatok és jellemzők között vannak olyanok, amelyek a legkisebb jelentőségűek és minimális hatással vannak a cél elérésének folyamatára, illetve azok, amelyek ebben a folyamatban domináns szerepet játszanak. . A rangsorolás képességét bármely tervezési folyamat eredményességének és eredményességének másik mutatójának nevezhetjük, mert. a terv legjelentősebb pontjainak hangsúlyozása sokszor meghatározó abban a kérdésben, hogy a cél megvalósul-e vagy sem.

Mint látható, a tervezést mint folyamatot számos különböző árnyalat jellemzi. Bármelyik típus használható külön-külön, és esetleg másokkal kombinálva is. A választás során a legfontosabb, hogy figyelembe vegye tevékenysége összes jellemzőjét. De akárhányféle tervezés létezik, bármennyire is mérlegeljük őket, hiába hozunk fel példát, mindez nem ér semmit, ha nem értjük, miért kell egyáltalán bármit is terveznünk, előnyei, hogyan lesz segítségünkre az életben? Ezekre a kérdésekre keresünk választ a következő részben.

Mire készül?

Tekintettel arra, hogy tréningjeink a személyes termelékenység növelésének módszereit szolgálják, itt és a továbbiakban a leckében egy személy tevékenységével kapcsolatos tervezést vesszük figyelembe, nem pedig szervezetek, cégek, vállalkozások stb.

A tervezés az a tényező, amely nemcsak azt határozza meg, hogy az ember eléri-e, amit akar, hanem azt is, hogy általában mit fog elérni. Az a tény, hogy maga a tervezési folyamat nem egységes és szűken fókuszált, hanem összetett módon hat, befolyásolva az ember számos személyes mutatóját, cselekvéseinek irányát és általában az életmódot. Az alábbiakban felsoroljuk a tervezés néhány pozitív aspektusát és az általa nyújtott előnyöket.

A cél meghatározása

Amint az ember elkezdi megtervezni tevékenységeit, a gondolkodása aktiválódik, a kreativitás aktiválódik, és az agyi aktivitás fokozódik. Akarhat valamit, és „mintha” elképzelheti, miközben azt gondolja, hogy pontosan tudja, mit akar. De amint leülsz egy tervet készíteni, és elkezded alaposan átgondolni, a célod absztraktból konkréttá kezd átalakulni. Fokozatosan elkezdi részletesen elképzelni, figyelembe venni a jellemzőit, valahogy variálni. Van egy mondás, amely szerint az a hajó, amely nem tudja, merre tart, soha nem éri el célját. Ilyen az ember is – ha nem tudja pontosan, mit akar, soha nem fogja elérni. A tervezés lehetővé teszi, hogy megértsük és megvalósítsuk, mit is akarunk, és egy konkrét célt találjunk.

Világos cselekvési terv

Még ha tudjuk is, mit akarunk, soha nem érjük el, ha nem tudjuk, mire van szükségünk ahhoz, hogy elérjük. Céljaink lehetnek megaglobálisak, jók és csodálatosak, de ezek csak egy kép maradnak arról, hogy mit akarunk és mit tegyünk. Ezt az állapotot a tervezés segítségével korrigálják. Először is lehetővé teszi, hogy meghatározza azokat a konkrét lépéseket, amelyeket meg kell tenni a kívánt eredmény elérése érdekében. Másodszor, segít meghatározni az ehhez szükséges erőforrásokat és azok forrásait. Harmadszor, lehetőséget ad egy időkeret meghatározására. Így egy precíz tervet készítve tudni fogod, mit kell tenned a megvalósításhoz, kit vagy mit vonj be ebbe, és ami a legfontosabb, hogy mikor szeretnéd megtenni. A tervezés jelentősen felgyorsítja a cél elérésének folyamatát, mert. gyakorlati útmutató a cselekvéshez.

Cselekvés, nem gondolatok a cselekvésről

Amíg nincs tervünk, hogy megvalósítsuk, amit szeretnénk, addig folyamatosan gondolkodunk ezen a témán. Elgondolkodunk azon, mennyire szeretnénk ezt, milyen jó lenne, ha meglenne, elmélkedünk a témán, hogy ez most mennyire hiányzik, esetleg bele is képzeljük magunkat a cselekvés folyamatába. De van egy DE – a gondolkodáson kívül nem teszünk mást. És ez azt jelzi, hogy valószínűleg ennek az egésznek vége lesz. Fontos megérteni, hogy amikor elkezdi a tervezést, már megteszi az első és legnagyobb lépést terve megvalósítása felé. Ez önmagában már lényegesen előre visz. És ekkor elkezdődik egy láncreakció: a terv elkészítése után konkrét cselekvéseket kezd el, az első elemet követi a második, a másodikat a harmadik, és így tovább. Ha sikerül elültetned magadba azt a szokást, hogy a legapróbb dolgokat is megtervezd, azonnal észreveszed, hogyan kezdenek valósággá válni vágyaid. Itt alkalmazhat egy másik mondást: "A víz nem folyik a fekvő kő alatt." Lépj ki a holtpontról – kezdj el cselekedni. A tervezés megteremti a cél eléréséhez szükséges energiapotenciált.

Manőverezési képesség

Anélkül, hogy pontosan tudnánk, mit kell tennünk a kitűzött eredmények elérése érdekében, nem tudjuk sem meghatározni, sem koordinálni cselekvéseinket. Nagyjából el tudjuk képzelni, mit kell tennünk, de ha terv nélkül cselekszünk, azt kockáztatjuk, hogy zsákutcába jutunk, vagy még jobban eltávolodunk a céltól. Ha van egy terved és elkezdesz cselekedni, úgymond online irányíthatod az egész folyamatot: ez nem így megy, próbáld meg másképp, egy dolog nem működik, gondold át, mivel helyettesítheted val vel. A világos terv lehetővé teszi, hogy manővereket hajtson végre az úton, különféle módszerek és módszerek variálásával. Ennek eredményeként átfogó tervet fog kapni, amely figyelembe veszi az események fejlesztésének mindenféle árnyalatát és lehetőségét. A tervezés képessége az a képesség, hogy rugalmasak és készen állunk minden helyzetre.

Magas sikerarány

És talán a tervezés legfontosabb előnye, ha nem is 100%-os garancia, de mégis óriási a siker valószínűsége. Hány embert látunk, aki nagyon keveset akar, de nincs terv, nem ér el semmit! És velük ellentétben van nagy mennyiség példák olyan emberekről, akiknek fantasztikus céljaik vannak, amelyek elérhetetlennek tűnnek, annak ellenére, hogy mindent elérnek, és még több. Ami az elsőt a másodiktól megkülönbözteti, az a tervezés és a prioritások meghatározása. Határozd meg a céljaidat, kezdj el tervet készíteni – egy idő után látni fogod, hogy elérted a célt, és több ezer terv nélküli bámészkodó maradt a helyén. A tervezés minden téren az élen jár!

Bizonyára most már sokkal világosabbá vált számodra, hogy miért kell minden lépésedet megtervezned és végiggondolnod. A tervezést üzletemberek és vállalkozók, nagyvállalatok vezetői, kreatív emberek, írók, színészek és show business sztárok végzik, általában mindazok, akiket sikeresnek neveznek. A tervezés minden olyan ember életének és munkájának része, aki növelni szeretné termelékenységét és komoly eredményeket akar elérni. Ez az oka annak, hogy amellett, hogy leülünk az asztalhoz, veszünk egy tollat ​​és egy papírt, és elkezdünk valamit tervezni, ma már léteznek speciálisan kidolgozott tervezési módszerek, amelyek már nem egyszer bizonyították hatékonyságukat. A következő részben rövid áttekintést adunk ezek közül a legnépszerűbbekről.

Tervezési módszerek

ABC tervezés

Ennek a módszernek az előfeltétele a tapasztalat, amely egyértelműen mutatja, hogy a fontos és a lényegtelen esetek százalékos aránya mindig megközelítőleg azonos. A feladatokat a kitűzött eredmények elérésével kapcsolatos fontosságuk alapján ABC betűértékek alapján kell kiosztani. Ebből következik, hogy először a legnagyobb jelentőségű és jelentőségű (A) feladatokat kell elvégezni, majd az összes többit (B, C). Ezzel a technikával meg kell terveznie az idejét, figyelembe véve a feladatok fontosságát, nem pedig a végrehajtásukhoz szükséges erőfeszítéseket.

Az ABC technika három alapvető szabályon alapul:

• A kategória - a legfontosabb esetekben. Körülbelül 15%-át teszik ki mindennek, amit csinálsz, de az eredmények körülbelül 65%-át hozzák.
• B kategória – fontos dolgok. Az összes eset körülbelül 20%-át teszik ki, és az eredmények körülbelül 20%-át hozzák.
• C kategória – a legkisebb jelentőségű ügyek. Körülbelül 65%-át teszik ki mindennek, amit csinálsz, de hozzák az eredmények 15%-át is.

Erről a technikáról itt tudhat meg többet.

Eisenhower-elv

Ezt a technikát egy időben Dwight David Eisenhower amerikai tábornok javasolta. Kiváló kiegészítő mérőeszköz a legfontosabb döntések gyors meghozatalához. Ez az elv magában foglalja a fontossági és sürgősségi kritériumok szerinti rangsorolást.

Minden ügyét négy fő kategóriába kell sorolnia, és fontossági sorrendben kell végrehajtania:

• A kategória - a legsürgősebb és legfontosabb esetek.
• B kategória – sürgős, de nem fontos esetek. Fontos, hogy a fontossági kritérium alapján el lehessen őket választani az első kategóriától, különben időt fordíthatunk a megvalósításukra, az igazán fontos dolgokat későbbre hagyva.
• C kategória - nem sürgős, de fontos ügyek. Itt figyelembe kell venni a sürgősségi tényezőt: mivel ezek az esetek nem sürgősek, gyakran félreteszik őket, ami után sürgőssé válnak, ami nem túl jó. Ezért ezek megvalósítását semmi esetre sem szabad elhanyagolni. Az ilyen esetek többek között delegálhatók – a megvalósításukat másra bízni.
• D kategória – nem sürgős és nem fontos ügyek. Az embert gyakran az ilyen ügyek foglalkoztatják leginkább, és az idő nagy részét ezzel töltik. Tanulja meg pontosan azonosítani az eseteket ebben a kategóriában. Utoljára kell őket elvégezni, amikor az előzőek elkészültek.

Itt tudhat meg többet az Eisenhower-módszerről.

Pareto-szabály

Ezt a szabályt néha 80/20 elvnek is nevezik. Vilfredo Pareto olasz közgazdász fogalmazta meg. Fő előfeltétele, hogy a cselekvések legkisebb része hozza az eredmények legnagyobb részét, és fordítva.

Vizuálisan ez a szabály így néz ki:

• 20% akció = 80% eredmény
• A cselekvések 80%-a = 20 eredmény
• Az emberek 20%-a birtokolja az összes tőke 80%-át
• Az emberek 80%-a birtokolja az összes tőke 20%-át
• Az ügyfelek 20%-a termeli a bevétel 80%-át
• Az ügyfelek 80%-a hozza a bevétel 20%-át
• Stb.

Alkalmazza ezt a szabályt a napi tevékenységeire, és látni fogja, hogy a napi tevékenységeinek 80%-a csak 20%-a a szükséges eredménynek, és a jól megtervezett cselekvések 20%-a 80%-kal közelebb visz a dédelgetett célhoz. . Ez alapján ne feledje, hogy csak néhány, de a legnehezebb, legfontosabb és sürgősebb dologgal kell kezdenie a napot, és csak ezt követően vállalnia kell a könnyed és nem kevésbé fontos, de sokkal nagyobb mennyiségben jelenlevő megvalósítását. . Nagyon kényelmes a Pareto-szabály alkalmazása az ABC-módszerrel vagy az Eisenhower-elvvel kombinálva.

A 80/20 elvről bővebben olvashat.

Időzítés

Az "időmérés" kifejezés az eltelt idő tanulmányozására tervezett módszerre utal. Ezt a megtett intézkedések rögzítésével és mérésével hajtják végre. Az időmérés fő célja az időráfordítás meghatározása, az időpazarlók azonosítása, az időtartalék felkutatása és az időérzék fejlesztése.

Az időmérés meglehetősen egyszerű: a szakértők azt tanácsolják, hogy minden tevékenységét 5 perces pontossággal rögzítse 2-3 hétig. Vizuálisan valahogy így néz ki:

• 8:00-8:30 - ébredés, nyújtás, mosás
• 8:30-9:00 - teát ivott, bekapcsolta a számítógépet, ellenőrizte a leveleket
• 9:00-9:30 - a közösségi oldalra ment
• 9:30 - 10:00 - dokumentumok elkészítése a munkához
• Stb.

A bejegyzések kiegészíthetők megjegyzésekkel és további paraméterekkel. Számos módja van a nyomon követésnek:

• Papíron - füzetben, füzetben, füzetben
• Gadget használata - mobiltelefon, e-könyv, táblagép
• Hangrögzítő használata
• Speciális szoftver használata számítógépen
• Online – Speciális internetes alkalmazások
• Gantt-diagram (lásd lent)

Az időzítés során kapott adatok alapján azonosíthatja az időelosztás fontos jellemzőit, és javíthatja azokat. További információ az időzítésről.

Gantt-diagram

A Gantt-diagram egy oszlopdiagram-módszer, amelyet Henry Gant amerikai menedzsment-specialista fejlesztett ki. Különböző projektek terveinek és ütemezéseinek szemléltetésére szolgál. A diagram az időtengely mentén elhelyezkedő sávokból áll, és mindegyik külön feladatot jelenít meg, amely a projekt részét képezi. A függőleges tengely a feladatok listája. Ezenkívül a diagramon különféle mutatók jelölhetők - százalékok, mutatók, időbélyegek stb.

A Gantt-diagram segítségével vizuálisan nyomon követheti a projekt előrehaladását és az elvégzett műveletek hatékonyságát. De mindenesetre ezt a módszert ki kell egészíteni másokkal, mert. a diagram nincs szinkronizálva a dátumokkal, nem jeleníti meg az elköltött erőforrásokat és az elvégzett műveletek jellegét. Legjobb kis projektekhez használni. Maga a diagram gyakran szerepel a különféle projektmenedzsment alkalmazásokban kiegészítőként.

SMART technológia

A SMART célmeghatározási technikát a világ egyik legjobbjaként ismerik el. Eredete az NLP-ből származik, és az egyik leckénkben részletesen megvitattuk. Itt csak röviden ismertetjük ezt a technikát.

Maga a "SMART" szó egy rövidítés, amely öt szó első betűiből áll, amelyek meghatározzák a célok kritériumait. Tekintsük őket egy kicsit részletesebben.

• Konkrét - a célnak konkrétnak kell lennie, pl. felállításakor egyértelműen el kell képzelnie az elérni kívánt eredményt. Például: "Az antropológia specialistája akarok lenni."
• Mérhető - a célnak mérhetőnek kell lennie, i.e. a kívánt eredményt mennyiségileg kell ábrázolnia. Például: "2015-ig havi 50 ezer rubelt akarok keresni."
• Elérhető - a célnak elérhetőnek kell lennie, i.e. figyelembe kell vennie személyiségének jellemzőit: képességeket, hajlamot, tehetséget stb. Például, ha problémái vannak a matematikával, és egyáltalán nem értesz ehhez a tudományhoz, jobb, ha nem tűzöd ki magad elé azt a célt, hogy kiemelkedő matematikussá válj.
• Releváns – a célnak kapcsolódnia kell a többi feladatához. Például egy középtávú cél elérése implicit módon több rövid távú cél elérését is magában foglalja.
• Időhöz kötött – a célt időben meg kell határozni, és világosan meghatározott időkerettel kell rendelkeznie. Például: "Hat hónap alatt 95-ről 80 kg-ra szeretnék fogyni ilyen-olyan hónapra."

Ez együtt lehetővé teszi a kívánt eredmény eléréséhez szükséges lépések meghatározását, a tényezők maximális számának figyelembevételét és az előrehaladás folyamatos nyomon követését. Olvasson többet a SMART technikáról írva.

Célok és célkitűzések listája

A legegyszerűbb módszer, amellyel időt és ügyeket tervezhet. Ez csak a tennivalók listája. Az ilyen listák nagyon kényelmesek, mivel nem igényelnek további erőforrásokat, például számítógépet, mobilalkalmazásokat vagy összetett sémák használatát, de lehetővé teszik, hogy vizuálisan megjelenítse mindazt, amire szüksége van ennek a folyamatnak a vezérléséhez.

A célok és feladatok listája nagyon egyszerű: egyszerűen felírhat egy papírra mindent, amit meg kell tennie, és mikor, és a befejezés után egyszerűen áthúzhatja az elkészült tételeket. És kicsit bonyolíthatja is: készítsen egy táblázatot, amelyben a következő oszlopok lesznek: „feladat”, „prioritás”, „határidő”, „befejezési jel”.

Mindezek a technikák önmagukban vagy kombinálva is használhatók. Próbálja ki az összes lehetőséget - egy idő után biztosan kiválasztja a legkényelmesebbet és a legmegfelelőbbet, és talán még saját maga is elkészítheti ezek alapján.

Annak érdekében, hogy megkönnyítsük ügyeinek és időjének megtervezését, a lecke zárásaként szeretnénk néhány nagyon hatékony alapelvet a figyelmükbe ajánlani, amelyeket a mindennapi életében is használhat.

Tervezési elvek

• Próbálja ki az összes tárgyalt tervezési technikát, és válassza ki az Önnek legmegfelelőbbet. Használja naponta és minden esetben.
• Ne próbáljon meg mindent megjegyezni – jegyezze fel. Ahogy a mondás tartja: "A legtompább ceruza jobb, mint a legélesebb emlék."
• Ha sok dolgod van, ne próbálj mindenre időt szakítani. Szánjon időt a legfontosabbak és prioritások azonosítására, és folytassa azok megvalósítását. Fejezd be a többit később.
• Az egyik hét végén készítsen cselekvési tervet a következőre. Tegye ugyanezt minden nap végén.
• Szokjon magával egy jegyzetfüzetet és egy tollat ​​vagy hangrögzítőt, hogy rögzítse a felmerülő érdekes gondolatokat.
• Indíts el egy „sikernaplót”, amelyben minden nap rögzíted az összes sikeredet, bármilyen kicsi is legyen. Ez folyamatosan motivált marad, és emlékezteti, hogy jó úton halad.
• Tanulj meg nemet mondani. Ez a képesség megóvja Önt az időpazarlástól, a felesleges célokra való törekvéstől és a felesleges emberekkel való kommunikációtól.
• Mindig gondolkozz, mielőtt bármit is teszel. Mérlegelje az összes előnyét és hátrányát. Lehetőleg ne tegyen elhamarkodott cselekedeteket és cselekedeteket.
• Amikor valami folyamatban vagy, emlékezz magadra, légy tudatában annak, hogy mit csinálsz jelen pillanatban. Ha úgy érzi, hogy nem halad előre, hagyja abba ezt a tevékenységet.
• Vegyél kritikus pillantást magadra: határozd meg rossz szokásaidat, időigényes, olyan dolgokat, amelyeket szívesen csinálsz, de amelyek nem visznek a cél felé. Ezután fokozatosan és egyenként cserélje ki ezeket a szokásokat és tetteket újakkal - hatékonyakkal.
• Határozza meg a legfontosabb prioritásait az életben, és éljen ezek szerint. Így mindig a fő dologra koncentrálhat, és nem vesztegeti az időt.
• Ne végezzen szükségtelen, szükségtelen műveleteket, ne végezzen mások dolgát. Egyedül kell előrelépned, de ne engedd, hogy mások céljainak elérésére szolgáló eszközként használd, ha te magad nem élvezed.
• Rendszeresen és szisztematikusan szánjon időt az önfejlesztésre: könyvek olvasására, oktató és motivációs videók nézésére, képességeinek gyakorlására stb.
• Ne álljon meg itt - miután elért egy célt, tűzzen ki egy másikat, komolyabbat. Így mindig jó formában lehetsz, lesz ösztönzésed és motivációd.

A fenti ajánlások mindegyikének alkalmazása lehetővé teszi, hogy bármilyen területen sikeres legyen, és a lehető legrövidebb időn belül elérje céljait. A legfontosabb az önmagunkon való folyamatos munka és a megszerzett készségek gyakorlati alkalmazása. Ahhoz, hogy mindaz, amit ebből a leckéből tanultál, meghozza gyümölcsét, már ma el kell kezdened tervezni jövőbeli tevékenységeidet. Kezdje bármilyen módon, gyakoroljon, csiszoljon új készségeket, és tegye ezt szokássá. Természetesen lehetetlen mindent megtervezni az életünkben, de sok minden lehetséges.

További érdekes anyagokat találhat a tervezéssel és hatékonysággal kapcsolatban a 4brain erőforrásunkon:

Tesztelje tudását

Ha szeretné tesztelni tudását a lecke témájában, akkor egy rövid, több kérdésből álló tesztet is kitölthet. Minden kérdésnél csak 1 lehetőség lehet helyes. Miután kiválasztotta az egyik opciót, a rendszer automatikusan a következő kérdésre lép. A kapott pontokat a válaszok helyessége és az átadásra fordított idő befolyásolja. Kérjük, vegye figyelembe, hogy a kérdések minden alkalommal eltérőek, és a lehetőségek megkeverednek.

Szia! Ebben a cikkben a munkanap tervezéséről lesz szó.

Ma megtanulod:

1. Miért tervezze meg a munkanapját;
2. Kinek kell;
3. Hogyan tervezd meg a munkanapodat.

Munkanap tervezés

A 21. században az életritmus érezhetően felgyorsult, és folyamatosan lendületet vesz. Ha korábban a sikerhez egy mennyiségű munkát kellett elvégezni, most a sikerhez sokkal többet kell tennie. És az emberek kezdenek szembesülni az időhiánnyal. Ha az élet minden nap ránk sodorja a mindennapi feladatokat, akkor nincs idő.

A munkanap-tervezés egy olyan eszköz, amely nemcsak a munkaidő hatékony felhasználását, hanem annak csökkentését is segíti. Ez nem egy banális teendőlista, amelyet szigorú sorrendben kell kitölteni. A tervezés az a képesség, hogy megválasszuk, mit, miért és mikor kell tenni.

Ez az oka annak, hogy a jó tervezés nemcsak strukturálja mindazt, amit egy nap alatt csinál, hanem időt is szabadít fel. Először is meg kell tennie a legfontosabb dolgokat - ez a fő szabály. Hasznos minden olyan személy számára, akinek szabadideje van a munkahelyén, és nincs világos beosztása, hogy helyesen osztja be idejét.

Mit tartalmaz a tervezés?

A munkaidő-tervezés a következőket tartalmazza:

• Fontossági sorrend.
• Válassza ki a fontos feladatokat.
• Megtalálni a legjobb módszereket ezek megoldására.
• Szabadidődben keress állást.

Fontossági sorrend segít megérteni, hogy mire kell figyelni, mi az, ami magától megoldódik, és melyik problémát érdemes figyelmen kívül hagyni. Az idő és az információ sokkal értékesebb lett, mint korábban, és haragudni valamire, ami nem hoz eredményt, értelmetlen dolog.

Fontos feladatok kiválasztása- majdnem megegyezik a rangsorolással, csak egy munkanapon belül. Ön választja ki, hogy mi hoz fontos eredményt, mit kell sürgősen tenni, és mit lehet halasztani.

A problémamegoldás legjobb módjainak megtalálása nagyon fontos szempont. A tervezés során nem csak azt kell mérlegelnie, hogy mit fog tenni, hanem azt is, hogy hogyan csinálja a legjobban. Ugyanakkor fontos, hogy ne csak időt takarítsunk meg, hanem mindent a lehető leggyorsabban és leghatékonyabban végezzünk el.

Munka szabadidővel is szerepelnie kell a munkatervben. Van napi 2 felszabaduló órád, amit elkölthetsz valamire? Szólhat erről a főnökének, aki megterheli Önt munkával, oktathatja magát, vagy erőfeszítéseket tehet saját projektjének kidolgozására.

Miért fontos megtervezni a munkanapot?

Bárki, aki valaha is foglalkozott szabadúszóval, üzlettel vagy „kénye-kedve szerint végzett munkával” (például egy taxival), megérti, mennyire fontos az egész napos dolgokat intézni. De például az irodai dolgozók többsége nem tartja szükségesnek a munkanap megtervezését.

Valójában, fő ok a munkanap megtervezése – saját hatékonyságának növelése. Ha hallgatsz a saját testedre, megértheted, hogy bizonyos dolgok egy időben jobbak neked, mások pedig máskor. Például kényelmesebb, ha ebéd után hívogat más cégeket, mivel már felébredt, de még nem volt ideje elfáradni, és a monoton munka is gyorsabban történik este, ezért jobb, ha elhalasztja a vezetési információkat az adatbázisba 5-6 órára.

A munkanap megtervezése nem csak a problémamegoldás alapvető elemeit veszi figyelembe, hanem az egyes személyek személyes preferenciáit is. Az időgazdálkodást nem úgy alakították ki, hogy mindenkire ugyanazt a magas teljesítmény mintát kényszerítsék. Feladatait testének sajátosságaihoz kell igazítania.

A nap megszervezése és megtervezése lehetővé teszi, hogy kevesebb idő alatt többet végezzen el, és maradjon időd azokra a dolgokra, amelyeket szeretsz.

Kinek kell megterveznie a munkanapját

Mindenkinek meg kell tudnia tervezni a munkanapját. Így időt takaríthat meg és hatékonyabban dolgozhat. De van 3 kategória az embereknek, akiknek egyszerűen személyes tervezésben kell részt venniük.

. A legfegyelmezetlenebb dolgozó a szabadúszó. Nincs világos ütemterve, és csak a határidő emlékezteti arra, hogy ideje leülni valamit csinálni. Éppen ezért nagyon fontos, hogy a több ügyféllel dolgozó szabadúszók megtervezzék a munkanapjukat. Gyakran kiderül, hogy egy-két nap eltéréssel jelennek meg az új megrendelések, és ha az utolsóig halogatod, előfordulhat, hogy nem lesz időd két projekten dolgozni.

üzletemberek. Itt minden szinte ugyanaz, mint a szabadúszónál. Főleg, ha online üzletről van szó. Egyrészt megnyugodhat otthon, amikor alkalmazottai dolgoznak, másrészt azonban ez a megközelítés elkerülhetetlenül kudarcnak bizonyul. Nyugaton a munkamánia kultusza virágzik az üzletemberek körében. Azt hiszik, hogy ha nem dolgozol heti 60 órát, akkor lusta vagy, és nincs semmi dolgod az üzleti életben.

Vezetők. A vezető nem mindig üzletember. A társaság tulajdonosa nem vehet részt aktívan cége ügyeiben, de annak igazgatója vállalja a felelősséget a teljes mechanizmus működéséért. Éppen ezért a közép- és nagyvállalatok vezetőinek hatékonyan kell kihasználniuk idejüket, mert hosszú távon az ő döntéseiktől függ a cég jövője. A menedzser munkanapjának megtervezése egy módja annak, hogy a leghatékonyabban oszthassa be idejét a stratégiailag fontos feladatok között.

Munkanap tervezési módszerek

Számos módja van a munkanap megfelelő megtervezésének. De az egyik leghatékonyabb Eisenhower Mátrix. Ennek lényege a következő.

4 négyzet van:

1. A négyzet – Sürgős és fontos ügyek.
2. B négyzet - nem sürgős és fontos dolgok.
3. C négyzet – sürgős és lényegtelen ügyek.
4. D négyzet - nem sürgős és lényegtelen dolgok.

A négyzet szinte mindig üresnek kell lennie. Megfelelő tervezéssel minden fontos feladatnak a B mezőben kell elhelyezkednie, és az A-hoz közeledve kell végrehajtani.

B négyzet Ezek olyan fontos dolgok, amelyek segítenek elérni a célt. Ez magában foglalja az összes olyan feladatot, amelyet 1 munkanapon belül el kell végezni.

C négyzet sürgős és lényegtelen eseteket jelent, amelyeket át kell adni másoknak. A sürgős, de lényegtelen dolgok kiváló példája a potenciális ügyfél felhívása. Egy alkalmazott megteheti ezt, jobb, ha más dolgokra koncentrál.

D négyzet, azt jelenti, hogy vannak nem sürgős és lényegtelen dolgok, amelyek nem visznek közelebb a célhoz, nem keltenek pozitív érzelmeket, és elvileg nincs is rájuk szükség. Ebben a rovatban írjon le minden haszontalan ötletet.

A feladatoknak ez a fontosságuk és sürgősségük szerinti felosztása lehetővé teszi, hogy megértsük, mire kell figyelni a munkanap során, és mi az, amit nyugodtan elfelejthetünk. A mátrix nemcsak a munkafolyamatokban segít, hanem a mindennapi életben is. Ha szeretnél angolul tanulni, az érdekes számodra, és segít a karrieredben - ez a B négyzet. De ha csak azért akarsz spanyolul tanulni, hogy tudd - ez a D, és nyugodtan elfelejtheted azt.

A munkanap beosztásának szabályai

Számos szabály létezik a munkanap hatékony irányítására. A kényelem kedvéért a napot 3 részre osztjuk:

• A munkanap kezdete.
• Fő munkafolyamat.
• Befejezés.

A reggel a legfontosabb lépés. Attól függően, hogy mennyit aludt, hogyan kelt fel és mit csinált, hangulata, pszichológiai hozzáállása és teljesítménye függ.

A „helyes” reggel alapelvei a következők:

• Pozitív hozzáállás. Ha minden nap arra ébredsz, hogy utálod a munkádat, a termelékenységed csökkenni fog. Próbálja meg kellemes gondolatokkal kezdeni a reggelt.
• Próbálj meg nem "hintázni". Észrevetted, hogy reggel felkelés után még 30-40 percre van szükséged, hogy végre felépülj? Ezt az időt nem érdemes vesztegetni. Ébredés után azonnal zuhanyozz le, főzz kávét és fél óra "semmibe" helyett nyugodtan reggelizhetsz.
• Nyugodt reggeli és út a munkába. Nagyon fontos, hogy lassan kezdjük a napot. Ha sietsz, a szervezet többletenergiát és idegeket költ el, amelyeket a termelékenyebb munkára fordíthatsz. Ha nem engedheti meg magának egy kiadós reggelit és egy nyugodt utazást, feküdjön le később, és ébredjen korábban.
• Kulcsfeladatok. A legtöbb sikeres üzletember hajlamos azzal érvelni, hogy a legfontosabb feladatokat reggel kell elvégezni. Ahogy a mondás tartja: "Ha mindent meg akarsz csinálni, egyél egy békát reggelire." A béka szerepe az az eset, amit egyáltalán nem akarsz felvállalni. Készítsd el reggel, és az a pozitív hozzáállás, hogy „megesik a békát”, egész nap kitart.

A fő munkafolyamat a következő feladatokból áll:

• Sürgős problémák megoldása. Fontos megérteni, hogy ha a munkanap során valamilyen sürgős ügy esett Önre, akkor nem kell minden figyelmét kizárólag arra fordítania. Először is meg kell értened, hogy ez fontos-e vagy sem. Ha fontos, akkor azonnal folytatnia kell. Ha nem, adja át a felelősséget a végrehajtásért egy másik személyre.
• Tartsa be a határidőket. Minden nap meg kell határoznia magának a hozzávetőleges határidőket, amelyekre a teljes feladatmennyiséggel meg kell birkóznia. Fontos, hogy ne „Tegyen meg mindent 18:00 előtt”, hanem „14:00-kor kezdje el a tervet, 15:00-kor - elemezze a mutatókat, 16:00-kor - írjon jelentést” stb.
• Rend a munkahelyen. Ez egy implicit, de nagyon fontos szempont. Ha rendetlen az íróasztala, a szeme állandóan elveszik benne. És ha valamilyen külföldi dokumentum megjelenik a munkahelyen, akkor elkezdheti tanulmányozni, és csak 20-30 percet veszít.
• Ne kövesse az impulzusokat. Ez a legfontosabb. Vannak olyan kiváltó tényezők, amelyek arra késztetik, hogy a munkáról a kevésbé fontos dolgokra helyezze át a hangsúlyt. Felhívja egy barátját, amikor értékesítési tervet vizsgál? Jobb, ha ezt nem teszi meg, akkor elveszti a koncentrációt, és könnyen hiányzik a munkakedv.
• Csoportosítsa a rutinját. Ez nagyon fontos. Ha 60 telefonhívást kell lebonyolítania a nap folyamán, akkor jobb, ha több kisebb csoportra bontja, egyszerre 10-15-re. A hívás után újabb feladatot hajthat végre. Ha állandóan rutinról erőteljes tevékenységre vált, sokkal többet tehet.

A munkanap vége a következő elveken alapul:

• Töltsd ki, ami szükséges. Az esetek egy csoportja a „fontos, de nem sürgős” négyzetbe esik. Legjobban munkanapon lehet kitölteni, és a „fontos és sürgős” mezőt mindig üresen kell hagyni.
• Ellenőrizze az eredményeket a terv szerint. Mindent, amit egy nap alatt tettél, össze kell hasonlítani azzal, amit elterveztél. Ha csak most kezdte el tervezni a munkanapját, akkor a tervtől való kis eltérések a dolgok sorrendjében lesznek. Próbálja meg a lehető legkevesebbet tartani.
• Készíts egy tervet a következő napra. Ezt a legjobb az előző munkanap végén megtenni. Így megmarad a munkakedv, és, de fontos, hogy valódi programot készítsünk.

Ha Ön vezető, akkor a munkanap során szorosan együtt kell működnie a titkárával.

Ne feledje, hogy ezek mind általános tippek. Nem veszik figyelembe az Ön egyéni jellemzőit. Ha kényelmesebb a sürgős munkát délután elvégezni, és nem reggel, akkor ez az Ön joga. Ha inkább egy nagy és nehéz feladatot szeretne utoljára elvégezni, és ez semmilyen módon nem befolyásolja a hangulatát egy napig, akkor tegye tartóssá.

A munkanap tervezése legyen egyéni.

A fő hibák a munkanap megtervezésekor

Annak ellenére, hogy az időgazdálkodás gyakorlata szilárdan beépült életünkbe, a legtöbb ember gyakran követ el hibákat munkanapja megtervezésekor. Íme néhány közülük.

Hiba 1. Helytelen prioritás.

Az Eisenhower Mátrix azt mondja nekünk, hogy fontos dolgunk van. De sokan könnyen összetéveszthetik azt, ami számukra fontos. Az A négyzetet, amelynek üresnek kell maradnia, és felelősnek kell lennie a sürgős és fontos ügyekért, gyakran összekeverik a C-vel, ahol lényegtelen dolgok halmozódtak fel, amelyek azonnali figyelmet igényelnek.

Fontos észben tartani, hogy energiát kizárólag arra kell fordítania, ami egy adott pillanatban fontos Önnek. Dolgoznia kell a jövőért, amikor a dolgokat el lehet halasztani és megfelelően megtervezni.

Hiba 2. Túl sok időt töltenek apróságokkal.

Ahhoz, hogy megmagyarázzuk, miért kell először egy „alapot” készíteni, és csak azután az apróságokat, a Pareto törvényt fogjuk használni. Azt mondja, hogy az erőfeszítések 20%-a adja az eredmények 80%-át. Ez azt jelenti, hogy amikor valami fontoson dolgozol, az erőfeszítések 20%-át elköltöd, és az eredmény 80%-át eléred. Ha apró dolgokon dolgozol, 4-szer kevesebb eredményt érsz el, és 4-szer több energiát költesz.

Nézzünk egy kis példát. Reklámkampányt kell indítania. Ha létrehoz 10 kreatívot, kiválasztja hozzájuk a kulcsszavakat és kifejezéseket, és elindítja azokat az előkészített webhelyeken, akkor ez lesz a munka 20%-a, amely az eredmény 80%-át adja. De ha időt tölt a betűtípusok és képek szerkesztésével, kifejezések kiválasztásával és csiszolásával, valamint további hirdetési platformok keresésével, akkor sokkal több erőfeszítést fog költeni. Mindezt meg kell tenni, de a reklámkampány megkezdése után, amikor eléri az első eredményt.

Hiba 3. Időhiány a személyes ügyekre.

Minden embernek rendelkeznie kell személyes élettel és szabad foglalkozással. Ha sok dolgod van, és nem találsz egy-két órát a hobbidra, akkor ez rossz tervezés a saját napodra. A munkaidő beosztása nem csak azért fontos, mert így többet tehet. Lehetőséget ad arra, hogy sietség nélkül csináld azt, amit szeretsz.