Διαχείριση χρόνου: δομή και επιχειρησιακός σχεδιασμός δραστηριοτήτων. Διαχείριση χρόνου για την εβδομάδα: ένα σχέδιο βήμα προς βήμα

Η διαχείριση χρόνου για έναν σύγχρονο άνθρωπο είναι η κεντρική έννοια κάθε συστήματος προσωπικής αποτελεσματικότητας και παραγωγικότητας, το Άγιο Δισκοπότηρο για κάθε φιλόδοξο άτομο, είτε είναι φοιτητής, είτε επιχειρηματίας είτε νοικοκυρά. Ο γρήγορος ρυθμός ζωής, ειδικά στις μεγάλες πόλεις, και ο τεράστιος όγκος δεδομένων καθιστούν δύσκολη την επίτευξη στόχων που είναι σημαντικοί για τον καθένα μας, είτε πρόκειται για προαγωγή, για ανατροφή ενός παιδιού ή για τη δημιουργία του δικού μας επιχειρηματικού έργου. Εάν έχετε κάτι για να προσπαθήσετε, δεν είστε ευχαριστημένοι με τα αποτελέσματά σας, θέλετε απλώς να γίνετε λίγο πιο αποτελεσματικοί ή χρειάζεστε βοήθεια για να ξεπεράσετε την αναβλητικότητα (τη συνήθεια να αναβάλλετε τα πράγματα για αργότερα), τότε αυτή η σειρά μαθημάτων δημιουργείται μόλις για σενα.

Η διαδικτυακή εκπαίδευση που παρουσιάζεται θα σας μυήσει στα βασικά της διαχείρισης χρόνου και στις λεπτομέρειες της, θα μιλήσει για το πώς διαχειρίζονται το χρόνο τους οι πιο επιτυχημένοι άνθρωποι στον πλανήτη και οργανώνουν τη ζωή τους. Εντελώς δωρεάν, θα προσφερθούν στην προσοχή σας διάφορες αρχές, μέθοδοι, ασκήσεις, τεχνικές και τεχνικές που συνθέτουν τα πιο αποτελεσματικά συστήματα διαχείρισης χρόνου και που θα σας επιτρέψουν, εφαρμόζοντάς τα στην πράξη, να παρατηρήσετε θετικές αλλαγές από την πρώτη στιγμή ημέρες. Αυτό το διαδικτυακό μάθημα διαχείρισης χρόνου θα γίνει ο προσωπικός σας οδηγός σε έναν κόσμο όπου θα ξεχάσετε την αιώνια κούραση, το συνεχές άγχος και την έλλειψη χρόνου. Θα μάθετε πώς να βάζετε σωστά στόχους και να σχεδιάζετε να τους πετύχετε, να καταφέρνετε να κάνετε πολλά πράγματα σε χρόνο ρεκόρ, να απολαμβάνετε τη δουλειά και να καταφέρνετε να βρείτε χρόνο για να χαλαρώσετε. Το μάθημα περιέχει συμβουλές και μεθόδους για τη διαχείριση του χρόνου που είναι πραγματικά αποτελεσματικές.

Ωστόσο, παρά το γεγονός ότι το παρουσιαζόμενο μάθημα έχει μεγάλες δυνατότητες, η ίδια η διαχείριση χρόνου, δυστυχώς, είναι γεμάτη με απροσδόκητα πολλές αβεβαιότητες και ερωτήματα. Πρώτον, γιατί υπάρχουν τόσες πολλές διαφορετικές προσεγγίσεις στη διαχείριση χρόνου; Ποια είναι η διαφορά μεταξύ της μεθόδου GTD του David Allen και της μεθόδου time drive του Gleb Arkhangelsky; Γιατί κάθε επόμενος «υπερ-αποτελεσματικός» συγγραφέας εφευρίσκει κάτι νέο, δεν υπάρχει πραγματικά τίποτα συγκεκριμένο και ακριβές στη διαχείριση χρόνου;

Δεύτερον, γιατί δεν λειτουργούν όλα όσα προτείνουν οι ειδικοί; Οι συγγραφείς μιλούν ομόφωνα για την αποτελεσματικότητα των μεθόδων και των τεχνικών τους, αλλά δεν θέλω να τις ακολουθήσω καθόλου. Και μετά, ακόμα κι αν τα κάνετε όλα ακριβώς σύμφωνα με τις οδηγίες, κάτι δεν πάει καλά. Ποιός είναι ο λόγος?

Και τρίτον, τι να κάνετε με την απροθυμία να ζήσετε στο μηχάνημα σύμφωνα με μια κάποτε, αλλά για πάντα ρουτίνα; Πώς να προσαρμόσουμε ένα σαφές σύστημα οργάνωσης του χρόνου στις συνεχείς αλλαγές στις οποίες είναι τόσο πλούσια η ζωή μας;

Αυτή η σειρά διαδικτυακών σεμιναρίων δεν έχει σχεδιαστεί για να απαντά σε όλες τις παραπάνω ερωτήσεις, αλλά έχει σχεδιαστεί για να σας βοηθήσει να τις απαντήσετε μόνοι σας. Και αυτή είναι η σημαντικότερη αξία του. Και για τον ίδιο λόγο, έχοντας μελετήσει τα υλικά αυτής της εκπαίδευσης, θα είστε σε θέση όχι μόνο να «αντλήσετε» μερικές από τις ατομικές σας ιδιότητες, αλλά και να έχετε πολύπλοκο αντίκτυπο στην προσωπικότητά σας.

Και αν θέλετε να κατακτήσετε τις μεθόδους διαχείρισης χρόνου όσο το δυνατόν πιο γρήγορα και αποτελεσματικά, εγγραφείτε στο δικό μας.

Διαχείριση χρόνου (οργάνωση χρόνου, διαχείριση χρόνου)είναι μια τεχνολογία χρονοπαραγγελίας που στοχεύει στην αύξηση της αποτελεσματικότητας της χρήσης της.

Η ίδια η έννοια της «διαχείρισης χρόνου» προέρχεται από το αγγλικό «time management» και σημαίνει την τεχνολογία οργάνωσης του χρόνου ενός ατόμου και αύξησης της αποτελεσματικότητας χρήσης του. Πιο συγκεκριμένα, η διαχείριση χρόνου συνεπάγεται μια ενέργεια ή ένα σύνολο ενεργειών για την εκπαίδευση του συνειδητού ελέγχου του χρόνου που αφιερώνεται σε ορισμένες δραστηριότητες και μέσω των οποίων μπορείτε να αυξήσετε σημαντικά την παραγωγικότητα και την αποτελεσματικότητά σας.

Η διαχείριση χρόνου περιλαμβάνει ένα ευρύ φάσμα δραστηριοτήτων, όπως:

• Ο καθορισμός του στόχου
• Σχεδιασμός και διαχείριση χρόνου
• Ανάθεση εργασιών και διαχείριση πόρων
• Ανάλυση χρόνου
• Χρονική σφραγίδα
• Προτεραιότητα
• Καταχώρηση
• Και πολλοί άλλοι

Στην αρχή της εμφάνισής της, η διαχείριση χρόνου αφορούσε μόνο τη σφαίρα της εργασιακής δραστηριότητας ή των επιχειρήσεων. Όμως, καθώς αναπτύχθηκε, ο όρος άρχισε να επεκτείνεται και περιλάμβανε διάφορες πτυχές της προσωπικής δραστηριότητας ενός ατόμου. Σήμερα, η διαχείριση χρόνου είναι απαραίτητο συστατικό για την ανάπτυξη οποιουδήποτε έργου. χρησιμεύει ως καθοριστικός παράγοντας για τον υπολογισμό της έκτασης και του χρόνου που απαιτείται για την εφαρμογή του.

Στη Ρωσία, ο επαναστάτης και δημόσιος χαρακτήρας A.K. Gastev, ο οποίος τη δεκαετία του 1920 ήταν διευθυντής του Κεντρικού Ινστιτούτου Εργασίας, άρχισε για πρώτη φορά να μιλά για τη διαχείριση του χρόνου. Άρχισε να αναπτύσσει ιδέες για την προσωπική αποτελεσματικότητα του ατόμου και την αποτελεσματική χρήση του χρόνου. Ήδη στις αρχές της δεκαετίας του '70, εμφανίστηκε η πρώτη μέθοδος που σας επέτρεπε να διαχειρίζεστε τον προσωπικό σας χρόνο, που ονομάζεται "Timekeeping". Με τον καιρό, το θέμα άρχισε να κερδίζει γρήγορα όλο και περισσότερους υποστηρικτές και να εισάγεται σε διάφορους τομείς των δραστηριοτήτων των ανθρώπων. Όλα αυτά οδήγησαν στο γεγονός ότι η διαχείριση χρόνου έγινε μια ανεξάρτητη κατεύθυνση και το 2007 δημιουργήθηκε το τμήμα διαχείρισης χρόνου στην Οικονομική και Βιομηχανική Ακαδημία της Μόσχας (σήμερα το πανεπιστήμιο).

Η διαχείριση χρόνου έχει τη δική της δομή, που αποτελείται από πολλές σημαντικές διαδικασίες:

• Ανάλυση
• Ανάπτυξη και διαμόρφωση στρατηγικών
• Σχεδιασμός και ιεράρχηση προτεραιοτήτων
• Εφαρμογή Διαδικασίας
• Έλεγχος επίτευξης στόχων

Είναι σημαντικό να σημειωθεί ότι η διαχείριση των πόρων χρόνου σάς επιτρέπει να διαχειρίζεστε αποτελεσματικά όχι μόνο τον χρόνο εργασίας, που είναι το κύριο μέρος της ζωής ενός συνηθισμένου ατόμου, αλλά και τον ελεύθερο χρόνο που χρησιμοποιεί ένα άτομο για αναψυχή. Εφαρμόζοντάς το στην καθημερινή ζωή, μπορείτε να οργανώσετε τη ζωή σας πολύ πιο αποτελεσματικά, να προγραμματίσετε τα Σαββατοκύριακα, να οργανώσετε διάφορες εκδηλώσεις. Διαχειριζόμενος επιδέξια τον χρόνο του, ένα άτομο μπορεί να κάνει ακόμη και μίνι διακοπές από τα Σαββατοκύριακά του. Μαζί, αυτό έχει πολύ θετική επίδραση στη συναισθηματική, ψυχική και σωματική υγεία ενός ατόμου και βελτιώνει σημαντικά τη ζωή του.

Μέχρι σήμερα έχουν δημιουργηθεί και λειτουργούν με επιτυχία ειδικά σχολεία διδασκαλίας αποτελεσματικής διαχείρισης χρόνου. Η τυπική εκπαίδευση πραγματοποιείται στα ακόλουθα κύρια θέματα:

• Στρατηγικό σχεδιασμό
• τακτικό σχεδιασμό
• Αξιολόγηση της προσωπικής αποτελεσματικότητας
• Αξιολόγηση της διοικητικής αποτελεσματικότητας
• Καθορισμός της προσωπικής αποστολής ως συναισθηματικά κινητοποιητικού παράγοντα
• Καθορισμός των κύριων παραγόντων για την ανάπτυξη του δικού σας σχεδίου
• Δυνατότητα ιεράρχησης προτεραιοτήτων
• Mind Mapping Tool
• Εκπαίδευση στα βασικά της χρήσης λογισμικού που έχει σχεδιαστεί ειδικά για προγραμματισμό (MyLifeOrganized, MS Project, MS Outlook και άλλα προγράμματα)
• Ανάλυση του τι έχει επιτευχθεί
• Μελέτη μεθόδων για τη βελτίωση της διαδικασίας επίτευξης στόχων

Για να διδαχθούν οι άνθρωποι τα βασικά της ικανής διαχείρισης χρόνου, διεξάγονται διάφορες εκπαιδεύσεις και σεμινάρια σήμερα, αναπτύσσονται προγράμματα και μαθήματα, δημοσιεύονται βιβλία και άλλες δημοσιεύσεις και δημιουργούνται διάφοροι πόροι Διαδικτύου και διαδικτυακές εκπαιδεύσεις, όπως η εκπαίδευση που παρουσιάζεται στον ιστότοπό μας 4brain, για παράδειγμα.

Εφαρμογή διαχείρισης χρόνου

Στον σύγχρονο κόσμο, ο προσωπικός χρόνος είναι βασικός ανθρώπινος πόρος, που συχνά έχει πολύ μεγαλύτερη αξία από τα χρήματα, αφού, σε αντίθεση με τα χρήματα, δεν μπορεί να συσσωρευτεί ή να αποκατασταθεί. Αυτός είναι ο λόγος για τον οποίο η ικανότητα να αξιοποιείς τον χρόνο σου με τον καλύτερο δυνατό τρόπο και να τον διαχειρίζεσαι έχει ουσιαστική αξία για κάθε άτομο. Και είναι σημαντικό να μάθετε πώς να εφαρμόζετε αυτή τη δεξιότητα σε όλους τους τομείς της ζωής: εργασία, επιχείρηση, δημιουργικότητα, οικογενειακές σχέσεις κ.λπ.

Η ικανότητα διαχείρισης χρόνου παρέχει σε ένα άτομο έναν τεράστιο αριθμό διαφορετικών πλεονεκτημάτων. Παρακάτω παραθέτουμε μερικά μόνο από αυτά.

Έτσι, ένα άτομο που ξέρει πώς να διαχειρίζεται το χρόνο του:

• Πετύχετε στόχους πιο συχνά από άλλους
• Πετυχαίνει τους στόχους του πολλές φορές πιο γρήγορα από ανθρώπους που δεν έχουν τέτοια ικανότητα
• Ικανός να επιτύχει επιτυχία σε οποιοδήποτε τομέα δραστηριότητας
• Έχει πολύ περισσότερο χρόνο για να χαλαρώσετε, να είστε με αγαπημένα πρόσωπα και να κάνετε πράγματα που αγαπάτε
• Δυνατότητα εκτέλεσης πολλών διαφορετικών εργασιών σε σύντομο χρονικό διάστημα
• Έχει τη δυνατότητα να αυξήσει το εισόδημά του, να δημιουργήσει κεφάλαιο και να συνταξιοδοτηθεί το συντομότερο δυνατό
• Μπορεί να απαλλαγεί από το αίσθημα της συνεχούς κόπωσης και να βελτιώσει την υγεία σας
• Πολύ λιγότερο επηρεάζεται από το άγχος και τους αρνητικούς παράγοντες
• Αντιλαμβάνεται θετικά τον κόσμο γύρω και τα γεγονότα που συμβαίνουν σε αυτόν
• Μπορεί να αφιερώσει περισσότερο χρόνο στην πνευματική ανάπτυξη και αυτοβελτίωση
• Έχει πάντα ένα σαφές σχέδιο δράσης
• Έχει εσωτερική ελευθερία και έχει τη δυνατότητα επιλογής
• Ικανοί να δημιουργούν ευνοϊκές συνθήκες και να ελέγχουν ανεξάρτητα τη ζωή τους

Αυτό είναι μόνο ένα μέρος του θετικού αντίκτυπου που έχει η ικανότητα διαχείρισης του χρόνου στη ζωή ενός ατόμου. Δεν είναι απλώς ότι υπάρχει η άποψη ότι οι άνθρωποι που δεν ξέρουν πώς να διαθέσουν τον χρόνο τους δεν μπορούν να βρουν ούτε ένα ελεύθερο λεπτό και είναι συνεχώς απασχολημένοι με κάτι, αλλά όλη τους η απασχόληση δεν φέρνει κανένα λογικό αποτέλεσμα. Και οι άνθρωποι που είναι σε θέση να διαχειρίζονται επιδέξια τον χρόνο τους μπορούν πάντα να αφιερώνουν χρόνο για κάτι ή για κάποιον και όλες τους οι υποθέσεις τους οδηγούν συνεχώς προς τους στόχους τους και την επίτευξη της επιτυχίας.

Αν εξοικειωθείτε με τα χαρακτηριστικά της ζωής και της δουλειάς των επιτυχημένων ανθρώπων, σίγουρα θα διαπιστώσετε ότι όλοι, ως ένας, λένε ότι το πολυτιμότερο αγαθό που έχει ένας άνθρωπος είναι ο χρόνος του και μάλλον θα παρατηρήσετε ότι όλοι κρατήστε ημερολόγια, φτιάξτε σχέδια, σκεφτείτε περαιτέρω βήματα και κάντε το συνέχεια. Είναι πάντα γεμάτοι ιδέες και ο όγκος των υποθέσεων τους είναι απλά εκπληκτικός. Αλλά, ταυτόχρονα, είναι χαρούμενοι, χαμογελαστοί, θετικά διατεθειμένοι. Ό,τι κάνουν, το κάνουν με ενθουσιασμό και το απολαμβάνουν. και είναι καλά στην υγεία τους. Εάν είστε άτομο που προσπαθεί για αυτο-ανάπτυξη και προσωπική ανάπτυξη, τότε είναι πιθανό ότι θα θέλατε να πετύχετε παρόμοια αποτελέσματα, διαφορετικά δεν θα ήσασταν εδώ. Και υπάρχουν υπέροχα νέα για εσάς - ΜΠΟΡΕΙΤΕ ΝΑ ΤΟ ΚΑΝΕΤΕ. Απλά πρέπει να θέσετε στον εαυτό σας στόχο να μάθετε πώς να χρησιμοποιείτε το χρόνο σας αποτελεσματικά.

Πώς να το μάθετε;

Δεν είναι μυστικό ότι όλοι γεννιόμαστε με ένα σύνολο διαφορετικών ικανοτήτων και προδιαθέσεων. Αλλά, φυσικά, αυτές οι ικανότητες και προδιαθέσεις είναι διαφορετικές για τον καθένα, και ενώ ορισμένοι άνθρωποι αρχικά τείνουν να διαχειρίζονται αποτελεσματικά τον χρόνο της ζωής τους, άλλοι πρέπει να αναπτύξουν και να βελτιώσουν αυτήν την ικανότητα. Όποια και αν είναι η περίπτωση, μπορεί να γίνει. Και πάλι, καλά νέα - ΜΠΟΡΕΙΤΕ ΝΑ ΤΟ ΚΑΝΕΤΕ ΑΥΤΟ ΑΝΕΞΑΡΤΗΤΑ, δηλ. χωρίς να καταφεύγουν στην εκπαίδευση σε εξειδικευμένα ιδρύματα ή να αγοράζουν ακριβά μαθήματα κατάρτισης. Επιπλέον, δεν είναι καθόλου απαραίτητο να έχετε κάποιο ιδιαίτερο ταλέντο ή ιδιοφυΐα, αλλά μπορείτε απλά να περάσετε από μια διαδικτυακή εκπαίδευση, την εισαγωγή στην οποία διαβάζετε τώρα.

Υπάρχουν δύο σημαντικά σημεία στην παρακολούθηση αυτού του μαθήματος. Το:

Θεωρητική βάση- τις πληροφορίες που μπορείτε να λάβετε από τα μαθήματα που προσφέρουμε.

Πρακτική ανάπτυξη- εφαρμόζοντας αυτά που μαθαίνετε στην καθημερινή σας ζωή.

Με βάση αυτά τα σημαντικά σημεία, αναπτύξαμε αυτήν την εκπαίδευση. Κάθε μάθημα έχει σχεδιαστεί έτσι ώστε να μπορείτε να μάθετε το θεωρητικό υλικό, το οποίο παρουσιάζεται σε μια ενδιαφέρουσα και απόλυτα κατανοητή και προσιτή γλώσσα για κάθε άτομο. Και επίσης για να διασφαλίσετε ότι έχετε το κίνητρο και την ευκαιρία να εφαρμόσετε όλα όσα έχετε μάθει, όχι περιμένοντας κάποια κατάλληλη στιγμή, αλλά εδώ και τώρα. Το μόνο που χρειάζεστε είναι η επιθυμία να κατακτήσετε μια νέα δεξιότητα και λίγο ελεύθερο χρόνο, τον οποίο θα χρειαστεί να βρείτε για αυτό, για το οποίο, φυσικά, δεν έχουμε καμία αμφιβολία.

Θέλετε να δοκιμάσετε τις γνώσεις σας;

Εάν θέλετε να δοκιμάσετε τις θεωρητικές σας γνώσεις σχετικά με το θέμα του μαθήματος και να κατανοήσετε πώς σας ταιριάζει, μπορείτε να κάνετε το τεστ μας. Μόνο 1 επιλογή μπορεί να είναι σωστή για κάθε ερώτηση. Αφού επιλέξετε μία από τις επιλογές, το σύστημα προχωρά αυτόματα στην επόμενη ερώτηση.

Μαθήματα διαχείρισης χρόνου

Έχοντας μελετήσει την εμπειρία της διδασκαλίας της διαχείρισης χρόνου σε πολλούς ανθρώπους, καταλήξαμε στο συμπέρασμα ότι, όπως έχουμε ήδη πει, μπορείτε να μάθετε τα βασικά της μόνοι σας. Έχοντας εισαγάγει κάποιες προσαρμογές και ακόμη περισσότερο προσαρμόζοντας το υλικό για αυτοδιδασκαλία, ετοιμάσαμε μια σειρά μαθημάτων που στοχεύουν στην ανάπτυξη χρήσιμων ικανοτήτων για την πλήρη κατάκτηση αυτής της δεξιότητας. Ακολουθεί μια σύντομη περιγραφή κάθε μαθήματος:

Ο σκοπός αυτού του μαθήματος είναι να σας βοηθήσει να κατανοήσετε όσο το δυνατόν περισσότερο τα χαρακτηριστικά και τις αποχρώσεις της διαχείρισης χρόνου, καθώς και να κατανοήσετε και να αισθανθείτε σε βάθος πώς η αποτελεσματική οργάνωση του χρόνου σας μπορεί να συμβάλει στην επίτευξη των στόχων, να βοηθήσει στην ανάπτυξη του δυνατότητες της προσωπικότητάς σας και έχουν ευεργετική επίδραση στη ζωή γενικότερα.

Το μάθημα θα εξετάσει θέματα όπως οι στόχοι της διαχείρισης χρόνου και οι προϋποθέσεις της, τα κύρια στάδια και τα χαρακτηριστικά αυτής της διαδικασίας. Επιπλέον, θα μάθετε πολλές συμβουλές για τη βελτίωση της προσωπικής αποτελεσματικότητας και θα μπορείτε να επιλέξετε αυτές που σας ταιριάζουν.

Όπως γνωρίζετε, οποιαδήποτε ανθρώπινη ενέργεια σχετίζεται άμεσα με το γεγονός ότι αφιερώνει συγκεκριμένο χρόνο για να την ολοκληρώσει. Και αν οι πληροφορίες από το πρώτο μάθημα θα σας διδάξουν να προσδιορίσετε και να διορθώσετε το κόστος του χρόνου σας και να κατανοήσετε τη δομή της διανομής ενός προσωρινού πόρου, τότε η γνώση που λαμβάνετε από εδώ θα σας βοηθήσει να μάθετε να διαχωρίζετε τι χρειάζεστε για να ξοδέψετε χρόνο από αυτά που δεν χρειάζεσαι..

Εδώ θα μιλήσουμε για τη διαδικασία καθορισμού στόχων: θα μάθετε να προσδιορίζετε τους πραγματικούς στόχους και τις δευτερεύουσες εργασίες σας, πράγμα που σημαίνει ότι θα μπορείτε να κάνετε αυτό που θα σας επιτρέψει να εξαλείψετε το χάσιμο χρόνου και ακόμη και οι ελάχιστες προσπάθειές σας θα σας φέρουν τα μέγιστα αποτελέσματα .

Η επίτευξη οποιουδήποτε αποτελέσματος είναι μια διαδικασία που έχει πάντα τα δικά της χαρακτηριστικά και χαρακτηριστικά. Είναι σημαντικό να κατανοήσουμε ότι δεν είναι όλες οι ενέργειες αποτελεσματικές. Πρέπει να είστε σε θέση να βλέπετε προοπτικές, να υπολογίζετε τα βήματά σας και να ορίζετε προτεραιότητες. Το να έχεις έναν στόχο σημαίνει επίσης να έχεις ένα σχέδιο για να τον πετύχεις. Αυτό το μάθημα είναι αφιερωμένο σε αυτές και σε άλλες ενδιαφέρουσες ερωτήσεις.

Από αυτό θα μάθετε ποια είναι η διαδικασία σχεδιασμού υποθέσεων, ποιες είναι οι μέθοδοι καθορισμού προτεραιοτήτων, εξοικειωθείτε με τις πιο αποτελεσματικές τεχνικές για τη δημιουργία σχεδίων και λιστών. Επιπλέον, θα μάθετε μερικές σημαντικές αρχές που θα σας βοηθήσουν να μάθετε πώς να εξοικονομείτε χρόνο, να βελτιώνετε τα αποτελέσματά σας και να αποφεύγετε πολλά από τα λάθη που κάνουν οι άνθρωποι όταν επιλέγουν να διαχειρίζονται το χρόνο τους με σύνεση.

Παρά το γεγονός ότι η έννοια της "διαχείρισης χρόνου" ήρθε στη ρωσική γλώσσα όχι πολύ καιρό πριν, πολλές εξέχουσες προσωπικότητες έχουν δώσει και συνεχίζουν να δίνουν προσοχή στο γεγονός της οργάνωσης προσωπικού χρόνου για την επίτευξη στόχων και την αύξηση της παραγωγικότητας. Ίσως αυτός είναι ο λόγος που κατάφεραν να επιτύχουν σημαντική επιτυχία, επειδή η ικανότητα διαχείρισης του κύριου πόρου - του χρόνου - εξαρτάται συχνά από την ικανότητα ενός ατόμου να αντιμετωπίζει όλα τα θέματα, να εργάζεται σκληρά και αποτελεσματικά σε οποιεσδήποτε καταστάσεις και να βγαίνει νικητής από αυτά.

Με τον ένα ή τον άλλο τρόπο, όλοι σχεδίαζαν την απασχόλησή τους (καλλιτέχνες, συγγραφείς, πολιτικοί - γνωστοί και όχι), αλλά ο B. Franklin έγινε ο δημιουργός όχι μιας καθολικής καθημερινής ρουτίνας, αλλά ενός από τα πρώτα ολοκληρωμένα συστήματα διαχείρισης χρόνου. Έδειξε με το δικό του παράδειγμα πόσο σημαντικό είναι να βάζεις στόχους και να αναπτύσσεις ένα σχέδιο για την επίτευξή τους. Σχετικά με τα συστήματα διαχείρισης χρόνου του ίδιου και άλλων συγγραφέων, τα οποία συνδυάζουν τις αρχές του καθορισμού στόχων, του σχεδιασμού και των κινήτρων, θα συζητηθούν σε αυτό το μάθημα.

Ο A. Herzen έγραψε: «Η θεωρία εμπνέει την πεποίθηση, ένα παράδειγμα καθορίζει την πορεία της δράσης». Στην πραγματικότητα, το μάθημα 4 των συστημάτων διαχείρισης χρόνου, τα βασικά του μαθήματος 2 καθορισμού στόχων και το μάθημα προγραμματισμού 3 ως κύρια συστατικά στοιχεία της διαχείρισης χρόνου δεν θα ήταν παρά στοιχεία μιας συνεκτικής θεωρίας εάν δεν συμπληρωνόταν από ειδικά ανεπτυγμένα γενικά μεθοδολογικά και πρακτικά εργαλεία μέσα σε επιμέρους τεχνικές. Ακολουθώντας τα, εφαρμόζοντάς τα στην καθημερινότητά του, ο καθένας θα μπορεί να αποκτήσει όχι μόνο χρήσιμες γνώσεις, αλλά και να δημιουργήσει το δικό του σύστημα για τον καθορισμό, την αξιολόγηση και την υλοποίηση στρατηγικών στόχων.

Οι συστάσεις, οι συμβουλές, τα κόλπα, οι τεχνικές, καθώς και οι υπηρεσίες διαχείρισης χρόνου και τα προγράμματα που συλλέγονται σε αυτό το μάθημα προέρχονται από διάφορες πηγές, αλλά είναι καθολικά εργαλεία και είναι εξίσου χρήσιμα τόσο όσον αφορά τη διαχείριση χρόνου όσο και την προσωπική ανάπτυξη γενικά: αυτοπειθαρχία εκπαίδευση, χαρακτήρας, στάση απέναντι στις προτεραιότητες και τους στόχους της ζωής.

Πώς να παρακολουθήσετε μαθήματα;

Όλα τα μαθήματά μας έχουν ένα σημαντικό χαρακτηριστικό - είναι σχεδιασμένα με τέτοιο τρόπο ώστε να μπορούν να τα εφαρμόσουν απολύτως όλοι. Αλλά σίγουρα πρέπει να έχετε κατά νου ότι το πόσο επιτυχώς κατακτάτε το υλικό εξαρτάται, σε μεγάλο βαθμό, από τη στάση σας. Εάν το αντιμετωπίσετε με αμέλεια, από τη θέση «αν υπάρχει χρόνος, τότε φυσικά θα το κάνω», τότε το αποτέλεσμα θα είναι εντελώς μέτριο, αν υπάρχει καθόλου. Αλλά σε περίπτωση που προσεγγίσετε τη μελέτη του υλικού με κάθε ευθύνη και κατανοώντας τη σημασία αυτού που κάνετε, τότε το αποτέλεσμα θα είναι η ταχεία προσωπική σας ανάπτυξη και η αύξηση της απόδοσης όλων των προσωπικών χαρακτηριστικών, για να μην αναφέρουμε το γεγονός ότι θα μάθετε να διαχειρίζεστε τέλεια τον χρόνο σας.

Για να αξιοποιήσετε στο έπακρο την εκπαίδευση, σας συνιστούμε να μελετάτε ένα μάθημα κάθε δύο ημέρες: την πρώτη μέρα θα πρέπει απλώς να εξοικειωθείτε με το μάθημα και τη δεύτερη μέρα θα χρησιμοποιήσετε ό,τι έχετε μάθει σε όλη τη διάρκεια την ημέρα, κάθε φορά χρησιμοποιώντας νέες τεχνικές και συνδυάζοντάς τις. Συνολικά, ολόκληρο το μάθημα θα σας πάρει περίπου δέκα ημέρες. Αλλά είναι επίσης σημαντικό εδώ ότι, έχοντας ξεκινήσει την εκπαίδευση, σε καμία περίπτωση δεν πρέπει να χάσετε μαθήματα. Βάλτε στον εαυτό σας καθήκον να ολοκληρώσετε αυτό το μάθημα μέχρι το τέλος. Αυτό και μόνο θα γίνει ήδη η πρακτική σας στη διαχείριση του χρόνου, και επιπλέον, θα αρχίσει να αναπτύσσει μέσα σας ιδιότητες όπως η σκοπιμότητα, η δέσμευση, η επιμέλεια και η ακρίβεια. Θυμηθείτε ότι η θεωρία και η πράξη είναι οι δύο όψεις του ίδιου νομίσματος. Μόνο με αυτόν τον τρόπο μπορείτε να μάθετε τι θέλετε, και μόνο έτσι έχουν κάνει όλοι οι επιτυχημένοι άνθρωποι ανά πάσα στιγμή. Και κάτι ακόμα: ετοιμάστε ένα σημειωματάριο και ένα στυλό εκ των προτέρων, γιατί στο θέμα του προγραμματισμού δεν μπορείτε να το κάνετε χωρίς αυτό.

Πρόσθετο υλικό

Βιβλία διαχείρισης χρόνου

Σε αυτή τη συμπληρωματική ενότητα, θα ρίξουμε μια ματιά σε μερικά από τα πιο δημοφιλή βιβλία σχετικά με το θέμα της διαχείρισης χρόνου. Κάθε ένα από αυτά είναι μια μοναδική συλλογή από χρήσιμες πληροφορίες, πρακτικές συμβουλές και οδηγίες, αποτελεσματικές τεχνικές και τεχνικές διαχείρισης του χρόνου. Μερικά από αυτά είναι γραμμένα από επαγγελματίες συγγραφείς και έχουν ήδη κερδίσει τη φήμη τους όχι μόνο στους Ρώσους αναγνώστες, αλλά και στους αναγνώστες από όλο τον κόσμο. Άλλα έχουν δημοσιευτεί πολύ πρόσφατα και οι συγγραφείς τους δεν είναι ακόμη τόσο διάσημοι, αλλά αναμφίβολα αξίζουν την προσοχή. Οποιοδήποτε από τα βιβλία που αξιολογήθηκαν θα είναι μια εξαιρετική προσθήκη στην εκπαίδευσή μας.

«Κράτα το χρόνο: είναι το ύφασμα από το οποίο είναι φτιαγμένη η ζωή».

Σ. Ρίτσαρντσον

Μας διδάσκουν την πειθαρχία από την παιδική ηλικία, και με τον ένα ή τον άλλο τρόπο, είμαστε αναγκασμένοι να τηρούμε ορισμένους περιορισμούς σε όλη μας τη ζωή. Φαγητό και ύπνος σύμφωνα με την καθημερινή ρουτίνα, προγραμματισμένα μαθήματα, εργασία και ξεκούραση στον καθορισμένο χρόνο. Υπακούμε εύκολα τους κανόνες του παιχνιδιού κάποιου άλλου, στην πραγματικότητα, βοηθώντας κάποιον άλλο να πετύχει τον στόχο του. Αλλά όταν πρόκειται για αυτοπειθαρχία, πολλοί δεν είναι έτοιμοι να εγκαταλείψουν ακόμη και μικρές αδυναμίες, όπως τη συνήθεια να κοιμούνται επιπλέον 10 λεπτά το πρωί.

Επιδεξιότητα περιοριστείτε στην επίτευξη ορισμένων στόχων- μια πολύτιμη ικανότητα που δεν κατέχουν πολλοί άνθρωποι. Αλλά μόνο αυτοί, τελικά, τα καταφέρνουν. Γνωστοί πολιτικοί, επιχειρηματίες, ηθοποιοί έχουν φτάσει στη φήμη μόνο χάρη στην καθημερινή δουλειά στο όνομα του στόχου τους. Η ικανότητα, το ταλέντο, ακόμη και η ιδιοφυΐα είναι μόνο το ένα τοις εκατό της επιτυχίας, το άλλο ενενήντα εννέα είναι σκληρή δουλειά.

Η αυτοπειθαρχία είναι το πρώτο βήμα προς την προσωπική ελευθερία

Η διαχείριση χρόνου είναι το κύριο συστατικό του συστήματος προσωπικής αποτελεσματικότητας για κάθε φιλόδοξο άτομο. Δεν έχει σημασία ποιος είναι ο στόχος: αδυνατίστε, αποκτήστε ένα κόκκινο δίπλωμα, ξεκινήστε τη δική σας επιχείρηση... τίποτα από αυτά δεν είναι δυνατό χωρίς δεξιότητες αυτοοργάνωσης. Η διαχείριση χρόνου είναι ένας πρακτικός οδηγός δράσης, χάρη στον οποίο μπορείτε να προσδιορίσετε τις δικές σας προτεραιότητες ζωής, να δημιουργήσετε το δικό σας όραμα επιτυχίας. Η ανάπτυξη αποτελεσματικών κινήτρων σας επιτρέπει όχι μόνο να εξοικονομήσετε χρόνο, αλλά να αναπτυχθείτε ως άτομο. Αυτοπειθαρχία - ζώντας με αυστηρούς κανόνες που ένα άτομο θέτει για τον εαυτό του, για τα δικά του συμφέροντα. Τέτοια άκαμπτα πλαίσια, παραδόξως, δεν περιορίζουν την προσωπικότητα. Κατά, είναι ο μόνος δρόμος για την αληθινή ελευθερία.

Η διαχείριση χρόνου είναι το καλύτερο εργαλείο για αυτοβελτίωση. Πρώτα απ 'όλα, ο σχεδιασμός διδάσκει τον έλεγχο των εξωτερικών γεγονότων, του περιβάλλοντος, του χρόνου και του χώρου. Οι δεξιότητες αυτοελέγχου που αποκτήθηκαν ως αποτέλεσμα της εργασίας πάνω στον εαυτό σας επιτρέπουν να διαχειριστείτε τα δικά σας συναισθήματα, τις στιγμιαίες επιθυμίες, τις κακές συνήθειες. Και ο αυτοέλεγχος είναι ένα σημάδι μιας ισχυρής, ισχυρής θέλησης φύσης. Η ανάπτυξη δεξιοτήτων συγκέντρωσης σας επιτρέπει να επιτύχετε καλύτερα αποτελέσματα στην εργασία, ενώ ξοδεύετε λιγότερη προσπάθεια. Έτσι, ελευθερώνεται χρόνος για τη βελτίωση του πνευματικού και πνευματικού. Αυτό δεν είναι το νόημα της ανθρώπινης ζωής;

Οι δεξιότητες αυτοπειθαρχίας δεν αποκτώνται από τη μια μέρα στην άλλη. Επιπλέον, μπορείτε να τα αναπτύξετε στον εαυτό σας μόνο με συνεχή εκπαίδευση της δύναμης της θέλησης. Το ίδιο ισχύει και για το σύστημα διαχείρισης χρόνου. Όποιος θέλει να πετύχει στη ζωή, είναι απλά υποχρεωμένος να αντιμετωπίζει προσεκτικά τον χρόνο.

Οι 7 πιο δημοφιλείς τεχνικές διαχείρισης χρόνου

«Αν είχα 9 ώρες για να κόψω ένα πεύκο, θα περνούσα 6 ώρες ακονίζοντας το τσεκούρι μου».

Αβραάμ Λίνκολν

Υπάρχουν πολλές τεχνικές για αποτελεσματική χρήση του χρόνου. Φέρνουμε στην προσοχή σας τις πιο δημοφιλείς τεχνικές, χωρίς τις οποίες κανένα σύστημα διαχείρισης χρόνου δεν μπορεί να κάνει.

Μήτρα του Αϊζενχάουερ

Η τεχνική πήρε το όνομά της προς τιμήν του Προέδρου των ΗΠΑ D. Eisenhower, ο οποίος χώρισε όλες τις εργασίες που αντιμετώπισε σε 4 κατηγορίες, με γνώμονα τον επείγοντα χαρακτήρα και τη σημασία τους.

Με βάση αυτό, οι περιπτώσεις ταξινομήθηκαν στα κελιά του απλούστερου πίνακα ως εξής:

• Κατηγορία Α - επείγουσα και σημαντική, η οποία πρέπει να επιλυθεί αμέσως.
• Κατηγορία Β - η απόφασή τους μπορεί να αναβληθεί για μια ορισμένη περίοδο, αλλά δεν αξίζει να καθυστερήσετε μαζί τους.
• Κατηγορία Β - εργασίες, η εκτέλεση των οποίων μπορεί να ανατεθεί σε τρίτους.
• Κατηγορία Δ - πράγματα που είναι καλύτερα να στείλετε στα σκουπίδια αμέσως, γιατί δεν αξίζουν τον χρόνο και την προσπάθεια.

Σύμφωνα με τους ειδικούς, το λάθος των περισσότερων ανθρώπων είναι η λάθος ιεράρχηση. Είναι πιο πρόθυμοι να αναλάβουν τα καθήκοντα των δύο τελευταίων κατηγοριών, αφού είναι πολύ πιο εύκολο να κάνουν αυτά τα πράγματα. Τα γρήγορα αποτελέσματα συμβάλλουν στην ανάπτυξη μιας λανθασμένης αξιολόγησης της προσωπικής αποτελεσματικότητας. Αποδεικνύεται ότι ο άνθρωπος δαπανά προσπάθεια σε δευτερεύουσες δραστηριότητεςαφήνοντας πίσω ό,τι πραγματικά έχει σημασία.

Τεχνική χρονομέτρησης

Η καταγραφή του χρόνου των εργαζομένων για τη βελτίωση της εργασιακής πειθαρχίας χρησιμοποιείται για περισσότερα από δώδεκα χρόνια. Τα προγράμματα αυτοματισμού και λογιστικής καταγράφουν την έγκαιρη άφιξη και αναχώρηση, τη διάρκεια της εργάσιμης ημέρας του εργαζομένου. Αλλά η σύγχρονη τεχνολογία έχει προχωρήσει ακόμη περισσότερο. Σήμερα μπορείτε όχι μόνο να μάθετε εάν ένα άτομο είναι παρόν στο χώρο εργασίας, αλλά και να ελέγξετε τι κάνει.

Εκατοντάδες τέτοια συστήματα ελέγχου έχουν αναπτυχθεί μέχρι σήμερα. Τα προγράμματα μπορούν να εγγραφούν αυτόματα: απουσία λόγω ασθένειας, επαγγελματικά ταξίδια, διακοπές, άδεια, εργασία με ευέλικτο πρόγραμμα. Το σύστημα λαμβάνει υπόψη τη διάρκεια του μεσημεριανού διαλείμματος, την πρόωρη αποχώρηση ή την καθυστέρηση, την απουσία.

Παρά την τελειότητά τους, οι μονάδες παρακολούθησης παρέχουν μόνο επιφανειακό χρονισμό, ενώ το λογισμικό κατασκοπείας όπως το "Maxapt QuickEye" βοηθά στην παρακολούθηση της εργασίας στον υπολογιστή. Με τη βοήθειά τους, ο διευθυντής θα καταλάβει αμέσως ότι η Μαρία Ιβάνοβνα από το λογιστήριο είναι απασχολημένη που δεν εργάζεται στην έκθεση, αλλά επικοινωνεί στον ιστότοπο Odnoklassniki. Φυσικά, ακόμη και με τη βοήθεια τέτοιων προγραμμάτων, δεν θα είναι δυνατό να γίνει ένας χρόνος λεπτό προς λεπτό, λαμβάνοντας υπόψη τα διαλείμματα καπνού, τα πάρτι τσαγιού, την ειλικρινή φλυαρία άλλων "χρόνων σκουπιδιών", αλλά τις περισσότερες φορές δεν υπάρχει ανάγκη για αυτό.

Μέθοδος Pareto

Ο νόμος του Βιλφρέντο Παρέτο αναφέρει: "Το 20% των προσπαθειών σας παρέχει το 80% του αποτελέσματος, ενώ το υπόλοιπο 80% φέρνει μόνο το 20% του αποτελέσματος."Μπορείτε να το ερμηνεύσετε με άλλο τρόπο: «Το 20% των εργαζομένων φέρνει στην εταιρεία το 80% των κερδών». Με απλά λόγια, μόνο το 1/5 της ομάδας λειτουργεί αποτελεσματικά. Η αποτελεσματικότητα της συντριπτικής πλειοψηφίας των εργαζομένων είναι πολύ χαμηλή. Το έργο τους είναι απλώς μια μίμηση βίαιης δραστηριότητας. Εάν κατευθύνετε αυτήν την ενέργεια προς τη σωστή κατεύθυνση, η συνολική παραγωγικότητα θα αυξηθεί σημαντικά.

Η μέθοδος Pareto είναι η απομόνωση από ολόκληρη τη μάζα του 20% των κύριων περιπτώσεων και η εστίαση σε αυτές. Η απόφαση για το τι θεωρείται σημαντικό και τι είναι δευτερεύον θα είναι ατομική σε κάθε περίπτωση. Ο πίνακας Eisenhower ή η μέθοδος ανάλυσης ABC, που χρησιμοποιείται συχνότερα σε συνδυασμό με τη μέθοδο Pareto, σας επιτρέπει να κατηγοριοποιήσετε τις περιπτώσεις. Η ανάλυση ABC είναι ο απλούστερος τρόπος κατάταξης των υποθέσεων σύμφωνα με την τρέχουσα σημασία τους.

ABC - ανάλυση

Αυτή η μέθοδος θεωρείται ο πιο παραγωγικός και οπτικός τρόπος ταξινόμησης υποθέσεων. Σας επιτρέπει να εξαλείψετε όλα τα περιττά, να εστιάσετε στην επίτευξη των κύριων στόχων. Σύμφωνα με αυτή τη μέθοδο, όλες οι περιπτώσεις χωρίζονται σε κατηγορίες:

• Η ομάδα Α έχει την υψηλότερη προτεραιότητα, αυτά είναι σημαντικά και επείγοντα θέματα. Τέτοια ζητήματα πρέπει να επιλυθούν το συντομότερο δυνατό. Η συμβολή αυτών των περιπτώσεων στην επίτευξη του τελικού στόχου είναι 65%, αν και θα χρειαστεί μόνο το 15% του χρόνου για την ολοκλήρωσή τους. Δηλαδή, περισσότερες από τις μισές εργασίες θα ολοκληρωθούν στο συντομότερο δυνατό χρόνο.
• Η ομάδα Β περιλαμβάνει υποθέσεις που δεν είναι επείγουσες, αλλά απαραίτητες για εκτέλεση. Η επίλυση τέτοιων εργασιών μπορεί να ανατεθεί σε τρίτους. Είναι σημαντικό να ελέγχεται ο χρόνος εκτέλεσής τους, καθώς οι περιπτώσεις της ομάδας Β τείνουν να περνούν στην κατηγορία Α εάν παραβιαστούν οι προθεσμίες.
• Ομάδα Γ - εργασίες που συνήθως ονομάζονται "ρουτίνα γραφείου". Σε αυτούς δαπανάται η μερίδα του λέοντος του χρόνου εργασίας του προσωπικού και του διευθυντή. Αν και ένα άτομο με χαμηλά προσόντα μπορεί εύκολα να αντιμετωπίσει τις αναφορές, την αγορά γραφικής ύλης και άλλες εργασίες ρουτίνας.

Ανεξάρτητη οργάνωση του χρόνου εργασίας

Η αυτοδιαχείριση είναι ίσως η πιο αποτελεσματική από όλες τις τακτικές διαχείρισης χρόνου. Ισχύει τόσο για ένα μόνο θέμα όσο και για τη συλλογικότητα ως σύνολο. Για να εξασφαλιστεί ότι ο εργαζόμενος εργάστηκε παραγωγικά, το σύστημα υλικών κινήτρων και τιμωριών επιτρέπει. Με απλούς όρους, πρόστιμα ή μπόνουςνα τονώσει καλά το άτομο να εκτελέσει την εργασία που του έχει ανατεθεί. Σημειωτέον ότι ο ίδιος ο εργαζόμενος θα πρέπει να ενδιαφέρεται και για την αρμόδια οργάνωση της εργασιακής διαδικασίας.

Ο πιο σημαντικός στόχος της αυτοδιαχείρισης είναι η μέγιστη αξιοποίηση των δυνατοτήτων του κάθε ατόμου στην εργασία, τη δημιουργικότητα και την προσωπική ζωή. Η χρήση αυτής της μεθόδου παρέχει τα ακόλουθα οφέλη:

• Ο χρόνος και η προσπάθεια για την ολοκλήρωση των εργασιακών καθηκόντων μειώνονται.
• Αυξημένη παραγωγικότητα.
• Οι λόγοι για άγχος, εργασία έκτακτης ανάγκης, βιασύνη εξαλείφονται.
• Η ηθική ικανοποίηση με την εργασιακή δραστηριότητα αυξάνεται.
• Τα προσόντα αυξάνονται, υπάρχει κίνητρο για προσωπική ανάπτυξη.

Η αυτοδιαχείριση ξεκινά με μια ανάλυση του στυλ εργασίας που περιλαμβάνει μια πλήρη απογραφή του χρόνου. Σας επιτρέπει να εντοπίσετε τα δυνατά και τα αδύνατα σημεία της οργάνωσης της εργασιακής διαδικασίας, να τα προσαρμόσετε στη σωστή κατεύθυνση. Η περιγραφή όλων των δραστηριοτήτων περιλαμβάνει:

1. Κύρια καθήκοντα εργασίας;
2. «Παρεμβολές» ή αναγκαστικά διαλείμματα, ο λεγόμενος «χρόνος του σκουπιδιού».

Οι λόγοι για το χάσιμο χρόνου μπορεί να είναι προσωπικοί παράγοντες, όπως η αποδιοργάνωση, η παραμέληση εργασιακών καθηκόντων, η έλλειψη αυτοπειθαρχίας, η επιθυμία να τα κάνεις όλα γρήγορα, βιαστικά. Ωστόσο, ο υπερβολικός ζήλος, η επιθυμία να αναλάβεις όλες τις περιπτώσεις ταυτόχρονα, σπάνια δίνει επίσης θετικό αποτέλεσμα.

Ο γνωστός Αμερικανός προπονητής επιχειρήσεων Νταν Κένεντι πιστεύει ότι τα τηλεφωνήματα, οι απρογραμμάτιστες επισκέπτες, οι παρατεταμένες συναντήσεις είναι ο χειρότερος σπατάλη χρόνου για έναν ηγέτη. Εάν είναι δυνατόν, θα πρέπει να εξαλειφθούν ή να ελαχιστοποιηθούν.

Η μέθοδος Pomodoro

Αυτή η τακτική τεχνική με ένα αστείο όνομα επινοήθηκε τη δεκαετία του '80 του περασμένου αιώνα από τον Ιταλό Francesco Cirillo. Όντας ένας από τους μαθητές που υστερούσαν, ο νεαρός αποφάσισε να αρχίσει να ασχολείται με τον εαυτό του για να βελτιώσει τις ακαδημαϊκές του επιδόσεις. Αφού διεξήγαγε μια λεπτομερή «αποκάλυψη», συνειδητοποίησε ότι δεν μπορούσε να συγκεντρωθεί στις σπουδές του, αποσπώντας την προσοχή του από πολλά μικροπράγματα. Τότε ο Φραντσέσκο έφερε ένα χρονόμετρο σε μορφή ντομάτας από την κουζίνα, το έβαλε μπροστά του και χρονομέτρησε την τάξη.

Πρακτικά αποκαλύφθηκε ότι μπόρεσε να σπουδάσει επιστήμη με συγκέντρωση για 25 λεπτά. Κατά τη διάρκεια αυτής της περιόδου, ο μαθητής δεν αποσπάστηκε ποτέ από το βιβλίο. Στη συνέχεια αποφασίστηκε σπάστε όλο τον χρόνο που διατίθεται για τις τάξεις σε μπλοκ. Το διάστημα μισής ώρας περιλάμβανε τον χρόνο μέγιστης συγκέντρωσης - 25 λεπτά, καθώς και τον χρόνο ανάπαυσης, ο οποίος προορίζεται μόνο για αυτά τα πολύ μικρά πράγματα. Η μέθοδος «pomodoro» έχει γίνει ευρέως διαδεδομένη σήμερα, λόγω της απλότητας, της προσβασιμότητας και της αποτελεσματικότητάς της.

Παραδεχτείτε ότι χρησιμοποιείτε συχνά τη φράση «Είναι κρίμα που υπάρχουν μόνο είκοσι τέσσερις ώρες την ημέρα». Πράγματι, τα πολυάριθμα επαγγελματικά άγχη συνδέονται πολύ συχνά με την αδυναμία να προγραμματίσετε την εργάσιμη ημέρα σας, να προσεγγίσετε σωστά και ορθολογικά την κατανομή του κόστους του χρόνου. Ως εκ τούτου, τις τελευταίες δεκαετίες, το ενδιαφέρον για τις τεχνικές διαχείρισης χρόνου αυξάνεται σταθερά.

ΣΧΕΤΙΚΑ ΜΕ. ΜΙΧΑΪΛΟΦ

Η διαχείριση χρόνου είναι ένας διεπιστημονικός κλάδος της επιστήμης και της πρακτικής αφιερωμένος στη μελέτη προβλημάτων και μεθόδων για τη βελτιστοποίηση του χρόνου που αφιερώνεται σε διάφορους τομείς επαγγελματικής δραστηριότητας.

Βασικά μηνύματα: Εκτέλεση εργασίας με λιγότερο κόστος σε καλύτερες συνθήκες με καλύτερα αποτελέσματα. Ταυτόχρονα, χωρίς βιασύνες και αγχωτικές καταστάσεις, με μεγαλύτερη εργασιακή ικανοποίηση. Ως αποτέλεσμα, η αύξηση των κινήτρων για την εργασία, η αύξηση των προσόντων, ο μικρότερος φόρτος εργασίας, η απουσία σφαλμάτων στην εκτέλεση επαγγελματικών λειτουργιών, οι στόχοι επιτυγχάνονται με τον συντομότερο δυνατό τρόπο. Αλλά ο κύριος στόχος της μελέτης της διαχείρισης χρόνου εξακολουθεί να είναι η μέγιστη χρήση των δικών του δυνατοτήτων και ο συνειδητός έλεγχος στο πέρασμα του χρόνου.

Οι αρχαίοι θαλασσοπόροι είπαν: «Δεν πλέω όπως φυσάει ο άνεμος, αλλά καθώς ανοίγω πανιά!» Μπορείτε να θυμηθείτε μια άλλη όχι λιγότερο αρχαία και πολύ διάσημη παροιμία: "Ο χρόνος είναι χρήμα!" Ο χρόνος είναι πράγματι ένα στρατηγικό ανθρώπινο δυναμικό.

Μια βολική απεικόνιση του χρόνου ως στρατηγικού πόρου είναι ο ακόλουθος τύπος:
ΧΡΟΝΟΣ ΕΡΓΑΣΙΑΣ \u003d ΣΚΟΠΟΣ x (ΜΕΘΟΔΟΙ ΕΡΓΑΣΙΑΣ + ΕΝΕΡΓΕΙΑ) - παρεμβολές,
όπου ο ΧΡΟΝΟΣ ΕΡΓΑΣΙΑΣ εξαρτάται από:

• ο σκοπός του, ο οποίος θα πρέπει να είναι «συνειδητός και κατανοητός στον ερμηνευτή.
• τρόπος εργασίας (δομή και σύνθεση μιας συγκεκριμένης δραστηριότητας, συμπεριλαμβανομένων των εσωτερικών και εξωτερικών στοιχείων της)·
• η ενέργεια που δαπανάται για τη δραστηριότητα (εδώ, «ενέργεια» σημαίνει οποιαδήποτε δαπάνη προσπαθειών και μέσων για την αποτελεσματική εφαρμογή των μεθόδων εργασίας που χρησιμοποιούνται), ελλείψει παρεμβολών (οποιαδήποτε εσωτερικά ή εξωτερικά εμπόδια που καθιστούν δύσκολη ή αδύνατη την εκτέλεση της εργασίας και να πετύχει τον στόχο).

Χρονική παρέμβαση
Πρώτα απ 'όλα, πρέπει να εντοπίσετε τους λόγους για τους οποίους χάνετε το χρόνο σας. Ανατρέξτε στη λίστα με τους πιο σημαντικούς σπατάλη χρόνου, αναλύστε τη δική σας δουλειά και προσπαθήστε να επιλέξετε πέντε από τα πιο σημαντικά εμπόδια σας από αυτές.

1. Ασαφής ρύθμιση στόχων.
2. Έλλειψη προτεραιότητας στις επιχειρήσεις.
3. Προσπαθώντας να κάνετε πάρα πολλά ταυτόχρονα.
4. Έλλειψη πλήρους κατανόησης των επερχόμενων εργασιών και τρόπων επίλυσής τους.
5. Ασαφής προγραμματισμός της εργάσιμης ημέρας.
6. Προσωπική αποδιοργάνωση, «μπλοκαρίσματα χαρτιού».
7. Υπερβολικό διάβασμα.
8. Κακό σύστημα διαχείρισης εγγράφων.
9. Έλλειψη κινήτρων, απροθυμία να εργαστείτε ενεργά.
10. Αναζήτηση μη συστηματοποιημένων απαραίτητων πληροφοριών (διευθύνσεις, αριθμοί τηλεφώνου, αρχεία).
11. Έλλειψη συνεργασίας ή καταμερισμός εργασίας.
12. Τηλεφωνήματα που αποσπούν την προσοχή.
13. Απρογραμματισμένοι επισκέπτες.
14. Αδυναμία να πει όχι.
15. Ελλιπείς, καθυστερημένες πληροφορίες.
16. Έλλειψη αυτοπειθαρχίας.
17. Αποτυχία ολοκλήρωσης της εργασίας.
18. Διάσπαση προσοχής (θόρυβος).
19. Παρατεταμένες συναντήσεις.
20. Ανεπαρκής προετοιμασία για συζητήσεις και συζητήσεις.
21. Έλλειψη επικοινωνίας ή ανακριβής ανατροφοδότηση.
22. Συζητήσεις για ιδιωτικά θέματα.
23. Υπερβολική επικοινωνία.
24. Υπερβολικά επιχειρηματικά αρχεία.
25. Σύνδρομο καθυστέρησης.
26. Επιθυμία να μάθεις όλα τα γεγονότα.
27. Η διάρκεια της αναμονής (για παράδειγμα, μια προγραμματισμένη συνάντηση).
28. Βιασύνη, υπερβολική φασαρία.
29. Υπερβολικά σπάνια ανάθεση (εκ νέου ανάθεση) υποθέσεων.
30. Ανεπαρκής έλεγχος σε υποθέσεις που έχουν ανατεθεί, συχνά πρέπει να επαναληφθούν.

Προσδιορίζοντας τους πέντε «σπατάλους χρόνου» μου και απαντώντας στις ακόλουθες ερωτήσεις: «Πόσο παρεμβαίνουν αυτά τα εμπόδια στην επίτευξη του στόχου και επιβραδύνουν τη δραστηριότητά σας; Έχετε προσπαθήσει να τους πολεμήσετε; Πώς, με ποιο αποτέλεσμα; », - θα είστε ήδη σε θέση να επιτύχετε σημαντική αύξηση της παραγωγικότητας της εργασίας σας.

Ας δούμε μερικές τεχνικές διαχείρισης χρόνου που θα σας βοηθήσουν να αντιμετωπίσετε τα εντοπισμένα γεγονότα της σπατάλης χρόνου.

«Χρυσές» αναλογίες χρόνου προγραμματισμού
Ο προγραμματισμός του χρόνου βασίζεται σε ορισμένες αρχές. Ένα από τα πιο διάσημα διατυπώθηκε από τον Ιταλό οικονομολόγο Βιλφρέντο Παρέτο. Έχει σχεδιαστεί για την ορθολογική χρήση του χρόνου και λέει: «Αν ληφθούν υπόψη όλες οι λειτουργίες εργασίας ως προς το κριτήριο της αποτελεσματικότητάς τους, τότε αποδεικνύεται ότι το 80 τοις εκατό των τελικών αποτελεσμάτων επιτυγχάνονται μόνο στο 20 τοις εκατό του χρόνου που αφιερώνεται. ενώ το υπόλοιπο 20 τοις εκατό του αποτελέσματος απορροφά το 80 τοις εκατό του χρόνου εργασίας».

Στην καθημερινή εργασία, αυτό σημαίνει ότι δεν πρέπει να αναλαμβάνετε πρώτα τις πιο εύκολες και ενδιαφέρουσες ή τις λιγότερο χρονοβόρες εργασίες. Κατά τον προγραμματισμό, είναι απαραίτητο να επιλύσετε ζωτικά προβλήματα πρώτα απ 'όλα, και μόνο τότε - πολλά δευτερεύοντα.

Τεχνική ανάλυσης πολυπλοκότητας εργασιών
Η συνεπής εφαρμογή της αρχής Pareto βοηθά στη χρήση της τεχνικής ανάλυσης πολυπλοκότητας προβλημάτων ABC στην πράξη. Βασίζεται στη διαίρεση ολόκληρου του όγκου των εργασιών σε τρεις ομάδες.

Α. Οι πιο σημαντικές εργασίες - αποτελούν περίπου το 15 τοις εκατό του συνολικού αριθμού όλων των εργασιών και των περιπτώσεων στις οποίες είμαστε απασχολημένοι. Η σημασία αυτών των εργασιών (η επίτευξη του στόχου) είναι περίπου 65 τοις εκατό.

Β. Οι σημαντικές εργασίες αντιπροσωπεύουν κατά μέσο όρο το 20 τοις εκατό του συνολικού αριθμού των περιπτώσεων και η σημασία αυτής της κατηγορίας εργασιών είναι επίσης 20 τοις εκατό, αντίστοιχα.

Β. Οι λιγότερο σημαντικές και μη βασικές εργασίες, αντίθετα, αποτελούν το 65 τοις εκατό του συνολικού αριθμού εργασιών, αλλά έχουν μικρό μερίδιο (περίπου 15 τοις εκατό του συνολικού «κόστους»).

Η τεχνολογία ανάλυσης εργασιών σύμφωνα με την αρχή ABC μπορεί να εφαρμοστεί ως εξής:

1. Κάντε μια λίστα με όλες τις επερχόμενες εργασίες στην κατάλληλη χρονική περίοδο (ημέρα, μήνας, τρίμηνο, έτος).

2. Οργανώστε τις εργασίες ανάλογα με τη σημασία τους, δώστε προτεραιότητα στις εργασίες σύμφωνα με το «κόστος» τους για τη δραστηριότητά σας.

3. Αριθμήστε τις εργασίες σας.

4. Βαθμολογήστε τα σύμφωνα με τις κατηγορίες Α, Β, Γ:
α) το πρώτο 15 τοις εκατό όλων των εργασιών στην Κατηγορία Α δεν είναι μεταβιβάσιμες·
β) το επόμενο 20 τοις εκατό - εργασίες κατηγορίας Β.
γ) το υπόλοιπο 65 τοις εκατό είναι εργασίες κατηγορίας Β.

5. Ελέγξτε ξανά το χρονοδιάγραμμά σας για να δείτε εάν ο προϋπολογισμός χρόνου που διαθέσατε ταιριάζει με την αξία των εργασιών σας:

• 65 τοις εκατό του προγραμματισμένου χρόνου - εργασία Α.
• 20 τοις εκατό του προγραμματισμένου χρόνου - εργασίες Β.
• Το 15 τοις εκατό του προγραμματισμένου χρόνου είναι εργασίες Β.

6. Κάντε τις κατάλληλες προσαρμογές προσανατολίζοντας το σχέδιό σας γύρω από τους στόχους Α.

Ψυχοτεχνικές ασκήσεις
Η εξοικείωση με τον ορθολογικό προγραμματισμό και την οργάνωση των δικών σας δραστηριοτήτων θα σας βοηθήσει να εκτελέσετε απλές ασκήσεις.

"Πλήρης παραγγελία"
Κάντε κανόνα να συστηματοποιείτε περιοδικά τα επαγγελματικά σας υλικά, βιβλία, αρχεία. Για να ξεκινήσετε, βάλτε τα πράγματα σε τάξη στο γραφείο σας. Καθορίστε μια συγκεκριμένη θέση για κάθε αντικείμενο και στο μέλλον προσπαθήστε να το τοποθετήσετε εκεί.

Μπορείτε να «βάλετε τα πράγματα σε τάξη» στις σκέψεις σας με τη βοήθεια ενός ημερολογίου ή ενός εβδομαδιαίου ημερολογίου, στο οποίο θα πρέπει να γράψετε τα κύρια πράγματα για την επόμενη μέρα και το βράδυ να ελέγξετε αν έχετε ολοκληρώσει όλα όσα σχεδιάζατε. Προσπαθήστε να επιτύχετε όλα όσα έχετε βάλει στόχο να κάνετε.

«Το τέλος είναι το στέμμα»
Πρέπει να μάθεις να κάνεις ένα πράγμα, έστω και ένα μικρό, αλλά μέχρι το τέλος. Ορίστε τη σειρά και ξεκινήστε. Θυμηθείτε: η δουλειά είναι χρόνος, η διασκέδαση είναι μια ώρα. Μέχρι να τελειώσετε τη δουλειά σας, χωρίς διασκέδαση, χωρίς καλεσμένους, χωρίς νόστιμα γεύματα, χωρίς διασκεδαστικές δραστηριότητες. Εάν είναι δύσκολο, τότε μπορείτε να κάνετε αυτήν την άσκηση μόνο μία φορά την εβδομάδα. Πρέπει όμως να τελειώσουμε ένα πράγμα.

"Σχεδίαση"
Σε ένα κομμάτι χαρτί, γράψτε όλα τα σχέδιά σας για την επόμενη μέρα. Τώρα σκεφτείτε και διαγράψτε τι είναι απίθανο να μπορέσετε να κάνετε. Επανεξετάστε τις υπόλοιπες παραγράφους ξανά. Εάν δεν υπάρχει επιθυμία διαγραφής, τότε αφήστε το αμετάβλητο.

Και τώρα το κύριο πράγμα - όλα τα άλλα πρέπει να γίνουν! Εκπαιδεύστε τον εαυτό σας να κάνει αυτό που σκοπεύετε να κάνετε. Καλύτερα να προγραμματίσεις λιγότερο, αλλά να κάνεις τα πάντα. Σας συνιστούμε να κάνετε το ίδιο σχέδιο για την επόμενη εβδομάδα, μήνα, έτος. Και επίσης να συνεργαστείτε μαζί του.

Τεχνολογία αντιπροσωπειών
Η τεχνολογία ανάθεσης (μεταβίβαση, εκ νέου ανάθεση μιας συγκεκριμένης εργασίας ή δραστηριότητας σε άλλο άτομο) σας επιτρέπει να ελευθερώσετε χρόνο για την εκτέλεση διευθυντικών λειτουργιών (καθήκοντα Α) και παρέχει την ευκαιρία σε άλλους υπαλλήλους να αποκαλύψουν τις ικανότητές τους. Η επιτυχής ανάθεση προϋποθέτει: προθυμία για ανάθεση (επιθυμία). ικανότητα αποδοχής ανάθεσης (ευκαιρία). Η ανάθεση είναι ένα αρκετά λεπτό εργαλείο διαχείρισης. Πριν μιλήσουμε για τεχνολογίες, ας εξετάσουμε τι μπορεί να ανατεθεί.
Πίνακας 1. Θέμα αντιπροσωπείας

Ανάγκη ανάθεσης	μπορεί	Σε καμία περίπτωση δεν μπορεί
1. Απλές εργασίες τεχνικής (βοηθητικής) φύσης	Αντιπροσωπευτικές λειτουργίες σε ορισμένες περιπτώσεις	Στρατηγικές λειτουργίες του μάνατζερ στον καθορισμό στόχων, στόχων
2. Ρουτίνα (απλή και ίδια εργασία)	Ιδιωτικές εργασίες που απαιτούν μοναδικά προσόντα (προσόντα, εμπειρία) ενός υπαλλήλου	Τεράστια Οικονομικά Θέματα
3. Προπαρασκευαστικές εργασίες	Εργασίες εκπαίδευσης, με επιτρεπόμενο κόστος εκπαίδευσης και εκπαίδευσης εργαζομένου	Μετακινήσεις προσωπικού
4. Καθήκοντα ειδικού στα οποία ο εργαζόμενος καταλαβαίνει πολύ καλύτερα	Πολύπλοκες εργασίες με χαμηλό βαθμό κινδύνου	Αποφάσεις διοίκησης με βάση τα αποτελέσματα του ελέγχου (ενθάρρυνση και τιμωρία)
5. Εργασίες που οι άλλοι μπορούν να ολοκληρώσουν πιο γρήγορα και πιο οικονομικά		Καθήκοντα ιδιαίτερης σημασίας, επείγοντα, υψηλού κινδύνου
6. Τυχόν μη επείγουσες εργασίες που μπορεί να επιλύσει ο ίδιος ποιοτικά ο εργαζόμενος		Ερώτηση ασφαλείας

Μια ικανή διαδικασία ανάθεσης βασίζεται στις ψυχολογικές πτυχές της επικοινωνίας σε επαγγελματικές δραστηριότητες.

Έξι βοηθητικές ερωτήσεις σχετικά με την ανάθεση αποτελούν τη βάση της τεχνολογίας για την επιχειρησιακή ανάθεση επαγγελματικών καθηκόντων.

1. Τι πρέπει να γίνει? Ο εργαζόμενος πρέπει να εξηγήσει με σαφήνεια τον σκοπό και το αποτέλεσμα του ανατεθέντος τύπου εργασίας.
2. Ποιος πρέπει να το κάνει; Αποδείξτε γιατί αναθέτετε τις δραστηριότητές σας σε αυτόν τον ειδικό, υπογραμμίστε την ικανότητα και την ευθύνη του.
3. Γιατί να το κάνει; Φροντίστε να σχολιάσετε ότι μπορείτε να λύσετε αυτό το πρόβλημα μόνοι σας, αλλά είστε απασχολημένοι με την επίλυση πιο σημαντικών εργασιών.
4. Πώς πρέπει να το κάνει; Αναπτύξτε από κοινού τις πιο αποτελεσματικές μεθόδους για την επίλυση της ανάθεσης ομάδας εργασιών.
5. Τι πρέπει να χρησιμοποιήσει για να το κάνει αυτό; Προτείνετε τα απαραίτητα μέσα και τρόπους επίλυσης του προβλήματος.
6. Πότε πρέπει να το κάνει; Θέστε σαφείς προθεσμίες για την ολοκλήρωση των δραστηριοτήτων.

Τεχνολογία αυτοεκφόρτωσης
Ένα από τα κύρια προβλήματα της επαγγελματικής ψυχολογίας είναι η αδυναμία ανάπαυσης. Από την άποψη της διαχείρισης του χρόνου, η οργάνωση της εργάσιμης ημέρας σας πρέπει να συμμορφώνεται με την αρχή: "Η εργασία πρέπει να με υπακούει και όχι το αντίστροφο". Η τεχνολογία ανάλυσης της δραστηριότητας και αυτοεκφόρτωσης κατά τη διάρκεια της εργάσιμης ημέρας σάς επιτρέπει να προγραμματίζετε την ανάπαυσή σας και να προγραμματίζετε το χρόνο σας ενώ ξεκουράζεστε.
Πίνακας 2. Τεχνική αυτοεκφόρτωσης
Ακολουθούν μερικά παραδείγματα τεχνικών για την οργάνωση της ημέρας. Όλα έχουν συμβουλευτικό χαρακτήρα και μπορούν να χρησιμεύσουν μόνο ως ώθηση για τη σύνταξη του προγράμματός σας, αφού το καλύτερο σύστημα διαχείρισης χρόνου είναι το σύστημα που θα επιλέξετε. Για να το βρείτε, πρέπει να δοκιμάσετε ήδη γνωστές τεχνικές και, στη συνέχεια, να επιλέξετε αυτές που είναι πιο βολικές για εσάς.

Κανόνες για την έναρξη της ημέρας
Ξεκινήστε τη μέρα σας με θετική διάθεση. Προσπαθήστε να απολαύσετε το ξεκίνημα μιας νέας μέρας. Η στάση με την οποία ξεκινάτε να λύνετε τις επερχόμενες εργασίες δεν έχει μικρή σημασία για επακόλουθη επιτυχία ή αποτυχία. Κάθε πρωί, όπως συνέστησε ο μεγάλος Πυθαγόρας στους μαθητές του, πείτε στον εαυτό σας τους παρακάτω στίχους:

«Πριν σηκωθείς από τα γλυκά όνειρα της νύχτας,
Σκεφτείτε τι πράγματα έχει ετοιμάσει η μέρα για εσάς.

Κάντε ένα ρεαλιστικό σχέδιο για την ημέρα. Πρώτον - οι βασικές εργασίες, η λύση των οποίων πρέπει να ξεκινήσει χωρίς "συσσώρευση". Πρωί - για δύσκολα και σημαντικά πράγματα!

Κανόνες για το μεσημέρι
Απορρίψτε επιπλέον μη επείγοντα ζητήματα που προκύπτουν. Αποφύγετε απρογραμμάτιστες παρορμητικές ενέργειες. Κάντε έγκαιρες παύσεις και παρατηρήστε τον μετρημένο ρυθμό της επαγγελματικής δραστηριότητας. Κάντε σημαντικές εργασίες πριν το μεσημέρι αν είναι δυνατόν. Λοιπόν, εάν κατά τη διάρκεια της εργάσιμης ημέρας αποδειχθεί ότι έχετε χαράξει τουλάχιστον μισή ώρα, κατά τη διάρκεια της οποίας σκέφτεστε και αναλύετε το σχέδιο για την τρέχουσα ημέρα, κάντε τις κατάλληλες προσαρμογές.

Κανόνες για το τέλος της εργάσιμης ημέρας
Προσπαθήστε να ολοκληρώσετε όλα τα μικρά πράγματα που ξεκινάτε μέσα σε μια μέρα. Είναι απαραίτητος ο έλεγχος των αποτελεσμάτων και ο αυτοέλεγχος. Κάντε ένα πλάνο για την επόμενη μέρα το βράδυ! Ή - όπως ο Πυθαγόρας, που ήδη αναφέραμε, δίδαξε στους μαθητές του:

«Μην επιτρέπετε τον τεμπέλικο ύπνο σε κουρασμένα μάτια,
Πριν απαντήσετε σε τρεις ερωτήσεις σχετικά με την καθημερινή επιχείρηση:
Τι έκανα? Τι δεν έκανα; Και τι μου μένει;

Έτσι, τελειώνουμε τη μέρα με ήρεμη ανάλυση και προγραμματισμό για το αύριο με ήρεμη θετική διάθεση. Μην επιτρέπετε ανησυχητικές σκέψεις και ανύπαρκτους λόγους ανησυχίας, καθώς ο διάσημος σατιρικός Μ.Μ. Zhvanetsky: "Θα αντιμετωπίσουμε τις δυσκολίες όπως έρχονται!"

Τεχνική αυτοεκφόρτωσης
Μια από τις βασικές προϋποθέσεις για μια επιτυχημένη δουλειά είναι να εστιάσετε στα πραγματικά σημαντικά και απαραίτητα αντί να ψεκάζετε σε μικροπράγματα. Μπορείτε να βελτιώσετε σημαντικά το στυλ εργασίας σας και να ανακουφιστείτε εάν πρώτα αμφισβητήσετε (συνοπτικά και βασικά) όλες τις εργασιακές σας εργασίες. Ερωτήσεις και μέτρα αυτοεκφόρτωσης που μπορείτε να επιλέξετε φαίνονται στον πίνακα.

Τεχνολογία ελέγχου χρόνου
Για να ελέγξετε ένα τόσο λεπτό θέμα όπως ο χρόνος, ο έλεγχος είναι ιδιαίτερα σημαντικός. Ο Πίνακας 3 παρακάτω παραθέτει ορισμένα από τα στοιχεία ελέγχου που χρησιμοποιούνται στη διαχείριση χρόνου.

Μέθοδος των «πέντε δακτύλων» (σύμφωνα με τον L. Seivert)
Ο Lothar Seivert προσφέρει μια απλή και πολύ βολική μέθοδο καθημερινού τελικού ελέγχου στη διαχείριση χρόνου, τη λεγόμενη μέθοδο των πέντε δακτύλων. Η μέθοδος είναι μια στοιχειώδης τεχνική κατά την οποία μια από τις ελεγχόμενες παραμέτρους της ποιότητας της επίτευξης του στόχου εκχωρείται σε κάθε δάχτυλο του χεριού.

Αρκεί απλώς να κοιτάξετε την παλάμη του δεξιού χεριού και, με τα πρώτα γράμματα των ονομάτων των δακτύλων, να θυμάστε τις παραμέτρους βάσει των οποίων πραγματοποιείται ο έλεγχος.

M (μικρό δάχτυλο) - σκέψεις, γνώσεις, πληροφορίες. Διαδικασία σκέψης. Τι καινούργιο έμαθα σήμερα; Τι γνώσεις απέκτησες; Πώς αυξήθηκε η ικανότητά μου, αυξήθηκε ο επαγγελματισμός; Ποιες νέες και σημαντικές ιδέες μου ήρθαν σήμερα;

Β (ανώνυμο) - εγγύτητα στον στόχο. Τι έχω κάνει σήμερα και τι έχω πετύχει;

C (μεσαίο δάχτυλο) - κατάσταση του νου. Ποια ήταν η διάθεσή μου που επικρατούσε σήμερα, η ψυχική μου κατάσταση; Τι συνδέθηκε με τα θετικά συναισθήματα και τα υψηλά κίνητρα;

U (ευρετήριο) - υπηρεσία, βοήθεια. Συνεργασία. Πώς μπορώ να βοηθήσω τους άλλους σήμερα; Γνώρισα νέα άτομα; Έχουν βελτιωθεί οι σχέσεις μου με τους συναδέλφους (ή το αντίστροφο); Με ποιον προέκυψε η σύγκρουση;

Β (αντίχειρας) - ευθυμία, φυσική κατάσταση. Τι έχω κάνει σήμερα για την υγεία μου, διατηρώντας τη σωματική μου δύναμη; Τι σας επέτρεψε να χαλαρώσετε, να αναρρώσετε; Τι έχω κάνει σήμερα για να διατηρήσω την υγεία και τη φυσική κατάσταση;

Η μέθοδος τελικού ελέγχου "με πέντε δάχτυλα" είναι βολική κυρίως για τη συμπαγή της - καθιστά δυνατό τον γρήγορο και αποτελεσματικό έλεγχο των πιο σημαντικών αποτελεσμάτων της ημέρας. Παρά τη φαινομενική απλότητά της, αυτή η μέθοδος μπορεί να είναι ένα αρκετά σοβαρό αναλυτικό εργαλείο.
Πίνακας 3. Μέθοδοι ελέγχου που χρησιμοποιούνται στη διαχείριση χρόνου

Επεξεργάζομαι, διαδικασία		Αποτέλεσμα
αυτοέλεγχος	1. Διατήρηση χρόνου όλη την ημέρα	1. Καθημερινή ανασκόπηση ολοκληρωμένων εργασιών, επιτευχθέντων στόχων. Ανάλυση των λόγων επιτυχιών και αποτυχιών
	2. Σημάδια στον διοργανωτή κατά τη διάρκεια της ημέρας	2. Καθημερινή ρητή ανάλυση της ποιότητας του χρόνου
	3. Χρονομέτρηση ατομικής σπατάλης χρόνου	3. Προγραμματισμένη ενημέρωση στο τέλος της εβδομάδας, του μήνα κ.λπ.
	4. Στερέωση παρεμβολών
	5. Χρησιμοποιήστε τη διαίσθησή σας
	6. Δημιουργήστε σημειώσεις
Εξωτερικός έλεγχος	1. Γραπτή επικύρωση συμφωνιών	1. Προφορική ή γραπτή αναφορά στα ενδιαφερόμενα μέρη σύμφωνα με τη σύμβαση
	2. Αμοιβαίες υποχρεώσεις (συμφωνία) κατά τη συνεργασία	2. Χρήση συμβούλων, λήψη αξιολόγησης και ανατροφοδότησης
	3. Χρήση «υπενθυμίσεων», «ξυπνητήρι», «ελεγκτές χρόνου»

Τι είναι η διαχείριση χρόνου και ποιες είναι οι βασικές αρχές της τεχνικής προσωπικής διαχείρισης χρόνου. Ποιους κανόνες θα πρέπει να ακολουθούν όσοι θέλουν να χρησιμοποιήσουν τη διαχείριση χρόνου στη ζωή και πώς θα επηρεάσει ένα άτομο, τις επιτυχίες και τους στόχους του. Λεπτομερής ανάλυση της έννοιας και σημαντικά σημεία.

Για έναν σύγχρονο άνθρωπο, το 24ωρο δεν είναι αρκετό. Ειδικά για έναν επιχειρηματία που προσπαθεί να ολοκληρώσει τον μέγιστο αριθμό εργασιών κατά τη διάρκεια της ημέρας. Συχνά θυσιάζει τον ύπνο και την ξεκούραση, δουλεύοντας μέχρι αργά και επτά ημέρες την εβδομάδα. Αλλά πιο συχνά το πρόβλημα δεν έγκειται στην έλλειψη χρόνου, αλλά στην ακατάλληλη κατανομή του.

Η εφαρμογή της διαχείρισης χρόνου στη ζωή σας επιτρέπει:

• μάθουν να διαχειρίζονται το χρόνο?
• ελέγξτε την ημέρα σας
• αξία του προσωπικού χρόνου?
• εκτελούν περισσότερες εργασίες?
• επιτύχει τους στόχους που έχουν τεθεί·
• μην θυσιάζεις την ανάπαυση.

Πριν όμως αρχίσετε να χρησιμοποιείτε αυτήν την τεχνική διαχείρισης χρόνου, πρέπει να τη γνωρίσετε λεπτομερώς.

Τι είναι η διαχείριση χρόνου: βασικές έννοιες και ορισμοί

Η διαχείριση χρόνου είναι μια τεχνολογία συνειδητής διαχείρισης χρόνου που αυξάνει την ανθρώπινη παραγωγικότητα. Βασίζεται στον καθορισμό προτεραιοτήτων, στην ανάλυση του κόστους χρόνου, στον προγραμματισμό, στον καθορισμό στόχων, στην οργάνωση μιας εργάσιμης ημέρας (εβδομάδα, μήνα) και στην ανάθεση εργασιών.

Επιπλέον, η διαχείριση χρόνου περιλαμβάνει την ανάλυση συγκεκριμένων βημάτων και ενεργειών που είναι απαραίτητες για την υλοποίηση μιας ιδέας ή την επίτευξη ενός στόχου. Αυτό περιλαμβάνει επίσης τον έλεγχο της επίτευξης των στόχων, ο οποίος συνίσταται στην υλοποίηση των σχεδίων και στη σύνοψη.

Η διαχείριση χρόνου χρησιμοποιείται για τη διαχείριση τόσο του εργασιακού όσο και του προσωπικού χρόνου. Εξάλλου, κάθε καθημερινή δεν είναι μόνο δουλειά, αλλά και ξεκούραση, αυτοανάπτυξη, αυτοεκπαίδευση, ψυχαγωγία κ.λπ.

Αυτή η τεχνολογία είναι χρήσιμη όχι μόνο για επιχειρηματίες, διευθυντές, πολιτικούς, αλλά και για νοικοκυρές, φοιτητές, μαθητές και άλλους ανθρώπους. Σας επιτρέπει να ολοκληρώνετε όλες τις εργασίες που έχουν οριστεί για την ημέρα κάθε μέρα και ταυτόχρονα να απολαμβάνετε πλήρως τη ζωή - χαλαρώστε, αφιερώστε χρόνο στην οικογένεια ή τα χόμπι, τα ταξίδια και πολλά άλλα.

Όλοι έχουν το ίδιο εικοσιτετράωρο. Η διαφορά είναι πώς περνάς τον χρόνο σου. Τα καλά νέα είναι ότι ακόμα κι αν χρησιμοποιούσατε ελάχιστα τον χρόνο σας μέχρι τώρα, μπορείτε να το αλλάξετε από αύριο. Αντί να σπαταλάτε τον χρόνο σας σε δραστηριότητες χαμηλής αξίας, αρχίστε να τον ξοδεύετε σε δραστηριότητες με υψηλό κόστος.

Εάν αφαιρέσετε όλους τους φλοιούς, τότε μπορείτε να εξαγάγετε έναν αρκετά απλό ορισμό:

«Η διαχείριση του χρόνου είναι ένα εργαλείο για τη διαχείριση της ζωής σας».

Η ζωή μας εξαρτάται σε μεγάλο βαθμό από τον χρόνο που αφιερώνουμε σε ορισμένες ενέργειες. Και το να μάθεις να διαχειρίζεσαι τον χρόνο σημαίνει να μάθεις να διαχειρίζεσαι τη ζωή.

Ποιες είναι οι αρχές της αποτελεσματικής διαχείρισης χρόνου

Οι αρχές της προσωπικής διαχείρισης και προγραμματισμού του χρόνου βασίζονται σε 4 βασικά θεμέλια:

1. Σωστός καθορισμός στόχων.
2. Η σωστή διάταξη των προτεραιοτήτων ζωής.
3. Ενθάρρυνση των σωστών συνηθειών.
4. Σωστή χρήση εργαλείων σχεδιασμού.

Ο καθορισμός του στόχου

Οι περισσότεροι άνθρωποι δεν είναι καλοί στο να βάζουν στόχους. Από αυτό, η παραγωγικότητά τους μειώνεται, το κίνητρο εξαφανίζεται και μετά από λίγο ένα άτομο έχει μόνο έναν στόχο - να ξεκουραστεί.

Ποια είναι τα λάθη στον καθορισμό στόχων;

Για παράδειγμα, η επιθυμία να αγοράσετε ένα αυτοκίνητο πριν από το τέλος του έτους δεν είναι στόχος.

Ο στόχος πρέπει να μοιάζει με αυτό: «Θα αγοράσω μια Rolls-Royce Phantom του 2016 έως τις 25 Δεκεμβρίου 2016». Πρέπει δηλαδή να υπάρχουν ιδιαιτερότητες και χρονικά όρια (η προθεσμία για την επίτευξη του στόχου).

Ο στόχος πρέπει να είναι:

• ειδικός;
• περιορισμένο χρονικό διάστημα;
• μετρητός;
• πραγματικός.

Χωρίς αυτά τα 4 συστατικά, ο στόχος γίνεται μια απλή επιθυμία που δεν παρακινεί.

Όταν συνειδητοποιείς ότι είσαι 25 ή 30 ετών και οι γονείς σου έχουν 10, 15, 20 χρόνια ζωής, τότε προκύπτει ο πραγματικός λόγος. Αν συνέβη σε κάποιον από εσάς, δεν ξέρω. Αλλά αν κάποιος το έχει, είναι υπέροχο. Γιατί τα αγαπημένα μας πρόσωπα, ως στόχοι, μας δίνουν μια τεράστια τομή για ανάπτυξη. Τότε προκύπτουν άλλα - αποστολή, κλίμακα, επιρροή, κάθε είδους συμφέροντα. Αλλά για όσους υποφέρουν και αναζητούν το δικό τους κίνητρο, για όσους δεν μπορούν να βρουν αυτό που το πυροδοτεί και κάθονται σε ένα άδειο μέρος, θέλω να κάνω έκκληση. Μην κοιτάς μακριά. Σηκωθείτε για τον εαυτό σας - αγοράστε ρούχα, αρχίστε να τρώτε, ντύνεστε κανονικά και αργότερα θα διαπιστώσετε ότι είστε εντελώς σε θέση να αλλάξετε τη ζωή των αγαπημένων σας προσώπων. Και αυτός είναι ένας εξαιρετικός λόγος για τα πρώτα βήματα.

Mikhail Dashkiev - συνιδρυτής και διευθυντής έργου "Business Youth"

Καθορισμός προτεραιοτήτων ζωής

Η αποτελεσματικότητα της διαχείρισης χρόνου εξαρτάται σε μεγάλο βαθμό από τις προτεραιότητες της ζωής ενός ατόμου. Είναι εξίσου σημαντικοί με τους στόχους. Αλλά και εδώ οι άνθρωποι κάνουν συνεχώς λάθη.

Οι προτεραιότητες της ζωής, σε μεγαλύτερο βαθμό, θα πρέπει να κατευθύνονται σε σχέση με τον εαυτό μας. Δηλαδή, πρώτα απ 'όλα, πρέπει να σκεφτείς: «Τι είναι σημαντικό για μένα; Τι χρειάζομαι για να βελτιώσω τη ζωή μου και την ποιότητά της;

Ωστόσο, δεν πρέπει να υποθέσει κανείς ότι όλοι όσοι χρησιμοποιούν τη διαχείριση χρόνου είναι εγωιστές.

Δεν πρέπει όλες οι προτεραιότητες να κατευθύνονται στον αγαπημένο. Πρέπει επίσης να σκεφτείτε συγγενείς και φίλους. Ειδικά αν πρόκειται για γονείς, σύζυγο ή παιδιά. Και πρέπει να καταλάβετε ότι ο καθένας έχει τις δικές του προτεραιότητες. Δηλαδή, για κάποιον μόνο η ευημερία του είναι σημαντική, αλλά για κάποιον η ευημερία όλης της οικογένειας.

Ωστόσο, το κύριο μέρος των προτεραιοτήτων θα πρέπει να απευθύνεται στο ίδιο το άτομο. Τότε η παραγωγικότητα δεν θα πέσει και δεν θα υπάρξει «burnout», μετά την οποία, συνήθως, οι άνθρωποι εγκαταλείπουν.

Ενσταλάζοντας συνήθειες

Εδώ μιλάμε για χρήσιμες και καλές συνήθειες που θα σε βοηθήσουν να πετύχεις τους στόχους σου. Χάρη στην οποία όλες οι προγραμματισμένες εργασίες θα εκτελεστούν σε μια μέρα. Με τη βοήθεια του οποίου μπορείτε να αυξήσετε τη δική σας παραγωγικότητα.

Ποιες είναι αυτές οι συνήθειες; Για παράδειγμα:

• Ξυπνήστε καθημερινά στις 5 το πρωί.
• Τρέξτε 10 χλμ το πρωί.
• Να κρατάτε πάντα τις υποσχέσεις σας.
• Ελάτε στις συναντήσεις στην ώρα σας.
• Μην βλέπετε τηλεόραση και μην διαβάζετε ειδήσεις.
• Ποτέ μην παραπονιέστε για τίποτα.
• Να λέτε πάντα την αλήθεια.

Χρειάζονται 21 ημέρες για να αναπτύξετε μια καλή συνήθεια. Το ίδιο ισχύει και για το κόψιμο των κακών συνηθειών.

Ο κύριος κανόνας για την ανάπτυξη καλών συνηθειών είναι 1 συνήθεια το μήνα. Ναι, αυτή η διαδικασία είναι μακρά. Ειδικά αν σκοπεύετε να ενσταλάξετε περίπου 10 συνήθειες. Αλλά τελικά, «η Μόσχα δεν χτίστηκε αμέσως».

Χρήση εργαλείων σχεδιασμού

Η αποτελεσματική διαχείριση του χρόνου σας χωρίς καθημερινό προγραμματισμό είναι εξαιρετικά δύσκολη και σχεδόν αδύνατη. Επομένως, τα καθημερινά σχέδια αποτελούν αναπόσπαστο στοιχείο της διαχείρισης χρόνου.

Ο προγραμματισμός πρέπει να νοείται ως μια λίστα εργασιών για κάθε μέρα. Κάθε απόγευμα, ένα άτομο όχι μόνο συνοψίζει την ημέρα, αλλά κάνει και μια λίστα υποχρεώσεων για την επόμενη μέρα. Και για προγραμματισμό, μπορεί να χρησιμοποιήσει οποιαδήποτε διαθέσιμα και βολικά εργαλεία.

Το παραδοσιακό εργαλείο προγραμματισμού είναι ένα απλό ημερολόγιο. Μπορεί να είναι έντυπη ή ηλεκτρονική. Ωστόσο, είναι καλύτερο να χρησιμοποιήσετε το πρώτο, γιατί όταν κάποιος γράφει με το χέρι, αντί να πληκτρολογεί στο πληκτρολόγιο, θυμάται τι είναι γραμμένο πιο εύκολα. Κατά συνέπεια, κατά τη διάρκεια της ημέρας θα πρέπει να κοιτάξετε λιγότερο στο ημερολόγιο και να αποσπαστείτε από πιο σημαντικές εργασίες.

Το ημερολόγιο περιλαμβάνει:

• Βραχυπρόθεσμοι και μακροπρόθεσμοι στόχοι.
• Ημερήσια λίστα υποχρεώσεων.
• Προσωπικές σημειώσεις.
• Σημάδια επιτεύγματος.
• Τα αποτελέσματα των ημερών που ζήθηκαν με τη λεπτομερή ανάλυσή τους (αριθμός ολοκληρωμένων εργασιών, χρόνος που αφιερώθηκε σε ορισμένες ενέργειες, προσωπική αποτελεσματικότητα κατά τη διάρκεια της ημέρας (εβδομάδα) κ.λπ.).

Τέτοια αρχεία μπορούν να τηρούνται σε οποιαδήποτε ηλεκτρονική μορφή. Το κύριο πράγμα είναι ότι το πρόγραμμα ή η εφαρμογή σάς επιτρέπει να κάνετε γρήγορα αλλαγές στη λίστα υποχρεώσεων.

Κατά την κατάρτιση σχεδίων και εργασιών για την ημέρα στη διαχείριση χρόνου, είναι σύνηθες να λαμβάνονται υπόψη οι ανθρώπινοι βιολογικοί κύκλοι. Εξάλλου, η άνοδος και η πτώση της δραστηριότητας σε διαφορετικούς ανθρώπους συμβαίνει σε διαφορετικές χρονικές στιγμές. Επομένως, κατά τον προγραμματισμό, αυτό το χαρακτηριστικό λαμβάνεται πάντα υπόψη.

Συνοψίζοντας, μπορεί να σημειωθεί ότι ο προγραμματισμός είναι η πιο σημαντική στιγμή της διαχείρισης του χρόνου, χωρίς την οποία η τεχνική διαχείρισης χρόνου χάνει κάθε νόημα.

12 κανόνες σύγχρονης διαχείρισης χρόνου

Η διαχείριση χρόνου δεν είναι μια περίπλοκη επιστήμη και ο καθένας μπορεί να κατακτήσει αυτήν την τεχνική. Απλά πρέπει να ακολουθήσετε τους βασικούς κανόνες του παιχνιδιού.

1. Σχεδιάστε καθημερινά. Φτιάξτε μια καθημερινή λίστα υποχρεώσεων και μείνετε σε αυτήν.
2. Θέστε συγκεκριμένους, ρεαλιστικούς και χρονικά περιορισμένους βραχυπρόθεσμους και μακροπρόθεσμους στόχους.
3. Να τηρείτε πάντα τις καθορισμένες προτεραιότητες που απευθύνονται στον εαυτό σας (κυρίως) ή στα αγαπημένα σας πρόσωπα.
4. Αποκλείστε από τη ζωή τους «καταβροχθιστές» προσωπικού και εργάσιμου χρόνου (κοινωνικά δίκτυα, παιχνίδια στον υπολογιστή, τηλεόραση, άσκοπες τηλεφωνικές συνομιλίες κ.λπ.).
5. Κάντε πρώτα τα πιο δύσκολα πράγματα και μην τα αναβάλλετε για αργότερα.
6. Να λέτε πάντα «όχι» σε περιττά πράγματα.
7. Εστιάστε σε μια εργασία μέχρι να ολοκληρωθεί. Δηλαδή, δεν μπορείτε να μεταπηδήσετε από τη μια ενέργεια στην άλλη μέχρι να ολοκληρωθεί πλήρως μια από αυτές.
8. Εργαστείτε σε μια ώρα που είναι άνετη για εσάς, λαμβάνοντας υπόψη τους βιολογικούς κύκλους.
9. Φιλτράρετε όλες τις εισερχόμενες πληροφορίες. Αυτό ισχύει ιδιαίτερα στην εποχή της δημοτικότητας του Διαδικτύου, όπου υπάρχουν πολλά σκουπίδια πληροφοριών.
10. Διατηρήστε την καθαριότητα στην επιφάνεια εργασίας (συμπεριλαμβανομένης της επιφάνειας εργασίας ενός υπολογιστή ή φορητού υπολογιστή).
11. Οργανώστε έναν άνετο χώρο εργασίας.
12. Να θυμάσαι πάντα ότι σήμερα μπορεί να είναι η τελευταία μέρα της ζωής σου. Τίποτα δεν κάνει έναν άνθρωπο να συμπεριφέρεται όπως ο φόβος του θανάτου.

Τι δίνει τη χρήση της διαχείρισης χρόνου στη ζωή

Πρώτον, η διαχείριση χρόνου σάς επιτρέπει να μάθετε πώς να διαχειρίζεστε τον χρόνο σας και, επομένως, να διαχειρίζεστε τις δραστηριότητες και τη ζωή σας.

Δεύτερον, αυτή η τεχνολογία βοηθά να απαλλαγούμε από κακές συνήθειες και να τις αντικαταστήσουμε με καλές.

Τρίτον, οι άνθρωποι που χρησιμοποιούν διαχείριση χρόνου επιτυγχάνουν τους στόχους τους πιο γρήγορα, μαθαίνουν εύκολα και είναι σε θέση να επιτύχουν επιτυχία σε διάφορες δραστηριότητες.

Επιπλέον, ένα άτομο που ζει σύμφωνα με όλους τους κανόνες της διαχείρισης του χρόνου:

• Έχει περισσότερο ελεύθερο χρόνο για χαλάρωση.
• Ικανός να εκτελεί γρήγορα έναν αριθμό εργασιών σε σύντομο χρονικό διάστημα.
• Λιγότερο επηρεασμένο από το άγχος.
• Λιγότερο επιρρεπείς σε ασθένειες που προκαλούνται από στρες, χρόνια κόπωση και έλλειψη ύπνου.
• Ελέγχει σχεδόν απόλυτα τη ζωή του.

Όλα αυτά ανήκουν στην ενότητα για τα οφέλη της διαχείρισης χρόνου. Υπάρχει όμως και η άλλη όψη του νομίσματος.

Μειονεκτήματα της διαχείρισης χρόνου: γιατί δεν μπορούν όλοι να διαχειριστούν το χρόνο;

Η ίδια η τεχνολογία φαίνεται σχεδόν τέλεια. Το κύριο πράγμα είναι να κάνετε κάποιες προσπάθειες και ένα άτομο γίνεται πραγματικός κύριος της ζωής του. Ωστόσο, για κάποιο λόγο, πολλοί αποτυγχάνουν να διαχειριστούν τον προσωπικό και τον εργασιακό χρόνο. Και ο λόγος εδώ έγκειται σε μια σειρά από ελλείψεις:

• Πριν εφαρμόσει τη διαχείριση χρόνου, ένα άτομο πρέπει να ασχοληθεί με την αυτοπειθαρχία. Και αυτή είναι μια εντελώς διαφορετική τεχνολογία που απαιτεί πολύ χρόνο, γι' αυτό δεν θέλουν όλοι να το κάνουν και μένουν μόνοι με τους θολούς στόχους τους και ένα βουνό από ανεκπλήρωτες εργασίες.
• Η πολυπλοκότητα της τεχνολογίας είναι το κύριο μειονέκτημα της διαχείρισης χρόνου. Πράγματι, στην πραγματικότητα, ένα άτομο απλώς σπάει τον εαυτό του, αφήνει τη ζώνη άνεσής του, αναδομεί ψυχολογικά και συναισθηματικά, κάτι που για πολλούς γίνεται συντριπτική δουλειά.
• Κανένα εγχειρίδιο ή μάθημα για τη διαχείριση χρόνου δεν παρέχει ένα συγκεκριμένο σχέδιο δράσης. Τις περισσότερες φορές προσφέρουν γενικές ενέργειες που δεν είναι κατάλληλες για όλους.
• Είναι δύσκολο να διαχειριστείς τον χρόνο σου μόνος σου, καθώς υπάρχει πάντα μια δικαιολογία για να χαρίσεις τον εαυτό σου. Επομένως, η διαχείριση χρόνου έχει μεγαλύτερη επίδραση σε μια ομάδα (εταιρική διαχείριση χρόνου) όπου υπάρχει «φροντιστής».

Διάβασα έναν τεράστιο αριθμό διαφορετικών βιβλίων για τη διαχείριση χρόνου, την αυτοδιαχείριση, την αυτοπειθαρχία. Πολλά από αυτά τα βιβλία είναι γραμμένα σε ξερή γλώσσα. Υπάρχουν πολύ λίγες τεχνικές που μπορούν να εισαχθούν στη ζωή ενός ατόμου που έχει μεγάλο αριθμό έργων, υποθέσεων και που πρέπει να γίνουν τώρα, ίσως και χθες. Και συνειδητοποίησα ότι αυτό το πρόβλημα δεν είναι μόνο με εμένα, αλλά και με πολλούς ανθρώπους.

Alexey Tolkachev - ιδρυτής του έργου School of Winners

Όπως μπορείτε να δείτε, οι κύριες αδυναμίες της τεχνολογίας βρίσκονται στην ανθρώπινη ψυχολογία. Κάποιος μπορεί εύκολα να προσαρμοστεί στις νέες συνθήκες ζωής, αλλά κάποιος δεν μπορεί να το κάνει.

Εν κατακλείδι, θα ήθελα να σημειώσω ότι η διαχείριση χρόνου έχει πραγματικά θετική επίδραση στην απόδοση, την προσωπική αποτελεσματικότητα και την επιτυχία. Και μπορείτε να προσπαθήσετε να το εφαρμόσετε στη ζωή σας. Ωστόσο, δεν αξίζει να βάλουμε μεγάλες ελπίδες σε αυτή την τεχνολογία.

Το να ξεκινήσετε την επιχείρησή σας χωρίς να ξέρετε πώς να προγραμματίσετε το χρόνο δεν αξίζει τον κόπο. Η ξεκάθαρη αυτοοργάνωση και η σκληρή δουλειά είναι τα δύο βασικά προσόντα ενός επιχειρηματία. Εάν προγραμματίσετε σωστά τον χρόνο σας, τότε θα είναι αρκετός για όλες τις εργασίες. Η διαχείριση χρόνου έγινε δημοφιλής στη Ρωσία στα τέλη της δεκαετίας του 2000, πολύ αργότερα από ό,τι στην Ευρώπη. Τι είδους επιστήμη είναι αυτή, ποιες είναι οι λειτουργίες της, ο ορισμός και πώς να κατανείμετε σωστά τον χρόνο εργασίας σας, θα συζητήσουμε παρακάτω.

Τεχνογνωσία στην αυτοοργάνωση

Όλοι οι επίδοξοι επιχειρηματίες αντιμετωπίζουν άθελά τους τη διαχείριση χρόνου. Η έννοια προέρχεται από την αγγλική φράση «time management» και σημαίνει «time management». Η διαχείριση του χρόνου με την κυριολεκτική έννοια είναι απρόσιτη για ένα άτομο, αλλά μπορείτε να μάθετε πώς να χτίζετε το πρόγραμμά σας όσο το δυνατόν πιο αποτελεσματικά.

Η διαχείριση χρόνου είναι η επιστήμη της διανομής, καταγραφής και οργάνωσης του δικού σας χρόνου εργασίας. Η οργάνωση και η λογιστική θα βοηθήσουν τους επιχειρηματίες να κάνουν περισσότερα, ενώ θα μειώσουν το κόστος εργασίας. Ακολουθούν ορισμένα στοιχεία που υποστηρίζουν τα οφέλη του προγραμματισμού:

1. Σύμφωνα με έρευνα Βρετανών επιστημόνων, απελευθερώνει πόρους, οι οποίοι για κάθε 10 χρόνια εργασίας αντιστοιχούν σε 2 χρόνια.
2. Εάν σχεδιάζετε κάθε εργάσιμη ημέρα, τότε θα σας πάρει τον μισό χρόνο για να κάνετε τυπικές εργασίες.
3. Δευτερεύοντα και ασήμαντα πράγματα καταλαμβάνουν το 70% του χρόνου εργασίας ενός ατόμου.

Μια επιστημονική προσέγγιση στο θέμα του ωραρίου εργασίας αποφασίστηκε στην αρχαία Ρώμη. Για παράδειγμα, ο μεγάλος στοχαστής Σενέκας στα γραπτά του χώρισε τον χρόνο που περνούσε την ημέρα από ένα άτομο σε δύο ομάδες:

• Καλό - χρησιμοποιείται με όφελος.
• Κακό - ξοδεύονται σε άκαρπες πράξεις.

Ο Σενέκας πρότεινε να καταγραφεί ο χρόνος που αφιερώθηκε και να υπολογιστεί η χρησιμότητά του με βάση την πληρότητα. Αυτές οι σκέψεις αποτέλεσαν τη βάση της έννοιας της «προσωπικής αποτελεσματικότητας». Και ο Ιταλός συγγραφέας Alberti τον 15ο αιώνα έλεγε ότι αυτός που διαχειρίζεται τον χρόνο του θα είναι πάντα επιτυχημένος. Για να επιτευχθεί ο επιδιωκόμενος στόχος, ο Alberti πρότεινε τη χρήση των κανόνων:

1. Ξεκινήστε κάθε πρωί κάνοντας μια λίστα υποχρεώσεων.
2. Τακτοποιήστε τις εργασίες στη λίστα έτσι ώστε οι πιο σημαντικές να είναι όλο και χαμηλότερες κατά σειρά φθίνουσας σημασίας.

Για πολλά χρόνια, αυτό το ζήτημα εξετάστηκε κυρίως στη θεωρία και μόνο στη δεκαετία του '80 του ΧΧ αιώνα άρχισε να εισάγεται ενεργά στην πράξη. Η διαχείριση του χρόνου γίνεται απαραίτητη τόσο στη δουλειά όσο και στην καθημερινή ζωή. Για να απολαύσετε τη ζωή και να την απολαύσετε, πρέπει να μάθετε πώς να ρυθμίζετε τη διαδικασία δαπανών των περιουσιακών σας στοιχείων. Επομένως, η επιστήμη της «διαχείρισης χρόνου» είναι τόσο επίκαιρη σήμερα, όταν ο χρόνος λείπει πολύ. Οι τύποι διαχείρισης χρόνου είναι διαφορετικοί και ταιριάζουν τόσο σε μια νοικοκυρά όσο και σε έναν ιδιοκτήτη μεγάλης εταιρείας. Θα μιλήσουμε για πειθαρχία γενικά.

Για να απολαύσετε τη ζωή και να την απολαύσετε, πρέπει να μάθετε πώς να ρυθμίζετε τη διαδικασία δαπανών των περιουσιακών σας στοιχείων.

Η πειθαρχία αποτελείται από πολλά μέρη:

1. Βελτιστοποίηση προσωρινών πόρων.
2. Αυστηρός προγραμματισμός συγκεκριμένης χρονικής περιόδου (ημέρα, εβδομάδα, μήνας).
3. Δημιουργία παραγόντων κινήτρων.

Η αποτελεσματικότητα της διαχείρισης του χρόνου είναι ότι αναθεωρείτε τη σημασία των υποθέσεων σας σύμφωνα με τις σκοπιμότητες. Αυτό θα αυξήσει την απόδοσή σας. Όχι μόνο εσείς ως επικεφαλής της εταιρείας, αλλά και όλοι οι μισθωμένοι υπάλληλοι θα πρέπει να χρησιμοποιείτε την επιστήμη του χρόνου στην πράξη. Ως εκ τούτου, η αρμόδια διοίκηση της εταιρείας περιλαμβάνει εκπαίδευση εργαζομένων σε μαθήματα διαχείρισης χρόνου και παρακολούθηση του τρόπου με τον οποίο η γνώση χρησιμοποιείται πρακτικά.

Μυθοπλασία ή αλήθεια

Υπάρχει η άποψη ότι η διαχείριση χρόνου δεν είναι κατάλληλη για τη ρωσική νοοτροπία. Οι άνθρωποι που ζουν σύμφωνα με ένα σχέδιο μοιάζουν περισσότερο με ρομπότ και η Ρωσία φημίζεται για την απρόβλεπτη φύση της. Αλλά τέτοιες απόψεις είναι αβάσιμες και τα οφέλη από τη χρήση της διαχείρισης χρόνου στην πράξη υποδηλώνουν το αντίθετο.

Η άποψη ότι η διαχείριση του χρόνου δεν ταιριάζει στη ρωσική νοοτροπία είναι αβάσιμη και τα πλεονεκτήματα της χρήσης της στην πράξη δείχνουν το αντίθετο.

Εξετάστε μερικούς μύθους σχετικά με την επιστήμη της διαχείρισης χρόνου:

1. Κανένας ζωντανός άνθρωπος δεν μπορεί να διαχειριστεί τον χρόνο. Φυσικά, είναι αδύνατο για έναν άνθρωπο να επιβραδύνει ή να επιταχύνει τον χρόνο. Αλλά κάθε επιτυχημένος διευθυντής θα πρέπει να μπορεί να ελέγχει τις υποθέσεις του, να θέτει σωστά τις προτεραιότητες. Αυτό διδάσκει η διαχείριση χρόνου.
2. Η διαχείριση χρόνου κάνει ένα άτομο να εργάζεται σε μεγάλους όγκους. Αυτό δεν είναι αλήθεια, γιατί βελτιστοποιώντας και αναλύοντας τις ενέργειές σας, θα κάνετε την ίδια δουλειά, αλλά σε μικρότερο χρονικό διάστημα. Τα οφέλη είναι προφανή. Η προσωπική απόδοση ενισχύεται με την εξάλειψη μη βασικών εργασιών που καταλαμβάνουν πολύ χρόνο σε μια μέρα. Για παράδειγμα, ο έλεγχος email ή η ανάγνωση ειδήσεων στα κοινωνικά δίκτυα μπορεί να κλέψει το 50% του χρόνου εργασίας σας κατά μέσο όρο.
3. Εάν ζείτε σύμφωνα με ένα σαφές σχέδιο, θα χάσετε την ελευθερία επιλογής σας. Η διαχείριση χρόνου, αντίθετα, διδάσκει σε ένα άτομο να κατανέμει αποτελεσματικά τον χρόνο του, έτσι γίνεται πιο ελεύθερος.

Επτά βήματα προς την επιτυχία

Ο έλεγχος και ο προγραμματισμός του χρόνου εργασίας σας σύμφωνα με τη διαχείριση χρόνου πραγματοποιείται σύμφωνα με επτά αρχές. Εάν ακολουθείτε αυστηρά τους κανόνες και χωρίζετε την εργασία σε στάδια, τότε σε δύο εβδομάδες θα συνηθίσετε στο νέο πρόγραμμα και θα παρατηρήσετε πόσος ελεύθερος χρόνος απομένει για προσωπικά θέματα. Ας ρίξουμε μια πιο προσεκτική ματιά στα επίπεδα βελτιστοποίησης της ημέρας σας όσον αφορά τη διαχείριση χρόνου.

σαφές σχέδιο

Δεν έχει σημασία αν είστε επικεφαλής μιας μεγάλης εταιρείας ή μόλις ξεκινάτε την επιχείρησή σας, πρέπει να προγραμματίσετε την ημέρα σας. Ένα σχέδιο καταρτίζεται για μια συγκεκριμένη χρονική περίοδο: ημέρα, εβδομάδα, μήνα. Συνιστάται στους αρχάριους να ξεκινούν με τον καθημερινό προγραμματισμό. Φτάνοντας στον εργασιακό σου χώρο θα ξεκινήσεις αμέσως δουλειά και θα ξέρεις πώς να το τελειώσεις. Κατά την κατάρτιση ενός σχεδίου λαμβάνονται υπόψη οι ακόλουθες βασικές αρχές:

1. Κάθε στόχος πρέπει να καταγράφεται σε ένα φύλλο ημερολογίου ή σε ηλεκτρονική μορφή. Εάν ο στόχος είναι μόνο στο κεφάλι σας, στην πράξη είναι απίθανο να πραγματοποιηθεί.
2. Σχεδιάστε εκ των προτέρων, αυτό θα αυξήσει την παραγωγικότητα κατά 25%.
3. Εάν η εργασία είναι ογκώδης, τότε χωρίζεται σε πολλά μικρά με σαφή σειρά.
4. Λίγος χρόνος στο σχέδιο μένει για καταστάσεις ανωτέρας βίας.

Θα αφιερώσετε λίγα λεπτά για να καταρτίσετε ένα πλάνο, αλλά θα αποδώσουν την επόμενη εργάσιμη μέρα, καθώς θα είστε στην ώρα σας κατά 25-35% περισσότερο.

Μάθετε να βάζετε ξεκάθαρους στόχους

Η επιτυχής εργασία εξαρτάται από τη σαφήνεια της διατύπωσης των στόχων και την ικανότητα διάσπασής τους σε συγκεκριμένες εργασίες. Στη διαχείριση χρόνου, αυτό το στάδιο ονομάζεται «αποσύνθεση στόχου». Πρέπει να μάθουμε να διαχωρίζουμε το ειδικό από το γενικό.

Για παράδειγμα, θέλετε να αυξήσετε τις πωλήσεις στην εταιρεία σας. Διατυπώνουμε τον στόχο: να αυξήσουμε τις πωλήσεις κατά 45% σε τρεις μήνες. Ο στόχος περιλαμβάνει μια σειρά από συγκεκριμένες εργασίες:

• Εκτελέστε μια προώθηση σε ένα συγκεκριμένο κατάστημα.
• Αυξήστε το κόστος ορισμένων εμπορευμάτων.
• Κάντε προσαρμογές τιμών.
• Ξεκινήστε και προωθήστε ένα ηλεκτρονικό κατάστημα.

Στη διαχείριση χρόνου, το σύστημα SMART χρησιμοποιείται για τη διαμόρφωση στόχων. Σύμφωνα με αυτήν την αρχή, οι στόχοι πρέπει να πληρούν μια σειρά από ιδιότητες:

• Ιδιαιτερότητα - συγκεκριμένη.
• Μετρήσιμο σε πραγματικό χρόνο – μετρήσιμο.
• Σκοπιμότητα για ορισμένο χρονικό διάστημα - εφικτό.
• Συνάφεια για σήμερα - σχετική.
• Περιορισμένο στο χρονικό διάστημα - χρονικά περιορισμένο.

Εάν προχωρήσετε προς τον στόχο, ολοκληρώνοντας συγκεκριμένες εργασίες σταδιακά, τότε μπορείτε να τον πετύχετε γρηγορότερα κατά 25%, αφού η γενική κατεύθυνση δεν θα σπαταληθεί σε αναποτελεσματικές εργασίες.

Καθορισμός ενεργειών σύμφωνα με το σχέδιο

Συγκεκριμένες εργασίες θα πρέπει να καταγράφονται έτσι ώστε να φαίνεται καθαρά πόσος χρόνος θα χρειαστεί για την ολοκλήρωσή τους. Υπάρχουν πολλά εργαλεία οπτικής στερέωσης. Μια αποτελεσματική λύση είναι να χρησιμοποιήσετε ένα διάγραμμα Gantt. Εξετάστε παραδείγματα:

Σκοπός: κατασκευή υπόστεγου για αναπαραγωγή χοίρων. Ρύθμιση εργασιών: ετοιμάστε ένα σχέδιο σε χαρτί, καθαρίστε τη γη για κατασκευή, βάλτε τα θεμέλια, συναρμολογήστε ένα υπόστεγο, πραγματοποιήστε εσωτερικές επικοινωνίες, εξοπλίστε πάγκους για ζώα.

Κάνουμε έναν πίνακα: στην κατακόρυφη στήλη σημειώνουμε τις εργασίες, στην επάνω οριζόντια - τις ημερομηνίες και τους μήνες. Ζωγραφίζουμε διαχρονικά τα κελιά κάθε εργασίας με διαφορετικά χρώματα. Παρόμοιες εργασίες μπορούν να ομαδοποιηθούν.

Ένας οπτικός πίνακας θα σας βοηθήσει να συντονίσετε τις εργασίες πιο γρήγορα και να τις ολοκληρώσετε με συνέπεια και έγκαιρα.

Σημαντική προτεραιότητα

Χρειάζεστε εργασίες για την ημέρα. Η προτεραιότητα πρέπει να είναι η πιο σημαντική, παρακάτω - κατά φθίνουσα σειρά σπουδαιότητας. Η μέθοδος ορισμού εργασιών στη διαχείριση χρόνου ονομάζεται «ABVGD», όπου Α σημαίνει τις πιο σημαντικές περιπτώσεις, Β σημαίνει λιγότερο σημαντικές κ.ο.κ.

Πολλοί επιχειρηματίες αφήνουν το πιο σημαντικό καθήκον στο τέλος της εργάσιμης ημέρας (για παράδειγμα, προετοιμασία έκθεσης για τον φόρο), αν και η αποτελεσματικότητα της ημερήσιας εργασίας εξαρτάται από τη λύση του. Το αποτέλεσμα μπορεί να είναι θλιβερό - γίνονται βιαστικά αναφορές που μπορεί να εγείρουν ερωτήματα από τις φορολογικές αρχές. Επιπλέον, το βράδυ είναι πιο πιθανό να κάνετε λάθος και ένα λάθος στους αριθμούς στην αναφορά μπορεί να οδηγήσει σε πρόστιμο ή χειρότερο.

Όσον αφορά τη διαχείριση του χρόνου, η μέρα θα πρέπει να ξεκινά με τη λύση της πιο δύσκολης και βασικής δουλειάς.

Ο επαγγελματίας διαχείρισης χρόνου Μπράιαν Τρέισι ονόμασε το βήμα της ανάδειξης μιας σημαντικής αποστολής «φάε τον βάτραχο». Δηλαδή, κάντε πρώτα όλα τα πιο δυσάρεστα και μόνο μετά προχωρήστε στα υπόλοιπα.

Το έργο του Tracy βασίζεται στις αρχές ενός διάσημου επιστήμονα, σύμφωνα με το νόμο του οποίου το 20% των εργασιών δίνει το 80% του τελικού αποτελέσματος, το υπόλοιπο 80% είναι μόνο το 20% αποτελεσματικό. Το πιο δύσκολο πράγμα είναι να επιλέξετε το σωστό 20% όλων των εργασιών και να καταλάβετε τι είδους χρόνος σπαταλά το άλλο 80%.

Ένας άλλος τρόπος για να ομαδοποιηθούν οι εργασίες κατά σημασία προτάθηκε από τον Αμερικανό πρόεδρο της δεκαετίας του 1940 και του 1950, Ντουάιτ Αϊζενχάουερ. Αυτή η μέθοδος ονομάστηκε προς τιμήν του. Πάντα χώριζε τις υποθέσεις του σε τέσσερις ομάδες:

1. Σημαντικές εργασίες που πρέπει να ολοκληρωθούν επειγόντως εκτελούνται άμεσα και ανεξάρτητα· δεν μπορούν να ανατεθούν σε υφισταμένους.
2. Σημαντικά που δεν είναι ιδιαίτερα επείγοντα - εκτελούνται ανεξάρτητα, αλλά μπορούν να αποδοθούν στο δεύτερο μέρος της ημέρας.
3. Επείγον, αλλά όχι σημαντικό - χρειάζεται πολύς χρόνος, αλλά πρέπει να ολοκληρωθεί σε σύντομο χρονικό διάστημα. Ανατίθενται στους υπαλλήλους τους.
4. Ασήμαντο και μη επείγον - έμεινε στην τελευταία θέση και διαγράφηκε από το πρόγραμμα της ημέρας.

Μην φλυαρείτε σε μικροπράγματα

Δεδομένου ότι ο χρόνος είναι ένας από τους πιο πολύτιμους πόρους, κάθε λεπτό που δαπανάται είναι πολύτιμο. Δεν υπάρχει τρόπος να επιστρέψετε τον χρόνο που ξοδέψατε και χωρίς να εστιάσετε τον χρόνο στην κύρια εργασία, μπορείτε να χάσετε πολλές ώρες σε δευτερεύοντα θέματα.

Δεν υπάρχει τρόπος να επιστρέψετε τον χρόνο που ξοδέψατε και χωρίς να εστιάσετε τον χρόνο στην κύρια εργασία, μπορείτε να χάσετε πολλές ώρες σε δευτερεύοντα θέματα.

Για την επίλυση δευτερευόντων θεμάτων, η διαχείριση χρόνου διδάσκει. Πρέπει να μπορείτε να αναθέσετε καθήκοντα σε συναδέλφους ή προσλαμβανόμενους ανθρώπους. Για παράδειγμα, εάν πρέπει να πραγματοποιήσετε έλεγχο σε ένα σημείο πώλησης, εμπιστευτείτε τον σε αξιόπιστους διαχειριστές, απλώς υπολογίστε ξανά το αποτέλεσμα μόνοι σας στο τέλος.

Η δεύτερη σημαντική πτυχή είναι να μάθετε να αρνείστε αυτούς που χάνουν το χρόνο σας χωρίς επιστροφή για την εταιρεία. Για παράδειγμα, δεν πρέπει να συνεχίσετε μια συνομιλία με έναν υπερβολικά ομιλητικό υπάλληλο. Αυτοί οι απλοί νόμοι θα εξοικονομήσουν τουλάχιστον το 15% των πόρων χρόνου για αναψυχή και αυτο-ανάπτυξη.

Συμπλήρωμα με προσωπική εμπειρία

Είναι απαραίτητο να καταρτίζετε ένα πρόγραμμα και να παρακολουθείτε συνεχώς τον χρόνο που ξοδεύετε, καθώς και να αναλύετε τα λάθη σας. Εάν ένας πόρος σπαταληθεί, σημειώστε τον στους κανόνες σας.

Κάθε άτομο είναι ξεχωριστό, επομένως προσαρμόστε τους κανόνες ώστε να ταιριάζουν στον βιορυθμό σας. Εάν η ενεργή σας δραστηριότητα ξεκινά στις 12 το μεσημέρι και τελειώνει στις 8 μ.μ., τότε οι κύριες εργασίες πρέπει να ολοκληρωθούν το απόγευμα.

Εάν μια εργασία διαρκεί πολύ και νιώθετε ότι έχετε μπει πολύ βαθιά σε αυτήν, κάντε ένα διάλειμμα. Είναι σημαντικό να βελτιστοποιήσετε τη χρήση του χρόνου σας στο μέγιστο.

Προγραμματίστε το Σαββατοκύριακο σας

Ένα γεμάτο Σαββατοκύριακο είναι απαραίτητο για κάθε επιχειρηματία. Φροντίστε να προγραμματίσετε τις διακοπές σας στο ημερολόγιό σας. Πολλοί επίδοξοι επιχειρηματίες πηγαίνουν ασταμάτητα στη δουλειά και ξεχνούν την ανάπαυση. Επομένως, όσο πιο κοντά είναι ένα τέτοιο άτομο στον στόχο του, τόσο πιο δύσκολα του ανατίθενται τα επόμενα καθήκοντα. Μετά το Σαββατοκύριακο, η δουλειά θα είναι πιο παραγωγική.

Η διαχείριση χρόνου είναι τεχνογνωσία στον κλάδο του προσωπικού και της διαχείρισης της εταιρείας. Προσπαθώντας να προγραμματίσετε τα πράγματα και αναδεικνύοντας τις κύριες εργασίες της ημέρας, θα δείτε πόσο ελεύθερο χρόνο θα έχετε. Ο προγραμματισμός θα γίνει σύντομα συνήθεια και οι συστάσεις θα κατατεθούν στο μυαλό σας και θα πραγματοποιηθούν αυτόματα.