Správna príprava vzorky zápisníc zo stretnutí. Vypracovanie a registrácia protokolu

Organizácia stretnutí, stretnutí, stretnutí, konferencií je potrebná na vyriešenie vzniknutých problémov.

Na zaznamenanie celého priebehu stretnutia a vyznačenie prijatých rozhodnutí sa používa protokol.

Zápisnica zo stretnutia

Pred stretnutím je potrebné zhromaždiť potrebné informácie o nastolenom probléme, určiť okruh subjektov, ktoré by mali byť prítomné. Tieto osoby musia byť oboznámené s miestom a časom stretnutia, ako aj oboznámiť s nastolenou otázkou všetky osoby prítomné na stretnutí.

Aby bol protokol vedený správne, je potrebné vopred určiť osobu zodpovednú za jeho vyhotovenie. Zároveň je potrebné, aby menovaná osoba disponovala kompetentným písomným prejavom a rýchlou správou informácií. Zaznamenať informácie je možné ako pomocou elektronických strojov, tak aj odrazom informácií na tlačenom médiu. Ak je protokol vyhotovený v elektronickej forme, musí sa na konci stretnutia vytlačiť a poskytnúť všetkým prítomným na kontrolu a podpis.

Pred začatím rokovania je potrebné poskytnúť tajomníkovi, ktorý vedie zápisnicu, zoznam prítomných, ich stanoviská, návrhy rozhodnutí v danej veci od každého účastníka alebo abstrakty k problematike rokovania. Tento dokument pomôže tajomníkovi uviesť do zápisnice presnejšie a úplnejšie informácie.

Obsah protokolu

Vo všeobecnosti by mal protokol pozostávať z troch častí: hlavičky, úvodnej a hlavnej.

• názov organizácie (úplný a skrátený);
• názov dokumentu;
• číslo, dátum a miesto tohto protokolu. Dátum zostavenia by mal byť vždy dátumom stretnutia.

V úvodnej časti je uvedený tajomník schôdze a predseda vybraní spomedzi členov schôdze a program. Predsedom je spravidla vedúci organizácie alebo vedúci štrukturálnej jednotky. Ďalej, v abecednom poradí, všetky osoby prítomné na stretnutí sú uvedené s uvedením ich pozície.

Ak je na stretnutí prítomný väčší počet osôb, nie sú uvedené v samotnom protokole, ale sú uvedené v jeho prílohe, ktorá sa nazýva výhybkový hárok. Pri každom mene sa odporúča uviesť podpis každého, kto prišiel na stretnutie. Vo všeobecnom protokole sa uvádza len celkový počet ľudí, ktorí prišli na stretnutie.

Hlavná časť hovorí:

• otázky, o ktorých sa diskutovalo na stretnutí;
• rečníci so správami, návrhmi, správami (uvádza sa celé meno rečníka, názov správy, krátke zhrnutie hlavných ustanovení správy, ak je zachovaná úplná forma protokolu);
• rozhodnutia prijaté v danej veci.

Protokol

Na legislatívnej úrovni je uvedený v článku 28.2 Zákonníka Ruskej federácie o správnych deliktoch č.195-FZ zo dňa 30.12.2001, ktorý odhaľuje hlavnú podstatu a jednotné pravidlá pre zostavovanie tohto dokumentu.Protokol o správnom konaní trestný čin si vyžaduje objasnenie a zahrnutie nasledujúcich informácií do neho.

• Deň, mesiac, rok a miesto zostavenia.
• Titul funkcie, priezvisko, iniciály oprávneného úradníka, ktorý dokument vyhotovil.
• Údaje o osobe alebo organizácii, ktoré porušujú zákon (priezvisko, iniciály, údaje o pase, adresa bydliska a registrácia osoby; adresa sídla, údaje o riaditeľovi vo vzťahu k organizácii).
• Informácie o obetiach a prípadných svedkoch v prípade (priezvisko, iniciály, údaje z pasu, adresy bydliska).
• Informácie o spáchanom priestupku (dátum, miesto spáchania, podstata toho, čo sa stalo).
• Odkaz na článok zákona, ktorý bol porušený.
• Vysvetlenia osoby alebo zástupcu organizácie v prípade.
• Ďalšie informácie navrhnuté tak, aby pomohli komplexne zvážiť prípad.

Spísanie protokolu o správnych deliktoch zahŕňa podanie vysvetlenia fyzickej osobe alebo zástupcovi organizácie o právach a povinnostiach priestupcu ustanovených správnym právom. Obdržané vysvetlenia sú zaznamenané v dokumente, ktorý sa zostavuje.

Osoby, o ktorých sa protokol vyhotovuje (občan alebo splnomocnený zástupca organizácie), s ním musia byť oboznámené. Títo ľudia môžu na želanie zanechať záznam o svojom nesúhlase s protokolom alebo vysvetlenie podstaty textu, ktorý je pripojený k protokolu. Uvedený dokument je potvrdený svojim podpisom oprávneným zamestnancom, ktorý protokol spísal, a porušovateľom (občanom alebo dôveryhodným zamestnancom organizácie), o ktorom bol protokol spísaný. Ak porušovatelia odmietnu protokol podpísať, je to osobitne zaznamenané v dokumente.

2. vyhotovenie protokolu o správnom delikte sa vydáva tomu, o koho bol protokol spísaný. Odporca podpíše, že dostane kópiu. Kópiu prípadu dostane aj obeť, ak existuje. Ak osoba, o ktorej sa protokol spisuje, nie je na tomto podujatí prítomná, je jej kópia protokolu zaslaná poštou. Zákon na to určil 3 dni.

Lehota na spísanie protokolu o správnom delikte

Lehoty na vyhotovenie protokolu o správnom delikte možno podľa situácie rozdeliť do 3 skupín.. Protokol o správnom delikte možno spísať:

• okamžite;
• do 2 dní;
• po administratívnom vyšetrovaní.

Okamžite, teda v momente zistenia porušenia zákona, je protokol spísaný, keď sú zistené všetky potrebné údaje na vyplnenie protokolu a objasnenie okolností incidentu. Ak potrebujete zistiť nejaké bližšie informácie, zákon počíta s možnosťou spísať protokol do 2 dní odo dňa porušenia. Ak je potrebné vyšetrovanie z dôvodu porušenia zákona, protokol sa spisuje po skončení vyšetrovania.

Administratívne vyšetrovanie sa vykonáva vtedy, keď je možné získať informácie len prostredníctvom preskúmaní alebo iných procesných úkonov, ktoré si vyžadujú značné množstvo času. Administratívne vyšetrovanie by vo väčšine prípadov nemalo trvať dlhšie ako 1 mesiac. V niektorých situáciách, ktorých možnosť je stanovená v odseku 5 čl. 28.7 Kódexu správnych deliktov Ruskej federácie môže byť táto lehota predĺžená. Ak si spáchaný priestupok vyžaduje vykonanie dlhšieho správneho vyšetrovania, môže sa povolená lehota na vyhotovenie protokolu o správnom delikte predĺžiť až na 6 mesiacov.

Vzor vyhotovenia protokolu o správnom delikte

Jednotná forma protokolu o správnych deliktoch schválená zákonom neexistuje. Každý štátny orgán svojimi internými dokumentmi schvaľuje formu protokolu použitú pri práci. Obsah a vzhľad týchto foriem sa však príliš nelíši.

V hornej časti v strede strany je názov dokumentu – „Protokol o správnom delikte“ a znak „Nie“, čo naznačuje, že pri vypĺňaní protokolu sa uvádza poradové číslo. Nižšie vľavo musíte napísať dátum, mesiac, rok vyplnenia protokolu a vpravo - miesto zostavenia, to znamená názov osady, kde bolo zistené porušenie zákona a protokol je vypracované.

Ďalej sa zaznamenávajú informácie o zamestnancovi, ktorý protokol vyhotovuje (funkcia, priezvisko a iniciály), ako aj údaje o zainteresovanej osobe. Okrem toho, ak sú zaznamenané informácie o občanovi, uvádzajú nielen priezvisko, iniciály a údaje z pasu, ale aj adresu - registráciu aj skutočné bydlisko, telefónne číslo, údaje o práci. Vo vzťahu k organizácii sa uvádza meno, právna a poštová adresa, hlavné štátne registračné číslo (OGRN), ako aj funkcia, priezvisko, iniciály, podrobnosti o dokumente o vymenovaní zástupcu právnickej osoby. V tejto úlohe spravidla vystupuje riaditeľ a dokumentom je menovací poriadok.

Hlavné miesto protokolu o správnom delikte je vyhradené pre popis udalosti spáchaného priestupku. Nižšie sú prázdne stĺpce, ktoré vám umožňujú zaznamenávať informácie o svedkoch a obetiach. Protokol sa končí podpisom porušovateľa a podpisom odpisom zamestnanca, ktorý protokol vystavil. Osoba, o ktorej sa protokol spisuje, zároveň svojim podpisom potvrdzuje, že jej práva a povinnosti boli oznámené, že sa s protokolom oboznámila a že obdržala kópiu listiny. Informácia o prevzatí kópie protokolu je osvedčená nielen podpisom, ale aj nalepením dátumu doručenia.

Chyby v protokole o správnom delikte

Chyby urobené v protokole o správnom delikte pri evidencii možno podľa závažnosti rozdeliť na významné a nepodstatné. V súlade s vyhláškou pléna Najvyššieho súdu Ruskej federácie z 24. marca 2005 č. 5 „O niektorých otázkach, ktoré sa vynárajú pred súdmi pri uplatňovaní Kódexu Ruskej federácie o správnych deliktoch“ je významnou nevýhodou tzv. dokladom je absencia údajov uvedených v čl. 2 zákona o správnych deliktoch (bod 4 uznesenia). To znamená, že v protokole o správnom delikte musia byť vyplnené všetky kolónky a musia byť zaznamenané všetky vyššie uvedené údaje.

Ak bol protokol vyhotovený v prítomnosti porušovateľa, musia existovať podpisy potvrdzujúce vyjadrenie práv a povinností, oboznámenie sa s protokolom po registrácii. Ak bola listina vyhotovená bez páchateľa a neexistujú dostatočné skutočnosti o tom, že by bol informovaný o dátume a mieste vyhotovenia protokolu, pôjde o závažné porušenie procesných práv a môže viesť k zrušeniu protokolu a ukončeniu platnosti protokolu. konania. Vo všeobecnosti môže každá chyba v protokole, ktorá je podľa názoru pléna Najvyššieho súdu Ruskej federácie významná, znamenať zrušenie protokolu a ukončenie konania.

DÔLEŽITÉ! Akékoľvek opravy v protokole, najmä v informáciách uvedených v čl. 2 ods. 2 zákona o správnych deliktoch, musí byť osvedčený podpisom úradníka, ktorý protokol spisuje, a podpisom porušovateľa, ktorý potvrdzuje, že sa oboznámil s týmito opravami a súhlasí s nimi.

Nepodstatné chyby v zápisnici z pléna zahŕňajú všetky tie nedostatky informácií, ktoré je možné kompenzovať v procese prejednávania veci vo veci samej. Medzi drobné nedostatky, a to je v uznesení osobitne uvedené, patrí aj vyplnenie protokolu v neprítomnosti páchateľa, ak bol riadne oboznámený s dátumom a miestom vyhotovenia protokolu, ale nedostavil sa na určené miesto na určený čas bez dôvodu alebo bez dobrého dôvodu. Pravopisné chyby v texte protokolu nie sú podstatné a nenesú následky, pokiaľ samozrejme nejde o chyby v priezviskách.

Udelenie trestu bez spísania protokolu o správnom delikte

V niektorých situáciách nemusí dôjsť k vyhotoveniu protokolu o správnom delikte. Ak je zaznamenaný priestupok, ktorý nepredstavuje veľké verejné nebezpečenstvo a za ktorý je uložený trest vo forme napomenutia alebo pokuty, protokol nie je potrebný.

V súlade s čl. 28,6 zákona o správnych deliktoch sa protokol nevyžaduje, ak je na mieste okamžite uložená pokuta alebo výstraha. Táto situácia si vyžaduje vydanie rozhodnutia v prípade správneho deliktu, ktorého rovnopis dostane aj porušovateľ - osobne alebo poštou, ak ho odmietne prevziať osobne.

Ak však porušovateľ nesúhlasí s vydaným rozhodnutím (samotným spáchaním porušenia zákona alebo sankciou, ktorá mu bola uložená), je napriek tomu spísaný protokol o správnom delikte, ktorý je prílohou rozhodnutia.

Nová strana 1

Príprava na vyhotovenie protokolu začína stanovením dátumu a času stretnutia, určením okruhu otázok, ktoré sa na ňom budú posudzovať. Toto rozhodnutie je spravidla formalizované programom, ktorý bude pri vyhotovení protokolu jednou z jeho častí a pred rokovaním je dokument, ktorým sú účastníci stretnutia upovedomení. Protokol sa vyhotovuje na základe záznamov, ktoré na rokovaní viedol tajomník ručne alebo pomocou hlasového záznamníka.

Protokol sa vyhotovuje na spoločnom tlačive, ktoré zvyčajne obsahuje tieto údaje: názov inštitúcie (organizácie, podniku), druh dokumentu (protokol), miesta na zapísanie čísla a dátumu, miesto pre text protokolu , miesto pre nadpis k textu.

Dátum protokoluje deň zasadnutia (zápisnica sa spravidla vyhotovuje po rokovaní). Ak schôdza trvala niekoľko dní, tak dátum zápisnice obsahuje dátumy jej začiatku a konca, napr.: 21.–24.01.2002.

Číslo protokolu (index) je poradové číslo relácie. Protokoly sa číslujú v rámci kalendárneho roka alebo funkčného obdobia kolegiálneho orgánu.

Názov testu Protokol má odlišnosti od návrhu tejto náležitosti v iných dokumentoch. Záhlavie spravidla obsahuje označenie druhu kolegiálnej činnosti (schôdza, porada, zasadanie atď.) a názov kolegiálneho orgánu v prípade genitívu, napr. zápisnica zo zasadnutia správnej rady; stretnutia pracovného kolektívu; stretnutia vedúcich štrukturálnych divízií.

Text protokolu obsahuje úvodnú a hlavnú časť.

V úvodnej časti zápisnice sa za nadpisom uvádzajú iniciály a priezviská predsedu a tajomníka schôdze. predseda - funkcionár, ktorý vedie schôdzu, jeho stanovisko nie je uvedené v zápisnici; tajomník - osoba zodpovedná za organizáciu schôdze a dokumentovanie jej činnosti, t.j. príprava a registrácia protokolu. V stálych kolegiálnych orgánoch je tajomníkom funkcionár (tajomník akademickej rady, tajomník kolégia a pod.).

V novom riadku za slovom „Zúčastnili sa“ uveďte iniciály a priezviská stálych členov kolegiálneho orgánu v abecednom poradí, ako aj iniciály, priezviská a funkcie osôb pozvaných na zasadnutie z iných organizácií. Zoznam účastníkov schôdze zostavuje tajomník v deň rokovania, pretože Zoznam sa nemusí zhodovať s pôvodným zámerom. Zostavením zoznamu účastníkov stretnutia sa začína vyhotovenie protokolu.

Pri vyhotovení zápisnice z predĺženej schôdze sa v zápisnici neuvádzajú mená účastníkov, ale ich celkový počet je označený číslom. Určuje sa podľa výsledkov registrácie. Registračné listy sa odovzdávajú tajomníkovi schôdze a stávajú sa jednou z príloh zápisnice. V tomto prípade protokol uvádza: Bolo tam: 57 ľudí. (zoznam je priložený).

Program rokovania je uvedený v úvodnej časti zápisnice. Pozostáva zo zoznamu problémov, o ktorých sa na stretnutí diskutuje, a stanovuje postupnosť ich diskusie a mená rečníkov (prednášajúcich). Vopred zostavený program stretnutia by mal obsahovať optimálny počet otázok, ktoré je možné na stretnutí zvážiť a prediskutovať. Jej obsah určuje vedúci, ktorý bude poradu viesť. Každý bod programu je očíslovaný arabskými číslicami a začína predložkou „O“ alebo „O“ (odpovedá na otázku „O čom?“). Pri každej položke sú uvedené iniciály a priezvisko rečníka, úradníka, ktorý vypracoval správu o tejto otázke.

Text hlavnej časti zápisnice sa vypracúva v súlade s postupnosťou bodov stanovenou programom.

Hlavná časť textu by mala obsahovať toľko častí, koľko je bodov programu. Sekcie sú očíslované rovnakým číslovaním ako agenda. Každá časť sa skladá z troch častí: „POSLÚČENÉ“, „POVEDANÉ“, „DECIDED“, ktoré sú vytlačené od ľavého okraja. Po slove „POČÚVANÉ“ v protokolovom teste si zapíšte poznámky prejavu hlavného rečníka; za slovom „POVEDAL“ - záznamy vyjadrení účastníkov diskusie o probléme; za slovo „ROZHODNUTÉ“ výrok výrokovej časti príslušného bodu programu. Ak sa v jednej veci prijme niekoľko rozhodnutí, sú očíslované arabskými číslicami, prvá číslica zobrazuje číslo bodu programu, druhá číslo prijatého rozhodnutia. Napríklad:

Zvyčajná prax pri vyhotovovaní zápisnice nepočíta s fixovaním výsledkov hlasovania, avšak v počte zápisníc (napríklad zápisnice z valného zhromaždenia akcionárov) sa uvádza celkový počet osôb, ktoré sa zúčastnili na hlasovaní a je uvedené rozdelenie hlasov „Za“, „Proti“, „Zdržal sa“.

Rozhodnutia prijaté na porade sa oznamujú zamestnancom zaslaním kópií zápisnice alebo výpisov z výrokovej časti. Praktizuje sa aj príprava na základe prijatých rozhodnutí iných administratívnych dokumentov, napríklad rozhodnutia kolegiálneho orgánu alebo príkazu vedúceho organizácie.

V texte protokolu sa každé priezvisko a iniciály hovoriaceho vytlačia z nového riadku vo forme nominatívneho prípadu. Výpis rečového záznamu (zvyčajne v tvare tretej osoby jednotného čísla) sa od priezviska oddeľuje spojovníkom.

V závislosti od typu stretnutia a postavenia kolegiálneho orgánu sa volí forma protokolu. Môže byť krátky, úplný alebo doslovný. Formuláre zápisnice sa od seba líšia iba úplnosťou spravodajstva zo stretnutia, nemajú rozdiely v prevedení.

Stručný protokol - Ide o dokument, v ktorom sú zaznamenané otázky, o ktorých sa rokovalo na stretnutí, mená rečníkov a prijaté rozhodnutia. Takáto zápisnica sa spravidla vedie iba v prípadoch, keď je schôdza stenografická alebo keď má porada operatívny charakter. Podľa takéhoto protokolu nemožno reprezentovať priebeh prerokovania problematiky, vyjadrené názory, pripomienky, proces vypracovania administratívnej časti protokolu, t.j. manažérske rozhodnutie.

IN kompletný protokol zaznamenávajú sa nielen diskutované otázky, prijaté rozhodnutia a mená rečníkov, ale prenáša sa aj obsah správ a prejavov účastníkov stretnutia, všetky vyjadrené názory, otázky a poznámky, poznámky a stanoviská. Celá zápisnica vám umožní zdokumentovať podrobný obraz stretnutia.

Doslovný protokol je zostavený na základe doslovného zápisu zo stretnutia (prepisu) a doslovne vyjadruje proces prerokovania každej otázky a vypracovania rozhodnutia o nej. Po úvodnej časti v takomto protokole sa urobí záznam „Stretnutie bolo prepísané“. Odpis je povinnou prílohou protokolu.

Zápisnica sa vyhotovuje na základe rukou písaných, stenografických alebo magnetofónových záznamov, ktoré sa uchovávajú počas rokovania. Ručne písané poznámky uchováva tajomník, kvalita protokolu závisí od jeho kvalifikácie. V tomto prípade je potrebná schopnosť ponoriť sa do podstaty diskutovaných problémov a vedieť ich presne zapísať. Tieto záznamy sú návrhmi materiálov na ďalšiu evidenciu protokolu. V mnohých prípadoch rečníci na schôdzi odovzdajú tajomníkovi poznámky (abstrakty) svojich vystúpení, ktoré sú potom zahrnuté do textu protokolu. Častejšie by sa však mal sekretár spoliehať len na svoje schopnosti v písaní kurzívou, písaní poznámok a stenografii. Po stretnutí sa poznámky tajomníka prepíšu, upravia a vydajú ako oficiálny dokument. Termín prípravy protokolu je v súčasnosti stanovený na tri dni.

Prakticky všetky organizácie organizujú stretnutia, na ktorých sa posudzujú otázky operatívneho charakteru. Veľmi často sa takéto stretnutia nazývajú operatívne stretnutia. Vedú ich manažéri rôznych úrovní: od vedúceho organizácie až po vedúcich štrukturálnych divízií. Operatívne porady sa konajú v pravidelných intervaloch (zvyčajne raz týždenne) a zvyčajne sa zaznamenávajú. Ak štrukturálny útvar alebo vedúci, ktorý schôdzu vedie, nemá tajomníka, môže byť vedením zápisnice z operatívnej porady poverený jeden zo zamestnancov útvaru.

Všeobecné pravidlá registrácie protokolu

Náš slovník

Protokol- dokument obsahujúci dôsledný záznam prerokovania otázok a rozhodovania na zasadnutiach, poradách, poradách a zasadnutiach kolegiálnych orgánov.

Zápisnica sa vyhotovuje na základe zvukových záznamov alebo návrhov ručne písaných poznámok, ktoré si počas rokovania uchováva tajomník alebo iný zamestnanec, ako aj materiálov pripravených na rokovanie (texty správ, vystúpení, referencie, návrhy rozhodnutí, program rokovania, zoznamy účastníkov a pod.).

Ak bola schôdza zvukovo zaznamenaná, po porade sa dotlačí, následne sa písaný text upraví a v spracovanej podobe sa zaradí do zápisnice. Lehota na vyhotovenie zápisnice zo schôdze by nemala presiahnuť tri až päť dní odo dňa jej konania. Zápisnica z operatívnych rokovaní sa vyhotovuje a vyhotovuje v deň zasadnutia alebo do jedného alebo dvoch dní po zasadnutí.

Protokoly sú úplné a krátke. Kompletný protokol obsahuje záznam všetkých vystúpení na porade, otázky položené rečníkovi, vystúpenia osôb, ktoré sa zúčastnili diskusie, a prijaté rozhodnutia.

Stručný protokol obsahuje iba mená rečníkov, tému prejavu, zhrnutie prejavu a prijaté rozhodnutia.

Priebeh operatívnych stretnutí sa spravidla zaznamenáva v krátkych zápisniciach.

Zápisnica zo zasadnutia sa vyhotovuje na spoločnom tlačive, štandardnom hárku papiera A4 alebo na osobitnom tlačive protokolu.

Povinné údaje protokolu sú:

• názov spoločnosti;
• názov druhu dokumentu (ZÁPISNICA) s uvedením typu stretnutia;
• dátum stretnutia;
• registračné číslo protokolu;
• miesto stretnutia;
• podpisy.

Dátum protokolu je dátumom udalosti.

Problémy a riešenia

Vyhotovovanie zápisníc z operačných stretnutí je často náročné. Uvažujme o najbežnejších.

■ Problém: tajomník alebo jeden z nižších úradníkov, ktorý robí zápisnicu, nemusí rozumieť podstate prerokovávanej otázky, a preto má problém zaznamenávať priebeh diskusie o danej otázke.

Čo robiť? V takýchto situáciách by sa tajomník mal obrátiť na zamestnanca, ktorý vystúpil na stretnutí, alebo na akéhokoľvek iného zamestnanca, ktorý môže poskytnúť vysvetlenie.

■ Problém: keďže operačné porady sa často konajú bez prísnych časových obmedzení, sekretár nemusí mať čas zapísať všetko, čo sa počas stretnutia deje.

Čo robiť? V tomto prípade môže pomôcť uchovávanie zvukového záznamu počas stretnutia a vypracovanie protokolu na základe jeho prepisu.

■ Problém: pri prerokúvaní problému môžu byť vyjadrené podstatné aj nedôležité alebo dokonca nepodstatné informácie a pre tajomníka môže byť ťažké vyčleniť hlavné (podstatné) informácie, ktoré musia byť zaznamenané v protokole.

Čo robiť? V tomto prípade musí tajomník pred vyhotovením zápisnice analyzovať všetky informácie, oddeliť hlavné od neplnoletých a do zápisnice uviesť len tie najdôležitejšie informácie.

Text krátkeho protokolu

Text protokolu pozostáva z dvoch častí: úvodnej a hlavnej.

In úvodná časť v krátkom protokole sú uvedené mená predsedu a tajomníka, funkcie a mená účastníkov (prítomných) a pozvaných osôb, program rokovania. Ak je na schôdzi viac ako 15 účastníkov, je možné v zápisnici uviesť celkový počet účastníkov, pričom zoznam prítomných s ich funkciami a menami je uvedený v prílohe zápisnice, napr.

Prítomní: členovia riaditeľstva v počte 16 osôb. (zoznam je priložený).

Mená osôb pozvaných na stretnutie sa uvádzajú za slovom „Pozvaní“, pričom sa uvádza pozícia osoby a názov organizácie.

V programe rokovania sú uvedené otázky, ktoré sú predmetom zvažovania, okrem toho môže byť uvedená funkcia a priezvisko rečníka (rečníka). Ak je otázok viacero, sú očíslované arabskými číslicami a usporiadané v poradí diskusie. Otázky agendy sú formulované s predložkou "o" ("o"), napríklad:

Poznámka

Body programu by mali byť formulované presne a jasne a mali by odrážať podstatu diskutovaného problému. Neodporúča sa zaraďovať do programu rokovania bod „Rôzne“ alebo „Rôzne“.

Text Hlavná časť Súhrnný protokol pozostáva zo samostatných častí podľa počtu bodov agendy. Sekcie sú číslované arabskými číslicami v súlade s programom. Každá z nich je postavená podľa schémy:

Tieto kľúčové slová pre protokol sú vytlačené veľkými písmenami od okraja ľavého okraja a môžu sa zobraziť tučným písmom. Za slovom POSLUCHA v nominatíve sa uvádza priezvisko rečníka a bod programu, za ktorým sa zhrnie obsah prejavu v tvare 3. osoby jednotného čísla.

V časti „ROZHODNUTÉ: (VYRIEŠENÉ:)“ stručne, presne, výstižne, aby nedochádzalo k dvojakej interpretácii, je rozhodnutie zaznamenané. Rozhodnutia sú formulované v normatívnej forme: "Pripravte ...", "Predvídajte ...", "Informujte ...". V jednej veci je možné prijať viacero rozhodnutí. V tomto prípade sú očíslované arabskými číslicami s odkazom na poradové číslo čísla na programe, napríklad:

V prípade potreby sú spolu s rozhodnutím uvedené aj výsledky hlasovania: počet odovzdaných hlasov „za“, „proti“, ako aj počet hlasov, ktorí sa zdržali hlasovania.

Od teórie k praxi

Predstavte si, že po rozlúštení nahrávky urobenej rukou alebo na diktafóne sme dostali text, na základe ktorého musíme vypracovať krátky protokol:

Bod programu: 2. K postupu rekonštrukcie skladu hotových výrobkov č.2

Text reči:

Vasiliev P.R. Podľa plánu rekonštrukcie sme mali začať s montážou regálov a zdvíhacích mechanizmov koncom mesiaca 25. CJSC "Profil" - náš dodávateľ regálovej techniky - porušuje termíny. 20-teho sme mali dostať prvú várku, o 10 dní druhú. U nás - dodanie dvoma rovnocennými stranami, tak v zmluve. Platili sme v plnej výške, teda 100% vopred, pretože keď sme naposledy prerábali prvý sklad, nemali sme s nimi žiadne problémy. Dnes je 28. a ešte sme ho nedostali. Posielali im faxy, volali, včera odpovedali, že prvá várka je odoslaná, ale bude to trvať dva-tri dni, čiže máme meškanie kvôli dodávateľovi. Myslím, že musia formálne podať sťažnosť na porušenie dodacej lehoty.

Aby bolo možné urobiť záznam, je potrebné vyzdvihnúť najdôležitejšie informácie. Aby sme to dosiahli, skúsme si položiť niekoľko otázok a získať na ne odpovede. Z vyššie uvedeného textu môžeme získať odpovede na nasledujúce otázky:

Vidíme, že text obsahuje informácie, ktoré nie sú uvedené v odpovediach: organizácia zaplatila za tovar v plnej výške a bola vykonaná 100% platba vopred, pretože existujú pozitívne skúsenosti so spoluprácou s Profilom CJSC. Sú tieto informácie relevantné pre uvažovanú situáciu? Očividne nie, preto tento nemusí byť zahrnutý do protokolu. Takže na základe odpovedí na otázky, ktoré sme dostali, môžeme zostaviť krátky protokol prejavu:

2. POČÚVANÉ:

Vasiliev P.R.

Expedícia prvej šarže regálovej techniky bola dodávateľom CJSC Profile realizovaná v rozpore s termínom, v dôsledku čoho neboli dodržané termíny rekonštrukcie skladu č.2.Prvá dávka techniky mala prísť 20. decembra, druhý - o 10 dní. S montážou regálov a montážou zdvíhacích mechanizmov sa malo začať 25. decembra. Podľa dodávateľa prvá várka zariadení dorazí najskôr 30. až 31. decembra. Ponúkané zaslanie reklamácie za porušenie dodacej lehoty.

Poznámka

Ak sa v prejave použili výrazy „20.“, „25.“ atď., v protokole musí byť uvedený konkrétny mesiac, napríklad: „20. december“, „25. december“ atď.

Predpokladajme, že na stretnutí pri prerokovaní aktuálnej situácie návrh na zaslanie reklamácie nebol podporený. Bolo rozhodnuté zaslať dodávateľovi výzvu o potrebe dodržať dodacie lehoty stanovené zmluvou. Rozhodnutie v tomto prípade by sa malo zaznamenať do zápisnice takto:

ROZHODNUTÉ:

Pripravte a odošlite do CJSC Profile list s požiadavkou na dodržanie termínov na dodanie regálového vybavenia.

Zodpovedný exekútor - Vasiliev P.R.

Termín - (dátum).

Uvažujme ešte o jednom príklade.

Bod programu: 5. O vykonaní auditu finančnej a hospodárskej činnosti pobočky spoločnosti v meste Perm

Text reči:

Medvedev V.V. Finančné oddelenie a naše účtovné oddelenie sa počas tohto roka opakovane stretli s tým, že nám pobočka v Perme vystavila chyby vo vykazovaní. Dvakrát sami zistili tieto chyby, informovali nás o tom a následne poslali opravené hlásenia. Dvakrát naše účtovné oddelenie zistilo chyby vo výpočtoch, ako aj v tom, že výdavky pobočky boli realizované pod nesprávnymi položkami, na ktoré sa to malo robiť. Ak by sa tieto chyby neodstránili včas, mohlo by to viesť k problémom s platením daní. Naši špecialisti tiež upozornili na skutočnosť, že termíny sú neustále porušované predkladanie správ o výdavkoch na pohostinstvo. Hlavná účtovníčka pobočky bola s nami dvakrát na služobnej ceste, riešili sme chyby pobočky, no situácia sa veľmi nezmenila. Vedúci administratívno-ekonomickej služby Polozov R.A. sa tiež sťažoval, že v Perme boli nejaké problémy s nákladmi na dopravu. Faktom je, že najprv sa mu predložia výkazy o nákladoch na dopravu a potom podá účtovnému oddeleniu konsolidovaný výkaz za všetky pobočky. Vzhľadom na to všetko si myslím, že je potrebné zorganizovať a vykonať audit finančnej a hospodárskej činnosti pobočky v Perme, aby v budúcnosti neboli problémy.

vedúci: Kto by mal byť podľa vás zaradený do komisie a koľko času bude trvať kontrola na mieste?

Medvedev V.V. Myslím si, že sú potrební traja ľudia: jeden na účtovníctvo, ďalší na finančné oddelenie a tretí na administratívne a ekonomické služby a oddelenie logistiky. Predtým sme diskutovali s vedúcimi oddelení, kto by mohol ísť, preto navrhujem troch ľudí: zástupcu. hlavný účtovník Somov S.S., audítor Yastrebova A.A. a popredný inžinier Sokolov B.B. Overenie je možné vykonať do 3-5 dní.

Poďme analyzovať text hlavného prejavu podľa predchádzajúcej schémy:

	1) Finančné oddelenie a účtovné oddelenie materskej spoločnosti 2) Pobočka v Perm
Čo robí (robil)?	1) (Pobočka v meste Perm) podáva hlásenia s chybami, míňa výdavky na nesprávne položky, pre ktoré by to malo byť vykonané, porušuje termíny predkladanie správ o výdavkoch na pohostinstvo. 2) (Finančné oddelenie a účtovné oddelenie materskej spoločnosti) analyzovali pochybenia s hlavným účtovníkom pobočky. 3) (Finančné oddelenie a účtovné oddelenie materskej spoločnosti) navrhujú zorganizovať a vykonať kontrolu finančnej a hospodárskej činnosti pobočky v Perme vyslaním troch zamestnancov organizácie.
	Počas tohto roka
	Žiadne pozitívne výsledky

A v tomto prípade vidíme, že informácie o druhom pláne zostávajú v texte. V prvom rade ide o zmienku o vedúcej administratívno-ekonomickej služby Polozov R.A., ktorý sa tiež sťažoval, že pobočka má nejaké problémy s nákladmi na dopravu. Túto informáciu zaraďujeme ako sekundárnu, pretože hlásenia o nákladoch na dopravu boli najprv predložené vedúcemu administratívneho útvaru na vypracovanie konsolidovanej správy. Keďže vykazovanie dopravných nákladov je v súčasnosti odlišné, tieto informácie majú pri hodnotení súčasnej situácie len malý význam.

Sekundárna informácia by mala obsahovať aj zmienku, že pobočka sama zistila chyby dvakrát a dvakrát - účtovné oddelenie vedúcej organizácie. Zjednodušene sa dá povedať, že chyby sa našli opakovane.

Stručné protokoly neodrážajú otázky položené rečníkovi. Ak je však v odpovedi na otázku významný údaj, zaznamená sa do zápisnice z prejavu. Vo vyššie uvedenom príklade ide o informáciu o tom, kto je navrhnutý na zaradenie do komisie.

Na základe prijatých odpovedí môžeme vyhotoviť protokolárny záznam prejavu:

POČÚVANÉ:

Medvedev V.V.

Pobočka v Perme počas tohto roka opakovane podávala hlásenia s chybami, účtovala výdavky v nesprávnych položkách, pri ktorých sa to malo robiť a podávala hlásenia o výdavkoch na pohostenie s nedodržaním termínov. Napriek analýze chýb s hlavným účtovníkom pobočky sa situácia nezmenila. Považuje za potrebné vykonať kontrolu finančnej a hospodárskej činnosti pobočky, vrátane v komisii poslanca. hlavný účtovník Somov S.S., audítor Yastrebova A.A. a popredný inžinier Sokolov B.B.

Ak sa počas diskusie o probléme rozhodne o vykonaní auditu, rozhodnutie by malo byť formulované v protokole takto:

ROZHODNUTÉ:

Vypracovať návrh nariadenia o zriadení komisie na kontrolu finančnej a hospodárskej činnosti pobočky v Perme, dohodnúť termín kontroly s riaditeľom pobočky v Perme.

Zodpovedný exekútor - Medvedev V.V.

Termín – (dátum)

V.F. Yankova,
cand. ist. vedy, námestník Riaditeľ VNIIDAD

Úvod.

Dokumentácia riadiacich činností pokrýva všetky procesy súvisiace so zaznamenávaním (fixovaním) na rôznych médiách a spracovaním informácií potrebných na realizáciu riadiacich činností podľa stanovených pravidiel. Dokumentácia sa vykonáva v prirodzenom jazyku (ručne písané dokumenty, dokumenty písané na stroji vrátane telegramov, telefónnych správ, strojopisov), ako aj v umelých jazykoch pomocou nových médií (dierne štítky, dierne pásky, magnetické pásky, karty, diskety atď.) "

Zloženie riadiacich dokumentov je určené kompetenciou a funkciami organizácie, postupom pri riešení problémov, objemom a povahou vzťahov s inými organizáciami a je pevne stanovené vo vysvedčení. Jednota pravidiel dokumentovania riadiacich úkonov na všetkých úrovniach riadenia je zabezpečená využívaním Štátneho systému riadenia dokumentácie (GSDOU) a jednotných systémov dokumentácie (UDS).

Jednotné dokumentačné systémy sú súborom vzájomne prepojených dokumentov vytvorených podľa jednotných pravidiel a požiadaviek, ktoré obsahujú informácie potrebné pre riadenie v konkrétnej oblasti činnosti. DDD sú určené na použitie ako s pomocou výpočtovej techniky, tak aj s tradičnými metódami spracovania informácií.

Riadiace dokumenty, pokiaľ ide o názov, formu a zloženie podrobností, musia byť v súlade s DDD, požiadavkami Štátnych noriem pre dokumenty a predpisy, nariadeniami (charatúrami) o organizácii a inými regulačnými dokumentmi obsahujúcimi pravidlá pre dokumentáciu.

Účelom tohto testu je poskytnúť koncept protokolu, odrážať pravidlá jeho návrhu a tiež ukázať, aké sú formy protokolov.

1. Pojem protokolu a jeho účel.

V rade riadiacich dokumentov majú osobitné miesto protokoly. Sú súčasťou jednotného systému organizačnej a administratívnej dokumentácie.

Zápisnica - dokument, ktorý upravuje priebeh diskusie o problémoch a rozhodovania na stretnutiach, stretnutiach, zasadnutiach, konferenciách

Je potrebné mať na pamäti, že v činnosti organizácií a podnikov sa často vypracúvajú dokumenty nazývané „protokoly“, ktoré však nespadajú pod vyššie uvedenú definíciu. Takže v oblasti zmluvných vzťahov sa vypracúvajú protokoly o zámere, protokoly o nezhodách, protokoly o schválení; medzi hlavné dokumenty valného zhromaždenia akcionárov legislatíva menuje zápisnice sčítacej komisie a pod. Takéto typy protokolov sú svojím účelom podobné aktom: zaznamenávajú a potvrdzujú skutočnosti alebo udalosti.

Protokoly sa vypracúvajú v každej organizácii, kde sú dočasné alebo stále kolegiálne orgány, komisie atď. Formou ich činnosti je prerokovanie aktuálnych problémov na poradách či poradách a spoločné rozhodovanie, často hlasovaním.

S nástupom akciových spoločností u nás sa pozornosť tomuto druhu dokladov zvýšila. Najvyššie riadiace orgány akciovej spoločnosti sú kolegiálne a protokoly o ich činnosti sa stávajú jedným z najdôležitejších riadiacich dokumentov. Hovoríme o zápisniciach z valných zhromaždení akcionárov, zo zasadnutí predstavenstva a predstavenstva. Nie je náhoda, že federálny zákon „o akciových spoločnostiach“ a ďalšie právne akty venujú osobitnú pozornosť obsahu týchto dokumentov.

2. Pravidlá pre evidenciu protokolov

Zápisnica - dokument obsahujúci dôsledný záznam o prerokovaní otázok a rozhodovaní na zasadnutiach, poradách, poradách a zasadnutiach kolegiálnych orgánov.

Protokol odráža činnosti spoločného rozhodovania kolegiálneho orgánu alebo skupiny zamestnancov. Od zápisníc z rokovaní vytvorených v riadiacej činnosti organizácií treba rozlišovať medzi zápisnicami vyšetrovacích, niektorých správnych orgánov a orgánov verejného poriadku (napríklad protokol inšpektora, protokol o dopravnej nehode a pod.) , ako aj protokoly zmluvného typu (zápisnice o nezhodách, protokoly o prerokovaní nezhôd, protokoly o prerokovaní cien a pod.).

Zasadnutia stálych a dočasných kolektívnych orgánov (rady federálnych výkonných orgánov, schôdze pracovných kolektívov, schôdze akcionárov, schôdze predstavenstiev a pod.) podliehajú povinnému zaznamenávaniu. Zápisnica sa vyhotovuje na základe záznamu o priebehu rokovaní, odpisov, zvukových záznamov a materiálov pripravených na rokovanie (texty správ, vystúpenia, referencie, návrhy rozhodnutí, program rokovania, zoznamy pozvaných a pod.).

Zápisnica odráža všetky názory na posudzované otázky a všetky prijaté rozhodnutia. Zápisnicu vedie tajomník alebo iná určená osoba. Za správnosť zápisov v zápisnici zodpovedá predseda a tajomník vedúci schôdzí. Povinné náležitosti protokolu sú:

· názov spoločnosti;

názov typu dokumentu;

dátum a registračné číslo;

miesto zostavenia alebo uverejnenia;

názov k textu

podpisy.

3. Typy protokolov

Existujú dva typy protokolov: úplný a krátky.

Plný protokol obsahuje záznam všetkých vystúpení na poradách.

Stručný protokol - iba mená rečníkov a krátka poznámka k téme prejavu.

O tom, akú formu protokolu ponechať na stretnutí, rozhoduje vedúci kolegiálneho orgánu alebo vedúci organizácie.

Nadpisom protokolu je názov kolegiálneho orgánu alebo zasadnutia (Zápisnica zo zasadnutia atestačnej komisie ...; zápisnica z rokovania ...).

Text úplného protokolu pozostáva z dvoch častí: úvodnej a hlavnej.

Úvodná časť sa vyhotovuje rovnakým spôsobom v plnom a krátkom znení protokolu. Uvádzajú sa v ňom mená predsedu a tajomníka, mená alebo celkový počet účastníkov schôdze a pozvaných osôb (v prípade veľkého počtu účastníkov sa k ich číslu uvedie poznámka - "Zoznam účastníkov je v prílohe"), agendy.

Mená prítomných sa zapisujú do protokolu, ak ich nie je viac ako 15, - v abecednom poradí s uvedením miesta výkonu práce a funkcie; ak je prítomných viac, vypracuje sa osobitný zoznam. V zápisniciach zo stálych schôdzí a komisií sa stanoviská prítomných neuvádzajú. Súpis prítomných sa vyhotovuje v celej šírke riadku cez jedno riadkovanie.

V tomto prípade sú slová „Predseda“, „Sekretárka“, „Zúčastnil sa“ (bez úvodzoviek) vytlačené naľavo od poľa, oddelené dvoma intervalmi od názvu a od seba navzájom.

Úvodná časť končí programom rokovania. Body programu sú usporiadané podľa stupňa zložitosti, dôležitosti a odhadovaného času diskusie. Otázky sú formulované v nominatívnom prípade, číslované arabskými číslicami a začínajú predložkami „O“, „O“. Neodporúča sa formulovať otázku alebo skupinu otázok slovom „Rôzne“. Spolu s otázkou je uvedené meno rečníka s uvedením jeho pozície.

Slová „Agenda“ sú vycentrované dva alebo tri intervaly od zoznamu účastníkov.

Hlavná časť textu protokolu ku každému bodu programu je zostavená podľa schémy: VYPOČÚVANÉ ... HOVORITÉ ... ROZHODNUTÉ (ROZHODNUTÉ) ...

V časti „HEARD“ v krátkych protokoloch je uvedené meno rečníka (rečníka) a téma jeho prejavu. V plnej forme protokolu sa uvádza priezvisko a iniciály hovoriaceho, obsah jeho správy (správa, informácia, správa). Ak text správy prednáša rečník v písomnej forme, je dovolené po uvedení témy prejavu urobiť poznámku: „text správy je priložený“. V časti „REČNÍCI“ sú v krátkych protokoloch uvedené len mená osôb, ktoré vystúpili v diskusii, v úplných protokoloch sú zaznamenané aj ich vystúpenia vrátane otázok na rečníka. V prípade potreby je za menom rečníka uvedená jeho pozícia. V časti „ROZHODNUTÉ (ROZHODNUTÉ)“ je zaznamenané rozhodnutie, ktoré je formulované stručne, presne, výstižne, aby sa predišlo dvojitému výkladu. Spolu s rozhodnutím je uvedený počet odovzdaných hlasov „za“, „proti“, „zdržali sa hlasovania“, ako aj zoznam osôb, ktoré sa nezúčastnili hlasovania. Rozhodnutie môže obsahovať jednu alebo viac položiek, sú zoradené podľa dôležitosti, každá z nich je očíslovaná.

Pred slovom „HEARD“ sa uvádza číslo v súlade s programom. Slová „HEARD“, „SPEAKED“, „RESOLVED (ROZHODNUTÉ)“ sa píšu od ľavého okraja veľkými písmenami a končia dvojbodkou. Text častí „POČUŤ“, „POVEDAL“, „ROZHODNUTÝ (rozhodnutý)“ je vytlačený s riadkom 1,5 od červenej čiary. Každé priezvisko a iniciály hovoriacich sú vytlačené od nového riadku v nominatívnom páde, záznam prejavu je oddelený od priezviska pomlčkou.

Účastník zasadnutia alebo zasadnutia môže k prijatému rozhodnutiu predložiť nesúhlasné stanovisko, ktoré je uvedené na samostatnom liste a je priložené k zápisnici. Prítomnosť odlišného stanoviska sa zaznamená do zápisnice po zaznamenaní rozhodnutia.

Aj text krátkeho protokolu pozostáva z dvoch častí. V úvodnej časti sú uvedené iniciály a priezviská predsedu (predsedu), ako aj funkcie, iniciály, priezviská osôb prítomných na rokovaní.

Slovo „Attended“ je vytlačené od okraja ľavého okraja, podčiarknuté, na konci slova je umiestnená dvojbodka. Nižšie sú uvedené názvy funkcií, iniciály a priezviská prítomných. Názvy pracovných miest môžu byť všeobecné. Viacriadkové názvy úloh prítomných sú označené s 1 riadkovaním. Zoznam je oddelený od hlavnej časti protokolu plnou čiarou.

Hlavná časť protokolu obsahuje zvažované otázky a rozhodnutia o nich prijaté. Názov otázky je očíslovaný rímskou číslicou a začína sa predložkou "O" ("O"), je vytlačený v strede veľkosťou písma č. 15 a je podčiarknutý o jeden riadok pod posledným riadkom. Pod čiarou sú mená funkcionárov, ktorí vystúpili počas diskusie o tomto probléme. Priezviská sa tlačia s riadkovaním 1. Potom je uvedené rozhodnutie prijaté vo veci.