Облік трудових книжок: великі суперечки довкола дрібних витрат. Трудова - безкоштовно
Питання обліку трудових книжок і вкладишів до них. На одному семінарі, я чула, що вартість трудової книжки/вкладиша необхідно утримувати із заробітної плати співробітника, а так само, що ця сума є доходом для організації (ІП), в результаті цю суму необхідно обкладати УСН (у мене УСН 6%). Чи це питання так? Якщо так, то де шукати логіку, адже дані ТК/вкладиші мають купуватись за рахунок коштів організації (ІП), відповідно це наші витрати, а не дохід. ?
Відповідь
Утримувати плату це право, а чи не обов'язок організації.
При видачі трудової книжки співробітнику організація за бланк трудової книжки та вкладиша (Правил, утв.).
Згідно з Листом Мінфіну Росії від 26.09.2007 № 07-05-06/242 отримана від співробітника плата визнається позареалізаційним доходом організації. Виходячи з цього роз'яснення, організація на дату отримання від співробітника коштів визнає дохід на підставі ст. 250, п. 1 ст. 346.15НК РФ.
Витрати на придбання бланків трудової книжки та вкладиша до неї при об'єкті оподаткування «доходи» не враховуються.
Проте організація може не стягувати плату за бланк трудової книжки і вкладиша.
Але така умова має бути закріплена у локальному акті організації. В такому випадку
у співробітника виникає дохід у натуральній формі, з якого необхідно утримати ПДФО ( , НК РФ).
Надання співробітнику трудової книжки та вкладки на безоплатній основі можна кваліфікувати як видачу подарунка. Доходи у вигляді подарунків звільняються від ПДФО у сумі, що не перевищує 4000 руб. за рік ().
Обґрунтування цієї позиції наведено нижче у матеріалах «Системи Головбух».
Плата за бланк
При видачі трудової книжки працівникові організація за бланк ( Правил, затверджених ).* Плата за бланк трудової книжки стягується з працівника, прийнятого працювати вперше. А плата за бланк вкладиша – зі співробітника, у якого закінчились усі сторінки трудової книжки розділу «Відомості про роботу». Гроші співробітник може заплатити готівкою за прибутковим ордером або перерахувати на рахунок організації через банк.
Ситуація:чи можна утримати вартість бланка трудової книжки із зарплати за заявою співробітника*
Так можна.
Організація має право вимагати у співробітника відшкодування вартості виданої йому трудової книжки ( Правил, затверджених ).* Зробити це може у зручній йому форме. Співробітник може погасити борг, сплативши гроші в касу або перерахувавши їх на рахунок організації. Крім того, він має право попросити зменшити суму зарплати, належну йому до виплати. Співробітник може розпорядитися своєю ще не виплаченою зарплатою, оскільки нарахування за відпрацьований час є його власністю ( , п. та ст. 209 ЦК України).
Майте на увазі, що без такої заяви співробітника ви не маєте права відняти вартість бланка із зарплати. Утримання у безперечному порядку виробляються лише у випадках, перерахованих у статтях та Трудового кодексу РФ. Перелік цих випадків вичерпний та видачі бланка трудової книжки у тому числі немає.
Бланк безкоштовно
Бланки трудових книжок оформіть співробітникам безкоштовно, якщо: *
- сталася надзвичайна подія (пожежа, повінь), внаслідок якої трудові книжки працівників було пошкоджено;
- бланк трудової книжки зіпсував співробітник організації, відповідальний кадровий облік, при первинному заповненні.
Підтверджує цей порядок Мінфін Росії у листах, .
Щодо утримання ПДФО із вартості трудової книжки, виданої співробітнику на безоплатній основі, слід врахувати таке.
Якщо організація видає трудову книжку співробітнику безплатно, він виникає дохід у натуральній формі, з якого необхідно утримати ПДФО ( , НК РФ, ). Водночас трудова книжка передається співробітнику на безоплатній основі. Ця підстава дозволяє зробити висновок, що між співробітником та організацією укладено договір дарування. Такий договір можна укласти як у усній, і у письмовій формах. Про це йдеться у статті 572 та Цивільного кодексу РФ. У разі надання співробітнику трудової книжки на безоплатній основі можна кваліфікувати як видачу подарунка. Доходи у вигляді подарунків звільняються від ПДФО у сумі, що не перевищує 4000 руб. за рік (). Аналогічні роз'яснення містяться у .*
Бухоблік та податки
У комерційних організаціях
Ситуація:як комерційної організації відобразити в бухобліку та при оподаткуванні придбання та видачу співробітнику нової трудової книжки. Організація застосовує загальну систему оподаткування*
Порядок бухобліку та оподаткування операцій, пов'язаних із забезпеченням працівників трудовими книжками, законодавчо не врегульовано.
Право організації стягувати зі співробітника плату за видачу трудової книжки передбачено Правилами, затвердженими .
У бухобліку вартість придбаних трудових книжок можна врахувати у складі:
- матеріалів на однойменному (як активи, що використовуються для управлінських потреб) з наступним списанням на інші витрати;
- товарів на «Товари».
Найправильнішим способом відображення є облік книжок як матеріалів. Це наступним. Продаж трудових книжок для звичайних організацій перестав бути основний діяльністю. Організації забезпечують себе такими бланками на договірній основі за плату ( Правил, затверджених ). При цьому бланки трудових книжок можна придбати безпосередньо у об'єднання «Гознак», а також у розповсюджувачів, які відповідають вимогам цього об'єднання (п. та Порядку, затвердженого ).
Поруч із оприбуткуванням бланки трудових книжок відобразите на «Бланки суворої звітності» в умовної оцінці ( Правил, затверджених ).
При отриманні бланків зробіть такі записи:
Дебет 10 Кредит 60
– оприбутковані трудові книжки;
Дебет 19 Кредит 60
- Відображено суму ПДВ, пред'явлену постачальником;
Дебет 68 субрахунок «Розрахунки з ПДВ» Кредит 19
– прийнято до вирахування суму ПДВ, пред'явлену постачальником;
Дебет 006
– прийнято до обліку бланки трудових книжок.
Якщо організація стягує плату видачу трудових книжок, операція відбивається на «Розрахунки з персоналом з інших операціям». Якщо організація утримує плату за бланк трудової книжки із зарплати співробітника, використовуйте «Розрахунки з персоналом з праці».*
Видача трудових книжок та вкладишів до них співробітникам організації визнається реалізацією товарів. Отже, з такої операції слід сплатити ПДВ. Такий висновок випливає з положень пункту 1 статті 146 Податкового кодексу РФ і підтверджується. У цьому співробітник оплачує організації вартість трудової книжки з урахуванням ПДВ (листи Мінфіну Росії та ).
У бухобліку операції з видачі трудових книжок та вкладишів до них працівникам та отримання плати за бланки відображаються такими проводками:
Дебет 50 (51, 70) Кредит 73
– відшкодовано вартість виданої трудової книжки (у т. ч. ПДВ);
Дебет 73 Кредит 91-1
– визнано дохід у сумі плати, одержаної за бланк трудової книжки (у т. ч. ПДВ);*
– нараховано ПДВ із відшкодування вартості (реалізації) трудової книжки працівником (якщо організація є платником податку);
Дебет 91-2 Кредит 10
– списано вартість трудових книжок, переданих співробітнику організації.
При безоплатній передачі трудових книжок та вкладишів до них працівникам у бухобліку зробіть проводки:
Дебет 91-2 Кредит 10
– списано вартість трудових книжок, переданих безоплатно;
Дебет 91-2 Кредит 68 субрахунок «Розрахунки з ПДВ»
– нараховано ПДВ із безоплатної передачі трудових книжок працівникам (якщо організація є платником податку).
Списати бланк трудової книжки (вкладиша до неї) можна на день її видачі співробітнику. У цьому датою видачі слід вважати день звільнення співробітника, а день, коли трудова книжка заводиться виходячи з статті 65 Трудового кодексу РФ.
Кредит 006
- Списані бланки трудових книжок (вкладишів до них).
Іван Шкловець
заступник керівника Федеральної служби з праці та зайнятості
2.ЛИСТ МІНФІНА РОСІЇ ВІД 26.09.2007 № 07-05-06/242
«Доходи, що виникають під час видачі трудових книжок і вкладишів до них, враховуються щодо податкової бази з податку прибуток як позареалізаційні відповідно до положень ст.250 Кодексу Податкового кодексу РФ.* До позареалізаційних доходів відносяться всі інші надходження, які не є доходами від реалізації. Зокрема, це: * Повний перелік позареалізаційних доходів наведено в Податковому кодексі РФ (). Він є відкритим. Це означає, що види доходів, прямо не названі в ньому, теж збільшують основу єдиного податку при спрощенні. Олена Попова, державний радник податкової служби РФ I рангу * Так виділено частину матеріалу, яка допоможе Вам ухвалити правильне рішення.
Такий порядок передбачено пунктом 1 статті 346.15 таки Податкового кодексу РФ.
Заява на вкладку у трудову книжку - зразок цього документа можна скласти самостійно, керуючись роз'ясненнями, викладеними у статті, або скористатися готовим варіантом, який можна знайти нижче. У статті розглянуто питання щодо процедури запиту вкладиша в трудову.
Що таке вкладиш у трудову книжку, навіщо він необхідний?
Трудова книжка — кадровий документ, який містить вичерпну інформацію про працевлаштування працівника, а також його трудовий стаж. Трудові книжки оформляються усім без винятку працівників організації чи ИП. Роботодавець є відповідальним за ведення трудових книжок, зобов'язаний заповнювати їх протягом 5 днів з моменту працевлаштування кожного конкретного працівника. Ця інформація міститься у ст. 66 ТК РФ.
Трудова книжка та вкладиш до неї складаються за єдиними формами, які затверджені постановою Уряду РФ «Про трудові книжки» від 16.04.2003 № 225 та актуальні зараз. Цією ж постановою затверджено Правила ведення та зберігання трудових книжок (далі — Правила), які поширюються на вкладиші, оскільки містять норми, що регулюють порядок їх видачі, заповнення.
Форма (бланк) трудової книжки складається із трьох частин:
- титульного листа;
- відомостей про трудову діяльність працівника;
- відомостей про нагородження працівника.
2-а та 3-я частини містять по 10 розворотів (20 сторінок). Може виникнути ситуація, коли наявних у бланку трудової книжки сторінок, які у одному з розділів, замало вказівки всієї необхідної інформації. Це може бути пов'язане з частим переходом працівника на нові місця служби або великою кількістю заохочень та нагороджень.
Саме в таких ситуаціях необхідно використовувати вкладиші, які за змістом дублюють зміст форм трьох частин трудової книжки. Вкладиш вшивається у розділ книги, заповнення якого вимагає продовження.
Бланки трудових книжок і вкладишів у яких випускаються виключно державою від імені Гознака (п. 2 Порядку, затвердженого наказом Мінфіну РФ «Про трудові книжки» від 22.12.2003 № 117н). Власноручне виготовлення роботодавцем нової трудової книжки у разі, якщо у старій немає місця для заповнення всієї необхідної інформації, неможливе. Аналогічно не допускається і власноручне виготовлення вкладишів у трудову книжку. Вкладиш без трудової книжки недійсний.
Чи потрібно працівникові писати заяву про видачу вкладиша у трудову книжку?
Багато кадровики висловлюють у різних джерелах думку, що працівник ні писати заяву про видачу вкладиша у трудову книжку. Необхідно розібратися, чи так це і чи є необхідність написання заяви, що розглядається?
Правове регулювання необхідності видачі вкладиша міститься у п. 38 Правил, згідно з яким при повному заповненні будь-якого розділу трудової книжки до неї вшивається вкладиш, який оформляється роботодавцем аналогічно до порядку оформлення трудової книжки.
При оформленні трудової книжки (зокрема, при початковому працевлаштуванні чи втрати трудової книжки) працівник має написати про це заяву, що передбачено ч. 5 ст. 65 ТК РФ (це шляхом йде і судова практика, зокрема, відображена в Касаційному ухвалі Верховного суду Удмуртської Республіки від 26.03.2012 у справі № 33-853/12). Таким чином, подання роботодавцю заяви на видачу вкладиша - обов'язок працівника, прямо встановлений ч. 5 ст. 65 ТК РФ, і навіть п. 38 Правил.
Ще однією причиною, через яку працівник зобов'язаний написати заяву про видачу вкладиша, є необхідність його волевиявлення про те, яким чином буде сплачено витрати на придбання вкладиша. Відповідно до п. 47 Правил, вкладка оплачується працівником, а його вартість дорівнює витратам роботодавця на придбання трудової книжки (вкладиша).
Вартість вкладиша роботодавець може відняти із заробітної плати працівника або отримати готівкою або безготівковим переказом. У будь-якому випадку працівник повинен написати заяву, в якій може зазначити, яким чином він бажає сплатити вартість вкладиша. Без такої інформації роботодавець не має права віднімати із заробітної плати працівника вартість вкладиша.
Складаємо зразок заяви на вкладку у трудову книжку
Заява працівника на вкладиш у трудову книжку в прохаючій частині повинна містити:
- прохання працівника про видачу вкладиша у трудову книжку;
- прохання працівника про списання вартості вкладиша із зарплати чи вказівку те що, що вкладиш буде оплачений готівковим чи безготівковим расчетом.
Можливе написання двох заяв, кожна з яких міститиме відповідне прохання, проте це недоцільно, тому обидві заяви можна об'єднати в одну.
У шапці заяви вказується інформація про роботодавця, а саме про найменування організації, ім'я та ініціали її керівника (або про ІП).
Нижче пишеться: "Заява".
У більшості заяви слід зазначити причину, через яку необхідна видача вкладиша у трудову книжку, зокрема, заповнення всіх сторінок будь-якого з розділів трудової книжки. Далі слідує прохання про видачу вкладиша в трудову книжку.
Оскільки оплата вартості вкладиша покладається на працівника, відповідно, далі за текстом заяви необхідно вказати те, яким чином буде здійснено оплату (або за допомогою вирахування із заробітної плати, або готівковим/безготівковим розрахунком).
Якщо роботодавець зіпсував бланк вкладиша, працівник зобов'язаний оплачувати вартість новопридбаного роботодавцем бланка. Ці витрати повинен нести сам роботодавець (п. 48 Правил).
Наприкінці заяви необхідно вказати свої прізвище та ініціали, завірити документ особистим підписом та його розшифровкою.
Зразок заяви має такий вигляд:
Директору
ТОВ "Найменування організації" Іванову А. А.
від помічника юриста
Петровий Б. Б.
Заява
На підставі тієї обставини, що у трудовій книжці (номер), виданій (дата) на моє ім'я повністю заповнені всі сторінки розділу (назва розділу), прошу видати вкладку в трудову книжку.
Додатково прошу відняти з моєї заробітної плати за (зазначити місяць, наступний місяці написання заяви) вартість вкладиша, придбаного роботодавцем у розмірі (зазначити суму, витрачену роботодавцем).
Петрова Б. Б. (підпис, розшифрування)
Дата написання заяви
Якщо у трудовій книжці закінчиться вільне місце, можна заповнити запропонований зразок заяви та подати її роботодавцю.
Наше опитування виявило безліч способів відображення в обліку операцій із трудовими книжками. Який із них найправильніший? Висновки вас здивують.
При вступі працювати необхідно пред'явити роботодавцю трудову книжку. Якщо трудова книжка у працівника відсутня, роботодавець її оформить (). А ось де придбати бланк трудової книжки і хто саме має цим займатися – роботодавець чи працівник? Як відобразити рух бланків трудових книжок у бухгалтерському та у податковому обліку? Давайте розберемося.
На який рахунок надходити бланк?
Пункт 47 «Правил ведення та зберігання трудових книжок, виготовлення бланків трудової книжки та забезпечення ними роботодавців», затверджений постановою Уряду РФ від 16.04.2003 № 225, показує, що при видачі працівникові трудової книжки роботодавець стягує з нього плату, розмір якої визначається розміром витрат на їхнє придбання. Зверніть увагу: плата стягується не під час оформлення трудової книжки, як переконана більшість бухгалтерів, а саме при видачі її на руки, яка провадиться при припиненні трудового договору. Дата видачі трудової книжки при звільненні відбивається у графі 12 Книги обліку руху трудових книжок і вкладишів у яких, форма якої затверджено постановою Мінпраці Росії від 10.10.2003 № 69. До тих пір, поки книжка працівнику не видано, стягнення плати за бланк свідомо неправомірно.
А тепер звернемося до пункту 42 Правил, які визначають порядок справляння плати за бланк. У ньому встановлено: по закінченні кожного місяця особа, відповідальна за ведення трудових книжок, зобов'язана подати до бухгалтерії організації звіт про суми, отримані за оформлені трудові книжки та вклади в них, з додатком прибуткового ордера каси організації. Але цей припис підлягає виконанню лише у взаємозв'язку з приписом пункту 47 Правил. За фактом оформлення трудової книжки, гроші за бланк стягнення не підлягають. Це не дивно: трудовою книжкою працівник у період дії трудового договору фактично не користується. Нею «користується» роботодавець.
На замітку
Роботодавець повинен завжди мати в наявності необхідну кількість бланків трудової книжки (п. 44 Правил, затверджених постановою Уряду РФ від 16.04.2003 № 225).
Тим часом роботодавець, не будучи офіційним розповсюджувачем бланків, продавати їх немає права. Тому про їхнє оприбуткування на рахунок 41 «Товари» не може бути й мови. Прийняти бланки до обліку на рахунок 10 «Матеріали» можна. Адже надалі вони використовуються для управлінських потреб організації. Тоді облікові записи набувають вигляду:
ДЕБЕТ 10 КРЕДИТ 60
- оприбутковано бланки трудової книжки (без урахування ПДВ);
ДЕБЕТ 73 КРЕДИТ 10
- Списано вартість бланка при оформленні трудової книжки працівнику (виходячи з припущення, що він надалі відшкодує вартість бланка).
Осмислимо характер активу, що виникає при цьому на рахунку 73 «Розрахунки з персоналом з інших операцій». Як зазначено вище, він підлягає погашенню не раніше дати звільнення. Подібну «дебіторку» (п. 13) класифікує як умовний актив: він виникає в організації внаслідок минулих подій її господарського життя, коли існування в організації активу на звітну дату залежить від настання (ненастання) однієї чи кількох майбутніх невизначених подій, які не контролюються організацією. А наступ такої події, як звільнення, від організації справді не залежить. Тим часом, на підставі пункту 14 ПБО 8/2010 умовні активи у бухгалтерському обліку не визнаються. Інформація про них розкривається у бухгалтерській звітності. Але щодо бланків такої необхідності не виникає – через несуттєвість вартості їх запасів. Це означає, що списання бланків породжує не актив, а витрата.
Тепер нам не видасться дивним, що Мінфін Росії в листі від 29.01.2008 № 07-05-06/18 пропонує витрати на придбання бланків трудової книжки відразу відносити на інші витрати. Чиновники рекомендують враховувати дані щодо руху бланків на позабалансовому рахунку 006 «Бланки суворої звітності». Бухгалтерські записи виглядатимуть так:
ДЕБЕТ 91 КРЕДИТ 76
- Відбито витрати на придбання бланків у розповсюджувачів (без урахування ПДВ);
ДЕБЕТ 006
- Бланки прийняті на позабалансовий облік;
КРЕДИТ 006
- Бланки використані для оформлення трудових книжок працівникам.
ПДВ, пред'явлений розповсюджувачем, роботодавець приймає до вирахування у загальновстановленому порядку.
Відшкодування витрат на бланк
Видача трудової книжки не поставлена законодавцем у залежність від внесення неї плати. Це підтвердив Верховний суд РФ у ухвалі від 06.09.2007 № КАС07-416. Тобто роботодавець не може диктувати умову: «трудову книжку працівникові не видавати доти, доки він не внесе гроші за бланк».
Економічної вигоди від отримання трудової книжки фізична особа теж не отримує, оскільки не має легальної можливості придбати бланк трудової книжки, оминаючи роботодавця. Тобто до працівника застосувати не можна, оцінка його вигоди (доходу) у вартості бланка неправомірна. Отже, немає об'єкта оподаткування .
Послуг у цивільно-правовому розумінні щодо видачі трудової книжки роботодавець співробітнику теж не надає, оскільки норми господарського права на трудові відносини не поширюються. Виконання роботодавцем вимог трудового законодавства у відносинах із працівниками не є ні відплатним, ні безоплатним, адже відплатність - категорія цивільного законодавства ( ; ).
У результаті ні оформлення, ні видача трудової книжки працівнику є реалізацією (постанови ФАС Північно-Західного округу від 01.10.2003 № А26-5317/02-28, від 02.03.2007 у справі № А56-44214/2006). У зв'язку з цим об'єкта оподаткування з ПДВ не виникає. Тому з позицією, поданою у листі Мінфіну Росії від 06.08.2009 № 03‑07‑11/199, автор погодитися не може.
Наші міркування можна підкріпити, проводячи паралель із здобуттям освіти за рахунок бюджету. Хоча для громадянина воно є безкоштовним, досі ніхто вартість освіти чи виданого бланка диплома обкласти ПДФО не здогадався. Чому? І тому, що правовідносини сторін регламентуються не цивільним законодавством, а Бюджетним кодексом.
У результаті жодних додаткових записів, пов'язаних із нарахуванням до бюджету ПДФО чи ПДВ, у наведеному прикладі не потрібно.
Витрата з податку на прибуток
У той самий час Витрати придбання бланків трудових книжок і вкладишів до них може бути враховані з метою оподаткування прибутку. Адже дані витрати є економічно виправданими та здійсненими для здійснення діяльності, спрямованої на отримання доходу (п. 1 ст. 252, підп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ).
Висновок
Ми вас не переконали? Тоді вчитайтеся у роз'яснення Мінфіну Росії, подані у листі від 10.06.2009 № 03-01-15/6-305. Відтворимо з нього актуальні нам витримки.
«Трудові книжки чи вкладиші у них купуються роботодавцем не з метою подальшої реалізації. Придбання та ведення трудових книжок або вкладишів є обов'язком роботодавця, встановленим статтями 65, 66 Трудового кодексу. Таким чином, використання бланка для оформлення трудової книжки або вкладиша до неї працівнику не є реалізацією працівникові бланка трудової книжки або вкладиша до неї, оскільки в момент заповнення такого бланку трудової книжки або вкладиша не може розглядатися як товар. Не є оформлення трудової книжки або вкладиша в неї та наданням працівнику послуг, оскільки воно здійснюється організацією у межах виконання її обов'язків як роботодавця, передбачених трудовим законодавством».
Чому ця справедлива позиція не привернула належної уваги фахівців – невідомо.
Олена Діркова,для журналу «Практична Бухгалтерія»
Практична бухгалтерія
Чи зобов'язана бюджетна установа при видачі трудових книжок співробітникам утримувати вартість трудових книжок, придбаних раніше за рахунок коштів від діяльності, що приносить дохід? Чи можливе утримання цієї вартості із заробітної плати працівників? Якщо так, то за якою статтею КОСГУ слід нараховувати дохід? Як ці операції слід відобразити у бухгалтерському обліку? Як дані операції відображаються у податковому обліку?
До питання про стягнення плати за трудову книжку
Відповідно до вимог ст. 65 ТК РФ під час укладання працівником трудового договору вперше роботодавцем йому оформляється трудова книжка. У цьому видача працівнику трудової книжки проводиться у разі плату, розмір якої визначається сумою витрат за її придбання (п. 47 Правил, затверджених постановою Уряди РФ від 16.04.2003 N 225 " Про трудові книжки " (далі - Правила N 225)).
Однак, визначаючи "обов'язковість" справляння цієї плати, слід врахувати, що:
- Видача трудової книжки за плату, визначена п. 47 Правил N 225, є правом роботодавця (дивіться Рішення Верховного Суду РФ від 19.06.2007 N ДКПІ07-564), а не його обов'язком;
- роботодавець вправі приймати локальні нормативні акти, зокрема поліпшують становище працівників (ст. 8 ТК РФ, ст. 57 ТК РФ).
Таким чином, рішення про необхідність стягнення плати із працівника за видачу трудової книжки, на нашу думку, перебуває у компетенції роботодавця.
Податкові наслідки стягнення (нестягнення) плати за трудову книжку
Допустимо, трудова книжка видана роботодавцем за плату.
З метою оподаткування така операція визнається реалізацією товару і тому, як наслідок, відповідно до ст. 146 ПК РФ є об'єктом оподаткування ПДВ (дивіться також листи Мінфіну Росії від 06.08.2009 N 03-07-11/199, від 27.11.2008 N 03-07-11/367, від 07.10.2008 N 03-03 4/67) за ставкою 18% (п. 3 ст. 164 ПК РФ).
Звичайно суму податку, пред'явлену продавцем (виробником) бланків трудових книжок, установа вправі прийняти до відрахування (п. 1 ст. 172 НК РФ). Однак зробити це без будь-яких наслідків установа зможе тільки у разі придбання трудових книжок за рахунок коштів від діяльності, що приносить дохід. Адже у разі придбання установою трудових книжок за рахунок коштів субсидій, наданих федеральним бюджетом, прийняття "вхідного" ПДВ до відрахування (відшкодування) призведе до повторного відшкодування податку з федерального бюджету (див. лист Мінфіну Росії від 26.01.2012 N 03-07-11/ 20).
ПДВ в останньому випадку буде визначено установою як різниця між ціною майна, що реалізується, з урахуванням податку і вартістю реалізованого майна (п. 3 ст. 154 НК РФ).
Крім того, отримана установою від працівника плата за видану трудову книжку, є доходом з метою оподаткування податком на прибуток організацій (пп. 1 п. 1 ст. 248, ст. 249 НК РФ; дивіться також лист Мінфіну Росії від 07.10.2008 N 03 -03-06/4/67).
Нагадаємо, що прибутком визнаються одержані доходи, зменшені на величину вироблених витрат (ст. 247 НК РФ). При цьому відповідно до п. 1 ст. 252 НК РФ прийняття витрат установою на придбання бланків трудової книжки з метою оподаткування прибутку буде правомірним за умови, що вони зроблені за рахунок коштів від діяльності, що приносить дохід. Отже, якщо закупівлю трудових книжок було здійснено за рахунок коштів виділених установі субсидій, то ці витрати до зменшення доходів, що підлягають оподаткуванню, не приймаються.
Зверніть увагу: у професійному співтоваристві також існує позиція, згідно з якою кошти, отримані від працівника, є не виручкою, а відшкодуванням витрат на придбання книжки, оскільки плата, яка стягується з працівника за трудову книжку, що видається, дорівнює витратам на її придбання, тому надання трудових книжок та вкладишів до них може бути розцінено як реалізація товару (п. 1 ст. 39 НК РФ).
Ця позиція знаходить підтримку і у суддів (дивіться, зокрема, постанови ФАС Північно-Західного округу від 02.03.2007 у справі N А56-44214/2006, від 01.10.2003 у справі N А26-5317/02-28).
Однак, враховуючи незначність сум податків, що стягуються з операцій, що розглядаються, ми не вважаємо за доцільне дотримуватися зазначеної позиції і відстоювати її в суді.
Отже, справляння плати з працівника при видачі трудової книжки має певні "податкові наслідки". Але це ще не привід вважати рішення про безоплатну видачу трудових книжок працівникам оптимальним. Адже "податкові наслідки" виникнуть у установи та у разі безоплатної видачі.
По-перше, безоплатна передача товарів з оподаткування ПДВ рівнозначна реалізації (пп. 1 п. 1 ст. 146 НК РФ, лист Мінфіну Росії від 27.11.2008 N 03-07-11/367). При цьому сплатити податок установі доведеться із власних коштів.
По-друге, безоплатна передача працівникові трудової книжки призведе до виникнення у працівника доходу в натуральній формі, що підлягає оподаткуванню ПДФО (дивіться лист Мінфіну Росії від 27.11.2008 N 03-07-11/367).
Звичайно, трудова книжка може бути передана працівникові як подарунок на підставі договору дарування, а враховуючи її невисоку вартість, відповідний дохід працівника не оподатковуватиметься ПДФО відповідно до п. 28 ст. 217 НК РФ (дивіться, наприклад, лист Мінфіну Росії від 01.06.2010 N 03-04-06/6-106). Однак такий "дарування" установі необхідно буде підтвердити документально (наявність наказу, договору тощо).
Бухгалтерський облік
Як бачимо, залежно від вибраного варіанта видачі трудової книжки працівнику (за плату, безоплатно) та джерела витрат на придбання трудової книжки, бухгалтерські записи в обліку установи відрізнятимуться.
Розглянемо приклад відображення операції видачі трудової книжки працівникові за плату за умови, що бланк трудової книжки придбали раніше установою з допомогою коштів субсидії виконання держзавдання.
Відповідно до положень "Інструкції...", затвердженої наказом Мінфіну Росії від 16.12.2010 N 174н, у бухгалтерському обліку установи можуть бути відображені такі записи:
1. Відображено зменшення за позабалансовим рахунком 03 "Бланки суворої звітності"
- на підставі заяви працівника видано трудову книжку;
2. Дебет 2 205 31 560 Кредит 2 401 10 130 * (1)
- нарахований дохід у сумі отриманої плати за трудову книжку;
3. Дебет 2 201 34 510 Кредит 2 205 31 660
- До каси надійшла плата за трудову книжку;
4. Дебет 221003560 Кредит 220134610
- Кошти внесені на особовий рахунок установи в органі Федерального казначейства;
5. Дебет 2 201 11 510 Кредит 2 210 03 660
- кошти зараховані на особовий рахунок установи, одночасно відображено збільшення за позабалансовим рахунком 17;
6. Дебет 2401 10130 Кредит 230304730
- нараховано ПДВ;
7. Дебет 2 303 04 830 Кредит 2 201 11 610
- перераховано податок до бюджету, одночасно відображено зменшення за позабалансовим рахунком 17.
Відповідь підготував:
Експерт служби Правового консалтингу ГАРАНТ
державний радник РФ 3 класу Олександр Семенюк
Відповідь пройшла контроль якості
Матеріал підготовлений на основі індивідуальної письмової консультації, наданої в рамках послуги «Правовий консалтинг».
*(1) На нашу думку плату за трудову книжку установі слід відобразити за статтею 130 "Доходи від надання платних послуг (робіт)" КОСГУ.
Цієї позиції, зокрема, дотримуються й окремі головні адміністратори доходів бюджету:
- п. 1 додатка N 2 до наказу Мін'юсту України від 28.04.2012 N 67;
- Додаток N 1 до наказу Мінкульту Росії від 26.06.2012 N 659;
- п. 6 додатка N 3 до наказу Ростехнагляду від 31.08.2012 р. N 482;
- п. 7 додатка N 1 до наказу Росавіації від 27.08.2012 р. N 574.
Аналогічної думки в минулі роки дотримувались і фахівці уповноважених органів:
- Лист Мінфіну Росії від 29.12.2006 N 02-14-10а/4060;
- Лист Федерального казначейства від 18.05.2005 N 42-2.2-06/63.
За бланк (п. 47 Правил, затверджених постановою Уряду РФ від 16 квітня 2003 р. № 225). Плату за бланк трудової книжки стягують із співробітника, прийнятого працювати вперше. А плата за бланк вкладиша – зі співробітника, у якого закінчились усі сторінки трудової книжки розділу «Відомості про роботу». Гроші співробітник може заплатити готівкою за прибутковим ордером або перерахувати на рахунок організації через банк.
Ситуація: чи можна утримати вартість бланка трудової книжки із зарплати за заявою співробітника?
Так можна.
Організація має право вимагати у співробітника відшкодування вартості виданої йому трудової книжки (п. 47 Правил, затверджених постановою Уряду РФ від 16 квітня 2003 р. № 225). Зробити це він може у зручній для нього формі. Співробітник може погасити борг, сплативши гроші в касу або перерахувавши їх на рахунок організації. Крім того, він має право попросити зменшити суму зарплати, належну йому до виплати. Співробітник може розпорядитися своєю ще не виплаченою зарплатою, оскільки нарахування за відпрацьований час є його власністю (ст. 1, п. 1 та 2 ст. 209 ЦК України).
Майте на увазі, що без такої заяви співробітника ви не маєте права відняти вартість бланка із зарплати. Утримання в безперечному порядку провадяться лише у випадках, перерахованих у статтях 137 і 248 Трудового кодексу РФ. Перелік цих випадків вичерпний та видачі бланка трудової книжки у тому числі немає.
Ситуація: чи потрібно застосовувати контрольно-касову техніку при прийомі від працівника плати за бланк трудової книжки?
Ні не потрібно.
Якщо організація оформляє працівникові трудову книжку чи видає дублікат, вона має право вимагати в нього відшкодувати вартість виданої трудової книжки (п. 47 Правил, затверджених постановою Уряду РФ від 16 квітня 2003 р. № 225). Співробітник може це зробити, наприклад, через касу організації.
Якщо організація здійснює розрахунки чи розрахунки з використанням пластикових карток, вона повинна застосовувати ККТ. Однак такий обов'язок поширюється лише на випадки продажу товарів, виконання робіт чи надання послуг. Такі правила встановлені у пункті 1 статті 2 Закону від 22 травня 2003 р. № 54-ФЗ. Видача трудової книжки перестав бути торгової операцією - це обов'язок організації, встановлена трудовим законодавством (ст. 65 ТК РФ).
Отримуючи бланки трудових книжок, організація несе певні витрати. Стягуючи зі співробітника плату за бланк трудової книжки, організація відшкодовує витрати. Отже, застосовувати у цьому випадку ККТ (пробивати касовий чек) не потрібно. Оштрафувати організацію за незастосування контрольно-касової техніки (ст. 14.5 КоАП РФ) податкова інспекція зможе. Аналогічної точки зору дотримується Мінфін Росії у листі від 10 червня 2009 р. № 03-01-15/6-305. Підтверджують її і деякі арбітражні суди (див., наприклад, ухвала ФАС Північно-Західного округу від 2 березня 2007 р. № А56-44214/2006).
Бланк безкоштовно
Бланки трудових книжок оформіть співробітникам безкоштовно, якщо:
- сталася надзвичайна подія (пожежа, повінь), внаслідок якої трудові книжки працівників було пошкоджено;
- бланк трудової книжки зіпсував співробітник організації, відповідальний кадровий облік, при первинному заповненні.
Про це сказано в пунктах 34 і 48 Правил, затверджених постановою Уряду РФ від 16 квітня 2003 р. № 225, та листі МОЗ соціального розвитку Росії від 6 серпня 2010 р. № 12-3/10/2-6752 (щодо трудових книжок, які були втрачені під час пожеж у липні-серпні 2010 року).
Ситуація: чи можна не брати зі співробітника плату за бланк трудової книжки?
Так можна.
Але така умова має бути закріплена в локальному нормативному акті організації (наприклад, у Правил трудового розпорядку або у наказі керівника).
Крім того, ця операція матиме особливості у оподаткуванні.
При розрахунку податку на прибуток (або єдиного податку при спрощенні з різниці між доходами та витратами) вартість бланка не можна буде прийняти до зменшення податкової бази (п. 16 ст. 270, п. 1, 2 ст. 346.16 НК РФ).
З метою розрахунку ПДВ (якщо організація сплачує цей податок) видача трудових книжок та вкладишів, у тому числі на безоплатній основі, визнається реалізацією товарів. Отже, з такої операції необхідно сплатити ПДВ (подп. 1 п. 1 ст. 146 НК РФ). Сума ПДВ, нарахована вартість безоплатно переданого бланка, не зменшує податкову базу з податку прибуток (п. 16 ст. 270 НК РФ).
Підтверджує цей порядок Мінфін Росії у листах від 16 серпня 2013 р. № 03-03-05/33508, від 27 листопада 2008 р. № 03-07-11/367.
Щодо утримання ПДФО із вартості трудової книжки, виданої співробітнику на безоплатній основі, слід врахувати таке.
Якщо організація видає трудову книжку співробітнику безкоштовно, то він виникає дохід у натуральній формі, з якого потрібно утримати ПДФО (п. 1 ст. 210, підп. 1 п. 2 ст. 211 НК РФ, лист Мінфіну Росії від 27 листопада 2008 р .№ 03-07-11/367). Водночас трудова книжка передається співробітнику на безоплатній основі. Ця підстава дозволяє зробити висновок, що між співробітником та організацією укладено договір дарування. Такий договір можна укласти як у усній, і у письмовій формах. Про це сказано у пункті 1 статті 572 та статті 574 Цивільного кодексу РФ. У разі надання співробітнику трудової книжки на безоплатній основі можна кваліфікувати як видачу подарунка. Доходи у вигляді подарунків звільнені від ПДФО у сумі, що не перевищує 4000 руб. протягом року (п. 28 ст. 217 НК РФ). Аналогічні роз'яснення містяться у листі Мінфіну Росії від 1 червня 2010 р. № 03-04-06/6-106.
Бухоблік та податки
Ситуація: як організації на загальному режимі врахувати придбання та видачу співробітнику нової трудової книжки?
Порядок бухобліку та оподаткування операцій, пов'язаних із забезпеченням працівників трудовими книжками, законодавчо не врегульовано.
Право організації стягувати зі співробітника плату видачу трудовий книжки передбачено пунктом 47 Правил, затверджених постановою Уряди РФ від 16 квітня 2003 р. № 225.
У бухобліку вартість придбаних трудових книжок можна врахувати у складі:
- матеріалів на однойменному рахунку 10 (як активи, які використовуються для управлінських потреб (п. 2 ПБО 5/01)) з подальшим списанням на інші витрати;
- товарів на рахунку 41 "Товари".
Найправильнішим способом відображення є облік книжок як матеріалів. Справа в тому, що продаж трудових книжок для традиційних організацій не є основною діяльністю. Організації забезпечують себе такими бланками на договірній основі за плату (п. 46 Правил, затверджених постановою Уряду РФ від 16 квітня 2003 р. № 225). При цьому бланки трудових книжок можна придбати безпосередньо у об'єднання «Гознак», а також у розповсюджувачів, які відповідають вимогам цього об'єднання (п. 2 і 3 Порядку, затвердженого наказом Мінфіну Росії від 22 грудня 2003 № 117н).
Тому рахунок 41, на якому узагальнюється інформація про наявність та рух товарно-матеріальних цінностей, придбаних як товари для продажу, та рахунок 90 «Продажі», на якому узагальнюють інформацію про доходи та витрати, пов'язані зі звичайними видами діяльності, зручніше використовувати розповсюджувачам трудових книг.
Інші організації, які купують бланки трудових книжок та вкладишів до них для потреб (для подальшої видачі співробітникам), можуть враховувати ці бланки на рахунку 10.
Поруч із оприбуткуванням бланки трудових книжок відобразите на рахунку 006 «Бланки суворої звітності» в умовній оцінці (п. 42 Правил, затверджених постановою Уряду РФ від 16 квітня 2003 р. № 225).
При отриманні бланків зробіть такі записи:
Дебет 10 Кредит 60
- оприбутковані трудові книжки;
Дебет 19 Кредит 60
- Відображено суму ПДВ, пред'явлену постачальником;
Дебет 68 субрахунок «Розрахунки з ПДВ» Кредит 19
- прийнято до вирахування суму ПДВ, пред'явлену постачальником;
Дебет 006
- прийнято до обліку бланки трудових книжок.
Якщо організація стягує плату видачу трудових книжок, операцію відбивають на рахунку 73 «Розрахунки з персоналом з інших операціям». Якщо організація утримує плату за бланк трудової книжки із зарплати працівника, використовуйте рахунок 70 «Розрахунки з персоналом з праці».
Видача трудових книжок та вкладишів до них співробітникам організації визнається реалізацією товарів. Отже, з такої операції слід сплатити ПДВ. Такий висновок випливає з положень підпункту 1 пункту 1 статті 146 Податкового кодексу РФ та підтверджено у листах Мінфіну Росії від 30 вересня 2015 р. № 03-07-11/55714, ФНП Росії від 23 червня 2015 р. № ГД-4-3/ 10833 @. При цьому співробітник оплачує організації вартість трудової книжки з урахуванням ПДВ (листи Мінфіну Росії від 26 вересня 2007 р. № 07-05-06/242 та від 13 червня 2007 р. № 03-07-11/159).
У бухобліку операції з видачі трудових книжок та вкладишів до них працівникам та отримання плати за бланки відображають наступними проводками:
Дебет 50 (51, 70) Кредит 73
- Відшкодовано вартість виданої трудової книжки (у т. ч. ПДВ);
Дебет 73 Кредит 91-1
- визнано дохід у сумі плати, одержаної за бланк трудової книжки (у т. ч. ПДВ);
- нараховано ПДВ із відшкодування вартості (реалізації) трудової книжки працівником (якщо організація є платником податку);
Дебет 91-2 Кредит 10
- Списано вартість трудових книжок, переданих співробітнику організації.
При безоплатній передачі трудових книжок та вкладишів до них працівникам у бухобліку зробіть проводки:
Дебет 91-2 Кредит 10
- списано вартість трудових книжок, переданих безоплатно;
Дебет 91-2 Кредит 68 субрахунок «Розрахунки з ПДВ»
- нараховано ПДВ із безоплатної передачі трудових книжок співробітникам (якщо організація є платником податку).
Списати бланк трудової книжки (вкладиша до неї) можна на день її видачі співробітнику. У цьому датою видачі слід вважати день звільнення співробітника, а день, коли трудову книжку заводять виходячи з частини 4 статті 65 Трудового кодексу РФ.
Кредит 006
- Списані бланки трудових книжок (вкладишів до них).
Порада:Існують аргументи, що дозволяють організації не сплачувати ПДВ з видачі трудової книжки (вкладення до неї) співробітнику. Вони полягають у наступному.
По-перше, трудова книжка (вкладиш до неї) не має ознак товару, визначених у пункті 2 ПБО 5/01 та статті 38 Податкового кодексу РФ.
По-друге, забезпечення трудовими книжками співробітників, які мають стажу, - це обов'язок організації, встановлена трудовим законодавством (ч. 4 ст. 65 ТК РФ).
По-третє, сума плати за бланк, що стягується зі співробітника, має перевищувати суму витрат з його придбання (п. 47 Правил, затверджених постановою Уряди РФ від 16 квітня 2003 р. № 225).
Оскільки, видаючи співробітникам трудові книжки, організація не має на меті отримання прибутку, такі операції не можна розглядати як підприємницьку діяльність (реалізацію товарів, робіт, послуг) (ст. 2 ЦК України). Аналогічна думка відображена в постановах ФАС Північно-Західного округу від 1 жовтня 2003 р. № А26-5317/02-28 та від 2 березня 2007 р. № А56-44214/2006. Отже, видача трудових книжок (безоплатно або за плату) не є реалізацією. Отже, така операція не оподатковується ПДВ (подп. 1 п. 1 ст. 146 НК РФ).
Якщо при заповненні ви зіпсували бланк трудової книжки (вкладиш до неї), у бухобліку зробіть проводки:
Дебет 91-2 Кредит 10
- Списано вартість зіпсованих трудових книжок;
Дебет 19 Кредит 68 субрахунок «Розрахунки з ПДВ»
- Відновлено ПДВ, раніше прийнятий до відрахування;
Дебет 91-2 Кредит 19
- списано відновлену суму ПДВ;
Кредит 006
- Списано бланки зіпсованих трудових книжок (вкладишів до них).
При розрахунку прибуток витрати на придбання бланків трудових книжок (вкладишів до них) врахувати можна. Такі витрати економічно обґрунтовані та пов'язані з діяльністю, спрямованою на отримання доходу (п. 1 ст. 252 НК РФ, листи Мінфіну Росії від 26 вересня 2007 р. № 07-05-06/242, ФНП Росії від 23 червня 2015 р. № ГД-4-3/10833@). Ці витрати зменшують податкову базу з податку прибуток у момент видачі трудової книжки (вкладиша до неї) співробітнику організації (п. 2 ст. 318 НК РФ).
Суму відшкодування працівником плати за видачу трудової книжки увімкніть до складу доходів, що підлягають оподаткуванню.
Якщо сума відшкодування дорівнює величині витрат організації придбання бланка, прибуток дорівнює нулю. Отже, організація податку з прибутку не платить (ст. 247 НК РФ).
Якщо організація не бере з працівника плату за бланк трудової книжки (наприклад, у разі масової втрати книжок, псування або неправильного первинного заповнення), вона не зможе врахувати при розрахунку податку на прибуток ні витрати на його придбання, ні ПДВ, нарахований з безоплатної передачі ( п. 16 ст.270 НК РФ). У результаті через різницю між бухгалтерським і податковим обліком утворюється постійна різниця, з якою потрібно розрахувати постійне податкове зобов'язання (п. 4 та 7 ПБО 18/02):
Дебет 99 Кредит 68 субрахунок «Розрахунки з податку на прибуток»
- Відбито постійне податкове зобов'язання.
З іншого боку, при безоплатної передачі бланка зі співробітника необхідно утримати ПДФО ( . 1 ст. 226 НК РФ). Його ринкова вартість визнається доходом співробітника (п. 1 ст. 210, підп. 1 п. 2 ст. 211 НК РФ). Підтверджує це Мінфін Росії у листі від 27 листопада 2008 р. № 03-07-11/367.
Списання зіпсованих бланків
Списання зіпсованих бланків трудових книжок та вкладок до них оформіть актом про списання бланків суворої звітності. Для державних установ форма актузатверджено наказом Мінфіну Росії від 30 березня 2015 р. № 52н. Комерційні організації можуть використовувати цю форму.
Облік трудових книжок
Трудові книжки є документами суворої звітності, тому законодавством визначено порядок їхнього обліку та зберігання (розділ VI Правил, затверджених постановою Уряду РФ від 16 квітня 2003 р. № 225).
Кожна організація має вести спеціальні книжки з обліку трудових книжок. Перша з них - прибутково-видаткова книга з обліку бланків трудової книжки та вкладиша до неї (Додаток 2 до постанови Мінпраці Росії від 10 жовтня 2003 р. № 69). Друга - книга обліку руху трудових книжок та вкладишів у них (Додаток 3 до постанови Мінпраці Росії від 10 жовтня 2003 р. № 69).
Прибутково-витратна книга з обліку бланків трудової книжки та вкладиша до неї ведеться у бухгалтерії організації. Записи до неї вносите відразу після отримання бланків від розповсюджувача. У книзі обов'язково вкажіть відомості про всі операції, пов'язані з придбанням та витрачанням закуплених трудових книжок та вкладок у них із зазначенням серій та номерів. А також внесіть інформацію щодо вартості бланків.
Книгу обліку руху трудових книжок та вкладок у них має вести кадрова служба організації. Але якщо такої служби немає, то цей обов'язок зазвичай покладається на бухгалтерію. До цієї книги внесіть відомості про дату прийому співробітника на роботу, його прізвище, ім'я, по батькові, серію та номер трудової книжки та вкладиша, посаду, місце роботи, а також реквізити документа, на підставі якого оформлено прийом співробітника на роботу.
Усі аркуші в обох книгах мають бути пронумеровані, прошнуровані, засвідчені підписом керівника організації, а також скріплені сургучним друком або опломбовані.
Такий порядок встановлено у пункті 41 Правил, затверджених постановою Уряду РФ від 16 квітня 2003 р. № 225.
Порада:
7 квітня 2015 року набрав чинності Закон від 6 квітня 2015 р. № 82-ФЗ. Статтями 2 та 6 цього закону передбачено, що акціонерні товариства та ТОВ тепер мають право (а не зобов'язані) мати печатку. Відомості про наявність друку суспільство відображає у статуті.
Слід зазначити деякі особливості для організацій та підприємців Криму (Севастополя). До 1 січня 2015 року такі роботодавці вели книги обліку трудових книжок за українським законодавством (п. 2 ст. 2 Закону від 14 жовтня 2014 р. № 299-ФЗ). З 1 січня 2015 року вони ведуть облік трудових книжок (п. 1 ст. 2 Закону від 14 жовтня 2014 р. № 299-ФЗ). У нову форму книги обліку руху трудових книжок обов'язково вносити відомості лише з новоприйнятим в організацію працівникам.
Особлива ситуація з тими працівниками у Криму (Севастополі), хто працює давно. Такі люди мають трудові книжки, які відображені у старій книзі обліку, і за цими книжками є рухи після перереєстрації. Де ці рухи відбивати?
Законодавство не регулює питання переходу з однієї форми книги на іншу. Та й у практиці раніше такого не було. З огляду на це можливі два варіанти рішення.
1. Відкривати журнал за «російською» формою, куди вносити записи тільки на співробітників, що знову приймаються. При цьому до «українського» журналу, як і раніше, вносити записи при звільненні співробітників, які були записані в ньому. Через деякий час старий журнал закриється і його можна буде здати в архів.
2. Відкривається новий журнал, у якому у хронологічному порядку переносяться незакриті записи зі старого.
Таку позицію підтримують фахівці Роструда у усних роз'ясненнях.
Приклад оформлення книг обліку трудових книжок
Є.В. Іванова вперше влаштовується працювати, тому організація оформила їй трудову книжку.
Відповідальним за кадровий облік призначено бухгалтера В.М. Зайцева.
Зайцева оформила трудову книжку і зробила запис у прибутково-видатковій книзі з обліку бланків трудових книжок та вкладишів у нихі книзі обліку руху трудових книжок та вкладишів у них .
Ситуація: Як завірити книги обліку трудових книжок, якщо в організації немає сургучного друку?
Якщо організації немає сургучной друку, книжки обліку трудових книжок можна опломбувати (п. 41 Правил, затверджених постановою Уряди РФ від 16 квітня 2003 р. № 225). Пломбу виготовити легко. Виведіть кінці скріплювальної нитки, якою ви прошивали журнал, до внутрішньої сторони задньої обкладинки. Помістіть їх між двома квадратиками білого паперу та склейте ці квадратики. Прикріпіть пломбу до внутрішньої сторони обкладинки та поставте на неї звичайний круглий друк організації або кадрової служби так, щоб частина відбитка заходила на обкладинку. І не забудьте зробити напис про те, скільки сторінок у цій книзі прошнуровано, пронумеровано і скріплено печаткою. Поруч поставте підпис та дату.
Порада:акціонерні товариства та ТОВ вправі не застосовувати печатку. Але поки що від печаток краще не відмовлятися. Пояснення таке.
7 квітня 2015 року набрав чинності Закон від 6 квітня 2015 р. № 82-ФЗ. Статтями 2 та 6 цього закону передбачено, що акціонерні товариства та ТОВ тепер мають право (а не зобов'язані) мати печатку. Відомості про наявність друку відображаються у статуті товариства.
У той самий час продовжує діяти і пункт 41 Правил, затверджених постановою Уряди РФ від 16 квітня 2003 р. № 225. Цей підзаконний акт наказує скріплювати печаткою книжки обліку трудових книжок. Про це нагадав Роструд у листі від 15 травня 2015 р. № 1168-6-1.
Ще один момент. Щоб відмовитись від печаток, обов'язково внести зміни до статуту своєї організації.
Відповідальність
За відсутність книг обліку трудових книжок чи неправильне їх оформлення трудова інспекція може оштрафувати організацію (підприємця) та її посадових осіб.
При цьому розмір штрафу становитиме:
- для посадових осіб (наприклад, керівника) – від 1000 до 5000 руб.;
- для підприємця – від 1000 до 5000 руб.;
- для організації – від 30 000 до 50 000 руб.
А за повторне порушення загрожує таке:
- для керівника (посадової особи) - штраф у сумі від 10 000 до 20 000 крб. або дискваліфікацію на строк від одного до трьох років;
- для підприємця - штраф у сумі від 10 000 до 20 000 крб.;
- для організації - штраф у сумі від 50 000 до 70 000 крб.
Такі заходи відповідальності передбачені частинами 1 та 4 статті 5.27 Кодексу РФ про адміністративні правопорушення.
Зберігання
Трудові книжки зберігайте в організації як документи суворої звітності і найкраще в сейфі, що не згорає. Якщо такої можливості немає - то в шафі, що замикається на ключ. Бланки видавайте особі, яка відповідає за ведення трудових книжок за його заявкою, складеною у довільній формі.
Після закінчення кожного місяця співробітник, відповідальний за ведення трудових книжок, повинен подати до бухгалтерії звіт про наявність бланків та суми, отримані за оформлені трудові книжки та вкладиші, з додатком прибуткового ордера. Звіт про наявність бланків та про суми, отримані за оформлені трудові книжки та вкладиші, складається у довільній формі.
Такий порядок встановлено у пункті 42 Правил, затверджених постановою Уряду РФ від 16 квітня 2003 р. № 225.
Приклад видачі під звіт бланків трудових книжок та оформлення звіту про наявність бланків та суми, отримані за оформлені трудові книжки та вкладиші
20 жовтня керівнику відділу кадрів Є.Е. Громовий на підставі заявки було видано під звіт:
- бланк трудової книжки;
- вкладиш у трудову книжку.
21 жовтня Громова подала до бухгалтерії звіт про наявність бланків та суми, отримані за оформлені трудові книжки та вкладиші.
Ситуація: хто в організації повинен відповідати за облік, ведення та зберігання трудових книжок?
У великій організації веденням трудових книжок зазвичай займається відділ кадрів. У невеликого роботодавця через відсутність відповідного спеціального підрозділу робити таку роботу можуть бухгалтери, секретарі чи інші посадові особи. Призначення відповідального за роботу з трудовими книжками оформіть наказом керівника організації вільній формі(П. 45 Правил, затверджених постановою Уряду РФ від 16 квітня 2003 р. № 225).
У разі зміни відповідального за роботу з трудовими книжками передавайте трудові книжки за актом приймання-передачі справ. При цьому в акті вкажіть не просто кількість книжок, а перерахуйте їх фактичний склад (прізвища власників та реквізити). Акт необхідно завірити двома підписами - з одного боку вкажіть посаду та прізвище того, хто прийняв документи, з іншого боку - того, хто здав. При виявленні фактів відсутності деяких трудових книжок складіть акт, у якому вкажіть причини їхньої відсутності.
Звільнення
Отримуючи трудову книжку під час звільнення, співробітник повинен розписатися в особистій картці та книзі обліку руху трудових книжок та вкладишів (п. 41 Правил, затверджених постановою Уряду РФ від 16 квітня 2003 р. № 225).
Трудові книжки та дублікати, не отримані працівниками під час звільнення, організація повинна зберігати до запитання документа співробітником або його найближчими родичами (у разі смерті співробітника). Незатребувані – 75 років. Такий порядок та терміни зберігання передбачені пунктом 43 Правил, затверджених постановою Уряду РФ від 16 квітня 2003 р. № 225, та переліком, затвердженим наказом Мінкультури Росії від 25 серпня 2010 р. № 558.
Оформлення пенсії
Для оформлення пенсії співробітнику знадобиться оригінал трудової книжки. Саме трудова книжка є основним документом, що підтверджує період роботи за трудовим договором (п. 11 Правил, затверджених постановою Уряду РФ від 2 жовтня 2014 р. № 1015).
Роботодавець зобов'язаний видати оригінал трудової книжки не пізніше трьох днів робітників з дня, коли працівник представить відповідне Заява. При цьому максимум через три робочі дні після отримання трудової книжки у відділенні ПФР людина має повернути документ до організації. Про це йдеться у статті 62 Трудового кодексу РФ.
