Planificación eficaz del tiempo de trabajo en una empresa. Planificación del tiempo de trabajo - resumen

En mi práctica laboral, me he encontrado repetidamente con gerentes que tienen una habilidad importante. Esta es la capacidad de hacer muchas cosas durante el día, estableciendo prioridades correctamente y sin experimentar estrés. Es simplemente imposible abrumar a una persona así con trabajo. Independientemente de cuántos proyectos se estén implementando en este momento, rápidamente, con calma y correctamente establecerá prioridades, agrupará tareas y comenzará a completarlas una tras otra. Pensé mucho en esto, hablé con colegas y me di cuenta de que en la mayoría de los casos esta habilidad no es innata, sino adquirida.

Cuando estaba en la escuela secundaria, mi tío favorito me dio un buen consejo: “Lleva un registro de lo que haces a lo largo del día y resúmelo al final”. Mi tío trabajaba para la Organización Internacional del Trabajo y sabía de lo que hablaba. Todavía le estoy agradecido por su consejo y a mí mismo por seguirlo. Cuando me gradué de la escuela, tenía un horario claro, la mayoría de mis actividades y tareas de cada día estaban planificadas con anticipación y esto no me causaba ninguna protesta ni malestar.

Posteriormente mantuve esta regla por el resto de mi vida. Los planes y las tareas cambiaron, y el hábito de hacer varias cosas diferentes durante el día solo se fortaleció, y con él el desempeño y la eficiencia de mi trabajo. Después de todo, si lo pensamos bien, el alto cansancio, la apatía, la baja productividad laboral son en su mayoría el resultado de nuestra visión de nosotros mismos, de nuestro trabajo y, por último, pero no menos importante, de la falta de hábitos de planificación y priorización. Probablemente, para algunos trabajadores creativos y especialistas de perfil estrecho esto sea un inconveniente insignificante, pero no será posible ser un buen directivo sin la capacidad de planificar actividades, establecer prioridades y agrupar tareas.

Entonces, si no has aprendido a planificar las cosas en la escuela o la universidad, es mejor que lo hagas lo antes posible. Primero, averigua qué haces realmente durante el día. Simplemente marca cada media hora a qué dedicaste este tiempo. Cuando revise sus registros semanales, se sorprenderá de cuánto tiempo dedica a tareas sin importancia, duplicadas o simplemente irrelevantes. En consecuencia, el siguiente paso es descartar todo lo innecesario. También habrá que controlar esto durante mucho tiempo, algunos hábitos o rituales son muy difíciles de eliminar. El tercer paso es agrupar las principales tareas y tipos de trabajo y abordarlos de forma secuencial, en lugar de en orden aleatorio. Esto mejorará significativamente su capacidad de concentración. A primera vista, hacer esto es muy sencillo, no más difícil que hacer ejercicios por la mañana. Pero no todo el mundo hace ejercicios.

En cuanto a planificar mi día, incluso ahora le dedico mucho tiempo (aunque mis asistentes hacen gran parte del trabajo preparatorio y organizativo). Quizás más adelante escriba un post sobre el papel de un asistente personal en el trabajo de un gerente. La base de una adecuada gestión del tiempo es. Para mí, esto es estrategia, relaciones con clientes y socios clave, transacciones más importantes, equipo, nombramientos y motivación de los empleados. Si hay un problema en una de estas áreas, entonces es mi problema el que debo resolver primero.

Otro punto importante es la presencia en el cronograma de tiempo para actividades no planificadas. Siempre suceden, y es importante tener cierta reserva de tiempo, porque no hay nada peor que una reunión se traslade a otra o tener que hacer algo apresuradamente.

No debemos olvidar que todas las personas son diferentes, por lo que la planificación debe ser individual. Construí mi horario óptimo hace mucho tiempo. Normalmente a las 9 de la mañana aclaro el cronograma final con el equipo y reviso los briefs que describen las reuniones que tengo por delante ese día. La preparación de resúmenes es un tema aparte: describen claramente las metas, los objetivos y los participantes. Esto también me ahorra tiempo. Después de unas diez reuniones, vuelvo a casa y dedico tiempo a comunicarme con mi familia y hago yoga o fitness con regularidad. Y más cerca de la noche sigo trabajando electrónicamente. Esta rutina me permite evitar cambiar entre tipos de trabajo y es más fácil llegar al modo deseado. Sin embargo, para construirlo y mantenerlo, necesitaba comenzar a planificar mi tiempo en la escuela.

¿Quién de nosotros no se ha preguntado cuál es el mayor valor? Muy a menudo, las opiniones difieren al respecto. Algunos creen que es información, otros creen que es hora. A pesar de que la sociedad moderna tiene suficientes oportunidades para ahorrar tiempo, por alguna razón simplemente no hay suficiente tiempo. E inmediatamente me vienen a la mente pensamientos: "¿Por qué el progreso tecnológico está jugando una broma cruel?", "¿Cómo tener tiempo para hacer todo y hacerlo bien?", "Cómo distribuir y planificar el día para aliviar al menos parcialmente ¿tú mismo?" Todo es muy sencillo. Solo necesitas aprender a planificar tu tiempo correctamente.

Reglas a seguir si quieres hacerlo todo

Para estar al día con todo y tener tiempo para relajarse, debes:

• desarrollar un plan específico;
• priorizar los asuntos de menor importancia, sin dejarlos para más adelante;
• no pierdas el tiempo de trabajo en cosas innecesarias;
• analizar las tareas completadas diariamente;
• dependiendo de la importancia, distribuir correctamente las prioridades;
• mantener el orden;
• Desarrollar la fuerza de voluntad para seguir nuevos hábitos.

Cómo aprender a planificar tu día: etapas de la planificación del tiempo de un gerente

Parece que no es difícil distribuir correctamente el tiempo de trabajo y determinar la secuencia del trabajo diario, sin embargo, no todo el mundo puede hacerlo. Si le vienen a la mente ideas sobre cómo hacer cosas importantes a tiempo y no cansarse, es importante aprender a planificar y gestionar el tiempo correctamente. En este caso, un plan de rutina diario correctamente elaborado juega un papel importante.

No te olvides de un factor tan importante como el tiempo limitado. El tiempo no se puede detener, cambiar ni retroceder, lo que significa que lo mismo se aplica al trabajo, los negocios y nuestras vidas en general.

Existen las siguientes etapas de planificación del tiempo de trabajo:

• desarrollar disciplina (aprender a controlar su día es una tarea importante para un líder exitoso);
• determinar el grado de importancia de los asuntos (se permite planificar no más de 3 asuntos urgentes por día);
• distribución racional de tareas en importantes, urgentes, fáciles, simples, insignificantes;
• elaborar un plan de trabajo paso a paso;
• deshacerse de tareas simples, pequeñas y fáciles que tardan menos de 10 minutos en completarse (descargar los días siguientes);
• la negativa del gerente a realizar actividades que “roban” tiempo (ver series de televisión, pasar muchas horas comunicándose en las redes sociales, salir con amigos);
• determinación de cada cosa en la casa y en el trabajo su lugar;
• deshacerse de la basura del trabajo (10 minutos al día son suficientes para clasificar documentos y tirar cosas innecesarias);
• Elegir un pasatiempo para el ocio.

Para no perder amigos y ahorrar tiempo, es necesario seguir la regla: visitar páginas en las redes sociales 2 veces por semana, reservar los fines de semana para reunirse con amigos, planificar reuniones personales con anticipación, reducir el tiempo de teléfono "vacío" conversaciones a 15 minutos al día.

Cómo hacer un plan de trabajo

Es posible una planificación fructífera si se sigue la siguiente secuencia de trabajo:

1. Determinar metas y objetivos en base a los cuales desarrollar un plan de trabajo. Puede ser a corto plazo (durante una semana) o a largo plazo (durante un mes, trimestre, año).

Atención: un líder exitoso no puede desviarse ni un paso del plan. Puedes hacerle ajustes, por ejemplo, intercambiar tareas, días de reuniones importantes, planificar eventos en otro momento, pero bajo ninguna circunstancia debes cambiarlos radicalmente.

1. Distribuir tareas y determinar plazos para su realización. Es importante aprender a realizar primero tareas que tienen un plazo de tiempo limitado y aquellas que requieren mucho esfuerzo. Luego podrá planificar tareas a medio plazo y trabajos que requieran funciones estándar. El trabajo de bajo valor debe realizarse al final.

1. Marcado obligatorio de los asuntos urgentes que surgieron en vísperas de la ejecución en su agenda o calendario (permite al gerente lograr hacer todo a tiempo, sin perder puntos importantes).

1. Análisis de todas las tareas, reduciendo la lista de tareas (en la medida de lo posible).

Para descargar tu día, es importante:

1. Siga la limitación de completar tareas: no más de 3 urgentes, no más de 10 en total por día.
2. Al planificar, limítese a completar las tareas complejas en un momento más favorable, preferiblemente en la primera mitad del día, y a realizar las tareas fáciles al final del turno de trabajo.
3. No realizar el siguiente trabajo sin completar el anterior (es importante planificar las tareas paso a paso, completando las previamente acordadas).
4. No dejes tareas pendientes, no las pospongas para el siguiente día laborable.
5. Si aún quedan tareas pendientes, se recomienda anotarlas en el calendario de tareas importantes, donde las anota especialmente. Si la misma tarea "vive" de manera estable en el diario durante varios días seguidos, vale la pena pensar en cómo rechazarla o simplemente transferirla a otra persona que la realice.

Secretos de la planificación racional.

Puedes planificar tu día correctamente:

• evaluar el plan de trabajo, ajustar tareas, crear una rutina diaria;
• monitorear la ejecución de tareas, eliminando la realización simultánea de varias tareas (de lo contrario existe riesgo de baja productividad);
• finalización de las tareas iniciadas;
• eliminar obstáculos que impiden al gerente completar las tareas asignadas, distraen la atención y afectan los planes;
• alternar trabajo con descanso;
• análisis de planificación del tiempo;
• mejora continua de los resultados de tu trabajo.

Secretos para ahorrar tiempo a un gerente

1. Es importante combinar tareas similares, por ejemplo, combinar negociaciones, ordenar correspondencia, responder correos electrónicos.
2. Crear un ambiente tranquilo es igualmente importante. Esto es necesario para que nada te distraiga de tu trabajo.
3. Limitar su tiempo de trabajo le ayudará a evitar resultados improductivos en las reuniones de negocios.
4. La capacidad de priorizar es un indicador importante de la racionalidad y coherencia de los asuntos, lo que afecta el logro de los objetivos establecidos.
5. Hacer cosas excepcionalmente importantes permite a un gerente lograr un alto desempeño en su trabajo.
6. Distribuir tareas entre los empleados ayudará a ahorrar una cantidad importante de tiempo.
7. El trabajo paso a paso no es menos importante. Es mucho más fácil avanzar hacia tu objetivo si subes la escalera, empezando por cosas pequeñas y alcanzando grandes alturas.
8. Llevar un diario de tareas importantes ayudará a eliminar la superposición de unas tareas con otras y la acumulación de tareas al final del mes.
9. Es mejor tomar decisiones importantes por la mañana. De esta manera podrás crear una sensación de éxito a lo largo de tu jornada laboral.
10. A la hora de realizar planes y cronogramas es importante tener en cuenta el verdadero nivel de capacidad para el trabajo, ya que es esto lo que incide en el resultado final del trabajo.

Planificar y organizar el trabajo es la clave para un mayor autodesarrollo. Lea el artículo sobre los principios y reglas básicos de la planificación diaria.

Del artículo aprenderás:

¿Por qué necesitas una planificación diaria?

No todo el mundo entiende por qué necesita planificar su jornada laboral. Después de todo, cada persona, incluso sin planificación, sabe qué funciones desempeña y qué tareas le esperan. Muchas personas no ven el sentido a hacer planes para el día, ya que siempre surgen tareas inesperadas que pueden confundir todos los puntos previamente planificados.

Descargue documentos sobre el tema:

Si comparas a dos trabajadores que desempeñan las mismas funciones y tienen las mismas habilidades, encontrarás que el volumen y la calidad del trabajo que realizan son diferentes. Un empleado logra resolver tareas tanto actuales como estratégicas, el segundo no tiene tiempo para completar ni siquiera las tareas urgentes y se ve obligado a quedarse después del trabajo todo el tiempo. Los mejores resultados los mostrarán aquellos que son más . Es decir, alguien para quien el proceso de planificación es una responsabilidad y una necesidad diaria. Tener un plan, incluso a nivel psicológico, obliga a la persona a movilizarse. Tiene un objetivo fijo y aparece una necesidad interna de alcanzarlo.

¿Cómo planificar eficazmente?

La planificación y organización del trabajo corre a cargo del empleado. No es el gerente, sino el empleado quien debe fijarse tareas. En este caso, se fija metas de forma independiente y actúa en la dirección que elige. Como regla general, el porcentaje de tareas completadas cuando se planifica de forma independiente es mayor que cuando se realiza la planificación general. , desarrollado por el director.

Existe un sistema de planificación del trabajo que ha sido probado en la práctica y garantiza un uso óptimo del tiempo de trabajo. Se trata de un conjunto de principios mediante los cuales una persona puede crear un plan competente, realista y alcanzable.

Primero, determine qué necesita incluir en su plan diario. Debe elaborarse teniendo en cuenta un plan estratégico desarrollado durante seis meses o un año. La planificación de cada día tiene en cuenta todas las tareas programadas para su implementación, tanto las directamente relacionadas con el trabajo como las secundarias. Por ejemplo, felicitar a un colega por su cumpleaños. Además de aquellos puntos que el gerente espera completar, el plan también debe incluir asuntos personales. Esto es necesario para desarrollo personal y crear una imagen positiva.

Al planificar el trabajo, las tareas grandes que tardarán varios días o semanas en completarse deben dividirse en pasos y completarse de forma secuencial. Para cada etapa, establezca una fecha de vencimiento. Haga un plan para el día siguiente, incluidas las subtareas. Para elaborar un plan, puede utilizar un diario en papel normal o un programa especial.

El objetivo de la planificación del trabajo no es cumplir con los puntos del plan a cualquier costo, sino la ejecución oportuna y de alta calidad de las tareas prioritarias y urgentes. Por lo tanto, se debe ordenar la lista de tareas a completar y ordenar los elementos en orden de prioridad descendente. En curso Puedes utilizar varios métodos simultáneamente.

Por ejemplo, las tareas con una fecha límite fija y las tareas que requieren más esfuerzo para completarse reciben la máxima prioridad. Las segundas tareas más importantes serán las tareas diarias que se deben completar y aquellas tareas cuyas fechas de finalización están programadas para los próximos días. La menor prioridad en la planificación diaria se da a asuntos menores, cuyo fracaso no tendrá consecuencias negativas importantes.

Reglas de planificación del día.

Al igual que la planificación del trabajo de una empresa, la planificación de la jornada laboral de un empleado individual debe seguir las reglas. Seguirlos le ayudará a garantizar que sus planes se lleven a cabo de una manera que le resulte cómoda.

1. Planifique no más del 70% de su tiempo de trabajo. Esto le permitirá completar con calma tareas urgentes no programadas y no ponerse nervioso si tiene que distraerse de la ejecución. .
2. No incluyas más de tres tareas importantes y urgentes en tu plan diario al mismo tiempo. Limite el número total de elementos del plan a diez.
3. Forme bloques de casos similares. Esto ayudará a ejecutarlos utilizando un único algoritmo, lo que reducirá el tiempo de ejecución.
4. Mueva el proceso de planificación a la noche del día anterior. Tendrá tiempo para hacer ajustes al plan si es necesario.
5. Planifica tareas complejas teniendo en cuenta tus biorritmos. Algunos son más productivos por la mañana, otros son más productivos por la tarde y otros trabajan más productivamente por la noche.
6. No comiences una nueva tarea antes de terminar el trabajo que ya empezaste. Si tuviste que tomar un descanso, regresa y termina lo que empezaste.
7. No pospongas la realización de una tarea no programada si puedes realizarla en unos minutos.
8. Toma descansos cada hora sin permanecer en tu escritorio. Dedica tus descansos a estiramientos ligeros, esto te ayudará a “refrescar” tu cabeza.
9. No te confundas Para lograr objetivos, no se proponga tareas ni se defina volúmenes que le resultarán difíciles de afrontar.
10. Si hay tareas incumplidas que no han perdido su relevancia, pásalas al plan para el día siguiente.
11. Organice su lugar de trabajo de tal manera que sea cómodo trabajar.

Conclusión

Planificar cada día es una habilidad útil y necesaria. Esta es una forma de autoorganización y autodesarrollo, una garantía de que podrás trabajar de forma eficaz. El sistema de planificación del trabajo propuesto le ayudará a comprender los principios básicos. gestión del tiempo y utilizar con éxito este conocimiento en la práctica.

Si empiezas a comprender a fondo qué factores influyen en la vida de una persona en general, podrás encontrar una gran variedad de ellos. Cualquier área de la vida de una persona y cada esfera de su actividad, por supuesto, tiene una serie de peculiaridades inherentes a ellas, y en ocasiones lo que es aplicable a uno es completamente inaplicable a otro. Pero a pesar de ello, existen ciertos principios fundamentales que son efectivos en absolutamente todo. Uno de estos principios, o más precisamente, leyes que pueden considerarse garantes del éxito en cualquier campo, se puede llamar con seguridad la capacidad de planificar y priorizar. Descubriremos por qué esto es tan importante en esta lección de formación sobre gestión del tiempo.

Después de estudiar este material, aprenderá qué es la planificación empresarial y cuáles son sus características, por qué es necesario e importante elaborar listas diarias de tareas laborales, personales y domésticas. Además, veremos varias técnicas y principios de planificación eficaces, algunos de los cuales están diseñados para todos los días y otros tienen un enfoque a más largo plazo: una semana, un mes, un año e incluso varios años. Este curso de formación online será de utilidad para personas de todas las edades y profesiones, y podrás utilizar la información recibida para conseguir tus objetivos desde el primer día.

¿Qué es la planificación? Tipos de planificación. Priorización

El proceso de planificación

La planificación es el proceso de asignación óptima de los recursos necesarios para lograr las metas y objetivos establecidos, así como un conjunto de procesos que están asociados a su formulación e implementación. La planificación es una parte integral de la gestión del tiempo (gestión del tiempo) y, cuando se utiliza con habilidad, aumenta muchas veces su eficacia.

En su interpretación más simple y formal, la planificación se caracteriza por las siguientes etapas:

1. Etapa de establecimiento de metas (tareas)
2. La etapa de elaboración de un plan para lograr el objetivo.
3. Etapa de diseño variante
4. La etapa de identificación de los recursos necesarios, así como sus fuentes.
5. Etapa de identificación de ejecutivos y briefing.
6. La etapa de registro de los resultados de la planificación en forma física (plan, proyecto, mapa, etc.)

Tipos de planificación

La planificación, como ya se señaló, es aplicable a absolutamente cualquier ámbito de la vida, pero, dependiendo de ello, puede tener características propias, que, a su vez, se expresan en diferentes formas y contenidos.

Los tipos de planificación difieren:

Por necesidad

• Planificación directiva: implica la ejecución obligatoria de las tareas asignadas, siempre tiene un destinatario específico y se caracteriza por un mayor detalle. Un ejemplo es el establecimiento de tareas relacionadas con la resolución de problemas de importancia estatal/nacional, el trabajo en empresas, etc.
• La planificación indicativa es la antípoda de la primera: no implica una ejecución obligatoria y precisa, tiene un carácter más recomendatorio y orientador. Este tipo de planificación está muy extendido en el sistema de desarrollo macroeconómico de varios países.

Por el momento de alcanzar los objetivos.

• Planificación a corto plazo (actual): calculada para un período de hasta 1 año y puede consistir en planes para un día, una semana, un mes, un trimestre o seis meses. El tipo de planificación más común. Lo utilizan tanto la gente corriente en la vida cotidiana como los líderes de diversas organizaciones.
• Planificación a mediano plazo: calculada para un período de 1 a 5 años. Esta forma de planificación es común en las actividades de agencias gubernamentales, firmas y empresas, pero a menudo la utilizan personas que piensan estratégicamente. En algunos casos, se puede combinar con la planificación actual, que en su totalidad es una planificación continua.
• Planificación a largo plazo (largo plazo): generalmente calculada con varios (5, 10, 20) años de anticipación. Muy a menudo, este tipo de planificación se utiliza en grandes empresas para realizar tareas de carácter social, económico, científico y tecnológico, etc.

• La planificación estratégica es principalmente a largo plazo. Con su ayuda se determinan las principales direcciones en las actividades de las organizaciones: ampliar actividades, crear nuevas direcciones, estimular el proceso de trabajo, estudiar el mercado y sus segmentos, estudiar la demanda, las características del público objetivo, etc. Generalizado en las actividades de las organizaciones.
• La planificación táctica suele ser también a largo plazo. Su objetivo principal es crear las condiciones necesarias para la implementación de oportunidades encontradas mediante el uso de la planificación estratégica. Como regla general, la planificación táctica se utiliza al planificar el desarrollo económico, social y productivo de una organización. Generalizado en las actividades de las organizaciones.
• La planificación del calendario operativo es la etapa final de la planificación estratégica y táctica. Sirve principalmente para implementar el proceso de consecución de los resultados deseados. Con su ayuda, se especifican todos los indicadores y se organiza directamente el trabajo de la organización. La planificación del calendario operativo implica determinar el tiempo para completar las tareas asignadas, prepararse para la implementación del proceso, mantener registros, monitorear y analizar el proceso. Generalizado en las actividades de las organizaciones.
• Planificación empresarial: sirve para evaluar la viabilidad, relevancia y eficacia de las actividades planificadas. La elaboración de un plan de negocio se realiza con mucho cuidado, teniendo en cuenta todo tipo de indicadores, oportunidades, propuestas, etc. Está muy extendido en las actividades de las organizaciones y en el trabajo de los empresarios.

Además de los tipos de planificación considerados que tienen en cuenta aspectos primarios, también existen aquellos que tienen en cuenta los secundarios. Ellos, a su vez, difieren:

Por cobertura

• Planificación general: cubre todos los detalles del contexto.
• Planificación parcial: cubre algunos detalles del contexto.

Por objetos de planificación

• Planificación de objetivos: implica determinar los objetivos necesarios para alcanzarlos.
• Planificación de medios: implica la planificación de los medios necesarios para lograr el resultado (finanzas, información, personal, equipo, etc.).
• La planificación de programas implica el desarrollo de programas necesarios para lograr resultados.
• La planificación de acciones implica determinar las acciones necesarias para lograr un resultado.

Por profundidad

• La planificación agregada se produce teniendo en cuenta parámetros generales.
• La planificación detallada se lleva a cabo teniendo en cuenta todos los detalles y características.

Coordinando planes a lo largo del tiempo.

• La planificación secuencial implica un proceso largo que consta de varias etapas más pequeñas.
• Planificación simultánea: implica una etapa corta de una sola vez.

Teniendo en cuenta los cambios de datos

• Una planificación rígida implica el cumplimiento obligatorio de parámetros específicos.
• La planificación flexible implica la posibilidad de incumplimiento de parámetros especificados y la aparición de otros nuevos.

En orden

• Planificación ordenada: implica la implementación secuencial de planes, uno tras otro.
• Planificación continua: implica extender el plan para un período posterior después de su finalización en el período actual.
• Planificación extraordinaria: implica la implementación de un plan a medida que surge la necesidad.

Priorización

La priorización es el proceso de establecimiento de prioridades, un indicador del predominio de la importancia de un elemento particular del plan sobre el resto. La priorización es importante porque entre una gran cantidad de matices y características diferentes, hay aquellos que tienen la menor importancia y un impacto mínimo en el proceso de lograr el objetivo, y aquellos que juegan un papel dominante en este proceso. La capacidad de priorizar puede considerarse otro indicador de la eficacia y eficiencia de cualquier proceso de planificación, porque El énfasis en los puntos más importantes del plan suele ser decisivo a la hora de saber si se alcanzará el objetivo o no.

Como puede ver, la planificación como proceso se caracteriza por una cantidad considerable de matices diferentes. Cualquiera de los tipos se puede utilizar por separado o quizás en combinación con otros. Lo principal a la hora de elegir es tener en cuenta todas las características de tu actividad. Pero no importa cuántos tipos de planificación existan, no importa cuántos los consideremos, no importa cuántos ejemplos pongamos, todo esto no tendrá valor si no entendemos por qué necesitamos planificar algo, qué ventajas tiene. ¿Cómo nos ayudará esto en la vida? Son estas preguntas las que intentaremos responder en la siguiente sección.

¿Por qué necesitas planificación?

Teniendo en cuenta que nuestras capacitaciones están dedicadas a métodos para aumentar la productividad personal, aquí y más adelante en la lección consideraremos la planificación en relación con las actividades de una persona, y no con organizaciones, firmas, empresas, etc.

La planificación es el factor que determina en gran medida no sólo si una persona logra lo que quiere, sino también lo que logra. El hecho es que el proceso de planificación en sí no tiene un efecto único y específico, sino un efecto complejo que influye en muchos indicadores personales de una persona, la dirección de sus acciones y su estilo de vida en general. A continuación enumeramos sólo algunos de los aspectos positivos de la planificación y los beneficios que proporciona.

Especificación del objetivo

Tan pronto como una persona comienza a planificar sus actividades, se activa su pensamiento, se activa su potencial creativo y aumenta su actividad cerebral. Puedes querer algo y “más o menos” imaginarlo, mientras piensas que sabes exactamente lo que quieres. Pero tan pronto como te sientas a elaborar un plan y comienzas a pensarlo detenidamente, tu objetivo comienza a transformarse de abstracto a concreto. Poco a poco empiezas a imaginarlo en detalle, a tener en cuenta sus características y a variarlo de alguna manera. Hay un dicho que dice que un barco que no sabe a dónde se dirige nunca llegará a su destino. También lo es una persona: si no sabe exactamente lo que quiere, nunca lo logrará. La planificación permite comprender y realizar lo que realmente se desea y lograr un objetivo específico.

Un plan de acción claro

Incluso si sabemos lo que queremos, es posible que nunca lo logremos si no sabemos qué necesitamos para lograrlo. Nuestros objetivos pueden ser megaglobales, buenos y maravillosos, pero seguirán siendo sólo una imagen de lo que queremos tener y hacer. Esta situación se puede corregir mediante la planificación. En primer lugar, le permite determinar los pasos específicos que se deben seguir para lograr el resultado deseado. En segundo lugar, ayuda a identificar los recursos necesarios para ello y sus fuentes. En tercer lugar, permite fijar un plazo. De esta manera, una vez que tenga un plan preciso, sabrá qué debe hacer para implementarlo, quién o qué involucrará en él y, lo más importante, cuándo desea hacerlo. La planificación acelera significativamente el proceso de consecución de una meta, porque... es una guía práctica para la acción.

Acción, no pensamientos sobre la acción.

Hasta que tengamos un plan para implementar lo que queremos, estamos constantemente pensando en este tema. Pensamos en cuánto lo queremos, en lo lindo que sería si lo tuviéramos, reflexionamos en cómo nos falta ahora, tal vez incluso nos imaginamos en el proceso de lograrlo. Pero hay uno PERO: además de pensar, no hacemos nada más. Y esto indica que, muy probablemente, todo esto terminará. Es importante comprender que cuando empiezas a planificar, ya estás dando el primer y mayor paso hacia la realización de tus planes. Esto por sí solo te hace avanzar significativamente. Y entonces comienza una reacción en cadena: después de elaborar un plan, se empieza a realizar acciones concretas, al primer punto le sigue el segundo, al segundo el tercero, etc. Si logras inculcarte el hábito de planificar hasta las cosas más pequeñas, inmediatamente notarás cómo tus deseos comienzan a hacerse realidad. Aquí se puede aplicar otro proverbio: "El agua no corre debajo de una piedra que yace". Despegue y comience a actuar. La planificación crea el potencial energético necesario para lograr un objetivo.

Posibilidad de maniobrar

Sin saber específicamente qué es necesario hacer para lograr los resultados deseados, no podemos determinar ni coordinar nuestras acciones. Podemos tener una idea aproximada de lo que debemos hacer, pero si actuamos sin un plan, corremos el riesgo de llegar a un callejón sin salida o incluso alejarnos más del objetivo. Cuando tienes un plan y empiezas a actuar, puedes, por así decirlo, gestionar todo el proceso online: no funciona así, inténtalo de otra manera, una cosa no funciona, piensa en qué puede reemplazarla. Tener un plan claro te permitirá maniobrar a lo largo de tu camino, variar diferentes métodos y métodos. Como resultado, tendrás un plan integral que tendrá en cuenta todos los posibles matices y opciones para el desarrollo de eventos. La capacidad de planificar es la capacidad de ser flexible y estar preparado para cualquier situación.

Alta probabilidad de éxito

Y, quizás, la ventaja más importante de la planificación es que, aunque no es una garantía del 100%, sigue teniendo una enorme probabilidad de éxito. ¡Cuántas personas vemos que quieren muy poco, pero sin un plan nunca logran nada! Y, a diferencia de ellos, hay gran cantidad ejemplos de personas que tienen metas fantásticas que parecen inalcanzables, pero a pesar de todo las logran y más. Lo que distingue a los primeros de los segundos es la capacidad de planificar y priorizar. Determine sus objetivos, comience a elaborar un plan; después de un tiempo verá que ha alcanzado su objetivo y miles de espectadores sin un plan permanecen en sus lugares. ¡La planificación te convertirá en un líder en cualquier campo!

Seguramente ahora te ha quedado mucho más claro por qué necesitas planificar y pensar en todos tus pasos. La planificación la llevan a cabo empresarios y emprendedores, jefes de grandes corporaciones, personas creativas, escritores, actores y estrellas del espectáculo, en general, todos aquellos a quienes comúnmente se les llama personas de éxito. La planificación es parte de la vida y actividad de cualquier persona que quiera aumentar su productividad y lograr resultados serios. Es por ello que, además de sentarse a la mesa, coger un bolígrafo y un papel, y empezar a planificar algo, hoy existen técnicas de planificación especialmente desarrolladas que han demostrado su eficacia más de una vez. Daremos una breve descripción de los más populares en la siguiente sección.

Técnicas de planificación

Planificación ABC

El requisito previo para este método es una experiencia que demuestre claramente que el porcentaje de asuntos importantes y no importantes es siempre aproximadamente el mismo. Cualquier tarea, según su importancia para lograr los resultados establecidos, debe distribuirse utilizando valores de letras ABC. De esto se deduce que primero se deben completar las tareas que tienen mayor importancia y significado (A), y luego todas las demás (B, C). Es necesario planificar tu tiempo utilizando esta técnica, teniendo en cuenta la importancia de las tareas y no el esfuerzo necesario para completarlas.

El método ABC se basa en tres reglas básicas:

• Categoría A: los asuntos más importantes. Representan alrededor del 15% de todas las cosas que haces, pero producen alrededor del 65% de los resultados.
• Categoría B: asuntos importantes. Representan aproximadamente el 20% de su negocio total y producen aproximadamente el 20% de sus resultados.
• Categoría C: asuntos de menor importancia. Representan alrededor del 65% de todo su negocio, pero también aportan alrededor del 15% de sus resultados.

Puedes encontrar más información sobre esta técnica aquí.

principio de eisenhower

Esta técnica fue propuesta en un momento por el general estadounidense Dwight David Eisenhower. Es un excelente medidor adicional para tomar rápidamente las decisiones más importantes. Este principio implica establecer prioridades según criterios de importancia y urgencia.

Debes dividir todas tus tareas en cuatro categorías principales y realizarlas en orden de prioridad:

• Categoría A: los asuntos más urgentes e importantes.
• Categoría B: asuntos urgentes pero no importantes. Es importante poder separarlos según el criterio de importancia de la primera categoría, de lo contrario puedes perder el tiempo en ellos, dejando las cosas realmente importantes para más adelante.
• Categoría C: asuntos no urgentes, pero sí importantes. Aquí hay que tener en cuenta el factor de urgencia: debido a que estas cosas no son urgentes, a menudo se dejan en un segundo plano, después de lo cual se vuelven urgentes, lo cual no es bueno. Por lo tanto, nunca se debe descuidar su implementación. Estas tareas, entre otras cosas, se pueden delegar, confiando su ejecución a otra persona.
• Categoría D: asuntos no urgentes ni importantes. A menudo, una persona está más preocupada por esas cosas y dedica la mayor parte de su tiempo a ellas. Aprenda a identificar con precisión los casos en esta categoría. Se deben hacer en último lugar, cuando se hayan completado los anteriores.

Puede obtener más información sobre el método Eisenhower aquí.

regla de pareto

Esta regla a veces se denomina principio “80/20”. Fue formulado por el economista italiano Vilfredo Pareto. Su premisa básica es que la menor cantidad de acción produce la mayor cantidad de resultados, y viceversa.

Visualmente, esta regla se ve así:

• 20% acciones = 80% resultados
• 80% acciones = 20 resultados
• El 20% de la gente posee el 80% de todo el capital.
• El 80% de la gente posee el 20% del capital total.
• El 20% de los clientes generan el 80% de los ingresos.
• El 80% de los clientes generan el 20% de los ingresos.
• Etc.

Aplique esta regla a sus actividades diarias y verá que el 80% de todo lo que hace en un día es solo el 20% del resultado que necesita, y el 20% de las acciones bien planificadas lo acercan un 80% más a su preciado objetivo. En base a esto, recuerde que debe comenzar el día con algunas tareas, pero las más difíciles, importantes y urgentes, y solo entonces asumir las fáciles y no menos importantes, pero presentes en un volumen mucho mayor. Es muy conveniente aplicar la regla de Pareto en combinación con la técnica ABC o el principio de Eisenhower.

Puede leer más sobre el principio “80 a 20”.

Momento

El término “timing” se refiere a un método diseñado para estudiar el tiempo invertido. Se realiza registrando y midiendo las acciones realizadas. Los principales objetivos del cronometraje son determinar cómo se gasta el tiempo, identificar “sumideros de tiempo”, encontrar reservas de tiempo y desarrollar un sentido del tiempo.

Controlar el tiempo es bastante sencillo: los expertos recomiendan registrar todas sus acciones con una precisión de 5 minutos durante 2-3 semanas. Visualmente se parece a esto:

• 8:00-8:30 - despertarse, estirarse, lavarse
• 8:30-9:00 - bebí té, encendí la computadora, revisé el correo electrónico
• 9:00-9:30 - fue a la red social
• 9:30 - 10:00 - documentos preparados para el trabajo
• Etc.

Las entradas se pueden complementar con comentarios y parámetros adicionales. Hay varias formas de realizar un seguimiento del tiempo:

• En papel: en un cuaderno, cuaderno, cuaderno.
• Uso de un dispositivo: teléfono móvil, lector electrónico, tableta
• Usando una grabadora de voz
• Usar software especial en una computadora
• En línea: aplicaciones especiales de Internet
• Diagrama de Gantt (ver más abajo)

A partir de los datos obtenidos a través del cronometraje podrás identificar características importantes en la distribución de tu tiempo y ajustarlas. Lea más sobre el tiempo.

Gráfico de gantt

El diagrama de Gantt es un método de diagrama de barras desarrollado por el especialista en gestión estadounidense Henry Gantt. Se utiliza para ilustrar planes y cronogramas para varios proyectos. El diagrama consta de franjas orientadas a lo largo del eje del tiempo y cada una de ellas muestra una tarea separada que forma parte del proyecto. El eje vertical es una lista de tareas. Además, puede marcar varios indicadores en el gráfico: porcentajes, punteros, marcas de tiempo, etc.

Con la ayuda de un diagrama de Gantt, puede seguir claramente el proceso de implementación del proyecto y la efectividad de las acciones realizadas. Pero, en cualquier caso, este método habrá que complementarlo con otros, porque el diagrama no está sincronizado con las fechas, no muestra los recursos gastados y la esencia de las acciones realizadas. Se utiliza mejor para proyectos pequeños. El diagrama en sí suele incluirse como complemento de varias aplicaciones de gestión de proyectos.

Tecnología INTELIGENTE

La técnica de establecimiento de objetivos SMART está reconocida como una de las mejores del mundo. Tiene su origen en la PNL y lo analizamos en detalle en una de nuestras lecciones. Aquí daremos sólo una breve descripción de esta técnica.

La palabra "SMART" en sí es un acrónimo formado por las primeras letras de cinco palabras que definen los criterios de los objetivos. Veámoslos con un poco más de detalle.

• Específico: el objetivo debe ser específico, es decir. al configurarlo, debes imaginar claramente el resultado que deseas lograr. Por ejemplo, "Quiero ser antropólogo".
• Mensurable: el objetivo debe ser mensurable, es decir debes representar el resultado deseado en términos cuantitativos. Por ejemplo, "hasta 2015 quiero ganar 50 mil rublos al mes".
• Alcanzable: el objetivo debe ser alcanzable, es decir debes tener en cuenta las características de tu personalidad: habilidades, predisposición, talento, etc. Por ejemplo, si tiene dificultades con las matemáticas y no comprende en absoluto esta ciencia, es mejor no fijarse el objetivo de convertirse en un matemático destacado.
• Relevante: el objetivo debe ser relevante para sus otros objetivos. Por ejemplo, lograr un objetivo a mediano plazo debería incluir implícitamente el logro de varios objetivos a corto plazo.
• De duración determinada: el objetivo debe definirse en el tiempo y tener un marco de tiempo claramente definido. Por ejemplo, "Quiero perder peso de 95 a 80 kg en seis meses para tal o cual mes".

En conjunto, esto le permitirá determinar las acciones necesarias para lograr el resultado deseado, tener en cuenta la máxima cantidad de factores y monitorear constantemente su progreso. Lea más sobre la técnica SMART.

Lista de metas y objetivos.

La técnica más sencilla con la que podrás planificar el tiempo y las tareas. Es sólo una lista de cosas por hacer. Estas listas son muy convenientes porque no requieren recursos adicionales, como una PC, aplicaciones móviles o el uso de esquemas complejos, pero también le permiten mostrar claramente todo lo que necesita hacer y controlar este proceso.

Hacer una lista de objetivos y tareas es muy sencillo: simplemente puedes escribir en una hoja de papel todo lo que necesitas lograr y cuándo, y al finalizar, simplemente tachar los elementos completados. O puede hacerlo un poco más complicado: haga una tabla en la que habrá columnas: "tarea", "prioridad", "fecha de vencimiento", "nota de finalización".

Todas las técnicas presentadas se pueden utilizar individualmente o en combinación. Pruebe todas las opciones; seguro que después de un tiempo seleccionará la más conveniente y adecuada para usted, y tal vez incluso cree algunas propias basándose en ellas.

Para facilitarle las cosas a la hora de planificar sus actividades y su tiempo, nos gustaría concluir esta lección presentándole algunos principios muy eficaces que puede utilizar en su vida diaria.

Principios de planificación

• Pruebe todos los métodos de planificación comentados y elija el que más le convenga. Úselo a diario y en todos los asuntos.
• No intentes recordarlo todo: toma notas. Como dice el refrán, “mejor es el lápiz más desafilado que la memoria más afilada”.
• Si tienes muchas cosas que hacer, no intentes hacerlo todo. Tómate el tiempo para identificar los más importantes y prioritarios y comienza a implementarlos. Termina el resto más tarde.
• Al final de una semana, elabora un plan de acción para la siguiente. Haz lo mismo al final de cada día.
• Adquiera el hábito de llevar consigo una libreta y un bolígrafo o una grabadora de voz para registrar los pensamientos interesantes que le surjan.
• Lleve un “diario de éxitos” en el que anotará todos sus éxitos, por pequeños que sean, todos los días. Esto lo mantendrá constantemente motivado y le recordará que está en el camino correcto.
• Aprende a decir no. Esta capacidad le evitará perder el tiempo, esforzarse por alcanzar objetivos innecesarios y comunicarse con personas innecesarias.
• Piensa siempre antes de hacer cualquier cosa. Sopese los pros y los contras. Trate de no cometer acciones y acciones imprudentes.
• Siempre cuando estés en el proceso de algo, recuérdate de ti mismo, sé consciente de lo que estás haciendo en este momento. Si sientes que no avanzas, abandona esta actividad.
• Mírate críticamente: identifica tus malos hábitos que te hacen perder el tiempo, cosas que te gusta hacer, pero que no te llevan hacia tu objetivo. Luego, gradualmente y uno por uno, reemplace estos hábitos y actividades por otros nuevos que sean efectivos.
• Determine sus principales prioridades en la vida y viva de acuerdo con ellas. De esta manera siempre podrás concentrarte en lo principal y no perderás el tiempo.
• No realice acciones innecesarias innecesarias, no haga asuntos ajenos. Debes avanzar tú mismo, pero no te dejes utilizar como una herramienta para lograr los objetivos de otras personas si tú mismo no estás contento con ello.
• Dedica tiempo de forma regular y sistemática a la superación personal: leer libros, ver vídeos educativos y motivadores, entrenar tus habilidades, etc.
• No se detenga ahí: habiendo logrado un objetivo, establezca otro más serio. De esta forma siempre podrás estar en buena forma, tener incentivo y motivación.

Aplicar todas las recomendaciones anteriores te permitirá tener éxito en cualquier campo y alcanzar tus objetivos en el menor tiempo posible. Lo más importante es trabajar constantemente en uno mismo y poner en práctica las habilidades adquiridas. Para que todo lo que aprendiste en esta lección comience a dar frutos, debes comenzar a planificar tus actividades futuras hoy mismo. Comience con cualquier método, practique, perfeccione una nueva habilidad y conviértala en un hábito. Por supuesto, es imposible planificar todo en nuestra vida, pero se puede hacer mucho.

Puede encontrar materiales adicionales interesantes sobre planificación y eficiencia en nuestro recurso 4brain:

Prueba tus conocimientos

Si desea poner a prueba sus conocimientos sobre el tema de esta lección, puede realizar una breve prueba que consta de varias preguntas. Para cada pregunta, sólo 1 opción puede ser correcta. Después de seleccionar una de las opciones, el sistema pasa automáticamente a la siguiente pregunta. Los puntos que recibe se ven afectados por la exactitud de sus respuestas y el tiempo dedicado a completarlas. Tenga en cuenta que las preguntas son diferentes cada vez y las opciones son mixtas.

¡Hola! En este artículo hablaremos sobre cómo planificar tu jornada laboral.

Hoy aprenderás:

1. Por qué planificar tu jornada laboral;
2. ¿Quién lo necesita?
3. Cómo planificar correctamente tu jornada laboral.

Planificando tu jornada laboral

En el siglo XXI, el ritmo de vida se ha acelerado notablemente y sigue cobrando impulso. Si antes para tener éxito era necesario hacer una cantidad de trabajo, ahora necesitas hacer mucho más para lograr el éxito. Y la gente empieza a afrontar la falta de tiempo. Si estamos persiguiendo todas las tareas diarias que la vida nos depara todos los días, no queda tiempo en absoluto.

La planificación de la jornada laboral es una herramienta que ayuda no sólo a utilizar el tiempo de trabajo de forma eficaz, sino también a reducirlo. Esta no es una lista trivial de tareas pendientes que deba completarse en estricto orden. La planificación es la capacidad de elegir qué se debe hacer, por qué y cuándo.

Es por eso que una planificación adecuada no sólo estructura todo lo que haces durante el día, sino que también libera tu tiempo. En primer lugar, debe hacer las cosas más importantes: esta es la regla principal. Es útil para toda persona que tiene tiempo libre en el trabajo y no tiene un horario claro para distribuir su tiempo correctamente.

¿Qué incluye la planificación?

La planificación del tiempo de trabajo incluye:

• Estableciendo prioridades.
• Seleccionar tareas importantes.
• Encontrar las mejores formas de solucionarlos.
• Encontrar empleo en tu tiempo libre.

Priorización le ayuda a comprender qué necesita atención, qué puede resolverse por sí solo y qué problema simplemente debe ignorarse. El tiempo y la información se han vuelto mucho más valiosos que antes, y entusiasmarse con algo que no produce resultados no tiene sentido.

Seleccionar tareas importantes- casi lo mismo que la priorización, solo que en el marco de un día hábil. Usted elige qué traerá un resultado importante, qué se debe hacer con urgencia y qué se puede posponer.

Encontrar mejores formas de resolver problemas- un punto muy importante. Al planificar, debes considerar no sólo lo que harás, sino también la mejor manera de hacerlo. Al mismo tiempo, es importante no sólo ahorrar tiempo, sino hacer todo de la forma más rápida y eficaz posible.

Trabajar con tiempo libre También debe incluirse en el plan de trabajo. ¿Tienes 2 horas libres al día que puedes dedicar a algo? Puedes contárselo a tu jefe y él te cargará de trabajo, podrás educarte o esforzarte en desarrollar tu propio proyecto.

¿Por qué es importante planificar tu jornada laboral?

Cualquiera que se haya topado alguna vez con el trabajo autónomo, los negocios o el “trabajo a voluntad” (como un taxi) comprende perfectamente la importancia de organizar las tareas a lo largo del día. Pero, por ejemplo, la mayoría de los oficinistas no consideran necesario planificar su jornada laboral.

De hecho, razón principal planificar la jornada laboral: aumentar su propia eficiencia. Si escuchas a tu propio cuerpo podrás entender que algunas cosas te funcionan mejor en un momento y otras en otro. Por ejemplo, es más conveniente para usted hacer llamadas a otras empresas después del almuerzo, ya que ya se ha despertado, pero aún no está cansado y el trabajo monótono se completa más rápido por la noche, por lo que es mejor posponer la introducción de información en la base de datos hasta 5 - 6 horas.

La planificación de una jornada laboral tiene en cuenta no sólo los elementos básicos de la resolución de problemas, sino también las preferencias personales de cada persona. La gestión del tiempo no fue diseñada para imponer a todos el mismo patrón de trabajo altamente eficiente. Debes adaptar tus tareas a las características de tu cuerpo.

Organizar y planificar tu jornada laboral te permite hacer más en menos tiempo, dejando tiempo para hacer las cosas que disfrutas.

¿Quién debe planificar su jornada laboral?

Cada persona debería poder planificar su jornada laboral. De esta manera podrás ahorrar tiempo y trabajar de forma más eficiente. Pero hay tres categorías de personas que simplemente deben dedicarse a la planificación personal.

. El trabajador más indisciplinado es el autónomo. No tiene un cronograma claro y sólo la fecha límite le recuerda que es hora de sentarse a hacer algo. Por eso es muy importante que los autónomos que trabajan con varios clientes planifiquen su jornada laboral. A menudo resulta que aparecen nuevos pedidos con una diferencia de uno o dos días, y si esperas hasta el último minuto, es posible que no tengas tiempo para trabajar en dos proyectos.

Empresarios. Aquí todo es casi igual que en el trabajo independiente. Especialmente si se trata de un negocio online. Por un lado, puede relajarse en casa mientras sus empleados trabajan, pero, por otro lado, este enfoque inevitablemente fracasará. En Occidente, el culto a la adicción al trabajo florece entre los empresarios. Creen que si no trabajas 60 horas a la semana, significa que eres un vago y no tienes nada que hacer en los negocios.

Gerentes. Un líder no siempre será un hombre de negocios. El propietario de la empresa no puede tomar parte activa en los asuntos de su empresa, pero su director asume la responsabilidad del funcionamiento de todo el mecanismo. Es por eso que los líderes de medianas y grandes empresas deben utilizar su tiempo de manera efectiva, porque sus decisiones determinan el futuro de la empresa en el largo plazo. Planificar la jornada laboral de un gerente es una forma de distribuir su tiempo de manera más efectiva entre tareas estratégicamente importantes.

Métodos de planificación de la jornada laboral.

Puede haber muchos métodos para planificar adecuadamente su jornada laboral. Pero uno de los más efectivos es Matriz de Eisenhower. Su esencia es la siguiente.

Hay 4 cuadrados:

1. Cuadrado A - Asuntos urgentes e importantes.
2. Cuadrado B: asuntos importantes y no urgentes.
3. Cuadrado C: asuntos urgentes y sin importancia.
4. Cuadrado D: asuntos no urgentes y sin importancia.

Cuadrado A casi siempre debe permanecer vacío. Con una planificación adecuada, todas las tareas importantes deberían ubicarse en el cuadro B y completarse a medida que se acercan a A.

Cuadrado B son cosas importantes que te ayudarán a lograr tu objetivo. Esto incluye todas las tareas que deben completarse dentro de 1 día hábil.

Cuadrado C Significa tareas urgentes y sin importancia que deben ser delegadas a otros. Un excelente ejemplo de asuntos urgentes pero sin importancia es llamar a un cliente potencial. Un empleado puede hacer esto, será mejor que te concentres en otras cosas.

Cuadrado D, Significa que hay cosas no urgentes y sin importancia que no te acercan a tu objetivo, no te dan emociones positivas y, en principio, no son necesarias. Todas las ideas inútiles deben anotarse en este cuadrado.

Esta división de tareas según su importancia y urgencia le permite comprender a qué debe prestar atención durante la jornada laboral y qué puede olvidarse de forma segura. La matriz ayuda no sólo en los procesos laborales, sino también en la vida cotidiana. Si quieres aprender inglés, te resulta interesante y te ayudará en tu carrera: este es el cuadro B. Pero si quieres aprender español simplemente por saberlo, este es el D, y puedes olvidarte de él con seguridad. él.

Reglas para planificar el tiempo de trabajo.

Existen varias reglas sobre cómo llevar a cabo eficazmente su jornada laboral. Por comodidad, dividiremos el día en 3 partes:

• El comienzo de la jornada laboral.
• Flujo de trabajo básico.
• Terminación.

La mañana es la etapa más importante. Dependiendo de cuánto dormiste, cómo te levantaste y qué hiciste, dependerá tu estado de ánimo, tu actitud psicológica y tu rendimiento.

Los principios de una mañana "correcta" incluyen los siguientes:

• Actitud positiva. Si te despiertas todos los días pensando que odias tu trabajo, tu productividad disminuirá. Intenta comenzar tu mañana con pensamientos agradables.
• Trate de no "influir". ¿Has notado que después de levantarte por la mañana, necesitas otros 30 a 40 minutos para finalmente recobrar el sentido? Este es un tiempo que no vale la pena perder. Inmediatamente después de despertarte, date una ducha, prepara un poco de café y, en lugar de pasar media hora sin ir a ninguna parte, podrás desayunar tranquilamente.
• Un desayuno tranquilo y camino al trabajo. Empezar el día sin prisas es muy importante. Cuando tienes prisa, tu cuerpo gasta energía y nervios adicionales que podrían usarse para un trabajo más productivo. Si no puede permitirse un buen desayuno y un viaje tranquilo, acuéstese más tarde y levántese más temprano.
• Tareas clave. Los empresarios más exitosos tienden a decir que las tareas más importantes deben completarse por la mañana. Como dice el refrán: “Si quieres hacerlo todo, cómete una rana en el desayuno”. El papel de una rana es una tarea que no quieres asumir en absoluto. Hágalo por la mañana y el estado de ánimo positivo por el hecho de que “se ha comido la rana” durará todo el día.

El flujo de trabajo principal consta de las siguientes tareas:

• Resolver problemas urgentes. Es importante entender que si durante la jornada laboral te surge algún asunto urgente, no es necesario que le dediques toda tu atención exclusivamente. Primero debes entender si es importante o no. Si es importante, entonces debes empezar a trabajar en ello de inmediato. En caso contrario, transfiera la responsabilidad de su implementación a otra persona.
• Cumplir con los plazos. Cada día debes fijarte plazos aproximados dentro de los cuales debes hacer frente a todo el volumen de tareas. Es importante que no sea "Hacer todo antes de las 18 horas", sino "A las 14:00 - empezar a elaborar un plan, a las 15:00 - analizar los indicadores, a las 16:00 - hacer un informe", etc.
• Orden en el lugar de trabajo. Este es un punto implícito pero muy importante. Si tu escritorio es un desastre, tus ojos se perderán constantemente entre él. Y si en tu lugar de trabajo hay algún documento extranjero, puedes empezar a estudiarlo y perder entre 20 y 30 minutos.
• No sigas impulsos. Es lo más importante. Hay algunos factores desencadenantes que te hacen desviar tu atención del trabajo a algo menos importante. ¿Llamar a un amigo mientras revisas tu plan de ventas? Es mejor no hacer esto, entonces perderás la concentración y fácilmente perderás el espíritu de trabajo.
• Agrupa tu rutina. Es muy importante. Si necesita realizar 60 llamadas telefónicas durante el día, es mejor dividirlas en varios grupos pequeños, de 10 a 15 a la vez. Después de haber realizado la llamada, puede realizar otra tarea. Al cambiar constantemente de una actividad rutinaria a una activa, podrá hacer mucho más.

El final de la jornada laboral se basa en los siguientes principios:

• Terminar lo que sea necesario. Hay un grupo de cosas que caen en el cuadro “importantes pero no urgentes”. Lo mejor es completarlos durante la jornada laboral, y mantener siempre vacía la casilla “importante y urgente”.
• Compare sus resultados con su plan. Todo lo que hiciste durante el día debe compararse con lo que planeaste. Si acaba de empezar a planificar su jornada laboral, será necesario realizar pequeñas desviaciones del plan. Trate de mantenerlos el menor número posible.
• Haz un plan para el día siguiente. Es mejor hacerlo al final del día laborable anterior. De esta forma se mantendrá el espíritu de trabajo y, al mismo tiempo, es importante elaborar un programa real de asuntos.

Si es gerente, durante la jornada laboral debe trabajar en estrecha colaboración con su secretaria.

Recuerde que todo esto es un consejo general. No tienen en cuenta sus características individuales. Si te resulta más cómodo realizar trabajos urgentes por la tarde que por la mañana, estás en tu derecho. Si prefieres hacer una tarea grande y difícil al final y no afecta tu estado de ánimo durante un día, hazla al final.

La planificación de su jornada laboral debe ser individual.

Errores básicos a la hora de planificar tu jornada laboral

A pesar de que la práctica de la gestión del tiempo está firmemente arraigada en nuestras vidas, la mayoría de las personas comete errores habituales a la hora de planificar su jornada laboral. Éstos son algunos de ellos.

Error 1. Priorización incorrecta.

La Matriz de Eisenhower nos dice que debemos hacer cosas importantes. Pero muchas personas pueden confundirse fácilmente acerca de lo que es importante para ellas. La casilla A, que debería permanecer vacía y se encarga de los asuntos urgentes e importantes, se suele confundir con la casilla C, donde se han acumulado asuntos sin importancia que requieren atención inmediata.

Es importante recordar que debes gastar tu energía exclusivamente en lo que es importante para ti en un momento determinado. Deberías trabajar para el futuro, cuando las cosas puedan dejarse de lado y planificarse sabiamente.

Error 2: Dedicar demasiado tiempo a cosas pequeñas.

Para explicar por qué es necesario hacer primero lo “básico” y solo después las pequeñas cosas, utilizaremos la ley de Pareto. Dice que el 20% del esfuerzo produce el 80% de los resultados. Es decir, cuando trabajas en algo importante, dedicas el 20% del esfuerzo y logras el 80% del resultado. Cuando trabajas en las pequeñas cosas, obtienes 4 veces menos resultados y dedicas 4 veces más esfuerzo.

Veamos un pequeño ejemplo. Necesitas lanzar una campaña publicitaria. Si crea 10 creatividades, selecciona palabras clave y frases para ellas y las lanza en sitios preparados, esto representará el 20% del trabajo y dará el 80% del resultado. Pero si dedicas tiempo a editar fuentes e imágenes, seleccionar y pulir frases y buscar plataformas adicionales para publicidad, dedicarás mucho más esfuerzo. Todo esto deberá hacerse, pero después del inicio de la campaña publicitaria, cuando se logre el primer resultado.

Error 3. Falta de tiempo para asuntos personales.

Cada persona debe tener una vida personal y libertad para elegir una ocupación. Si tienes mucho que hacer y no encuentras una o dos horas para dedicarte a tu hobby, entonces esto es una mala planificación de tu día. Planificar su tiempo de trabajo es importante no solo porque le permite hacer más cosas. Te da la oportunidad de hacer lo que te gusta sin prisas.