Program ECM do automatyzacji obiegu dokumentów szef-asystent. Wsparcie złożonych struktur organizacyjnych

Do obowiązków firmy BOSS-Referent należy:

• rozwój produktu o tej samej nazwie - elektronicznego systemu zarządzania dokumentacją BOSS-Referent;
• rozwój sieci partnerskiej;
• doradztwo i wsparcie dla partnerów i użytkowników systemów;
• Edukacja;
• promocja marketingowa produktu.

Sieć partnerska BOSS-Referent

Partnerzy firmy BOSS-Referent świadczą usługi w zakresie wdrożenia systemu elektronicznego zarządzania dokumentami, wsparcia tworzonych rozwiązań, dostosowania systemu do zadań klienta oraz szkoleń użytkowników. Każdemu partnerowi przypisany jest jeden z trzech statusów:

• Komplementariusz – posiada szerokie kompetencje, dużą liczbę certyfikowanych specjalistów oraz doświadczenie w realizacji wielu projektów wdrożeniowych;
• Partner - posiada w kadrze certyfikowanych specjalistów BOSS-Referent przeszkolonych do realizacji projektów wdrożeniowych;
• Sprzedawca - dostarcza EDMS BOSS-Referent.
• Sieć partnerska BOSS-Referent obejmuje niemal wszystkie regiony Rosji, a także Ukrainę i Kazachstan. W zakładce „Partnerzy” na naszej stronie możesz znaleźć partnera w swoim regionie lub wybrać interesującą Cię firmę w katalogu alfabetycznym.

Serwis i wsparcie BOSS-Referent

Obsługa wdrożonych systemów elektronicznego zarządzania dokumentacją BOSS-Referent możliwa jest w wersji podstawowej i rozszerzonej:

• Wsparcie gwarancyjne (podstawowe) zapewnia producent, firma BOSS-Referent.
• Rozszerzone wsparcie techniczne zapewniają partnerzy BOSS-Referent.
• Szkolenia BOSS-Referent

Firma BOSS-Referent prowadzi szkolenia w Moskwie na następujących kursach:

• „Metodologia wdrażania EDMS BOSS-Referent”
• „Podstawy administracji EDMS BOSS – Referent”
• Szkolenie specjalistów od partnerów firmy BOSS-Referent w ramach programu partnerskiego jest bezpłatne.

Fabuła

W styczniu 2012 roku okazało się, że w grupie IT struktura zarządzania praktyką ECM (zarządzanie treścią przedsiębiorstwa, przechowywanie informacji korporacyjnych, w tym zarządzanie dokumentami elektronicznymi, EDMS) uległa poważnym zmianom.

W grudniu 2011 roku pojawiła się spółka w 100% zależna od spółki zarządzającej grupą Business Logic 2.0, która oprócz wdrożenia ECM będzie angażować się w nowy kierunek dla grupy - systemy zarządzania procesami biznesowymi (BPM).

Do tego momentu praktykę ECM reprezentował długo istniejący deweloper EDMS „Boss-Referent” i utworzony w kwietniu 2011 roku „IT Information Management”, który wdraża podobne oprogramowanie. Przed utworzeniem Information Management jako odrębnej firmy, wdrożenie reprezentował dział integratorów.

Kierunek jest ważny dla grupy. Jak mówi CNews Tagir Yapparov, prezes zarządu IT, w ciągu ostatniego roku działalność ECM przyniosła około 500 milionów rubli. przychód. Z całkowitym dochodem za 2010 rok, według rankingu „CNews100: Największe rosyjskie firmy informatyczne”, 4,7 miliarda rubli. Jeśli chodzi o liczbę pracowników, według nowej dyrektor generalnej „Business Logic” i „Boss Referent” Marii Kamennovej, obecnie na tym kierunku pracuje około 230 osób, z czego około 180 pracowników jest w trakcie wdrażania. Na koniec 2010 roku, według rankingu CNews, w grupie IT pracowało łącznie 1550 osób.

Przed przybyciem Kompanii Kamiennej podlegali różnym osobom. Firma wdrażająca - Georgy Podbutsky, który pozostał w Business Logic na stanowisku zastępcy dyrektora odpowiedzialnego za ECM. Deweloperami kierował Andrey Grib, który obecnie odchodzi z IT. Yapparov swoje odejście tłumaczy faktem, że „nie wszyscy menedżerowie zintegrowali się z nową strukturą matrycową, która przewiduje większe delegowanie odpowiedzialności”.

Z prawnego punktu widzenia Boss Referent pozostała organizacją niezależną od Business Logic, która jest również w całości własnością spółki zarządzającej grupą, mówi Yapparov. Jednakże źródło CNews w grupie jest przekonane, że mówimy o całkowitym ponownym przypisaniu rozwoju EDMS wdrożeniowcom. „Sprawa nie ograniczała się do odejścia Griba, ludzie z firmy wdrażającej doszli także na inne stanowiska kierownicze w Boss-Referent” – mówi. - Od dawna istniała normalna, wewnętrzna rywalizacja biznesowa pomiędzy strukturami, pojawiały się też wzajemne oskarżenia o niepowodzenia. Na przestrzeni ostatnich kilku lat w zakresie realizacji zmieniło się kilku dyrektorów. Teraz „Boss Referent” stał się całkowicie zależny od realizatorów.”

Pomimo zmiany kierunku Tagir Yapparov zamierza co roku podwajać przychody ze swojej pracy, tj. W tym roku powinna sięgnąć miliarda rubli. Dzisiaj została podpisana umowa pomiędzy Business Logic a niemieckim deweloperem BPM Metasonic. Nadal istnieją plany obsługi wieloplatformowego „Boss Referent”: Lotus, Microsoft Sharepoint, FileNet, JBOSS, wersje mobilne dla iOS i Androida. Według anonimowego rozmówcy CNews, w trakcie reorganizacji ze spółki odeszło wielu programistów i do realizacji tych planów trzeba będzie zatrudnić nowych. Niedawno IT ogłosiło staż w obszarze ECM.

System dokumentacji zarządczej BOSS-Referent to pakiet oprogramowania, który pozwala organizacjom tworzyć efektywne systemy elektronicznego zarządzania dokumentacją i automatyzacji biura, a tym samym zapewnić znaczny wzrost efektywności struktur zarządczych. W szczególności stworzenie takich systemów w organizacji pozwala na:

Zwiększ szybkość podejmowania decyzji i ich jakość

Wzmocnienie kontroli dyscypliny wydajności

Zwiększ możliwości zarządzania organizacją

Zwiększ produktywność poszczególnych pracowników, grup roboczych i organizacji jako całości.

System BOSS-Referent ma dużą liczbę wdrożeń i jest przeznaczony dla przedsiębiorstw różnej wielkości i formy własności:

• Duże przedsiębiorstwa handlowe i holdingi
• Władze federalne
• Organy samorządu terytorialnego i inne przedsiębiorstwa państwowe
• Przedsiębiorstwa rozproszone geograficznie
• Firmy o złożonej strukturze organizacyjnej
• Firmy o dużym wolumenie przepływu dokumentów
• Małe, szybko rozwijające się firmy.

Z funkcjonalności systemu BOSS-Referent mogą korzystać zarówno menedżerowie, jak i szefowie działów, specjaliści IT, urzędnicy, kadra kierownicza, sekretarki i inni pracownicy przedsiębiorstw, dzięki szerokiej gamie zautomatyzowanych procesów biznesowych:

• Praca z dokumentami wewnętrznymi organizacji
• Przetwarzanie dokumentów przychodzących i wychodzących
• Zarządzanie kontaktami zewnętrznymi
• Praca z umowami organizacyjnymi
• Organizacja kanałów informacyjnych i konferencji
• Prowadzenie katalogu organizacyjnego w formie elektronicznej
• Wsparcie inżynieryjne obiektów biznesowych organizacji
• Organizacja i planowanie wydarzeń.

Elektroniczny system zarządzania dokumentacją zbudowany w oparciu o system zarządzania dokumentacją BOSS-Referent można umownie przedstawić jako zbiór kilku warstw.

• Sprzęt: serwery, klienckie stacje robocze, sieci lokalne, modemy, drukarki, skanery, zasilacze bezprzerwowe i inny sprzęt techniczny.
• System operacyjny: sieciowy system operacyjny Windows, Linux, inne i protokoły transportowe, które łączą cały sprzęt w jeden kompleks.
• Lotus Notes/Domino to platforma oprogramowania aplikacyjnego będąca dodatkiem do sieciowego systemu operacyjnego i zawierająca narzędzia do przechowywania dokumentów, replikacji danych (synchronizacji), wyszukiwania pełnotekstowego, poczty e-mail i innych ważnych mechanizmów.
• BOSS-Referent - moduły oprogramowania powiązane ze sobą aplikacjami, które pracują w środowisku Lotus Notes/Domino i wspierają procesy biznesowe związane z zarządzaniem i częściowo funkcjonalnym obiegiem dokumentów.
• Wsparcie organizacyjne i regulacyjne: regulaminy, zasady działania, instrukcje dla użytkowników i administratorów systemów, itp.

BOSS-Referent zawiera zestaw wzajemnie połączonych podsystemów zaprojektowanych w celu stworzenia elektronicznego systemu zarządzania dokumentami i automatyzacji biura:

• Słowniki ogólnosystemowe
  • Katalog organizacji
  • Słowniki
  • Odbiorcy zewnętrzni
• Usługi ogólnosystemowe
  • Koordynacja
  • Zamówienia
  • Przełącznik
  • Szablony
  • Rejestrator
  • Gabinet
  • System wyszukiwania
  • Bufor
  • Elektroniczne przechowywanie obrazu
  • Protokół
• Podsystemy funkcjonalne
  • Biuro
  • Dokumentacja
  • Notatki biurowe
  • Kontakty zewnętrzne
  • Kontrola kontraktów
  • Wsparcie techniczne
  • Konferencje
  • Aktualności

Duży wkład w wygodę i szybkość wdrożenia BOSS-Referent ma dobrze skonstruowana architektura systemu, która opiera się na otwartości i modułowości.
Modularność zapewnia wyspecjalizowana baza danych „Switch”, która pełni funkcję „Centrum Kontroli” całego SDOU BOSS-Referent. Ten niezależny, kompletny funkcjonalnie moduł zawiera informacje o aktualnej konfiguracji systemu oraz niezbędny kod programu do organizowania interakcji pomiędzy bazami danych. Wszystkie bazy danych są automatycznie rejestrowane w przełączniku podczas instalacji.
Drugą ważną funkcją realizowaną przez bazę danych Switch jest konfiguracja stacji roboczych użytkowników. Przez konfigurację rozumie się zbiór systemowych baz danych zarejestrowanych w osobnym przełączniku i niezbędnych do pracy użytkowników z różnych działów firmy. Wdrożenie EDMS w kilku konfiguracjach pozwala każdemu pracownikowi pracować wyłącznie z własnymi bazami danych. Za pomocą przełącznika można tworzyć nieograniczoną liczbę konfiguracji o różnym stopniu złożoności, całkowicie powtarzając dotychczasowy schemat obiegu dokumentów w przedsiębiorstwie. Przełącznik szybko podłącza dodatkowe moduły do ​​systemu, a także porusza się po bazach danych.
BOSS Referent jest otwarty dla programistów. Dowolna baza danych BOSS-Referent może zostać zmieniona przez programistów klienta. Ponadto do BOSS-Referent SDOU można dodać zastrzeżoną bazę danych, z zastrzeżeniem określonych zasad i umów.
Nowe bazy danych, formularze, widoki, agenty i elementy projektu można tworzyć w systemie przy użyciu standardowych narzędzi programistycznych Lotus Domino Designer. Oprócz wbudowanych narzędzi programistycznych firma IT Co. udostępnia Klientowi specjalny zestaw narzędzi deweloperskich - Toolkit, który pozwala na szybkie tworzenie własnych baz danych i integrację ich z BOSS-Referent bez naruszania integralności systemu, a także jak zmienić dowolny moduł jego środowiska informacyjnego.

O wszystkich zmianach w wersji 2.56.1 przeczytacie szczegółowo tutaj.

3 Moduł funkcjonalny „Biuro” Pełny cykl pracy z korespondencją przychodzącą i wychodzącą: Korzystanie z szablonów kart dokumentów Rejestracja korespondencji Wysyłanie dokumentów do rozpatrzenia, wprowadzanie uchwał Tworzenie arkuszy zapoznawczych Monitorowanie lokalizacji oryginału dokumentu papierowego Wykonanie, zapoznanie, przesłanie „do use” ​​Skanowanie dokumentów i przetwarzanie dokumentów otrzymanych poprzez i z serwera faksowego Rezerwacja numerów dla dokumentów wychodzących Obsługa scentralizowanych, zdecentralizowanych i mieszanych form obiegu dokumentów

4 Utwórz RC dla dokumentu przychodzącego, utwórz nowego kontrahenta z karty dokumentu, sprawdź dokument pod kątem ponownej rejestracji, wskaż dziennik rejestracji tego typu dokumentu, wskaż termin płatności i przychodzącą uchwałę 1) wydrukuj naklejkę lub kartę za pomocą kod kreskowy 2) załącz zeskanowany obraz dokumentu: z dysku lokalnego ze skanera (zwykły lub skan z kodem kreskowym)

5 Rejestracja Obsługa skomplikowanych numerów rejestracyjnych. Konfigurowanie szablonów numeracji dla wszystkich typów dokumentów. Możliwość zastosowania kilku formatów dla jednego licznika. Na dokumencie umieszcza się stempel rejestracyjny, numer i kod kreskowy. Istnieje możliwość skorzystania z uproszczonej wyprawy RC.

6 Przegląd Możliwość przeglądania dokumentu przez kilku pracowników. Możliwość korzystania ze standardowych tras dla dokumentów przychodzących. Możliwość tworzenia projektów uchwał oraz korzystania ze wzorów uchwał objęcie kontrolą dokumentu poprzez określenie rodzaju kontroli wybór kontrolera lub jednostki sterującej ręczne dodanie paragrafu uchwały lub przeglądanie/edycja wcześniej utworzonego projektu uchwały z szablonu

7 Ustęp uchwały Wskazany jest odpowiedzialny wykonawca i współwykonawcy, przedmiot, termin i osoba kontrolująca. Dla punktów kontrolnych uchwały tworzone są instrukcje, natomiast dla punktów niebędących punktami kontrolnymi dokument kierowany jest do przeglądu. zapisz przelew oryginału utwórz zlecenie z okresową kontrolą

8 Instrukcje Wykonawca otrzymuje powiadomienie o otrzymaniu dyspozycji do wykonania. Autor i administrator zlecenia może: skorygować termin realizacji, zmienić wykonawców, odwołać dyspozycje Autor, administrator i wykonawcy otrzymują powiadomienia o przekroczeniu terminów realizacji.

9 Realizacja zleceń Wykonawca zlecenia może: utworzyć na podstawie swojego zamówienia (łańcuch zleceń) nowe zlecenie (łańcuch zleceń), jeśli zajdzie taka potrzeba, wprowadzić raport z realizacji dla współwykonawców poprzez utworzenie nowego dokumentu, pobranie raportu ze zlecenia zlecenia współwykonawcy lub zlecenia podrzędnego, umieszczenie załącznika, linku do wcześniej przygotowanego dokumentu, jedynie komentarz dotyczący realizacji, zamieszczenie raportu z realizacji zamówienia

10 Kontrola wykonania Autor i administrator zlecenia może zatwierdzić zlecenie lub zwrócić je do sprawdzenia. Kontrola dyscypliny wydajnościowej: raporty dotyczące dyscypliny wydajnościowej (generator raportów ReportsMan). zlecenie zostało zrealizowane zlecenie jest przeterminowane zlecenie jest w trakcie realizacji kontroler może zatwierdzić zlecenie bezpośrednio na karcie dokumentu

12 Przygotowanie wysyłki wychodzącej 1. Wypełnij pola karty, wymagane pola są oznaczone ikoną, niektóre pola można wypełnić domyślnie, wartość wpisuje się bezpośrednio w polu, istnieje możliwość wypełnienia pól Republiki Kazachstanu bez użycia myszki, zmiana danych rejestracyjnych możliwa jest już na etapie rejestracji

13 Przygotowanie wychodzącej 2. Umieść dokument, wpisz tekst w polu „Treść”, dodaj załącznik z dysku lokalnego z bazy danych. Szablony ze skanera. Załącznik można wcześniej dołączyć do szablonu karty. Rozmiar załącznika może ograniczyć administrator systemu.

15 Przygotowanie wyjazdu 3. Utwórz trasę zmieniając istniejącą trasę Trasę można ustawić: 1) „na sztywno” – nie można zmieniać osób zatwierdzających i kolejności zatwierdzania 2) „elastycznie” – można usuwać i dodawać osoby zatwierdzające 3) można możesz dodać nowe, ale nie możesz usunąć domyślnych. Parametry są konfigurowane dla każdego etapu zatwierdzania.

21 Zatwierdzenie dokumentu Zatwierdzenie dodatkowe i delegacja dodatkowa. zatwierdzenie – dodatkowa gałąź zatwierdzenia. Dokument zawiera wizę osoby głównej zatwierdzającej, niezależnie od decyzji osoby dodatkowej. koordynowanie Delegacja – dokument zawiera wizę pracownika, któremu oddelegowano tę zgodę.

28 Moduł „Apelacje obywateli” Pełny cykl rozpatrywania odwołań ustnych i pisemnych: Rejestracja odwołania Przegląd Tworzenie uchwał, wykonanie Przygotowanie i zatwierdzenie odpowiedzi na odwołanie Tworzenie powiązanych wniosków do organizacji zewnętrznych Rejestracja odpowiedzi na wnioski organizacji zewnętrznych

30 Autorzy odwołań Współpraca z autorami odwołań: Możliwość podłączenia katalogu „Klasyfikator adresów Rosji” (KLADR) Pełna informacja o autorze: imię i nazwisko, adres, miejsce pracy, status społeczny, świadczenia itp. EDMS BOSS-Referent posiada certyfikat FSTEC wymagany do certyfikacji w klasie ochrony danych osobowych na poziomach 2-4.

31 Wsparcie procesów decyzyjnych Rodzaje dokumentów przetwarzanych w procesie decyzyjnym: W systemie BOSS-Referent część dokumentacyjna procesu decyzyjnego jest zautomatyzowana. Wniosek ORD Memorandum wewnętrzne Umowa Projekt dokumentu wychodzącego Procesy biznesowe w module „Podejmowanie decyzji” realizowane są z wykorzystaniem standardowych procesów decyzyjnych.

32 Moduł funkcjonalny „Podejmowanie decyzji” W bazie danych Podejmowanie decyzji odbywa się: Tworzenie trasy dokumentów Zmiana trasy „w locie” Kontrola ruchu dokumentów Rejestracja dokumentów (w tym rejestracja automatyczna) Rezerwacja numerów do umów, zleceń operacyjnych i projekty dokumentów wychodzących Wsparcie pracy z arkuszami zatwierdzeń, zapoznawanie się i dystrybucja Tworzenie zamówień dokumentów i kontrola ich wykonania 37 Usługa powiadamiania Użytkownik jest informowany o wszystkich zdarzeniach w systemie, a także o czynnościach, które należy wykonać w systemie, poprzez powiadomienia, które przychodzą: Powiadomienia dzielą się na: Zadania Wiadomości informacyjne w bazie danych Gabinet (wyświetlane w Dzienniku na stronie startowej) do skrzynki pocztowej Lotus Notes lub innego systemu pocztowego

Arabski Bułgarski Chiński Chorwacki Czeski Duński Holenderski Angielski Estoński Fiński Francuski Niemiecki Grecki Hebrajski Hindi Węgierski Islandzki Indonezyjski Włoski Japoński Koreański Łotewski Litewski Madagaskar Norweski Perski Polski Portugalski Rumuński Rosyjski Serbski Słowacki Słoweński Hiszpański Szwedzki Tajski Turecki Wietnamski

definicja - BOSS-Referent BOSS-ReferentMateriał z Wikipedii - wolnej encyklopedii

System BOSS-Referent przeznaczony jest do automatyzacji zarządzania obiegiem dokumentów i pracą biurową. Utworzony w 1996 roku, dziś EDMS BOSS-Referent jest jednym z liderów na rosyjskim rynku rozwiązań klasy ECM (Enterprise Content Management). Spośród wszystkich stacji roboczych EDMS zainstalowanych w 2008 roku 25%, czyli co 4-ta, zostało wdrożonych w systemie BOSS-Referent (wg przeglądu rynku EDMS opublikowanego przez DSS Consulting).

Największy EDMS w Rosji zbudowany jest na platformie BOSS-Referent w Federalnej Służbie Podatkowej Federacji Rosyjskiej (FTS) - ponad 85 000 użytkowników, a w firmie MTS - system zrzesza ponad 25 000 pracowników.

Dla kogo przeznaczony jest EDMS BOSS-Referent?

Użytkownikami elektronicznego systemu zarządzania dokumentami BOSS-Referent są władze federalne i regionalne, przedsiębiorstwa państwowe unitarne, spółki prawa handlowego, w tym zarówno holdingi o dużej strukturze branżowej, jak i małe organizacje.

Automatyzacja zarządzania dokumentami przy pomocy BOSS-Referent prowadzi do wzrostu produktywności pracowników, łatwiejszego dostępu do informacji przy podejmowaniu decyzji zarządczych, poprawy dyscypliny pracy, a w konsekwencji ogólnego wzrostu jakości zarządzania.

Jakie zadania zarządcze pomaga EDMS BOSS-Referent?

• organizować efektywną pracę na podstawie umów;
• sprawić, aby wewnętrzny obieg dokumentów korporacyjnych był jak najbardziej bezpapierowy;
• zautomatyzować obieg dokumentów władz federalnych lub regionalnych;
• zapewnić wysoką jakość kontroli wykonywania poleceń menedżerów;
• zwiększyć efektywność przetwarzania wniosków;
• wdrożyć obieg dokumentów projektowych i możliwość pracy zespołowej;
• ustanowić zarządzanie dokumentacją w ramach systemu zarządzania jakością.

Jakie efekty daje wdrożenie EDMS BOSS-Referent?

W władzach:

• poprawa jakości usług publicznych;
• poprawa dyscypliny wykonawczej, zwiększenie sterowalności;
• zwiększenie przejrzystości i otwartości działań;
• zmniejszenie kosztów wspomagania pracy organów rządowych;
• stworzenie podstaw dla kompleksowego systemu informacyjnego jakim jest „administracja elektroniczna” (międzyresortowy obieg dokumentów, EAR, archiwa, portale usług rządowych).

Dla firm handlowych:

• zwiększona sterowność;
• szybka reakcja na zmiany;
• zwiększenie konkurencyjności firmy na rynku.

Okres zwrotu inwestycji w system wynosi od sześciu miesięcy do 2 lat.

Zautomatyzowane procesy

System BOSS-Referent przeznaczony jest do automatyzacji procesów obiegu dokumentów i zarządzania.

W systemie dostępna jest funkcjonalność pozwalająca na realizację:

Wsparcie procesów zatwierdzania

• umożliwia wykorzystanie standardowych i tworzenie procesów specjalistycznych;
• przewiduje możliwość zmiany listy osób zatwierdzających, rodzaju i terminu zatwierdzenia;
• pozwala kontrolować proces zatwierdzania;
• dostarcza informacji o wersjach dokumentów i historii zatwierdzeń.

Kontrola realizacji zamówień

• zapewnia rozliczanie wszystkich wydanych zamówień;
• pozwala monitorować terminowość realizacji zleceń i obciążenie pracą specjalistów;
• generuje statystyki dotyczące realizacji zamówień i przetwarzania dokumentów.

Praca z korespondencją przychodzącą i wychodzącą

• zapewnia rejestrację otrzymywanej korespondencji różnego rodzaju;
• obsługuje numery rejestracyjne o dowolnej złożoności;
• umożliwia łączenie dokumentów ze sobą;
• umożliwia nakładanie uchwał i przygotowywanie projektów uchwał;
• zapewnia funkcjonowanie kilku urzędów w ramach jednej przestrzeni informacyjnej.

Więcej szczegółów na temat możliwości systemu można znaleźć na stronie producenta.

Zalety

EDMS BOSS-Referent posiada szereg unikalnych zalet komercyjnych i technologicznych, które zapewniają systemowi wiodącą pozycję na rosyjskim rynku rozwiązań do zarządzania dokumentacją.

System zaspokaja potrzeby zarówno dużych, jak i małych organizacji dowolnej branży i pozwala organom administracji rządowej tworzyć złożone systemy informatyczne obejmujące EAR, portale, obieg dokumentów istotnych prawnie, czy archiwum.

O zaletach BOSS-Referent EDMS decydują szerokie możliwości platformy IBM Lotus, zaawansowana technologicznie architektura i bogate doświadczenie wdrożeniowe. Można wyróżnić następujące zalety rozwiązania:

Przyjazny dla użytkownika interfejs

EDMS BOSS-Referent ma na celu poprawę efektywności całej organizacji, a w szczególności jej pracowników. Istotnym czynnikiem wpływającym na to, jak szybko pracownicy zaangażują się w pracę z nową aplikacją i jak szybko zostaną zaimplementowane standardowe operacje w elektronicznym systemie zarządzania dokumentami, jest tzw. usability, czyli interfejs użytkownika nastawiony na zapewnienie użytkownikowi maksymalnej wygody psychologicznej i estetycznej. do pracy z aplikacją. BOSS-Referent jest wygodny i łatwy w użyciu

Interfejs systemu BOSS-Referent jest obecnie intuicyjny dla zwykłych użytkowników i jeden z najwygodniejszych w obsłudze wśród podobnych systemów.

„Codziennie” i „Posiadacz karty”

Począwszy od wersji 3.2.1 w systemie zaimplementowano stronę startową, na której znajdują się przedmioty stale wykorzystywane w pracy – dziennik oraz wizytownik.

Koncepcyjnie strona początkowa jest indywidualną zautomatyzowaną stacją roboczą (AWS). Oznacza to, że każdy użytkownik może skonfigurować elementy strony tak, aby praca była dla niego wygodna, a główne narzędzia systemu były zawsze pod ręką.

Tylko te informacje, których potrzebujesz

Interfejs systemu BOSS-Referent został zaprojektowany tak, aby różne grupy użytkowników mogły pracować szybciej i z większą wygodą: otrzymują tylko potrzebne im narzędzia i dane.

Użytkowników można podzielić na następujące grupy ze względu na zadania, jakie muszą rozwiązać podczas pracy z systemem:

• wykonawcy - wypełniają karty dokumentów, wysyłają dokumenty do zatwierdzenia i podpisania, monitorują postęp dokumentów, raportują na polecenie kierownictwa;
• menedżerowie - podejmują decyzje dotyczące dokumentów (koordynują i podpisują dokumenty), monitorują realizację instrukcji;
• Urzędnicy - przyjmują, rejestrują, wysyłają dokumenty, monitorują dyscyplinę wykonania.

Dla każdej grupy użytkowników interfejs nawet tego samego dokumentu będzie inny.

Pełny dostęp do sieci

BOSS-Referent posiada w pełni funkcjonalną wersję internetową, która obsługuje wszystkie funkcje użytkownika. Dzięki temu dzięki EDMS BOSS-Referent możliwa jest pełnoprawna praca użytkownika zarówno w kliencie Lotus Notes, jak i poprzez przeglądarkę internetową.

Przyjazność dla użytkownika

Praca z BOSS-Referent EDMS w Internecie praktycznie nie różni się od pracy w kliencie Lotus Notes.

Interfejs obu wersji jest identyczny – narzędzia, karty dokumentów i zasady poruszania się po systemie są takie same. Jeśli użytkownik pracuje z obiema wersjami, np. w biurze do dostępu wykorzystuje klienta Lotus, a do dostępu z domu używa przeglądarki internetowej, to nie będzie musiał poznawać zasad pracy z każdą wersją - są one identyczne dla obu wersji.

Kiedy warto skorzystać z dostępu internetowego do systemu?

Bardziej poprawne byłoby, gdyby organizacja współpracowała z BOSS Referent za pośrednictwem interfejsu internetowego pod następującymi warunkami:

• gdy organizacja przyjęła jako standard korporacyjny klienta poczty elektronicznej innego niż Lotus, z pewnością nie jest wskazana jego wymiana, a pracę z dokumentami można realizować poprzez internetową wersję systemu;
• gdy znaczną część użytkowników EDMS stanowią użytkownicy mobilni, dla których wygodniejszy jest dostęp do systemu z dowolnego miejsca wyposażonego w dostęp do Internetu;
• czy polityka informatyczna organizacji zakłada, gdzie tylko jest to możliwe, korzystanie z aplikacji dostępnych za pośrednictwem interfejsu internetowego;
• jeśli organizacja posiada bardzo dużą liczbę użytkowników w odległych geograficznie biurach, zastosowanie wersji webowej pozwala na przyspieszenie wdrożenia EDMS i obniżenie kosztów projektu.

Właściwości techniczne

Do skonfigurowania dostępu sieciowego do systemu BOSS-Referent nie jest potrzebny dodatkowy serwer: możliwość pracy użytkowników z wersją webową realizowana jest poprzez dodatkową konfigurację serwera Lotus Domino. Ten sam serwer służy także do obsługi użytkowników pracujących w kliencie Lotus.

Uwierzytelnianie użytkowników systemu podczas pracy w sieci realizowane jest na jeden z trzech sposobów:

• korzystanie z Lotus Domino (jedyna możliwa opcja dla użytkowników łączących pracę przez Internet i grubego klienta);
• poprzez Active Directory (można skorzystać z komponentu Winlogon);
• przy użyciu katalogu kompatybilnego z LDAP.

Powiadomienia docierające do wiadomości e-mail użytkowników podczas pracy w Internecie mają postać łączy HTML (zamiast łączy Lotus używanych podczas pracy w kliencie poczty elektronicznej Lotus).

Aby korzystać z dostępu do Internetu, nie trzeba pobierać elementów ActivX ani apletów Java. Gdy użytkownik ma już możliwość pracy w sieci, po prostu wchodzi na podany przez administratora link, przechodzi uwierzytelnienie, po czym może od razu pracować z pełną wersją systemu.

Szybka automatyzacja procesów

Co jest potrzebne, aby szybko wdrożyć EDMS? Aby to zrobić, należy w krótkim czasie skonfigurować procesy (regulaminy) pracy z dokumentami w systemie.

Dlatego BOSS-Referent zawiera zestaw wstępnie skonfigurowanych procesów do pracy ze standardowymi dokumentami, które należy jedynie dostosować do potrzeb konkretnego klienta. System zawiera także elementy projektowe umożliwiające szybkie zbudowanie z „kostek” procesów przetwarzania specjalistycznych dokumentów (takich jak np. proces zatwierdzania wniosku kredytowego). Pozwala to znacznie skrócić czas wdrożenia i dostosowania systemu do wymagań klienta.

W każdej organizacji obowiązują zasady pracy z dokumentami, które mogą, ale nie muszą, zostać zapisane w formie przepisów (lub przepisów) i należy je wziąć pod uwagę przy automatyzacji biznesu. Rozporządzenie określa, co dzieje się z dokumentem na różnych etapach jego cyklu życia. Wdrażając system automatyzacji zarządzania, regulacje wdrażane są w formie elektronicznych przepisów administracyjnych (ERA). W EDMS BOSS-Referent regulacje elektroniczne nazywane są „procesem decyzyjnym” (na przykład „procesem podejmowania decyzji w sprawie umowy” lub „procesem podejmowania decyzji w sprawie notatki”).

Elementy każdego „procesu decyzyjnego” (przepisy)

„Proces decyzyjny” składa się z karty dokumentu i trasy dokumentu.

Karta dokumentu to konfigurowana przez administratora maska ​​zawierająca atrybuty dokumentu i samego dokumentu w postaci zeskanowanego obrazu elektronicznego lub wersji roboczej dokumentu, na przykład w formacie Microsoft Word.

Trasa dokumentu to sekwencja etapów przetwarzania dokumentu skonfigurowana dla typów dokumentów przez administratora systemu. Trasa może obejmować następujące etapy przetwarzania dokumentu:

• Przygotowanie;
• koordynacja;
• podpisywanie;
• oświadczenie;
• rejestracja;
• wykonanie;
• przenieść do archiwum.

Etap „koordynacji” może składać się z jednego lub kilku etapów. Każdy etap jest tworzony przy użyciu jednego z następujących bloków zatwierdzania:

• równoległy;
• sekwencyjny;
• z przejściami zgodnie z warunkami.

Ustanawianie „procesów decyzyjnych” (przepisy)

Cały obieg dokumentów przetwarzanych przez dowolną organizację można podzielić na dokumenty typowe dla zdecydowanej większości organizacji oraz dokumenty specjalistyczne, zwykle o charakterze produkcyjnym (w bankach – są to wnioski kredytowe, w firmach doradczych – raporty itp.). ).

BOSS-Referent zawiera prekonfigurowane procesy do pracy ze standardowymi dokumentami, a także pozwala na składanie wyspecjalizowanych procesów z wbudowanych w system „kostek” projektanta.

Konfigurowanie standardowych procesów

Podstawowa wersja systemu BOSS-Referent zawiera 5 prekonfigurowanych „Procesów decyzyjnych” dla standardowych dokumentów (wykorzystywanych w zdecydowanej większości organizacji):

• umowy;
• dokumenty organizacyjno-administracyjne;
• projekty dokumentów wychodzących;
• notatki;
• Aplikacje.

Dla tych procesów system BOSS-Referent realizuje standardowe trasy dokumentów i standardowe karty dokumentów. Wbudowane procesy są uniwersalne i administrator może je zmieniać za pomocą prostych ustawień.

Strukturę karty dla dowolnego z 5 standardowych procesów konfiguruje administrator systemu. Niektóre pola można wypełnić domyślnie, inne można wypełnić korzystając z podręczników systemowych.

Trasy dla wstępnie skonfigurowanych procesów są już zdefiniowane w systemie i składają się z opisanych powyżej etapów przetwarzania dokumentów oraz bloków zatwierdzających. Administrator systemu może skonfigurować proces zatwierdzania za pomocą bloków zatwierdzających, a także zdefiniować pracowników zaangażowanych w zatwierdzanie, podpisywanie i zatwierdzanie dokumentów.

Tworzenie procesów niestandardowych

Dla firm korzystających ze specjalistycznych dokumentów (np. wniosków kredytowych) w BOSS-Referent istnieje możliwość szybkiego zaprojektowania niezbędnych specjalistycznych tras i kart dokumentów.

Tworzenie specjalistycznej trasy odbywa się za pomocą Lotus Workflow Architeсt ze standardowych etapów przetwarzania dokumentów i bloków akceptacji wbudowanych w system (opisanych powyżej).

Do tworzenia kart dla specjalistycznych dokumentów zawierających dowolną wymaganą kompozycję pól wykorzystywane są narzędzia Lotus Domino Designer.

Po utworzeniu karty i trasy proces konfiguruje się analogicznie jak w przypadku procesów standardowych.

Optymalny dla środowisk rozproszonych

BOSS-Referent to jedno z najlepszych rozwiązań dostępnych na rynku rosyjskim do organizacji efektywnego obiegu dokumentów w organizacjach o strukturze rozproszonej geograficznie, co potwierdza szereg udanych projektów, m.in.:

• Największy EDMS w Rosji został zbudowany na platformie BOSS-Referent - liczba użytkowników systemu elektronicznego zarządzania dokumentami w Federalnej Służbie Podatkowej Federacji Rosyjskiej (FTS) przekracza 85 000, system został wdrożony w organach terytorialnych Federacji Rosyjskiej Federalna Służba Podatkowa wszystkich podmiotów Federacji Rosyjskiej, system jest obsługiwany przez ponad 350 serwerów;
• Największy EDMS w sektorze komercyjnym powstał na BOSS-Referent w MTS - system jednoczy ponad 25 000 pracowników z oddziałów firmy w Rosji i szeregu krajów WNP w jedną przestrzeń informacyjną, a jego pracę wspiera ponad 100 serwery.

Efektywność elektronicznego systemu zarządzania dokumentacją w środowisku rozproszonym zależy od tego, jak dobrze zorganizowane jest dostarczanie dokumentów do użytkowników znajdujących się w dużej odległości od siebie. Oznacza to, że wszyscy użytkownicy pracujący w EDMS, niezależnie od lokalizacji, muszą mieć dostęp do wszystkich dokumentów niezbędnych do ich pracy. W BOSS-Referent wszystkie funkcje systemu są zaimplementowane tak, aby mogły poprawnie działać w warunkach rozmieszczenia terytorialnego.

Do pracy w środowisku rozproszonym system BOSS-Referent wykorzystuje wszystkie zalety platformy Lotus Domino, a także własny mechanizm transportowy. Za ich pomocą system zapewnia następujące możliwości:

• Wdrażana jest zasada „dokument elektroniczny dostarczany jest tylko tam, gdzie jest on potrzebny użytkownikom”. Oznacza to, że jeśli dokument jest przetwarzany w centrali firmy i jednym z jej oddziałów, to dokument musi znajdować się w tych dwóch lokalizacjach, a nie gdzie indziej;
• Podczas przenoszenia dokumentu (na przykład zatwierdzanego) do innej witryny wszystkie dokumenty towarzyszące są wysyłane wraz z nim;
• Dostawa dokumentów, instrukcji i danych odbywa się w pakiecie i następuje niemal natychmiastowo. W takim przypadku nie ma potrzeby wykonywania skomplikowanych ustawień uprawnień serwera i replikacji;
• Mechanizm transportu BOSS-Referent posiada funkcję gwarantowanego doręczenia przesyłek z dokumentami - w przypadku nie doręczenia paczki w całości system wysyła ją ponownie, a w przypadku braku możliwości doręczenia paczki informuje o tym administratora. Aby poznać przyczyny niepowodzenia dostawy, administrator może skorzystać z narzędzia diagnozującego procesy transportu danych;

Administracja systemem BOSS-Referent pracującym w środowisku rozproszonym jest tak prosta, jak administracja pojedynczą placówką. Jednocześnie możliwa jest administracja zdalnymi biurami z jednego miejsca, na przykład z centrali. W ten sposób system jest aktualizowany do nowej wersji we wszystkich lokalizacjach MTS EDMS z dnia na dzień i jest przeprowadzany przez administratorów z centrali firmy;

• Funkcja wsparcia relokacji użytkowników pozwala rozwiązać problem przenoszenia użytkowników i ich dokumentów z jednej witryny do drugiej. Po przeniesieniu użytkownika np. z oddziału do centrali organizacji, pakiet wszystkich dokumentów, z którymi użytkownik pracował przed przeniesieniem, jest wysyłany jako kopia z serwera oddziału na serwer centrali.

Szybka realizacja

EDMS BOSS-Referent wyróżnia połączenie trzech unikalnych zalet:

• z jednej strony system łączy elementy projektowe, dzięki czemu procesy zarządzania dokumentacją można bardzo szybko zautomatyzować;
• z drugiej strony zachował wszystkie możliwości platformy, które pozwalają dostosować rozwiązanie do dowolnych, konkretnych potrzeb klienta;
• Dodatkowo architektura systemu i metodologia wdrożenia pozwalają na stopniową automatyzację procesów, np. rozpoczęcie konfigurowania przetwarzania umów tak, aby organizacja zaczęła pracować w systemie, a następnie skonfigurowanie innych procesów.

Wystarczą 2 miesiące, aby BOSS-Referent EDMS zaczął działać komercyjnie.

Jest to możliwe dzięki następującym cechom systemu i metodyce wdrożenia:

• Istnieją dokumenty, które są przetwarzane w ten sam sposób w niemal każdej organizacji. Dla 5 typów takich dokumentów w BOSS-Referent utworzono już standardowe procesy. Dzięki temu od razu po zainstalowaniu systemu można rozpocząć pracę ze standardowymi dokumentami, np. umowami.
• Jeśli przy wdrażaniu systemu zaistnieje potrzeba stworzenia procesów przetwarzania specjalistycznych dokumentów, które wykorzystywane są w pracy odrębnej organizacji, można to również zrobić szybko. Proces składa się z elementów procesu już zaimplementowanych w systemie - składa się z „kostek” niczym konstruktor.
• BOSS-Referent posiada w pełni funkcjonalny dostęp do Internetu, co umożliwia użytkownikom pełną pracę zarówno w kliencie Lotus Notes, jak i poprzez przeglądarkę internetową. Jeżeli w strukturze organizacji znajduje się wiele odległych geograficznie oddziałów i oddziałów, wówczas czas realizacji projektu wdrożeniowego można znacznie skrócić poprzez zapewnienie dostępu internetowego do systemu wszystkim użytkownikom oddziałów.
• Metodologia wdrażania BOSS-Referent EDMS została opracowana na przestrzeni lat udanych projektów różnej wielkości i nastawiona jest na realizację projektu w krótkim czasie. Przykładowo przy automatyzacji pracy ze standardowymi dokumentami potrzebny jest 1 miesiąc na sprawdzenie istniejącego obiegu dokumentów w organizacji i przygotowanie się do wdrożenia, drugi miesiąc poświęcony jest na instalację systemu, skonfigurowanie standardowych procesów i przeszkolenie użytkowników. Oznacza to, że po 2 miesiącach organizacja rozpoczyna próbną eksploatację EDMS.

Niezawodność i wydajność

Niezawodność i wydajność systemu BOSS-Referent zapewniają możliwości platformy Lotus Domino: wskaźnik niezawodności działa 24x7, a na jednym serwerze może pracować do 1000 użytkowników.

Niezawodność systemu

Niezawodność BOSS-Referent EDMS w trybie 24x7 osiągana jest poprzez organizację pracy w klastrze oprogramowania Lotus Domino składającym się z dwóch (lub więcej) serwerów. Tożsamość danych na serwerach wchodzących w skład klastra jest utrzymywana poprzez replikacje klastrów Lotus Domino. Korzystanie z klastra Lotus Domino zapewnia:

• odporność na awarie systemu - w przypadku awarii głównego serwera, na którym pracują użytkownicy, są oni automatycznie przełączani na serwery zapasowe;
• rozkład obciążenia na serwerach - użytkownicy są proporcjonalnie rozdzielani na różne serwery, co pomaga poprawić wydajność systemu.

Wydajność systemu

Wysoką wydajność systemu zapewnia szereg rozwiązań technicznych, takich jak:

• dystrybucja obciążenia w klastrze oprogramowania Lotus Domino;
• automatyczne przekazywanie przetworzonych dokumentów do archiwów odpowiednich modułów – po zakończeniu pracy z dokumentami przenoszone są one do archiwów odpowiednich modułów, dostępne są także elastyczne ustawienia automatycznej archiwizacji i wyszukiwania we wszystkich modułach, także zarchiwizowanych;
• przechowywanie kart dokumentów i plików załączników w różnych modułach (w przypadku szczególnie dużych wolumenów plików załączniki można przechowywać w systemie typu „archiwum elektroniczne” - IBM Content Manager lub Saperion), przy czym miejsce przechowywania nie jest oczywiste dla użytkownika, oraz efekt „załącznik jest dołączony do karty” jest dokumentem zachowanym”;
• rozproszony mechanizm transportu, zoptymalizowany pod kątem wolumenu przesyłanych informacji i działający na zasadzie „dokumenty są przechowywane i przesyłane tylko do tych serwerów, gdzie są niezbędne do działania”.

Rozwój rozwiązania

Rozwój elektronicznego systemu zarządzania dokumentacją BOSS-Referent w ramach jednego projektu możliwy jest w dwóch kierunkach:

• wzdłuż ścieżki zwiększania skali systemu;
• na ścieżce rozszerzania funkcjonalności.

Aby zwiększyć skalę systemu przy zachowaniu jednej przestrzeni informacyjnej, BOSS-Referent pozwala na:

• Połącz masowo nowych użytkowników. Możliwości systemu BOSS-Referent zostały przetestowane na projektach budowy największego EDMS w Rosji w Federalnej Służbie Podatkowej (łączna planowana liczba użytkowników powinna przekroczyć 100 tys.) i MTS (system zatrudnia ponad 25 tys. pracowników).
• Połącz nowe lokalizacje (odległe geograficznie oddziały i oddziały organizacji) z ich serwerami. Obecnie pracę EDMS Federalnej Służby Podatkowej i MTS obsługuje ponad 100 serwerów.

BOSS-Referent zapewnia szerokie możliwości wysokiej jakości rozwoju systemu - dodawania nowych funkcji - w następujący sposób:

• System może zautomatyzować pracę ze wszystkimi typami dokumentów zarządczych stosowanych w organizacji. Procesy przetwarzania standardowych dokumentów można łatwo „klonować” z już wstępnie skonfigurowanych procesów – kopiowane są w nich regulaminy i zmieniane są w nich niezbędne ustawienia. Dla specjalistycznych dokumentów organizacji (takich jak np. wnioski kredytowe) tworzone są wyspecjalizowane procesy z wykorzystaniem narzędzi platformy Lotus.
• Integracja z innymi produktami pozwala znacząco rozszerzyć możliwości systemu BOSS-Referent, a także uczynić EDMS częścią zunifikowanego systemu informacyjnego organizacji. Doświadczenia budowy EDMS na platformie BOSS-Referent obejmują przykłady udanej integracji z systemami klasy HR, ERP, CRM, a także stworzenia istotnego prawnie elektronicznego zarządzania dokumentami;
• Partnerzy firmy BOSS-Referent opracowali moduły kompatybilne z BOSS-Referent EDMS, mające na celu rozszerzenie podstawowej funkcjonalności systemu.

Otwartość rozwiązania

EDMS BOSS-Referent jest jednym z niewielu systemów na rosyjskim rynku EDMS wyposażonym w oprogramowanie typu open source. Zapewnia to klientom następujące korzyści:

• Organizacje korzystające z BOSS-Referent mają możliwość dostosowania systemu do specyfiki swojej pracy i rozwijania własnych, dodatkowych modułów EDMS. To wyjątkowa zaleta elastyczności systemu BOSS-Referent.
• Zespoły ds. bezpieczeństwa Klienta były w stanie zweryfikować bezpieczeństwo kodu i samego systemu, a także certyfikować go pod kątem zgodności z wewnętrznymi wymogami bezpieczeństwa.

Ochrona danych

System BOSS-Referent został certyfikowany na zgodność z wymaganiami Dokumentów Wytycznych FSTEC Rosji:

• „Bezpieczeństwo technologii informatycznych. Kryteria oceny bezpieczeństwa technologii informatycznych.” Szacowany poziom ufności 4 (EAL4).
• „Ochrona przed nieuprawnionym dostępem do informacji. Część 1. Oprogramowanie zabezpieczające informacje. Klasyfikacja według poziomu kontroli braku niezadeklarowanych zdolności” (NDV4).

Certyfikat OUD4 gwarantuje poziom bezpieczeństwa systemu i prawidłowe działanie funkcji bezpieczeństwa niezbędnych do pracy z informacjami poufnymi.

Certyfikat NDV4 gwarantuje brak „backdoorów” w kodzie programu.

Obecność certyfikatów FSTEC pozwala na certyfikację systemów informatycznych zbudowanych na bazie BOSS-Referent zgodnie z klasą bezpieczeństwa systemu informacji o danych osobowych (ISPD) do „1G” oraz zgodnie z klasą ochrony danych osobowych w IS do „ K2” włącznie.

Systemy BOSS-Referent posiadają wbudowaną obsługę narzędzi ochrony informacji kryptograficznych certyfikowanych przez FSB Rosji. Korzystając z tych narzędzi, BOSS-Referent wdraża:

• stosowanie elektronicznego podpisu cyfrowego (EDS), który pozwala na potwierdzenie autorstwa, integralności i znaczenia prawnego dokumentów elektronicznych;
• szyfrowanie danych, które pozwala na dodatkową ochronę informacji zawartych w dokumencie elektronicznym.

Architektura systemu

System elektronicznego zarządzania dokumentacją zbudowany w oparciu o BOSS-Referent składa się z kilku poziomów:

• sprzęt (serwery, klienckie stacje robocze, sieci itp.) i platforma (system operacyjny Windows/Linux/Sun i protokoły transportowe), która łączy cały sprzęt w jeden kompleks;
• Platforma technologiczna IBM Lotus, która stanowi „nadbudowę” sieciowego systemu operacyjnego i obejmuje komponent serwera Domino oraz komponent klienta Notes;
• system BOSS-Referent będący aplikacją Lotus Domino składającą się z modułów (baz danych) w formacie nsf;
• witryny klienckie dla użytkowników, którzy mogą pracować zarówno przy użyciu klienta Lotus Notes, jak i przeglądarki internetowej.

IBM Lotus to platforma zorientowana na dokumenty, co czyni ją bardziej preferowaną w przypadku zadań EDMS niż relacyjne systemy DBMS.

Moduły

BOSS-Referent ma architekturę modułową. Moduły wchodzące w skład systemu BOSS-Referent to wzajemnie połączone bazy danych (DB) działające w środowisku Lotus Notes/Domino. Bazy te można podzielić na trzy grupy:

Moduły funkcjonalne

Przeznaczony do przetwarzania informacji zarządczych i podejmowania decyzji.

Moduł „Biuro”

Zapewnia pełny cykl pracy organizacji z dokumentami przychodzącymi i wychodzącymi. Umożliwia kontrolę, nagrywanie i rejestrację korespondencji.

Moduł „Podejmowanie decyzji”

Zaprojektowany do automatyzacji procesów biznesowych, które są realizowane w systemie w formie „Procesów decyzyjnych”, utworzonych z dwóch obowiązkowych elementów: karty dokumentu i trasy dokumentów. Dostawa systemu obejmuje prekonfigurowane „procesy decyzyjne” dla standardowych dokumentów (umowy, dokumenty organizacyjno-administracyjne, projekty dokumentów wychodzących, notatki, wnioski). Procesy dotyczące dokumentów specjalistycznych (np. wniosków kredytowych) można szybko i dalej dostosować.

Moduł „Zamówienia”

Umożliwia wyznaczanie zadań pracownikom w całej organizacji poprzez tworzenie zadań na podstawie dokumentów lub samodzielnych zadań i śledzenie ich realizacji. Zapewnia możliwość tworzenia powiązanych zamówień tworzących „drzewo” zamówień i monitorowania ich realizacji.

Instrukcje mogą być wydawane przez menedżerów wszystkich szczebli. Wykonawcy mogą zapisywać raporty z wykonanych prac w module „Zlecenia”. Moduł jest ściśle powiązany z pozostałymi bazami systemu („Podejmowanie decyzji”, „Biuro”). Zamówienia można tworzyć zarówno w samej bazie „Zamówienia”, jak i w innych modułach systemu („Podejmowanie decyzji”, „Biuro”), natomiast wszystkie zamówienia przechowywane są w module „Zamówienia”.

Słowniki i podręczniki ogólnosystemowe

Przeznaczony do przechowywania informacji regulacyjnych i referencyjnych.

Moduł „Katalog organizacji”

Przeznaczony do przechowywania i aktualizacji danych o strukturze i pracownikach przedsiębiorstwa. Baza zawiera informacje o oddziałach i oddziałach wchodzących w skład organizacji, ich wzajemnym podporządkowaniu, a także o pracownikach organizacji, w tym informacje o łączeniu stanowisk, delegowaniu uprawnień i rolach w zakresie przetwarzania dokumentów (zatwierdzający, zatwierdzający itp.). ). Zapisywane są tu również informacje serwisowe: o lokalizacjach (serwerach, na których prowadzona jest praca), połączeniach, węzłach, nazwach biur itp. Dane z modułu Katalog Organizacji wykorzystywane są przez większość modułów systemu BOSS-Referent.

Moduł „Odbiorcy zewnętrzni”

Zaprojektowany do przechowywania danych o organizacjach kontrahentów (klientach, partnerach, klientach) i ich przedstawicielach. „Kontakty zewnętrzne” mogą przechowywać szeroką gamę informacji - od danych bankowych organizacji po numer telefonu komórkowego jej przedstawiciela.

W systemie dane z modułu „Adresaci Zewnętrzni” wykorzystywane są wszędzie tam, gdzie konieczne jest określenie kontrahentów, np. przy pracy z umowami, dokumentami przychodzącymi i wychodzącymi itp.

Moduł „Słowniki”

Zaprojektowany do tworzenia i przechowywania list słów kluczowych używanych do wypełniania pól wejściowych w kartach baz danych systemu. Używany przez większość modułów systemu BOSS-Referent jako podręcznik znaczeń słownikowych. Dodawaniem nowych rekordów i edycją starych zajmują się administratorzy lub specjalnie wyznaczeni pracownicy.

Usługi ogólnosystemowe

Są to moduły umożliwiające elastyczną konfigurację podsystemów funkcjonalnych oraz zapewniające obsługę funkcji pomocniczych.

Moduł przełączający

Jest to centralna baza, za pośrednictwem której konfigurowana jest aplikacja. Zawiera informację technologiczną o lokalizacji pozostałych baz danych systemu BOSS-Referent na serwerach. Baza danych „Switch” przeznaczona jest do rozwiązywania następujących zadań:

Nawigacja użytkowników - moduł zapewnia nawigację po bazach danych i pełni funkcję pojedynczego punktu wejścia użytkowników do systemu. Przełączanie modułów systemu - nawiązuje połączenia pomiędzy bazami danych systemu oraz modułami słownikowymi i referencyjnymi. Konfiguracja stanowisk użytkowników. „Strona główna” systemu. Moduł „Przełącz” jest punktem wejścia użytkownika do systemu.

Moduł „Szafka”

Należy do grupy usług użytkownika. Zaprojektowany, aby informować użytkowników o ich zadaniach: tutaj dostarczane są wszystkie komunikaty serwisowe systemu BOSS-Referent. Baza jest dostępna dla wszystkich użytkowników, a każdy użytkownik otrzymuje wyłącznie powiadomienia skierowane do niego. System umożliwia zduplikowanie wiadomości przychodzących z „Konta” na skrzynkę pocztową użytkownika,

Moduł „Szukaj”.

Moduł pomocniczy umożliwiający przeszukiwanie według zbioru atrybutów kart dokumentów w bazach „Urząd”, „Podejmowanie decyzji” i ich archiwach.

Moduł „Rejestrator”

Zawiera zestaw liczników (liczników programowych) generujących numery ewidencyjne dokumentów oraz formaty liczników. Umożliwia elastyczną konfigurację różnych formatów liczników zgodnie z przyjętą w organizacji procedurą generowania numerów rejestracyjnych dla dokumentów różnego typu. Oprócz „licznika” format może zawierać różne parametry, np.: imię i nazwisko Sygnatariusza, datę rejestracji, ograniczniki, indeks spraw itp. Dla jednego numeratora można utworzyć kilka formatów.

Moduły archiwalne

Przeznaczony do przechowywania dokumentów archiwalnych z modułów „Biuro”, „Zamówienia”, „Podejmowanie decyzji” i powiązanych modułów „Obrazy elektroniczne”. Dla każdego modułu tworzona jest osobna baza danych archiwalnych. Dokumenty przekazane do archiwum z modułów „Biuro” i „Podejmowanie decyzji” otrzymują status „Do działania”, status dyspozycji nie ulega zmianie.

Moduł „Ustawienia podejmowania decyzji”

Moduł pomocniczy służący do tworzenia standardowych procesów, według których przetwarzane będą dokumenty znajdujące się w bazie Decyzyjnej. Standardowa karta procesu określa etapy i etapy przetwarzania dokumentu, ustawienia domyślnych wartości pól dokumentu, pracowników biorących udział w przetwarzaniu (zatwierdzanie, podpisywanie, zatwierdzanie, rejestrowanie) oraz pracowników posiadających uprawnienia do tworzenia dokumentów.

Moduł „Protokół”

Służy do rejestrowania działań użytkownika podczas pracy z dokumentami w systemie BOSS-Referent. Informacje zawarte w bazie Protokołu przeznaczone są wyłącznie do wglądu i wykorzystywane są przez służby odpowiedzialne za bezpieczeństwo informacji.