Udział w przetargach: instrukcje krok po kroku, niezbędne dokumenty, warunki.

19.02.2013 01:54

Celem przetargu jest wyłonienie dostawcy towaru (usługi), który będzie w stanie zaspokoić wszystkie Państwa wymagania (pod względem ceny, czasu dostawy, ilości towaru itp.). Robiąc to, musisz pamiętać o następujących kwestiach:

• Przeprowadzenie poważnego przetargu zajmuje co najmniej miesiąc, a być może opóźnienie będzie odgrywać ważną rolę w Twoim biznesie. Jeśli więc nie kupisz sprzętu lub nie zgłosisz się na usługę w terminie, możesz stracić klienta w ciągu miesiąca, a wraz z nim dochód.
• Przetarg należy organizować jedynie w przypadku zakupów znaczących. Z mojego doświadczenia wynika, że ​​kwota ta powinna wynosić co najmniej 10 tysięcy dolarów amerykańskich. Jeśli mówimy o mniejszych kwotach, Twoi podwładni powinni samodzielnie znaleźć tańsze opcje, komunikując się z przyszłymi lub obecnymi partnerami.

Oceń sytuację i jeśli masz czas na zorganizowanie przetargu, skorzystaj z formularza wyboru partnera. Aby skutecznie zorganizować przetarg i osiągnąć swój cel, należy wykonać kilka kroków (zobacz też: Jaki przetarg można ogłosić?).

Jaki przetarg można ogłosić?

Przetarg nieograniczony to wydarzenie publiczne, podczas którego Twoja firma dość szeroko nagłaśnia swoje bezpośrednie zamierzenia rynkowe. Formułujesz problem, opisujesz sytuację rynkową i warunki, jakie musi spełniać rozwiązanie problemu. Następnie informacja o przetargu jest rozpowszechniana w otwartych źródłach.

Zalecam przeprowadzenie przetargu nieograniczonego w przypadku bardzo dużej kwoty zamówienia (np. mówimy o budowie budynku). Przetarg nieograniczony zapewni akcjonariuszom maksymalną przejrzystość przy wyborze wspólnika i podejmowaniu decyzji, a także znacząco zmniejszy prawdopodobieństwo, że na wynik będą miały wpływ interesy finansowe podwładnych (czyli otrzymanie łapówki).

Przetarg zamknięty zakłada, że ​​Ty lub komisja przetargowa przeprowadzicie wstępną selekcję uczestników (zwykle nie więcej niż pięć-sześć firm), zapoznacie się z ich przedstawicielami i porozmawiacie o swoich planach.

Ogłoszenia o zamkniętych przetargach nie są publikowane, zaproszenia wysyłane są indywidualnie. W przetargach zamkniętych biorą zazwyczaj udział największe firmy lub ich konsorcja.

Przetarg taki lepiej przeprowadzić jeśli dysponujemy ograniczonym czasem i znamy rynek dla profesjonalnych firm z danego obszaru. W przeciwnym razie (w przypadku przetargu otwartego) będziesz musiał poświęcić czas na zbadanie doświadczenia i poziomu firm, ocenić ryzyko interakcji z potencjalnymi partnerami, którzy chcą wziąć udział w przetargu. Wszystko to powoduje wydłużenie terminów.

Przetarg należy przeprowadzić, jeżeli koszt zakupu (jednorazowy lub roczny) przekracza ustaloną kwotę. Każda firma ustala go w oparciu o swoje interesy i ryzyko przy zakupie. Nasza firma zakupuje surowce do produkcji, sprzęt komputerowy, sprzęt i meble biurowe, pojazdy do floty w drodze przetargów, a także dobiera firmy świadczące usługi (z zakresu doboru personelu, PR itp.).

Nie określiliśmy optymalnego terminu przeprowadzenia przetargu. W zależności od złożoności i kwoty zakupu przetarg trwa od dwóch tygodni do dwóch miesięcy. Im bardziej skomplikowany przetarg, im większa liczba dostawców biorących w nim udział, tym więcej czasu zajmuje analiza ofert i podjęcie ostatecznej decyzji. Jeśli jednak przetarg się opóźni, jest to sygnał, że przy jego organizacji coś zostało zrobione niewłaściwie.

Krok 1. Organizacja komisji przetargowej

Możesz utworzyć komisję przetargową tymczasowo lub na stałe (jeśli regularnie organizujesz przetargi). Powinien składać się z ekspertów i przedstawiciela działu, który potrzebuje tego produktu. Wskazane jest, aby dyrektor generalny firmy klienta przejął rolę przewodniczącego komisji. Ekspertami mogą być zarówno specjaliści z Twojej firmy, jak i Twoi znajomi lub konsultanci. Najważniejsze, że są dobrze zorientowani w dziedzinie działalności, w której organizujesz przetarg.

1. Spróbuj częściej komunikować się ze swoimi reżyserami. Przed rozpoczęciem przetargu sformułuj z nimi jasne wymagania, według których zostanie dokonany wybór.
2. Utworzenie stałej komisji nie zawsze jest skuteczne, ponieważ zaproszeni eksperci nie są w stanie zrozumieć wszystkich obszarów. Lepiej jest dostosować skład komisji w zależności od celów i obszaru, na którym odbywa się przetarg.
3. Twoim zadaniem jest zapewnienie komisji takich warunków pracy, aby mieć pewność, że zakup odpowiada potrzebom Twojego biznesu. Spróbuj stworzyć zdrowy konflikt interesów pomiędzy komisją a dostawcami biorącymi udział w przetargu.

Praktykant opowiada

Elena Denisowa | Dyrektor finansowy projektu Chateau le Grand Vostock w regionie Krasnodar

Odniesienie

Projekt Zamek Le Grand Vostock(Chateau le Grand Vostok) to unikalny rosyjsko-francuski projekt mający na celu produkcję win o europejskich standardach jakości w Rosji. Obejmuje pełny cykl produkcyjny: uprawę winogron, składanie wina, dojrzewanie wina we francuskich beczkach, butelkowanie i dystrybucję.

Polecam, aby Dyrektorzy Generalni małych firm osobiście monitorowali cały proces (od powołania komisji przetargowej do podjęcia decyzji). Na przykład nasza firma przeprowadziła przetarg na wybór generalnego wykonawcy budowy zakładu w obwodzie krasnodarskim. Brałem udział w przygotowaniu przetargu, wyborze partnerów i podjęciu ostatecznej decyzji.

Z własnego doświadczenia mogę powiedzieć: jeśli Dyrektor Generalny jest kierownikiem projektu i przewodniczącym komisji przetargowej, to właśnie on musi na co dzień monitorować przebieg przetargu.

Dyrektor Generalny, który ma pod swoim dowództwem zastępców ds. ekonomii i finansów, marketingu, rozwoju strategicznego itp., może delegować prowadzenie przetargu swoim podwładnym. W tym przypadku przydzielana jest Ci rola głównego eksperta, który po otrzymaniu informacji o uczestnikach może podjąć ostateczną decyzję. W razie potrzeby możesz spotkać się z kandydatami, których lubisz.

W skład komisji przetargowej wchodzą kierownicy działów lub kierownicy – ​​w zależności od wielkości i charakteru przetargu, stopnia zaangażowania działów w przetarg. Nasz Dyrektor Generalny nie uczestniczy w pracach komisji przetargowych, lecz je kontroluje. Jeżeli przetarg jest rozstrzygany na kwoty od miliona dolarów, musi zapoznać się z wnioskami i wynikiem, natomiast jeśli mówimy o mniejszych kwotach, to według własnego uznania.

W naszej firmie w skład komisji przetargowej wchodzi zawsze co najmniej trzech pracowników: klient, jego menadżer i kierownik zakupów. Do udziału w przetargu zapraszane są co najmniej trzy osoby współpracujące ze spółką oraz potencjalni dostawcy produktów (usług).

Ponieważ jedną z zasad zarządzania naszą firmą jest delegowanie uprawnień z najwyższego kierownictwa na wykonawcę, Dyrektor Generalny uczestniczy w pracach komisji przetargowej jedynie przy zakupach przekraczających określoną kwotę lub przy wyborze dostawcy najważniejszych usług (produktów ) dla firmy. Najczęściej udział Dyrektora Generalnego jest minimalny – na poziomie eksperckim.

Krok 2. Opracowanie specyfikacji przetargowej

W zleceniu przetargowym członkowie komisji muszą wymienić wszystkie wymagania dotyczące zakupionego produktu (usługi). Dokument ten pozwoli Twoim partnerom przygotować pełniejsze informacje, a Ty będziesz mógł porównać wydajność dostawców.

Rada dla Dyrektora Generalnego:

1. Jeśli strategia rozwoju Twojej firmy pozwala na określenie wolumenu rozważanej transakcji na dwa, trzy lata wcześniej, pamiętaj o zaznaczeniu tego w specyfikacji przetargowej.
2. Staraj się jak najdokładniej sformułować wymagania techniczne dotyczące zakupionego produktu (usługi) i niezbędnych cech. Umożliwi to szybkie porównanie otrzymanych ofert, a co za tym idzie, skróci czas przeprowadzenia przetargu.
3. Nie podawaj w zadaniu niepotrzebnych szczegółów. Pamiętaj: nadmierna szczegółowość może opóźnić przetarg.

Praktykant opowiada

Wiktor Marczenko | Szef zakupów, 3M Rosja, Moskwa

Nasze zadanie przetargowe składa się z następujących punktów: zaproszenie do udziału w przetargu, specyfikacja produktu lub usługi, kryteria oceny i waga każdego kryterium, skład komisji, termin przeprowadzenia przetargu, wymagania dotyczące dokumentacji przetargowej.

Anatolij Kulisz | Dyrektor Handlowy firmy Komus, Moskwa

W naszej firmie zadanie przetargowe (brief) obejmuje następujące parametry: termin, format wniosków przyjętych od uczestników, warunki wyłonienia zwycięzców, cele projektu i oczekiwane rezultaty, budżet projektu, inne warunki (mechanizmy finansowania, pomiar wyników itp.)

Krok 3. Wybór partnerów

Komisja musi wysłać zadanie przetargowe do potencjalnych partnerów. W ten sposób po pierwsze zaprosi ich do udziału w przetargu, a po drugie będzie mogła monitorować ceny na rynku: zrozumiesz, kto zawyża marżę, a kto nie. Na przykład staram się przyciągnąć nie więcej niż trzy do sześciu firm. Co więcej, na tej liście znajdują się zarówno duże, jak i małe przedsiębiorstwa. Paradoks polega na tym, że czasami ci drudzy mają większy wpływ na producenta sprzętu i mają najważniejszą jakość – elastyczność (w przeciwieństwie do dużych firm). Dlatego liderzy rynku często mają wyższe ceny.

Kiedy komisja przetargowa ma pierwsze wyniki, należy je przeanalizować i spróbować zrozumieć, kto chce zarabiać na Twojej firmie, a kto tak naprawdę chce zostać Twoim partnerem. Zachęcamy do zadawania pytań. Studiując prezentacje rób notatki – będą one bardzo przydatne podczas zbiorowej dyskusji nad dokumentacją przetargową.

Rada dla Dyrektora Generalnego:

1. Spróbuj nawiązać osobisty kontakt z dostawcą. Spotkaj się z nim i opowiedz o swoich planach zakupowych. Dzięki temu dowiesz się, który z partnerów jest rzeczywiście gotowy zawalczyć o Twoją firmę i zaoferować najlepsze warunki, który z nich ma bliższą komunikację z producentem. Dzięki temu możesz otrzymać nie tylko rabat od sprzedawcy, ale także dodatkowy bonus od producenta.
2. Jeśli w Rosji nie ma przedstawicielstwa interesującej Cię firmy dostawcy, poinstruuj swoich podwładnych, aby wysyłali pisma z propozycją współpracy do europejskiego przedstawicielstwa firmy lub do centrali. Z reguły prowadzi to do pozytywnego wyniku.

Dyrektor Generalny przemawia

Siergiej Mitrofanow

W procesie poszukiwania potencjalnych uczestników przetargów należy zwrócić także uwagę na małe firmy, które są gotowe podjąć się Twojego projektu lub zaoferować niezbędną usługę (produkt). Nie mów od razu „nie”, najpierw dowiedz się, kto dokładnie tam pracuje. Często wysokiej klasy profesjonaliści opuszczają duże firmy i organizują własne firmy; współpraca z nimi przyniesie dobre efekty i, co ważne, będzie tańsza.

Krok 4. Negocjacje z dostawcą, uzyskanie rabatów

Po przeanalizowaniu ofert i wyłonieniu potencjalnych oferentów komisja przetargowa powinna rozpocząć z nimi aktywną współpracę w celu obniżenia kosztów. Przydatne jest, aby Dyrektor Generalny znał następujące punkty pracy komisji:

• Dźwignią mającą na celu wpłynięcie na wnioskodawców w celu otrzymania rabatów są oferty przetargowe od innych dostawców.
• Komisja musi przyjąć konstruktywne podejście do komunikacji ze sprzedawcą i producentem. Szukaj braków w dostawcy i jego decyzjach, a także zagrożeń, które mogą mieć wpływ na dalszą komunikację ze sprzedawcą i producentem.
• Komisja powinna zapoznać się ze standardowymi warunkami umowy przed zakończeniem przetargu. Następnie odstępując od umowy, członkowie komisji muszą sprawnie doprowadzić dostawcę do takich warunków, które zadowolą obie strony.

Rady dla dyrektora generalnego. Musisz osobiście kontrolować postęp negocjacji. Jeśli widzisz, że bez Twojej pomocy dodatkowa runda relacji się nie uda, zaangażuj się w negocjacje. W ten sposób podkreślisz swoje zainteresowanie partnerem, który będzie zmuszony do wykonania wzajemnego kroku. Zauważam jednak, że zazwyczaj tylko raz można w ten sposób popchnąć negocjacje do przodu.

Dyrektor Generalny przemawia

Siergiej Mitrofanow| Dyrektor Generalny na Rosję i kraje WNP międzynarodowego biura konsultingowego Brandflight, Sztokholm – Londyn – Moskwa

Zdarza się, że rozwiązanie Twoich problemów leży na skrzyżowaniu propozycji dwóch uczestników przetargu. To utrudnia zadanie. Celem przetargu jest jednak znalezienie optymalnego rozwiązania. Czasami znacznie efektywniejsze jest wykorzystanie w projekcie dwóch partnerów. Na przykład w branży reklamowej i komunikacyjnej zdarza się to dość często.

Krok 5. Zweryfikuj partnerów

Przed ostatecznym wyborem partnera należy upewnić się, że obietnice zostaną spełnione. Istnieje kilka sposobów sprawdzania kontrahentów: publiczne, zamknięte i ustne.

Metoda publiczna. Kontrola polega na wyszukiwaniu informacji w Internecie i prasie. Niestety w ten sposób nie zawsze uzyskasz przydatne informacje, ale z pewnością możesz coś zrozumieć. Tym samym każda szanująca się nowoczesna firma dba o swoją „twarz” w Internecie. Zwróć uwagę na stronę firmową i jakość jej projektu. Poziom witryny będzie dokładnie wskazywał, jak firma pozycjonuje się na rynku. Jednak nie raz spotkałem się z profesjonalnymi firmami, które w ogóle nie angażują się w autoPR. Według nich dobry produkt nie potrzebuje reklamy.

Metoda zamknięta. Poproś potencjalnego partnera o informacje na temat jego zrealizowanych projektów, a także listę klientów (możesz to zrobić bez danych kontaktowych). Przykładowo samodzielnie wyszukuję osoby kontaktowe w firmach reprezentowanych przez partnera i otrzymuję informację zwrotną. Moim zdaniem jest to najbardziej obiektywny sposób weryfikacji.

Plotka. Zadzwoń do znajomych i partnerów, poznaj ich opinię na temat Twoich przyszłych dostawców. Z reguły są to nic innego jak plotki. Czasami jednak nawet wśród plotek można znaleźć prawdziwe, przydatne informacje.

Anatolij Kulisz | Dyrektor Handlowy firmy Komus, Moskwa

Podsumowując wyniki przetargu, sprawdzamy nowych partnerów, uwzględniamy ich historię kredytową, miejsce i reputację na rynku oraz zbieramy rekomendacje. Prezentacja wyników swojej pracy innym klientom, ich współrzędne i rekomendacje są zazwyczaj zawarte w warunkach udziału w przetargu.

Krok 6: Podjęcie decyzji

Zatem główne kroki zostały podjęte. Teraz na podstawie otrzymanych informacji komisja przetargowa musi podjąć ostateczną decyzję.

Rada dla Dyrektora Generalnego:

1. Koniecznie weź udział w ostatnim posiedzeniu komisji przetargowej.
2. Daj każdemu członkowi komisji możliwość wypowiedzenia się.
3. Spróbuj doprowadzić komisję do niezależnej decyzji i wspólnej opinii. W przeciwnym razie powinieneś być przygotowany na to, że będziesz musiał podjąć ostateczną decyzję.

Dyrektor Generalny przemawia

Siergiej Mitrofanow| Dyrektor Generalny na Rosję i kraje WNP międzynarodowego biura konsultingowego Brandflight, Sztokholm – Londyn – Moskwa

Będąc nie tylko organizatorem, ale także uczestnikiem przetargu, radzę nie zwlekać z podjęciem ostatecznej decyzji o wyborze partnera. Przygotowanie oferty, sporządzenie specyfikacji przetargowej i zaproszenie uczestników może zająć tyle czasu, ile uznasz za konieczne. Jednak po wyeliminowaniu tych, którzy się nie nadają i pozostawieniu dwóch lub trzech najlepszych, postaraj się jak najszybciej poinformować ich o swojej decyzji. Jeśli będziesz się zastanawiać przez miesiąc, a nawet dwa, uczestnicy przetargu mogą po prostu odmówić Ci współpracy.

Zdarza się, że w trakcie wyjaśniania pojawiają się nowe warunki, które są dla nas nie do przyjęcia ze strony wykonawcy. Następnie zwracamy się do innych kandydatów, którzy nam odpowiadają lub ogłaszamy nowy przetarg.

Wśród przedstawicieli różnych organizacji i przedsiębiorstw coraz częściej można usłyszeć określenie „przetarg”. Mało kto jednak wie, że to właśnie ten zestaw środków pomaga niektórym firmom znaleźć innych wykonawców przynoszących maksymalne korzyści dla siebie. W naszym artykule powiemy Ci bardziej szczegółowo, czym jest przetarg i wszystkie niuanse jego realizacji.

Krótkie informacje o przetargu

Pojęcie „przetargu” po raz pierwszy pojawiło się w Ameryce pod koniec II wojny światowej. To Amerykanie wpadli na pomysł opracowania systemu przetargowego. Pewną rolę odegrała w tym walka z korupcją. Jak się okazało, mnóstwo pieniędzy trafiło do kieszeni nieuczciwych urzędników i w ogóle nie zostało wykorzystane na potrzeby społeczeństwa.

W Rosji o przetargu dowiedzieli się nieco później, bliżej trudnych lat 90. Jednak większość liderów biznesu nie próbowała korzystać z udanych innowacji, ponieważ nie mieli jeszcze czasu, aby naprawdę wszystko zrozumieć.

Poza tym w miastach panował wówczas duch nacjonalizacji, który utrudniał zrozumienie istoty zagadnienia. Ale czas postawił wszystko na swoim miejscu i zaczęli poważnie rozmawiać o przetargach. Czym zatem jest i do czego można go używać?

„Hu z xy”, czyli co stanowi przetarg

Czym jest przetarg, można się dowiedzieć z dosłownej interpretacji tego słowa. W języku angielskim „przetarg” tłumaczy się jako „targowanie” lub „konkurencja”. Inaczej mówiąc, koncepcja ta zakłada prowadzenie pewnego rodzaju warunkowej konkurencji pomiędzy dostawcami towarów i usług w celu przyciągnięcia najbardziej obiecujących klientów. Ponadto konkurs ten odbywa się z uwzględnieniem zasad określonych w regulaminie firmy organizującej konkurs.

Kilka cech przetargu

Jak każdy konkurs lub wydarzenie związane z licytacją, przetarg ma wiele cech charakterystycznych. Na przykład wszystkie informacje dotyczące konkretnego zdarzenia finansowego są z reguły w domenie publicznej i są tak przejrzyste, jak to tylko możliwe. Tylko uczestnik, który w opinii klienta dostarczył najatrakcyjniejsze usługi lub dochodowe produkty, może wygrać tak wyjątkowy konkurs.

Z kolei organizatorem konkursu mogą być zainteresowane firmy prywatne lub publiczne, które są zainteresowane przetargiem. W przeciwieństwie do struktury komercyjnej organizacje rządowe organizują wydarzenie kosztem budżetu, a nie kosztem sponsorów.

Aby wziąć udział w aukcji należy złożyć wniosek do rozpatrzenia przez specjalną komisję konkursową. I wreszcie akcja ta ma swoje standardy, na które składają się trzy części: aukcja, konkurs i zapytanie ofertowe.

Gdzie może odbyć się aukcja?

Większość handlu odbywa się zwykle na specjalnych platformach wirtualnych. Ponadto ich wybór zależy od rodzaju działalności, potrzeb i doświadczenia przyszłego uczestnika, który chce wygrać przetarg. Elektroniczna platforma obrotu stanowi z kolei punkt wyjścia dla organizatorów i dostawców usług i towarów.

Na obszarach tego zasobu internetowego, który faktycznie pełni rolę pośrednika między sprzedawcą a klientem, odbywają się specjalistyczne aukcje elektroniczne, przeprowadzane są transakcje online i zapewniane są pełne szkolenia dla początkujących. Uderzającym przykładem jest platforma RTS.

Platforma RTS: co, gdzie i jak?

„RTS-Tender” to istniejąca od 2010 roku elektroniczna platforma obrotu umożliwiająca dokonywanie zamówień na potrzeby o znaczeniu gminnym i państwowym. Zgodnie z jej regulaminem w aukcji biorą udział:

• klienci;
• operatorzy witryn;
• przedstawiciele wyspecjalizowanego upoważnionego organu rządowego;
• dostawcy usług i towarów;
• niezależni rejestratorzy;
• przedstawiciele organów regulacyjnych i kontrolnych;
• pracownicy centrum certyfikacji.

„RTS-tender” (platformy elektroniczne tego typu są platformami federalnymi) zawiera osobne zakładki dotyczące zasad przeprowadzania przetargów, udziela porad początkującym oraz świadczy szereg usług dla klientów i wykonawców.

Na przykład kupującym na portalu oferowane są kompletne ramy prawne dotyczące przetargów i mogą korzystać z analiz w celu monitorowania wszystkich zamówień elektronicznych w regionie.

Platforma przetargowa RTS daje sprzedawcom możliwość przejścia akredytacji i znalezienia odpowiedniego klienta. Nawiasem mówiąc, sami klienci mają zapewnioną bezpłatną weryfikację dostawcy zaraz po przejściu procedury rejestracyjnej i złożeniu wniosku o zorganizowanie przetargu. Jednocześnie mają możliwość monitorowania statusu potencjalnego kontrahenta przez cały okres trwania przetargu.

Jak działa pożyczka przetargowa?

Dodatkowo w serwisie działa pożyczka przetargowa, która umożliwia klientowi udział w dużej liczbie aukcji, co zwiększa jego szanse na wygranie aukcji. Aby go dokończyć wystarczy wejść na stronę interesującej nas aukcji i kliknąć w link „Wniosek o pożyczkę”.

Następnie portal RTS-Tender automatycznie przekieruje Cię na Twoje konto osobiste, w którym możesz wypełnić wymagany formularz elektroniczny i opatrzyć go wirtualną pieczęcią.

Jak przebiega licytacja?

Przed samym przetargiem odbywa się szereg działań przygotowawczych, które mają pomóc chronić bezpieczeństwo wszystkich oferentów. W szczególności u klienta firma powołuje niezależną komisję, której członkowie posiadają wiedzę niezbędną do analizy przedmiotu lub przedmiotu udziału w przetargu. Pomagają kontrolować wszystkie etapy aukcji.

Dalsze informacje o zbliżającej się aukcji, uwzględniające pakiet dokumentów wymaganych do udziału, pojawiają się w mediach i na platformach elektronicznych. Jednocześnie wszyscy składają zgłoszenia, z których każdy jest przeglądany i wpisywany na jedną listę uczestników oraz do specjalnego dziennika. Następnie wszyscy potencjalni wnioskodawcy są rejestrowani, a ich propozycje rozpatrywane. Na podstawie wyników aukcji wyłaniany jest zwycięzca, którego nazwisko pojawia się także w źródłach publicznych.

Jakie dokumenty są potrzebne, aby wziąć udział?

Aby wziąć udział w przetargu należy dostarczyć następujące dokumenty:

• wniosek i ankieta zawierające podstawowe informacje o usługodawcy lub sprzedawcy;
• Oferta handlowa;
• nota wyjaśniająca (z reguły przeprowadzane są w niej obliczenia i wskazane są terminy);
• wykazy ewentualnych podwykonawców niezbędnych do dalszej realizacji zamówienia.

Jakie dokumenty są dostarczane klientowi?

Przystępując do przetargu Klient zobowiązany jest dostarczyć dokumentację handlową i techniczną. W takim przypadku w pierwszym przypadku jest on zobowiązany do spełnienia następujących punktów:

• opisać sam przedmiot licytacji;
• dostarczyć szczegółowe informacje na temat wymagań stawianych wnioskodawcom;
• opisać warunki przyszłej umowy;
• zapewnić wszystkim uczestnikom otwartą kartę informacyjną;
• wskazać tryb składania wniosków do przetargu.

W drugim przypadku Klient opisuje odpowiadający mu koszt, harmonogram płatności, szczegóły płatności i proponowane możliwości finansowania.

Jakie są rodzaje przetargów?

Tradycyjnie przetargi można podzielić na pięć typów:

• Typ otwarty;
• typ zamknięty;
• dwupoziomowy;
• oferty wymagające zapytania ofertowego;
• przetargi obejmujące oferty obejmujące zakupy wyłącznie od jednego dostawcy towarów i usług.

Otwarcie aukcji: co to jest?

Przetargi otwarte wymagają udziału wszystkich chętnych dostawców i charakteryzują się zdrową konkurencją, otwartością i jak najbardziej przejrzystymi warunkami. Szczegóły i warunki konkursu można znaleźć w prasie i Internecie. Ponadto szczegółowe informacje na temat terminów, uczestników i zasad składania wniosków można uzyskać na wirtualnym portalu przetargowym (platformie elektronicznej, na której odbywają się przetargi).

Co to jest handel zamknięty?

Licytacja zamknięta polega na udziale ściśle ograniczonej liczby uczestniczących firm, które posiadają określoną licencję. Konkurs taki przeprowadzany jest zazwyczaj wtedy, gdy istnieje potrzeba sprzedaży lub zamówienia określonych produktów lub usług. Przykładowo przetarg zamknięty ma znaczenie przy zamówieniach rządowych na produkty niezbędne na potrzeby przemysłu obronnego.

Co to jest przetarg dwuetapowy i zapytanie ofertowe?

Przetargi dwuetapowe polegają na organizacji złożonych zamówień lub rozwiązaniu konkretnych problemów technicznych. I, jak wynika z nazwy, takie przetargi składają się z dwóch etapów: najpierw składane są podstawowe wnioski bez podawania szczegółów, dokonywane na podstawie pierwotnego zlecenia od klienta; następnie wniosek jest składany ponownie, jednak z uwzględnieniem określonych cen, terminów i harmonogramów.

Pytając o wycenę, klient zazwyczaj wybiera dostawców na podstawie ich identycznych cech. Może na przykład wybierać pomiędzy kilkoma firmami świadczącymi usługi rozliczeniowe. Zwycięzcą takiego przetargu jest dostawca, który zaoferuje swoje usługi po najniższej cenie.

Kiedy można kupić towary i usługi od jednego sprzedawcy?

Zakup towarów i usług od jednego dostawcy możliwy jest w następujących sytuacjach:

• gdy sprzedawca jest wyłącznym przedstawicielem (monopolem);
• w przypadku odmowy ze strony innych uczestników aukcji;
• w przypadku wykluczenia z aukcji wszystkich wniosków z wyjątkiem jednego.

W odróżnieniu od innych rodzajów przetargów, w tym przypadku nie przeprowadza się aukcji. W przypadku, gdy jest tylko jeden dostawca, następuje uproszczony system zawierania transakcji, kończący się dopiero podpisaniem umowy przez obie strony.

Teraz już wiesz dokładnie, czym jest przetarg.

Prawdopodobnie prawie każdy, kto prowadzi własną działalność gospodarczą, słyszał o elektronicznych platformach transakcyjnych (ETP). Obecnie (ETP) są jednym ze skutecznych sposobów rozwoju swojej działalności zarówno dla osób fizycznych będących odbiorcami określonych towarów i usług, jak i dla dostawców, którzy mogą dostarczyć żądane produkty lub świadczyć niezbędne usługi.

Część przedsiębiorców opanowała już funkcjonalność platform elektronicznych i aktywnie nad nimi pracuje, pozyskując nowych klientów dla swojego biznesu. Inni wręcz przeciwnie, po raz pierwszy słyszą o możliwości znalezienia klienta poprzez udział w konkursach na ETP.

Jak dostać się do jednego z istniejących ETP? Jak wziąć udział w przetargach? Dziś rozpoczniemy nowy blok artykułów w dziale poświęconym udziale w konkursach na ETP, w którym postaramy się udzielić odpowiedzi na główne pytania.

Co to jest przetarg

Ci z Was, którzy choć raz zetknęli się z tematem pracy na platformie handlu elektronicznego, słyszeli takie słowa jak „przetarg”, „konkurencja”, „aukcja”. Tutaj powinieneś natychmiast zrozumieć warunki. Zacznijmy więc od pojęcia „aukcji”. Aukcja to otwarta konkurencja pomiędzy kilkoma oferentami. Pamiętaj, zwykłe aukcje na sprzedaż niektórych kosztowności. Jak to wygląda? Cenę może podać każdy uczestnik, informacja o cenie jest dostępna dla wszystkich pozostałych konkurentów, każdy z nich może zaproponować cenę korzystniejszą. Aukcje na platformie ETP odbywają się w podobny sposób, przy czym stawki mogą spadać lub rosnąć. Logika działania jest prosta:

• jeżeli aukcja jest ogłoszona w celu realizacji żądania, wówczas bardziej opłaca się klientowi przyjąć najniższą ofertę - jest to aukcja rabatowa;
• Jeśli organizuje się aukcję w celu sprzedaży majątku upadłego, wówczas sprzedającemu bardziej opłaca się sprzedać go po wyższej cenie - jest to aukcja na podwyżkę.

Zatem czynnikiem decydującym o podsumowaniu wyników aukcji jest cena.

W przypadku przetargu sytuacja jest zupełnie inna, gdyż przetarg jest konkurencyjnym wyborem najlepszej oferty w oparciu o jak najlepsze warunki realizacji żądania klienta, polegającego na dostawie dowolnego towaru lub świadczeniu usług. Słowo „przetarg” w tej sytuacji jest synonimem słowa „konkurencja”.

Sposób przeprowadzenia przetargu

1. Klient formułuje swoje żądanie, określa jego główne cechy i wymagania wobec wykonawcy;
2. Po sporządzeniu niezbędnej dokumentacji Klient ogłasza konkurs mający na celu realizację jego żądania;
3. Osoby chcące pełnić funkcję wykonawców wniosku i podpisać umowę z Klientem przygotowują i składają swoje wnioski;
4. Klient przegląda wszystkie otrzymane zgłoszenia i wybiera zwycięzcę;
5. Na podstawie wyników przetargu pomiędzy klientem a zwycięskim uczestnikiem zostaje podpisana umowa.

Istnieją dwie główne różnice między przetargiem a aukcją:

• Oferta uczestnika oceniana jest nie tylko pod względem kosztu, ale także innych kryteriów ważnych dla zamawiającego – oferta o najniższym koszcie może nie wygrać przetargu, choć głównym czynnikiem przy wyborze zwycięzcy pozostaje nadal cena;
• Propozycja danego uczestnika nie jest dostępna dla pozostałych uczestników, nie znają oni wzajemnie treści swoich ofert - klient otwierając otrzymane koperty może ogłosić ceny uczestników w celu negocjacji, jeżeli jest to przewidziane w dokumentacji przetargowej.

Zatem połączenie wszystkich warunków dostawy, które wyraża się w maksymalnej korzyści dla klienta, ma decydujące znaczenie przy podsumowaniu wyników konkurencji.

Trochę o regulacjach prawnych i portalu Zakupki.gov

Konkursy mogą więc organizować zarówno agencje rządowe, jak i przedsiębiorstwa komercyjne. Tutaj powinieneś trochę zapoznać się z istniejącymi ramami regulacyjnymi.

Ci, którzy myśleli o udziale w konkursach, zapewne słyszeli o zamówieniach publicznych. Zakres zamówień publicznych reguluje ustawa federalna nr 44-FZ z dnia 04.05.2013 „W sprawie systemu zamówień w zakresie zamówień na towary, roboty budowlane i usługi na potrzeby rządu”. Klientem w tym przypadku są organizacje powiązane z odbiorcami państwowymi lub komunalnymi oraz instytucje budżetowe dokonujące zakupów korzystając z dotacji otrzymywanych z budżetów Federacji Rosyjskiej różnych szczebli. Mówiąc najprościej, jeśli zamierzasz uczestniczyć w zamówieniach rządowych, twoim klientem zawsze będzie państwo – w takiej czy innej formie. Efektem udziału w konkursach związanych z zamówieniami rządowymi będzie podpisanie kontraktu rządowego (kontraktu gminnego). Należy to dobrze zrozumieć, a jeszcze lepiej szczegółowo zapoznać się z prawem, ponieważ po zawarciu kontraktu rządowego na zwycięzcy ciążyją pewne obowiązki.

Oprócz tego prawa istnieje inny ważny akt regulacyjny - ustawa federalna nr 223-FZ z dnia 18 lipca 2011 r. „W sprawie zamówień na towary, roboty budowlane i usługi przez określone typy osób prawnych”. Ustawa ta reguluje zapytania ofertowe składane przez takich klientów jak: korporacje państwowe i spółki z udziałem państwa, monopole naturalne oraz inne podmioty zgodnie z klauzulą ​​2 art. 1 dokument. Na podstawie wyników konkursów organizowanych na podstawie tej ustawy klient i zwycięski uczestnik zawierają umowę (umowę).

Okazuje się, że jeśli zamierzasz brać udział w zamówieniach rządowych lub ogłaszanych przez firmy powiązane z państwem, to Twoje działania będą rozpatrywane w świetle tych dwóch przepisów. Klienci należący do powyższych grup zobowiązani są do dokonywania zakupów na swoje potrzeby zgodnie z niniejszym regulaminem. Organizacje działające w ramach 223-FZ mogą dodatkowo opracować własne regulaminy zakupowe – regulacje wewnętrzne, które uwzględniają charakterystykę organizacji. Informacje o konkursach muszą być publikowane na oficjalnym portalu zakupowym zakupki.gov.ru.

Portal zakupki.gov.ru to oficjalna strona internetowa Federacji Rosyjskiej zawierająca wszystkie informacje o konkursach organizowanych zgodnie z dwoma wcześniej wymienionymi ustawami federalnymi. Można tu znaleźć: ramy regulacyjne, rejestry planów zamówień, wykazy towarów (robot, usług) nabywanych od przedstawicieli małych i średnich przedsiębiorstw, rejestr zamówień państwowych/gminnych, rejestr umów podpisanych na podstawie wyników zamówień publicznych, raportowanie na ich temat, a także inne informacje, które mogą zainteresować uczestników zamówień publicznych. Publikowany jest tu także rejestr nieuczciwych dostawców, do którego zaliczają się ci, którzy po zawarciu umowy nie byli w stanie wywiązać się ze swoich zobowiązań. W razie potrzeby każdy klient lub inny kontrahent może sprawdzić obecność Twojej firmy w tym rejestrze za pomocą funkcji wyszukiwania.

Informacje publikowane w Portalu Zakupowym są dostępne dla każdego. Główną funkcją serwisu jest możliwość znalezienia przez przedstawicieli biznesu ogłaszanych konkursów, które ich interesują, a także otrzymania dokumentacji konkursowej.

Przetargi komercyjne

Spółki handlowe niezwiązane z państwem ogłaszają także przetargi na zakup towarów, robót budowlanych i usług odpowiadających ich potrzebom. Konkursy takie reguluje Kodeks cywilny Federacji Rosyjskiej oraz wewnętrzne przepisy dotyczące zamówień publicznych danej firmy. Dlaczego to wszystko się robi? Jeżeli agencje rządowe i organizacje powiązane z państwem mają obowiązek realizować swoje zakupy w formie konkursów, to spółki handlowe w zasadzie mogą kupować towary na swoje potrzeby od kogo chcą. Ale takie podejście jest sprzeczne z zasadami prowadzenia biznesu, ponieważ należy przyjąć najkorzystniejszą ofertę.

Jeśli firma samodzielnie poszukuje odpowiedniego wykonawcy, może to zająć dużo czasu. Najlepszym rozwiązaniem w takiej sytuacji byłoby ogłoszenie konkursu, umieszczenie go w domenie publicznej i zebranie zgłoszeń od uczestników chcących otrzymać konkretne zamówienie. Okazuje się, że taki sposób poszukiwania kontrahenta jest korzystny dla obu stron: klient otrzymuje dla siebie najkorzystniejszą ofertę, a wykonawca znajduje konsumenta na swoje usługi.

Uczestniczyć czy nie brać udziału

Czy jest sens brać udział w tego typu zamówieniach? W komentarzach do artykułu ktoś zapewne napisze, że konkursy wygrywają ci, którzy powinni je wygrać, że ogłaszane są zakupy dla konkretnego dostawcy, który z pewnością zostanie zwycięzcą. Tak, nie będziemy zaprzeczać, takie zjawiska mają miejsce. Tak, regulacja regulacyjna systemu zamówień ma na celu zapewnienie maksymalnej przejrzystości tych procedur i wyeliminowanie elementu korupcyjnego, ale w rosyjskiej rzeczywistości nie zawsze to działa. Ale pomimo takich chwil udział w zakupach jest jednym ze sposobów rozwoju Twojej firmy.

Udział w zamówieniach rządowych i przetargach komercyjnych to szansa na wyrażenie siebie, znalezienie nowych klientów i dotarcie do nowych rynków, to szansa na zawarcie zyskownego kontraktu i osiągnięcie zysku. Celem każdego przedsiębiorcy jest zarabianie pieniędzy, a udział w konkursach daje taką możliwość. Teraz, aby wziąć udział w konkursie na platformie ETP, wystarczy komputer, dostęp do Internetu, określone ustawienia miejsca pracy i elektroniczny podpis cyfrowy.

Ponieważ przetarg już wkrótce, zarząd musi wstrzymać...

Organizacja przetargu.

Organizowanie przetargu jako sposób na wybranie najwłaściwszego rozwiązania problemu stojącego przed firmą stało się ostatnio powszechną praktyką.

Zasady i tryb przeprowadzania przetargów stają się powszechnie akceptowane, a same przetargi stają się coraz bardziej przejrzyste.

Powody ogłoszenia przetargu.

Z reguły firmy ogłaszają przetarg z dwóch powodów.

Pierwszym z nich są wymagania korporacyjne, jakie istnieją w organizacji w zakresie polityki zakupowej.

Tym samym w wielu organizacjach na całym świecie panuje zwyczaj, że o wyborze firmy-dostawcy decyduje się na podstawie przetargu otwartego lub zamkniętego. Dziś podobny wymóg nakładany jest na wszystkie zamówienia ogłaszane przez organizacje rządowe, których koszt przekracza 100 tysięcy rubli.

Drugim powodem jest chęć firmy organizującej przetarg, aby uzyskać najlepsze rozwiązanie za najlepszą cenę.

Na przykład firma ABC planuje zmienić schemat marketingowy swojego produktu. Jeśli specjaliści firmy wiedzą, jaki wynik uważa się za pożądany, jakie warunki i ceny byłyby dla firmy akceptowalne, wówczas ogłaszają przetarg pomiędzy różnymi agencjami marketingowymi.

Jakie są rodzaje przetargów?

Pierwszym rodzajem przetargu jest „przetarg cenowy”.

W takim przypadku klient dokładnie wie, jakiego rodzaju pracy i w jakiej objętości będzie potrzebował do wykonania zadania. A wykonawcy (uczestnicy przetargów) zgłaszają swoje propozycje dotyczące konkretnych rodzajów prac, warunków, okresu gwarancji, usług dodatkowych – a co najważniejsze – ceny. Ten rodzaj przetargu z reguły nie powoduje niespodzianek ani dla firmy klienta, ani dla uczestników przetargu. Wyboru wykonawców dokonujemy głównie kierując się ceną.

Drugi rodzaj przetargu to tzw. przetarg „otwartych rozwiązań” (przetarg „otwarty brief”). Taki przetarg organizuje się, gdy specjaliści firmy tylko z grubsza wyobrażają sobie, jakiego rodzaju pracy i usług będą potrzebować, aby osiągnąć pożądany rezultat. Przetarg na „rozwiązania otwarte” można ogłosić także, jeśli zamierzony efekt można osiągnąć różnymi metodami i rozwiązaniami.

W tym przypadku firma w opisie warunków przetargu (krótkim) wskazuje problem, który musi rozwiązać lub rezultat, który chciałaby osiągnąć. Ze swojej strony uczestniczące firmy przedstawiają swoją wizję rozwiązania problemu.

Taki przetarg implikuje oczywiście znacznie szerszy zakres cen i proponowanych rozwiązań, ale w zamian firma-klient otrzymuje niepowtarzalną szansę rozważenia twórczego rozwoju różnych firm.

Jak pokazuje praktyka, najrozsądniejszym (przynajmniej w przypadku skomplikowanych decyzji) jest model przetargu dwuetapowego. Na pierwszym etapie Klient wybiera koncepcję rozwiązania, na drugim – ofertę cenową.

Zasady przygotowania oferty.

Jak każdy proces biznesowy, przetarg ma swoje własne zasady przygotowania i przebiegu.

Aby firmy biorące udział w przetargu zaproponowały Ci rozwiązanie najlepiej odpowiadające Twoim oczekiwaniom, musisz jasno i wyraźnie wyjaśnić im, czego od nich oczekujesz. Otóż, aby proces selekcji i weryfikacji proponowanych rozwiązań w Twojej firmie ciągnął się w czasie i nie przerodził się w złą nieskończoność negocjacji i spotkań, trzeba jasno opisać kryteria i warunki wyłaniania uczestników, a następnie zwycięzcy przetarg.

Oto ustandaryzowany cykl pracy nad projektem „przetargowym”.

Scena 1. Utworzenie w firmie listy zadań zgłaszanych do przetargu i koordynacja rodzaju organizacji biorących w nim udział. Podjęcie decyzji o rozstrzygnięciu przetargu.

Jak pokazuje praktyka, ten etap wcale nie jest zbędny, ponieważ szybkość podejmowania decyzji na wszystkich kolejnych etapach pracy zależy od tego, jak jednolite jest zrozumienie zadań zgłoszonych do przetargu przez różnych pracowników firmy. Dobrze jest także osiągnąć wzajemne zrozumienie w kwestii tego, jakiego rodzaju i skali dostawcy zostaną zaproszeni do udziału w przetargu, niezależnie od tego, czy będzie on otwarty, czy zamknięty.

Etap 2. Stworzenie „Briefu” (zaproszenia do udziału).

Na tym etapie pracownik odpowiedzialny w firmie klienta za przygotowanie i przeprowadzenie przetargu musi określić w jednym dokumencie cele projektu (przetargu) oraz wymagania stawiane uczestnikom konkursu.

Dokument taki (zaproszenie do udziału) zostanie następnie przesłany potencjalnym oferentom w celu rozpatrzenia.

Standardowy brief zakłada następujący skład:

1. opis firmy klienta
2. sformułowanie problemu
3. opis pożądanego rezultatu
4. wymagania dla uczestników przetargu
5. opis formularza aplikacyjnego (kryteria dokumentu)
6. kryteria oceny kandydatów
7. termin przetargu

Każda część tej aplikacji jest znaczącą i funkcjonalną częścią dokumentu. Oczywiście Twoja firma może trafić na któryś z nich lub kilka na raz, ale to tylko skomplikuje Twoją komunikację z potencjalnymi dostawcami rozwiązań.

Przyjrzyjmy się zawartości briefu bardziej szczegółowo.

1. Być może sława Twojej firmy jest wielka i ogromna, a może dopiero zaczynasz swoją podróż na sam szczyt biznesowego Olympusu, a jednak jest coś, co dostawca musi wiedzieć o Twojej firmie, aby skutecznie przygotować ofertę . Historia firmy, jej numer, branża gospodarki, w której pracujesz, rodzaj prowadzonej działalności i jej specyfika – to wszystko będzie istotne przy przygotowaniu spersonalizowanej propozycji. Oczywiście w skrócie nie trzeba opisywać tej historii jako „od Adama”. Wystarczą informacje, które zwykle publikujesz w książeczce lub broszurze o firmie. Podaj adres swojej witryny internetowej, na której usługodawca może lepiej poznać Twoją firmę.

2. Część opisująca problem powinna pokazać adresatowi, co dokładnie Cię niepokoi, odpowiedzieć na jakie pytania planujesz szukać, a co Ci nie pasuje w obecnej sytuacji. Praktyka pokazuje, że ta konkretna część briefu jest wielokrotnie wyjaśniana podczas kolejnych negocjacji.

3. W tej sekcji powinieneś pozwolić swojemu pióru szaleć. Najpierw opisz, jakie zmiany (cele) organizacja chce w rezultacie osiągnąć. Po drugie, opisz najbardziej istotne i pilne problemy, które chcesz rozwiązać. Na koniec, po trzecie, opisz, jakie produkty (rozwiązania) powinny być efektem pracy.

4. Wymagania stawiane uczestnikom przetargu zazwyczaj opisują parametry organizacji uczestniczącej, które są krytyczne dla Twojej firmy. Na przykład dla organizacji pracujących z tajemnicą państwową ważne jest, aby rosyjskie firmy były usługodawcami. Wymagania mogą obejmować doświadczenie w realizacji podobnych projektów, opinie poprzednich klientów lub długość istnienia samej firmy-dostawcy. Do opisu wymagań należy podchodzić z odpowiednią ostrożnością: wszak jeśli za bardzo je zaostrzymy, możemy spotkać się z niewystarczającym wyborem, zarówno cenowym, jak i jakościowym ofert. Jednocześnie brak ograniczeń utrudni Ci dokonanie wstępnego wyboru.

5. Przejrzysty opis formularza aplikacyjnego ma na celu ułatwić Państwu późniejszą pracę. O wiele łatwiej jest przetwarzać i porównywać wnioski utworzone według jednego schematu, niż ujednolicać zbiór różnych dokumentów. W tej sekcji firma klienta określa te sekcje, które powinny znaleźć się we wniosku (ofercie) firmy biorącej udział w przetargu.

6. Sekcja „Kryteria oceny” powoduje największą rozbieżność przy sporządzaniu dokumentu. Rzeczywiście, jak mówią organizatorzy przetargów, ważne jest dla nas rozsądne połączenie różnych kryteriów w jednej propozycji. Że tak powiem, stosunek ceny do jakości. Oczywiście, że jest. Jeśli jednak któryś z parametrów jest dla Ciebie krytyczny (cena, czas realizacji projektu, brak współwykonawców, użycie konkretnego oprogramowania), warto zwrócić na to uwagę swoich dostawców. Przynajmniej po to, żeby nie wykonywali ewidentnie pustej roboty.

7. Termin przetargu nie może być podany w odrębnej części, lecz musi zostać wskazany w treści oferty. Zwykle wskazują termin ogłoszenia przetargu, datę rozpoczęcia i zakończenia przyjmowania wniosków oraz przybliżony okres rozpatrywania wniosków.

Etap 3. Wybór firm uczestniczących.

Teraz, po uformowaniu briefu, można śmiało zaprosić zainteresowane organizacje do udziału w przetargu. Zwykle w przypadku ogłoszenia „przetargu cenowego” do udziału zapraszane są 3-4 organizacje. Jeżeli planowany jest dwuetapowy „przetarg na rozwiązania”, wówczas w pierwszym etapie liczba uczestników może wynosić od 5 do 9, a do drugiego etapu przechodzi dwóch lub trzech uczestników, którzy przygotowali najciekawsze propozycje.

Jak ustalić skład firm biorących udział w przetargu?

Trwa przetarg otwarty, do udziału w którym zapraszane są wszystkie organizacje spełniające wymagania. Przetarg nieograniczony ogłaszany jest za pośrednictwem mediów specjalistycznych, serwisów internetowych lub społeczności zawodowych. Z tego rodzaju przetargów powinny korzystać np. organizacje rządowe.

Przetarg zamknięty polega na zaproszeniu uczestników przez firmę organizującą. Aby zostać zaproszone do udziału w pierwszym etapie, uczestniczące firmy wybierane są według kryteriów istotnych dla organizatora. Może to być na przykład doświadczenie w wykonywaniu podobnych prac, recenzje partnerów, materiały z prasy otwartej, strony firmowe w Internecie, ich udział w rankingach, wystawach branżowych, konferencjach itp. W tym przypadku Ty sam, na podstawie kryteria, wyślij imienne zaproszenie do wzięcia udziału w przetargu konkretnej firmy. Nazwiska oferentów nie są ogłaszane.

Teraz, gdy przetarg został ogłoszony, z niecierpliwością oczekujesz na otrzymanie wstępnych ofert.

Etap 4. Wyjaśnienie stanowisk.

Na tym etapie prac firmy, które złożyły wstępne oferty do udziału w przetargu, skontaktują się z Państwem w celu uzyskania dodatkowych informacji. Wyjaśnij swoją wizję problemu i pożądanych sposobów jego rozwiązania. Aby ostateczne propozycje uczestników wyglądały nie tylko na spersonalizowane, ale i znaczące, trzeba będzie poświęcić trochę czasu na dyskusję. W tym miejscu należy pamiętać o rozsądnym ograniczeniu liczby uczestników przetargu, które zostało opisane powyżej. W przypadku, gdy po rozpatrzeniu wniosku wstępnego zaplanowano przetarg dwuetapowy, firmy, które przejdą do drugiej tury, przygotowują dokumenty końcowe.

Etap 5. Prezentacja ostatecznych propozycji.

W tak kluczowym momencie niezbędny jest suchy dokument, finaliści konkursu zapraszani są na spotkanie w firmie przez organizatora. To właśnie na tym spotkaniu, prezentując swoje rozwiązanie, przedstawiciele dostawcy mają okazję przekonać Cię, że ich rozwiązanie jest jedyne słuszne.

A jeśli prace na poprzednich etapach mogłyby być wykonywane przez jednego lub dwóch pracowników odpowiedniego działu, wówczas na końcową prezentację zapraszani są szefowie tych działów, które będą Twoimi wewnętrznymi klientami projektu.

Etap 6 Ostateczny wybór.

Po przeprowadzeniu prezentacji i dokładnym zapoznaniu się z otrzymaną ofertą odpowiedzialni menedżerowie Twojej firmy wspólnie podejmują decyzję o wyborze tego czy innego dostawcy. W niektórych firmach decyzja ta zapada na spotkaniu, w drodze ustnej dyskusji i wyjaśnienia opinii klientów wewnętrznych. W pozostałych, bardziej formalnych przypadkach tworzona jest tabela ocen, w której ustalana jest końcowa punktacja każdego uczestnika przetargu metodą średniej ważonej.

Etap 7. Ogłoszenie zwycięzców.

To niewątpliwie najprzyjemniejszy i najbardziej ekscytujący etap dla wszystkich uczestników. Niestety, w rosyjskiej praktyce często okazuje się, że firmy, które nie wygrały przetargu, dowiadują się o jego zakończeniu, gdy ich konkurent już w pełni pracuje nad projektem. Zgadzam się, takie zachowanie nie wygląda dobrze na Kliencie. Za dobrą formę uważa się na walnym zgromadzeniu lub za pośrednictwem mediów (w przypadku przetargu nieograniczonego) lub osobiście (w przypadku przetargu zamkniętego) powiadomienie wszystkich uczestników o zakończeniu prac i wyborze ostatecznego dostawcy rozwiązań.

Jak widać, praca nad przetargiem nie stwarza problemów nie do pokonania z punktu widzenia organizacji. Główna trudność w tym procesie polega właśnie na świadomości klienta o rozwiązywanym problemie i wyborze adekwatnego rozwiązania. A jeśli chcesz znaleźć najbardziej ekonomiczne rozwiązanie swojego problemu, to prawdopodobnie warto mówić tylko o porównaniu cen tych samych usług.

Specyfika przetargów w obsłudze personalnej.

Dział personalny ma swoją specyfikę pracy, w tym przy organizacji i przeprowadzaniu przetargów. Jak pokazuje praktyka, dzisiaj HR dyrektorzy najczęściej organizują przetargi wśród organizacji oferujących szkolenia korporacyjne.

Trudno jednak wyważyć i ocenić trenera czy jakość programu szkoleniowego na podstawie cech formalnych, a tym bardziej na podstawie pojedynczej prezentacji. W tym przypadku czynnik subiektywny odgrywa znaczącą rolę. W tabelach ocen jest to zwykle wymienione w kolumnie „osobiste wrażenie”.

Z punktu widzenia Eleny Rudaviny, Dyrektor HR Wydawnictwo Federalnego Przedsiębiorstwa Unitarnego„Oświecenie” uzasadnione jest zorganizowanie przetargu na podstawie kombinacji następujących warunków:

1. dostępność jasnej specyfikacji technicznej usługi
2. dostępność budżetu projektu
3. trudność wyboru pomiędzy kilkoma dostawcami

Jednak głównym problemem pozostaje to, że firmy biorące udział w przetargach rezygnują z obiektywizmu i starają się nie tyle znaleźć porozumienie z klientem, ile sprawić mu przyjemność. Innymi słowy, nie tyle demonstrują swoje prawdziwe możliwości, co dostosowują się do życzeń klienta. Często staje to na drodze do osiągnięcia celu.

„Uważam, że przetarg jest nieskuteczny jedynie w odniesieniu do agencji rekrutacyjnych. We wszystkich pozostałych przypadkach zatrudniania zewnętrznych dostawców (firma cateringowa, ubezpieczyciele, konsultanci, animatorzy itp.) zastosowanie przetargu jest w pełni uzasadnione. Swoją drogą, wybierając firmę, która zleci outsourcing niektórych funkcji kadrowych, można także zorganizować przetarg. Ale jeden warunek pozostaje niezmienny – jasne zrozumienie swoich potrzeb” – zauważa Elena Rudavina.

Każda firma dokonująca zakupu towarów i usług na rynku stara się minimalizować ryzyko wyboru produktu/usługi niskiej jakości i uzyskać produkt/usługę przynoszącą maksimum korzyści, tj. najlepszy stosunek ceny do jakości. Obecnie wiele firm, szczególnie dużych, uregulowało procedury zakupowe tak rygorystycznie, jak to tylko możliwe, formalizując kilka rodzajów postępowań przetargowych.

Oto trzy z nich:

• zapytania ofertowe;
• przetargi otwarte;
• handel elektroniczny. Kupno/sprzedaż towarów, robót budowlanych i usług w drodze handlu internetowego w celu zmniejszenia/zwiększenia.

Pragnę zwrócić uwagę, że ostatni rodzaj przetargów, w których czynnikiem decydującym jest wyłącznie cena, naszym zdaniem ma zastosowanie do towarów standaryzowanych, tj. do towarów, których właściwości są z góry określone przez DSTU (GOST). A stosowanie procedury takiego przetargu na przykład do tworzenia stron internetowych jest niezbyt poprawne.

Po pierwsze, nawet przy tych samych wstępnych założeniach wszyscy przyszli wykonawcy postrzegają projekt inaczej, a ty tak naprawdę wybierasz tych, których doświadczenie lub wizja najbardziej do ciebie przemawia.

Po drugie, choć ostatecznie kupujesz gotowy produkt w postaci strony internetowej, kupujesz także projekt/usługę na jej opracowanie i wdrożenie, co przypomina projekt doradczy. W tym przypadku wybierasz przede wszystkim firmę dostawcy, a nie specyfikację i koszt.

Biorąc pod uwagę wiele podejść i procedur, jakie stosują firmy przy wyborze dostawcy usług tworzenia stron internetowych, zebraliśmy pewne zalecenia dotyczące organizacji postępowania przetargowego.

Całe oprogramowanie i rozwiązania projektowe, które firma tworzy w celu umieszczenia w Internecie, stanowią część jej ogólnej komunikacji z konsumentami, partnerami, inwestorami i innymi odbiorcami.

Dlatego na etapie wyboru wykonawcy wskazane jest jasne zrozumienie, jakiej specjalizacji firmy wykonawczej potrzebujesz na tym etapie rozwoju komunikacji internetowej.

Wstępny etap

Wybór typologii firmy wykonawczej. Dziś na rynku są:

1. Agencje medialne (cyfrowe). Ich kluczowe kompetencje: opracowanie strategii medialnej, zbudowanie media planu oraz zakup (umieszczenie) na platformach internetowych;
2. Agencje cyfrowe. Kluczowe kompetencje: opracowanie strategii komunikacji w kanałach cyfrowych, opracowanie strategii kreatywnej i materiałów kreatywnych, strategia SMM (można wydzielić do osobnego działu lub agencji). Na tym etapie rozwoju rynku funkcję agencji digital przejmują wyspecjalizowane działy w branży kreatywnej lub FSAA;
3. Agencje zajmujące się optymalizacją wyszukiwarek (SEO);
4. Agencje marketingu mobilnego;
5. Produkcja cyfrowa (w USA bardziej powszechne jest określenie web development). Kluczowe kompetencje: projektowanie stron internetowych, projektowanie UI, programowanie front- i back-end. Efektami końcowych prac są strony internetowe, aplikacje na portale społecznościowe, aplikacje na urządzenia iOS i Android, banery internetowe itp.

Wskazane jest ustalanie zadań dla agencji zgodnie z ich specjalizacją. Dopuszczalne jest oczywiście przypisanie zadania w kompleksie jednemu wykonawcy. Przykłady:

A) Przeprowadzenie losowania nagród dla nabywców marki, wraz z aktywacją kodów promocyjnych z pakietów. W takim przypadku zadanie stworzenia ministrony promocyjnej na takie losowanie można powierzyć agencji cyfrowej.

B) Prowadzenie kampanii medialnej w Internecie. W takim przypadku opracowanie banerów można powierzyć internetowej agencji medialnej.

W każdym przypadku przy wyborze wykonawcy i zaangażowaniu podwykonawcy warto z jednej strony znać cały łańcuch, a z drugiej przy skomplikowanych zadaniach dzielić projekt na dwa etapy i angażować wyspecjalizowaną agencję .

Jeżeli w ramach przetargu do rozwiązania kilku problemów angażujecie agencje/firmy różnego typu, należy dokładnie zadbać o to, aby kryteria, według których oceniacie prace, odpowiadały specjalizacji agencji. Przykładowo wybór wykonawcy strony promocyjnej nie był powiązany ze wskaźnikami efektywności całej kampanii.

Jeżeli ustaliłeś, że do realizacji swoich zadań potrzebujesz firmy zajmującej się produkcją cyfrową (tworzeniem stron internetowych), polecamy poniższą procedurę przetargową.

Etap 1. Wybór oferentów

Zadanie tego etapu: - wybierz firmy, które Ci odpowiadają według dwóch kryteriów:

• poziom pracy, jej złożoność i jakość projektu odpowiadają Twoim oczekiwaniom, wymaganiom i pomysłom na temat przyszłego produktu;
• Poziom cen firmy i możliwa wielkość budżetu odpowiadają Twoim możliwościom, budżetowi na dany rok itp.