برنامه ریزی موثر زمان کار در شرکت. برنامه ریزی زمان کار - چکیده

در دوران کاری خود بارها و بارها با مدیرانی مواجه شده ام که دارای یک توانایی مهم هستند. این توانایی انجام بسیاری از کارها در طول روز، با اولویت بندی صحیح و بدون تجربه استرس است. چنین شخصی را نمی توان به سادگی غرق کردار کرد. مهم نیست که در حال حاضر چند پروژه در حال اجرا است، او به سرعت، آرام و به درستی وظایف را اولویت بندی می کند، گروه بندی می کند و شروع به انجام آنها یک به یک می کند. من در مورد آن بسیار فکر کردم، با همکاران صحبت کردم و متوجه شدم که در بیشتر موارد این توانایی ذاتی نیست، بلکه اکتسابی است.

وقتی در دبیرستان بودم، عموی محبوبم به من توصیه خوبی کرد: "پیگیری کارهایی که در طول روز انجام می‌دهی را دنبال کن و در پایان خلاصه کن." دایی برای سازمان بین المللی کار کار می کرد و می دانست چه می گوید. من هنوز هم از او به خاطر توصیه‌هایش و از خودم برای پیروی از این توصیه‌ها سپاسگزارم. وقتی از مدرسه فارغ التحصیل شدم، برنامه مشخصی داشتم، بیشتر وظایف و کارهای هر روزم از قبل برنامه ریزی شده بود و این باعث اعتراض و ناراحتی من نشد.

بعدها این قانون را تا آخر عمرم حفظ کردم. برنامه ها و وظایف تغییر کرد و عادت به انجام چندین کار مختلف در طول روز قوی تر شد و به همراه آن کارایی و اثربخشی کار من بیشتر شد. به هر حال، اگر در مورد آن فکر کنید، خستگی زیاد، بی‌تفاوتی، بهره‌وری پایین در بیشتر موارد نتیجه بینش ما نسبت به خود، کارمان و در آخر، عدم عادت به برنامه‌ریزی و اولویت‌بندی است. احتمالاً برای برخی از کارگران خلاق و متخصصان با مشخصات محدود، این یک ایراد قابل توجه نیست، اما بدون توانایی برنامه ریزی فعالیت ها، اولویت بندی و وظایف گروهی نمی تواند یک مدیر خوب باشد.

بنابراین اگر به برنامه ریزی در مدرسه یا دانشگاه عادت نکرده اید، بهتر است این کار را در اسرع وقت انجام دهید. ابتدا، دریابید که واقعاً در طول روز چه کاری انجام می دهید. فقط هر نیم ساعت از آنچه که این زمان را به آن اختصاص داده اید یادداشت کنید. وقتی یادداشت های هفتگی خود را مرور می کنید، از اینکه چقدر زمان صرف فعالیت ها و کارهای بی اهمیت، همپوشانی یا صرفاً نامربوط می شود، شگفت زده خواهید شد. بر این اساس، گام بعدی دور انداختن همه موارد غیر ضروری است. پیروی از این امر نیز زمان زیادی می برد، خلاص شدن از برخی عادات یا آیین ها بسیار دشوار است. مرحله سوم، گروه بندی وظایف و انواع اصلی کار و رسیدگی به آنها به صورت متوالی است، نه به ترتیب دلخواه. این کار توانایی تمرکز شما را تا حد زیادی افزایش می دهد. در نگاه اول، این بسیار ساده است، سخت تر از انجام تمرینات در صبح نیست. اما همه درگیر شارژ نیستند.

در مورد برنامه ریزی روزم، حتی الان هم زمان زیادی را به این کار اختصاص می دهم (اگرچه دستیارانم کارهای مقدماتی و سازمانی زیادی انجام می دهند). شاید بعداً پستی در مورد نقش یک دستیار شخصی در کار یک رهبر بنویسم. اساس مدیریت صحیح زمان است. برای من، این یک استراتژی، روابط با مشتریان و شرکای کلیدی، بزرگترین معاملات، یک تیم، قرار ملاقات ها و انگیزه کارکنان است. اگر مشکلی در یکی از این جهات پیش آمد، پس این مشکل من است که ابتدا باید آن را حل کنم.

نکته اساسی دیگر وجود در جدول زمانی فعالیت های برنامه ریزی نشده است. آن‌ها همیشه اتفاق می‌افتند، و مهم است که کمی سستی داشته باشید، زیرا هیچ چیز بدتر از این نیست که یک جلسه به جلسه دیگری خزیده شود یا مجبور باشید کاری را با عجله انجام دهید.

فراموش نکنید که همه افراد متفاوت هستند، به این معنی که برنامه ریزی باید فردی باشد. من برنامه بهینه خود را خیلی وقت پیش ساخته بودم. معمولاً در ساعت 9 صبح برنامه را با تیم نهایی می کنم و خلاصه جلساتی را که امروز باید انجام دهم را شرح می دهم. تهیه خلاصه یک موضوع جداگانه است: آنها به وضوح اهداف، اهداف، شرکت کنندگان را توصیف می کنند. در وقت من نیز صرفه جویی می کند. بعد از حدود ده جلسه، به خانه می روم و با خانواده ام وقت می گذرانم، مرتب به یوگا یا تناسب اندام می روم. و نزدیکتر به شب من هنوز به صورت الکترونیکی کار می کنم. این روال به من این امکان را می دهد که یک بار دیگر بین انواع کار سوئیچ نکنم و ورود به حالت مورد نظر آسان تر است. با این حال، برای اینکه بتوانم آن را بسازم و به آن پایبند باشم، باید از مدرسه برنامه ریزی زمانم را شروع کنم.

کدام یک از ما فکر نکرده است که بزرگترین ارزش چیست؟ اغلب نظرات در مورد این موضوع متفاوت است. برخی بر این باورند که اطلاعات، دیگران - زمان. علیرغم این واقعیت که جامعه مدرن فرصت کافی برای صرفه جویی در زمان دارد، به دلایلی زمان کافی وجود ندارد. و بلافاصله افکاری به ذهن خطور می کند: "چرا پیشرفت تکنولوژی یک شوخی بی رحمانه بازی می کند؟" ، "چگونه برای انجام همه کارها و حتی خوب وقت داشته باشیم؟" ، "چگونه روز خود را توزیع و برنامه ریزی کنیم تا حداقل تا حدی خود را تخلیه کنید؟ ". همه چیز بسیار ساده است. شما فقط باید یاد بگیرید که چگونه زمان را به درستی برنامه ریزی کنید.

قوانینی که اگر می خواهید موفق باشید باید رعایت کنید

برای انجام همه کارها و داشتن زمانی برای استراحت، باید:

• تدوین یک برنامه خاص؛
• رسیدگی به مسائل کوچک مهم را در اولویت قرار دهید، بدون اینکه آنها را برای بعد رها کنید.
• زمان کار را روی چیزهای غیر ضروری تلف نکنید.
• تجزیه و تحلیل وظایف تکمیل شده به صورت روزانه؛
• اولویت بندی مناسب بر اساس اهمیت؛
• برای حفظ نظم؛
• قدرت اراده برای پیروی از عادات جدید را توسعه دهید.

چگونه یاد بگیریم برای روز خود برنامه ریزی کنیم: مراحل برنامه ریزی زمان سر

به نظر می رسد تخصیص زمان کار درست باشد، تعیین توالی کار روزانه دشوار نیست، با این حال، همه نمی توانند آن را انجام دهند. اگر افکاری در مورد اینکه چگونه کارهای مهم را به موقع انجام دهیم و خسته نشویم به ذهن خطور کرد، مهم است که یاد بگیریم چگونه به درستی برنامه ریزی و زمان را تخصیص دهیم. نقش مهمی در اینجا توسط یک برنامه به درستی طراحی شده از روال روزانه ایفا می شود.

فاکتور مهمی مانند زمان محدود را فراموش نکنید. زمان را نمی توان متوقف کرد، تغییر داد، برگرداند، به این معنی که همین امر در مورد کار، امور و به طور کلی زندگی ما صدق می کند.

مراحل زیر برای برنامه ریزی زمان کار وجود دارد:

• ایجاد نظم و انضباط (یادگیری کنترل روز کاری مهم برای یک رهبر موفق است).
• تعیین درجه اهمیت پرونده ها (مجاز است بیش از 3 مورد فوری در روز برنامه ریزی شود).
• توزیع منطقی موارد به مهم، فوری، سبک، ساده، ناچیز.
• تهیه یک برنامه مرحله ای برای اجرای کار؛
• خلاص شدن از شر کارهای ساده، کوچک و آسانی که تکمیل آنها کمتر از 10 دقیقه طول می کشد (تخلیه بار در روزهای بعد).
• امتناع مدیر از فعالیت هایی که زمان را "دزدیدن" می کنند (تماشای برنامه های تلویزیونی، ساعت های زیاد ارتباط در شبکه های اجتماعی، گردهمایی با دوستان).
• تعریف هر چیز در خانه و محل کار.
• خلاص شدن از شر زباله های کاری (10 دقیقه در روز برای مرتب کردن اسناد و دور ریختن موارد غیر ضروری کافی است).
• انتخاب سرگرمی برای اوقات فراغت

برای اینکه دوستان خود را از دست ندهید و در وقت خود به درستی صرفه جویی نکنید، باید از این قانون پیروی کنید: هفته ای 2 بار از صفحات شبکه های اجتماعی بازدید کنید، آخر هفته ها را برای ملاقات با دوستان اختصاص دهید، جلسات شخصی را از قبل برنامه ریزی کنید، زمان مکالمات تلفنی "خالی" را کاهش دهید. تا 15 دقیقه در روز

چگونه یک برنامه کاری تهیه کنیم

برنامه ریزی مثمر ثمر در صورتی امکان پذیر است که توالی زیر را در کار خود رعایت کنید:

1. تعیین اهداف و مقاصدی که بر اساس آنها برنامه کاری تدوین شود. این می تواند کوتاه مدت (برای یک هفته) یا بلند مدت (برای یک ماه، سه ماهه، سال).

توجه: یک رهبر موفق نباید حتی یک قدم از برنامه منحرف شود. می توانید تغییراتی در آن ایجاد کنید، به عنوان مثال، چیزها، روزهای جلسات مهم را عوض کنید، رویدادها را برای زمان دیگری برنامه ریزی کنید، اما در هر صورت نمی توانید آنها را به طور اساسی تغییر دهید.

1. وظایف را تعیین کنید و مهلت هایی را برای تکمیل آنها تعیین کنید. مهم این است که قبل از هر چیز یاد بگیرید کارهایی را انجام دهید که محدوده زمانی محدودی دارند و کارهایی که نیاز به تلاش زیادی دارند. سپس می توانید وظایف و کارهای میان مدتی را که مستلزم اجرای عملکردهای استاندارد است برنامه ریزی کنید. آخرین کاری که باید انجام داد کار کم اهمیت تر است.

1. علامت گذاری اجباری موارد فوری که در آستانه اجرا در دفتر خاطرات یا تقویم شما به وجود آمده است (به مدیر امکان می دهد بدون از دست دادن نکات مهم زمان داشته باشد تا همه کارها را به موقع انجام دهد).

1. تجزیه و تحلیل کلیه موارد، کاهش لیست وظایف (تا حد امکان).

برای تخلیه روز خود، مهم است:

1. محدودیت اجرای پرونده ها را رعایت کنید: حداکثر 3 فوریت، در مجموع بیش از 10 مورد در روز.
2. در برنامه ریزی، به انجام وظایف پیچیده در زمان مطلوب تر، ترجیحاً در صبح، کارهای سبک - در پایان شیفت کاری پایبند باشید.
3. کار بعدی را بدون تکمیل کار قبلی انجام ندهید (مهم است که وظایف را به صورت مرحله ای برنامه ریزی کنید، پس از تکمیل موارد توافق شده قبلی).
4. کار را ناتمام رها نکنید، آنها را به روز کاری بعدی منتقل نکنید.
5. اگر هنوز کارهای برجسته ای وجود دارد، توصیه می شود در تقویم موارد مهم، جایی که باید به طور ویژه یادداشت شوند، در مورد آنها یادداشت کنید. در صورتی که همان کار چندین روز متوالی به طور پایدار در دفترچه خاطرات زندگی می کند ، باید در نظر گرفت که چگونه آن را رد کنید یا به سادگی آن را به شخص دیگری که آن را انجام می دهد منتقل کنید.

اسرار برنامه ریزی منطقی

برنامه ریزی صحیح روز به شما امکان می دهد:

• ارزیابی برنامه کاری، تنظیم وظایف، تنظیم یک روال روزانه؛
• کنترل بر اجرای موارد، حذف اجرای همزمان چندین کار (در غیر این صورت خطر عملکرد کم در کار وجود دارد).
• تکمیل پرونده های آغاز شده؛
• حذف موانعی که مدیر را از انجام وظایف محوله باز می دارد، توجه را منحرف می کند، بر برنامه ها تأثیر می گذارد.
• تناوب کار با استراحت؛
• تجزیه و تحلیل برنامه ریزی زمان؛
• بهبود مستمر عملکرد آنها

رازهای صرفه جویی در وقت مدیر

1. ترکیب وظایف مشابه، به عنوان مثال، ترکیب مذاکرات، تجزیه مکاتبات، پاسخ به ایمیل ها مهم است.
2. به همان اندازه ایجاد یک محیط آرام مهم است. این امر ضروری است تا چیزی از کار منحرف نشود.
3. محدود کردن زمان کار از نتایج غیرمولد جلسات کاری جلوگیری می کند.
4. توانایی اولویت بندی شاخص مهمی از عقلانیت و قوام امور است که بر دستیابی به اهداف تأثیر می گذارد.
5. انجام وظایف فوق العاده مهم به رهبر اجازه می دهد تا در کار خود به عملکرد بالایی دست یابد.
6. بخش قابل توجهی از زمان به صرفه جویی در توزیع وظایف بین کارمندان کمک می کند.
7. به همان اندازه مهم مرحله بندی در کار است. حرکت به سمت هدف بسیار آسان تر است اگر از پله ها بالا بروید، با چیزهای کوچک شروع کنید و به ارتفاعات برسید.
8. یادداشت روزانه چیزهای مهم به از بین بردن همپوشانی یک کار روی کار دیگر، انباشت موارد در پایان ماه کمک می کند.
9. تصمیمات مهم بهتر است در صبح گرفته شوند. به این ترتیب می توانید برای کل روز کاری احساس موفقیت ایجاد کنید.
10. هنگام برنامه ریزی، برنامه ریزی، توجه به سطح واقعی توانایی کار مهم است، زیرا این اوست که بر نتیجه نهایی کار تأثیر می گذارد.

برنامه ریزی و سازماندهی کار کلید خودسازی بیشتر است. اصول و قواعد اولیه برنامه ریزی روزانه را در مقاله بخوانید.

از مقاله یاد خواهید گرفت:

چرا به برنامه ریزی روزانه نیاز دارید؟

همه نمی دانند که چرا باید برای روز کاری خود برنامه ریزی کنید. به هر حال، هر فردی، حتی بدون برنامه ریزی، می داند که چه وظایفی را انجام می دهد و چه کارهایی را باید انجام دهد. بسیاری در برنامه ریزی برای آن روز فایده ای نمی بینند، زیرا همیشه تکالیف غیرمنتظره ای وجود دارد که می تواند همه موارد از قبل برنامه ریزی شده را گیج کند.

دانلود اسناد مرتبط:

اگر دو کارگر را که وظایف یکسانی را انجام می دهند و توانایی های یکسانی دارند مقایسه کنیم، متوجه می شویم که حجم و کیفیت کار آنها ناهمسان. یکی از کارکنان موفق به حل وظایف فعلی و استراتژیک می شود، دومی حتی زمانی برای انجام وظایف فوری ندارد و مجبور است همیشه بعد از کار بماند. بهترین نتایج توسط کسانی که بیشتر هستند نشان داده خواهد شد . یعنی کسی که فرآیند برنامه ریزی برایش یک وظیفه و نیاز روزانه است. داشتن برنامه حتی در سطح روانی، انسان را بسیج می کند. او هدف ثابتی دارد و نیاز درونی برای رسیدن به آن وجود دارد.

چگونه به طور موثر برنامه ریزی کنیم؟

برنامه ریزی و سازماندهی کار توسط یک کارمند انجام می شود. نه مدیر، بلکه کارمند باید برای خودش تعیین تکلیف کند. در این مورد، او به تنهایی برای خود اهداف تعیین می کند، در جهتی که خودش انتخاب می کند عمل می کند. به عنوان یک قاعده، درصد وظایف تکمیل شده با برنامه ریزی مستقل بیشتر از اجرای کلی است توسط رهبر توسعه یافته است.

یک سیستم زمان بندی کار وجود دارد که در عمل آزمایش شده است و استفاده بهینه از زمان کار را تضمین می کند. مجموعه ای از اصول است که به موجب آن فرد می تواند برنامه ای شایسته، واقع بینانه و قابل اجرا انجام دهد.

اول از همه، مشخص کنید که چه چیزی را باید در برنامه روزانه خود بگنجانید. باید با در نظر گرفتن برنامه استراتژیک تدوین شده برای شش ماه یا یک سال تهیه شود. برنامه ریزی برای هر روز تمام وظایف برنامه ریزی شده برای اجرا را در نظر می گیرد، چه به طور مستقیم به کار و چه ثانویه مرتبط است. مثلا تبریک تولد یک همکار. علاوه بر مواردی که رهبر منتظر آنهاست، امور شخصی نیز باید در برنامه گنجانده شود. این برای توسعه شخصیو ایجاد یک تصویر مثبت.

هنگام برنامه ریزی کار، کارهای بزرگی که چند روز یا چند هفته طول می کشد، باید به مراحل تقسیم شوند و به صورت متوالی انجام شوند. برای هر نقطه عطف یک تاریخ سررسید تعیین کنید. برای روز بعد برنامه ریزی کنید، از جمله وظایف فرعی در آن. برای تهیه یک طرح، می توانید از یک دفتر خاطرات کاغذی معمولی یا یک برنامه خاص استفاده کنید.

هدف از برنامه ریزی کار، انجام موارد برنامه به هر قیمتی نیست، بلکه اجرای به موقع و با کیفیت وظایف اولویت دار و وظایف فوری است. بنابراین، فهرست وظایف برنامه ریزی شده برای اجرا باید به ترتیب اولویت نزولی مرتب شده و مرتب شوند. در جریان است می توانید از چندین روش به طور همزمان استفاده کنید.

به عنوان مثال، کارهایی با مهلت مشخص و کارهایی که برای حل آنها نیاز به تلاش بیشتری دارند، بیشترین اولویت را دارند. دومین مورد مهم، وظایف اجباری روزانه و آن دسته از وظایفی خواهد بود که مهلت آنها برای روزهای آینده تعیین شده است. کمترین اولویت در برنامه ریزی روزانه، امور جزئی است که عدم موفقیت آن عواقب منفی قابل توجهی نخواهد داشت.

قوانین برنامه ریزی روز

درست مانند برنامه ریزی کار یک شرکت، برنامه ریزی روز کاری یک کارمند فردی باید از قوانین پیروی کند. پیروی از آنها کمک می کند تا از اجرای برنامه ها در حالت راحت برای شما اطمینان حاصل کنید.

1. بیش از 70 درصد از زمان کاری خود را برنامه ریزی نکنید. این به شما این امکان را می دهد که کارهای فوری و برنامه ریزی نشده را با آرامش انجام دهید و اگر مجبور به حواس پرتی از اجرا هستید عصبی نشوید. .
2. بیش از سه کار مهم و فوری را همزمان در برنامه روزانه قرار ندهید. تعداد کل موارد طرح را به ده مورد محدود کنید.
3. همان نوع موارد را به بلوک ها تبدیل کنید. این به اجرای آنها با استفاده از یک الگوریتم کمک می کند که زمان اجرا را کاهش می دهد.
4. فرآیند برنامه ریزی را به عصر روز قبل منتقل کنید. در صورت لزوم زمان خواهید داشت تا برنامه را اصلاح کنید.
5. موارد پیچیده را با توجه به بیوریتم های خود برنامه ریزی کنید. شخصی با افزایش راندمان در صبح متمایز می شود ، شخصی - بعد از ظهر و شخصی در عصر بیشتر کار می کند.
6. قبل از اینکه کاری را که از قبل شروع کرده اید تمام کنید، کار جدیدی را شروع نکنید. اگر مجبور شدید حرف خود را قطع کنید - برگردید و کاری را که شروع کرده اید کامل کنید.
7. انجام یک کار برنامه ریزی نشده را به تعویق نیندازید، اگر می توان آن را در چند دقیقه انجام داد.
8. هر ساعت بدون ماندن در محل کار استراحت کنید. استراحت های خود را به گرم کردن سبک اختصاص دهید، این به "تازه کردن" سر شما کمک می کند.
9. گیج نشوید با دستیابی به اهداف، اهدافی را برای خود تعیین نکنید و حجم هایی را مشخص نکنید که کنار آمدن با آنها دشوار خواهد بود.
10. اگر کارهای ناتمام وجود دارد که ارتباط خود را از دست نداده اند، آنها را به برنامه روز بعد منتقل کنید.
11. محل کار خود را به گونه ای سازماندهی کنید که کار راحت باشد.

نتیجه

برنامه ریزی برای هر روز یک مهارت مفید و ضروری است. این یک راه خودسازماندهی و خودسازی است، تضمینی است که می توانید به طور مؤثر کار کنید. سیستم برنامه ریزی کار پیشنهادی به درک اصول اساسی کمک می کند مدیریت زمانو با موفقیت از این دانش در عمل استفاده کنید.

اگر به طور کلی شروع به درک کامل عواملی کنید که بر زندگی یک فرد تأثیر می گذارد، می توانید تعداد زیادی از آنها را بیابید. هر حوزه ای از زندگی یک فرد و هر حوزه ای از فعالیت او، البته، دارای یک سری ویژگی های ذاتی است، و گاهی اوقات آنچه برای یکی قابل استفاده است، برای دیگری کاملاً غیر قابل اجرا است. اما با وجود این، برخی از اصول اساسی وجود دارد که کاملاً در همه چیز مؤثر هستند. یکی از این اصول یا به عبارت دقیق تر قوانینی که می توان آن را ضامن موفقیت در هر زمینه ای دانست، توانایی برنامه ریزی و اولویت بندی است. چرا اینقدر مهم است، در درس آموزش مدیریت زمان ارائه شده خواهیم فهمید.

پس از مطالعه این مطالب، متوجه خواهید شد که برنامه ریزی کسب و کار چیست و چه ویژگی هایی دارد، چرا تهیه فهرستی از کارهای کاری، شخصی و خانه به صورت روزانه ضروری و مهم است. علاوه بر این، چندین روش و اصول برنامه ریزی موثر را در نظر خواهیم گرفت، که برخی از آنها برای هر روز طراحی شده اند، و برخی تمرکز امیدوارکننده تری دارند - برای یک هفته، ماه، سال و حتی چندین سال. این دوره از آموزش آنلاین ما برای افراد در هر سن و حرفه ای مفید خواهد بود و از همان روز اول امکان استفاده از اطلاعات دریافتی برای رسیدن به اهداف شما وجود خواهد داشت.

برنامه ریزی چیست. انواع برنامه ریزی. اولویت بندی

فرآیند برنامه ریزی

برنامه ریزی فرآیند تخصیص بهینه منابع لازم برای دستیابی به اهداف و مقاصد و نیز مجموعه ای از فرآیندهایی است که با تنظیم و اجرای آنها همراه است. برنامه ریزی جزء لاینفک مدیریت زمان (مدیریت زمان) است و با به کارگیری ماهرانه، اثربخشی آن را تا حد زیادی افزایش می دهد.

در ساده ترین و رسمی ترین تفسیر، برنامه ریزی با مراحل زیر مشخص می شود:

1. مرحله تعیین اهداف (وظایف)
2. مرحله تدوین برنامه برای رسیدن به هدف
3. مرحله طراحی متفاوت
4. مرحله شناسایی منابع مورد نیاز و همچنین منابع آنها
5. مرحله تعیین مدیران اجرایی و توجیهی
6. مرحله تثبیت نتایج برنامه ریزی به صورت فیزیکی (طرح، پروژه، نقشه و ...)

انواع برنامه ریزی

برنامه ریزی، همانطور که قبلا ذکر شد، کاملاً برای هر حوزه زندگی قابل اجرا است، اما بسته به این، ممکن است ویژگی های خاص خود را داشته باشد، که به نوبه خود در اشکال و مطالب مختلف بیان می شود.

انواع برنامه ریزی متفاوت است:

بنا به ضرورت

• برنامه ریزی دستورالعمل - به معنای اجرای اجباری وظایف مجموعه است، همیشه یک مخاطب خاص دارد و با جزئیات بیشتر مشخص می شود. به عنوان مثال می توان از تعیین وظایف مربوط به حل مسائل ایالتی / ملی، کار در شرکت ها و غیره نام برد.
• برنامه ریزی نشانگر برعکس اولی است: به معنای اجرای اجباری و دقیق نیست، بیشتر جنبه مشورتی و راهنمایی دارد. این نوع برنامه ریزی در سیستم توسعه اقتصاد کلان کشورهای مختلف رواج دارد.

چارچوب زمانی برای دستیابی به اهداف

• برنامه ریزی کوتاه مدت (جاری) - برای یک دوره حداکثر 1 ساله محاسبه می شود و ممکن است شامل برنامه های یک روز، هفته، ماه، سه ماهه، شش ماه باشد. رایج ترین نوع برنامه ریزی هم توسط افراد عادی در روند زندگی روزمره و هم توسط رهبران سازمان های مختلف استفاده می شود.
• برنامه ریزی میان مدت - برای یک دوره 1 تا 5 ساله محاسبه می شود. این شکل از برنامه ریزی در فعالیت های سازمان های دولتی، شرکت ها و شرکت ها رایج است، اما اغلب توسط افراد دارای تفکر استراتژیک استفاده می شود. در برخی موارد می توان آن را با برنامه ریزی فعلی که در ترکیب آن برنامه ریزی غلتشی است، ترکیب کرد.
• برنامه ریزی بلند مدت (آینده نگر) - به طور معمول برای چندین (5، 10، 20) سال آینده محاسبه می شود. اغلب این نوع برنامه ریزی در شرکت های بزرگ به منظور انجام وظایف اجتماعی، اقتصادی، علمی و فناوری و غیره استفاده می شود.

• برنامه ریزی استراتژیک عمدتاً بلندمدت است. با کمک آن، جهت گیری های اصلی در فعالیت های سازمان ها مشخص می شود: گسترش فعالیت ها، ایجاد مسیرهای جدید، تحریک گردش کار، مطالعه بازار و بخش های آن، مطالعه تقاضا، ویژگی های مخاطب هدف و غیره. گسترده در فعالیت های سازمان ها.
• برنامه ریزی تاکتیکی - اغلب یکسان است - بلند مدت. هدف اصلی آن ایجاد شرایط لازم برای تحقق فرصت های یافت شده از طریق به کارگیری برنامه ریزی استراتژیک است. به عنوان یک قاعده، برنامه ریزی تاکتیکی در برنامه ریزی توسعه اقتصادی، اجتماعی و تولیدی یک سازمان استفاده می شود. گسترده در فعالیت های سازمان ها.
• برنامه ریزی عملیاتی-تقویمی آخرین مرحله برنامه ریزی استراتژیک و تاکتیکی است. این عمدتاً برای اجرای فرآیند دستیابی به نتایج تعیین شده عمل می کند. به کمک آن همه شاخص ها مشخص شده و کار سازمان به طور مستقیم سازماندهی می شود. برنامه ریزی عملیاتی شامل تعیین زمان برای تکمیل وظایف، آماده سازی اجرای فرآیند، نگهداری سوابق، نظارت و تجزیه و تحلیل فرآیند می باشد. گسترده در فعالیت های سازمان ها.
• برنامه ریزی تجاری - برای ارزیابی امکان سنجی، ارتباط و اثربخشی فعالیت های برنامه ریزی شده عمل می کند. تهیه طرح کسب و کار با در نظر گرفتن انواع شاخص ها، فرصت ها، پیشنهادات و غیره بسیار دقیق انجام می شود. در فعالیت های سازمان ها و کار تجار رایج است.

علاوه بر انواع برنامه ریزی در نظر گرفته شده، که جنبه های اولیه را در نظر می گیرند، مواردی نیز وجود دارند که جنبه های ثانویه را در نظر می گیرند. آنها به نوبه خود متفاوت هستند:

بر اساس درجه پوشش

• برنامه ریزی کلی - تمام جزئیات زمینه را پوشش می دهد.
• برنامه ریزی جزئی - برخی از جزئیات زمینه را پوشش می دهد.

با برنامه ریزی اشیاء

• برنامه ریزی هدف - شامل تعریف اهداف مورد نیاز برای دستیابی است.
• برنامه ریزی صندوق - شامل برنامه ریزی وسایل لازم برای دستیابی به نتیجه (مالی، اطلاعات، پرسنل، تجهیزات و غیره) است.
• برنامه ریزی برنامه - شامل توسعه برنامه های لازم برای دستیابی به نتیجه است.
• برنامه ریزی اقدام - شامل تعیین اقدامات لازم برای دستیابی به نتیجه است.

از نظر عمق

• برنامه ریزی کل - با در نظر گرفتن پارامترهای مشترک رخ می دهد.
• برنامه ریزی دقیق - تمام جزئیات و ویژگی ها را در نظر می گیرد.

هماهنگی برنامه ها در طول زمان

• برنامه ریزی متوالی - مستلزم یک فرآیند طولانی است که از چندین مرحله کوچکتر تشکیل شده است.
• برنامه ریزی همزمان - مستلزم یک مرحله کوتاه یکباره است.

حسابداری تغییرات داده ها

• برنامه ریزی سفت و سخت - مستلزم رعایت اجباری پارامترهای مشخص شده است.
• برنامه ریزی انعطاف پذیر - مستلزم امکان عدم انطباق با پارامترهای تنظیم شده و ظهور موارد جدید است.

به ترتیب

• برنامه ریزی منظم - شامل اجرای متوالی برنامه ها، یکی پس از دیگری است.
• برنامه ریزی نورد - به معنای تمدید برنامه برای دوره بعدی پس از اتمام آن در دوره جاری است.
• برنامه ریزی فوق العاده - به معنای اجرای طرح در صورت نیاز است.

اولویت بندی

اولویت بندی فرآیند تعیین اولویت ها است - نشانگر برتری اهمیت یک یا یک مورد دیگر از برنامه بر بقیه است. اولویت بندی از این جهت حائز اهمیت است که در میان تعداد زیادی از ظرایف و ویژگی های مختلف، هم مواردی هستند که کمترین اهمیت را دارند و کمترین تأثیر را در روند دستیابی به هدف دارند و هم مواردی که در این فرآیند نقش غالب دارند. . توانایی اولویت بندی را می توان یکی دیگر از شاخص های اثربخشی و کارایی هر فرآیند برنامه ریزی نامید، زیرا. تأکید بر مهمترین نکات برنامه اغلب در این سؤال که آیا هدف محقق می شود یا خیر تعیین کننده است.

همانطور که می بینید، برنامه ریزی به عنوان یک فرآیند با تعداد قابل توجهی از تفاوت های ظریف مشخص می شود. هر یک از انواع را می توان به طور جداگانه و شاید در ترکیب با سایرین استفاده کرد. نکته اصلی هنگام انتخاب این است که تمام ویژگی های فعالیت خود را در نظر بگیرید. اما، مهم نیست که چند نوع برنامه ریزی وجود داشته باشد، هر چقدر هم که آنها را در نظر بگیریم، هر چقدر هم که مثال بزنیم، همه اینها هیچ ارزشی نخواهد داشت اگر نفهمیم که اصلاً چرا باید برای چیزی برنامه ریزی کنیم، مزایایی که دارد چگونه به ما در زندگی کمک خواهد کرد؟ اینها سوالاتی است که در بخش بعدی سعی خواهیم کرد به آنها پاسخ دهیم.

برنامه ریزی برای چیست؟

با توجه به اینکه آموزش‌های ما به روش‌های افزایش بهره‌وری شخصی اختصاص دارد، در اینجا و در ادامه درس برنامه‌ریزی را در رابطه با فعالیت یک شخص و نه سازمان‌ها، شرکت‌ها، شرکت‌ها و غیره در نظر خواهیم گرفت.

برنامه ریزی عاملی است که تا حد زیادی نه تنها تعیین می کند که آیا فرد به آنچه می خواهد، بلکه به طور کلی به چه چیزی دست خواهد یافت یا خیر. واقعیت این است که فرآیند برنامه ریزی به خودی خود یک اثر واحد و متمرکز ندارد، بلکه به شکلی پیچیده تأثیر می گذارد و بر بسیاری از شاخص های شخصی یک فرد، جهت اقدامات او و به طور کلی روش زندگی تأثیر می گذارد. در زیر ما فقط چند جنبه مثبت برنامه ریزی و مزایایی که ارائه می دهد را فهرست می کنیم.

مشخص شدن هدف

به محض اینکه فرد شروع به برنامه ریزی برای فعالیت های خود می کند، تفکر او فعال می شود، خلاقیت فعال می شود و فعالیت مغز افزایش می یابد. شما می توانید چیزی بخواهید و «انگار» آن را تصور کنید، در حالی که فکر می کنید دقیقاً می دانید چه می خواهید. اما به محض اینکه بنشینید و طرحی را ترسیم کنید و شروع به تفکر دقیق آن کنید، هدف شما از یک انتزاعی به یک هدف ملموس تبدیل می شود. به تدریج، شما شروع به تصور کردن آن با جزئیات می کنید، ویژگی های آن را در نظر می گیرید، به نوعی آن را تغییر می دهید. ضرب المثلی هست که می گوید کشتی که نداند کجا می رود هرگز به مقصد نمی رسد. آدم هم همینطور است - اگر نداند دقیقاً چه می خواهد، هرگز به آن نمی رسد. برنامه ریزی باعث می شود که بفهمید و متوجه شوید که واقعاً چه می خواهید و یک هدف خاص پیدا کنید.

یک برنامه عمل روشن

حتی با دانستن آنچه می خواهیم، ​​اگر ندانیم برای به دست آوردن آن به چه چیزی نیاز داریم، ممکن است هرگز به آن دست یابیم. اهداف ما ممکن است کلان جهانی، خوب و شگفت انگیز باشند، اما آنها فقط تصویری از آنچه می خواهیم داشته باشیم و چه کاری باید انجام دهیم باقی خواهند ماند. این وضعیت با کمک برنامه ریزی اصلاح می شود. اول، به شما اجازه می دهد تا مراحل خاصی را که باید برای دستیابی به نتیجه مطلوب انجام دهید، تعیین کنید. ثانیاً، به تعیین منابع مورد نیاز برای این امر و منابع آنها کمک می کند. ثالثاً، فرصتی برای تعیین یک چارچوب زمانی فراهم می کند. به این ترتیب، با ایجاد یک برنامه ریزی دقیق، متوجه خواهید شد که برای اجرای آن چه کاری باید انجام دهید، چه کسی یا چه چیزی را در این امر دخالت دهید و مهمتر از همه، چه زمانی می خواهید آن را انجام دهید. برنامه ریزی به طور قابل توجهی روند دستیابی به هدف را سرعت می بخشد، زیرا. یک راهنمای عملی برای عمل است.

عمل، نه فکر در مورد عمل

تا زمانی که برنامه ای برای اجرای آنچه می خواهیم نداشته باشیم، دائماً در فکر این موضوع هستیم. ما به این فکر می‌کنیم که چقدر این را می‌خواهیم، ​​اگر آن را داشتیم چقدر خوب بود، به این موضوع فکر می‌کنیم که اکنون کمبود آن چیست، شاید حتی خودمان را در روند عمل تصور کنیم. اما یک اما وجود دارد - به جز فکر کردن، ما هیچ کار دیگری انجام نمی دهیم. و این نشان می دهد که، به احتمال زیاد، این همه پایان خواهد یافت. درک این نکته مهم است که وقتی برنامه ریزی را شروع می کنید، اولین و بزرگترین گام را برای اجرای برنامه خود بردارید. این به تنهایی شما را به طور قابل توجهی به جلو می برد. و سپس یک واکنش زنجیره ای شروع می شود: پس از ترسیم یک برنامه، شما شروع به انجام اقدامات خاصی می کنید، مورد اول مورد دوم، دومین مورد سوم و غیره دنبال می شود. اگر بتوانید عادت برنامه ریزی حتی کوچکترین چیزها را در خود ایجاد کنید، بلافاصله متوجه خواهید شد که چگونه خواسته های شما به واقعیت تبدیل می شوند. در اینجا می توانید ضرب المثل دیگری را به کار ببرید: "آب زیر سنگ دروغ نمی رود." از نقطه مرده خارج شوید - شروع به عمل کنید. برنامه ریزی پتانسیل انرژی لازم برای رسیدن به هدف را ایجاد می کند.

توانایی مانور دادن

بدون دانستن اینکه دقیقاً چه کاری باید انجام شود تا به نتایج تعیین شده دست یابیم، نمی توانیم اقدامات خود را تعیین و هماهنگ کنیم. تقریباً می‌توانیم تصور کنیم که چه کاری باید انجام دهیم، اما اگر بدون برنامه عمل کنیم، خطر رسیدن به بن‌بست یا حتی دور شدن بیشتر از هدف را داریم. وقتی برنامه‌ای دارید و شروع به عمل می‌کنید، به اصطلاح می‌توانید کل فرآیند را به صورت آنلاین مدیریت کنید: اینطوری نتیجه نمی‌دهد، آن را متفاوت امتحان کنید، یک چیز جواب نمی‌دهد، به این فکر کنید که چه چیزی می‌توانید آن را جایگزین کنید. با. داشتن یک برنامه مشخص به شما این امکان را می دهد که در مسیر خود مانورهایی انجام دهید، روش ها و روش های مختلف را متفاوت کنید. در نتیجه، شما یک برنامه جامع خواهید داشت که انواع تفاوت های ظریف و گزینه ها را برای توسعه رویدادها در نظر می گیرد. توانایی برنامه ریزی، توانایی انعطاف پذیری و آمادگی برای هر موقعیتی است.

میزان موفقیت بالا

و شاید مهم‌ترین مزیت برنامه‌ریزی، اگر تضمین 100٪ نباشد، اما همچنان احتمال موفقیت زیادی است. چند نفر را می بینیم که خیلی کم می خواهند، اما بدون برنامه، به چیزی نمی رسند! و در مقابل آنها وجود دارد مقدار زیادینمونه هایی از افرادی که اهداف خارق العاده ای دارند که علیرغم همه چیزهایی که به آنها می رسند و حتی بیشتر، دست نیافتنی به نظر می رسند. آنچه اولی را از دومی متمایز می کند، توانایی برنامه ریزی و اولویت بندی است. اهداف خود را مشخص کنید، شروع به برنامه ریزی کنید - پس از مدتی خواهید دید که به هدف رسیده اید و هزاران تماشاگر بدون برنامه در جای خود مانده اند. برنامه ریزی شما را در هر زمینه ای پیشتاز خواهد کرد!

مطمئناً اکنون برای شما بسیار واضح تر شده است که چرا باید برای همه مراحل خود برنامه ریزی و فکر کنید. برنامه ریزی توسط تاجران و کارآفرینان، رؤسای شرکت های بزرگ، افراد خلاق، نویسندگان، بازیگران و ستارگان کسب و کار نمایش، به طور کلی، همه کسانی که معمولاً افراد موفق نامیده می شوند، انجام می شود. برنامه ریزی بخشی از زندگی و کار هر فردی است که می خواهد بهره وری خود را افزایش دهد و به نتایج جدی برسد. به همین دلیل است که علاوه بر نشستن پشت میز، گرفتن خودکار و یک تکه کاغذ و شروع به برنامه ریزی، امروزه روش های برنامه ریزی ویژه توسعه یافته ای وجود دارد که کارایی خود را بیش از یک بار ثابت کرده اند. در بخش بعدی مروری کوتاه بر محبوب ترین آنها خواهیم داشت.

روش های برنامه ریزی

برنامه ریزی ABC

پیش نیاز این روش تجربه است که به وضوح نشان می دهد که نسبت موارد مهم و غیر مهم بر حسب درصد همیشه تقریباً یکسان است. هر کار، بر اساس اهمیت آنها در ارتباط با دستیابی به نتایج مجموعه، باید با استفاده از مقادیر حرف ABC تخصیص داده شود. از اینجا نتیجه می گیرد که ابتدا باید کارهایی که بیشترین اهمیت و اهمیت را دارند (الف) و سپس بقیه (B, C) انجام شود. شما باید با در نظر گرفتن اهمیت وظایف و نه تلاش های لازم برای تکمیل آنها، زمان خود را با استفاده از این تکنیک برنامه ریزی کنید.

تکنیک ABC بر اساس سه قانون اساسی است:

• رده A - مهمترین موارد. آنها حدود 15 درصد از هر کاری را که انجام می دهید تشکیل می دهند، اما حدود 65 درصد از نتایج را به ارمغان می آورند.
• دسته B - چیزهای مهم. آنها حدود 20٪ از تمام موارد شما را تشکیل می دهند و حدود 20٪ از نتایج را به ارمغان می آورند.
• دسته ج - موضوعاتی که کمترین اهمیت را دارند. آنها حدود 65٪ از همه کارهایی که انجام می دهید را تشکیل می دهند، اما حدود 15٪ از نتایج را نیز به ارمغان می آورند.

در اینجا می توانید با این تکنیک بیشتر آشنا شوید.

اصل آیزنهاور

این تکنیک زمانی توسط ژنرال آمریکایی دوایت دیوید آیزنهاور پیشنهاد شد. این یک متر اضافی عالی برای گرفتن سریع ترین تصمیمات است. این اصل دلالت بر اولویت بندی بر اساس معیارهای اهمیت و فوریت دارد.

تمام امور خود را باید به چهار دسته اصلی تقسیم کنید و به ترتیب اولویت انجام دهید:

• رده الف - فوری ترین و مهم ترین موارد.
• دسته B - موارد فوری اما نه مهم. مهم است که بتوانید آنها را با معیار اهمیت از دسته اول جدا کنید، در غیر این صورت می توانید برای اجرای آنها وقت بگذارید و موارد واقعاً مهم را برای بعد بگذارید.
• رده C - موارد فوری نیست، اما مهم است. در اینجا باید عامل فوریت را در نظر بگیرید: با توجه به اینکه این موارد فوری نیستند، اغلب در قفسه گذاشته می شوند، پس از آن فوریت می شوند، که خیلی خوب نیست. بنابراین به هیچ وجه نباید از اجرای آنها غافل شد. چنین مواردی از جمله موارد دیگر قابل واگذاری است - اجرای آنها را به شخص دیگری واگذار کنید.
• دسته د - امور غیر فوری و غیر مهم. غالباً شخص بیشتر به چنین مسائلی توجه دارد و بیشتر وقت خود را صرف انجام آنها می کند. شناسایی دقیق موارد در این دسته را بیاموزید. آنها باید آخرین بار، زمانی که موارد قبلی تکمیل شدند، انجام شوند.

در اینجا می توانید در مورد روش آیزنهاور بیشتر بدانید.

قانون پارتو

گاهی اوقات از این قانون به عنوان اصل 80/20 یاد می شود. توسط اقتصاددان ایتالیایی ویلفردو پارتو تدوین شد. فرض اصلی آن این است که کوچکترین بخش از اقدامات بیشترین نتیجه را به همراه دارد و بالعکس.

از نظر ظاهری، این قانون به شکل زیر است:

• 20% عمل = 80% نتیجه
• 80% اقدامات = 20 نتیجه
• 20 درصد مردم 80 درصد کل سرمایه را در اختیار دارند
• 80 درصد مردم صاحب 20 درصد کل سرمایه هستند
• 20 درصد از مشتریان 80 درصد درآمد تولید می کنند
• 80% مشتریان 20% درآمد را به ارمغان می آورند
• و غیره.

این قانون را در فعالیت های روزانه خود اعمال کنید و خواهید دید که 80 درصد از کارهایی که در یک روز انجام می دهید تنها 20 درصد از نتیجه مورد نیاز شما است و 20 درصد از اقدامات خوب برنامه ریزی شده شما را تا 80 درصد به هدف عزیزتان نزدیک می کند. . بر این اساس، به یاد داشته باشید که باید روز را فقط با چند مورد، اما سخت ترین، مهم ترین و فوری ترین چیزها شروع کنید و تنها پس از آن، اجرای سبک و نه کم اهمیت، بلکه در حجم بسیار بیشتر را به عهده بگیرید. . استفاده از قانون پارتو در ترکیب با روش ABC یا اصل آیزنهاور بسیار راحت است.

می توانید در مورد اصل 80/20 بیشتر بخوانید.

زمان سنجی

اصطلاح "زمان سنجی" به روشی اشاره دارد که برای مطالعه زمان سپری شده طراحی شده است. با تثبیت و اندازه گیری اقدامات انجام شده انجام می شود. اهداف اصلی زمان سنجی تعیین زمان صرف شده، شناسایی اتلاف کنندگان زمان، یافتن ذخیره زمان و ایجاد حس زمان است.

حفظ زمان بسیار ساده است: کارشناسان توصیه می کنند تمام اقدامات خود را با دقت 5 دقیقه به مدت 2-3 هفته ضبط کنید. از نظر بصری، چیزی شبیه به این است:

• 8:00-8:30 - از خواب بیدار، کشش، شسته شده است
• 8:30-9:00 - چای نوشید، کامپیوتر را روشن کرد، نامه را بررسی کرد
• 9:00-9:30 - به شبکه اجتماعی رفت
• 9:30 - 10:00 - مدارک آماده برای کار
• و غیره.

ورودی ها را می توان با نظرات و پارامترهای اضافی تکمیل کرد. چندین راه برای پیگیری وجود دارد:

• روی کاغذ - در یک نوت بوک، نوت بوک، نوت بوک
• با استفاده از یک ابزار - تلفن همراه، کتاب الکترونیکی، تبلت
• استفاده از ضبط صوت
• استفاده از نرم افزارهای خاص در کامپیوتر
• آنلاین - برنامه های ویژه اینترنتی
• نمودار گانت (به زیر مراجعه کنید)

بر اساس داده های به دست آمده از زمان بندی، می توانید ویژگی های مهم در توزیع زمان خود را شناسایی و آنها را اصلاح کنید. درباره زمان بندی بیشتر بخوانید.

نمودار گانت

نمودار گانت یک روش نمودار میله ای است که توسط متخصص مدیریت آمریکایی هنری گانت توسعه یافته است. برای نشان دادن برنامه ها و برنامه های پروژه های مختلف استفاده می شود. این نمودار شامل میله هایی است که در امتداد محور زمانی قرار گرفته اند و هر یک از آنها وظیفه جداگانه ای را که بخشی از پروژه است نمایش می دهد. محور عمودی فهرستی از وظایف است. علاوه بر این، شاخص های مختلفی را می توان بر روی نمودار مشخص کرد - درصد، اشاره گر، مهر زمانی و غیره.

با استفاده از نمودار گانت می توانید پیشرفت پروژه و اثربخشی اقدامات انجام شده را به صورت بصری پیگیری کنید. اما، در هر صورت، این روش باید توسط دیگران تکمیل شود، زیرا. نمودار با تاریخ ها هماهنگ نیست، منابع صرف شده و ماهیت اقدامات انجام شده را نشان نمی دهد. بهتر است برای پروژه های کوچک استفاده شود. خود نمودار اغلب در برنامه های مختلف مدیریت پروژه به عنوان یک افزونه گنجانده می شود.

فناوری SMART

تکنیک تعیین هدف SMART به عنوان یکی از بهترین ها در جهان شناخته شده است. منشأ آن در NLP است و ما در یکی از درس‌هایمان درباره آن به تفصیل بحث کردیم. در اینجا ما فقط به توضیح مختصری از این تکنیک می پردازیم.

کلمه "SMART" خود مخفف است که از حروف اول پنج کلمه تشکیل شده است که معیارهای اهداف را مشخص می کند. بیایید آنها را با کمی جزئیات بیشتر در نظر بگیریم.

• خاص - هدف باید مشخص باشد، یعنی. هنگام تنظیم آن، قطعاً باید به وضوح نتیجه ای را که می خواهید به دست آورید تصور کنید. به عنوان مثال، "من می خواهم در انسان شناسی متخصص شوم."
• قابل اندازه گیری - هدف باید قابل اندازه گیری باشد، یعنی. شما باید نتیجه مورد نظر را به صورت کمی نشان دهید. به عنوان مثال، "تا سال 2015 می خواهم 50 هزار روبل در ماه درآمد داشته باشم."
• دست یافتنی - هدف باید دست یافتنی باشد، یعنی. شما باید ویژگی های شخصیت خود را در نظر بگیرید: توانایی ها، استعداد، استعداد و غیره. به عنوان مثال، اگر با ریاضیات مشکل دارید و مطلقاً این علم را درک نمی کنید، بهتر است هدف خود را از تبدیل شدن به یک ریاضیدان برجسته قرار ندهید.
• مرتبط - هدف باید با سایر وظایف شما مرتبط باشد. به عنوان مثال، دستیابی به یک هدف میان مدت باید به طور ضمنی شامل دستیابی به چندین هدف کوتاه مدت باشد.
• محدود به زمان - هدف باید در زمان مشخص شود و یک چارچوب زمانی مشخص داشته باشد. به عنوان مثال، "من می خواهم در یک ماه فلان ماه از 95 به 80 کیلوگرم وزن کم کنم."

با هم، این به شما امکان می دهد اقدامات لازم را برای دستیابی به نتیجه مطلوب تعیین کنید، حداکثر تعداد عوامل را در نظر بگیرید و به طور مداوم پیشرفت خود را دنبال کنید. در مورد تکنیک SMART نوشته شده بیشتر بخوانید.

فهرست اهداف و مقاصد

ساده ترین روشی که با آن می توانید زمان و امور را برنامه ریزی کنید. این فقط لیستی از کارهایی است که باید انجام دهید. چنین لیست هایی بسیار راحت هستند زیرا به هیچ منبع اضافی مانند رایانه شخصی، برنامه های کاربردی تلفن همراه یا استفاده از طرح های پیچیده نیاز ندارند، اما همچنین به شما امکان می دهند هر کاری را که باید انجام دهید و این فرآیند را کنترل کنید به صورت بصری نمایش دهید.

تهیه فهرستی از اهداف و وظایف بسیار ساده است: شما به سادگی می توانید هر کاری را که باید انجام دهید روی یک تکه کاغذ یادداشت کنید و در چه زمانی و پس از اتمام، موارد تکمیل شده را به سادگی خط بزنید. و می توانید کمی آن را پیچیده کنید: جدولی ایجاد کنید که در آن ستون هایی وجود داشته باشد: "وظیفه" ، "اولویت" ، "تاریخ سررسید" ، "علامت اتمام".

همه این تکنیک ها را می توان به تنهایی یا ترکیبی استفاده کرد. همه گزینه ها را امتحان کنید - مطمئناً پس از مدتی راحت ترین و مناسب ترین را برای خود انتخاب خواهید کرد و شاید حتی برخی از آنها را بر اساس آنها بسازید.

به منظور سهولت در برنامه ریزی امور و زمان برای شما، در خاتمه درس، می خواهیم اصول بسیار مؤثری را که می توانید در زندگی روزمره خود از آنها استفاده کنید، به شما ارائه دهیم.

اصول برنامه ریزی

• تمام تکنیک های برنامه ریزی مورد بحث را امتحان کنید و مناسب ترین را برای خود انتخاب کنید. روزانه و در همه موارد از آن استفاده کنید.
• سعی نکنید همه چیز را به خاطر بسپارید - یادداشت بردارید. همانطور که گفته می شود، "خنگ ترین مداد بهتر از تیزترین حافظه است."
• اگر کارهای زیادی برای انجام دادن دارید، سعی نکنید برای انجام همه کارها وقت داشته باشید. برای شناسایی مهم ترین و اولویت دارترین ها وقت بگذارید و نسبت به اجرای آنها اقدام کنید. بقیه را بعداً تمام کنید.
• در پایان یک هفته، برای هفته بعد برنامه ریزی کنید. همین کار را در پایان هر روز انجام دهید.
• عادت کنید یک دفترچه یادداشت و خودکار یا ضبط صوت همراه داشته باشید تا افکار جالبی را که به سراغتان می آید ضبط کنید.
• یک "ژورنال موفقیت" راه اندازی کنید که در آن همه موفقیت های خود را، هر چند کوچک، هر روز در آن ثبت کنید. این کار شما را دائما با انگیزه نگه می دارد و به شما یادآوری می کند که در مسیر درستی هستید.
• نه گفتن را یاد بگیر این توانایی شما را از اتلاف وقت، تلاش برای اهداف غیر ضروری و برقراری ارتباط با افراد غیر ضروری نجات می دهد.
• همیشه قبل از انجام هر کاری فکر کنید. تمام جوانب مثبت و منفی را بسنجید. سعی کنید اقدامات و اقدامات عجولانه انجام ندهید.
• هر زمان که در حال انجام کاری هستید، خود را به یاد بیاورید، حواستان به کاری باشد که در لحظه حال انجام می دهید. اگر احساس می کنید که جلو نمی روید، این فعالیت را کنار بگذارید.
• نگاهی انتقادی به خود بیندازید: عادات بد خود را شناسایی کنید، کارهایی که زمان بر هستند، کارهایی که از انجام آنها لذت می برید، اما شما را به سمت هدف حرکت نمی دهند. سپس به تدریج و یکی یکی این عادات و اعمال را با عادات جدید - مؤثر - جایگزین کنید.
• اولویت های اصلی خود را در زندگی مشخص کنید و بر اساس آنها زندگی کنید. بنابراین همیشه می توانید روی چیز اصلی متمرکز شوید و زمان را تلف نکنید.
• کارهای غیر ضروری غیر ضروری انجام ندهید، کارهای دیگران را انجام ندهید. شما باید به تنهایی جلو بروید، اما اگر خودتان از آن لذت نمی برید، اجازه ندهید که به عنوان ابزاری برای رسیدن به اهداف دیگران استفاده کنید.
• به طور منظم و منظم زمانی را برای خودسازی اختصاص دهید: کتاب خواندن، تماشای فیلم های آموزشی و انگیزشی، تمرین مهارت ها و غیره.
• در اینجا متوقف نشوید - با رسیدن به یک هدف، هدف دیگری جدی تر را تعیین کنید. بنابراین شما می توانید همیشه در فرم خوبی باشید، انگیزه و انگیزه خواهید داشت.

به کارگیری تمامی توصیه های فوق به شما این امکان را می دهد که در هر زمینه ای موفق باشید و در کمترین زمان ممکن به اهداف خود برسید. مهمترین چیز کار مداوم بر روی خود و به کارگیری مهارت های کسب شده در عمل است. برای اینکه همه چیزهایی که از این درس آموخته اید به ثمر بنشینند، باید از همین امروز برنامه ریزی برای فعالیت های آینده خود را آغاز کنید. با هر روشی شروع کنید، تمرین کنید، یک مهارت جدید را تقویت کنید و آن را به یک عادت تبدیل کنید. البته برنامه ریزی برای همه چیز در زندگی غیرممکن است، اما خیلی چیزها ممکن است.

می توانید مطالب جالب دیگری را در رابطه با برنامه ریزی و کارایی در منبع 4brain ما بیابید:

دانشتان را امتحان کنید

اگر می خواهید دانش خود را در مورد موضوع این درس محک بزنید، می توانید در یک آزمون کوتاه متشکل از چندین سوال شرکت کنید. برای هر سوال فقط 1 گزینه می تواند صحیح باشد. پس از انتخاب یکی از گزینه ها، سیستم به طور خودکار به سؤال بعدی می رود. امتیازاتی که دریافت می کنید تحت تأثیر صحت پاسخ های شما و زمان صرف شده برای پاس کردن قرار می گیرد. لطفاً توجه داشته باشید که سؤالات هر بار متفاوت است و گزینه ها به هم ریخته می شوند.

سلام! در این مقاله در مورد برنامه ریزی روز کاری صحبت خواهیم کرد.

امروز یاد خواهید گرفت:

1. چرا روز کاری خود را برنامه ریزی کنید
2. چه کسی به آن نیاز دارد؛
3. چگونه روز کاری خود را برنامه ریزی کنید.

برنامه ریزی روز کاری

در قرن بیست و یکم، ریتم زندگی به طرز محسوسی شتاب گرفته است و همچنان در حال افزایش است. اگر قبلاً برای موفقیت یک مقدار کار لازم بود، اکنون برای رسیدن به موفقیت باید کارهای بسیار بیشتری انجام دهید. و مردم با کمبود زمان مواجه می شوند. اگر به دنبال همه کارهای روزانه ای که زندگی هر روز به سرمان می زند، باشید، اصلاً زمانی وجود ندارد.

برنامه ریزی روز کاری ابزاری است که نه تنها به استفاده موثر از زمان کار، بلکه به کاهش آن نیز کمک می کند. این یک لیست کارهای پیش پا افتاده نیست که باید به ترتیب دقیق تکمیل شود. برنامه ریزی توانایی انتخاب آنچه باید انجام شود، چرا و چه زمانی است.

به همین دلیل است که برنامه ریزی خوب نه تنها هر کاری را که در یک روز انجام می دهید ساختار می دهد، بلکه زمان شما را نیز آزاد می کند. اول از همه، شما باید مهمترین کارها را انجام دهید - این قانون اصلی است. برای هر فردی که وقت آزاد در محل کار دارد و برنامه مشخصی ندارد که وقت خود را به درستی تخصیص دهد مفید است.

برنامه ریزی شامل چه مواردی می شود؟

برنامه ریزی زمان کار شامل:

• اولویت بندی
• وظایف مهم را انتخاب کنید.
• یافتن بهترین راه ها برای حل آنها.
• در اوقات فراغت خود به دنبال شغل باشید.

اولویت بندیبه شما کمک می کند بفهمید چه چیزی نیاز به توجه دارد، چه چیزی می تواند خود به خود حل شود و چه موضوعی باید نادیده گرفته شود. زمان و اطلاعات بسیار ارزشمندتر از قبل شده اند و عصبانی شدن از چیزی که نتیجه نمی دهد چیز بی معنی است.

انتخاب وظایف مهم- تقریباً مشابه اولویت بندی، فقط در یک روز کاری. شما انتخاب می کنید که چه چیزی به نتیجه مهمی می رسد، چه کاری باید فورا انجام شود و چه چیزی می تواند به تعویق بیفتد.

یافتن بهترین راه ها برای حل مشکلاتنکته بسیار مهمی است هنگام برنامه ریزی، نه تنها باید آنچه را که انجام خواهید داد، بلکه بهترین روش انجام آن را نیز در نظر بگیرید. در عین حال، نه تنها صرفه جویی در زمان، بلکه انجام همه کارها تا حد امکان سریع و کارآمد مهم است.

کار با اوقات فراغتهمچنین باید در برنامه کاری گنجانده شود. آیا روزی 2 ساعت آزاد دارید که بتوانید برای چیزی صرف کنید؟ شما می توانید در مورد آن به رئیس خود بگویید، و او به شما کار می کند، می توانید خودتان را آموزش دهید، یا می توانید برای توسعه پروژه خود تلاش کنید.

چرا برنامه ریزی برای روز کاری مهم است؟

هر کسی که تا به حال با مشاغل آزاد، تجارت یا "کار به میل خود" (مانند تاکسی) سروکار داشته است، اهمیت ترتیب دادن کارها را در طول روز درک می کند. اما به عنوان مثال، اکثر کارکنان ادارات برنامه ریزی روز کاری خود را ضروری نمی دانند.

در حقیقت، دلیل اصلیبرنامه ریزی روز کاری - افزایش کارایی خود اگر به بدن خود گوش دهید، می‌توانید بفهمید که بعضی چیزها در یک زمان برای شما بهتر هستند و بعضی در زمان دیگر. به عنوان مثال، برای شما راحت تر است که بعد از ناهار با شرکت های دیگر تماس بگیرید، زیرا قبلاً از خواب بیدار شده اید، اما هنوز زمانی برای خسته شدن نداشته اید، و کار یکنواخت در عصر سریعتر انجام می شود، بنابراین بهتر است اطلاعات رانندگی در پایگاه داده را تا 5-6 ساعت به تعویق بیندازید.

برنامه ریزی یک روز کاری نه تنها عناصر اساسی حل مشکلات، بلکه ترجیحات شخصی هر فرد را نیز در نظر می گیرد. مدیریت زمان برای تحمیل یک الگوی عملکرد بالا به همه ساخته نشده است. شما باید وظایف خود را با ویژگی های بدن خود تنظیم کنید.

سازماندهی و برنامه ریزی روزتان به شما این امکان را می دهد که در زمان کمتری کارهای بیشتری انجام دهید و برای چیزهایی که دوست دارید وقت بگذارید.

چه کسی باید روز کاری خود را برنامه ریزی کند

همه باید بتوانند برای روز کاری خود برنامه ریزی کنند. به این ترتیب می توانید در زمان صرفه جویی کنید و کارآمدتر کار کنید. اما 3 دسته از افراد وجود دارند که به سادگی موظف به برنامه ریزی شخصی هستند.

. بی انضباط ترین کارگر، شغل آزاد است. او برنامه مشخصی ندارد و فقط ضرب الاجل به او یادآوری می کند که وقت آن است که برای انجام کاری بنشیند. به همین دلیل برای فریلنسرهایی که با چندین مشتری کار می کنند بسیار مهم است که روز کاری خود را برنامه ریزی کنند. اغلب مشخص می شود که سفارشات جدید با یک یا دو روز اختلاف ظاهر می شوند و اگر تا آخرین مورد تاخیر داشته باشید، ممکن است زمان لازم برای کار روی دو پروژه را نداشته باشید.

بازرگانان. همه چیز در اینجا تقریباً مانند فریلنسینگ است. به خصوص اگر یک تجارت آنلاین باشد. از یک طرف، زمانی که کارمندانتان در حال کار هستند، می‌توانید در خانه آسوده خاطر باشید، اما از طرف دیگر، این رویکرد ناگزیر شکست خواهد خورد. در غرب، فرقه اعتیاد به کار در میان تجار رونق می گیرد. آنها معتقدند که اگر 60 ساعت در هفته کار نکنید، تنبل هستید و کاری برای انجام دادن در تجارت ندارید.

رهبران. رهبر همیشه یک تاجر نخواهد بود. مالک شرکت ممکن است در امور شرکت خود مشارکت فعال نداشته باشد، اما مدیر آن مسئولیت عملیات کل سازوکار را بر عهده می گیرد. به همین دلیل است که رهبران شرکت های متوسط ​​و بزرگ باید از زمان خود به طور موثر استفاده کنند، زیرا آینده شرکت به تصمیمات بلندمدت آنها بستگی دارد. برنامه ریزی روز کاری یک مدیر راهی برای تخصیص موثر زمان شما بین وظایف استراتژیک مهم است.

روش های برنامه ریزی روز کاری

راه‌های زیادی برای برنامه‌ریزی درست روز کاری‌تان وجود دارد. اما یکی از موثرترین ماتریس آیزنهاور. ماهیت آن به شرح زیر است.

4 مربع وجود دارد:

1. میدان الف - موارد فوری و مهم.
2. مربع B - چیزهای غیر فوری و مهم.
3. مربع C - موارد فوری و غیر مهم.
4. مربع D - چیزهای غیر فوری و غیر مهم.

مربع Aتقریبا همیشه باید خالی باشد با برنامه ریزی مناسب، تمام وظایف مهم باید در مربع B قرار گیرند و با نزدیک شدن به A انجام شوند.

مربع Bاینها چیزهای مهمی هستند که به شما در رسیدن به هدفتان کمک می کنند. این شامل تمام کارهایی می شود که باید ظرف 1 روز کاری تکمیل شوند.

مربع Cبه معنای موارد فوری و غیر مهم است که باید به افراد دیگر منتقل شود. یک مثال بارز از موارد فوری اما بی اهمیت، تماس با مشتری بالقوه است. یک کارمند می تواند این کار را انجام دهد، بهتر است روی چیزهای دیگر تمرکز کنید.

مربع Dبه این معنی است که چیزهای غیر فوری و بی اهمیتی وجود دارد که شما را به هدف نزدیک نمی کند، احساسات مثبت ایجاد نمی کند و اصولاً مورد نیاز نیست. در این کادر باید تمام ایده های بیهوده را یادداشت کنید.

این تقسیم وظایف با توجه به اهمیت و فوریت آنها به شما این امکان را می دهد که بفهمید در طول روز کاری به چه مواردی باید توجه کرد و چه چیزی را می توان با خیال راحت فراموش کرد. ماتریس نه تنها در فرآیندهای کاری، بلکه در زندگی روزمره نیز کمک می کند. اگر می خواهید انگلیسی یاد بگیرید، برای شما جالب است و به شما در حرفه شما کمک می کند - این مربع B است. اما اگر می خواهید اسپانیایی را فقط به خاطر دانستن آن یاد بگیرید - این D است و می توانید با خیال راحت فراموش کنید آی تی.

قوانین برنامه ریزی روز کاری

قوانین مختلفی برای مدیریت موثر روز کاری خود وجود دارد. برای راحتی کار، روز را به 3 قسمت تقسیم می کنیم:

• شروع روز کاری.
• گردش کار اصلی
• تکمیل.

صبح مهمترین قدم است. بسته به اینکه چقدر خوابیده اید، چگونه بیدار شده اید و چه کار کرده اید، خلق و خو، نگرش روانی و عملکرد شما بستگی دارد.

اصول صبح "حق" شامل موارد زیر است:

• نگرش مثبت اگر هر روز از خواب بیدار شوید و فکر کنید که از شغل خود متنفر هستید، بهره وری شما کاهش می یابد. سعی کنید صبح را با افکار دلپذیر شروع کنید.
• سعی کنید "نوسان" نکنید. آیا متوجه شده اید که پس از بیدار شدن در صبح، به 30-40 دقیقه دیگر نیاز دارید تا در نهایت بهبود پیدا کنید؟ این زمان ارزش هدر دادن ندارد. بلافاصله پس از بیدار شدن از خواب، دوش بگیرید، قهوه درست کنید و به جای نیم ساعت «به ناکجاآباد»، می توانید با آرامش صبحانه بخورید.
• صبحانه ای آرام و راه رفتن به محل کار. شروع آهسته روز بسیار مهم است. هنگامی که عجله دارید، بدن انرژی و اعصاب بیشتری را صرف می کند که می تواند برای کار مفیدتر استفاده شود. اگر نمی توانید یک صبحانه مقوی و یک سواری آرام بخرید، دیرتر بخوابید و زودتر از خواب بیدار شوید.
• وظایف کلیدی اکثر افراد موفق در کسب و کار معمولاً استدلال می کنند که مهم ترین کارها باید در صبح انجام شود. همانطور که گفته می شود، "اگر می خواهید همه چیز را انجام دهید، یک قورباغه برای صبحانه بخورید." نقش قورباغه موردی است که اصلا نمی خواهید آن را به عهده بگیرید. آن را در صبح درست کنید و نگرش مثبت از این واقعیت که "قورباغه خورده شده است" تمام روز ادامه خواهد داشت.

گردش کار اصلی شامل وظایف زیر است:

• مشکلات فوری را حل کنید. درک این نکته مهم است که اگر در طول روز کاری برخی از مشاغل فوری بر سر شما افتاده است، لازم نیست تمام توجه خود را منحصراً به آن معطوف کنید. ابتدا باید بفهمید که مهم است یا خیر. اگر مهم است، باید فوراً به آن اقدام کنید. در غیر این صورت مسئولیت اجرای آن را به شخص دیگری واگذار کنید.
• مهلت ها را حفظ کنید. هر روز باید ضرب الاجل های تقریبی را برای خود تعیین کنید که باید با کل حجم کارها کنار بیایید. مهم است که "همه کارها را قبل از ساعت 18 انجام دهید"، بلکه "در ساعت 14:00 - شروع به برنامه ریزی کنید، در ساعت 15:00 - تجزیه و تحلیل شاخص ها، در ساعت 16:00 - نوشتن گزارش" و غیره باشد.
• در محل کار سفارش دهید. این یک نکته ضمنی اما بسیار مهم است. اگر میزتان به هم ریخته باشد، چشمانتان مدام در میان آن گم می شود. و اگر مدرک خارجی در محل کار ظاهر شد، می توانید مطالعه آن را شروع کنید و فقط 20-30 دقیقه از دست بدهید.
• از تکانه ها پیروی نکنید این مهمترین است. برخی محرک‌ها وجود دارند که باعث می‌شوند تمرکز خود را از کار به چیزی کم‌اهمیت تغییر دهید. هنگامی که در حال بررسی یک طرح فروش هستید با یک دوست تماس بگیرید؟ بهتر است این کار را نکنید، در این صورت تمرکز خود را از دست خواهید داد و به راحتی می توانید حال و هوای کاری را از دست بدهید.
• روال خود را گروه بندی کنید. این خیلی مهمه. اگر در طول روز نیاز به برقراری 60 تماس تلفنی دارید، بهتر است آنها را به چند گروه کوچک، 10 تا 15 تایی در یک زمان تقسیم کنید. پس از تماس، می توانید کار دیگری را انجام دهید. با تغییر مداوم از فعالیت معمولی به فعالیت شدید، می توانید کارهای بیشتری انجام دهید.

پایان روز کاری بر اساس اصول زیر است:

• آنچه مورد نیاز است را تکمیل کنید. گروهی از موارد هستند که در میدان "مهم اما نه فوری" قرار می گیرند. آنها بهتر است در طول روز کاری تکمیل شوند و میدان "مهم و فوری" همیشه خالی بماند.
• نتایج خود را بر اساس برنامه بررسی کنید. هر کاری که در یک روز انجام دادید باید با آنچه برنامه ریزی کرده اید مقایسه شود. اگر به تازگی برنامه ریزی روز کاری خود را شروع کرده اید، انحرافات کوچک از برنامه در دستور کار قرار خواهند گرفت. سعی کنید آنها را تا حد امکان کم نگه دارید.
• برای روز بعد برنامه ریزی کنید. بهتر است این کار را در پایان روز کاری قبل انجام دهید. بنابراین شما روحیه کاری را حفظ می کنید، اما مهم است که یک برنامه واقعی از امور تهیه کنید.

اگر رهبر هستید، در طول روز کاری باید از نزدیک با منشی خود کار کنید.

به یاد داشته باشید که اینها همه نکات کلی هستند. آنها ویژگی های فردی شما را در نظر نمی گیرند. اگر برای شما راحت تر است که کارهای فوری را بعد از ظهر انجام دهید، نه صبح، این حق شماست. اگر ترجیح می دهید یک کار بزرگ و دشوار را دوام بیاورید و این به هیچ وجه روی روحیه شما یک روز تأثیر نمی گذارد، آن را ماندگار کنید.

برنامه ریزی روز کاری باید فردی باشد.

اشتباهات اصلی هنگام برنامه ریزی یک روز کاری

علیرغم این واقعیت که تمرین مدیریت زمان در زندگی ما جا افتاده است، اکثر مردم هنگام برنامه ریزی روز کاری خود اشتباهات رایجی را مرتکب می شوند. در اینجا تعداد کمی از آنها هستند.

اشتباه 1. اولویت بندی نادرست.

ماتریس آیزنهاور به ما می گوید که کارهای مهمی برای انجام دادن داریم. اما بسیاری از مردم به راحتی می توانند آنچه را که برایشان مهم است اشتباه بگیرند. مربع A، که باید خالی بماند و مسئول امور فوری و مهم باشد، اغلب آنها را با C اشتباه می گیرند، جایی که موارد بی اهمیتی انباشته شده اند که نیاز به توجه فوری دارند.

مهم است که به یاد داشته باشید که باید انرژی را صرفاً صرف آنچه در یک لحظه معین برای شما مهم است صرف کنید. زمانی باید برای آینده کار کنید که بتوان کارها را به تعویق انداخت و به درستی برنامه ریزی کرد.

اشتباه 2. زمان زیادی صرف چیزهای کوچک می شود.

برای توضیح اینکه چرا اول از همه لازم است یک "پایه" بسازیم، و تنها پس از آن چیزهای کوچک، از قانون پارتو استفاده می کنیم. می گوید 20 درصد تلاش ها 80 درصد نتیجه را می دهد. یعنی وقتی روی موضوع مهمی کار می کنید، 20 درصد تلاش خود را صرف می کنید و 80 درصد نتیجه را به دست می آورید. وقتی روی چیزهای کوچک کار می کنید، 4 برابر کمتر نتیجه می گیرید و 4 برابر بیشتر انرژی صرف می کنید.

بیایید یک مثال کوچک را در نظر بگیریم.شما باید یک کمپین تبلیغاتی راه اندازی کنید. اگر 10 خلاقیت ایجاد کنید، کلمات کلیدی و عبارات را برای آنها انتخاب کنید و آنها را در سایت های آماده راه اندازی کنید، آنگاه این 20٪ کار است که 80٪ نتیجه را به همراه خواهد داشت. اما اگر برای ویرایش فونت ها و تصاویر، انتخاب و صیقل دادن عبارات، و یافتن پلتفرم های اضافی برای تبلیغات وقت بگذارید، تلاش بسیار بیشتری صرف خواهید کرد. همه این کارها باید انجام شود، اما پس از شروع کمپین تبلیغاتی، زمانی که به اولین نتیجه رسیدید.

اشتباه 3. کمبود وقت برای مسائل شخصی.

هر فرد باید زندگی شخصی و آزادی انتخاب شغل داشته باشد. اگر کارهای زیادی برای انجام دادن دارید و یکی دو ساعت برای انجام سرگرمی خود پیدا نمی کنید، پس این برنامه ریزی بدی برای روز شماست. برنامه ریزی زمان کاری نه تنها به این دلیل مهم است که به شما امکان می دهد کارهای بیشتری انجام دهید. این فرصت را به شما می دهد تا کاری را که دوست دارید بدون عجله انجام دهید.