Programa ECM para automatizar el flujo de documentos jefe-asistente. Soporte para estructuras organizativas complejas

Las responsabilidades de la empresa BOSS-Referent incluyen:

• desarrollo del producto del mismo nombre: el sistema de gestión de documentos electrónicos BOSS-Referent;
• desarrollo de una red de socios;
• consultoría y soporte para socios y usuarios del sistema;
• educación;
• promoción comercial del producto.

Red de afiliados BOSS-Referent

Los socios de la empresa BOSS-Referent brindan servicios para la implementación de un sistema de gestión de documentos electrónicos, soporte de las soluciones creadas, adaptación del sistema a las tareas del cliente y capacitación de los usuarios. A cada socio se le asigna uno de tres estados:

• Socio general: tiene amplia competencia, una gran cantidad de especialistas certificados y experiencia en la implementación de muchos proyectos de implementación;
• Socio: cuenta con especialistas certificados de BOSS-Referent capacitados para implementar proyectos de implementación;
• Revendedor - suministros EDMS BOSS-Referent.
• La red de socios de BOSS-Referent cubre casi todas las regiones de Rusia, así como Ucrania y Kazajstán. En la sección “Socios” de nuestro sitio web puede encontrar un socio en su región, o seleccionar la empresa que le interesa en el catálogo alfabético.

Servicio y soporte BOSS-Referent

El soporte de los sistemas de gestión de documentos electrónicos implementados BOSS-Referent es posible en versiones básica y ampliada:

• El soporte de garantía (básico) lo proporciona el fabricante, BOSS-Referent.
• Los socios de BOSS-Referent proporcionan soporte técnico ampliado.
• Cursos de formación BOSS-Referente

La empresa BOSS-Referent ofrece formación en Moscú en los siguientes cursos:

• “Metodología para la implementación de EDMS BOSS-Referent”
• “Conceptos básicos de la administración de EDMS BOSS – Referente”
• La formación de especialistas de los socios de la empresa BOSS-Referent en el marco del programa de afiliados es gratuita.

Historia

En enero de 2012 se supo que en el grupo de TI la estructura de gestión de la práctica ECM (gestión de contenidos empresariales, almacenamiento de información corporativa, incluida la gestión de documentos electrónicos, EDMS) había cambiado seriamente.

En diciembre de 2011 apareció una filial 100% de la sociedad gestora del grupo Business Logic 2.0 que, además de implementar ECM, emprenderá una nueva dirección para el grupo: los sistemas de gestión de procesos de negocio (BPM).

Hasta ese momento, la práctica de ECM estaba representada por el desarrollador de EDMS "Boss-Referent" y "IT Information Management", creado en abril de 2011, que implementa un software similar. Antes de la creación de Information Management como empresa independiente, la implementación estaba a cargo del departamento integrador.

La dirección es importante para el grupo. Como dice a CNews Tagir Yapparov, presidente de la junta directiva de TI, durante el año pasado la práctica de ECM representó alrededor de 500 millones de rublos. ganancia. Con unos ingresos totales en 2010, según la clasificación "CNews100: las mayores empresas de TI de Rusia", 4,7 mil millones de rublos. En cuanto al número de empleados, según la nueva directora general de “Business Logic” y “Boss Referent”, María Kamennova, actualmente trabajan en la dirección unas 230 personas, de las cuales alrededor de 180 están en el puesto de trabajo. A finales de 2010, según el ranking CNews, en el grupo de TI trabajaban en total 1.550 personas.

Antes de la llegada de Stone Company, estaban subordinados a diferentes personas. La empresa ejecutora fue Georgy Podbutsky, que permaneció en Business Logic como subdirector responsable de ECM. Los desarrolladores fueron dirigidos por Andrey Grib, quien ahora deja TI. Yapparov atribuye su salida al hecho de que "no todos los directivos se han integrado en la nueva estructura matricial, que prevé una mayor delegación de responsabilidades".

Legalmente, Boss Referent siguió siendo una organización independiente de Business Logic, que también es propiedad total de la sociedad gestora del grupo, afirma Yapparov. Sin embargo, una fuente de CNews del grupo confía en que estamos hablando de una transferencia completa del desarrollo de EDMS a los implementadores. "El asunto no se limitó a la marcha de Grib, sino que también personas de la empresa implementadora pasaron a ocupar otros puestos directivos en Boss-Referent", afirma. - Durante mucho tiempo existió una competencia interna empresarial normal entre estructuras y también hubo acusaciones mutuas de fracasos. En los últimos años, varios directores han cambiado en la implementación. Ahora el “Jefe Referente” se ha vuelto completamente dependiente de los ejecutores”.

A pesar de la reestructuración de la dirección, Tagir Yapparov tiene la intención de duplicar anualmente los ingresos de su trabajo, es decir, Este año debería llegar a los mil millones de rublos. Hoy se firmó un acuerdo entre Business Logic y el desarrollador alemán de BPM Metasonic. Todavía existen planes para admitir “Boss Referent” multiplataforma: Lotus, Microsoft Sharepoint, FileNet, JBOSS, versiones móviles para iOS y Android. Según un interlocutor anónimo de CNews, durante la reorganización varios programadores abandonaron la empresa y será necesario contratar otros nuevos para implementar estos planes. Recientemente, TI anunció una pasantía en el área de ECM.

El sistema de documentación de gestión BOSS-Referent es un paquete de software que permite a las organizaciones crear sistemas eficaces de automatización de oficinas y gestión de documentos electrónicos y, por tanto, garantizar un aumento significativo de la eficiencia de las estructuras de gestión. En particular, la creación de dichos sistemas en una organización permite:

Incrementar la velocidad en la toma de decisiones y su calidad.

Fortalecer el control de la disciplina del desempeño.

Incrementar la manejabilidad de la organización.

Incrementar la productividad de los empleados individuales, de los grupos de trabajo y de la organización en su conjunto.

El sistema BOSS-Referent tiene una gran cantidad de implementaciones y está destinado a empresas de diversos tamaños y formas de propiedad:

• Grandes empresas comerciales y holdings.
• autoridades federales
• Organismos gubernamentales regionales y otras empresas estatales
• Empresas distribuidas geográficamente
• Empresas con estructuras organizativas complejas
• Empresas con un gran volumen de flujo documental
• Empresas pequeñas y de rápido crecimiento.

La funcionalidad del sistema BOSS-Referent puede ser utilizada tanto por gerentes como jefes de departamento, especialistas en TI, administrativos, ejecutivos, secretarias y otros empleados de empresas, gracias a una amplia gama de procesos comerciales automatizados:

• Trabajar con documentos internos de la organización.
• Procesamiento de documentos entrantes y salientes.
• Gestión de contactos externos
• Trabajar con contratos de organización
• Organización de canales de noticias y conferencias.
• Mantener un directorio de organizaciones en formato electrónico.
• Soporte de ingeniería para las instalaciones comerciales de la organización.
• Organización y planificación de eventos.

Un sistema de gestión de documentos electrónicos construido sobre la base del sistema de gestión de documentación de BOSS-Referent se puede representar convencionalmente como un conjunto de varias capas.

• Hardware: servidores, estaciones de trabajo de clientes, redes de área local, módems, impresoras, escáneres, sistemas de alimentación ininterrumpida y otros equipos técnicos.
• Sistema operativo: sistema operativo de red Windows, Linux, otros y protocolos de transporte que combinan todo el hardware en un solo complejo.
• Lotus Notes/Domino es una plataforma de software de aplicación que es un complemento de un sistema operativo de red e incluye herramientas para almacenamiento de documentos, replicación de datos (sincronización), búsqueda de texto completo, correo electrónico y otros mecanismos importantes.
• BOSS-Referent: módulos de software interconectados de aplicaciones que funcionan en el entorno Lotus Notes/Domino y respaldan los procesos comerciales de gestión y, en parte, el flujo de documentos funcionales.
• Soporte organizativo y normativo: normativa, reglas de funcionamiento, instrucciones para usuarios y administradores de sistemas, etc.

BOSS-Referent incluye un conjunto de subsistemas interconectados diseñados para crear un sistema de gestión de documentos electrónicos y ofimática:

• Diccionarios de todo el sistema
  • Directorio de organizaciones
  • Diccionarios
  • Destinatarios externos
• Servicios para todo el sistema
  • Coordinación
  • Pedidos
  • Cambiar
  • Plantillas
  • Registrador
  • Gabinete
  • Sistema de búsqueda
  • Buffer
  • Almacenamiento electrónico de imágenes.
  • Protocolo
• Subsistemas funcionales
  • Oficina
  • Documentación
  • notas de oficina
  • Contactos externos
  • Control de contratos
  • Soporte de ingeniería
  • Conferencias
  • Noticias

Una arquitectura de sistema bien construida, que se basa en la apertura y la modularidad, contribuye en gran medida a la comodidad y rapidez de implementación de BOSS-Referent.
La modularidad está garantizada por la base de datos especializada "Switch", que sirve como "Centro de control" de toda la SDOU BOSS-Referent. Este módulo independiente y funcionalmente completo contiene información sobre la configuración actual del sistema y el código de programa necesario para organizar la interacción entre bases de datos. Todas las bases de datos se registran automáticamente en el conmutador durante la instalación.
La segunda función importante que realiza la base de datos Switch es la configuración de las estaciones de trabajo de los usuarios. Se entiende por configuración un conjunto de bases de datos del sistema registradas en un switch independiente y necesarias para el trabajo de los usuarios de los diferentes departamentos de la empresa. La implementación de un EDMS en varias configuraciones permite que cada empleado trabaje solo con sus propias bases de datos. Con el conmutador, puede crear un número ilimitado de configuraciones de diversos grados de complejidad, repitiendo completamente el esquema de flujo de documentos existente en la empresa. El conmutador conecta rápidamente cualquier módulo adicional al sistema y también navega por las bases de datos.
BOSS Referent está abierto a desarrolladores. Los desarrolladores del cliente pueden modificar cualquier base de datos de BOSS-Referent. Además, se puede agregar una base de datos patentada a BOSS-Referent SDOU, sujeto a ciertas reglas y acuerdos.
Se pueden crear nuevas bases de datos, formularios, vistas, agentes y elementos de diseño en el sistema utilizando las herramientas de desarrollo estándar de Lotus Domino Designer. Además de las herramientas de desarrollo integradas, IT Co. proporciona al cliente un conjunto de herramientas especial para desarrolladores: Toolkit, que le permite crear rápidamente sus propias bases de datos e integrarlas con BOSS-Referent sin violar la integridad del sistema. como cambiar cualquier módulo de su entorno de información.

Puede leer en detalle todos los cambios en la versión 2.56.1 aquí.

3 Módulo funcional “Oficina” Ciclo completo de trabajo con correspondencia entrante y saliente: Uso de plantillas para tarjetas de documentos Registro de correspondencia Envío de documentos para su consideración, ingreso de resoluciones Formación de hojas de familiarización Monitoreo de la ubicación del documento en papel original Ejecución, familiarización, envío “para uso” Escanear documentos y procesar documentos recibidos a través y desde el servidor de fax Reserva de números para documentos salientes Soporte para formas centralizadas, descentralizadas y mixtas de flujo de documentos

4 Cree un RC para un documento entrante, cree una nueva contraparte a partir de la tarjeta del documento, verifique el documento para el registro repetido, indique el registro de registro para este tipo de documento, indique la fecha de vencimiento y la resolución entrante 1) imprima una etiqueta o tarjeta usando un código de barras 2) adjunte una imagen escaneada del documento: desde un disco local desde un escáner (normal o escaneado con código de barras)

5 Soporte de registro para números de registro complejos. Configuración de plantillas de numeración para todo tipo de documentos. Posibilidad de utilizar varios formatos para un mismo contador. En el documento se colocan un sello de registro, un número y un código de barras. Es posible utilizar una expedición RC simplificada.

6 Revisión Posibilidad de revisión de un documento por varios empleados. Posibilidad de utilizar rutas estándar para documentos entrantes. La capacidad de crear borradores de resolución y usar plantillas de resolución pone un documento bajo control especificando el tipo de control, selecciona un controlador o una unidad de control, agrega un párrafo de la resolución manualmente o ve/edita un borrador de resolución creado previamente a partir de una plantilla.

7 Párrafo de la resolución Se señala el ejecutor responsable y coejecutores, sujeto, plazo y persona controladora. Se crean instrucciones para los puntos de control de la resolución y para los puntos que no son de control, se envía el documento para su revisión. registrar la transferencia del original crear una orden con control periódico

8 Instrucciones El Ejecutor recibe una notificación de la recepción de una instrucción para su ejecución. El autor y el controlador de la orden pueden: ajustar el plazo de ejecución, cambiar los ejecutores, cancelar las instrucciones El autor, el controlador y los ejecutores reciben notificaciones sobre el incumplimiento de los plazos de ejecución.

9 Ejecución de órdenes El ejecutor de la orden puede: crear una nueva orden basada en su orden (cadena de órdenes), si es necesario, ingresar un informe sobre la ejecución para los coejecutores creando un nuevo documento, tomando un informe de la orden de un coejecutor o de una orden secundaria, colocar un archivo adjunto, un enlace a un documento previamente preparado, simplemente un comentario sobre la ejecución, publicar un informe sobre la ejecución de la orden

10 Control de ejecución El autor y responsable del pedido puede aprobar el pedido o devolverlo para su revisión. Control de disciplina de desempeño: informes sobre disciplina de desempeño (generador de informes ReportsMan). la orden se ha ejecutado la orden está vencida la orden se está ejecutando el controlador puede aprobar la orden directamente en la tarjeta del documento

12 Preparación de salida 1. Complete los campos de la tarjeta, los campos obligatorios están marcados con un icono, algunos campos se pueden completar de forma predeterminada, el valor se ingresa directamente en el campo, es posible completar los campos de la República de Kazajstán sin usar el mouse; los datos de registro se pueden cambiar en la etapa de registro

13 Preparación de salida 2. Coloque el documento, ingrese texto en el campo "Contenido", agregue un archivo adjunto desde el disco local desde la base de datos Plantillas desde el escáner El archivo adjunto se puede adjuntar con anticipación a la plantilla de tarjeta. El administrador del sistema puede limitar el tamaño del archivo adjunto.

15 Preparación de salida 3. Cree una ruta cambiando la ruta existente La ruta se puede configurar: 1) "rígidamente": no puede cambiar los aprobadores y el orden de aprobación 2) "flexiblemente": puede eliminar y agregar aprobadores 3) usted Puede agregar nuevos, pero no puede eliminar los predeterminados. Se configuran parámetros para cada etapa de aprobación.

21 Aprobación de Documento Aprobación Adicional y Delegación Adicional. aprobación – rama de aprobación adicional. El documento contiene la visa de la persona principal que lo aprueba, independientemente de las decisiones de la persona adicional. coordinando Delegación – el documento contiene la visa del empleado a quien se le ha delegado la aprobación.

28 Módulo “Recursos de Ciudadanos” Ciclo completo de tramitación de recursos orales y escritos: Registro de recurso Revisión Formación de resoluciones, ejecución Elaboración y aprobación de respuesta al recurso Formación de solicitudes relacionadas a organismos externos Registro de respuestas a solicitudes de organismos externos

30 Autores de apelaciones Trabajar con autores de apelaciones: Posibilidad de conectar el directorio "Clasificador de direcciones de Rusia" (KLADR) Información completa sobre el autor: nombre completo, dirección, lugar de trabajo, estatus social, beneficios, etc. EDMS BOSS-Referent ha aprobado la certificación FSTEC necesaria para la certificación de la clase de protección de datos personales en los niveles 2-4.

31 Soporte para los procesos de toma de decisiones Tipos de documentos procesados ​​en el proceso de toma de decisiones: En el sistema BOSS-Referent, el componente de documentación del proceso de toma de decisiones está automatizado. Solicitud ORD Memorando interno Acuerdo Borrador del documento saliente Los procesos comerciales en el módulo “Toma de decisiones” se implementan utilizando procesos estándar de toma de decisiones.

32 Módulo funcional “Toma de decisiones” En la base de datos La toma de decisiones se lleva a cabo: Formación de la ruta del documento Cambio de ruta “sobre la marcha” Control del movimiento de documentos Registro de documentos (incluido el registro automático) Reserva de números para contratos, órdenes operativas y redacción de documentos salientes Soporte para trabajar con hojas de aprobación , familiarización y distribución Formación de pedidos de documentos y control de su ejecución 37 Servicio de notificación El usuario está informado sobre todos los eventos del sistema, así como sobre las acciones que deben realizarse en el sistema, a través de notificaciones que llegan: Las notificaciones se dividen en: Tareas Mensajes de información en el Gabinete de la base de datos (que se muestran en el Diario en la página de inicio) a un buzón de Lotus Notes u otro sistema de correo

Árabe Búlgaro Chino Croata Checo Danés Holandés Inglés Estonio Finlandés Francés Alemán Griego Hebreo Hindi Húngaro Islandés Indonesio Italiano Japonés Coreano Letón Lituano Malgache Noruego Persa Polaco Portugués Rumano Ruso Serbio Eslovaco Esloveno Español Sueco Tailandés Turco Vietnamita

definición - BOSS-Referent BOSS-ReferentMaterial de Wikipedia - la enciclopedia libre

El sistema BOSS-Referent está diseñado para automatizar la gestión del flujo de documentos y el trabajo de oficina. Creado en 1996, hoy EDMS BOSS-Referent es uno de los líderes en el mercado ruso de soluciones de clase ECM (Enterprise Content Management). De todas las estaciones de trabajo EDMS instaladas en 2008, el 25%, es decir, una de cada cuatro, se implementaron en el sistema BOSS-Referent (según el análisis del mercado de EDMS publicado por DSS Consulting).

El EDMS más grande de Rusia se basa en la plataforma BOSS-Referent en el Servicio Federal de Impuestos de la Federación de Rusia (FTS): más de 85.000 usuarios, y en la empresa MTS, el sistema une a más de 25.000 empleados.

¿A quién está destinado el EDMS BOSS-Referent?

Los usuarios del sistema de gestión de documentos electrónicos BOSS-Referent son autoridades federales y regionales, empresas unitarias estatales, empresas comerciales, incluidas tanto sociedades holding con una gran estructura de sucursales como pequeñas organizaciones.

La automatización de la gestión documental con la ayuda de BOSS-Referent conduce a un aumento de la productividad de los empleados, un acceso más fácil a la información para la toma de decisiones de gestión, una mejor disciplina de desempeño y, en consecuencia, un aumento general de la calidad de la gestión.

¿Qué tareas de gestión ayuda a resolver EDMS BOSS-Referent?

• organizar un trabajo eficaz con contratos;
• hacer que los documentos internos de la empresa fluyan lo más sin papel posible;
• automatizar el flujo de documentos de las autoridades federales o regionales;
• garantizar un control de alta calidad sobre la ejecución de las instrucciones de los gerentes;
• aumentar la eficiencia del procesamiento de solicitudes;
• implementar el flujo de documentos del proyecto y la posibilidad de trabajo en equipo;
• Establecer la gestión documental dentro del sistema de gestión de calidad.

¿Qué resultados da la implementación de EDMS BOSS-Referent?

En autoridades:

• mejorar la calidad de los servicios públicos;
• mejorar la disciplina de desempeño, aumentar la controlabilidad;
• aumentar la transparencia y apertura de las actividades;
• reducir los costos de apoyo al trabajo de los organismos gubernamentales;
• creando la base para un sistema de información integral como el “gobierno electrónico” (flujo de documentos interdepartamentales, EAR, archivos, portales de servicios gubernamentales).

Para empresas comerciales:

• mayor controlabilidad;
• respuesta rápida a los cambios;
• Incrementar la competitividad de la empresa en el mercado.

El período de recuperación del sistema oscila entre seis meses y dos años.

Procesos automatizados

El sistema BOSS-Referent está diseñado para automatizar el flujo de documentos y los procesos de gestión.

El sistema incluye funcionalidad que le permite implementar:

Soporte para procesos de aprobación

• permite utilizar procesos estándar y crear procesos especializados;
• prevé la posibilidad de cambiar la lista de personas que aprueban, el tipo y el momento de la aprobación;
• le permite controlar el proceso de aprobación;
• proporciona información sobre las versiones de los documentos y el historial de aprobaciones.

Control de ejecución de órdenes.

• asegura la contabilidad de todas las órdenes emitidas;
• le permite monitorear la puntualidad de la ejecución de las órdenes y la carga de trabajo de los especialistas;
• genera estadísticas sobre la ejecución de órdenes y procesamiento de documentos.

Trabajar con correspondencia entrante y saliente.

• asegura el registro de la correspondencia recibida de diversos tipos;
• admite números de registro de cualquier complejidad;
• le permite vincular documentos entre sí;
• permite imponer resoluciones y preparar proyectos de resolución;
• asegura el funcionamiento de varias oficinas dentro de un único espacio de información.

Se pueden encontrar más detalles sobre las capacidades del sistema en el sitio web del fabricante.

Ventajas

EDMS BOSS-Referent tiene una serie de ventajas comerciales y tecnológicas únicas que otorgan al sistema liderazgo en el mercado ruso de soluciones de gestión de documentos.

El sistema satisface las necesidades de organizaciones grandes y pequeñas de cualquier industria y permite a las autoridades gubernamentales crear sistemas de información complejos, incluidos EAR, portales, flujo de documentos legalmente significativos y archivos.

Las ventajas de BOSS-Referent EDMS están determinadas por las amplias capacidades de la plataforma IBM Lotus, la arquitectura de alta tecnología y la rica experiencia en implementación. Se pueden destacar las siguientes ventajas de la solución:

Interfaz amigable

EDMS BOSS-Referent está diseñado para mejorar la eficiencia de la organización en su conjunto y de sus empleados en particular. Un factor importante que influye en la rapidez con la que los empleados se involucran en el trabajo con una nueva aplicación y en la rapidez con la que se implementan las operaciones estándar en el sistema de gestión de documentos electrónicos es lo que se llama usabilidad: una interfaz de usuario centrada en garantizar la máxima comodidad psicológica y estética para el usuario. para trabajar con la aplicación. BOSS-Referent es cómodo y fácil de usar

La interfaz del sistema BOSS-Referent es actualmente intuitiva para los usuarios normales y una de las más cómodas de usar entre sistemas similares.

"Diario" y "Titular de la tarjeta"

A partir de la versión 3.2.1, el sistema ha implementado una página de inicio que contiene elementos que se utilizan constantemente en el trabajo: una agenda y un tarjetero.

Conceptualmente, la página de inicio es una estación de trabajo automatizada individual (AWS). Esto significa que cada usuario puede configurar los componentes de la página de la forma que le resulte más cómoda para trabajar y las principales herramientas del sistema están siempre a mano.

Sólo la información que necesitas

La interfaz del sistema BOSS-Referent está diseñada para que diferentes grupos de usuarios puedan trabajar más rápido y con mayor comodidad: solo se les proporcionan las herramientas y los datos que necesitan.

Los usuarios se pueden dividir en los siguientes grupos según las tareas que deben resolver al trabajar con el sistema:

• ejecutores: completar tarjetas de documentos, enviar documentos para su aprobación y firma, monitorear el progreso de los documentos, informar sobre las instrucciones de la gerencia;
• gerentes: tomar decisiones sobre documentos (coordinar y firmar documentos), monitorear la implementación de instrucciones;
• Oficinistas: aceptar, registrar, enviar documentos, controlar la disciplina de desempeño.

Para cada grupo de usuarios, la interfaz incluso del mismo documento será diferente.

Acceso web completo

BOSS-Referent tiene una versión web completamente funcional que admite todas las funciones del usuario. Por lo tanto, con EDMS BOSS-Referent, el usuario puede trabajar en toda regla tanto en el cliente Lotus Notes como a través de un navegador web.

La facilidad de uso

Trabajar con BOSS-Referent EDMS en la web prácticamente no es diferente de trabajar en el cliente Lotus Notes.

La interfaz de ambas versiones es idéntica: las herramientas, las tarjetas de documentos y los principios de navegación por el sistema son los mismos. Si el usuario trabaja con ambas versiones, por ejemplo, en la oficina se utiliza un cliente Lotus para acceder y un navegador web para acceder desde casa, entonces no necesitará aprender las reglas para trabajar con cada versión: son Idéntico para ambas versiones.

¿Cuándo es apropiado utilizar el acceso web al sistema?

Sería más correcto que una organización trabajara con BOSS Referent a través de una interfaz web bajo las siguientes condiciones:

• cuando una organización ha adoptado como estándar corporativo un cliente de correo electrónico distinto de Lotus, ciertamente no es aconsejable reemplazarlo, y el trabajo con documentos se puede implementar a través de la versión de Internet del sistema;
• cuando una parte importante de los usuarios de EDMS son usuarios móviles, para quienes es más conveniente acceder al sistema desde cualquier punto equipado con acceso a Internet;
• si la política de tecnología de la información de la organización implica el uso de aplicaciones accesibles a través de una interfaz web siempre que sea posible;
• Si la organización tiene una gran cantidad de usuarios en oficinas geográficamente remotas, el uso de la versión web le permite acelerar la implementación del EDMS y reducir el costo del proyecto.

Características técnicas

Para configurar el acceso web al sistema BOSS-Referent, no se requiere ningún servidor adicional: la capacidad de los usuarios de trabajar con la versión web se logra mediante una configuración adicional del servidor Lotus Domino. El mismo servidor también se utiliza para dar soporte a los usuarios que trabajan en el cliente Lotus.

La autenticación de los usuarios del sistema cuando trabajan en la web se implementa de una de tres maneras:

• utilizar Lotus Domino (la única opción posible para usuarios que combinan trabajo vía web y un cliente pesado);
• a través de Active Directory (puede utilizar el componente Winlogon);
• utilizando un directorio compatible con LDAP.

Las notificaciones que llegan a los correos electrónicos de los usuarios cuando trabajan en la web tienen la forma de enlaces html (en lugar de los enlaces Lotus utilizados cuando se trabaja en el cliente de correo electrónico Lotus).

Para utilizar el acceso web, no es necesario descargar elementos ActivX ni subprogramas de Java. Una vez que el usuario tiene la oportunidad de trabajar en la web, simplemente ingresa al enlace especificado por el administrador, se autentica y luego puede trabajar inmediatamente con la versión completa del sistema.

Rápida automatización de procesos

¿Qué se necesita para implementar un EDMS rápidamente? Para ello, es necesario configurar procesos (reglamentos) para trabajar con documentos en el sistema en poco tiempo.

Por lo tanto, BOSS-Referent viene con un conjunto de procesos preconfigurados para trabajar con documentos estándar, que solo necesitan personalizarse para un cliente específico. El sistema también contiene elementos de diseño diseñados para construir rápidamente a partir de "cubos" procesos para procesar documentos especializados (como, por ejemplo, el proceso de aprobación de una solicitud de préstamo). Esto permite reducir significativamente el tiempo de implementación y adaptación del sistema a los requerimientos del cliente.

En cualquier organización existen reglas para trabajar con documentos, que pueden o no registrarse en forma de reglamento (o reglamentos), y deben tenerse en cuenta a la hora de automatizar el negocio. El reglamento determina qué sucede con un documento en las diferentes etapas de su ciclo de vida. Al implementar un sistema de automatización de la gestión, las regulaciones se implementan en forma de regulaciones administrativas electrónicas (ERA). En EDMS BOSS-Referent, los reglamentos electrónicos se denominan "proceso de toma de decisiones" (por ejemplo, "el proceso de tomar una decisión sobre un contrato" o "el proceso de tomar una decisión sobre una nota").

Elementos de cualquier “Proceso de Toma de Decisiones” (reglamentos)

El “proceso de toma de decisiones” se forma a partir de la ficha del documento y del recorrido del documento.

Una tarjeta de documento es un formulario de pantalla configurado por el administrador y que contiene los atributos del documento y el documento en sí en forma de una imagen electrónica escaneada o un documento borrador, por ejemplo, en formato Microsoft Word.

Una ruta de documento es una secuencia de etapas de procesamiento de documentos que el administrador del sistema configura para los tipos de documentos. La ruta puede incluir las siguientes etapas de procesamiento de documentos:

• Preparación;
• coordinación;
• firma;
• declaración;
• registro;
• ejecución;
• transferir al archivo.

La etapa de “coordinación” puede constar de una o varias etapas. Cada etapa se crea utilizando uno de los siguientes bloques de aprobación:

• paralelo;
• secuencial;
• con transiciones según las condiciones.

Establecimiento de “Procesos de Toma de Decisiones” (Reglamento)

Todo el flujo de documentos procesados ​​​​por cualquier organización se puede dividir en documentos típicos de la gran mayoría de organizaciones y documentos especializados, generalmente de naturaleza productiva (en los bancos, se trata de solicitudes de préstamos, en empresas de consultoría, informes, etc. ).

BOSS-Referent contiene procesos preconfigurados para trabajar con documentos estándar y también le permite ensamblar procesos especializados a partir de los "cubos" del diseñador integrados en el sistema.

Configurar procesos estándar

La versión básica del sistema BOSS-Referent incluye 5 “Procesos de toma de decisiones” preconfigurados para documentos estándar (utilizados en la gran mayoría de organizaciones):

• contratos;
• documentos organizativos y administrativos;
• borradores de documentos salientes;
• notas;
• aplicaciones.

Para estos procesos, el sistema BOSS-Referent implementa rutas de documentos estándar y tarjetas de documentos estándar. Los procesos integrados son universales y el administrador puede cambiarlos mediante configuraciones simples.

La estructura de la tarjeta para cualquiera de los 5 procesos estándar la configura el administrador del sistema. Algunos campos se pueden completar de forma predeterminada; algunos campos se pueden completar utilizando los libros de referencia del sistema.

Las rutas para procesos preconfigurados ya están definidas en el sistema y constan de las etapas de procesamiento de documentos y bloques de aprobación descritos anteriormente. El administrador del sistema puede configurar el proceso de aprobación mediante bloques de aprobación, así como definir los empleados involucrados en la aprobación, firma y aprobación de documentos.

Crear procesos personalizados

Para las empresas que utilizan documentos especializados (por ejemplo, solicitudes de préstamo) en BOSS-Referent, es posible diseñar rápidamente las rutas especializadas y tarjetas de documentos necesarias.

La creación de una ruta especializada se lleva a cabo utilizando Lotus Workflow Architeсt a partir de las etapas estándar de procesamiento de documentos y bloques de aprobación integrados en el sistema (descritas anteriormente).

Para crear tarjetas para documentos especializados que incluyan cualquier composición de campos requerida, se utilizan las herramientas de Lotus Domino Designer.

Una vez creada la tarjeta y la ruta, el proceso se configura de la misma forma que para los procesos estándar.

Óptimo para entornos distribuidos

BOSS-Referent es una de las mejores soluciones disponibles en el mercado ruso para organizar el flujo de documentos efectivo en organizaciones con una estructura distribuida geográficamente, como lo demuestran varios proyectos exitosos, que incluyen:

• El EDMS más grande de Rusia se construyó sobre la plataforma BOSS-Referent: el número de usuarios del sistema de gestión de documentos electrónicos en el Servicio Federal de Impuestos de la Federación de Rusia (FTS) supera los 85.000, el sistema se ha implementado en los órganos territoriales de la Servicio de Impuestos Federales de todas las entidades constituyentes de la Federación de Rusia, el sistema cuenta con el respaldo de más de 350 servidores;
• El EDMS más grande del sector comercial se creó en BOSS-Referent en MTS: el sistema une a más de 25.000 empleados de las divisiones de la compañía en Rusia y varios países de la CEI en un único espacio de información, y su trabajo cuenta con el respaldo de más de 100 servidores.

La eficiencia de un sistema de gestión de documentos electrónicos en un entorno distribuido depende de qué tan bien esté organizada la entrega de documentos a usuarios ubicados a cierta distancia entre sí. Es decir, todos los usuarios que trabajan en el EDMS, independientemente de su ubicación, deben tener acceso a todos los documentos necesarios para su trabajo. En BOSS-Referent todas las funciones del sistema están implementadas para que puedan funcionar correctamente en condiciones de distribución territorial.

Para trabajar en un entorno distribuido, el sistema BOSS-Referent utiliza todas las ventajas de la plataforma Lotus Domino, así como su propio mecanismo de transporte. Con su ayuda, el sistema proporciona las siguientes capacidades:

• Se implementa el principio “un documento electrónico se entrega sólo donde los usuarios lo necesitan para funcionar”. Esto significa que si un documento se procesa en la oficina central de la empresa y en una de sus sucursales, entonces el documento debe ubicarse en estos dos sitios y en ningún otro lugar;
• Al transferir un documento (por ejemplo, uno que se está aprobando) a otro sitio, todos los documentos que lo acompañan se envían junto con él;
• La entrega de documentos, instrucciones y datos se realiza en un paquete y se produce casi al instante. En este caso, no es necesario realizar configuraciones complejas para los derechos del servidor y la replicación;
• El mecanismo de transporte de BOSS-Referent tiene la función de entrega garantizada de paquetes de documentos: si el paquete no se entrega en su totalidad, el sistema lo reenvía y, si es imposible entregarlo, informa al administrador. Para conocer los motivos del error en la entrega, el administrador puede utilizar una herramienta para diagnosticar los procesos de transporte de datos;

La administración del sistema BOSS-Referent que opera en un entorno distribuido es tan simple como la administración de un solo sitio. Al mismo tiempo, es posible la administración de oficinas remotas desde un único punto, por ejemplo, desde la oficina central. Por lo tanto, el sistema se actualiza a una nueva versión en todos los sitios de MTS EDMS durante la noche y lo llevan a cabo los administradores de la oficina central de la empresa;

• La función de soporte para la reubicación de usuarios le permite resolver el problema de mover usuarios y sus documentos de un sitio a otro. Después de que un usuario es transferido, por ejemplo, de una sucursal a la oficina central de una organización, un paquete de todos los documentos con los que trabajó el usuario antes de la transferencia se envía como una copia desde el servidor de la sucursal al servidor de la oficina central.

Implementación rápida

EDMS BOSS-Referent se distingue por una combinación de tres ventajas únicas:

• por un lado, el sistema combina elementos de diseño, lo que permite automatizar muy rápidamente los procesos de gestión documental;
• por otro lado, ha conservado todas las capacidades de la plataforma, que permiten adaptar la solución a las necesidades específicas del cliente;
• Además, la arquitectura del sistema y la metodología de implementación permiten automatizar procesos paso a paso, por ejemplo, comenzar a configurar el procesamiento de contratos para que la organización comience a trabajar en el sistema y luego configurar otros procesos.

2 meses son suficientes para poner en funcionamiento comercial el EDMS BOSS-Referent.

Esto es posible gracias a las siguientes características del sistema y metodología de implementación:

• Hay documentos que se procesan de la misma forma en casi cualquier organización. Para 5 tipos de documentos de este tipo ya se han creado procesos estándar en BOSS-Referent. Por lo tanto, puede empezar a trabajar con documentos estándar, por ejemplo, contratos, inmediatamente después de instalar el sistema.
• Si, al implementar un sistema, es necesario crear procesos para procesar documentos especializados que se utilizan en el trabajo de una organización separada, esto también se puede hacer rápidamente. El proceso se forma a partir de elementos de proceso ya implementados en el sistema; está formado por "cubos" como un constructor.
• BOSS-Referent tiene acceso web con todas las funciones, lo que permite a los usuarios trabajar completamente tanto en el cliente Lotus Notes como a través de un navegador web. Si la estructura de la organización incluye muchas sucursales y divisiones geográficamente remotas, entonces el plazo de implementación del proyecto se puede reducir significativamente proporcionando acceso web al sistema a todos los usuarios de las sucursales.
• La metodología para implementar BOSS-Referent EDMS se ha desarrollado a lo largo de años de proyectos exitosos de varios tamaños y está enfocada en implementar el proyecto en poco tiempo. Por ejemplo, al automatizar el trabajo con documentos estándar, se requiere 1 mes para examinar el flujo de documentos existente en la organización y prepararse para la implementación, el segundo mes se dedica a instalar el sistema, configurar procesos estándar y capacitar a los usuarios. Es decir, después de 2 meses la organización comienza la operación de prueba del EDMS.

Fiabilidad y rendimiento

La confiabilidad y el rendimiento del sistema BOSS-Referent están garantizados por las capacidades de la plataforma Lotus Domino: el indicador de confiabilidad es 24 horas al día, 7 días a la semana y hasta 1000 usuarios pueden trabajar en un servidor.

Fiabilidad del sistema

La confiabilidad 24 horas al día, 7 días a la semana del EDMS BOSS-Referent se logra organizando el trabajo en un clúster de software Lotus Domino que consta de dos (o más) servidores. La identidad de los datos en los servidores incluidos en el clúster se mantiene mediante replicaciones del clúster de Lotus Domino. El uso de un clúster de Lotus Domino proporciona:

• tolerancia a fallas del sistema: en caso de falla del servidor principal en el que trabajan los usuarios, se cambian automáticamente a servidores de respaldo;
• distribución de carga en los servidores: los usuarios se distribuyen proporcionalmente a diferentes servidores, lo que ayuda a mejorar el rendimiento del sistema.

Rendimiento de sistema

El alto rendimiento del sistema está garantizado por una serie de soluciones técnicas, tales como:

• distribución de carga en un clúster de software Lotus Domino;
• transferencia automática de documentos procesados ​​​​a los archivos de los módulos correspondientes: una vez finalizado el trabajo con los documentos, se mueven a los archivos de los módulos correspondientes, mientras que están disponibles configuraciones flexibles para el archivo y la búsqueda automáticos en todos los módulos, incluidos los archivados;
• almacenamiento de tarjetas de documentos y archivos adjuntos en diferentes módulos (para volúmenes de archivos particularmente grandes, los archivos adjuntos se pueden almacenar en un sistema tipo "archivo electrónico": IBM Content Manager o Saperion), mientras que la ubicación de almacenamiento no es obvia para el usuario, y se conserva el efecto “adjunto adjunto a la tarjeta” documento";
• un mecanismo de transporte distribuido, optimizado para el volumen de información transmitida y que funciona según el principio de "los documentos se almacenan y transmiten sólo a aquellos servidores donde son necesarios para su funcionamiento".

Desarrollo de soluciones

El desarrollo del sistema de gestión de documentos electrónicos BOSS-Referent en el marco de un único proyecto es posible en dos direcciones:

• en el camino del aumento de la escala del sistema;
• en el camino de la ampliación de la funcionalidad.

Para aumentar la escala del sistema manteniendo un único espacio de información, BOSS-Referent le permite:

• Conecte nuevos usuarios en grandes cantidades. Las capacidades del sistema BOSS-Referent se probaron en proyectos para construir el EDMS más grande de Rusia en el Servicio Federal de Impuestos (el número total planificado de usuarios debe exceder los 100 mil) y MTS (el sistema emplea a más de 25 mil empleados).
• Conecte nuevos sitios (divisiones y sucursales de la organización geográficamente remotas) con sus servidores. Actualmente, el trabajo del EDMS del Servicio de Impuestos Federales y MTS cuenta con el respaldo de más de 100 servidores.

BOSS-Referent ofrece amplias oportunidades para el desarrollo de alta calidad del sistema, añadiendo nuevas funciones, mediante los siguientes medios:

• El sistema puede automatizar el trabajo con todo tipo de documentos de gestión utilizados en la organización. Los procesos para procesar documentos estándar se pueden "clonar" fácilmente a partir de procesos ya preconfigurados: se copian las regulaciones y se cambian las configuraciones necesarias. Para documentos especializados de la organización (como, por ejemplo, solicitudes de préstamo), se crean procesos especializados utilizando herramientas de la plataforma Lotus.
• La integración con otros productos le permite ampliar significativamente las capacidades del sistema BOSS-Referent, así como hacer que el EDMS forme parte del sistema de información unificado de la organización. La experiencia de construir un EDMS en la plataforma BOSS-Referent incluye ejemplos de integración exitosa con sistemas de clase HR, ERP, CRM, así como la creación de una gestión de documentos electrónicos legalmente significativa;
• Los socios de la empresa BOSS-Referent han desarrollado módulos compatibles con BOSS-Referent EDMS, diseñados para ampliar la funcionalidad básica del sistema.

Apertura de la solución

EDMS BOSS-Referent es uno de los pocos sistemas en el mercado EDMS ruso que viene con código abierto. Esto proporciona los siguientes beneficios a los clientes:

• Las organizaciones que utilizan BOSS-Referent tienen la oportunidad de adaptar el sistema a las características específicas de su trabajo y desarrollar sus propios módulos EDMS adicionales. Ésta es la ventaja única de la flexibilidad del sistema BOSS-Referent.
• Los equipos de seguridad del cliente pudieron verificar la seguridad del código y del sistema en sí, así como certificar su cumplimiento con los requisitos de seguridad internos.

Protección de Datos

El sistema BOSS-Referent ha sido certificado para cumplir con los requisitos de los Documentos Rectores de la FSTEC de Rusia:

• “Seguridad de las tecnologías de la información. Criterios para evaluar la seguridad de las tecnologías de la información." Nivel de confianza estimado 4 (EAL4).
• "Protección contra el acceso no autorizado a la información. Parte 1. Software de seguridad de la información. Clasificación según el nivel de control sobre la ausencia de capacidades no declaradas” (NDV4).

El certificado OUD4 garantiza el nivel de seguridad del sistema y el correcto funcionamiento de las funciones de seguridad necesarias para trabajar con información confidencial.

El certificado NDV4 garantiza la ausencia de “puertas traseras” en el código del programa.

La presencia de certificados FSTEC le permite certificar sistemas de información construidos sobre la base de BOSS-Referent según la clase de seguridad del sistema de información de datos personales (ISPD) hasta "1G" y según la clase de protección de datos personales en el IS hasta " K2” inclusive.

Los sistemas BOSS-Referent tienen soporte integrado para herramientas de protección de información criptográfica certificadas por el FSB de Rusia. Utilizando estas herramientas, BOSS-Referent implementa:

• el uso de una firma digital electrónica (EDS), que permite confirmar la autoría, integridad y significado legal de los documentos electrónicos;
• cifrado de datos, que permite una protección adicional de la información contenida en un documento electrónico.

Arquitectura del sistema

El sistema de gestión de documentos electrónicos, construido sobre la base de BOSS-Referent, consta de varios niveles:

• hardware (servidores, estaciones de trabajo cliente, redes, etc.) y plataforma (sistema operativo Windows/Linux/Sun y protocolos de transporte), que combina todo el hardware en un único complejo;
• Plataforma tecnológica IBM Lotus, que es una "superestructura" en el sistema operativo de red e incluye el componente del servidor Domino y el componente del cliente Notes;
• Sistema BOSS-Referent, que es una aplicación Lotus Domino compuesta por módulos (bases de datos) en formato nsf;
• sitios cliente para usuarios que pueden trabajar utilizando tanto el cliente Lotus Notes como un navegador web.

IBM Lotus es una plataforma orientada a documentos, lo que la hace más preferible para tareas EDMS que los DBMS relacionales.

Módulos

BOSS-Referent tiene una arquitectura modular. Los módulos incluidos en el sistema BOSS-Referent son bases de datos (DB) interconectadas que se ejecutan en el entorno Lotus Notes/Domino. Estas bases de datos se pueden dividir en tres grupos:

Módulos funcionales

Diseñado para procesar información de gestión y tomar decisiones.

Módulo "Oficina"

Proporciona un ciclo completo de trabajo para la organización con documentos entrantes y salientes. Le permite controlar, registrar y registrar correspondencia.

Módulo "Toma de Decisiones"

Diseñado para automatizar los procesos de negocio que se implementan en el sistema en forma de “Procesos de Toma de Decisiones”, formados por dos elementos obligatorios: una tarjeta de documento y una ruta de documento. La entrega del sistema incluye "procesos de toma de decisiones" preconfigurados para documentos estándar (contratos, documentos organizativos y administrativos, borradores de documentos salientes, memorandos, solicitudes). Los procesos para documentos especializados (por ejemplo, solicitudes de préstamo) se pueden personalizar aún más rápidamente.

Módulo "Pedidos"

Le permite establecer tareas para los empleados de toda la organización mediante la creación de asignaciones basadas en documentos o asignaciones independientes y realizar un seguimiento de su implementación. Brinda la capacidad de crear órdenes relacionadas que forman un "árbol" de órdenes y monitorear su implementación.

Las instrucciones pueden ser emitidas por gerentes de todos los niveles. Los artistas pueden guardar informes sobre el trabajo realizado en el módulo "Pedidos". El módulo está estrechamente relacionado con otras bases del sistema (“Toma de decisiones”, “Oficina”). Los pedidos se pueden crear tanto en la propia base de datos “Pedidos” como en otros módulos del sistema (“Toma de Decisiones”, “Oficina”), mientras que todos los pedidos se almacenan en el módulo “Pedidos”.

Diccionarios y libros de referencia de todo el sistema.

Diseñado para almacenar información regulatoria y de referencia.

Módulo "Directorio de organizaciones"

Diseñado para almacenar y actualizar datos sobre la estructura y los empleados de la empresa. La base de datos contiene información sobre las divisiones y sucursales que forman parte de la organización, su subordinación mutua, así como sobre los empleados de la organización, incluida información sobre la combinación de puestos, delegación de autoridad y roles para el procesamiento de documentos (aprobador, aprobación, etc.). ). Aquí también se almacena información de servicio: sobre sitios (servidores en los que se realiza el trabajo), conexiones, nodos, nombres de oficinas, etc. La mayoría de los módulos del sistema BOSS-Referent utilizan los datos del módulo Directorio de organizaciones.

Módulo "Destinatarios externos"

Diseñado para almacenar datos sobre organizaciones de contraparte (clientes, socios, clientes) y sus representantes. Los "Contactos externos" pueden almacenar una amplia variedad de información, desde los datos bancarios de una organización hasta el número de teléfono móvil de su representante.

En el sistema, los datos del módulo "Destinatarios externos" se utilizan siempre que sea necesario especificar contrapartes, por ejemplo, cuando se trabaja con contratos, documentos entrantes y salientes, etc.

Módulo "Diccionarios"

Diseñado para crear y almacenar listas de palabras clave utilizadas para completar campos de entrada en tarjetas de bases de datos del sistema. Utilizado por la mayoría de los módulos del sistema BOSS-Referent como libro de referencia para los significados del diccionario. La adición de nuevos registros y la edición de los antiguos la llevan a cabo los administradores o empleados especialmente designados.

Servicios para todo el sistema

Estos son módulos que permiten una configuración flexible de subsistemas funcionales y brindan soporte para funciones auxiliares.

Módulo de interruptor

Es la base central a través de la cual se configura la aplicación. Contiene información tecnológica sobre la ubicación de otras bases de datos del sistema BOSS-Referent en los servidores. La base de datos "Switch" está diseñada para resolver las siguientes tareas:

Navegación del usuario: el módulo proporciona navegación a través de bases de datos y actúa como un único punto de entrada al sistema para los usuarios. Cambio de módulos del sistema: establece conexiones entre las bases de datos del sistema y con diccionarios y módulos de referencia. Configuración de las estaciones de trabajo de los usuarios. La “página principal” del El módulo “Switch” es el punto de entrada del usuario al sistema.

Módulo "Gabinete"

Pertenece al grupo de servicios al usuario. Diseñado para informar a los usuarios sobre sus tareas: todos los mensajes de servicio del sistema BOSS-Referent se entregan aquí. La base de datos está disponible para todos los usuarios y cada usuario recibe únicamente las notificaciones dirigidas a él. El sistema permite duplicar los mensajes que llegan a la “Cuenta” al buzón del usuario,

Módulo "Buscar"

Un módulo auxiliar que permite buscar por un conjunto de atributos de fichas de documentos en las bases de datos “Oficina”, “Toma de Decisiones” y sus archivos.

Módulo "Registrador"

Contiene un conjunto de numeradores (contadores de software) que generan números de registro de documentos y formatos de numerador. Le permite configurar de manera flexible varios formatos de numerador de acuerdo con el procedimiento aceptado por la organización para generar números de registro para documentos de varios tipos. Además del “contador”, el formato puede contener varios parámetros, por ejemplo: nombre completo del Firmante, fecha de registro, delimitadores, índice de caso, etc. Se pueden crear varios formatos para un numerador.

Módulos de archivo

Diseñado para almacenar documentos de archivo de los módulos “Oficina”, “Pedidos”, “Toma de decisiones” y módulos relacionados de “Imágenes electrónicas”. Se crea una base de datos de archivo independiente para cada módulo. Los documentos transferidos al archivo desde los módulos "Oficina" y "Toma de decisiones" reciben el estado "Para acción", el estado de las instrucciones no cambia.

Módulo “Ajustes para la Toma de Decisiones”

Un módulo auxiliar utilizado para crear procesos estándar según los cuales se procesarán los documentos en la base de datos de Toma de Decisiones. La tarjeta de proceso estándar especifica las etapas y etapas del procesamiento de documentos, la configuración de los valores de campo de documento predeterminados, los empleados involucrados en el procesamiento (aprobar, firmar, aprobar, registrar), así como los empleados que tienen derecho a crear documentos.

Módulo "Protocolo"

Se utiliza para registrar las acciones del usuario cuando trabaja con documentos en el sistema BOSS-Referent. La información de la base de datos del Protocolo está destinada únicamente a visualización y es utilizada por el servicio responsable de la seguridad de la información.