Efektywne planowanie czasu pracy w przedsiębiorstwie. Planowanie czasu pracy - streszczenie

W swojej praktyce zawodowej wielokrotnie spotykałem menedżerów, którzy mają jedną ważną umiejętność. To umiejętność robienia wielu rzeczy w ciągu dnia, prawidłowego ustalania priorytetów i bez odczuwania stresu. Takiej osoby po prostu nie da się przytłoczyć pracą. Niezależnie od tego ile projektów jest aktualnie realizowanych, szybko, spokojnie i prawidłowo ustali priorytety, pogrupuje zadania i zacznie je po kolei realizować. Dużo o tym myślałem, rozmawiałem z kolegami i zdałem sobie sprawę, że w większości przypadków ta umiejętność nie jest wrodzona, ale nabyta.

Kiedy byłem w liceum, mój ulubiony wujek dał mi dobrą radę: „Śledź, co robisz w ciągu dnia i podsumuj to na koniec”. Mój wujek pracował dla Międzynarodowej Organizacji Pracy i wiedział, o czym mówi. Nadal jestem mu wdzięczny za jego radę i sobie, że zastosowałem się do tej rady. Kiedy kończyłam szkołę, miałam jasny harmonogram, większość zajęć i zadań na każdy dzień była zaplanowana z wyprzedzeniem, co nie wywołało u mnie żadnego protestu ani dyskomfortu.

Później trzymałem się tej zasady do końca życia. Zmieniły się plany i zadania, a nawyk robienia kilku różnych rzeczy w ciągu dnia tylko się wzmocnił, a wraz z nim wydajność i efektywność mojej pracy. W końcu, jeśli się nad tym zastanowić, duże zmęczenie, apatia, niska produktywność pracy to w dużej mierze efekt naszej wizji siebie, naszej pracy i wreszcie braku nawyków planowania i ustalania priorytetów. Prawdopodobnie dla części kreatywnych pracowników i specjalistów o wąskim profilu jest to niewielka wada, ale nie da się być dobrym menadżerem bez umiejętności planowania działań, ustalania priorytetów i zadań grupowych.

Jeśli więc nie nauczyłeś się planować w szkole lub na studiach, najlepiej zrobić to jak najszybciej. Najpierw zastanów się, co właściwie robisz w ciągu dnia. Wystarczy, że co pół godziny zaznaczysz, na co poświęciłeś ten czas. Przeglądając swoje cotygodniowe dzienniki, będziesz zaskoczony, ile czasu spędzasz na nieistotnych, powielanych lub po prostu niepowiązanych zadaniach i czynnościach. W związku z tym następnym krokiem jest odrzucenie wszystkiego, co niepotrzebne. To też trzeba będzie długo monitorować, niektórych nawyków czy rytuałów bardzo trudno się pozbyć. Trzecim krokiem jest pogrupowanie głównych zadań i rodzajów pracy oraz zajęcie się nimi sekwencyjnie, a nie w kolejności losowej. To znacznie poprawi Twoją zdolność koncentracji. Na pierwszy rzut oka jest to bardzo proste i nie trudniejsze niż wykonywanie ćwiczeń rano. Ale nie każdy ćwiczy.

Jeśli chodzi o planowanie dnia, to już teraz poświęcam temu dużo czasu (chociaż moi asystenci wykonują dużo prac przygotowawczych i organizacyjnych). Być może później napiszę post o roli osobistego asystenta w pracy menedżera. Podstawą prawidłowego zarządzania czasem jest. Dla mnie to strategia, relacje z kluczowymi klientami i partnerami, największe transakcje, zespół, nominacje i motywacja pracowników. Jeśli jest problem w którymś z tych obszarów, to najpierw muszę rozwiązać mój problem.

Kolejnym ważnym punktem jest obecność w harmonogramie czasu na nieplanowane działania. Zawsze się zdarzają i warto mieć zapas czasu, bo nie ma nic gorszego, niż jedno spotkanie przeplata się z drugim lub konieczność zrobienia czegoś w pośpiechu.

Nie zapominajmy, że wszyscy ludzie są inni, dlatego planowanie powinno być indywidualne. Już dawno zbudowałem swój optymalny harmonogram. Zwykle o godzinie 9:00 ustalam z zespołem ostateczny harmonogram i przeglądam briefy opisujące spotkania, które czekają mnie tego dnia. Przygotowanie briefów to osobny temat: jasno opisują cele, założenia i uczestników. To także oszczędza mi czas. Po około dziesięciu spotkaniach wracam do domu i poświęcam czas na komunikację z rodziną, regularnie chodzę na jogę lub fitness. A bliżej nocy nadal pracuję elektronicznie. Taka rutyna pozwala mi uniknąć przełączania się pomiędzy rodzajami pracy i łatwiej jest wejść w pożądany tryb. Aby jednak to zbudować i się tego trzymać, musiałam zacząć planować swój czas w szkole.

Kto z nas nie zastanawiał się, co jest największą wartością? Dość często opinie na ten temat są różne. Niektórzy uważają, że jest to informacja, inni uważają, że jest to czas. Pomimo tego, że współczesne społeczeństwo ma wystarczające możliwości oszczędzania czasu, z jakiegoś powodu czasu jest po prostu za mało. I od razu nasuwają się myśli: „Dlaczego postęp technologiczny robi okrutny żart?”, „Jak mieć czas na wszystko i robić to dobrze?”, „Jak rozłożyć i zaplanować dzień, aby chociaż częściowo odciążyć się?" Wszystko jest bardzo proste. Trzeba tylko nauczyć się prawidłowo planować swój czas.

Zasady, których należy przestrzegać, jeśli chcesz zrobić wszystko

Aby być na bieżąco ze wszystkim i mieć czas na relaks, należy:

• opracować konkretny plan;
• nadać priorytet sprawom o mniejszym znaczeniu, nie zostawiając ich na później;
• nie marnuj czasu pracy na niepotrzebne rzeczy;
• codziennie analizuj wykonane zadania;
• w zależności od ważności prawidłowo rozdziel priorytety;
• utrzymać porządek;
• rozwinąć siłę woli, aby podążać za nowymi nawykami.

Jak nauczyć się planować swój dzień: etapy planowania czasu menedżera

Wydaje się, że prawidłowe rozłożenie czasu pracy i ustalenie kolejności codziennej pracy nie jest trudne, jednak nie każdy jest w stanie to zrobić. Jeśli przychodzą Ci do głowy myśli o tym, jak zrobić ważne rzeczy na czas i nie męczyć się, ważne jest, aby nauczyć się prawidłowo planować i zarządzać czasem. Ważną rolę odgrywa tutaj odpowiednio opracowany plan dnia.

Nie zapomnij o tak ważnym czynniku, jak ograniczony czas. Czasu nie można zatrzymać, zmienić ani zwrócić, co oznacza, że ​​to samo dotyczy pracy, biznesu i naszego życia w ogóle.

Planowanie czasu pracy składa się z następujących etapów:

• rozwijanie dyscypliny (nauka kontrolowania swojego dnia jest ważnym zadaniem skutecznego lidera);
• określenie stopnia ważności spraw (dopuszczalne jest zaplanowanie nie więcej niż 3 spraw pilnych dziennie);
• racjonalny podział zadań na ważne, pilne, łatwe, proste, nieistotne;
• sporządzenie szczegółowego planu pracy;
• pozbycie się prostych, małych, łatwych zadań, których wykonanie zajmuje mniej niż 10 minut (rozładunek kolejnych dni);
• odmowa menedżera wykonywania czynności „kradnących” czas (oglądanie seriali, spędzanie wielu godzin na komunikowaniu się w sieciach społecznościowych, spotykanie się z przyjaciółmi);
• określenie miejsca każdej rzeczy w domu i pracy;
• pozbycie się śmieci służbowych (wystarczy 10 minut dziennie na uporządkowanie dokumentów i wyrzucenie niepotrzebnych rzeczy);
• wybór hobby w czasie wolnym.

Aby nie stracić przyjaciół i odpowiednio zaoszczędzić czas, należy przestrzegać zasady: odwiedzaj strony w sieciach społecznościowych 2 razy w tygodniu, rezerwuj weekendy na spotkania ze znajomymi, planuj spotkania osobiste z wyprzedzeniem, skróć czas „pustego” telefonu rozmów do 15 minut dziennie.

Jak ułożyć plan pracy

Owocne planowanie jest możliwe, jeśli przestrzegasz następującej sekwencji pracy:

1. Określ cele i zadania, na podstawie których opracujesz plan pracy. Może mieć charakter krótkoterminowy (na tydzień) lub długoterminowy (na miesiąc, kwartał, rok).

Uwaga: Skuteczny lider nie może odstąpić od planu ani na krok. Można w nim dokonać zmian, np. zamienić zadania, dni ważnych spotkań, zaplanować wydarzenia w innym terminie, ale pod żadnym pozorem nie należy ich radykalnie zmieniać.

1. Rozdzielaj zadania i ustalaj terminy ich wykonania. Ważne jest, aby nauczyć się najpierw wykonywać zadania, które mają ograniczone ramy czasowe i te, które wymagają dużego wysiłku. Następnie możesz zaplanować zadania średnioterminowe i pracę wymagającą standardowych funkcji. Prace o niskiej wartości należy wykonywać na końcu.

1. Obowiązkowe zaznaczanie w dzienniku lub kalendarzu spraw pilnych, które powstały w przeddzień realizacji (pozwala menadżerowi zrobić wszystko na czas, nie pomijając ważnych punktów).

1. Analiza wszystkich zadań, ograniczając listę zadań (w miarę możliwości).

Aby rozładować swój dzień, ważne jest:

1. Przestrzegaj ograniczeń realizacji zadań: nie więcej niż 3 pilne, łącznie nie więcej niż 10 dziennie.
2. Planując, staraj się wykonywać złożone zadania w bardziej dogodnym momencie, najlepiej w pierwszej połowie dnia, a łatwe zadania pod koniec zmiany roboczej.
3. Nie wykonuj kolejnego zadania bez ukończenia poprzedniego (ważne jest, aby planować zadania krok po kroku, kończąc te wcześniej uzgodnione).
4. Nie zostawiaj niedokończonych zadań, nie odkładaj ich na następny dzień roboczy.
5. Jeśli nadal pozostają niezrealizowane zadania, warto odnotować je w kalendarzu ważnych zadań, gdzie je szczególnie odnotujesz. Jeśli to samo zadanie „żyje” stabilnie w kalendarzu przez kilka dni z rzędu, warto zastanowić się, jak mu odmówić lub po prostu przekazać je innej osobie, która je wykonuje.

Tajemnice racjonalnego planowania

Poprawnie zaplanować swój dzień możesz poprzez:

• ocena planu pracy, dostosowywanie zadań, tworzenie codziennej rutyny;
• monitorowanie realizacji zadań, eliminowanie jednoczesnego wykonywania kilku zadań (w przeciwnym razie istnieje ryzyko niskiej produktywności);
• dokończenie rozpoczętych zadań;
• eliminowanie przeszkód, które uniemożliwiają menadżerowi realizację powierzonych zadań, odwracają uwagę i wpływają na plany;
• naprzemienna praca z odpoczynkiem;
• analiza planowania czasu;
• ciągłe doskonalenie wyników swojej pracy.

Sekrety oszczędzania czasu dla menedżera

1. Ważne jest łączenie podobnych zadań, np. łączenie negocjacji, porządkowanie korespondencji, odpowiadanie na maile.
2. Równie ważne jest stworzenie spokojnego otoczenia. Jest to konieczne, aby nic nie odrywało Cię od pracy.
3. Ograniczenie czasu pracy pozwoli Ci uniknąć bezproduktywnych rezultatów spotkań biznesowych.
4. Umiejętność ustalania priorytetów jest ważnym wskaźnikiem racjonalności i spójności spraw, który wpływa na osiągnięcie wyznaczonych celów.
5. Robienie wyjątkowo ważnych rzeczy pozwala menedżerowi osiągnąć wysoką wydajność w swojej pracy.
6. Podział zadań pomiędzy pracowników pozwoli zaoszczędzić znaczną ilość czasu.
7. Nie mniej ważna jest praca krok po kroku. O wiele łatwiej jest dążyć do celu, wspinając się po drabinie, zaczynając od małych rzeczy i osiągając wielkie wyżyny.
8. Prowadzenie dziennika ważnych zadań pomoże wyeliminować nakładanie się niektórych zadań na inne i kumulację zadań pod koniec miesiąca.
9. Ważne decyzje lepiej podejmować rano. W ten sposób możesz zapewnić sobie poczucie sukcesu przez cały dzień pracy.
10. Tworząc plany i harmonogramy, należy wziąć pod uwagę prawdziwy poziom zdolności do pracy, ponieważ to on wpływa na końcowy wynik pracy.

Planowanie i organizacja pracy jest kluczem do dalszego samorozwoju. Przeczytaj artykuł o podstawowych zasadach i zasadach codziennego planowania.

Z artykułu dowiesz się:

Dlaczego potrzebujesz codziennego planowania?

Nie wszyscy rozumieją, dlaczego należy planować swój dzień pracy. Przecież każdy człowiek, nawet bez planowania, wie, jakie funkcje pełni i jakie zadania go czekają. Wiele osób nie widzi sensu w planowaniu dnia, ponieważ zawsze pojawiają się nieoczekiwane zadania, które mogą pomieszać wszystkie wcześniej zaplanowane punkty.

Pobierz dokumenty na ten temat:

Jeśli porównasz dwóch pracowników wykonujących te same funkcje i mających te same umiejętności, odkryjesz, że ilość i jakość wykonywanej przez nich pracy jest inna są różne. Jeden pracownik radzi sobie zarówno z bieżącymi, jak i strategicznymi zadaniami, drugi nie ma czasu na dokończenie nawet pilnych zadań i jest zmuszony cały czas zostawać po pracy. Najlepsze wyniki wykażą ci, których jest więcej . Czyli kogoś, dla kogo proces planowania jest codzienną odpowiedzialnością i potrzebą. Posiadanie planu, nawet na poziomie psychologicznym, zmusza człowieka do mobilizacji. Ma wyznaczony cel i pojawia się wewnętrzna potrzeba jego osiągnięcia.

Jak efektywnie planować?

Planowaniem i organizacją pracy zajmuje się pracownik. To nie menedżer, ale pracownik powinien wyznaczać sobie zadania. W tym przypadku samodzielnie wyznacza sobie cele i działa w wybranym przez siebie kierunku. Z reguły odsetek wykonanych zadań przy samodzielnym planowaniu jest wyższy niż przy planowaniu ogólnym. , opracowany przez reżysera.

Istnieje system planowania pracy, który został sprawdzony w praktyce i zapewnia optymalne wykorzystanie czasu pracy. Jest to zbiór zasad, zgodnie z którymi można stworzyć kompetentny, realistyczny i możliwy do osiągnięcia plan.

Najpierw ustal, co musisz uwzględnić w swoim codziennym planie. Powinien być sporządzony z uwzględnieniem planu strategicznego opracowanego na sześć miesięcy lub rok. Planowanie każdego dnia uwzględnia wszystkie zadania zaplanowane do realizacji, zarówno bezpośrednio związane z pracą, jak i te poboczne. Na przykład pogratulować koledze z okazji urodzin. Oprócz tych elementów, których wykonania menedżer oczekuje, w planie należy uwzględnić także sprawy osobiste. Jest to konieczne dla rozwój osobisty i kreowanie pozytywnego wizerunku.

Planując pracę, duże zadania, których wykonanie zajmie kilka dni lub tygodni, należy podzielić na etapy i wykonywać sekwencyjnie. Dla każdego etapu ustal termin. Zrób plan na nadchodzący dzień, uwzględniając podzadania. Aby sporządzić plan, możesz użyć zwykłego dziennika papierowego lub specjalnego programu.

Celem planowania pracy nie jest realizacja elementów planu za wszelką cenę, ale terminowa i wysokiej jakości realizacja zadań priorytetowych i pilnych. Dlatego listę zadań do wykonania należy posortować, a pozycje ułożyć w kolejności malejącej według priorytetu. W trakcie Można stosować kilka metod jednocześnie.

Na przykład najwyższy priorytet mają zadania z ustalonym terminem realizacji i zadania wymagające większego wysiłku. Drugimi najważniejszymi zadaniami będą zadania codzienne, które należy wykonać oraz te, których terminy realizacji zaplanowano na najbliższe dni. Najniższy priorytet w codziennym planowaniu mają drobne sprawy, których niepowodzenie nie będzie miało znaczących negatywnych konsekwencji.

Zasady planowania dnia

Planowanie dnia pracy pojedynczego pracownika, podobnie jak planowanie pracy przedsiębiorstwa, musi odbywać się według zasad. Przestrzeganie ich pomoże zapewnić realizację Twoich planów w sposób dla Ciebie wygodny.

1. Planuj nie więcej niż 70% swojego czasu pracy. Dzięki temu będziesz mógł spokojnie wykonywać pilne, niezaplanowane zadania i nie denerwować się, jeśli będziesz musiał odwrócić uwagę od realizacji .
2. Nie uwzględniaj w swoim codziennym planie więcej niż trzech ważnych i pilnych zadań jednocześnie. Ogranicz całkowitą liczbę elementów planu do dziesięciu.
3. Twórz podobne skrzynki w bloki. Pomoże to w ich wykonaniu przy użyciu jednego algorytmu, co skróci czas wykonania.
4. Przenieś proces planowania na wieczór poprzedniego dnia. Jeśli zajdzie taka potrzeba, będziesz miał czas na wprowadzenie zmian w planie.
5. Planuj złożone zadania z uwzględnieniem swoich biorytmów. Niektórzy są bardziej produktywni rano, niektórzy są bardziej produktywni po południu, a jeszcze inni pracują najbardziej produktywnie wieczorem.
6. Nie rozpoczynaj nowego zadania, zanim nie zakończysz pracy, którą już zacząłeś. Jeśli musiałeś zrobić sobie przerwę, wróć i dokończ to, co zacząłeś.
7. Nie odkładaj wykonania niezaplanowanego zadania, jeśli można je wykonać w ciągu kilku minut.
8. Rób przerwy co godzinę, nie pozostając przy biurku. Poświęć przerwy na lekkie rozciąganie, to pomoże „odświeżyć” głowę.
9. Nie daj się zwieść z osiąganiem celów, nie wyznaczaj sobie zadań i nie nakreślaj objętości, z którymi trudno będzie sobie poradzić.
10. Jeżeli są jakieś niezrealizowane zadania, które nie straciły na aktualności, przesuń je do planu na kolejny dzień.
11. Zorganizuj swoje miejsce pracy tak, aby praca była komfortowa.

Wniosek

Planowanie każdego dnia jest przydatną i niezbędną umiejętnością. To sposób na samoorganizację i samorozwój, gwarancja efektywnej pracy. Proponowany system planowania pracy pomoże Ci zrozumieć podstawowe zasady zarządzanie czasem i skutecznie wykorzystywać tę wiedzę w praktyce.

Jeśli zaczniesz dokładnie rozumieć, jakie czynniki wpływają ogólnie na życie danej osoby, możesz znaleźć ich ogromną różnorodność. Każda dziedzina życia człowieka i każda sfera jego działalności ma oczywiście wiele nieodłącznych cech, a czasami to, co ma zastosowanie do jednego, jest całkowicie nieodpowiednie do innego. Ale mimo to istnieją pewne podstawowe zasady, które sprawdzają się absolutnie we wszystkim. Jedną z tych zasad, a dokładniej prawa, które można uznać za gwarancję sukcesu w dowolnej dziedzinie, można śmiało nazwać umiejętnością planowania i ustalania priorytetów. Dlaczego jest to tak ważne, dowiemy się w tym szkoleniu dotyczącym zarządzania czasem.

Po przestudiowaniu tego materiału dowiesz się, czym jest planowanie biznesowe i jakie są jego cechy, dlaczego konieczne i ważne jest sporządzanie codziennych list pracy, obowiązków osobistych i domowych. Ponadto przyjrzymy się kilku skutecznym technikom i zasadom planowania, z których niektóre są przeznaczone na każdy dzień, a inne mają charakter bardziej długoterminowy - na tydzień, miesiąc, rok, a nawet kilka lat. To szkolenie online przyda się osobom w każdym wieku i każdym zawodzie, a uzyskane informacje będziesz mógł wykorzystać do osiągnięcia swoich celów już od pierwszego dnia.

Co planuje? Rodzaje planowania. Priorytetyzacja

Proces planowania

Planowanie to proces optymalnej alokacji zasobów niezbędnych do osiągnięcia wyznaczonych celów i założeń, a także zespół procesów związanych z ich formułowaniem i realizacją. Planowanie jest integralną częścią zarządzania czasem (zarządzania czasem), a umiejętnie stosowane wielokrotnie zwiększa jego efektywność.

W najprostszej i najbardziej formalnej interpretacji planowanie charakteryzuje się następującymi etapami:

1. Etap wyznaczania celów (zadań)
2. Etap opracowania planu osiągnięcia celu
3. Etap projektowania wariantu
4. Etap identyfikacji wymaganych zasobów, a także ich źródeł
5. Etap identyfikacji kadry kierowniczej i odprawy
6. Etap utrwalania wyników planowania w formie fizycznej (plan, projekt, mapa itp.)

Rodzaje planowania

Planowanie, jak już wspomniano, ma zastosowanie do absolutnie każdej sfery życia, ale w zależności od tego może mieć swoje własne cechy, które z kolei wyrażają się w różnych formach i treściach.

Rodzaje planowania różnią się:

Z konieczności

• Planowanie dyrektywne - implikuje obligatoryjną realizację powierzonych zadań, zawsze ma konkretnego adresata i charakteryzuje się zwiększoną szczegółowością. Przykładem jest wyznaczanie zadań związanych z rozwiązywaniem problemów o znaczeniu państwowym/krajowym, pracą w przedsiębiorstwach itp.
• Planowanie orientacyjne jest przeciwieństwem pierwszego: nie oznacza obowiązkowej i precyzyjnej realizacji, ma charakter bardziej zalecający i orientacyjny. Ten typ planowania jest szeroko rozpowszechniony w systemie rozwoju makroekonomicznego różnych krajów.

Według czasu osiągnięcia celów

• Planowanie krótkoterminowe (bieżące) - liczone na okres do 1 roku i może składać się z planów na dzień, tydzień, miesiąc, kwartał lub sześć miesięcy. Najpopularniejszy rodzaj planowania. Używają go zarówno zwykli ludzie w życiu codziennym, jak i liderzy różnych organizacji.
• Planowanie średniookresowe – liczone na okres od 1 roku do 5 lat. Ta forma planowania jest powszechna w działalności agencji rządowych, firm i przedsiębiorstw, ale często jest wykorzystywana przez osoby myślące strategicznie. W niektórych przypadkach można je połączyć z planowaniem bieżącym, które w całości jest planowaniem kroczącym.
• Planowanie długoterminowe (długoterminowe) - zwykle obliczane na kilka (5, 10, 20) lat z góry. Najczęściej ten rodzaj planowania stosowany jest w dużych przedsiębiorstwach w celu realizacji zadań o charakterze społecznym, gospodarczym, naukowo-technologicznym itp.

• Planowanie strategiczne ma głównie charakter długoterminowy. Za jego pomocą wyznaczane są główne kierunki działalności organizacji: poszerzanie działalności, tworzenie nowych kierunków, stymulowanie procesu pracy, badanie rynku i jego segmentów, badanie popytu, charakterystyka grupy docelowej itp. Powszechne w działalności organizacji.
• Planowanie taktyczne ma najczęściej także charakter długoterminowy. Jego głównym celem jest stworzenie warunków niezbędnych do realizacji szans znalezionych dzięki zastosowaniu planowania strategicznego. Z reguły planowanie taktyczne stosuje się przy planowaniu rozwoju gospodarczego, społecznego i produkcyjnego organizacji. Powszechne w działalności organizacji.
• Planowanie kalendarza operacyjnego jest ostatnim etapem planowania strategicznego i taktycznego. Służy głównie do realizacji procesu osiągania pożądanych rezultatów. Za jego pomocą określa się wszystkie wskaźniki i bezpośrednio organizuje pracę organizacji. Planowanie kalendarza operacyjnego polega na określeniu czasu realizacji powierzonych zadań, przygotowaniu do realizacji procesu, prowadzeniu dokumentacji, monitorowaniu i analizie procesu. Powszechne w działalności organizacji.
• Planowanie biznesowe - służy ocenie wykonalności, przydatności i skuteczności planowanych działań. Przygotowanie biznesplanu odbywa się bardzo ostrożnie, biorąc pod uwagę wszelkiego rodzaju wskaźniki, możliwości, propozycje itp. Jest szeroko rozpowszechniony w działalności organizacji i pracy przedsiębiorców.

Oprócz rozważanych typów planowania, które uwzględniają aspekty pierwotne, istnieją również takie, które uwzględniają aspekty wtórne. Oni z kolei różnią się:

Według zasięgu

• Planowanie ogólne – obejmuje wszystkie szczegóły kontekstu.
• Planowanie częściowe – obejmuje pewne szczegóły kontekstu.

Poprzez planowanie obiektów

• Planowanie celów – polega na określeniu celów niezbędnych do osiągnięcia.
• Planowanie środków - oznacza planowanie środków niezbędnych do osiągnięcia rezultatu (finanse, informacje, personel, sprzęt itp.).
• Planowanie programów polega na opracowywaniu programów niezbędnych do osiągnięcia rezultatów.
• Planowanie działań polega na określeniu działań niezbędnych do osiągnięcia rezultatu.

Według głębokości

• Planowanie zbiorcze odbywa się z uwzględnieniem parametrów ogólnych.
• Szczegółowe planowanie odbywa się z uwzględnieniem wszystkich szczegółów i funkcji.

Koordynując plany w czasie

• Planowanie sekwencyjne to długi proces, który składa się z kilku mniejszych etapów.
• Planowanie symultaniczne - oznacza jednorazowy krótki etap.

Biorąc pod uwagę zmiany danych

• Sztywne planowanie oznacza obowiązkowe przestrzeganie określonych parametrów.
• Elastyczne planowanie oznacza możliwość niedotrzymania określonych parametrów i pojawienia się nowych.

W celu

• Uporządkowane planowanie - oznacza sekwencyjną realizację planów, jeden po drugim.
• Planowanie kroczące - polega na przedłużeniu planu na kolejny okres po jego zakończeniu w okresie bieżącym.
• Planowanie nadzwyczajne - oznacza realizację planu w miarę potrzeb.

Priorytetyzacja

Priorytetyzacja to proces ustalania priorytetów - wskaźnik przewagi ważności konkretnego elementu planu nad resztą. Priorytetyzacja jest o tyle istotna, że ​​wśród dużej liczby różnych niuansów i cech znajdują się te, które mają najmniejsze znaczenie i mają minimalny wpływ na proces osiągania celu, oraz te, które odgrywają w tym procesie rolę dominującą. Zdolność do ustalania priorytetów można nazwać kolejnym wskaźnikiem skuteczności i wydajności każdego procesu planowania, ponieważ Nacisk na najważniejsze punkty planu często decyduje o tym, czy cel zostanie osiągnięty, czy nie.

Jak widać planowanie jako proces charakteryzuje się znaczną liczbą różnych niuansów. Każdy z typów może być stosowany osobno lub w połączeniu z innymi. Najważniejsze przy wyborze jest wzięcie pod uwagę wszystkich cech swojej działalności. Ale bez względu na to, ile istnieje rodzajów planowania, bez względu na to, ile je rozważymy, bez względu na to, ile przykładów podamy, wszystko to nie będzie miało wartości, jeśli nie zrozumiemy, dlaczego w ogóle musimy cokolwiek planować i jakie z tego korzyści jak to pomoże nam w życiu? To właśnie na te pytania postaramy się odpowiedzieć w następnej części.

Dlaczego potrzebujesz planowania?

Biorąc pod uwagę, że nasze szkolenia poświęcone są metodom zwiększania produktywności osobistej, w tej i dalszej części lekcji rozważymy planowanie w odniesieniu do działań człowieka, a nie organizacji, firm, przedsiębiorstw itp.

Planowanie jest czynnikiem, który w dużej mierze decyduje nie tylko o tym, czy człowiek osiągnie to, czego chce, ale także o tym, co w ogóle osiągnie. Faktem jest, że sam proces planowania nie ma jakiegoś pojedynczego i wąsko ukierunkowanego efektu, ale ma złożony efekt, wpływając na wiele osobistych wskaźników osoby, kierunek jego działań i ogólnie styl życia. Poniżej wymieniliśmy tylko kilka pozytywnych aspektów planowania i korzyści, jakie zapewnia.

Specyfikacja celu

Gdy tylko człowiek zacznie planować swoje działania, aktywuje się jego myślenie, aktywuje się jego potencjał twórczy i wzrasta aktywność mózgu. Możesz czegoś chcieć i „w pewnym sensie” to sobie wyobrazić, myśląc, że dokładnie wiesz, czego chcesz. Ale gdy tylko usiądziesz, aby sporządzić plan i zaczniesz go dokładnie przemyśleć, Twój cel zacznie przekształcać się z abstrakcji w konkret. Stopniowo zaczynasz sobie to szczegółowo wyobrażać, brać pod uwagę jego cechy i w jakiś sposób je różnicować. Jest takie powiedzenie, że statek, który nie wie, dokąd płynie, nigdy nie dotrze do celu. Podobnie jest z człowiekiem – jeśli nie wie, czego dokładnie chce, nigdy tego nie osiągnie. Planowanie pozwala zrozumieć i zrealizować tego, czego naprawdę chcesz i osiągnąć konkretny cel.

Jasny plan działania

Nawet jeśli wiemy, czego chcemy, możemy nigdy tego nie osiągnąć, jeśli nie będziemy wiedzieć, czego potrzebujemy, aby to osiągnąć. Nasze cele mogą być megaglobalne, dobre i wspaniałe, ale pozostaną jedynie obrazem tego, co chcemy mieć i robić. Ten stan rzeczy można skorygować poprzez planowanie. Po pierwsze, pozwala określić konkretne kroki, które należy podjąć, aby osiągnąć pożądany efekt. Po drugie, pomaga zidentyfikować potrzebne do tego zasoby i ich źródła. Po trzecie, umożliwia ustalenie ram czasowych. W ten sposób, gdy będziesz miał już dokładny plan, będziesz wiedział, co musisz zrobić, aby go wdrożyć, kogo lub co będziesz w to zaangażować, a co najważniejsze, kiedy chcesz to zrobić. Planowanie znacznie przyspiesza proces osiągania celu, ponieważ... to praktyczny przewodnik po działaniu.

Działanie, a nie myślenie o działaniu

Dopóki nie mamy planu na realizację tego co chcemy, ciągle myślimy o tym temacie. Myślimy o tym, jak bardzo tego pragniemy, jak miło byłoby, gdybyśmy to mieli, zastanawiamy się, jak bardzo nam tego teraz brakuje, a może nawet wyobrażamy sobie, jak to robimy. Jest jednak jedno ALE – poza myśleniem nie robimy nic innego. A to wskazuje, że najprawdopodobniej to wszystko się skończy. Ważne jest, aby zrozumieć, że rozpoczynając planowanie, robisz już pierwszy i największy krok w kierunku realizacji swoich planów. Już samo to posuwa Cię znacząco do przodu. I wtedy zaczyna się reakcja łańcuchowa: po sporządzeniu planu zaczynasz wykonywać określone działania, po pierwszym punkcie następuje drugi, po drugim trzeci itd. Jeśli zaszczepisz w sobie nawyk planowania nawet najdrobniejszych rzeczy, natychmiast zauważysz, jak Twoje pragnienia zaczynają się urzeczywistniać. Można tu zastosować inne przysłowie: „Woda nie płynie pod leżącym kamieniem”. Zejdź z ziemi i zacznij działać. Planowanie tworzy potencjał energetyczny niezbędny do osiągnięcia celu.

Możliwość manewrowania

Nie wiedząc konkretnie, co należy zrobić, aby osiągnąć pożądane rezultaty, nie jesteśmy w stanie określić ani skoordynować naszych działań. Możemy mieć ogólne pojęcie o tym, co musimy zrobić, ale jeśli będziemy działać bez planu, ryzykujemy dotarcie do ślepego zaułka lub nawet oddalenie się od celu. Kiedy masz plan i zaczynasz działać, możesz, że tak powiem, zarządzać całym procesem online: to nie działa w ten sposób, spróbuj inaczej, jedna rzecz nie działa, zastanów się, co może to zastąpić. Posiadanie jasnego planu pozwoli ci manewrować wzdłuż swojej ścieżki, zmieniać różne metody i metody. W rezultacie będziesz mieć kompleksowy plan, który uwzględni wszystkie możliwe niuanse i opcje rozwoju wydarzeń. Umiejętność planowania to umiejętność bycia elastycznym i gotowym na każdą sytuację.

Wysokie prawdopodobieństwo sukcesu

I być może najważniejszą zaletą planowania jest to, że choć nie gwarantuje to 100%, to nadal istnieje ogromne prawdopodobieństwo sukcesu. Ilu widzimy ludzi, którzy chcą bardzo niewiele, ale bez planu nigdy niczego nie osiągają! I w przeciwieństwie do nich istnieje wielka ilość przykłady ludzi, którzy mają fantastyczne cele, które wydają się nieosiągalne, ale mimo wszystko osiągają je, a nawet więcej. Tym, co odróżnia tych pierwszych od drugich, jest umiejętność planowania i ustalania priorytetów. Określ swoje cele, zacznij układać plan – po chwili zobaczysz, że osiągnąłeś swój cel, a tysiące gapiów bez planu pozostają na swoich miejscach. Planowanie uczyni Cię liderem w każdej dziedzinie!

Z pewnością teraz stało się dla ciebie znacznie jaśniejsze, dlaczego musisz planować i przemyśleć wszystkie swoje kroki. Planowaniem zajmują się biznesmeni i przedsiębiorcy, szefowie wielkich korporacji, ludzie kreatywni, pisarze, aktorzy i gwiazdy show-biznesu, ogólnie rzecz biorąc, wszyscy ci, których powszechnie nazywa się ludźmi sukcesu. Planowanie jest częścią życia i aktywności każdej osoby, która chce zwiększyć swoją produktywność i osiągnąć poważne wyniki. Właśnie z tego powodu oprócz zasiadania do stołu, wzięcia długopisu i kartki papieru i rozpoczęcia czegoś planowania, dziś istnieją specjalnie opracowane techniki planowania, które nie raz udowodniły swoją skuteczność. W następnej sekcji przedstawimy krótki przegląd najpopularniejszych z nich.

Techniki planowania

Planowanie ABC

Warunkiem stosowania tej metody jest doświadczenie, które jasno pokazuje, że stosunek procentowy spraw ważnych i nieważnych jest zawsze w przybliżeniu taki sam. Wszelkie zadania, w oparciu o ich znaczenie w osiągnięciu założonych wyników, należy rozdzielić przy użyciu wartości liter ABC. Wynika z tego, że w pierwszej kolejności należy wykonać zadania, które mają największą wagę i znaczenie (A), a dopiero potem wszystkie pozostałe (B, C). Korzystając z tej techniki, musisz zaplanować swój czas, biorąc pod uwagę wagę zadań, a nie wysiłek wymagany do ich wykonania.

Metoda ABC opiera się na trzech podstawowych zasadach:

• Kategoria A – sprawy najważniejsze. Stanowią około 15% wszystkich rzeczy, które robisz, ale dają około 65% wyników.
• Kategoria B – sprawy ważne. Stanowią około 20% całego biznesu i generują około 20% wyników.
• Kategoria C – sprawy najmniej istotne. Stanowią około 65% całego Twojego biznesu, ale także przynoszą około 15% Twoich wyników.

Więcej o tej technice możesz dowiedzieć się tutaj.

Zasada Eisenhowera

Technikę tę zaproponował kiedyś amerykański generał Dwight David Eisenhower. Jest to doskonały dodatkowy miernik umożliwiający szybkie podjęcie najważniejszych decyzji. Zasada ta polega na ustalaniu priorytetów według kryteriów ważności i pilności.

Musisz podzielić wszystkie swoje zadania na cztery główne kategorie i wykonać je w kolejności priorytetów:

• Kategoria A – sprawy najpilniejsze i najważniejsze.
• Kategoria B – sprawy pilne, ale nieważne. Ważne jest, aby móc je oddzielić według kryterium ważności od pierwszej kategorii, w przeciwnym razie możesz tracić na nich czas, zostawiając sprawy naprawdę ważne na później.
• Kategoria C – sprawy nie pilne, ale ważne. Tutaj należy wziąć pod uwagę czynnik pilności: ponieważ te sprawy nie są pilne, często są odkładane na później, po czym stają się pilne, co nie jest dobre. Dlatego nigdy nie należy zaniedbywać ich wdrażania. Takie zadania można między innymi delegować – powierzając ich realizację komuś innemu.
• Kategoria D – sprawy niepilne i nieistotne. Często dana osoba najbardziej przejmuje się takimi rzeczami i spędza na nich większość swojego czasu. Naucz się dokładnie identyfikować sprawy w tej kategorii. Należy je wykonać jako ostatnie, po ukończeniu poprzednich.

Więcej o metodzie Eisenhowera można dowiedzieć się tutaj.

Reguła Pareta

Zasada ta jest czasami nazywana zasadą „80/20”. Został on sformułowany przez włoskiego ekonomistę Vilfredo Pareto. Jego podstawowym założeniem jest to, że najmniejsza ilość działań daje największą liczbę wyników i odwrotnie.

Wizualnie zasada ta wygląda następująco:

• 20% działań = 80% wyników
• 80% działań = 20 wyników
• 20% ludzi posiada 80% całego kapitału
• 80% ludzi posiada 20% całkowitego kapitału
• 20% klientów generuje 80% przychodów
• 80% klientów generuje 20% przychodów
• Itp.

Zastosuj tę zasadę do swoich codziennych czynności, a zobaczysz, że 80% wszystkiego, co robisz w ciągu dnia, to tylko 20% potrzebnego rezultatu, a 20% dobrze zaplanowanych działań przybliża Cię o 80% do upragnionego celu. Na tej podstawie pamiętaj, że musisz zacząć dzień od kilku, ale najtrudniejszych, ważnych i pilnych zadań, a dopiero potem zająć się zadaniami łatwymi i nie mniej ważnymi, ale obecnymi w znacznie większym wolumenie. Bardzo wygodne jest zastosowanie reguły Pareto w połączeniu z techniką ABC lub zasadą Eisenhowera.

Możesz przeczytać więcej o zasadzie „80 do 20”.

wyczucie czasu

Termin „timing” odnosi się do metody zaprojektowanej do badania spędzonego czasu. Odbywa się to poprzez rejestrację i pomiar wykonanych czynności. Główne cele pomiaru czasu to określenie, jak spędza się czas, identyfikacja „pochłaniaczy czasu”, znajdowanie rezerw czasu i rozwijanie poczucia czasu.

Prowadzenie pomiaru czasu jest dość proste: eksperci zalecają rejestrowanie wszystkich swoich działań z dokładnością do 5 minut przez 2-3 tygodnie. Wizualnie wygląda to mniej więcej tak:

• 8:00-8:30 - obudziłem się, przeciągnąłem, umyłem
• 8:30-9:00 - wypiłem herbatę, włączyłem komputer, sprawdziłem pocztę
• 9:00-9:30 - poszedłem do sieci społecznościowej
• 9:30 - 10:00 - przygotowanie dokumentów do pracy
• Itp.

Wpisy można uzupełniać komentarzami i dodatkowymi parametrami. Istnieje kilka sposobów śledzenia czasu:

• Na papierze - w zeszycie, zeszycie, zeszycie
• Korzystanie z gadżetu - telefonu komórkowego, e-czytnika, tabletu
• Korzystanie z dyktafonu
• Korzystanie ze specjalnego oprogramowania na komputerze
• Online - specjalne aplikacje internetowe
• Wykres Gantta (patrz poniżej)

Na podstawie danych uzyskanych podczas pomiaru czasu będziesz w stanie zidentyfikować ważne cechy rozkładu czasu i dostosować je. Przeczytaj więcej o czasie.

Wykres Gantta

Wykres Gantta to metoda wykresu słupkowego opracowana przez amerykańskiego specjalistę ds. zarządzania Henry'ego Gantta. Służy do zilustrowania planów i harmonogramów różnych projektów. Diagram składa się z pasków ułożonych wzdłuż osi czasu, a każdy z nich przedstawia osobne zadanie będące częścią projektu. Oś pionowa to lista zadań. Ponadto możesz zaznaczyć na wykresie różne wskaźniki - procenty, wskaźniki, znaczniki czasu itp.

Za pomocą wykresu Gantta można w przejrzysty sposób prześledzić proces realizacji projektu i skuteczność podjętych działań. Ale w każdym razie tę metodę trzeba będzie uzupełnić innymi, ponieważ diagram nie jest zsynchronizowany z datami, nie wyświetla wydanych zasobów i istoty wykonanych działań. Najlepiej nadaje się do małych projektów. Sam diagram jest często dołączany jako dodatek do różnych aplikacji do zarządzania projektami.

Inteligentna technologia

Technika wyznaczania celów SMART uznawana jest za jedną z najlepszych na świecie. Wywodzi się z NLP i szczegółowo omówiliśmy to na jednej z naszych lekcji. Tutaj podamy jedynie krótki opis tej techniki.

Samo słowo „SMART” jest akronimem utworzonym z pierwszych liter pięciu słów definiujących kryteria celu. Przyjrzyjmy się im nieco bardziej szczegółowo.

• Konkretny – cel musi być konkretny, tj. konfigurując, musisz jasno wyobrazić sobie rezultat, który chcesz osiągnąć. Na przykład: „Chcę zostać antropologiem”.
• Mierzalny – cel musi być mierzalny, tj. musisz przedstawić pożądany wynik w kategoriach ilościowych. Na przykład „do 2015 roku chcę zarabiać 50 tysięcy rubli miesięcznie”.
• Osiągalny – cel musi być osiągalny, tj. musisz wziąć pod uwagę cechy swojej osobowości: zdolności, predyspozycje, talent itp. Na przykład, jeśli masz trudności z matematyką i absolutnie nie rozumiesz tej nauki, lepiej nie stawiać sobie za cel zostania wybitnym matematykiem.
• Istotny – cel musi być powiązany z innymi celami. Na przykład osiągnięcie celu średnioterminowego powinno domyślnie obejmować osiągnięcie kilku celów krótkoterminowych.
• Terminowy – cel musi być określony w czasie i mieć jasno określone ramy czasowe. Na przykład: „Chcę schudnąć z 95 do 80 kg w sześć miesięcy w taki a taki miesiąc”.

Wszystko razem pozwoli Ci określić niezbędne działania, aby osiągnąć pożądany rezultat, wziąć pod uwagę maksymalną liczbę czynników i stale monitorować swoje postępy. Przeczytaj więcej o technice SMART.

Lista celów i zadań

Najprostsza technika, dzięki której możesz zaplanować czas i zadania. To tylko lista rzeczy do zrobienia. Takie listy są bardzo wygodne, ponieważ nie wymagają żadnych dodatkowych zasobów, takich jak komputer, aplikacje mobilne czy stosowanie skomplikowanych schematów, ale pozwalają też w przejrzysty sposób wyświetlić wszystko, co jest potrzebne do wykonania i kontrolować ten proces.

Sporządzenie listy celów i zadań jest bardzo proste: możesz po prostu spisać na kartce papieru wszystko, co i kiedy musisz osiągnąć, a po ukończeniu po prostu skreślić zrealizowane pozycje. Możesz też uczynić to nieco bardziej skomplikowanym: utwórz tabelę, w której będą kolumny: „zadanie”, „priorytet”, „termin”, „znak ukończenia”.

Wszystkie prezentowane techniki można stosować pojedynczo lub w połączeniu. Wypróbuj wszystkie opcje - na pewno po chwili wybierzesz dla siebie najwygodniejszą i odpowiednią, a może nawet stworzysz na ich podstawie własną.

Aby ułatwić Ci planowanie zajęć i czasu, chcielibyśmy zakończyć tę lekcję przedstawieniem kilku bardzo skutecznych zasad, które możesz zastosować w swoim codziennym życiu.

Zasady planowania

• Wypróbuj wszystkie omówione metody planowania i wybierz tę, która najbardziej Ci odpowiada. Używaj go na co dzień i we wszystkich sprawach.
• Nie próbuj pamiętać wszystkiego – rób notatki. Jak to się mówi: „Najtępszy ołówek jest lepszy niż najostrzejsza pamięć”.
• Jeśli masz dużo rzeczy do zrobienia, nie próbuj robić wszystkiego. Poświęć trochę czasu na zidentyfikowanie tych najważniejszych i priorytetowych i przystąp do ich wdrażania. Dokończ resztę później.
• Pod koniec jednego tygodnia przygotuj plan działania na następny. Zrób to samo na koniec każdego dnia.
• Wyrób sobie nawyk noszenia przy sobie notatnika i długopisu lub dyktafonu, aby zapisywać ciekawe myśli, które przychodzą Ci do głowy.
• Prowadź „dziennik sukcesów”, w którym każdego dnia będziesz odnotowywać wszystkie swoje sukcesy, niezależnie od tego, jak małe. Dzięki temu będziesz stale zmotywowany i będziesz przypominał, że podążasz właściwą drogą.
• Naucz się mówić nie. Ta umiejętność pozwoli Ci uniknąć marnowania czasu, dążenia do niepotrzebnych celów i komunikowania się z niepotrzebnymi ludźmi.
• Zawsze pomyśl, zanim cokolwiek zrobisz. Rozważ zalety i wady. Staraj się nie popełniać pochopnych działań i działań.
• Zawsze, gdy jesteś w trakcie czegoś, pamiętaj o sobie, bądź świadomy tego, co robisz w tej chwili. Jeśli czujesz, że nie idziesz do przodu, zaprzestań tej aktywności.
• Spójrz na siebie krytycznie: zidentyfikuj swoje złe nawyki, które marnują czas, rzeczy, które lubisz robić, ale które nie przybliżają Cię do celu. Następnie stopniowo i jeden po drugim zastąp te nawyki i działania nowymi, skutecznymi.
• Określ swoje główne priorytety w życiu i żyj zgodnie z nimi. W ten sposób zawsze możesz skupić się na najważniejszej sprawie i nie tracić czasu.
• Nie wykonuj niepotrzebnych, niepotrzebnych działań, nie zajmuj się sprawami innych osób. Sam musisz iść do przodu, ale nie daj się wykorzystać jako narzędzia do osiągania celów innych ludzi, jeśli sam nie jesteś z tego zadowolony.
• Regularnie i systematycznie przeznaczaj czas na samodoskonalenie: czytanie książek, oglądanie filmów edukacyjnych i motywujących, doskonalenie swoich umiejętności itp.
• Nie poprzestawaj na tym – osiągnąwszy jeden cel, wyznacz sobie inny, poważniejszy. Dzięki temu zawsze będziesz w dobrej formie, będziesz mieć motywację i motywację.

Zastosowanie wszystkich powyższych zaleceń pozwoli Ci odnieść sukces w każdej dziedzinie i osiągnąć swoje cele w jak najkrótszym czasie. Najważniejsza jest ciągła praca nad sobą i wykorzystywanie nabytych umiejętności w praktyce. Aby wszystko, czego nauczyłeś się z tej lekcji, zaczęło przynosić owoce, musisz zacząć planować swoje przyszłe działania już dziś. Zacznij od dowolnej metody, ćwicz, doskonal nową umiejętność i uczyń ją nawykiem. Oczywiście nie da się zaplanować w życiu wszystkiego, ale wiele można zrobić.

Dodatkowe interesujące materiały dotyczące planowania i wydajności można znaleźć w naszych zasobach 4brain:

Sprawdź swoją wiedzę

Jeśli chcesz sprawdzić swoją wiedzę na temat tej lekcji, możesz rozwiązać krótki test składający się z kilku pytań. W każdym pytaniu tylko 1 opcja może być prawidłowa. Po wybraniu jednej z opcji system automatycznie przechodzi do kolejnego pytania. Na liczbę punktów, które otrzymasz, wpływa poprawność Twoich odpowiedzi i czas poświęcony na ich wypełnienie. Należy pamiętać, że pytania są za każdym razem inne, a opcje są mieszane.

Cześć! W tym artykule porozmawiamy o planowaniu dnia pracy.

Dzisiaj dowiesz się:

1. Po co planować swój dzień pracy;
2. Kto tego potrzebuje?
3. Jak prawidłowo zaplanować dzień pracy.

Planowanie dnia pracy

W XXI wieku rytm życia zauważalnie przyspieszył i nadal nabiera tempa. Jeśli wcześniej, aby odnieść sukces, trzeba było wykonać jedną pracę, teraz musisz wykonać znacznie więcej, aby osiągnąć sukces. A ludziom zaczyna brakować czasu. Jeśli będziemy gonić za wszystkimi codziennymi zadaniami, które życie rzuca nam każdego dnia, nie pozostanie nam już żaden czas.

Planowanie dnia pracy to narzędzie, które pomaga nie tylko efektywnie wykorzystać czas pracy, ale także go skrócić. To nie jest trywialna lista rzeczy do zrobienia, którą należy wypełnić w ściśle określonej kolejności. Planowanie to umiejętność wyboru, co należy zrobić, dlaczego i kiedy.

Dlatego właściwe planowanie nie tylko porządkuje wszystko, co robisz w ciągu dnia, ale także oszczędza Twój czas. Przede wszystkim trzeba zrobić to, co najważniejsze – to główna zasada. Przyda się każdej osobie, która ma wolny czas w pracy i nie ma jasnego harmonogramu, aby właściwie rozdzielić swój czas.

Co obejmuje planowanie?

Planowanie czasu pracy obejmuje:

• Ustalajac priorytety.
• Wybór ważnych zadań.
• Znalezienie najlepszych sposobów ich rozwiązania.
• Znalezienie pracy w wolnym czasie.

Priorytetyzacja pomaga zrozumieć, co wymaga uwagi, co można rozwiązać samoistnie, a jaki problem należy po prostu zignorować. Czas i informacje stały się znacznie cenniejsze niż wcześniej, a ekscytowanie się czymś, co nie przynosi rezultatów, nie ma sensu.

Wybór ważnych zadań- prawie tak samo jak ustalanie priorytetów, tylko w ramach jednego dnia roboczego. Ty wybierasz, co przyniesie ważny rezultat, co należy zrobić pilnie, a co można odłożyć na później.

Znalezienie lepszych sposobów rozwiązywania problemów- bardzo ważny punkt. Planując, musisz rozważyć nie tylko to, co będziesz robić, ale także jak najlepiej to zrobić. Jednocześnie ważne jest nie tylko oszczędzanie czasu, ale robienie wszystkiego tak szybko i sprawnie, jak to możliwe.

Praca z czasem wolnym należy również uwzględnić w planie pracy. Czy masz wolne 2 godziny dziennie, które możesz przeznaczyć na coś? Możesz powiedzieć o tym swojemu szefowi, a on obciąży Cię pracą, możesz się dokształcić lub możesz włożyć wysiłek w rozwój własnego projektu.

Dlaczego planowanie dnia pracy jest ważne?

Każdy, kto kiedykolwiek spotkał się z freelancingiem, biznesem lub „pracą do woli” (jak taksówka) doskonale rozumie, jak ważne jest organizowanie zadań w ciągu dnia. Ale na przykład większość pracowników biurowych nie uważa za konieczne planowania swojego dnia pracy.

W rzeczywistości, główny powód planowanie dnia pracy - zwiększenie własnej efektywności. Jeśli słuchasz własnego ciała, możesz zrozumieć, że niektóre rzeczy działają na Ciebie lepiej w jednym momencie, a inne w innym. Na przykład wygodniej jest dzwonić do innych firm po obiedzie, ponieważ już się obudziłeś, ale jeszcze nie jesteś zmęczony, a monotonna praca kończy się szybciej wieczorem, więc lepiej odłożyć wprowadzanie informacji do bazy danych do 5 - 6 godzin.

Planowanie dnia pracy uwzględnia nie tylko podstawowe elementy rozwiązywania problemów, ale także osobiste preferencje każdej osoby. Zarządzanie czasem nie miało na celu narzucania wszystkim tego samego wzorca wysoce wydajnej pracy. Musisz dostosować swoje zadania do charakterystyki swojego ciała.

Organizowanie i planowanie dnia pracy pozwala zrobić więcej w krótszym czasie, pozostawiając czas na robienie rzeczy, które sprawiają Ci przyjemność.

Kto powinien planować swój dzień pracy?

Każdy człowiek powinien umieć zaplanować swój dzień pracy. W ten sposób możesz zaoszczędzić czas i pracować wydajniej. Istnieją jednak trzy kategorie ludzi, którzy po prostu muszą zaangażować się w planowanie osobiste.

. Najbardziej niezdyscyplinowanym pracownikiem jest freelancer. Nie ma jasnego harmonogramu i dopiero termin przypomina mu, że czas usiąść i coś zrobić. Dlatego dla freelancerów pracujących z kilkoma klientami bardzo ważne jest zaplanowanie dnia pracy. Często okazuje się, że nowe zamówienia pojawiają się z różnicą jednego lub dwóch dni, a jeśli będziesz czekać do ostatniej chwili, możesz nie mieć czasu na pracę nad dwoma projektami.

Biznesmeni. Wszystko tutaj jest prawie takie samo jak w freelancingu. Zwłaszcza jeśli jest to biznes internetowy. Z jednej strony możesz zrelaksować się w domu, podczas gdy Twoi pracownicy pracują, ale z drugiej strony takie podejście nieuchronnie zakończy się niepowodzeniem. Na Zachodzie wśród biznesmenów kwitnie kult pracoholizmu. Uważają, że jeśli nie pracujesz 60 godzin tygodniowo, oznacza to, że jesteś leniwy i nie masz co robić w biznesie.

Menedżerowie. Lider nie zawsze będzie biznesmenem. Właściciel firmy może nie brać czynnego udziału w sprawach swojej firmy, ale jej dyrektor bierze odpowiedzialność za działanie całego mechanizmu. Dlatego liderzy średnich i dużych firm muszą efektywnie wykorzystywać swój czas, ponieważ od ich decyzji zależy przyszłość firmy w dłuższej perspektywie. Planowanie dnia pracy menedżera to sposób na najefektywniejsze rozłożenie czasu pomiędzy strategicznie ważnymi zadaniami.

Metody planowania dnia pracy

Metod prawidłowego planowania dnia pracy może być wiele. Ale jednym z najbardziej skutecznych jest Matryca Eisenhowera. Jego istota jest następująca.

Są 4 kwadraty:

1. Plac A – Sprawy pilne i ważne.
2. Plac B – sprawy niepilne i ważne.
3. Plac C – sprawy pilne i nieważne.
4. Plac D – sprawy niepilne i nieistotne.

Kwadrat A powinien prawie zawsze pozostać pusty. Przy właściwym planowaniu wszystkie ważne zadania powinny osiedlić się w kwadracie B i zostać ukończone w miarę zbliżania się do punktu A.

Kwadrat B to ważne rzeczy, które pomogą Ci osiągnąć swój cel. Obejmuje to wszystkie zadania, które należy wykonać w ciągu 1 dnia roboczego.

Kwadrat C oznacza pilne i nieistotne zadania, które należy delegować innym. Doskonałym przykładem spraw pilnych, ale nieistotnych jest telefon do potencjalnego klienta. Pracownik może to zrobić, lepiej skup się na innych rzeczach.

Kwadrat D, oznacza, że ​​są rzeczy niepilne i nieważne, które nie przybliżają Cię do celu, nie dają pozytywnych emocji i w zasadzie nie są potrzebne. Wszystkie bezużyteczne pomysły należy spisywać w tym kwadracie.

Taki podział zadań ze względu na ich ważność i pilność pozwala zrozumieć, na co należy zwrócić uwagę w ciągu dnia pracy, a o czym można bezpiecznie zapomnieć. Matryca pomaga nie tylko w procesach pracy, ale także w życiu codziennym. Jeśli chcesz uczyć się języka angielskiego, jest to dla Ciebie interesujące i pomoże Ci w karierze - to jest kwadrat B. Ale jeśli chcesz uczyć się hiszpańskiego tylko po to, żeby go znać, to jest to D i możesz spokojnie zapomnieć To.

Zasady planowania czasu pracy

Istnieje kilka zasad efektywnego prowadzenia dnia pracy. Dla wygody dzień podzielimy na 3 części:

• Początek dnia pracy.
• Podstawowy przepływ pracy.
• Ukończenie.

Najważniejszym etapem jest poranek. W zależności od tego, ile spałeś, jak wstałeś i co zrobiłeś, będzie zależeć od twojego nastroju, nastawienia psychicznego i wydajności.

Zasady „prawidłowego” poranka obejmują:

• Pozytywne nastawienie. Jeśli codziennie budzisz się z myślą, że nienawidzisz swojej pracy, Twoja produktywność spadnie. Spróbuj rozpocząć poranek przyjemnymi myślami.
• Staraj się nie „kołysać”. Czy zauważyłeś, że po wstaniu rano potrzebujesz kolejnych 30 – 40 minut, aby w końcu dojść do siebie? To czas, którego nie warto marnować. Zaraz po przebudzeniu weź prysznic, zaparz kawę i zamiast tracić pół godziny donikąd, możesz w spokoju zjeść śniadanie.
• Spokojne śniadanie i droga do pracy. Rozpoczęcie dnia bez pośpiechu jest bardzo ważne. Kiedy się spieszysz, Twoje ciało zużywa dodatkową energię i nerwy, które można wykorzystać do bardziej produktywnej pracy. Jeśli nie stać Cię na obfite śniadanie i spokojną wycieczkę, kładź się spać później i wstawaj wcześniej.
• Kluczowe zadania. Biznesmeni odnoszący największe sukcesy mawiają, że najważniejsze zadania należy wykonać rano. Jak mówi przysłowie: „Jeśli chcesz zrobić wszystko, zjedz żabę na śniadanie”. Rola żaby to zadanie, którego w ogóle nie chcesz się podjąć. Zrób to rano, a pozytywny nastrój wynikający z faktu, że „żaba została zjedzona” będzie Ci towarzyszyć przez cały dzień.

Główny przepływ pracy składa się z następujących zadań:

• Rozwiązuj pilne problemy. Ważne jest, aby zrozumieć, że jeśli w ciągu dnia pracy pojawi się jakaś pilna sprawa, nie musisz skupiać całej swojej uwagi wyłącznie na niej. Najpierw musisz zrozumieć, czy jest to ważne, czy nie. Jeśli jest to ważne, musisz natychmiast zacząć nad tym pracować. Jeżeli nie, przenieś odpowiedzialność za jego realizację na inną osobę.
• Dotrzymanie terminów. Każdego dnia powinieneś wyznaczać sobie przybliżone terminy, w których musisz uporać się z całym ogromem zadań. Ważne jest, aby nie było to „Zrób wszystko przed godziną 18”, ale „O 14:00 - zacznij planować, o 15:00 - przeanalizuj wskaźniki, o 16:00 - sporządź raport” itp.
• Porządek w miejscu pracy. Jest to ukryty, ale bardzo ważny punkt. Jeśli na Twoim biurku panuje bałagan, Twoje oczy będą ciągle zagubione. A jeśli w Twojej pracy jest jakiś zagraniczny dokument, możesz zacząć się go uczyć i po prostu stracić 20 - 30 minut.
• Nie kieruj się impulsami. To najważniejsze. Istnieją pewne wyzwalacze, które sprawiają, że przenosisz uwagę z pracy na coś mniej ważnego. Zadzwonić do przyjaciela podczas przeglądania planu sprzedaży? Lepiej tego nie robić, wtedy stracisz koncentrację i łatwo możesz stracić ducha pracy.
• Pogrupuj swoją rutynę. To jest bardzo ważne. Jeśli w ciągu dnia musisz wykonać 60 rozmów telefonicznych, lepiej podzielić je na kilka małych grup, po 10–15 osób na raz. Po wykonaniu połączenia możesz wykonać kolejne zadanie. Dzięki ciągłemu przejściu z czynności rutynowych na aktywne możesz osiągnąć znacznie więcej.

Zakończenie dnia pracy opiera się na następujących zasadach:

• Dokończ to, co jest potrzebne. Istnieje grupa rzeczy, które mieszczą się w kwadracie „ważne, ale nie pilne”. Najlepiej wypełniać je w ciągu dnia pracy, a pole „ważne i pilne” zawsze pozostawiać puste.
• Porównaj swoje wyniki z planem. Wszystko, co zrobiłeś w ciągu dnia, należy porównać z tym, co zaplanowałeś. Jeśli dopiero zacząłeś planować swój dzień pracy, drobne odstępstwa od planu będą wskazane. Staraj się, aby było ich jak najmniej.
• Zrób plan na następny dzień. Najlepiej zrobić to pod koniec poprzedniego dnia roboczego. W ten sposób utrzymacie ducha pracy, a jednocześnie ważne będzie opracowanie prawdziwego programu działań.

Jeśli jesteś menadżerem, to w ciągu dnia pracy musisz ściśle współpracować ze swoją sekretarką.

Pamiętaj, że to wszystko są porady ogólne. Nie biorą pod uwagę Twoich indywidualnych cech. Jeśli wygodniej jest Ci wykonać pilną pracę po południu niż rano, masz do tego prawo. Jeśli wolisz wykonać duże, trudne zadanie na końcu i nie wpływa to na Twój nastrój przez jeden dzień, rób to na końcu.

Planowanie dnia pracy powinno być indywidualne.

Podstawowe błędy przy planowaniu dnia pracy

Pomimo tego, że praktyka zarządzania czasem jest już mocno zakorzeniona w naszym życiu, większość ludzi popełnia typowe błędy podczas planowania dnia pracy. Oto kilka z nich.

Błąd 1. Złe ustalenie priorytetów.

Matryca Eisenhowera mówi nam, że musimy zrobić ważne rzeczy. Jednak wiele osób może łatwo pomylić się z tym, co jest dla nich ważne. Plac A, który powinien pozostać pusty i odpowiada za sprawy pilne i ważne, często mylony jest z placem C, na którym nagromadziły się sprawy nieistotne, wymagające natychmiastowej uwagi.

Warto pamiętać, że energię należy przeznaczać wyłącznie na to, co w danym momencie jest dla nas ważne. Powinieneś pracować na przyszłość, kiedy wszystko można odłożyć na bok i mądrze zaplanować.

Błąd 2: Spędzanie zbyt dużej ilości czasu na drobiazgach.

Aby wyjaśnić, dlaczego najpierw trzeba zrobić „podstawowe”, a dopiero potem drobne rzeczy, skorzystamy z prawa Pareto. Mówi, że 20% wysiłku daje 80% rezultatów. Oznacza to, że pracując nad czymś ważnym, poświęcasz 20% wysiłku i osiągasz 80% wyniku. Kiedy pracujesz nad małymi rzeczami, osiągasz 4 razy mniej wyników i poświęcasz 4 razy więcej wysiłku.

Spójrzmy na mały przykład. Musisz rozpocząć kampanię reklamową. Jeśli utworzysz 10 kreacji, dobierzesz dla nich słowa kluczowe i frazy i uruchomisz je na przygotowanych stronach, to będzie to 20% pracy, która da 80% wyniku. Jeśli jednak poświęcisz czas na edycję czcionek i obrazów, wybieranie i dopracowanie fraz oraz wyszukiwanie dodatkowych platform dla reklam, poświęcisz znacznie więcej wysiłku. Wszystko to trzeba będzie zrobić, ale po rozpoczęciu kampanii reklamowej, kiedy osiągniesz pierwszy wynik.

Błąd 3. Brak czasu na sprawy osobiste.

Każdy człowiek powinien mieć życie osobiste i swobodę wyboru zawodu. Jeśli masz dużo pracy i nie znajdujesz godziny lub dwóch na swoje hobby, to jest to złe planowanie dnia. Planowanie czasu pracy jest ważne nie tylko dlatego, że pozwala zrobić więcej. Daje Ci możliwość robienia tego, co lubisz, bez pośpiechu.