ये सरल युक्तियाँ आपके कर्मचारियों की उत्पादकता को बेहतर बनाने में मदद करेंगी। कर्मचारी प्रदर्शन में सुधार: प्रभावी तरीके

कार्यालय में लीन मैन्युफैक्चरिंग की अवधारणा को सफलतापूर्वक लागू करने के लिए चार पूर्वापेक्षाएँ आवश्यक हैं। आपको उन्हें हमेशा याद रखना चाहिए और उन पर अमल करना चाहिए, चाहे आप परिवर्तन के किसी भी चरण में हों। उनके बिना आप सफल नहीं होंगे. प्रत्येक शर्त का तात्पर्य है कि आप अपने कर्मचारियों को समझने की कोशिश करेंगे, उन्हें काम के नए सिद्धांत समझाएंगे और नई अवधारणा के कार्यान्वयन में उन्हें शामिल करेंगे। ये चार स्थितियाँ उस नींव का प्रतिनिधित्व करती हैं जिस पर बाकी सब कुछ टिका होगा।

शर्त 1. मॉडल "व्यवहार - दृष्टिकोण - संस्कृति"

यह स्थिति परिवर्तन के प्रति कर्मचारियों के प्रतिरोध को कम कर देगी। यदि आप अपने संगठन में सभी प्रक्रियाओं में निरंतर सुधार की संस्कृति बनाने का इरादा रखते हैं, तो लीन विनिर्माण सिद्धांतों को लागू करने में पहला कदम अपने कर्मचारियों के व्यवहार को बदलना है। आपके कर्मचारियों को यह समझने की आवश्यकता है कि सकारात्मक परिवर्तन करने (अर्थात दुबले सिद्धांतों को लागू करने) से संगठन को लंबी अवधि में सफल होने में मदद मिलेगी।

यह शर्त आपके कर्मचारियों को यह समझने में मदद करेगी कि संगठन की संचालन प्रक्रियाएँ पूरी तरह से प्रभावी क्यों नहीं हो सकती हैं। जैसे-जैसे कोई कंपनी बढ़ती है और उसका कार्यभार बढ़ता है, उसके संचालन के सभी क्षेत्रों में कचरे को कम करना सर्वोच्च प्राथमिकता होनी चाहिए। कंपनी के कर्मचारियों को यह समझना चाहिए कि प्रत्येक प्रकार की प्रशासनिक प्रक्रिया में लागत आती है। दूसरी शर्त वाले अनुभाग में, हम बताते हैं कि कर्मचारियों को परिवर्तन की आवश्यकता के बारे में कैसे बताया जाए।

शर्त 3. सात प्रकार की हानि

लीन विनिर्माण उपकरण और सिद्धांत संगठनों को सात प्रकार के कचरे की पहचान करने और उन्हें खत्म करने में मदद करते हैं। पुरानी कहावत, "आप जो नहीं देख सकते उसे सुधार नहीं सकते," को इस प्रकार दोहराया जा सकता है "आप जो नहीं समझते उसे आप सुधार नहीं सकते।" यह आवश्यक है कि कर्मचारी नुकसान के बारे में बुनियादी ज्ञान प्राप्त करें और उन्हें समझना सीखें।

शर्त 4: प्रबंधन प्रतिबद्धता

लीन मैन्युफैक्चरिंग सिद्धांतों का कार्यान्वयन ऊपर से नीचे तक होना चाहिए। वरिष्ठ नेताओं को कंपनी में सकारात्मक बदलाव के लिए 100% प्रतिबद्ध होना चाहिए और मौजूदा सफलता को बनाए रखने या नई ऊंचाइयों तक पहुंचने के लिए एक छोटा उद्यम बनाने के लिए 100% प्रतिबद्ध होना चाहिए। संगठन के प्रमुख प्रबंधन और परिवर्तन में रुचि रखने वाले कर्मचारियों के बीच सहयोग यह सुनिश्चित करने की कुंजी है कि लीन सिद्धांतों को न केवल अपनाया जाता है, बल्कि यह कंपनी की दीर्घकालिक विकास रणनीति का एक अभिन्न अंग भी बनता है।

शर्त 1. मॉडल "व्यवहार - विचार - संस्कृति"

किसी भी प्रक्रिया को बेहतर बनाने में सफल होने के लिए, कार्यालय में या किसी दिए गए कार्य पर काम करने वाले लोगों के व्यवहार और दृष्टिकोण को समझना महत्वपूर्ण है।

1990 में। संयुक्त राज्य अमेरिका में, "टीम वर्क", "स्वायत्त कार्य समूह", "कर्मचारी भागीदारी", "सशक्त टीम" आदि जैसी अवधारणाएँ उत्पन्न हुईं। सामान्य कर्मचारियों से युक्त स्वायत्त कार्य समूहों को कंपनियों की संगठनात्मक संस्कृति को बदलना था। प्रबंधकों द्वारा सख्त नियंत्रण अतीत की बात हो गई और कर्मचारियों ने कंपनी के प्रबंधन में अधिक से अधिक भाग लेना शुरू कर दिया। विचार सही था, लेकिन वांछित परिणाम प्राप्त करने के लिए पर्याप्त उपकरण नहीं थे। फिर भी, ऐसी परियोजनाओं के दौरान हम बहुत सी उपयोगी चीजें सीखने में कामयाब रहे।

"टीम लीडर", "टीम वर्क" और "स्वायत्त कार्य समूह" जैसी अवधारणाओं को व्यवहार में पेश करते समय, लोगों को इस सवाल का सामना करना पड़ा कि वास्तव में क्या और कैसे किया जाना चाहिए।

अकेले सशक्तिकरण (विशेष उपकरणों के बिना) वांछित परिणाम नहीं लाया। कुछ सफलताएँ मिलीं, लेकिन उन्हें किसी भी चीज़ का समर्थन नहीं मिला और परिणामस्वरूप, पहल जल्दी ही ख़त्म हो गई।

आंकड़े से पता चलता है कि अमेरिकी प्रबंधकों ने सबसे पहले कॉर्पोरेट संस्कृति को बदलने की कोशिश की, जिसके बाद अधीनस्थों के दृष्टिकोण और व्यवहार में बदलाव की उम्मीद की गई। लीन मैन्युफैक्चरिंग अवधारणाओं और टोयोटा प्रोडक्शन सिस्टम पर करीब से नज़र डालने पर, शोधकर्ताओं ने एक पूरी तरह से अलग दृष्टिकोण की खोज की। उन्होंने पाया कि जब दुबले विनिर्माण उपकरणों का उपयोग किया गया, तो लोगों का व्यवहार सबसे पहले बदल गया क्योंकि उन्होंने कचरे की पहचान करने और उसे खत्म करने की कोशिश की। एक बार जब श्रमिकों को यह महसूस होने लगा कि वे अपने क्षेत्र को नियंत्रित कर सकते हैं, घाटे को कम कर सकते हैं और अपना काम आसान बना सकते हैं, तो उनके विचार बदल गए: उन्हें सभी प्रक्रियाओं में निरंतर सुधार की आवश्यकता का एहसास हुआ। प्रत्येक व्यक्तिगत कर्मचारी के विचारों के साथ-साथ, समग्र रूप से संगठन की संस्कृति भी मौलिक रूप से बदल गई। काम का मुख्य सिद्धांत त्रुटियों की पहचान करना नहीं था, बल्कि उन्हें रोकना था, जो वास्तव में, लीन मैन्युफैक्चरिंग का सार है।

व्यवहार-रवैया-संस्कृति मॉडल, जो लीन दर्शन पर आधारित है, सरल है। इसके कार्यान्वयन के लिए प्रबंधन और सामान्य कर्मचारियों दोनों के निरंतर प्रयासों की आवश्यकता होती है। कार्यस्थल पर विकसित हुई आदतों को तोड़ना कठिन है। किसी संगठन को विकसित होने के लिए अनुशासन, दृढ़ संकल्प और दृढ़ता की आवश्यकता होती है। पहली छोटी सफलताएँ लोगों के व्यवहार और संपूर्ण संगठनात्मक संस्कृति में बदलाव के प्रति दृष्टिकोण में बदलाव के लिए एक प्रेरणा के रूप में काम करेंगी।

ज्ञान का आधिपत्य

कार्यालय के काम को व्यवस्थित करने के पारंपरिक दृष्टिकोण के संबंध में एक और महत्वपूर्ण बात यह है कि, एक नियम के रूप में, एक व्यक्तिगत कंपनी का कर्मचारी किसी विशेष प्रक्रिया के बारे में 80% ज्ञान का वाहक होता है। यदि वह कर्मचारी बीमार हो जाता है, छुट्टी या व्यवसाय पर चला जाता है, दूसरी नौकरी में चला जाता है, या नौकरी छोड़ देता है तो इससे समस्याएँ पैदा हो सकती हैं। इन मामलों में, कार्य पूरा नहीं किया जा सकता. कर्मियों की संकीर्ण विशेषज्ञता और एक या कुछ लोगों में ज्ञान की एकाग्रता किसी कंपनी के विकास में गंभीर बाधाएं पैदा कर सकती है।

चूंकि ऐसे मामलों में जहां प्रबंधकों के पास आवश्यक ज्ञान नहीं है (वे किसी विशेष प्रक्रिया को अच्छी तरह से नहीं समझते हैं), वे केवल अपने अधीनस्थों को सहायता प्रदान कर सकते हैं, संगठन की प्रभावशीलता से निम्नलिखित कारणों से समझौता किया जाता है:

एक दुबले-पतले कार्यालय के निर्माण में शामिल हैं (लेकिन यह इन्हीं तक सीमित नहीं है):

1. फोकस प्रक्रियाओं पर है, लोगों पर नहीं।
2. संगठनात्मक ज्ञान एक व्यक्ति से दूसरे व्यक्ति तक आसानी से स्थानांतरित होता है।
3. कार्य प्रक्रियाओं की विस्तृत समझ है, जो बेहतर नियंत्रण और निरंतर सुधार की अनुमति देती है।
4. अधिकतम एकरूपता सुनिश्चित करने के लिए प्रक्रिया ज्ञान को मानकीकृत किया गया है।
5. हानियों की पहचान की जाती है और उन्हें घटित होते ही समाप्त कर दिया जाता है (दैनिक, प्रति घंटा और सूक्ष्म रूप से)।

ये पांच सिद्धांत एक कर्मचारी को न केवल अपने काम को, बल्कि अपने सहयोगियों द्वारा किए जा रहे काम को भी बेहतर ढंग से समझने की अनुमति देंगे। यह सुनिश्चित करता है कि प्रक्रिया ज्ञान समूह के भीतर साझा किया जाता है।

बदलाव रातोरात नहीं होता. किसी भी बदलाव को चरणों में लागू किया जाना चाहिए।

पहला चरण। दूसरों को समझाएं और सही दिशा तय करें

ज्यादातर मामलों में, कंपनी के कर्मचारी प्रक्रियाओं के बारे में 80% जानकारी के वाहक होते हैं, और प्रबंधक (या संगठन) - 20%। यह कदम यह भी बताता है कि संगठन को ज्ञान वाहक क्यों होना चाहिए। इसे पूरा होने में छह महीने तक का समय लग सकता है।

चरण दो. अपना वर्कफ़्लो व्यवस्थित करें

कर्मचारी केवल 50% प्रक्रिया ज्ञान को नियंत्रित करेंगे, जबकि प्रबंधक (या संगठन) शेष 50% को नियंत्रित करेंगे। उपकरण आपको कर्मचारियों के ज्ञान को व्यवस्थित करने और इसे संगठन में स्थानांतरित करने की अनुमति देंगे ताकि हर कोई सकारात्मक बदलाव महसूस कर सके। इस चरण में छह महीने से एक साल तक का समय लग सकता है।

चरण तीन. अपने परिणाम सहेजें

एक दुबला कार्यालय बनाने के लिए संक्रमण के तीसरे चरण में, कंपनी के कर्मचारी बिना किसी ध्यान के, सभी व्यावसायिक प्रक्रियाओं के निरंतर सुधार में दैनिक भाग लेना शुरू कर देंगे। 80% ज्ञान अब काम करने के नए दृष्टिकोण के अंतर्गत संरचित किया जाएगा। यह विश्वास करना कठिन है कि 100% प्रक्रिया ज्ञान किसी संगठन के भीतर हो सकता है। इस स्तर पर, ज्ञान के क्रमिक, व्यवस्थित दस्तावेज़ीकरण की प्रक्रिया शुरू करना आवश्यक है।

कार्यालय में लीन मैन्युफैक्चरिंग अवधारणा को लागू करने के साथ-साथ प्राप्त परिणामों को बनाए रखने में मुख्य सफलता कारक निरंतर, दैनिक सुधार है। जैसे-जैसे आपके कर्मचारियों का व्यवहार बदलता है, आपको परिवर्तनों को पहचानने के लिए पुरस्कार देने की आवश्यकता होगी। जो लोग बदलाव को आसानी से अपना लेते हैं वे नई व्यवस्था को जल्दी स्वीकार कर लेंगे। उन्हें तुरंत इसका फायदा नजर आएगा. जो लोग धीरे-धीरे परिवर्तन को अपनाते हैं वे विरोध कर सकते हैं और पुराने सिद्धांतों से चिपके रह सकते हैं। धैर्य रखें: देर-सबेर नई अवधारणा अपने बारे में बात करेगी और कर्मचारी इसके लाभों को महसूस करेंगे। आप एक झटके में किसी दुबले-पतले कार्यालय में नहीं जा सकते। आपको हर दिन कई छोटे, क्रमिक कदम उठाने होंगे।

शर्त 2. दुबली विधियों में परिवर्तन का आर्थिक औचित्य

किसी कंपनी को विश्व स्तर पर प्रतिस्पर्धी बने रहने के लिए प्रबंधकों को लागत पर ध्यान देने की आवश्यकता है। प्रशासनिक या कार्यालय व्यय किसी उत्पाद या सेवा की लागत का बड़ा हिस्सा होते हैं। प्रशासनिक लागत आमतौर पर उत्पाद की अंतिम कीमत का 60-80% होती है। प्रतिस्पर्धी बने रहने के लिए कंपनियां अपनी प्रशासनिक लागतों में तेजी से कमी कर रही हैं। टोयोटा ने लागत में कमी का एक संपूर्ण दर्शन बनाया है। बाज़ार की स्थितियाँ (समीकरण में स्थिरांक) विक्रय मूल्य निर्धारित करती हैं। लागत और लाभ परिवर्तनशील मात्राएँ हैं। आंतरिक लागत को कम करने की कंपनियों की इच्छा ने सभी व्यावसायिक प्रक्रियाओं में सुधार के लिए प्रेरणा का काम किया।

लीन मैन्युफैक्चरिंग के दर्शन और उपकरणों के लिए धन्यवाद, कोई भी संगठन कचरे को खत्म करके अपनी आंतरिक लागत को कम कर सकता है और इस प्रकार वैश्विक बाजार में प्रतिस्पर्धी बना रह सकता है। प्रशासनिक प्रक्रियाओं में कचरे को खत्म करने के लिए सबसे पहले इसकी पहचान की जानी चाहिए और इसके लिए इस बात की विस्तृत समझ की आवश्यकता है कि कचरा क्या है।

शर्त 3. सात प्रकार की हानि

लीन मैन्युफैक्चरिंग का लक्ष्य उत्पादन प्रक्रिया में सभी अपशिष्टों की पहचान करना, उनका विश्लेषण करना और उन्हें खत्म करना है। घाटे को ख़त्म करने का काम हर दिन, हर घंटे, हर मिनट जारी रहना चाहिए। नया दृष्टिकोण विभाग के लिए भी फायदेमंद है और इसका मतलब लोगों को काटना नहीं है, बल्कि उनके श्रम का बुद्धिमानी से उपयोग करना और संगठन के लिए उसका मूल्य बढ़ाना है। इसलिए, कंपनी प्रबंधन को कर्मियों की कार्य सामग्री या कार्य जिम्मेदारियों की समीक्षा करने की आवश्यकता हो सकती है ताकि वे कुशल उत्पादन के सिद्धांतों को पूरा कर सकें।

लीन मैन्युफैक्चरिंग की अवधारणा को बेहतर ढंग से समझने के लिए सबसे पहले अपशिष्ट को समझना आवश्यक है। निम्नतम स्तर पर नुकसान की पहचान करना महत्वपूर्ण है।

अपशिष्ट वे सभी ऑपरेशन हैं जिनमें समय और संसाधनों की आवश्यकता होती है, लेकिन तैयार उत्पाद या सेवा में मूल्य नहीं जुड़ता है। उपभोक्ता मूल्य के लिए भुगतान करता है; अपशिष्ट वह लेनदेन है जो आपका संगठन किसी उत्पाद या सेवा के साथ करता है जिसके लिए आपके ग्राहक भुगतान कर रहे हैं जबकि उन्हें भुगतान नहीं करना चाहिए। जैसे-जैसे उपभोक्ता वस्तुओं और सेवाओं की वास्तविक लागतों के बारे में अधिक जागरूक हो जाते हैं, वे उम्मीद करते हैं कि कंपनियां अपनी लागतों को अनुकूलित करेंगी और बर्बादी को खत्म करेंगी। ग्राहक बचत के परिणामस्वरूप स्थिर कीमतों और कम कीमतों की मांग करते हैं। संगठन के घाटे का भुगतान उपभोक्ताओं को करना पड़ता है। इन सबके परिणामस्वरूप हम देखते हैं कि:

• अलग-अलग अस्पतालों में इलाज की दैनिक लागत अलग-अलग होती है;
• बंधक आवेदन को संसाधित करने का शुल्क, साथ ही बंधक दरें, विभिन्न ऋण देने वाली संस्थाओं के बीच काफी भिन्न होती हैं;
• उच्च शिक्षा संस्थानों में ट्यूशन फीस में व्यापक भिन्नता है;
• क्रेडिट कार्डों के बीच वार्षिक ब्याज दरें व्यापक रूप से भिन्न होती हैं;
• विभिन्न ठेकेदारों द्वारा प्रस्तावित किसी विशेष निर्माण परियोजना की कीमत काफी भिन्न हो सकती है।

इन सभी उदाहरणों और कई अन्य उदाहरणों में ऐसी परिवर्तनशीलता नुकसान की उस मात्रा से उत्पन्न होती है जो किसी संगठन के लिए "स्वीकार्य" है (चाहे इसे कैसे भी परिभाषित किया जाए)।

1. अतिउत्पादन

एक निश्चित प्रकार का कार्य आवश्यकता से पहले करना बर्बादी है। यह सबसे ख़राब प्रकार का अपशिष्ट है क्योंकि अधिक उत्पादन से अन्य हानियाँ होती हैं।

अतिउत्पादन के उदाहरण:

• ऐसी रिपोर्टें संकलित करना जिन्हें कोई नहीं पढ़ता और जिनकी किसी को आवश्यकता नहीं है;
• दस्तावेजों की अतिरिक्त प्रतियां बनाना;
• एक ही दस्तावेज़ को ईमेल या फ़ैक्स द्वारा कई बार भेजना;
• एकाधिक दस्तावेज़ों में दोहराई जाने वाली जानकारी दर्ज करना;
• व्यर्थ बैठकें.

अतिउत्पादन को ख़त्म करने के उपकरण:

• बातचीत का वक्त;
• आवाज़ का उतार-चढ़ाव;
• मानकीकृत कार्य;
• कार्यभार संतुलन;
• किसी विशेष ऑपरेशन की आवश्यकता का अध्ययन करना।

2. प्रतीक्षा (पंक्ति में समय)

कोई भी प्रतीक्षा (लोगों, हस्ताक्षर, सूचना आदि के लिए) नुकसानदायक है। इस प्रकार के नुकसान की तुलना कम लटके सेब से की जा सकती है जिस तक पहुंचना, चुनना और अपने इच्छित उद्देश्य के लिए उपयोग करना आसान है। हम अक्सर आने वाली ट्रे में रखे कागज को बर्बादी का स्रोत नहीं मानते हैं। हालाँकि, याद रखें कि कितनी बार हम अपनी ज़रूरत की कोई चीज़ ढूँढ़ने के लिए इस ट्रे से गुज़रते हैं? आप कितनी बार किसी चीज़ को ख़त्म करने से पहले शुरू करते हैं? इस प्रकार के नुकसान से छुटकारा पाने के लिए, आपको "समाप्त और दायर (या फेंक दिया गया)" सिद्धांत का पालन करने की आवश्यकता है।

दूसरे प्रकार के नुकसान के उदाहरण:

• बड़ी संख्या में आवश्यक हस्ताक्षर और अनुमतियाँ;
• किसी भी कार्य को करने के लिए अन्य कर्मचारियों पर निर्भरता;
• जानकारी प्राप्त करने में देरी;
• सॉफ़्टवेयर समस्याएँ;
• किसी कार्य को पूरा करना विभिन्न विभाग;

दूसरे प्रकार के नुकसान को दूर करने के उपकरण:

• आवाज़ का उतार-चढ़ाव;
• कूरियर;
• प्रलेख प्रबन्धन तंत्र।

3. आंदोलन

लोगों, दस्तावेज़ों और/या इलेक्ट्रॉनिक संचार की कोई भी गतिविधि जो मूल्य पैदा नहीं करती वह बर्बादी है। इस प्रकार की बर्बादी खराब कार्यालय लेआउट, दोषपूर्ण या पुराने कार्यालय उपकरण और आवश्यक आपूर्ति की कमी के कारण होती है। ये नुकसान उन कार्यालय प्रक्रियाओं में घातक और अदृश्य हैं जिनका संभावित सुधारों के लिए विश्लेषण नहीं किया गया है। उद्योग चाहे जो भी हो, आप किसी कंपनी में ऐसे कर्मचारी पा सकते हैं जो "व्यस्त" दिखते हैं लेकिन वास्तव में उत्पाद या सेवा में मूल्य नहीं जोड़ते हैं। लीन विनिर्माण उपकरण आपको टाइप 3 कचरे को पहचानने, कम करने और/या खत्म करने में मदद कर सकते हैं।

तीसरे प्रकार के नुकसान के उदाहरण:

• अपने कंप्यूटर पर फ़ाइलें खोजें;
• फ़ाइल कैबिनेट में दस्तावेज़ों की खोज करना;
• जानकारी की तलाश में संदर्भ पुस्तकों को लगातार दोबारा पढ़ना;
• प्रभावी अंतःक्रिया के अभाव में विभिन्न विभागों द्वारा एक ही कार्य का निष्पादन;
• किसी कार्य को पूरा करने के लिए जिम्मेदारी का अभाव।

तीसरे प्रकार के नुकसान को दूर करने के उपकरण:

• मानकीकृत कार्य;
• कार्यस्थल का पुनर्विकास;
• पुल प्रणाली और सुपरमार्केट;
• दस्तावेज़ ट्रैकिंग.

4. चल रहा है

दस्तावेज़ों की अनावश्यक आवाजाही कार्यालय में किसी भी काम को पूरा करने में लगने वाले समय को प्रभावित करती है। इंटरनेट और ईमेल तक आसान पहुंच के बावजूद, ग्राहकों को अक्सर बहुत कम या कोई मूल्य के दस्तावेज़ नहीं भेजे जाते हैं। प्रभावी कार्य को व्यवस्थित करने के लिए, इस प्रकार के कचरे को कम करना या समाप्त करना महत्वपूर्ण है, जिसके लिए सभी कार्यों को अनुक्रमिक संचालन में विभाजित किया जाना चाहिए और यथासंभव एक-दूसरे के करीब स्थित होना चाहिए। यदि आप प्रक्रियाओं के बीच दस्तावेजों को ले जाने से छुटकारा नहीं पा सकते हैं, तो इसे यथासंभव स्वचालित करने की आवश्यकता है। उदाहरण के लिए, अपने आप से प्रश्न पूछें: "क्या कार्यालय का लेआउट इष्टतम है?" या "क्या दस्तावेज़ों का कार्य के एक चरण से दूसरे चरण में स्थानांतरण स्वचालित है?"

चौथे प्रकार के नुकसान के उदाहरण:

• अनावश्यक दस्तावेज़ भेजना;
• चल रहे दस्तावेज़ों का बहुत बार-बार पंजीकरण;
• मेलिंग सूची में बहुत सारे पते;
• काम के अगले चरण में दस्तावेज़ों का मैन्युअल ट्रांसमिशन;
• कई विभागों द्वारा एक कार्य का निष्पादन;
• ग़लत प्राथमिकता.

चौथे प्रकार की हानियों को दूर करने के उपाय:

• कार्यभार का समान वितरण;
• वैल्यू स्ट्रीम मैप;
• सतत प्रवाह;
• प्रलेख प्रबन्धन तंत्र;
• मानकीकृत कार्य;
• दृश्य नियंत्रण के साधन.

5. अतिप्रसंस्करण

वह काम करना जिसकी आंतरिक या बाहरी ग्राहकों को आवश्यकता नहीं है पांचवें प्रकार की बर्बादी है। अत्यधिक प्रसंस्करण ग्राहक के लिए मूल्य नहीं बनाता है और ग्राहक को इसके लिए भुगतान नहीं करना चाहिए। प्रशासनिक प्रक्रियाओं में, इन नुकसानों का पता लगाना सबसे कठिन होता है। ऐसा करने के लिए, आप निम्नलिखित प्रश्न पूछ सकते हैं, उदाहरण के लिए: "ग्राहक की जरूरतों को पूरा करने के लिए कौन से बुनियादी संचालन करने की आवश्यकता है?" या "हम अपने ग्राहकों की ज़रूरतों का कितनी स्पष्टता से प्रतिनिधित्व करते हैं?"

पांचवें प्रकार के नुकसान के उदाहरण:

• डुप्लिकेट रिपोर्ट या जानकारी;
• दोहरावदार डेटा दर्ज करना;
• झूठी सूचना का प्रसार;
• दस्तावेज़ों का निरंतर संपादन;
• अप्रभावी बैठकें और एजेंडे की कमी;
• स्पष्ट परियोजना योजना का अभाव.

पाँचवें प्रकार के नुकसान को दूर करने के उपकरण:

• डेटा संग्रह के तरीके;
• दस्तावेज़ ट्रैकिंग;
• मानकीकृत कार्य;
• प्रलेख प्रबन्धन तंत्र।

6. इन्वेंटरी (समय)

कागजों के ढेर, अतिरिक्त स्टेशनरी, दस्तावेजों पर बड़ी संख्या में हस्ताक्षर - ये सभी नुकसान हैं। वे स्थान और समय लेते हैं। यदि अतिरिक्त जानकारी (हस्ताक्षर, आदि) प्राप्त होने और स्थिति बदलने तक किसी दस्तावेज़ का प्रसंस्करण निलंबित कर दिया जाता है, तो इस दस्तावेज़ पर खर्च किए गए समय को नुकसान माना जा सकता है। कार्यालय के माहौल में, दो मुख्य प्रकार के अपशिष्ट होते हैं जिन्हें इन्वेंट्री के रूप में वर्गीकृत किया जा सकता है: 1) कार्यालय की आपूर्ति और 2) समय।

छठे प्रकार के नुकसान के उदाहरण:

• किसी के हस्ताक्षर या वीज़ा की प्रतीक्षा कर रहे दस्तावेज़;
• वह कार्य जिसे जारी रखने के लिए अन्य प्रक्रियाओं को पूरा करना आवश्यक है;
• पुराने दस्तावेज़;
• पुराने कार्यालय उपकरण;
• सहायक कर्मचारियों का अपर्याप्त प्रशिक्षण;
• अतिरिक्त कार्यालय आपूर्तियाँ खरीदना।

छठे प्रकार की हानियों को दूर करने के उपाय:

• वैल्यू स्ट्रीम मैप;
• मानकीकृत कार्य;
• कार्यालय आपूर्ति के लिए कानबन कार्ड;
• कार्यभार को संतुलित करना - हेइजुंका;
• दृश्य पिच;
• प्रलेख प्रबन्धन तंत्र।

7. विवाह

दोषों के कारण होने वाले नुकसान में कोई भी प्रसंस्करण शामिल है जिसके परिणामस्वरूप दोष और उन्हें खत्म करने के लिए आवश्यक अतिरिक्त प्रसंस्करण शामिल है। एक दोष (आंतरिक और बाहरी दोनों) में अतिरिक्त दस्तावेज़ प्रसंस्करण शामिल होता है जो उत्पाद या सेवा में मूल्य नहीं जोड़ता है। किसी कार्य को पहली बार में ठीक से करने में उसे दोबारा करने की तुलना में कम समय लगता है। दोषों का सुधार वह हानि है जो किसी उत्पाद या सेवा की लागत को बढ़ा देती है और उपभोक्ता को उनके लिए भुगतान नहीं करना पड़ता है। इस प्रकार के नुकसान से लाभ में काफी कमी आ सकती है।

सातवें प्रकार के नुकसान के उदाहरण:

• डेटा प्रविष्टि त्रुटियाँ;
• कीमतें निर्धारित करने में त्रुटियाँ;
• अपूर्ण दस्तावेज़ीकरण को प्रसंस्करण के अगले चरणों में स्थानांतरित करना;
• दस्तावेज़ों या जानकारी की हानि;
• दस्तावेज़ में गलत जानकारी;
• कंप्यूटर पर फ़ाइलों या फ़ाइल कैबिनेट में फ़ोल्डरों का अप्रभावी संगठन;
• ग्राहक की सेवा के लिए कर्मचारियों का गलत चयन।

सातवें प्रकार की हानि दूर करने के उपाय:

• पूर्वानुमानित परिणाम सुनिश्चित करना;
• दृश्य नियंत्रण का मतलब;
• मानकीकृत कार्य;
• प्रलेख प्रबन्धन तंत्र;
• स्टॉप और अनिर्धारित कार्यों का लॉग;
• छोटी संगठनात्मक बैठकें;
• त्रुटि निवारण उपकरण.

8. श्रम का अतार्किक उपयोग

कई मामलों में, श्रम का अतार्किक उपयोग आठवें प्रकार की बर्बादी है। लोगों के श्रम का दुरुपयोग तब होता है जब श्रमिक ऐसे कार्य करते हैं जिनमें मूल्य सृजन के लिए उनके सभी ज्ञान, कौशल और क्षमताओं की आवश्यकता नहीं होती है। एक उचित प्रदर्शन प्रबंधन प्रणाली इस प्रकार के कचरे को काफी हद तक कम कर सकती है। कर्मचारियों को उन क्षेत्रों में नियुक्त करने के लिए एक कॉर्पोरेट रणनीति और तरीके विकसित करें जहां वे संगठन को सबसे अधिक लाभ पहुंचाएंगे।

आठवें प्रकार के नुकसान के उदाहरण:

• परियोजना की समय सीमा का उल्लंघन;
• कर्मियों की अपर्याप्त व्यापक योग्यता के कारण कार्यभार का असमान वितरण;
• लगातार अनुपस्थिति और उच्च कर्मचारी कारोबार;
• अपर्याप्त प्रदर्शन प्रबंधन प्रणाली;
• नियुक्ति से पहले पेशेवर कौशल का अपर्याप्त मूल्यांकन।

आठवें प्रकार की हानि दूर करने के उपाय:

• कार्य प्रक्रियाओं का लेखा-जोखा;
• मानकीकृत कार्य;
• प्रलेख प्रबन्धन तंत्र;
• छोटी संगठनात्मक बैठकें;
• एक दुबले कार्यालय में परिवर्तन का औचित्य।

निम्नलिखित प्रश्नों पर विचार करें.

1. मैं संगठन के सभी कर्मचारियों को नुकसान की जानकारी कैसे दे सकता हूँ?
2. किन हानियों को शीघ्रता से समाप्त किया जा सकता है?
3. ग्राहक संतुष्टि में तुरंत सुधार के लिए आप क्या कर सकते हैं?

ये प्रश्न दूसरों के मन में चिंतन जगाएंगे और आपको नुकसान के बारे में उत्पादक बातचीत करने में मदद करेंगे।

शर्त 4: प्रबंधन की भागीदारी

माइक्रोसॉफ्ट, वॉल-मार्ट, फेडरल एक्सप्रेस, जीई और नाइकी जैसी कंपनियों में एक चीज समान है, एक बहुत ही महत्वपूर्ण विशेषता - प्रमुख पर एक निर्विवाद नेता, जिसका अन्य लोग अनुसरण करते हैं। शीर्ष प्रबंधक बिल गेट्स, सैम वाल्टन और फ्रेड स्मिथ उनकी कंपनी के मूल हैं। वे असाधारण अंतर्दृष्टि से प्रतिष्ठित हैं, और उन्होंने ही अपने व्यवसाय को एक अमर साम्राज्य में बदल दिया है।

जॉन मैक्सवेल ने अपनी पुस्तक "नेतृत्व के 21 अकाट्य नियम" में अपने पहले नियम, सीमा के नियम का वर्णन किया है: "नेतृत्व करने की क्षमता किसी व्यक्ति (संगठन) की प्रभावशीलता के स्तर को निर्धारित करती है। मजबूत नेतृत्व किसी संगठन की क्षमताओं को बहुत बढ़ा देता है। यदि नेतृत्व कमज़ोर है, तो संगठन की क्षमताएँ सीमित हैं।"

यह समझना महत्वपूर्ण है कि कंपनी के प्रबंधन की पूर्ण भागीदारी के बिना लीन प्रबंधन में परिवर्तन असंभव है। जब एक सीईओ छुट्टियों से वापस विमान में वॉल स्ट्रीट जर्नल में दुबलेपन के बारे में पढ़ता है और अपने शीर्ष प्रबंधक से कहता है, "वहां कुछ है," तो इसका मतलब यह नहीं है कि वह दीर्घकालिक बदलाव के लिए तैयार है।

कंपनी का प्रबंधन सुधार की इच्छा से प्रेरित होना चाहिए। शीर्ष प्रबंधक को नए सिद्धांतों के कार्यान्वयन में सक्रिय भाग लेना चाहिए। भले ही किसी बिजनेस प्रोसेस रीइंजीनियरिंग पायलट प्रोजेक्ट में तीन लोग शामिल हों, कंपनी के शीर्ष प्रबंधन को इसमें शामिल होना चाहिए। इस भागीदारी में शामिल हैं:

• आवश्यक संसाधनों का आवंटन;
• प्रारंभिक बैठक में उपस्थिति;
• यदि आवश्यक हो तो टीम से परामर्श करना;
• टीम की उपलब्धियों में रुचि दिखाना और टीम बैठकों में भाग लेना;
• कार्य परिणामों के आधार पर टीम को पुरस्कृत करना;
• कठिनाइयों के मामले में टीम के सदस्यों के लिए समर्थन।

यह किसी भी तरह से एक विस्तृत सूची नहीं है, लेकिन यह उन मुख्य तरीकों को रेखांकित करता है जिनसे किसी कंपनी का प्रबंधन दुबले प्रबंधन के प्रति अपनी प्रतिबद्धता प्रदर्शित कर सकता है।

निर्धारित समय - सीमा

एक छोटे कार्यालय में परिवर्तन में कुछ महीनों से लेकर कुछ वर्षों तक का समय लग सकता है। यह निम्नलिखित कारकों पर निर्भर करेगा:

1. संगठन का आकार. संगठन जितना छोटा होगा, समय उतना ही कम लगेगा। बड़ी कंपनियों (500 से अधिक कार्यालय कर्मचारी) में, पायलट प्रोजेक्ट पहले एक विभाग में शुरू किए जाने चाहिए और फिर पूरी कंपनी में विस्तारित किए जाने चाहिए।
2. आवश्यक उपकरणों की उपलब्धता.
3. फायदे का एहसास. कार्यालय कार्य का पुनर्गठन सफल होगा यदि कंपनी संबंधित व्यवसायों में कर्मचारियों को प्रशिक्षित करने, विभागों के बीच सहयोग करने, संकीर्ण विशेषज्ञों के बजाय सामान्य विशेषज्ञों को आकर्षित करने, संगठनात्मक ज्ञान का उपयोग करने और प्रबंधकों और अधीनस्थों के बीच साझेदारी को प्रोत्साहित करने की आवश्यकता का एहसास करती है।

पीपीपी - अतीत के व्यवहारिक उदाहरण

यदि भर्ती चरण में उपयुक्त उम्मीदवारों का चयन किया जाए तो अधीनस्थों का प्रदर्शन बढ़ाया जा सकता है। किसी उम्मीदवार की योग्यता और सत्यनिष्ठा का परीक्षण करने के लिए पिछले व्यवहार उदाहरण एक उत्कृष्ट उपकरण हैं। इसका उपयोग करने के लिए, आपको उन विषयों पर प्रश्नों की एक सूची बनानी होगी जिनमें आपकी रुचि है (कठिन निर्णय लेने का अनुभव, नेतृत्व का प्रदर्शन, कर्मियों की भर्ती, टीम निर्माण में अनुभव, बातचीत आदि), और फिर, प्रश्न पूछते समय एक साक्षात्कार में, ध्यान से देखें कि उम्मीदवार अपने उत्तर किस प्रकार देता है।

ज्यादातर मामलों में, जब कोई उम्मीदवार वास्तविक उदाहरण देता है, तो वह पीपीपी के सभी चार घटकों का वर्णन करता है: स्थिति, लक्ष्य, कार्रवाई और परिणाम। जब वह कपटी होता है, तो वह इन चार घटकों में से एक को भूल जाता है। उदाहरण के लिए, प्रश्न के लिए: "मुझे बताएं कि आपने अपनी टीम में उत्पन्न हुए विवादों को कैसे हल किया?", उम्मीदवार उत्तर देता है: "मेरी टीम में एक छिपा हुआ नेता था, और वह मुझे परेशान कर रहा था। मुझे उसे उसकी जगह पर रखने की ज़रूरत थी, और मैंने इसे हासिल किया - एक महीने बाद उसने छोड़ दिया।".

हम देखते हैं कि उम्मीदवार स्थिति का सटीक वर्णन नहीं करता है, क्योंकि... यह स्पष्ट नहीं करता कि वास्तव में छिपे हुए नेता ने उसे किस चीज़ से रोका था। इसमें उद्देश्य का स्पष्ट वर्णन नहीं है। और एक्शन के क्षण को पूरी तरह से मिस कर देता है। सबसे अधिक संभावना है कि उम्मीदवार झूठ बोल रहा है। हम उनसे उन घटकों के बारे में स्पष्ट प्रश्न पूछकर इसकी जांच कर सकते हैं जो उनकी कहानी से छूट गए थे: "और वास्तव में इस नेता ने आपको किस चीज़ से रोका?", "आप उससे क्या पाना चाहते थे?" “मुझे विस्तार से बताओ, तुमने इसके लिए क्या किया?”यदि, अतिरिक्त प्रश्नों का उत्तर देते समय, उम्मीदवार विषय से भटकना शुरू कर देता है, या सामान्य वाक्यांशों में बोलता है, तो सबसे अधिक संभावना है कि वह कपटी हो रहा है। यदि वह स्पष्ट रूप से उत्तर देता है, तो सबसे अधिक संभावना है कि उसके पास इस मामले में पेशेवर अनुभव है।

अधीनस्थ को जिम्मेदारी वापस दें

यदि किसी अधीनस्थ ने कोई कार्य पूरा नहीं किया है तो उससे पूछें "किस लिए?"उसने इसे पूरा नहीं किया, नहीं "क्यों?"इस तथ्य को ध्यान में रखते हुए कि कुछ लोग खराब काम की जिम्मेदारी लेने के लिए तैयार हैं, तो एक अधीनस्थ से प्रश्न पूछें: "आपने अनुपालन क्यों नहीं किया?", आप स्वयं उसे अपने लिए बहाने तलाशने के लिए प्रोत्साहित करते हैं। जब आप कोई प्रश्न पूछते हैं "आपने अनुपालन क्यों नहीं किया?", आप अपने अधीनस्थ को जिम्मेदारी लेने के लिए प्रोत्साहित करते हैं, और अगली बार वह लापरवाही से काम करने से पहले दो बार सोचेगा।

अधीनस्थों की ओर से "रूसी में अनुवाद करें" आपत्तियाँ

" रूसी में अनुवाद" का अर्थ है उत्पन्न हुई आपत्ति का कारण समझना और कार्य को पूरा करने की जिम्मेदारी अधीनस्थ को लौटाना। उदाहरण के लिए: " इस कार्य को समय पर पूरा करना असंभव है!" "अर्थात, आप नहीं जानते कि व्यवस्थित कैसे किया जाएआपका अपनाकाम के घंटे ताकि आप इसे पूरा कर सकें?या " मैं ऐसा नहीं कर सकता क्योंकि... लक्ष्य बहुत ऊँचे हैं!" "क्या आप कह रहे हैं कि आप नहीं जानते कि इन लक्ष्यों को कैसे प्राप्त किया जाए?"या "मैं अपने लक्ष्य हासिल नहीं कर सका क्योंकि मेरी टीम कमज़ोर है।" "तो आप कह रहे हैं कि आप नहीं जानते कि अपनी टीम का प्रबंधन कैसे किया जाए?"

यदि मैनेजर और टीम के बीच बड़ी संख्या में आपत्तियाँ हों तो विवाद या संघर्ष की स्थिति उत्पन्न हो सकती है। विवादों से बचने के लिए आप आपत्तियों को नरम कर सकते हैं। ऐसा करने के लिए, आप आपत्ति में शामिल हो सकते हैं: " मैं योजना पूरी करने में असमर्थ था क्योंकि... खुदरा दुकानों में प्राप्य खाते होते हैं!" "इसलिए आपको उनसे प्राप्य खाते पहले से एकत्र करने की आवश्यकता है!"या आप एक तथ्य बता सकते हैं: " यह कार्य मेरे लिए बहुत कठिन है!" "वास्तव में, आपके पास विभिन्न जटिलता के कार्य हैं।"और नरम होने के बाद, आप "रूसी में अनुवाद" करना शुरू कर सकते हैं।

कर्मचारी व्यवहार को प्रबंधित करें

कर्मचारी दुनिया की अपनी तस्वीर के आधार पर अपना व्यवहार बनाते हैं और अक्सर यह नहीं जानते कि प्रबंधक के दिमाग में "अच्छी तरह से काम करने" का क्या मतलब है। इस तरह की गलतफहमी अंततः वरिष्ठों की ओर से असंतोष का कारण बनती है, और फिर अधीनस्थों की ओर से हतोत्साहित होती है। अधीनस्थों से अपनी इच्छानुसार व्यवहार करवाने का सबसे आसान तरीका फीडबैक है।

कर्मचारी के साथ बैठक में, उससे अपेक्षित व्यवहार का वर्णन करें और तुलना करें कि वह आमतौर पर कैसा व्यवहार करता है। फिर उससे इस बात पर सहमत हों कि आपकी बातचीत के बाद वह अपना व्यवहार कैसे बदलेगा।

कर्मचारी के वर्तमान व्यवहार को विशिष्ट उदाहरणों के साथ दिखाया जाना चाहिए, अन्यथा वह आपकी प्रतिक्रिया को निराधार आरोप समझेगा। उदाहरण के लिए: "पिछले सप्ताह में, आप पहले ही 3 बार देर से आ चुके हैं। यह हमारी टीम में स्वीकार्य व्यवहार नहीं है। मैं आपसे समय पर काम पर आने और वर्तमान कार्यों को पूरा करने में समय की पाबंदी की उम्मीद करता हूं। क्या आप मेरे लिए इसकी गारंटी दे सकते हैं? ”

कार्य पूरा करने के लिए अधीनस्थ की तत्परता की जाँच करें

जब आपने किसी कर्मचारी को कोई कार्य सौंपा है, तो उससे यह बताने के लिए कहें कि वह इस कार्य को कैसे और किस माध्यम से पूरा करेगा। इससे आपको उसकी क्षमता समझने में मदद मिलेगी और यह जांचने में मदद मिलेगी कि क्या वह समझता है कि उसे क्या करना चाहिए। इस टूल का उपयोग उन "नौसिखियों" के साथ काम करते समय करें जो अभी तक अपना काम अच्छी तरह से नहीं जानते हैं।

अधीनस्थों को रिपोर्ट करना सिखाएं

नियंत्रण प्रबंधन का एक महत्वपूर्ण हिस्सा है, जिसमें प्रबंधक के कार्य समय का 30 से 80% तक समय लग सकता है। आमतौर पर, प्रबंधक एक कार्य निर्धारित करता है और फिर प्रक्रिया या परिणाम की निगरानी स्वयं करता है। यानी वह खुद रिकॉर्ड करता है कि किसे क्या काम सौंपा गया है और कब उसकी निगरानी की जरूरत है। यह भी अच्छा है अगर आपकी टीम के सभी अधीनस्थों के कार्य समान हों। लेकिन तब क्या करें जब आपके पास कई अधीनस्थ हों और उनमें से प्रत्येक का अपना कार्य क्षेत्र अलग-अलग कार्यक्षमता और अलग-अलग कार्यों के साथ हो?

यदि आप अपने अधीनस्थों को स्वतंत्र रूप से आपको रिपोर्ट करना सिखाते हैं तो आप अपने लिए नियंत्रण प्रक्रिया को आसान बना सकते हैं। ऐसा करने के लिए, अपने अधीनस्थों के साथ मिलकर यह निर्धारित करें कि वे किस रूप में और किस मानदंड से रिपोर्ट करेंगे। यह महत्वपूर्ण है कि अधीनस्थ यह समझे कि जब उसे कोई कार्य दिया जाता है, तो वह स्वतंत्र रूप से मध्यवर्ती और अंतिम नियंत्रण बिंदु निर्दिष्ट करता है और आपके साथ इसका समन्वय करता है। फिर वह कार्य के पूरा होने की निगरानी करता है और स्वयं रिपोर्ट करता है।

सबसे पहले, यह दृष्टिकोण आपको अद्यतित रहने की अनुमति देता है। दूसरे, यह आपको अपने कर्मचारियों से अधिक जिम्मेदारी प्राप्त करने की अनुमति देता है।

व्यक्तिगत बनें

जब आप किसी बात के लिए किसी अधीनस्थ की प्रशंसा करते हैं, तो आप उसके प्रभाव को बढ़ा सकते हैं प्रतिक्रिया. ऐसा करने के लिए, आपको सिद्धांत के अनुसार प्रतिक्रिया देने की आवश्यकता है - पहले उसकी सकारात्मक व्यक्तिगत गुणवत्ता, और फिर इस गुणवत्ता की पुष्टि करने वाला एक व्यवहारिक उदाहरण। यदि आपका कर्मचारी सदैव सभी कार्य समय पर पूरा करता है, तो यह किस प्रकार की व्यक्तिगत गुणवत्ता को दर्शाता है? उदाहरण के लिए, जिम्मेदारी या परिश्रम के बारे में.

इस मामले में प्रतिक्रिया इस प्रकार होगी: "विटाली, आप एक बहुत ही जिम्मेदार व्यक्ति हैं। वर्ष के अंतिम भाग में, आपने सभी कार्य समय पर पूरे किए हैं। आप एक परियोजना शुरू करने के जटिल कार्य को भी पूरा करने वाले पहले लोगों में से एक थे। यदि आप इतना उच्च स्तर बनाए रखते हैं वर्ष की अगली छमाही में जिम्मेदारी के कारण, आप पदोन्नति के लिए आवेदन कर सकेंगे (या आपको छुट्टियों आदि के लिए अतिरिक्त दो दिन मिलेंगे)"

महत्वपूर्ण!नकारात्मक प्रतिक्रिया देते समय कभी भी व्यक्तिगत न बनें। नकारात्मक प्रतिक्रिया के लिए पूरी तरह से अलग दृष्टिकोण की आवश्यकता होती है।

हम आपके व्यवसाय की वृद्धि की कामना करते हैं!

कोई भी संगठन देर-सबेर उत्पादन क्षमता बढ़ाने की समस्या का सामना करता है। और हम हमेशा आर्थिक घटक के बारे में बात नहीं कर रहे हैं।

ऐसे कार्य को व्यवस्थित करते समय किन तरीकों को प्राथमिकता दी जाए यह उद्यम के प्रबंधन द्वारा तय किया जाता है। आंतरिक और बाहरी वातावरण, उत्पादन प्रक्रियाओं की विशेषताओं के ज्ञान के आधार पर, एक ऐसी योजना विकसित करना संभव है जिससे इच्छित लक्ष्य की प्राप्ति हो सके।

परिचालन दक्षता से क्या तात्पर्य है?

उद्यम दक्षता एक आर्थिक श्रेणी है। यह अवधारणा कंपनी के प्रदर्शन को संदर्भित करती है, जिसे इसमें व्यक्त किया जा सकता है:

• उत्पादन दर में वृद्धि;
• लागत और कर का बोझ कम करना;
• पर्यावरण में उत्सर्जन की मात्रा को कम करना;
• श्रम, आदि

ऐसे वैज्ञानिक कार्य भी हैं जो संगठनात्मक प्रभावशीलता को एक ऑपरेशन या परियोजना की प्रभावशीलता के रूप में परिभाषित करते हैं जिसमें परिणामी उत्पाद या नई कार्रवाई खर्च की तुलना में अधिक पैसा लाती है। या ये जोड़तोड़ एक निश्चित मात्रा में संसाधनों को बचाते हैं, जो उनके कार्यान्वयन से जुड़े काम की लागत से भी अधिक है।

प्रभावशीलता की स्थितियाँ

ज्यादातर मामलों में, किसी संगठन की दक्षता में सुधार करने के प्रयास में, प्रबंधन एक निश्चित वित्तीय परिणाम प्राप्त करने की उम्मीद करता है। लेकिन यह हमेशा उत्पादन के रणनीतिक भविष्य को प्रतिबिंबित नहीं करता है। इसलिए ऐसा माना जाता है कि विकास दर हासिल करना ज्यादा सही है। हम कह सकते हैं कि हमने उत्पादन में आर्थिक दक्षता हासिल कर ली है यदि:

• प्राप्त वित्तीय परिणाम प्रतिस्पर्धियों की तुलना में अधिक है;
• संगठन उत्पादन या प्रबंधन परिवर्तन करने के लिए पर्याप्त संसाधन आवंटित करता है;
• निकट भविष्य में वित्तीय संकेतकों की वृद्धि दर प्रतिस्पर्धियों की तुलना में अधिक होगी।

यह दृष्टिकोण लगातार ऐसे समाधानों की खोज को प्रेरित करता है जो उत्पादन की प्रतिस्पर्धात्मकता को बढ़ाते हैं। रणनीतिक विकास के उद्देश्य से कार्य करने के लिए यह महत्वपूर्ण है।

यह भी महत्वपूर्ण है कि संगठन की प्रत्येक संरचनात्मक इकाई अपनी आर्थिक दक्षता बढ़ाने के तरीके खोजने से चिंतित हो। आख़िरकार, यदि उनमें से एक भी ख़राब काम करता है, तो संगठन समग्र रूप से अपने प्रदर्शन में सुधार नहीं कर पाएगा।

दक्षता बढ़ाने के लिए उपकरण

किसी उद्यम की दक्षता में सुधार के तरीके बहुत विविध हैं। किसी संगठन का लाभ बढ़ाने के मुख्य तरीके इस प्रकार हैं:

• लागत में कमी, जिसे खरीद के लिए मूल्य शर्तों को कम करके, उत्पादन को अनुकूलित करके, कर्मियों या वेतन स्तरों को कम करके प्राप्त किया जा सकता है;
• प्रक्रियाओं या संपूर्ण उत्पादन का आधुनिकीकरण, जो बढ़ी हुई श्रम उत्पादकता प्राप्त करना, संसाधित कच्चे माल, अपशिष्ट की मात्रा को कम करना और अधिकांश कार्यों को स्वचालित करना संभव बनाता है;
• संगठनात्मक प्रणाली में परिवर्तन जो प्रबंधन संरचना, ग्राहक सेवा के सिद्धांतों, संचार आदि को प्रभावित कर सकते हैं;
• विपणन संचार को मजबूत करना जब लक्ष्य माल की बिक्री मात्रा को अधिकतम करना, संगठन के प्रति दृष्टिकोण बदलना और उत्पादन के लिए नए अवसर खोजना है।

इनमें से प्रत्येक क्षेत्र का विस्तृत विवरण हो सकता है और उसकी अपनी कार्य पद्धतियाँ हो सकती हैं। कंपनी में संपूर्ण प्रबंधन प्रणाली को कॉन्फ़िगर किया जाना चाहिए ताकि किसी भी स्तर पर कर्मचारी ऐसी पहल करें जिससे आर्थिक दक्षता बढ़े।

अक्सर, कार्यकुशलता में सुधार करने वाले उपायों का एक सेट गतिविधि के सभी ब्लॉकों को एक साथ प्रभावित करता है। यह व्यवस्थित दृष्टिकोण एक सहक्रियात्मक प्रभाव की अनुमति देता है।

दक्षता को प्रभावित करने वाले कारक

यदि उद्यम प्रबंधन बेहतर परिणाम प्राप्त करने में रुचि रखता है, तो उसे बाहरी और आंतरिक वातावरण की स्थिति के बारे में जानकारी का विश्लेषण करना चाहिए। तब यह स्पष्ट हो जाएगा कि भविष्य के रणनीतिक विकास के लाभ के लिए मौजूदा कारकों में से किन कारकों का उपयोग करने की आवश्यकता है। इसमे शामिल है:

• संसाधनों का न्यूनतम उपयोग. उत्पादन मात्रा को बनाए रखने के दौरान जितनी कम तकनीक, उपकरण और कर्मियों का उपयोग किया जाएगा, संगठन उतना ही अधिक कुशल होगा।
• संरचना को अनुकूलित करके, योग्यता और प्रशिक्षण में सुधार करके, अधिक सक्षम कर्मियों को ढूंढकर और प्रेरणा प्रणाली को बदलकर कर्मचारियों की दक्षता में वृद्धि करना।
• कर्मियों के स्वास्थ्य में सुधार और कार्य स्थितियों में सुधार करके उनकी दक्षता में वृद्धि करना। इन समस्याओं को हल करने के उद्देश्य से किए गए उपायों से बीमार दिनों की संख्या में कमी (नियोक्ता के लिए पैसे की बचत), उत्पादकता और कर्मचारी वफादारी में वृद्धि होती है।
• सामाजिक-मनोवैज्ञानिक कारकों को मजबूत करना। प्रबंधन में विकेंद्रीकरण उपकरणों का उपयोग विकास के लिए एक अच्छा प्रोत्साहन हो सकता है।
• वैज्ञानिक और तकनीकी प्रगति के परिणामों का अनुप्रयोग। आधुनिक तकनीकों को नज़रअंदाज़ करने या निवेश की आवश्यकता के कारण उनके कार्यान्वयन में बहाने बनाने से प्रतिस्पर्धात्मकता में कमी आती है और बाद में संभावित परिसमापन होता है। मौजूदा दौर में प्रतिकूल आर्थिक स्थिति के डर से कंपनियां अक्सर भविष्य के विकास का रास्ता बंद कर देती हैं।
• मौजूदा संसाधनों को विभिन्न परियोजनाओं पर लागू करने के लिए विविधीकरण, सहयोग और अन्य रणनीतियों का उपयोग करना।
• निवेश पूंजी और अन्य तृतीय-पक्ष वित्तपोषण तंत्र को आकर्षित करना। यहां तक ​​कि निजीकरण किसी उद्यम की दक्षता में सुधार के रास्ते भी खोल सकता है।

इन सभी कारकों से न केवल आर्थिक बल्कि प्रबंधकीय दक्षता में भी वृद्धि होती है। किए जा रहे कार्य की प्रभावशीलता की निगरानी के लिए, जाँच की जाने वाली नियंत्रण अवधि और संकेतकों की रूपरेखा तैयार की जानी चाहिए।

आइए हम कर्मचारी स्वास्थ्य के कारक पर अलग से ध्यान दें, क्योंकि अभी भी कुछ नियोक्ता इस पर उचित ध्यान देते हैं। इस बीच, टीम की देखभाल का सीधा असर कंपनी के मुनाफे पर पड़ता है। उदाहरण के लिए, एचआर लैब के हिस्से के रूप में किए गए एक अध्ययन के अनुसार। - एचआर इनोवेशन लेबोरेटरी", एक धूम्रपान कर्मचारी धूम्रपान अवकाश पर प्रति वर्ष 330 घंटे काम करता है। यदि उसका वेतन 50,000 रूबल प्रति माह है, तो यह पता चलता है कि एक वर्ष के दौरान कंपनी को श्रम लागत में 100,000 रूबल तक का नुकसान होता है, साथ ही करों और सामाजिक योगदान में लगभग 40,000 रूबल का नुकसान होता है; साथ ही बीमारी की छुट्टी की लागत, जो आंकड़ों के अनुसार धूम्रपान करने वाले अधिक बार लेते हैं। और अगर कर्मचारी की सैलरी ज्यादा है तो खर्चे और भी ज्यादा होते हैं. यदि कंपनी में ऐसे दर्जनों या सैकड़ों कर्मचारी हों तो क्या होगा?

इस अनावश्यक व्यय मद को खत्म करने और धूम्रपान करने वाले कर्मचारियों की दक्षता बढ़ाने के लिए, हम कंपनियों को सलाह दे सकते हैं। (एक कैलकुलेटर खोजने के लिए लिंक का अनुसरण करें जो यह गणना करने में आपकी सहायता करेगा कि यदि कर्मचारी धूम्रपान छोड़ दें तो आपकी कंपनी कितनी बचत करेगी।)

आपको कहां से शुरुआत करनी चाहिए?

यह समझने के लिए कि उत्पादन दक्षता में सुधार के लिए क्या कार्य करने की आवश्यकता है, गहन विश्लेषण किया जाना चाहिए। कंपनी के प्रमुख के पास भविष्य के प्रबंधन निर्णयों के लिए औचित्य होना चाहिए, इसलिए निम्नलिखित आवश्यक है:

• उत्पाद उत्पादन, बिक्री, कर्मचारियों की संख्या, वेतन निधि, लाभप्रदता, आदि पर पिछले वर्षों के आंकड़े एकत्र करें;
• उद्योग के औसत या प्रतिस्पर्धियों के संकेतकों का पता लगाएं;
• उद्यम और अन्य बाजार सहभागियों के आर्थिक प्रदर्शन की तुलना करें;
• इस पर निर्भर करते हुए कि कौन सा संकेतक अधिक पिछड़ गया है, उन कारकों का विश्लेषण करें जिनके कारण यह परिणाम आया;
• ऐसी गतिविधियों को विकसित करने के लिए जिम्मेदार लोगों की पहचान करें जो स्थिति को बदल दें, और नए संकेतक प्राप्त करने की समय सीमा तय करें।

संभव है कि प्रबंधन को अपने संबंध में कई निर्णय लेने होंगे. उदाहरण के लिए, कार्यों में परिवर्तन और जिम्मेदारियों का वितरण, प्रत्यायोजित शक्तियों का दायरा, कर्मियों के साथ काम करने के तरीके और कंपनी के भीतर जानकारी स्थानांतरित करना।

कौन सी चीज़ आपको अपनी कार्यकुशलता में सुधार करने से रोक सकती है?

भले ही प्रबंधन उन परिवर्तनों में समझदारी देखता है जिनसे कंपनी की दक्षता में वृद्धि होनी चाहिए, परिणाम आने वाले नहीं हो सकते हैं। अजीब बात है कि समस्याएँ प्रबंधन परिवर्तनों की मनोवैज्ञानिक धारणा के साथ-साथ उनके कानूनी समर्थन में भी निहित हैं।

उदाहरण के लिए, नई प्रौद्योगिकियों की शुरूआत और उपकरणों की स्थापना से लगभग हमेशा कर्मियों की कमी होती है। स्वाभाविक रूप से, कंपनी के कर्मचारी बिना काम के नहीं रहना चाहेंगे। उनका कार्य ऐसे परिवर्तनों को यथासंभव विलंबित करना है। वे यह कहते हुए आर्थिक तर्कों का भी सहारा ले सकते हैं कि उपकरणों को पुनः स्थापित करने के लिए कुछ समय के लिए काम रोकना होगा।

कानूनी दृष्टिकोण से, कर्मचारियों को बर्खास्त करने की प्रक्रिया को सख्ती से विनियमित किया जाता है। यदि प्रक्रियाओं का उल्लंघन किया जाता है, तो उद्यम अतिरिक्त लागत वहन करने के लिए अभिशप्त है, जिससे आर्थिक प्रदर्शन कम हो जाता है।

इन सभी प्रतिरोधों को दूर करने के लिए, आपको कर्मचारियों को परिवर्तनों के बारे में सूचित करने, परिवर्तनों को लागू करने के सकारात्मक पहलुओं को प्रदर्शित करने के लिए एक प्रणाली के बारे में सोचने की ज़रूरत है।

अतिरिक्त कठिनाइयाँ उत्पन्न हो सकती हैं:

• धन की कमी या निवेश स्रोतों तक पहुँचने में असमर्थता के साथ;
• कंपनी के कर्मचारियों में दक्षताओं की कमी के कारण, जो नियोजित योजनाओं के कार्यान्वयन की अनुमति नहीं देता है;
• संगठन में एक रणनीतिक योजना प्रणाली और पिछले वर्षों के काम के विश्लेषण की कमी के साथ।

आर्थिक दक्षता प्राप्त करने के लिए व्यवस्थित एवं बड़े पैमाने पर कार्य की आवश्यकता होगी। हम तीसरे पक्ष के विशेषज्ञों को शामिल करने की आवश्यकता को खारिज नहीं कर सकते हैं जो परिवर्तनों को लागू करने में समय बचा सकते हैं।

सामान्य तौर पर, एक सक्षम दृष्टिकोण और उचित उपायों के उपयोग के साथ, प्रत्येक उद्यम की दक्षता में वृद्धि करना संभव है, चाहे वह किसी भी स्थिति और विकास के चरण में हो।

प्रत्येक प्रबंधक का सपना होता है कि उसके अधीनस्थ प्रभावी ढंग से काम करें। कार्य की गुणवत्ता और दक्षता में सुधार के लिए प्रेरणा से लेकर कर्मचारी के प्रति व्यक्तिगत दृष्टिकोण तक कई तरीकों का उपयोग किया जाता है। अक्सर उत्पादकता बढ़ाने के लिए भूसे के ढेर में सुई ढूंढने की जरूरत नहीं पड़ती। कुछ बिंदुओं पर ध्यान देना ही काफी है. शॉपोकॉप सेवा के निर्माता यूरी स्मैगिन ने कर्मचारियों के प्रदर्शन में सुधार के अपने रहस्य साझा किए।

कामकाजी परिस्थितियों में सुधार

काम करने की आरामदायक स्थितियाँ बनाएँ: आरामदायक कार्यस्थलों और आसपास के सुखद माहौल को व्यवस्थित करें। उदाहरण के लिए, कंपनी मेंजब कार्यालय डिज़ाइन की बात आती है तो Google रचनात्मक हो जाता है। मॉस्को में नए कार्यालय की अवधारणा हमारे देश की सांस्कृतिक विरासत पर आधारित है। इसके क्षेत्र में आप "द ट्वेल्व चेयर्स" कार्य के आधार पर बनाया गया एक बैठक कक्ष या झोपड़ी के रूप में एक खेल क्षेत्र पा सकते हैं।.

मनोवैज्ञानिक आराम भी महत्वपूर्ण है. संघर्षों और साज़िशों की अनुपस्थिति कर्मचारियों को अंदरूनी कलह और बुरे मूड से विचलित हुए बिना, केवल काम पर ध्यान केंद्रित करने की अनुमति देती है। एक अच्छी तरह से बुनी हुई टीम भावनात्मक रूप से स्थिर टीम होती है। उसके भीतर की मनोदशा पर सावधानीपूर्वक निगरानी रखें, सहकर्मियों और प्रबंधन के संबंध में मनोदशा का आकलन करने के लिए तकनीकों को लागू करें। कर्मचारियों को एकजुट करने, रुचि समूहों को संगठित करने के उद्देश्य से प्रशिक्षण और कॉर्पोरेट कार्यक्रम आयोजित करें।

कर्मचारियों के प्रति व्यक्तिगत दृष्टिकोण को याद रखना भी महत्वपूर्ण है। शायद कुछ लोगों के लिए लचीला शेड्यूल बेहतर होता है। यदि आपके कर्मचारी रचनात्मक और गतिशील लोग हैं, और काम की प्रकृति दिन के समय पर निर्भर नहीं करती है, तो ऐसी कामकाजी परिस्थितियाँ बनाने का प्रयास करें जो सभी के लिए स्वीकार्य हों।

प्रेरणा

अपने कर्मचारियों को आर्थिक रूप से प्रेरित करें। अपने वेतन को निश्चित और बोनस भाग में विभाजित करके एक बोनस प्रणाली बनाएं। अधिक आय की आशा से कर्मचारी उन्हें सौंपे गए कार्यों को बेहतर ढंग से पूरा करेंगे। व्यवहार्य स्थितियाँ निर्धारित करें और बोनस बढ़ाएँ।

कर्मचारियों के बीच प्रतियोगिताएं आयोजित करें। इससे उनके प्रदर्शन को बढ़ावा मिलेगा.

उदाहरण के लिए, एक कंपनीफ्रेशबुक ने कर्मचारियों के लिए वर्चुअल बैज पेश किए, जो न केवल महत्वपूर्ण समस्याओं को हल करने के लिए जारी किए गए थे, बल्कि ऐसे गुणों के लिए भी जारी किए गए थे: जल्दी काम पर आना ("शुरुआती पक्षी"), कॉर्पोरेट ब्लॉग ("हेमिंग्वे") के लिए एक लेख बनाना। महीने के अंत में, परिणामों का सारांश दिया गया और विजेताओं को पुरस्कार प्राप्त हुए।

महत्व की पुष्टि करें. यदि किसी कर्मचारी की काम में रुचि कम हो गई है, तो इसका कारण जानें। उसे याद दिलाएं कि उसे सौंपे गए कार्य समग्र परिणाम का एक अभिन्न अंग हैं। उसे दिखाएँ कि वह पूरी कंपनी के लिए कितना महत्वपूर्ण है।

विकास को प्रोत्साहित करें. आगे बढ़ना हममें से अधिकांश लोगों की एक सामान्य इच्छा है। जब काम केवल व्यक्तिगत विकास में मदद करता है, तो यह कंपनी और कर्मचारी दोनों के लिए अच्छी बात है। एक पेशेवर पुस्तकालय बनाएं और लोगों को किताबें पढ़ने दें। कर्मचारियों को विशेष सेमिनारों, प्रशिक्षणों और सम्मेलनों में भेजें। कंपनी के भीतर कार्यक्रम आयोजित करें जहां कर्मचारी ज्ञान और अनुभव साझा कर सकें।

कर्मचारी योग्यता में सुधार

उद्यमियों को नियमित रूप से जिन गंभीर समस्याओं का सामना करना पड़ता है उनमें से एक योग्य कर्मचारियों की कमी है। इस स्थिति से बाहर निकलने के दो तरीके हैं: प्रतिस्पर्धियों से कर्मचारी खरीदें या उन्हें स्वयं शिक्षित और प्रशिक्षित करें। कर्मचारियों को प्रशिक्षण और "खेती" करने से ऐसे पेशेवर तैयार होंगे जो कंपनी के प्रति वफादार होंगे। अपने कर्मचारियों के कौशल में सुधार करें. नया ज्ञान नए विचार उत्पन्न करने और प्रगति बनाए रखने में मदद करेगा। इन्हीं विधियों में से एक है सतत शिक्षा की व्यवस्था।

उदाहरण के लिए, कंपनी मेंहर साल SPLAT अधिक से अधिक प्रशिक्षण आयोजित करता है जिसका उद्देश्य न केवल काम के लिए उपयोगी कौशल है, बल्कि कर्मचारियों के व्यक्तिगत विकास पर भी ध्यान केंद्रित करना है।

गलतियों पर काम करें

बैठकों और योजना सत्रों में गलतियों पर काम करें। इससे कर्मचारियों को काम के दौरान आने वाली समस्याओं को हल करना, उनके कार्यों का विश्लेषण करना, परिणामों का आकलन करना और समय पर त्रुटियों को खत्म करना सिखाने में मदद मिलेगी। इसके अलावा, सबसे आम गलतियों को आंतरिक प्रशिक्षण की सामग्री में शामिल किया जा सकता है, जिससे विभिन्न कर्मचारियों द्वारा उनकी पुनरावृत्ति को रोका जा सकता है।

कर्मचारियों के काम की निगरानी करना

भरोसा करें लेकिन जांचें. कर्मचारियों के काम की निगरानी करें. किए जा रहे कार्य की पूर्णता का आकलन करें, और आप प्रारंभिक चरण में टीम के बीच प्रेरणा में कमी की पहचान करने में सक्षम होंगे। यह विशेष रूप से महत्वपूर्ण है जब कर्मचारी सीधे ग्राहकों के साथ बातचीत करते हैं, उन्हें सेवाएं प्रदान करते हैं या सामान बेचते हैं।

कर्मचारियों के काम की गुणवत्ता की जाँच कंपनी द्वारा की जा सकती है, लेकिन ऐसी जाँच हमेशा वस्तुनिष्ठ नहीं होती है। हाल के वर्षों में, "गुप्त खरीदार" पद्धति का उपयोग करके कर्मचारियों के प्रदर्शन का मूल्यांकन करना लोकप्रिय हो गया है। किराए पर लिए गए लोग पहले से तैयार परिदृश्य के अनुसार किसी उत्पाद या सेवा को खरीदने आते हैं, जिसके बाद वे सेवा की गुणवत्ता पर एक रिपोर्ट प्रदान करते हैं। यह विधि आपको यह निर्धारित करने की अनुमति देती है कि कंपनी के कर्मचारी किस हद तक कॉर्पोरेट सेवा मानकों का अनुपालन करते हैं, कर्मचारियों को क्या प्रशिक्षित करने की आवश्यकता है, और ग्राहकों को आकर्षित करने की पद्धति में कमजोरियों की पहचान करें।

विपणन एजेंसियों से गुप्त जांच के आदेश दिए जाते हैं या वे स्वयं गुप्त खरीदारों को नियुक्त करते हैं। एक अन्य संभावना रहस्यमय खरीदारों की खोज के लिए वेब प्रौद्योगिकियों का उपयोग करना है। मिस्ट्री शॉपिंग पद्धति का पूर्ण स्वचालन प्रणाली को सरल और अधिक पारदर्शी बनाता है। आप कलाकारों से सीधे संपर्क कर सकते हैं, उन्हें उनकी रेटिंग के आधार पर चुन सकते हैं। इससे बिचौलिया समाप्त हो जाता है, जिससे अधिक कुशल बातचीत होती है।

आइए इसे संक्षेप में बताएं

कर्मचारियों के प्रदर्शन में सुधार करना कोई आसान काम नहीं है, लेकिन यह किया जा सकता है। प्रेरणा, कर्मचारी विकास और नियंत्रण पर ध्यान देकर आप अपने व्यवसाय को एक नए स्तर पर ले जा सकते हैं, मुनाफा बढ़ा सकते हैं और अपनी सपनों की टीम को एकजुट कर सकते हैं।

अधिक से अधिक कंपनियां इस सवाल से परेशान हैं कि वे अपने कर्मचारियों से अधिक कैसे प्राप्त करें और साथ ही कुछ भी न करें, और यदि वे ऐसा करते हैं, तो बहुत कम करें।

संकट ने अपना काम कर दिया है, लेकिन कंपनी कर्मियों ने वह निष्कर्ष नहीं निकाला है जिसका कंपनियां सपना देखती हैं, यानी। कर्मचारी अभी भी एक बेहतर जगह की तलाश में हैं, और कई लोगों को कोई जगह मिल भी जाती है।

कुछ कंपनियाँ व्याख्यात्मक अभियान चलाने के लिए तैयार हैं, यह समझाते हुए कभी नहीं थकतीं कि वे अब कर्मचारियों के लिए कुछ नहीं कर सकते हैं और कर्मचारियों को थोड़ा इंतजार करना चाहिए और आभारी होना चाहिए कि उन्हें कंपनी में संकट से बचने का अवसर मिला। लेकिन ज्यादातर मामलों में ये तर्क समझ में नहीं आते और विभिन्न अनुमानों और सर्वेक्षणों के अनुसार, 60 से 80% कर्मचारी कंपनी बदलने के लिए तैयार हैं।

अन्य कंपनियाँ कर्मचारियों के बीच उस लौकिक बटन को खोजने में लग गई हैं जिसे दबाया जा सकता है और कंपनी की ओर से किसी भी अतिरिक्त प्रयास के बिना, कंपनी की आवश्यकता के अनुसार और भी अधिक परिणाम प्राप्त किए जा सकते हैं। 21वीं सदी सड़क पर है, और कंपनियां इस परी कथा में विश्वास करना जारी रखती हैं।

तो आइए बात करते हैं कि कर्मचारियों की दक्षता में सुधार कैसे किया जाए। और शुरू करने से पहले, आइए कुछ मिथकों पर नजर डालें जो कंपनियां उपयोग करती हैं और जो अंततः केवल निराशा का कारण बनती हैं।

मिथक नंबर एक: आप बदले में कुछ किए बिना अपने कर्मचारियों से कुछ प्राप्त कर सकते हैं। यह संभवतः संभव है यदि आपका व्यवसाय एक बाड़ और बाधा या कुछ इसी तरह का है, और सवाल यह है कि कर्मचारी कितने समय तक बिना पैसे के, घृणित परिस्थितियों में काम करने को तैयार हैं, और परिणाम क्या होगा। सौभाग्य से, भोजन के लिए काम करने के इच्छुक बहुत से लोग नहीं हैं, इसलिए ऐसी कंपनियों की गतिविधि का क्षेत्र बहुत संकीर्ण है। जो कंपनियां यह दावा करती हैं कि उनका भविष्य बहुत अच्छा है, उनके लिए इस मिथक का पालन करना बहुत महंगा है - भारी टर्नओवर के रूप में, प्रमुख पदों सहित लगातार खाली पद, एक नियोक्ता के रूप में घृणित छवि, कंपनी के बारे में बहुत सारे चुटकुले और उपाख्यान मंचों में और सामाजिक नेटवर्क में.

दूसरा मिथक यह है कि कर्मचारी बड़ी कंपनियों में नाम के साथ काम करने का सपना देखते हैं, इसलिए कंपनी का आकार और नाम पहले से ही पर्याप्त है। दरअसल, एक कर्मचारी को भ्रम को अलविदा कहने के लिए 3-6 महीने का समय चाहिए। और यदि एक प्रसिद्ध नाम और आकार को कम से कम बाजार औसत से अधिक वेतन का समर्थन नहीं किया जाता है, तो कंपनी एक कर्मचारी को खो देगी, भले ही आज नहीं, लेकिन निश्चित रूप से कल।

मिथक तीन: एक कर्मचारी को कंपनी के लिए कुछ करना चाहिए। वास्तविकताएँ इस मिथक को बहुत जल्दी नष्ट कर देती हैं। और अगर कोई कंपनी कर्मचारियों के प्रति इस तरह का व्यवहार करती है और उनमें यह विचार भरती है कि उन्हें कूड़े के ढेर में पाए जाने, जूते, कपड़े आदि दिए जाने के लिए आभारी होना चाहिए, तो कर्मचारी इस पर बिल्कुल गलत तरीके से प्रतिक्रिया करते हैं। कंपनी चाहेगी. और यदि कंपनी के पास "बर्दाश्त" करने के लिए कुछ भी नहीं है, तो कर्मचारी बहुत जल्दी बेहतर जीवन और बेहतर कंपनी की तलाश में चला जाता है।

मिथक चार: कर्मचारियों की देखभाल की नकल की जा सकती है। यह संभव है, लेकिन बहुत कम समय के लिए. अधिकतम एक वर्ष में कर्मचारी को सब कुछ स्पष्ट हो जायेगा, बोलना और करना तो पृथ्वी के ध्रुवों जितनी दूर है। इससे न सिर्फ स्टाफ और बाजार को गुमराह किया जा सकता है, बल्कि कोई भी किसी को ज्यादा देर तक इस भ्रम में नहीं रख पाएगा. इंटरनेट, सोशल नेटवर्क, फ़ोरम और स्वयं कंपनी के कर्मचारी बहुत जल्दी दिखा देंगे कि राजा के पास कपड़े नहीं हैं... यदि कंपनी को अब और "बर्दाश्त" नहीं किया जा सकता है, तो छह महीने, एक वर्ष के भीतर, इसके भीतर प्रवास की भावना शुरू हो जाएगी .

मुझे लगता है कि ये मुख्य मिथक हैं जो कंपनियां उपयोग करती हैं, और कुछ ने इन मिथकों को एक नीति की स्थिति तक बढ़ा दिया है और हठपूर्वक इसका पालन करते हैं, इतनी दृढ़ता से कि वे कंपनियों को पतन या उस स्थिति में ले आते हैं जहां "रोगी के मरने की सबसे अधिक संभावना है।" यह स्पष्ट है कि इनमें से कोई भी मिथक परिणाम नहीं दे सकता है, और ऐसी कंपनियों में किसी भी कार्मिक दक्षता की कोई बात नहीं है।

इससे पहला निष्कर्ष यह निकलता है कि कर्मचारियों की दक्षता बढ़ाना कंपनी की ओर से कुछ प्रयासों से ही संभव है। यह एक नाव पर दो पतवारों की तरह है, केवल एक पतवार से खेने का प्रयास करें, क्या होता है... इसे और भी सरल शब्दों में कहें तो, हमारा पूरा जीवन "जैसा होता है वैसा ही होता है" कानून के अधीन है, जिसने कहा था कि एचआर ही एकमात्र क्षेत्र है जहां यह कानून लागू नहीं होता. यह आपके लिए भी मज़ेदार है और मेरे लिए भी।

दूसरा निष्कर्ष यह है कि एक कर्मचारी अपनी सभी अंतर्निहित विषमताओं, कमजोरियों, विचारों के साथ वही व्यक्ति होता है, जो सिद्धांत द्वारा निर्देशित होता है स्वार्थपरताऔर कुल मिलाकर उसे इस बात की परवाह नहीं है कि कंपनी कितने समय से अस्तित्व में है, इसे क्या कहा जाता है, कल इसने उसके लिए कितना किया और कल कितना करने का वादा किया। यदि उसके लिए काम करना आरामदायक या लाभदायक नहीं होगा तो वह उसमें काम नहीं करेगा। मुझे आपको निराश करना चाहिए, लेकिन मुझे ऐसा लगता है कि आपका कोई भी कर्मचारी कंपनी के लिए कुछ उपयोगी करने के विचार के साथ सुबह नहीं उठता है। यह आपकी समस्या नहीं है और न ही मेरा बुरा इरादा है, यह बस ऐसे ही है कि जीवन कैसे चलता है। वह अपने हितों के लिए, लेकिन कंपनी के हितों के लिए नहीं, कुछ समय के लिए इसे "बर्दाश्त" कर सकता है। और जैसा कि आप समझते हैं, शब्द "सहन" और दक्षता किसी भी तरह से एक दूसरे से जुड़े हुए नहीं हैं। इसलिए, जहां कंपनी का टर्नओवर नहीं है, लेकिन हर कोई अपने किसी न किसी कारण के आधार पर कंपनी को "बर्दाश्त" करता है, वहां कर्मचारियों की प्रभावशीलता के बारे में बात करने की कोई जरूरत नहीं है - यह सिर्फ एक भ्रम है। कई "सफल" और "अमीर" कंपनियों को देखें, उनके पास क्या है, लेकिन उनके पास एक दलदल है - महंगी, सुंदर, लेकिन शांत और बेकार।

इससे तीसरा और शायद मुख्य निष्कर्ष निकलता है - कर्मियों की दक्षता बढ़ाने के लिए कंपनी और कर्मचारी दोनों के पारस्परिक रूप से लाभकारी कार्यों की आवश्यकता होती है, लेकिन पहला कदम कंपनी के पक्ष में होता है। और कभी-कभी यह सवाल कि किसे अधिक करना चाहिए - कर्मचारी के लिए कंपनी या कंपनी के लिए कर्मचारी शाश्वत प्रश्न के समाधान में बदल जाता है - पहले कौन आया, मुर्गी या अंडा।

मुझे क्यों यकीन है कि कंपनी पहला कदम उठाएगी? क्योंकि कंपनी परिणाम में अधिक रुचि रखती है और, इसके अलावा, कंपनी एक दीर्घकालिक गठन है (मैं वास्तव में विश्वास करना चाहता हूं कि हमारे पास ऐसी कंपनियां होंगी जो सैकड़ों वर्षों तक जीवित रहेंगी)। लेकिन किसी कंपनी को केवल वही प्रयास करने चाहिए जो वह वहन कर सके। कोई भ्रम नहीं होना चाहिए, व्यवसाय तो व्यवसाय है, इसे दान में बदलने की कोई आवश्यकता नहीं है, जो आपने कमाया नहीं है उसे देने की कोई आवश्यकता नहीं है। एचआर को कंपनी के वित्त की रक्षा करनी चाहिए। कंपनी को यह सवाल नहीं पूछना चाहिए: आइए किसी भी कीमत पर अधिक भुगतान करें। प्रश्न अलग लगना चाहिए - आइए अधिक खर्च करने के लिए अधिक कमाएं, इस विचार को कंपनी के कर्मचारी स्वीकार कर सकते हैं, क्योंकि यह विचार ईमानदार है।

और एक और बात जो मुझे लगता है कि उल्लेख करने योग्य है, वह यह है कि कार्मिक दक्षता से हमारा तात्पर्य कंपनी के लिए आवश्यक परिणाम से है, और यहाँ दोनों शब्द मुख्य हैं: परिणाम और आवश्यक।

तो एक कंपनी कर्मचारियों की दक्षता में सुधार के लिए क्या कर सकती है? प्रेरित करें, काम करते समय जीवन के लिए परिस्थितियाँ बनाएँ, सम्मान करें। जटिल लगता है? आइए करीब से देखें, मुझे यकीन है कि सब कुछ बहुत सरल है।

इसलिए। उत्साह करना। मैं इस शब्द का उपयोग जानबूझकर करता हूं क्योंकि मैं एक प्रणाली के रूप में प्रेरणा के बारे में बात कर रहा हूं। मुझे वह दृष्टिकोण पसंद नहीं है जिसमें प्रेरणा को भौतिक और अमूर्त में विभाजित किया जाता है और प्रत्येक तत्व से अलग-अलग परिणाम प्राप्त करने का प्रयास किया जाता है।

प्रेरणा से मेरा क्या तात्पर्य है? बेहतर या अधिक भुगतान न करें, बल्कि जितना संभव हो सके कंपनी के नतीजों के करीब भुगतान करें, यदि कोई परिणाम नहीं आता है, तो... लेकिन यदि परिणाम आते हैं, तो कर्मचारियों को उनके लिए पुरस्कृत किया जाना चाहिए। वेतन और परिणाम के बीच संबंध के बारे में कर्मचारियों को सूचित किया जाना चाहिए और उन्हें समझाया भी जाना चाहिए। दूसरा प्रश्न, यदि आप बाजार से काफी कम भुगतान कर रहे हैं, तो समस्या को समझने का प्रयास करें, हो सकता है कि आपमें से बहुत सारे लोग हों। लाखों लोगों को ज्ञात एक रहस्य - लगभग किसी भी कंपनी की स्टाफिंग टेबल में 10-15% अतिरिक्त कर्मचारी शामिल होते हैं, जो एक असहनीय भार की तरह कंपनी को नीचे की ओर खींचता है या इसे विकसित होने से रोकता है। संकट के दौरान आपको बहुत दूर जाने की ज़रूरत नहीं है; कई कंपनियों ने अपने कर्मचारियों में से आधे तक की कटौती कर दी; सवाल यह नहीं है कि वे कैसे जीवित रहे, बल्कि सवाल यह है कि संकट के बाद वे इन सभी कर्मचारियों को वापस नहीं लाए, यहां तक ​​​​कि मात्रा कहां थी संकट-पूर्व स्तर पर लौट आए या वे और भी बड़े हो गए। इसलिए, मुझे यकीन है कि आपकी कंपनी के पास भी एक रिज़र्व है, लेकिन इसे अपने आप में अंत में बदलने और इसे बेतुकेपन की स्थिति में लाने की कोई आवश्यकता नहीं है।

यदि आप अभी तक सभी को अच्छी तरह से भुगतान नहीं कर सकते हैं, तो उन लोगों का चयन करें जो इस सबसे वांछित परिणाम को प्राप्त करने के जितना करीब हो सके और जो इन परिणामों को प्राप्त करने में सबसे सफल हैं, अभी केवल उन्हें ही प्रेरित करें। बोनस भाग के साथ काम करें, इसके आकार को कंपनी के परिणामों से जोड़ें। तदनुरूप परिणाम होगा, बोनस की तदनुरूप राशि होगी। मेरी राय में, सब कुछ उचित और समझने योग्य है। एक बार फिर, जो आपने अर्जित नहीं किया है उसे मत छोड़ें।

तथाकथित प्रमुख कर्मियों की प्रेरणा के बारे में भी सोचें। "सुनहरी संपत्ति", लेकिन साथ ही मुख्य नियम कंपनी के लिए और उसके परिणाम के लिए उपयोगिता है, और किसी भी मामले में किसी के प्रति व्यक्तिगत निष्ठा या किसी प्रकार की पूरी तरह से अस्पष्ट योग्यता (इसे समझाने के लिए तैयार रहें और, यदि कुछ होता है, अपने निर्णय का बचाव करें)।

एक अन्य महत्वपूर्ण बिंदु तथाकथित है। सामाजिक पैकेज. संकट ने कर्मचारियों की भूख को थोड़ा कम कर दिया है, लेकिन विषय अभी भी महत्वपूर्ण है; कंपनियां कर्मचारियों की लड़ाई में एक प्रभावी साधन के रूप में सामाजिक पैकेजों की "दौड़" फिर से शुरू करने वाली हैं। लेकिन दो महत्वपूर्ण बिंदु, यदि आप इसे अभी तक वहन नहीं कर सकते हैं, तो शुरू न करें, आप इसे केवल प्रमुख कर्मियों के लिए अनुमति दे सकते हैं - ऐसा करें, बस मानदंडों को स्पष्ट रूप से परिभाषित करें, प्रमुख कर्मी कौन है और क्यों, और कब (किस स्थिति में) या परिणाम) बाकी कर्मी भी इससे जुड़ सकेंगे। आप किसी कर्मचारी को उसके कार्य (कार्यालय, कार, लैपटॉप, मोबाइल फोन, आदि) करने के लिए जो प्रदान करते हैं उसे सामाजिक पैकेज न कहें। यह आवश्यक कार्य परिस्थितियाँ प्रदान कर रहा है, लेकिन इससे अधिक कुछ नहीं। और अपने कर्मचारियों से इसकी अलग समझ रखने को न कहें, ऐसा नहीं होगा।

यदि आप चाहें तो अब एक और अभौतिक प्रेरणा के बारे में। सबसे पहले, एक कर्मचारी को एक इंसान की तरह महसूस करना चाहिए। काम वेतन वाली गुलामी नहीं है, यह पैसे के लिए आपके समय की बिक्री हो सकती है, लेकिन इससे अधिक कुछ नहीं। इसलिए, कंपनी का कार्य इस प्रक्रिया के लिए ऐसी स्थितियाँ बनाना है जो दोनों पक्षों के लिए पारस्परिक रूप से लाभप्रद हों। इसलिए कंपनी अवश्य:

1. इस पद पर कर्मचारी के कार्यों और जिम्मेदारियों की सीमा को स्पष्ट रूप से परिभाषित करें; उन परिणामों को स्पष्ट रूप से परिभाषित करें जिनकी कंपनी इस स्थिति से अपेक्षा करती है; उन मानदंडों को स्पष्ट रूप से बताएं जिनके द्वारा इन परिणामों का मूल्यांकन किया जाएगा।

2. कर्मचारी को मूल्यांकन के परिणामों, कैरियर विकास के अवसरों और संभावनाओं आदि के आधार पर प्राप्त परिणामों और अपेक्षाओं पर कंपनी से "प्रतिक्रिया" प्राप्त करने का अधिकार प्रदान करें। प्रशन।

3. कर्मचारी को कंपनी के जीवन में सक्रिय रूप से भाग लेने, कंपनी के सामने आने वाली समस्याओं, संगठन और कामकाजी परिस्थितियों में सुधार पर उनकी राय जानने का अधिकार दें।

4. कर्मचारियों को कंपनी के जीवन के बारे में (विशेषकर यदि यह एक बहु-शाखा संरचना है), कंपनी की स्थिति के बारे में, कंपनी की योजनाओं के बारे में सूचित करें।

5. सफलताओं और सुझावों के लिए कर्मचारियों को धन्यवाद।

काम करते हुए जीवन के लिए परिस्थितियाँ बनाएँ। मैंने काम पर जीवन के लिए विशेष रूप से आरक्षण नहीं कराया। क्योंकि काम पर बिताया गया जीवन का हिस्सा बहुत महत्वपूर्ण होता है और काम आरामदायक होना चाहिए। जिन लोगों को ऐसा विचार घृणित और निंदनीय लगता है उन्हें आगे नहीं पढ़ना चाहिए। लेकिन मैं यहां न केवल कामकाजी परिस्थितियों के बारे में बात करना चाहता हूं, हालांकि अधिक से अधिक कंपनियां इस मुद्दे पर पर्याप्त ध्यान दे रही हैं। कुछ कंपनियाँ लोगों के लिए और लोगों के लिए अपने कार्यालय बनाती हैं ताकि वे आराम से काम कर सकें। ये कंपनियां आराम और परिणाम के बीच संबंध को पहले से ही समझती हैं।

जब मैं कार्यस्थल पर रहने की स्थिति के बारे में बात करता हूं, तो मैं चाहता हूं कि आप निम्नलिखित बातों के बारे में भी सोचें:

1. एक ऐसा क्षेत्र प्रदान करें जहां कर्मचारी एक कप चाय या कॉफी के साथ अनौपचारिक सेटिंग में बातचीत कर सकें। यह कोई रहस्य नहीं है कि कुछ कर्मचारी न केवल काम करने के लिए आते हैं, बल्कि मेलजोल बढ़ाने के लिए भी आते हैं, कुछ दुर्व्यवहार भी करते हैं, लेकिन जीवन ऐसा ही है। कार्यक्षेत्र के बाहर इस तरह का ज़ोन व्यवस्थित करके कंपनी एक पत्थर से कई शिकार करती है। यह कुछ कर्मचारियों की कार्य प्रक्रिया को बाधित किए बिना संवाद करने की आवश्यकता को पूरा करता है, और इसके अलावा, ऐसे अनौपचारिक माहौल में ही कई दिलचस्प विचारों का जन्म हुआ। इसलिए, कुछ कंपनियां ऐसे क्षेत्र में एक लेखन बोर्ड लगाती हैं।

2. मैं कंपनियों द्वारा अपने कर्मचारियों के डेस्क पर तस्वीरें और उनके प्रिय अन्य वस्तुओं और स्मृति चिह्नों को रखने पर प्रतिबंध को समझ नहीं पा रहा हूं। यदि आप किसी तरह स्मृति चिन्हों से सहमत हो सकते हैं, तो मैं परिवार की तस्वीरों से स्पष्ट रूप से असहमत हूं। कई कर्मचारियों के लिए, अपने परिवार का भरण-पोषण करना मुख्य कारणों में से एक है, और कभी-कभी एकमात्र कारण जिसके लिए वे काम को "सहन" करने के इच्छुक होते हैं। कंपनी की आवश्यकता हो सकती है कि व्यक्तिगत जीवन कार्यालय के बाहर रहे, लेकिन, सबसे पहले, कंपनी इस पर नियंत्रण नहीं कर पाएगी, और दूसरी बात, कर्मचारी, कार्यालय की दहलीज पार कर चुका है, पति या पत्नी नहीं रह गया है; माता या पिता. किसी कर्मचारी के जीवन में परिवार के स्थान के बारे में लड़ना बेकार है। इसके विपरीत, कंपनी को पता होना चाहिए कि कर्मचारी कैसे रहता है, उसके परिवार के सदस्यों की सफलताओं को साझा करें, लेकिन कठिन समय में उसका समर्थन भी करें। एक कर्मचारी के लिए रिश्तेदार बहुत महत्वपूर्ण होते हैं। मुझे लगता है कि आधुनिक कंपनियां इसे पहले ही समझ चुकी हैं, यही कारण है कि आप प्रेस में अक्सर पढ़ते हैं कि कैसे एक कंपनी बच्चों को काम पर लाने की अनुमति देती है; कुछ कंपनियां पालतू जानवरों को लाने की अनुमति देती हैं। कंपनी को नतीजे चाहिए और वे इस नतीजे के लिए कुछ रियायतें देने और लचीलापन दिखाने को तैयार हैं।

3. अपने कर्मचारियों के जीवन को एक अग्रणी शिविर में न बदलें बड़ी राशिबेतुके, बेकार अनुष्ठान. अगर आपको लगता है कि किसी कर्मचारी को इसे सहना चाहिए, तो मैंने इस बारे में यहां पहले ही लिखा है। सभी अनुष्ठान उपयोगी, विचारशील और अत्यधिक नहीं होने चाहिए। आप स्वयं परिणाम चाहते हैं, इसलिए छोटी-छोटी बातों पर अपने कर्मचारियों का ध्यान न भटकाएँ।

4. परिणाम की मांग करें, लेकिन कार्य दिवस के दौरान कर्मचारी क्या करता है, उस पर नियंत्रण न रखें। कोई परिणाम नहीं है, इसे प्राप्त करने का प्रयास करें या अलविदा कहें। बेहतर होगा कि इस समय को स्पष्ट लक्ष्य निर्धारण पर खर्च करें। यदि आपको अपने कर्मचारियों पर भरोसा नहीं है, तो आप सभी के एक साथ काम करने का क्या मतलब है? यदि आपको बचपन में नियंत्रित किया गया था या जब आपने काम करना शुरू किया था, तो यह समझने का समय है कि यह बेकार है और इस दुष्चक्र को आपके साथ समाप्त होने दें।

5. अपने कर्मचारियों के कामकाजी समय को ओवरटाइम से, मूर्खतापूर्ण तरीके से बाहर बैठे रहने से, "अनन्त" अप्रत्याशित घटना से बचाएं; सफलताओं और अन्य चीजों से जो केवल पावर ग्रिड पर भार डालती हैं और इंटरनेट और टेलीफोन की लागत में वृद्धि करती हैं। मैं एक बार फिर दोहराता हूं, परिणाम की मांग करें, घंटों या रिपोर्ट की नहीं कि आप इस परिणाम को प्राप्त करने की योजना कैसे बनाते हैं। कंपनी के लिए न तो घड़ी और न ही रिपोर्ट किसी काम की है। यदि आप सोचते हैं कि केवल आप ही जानते हैं कि एक कर्मचारी को कार्य दिवस के अंत और अगले कार्य दिवस की शुरुआत के बीच का समय कैसे व्यतीत करना चाहिए, तो मैं आपको निराश करूंगा; आपके कर्मचारी इसे बेहतर जानते हैं।

6. जुर्माने और दंड का दुरुपयोग न करें। यदि आप सोचते हैं कि कोई अन्य रास्ता नहीं है, तो सोचें, मुझे ऐसा लगता है कि परिणाम किसी अन्य सकारात्मक तरीके से प्राप्त किया जा सकता है। यदि आपको कंपनी से डरने की ज़रूरत है, तो इस बारे में सोचें कि आपको क्यों डरना चाहिए, हो सकता है कि आपको कंपनी का सम्मान और महत्व चाहिए, अन्यथा यह पूरी तरह से अलग बात है।

अंतिम लेकिन महत्वपूर्ण बात, अपने कर्मचारियों का सम्मान करें और उनके प्रति निष्पक्ष रहें। यह सब इस बात पर निर्भर करता है कि आप उनके प्रति कितने ईमानदार हैं, आप उनके काम का कितना सम्मान करते हैं और उन्हें कितना महत्व देते हैं, आप उनके समय और स्वास्थ्य को कितना महत्व देते हैं। आपका लक्ष्य एक ऐसी कंपनी बनाना है जिसे कर्मचारी महत्व दें। क्या आप दीर्घकालिक संबंध बनाना चाहते हैं या आप इसे कल तक के लिए टाल देंगे। आपके लक्ष्य क्या हैं, आप किस तरह के कर्मियों को आकर्षित करते हैं, यहां कोई चमत्कार नहीं है। लेकिन अगर कोई कंपनी अपने कर्मचारियों के प्रति ईमानदार है, तो बदले में कर्मचारी भी ईमानदार होंगे। और रिश्तों में ईमानदारी पहले से ही कंपनी के लिए आवश्यक परिणाम प्राप्त करने की कुंजी है।

जैसा कि आप देख सकते हैं, एक कंपनी परिणाम के लिए बहुत कुछ कर सकती है, और ऐसा करने के बाद, कंपनी को किसी कर्मचारी से परिणाम मांगने का अधिकार है, लेकिन वास्तव में, कर्मचारी स्वयं परिणाम देगा, क्योंकि ऐसी स्थितियों में वह ऐसा नहीं कर सकता है अन्यथा हो. और आपको किसी बटन की तलाश करने की आवश्यकता नहीं है, लेकिन यदि आप वास्तव में इसे चाहते हैं, तो आप इसे घर पर ढूंढ सकते हैं।

• प्रेरणा, प्रोत्साहन, पारिश्रमिक, केपीआई, लाभ और मुआवजा