ماتریس آیزنهاور: هدف گذاری سریع و کنترل امور جاری

عصر بخیر، خوانندگان وبلاگ تصمیم شما!

در این مقاله می‌خواهم در مورد مشکل فهرست کارهای پربار صحبت کنم که تقریباً هر فرد مدرنی با آن مواجه می‌شود. چگونه نشان داده می شود؟ این واقعیت که ما برنامه ریزی می کنیم تا انواع کارهای مختلف را در طول روز یا در طول هفته انجام دهیم و در پایان این دوره متوجه می شویم که زمانی برای انجام کاری نداشته ایم.

چرا اینطور است؟ چرا ما غرق شده ایم و زمانی برای انجام آنچه برنامه ریزی کرده ایم نداریم؟

اغلب این به این دلیل است که برنامه ریزی ما غیر واقعی است. ما لیست وظایف خود را بیش از حد بارگذاری می کنیم، چیزی باید از آن حذف شود، اما این سوال پیش می آید که "اگر فقط موارد ضروری را وارد کنیم، چگونه می توانیم چیزی را از آن حذف کنیم؟"

تکنیک‌های اولویت‌بندی خاص می‌توانند به ما کمک کنند تا مشخص کنیم چه کارهایی را ابتدا باید انجام دهیم، چه کارهایی را می‌توانیم به تأخیر بیندازیم و چه کارهایی را اصلاً انجام ندهیم.

یکی از ساده ترین و موثرترین تکنیک های اولویت بندی، ماتریس آیزنهاور است. این ایده متعلق به دوایت آیزنهاور رئیس جمهور ایالات متحده است. او پس از آن که استیون کاوی در کتاب خود با عنوان 7 عادت افراد بسیار مؤثر درباره او نوشت، به شهرت رسید.

مشغول بودن نوعی تنبلی، تنبلی اندیشی و اقدام بی رویه است.
تیم فریس

ماتریس آیزنهاور بر اساس آن است که بر اساس آن 20٪ تلاش ما 80٪ از نتیجه را می دهد. آیزنهاور در این اصل پیشرفت کرد.

ماتریس آیزنهاور مربعی است که توسط دو محور متقاطع به 4 بخش یا ربع تقسیم می شود.
محور عمودی "اهمیت" و محور افقی "فوریت" است.
بنابراین، ما 4 بخش دریافت می کنیم:
بخش A - "فوری و مهم"
بخش B - "فوری نیست، اما مهم"
بخش C - "فوری، اما مهم نیست"
بخش D - "فوری نیست، مهم نیست"

بخش A: مهم، فوری

کارهایی را که ابتدا باید انجام شوند ترکیب می کند. آنها تأخیر را تحمل نمی کنند، برای انجام فردا - خیلی دیر خواهد بود. ظاهر منظم چنین چیزهایی در لیست وظایف ما معمولاً نتیجه برنامه ریزی ضعیف، بی نظمی، تعلل و غیره است. برنامه ریزی ایده آل یک موقعیت ربع A خالی است.

نمونه هایی از موارد ربع الف:

• پرداخت وام
• یک ویزیت برنامه ریزی نشده به پزشک زمانی که چیزی از قبل خیلی درد دارد
• برای تعمیر نشتی لوله با یک لوله کش تماس بگیرید
• تعمیر لپ تاپ

بخش B: مهم، نه فوری

این بخش مواردی را گرد هم می آورد که مستقیماً بر اثربخشی شخصی شما تأثیر می گذارد. تفاوت اصلی این موارد با مواردی که در ربع A هستند، عدم فوریت است. این به شما امکان می دهد تا با عمد بیشتری به حل چنین مشکلاتی نزدیک شوید که به شما امکان می دهد به نتایج و کارایی بیشتر برسید. وظایف ربع B اساساً باید لیست کارهای روزانه ما را تشکیل دهند. همچنین لازم است به یاد داشته باشید که امور بخش B در صورت عدم توجه و زمان به موقع می تواند به بخش A برسد.

نمونه هایی از موارد ربع B:

• آموزش، آموزش پیشرفته، دوره ها و سمینارها، آموزش ها
• گزارش برنامه ریزی شده
• ورزش ها
• استراحت با کیفیت
• مراجعه برنامه ریزی شده به پزشک (معاینه پزشکی، معاینات پیشگیرانه)

بخش C: مهم نیست، فوری

کارهایی که شما را به هدف نزدیک نمی کند، اما باید آنها را انجام دهید. اشتباه اصلی هنگام کار با ماتریس این است که امور بخش A و C را اشتباه نگیرید، در غیر این صورت وضعیتی پیش می آید که مانند سنجاب در چرخ می چرخید، اما کارهای انجام شده شما را به هدف مورد نظر نزدیک نمی کند. هدف، و وظایف مهم حل نشده باقی می ماند.

نمونه هایی از موارد بخش C:

• چک ایمیل
• تماس های جاری
• جلسات
• کارهای خانه (نظافت منزل)
• جلسات تحمیل شده توسط کسی

بخش D: مهم نیست، فوری نیست

این بخش مواردی را جمع آوری می کند که وقت ما را تلف می کند، اصلاً برای ما سودی ندارد. به عبارت دیگر، زمان تلف شده است. اما این وظایف برای ما بسیار جذاب هستند، انجام آن ها آسان است، به ما اجازه می دهد زمان خوبی داشته باشیم و استراحت کنیم. بنابراین، مقاومت در برابر آنها بسیار دشوار است، اما انجام آن ضروری است.

• در شبکه های اجتماعی بنشینید
• تماشای تلویزیون
• چت کردن با همکاران

چگونه یک ماتریس می تواند در عمل مفید باشد؟ دو روش ممکن برای استفاده از ماتریس آیزنهاور وجود دارد:

1. برای برنامه ریزی
   اغلب ما هر کاری فوری انجام می دهیم، اما کارهای بی اهمیت و کارهای مهم و غیر فوری بیشتر و بیشتر به تعویق می افتد. اگر شروع به برنامه ریزی زمان و وظایف خود بر اساس ماتریس آیزنهاور کنیم، می توانیم زمان بیشتری را صرف کارهای مهمی کنیم که ما را به هدف نزدیک می کند و کارهایی را که زمان، تلاش، انرژی می گیرند و به ندرت به هدف منتهی می شوند حذف کنیم. نحوه استفاده از ماتریس برای برنامه ریزی را در این مقاله زیر بخوانید.
2. برای ارزیابی اثربخشی شما
   ماتریس آیزنهاور به وضوح نشان می دهد که چه وظایفی را انجام می دهید. چنین تحلیلی را می توان در پایان هفته یا ماه انجام داد. مرور منظم وظایفی که در یک دوره معین به آنها مشغول بوده اید، اثربخشی شخصی شما را افزایش می دهد.

چه شکلی است؟

1. وظایفی که در طول روز انجام داده اید را روی یک برگه بنویسید.
2. کار انجام شده را با ذکر زمان صرف شده به چهار بخش تقسیم کنید.
3. نحوه توزیع زمان و تعداد کارها بر اساس بخش ها را محاسبه کنید.
4. تفسیر نتیجه:
   بخش A
   اگر بخش A رشد کرده است، پس شما کنترل زندگی خود را ندارید. شما درگیر برنامه ریزی استراتژیک نیستید، نمی دانید چگونه بار را بین کارمندان تقسیم کنید و مسئولیت ها را محول کنید.
   بخش B
   اگر بخش B بیش از همه پر از تجارت است، پس شما زمان کافی را برای دستیابی به اهداف خود اختصاص می دهید، می دانید چگونه روی چیز اصلی تمرکز کنید.
   بخش C
   افزایش در امور بخش C نشان دهنده عدم هدف و برنامه شماست. وقت خود را برای کارهای بی اهمیت تلف می کنید.
   بخش D
   این سوال پیش می‌آید که «برای چه چیزی به شما دستمزد می‌دهند؟» و در سطح شخصی، وقت خود را تلف می‌کنید.

مشکل اصلی در استفاده از ماتریس آیزنهاور، دشواری در تعیین اهمیت یک کار است. ما اغلب فکر می کنیم که همه وظایف مهم هستند. چگونه می توان اهمیت واقعی کار را تعیین کرد. چگونه وظایف واقعا مهم را از همه وظایف برجسته کنیم؟

اینجاست که "روش فرانکلین" به کار می آید: مهم این است که چه چیزی با اهداف اصلی زندگی من مطابقت دارد.

ایده اصلی این است که قبل از اولویت بندی، باید اهداف خود را برای یک دوره مشخص به وضوح مشخص کنید.
پس از آن، ماتریس آیزنهاور را با قرار دادن اهداف خود در مرکز آن تکمیل خواهیم کرد. چه اتفاقی دارد می افتد؟ اکنون ارزیابی اهمیت همه وظایف برای روز نسبت به هدف انجام می شود.

اهمیت کار با پاسخ به 3 سوال مشخص می شود:

1. اگر امروز این کار را نکنم چه اتفاقی می افتد؟
2. آیا کسی می تواند آن را برای من انجام دهد؟
3. آیا این وظیفه برای رسیدن به هدف مهم است؟

به عنوان مثال، هدف شما این است که "تمام وام ها و بدهی ها را ظرف یک سال پرداخت کنید." ما اهمیت هر وظیفه ماتریس را دقیقاً از این موقعیت ارزیابی می کنیم که آیا به رسیدن به هدف کمک می کند یا خیر.

پیاده سازی عملی. الگوریتم اعمال ماتریس برای برنامه ریزی روزانه

1. اهداف را تعریف کنید. ببینید آیا اهداف شما مطابقت دارند یا خیر. از لیست اهداف خود، 1-3 هدف را انتخاب کنید که برای این دوره اولویت بیشتری دارند. این اهداف هستند که چراغ راه شما خواهند بود، که باید هنگام طبقه بندی وظایف بر اساس بخش ها روی آنها تمرکز کنید.
2. نوشتن (روز، هفته، ماه). متخصصان مدیریت زمان به شما توصیه می کنند که برای تعطیلات خود نیز برنامه ریزی کنید.
3. ویران کن.
4. ارزیابی اولویت. تقسیم وظایف بر اساس بخش ها، تعیین اهمیت کار بر اساس اهداف تعیین شده. یک ورق را به 4 ربع رسم کنید و ماتریس را با وظایف پر کنید. اگر فکر ترسیم ربع هر روز به شما الهام نمی‌شود، می‌توانید اولویت‌ها را با حروف A، B، C و D مشخص کنید. ما در مقابل هر کار علامت‌هایی را در لیست شما قرار می‌دهیم.
   سه رنگ چراغ راهنمایی را می توان برای اولویت ها استفاده کرد: قرمز (ربع A)، سبز (ربع B) و زرد (ربع C).
5. انجام وظایف محوله:

• ابتدا امور مهم و فوری انجام می شود. روز باید اینگونه شروع شود.
• پس از آن، ما به موضوعات مهم، اما نه فوری می رویم. بیشتر وقت و توجه ما باید معطوف به امور این بخش باشد.
• فقط پس از آن به بقیه موارد.

قبل از شروع هر کاری، ابتدا این سوال را از خود بپرسید: "من باید این کار را انجام دهم؟"، "آیا شخص دیگری می تواند این کار را انجام دهد؟".
وظایف ربع C، به عنوان یک قاعده، دارای ماهیت معمولی است، که شما را به سمت هدف خود نمی برد، توصیه می شود که به آنها تفویض شود یا اصلاً انجام نشوند.

6. نظارت بر اجرای طرح
در این مرحله اجرای طرح برنامه ریزی شده را تحلیل کنید. در هر ربع ماتریس محاسبه کنید که چه تعداد کار در روز تکمیل می شود و چه مقدار زمان برای اجرای آنها صرف می شود. به عملکرد خود امتیاز دهید

هرچه زمان بیشتری را به وظایف ربع B اختصاص دهید، مؤثرتر می شوید و سریعتر به اهداف خود می رسید.

کارهای ناتمام را به لیست روز بعد منتقل کنید. اگر یک کار را بیش از سه بار به تعویق انداخته اید، به این فکر کنید که آیا اصلاً باید انجام شود یا خیر. این احتمال وجود دارد که بدون آن خوب باشید! چنین وظایفی را از لیست حذف کنید یا فوراً آن را انجام دهید.

همانطور که می بینید، ماتریس آیزنهاور یک ابزار کار ساده است که برنامه ریزی را تسهیل می کند و به نظارت و تجزیه و تحلیل فعالیت های شما کمک می کند. ایمیل خود را در فرم انتهای مقاله بگذارید و قالب برنامه ریزی روزانه ماتریس آیزنهاور را دانلود کنید. این الگو در دو قالب ایجاد می شود: در صفحه گسترده اکسل و به عنوان یک الگوی یادداشت برای Evernote.

برای افزودن یک یادداشت با یک الگو به حساب Evernote خود، باید روی یادداشت موجود در حساب Evernote خود کلیک راست کرده و از منوی کشویی «Copy to Notebook» را انتخاب کنید. سپس دفترچه یادداشت خود را انتخاب کرده و روی «کپی» کلیک کنید. اکنون می توانید هر تغییری در قالب ایجاد کنید.
اگر از ماتریس زیاد استفاده می کنید، الگوی یادداشت را به یک میانبر تبدیل کنید! این کار جستجوی یادداشت را سرعت می بخشد و در وقت شما صرفه جویی می کند!
حتما اولویت ها را در سیستم مدیریت پرونده خود بگنجانید!

هنگامی که یاد بگیرید چگونه وظایف را به درستی در ماتریس آیزنهاور توزیع کنید، زمان اضافی قابل توجهی خواهید داشت و مهمتر از همه، به سرعت به هدف خود خواهید رسید.

هر روز خود را با معنا پر کنید و خواهد شد تصمیم خود را!

6 نوامبر 2016

با درود! آیا تا به حال خود را سرزنش کرده اید که در طول روز موفق به انجام کارهای توهین آمیز شده اید؟ آیا دائماً مشغول بودید، اما واقعاً مسائل مهم و فوری به آرامی برای فردا "خزش" داشتند؟

من به شخصه مرتب با این مشکل مواجه بودم. تا غروب، او مانند یک سگ خسته بود، اما در واقع کوه هایی از کارهای ناتمام وجود داشت، در آشپزخانه به هم ریخته بود و آپارتمان به موقع پرداخت نمی شد.
من به شدت عصبانی بودم، اما به دلایلی اغلب اوقات وقت خود را برای مزخرفات تلف می کردم و همه کارهای مهم را با عجله و در آخرین لحظه (و به عنوان یک قاعده، اواخر شب) به پایان می رساندم.

کل این آشفتگی برای مدتی طولانی ادامه داشت. تا اینکه شروع به استفاده از یک ابزار ساده، راحت و بصری کردم. به نظر من این یکی از موثرترین راه ها برای پاکسازی ذهن یک بار برای همیشه است. و در نهایت کارها را مرتب کنید.

با ماتریس آیزنهاور به عنوان یک ابزار اولویت بندی آشنا شوید.

ماتریکس توسط سی و چهارمین رئیس جمهور ایالات متحده، دوایت دیوید آیزنهاور (او از سال 1953 تا 1961 به عنوان رئیس جمهور خدمت کرد) اختراع شد.

این سیاستمدار یک طرح جهانی ایجاد کرد که به او کمک کرد تا دسته ای از وظایف روزانه را طبقه بندی و مرتب کند. من فکر می کنم رئیس جمهور ایالات متحده تعداد زیادی از آنها را داشت. در یک لحظه خوب، آیزنهاور نتیجه‌گیری متناقضی کرد:

چیزهای فوری به ندرت مهم هستند و چیزهای مهم فوری هستند

به هر حال، ماتریس آیزنهاور توسط استفن کاوی محبوب من در کتاب به شدت توصیه شده است. "روی چیزهای اصلی تمرکز کنید". توصیه میکنم دانلود کنید و مطالعه کنید.

ماهیت ماتریس آیزنهاور

مشکل اکثر افراد مدرن ناتوانی در اولویت بندی هنگام برنامه ریزی است. ترجیح می دهیم ابتدا کاری را که دوست داریم انجام دهیم و کارهای ناخوشایند اما مهم را برای بعد بگذاریم. در نتیجه فشار زمان، استرس و ... نشانگان.

تکنیک رئیس جمهور فوراً همه چیز را "در قفسه ها" قرار می دهد.

به نظر می رسد چهار ربع با دو محور. به صورت عمودی، ماتریس بر اساس فوریت ("فوری" و "غیر فوری")، به صورت عمودی - بر اساس اهمیت ("مهم" و "غیر مهم") تقسیم می شود.
در عین حال، نویسنده نظریه به مواردی که نمی توان آن را به تعویق انداخت، به «فوری» اشاره می کند. و به "مهم" - وظایفی که به حل آنها یک زندگی کامل، موفق و عاطفی بستگی دارد. و همانطور که تجربه من نشان می دهد، تمام زندگی روزمره را می توان به یکی از ربع ها نسبت داد.

ربع الف. مسائل مهم و فوری

برنامه ریزی صحیح همیشه این کادر را خالی می گذارد. موارد ثبت شده در بخش A نشانه بی نظمی و اولویت بندی نادرست است. "مهم و فوری" فورس ماژور، مشکل زمانی و کار اضطراری است.

نمونه ای از موارد از بخش A:

• جمع کردن موضوع در آخرین شب قبل از امتحان
• تماس لوله کش به دلیل ترکیدگی لوله
• تماس فوری با مشتری که پول را به جزئیات اشتباه ارسال کرده است
• دندان درد حاد و مراجعه فوری به دندانپزشک

علاوه بر این، بسیاری از این لیست می توانست اجتناب شود. هر روز یک هفته قبل از امتحان کمی انباشته کردن را شروع کنید. یا هر شش ماه یکبار برای معاینه پیشگیرانه به دندانپزشک مراجعه کنید. موافقید؟

ربع B. مهم اما فوری نیست

اولویت ترین و امیدوار کننده ترین وظایف در بخش B وارد می شود - این با ارزش ترین مربع ما است. در حالت ایده‌آل، فهرست «کارها» برای آن روز باید شامل چنین مواردی باشد. از نظر آماری، کسانی که روی ربع B تمرکز می کنند بهترین نتایج را کسب می کنند و در عین حال زندگی غنی و شادی دارند.

عدم وجود عامل فوریت، حل عمدی و سازنده مشکلات را ممکن می سازد. اما ارزش استراحت را دارد - و بسیاری از منطقه B به سرعت به بخش A "خزش" می کند.

نمونه ای از وظایف بخش B:

• قبوض آب و برق را پر کنید
• خرید مواد غذایی برای یک هفته
• گزارش سفر بنویسید
• برای تمرین به باشگاه بروید
• یک قرار ملاقات با دندانپزشک رزرو کنید
• برای پاس به گاراژ عکس بگیرید

ربع ج. وظایف فوری اما نه مهم

90 درصد از این گونه موارد حواس را از دستیابی به اهداف مهم دور می کند، کارایی را کاهش می دهد و تمرکز را مختل می کند. اما شما هنوز هم باید آنها را بسازید (یا نه - این به شما بستگی دارد).

نمونه ای از وظایف بخش C:

• تولدت مبارک به یکی از اقوام دور و بسیار پرحرف
• به گردهمایی فارغ التحصیلان بروید (نمی خواهید بروید، اما رد کردن آن ناخوشایند است)
• به درخواست یکی از همکاران، فوراً اوراق را به آن طرف شهر ببرید

محتوای بخش C یا نباید اصلاً انجام شود، یا بعد از اینکه وظایف لیست B به طور کامل انجام شد، با آنها ادامه دهید.

ربع د. امور غیر فوری و غیر مهم

در D فقط باید چیزی وجود داشته باشد که بر کیفیت زندگی ما تأثیری نداشته باشد. آیا قبلا حدس زده اید که در مورد چه چیزی صحبت می کنیم؟ خوب، البته، در مورد "وقت خواران": بازی های رایانه ای، خواندن نظرات در شبکه های اجتماعی، صحبت کردن "در مورد هیچ" با تلفن، خرید بی هدف، حل جدول کلمات متقاطع. وظایف منطقه D فقط باید پس از خالی شدن همه دسته های دیگر تکمیل شود!

1. روز خود را با یادآوری هدف بلندمدت اصلی خود شروع کنید. این چیزی شبیه یک فانوس دریایی است که هنگام پر کردن ماتریس آیزنهاور باید در آن حرکت کنید. به عنوان مثال، هدف "در پنج سال" است. و هر مورد در ماتریس را از این موقعیت ارزیابی کنید: "انجام این کار به من کمک می کند تا به هدفم برسم یا نه؟"
2. اگر ایده ترسیم مربع های هر روز را دوست ندارید، می توانید فقط A، B، C و D را در دفتر خاطرات خود بنویسید.
3. تمام کارهای فعلی را دقیقاً به ترتیبی که در بالا ذکر شده است انجام دهید: A، B، C و D. تنها در این صورت است که برای همه چیز به موقع خواهید بود و از "انسداد" و "کار عملی" اجتناب خواهید کرد. با رویکرد درست، حتی زمانی برای مزخرفات از ربع D وجود خواهد داشت
4. از موارد بخش چهارم برای استراحت در روند کار استفاده نکنید! تمرین نشان می دهد که شبکه های اجتماعی و "بازی های تیراندازی" به طور جدی حواس پرتی را پرت می کنند و به شما اجازه نمی دهند کاملاً آرام شوید.

یک نکته مهم در مورد ماتریس آیزنهاور برای من مناسب نبود: نمی دانستم چگونه وظایف مربوط به حوزه های مختلف را اولویت بندی کنم. همه چیز با کار کم و بیش روشن است (اگرچه تفاوت های ظریفی نیز وجود دارد). اما پس از همه، زندگی محدود به "استثمارهای کارگری" نیست: سلامتی، رشد شخصی، خانواده و ارتباط با دوستان نیز وجود دارد.

به طور خلاصه، مشکل من را می توان به صورت زیر فرموله کرد: "کدام مهمتر است - یادگیری 10 کلمه جدید انگلیسی یا انجام 10 تمرین برای مطبوعات؟".

برای خودم مشکل را به صورت زیر حل کردم. او تمام زمینه های مهم زندگی را از جمله کار، سلامت، توسعه شخصی، ارتباطات، امور اقتصادی را مشخص کرد. شما می توانید چیز دیگری را به این لیست اضافه کنید: مراقبت از خود (برای دختران)، مطالعه (برای دانش آموزان) یا تمرینات معنوی (برای طرفداران باطنی).

فقط باید اطمینان حاصل شود که موارد از هر منطقه به ماتریس وارد می شود.

بخش B من به این صورت است:

• قسمت دوم پروژه را برای مشتری نهایی کنید ("کار")
• 3 کیلومتر در استخر ("سلامت")
• 2 درس ویدیویی انگلیسی تجاری (توسعه شخصی) را کامل کنید
• خرید مواد غذایی و پختن شام ("هوزدلا")
• با یک همکلاسی سابق آشنا شوید که برای یک روز به شهر آمد ("ارتباطات"). به هر حال، این مورد را می توان با خیال راحت در بخش C "روشن، اما مهم نیست" قرار داد

و چه چیزی را به بخش D نسبت می دهم؟ به عنوان مثال، سریال مورد علاقه خود را تماشا کنید یا با دوستان خود در یک بار ورزشی آبجو میل کنید.

واضح است که این یک مثال بسیار ساده است و تعداد نقاط در بخش B بسیار بیشتر است. اما این رویکرد به شما امکان می دهد زندگی کاملی داشته باشید و برای روزها "در محل کار نسوختید". روی خودم تست شده!

آیا از ماتریس برای برنامه ریزی امور جاری استفاده می کنید؟ در به روز رسانی ها مشترک شوید و فراموش نکنید که پیوندهای پست های جدید را با دوستان خود در شبکه های اجتماعی به اشتراک بگذارید!

در جریان بی پایان فعالیت های روزمره، به راحتی می توانید گیج شوید، زیرا هر روز تعداد آنها بیشتر و بیشتر می شود. کار ناتمام دیروز تبدیل به امروز می شود و آنچه امروز وقت انجام آن را نداشتیم به طور خودکار به فردا منتقل می شود. در نتیجه، چیزهای زیادی می توانند جمع شوند که بعداً نمی توانید متوجه شوید: چه کاری انجام شده است، چه چیزی در حال انجام است و چه چیز دیگری فقط در بال ها منتظر است.

چنین موقعیت هایی یا جزئیاتی اغلب در افرادی رخ می دهد که به روند برنامه ریزی فعالیت های خود توجه کافی ندارند. طبیعتاً مهارت‌ها در مدرسه آموزش داده نمی‌شوند و بسیاری از والدین و سایر افرادی که به عنوان مربی در روند رشد ما عمل می‌کنند، اغلب واقعاً نمی‌دانند چگونه فعالیت‌های خود را خودشان برنامه‌ریزی کنند، اگرچه این اصلاً دشوار نیست. فقط آنطور که باید توجه نمی شود.

با این حال، امروزه بسیاری از تکنیک های برنامه ریزی عالی وجود دارد که به شما امکان می دهد یاد بگیرید چگونه از منابع زمانی خود به طور منطقی استفاده کنید و حداکثر سود را از این فرآیند برای خود استخراج کنید. اما در این مقاله ما تمام این تکنیک ها را در نظر نخواهیم گرفت، بلکه تنها یک مثال را ارائه خواهیم داد که با سادگی و کارایی آن متمایز است. این تکنیک "ماتریس آیزنهاور" نامیده می شود.

ماتریس آیزنهاور یکی از محبوب‌ترین ابزارهای مدیریت زمان است که توسط افراد زیادی در سراسر جهان از کارمندان عادی و مدیران میانی گرفته تا مدیران عامل شرکت‌های بزرگ و شرکت‌های مشهور جهان استفاده می‌شود. بنیانگذار این ماتریس، سی و چهارمین رئیس جمهور ایالات متحده، دوایت دیوید آیزنهاور است. همانطور که ممکن است حدس بزنید، این مرد بسیار پرمشغله بود و مجبور بود بسیاری از کارهای مربوط به فعالیت های خود را انجام دهد. به همین دلیل مشغول بهینه سازی برنامه کاری و لیست کارهای خود بود. نتیجه تحقیقات او ماتریسی بود که در نظر داریم.

معنای ماتریس آیزنهاور عمدتاً این است که یاد بگیرید چگونه همه وظایف خود را به درستی توزیع کنید، بین مهم و فوری تمایز قائل شوید، نه فوری از کم اهمیت ترین، و همچنین کاهش زمان حداکثر برای انجام هر کسب و کاری که نمی دهد. هر نتیجه قابل توجهی بیایید در مورد نحوه عملکرد همه اینها در عمل صحبت کنیم.

ماهیت ماتریس آیزنهاور

ماتریس آیزنهاور از چهار ربع تشکیل شده است که اساس آن دو محور است - این محور اهمیت (عمودی) و محور فوریت (افقی) است. در نتیجه، معلوم می شود که هر ربع در شاخص های کیفی خود متفاوت است. تمام وظایف و موارد در هر یک از ربع ها ثبت می شود که به لطف آن یک تصویر بسیار واضح و عینی از آنچه ابتدا باید انجام شود، آنچه که باید انجام شود و آنچه که اصلاً نباید انجام شود، شکل می گیرد. همه اینها بسیار ساده است، اما در هر صورت ارائه چند توضیح اضافی نخواهد بود.

ربع الف: امور مهم و فوری

با برنامه ریزی ایده آل، این ربع ماتریس باید خالی بماند، زیرا ظهور موارد مهم و فوری نشانگر بی نظمی و فرض انسداد است. این قسمت از برنامه به دلیل تنبلی ذاتی و اولویت بندی نادرست برای بسیاری از افراد پر می شود. به طور طبیعی، گاهی اوقات چنین مواردی ممکن است در هر فردی ظاهر شود، اما اگر این اتفاق روزانه رخ می دهد، وقت آن است که به آن توجه کنید.

بنابراین از بروز موارد در ربع A باید اجتناب شود. و برای این فقط لازم است نکات ربع های باقی مانده را به موقع انجام دهید. اما اگر چیزی هنوز ارزش ورود به ربع اول را دارد، پس این:

• مواردی که شکست آنها بر دستیابی به اهداف تأثیر منفی می گذارد
• کارهایی که در صورت عدم انجام آنها ممکن است باعث سختی و دردسر شود
• موارد مرتبط با سلامت

همچنین مهم است که به یاد داشته باشید که چیزی به نام "توکیل" وجود دارد. این بدان معناست که وقتی در ربع A شما مواردی وجود دارد که می توان آنها را به شخصی محول کرد، قطعاً باید از این فرصت برای حل هر چه سریعتر سایر موارد مهم و فوری استفاده کرد.

ربع B: مهم اما فوری نیست

ربع دوم سزاوار بیشترین توجه است زیرا اموری که در آن است، اولویت و امیدوارکننده‌ترین امور است و کارهای روزمره هر فردی باید از آن‌ها باشد. مشاهده شده است که افرادی که عمدتاً درگیر امور این ربع هستند بیشترین موفقیت را در زندگی کسب می کنند، ترفیع می یابند، درآمد بیشتری کسب می کنند، اوقات فراغت کافی دارند و زندگی شاد و رضایت بخشی دارند.

همچنین به این واقعیت توجه کنید که فقدان فوریت به شما امکان می دهد به طور آگاهانه و سازنده تر به حل هر مشکلی نزدیک شوید و این به نوبه خود به فرد امکان می دهد پتانسیل خود را به طور کامل آشکار کند و به طور مستقل در تمام تفاوت های ظریف خود فکر کند. فعالیت کند و چارچوب زمانی امور خود را مدیریت کند. اما در اینجا، از جمله موارد دیگر، باید به خاطر داشته باشید که کارهایی که در ربع B قرار دارند، اگر به موقع انجام نشوند، به راحتی می توانند در ربع A قرار بگیرند و حتی مهم تر شوند و نیاز به تکمیل سریع دارند.

متخصصان باتجربه مدیریت زمان توصیه می کنند در ربع B کلیه امور جاری مربوط به فعالیت اصلی، برنامه ریزی و تحلیل کار، آموزش و رعایت برنامه بهینه و. آن ها هر چیزی که روال روزانه ما را تشکیل می دهد.

ربع ج: فوری اما مهم نیست

فعالیت هایی که در این ربع قرار دارند در بیشتر موارد حواس پرت کننده هستند و فرد را به نتایج مورد نظر نزدیک نمی کنند. اغلب آنها فقط مانع تمرکز روی کارهای واقعا مهم می شوند و کارایی را کاهش می دهند. نکته اصلی هنگام کار با ماتریس این است که مسائل فوری از ربع C را با موارد فوری از ربع A اشتباه نگیرید. در غیر این صورت، سردرگمی ایجاد می شود و آنچه ابتدا باید انجام شود در پس زمینه باقی می ماند. همیشه خودتان را به خاطر بسپارید و یاد بگیرید که مهم را از فرعی تشخیص دهید.

چیزهایی در ربع C عبارتند از، برای مثال، جلسات یا مذاکرات تحمیل شده توسط شخصی از بیرون، جشن تولد افراد نه چندان نزدیک، کارهای ناگهانی در اطراف خانه، حذف عوامل حواس پرتی که حیاتی نیستند اما نیاز به توجه دارند (شکستن گلدان، مایکروویو یک اجاق گاز را شکست، یک لامپ سوخت، و غیره)، و همچنین انواع چیزهای دیگر که شما را به جلو نمی برد، بلکه فقط سرعت شما را کاهش می دهد.

ربع D: فوری یا مهم نیست

وظایف مربوط به ربع آخر هیچ سودی ندارد. در بسیاری از موارد، نه تنها در آخر با آنها برخورد کنید، بلکه اصلاً با آنها برخورد نکنید. اگرچه قطعاً باید در مورد آنها بدانید، زیرا. آنها وقت تلف می کنند.

یکی دیگر از ویژگی های کیس های این گروه نیز جالب است: آنها برای بسیاری از افراد بسیار جذاب هستند - اجرای این موارد آسان است و لذت می بخشد، به شما امکان می دهد استراحت کنید و اوقات خوبی داشته باشید. بنابراین، مقاومت در برابر وسوسه تمرین با آنها می تواند کاملاً مشکل ساز باشد. اما انجام این کار کاملا ضروری است.

در ربع D، می‌توانید مواردی مانند صحبت کردن تلفنی با دوستان در مورد چیزهای بی‌اهمیت، مکاتبات غیرضروری یا گذراندن وقت در شبکه‌های اجتماعی، تماشای برنامه‌های تلویزیونی و برنامه‌های تلویزیونی «گیج‌کننده» مختلف، بازی‌های رایانه‌ای و غیره را ضبط کنید. البته، هر فردی باید به طور دوره ای استراحت کند و به نوعی خود را سرگرم کند، اما راه های جالب و توسعه بیشتری برای این کار وجود دارد: مطالعه، بازدید از باشگاه ها و استخرهای شنا، سفر به طبیعت و غیره. اگر نمی‌توانید یا نمی‌خواهید کاملاً خود را از شر انجام کارها از ربع D خلاص کنید، باید اجرای آنها را حداقل تا زمانی که موارد مربوط به ربع B و C تکمیل می‌شوند، به تعویق بیندازید. اختصاص خواهد یافت به امور ربع D باید به حداقل برسد. در اینجا ضرب المثل معروف برای همه مناسب خواهد بود: "علت زمان است، سرگرمی یک ساعت است."

به محض اینکه بر ماتریس آیزنهاور تسلط پیدا کردید و یاد گرفتید که چگونه امور خود را به درستی در آن توزیع کنید، متوجه خواهید شد که زمان آزاد بسیار زیادی دارید، همه چیز را به موقع و بدون عجله انجام می دهید، همه امور شما مرتب است. ، اهداف یکی پس از دیگری به دست می آیند و شما خودتان تقریبا همیشه در خلق و خوی خوب و روحیه شاد هستید. همه چیز در مورد سازماندهی و تمرکز است. احتمالاً خود شما هر از گاهی متوجه می شوید که افراد بی نظم همیشه در چرخه برخی از امور نامفهوم هستند ، آنها همیشه مشغول یک چیز احمقانه هستند ، اما "بسیار مهم" ، خسته و آزرده به نظر می رسند. بسیاری از ویژگی های متمایز را می توان ذکر کرد. اما این مهم نیست، بلکه این واقعیت است که اگر من و شما نمی خواهیم نتایج مشابهی داشته باشیم، پس باید متفاوت عمل کنیم. یعنی، ما باید سازماندهی شده باشیم، به وضوح بفهمیم که چه کاری و چه زمانی باید انجام دهیم، و چرا این همه کار را انجام می دهیم. و ماتریس آیزنهاور برای این کار عالی است.

برای شما آرزوی موفقیت و تسلط بر مهارت جدید خود داریم!

ماتریس آیزنهاور راهی برای برنامه ریزی صحیح زمان و تلاش شماست که گسترده ترین کاربرد را در سراسر جهان متمدن پیدا کرده است. بر این اساس است که در جدول معینی که به صورت خاص تعیین شده است، موارد لازم برای اجرا درج می شود. آنها ممکن است به حوزه حرفه ای، خانوادگی یا اقتصادی مربوط باشند. هنگام مطالعه آنها در این زمینه، مشخص می شود که در وهله اول باید به چه چیزی توجه کنید.

ماتریس آیزنهاور، به عنوان ابزاری برای تعیین اولویت های زندگی، برای یک فرد مدرن بسیار مهم است. از آنجایی که او کارهای مهم زیادی برای انجام دادن در واحد زمان کوتاه دارد، باید بتواند به درستی تعیین کند که کدام یک از آنها باید در وهله اول انجام شود.

ماهیت روش اولویت بندی

از همان ابتدا، همه وظایف برای یک فرد برابر است و تنها مطالعه آنها با استفاده از ماتریس آیزنهاور به ما امکان می دهد تا مهمترین آنها را شناسایی کنیم. چنین برنامه زمانی مهم است تا زمان را برای کارهای غیر فوری تلف نکنید. این همان چیزی است که باعث می شود موفق تر و موفق تر شوید.

اگر به اصل استفاده از جدول تسلط کامل داشته باشید، مسئله فواصل بین کارهایی که در طول روز ایجاد می شود خود به خود حل می شود.

اگر تعداد زیادی از موارد در محل کار به وجود می آید که باید تقریباً به طور همزمان حل شوند، پس ارزش یادگیری استفاده از این روش را به کمال دارد. اگر آنچه رئیس می‌خواهد، نیاز مشتریان و اجزای مالی در قسمت‌های ویژه میز توزیع شود، مدیر هرگز استرس را تجربه نخواهد کرد.

اصل ماتریس آیزنهاور این امکان را فراهم می کند که برنامه کاری خود را به گونه ای تنظیم کنید که امور و دستورالعمل های مقامات با هم تداخل نداشته باشند. همه مشکلات بسته به اهمیت واقعی آنها برای خود شخص و برای عامل زمان توزیع می شوند. بنابراین برای هر کدام یک سلول مخصوص در نظر گرفته شده است.

نمودار شامل چهار بخش است که توسط دو محور اهمیت و فوریت محدود شده است. تمام وظایف لازم در آنها وارد شده و با استفاده از ابزارهای موجود تجزیه و تحلیل می شوند. این روش ساده است، زیرا در این منظر بسیار روشن می شود که کدام اولویت ها در اولویت هستند.

اهداف اصلی ایجاد ماتریس عبارت بودند از:

• انتخاب اصلی؛
• تعیین اهداف زندگی؛
• کاهش زمان برای کارهای غیر ضروری؛
• برنامه ریزی برنامه کاری خود؛
• توزیع پرونده ها بر اساس فوریت آنها؛
• تثبیت روی اصلی؛
• توانایی جدا کردن اصلی از ثانویه؛
• رعایت مهلت مقرر؛
• انضباط؛
• صرفه جویی در زمان؛
• عدم عجله؛
• منطقی کردن روزتان؛
• اجرای طرح و غیره

ماتریس شامل چهار مربع است که داده ها در آن وارد می شوند. قرار است برخی از مشاغل، وظایف یا اهداف بلندمدت را انجام دهد. به اجزاء تقسیم می شود: آ، که شامل وظایف مهم و فوری است. بشامل موارد بسیار مهم است، اما فوری نیست، مشروط به تاخیر. بابه چیزهای فوری اشاره دارد، اما نه خیلی مهم. اصولاً می توان آنها را نادیده گرفت. Dاهدافی را در نظر می گیرد که نه مهم هستند و نه فوری. آنها واقعاً اصلاً مورد نیاز نیستند.

البته نباید از اوقات فراغت غافل شد تا از انبوهی از کارها فاصله بگیرد. اما همچنین باید توزیع شود تا به یک سرگرمی دلپذیر تبدیل شود و نه به تنش عصبی. اگر اولویت ها به درستی توزیع شود، فرصتی برای پیاده روی و خرید و ارتباط با عزیزان و رویدادهای فرهنگی فراهم می شود.

اصل کلی ساختار ماتریس آیزنهاور

برای شروع، ارزش دارد که یک مورد خاص را انتخاب کنید و سعی کنید آن را به گونه ای تجزیه و تحلیل کنید که دقیقاً با ستون خاصی از جدول مطابقت داشته باشد.

این می تواند هر چیزی باشد:

• مراجعه به دندانپزشک؛
• ورزش ها؛
• روش های زیبایی؛
• پختن یک غذای لذیذ؛
• تاریخ؛
• آموزش یا ملاقات با مافوق؛
• آموزش موسیقی برای کودک
• ارتباط با کودکان؛
• نقاشی یا رقص و غیره

توصیه می شود همه اجزای اصلی را در بخش های مناسب به گونه ای تنظیم کنید که همه آنها در برنامه ها باقی بمانند، اما در اولویت بندی جای خود را بگیرند. بر این اساس، می توانید تلاش خود را در اجرای آنها تقسیم کنید.

اگر همه چیز را با جزئیات بیشتری در نظر بگیریم، چنین گزینه ای به دست می آید.

1 - الف. زمانی پر می شود که موارد کمتر مهم قبلاً در مناطق دیگر وارد شده باشد. چنین ستونی باید شامل مهمترین وظایف حرفه ای باشد. اجرای عجولانه اهدافی که اگر عامل زمان در نظر گرفته نشود محقق نخواهد شد. اهداف اساسی؛ که اجزای حیاتی را به خطر می اندازد. مشکلاتی که وضعیت سلامتی خود یا شخص دیگری را تهدید می کند.

2 - ب. این شامل کارهای روزمره می شود. اگر آنها برآورده نشوند، عملکرد کلی به طور قابل توجهی کاهش می یابد. علاوه بر این، مشکلات جدی ممکن است ایجاد شود، در نتیجه تمام امور دیگر باید به تعویق بیفتد. ابتدا اهداف مهم و به دنبال آن موارد فوری تکمیل می شوند. آنها به سلامت، وظایف حرفه ای و نیازهای مالی مربوط می شوند.

3 - سی. در چنین حوزه ای با آنچه ارزش انجام فوری دارد، مناسب است، اما نه لزوماً در حال حاضر. اگر اجرای چنین طرح هایی برای مدتی به تعویق بیفتد، حتی ممکن است شرایط بهبود یابد یا داده های اضافی مشخص شود. در حال حاضر، اهداف مهم و فوری تری وجود دارد. اگر آنها نادیده گرفته شوند، همه چیز دیگر از قبل اهمیت کمی خواهد داشت.

4-D. این مربع، مانند A، همان چیزی است که پس از پر کردن سلول های دیگر باقی می ماند. در اینجا چیزهای نه چندان مهمی وارد شده است که عموماً مجاز به انجام یا اجرای آخر نیستند. اگر آنها را از همان ابتدا در نظر بگیرید، ازدحام مشکلات فوری وجود خواهد داشت.

کاربرد ماتریس آیزنهاور در زندگی

برای درک دقیق نحوه استفاده از ماتریس، باید اجزای اصلی زندگی انسان را تجزیه و تحلیل کرد.

1. امور حرفه ایآنها در فوری ترین و مهم ترین اهداف گنجانده شده اند. به طور طبیعی، آنها در جعبه A قرار می گیرند. لازم است در نظر بگیرید که آیا چیزی می تواند در حال حاضر مهم تر شود، به عنوان مثال، مراقبت اضطراری به کسی. اگر نه، ابتدا اعدام می شوند. اینها شامل وظایف اصلی است که نمی توان آنها را به بعد موکول کرد، زیرا چنین غفلتی می تواند منجر به عواقب منفی شود. اگر میل به انجام همه کارها وجود دارد، ابتدا باید تمام اجزا را در این مربع خاص بسازید. باید تقریباً به طور کامل با وظایف کار پر شود. با این وجود، آنها با یکدیگر همپوشانی ندارند، اما به ترتیب زمانی دقیق از موارد واقعاً مهمی که فعالیت های شرکت به دستورات غیر فوری مقامات وابسته است، مرتب شده اند.
2. روابط خانوادگی.وارد شده در ب چنین چیزی بسیار مهم است، اما تا زمانی که کار انجام نشود، انجام آن ضروری نیست. علاوه بر این، مشخص نیست که چقدر زمان می تواند طول بکشد. بنابراین، چنین اولویت های مهمی باید اندکی در زمان جابجا شوند. با این حال، نمی توان آنها را نادیده گرفت. زندگی شخصی یکی از مهم ترین عرصه های وجودی انسان است. بنابراین، بهتر است کاری را که کمتر فوری است به بعد موکول کنید، اما سعی کنید با همسرتان زبان مشترک پیدا کنید. خلق و خوی بهبود یافته به شما این امکان را می دهد که خیلی سریعتر و کارآمدتر با مسائل دیگر کنار بیایید.
3. خانه داری.باید در بند ج وارد شود، چنین کارهایی توسط شوهر، فرزندان یا مادرشوهر انجام می شود. مطمئناً این کار ارزشمندی است، اما به سختی می توان برای آن وقت گذاشت و از هر چیز دیگری غافل شد. خودتان می توانید این کار را انجام دهید، اما آخرش. اگر مطلقاً چیزی برای خوردن در خانه وجود ندارد ، بستگان به کافه می روند یا خودشان چیزی می پزند. بهتر است چنین چیزهایی را از قبل برنامه ریزی کنید یا در موارد شدید آنها را به کلی کنار بگذارید. در این صورت، آنها از اهداف واقعاً فوری منحرف می شوند و اگر در وهله اول قرار گیرند، به مانع بزرگی تبدیل می شوند. آنها نه تنها زمان زیادی را می گیرند، بلکه شما را عصبی می کنند و دائماً از این روند دور می شوند. ظرافت پخته شده با توبیخ رهبر یا نزاع سنگین با عزیزان به پایان می رسد. علاوه بر این، یک زن در معرض خطر شکستگی ناشی از افزایش استرس قرار دارد. بنابراین موارد این دسته باید قابلیت برنامه ریزی بسیار واضح را داشته باشند.
4. دوستی ها جسورانه در D وارد می شوند. اگر نتوانید با یک دوست تلفنی چت کنید، اتفاق بدی نمی افتد. همچنین برای چیزهای واقعا مهم زمان می گذارد. لازم نیست فکر کنیم که اینها مسائل مطلقاً غیر فوری و بی اهمیت هستند. اگر در زمان مناسب انجام شوند می توانند سود و حتی لذت زیادی داشته باشند. دوستی بسیار ارزشمند است، اما نباید برای کار یا خانواده مضر باشد.

با استفاده از ماتریس آیزنهاور، همیشه می توانید زمان داشته باشید تا همه چیز را به موقع انجام دهید.

در سراسر جهان به عنوان ابزار اصلی برای تعیین اولویت ها استفاده می شود. در مدیریت و در هنر و در زندگی خانوادگی و در مسائل بهداشتی استفاده می شود. برنامه به شما امکان می دهد دوره های زمانی را به قدری دقیق توزیع کنید که برای همه امور فوری زمان وجود داشته باشد و فرد تا پایان روز خسته و خسته به نظر نرسد.

اگر تمام مربع های ماتریس آیزنهاور را به درستی پر کنید، نه تنها می توانید ذخیره کنید تعداد زیادی ازقدرت، بلکه برای تبدیل شدن به یک فرد کاملاً موفق، چیزی را برای بعد باقی نگذاشته و برنامه های ناامیدکننده ای را به همراه نخواهد داشت.

این روش به شما این امکان را می دهد که زندگی خود را به گونه ای تقسیم کنید که جایی برای استرس و برنامه های ناکام باقی نماند. این فرصتی را برای شناسایی همه موارد ضروری به منظور آزاد کردن زمان برای مسائل کمتر فوری فراهم می کند.

ماتریس آیزنهاور(ماتریس اولویت) یکی از معروف ترین ابزارها برای مدیریت زمان شماست. این توسط دوایت آیزنهاور، سی و چهارمین رئیس جمهور ایالات متحده اختراع شد. رئیس دولت بودن یک تجارت پر دردسر است، چنین فردی همیشه بسیار شلوغ است، زیرا. کار او ترکیبی از عملکردهای مختلف است. در طول روز، او باید زمان داشته باشد تا بسیاری از کارها را دوباره انجام دهد.

بنابراین آیزنهاور شروع به آزمایش ابزارهای مختلف مدیریت زمان کرد. او می خواست موثرترین چیزی را پیدا کند. اما هرگز کسی را پیدا نکرد که او را راضی کند. از این رو در نهایت ساز خود را ساخت که بعدها نام خود را گرفت.

مهارت های سازمانی آیزنهاور همیشه و همه جا مورد قدردانی قرار می گرفت. و کاملا مستحق اکنون ماتریس آیزنهاور یکی از ماتریس ها در نظر گرفته می شود موثرترینبودجه برای برنامه ریزی کوتاه مدت

این ابزار فوق العاده بدون شک برای هر فرد مدرن مفید خواهد بود. امروزه همه باید بتوانند زمان خود را مدیریت کنند. بالاخره زندگی ما با عجله و هیاهو می گذرد. اما، با وجود تلاش های عظیم، به ندرت کسی از نتایج فعالیت های خود راضی باشد.

روز به روز افراد بیشتری از کمبود وقت شکایت دارند. اگرچه به همه ما هر روز به همان تعداد دقیقه داده می شود. با این حال، کسی موفق می شود همه چیز را انجام دهد، و کسی بی خیال وقت خود را صرف چیزهای بی فایده می کند. ماتریس آیزنهاور به شما کمک می کند زمان خود را به درستی سازماندهی کنید و در نتیجه کارایی خود را به طور چشمگیری افزایش دهید.

چه اتفاقی افتاده است
ماتریس آیزنهاور

ماتریس آیزنهاور برای برنامه ریزی برای مدت زمان کوتاه (یک یا چند روز) استفاده می شود. این یک روش موثر برای پردازش لیست کارهایی است که شخص قصد دارد در این دوره انجام دهد. به عنوان یک قاعده، مردم آنقدر فهرست های طولانی تهیه می کنند که به طور پیشینی غیرممکن است که همه موارد را از آنها دوباره انجام دهیم.

در نتیجه ناتمام انباشته می شوند و. و این خطرناک است، زیرا. ناقص بودن نه تنها حرکت به سمت هدف را کند می کند، بلکه به طور کلی می تواند به توسعه بیشتر زندگی آسیب برساند. از این گذشته ، احتمال اتلاف نیرو و انرژی روی چیزی وجود دارد که شخص اصلاً به آن احتیاج ندارد.

ماتریس آیزنهاور به شما این امکان را می‌دهد تا با دسته‌بندی این وظایف، به سرعت و کارآمد با فهرست کارهایی که باید انجام دهید کنار بیایید. در نتیجه، شخص به وضوح همه چیزهای مهم را می بیند، همچنین چیزهایی که اصلاً ارزش توجه او را ندارند.

ماتریس آیزنهاور از 4 فیلد (ربع) تشکیل شده است - یکی برای هر دسته از موارد. دسته بندی ها توسط اصل فوریت و اهمیت: مهم - مهم نیست، فوری - نه فوری. شکل زیر نحوه توزیع این ربع ها را نشان می دهد.

فقط مواردی که معیارهای این ربع را دارند از فهرست کلی موارد وارد هر ربع می شوند.

شرح ربع ها
ماتریس ها آیزنهاور

برای درک نحوه کار با ماتریس آیزنهاور، اول از همه، باید ربع های آن را درک کنید - چه چیزی را در آنجا قرار دهید. همانطور که گفتم، ما فقط مواردی را در نظر می گیریم که قصد دارید در طول روز یا مدت کوتاهی تکمیل کنید.

ربع 1.
موارد ضروری و مهم

بزرگترین و مهمترین راز ماتریس آیزنهاور این است که ربع اول همیشه باید خالی بماند . فقط در این مورد می توانیم بگوییم که یک فرد می داند چگونه زمان خود را به طور موثر اختصاص دهد و می داند چگونه به خوبی برنامه ریزی کند.

اگر مواردی وجود دارد که باید در ربع اول وارد شوند، این بدان معنی است که مشاغل عجولانه در زندگی یک فرد وجود دارد. برنامه ریزی درست بلد نیست و عادت دارد همه چیز را به آخرین لحظه موکول کند. او فقط زمانی پرونده را در دست می گیرد که تمام مهلت ها به پایان برسد.

بنابراین، اگر برای کارآمد بودن تلاش می‌کنید، اول از همه، باید تمام دلایلی را که در کار سازنده شما اختلال ایجاد می‌کنند، بیابید. من می توانم شما را ناامید کنم که می تواند تعداد زیادی از این دلایل وجود داشته باشد، از ناتوانی در برنامه ریزی و پایان دادن به تعلل.

طبیعتاً ابتدا باید تمام این موانع برداشته شود. در غیر این صورت اصلاً ارزش صحبت از کارایی را ندارد.

با این حال، گاهی اوقات ممکن است موارد پیش بینی نشده ای وجود داشته باشد که باید در ربع اول آورده شود. اما مراقب باشید. به یاد داشته باشید که دو معیار اصلی برای انتخاب این موارد وجود دارد:

1. 1. ناکامی در تکمیل کار، تهدید به عقب نشینی در دستیابی به هدف است.
   2. عدم انجام کار می تواند منجر به مشکل شود - سلامت ضعیف (با دندان درد)، جریمه نقدی (در صورت عدم پرداخت وام)، آبگرفتگی (در صورت نشت لوله) و غیره.

البته بهتر است از قبل به این موضوع فکر کنید و از چنین موقعیت هایی به کلی اجتناب کنید. همیشه جلوگیری از مشکلات احتمالی بسیار ساده تر از حذف عواقب آن است. فکر کنید و همه چیز را به موقع انجام دهید. خوب، اگر موارد از این ربع نیازی به مشارکت مستقیم شما ندارد، باید به طور کلی به کسی تفویض شود.

ربع 2.
موارد مهم و نه چندان فوری

آیزنهاور رسیدگی به پرونده های این ربع را مهمترین آنها می دانست. اگر شخصی کاری را به موقع در اینجا قرار دهد و به طور مداوم آن را اجرا کند، می تواند به اندازه ای که لازم است برای این کار وقت بگذارد.

علاوه بر این، او می تواند بدون عجله، سر و صدا کار کند و بعداً از پیامدهای مضر مختلف رنج نبرد. بنابراین، یک معاینه پیشگیرانه در دندانپزشک از دندان درد غیر منتظره محافظت می کند و کار به موقع روی گزارش شما را از پردازش شبانه نجات می دهد.

در این گروه از وظایف، گنجاندن مواردی که در نظر گرفته شده اند، ضروری است رسیدن به اهداف خود.

اینها چیزهایی هستند که باید روی آنها تمرکز کنید. حداکثر توجه و اینجاست که باید تمام توان خود را به کار بگیرید. برای اجرای هدفمند و روشمند امور این ربع تضمین بازدهی بیشتر در آینده است.

باید در لیست کارهای ربع دوم باشد باید روشن شودرشد شخصی، خودسازی، وظایف مراقبت های بهداشتی. به هر حال، این پایه و اساس هر موفقیتی است. این همچنین باید شامل وظایف تجزیه و تحلیل اقدامات آنها و همچنین توسعه برنامه های جدید و تجزیه و تحلیل فرصت ها و چشم اندازهای جدید باشد.

عدم وجود بار فوریت به شما امکان می دهد وظایف محول شده را با بالاترین کیفیت انجام دهید. اما فراموش نکنید که هنوز باید ضرب الاجل ها را رعایت کنید. و انجام دیرهنگام این وظایف می تواند آنها را به ربع اول منتقل کند. و این نتیجه ای است که باید مراقب آن بود.

ربع 3.
موارد فوری و غیر مهم.

موارد در این ربع قرار می گیرد که مداخله کردنبه طور موثر کار کنند، زیرا نیاز به توجه فوری دارند ما باید در این گونه مسائل دقت ویژه ای داشته باشیم. اغلب آنها با وظایف ربع اول اشتباه گرفته می شوند. اما همه چیز فوری مهم نیست. معیار اصلیبرای تشخیص فوری و مهم - آیا این مورد شما را به هدف نزدیک می کند یا خیر. ربع سوم شامل وظایفی است که هیچ ارتباطی با هدف شما ندارند.

بنابراین، باید همیشه آنها را به وضوح به یاد آورد و روی آنها متمرکز بود. ساده ترین کار این است که همیشه توصیف آنها جلوی چشمان شما باشد.

بسیاری از کارهای خانه در ربع سوم قرار می گیرند، مانند تعمیر کفش در پایان فصل، کمک به همسایه در جابجایی اثاثیه، و تماس های تلفنی بی اهمیت. مواردی که قبلاً برنامه ریزی نشده بودند، ممکن است در اینجا ظاهر شوند، مانند نوعی جلسه فوری. اما به عنوان مثال، تعمیر کامپیوتر می تواند هم مهم باشد (اگر روی آن کار می کنید یا در وبلاگ کار می کنید) و هم بی اهمیت (اگر فقط برای بازی از آن استفاده می کنید).

بنابراین، اهمیت و فوریت را با هم اشتباه نگیرید. به دلایلی، اکثر مردم به طور خودکار شروع به مهم در نظر گرفتن مسائل فوری می کنند. در نتیجه تنش و مشکل زمانی در زندگی آنها به وجود می آید و روزشان پر از آشفتگی می شود.

آشفتگی همیشه از هدف دور می شود. بنیانگذار مدیریت، فردریک تیلور، زمانی گفت که اگر همه چیز به آرامی و بدون هیاهو انجام شود، می توان سازماندهی امور را خوب ارزیابی کرد.

به عنوان یک قاعده، امور مربوط به ربع سوم فقط از آنچه که هدف شماست و آنچه واقعاً به آن نیاز دارید منحرف می کند. آنها فقط وقت خوردن. بنابراین، بهتر است سعی کنید توجه به چنین موضوعاتی پراکنده نشود. برای درک اینکه مهم است یا نه بسیار ساده است - فقط از خود بپرسید " اگر این کار را نکنم چه اتفاقی می افتد؟“.

ربع 4.
امور غیر مهم و غیر فوری.

این شامل همه کارهایی می شود که تقریباً هر روز انجام می دهیم، اما ربطی به کار ما ندارد: تماشای تلویزیون، مکالمات تلفنی خالی، بازی های رایانه ای، بازدید از انجمن ها، شبکه های اجتماعی و غیره. اینها معمولاً چیزهای خوشایندی هستند، اما اصلاً اجباری نیستند.

این موارد را آیزنهاور واقعی نامید وقت تلف کن هاکه باعث کاهش بهره وری در روز می شود.

آیا واقعاً حیف نیست که کسی 203 ساعت را صرف آن کند؟ اما این بیش از یک هفته از زندگی ماست. و از این زمان می توان بهره وری بیشتری استفاده کرد.

شما به سادگی نمی توانید چنین کارهایی را انجام دهید یا فقط زمانی که وقت آزاد دارید می توانید انجام دهید. در صف عمومی پرونده های شما، آنها باید در انتهای آن باشند. و فراموش نکنید که زمانی را که برای چنین فعالیت هایی اختصاص می دهید به شدت محدود کنید.

برخی ممکن است بگویند که چنین فعالیت هایی به او کمک می کند تا آرام شود. اما به سختی می توان آن را یک استراحت خوب نامید. چنین فعالیت هایی نه تنها بی فایده هستند، بلکه مضر هستند. استراحت با کیفیت بهتر

پس اتلاف کنندگان وقت خود را پیدا کنید و به آنها رسیدگی کنید کنترل سختگیرانه.

اتفاقاً بسیاری از کارهای روتین از ربع چهارم ممکن و ضروری است. در هر خانواده ای، می توانید مسئولیت ها را تقسیم کنید تا به خود فشار نیاورید و همه چیز را با آرامش انجام دهید.

دو مزیت بزرگ
ماتریس های آیزنهاور

این ماتریس تبدیل به یک دستیار ضروری برای کسانی خواهد شد که می خواهند کارایی کار خود را بهبود بخشند.

اولا، حتی توزیع ساده موارد به ربع به خودی خود به وضوح نشان می دهد که چه چیزی برای شما مرتبط است و چه چیزی نیست.

اغلب ما عادت داریم روی اتوماسیون کار کنیم. و اگر زمانی چیزی در لیست ما نوشته شده بود، باید انجام شود. اگر این مورد دیگر مرتبط نباشد چه؟ معلوم می شود که ما کار را به خاطر خود کار انجام می دهیم.

با وجدان آسوده می توان تمام موارد بی ربط را حذف کرد. شما حتی متوجه عواقب غیبت آنها نخواهید شد. حتی اگر شروع به انجام برخی از آنها کرده باشید و آن را به پایان نرسانید، به همین راحتی می توانید آن را فراموش کنید.

دوما، ماتریس به شما یاد می دهد که درست برنامه ریزی کنید.

وقتی فردی به سادگی فهرست کارهایی را برای خود تهیه می کند، تخمین میزان کاری که انجام می دهد برای او اغلب بسیار دشوار است. اینگونه است که نه تنها لیست ها، بلکه برگه های طولانی به وجود می آیند. وظایف انجام نشده روز به روز انجام می شود و آن را تکمیل می کند. که دوباره ظاهر می شود.

هر چه بود، اما محدودیت فیزیکی صرفاً برای اینکه چقدر می توانید در روز انجام دهید وجود دارد. اما چنین محدودیت ساده ای اغلب به سادگی تشخیص داده نمی شود. کار با ماتریس آگاهی را افزایش می دهد و به شما امکان می دهد به سمت برنامه ریزی دقیق تر حرکت کنید.

آزمون ارزیابی
بهره وری شما

برای بسیاری از مردم ارزیابی توانایی خود در سازماندهی فرآیند کار دشوار است. و این طبیعی است. مهارت های لازم از بدو تولد به ما داده نمی شود. آنها باید توسط خودتان توسعه داده شوند. اما برای این کار باید بدانید چه مهارت هایی ندارید. سپس پیدا کردن تکنیک هایی که به توسعه کیفیت های مورد نظر کمک می کند آسان تر خواهد بود.

یک تست عالی "آیا می دانید چگونه کار خود را سازماندهی کنید" به شما در این امر کمک می کند. این بروشور 8 صفحه ای است که در آن علاوه بر تست، کلیدهایی برای رمزگشایی آن و همچنین توضیح نتایج بدست آمده آورده شده است.

این تست به شما این امکان را می دهد که بهتر بفهمید چه چیزی مانع موفقیت شما می شود، چه چیزی را باید تغییر دهید و برای این کار چه چیزی را در خود ایجاد کنید. او

• نشان خواهد داد که چگونه می توانید به طور موثر برای حل وظایف عمل کنید.
• به شما کمک می کند تا مشخص کنید برای رسیدن به نتایج بهتر چه کاری باید انجام دهید.

این تست اشتراک افزار است. به عنوان هدیه برگشتی برای حمایت پولی این سایت آماده کردم. همیشه از من می پرسند که چگونه می توانم از کارم تشکر کنم. فقط منو با یه فنجان قهوه پذیرایی کن من او را بسیار دوست دارم و بسیار لذت می برم. و من متقابلا با این تست از شما تشکر خواهم کرد.

برای دریافت این آزمون وارد شوید 100 روبل.به کیف پول Yandex یا WebMoney. ساکنان اوکراین در وب مانی می توانند hryvnia را واریز کنند ( 50 UAH ).

شماره های کیف پول:

وب مانی R213267026024 (روبل)
U136906760978 (hryvnia)

کیف پول Yandex 410011224648992

هنگام فهرست کردن در یادداشت ها، خود را مشخص کنید نام خانوادگی و نام.

بعد از آن:

1. برای من در فرم بازخورد بنویسید (بخش تماس ها)، دسته! مسائل مالی».
2. مشخص کنید که پول را از کجا و از کجا منتقل کرده اید.
3. آزمون از طریق ایمیلی که در فرم بازخورد مشخص می کنید برای شما ارسال می شود.

در این مرحله، فعلاً بحث خود را در مورد ماتریس آیزنهاور قطع می کنیم. پیشنهاد می‌کنم در مورد این اطلاعات با دقت فکر کنید و سعی کنید از آن برای دسته‌بندی موارد خود در این دسته‌ها استفاده کنید. و در قسمت دوم مقاله قبلا با نحوه کار با این ماتریس با جزئیات بیشتری آشنا می شویم.