बैठकों के नमूने के कार्यवृत्त की उचित तैयारी। प्रोटोकॉल का प्रारूपण और पंजीकरण

उठने वाले मुद्दों को हल करने के लिए बैठकों, बैठकों, बैठकों, सम्मेलनों का संगठन आवश्यक है।

बैठक के पूरे पाठ्यक्रम को रिकॉर्ड करने और किए गए निर्णयों को इंगित करने के लिए, एक प्रोटोकॉल का उपयोग किया जाता है।

बैठक का कार्यवृत्त

बैठक से पहले, उपस्थित होने वाले विषयों के चक्र को निर्धारित करने के लिए उठाए गए मुद्दे के बारे में आवश्यक जानकारी एकत्र करना आवश्यक है। इन व्यक्तियों को बैठक के स्थान और समय के बारे में सूचित किया जाना चाहिए, साथ ही बैठक में उपस्थित सभी व्यक्तियों को उठाए गए प्रश्न से परिचित कराना चाहिए।

प्रोटोकॉल को सही ढंग से रखने के लिए, इसकी तैयारी के लिए जिम्मेदार व्यक्ति को पहले से नियुक्त करना आवश्यक है। साथ ही यह आवश्यक है कि नियुक्त व्यक्ति के पास सक्षम लिखित भाषण और सूचनाओं को ठीक करने की तीव्र गति हो। इलेक्ट्रॉनिक मशीनों की सहायता से और मुद्रित माध्यम पर सूचना को प्रतिबिंबित करके दोनों सूचनाओं को रिकॉर्ड करना संभव है। यदि प्रोटोकॉल इलेक्ट्रॉनिक रूप में तैयार किया गया है, तो बैठक के अंत में इसे मुद्रित किया जाना चाहिए और सभी उपस्थित लोगों को समीक्षा और हस्ताक्षर करने के लिए प्रदान किया जाना चाहिए।

बैठक शुरू होने से पहले, सचिव को प्रदान करना आवश्यक है जो बैठक के मुद्दे पर उपस्थित लोगों की सूची, उनकी स्थिति, प्रत्येक प्रतिभागी के मुद्दे पर मसौदा निर्णय या सार के साथ कार्यवृत्त रखता है। यह दस्तावेज़ सचिव को कार्यवृत्त में अधिक सटीक और पूर्ण जानकारी दर्ज करने में मदद करेगा।

प्रोटोकॉल सामग्री

एक सामान्य नियम के रूप में, प्रोटोकॉल में तीन भाग शामिल होने चाहिए: हेडर, परिचयात्मक और मुख्य।

• संगठन का नाम (पूर्ण और संक्षिप्त);
• दस्तावेज़ का नाम;
• इस प्रोटोकॉल की संख्या, दिनांक और स्थान। संकलन तिथि हमेशा मीटिंग तिथि होनी चाहिए।

परिचयात्मक भाग बैठक के सचिव और बैठक के सदस्यों में से चुने गए अध्यक्ष और एजेंडे को इंगित करता है। अध्यक्ष आमतौर पर संगठन का प्रमुख या संरचनात्मक इकाई का प्रमुख होता है। इसके अलावा, वर्णानुक्रम में, बैठक में उपस्थित सभी व्यक्तियों को उनके पदों के संकेत के साथ दर्शाया गया है।

यदि बैठक में बड़ी संख्या में लोग उपस्थित होते हैं, तो उन्हें प्रोटोकॉल में ही सूचीबद्ध नहीं किया जाता है, बल्कि इसके परिशिष्ट में इंगित किया जाता है, जिसे टर्नआउट शीट कहा जाता है। प्रत्येक नाम के आगे, बैठक में आने वाले प्रत्येक व्यक्ति के हस्ताक्षर लगाने की सिफारिश की जाती है। सामान्य प्रोटोकॉल बैठक में आने वाले लोगों की कुल संख्या को इंगित करता है।

मुख्य भाग कहता है:

• बैठक में जिन मुद्दों पर चर्चा की गई;
• संदेशों, प्रस्तावों, रिपोर्टों के साथ वक्ताओं (स्पीकर का पूरा नाम, रिपोर्ट का शीर्षक, रिपोर्ट के मुख्य प्रावधानों का संक्षिप्त सारांश इंगित किया जाता है यदि प्रोटोकॉल का पूर्ण रूप रखा जाता है);
• मुद्दे पर किए गए निर्णय।

शिष्टाचार

विधायी स्तर पर, इसका उल्लेख 30 दिसंबर, 2001 के प्रशासनिक अपराध संख्या 195-FZ पर रूसी संघ की संहिता के अनुच्छेद 28.2 में किया गया है, जो इस दस्तावेज़ को संकलित करने के लिए मुख्य सार और समान नियमों का खुलासा करता है। एक प्रशासनिक पर प्रोटोकॉल अपराध में स्पष्टीकरण और उसमें निम्नलिखित जानकारी शामिल करने की आवश्यकता है।

• संकलन का दिन, मास, वर्ष और स्थान।
• स्थिति शीर्षक, उपनाम, अधिकृत अधिकारी के आद्याक्षर जिसने दस्तावेज़ तैयार किया।
• किसी व्यक्ति या संगठन के बारे में डेटा जो कानून के उल्लंघनकर्ता हैं (उपनाम, आद्याक्षर, पासपोर्ट विवरण, निवास का पता और व्यक्ति का पंजीकरण; कानूनी पता, संगठन के संबंध में निदेशक पर डेटा)।
• मामले में पीड़ितों और गवाहों के बारे में जानकारी, यदि कोई हो (उपनाम, आद्याक्षर, पासपोर्ट विवरण, आवासीय पते)।
• किए गए अपराध के बारे में जानकारी (तारीख, आयोग का स्थान, जो हुआ उसका सार)।
• कानून के उस लेख का लिंक जिसका उल्लंघन किया गया था।
• मामले में व्यक्ति या संगठन के प्रतिनिधि का स्पष्टीकरण।
• मामले पर व्यापक रूप से विचार करने में मदद करने के लिए डिज़ाइन की गई अन्य जानकारी।

प्रशासनिक अपराधों पर एक प्रोटोकॉल लिखने में प्रशासनिक कानून द्वारा स्थापित अपराधी के अधिकारों और दायित्वों के बारे में किसी व्यक्ति या किसी संगठन के प्रतिनिधि को स्पष्टीकरण देना शामिल है। प्राप्त स्पष्टीकरणों को संकलित किए जाने वाले दस्तावेज़ में दर्ज किया जाता है।

जिन व्यक्तियों के संबंध में प्रोटोकॉल तैयार किया गया है (एक नागरिक या किसी संगठन के अधिकृत प्रतिनिधि) को इससे परिचित होना चाहिए। अगर वांछित है, तो ये लोग प्रोटोकॉल के साथ अपनी असहमति का रिकॉर्ड छोड़ सकते हैं या प्रोटोकॉल से जुड़े पाठ के सार का स्पष्टीकरण छोड़ सकते हैं। निर्दिष्ट दस्तावेज़ एक अधिकृत कर्मचारी द्वारा हस्ताक्षर करके प्रमाणित किया जाता है जिसने प्रोटोकॉल तैयार किया था, और उल्लंघनकर्ता (एक नागरिक या संगठन का एक विश्वसनीय कर्मचारी), जिसके संबंध में प्रोटोकॉल तैयार किया गया था। यदि उल्लंघनकर्ता प्रोटोकॉल पर हस्ताक्षर करने से इनकार करते हैं, तो इसे दस्तावेज़ में अलग से दर्ज किया जाता है।

एक प्रशासनिक अपराध पर प्रोटोकॉल की दूसरी प्रति उस व्यक्ति को जारी की जाती है जिसके बारे में प्रोटोकॉल तैयार किया गया था। प्रतिवादी एक प्रति प्राप्त करने के लिए हस्ताक्षर करता है। साथ ही, मामले में, यदि कोई हो, तो पीड़ित द्वारा एक प्रति प्राप्त की जाती है। यदि वह व्यक्ति जिसके संबंध में प्रोटोकॉल तैयार किया गया है, इस कार्यक्रम में मौजूद नहीं है, तो उसे मेल द्वारा प्रोटोकॉल की एक प्रति भेजी जाती है। इसके लिए कानून ने 3 दिन आवंटित किए।

एक प्रशासनिक अपराध पर एक प्रोटोकॉल तैयार करने की समय सीमा

स्थिति के आधार पर एक प्रशासनिक अपराध पर एक प्रोटोकॉल तैयार करने की शर्तों को 3 समूहों में विभाजित किया जा सकता है। एक प्रशासनिक अपराध पर एक प्रोटोकॉल तैयार किया जा सकता है:

• तुरंत;
• दो दिनों के भीतर;
• प्रशासनिक जांच के बाद

तुरंत, यानी कानून के उल्लंघन का पता चलने पर, प्रोटोकॉल तब लिखा जाता है जब प्रोटोकॉल फॉर्म भरने और घटना की परिस्थितियों को स्पष्ट करने के लिए सभी आवश्यक जानकारी स्थापित की जाती है। यदि आपको कुछ और जानकारी प्राप्त करने की आवश्यकता है, तो कानून उल्लंघन की तारीख से 2 दिनों के भीतर एक प्रोटोकॉल तैयार करने की संभावना प्रदान करता है। यदि कानून के उल्लंघन के कारण जांच आवश्यक है, तो जांच के बाद प्रोटोकॉल तैयार किया जाता है।

एक प्रशासनिक जाँच तब की जाती है जब जानकारी केवल परीक्षाओं या अन्य प्रक्रियात्मक कार्रवाइयों के माध्यम से प्राप्त की जा सकती है जिसमें काफी समय लगता है। ज्यादातर मामलों में प्रशासनिक जांच 1 महीने से ज्यादा नहीं चलनी चाहिए। हालाँकि, कुछ स्थितियों में, जिसकी संभावना कला के पैरा 5 में प्रदान की गई है। 28.7 रूसी संघ के प्रशासनिक अपराधों की संहिता, इस अवधि को बढ़ाया जा सकता है। यदि किए गए उल्लंघन के लिए लंबी प्रशासनिक जांच के कार्यान्वयन की आवश्यकता होती है, तो प्रशासनिक अपराध पर एक प्रोटोकॉल तैयार करने की अनुमत अवधि 6 महीने तक बढ़ सकती है।

एक प्रशासनिक अपराध पर एक प्रोटोकॉल तैयार करने का नमूना

कानून द्वारा अनुमोदित प्रशासनिक अपराधों पर प्रोटोकॉल का कोई एक रूप नहीं है। प्रत्येक राज्य निकाय, अपने आंतरिक दस्तावेजों के साथ, कार्य में प्रयुक्त प्रोटोकॉल के रूप को अनुमोदित करता है। हालाँकि, इन रूपों की सामग्री और उपस्थिति बहुत भिन्न नहीं हैं।

पृष्ठ के केंद्र में शीर्ष पर दस्तावेज़ का नाम है - "प्रोटोकॉल ऑन ए एडमिनिस्ट्रेटिव ऑफेंस" और चिन्ह "नहीं", यह सुझाव देता है कि प्रोटोकॉल भरते समय एक सीरियल नंबर चिपका दिया जाए। नीचे बाईं ओर, आपको प्रोटोकॉल भरने की तारीख, महीना, वर्ष और दाईं ओर लिखना होगा - संकलन का स्थान, अर्थात, उस निपटान का नाम जहां कानून का उल्लंघन पाया गया था और प्रोटोकॉल है खींचा।

इसके अलावा, उस कर्मचारी के बारे में जानकारी दर्ज की जाती है जो प्रोटोकॉल (स्थिति, उपनाम और आद्याक्षर) तैयार करता है, साथ ही इसमें शामिल व्यक्ति के बारे में जानकारी दर्ज की जाती है। इसके अलावा, यदि किसी नागरिक के बारे में जानकारी दर्ज की जाती है, तो वे न केवल उपनाम, आद्याक्षर और पासपोर्ट डेटा, बल्कि पता - पंजीकरण और वास्तविक निवास, फोन नंबर, काम पर डेटा दोनों का संकेत देते हैं। संगठन के संबंध में, नाम, कानूनी और डाक पते, मुख्य राज्य पंजीकरण संख्या (OGRN), साथ ही स्थिति, उपनाम, आद्याक्षर, कानूनी इकाई के प्रतिनिधि की नियुक्ति पर दस्तावेज़ का विवरण इंगित किया गया है। एक नियम के रूप में, निदेशक इस भूमिका में कार्य करता है, और नियुक्ति आदेश दस्तावेज़ है।

एक प्रशासनिक अपराध पर प्रोटोकॉल का मुख्य स्थान प्रतिबद्ध अपराध की घटना के विवरण के लिए आरक्षित है। नीचे खाली कॉलम हैं जो आपको गवाहों और पीड़ितों के बारे में जानकारी दर्ज करने की अनुमति देते हैं। प्रोटोकॉल उल्लंघनकर्ता के हस्ताक्षर और प्रोटोकॉल जारी करने वाले कर्मचारी के प्रतिलेख के साथ समाप्त होता है। जिस व्यक्ति के संबंध में प्रोटोकॉल तैयार किया गया है, वह भी अपने हस्ताक्षरों से पुष्टि करता है कि उसके अधिकारों और दायित्वों की घोषणा की गई है, कि उसने खुद को प्रोटोकॉल से परिचित कर लिया है और उसे दस्तावेज़ की एक प्रति प्राप्त हो गई है। प्रोटोकॉल की एक प्रति प्राप्त होने पर सूचना न केवल एक हस्ताक्षर द्वारा प्रमाणित होती है, बल्कि डिलीवरी की तारीख भी चिपका दी जाती है।

एक प्रशासनिक अपराध पर प्रोटोकॉल में त्रुटियां

पंजीकरण के दौरान एक प्रशासनिक अपराध पर प्रोटोकॉल में की गई त्रुटियां, उनके महत्व के अनुसार, महत्वपूर्ण और महत्वहीन में विभाजित की जा सकती हैं। 24 मार्च, 2005 नंबर 5 के रूसी संघ के सुप्रीम कोर्ट के प्लेनम के डिक्री के अनुसार, "प्रशासनिक अपराधों पर रूसी संघ के कोड को लागू करते समय अदालतों के साथ उत्पन्न होने वाले कुछ मुद्दों पर", एक महत्वपूर्ण दोष दस्तावेज़ कला में उल्लिखित सूचना के प्रोटोकॉल में अनुपस्थिति है। 28.2 h. 2 प्रशासनिक अपराध संहिता (संकल्प के खंड 4)। इसका मतलब यह है कि एक प्रशासनिक अपराध पर प्रोटोकॉल में सभी कॉलम भरे जाने चाहिए और ऊपर उल्लिखित सभी जानकारी दर्ज की जानी चाहिए।

यदि उल्लंघनकर्ता की उपस्थिति में प्रोटोकॉल तैयार किया गया था, तो पंजीकरण के बाद प्रोटोकॉल के साथ अधिकारों और दायित्वों की आवाज की पुष्टि करने वाले हस्ताक्षर होने चाहिए। यदि दस्तावेज़ अपराधी के बिना तैयार किया गया था और प्रोटोकॉल की तारीख और स्थान के बारे में उसे सूचित करने के बारे में पर्याप्त तथ्य नहीं हैं, तो यह प्रक्रियात्मक अधिकारों का एक महत्वपूर्ण उल्लंघन होगा और प्रोटोकॉल को रद्द करने और समाप्त करने का कारण बन सकता है। कार्यवाही। सामान्य तौर पर, प्रोटोकॉल में कोई भी त्रुटि, जो रूसी संघ के सुप्रीम कोर्ट के प्लेनम की राय में महत्वपूर्ण है, प्रोटोकॉल को रद्द करने और कार्यवाही को समाप्त करने की आवश्यकता हो सकती है।

महत्वपूर्ण! प्रोटोकॉल में कोई सुधार, विशेष रूप से कला में सूचीबद्ध जानकारी में। प्रशासनिक अपराधों की संहिता का 28.2 भाग 2, उस अधिकारी के हस्ताक्षर द्वारा प्रमाणित होना चाहिए जो प्रोटोकॉल तैयार करता है, और उल्लंघनकर्ता के हस्ताक्षर, यह प्रमाणित करते हुए कि वह इन सुधारों से परिचित है और सहमत है।

प्लेनम के मिनटों में नगण्य त्रुटियों में सूचना की उन सभी कमियों को शामिल किया जा सकता है जिनकी भरपाई गुण के आधार पर मामले पर विचार करने की प्रक्रिया में की जा सकती है। मामूली कमियां, और इसका विशेष रूप से प्रस्ताव में उल्लेख किया गया है, इसमें अपराधी की अनुपस्थिति में प्रोटोकॉल भरना भी शामिल है, अगर उसे प्रोटोकॉल की तारीख और स्थान की विधिवत जानकारी दी गई थी, लेकिन वह नियत स्थान पर उपस्थित नहीं हुआ। निर्दिष्ट समय बिना किसी कारण के या बिना किसी अच्छे कारण के। प्रोटोकॉल के पाठ में वर्तनी की त्रुटियां महत्वपूर्ण नहीं हैं और परिणाम नहीं होते हैं, जब तक कि निश्चित रूप से, ये उपनामों में त्रुटियां नहीं हैं।

एक प्रशासनिक अपराध पर एक प्रोटोकॉल तैयार किए बिना सजा का असाइनमेंट

कुछ स्थितियों में, प्रशासनिक अपराध पर प्रोटोकॉल का निष्पादन नहीं हो सकता है। यदि उल्लंघन दर्ज किया जाता है जो एक बड़ा सार्वजनिक खतरा पैदा नहीं करता है और जिसके लिए चेतावनी या जुर्माना के रूप में सजा दी जाती है, तो प्रोटोकॉल की आवश्यकता नहीं होती है।

कला के अनुसार। प्रशासनिक अपराधों की संहिता के 28.6, अगर मौके पर तुरंत जुर्माना या चेतावनी दी जाती है तो एक प्रोटोकॉल की आवश्यकता नहीं होती है। इस स्थिति में एक प्रशासनिक अपराध के मामले में एक निर्णय जारी करने की आवश्यकता होती है, जिसकी एक प्रति उल्लंघनकर्ता द्वारा - व्यक्तिगत रूप से या मेल द्वारा प्राप्त की जाती है, यदि वह इसे व्यक्तिगत रूप से प्राप्त करने से इनकार करता है।

लेकिन अगर उल्लंघनकर्ता जारी किए गए निर्णय से सहमत नहीं है (कानून के उल्लंघन के आयोग के साथ या उस पर लगाए गए दंड के साथ), फिर भी एक प्रशासनिक अपराध पर एक प्रोटोकॉल तैयार किया जाता है और निर्णय से जुड़ा होता है।

नया पेज 1

प्रोटोकॉल के निष्पादन की तैयारी बैठक की तिथि और समय निर्धारित करने के साथ शुरू होती है, जिसमें उन मुद्दों की श्रेणी निर्धारित की जाती है जिन पर विचार किया जाएगा। यह निर्णय आम तौर पर एजेंडे द्वारा औपचारिक रूप से तैयार किया जाता है, जब प्रोटोकॉल तैयार किया जाता है, तो इसका एक हिस्सा होगा, और बैठक से पहले एक दस्तावेज होता है जिसके द्वारा बैठक के प्रतिभागियों को अधिसूचित किया जाता है। प्रोटोकॉल उन रिकॉर्ड्स के आधार पर तैयार किया जाता है जो सचिव द्वारा मैन्युअल रूप से या वॉयस रिकॉर्डर का उपयोग करके बैठक में रखे गए थे।

प्रोटोकॉल एक सामान्य रूप में तैयार किया जाता है, जिसमें आमतौर पर निम्नलिखित विवरण शामिल होते हैं: संस्था का नाम (संगठन, उद्यम), दस्तावेज़ का प्रकार (प्रोटोकॉल), संख्या और दिनांक डालने के लिए स्थान, प्रोटोकॉल के पाठ के लिए स्थान , पाठ के शीर्षक के लिए स्थान।

प्रोटोकॉल तिथिबैठक का दिन है (कार्यवृत्त आमतौर पर बैठक के बाद तैयार किए जाते हैं)। यदि बैठक कई दिनों तक चली, तो कार्यवृत्त की तिथि में इसकी शुरुआत और समाप्ति की तिथियां शामिल हैं, उदाहरण के लिए: 21-24.01.2002।

प्रोटोकॉल नंबर (इंडेक्स)बैठक की क्रम संख्या है। प्रोटोकॉल कैलेंडर वर्ष या कॉलेजियम निकाय के कार्यालय की अवधि के भीतर गिने जाते हैं।

परीक्षण के लिए शीर्षकप्रोटोकॉल में अन्य दस्तावेज़ों में इस आवश्यकता के डिज़ाइन से अंतर है। एक नियम के रूप में, शीर्षक में सामूहिक गतिविधि के प्रकार (बैठक, बैठक, सत्र, आदि) का संकेत होता है और उदाहरण के लिए कॉलेजियम निकाय का नाम जनन संबंधी मामले में होता है: बोर्ड की बैठक के कार्यवृत्त; श्रम सामूहिक की बैठकें; संरचनात्मक प्रभागों के प्रमुखों की बैठकें।

प्रोटोकॉल के पाठ में एक परिचयात्मक और मुख्य भाग शामिल है।

कार्यवृत्त के परिचयात्मक भाग में, शीर्षक के बाद, बैठक के अध्यक्ष और सचिव के आद्याक्षर और उपनाम दिए गए हैं। अध्यक्ष - बैठक आयोजित करने वाला एक अधिकारी, उसकी स्थिति कार्यवृत्त में इंगित नहीं की जाती है; सचिव - बैठक आयोजित करने और उसकी गतिविधियों का दस्तावेजीकरण करने के लिए जिम्मेदार व्यक्ति, अर्थात। प्रोटोकॉल की तैयारी और पंजीकरण। स्थायी कॉलेजिएट निकायों में, सचिव एक अधिकारी होता है (अकादमिक परिषद के सचिव, कॉलेजियम के सचिव, आदि)।

"उपस्थित" शब्द के बाद एक नई पंक्ति में वर्णानुक्रम में कॉलेजियम निकाय के स्थायी सदस्यों के आद्याक्षर और उपनाम, साथ ही अन्य संगठनों से बैठक में आमंत्रित व्यक्तियों के आद्याक्षर, उपनाम और पद सूचीबद्ध हैं। बैठक में भाग लेने वालों की सूची बैठक के दिन सचिव द्वारा संकलित की जाती है, क्योंकि हो सकता है कि सूची मूल उद्देश्य से मेल न खाए। बैठक में भाग लेने वालों की सूची के संकलन के साथ, प्रोटोकॉल का निष्पादन शुरू होता है।

विस्तारित बैठक के कार्यवृत्त तैयार करते समय, कार्यवृत्त में भाग लेने वालों के नाम सूचीबद्ध नहीं होते हैं, लेकिन उनकी कुल संख्या एक आकृति द्वारा इंगित की जाती है। यह पंजीकरण के परिणामों से निर्धारित होता है। पंजीकरण सूची बैठक के सचिव को स्थानांतरित कर दी जाती है और कार्यवृत्त के परिशिष्टों में से एक बन जाती है। इस मामले में, प्रोटोकॉल इंगित करता है: वहाँ थे: 57 लोग। (सूची संलग्न है).

एजेंडा कार्यवृत्त के परिचयात्मक भाग में शामिल है। इसमें उन मुद्दों की एक सूची होती है जिन पर बैठक में चर्चा की जाती है, और उनकी चर्चा के क्रम और वक्ताओं (वक्ताओं) के नामों को ठीक करता है। बैठक के एजेंडे में पहले से तैयार किए गए मुद्दों में उन मुद्दों की इष्टतम संख्या शामिल होनी चाहिए जिन पर बैठक में विचार किया जा सकता है और चर्चा की जा सकती है। इसकी सामग्री उस नेता द्वारा निर्धारित की जाती है जो बैठक का नेतृत्व करेगा। एजेंडे पर प्रत्येक आइटम अरबी अंकों में क्रमांकित है और "के बारे में" या "के बारे में" पूर्वसर्ग के साथ शुरू होता है (प्रश्न का उत्तर "किस बारे में?")। प्रत्येक आइटम के लिए, स्पीकर के आद्याक्षर और उपनाम, इस मुद्दे पर रिपोर्ट तैयार करने वाले अधिकारी का संकेत दिया जाता है।

एजेंडे द्वारा स्थापित मुद्दों के अनुक्रम के अनुसार कार्यवृत्त के मुख्य भाग का पाठ तैयार किया गया है।

पाठ के मुख्य भाग में उतने ही खंड होने चाहिए जितने कि एजेंडे में आइटम हैं। अनुभागों को एजेंडे के समान क्रमांकन के साथ क्रमांकित किया गया है। प्रत्येक खंड में तीन भाग होते हैं: "सुन लिया", "बोला", "निर्णय", जो बाएं मार्जिन से मुद्रित होते हैं। प्रोटोकॉल परीक्षण में "सुनें" शब्द के बाद, मुख्य वक्ता के भाषण के नोट्स लिखें; "स्पीकेड" शब्द के बाद - मुद्दे की चर्चा में भाग लेने वालों के बयानों का रिकॉर्ड; "निर्णय" शब्द के बाद, प्रासंगिक एजेंडा आइटम के ऑपरेटिव भाग का विवरण। यदि एक मुद्दे पर कई निर्णय किए जाते हैं, तो उन्हें अरबी अंकों में गिना जाता है, पहला अंक एजेंडा मद की संख्या दर्शाता है, दूसरा - लिए गए निर्णयों की संख्या। उदाहरण के लिए:

मिनटों को तैयार करने की सामान्य प्रथा मतदान के परिणामों को तय करने के लिए प्रदान नहीं करती है, हालांकि, कई मिनटों में (उदाहरण के लिए, शेयरधारकों की सामान्य बैठक के कार्यवृत्त) मतदान में भाग लेने वाले व्यक्तियों की कुल संख्या और मतों का वितरण "के लिए", "विरुद्ध", "परिहार" इंगित किया गया है।

बैठक में किए गए निर्णयों को कार्यवृत्त की प्रतियां या ऑपरेटिव भाग के उद्धरण भेजकर कर्मचारियों के ध्यान में लाया जाता है। किए गए निर्णयों के आधार पर, अन्य प्रशासनिक दस्तावेज़ तैयार करने का भी अभ्यास किया जाता है, उदाहरण के लिए, एक कॉलेजियम निकाय के निर्णय या संगठन के प्रमुख का एक आदेश।

प्रोटोकॉल के पाठ में, स्पीकर के प्रत्येक उपनाम और आद्याक्षर को एक नई पंक्ति से नामांकित मामले के रूप में मुद्रित किया जाता है। भाषण रिकॉर्ड का विवरण (आमतौर पर तीसरे व्यक्ति एकवचन के रूप में) एक हाइफ़न द्वारा उपनाम से अलग किया जाता है।

बैठक के प्रकार और कॉलेजिएट निकाय की स्थिति के आधार पर, प्रोटोकॉल का रूप चुना जाता है। यह छोटा, पूर्ण या शब्दशः हो सकता है। मीटिंग के कवरेज की पूर्णता में मिनटों के रूप एक दूसरे से भिन्न होते हैं, उनके पास डिज़ाइन में कोई अंतर नहीं होता है।

संक्षिप्त प्रोटोकॉल - यह एक दस्तावेज है जो बैठक में चर्चा किए गए मुद्दों, वक्ताओं के नाम और किए गए निर्णयों को रिकॉर्ड करता है। इस तरह के कार्यवृत्त, एक नियम के रूप में, केवल उन मामलों में रखे जाते हैं जब बैठक आशुलिपि होती है या जब बैठक परिचालन प्रकृति की होती है। इस तरह के एक प्रोटोकॉल के अनुसार, मुद्दे की चर्चा के पाठ्यक्रम का प्रतिनिधित्व करना असंभव है, व्यक्त की गई राय, टिप्पणियां, प्रोटोकॉल के प्रशासनिक भाग को विकसित करने की प्रक्रिया, यानी। प्रबंधन निर्णय।

में पूरा प्रोटोकॉलन केवल चर्चा किए गए मुद्दों, लिए गए निर्णयों और वक्ताओं के नाम दर्ज किए जाते हैं, बल्कि बैठक के प्रतिभागियों की रिपोर्ट और भाषणों की सामग्री, व्यक्त की गई सभी राय, प्रश्न और टिप्पणियां, टिप्पणियां और स्थिति भी प्रेषित की जाती हैं। पूर्ण मिनट आपको बैठक की एक विस्तृत तस्वीर का दस्तावेजीकरण करने की अनुमति देते हैं।

शब्दशः प्रोटोकॉलबैठक (प्रतिलेख) की एक शब्दशः रिपोर्ट के आधार पर संकलित किया जाता है और शब्दशः प्रत्येक मुद्दे पर चर्चा करने और उस पर निर्णय लेने की प्रक्रिया को बताता है। इस तरह के एक प्रोटोकॉल में परिचयात्मक भाग के बाद, प्रविष्टि "बैठक को लिखित किया गया" किया जाता है। प्रतिलेख प्रोटोकॉल के लिए एक अनिवार्य अनुलग्नक है।

बैठक के दौरान रखी गई हस्तलिखित, आशुलिपि या टेप रिकॉर्डिंग के आधार पर कार्यवृत्त तैयार किए जाते हैं। हस्तलिखित नोट्स सचिव द्वारा रखे जाते हैं, प्रोटोकॉल की गुणवत्ता उसकी योग्यता पर निर्भर करती है। इस मामले में, चर्चा के तहत मुद्दों के सार में तल्लीन करने और उन्हें सही ढंग से लिखने में सक्षम होने की आवश्यकता है। ये रिकॉर्ड प्रोटोकॉल के आगे पंजीकरण के लिए मसौदा सामग्री हैं। कई मामलों में, बैठक में वक्ता अपने भाषणों के नोट्स (सार) सचिव को सौंपते हैं, जो तब प्रोटोकॉल के पाठ में शामिल होते हैं। अधिक बार, तथापि, सचिव को केवल घसीट लेखन, नोट लेने और आशुलिपि में अपने कौशल पर भरोसा करना चाहिए। बैठक के बाद, सचिव के नोट्स को आधिकारिक दस्तावेज के रूप में फिर से टाइप, संपादित और जारी किया जाता है। प्रोटोकॉल तैयार करने की अवधि वर्तमान में तीन दिन निर्धारित की गई है।

वस्तुतः सभी संगठन बैठकें आयोजित करते हैं जिनमें एक परिचालन प्रकृति के मुद्दों पर विचार किया जाता है। अक्सर ऐसी बैठकों को क्रियात्मक बैठकें कहा जाता है। वे विभिन्न स्तरों के प्रबंधकों द्वारा आयोजित किए जाते हैं: संगठन के प्रमुख से संरचनात्मक प्रभागों के प्रमुखों तक। परिचालन बैठकें नियमित अंतराल पर (आमतौर पर सप्ताह में एक बार) आयोजित की जाती हैं और आमतौर पर रिकॉर्ड की जाती हैं। यदि संरचनात्मक इकाई या बैठक आयोजित करने वाले प्रमुख के पास सचिव नहीं है, तो इकाई के कर्मचारियों में से एक को परिचालन बैठक के कार्यवृत्त रखने के लिए सौंपा जा सकता है।

प्रोटोकॉल के पंजीकरण के लिए सामान्य नियम

हमारी डिक्शनरी

शिष्टाचार- एक दस्तावेज जिसमें मुद्दों की चर्चा और बैठकों, बैठकों, सम्मेलनों और कॉलेजियम निकायों की बैठकों में निर्णय लेने का एक सुसंगत रिकॉर्ड होता है।

बैठक के दौरान सचिव या अन्य कर्मचारी द्वारा रखे गए साउंड रिकॉर्डिंग या ड्राफ्ट हस्तलिखित नोट्स के आधार पर कार्यवृत्त तैयार किए जाते हैं, साथ ही बैठक के लिए तैयार की गई सामग्री (रिपोर्ट के पाठ, भाषण, संदर्भ, मसौदा निर्णय, एजेंडा, प्रतिभागियों की सूची, आदि)।

यदि बैठक ऑडियो-रिकॉर्डेड थी, तो बैठक के बाद इसे पुनर्मुद्रित किया जाता है, फिर लिखित पाठ को संपादित किया जाता है और कार्यवृत्त में संसाधित रूप में शामिल किया जाता है। बैठक के कार्यवृत्त तैयार करने की अवधि बैठक की तारीख से तीन से पांच दिन से अधिक नहीं होनी चाहिए। बैठक के दिन या बैठक के एक या दो दिनों के भीतर परिचालन बैठकों के कार्यवृत्त तैयार किए जाते हैं और निष्पादित किए जाते हैं।

प्रोटोकॉल पूर्ण और संक्षिप्त हैं। पूरा प्रोटोकॉलबैठक में सभी भाषणों का रिकॉर्ड, स्पीकर से पूछे गए प्रश्न, चर्चा में भाग लेने वाले व्यक्तियों के भाषण और लिए गए निर्णय शामिल हैं।

संक्षिप्त प्रोटोकॉलकेवल बोलने वालों के नाम, भाषण का विषय, भाषण का सारांश और किए गए निर्णय शामिल हैं।

परिचालन बैठकों का कोर्स, एक नियम के रूप में, कम मिनटों में दर्ज किया जाता है।

बैठक के कार्यवृत्त एक सामान्य रूप, A4 पेपर की एक मानक शीट या विशेष रूप से डिज़ाइन किए गए प्रोटोकॉल फॉर्म पर तैयार किए जाते हैं।

प्रोटोकॉल का अनिवार्य विवरणहैं:

• कंपनी का नाम;
• बैठक के प्रकार को इंगित करने वाले दस्तावेज़ के प्रकार (मिनट) का नाम;
• बैठक की तारीख;
• प्रोटोकॉल पंजीकरण संख्या;
• बैठक का स्थान;
• हस्ताक्षर।

प्रोटोकॉल की तारीख घटना की तारीख है।

समस्याएं और समाधान

परिचालन बैठकों के कार्यवृत्त लेना अक्सर कठिन होता है। आइए सबसे आम पर विचार करें।

■ समस्या:सचिव या कनिष्ठ अधिकारियों में से कोई एक जो कार्यवृत्त लेता है, हो सकता है कि चर्चा के तहत मुद्दे के सार को न समझे, और इसलिए इस मुद्दे की चर्चा की प्रगति को दर्ज करने में कठिनाई हो।

क्या करें?ऐसी स्थितियों में, सचिव को बैठक में बोलने वाले स्टाफ सदस्य या किसी अन्य स्टाफ सदस्य से संपर्क करना चाहिए जो स्पष्टीकरण प्रदान कर सकता है।

■ समस्या:चूंकि परिचालन बैठकें अक्सर सख्त समय सीमा के बिना आयोजित की जाती हैं, सचिव के पास बैठक के दौरान होने वाली हर चीज को लिखने का समय नहीं हो सकता है।

क्या करें?इस मामले में, मीटिंग के दौरान साउंड रिकॉर्डिंग रखने और उसके ट्रांसक्रिप्ट के आधार पर एक प्रोटोकॉल तैयार करने से मदद मिल सकती है।

■ समस्या:किसी मुद्दे पर चर्चा करते समय, आवश्यक और महत्वहीन या महत्वहीन दोनों तरह की जानकारी व्यक्त की जा सकती है, और सचिव के लिए मुख्य (आवश्यक) जानकारी को अलग करना मुश्किल हो सकता है, जिसे प्रोटोकॉल में दर्ज किया जाना चाहिए।

क्या करें?इस मामले में, कार्यवृत्त तैयार करने से पहले, सचिव को सभी सूचनाओं का विश्लेषण करना चाहिए, मुख्य को नाबालिग से अलग करना चाहिए और कार्यवृत्त में केवल सबसे महत्वपूर्ण जानकारी शामिल करनी चाहिए।

लघु प्रोटोकॉल का पाठ

प्रोटोकॉल के पाठ में दो भाग होते हैं: परिचयात्मक और मुख्य।

में परिचयात्मक भागलघु प्रोटोकॉल अध्यक्ष और सचिव के नाम, प्रतिभागियों (उपस्थित) और आमंत्रित व्यक्तियों के पदों और नामों, एजेंडे को इंगित करता है। यदि बैठक में 15 से अधिक प्रतिभागी हैं, तो मिनटों में प्रतिभागियों की कुल संख्या को इंगित करने की अनुमति है, और उनके पदों और नामों के साथ उपस्थित लोगों की सूची कार्यवृत्त के अनुलग्नक में दी गई है, उदाहरण के लिए:

वर्तमान: 16 लोगों की राशि में निदेशालय के सदस्य। (सूची संलग्न है)।

बैठक में आमंत्रित व्यक्तियों के नाम "आमंत्रित" शब्द के बाद इंगित किए जाते हैं, जो व्यक्ति की स्थिति और संगठन के नाम को दर्शाता है।

एजेंडा उन मुद्दों को इंगित करता है जो विचार का विषय हैं, इसके अलावा, स्पीकर (स्पीकर) की स्थिति और उपनाम का संकेत दिया जा सकता है। यदि कई प्रश्न हैं, तो उन्हें अरबी अंकों में गिना जाता है और चर्चा के क्रम में व्यवस्थित किया जाता है। एजेंडा के मुद्दों को पूर्वसर्ग "ओ" ("के बारे में") के साथ तैयार किया गया है, उदाहरण के लिए:

टिप्पणी

चर्चा के तहत मुद्दे के सार को दर्शाते हुए, एजेंडे पर वस्तुओं को सटीक और स्पष्ट रूप से तैयार किया जाना चाहिए। एजेंडे में आइटम "विविध" या "विविध" को शामिल करने की अनुशंसा नहीं की जाती है।

मूलपाठ मुख्य हिस्सासारांश प्रोटोकॉल में एजेंडा मदों की संख्या के अनुसार अलग-अलग खंड होते हैं। एजेंडे के अनुसार अनुभागों को अरबी अंकों में क्रमांकित किया गया है। उनमें से प्रत्येक योजना के अनुसार बनाया गया है:

प्रोटोकॉल के लिए ये कुंजी शब्द बाएं मार्जिन की सीमा से पूंजी अक्षरों में मुद्रित होते हैं और बोल्ड में दिखाई दे सकते हैं। नाममात्र के मामले में सूचीबद्ध शब्द के बाद, स्पीकर का उपनाम और एजेंडा आइटम इंगित किया जाता है, जिसके बाद भाषण की सामग्री को तीसरे व्यक्ति एकवचन के रूप में सारांशित किया जाता है।

भाग में "निर्णय: (हल :)" संक्षेप में, सटीक, संक्षिप्त रूप से, ताकि कोई दोहरी व्याख्या न हो, निर्णय दर्ज किया गया है। निर्णय एक निर्धारित रूप में तैयार किए जाते हैं: "तैयार करें ...", "पूर्वानुमान ...", "सूचित करें ..."। एक मुद्दे पर कई फैसले लिए जा सकते हैं। इस मामले में, उन्हें एजेंडे पर मुद्दे की क्रम संख्या के संदर्भ में अरबी अंकों में गिना जाता है, उदाहरण के लिए:

यदि आवश्यक हो, तो निर्णय के साथ, मतदान के परिणाम इंगित किए जाते हैं: वोटों की संख्या "के लिए", "विरुद्ध", साथ ही साथ मतदान।

सिद्धांत से अभ्यास तक

कल्पना कीजिए कि हाथ से या एक तानाशाही फोन पर बनाई गई रिकॉर्डिंग को समझने के बाद, हमें एक पाठ प्राप्त हुआ जिसके आधार पर हमें एक छोटा प्रोटोकॉल तैयार करना होगा:

एजेंडे पर आइटम: 2. तैयार उत्पादों नंबर 2 के लिए गोदाम के पुनर्निर्माण की प्रगति पर

भाषण पाठ:

वसीलीव पी.आर.पुनर्निर्माण योजना के अनुसार, हम 25 तारीख को महीने के अंत में रैक स्थापित करना और तंत्र उठाना शुरू करने वाले थे। CJSC "प्रोफाइल" - ठंडे बस्ते में डालने वाले उपकरण के हमारे आपूर्तिकर्ता - समय सीमा का उल्लंघन करते हैं। 20 तारीख को हम 10 दिनों में पहला बैच प्राप्त करने वाले थे - दूसरा। हम पर - दो समान पक्षों द्वारा वितरण, इसलिए अनुबंध में। हमने पूरा भुगतान किया, यानी 100% अग्रिम भुगतान किया, क्योंकि पिछली बार जब हमने पहले गोदाम को परिवर्तित किया था, तो हमें उनसे कोई समस्या नहीं थी। आज 28 तारीख है और हमें यह अभी तक प्राप्त नहीं हुआ है। उन्हें फैक्स भेजे गए, उन्होंने फोन किया, कल उन्होंने जवाब दिया कि पहला बैच भेज दिया गया था, लेकिन इसमें दो या तीन दिन लगेंगे, यानी आपूर्तिकर्ता के कारण हमें देरी हुई है। मुझे लगता है कि उन्हें डिलीवरी के समय के उल्लंघन के लिए औपचारिक रूप से दावा दायर करने की आवश्यकता है।

रिकॉर्ड बनाने के लिए, सबसे महत्वपूर्ण जानकारी को उजागर करना आवश्यक है। ऐसा करने के लिए, आइए कई प्रश्न पूछने और उनके उत्तर प्राप्त करने का प्रयास करें। उपरोक्त पाठ से हम निम्नलिखित प्रश्नों के उत्तर प्राप्त कर सकते हैं:

हम देखते हैं कि पाठ में ऐसी जानकारी है जो उत्तरों में परिलक्षित नहीं होती है: संगठन ने माल के लिए पूर्ण भुगतान किया, और 100% पूर्व भुगतान किया गया, क्योंकि CJSC प्रोफ़ाइल के साथ सहयोग का एक सकारात्मक अनुभव है। क्या यह जानकारी विचाराधीन स्थिति के लिए प्रासंगिक है? स्पष्ट रूप से नहीं, इसलिए, इसे प्रोटोकॉल में शामिल करने की आवश्यकता नहीं है। इस प्रकार, हमें प्राप्त प्रश्नों के उत्तर के आधार पर, हम भाषण का एक संक्षिप्त प्रोटोकॉल तैयार कर सकते हैं:

2. सुनी गई:

वसीलीव पी.आर.

रैकिंग उपकरण के पहले बैच का शिपमेंट आपूर्तिकर्ता CJSC प्रोफ़ाइल द्वारा समय सीमा के उल्लंघन में किया गया था, जिसके परिणामस्वरूप गोदाम नंबर 2 के पुनर्निर्माण की समय सीमा पूरी नहीं हुई थी। उपकरण का पहला बैच आने वाला था 20 दिसंबर को, दूसरा - 10 दिनों में। 25 दिसंबर को ठंडे बस्ते में डालने और उठाने की व्यवस्था की स्थापना शुरू होनी थी। आपूर्तिकर्ता के अनुसार, उपकरण का पहला जत्था 30-31 दिसंबर से पहले नहीं पहुंचेगा। प्रसव के समय के उल्लंघन के लिए दावा भेजने की पेशकश की।

टिप्पणी

यदि अभिव्यक्ति "20", "25", आदि का उपयोग भाषण में किया गया था, तो प्रोटोकॉल में एक विशिष्ट महीने का संकेत दिया जाना चाहिए, उदाहरण के लिए: "20 दिसंबर", "25 दिसंबर", आदि।

मान लीजिए कि बैठक में वर्तमान स्थिति की चर्चा के दौरान दावा भेजने के प्रस्ताव का समर्थन नहीं किया गया था। अनुबंध द्वारा स्थापित डिलीवरी की समय सीमा का पालन करने की आवश्यकता के बारे में आपूर्तिकर्ता को मांग पत्र भेजने का निर्णय लिया गया। इस मामले में निर्णय निम्नानुसार मिनटों में दर्ज किया जाना चाहिए:

तय:

ठंडे बस्ते में डालने वाले उपकरणों की डिलीवरी की समय सीमा को पूरा करने की आवश्यकता पर सीजेएससी प्रोफाइल को एक मांग पत्र तैयार करें और भेजें।

जिम्मेदार निष्पादक - वासिलिव पी.आर.

समय सीमा तारीख)।

आइए एक और उदाहरण पर विचार करें।

एजेंडे पर आइटम: 5. पर्म शहर में कंपनी की शाखा की वित्तीय और आर्थिक गतिविधियों का ऑडिट करने पर

भाषण पाठ:

मेदवेदेव वी.वी.इस वर्ष के दौरान, वित्तीय विभाग और हमारे लेखा विभाग ने बार-बार इस तथ्य का सामना किया है कि पर्म में शाखा ने हमें रिपोर्टिंग में त्रुटियां दिखाईं। दो बार उन्होंने स्वयं इन त्रुटियों का पता लगाया, हमें इसके बारे में सूचित किया और फिर सही रिपोर्ट भेजीं। हमारे लेखा विभाग को दो बार गणना में त्रुटियां मिलीं, साथ ही इस तथ्य में भी कि शाखा का खर्च गलत मदों के तहत किया गया था, जिसके लिए यह किया जाना चाहिए था। यदि इन त्रुटियों को समय रहते ठीक नहीं किया गया, तो इससे करों का भुगतान करने में समस्या हो सकती है। साथ ही, हमारे विशेषज्ञों ने इस तथ्य पर ध्यान आकर्षित किया कि समय सीमा का लगातार उल्लंघन किया जाता है आतिथ्य व्यय रिपोर्ट की प्रस्तुति। शाखा के मुख्य लेखाकार हमारे साथ दो बार व्यापारिक यात्रा पर थे, हमने शाखा द्वारा की गई गलतियों से निपटा, लेकिन स्थिति में बहुत बदलाव नहीं आया। प्रशासनिक और आर्थिक सेवा के प्रमुख पोलोज़ोव आर.ए. यह भी शिकायत की कि पर्म में परिवहन लागत को लेकर कुछ समस्याएं थीं। तथ्य यह है कि शुरू में उन्हें परिवहन लागत पर रिपोर्ट प्रस्तुत की जाती है, और फिर वह सभी शाखाओं के लिए लेखा विभाग को एक समेकित रिपोर्ट प्रस्तुत करता है। इस सब पर विचार करते हुए, मुझे लगता है कि पर्म में शाखा की वित्तीय और आर्थिक गतिविधियों का लेखा-जोखा आयोजित करना और आयोजित करना आवश्यक है, ताकि भविष्य में समस्या न हो।

पर्यवेक्षक:आपको क्या लगता है कि आयोग में किसे शामिल किया जाना चाहिए और साइट पर निरीक्षण करने में कितना समय लगेगा?

मेदवेदेव वी.वी.मुझे लगता है कि तीन लोगों की जरूरत है: एक लेखांकन के लिए, दूसरा वित्तीय विभाग के लिए, और तीसरा प्रशासनिक और आर्थिक सेवा और रसद विभाग के लिए। पहले, हमने उन विभागों के प्रमुखों के साथ चर्चा की जो जा सकते थे, इसलिए मैं तीन लोगों को सुझाव देता हूं: डिप्टी। मुख्य लेखाकार सोमोव एस.एस., लेखा परीक्षक यास्त्रेबोवा ए.ए. और अग्रणी इंजीनियर सोकोलोव बी.बी. सत्यापन 3-5 दिनों के भीतर किया जा सकता है।

आइए पिछली योजना के अनुसार मुख्य भाषण के पाठ का विश्लेषण करें:

	1) मूल कंपनी का वित्तीय विभाग और लेखा विभाग 2) पर्म में शाखा
(किया) क्या करता है?	1) (पर्म शहर में शाखा) त्रुटियों के साथ रिपोर्ट प्रस्तुत करता है, गलत मदों पर खर्च करता है जिसके लिए यह किया जाना चाहिए, समय सीमा का उल्लंघन करता है आतिथ्य व्यय रिपोर्ट की प्रस्तुति। 2) (वित्त विभाग और मूल कंपनी का लेखा विभाग) ने शाखा के मुख्य लेखाकार के साथ की गई गलतियों का विश्लेषण किया। 3) (वित्तीय विभाग और मूल कंपनी का लेखा विभाग) संगठन के तीन कर्मचारियों को भेजकर पर्म में शाखा की वित्तीय और आर्थिक गतिविधियों का लेखा-जोखा आयोजित करने और संचालित करने का प्रस्ताव करता है
	इस वर्ष के दौरान
	कोई सकारात्मक परिणाम नहीं

और इस मामले में, हम देखते हैं कि पाठ में दूसरी योजना की जानकारी बनी हुई है। सबसे पहले, यह प्रशासनिक और आर्थिक सेवा के प्रमुख पोलोज़ोव आरए का उल्लेख है, जिन्होंने यह भी शिकायत की थी कि शाखा को परिवहन लागत के साथ कुछ समस्याएं थीं। हम इस जानकारी को इस तथ्य के कारण द्वितीयक के रूप में वर्गीकृत करते हैं कि समेकित रिपोर्ट तैयार करने के लिए परिवहन लागत पर रिपोर्ट केवल प्रारंभिक रूप से प्रशासनिक सेवा के प्रमुख को प्रस्तुत की गई थी। चूंकि परिवहन लागत की रिपोर्टिंग वर्तमान में अलग है, इसलिए वर्तमान स्थिति का आकलन करने में यह जानकारी बहुत कम मूल्य की है।

माध्यमिक जानकारी में यह उल्लेख भी शामिल होना चाहिए कि शाखा ने स्वयं दो बार त्रुटियों का पता लगाया, और दो बार - प्रमुख संगठन के लेखा विभाग। आप बस इतना कह सकते हैं कि त्रुटियां बार-बार पाई गईं।

संक्षिप्त प्रोटोकॉल स्पीकर से पूछे गए प्रश्नों को प्रतिबिंबित नहीं करते हैं। हालाँकि, यदि प्रश्न के उत्तर में महत्वपूर्ण जानकारी है, तो इसे भाषण के कार्यवृत्त में दर्ज किया जाता है। उपरोक्त उदाहरण में, यह जानकारी है कि आयोग में किसे शामिल करने का प्रस्ताव है।

प्राप्त उत्तरों के आधार पर, हम भाषण का एक प्रोटोकॉल रिकॉर्ड बना सकते हैं:

सुनी गई:

मेदवेदेव वी.वी.

इस वर्ष के दौरान, पर्म में शाखा ने बार-बार त्रुटियों के साथ रिपोर्ट प्रस्तुत की, गलत मदों में खर्चों को पोस्ट किया, जिसके लिए यह किया जाना चाहिए, और समय सीमा के उल्लंघन के साथ आतिथ्य व्यय पर रिपोर्ट प्रस्तुत की। शाखा के मुख्य लेखाकार के साथ त्रुटियों के विश्लेषण के बावजूद स्थिति नहीं बदली है। वह आयोग में डिप्टी सहित शाखा की वित्तीय और आर्थिक गतिविधियों का लेखा-जोखा करना आवश्यक समझता है। मुख्य लेखाकार सोमोव एस.एस., लेखा परीक्षक यास्त्रेबोवा ए.ए. और अग्रणी इंजीनियर सोकोलोव बी.बी.

यदि मुद्दे की चर्चा के दौरान ऑडिट करने का निर्णय लिया जाता है, तो प्रोटोकॉल में निर्णय निम्नानुसार तैयार किया जाना चाहिए:

तय:

पर्म में शाखा की वित्तीय और आर्थिक गतिविधियों के ऑडिट के लिए एक आयोग की स्थापना पर एक मसौदा आदेश तैयार करें, पर्म में शाखा के निदेशक के साथ ऑडिट की तारीख पर सहमत हों।

जिम्मेदार निष्पादक - मेदवेदेव वी.वी.

समय सीमा तारीख)

वी.एफ. यांकोवा,
कैंडी। पहले। विज्ञान, डिप्टी VNIIDAD के निदेशक

परिचय।

प्रबंधन गतिविधियों के दस्तावेज़ीकरण में विभिन्न मीडिया और प्रसंस्करण पर रिकॉर्डिंग (फिक्सिंग) से संबंधित सभी प्रक्रियाएं शामिल हैं, स्थापित नियमों के अनुसार, प्रबंधन कार्यों के कार्यान्वयन के लिए आवश्यक जानकारी। दस्तावेज़ीकरण प्राकृतिक भाषा (हस्तलिखित, टंकित दस्तावेज़, टेलीग्राम, टेलीफोन संदेश, टाइपस्क्रिप्ट सहित) के साथ-साथ नए मीडिया (पंच कार्ड, पंच टेप, चुंबकीय टेप, कार्ड, डिस्कसेट, आदि) का उपयोग करके कृत्रिम भाषाओं में किया जाता है। "

प्रबंधन दस्तावेजों की संरचना संगठन की क्षमता और कार्यों, मुद्दों को हल करने की प्रक्रिया, अन्य संगठनों के साथ संबंधों की मात्रा और प्रकृति द्वारा निर्धारित की जाती है और रिपोर्ट कार्ड में तय की जाती है। प्रबंधन के सभी स्तरों पर प्रबंधन कार्यों के दस्तावेजीकरण के लिए नियमों की एकता राज्य प्रलेखन प्रबंधन प्रणाली (GSDOU) और एकीकृत प्रलेखन प्रणाली (UDS) के उपयोग द्वारा सुनिश्चित की जाती है।

यूनिफाइड डॉक्यूमेंटेशन सिस्टम एक समान नियमों और आवश्यकताओं के अनुसार बनाए गए इंटरकनेक्टेड दस्तावेजों का एक समूह है, जिसमें गतिविधि के किसी विशेष क्षेत्र में प्रबंधन के लिए आवश्यक जानकारी होती है। DDD का उद्देश्य कंप्यूटर प्रौद्योगिकी की मदद से और सूचना प्रसंस्करण के पारंपरिक तरीकों के साथ उपयोग करना है।

विवरण के नाम, रूप और संरचना के संदर्भ में प्रबंधन दस्तावेजों को DDD, दस्तावेज़ों और विनियमों के लिए राज्य मानकों की आवश्यकताओं, संगठन पर नियमों (चार्टर्स) और दस्तावेज़ीकरण के नियमों वाले अन्य नियामक दस्तावेजों का पालन करना चाहिए।

इस परीक्षण का उद्देश्य एक प्रोटोकॉल की अवधारणा देना है, इसके डिजाइन के नियमों को प्रतिबिंबित करना है, और यह भी दिखाना है कि प्रोटोकॉल किस प्रकार के होते हैं।

1. प्रोटोकॉल की अवधारणा और इसका उद्देश्य।

कई प्रबंधन दस्तावेजों में, एक विशेष स्थान प्रोटोकॉल का है। वे संगठनात्मक और प्रशासनिक प्रलेखन की एकीकृत प्रणाली का हिस्सा हैं।

कार्यवृत्त - एक दस्तावेज जो बैठकों, बैठकों, सत्रों, सम्मेलनों में मुद्दों की चर्चा और निर्णय लेने की प्रक्रिया को ठीक करता है

यह ध्यान में रखा जाना चाहिए कि संगठनों और उद्यमों की गतिविधियों में, "प्रोटोकॉल" नामक दस्तावेज अक्सर तैयार किए जाते हैं, लेकिन वे उपरोक्त परिभाषा के अंतर्गत नहीं आते हैं। तो, संविदात्मक संबंधों के क्षेत्र में, आशय के प्रोटोकॉल, असहमति के प्रोटोकॉल, अनुमोदन के प्रोटोकॉल तैयार किए जाते हैं; शेयरधारकों की आम बैठक के मुख्य दस्तावेजों में, कानून मतगणना आयोग आदि के मिनटों का नाम देता है। इस प्रकार के प्रोटोकॉल कार्यों के उद्देश्य में समान होते हैं: वे तथ्यों या घटनाओं को रिकॉर्ड और पुष्टि करते हैं।

प्रोटोकॉल किसी भी संगठन में तैयार किए जाते हैं जहां अस्थायी या स्थायी कॉलेजिएट निकाय, आयोग आदि होते हैं। उनकी गतिविधि का रूप बैठकों या बैठकों में वर्तमान मुद्दों की चर्चा और अक्सर मतदान द्वारा संयुक्त निर्णय लेना है।

हमारे देश में ज्वाइंट स्टॉक कंपनियों के आगमन के साथ, इस प्रकार के दस्तावेज़ पर ध्यान बढ़ा है। एक संयुक्त स्टॉक कंपनी के सर्वोच्च शासी निकाय कॉलेजिएट हैं, और उनकी गतिविधियों को दर्शाने वाले प्रोटोकॉल सबसे महत्वपूर्ण प्रबंधन दस्तावेजों में से एक बन जाते हैं। हम शेयरधारकों की आम बैठक, निदेशक मंडल और बोर्ड की बैठकों के मिनटों के बारे में बात कर रहे हैं। यह कोई संयोग नहीं है कि संघीय कानून "संयुक्त स्टॉक कंपनियों पर" और अन्य कानूनी अधिनियम इन दस्तावेजों की सामग्री पर विशेष ध्यान देते हैं।

2. प्रोटोकॉल के पंजीकरण के नियम

मिनट - बैठकों, बैठकों, सम्मेलनों और कॉलेजियम निकायों की बैठकों में मुद्दों की चर्चा और निर्णय लेने का एक सुसंगत रिकॉर्ड वाला एक दस्तावेज।

प्रोटोकॉल एक कॉलेजियम निकाय या कर्मचारियों के समूह द्वारा संयुक्त निर्णय लेने की गतिविधियों को दर्शाता है। संगठनों की प्रबंधन गतिविधियों में बनाई गई बैठकों के मिनटों से, किसी को जांच के मिनटों, कुछ प्रशासनिक निकायों और सार्वजनिक व्यवस्था निकायों (उदाहरण के लिए, एक स्वच्छता निरीक्षक का प्रोटोकॉल, एक यातायात दुर्घटना का प्रोटोकॉल, आदि) के बीच अंतर करना चाहिए। , साथ ही एक संविदात्मक प्रकार के प्रोटोकॉल (असहमति के मिनट, असहमति के प्रोटोकॉल, मूल्य वार्ता प्रोटोकॉल, आदि)।

स्थायी और अस्थायी सामूहिक निकायों की बैठकें (संघीय कार्यकारी निकायों के बोर्ड, श्रम सामूहिकों की बैठकें, शेयरधारकों की बैठकें, निदेशक मंडल की बैठकें आदि) अनिवार्य रिकॉर्डिंग के अधीन हैं। बैठक के पाठ्यक्रम के रिकॉर्ड, प्रतिलेख, ध्वनि रिकॉर्डिंग और बैठक के लिए तैयार सामग्री (रिपोर्ट के पाठ, भाषण, संदर्भ, मसौदा निर्णय, एजेंडा, आमंत्रितों की सूची आदि) के आधार पर कार्यवृत्त तैयार किए जाते हैं।

कार्यवृत्त विचाराधीन मुद्दों पर सभी राय और लिए गए सभी निर्णयों को दर्शाता है। कार्यवृत्त सचिव या अन्य नामित व्यक्ति द्वारा रखे जाते हैं। बैठकों का नेतृत्व करने वाले अध्यक्ष और सचिव मिनटों में प्रविष्टियों की शुद्धता के लिए जिम्मेदार होते हैं। प्रोटोकॉल के अनिवार्य विवरण हैं:

· कंपनी का नाम;

दस्तावेज़ प्रकार का नाम;

दिनांक और पंजीकरण संख्या;

संकलन या प्रकाशन का स्थान;

पाठ का शीर्षक

हस्ताक्षर।

3. प्रोटोकॉल के प्रकार

प्रोटोकॉल दो प्रकार के होते हैं: पूर्ण और लघु।

भरा हुआ शिष्टाचारबैठकों में सभी भाषणों का रिकॉर्ड शामिल है।

संक्षिप्त प्रोटोकॉल - केवल वक्ताओं के नाम और भाषण के विषय के बारे में संक्षिप्त टिप्पणी।

बैठक में किस प्रकार के प्रोटोकॉल को रखना है, इसका निर्णय कॉलेजियम निकाय के प्रमुख या संगठन के प्रमुख द्वारा किया जाता है।

प्रोटोकॉल का शीर्षक कॉलेजिएट बॉडी या मीटिंग का नाम है (सत्यापन आयोग की बैठक के कार्यवृत्त ...; बैठक के कार्यवृत्त ...)।

पूर्ण प्रोटोकॉल के पाठ में दो भाग होते हैं: परिचयात्मक और मुख्य।

परिचयात्मक भाग प्रोटोकॉल के पूर्ण और संक्षिप्त रूपों में उसी तरह तैयार किया गया है। यह अध्यक्ष और सचिव के नाम, बैठक में भाग लेने वालों के नाम या कुल संख्या और आमंत्रित व्यक्तियों को इंगित करता है (यदि कई प्रतिभागी हैं, तो उनकी संख्या के आगे एक नोट बनाया जाता है - "प्रतिभागियों की सूची संलग्न है"), एजेंडा।

उन उपस्थित लोगों के नाम प्रोटोकॉल में दर्ज किए गए हैं, यदि 15 से अधिक नहीं हैं, - वर्णानुक्रम में, कार्य और स्थिति का संकेत; यदि अधिक मौजूद हैं, तो एक अलग सूची तैयार की जाती है। स्थायी बैठकों और आयोगों के कार्यवृत्त में उपस्थित लोगों की स्थिति का संकेत नहीं दिया जाता है। उपस्थित लोगों की गणना रेखा की पूरी चौड़ाई में एक पंक्ति रिक्ति के माध्यम से तैयार की जाती है।

इस मामले में, शब्द "अध्यक्ष", "सचिव", "उपस्थित" (बिना उद्धरण के) फ़ील्ड के बाईं ओर मुद्रित होते हैं, शीर्षक से दो अंतराल और एक दूसरे से अलग होते हैं।

परिचयात्मक भाग एजेंडे के साथ समाप्त होता है। एजेंडे पर आइटम उनकी जटिलता, महत्व और चर्चा के अनुमानित समय के अनुसार व्यवस्थित किए जाते हैं। नाममात्र मामले में प्रश्न तैयार किए जाते हैं, अरबी अंकों के साथ गिने जाते हैं और "ओ", "के बारे में" प्रस्ताव के साथ शुरू होते हैं। "विविध" शब्द के साथ कोई प्रश्न या प्रश्नों का समूह बनाने की अनुशंसा नहीं की जाती है। प्रश्न के साथ, वक्ता का नाम उसकी स्थिति के संकेत के साथ इंगित किया गया है।

शब्द "एजेंडा" प्रतिभागियों की सूची से दो या तीन अंतरालों पर केंद्रित है।

एजेंडे पर प्रत्येक मुद्दे के लिए प्रोटोकॉल के पाठ का मुख्य भाग योजना के अनुसार बनाया गया है: LISTENED ... SPEAKED ... DECIDED (DECIDED) ...

छोटे प्रोटोकॉल में "हेर्ड" खंड में, स्पीकर (स्पीकर) का नाम और उनके भाषण का विषय इंगित किया गया है। प्रोटोकॉल के पूर्ण रूप में, वक्ता का उपनाम और आद्याक्षर, उसकी रिपोर्ट की सामग्री (संदेश, सूचना, रिपोर्ट) दी जाती है। यदि रिपोर्ट का पाठ स्पीकर द्वारा लिखित रूप में प्रस्तुत किया जाता है, तो उसे भाषण के विषय को इंगित करने के बाद एक नोट बनाने की अनुमति है: "रिपोर्ट का पाठ संलग्न है।" छोटे प्रोटोकॉल में "द स्पीकर्स" खंड में केवल चर्चा में बोलने वाले व्यक्तियों के नाम इंगित किए गए हैं, पूर्ण प्रोटोकॉल में उनके भाषण भी रिकॉर्ड किए गए हैं, जिसमें स्पीकर से प्रश्न भी शामिल हैं। यदि आवश्यक हो, तो वक्ता के नाम के बाद उसकी स्थिति का संकेत दिया जाता है। "निर्णित (निर्णित)" खंड में निर्णय दर्ज किया गया है, जो दोहरी व्याख्या से बचने के लिए संक्षिप्त, सटीक, संक्षिप्त रूप से तैयार किया गया है। निर्णय के साथ, "के लिए", "विरुद्ध", "परिहार", साथ ही मतदान में भाग नहीं लेने वाले व्यक्तियों की सूची में डाले गए वोटों की संख्या इंगित की गई है। निर्णय में एक या अधिक आइटम हो सकते हैं, उन्हें महत्व के क्रम में व्यवस्थित किया जाता है, उनमें से प्रत्येक को क्रमांकित किया जाता है।

एजेंडा के अनुसार "HEARD" शब्द के पहले एक संख्या है। शब्द "HEARD", "SPEAKED", "RESOLVED (DECIDED)" बाएं मार्जिन से बड़े अक्षरों में टाइप किए गए हैं और एक कोलन के साथ समाप्त होते हैं। "HEARD", "SPEAKED", "DECIDED (DECIDED)" अनुभागों का पाठ लाल रेखा से 1.5 पंक्ति रिक्ति के साथ मुद्रित किया गया है। नाममात्र के मामले में वक्ताओं के प्रत्येक उपनाम और आद्याक्षर को एक नई पंक्ति से मुद्रित किया जाता है, भाषण का रिकॉर्ड एक हाइफ़न द्वारा उपनाम से अलग किया जाता है।

एक बैठक या बैठक में भाग लेने वाले निर्णय पर एक असहमति राय प्रस्तुत कर सकते हैं, जो एक अलग शीट पर निर्धारित किया गया है और कार्यवृत्त से जुड़ा हुआ है। निर्णय की रिकॉर्डिंग के बाद मिनटों में एक असहमति राय की उपस्थिति दर्ज की जाएगी।

लघु प्रोटोकॉल के पाठ में भी दो भाग होते हैं। परिचयात्मक भाग में, पीठासीन (अध्यक्ष) के आद्याक्षर और उपनाम, साथ ही बैठक में उपस्थित व्यक्तियों के पदों, आद्याक्षर, उपनामों का संकेत दिया जाता है।

शब्द "उपस्थित" बाएं मार्जिन की सीमा से मुद्रित किया गया है, रेखांकित किया गया है, शब्द के अंत में एक कोलन रखा गया है। नीचे पदों के नाम, आद्याक्षर और उपस्थित लोगों के उपनाम हैं। नौकरी के शीर्षक सामान्य हो सकते हैं। उपस्थित लोगों के बहु-पंक्ति कार्य शीर्षक 1 पंक्ति रिक्ति के साथ दर्शाए गए हैं। सूची को प्रोटोकॉल के मुख्य भाग से एक ठोस रेखा द्वारा अलग किया जाता है।

प्रोटोकॉल के मुख्य भाग में विचाराधीन मुद्दे और उन पर लिए गए निर्णय शामिल हैं। प्रश्न का नाम एक रोमन अंक के साथ गिना जाता है और पूर्वसर्ग "O" ("के बारे में") से शुरू होता है, केंद्र में फ़ॉन्ट आकार संख्या 15 में मुद्रित होता है और अंतिम पंक्ति के नीचे एक पंक्ति द्वारा रेखांकित किया जाता है। पंक्ति के नीचे उन अधिकारियों के नाम हैं जिन्होंने इस मुद्दे पर चर्चा के दौरान बात की। उपनाम 1 पंक्ति रिक्ति के साथ मुद्रित होते हैं। फिर इस मुद्दे पर किए गए निर्णय का संकेत दिया गया है।