Iroda „Open Space” - a munkaterület megszervezésének alapjai és elvei.

A nyílt tér formátuma egyre népszerűbb, ugyanakkor nem okoz örömet a vállalati személyzet körében. Áttekintésünk példákat tartalmaz kreatív és kényelmes irodákra ebben a formátumban.

Nyílt tér (nyílt tér)– modern formának számít az irodahelyiségek megszervezésében. Sokak fejében ez egy hatalmas terem, ahol valaki állandóan telefonon beszél, a kollégák munkaügyi kérdéseket tárgyalnak, dokumentumokat nyomtatnak. Értelemszerűen ott nem lehet otthonos, nehéz koncentrálni, és az egész tér egy zümmögő méhkasra emlékeztet.
A formátum egyre népszerűbb, ugyanakkor nem okoz örömet a vállalati személyzet körében.
De ha hozzáértő építészek és tervezők hozzálátnak az üzlethez, és a cég az alkalmazottak kényelmére összpontosít, akkor a nyílt tér válik azzá a hellyé, ahol a munka könnyű, egyszerű és maximális kényelmet nyújt.

DROPBOX Inc. – felhő szolgáltató cég
Helyszín: San Francisco
Tervezés: Studio Rapt
FOTÓ: Kara BRODGESELL DROPBOXHOZ

A Dropbox egy olyan cég, amely rohamos ütemben növekszik, és új irodákat nyit szerte a világon. De a San Francisco-i központja, ahová a cég 2012 februárjában költözött, továbbra is a márka filozófiájának mutatója. „Ahogyan a Dropbox termékek az Ön adatainak otthona, mi is azt szeretnénk, ha a Dropbox iroda otthona lenne az alkalmazottainknak” – mondja Molly Strong, a vállalat tervezési koordinátora. „Azt akarjuk, hogy ez egy igazán csodálatos élmény legyen mindenkinek, aki itt dolgozik.”

Amikor a tervezőstúdióval együttműködve az irodahelyiség megtervezésén dolgozott, a Dropbox a lehető legnagyobb mértékben a rugalmasságot kívánta tükrözni – egyrészt a vállalat jövőbeli növekedését támogató filozófiaként, másrészt azért, hogy az alkalmazottak alakíthassák munkakörnyezetüket. Minden alkalmazott vagy projektcsapat szabadon létrehozhatja saját munkaterületét – az adatokhoz való hozzáférés az irodában bárhonnan megkönnyíti és egyszerűvé teszi.

LIVEFYRE
Helyszín: San Francisco
Tervezés: Studio O+A
FOTÓ: JASPER SANIDAD

Amikor az O+A elhatározta, hogy létrehozza a Livefyre médiavállalat új San Franciscó-i székhelyét, a cél az volt, hogy kiemelje a cég fiatalságát, és természetes melegséggel itassa át a teret. A szakemberek nem csak a színvilágot használták tervük elkészítéséhez, hanem a fa textúráját is.

Az iroda kék és bézs falai és mennyezetei a márka színeit tükrözik a fizikai térben. Rengeteg hely áll rendelkezésre a közös munkaterületekhez. De a mérnöki csapat keményen dolgozott azon is, hogy csendes munkaterületeket hozzanak létre egyedülállók számára. Az iroda ezen része nemezt használ a mennyezeten, amely tompítja a zajt, miközben hangulatos légkört teremt.

A cég előcsarnokában nagy multimédiás képernyő és bárpulttá alakítható fogadóasztal található. Ez is a cég filozófiáját tükrözi: a márka nem egy logó a falon, hanem egy iroda, amely átitatott márkaérzékkel, és tele van emberekkel és ötleteikkel.

EVERNOTE
Helyszín: San Francisco
Tervezés: Studio O+A
FOTÓ: JASPER SANIDAD

Amikor az Evernote, a szervezeti szoftvereket gyártó cég úgy döntött, hogy megnöveli az irodájuk alapterületét, és egyik emeletről a másikra költözik, fogalmuk sem volt, hogyan tartsák össze a teret. Az építészek szokatlan módot alkottak a padlók összekapcsolására, és a lépcsőt hasznossá és multifunkcionálissá tették. Ez nem csak egy lépcsőház, hanem egy többszintes ülőalkalmatosság is, ahol kötetlenül, vagy tömegesen – mondjuk egy céges értekezletre – összegyűlhetnek az alkalmazottak.

Érdekes megoldást találtak az építészek a fogadótérre is. Mert A recepciós személyzet nem teljes munkaidőben foglalkoztatott, a bejárati területen bárpult elhelyezését javasolták. A pultos - aki egyben irodavezető is - meg tudja mutatni a vendégnek, hogy merre menjen, és ennivalót is készíthet neki vagy a dolgozóknak.

A cég vezetése eleinte úgy döntött, hogy nem költ sok pénzt az irodaterület átalakítására. Ezért az építészek társasága az egyszerű és letisztult vonalakra és megoldásokra helyezte a hangsúlyt, és néhány „trükkös” húzás is bekerült a végleges tervbe. Például az üdülőterületen megjelent egy fal növényekkel. Azt is érdemes megjegyezni, hogy az itt elhelyezett bútorok inkább „otthon”, mint a szokásos iroda. Egy ilyen egyszerű lépés lehetővé teszi az alkalmazottak számára, hogy érezzék az „otthon” kényelmét, és valóban kikapcsolódjanak és kikapcsolódjanak.

GOOGLE
Helyszín: Dublin
Tervezés: Carmenzind Evolution
FOTÓ: CAMENZIND EVOLUTION

A Google dublini irodája a vállalat európai pénzügyi és értékesítési központja, amely négy épületből áll. Tekintettel arra, hogy a cég munkatársai nemzetköziek, és több nyelvet beszélnek az irodában, úgy döntöttek, hogy a tervezésben nem a kulturális hagyományokat testesítik meg, hanem magát a cég filozófiáját tükrözik.

Az innováció nem mindig az íróasztalánál történik. A Google dublini irodáinak tervezésekor a Carmenzind építészeti stúdió nagyon karakteres közösségi tereket hozott létre. Például ez a zöld szoba, amely egyszerre hasonlít egy kávézóra és egy konferenciateremre. A cég úgy véli, hogy egy alkalmazott nem ihat kávét minden nap ugyanott. Az ilyen terek kialakításának célja, hogy ösztönözze az embereket az épületen belüli mozgásra.

A kreativitás ösztönzése a Google vállalati irodáiban található játszótereken keresztül széles körben a menedzsment szeszélye. De a cég másként gondolkodik. Nagyon sok fiatal srác és lány dolgozik a Google-nál. De modern, művelt emberek, és tudják, hogyan segíti a szünet a munkájukat. A játék vagy az uszodába járás nagyszerűen befolyásolja gondolkodásukat és kreativitásukat.

ZEDESK
Helyszín: San Francisco
Tervezés: Design Blitz
FOTÓ: ZEDESK

A Zendesk tágas irodája a márka jellegzetes zöld színével díszített. Az egyéni munkaállomások és az együttműködéshez szükséges hosszú íróasztalok tükrözik azt, amit a tervező Seth Hanley "tiszta, skandináv esztétikának" nevez. A zöld mohafal – ez az élő, lélegző moha – vizuálisan összeköti a két emeletet, a Hygge érzetét keltve, ami egy dán szó, ami „kényelmes”-t jelent.

A Zendesk székhelyét úgy tervezték, hogy „szellős, bájos, szerény és egyszerű legyen”. Ez magának a márkának az esztétikai megtestesülése, amelynek filozófiája a munkához való barátságos és komoly hozzáállás. A fenti képen látható lépcső az alagsori helyiségekből az épület acél részébe való átmenet. Ugyanakkor a dolgozók kikapcsolódási helyeként is szolgál.

Az AB GROUP Holding üzletközpontjaiban irodahelyiségek találhatók, ahol a bérlők biztonságosan használhatják az open space formátumot dolgozóik számára munkaterület kialakítására.Ha Szentpéterváron van szüksége irodára, az oldalon választhat a lehetőségek közül.

Nem sokkal ezelőtt az irodák különféle fajták cégek, pénzügyi struktúrák és egyesületek zárt labirintushoz hasonlítottak, sok irodával és végtelen folyosókkal. A munkaterület szervezésének ez az elve magában foglalta a funkcionális zónák világos elhatárolását, valamint a „domináns” és „alárendelt” egyértelmű felosztását. De hatékony-e egy ilyen koncepció a modern üzleti körülmények között?

Napjainkban egyre több - már megalapított és induló - cég törekszik arra, hogy a csapat minden tagja számára a legkényelmesebb munkakörülményeket teremtse meg, és egy teljesen más koncepció, a nyílt tér (vagy Open Space) koncepciója szerint alakítja ki az irodákat. Mi a jó ebben a koncepcióban, és mik a hátrányai? Találjuk ki együtt.

Az Open Space irodák előnyei

Először is, a nyílt iroda kialakítása lehetővé teszi az alkalmazottak számára, hogy szabadon megosszák az információkat, megvitassák a munkaterveket, és csoportos megbeszéléseket folytassanak. A falak hiánya segíti a csapat összefogását, növeli a vállalati szellemet, ami jótékony hatással van a munka termelékenységére.

Másodszor, az ilyen típusú szervezet lehetővé teszi a vezetők számára, hogy hatékonyabban ellenőrizzék a beosztottak munkáját. Az irodahelyiségeket gyakran úgy alakítják ki, hogy minden alkalmazott a vezető szemében legyen. Ez egyrészt nem ad lehetőséget a közvetlen felelősség alóli kibújásra, másrészt mindenkit egy szintre állít, ahol a főmenedzser vagy igazgató a csapattal, egyenlő feltételekkel dolgozik együtt.

Harmadszor, az Open Space iroda belső kialakítása elősegíti az ügyfelekkel való nyitottabb interakciót. Egy olyan helyiségbe lépve, ahol nincsenek falak vagy szűk folyosók, az embernek a legcsekélyebb kétsége sincs a társaság őszintesége felől. Minden alkalmazott, minden asztal és egyéb belső tárgyak jól láthatóak. Ez az egyik fő kulcsa az ügyfelekkel való bizalmi kapcsolatok kialakításának.

Negyedszer, ez a koncepció lehetővé teszi a teljes használható irodaterület leghatékonyabb kihasználását. Gondolj bele, mennyi szabad területet használhatsz a különböző funkcionális területek rendezésére, hány munkaterületet bővíthetsz?! És mindez a túlélt falak és folyosók hiányának köszönhető.

Ötödször, a nyitott terek lehetővé teszik a belsőépítészeti tervezést a legmodernebb igények szerint, figyelembe véve a cégek egyedi igényeit. Például a modern irodákat gyakran a „félig zárt” elv szerint rendezik be, ahol minden alkalmazott munkahelyét alacsony, könnyű válaszfal választja el (üveg vagy műanyag). Ez egyrészt az elszigeteltség érzését kelti, másrészt nem akadályozza a nyílt kommunikációt és információcserét.

Egy másik tervezési lehetőség egy nyitott tér a funkcionális területek egyértelmű elosztásával. Minden modern irodában nemcsak munkaterületnek kell lennie, hanem társalgóval, konferenciateremmel, recepcióval és egyéb helyiségekkel is. Ezen zónák egyértelmű meghatározásához mozgatható vagy helyhez kötött válaszfalakat kell felszerelni, amelyek biztosítják a szükséges kényelmet és szigetelést.

Az irodatervezés másik népszerű módja a nyitott és zárt területek kombinációja. A hétköznapi alkalmazottak munkahelyeinek megszervezése általában a nyitott tér elve szerint történik, míg a vezetők helyeit üveg válaszfalak veszik körül (leggyakrabban a szoba teljes magasságában).

Az Open Space Irodaterület hátrányai

A nyitott terek minden előnye mellett az ilyen típusú irodai belsőépítészet nem minden cég számára elfogadható. Miért? Az egész a hangszigetelés hiányáról szól. A számítógépen végzett munka során a billentyűk hangja, az ügyfelekkel folytatott beszélgetések és a telefonbeszélgetések akusztikus kényelmetlenséget okoznak. Az ilyen „munka” zaj a munka hatékonyságának csökkenését okozhatja, különösen a fokozott koncentrációt igénylő tevékenységeknél (például könyvelés). Ezért az ilyen szervezetek számára a legoptimálisabb megoldás a kombinált vagy hagyományos „irodai” iroda.

Egy személy munkatevékenységét különböző módon lehet megszervezni, attól függően, hogy milyen tevékenységi körrel rendelkezik annak a cégnek, ahol dolgozik. A munkafolyamat megszervezésének legelterjedtebb formája ma az iroda. Egy fejlett társadalomban a legtöbb ember itt dolgozik. Különféle irodai konfigurációk léteznek, ezek közül az egyik az Open space típusú.

A nyílt tér definíciója

A nyitott tér egy olyan irodai elrendezés, amelyben a munkahelyek egy nagy helyiségben helyezkednek el, és vékony válaszfalak választják el egymástól. Ez a típus népszerűvé vált Amerikában. A 20. század közepén terjedt el. Ma az amerikai irodai alkalmazottak több mint 90%-a ilyen helyiségekben dolgozik. Fokozatosan az ilyen típusú irodákat „elfoglalják” az orosz szervezetek.

Előnyök és hátrányok

Az ilyen irodák számának szisztematikus növelése elsősorban számos előnynek köszönhető.

A fő előnyök között szerepel:

1. Megtakarítás a bérleti díjon. A legtöbb szervezet tevékenysége végzéséhez helyiséget bérel. Az Open Space sokkal kompaktabban segíti az alkalmazottak elhelyezését, mint az irodai-folyosós típussal. Ennek megfelelően a kisebb terület alacsonyabb költségeket jelent.
2. Kényelmes interakció az alkalmazottak között. Az alkalmazottak egymáshoz való közelsége segít a felmerülő problémák gyors megoldásában. Nem kell sok időt vesztegetve rohangálni a különböző irodákban.
3. Továbbfejlesztett vezérlés. A nyitott tér nem teszi lehetővé a munkavállaló számára, hogy idegen tevékenységet végezzen, mivel bármikor rajtakaphatja a főnöke.
4. Csapatszellem. A nyitott tér egyenrangúvá teszi az alkalmazottakat. Nyitott iroda nagymértékben csökkenti a kis zárt csoportok kialakításának lehetőségét.
5. Egység. A nyitott tér segít a csapattagoknak egységes egésznek érezni magukat. A célok elérésére irányuló általános figyelem egyre nagyobb. Az alkalmazottak megosztott felelősséget éreznek.
6. Az újonnan érkezők alkalmazkodása javul. A munkafolyamat szerves része az új linkek megjelenése benne. Azok az alkalmazottak, akik most kezdték meg munkájukat, könnyen bármely tapasztalt személyhez fordulhatnak segítségért. Az újonc rövid időn belül a teljes csapatot is megismeri.
7. A dokumentálási idő csökken. Minden papír egy helyen van, így nem kell azokat az irodákban átvenni.
8. Csökkentett felszerelési költségek. A munkaállomások kompakt elrendezése lehetővé teszi, hogy legalább a csatlakozó vezetékeken spóroljon. Az irodai berendezéseken is megtakarítás érhető el.
9. Megnövekedett vásárlói bizalom. A kutatások szerint tudatalatti szinten az ügyfelek jobban megbíznak azokban a cégekben, amelyek nyitott terű irodai elrendezéssel rendelkeznek.

Mint minden jelenségnek, a nyílt téri irodáknak is megvannak a hátrányai:

1. Zajos környezet. Minden olyan helyen, ahol sok ember gyűlik össze, talán a könyvtár kivételével zajos környezet jön létre, ami nem a legjobb hatással van a dolgozók teljesítményére, a zaj különösen erősen hat az alacsony stressztűrő képességűekre.
2. Feszültség. Az állandó zaj és a személyes tér hiánya egyes alkalmazottak idegrendszere számára igazi próbát jelent. A legtöbb esetben ez negatívan befolyásolja a csapat teljesítményét, és az érzelmi háttér egésze ronthat.
3. Lopás. Ebben az esetben nem a személyes tárgyak eltulajdonítására gondolunk, hanem olyan munkaeszközök eltűnésére, mint a toll, papír, tűzőgép stb.
4. Fokozott konfliktusok. Minden embernek megvannak a saját egyéni jellemzői. Nagyszámú érdeklődővel nagyon nehéz bármilyen kérdésben kompromisszumot találni. Elcsépelt dolog, de nagyon nehéz eldönteni, hogy egy nem túl meleg napon nyissunk-e ablakot vagy sem.
5. A betegségek terjedése. Azokon a helyeken, ahol nagyszámú ember gyűlik össze, a levegőben terjedő betegségek sokkal gyorsabban terjednek. A nyitott irodai megállapodás közvetlenül hozzájárul a betegségek felgyorsult ütemű terjedéséhez a csapatban.

Munkavállalói vélemények

Az Amerikai Egyesült Államokban sok kutató tanulmányozta az Open Space irodákban való munkavégzés kényelmét. Tanulmányok szerint a munkavállalók többsége azt állítja, hogy hiányzik a személyes tér.

Sokan panaszkodnak a beltéri klímaviszonyokra is. Leginkább a dolgozók panaszkodnak a zajos környezetre az ilyen típusú irodákban. A zaj megnehezíti a koncentrációt.

Hogyan lehet növelni az alkalmazottak termelékenységét az Open Space zónában?

Ha az ilyen típusú irodákban a termelékenység sok kívánnivalót hagy maga után, számos intézkedés segíthet növelni azt:

1. Intelligens szobaelrendezés. Az első lépés az iroda belső elrendezésének kezelése. Jobb, ha felhagyunk a munkahely szabványosításával a sokszínűség érdekében. Az alkalmazottaknak meg kell adni a választás lehetőségét, hogy hol a legkényelmesebb dolgozni. Az irodahelyiségben egy nagy asztalt kell felszerelnie a közgyűlésekhez, valamint fel kell szerelni egy pihenőhelyet a munkahely közelében. Érdemes a teljes irodaterületet is növényekkel feltölteni, de úgy, hogy azok ne zavarják a munkafolyamatot.
2. Lehetőség a belső környezet beállítására. Minden alkalmazottnak képesnek kell lennie a hőmérséklet, a páratartalom és a légkondicionálás szabályozására. Ez mindenki számára elfogadható munkakörülményeket teremt.
3. Magas partíciók elutasítása. A magas válaszfalak növelik a zajszintet az egész irodában, miközben a személyes tér növelésének hatását gyakorlatilag lehetetlen elérni.
   A szabályok felállítása. Egy nagy csapat sem nélkülözheti azokat a szabályokat, amelyek szabályozzák a kollégák egymáshoz való viszonyát. Például érdemes speciális táblák bevezetését javasolni, megtiltani a fejhallgató nélküli zenehallgatást, hangos beszélgetést stb.
4. A vezetésnek közelebb kell lennie a „néphez”. Jellemzően a vezetők külön irodát osztanak ki maguknak, míg az alkalmazottak közös térben dolgoznak. Ha egy főnök egy munkahelyet hoz létre az alkalmazottai közelében, és lemond egy személyes irodáról, javíthatja a csapat mikroklímáját, ezáltal jelentősen növelheti a termelékenységet.
5. "Egy lélegzetnyi friss levegő. A friss levegő fokozza az agyi aktivitást és csökkenti az idegrendszer irritációját is. Segít a különféle betegségek leküzdésében is. Ezért érdemes befúvó szellőztetést beépíteni az irodába, amely biztosítja az oxigén rendszeres áramlását.

Ha egy tipikus értékelést nézünk, ezek körülbelül 80%-a ilyen vagy olyan formában nyílt terek. A nyitott terek javítják a termelékenységet? Kényelmes ott dolgozni? A Quartz újságírói részletesen megvizsgálták ezt a kérdést.

Minden, amit az „open-space” típusú irodákról tudni kell (köznyelven: istállók, szabadtér stb.).

Az amerikaiak háromnegyede nyitott irodákban dolgozik

Az International Management Facility Association tanulmánya szerint az amerikai alkalmazottak 70%-a nyitott irodákban dolgozik.

A nyílt területen dolgozók gyakrabban betegszenek meg

Az irodákban dolgozó kollégákkal összehasonlítva a nyílt területen dolgozók nagyobb eséllyel betegszenek meg és vesznek ki betegszabadságot. A Scandinavian Journal of Work, Environment and Health által végzett tanulmány kimutatta, hogy a nyílt tér formátuma miatt az alkalmazottak 62%-kal gyakrabban vettek betegszabadságot, mint azok, akik egyszemélyes, egy irodai formában dolgoznak. Az egyetlen logikus magyarázat az, hogy a vírusok és baktériumok könnyebben találnak áldozatot egy sűrűn lakott irodában, partíciók nélkül. Egy másik, közvetett ok, hogy sokan kényelmetlenül érzik magukat a nyílt térben, ami stresszt, betegségeket és egyéb kellemetlenségeket okoz.

A nyílt tereken dolgozó alkalmazottak nem szeretik a zajt

A Hongkongi Politechnikai Intézet tudósai arra a megállapításra jutottak, hogy a nyílt helyen ülő irodai dolgozókat leginkább irritáló tényező a működő nyomtatók, telefonok és beszélgetések zaja. Megállapították azt is, hogy a zajtényező leginkább az idősebb munkavállalókat érinti: 45 év után egyre nehezebb megbirkózni a működő számítógépek és telefonálások végtelen zümmögésével, a termelékenység katasztrofálisan csökken.

A nyitott terek negatív hatással vannak a termelékenységre

Számos tanulmány kimutatta, hogy a nyílt tereken dolgozók motivációja, munkával való elégedettsége és a magánélet hiánya csökkent. Ezek a tényezők káros hatással vannak a munka termelékenységére.

Elhelyezhet menő asztali számítógépeket a szabad térben, és mindenkinek adhat egy MacBookot, de ez nem segít.

Alan Hedge, a Cornell Egyetem munkatársa úgy találta, hogy a speciális „ergonómikus” íróasztalok nem javítják a termelékenységet. A legtöbb alkalmazott nem érti, hogyan kell megfelelően használni ezt a berendezést, ráadásul az "ergonómikus" nem egyenlő az "intuitív" képességgel.

A tanulmányok általában azt mutatják, hogy a nyílt tér 5-15 százalékkal ronthatja a termelékenységet.

A magam nevében hozzátehetem, hogy a nyitott terek különbözőek lehetnek, és némelyikben még kellemes is lehet lenni - amennyiben nem több, mint egyharmada tele van. Miután a szabad helyek száma egy nyitott terű coworking térben a nullához közeledik, a munkahelyi légkör is eltűnik. A „csendes” zónák call center fiókokká alakulnak, a Skype-on motyogó, szakállas startupok pedig nem irodának, hanem voodoo templomnak varázsolják a helyiséget. Természetesen a jó fejhallgató megkíméli Önt ettől a rémálomtól, de először is 10 órát egyhuzamban fejhallgatóban ülni vitatott (és káros) élvezet, és csendben működik a legjobban, ami azonban egyre nehezebb. megtalálni.

Őszintén remélem, hogy mindannyian külön irodákban dolgoznak, kedves olvasók.

A legenda szerint a nyitott munkahelyeket Potyomkin találta fel. Az államférfi elégedetlen volt a jobbágyok lustaságával, ezért rendeletet adott a melléképületek speciális elhelyezéséről. Úgy állították fel, hogy az ügyvezető minden jobbágy munkáját megfigyelhesse. A nyílt tér azonban csak a 20. század közepén szerzett széles körű népszerűséget Amerikában. A 21. században az amerikai dolgozók 90%-a ilyen típusú irodákban dolgozik. Jelenleg a nyílt tér egyre gyakoribb Oroszországban. Népszerűségük ellenére nem csitulnak a viták a megvalósíthatóságukról. Egyesek úgy vélik, hogy a nyitott munkaterületek elősegítik a vállalati szellemiséget, míg mások úgy vélik, hogy csökkentik az alkalmazottak termelékenységét.

Mi az a nyitott tér?

A nyitott tér egy irodahelyiség speciális elrendezése. Minden alkalmazott egy nagy szobában van elhelyezve. A munkaállomásokat vékony válaszfal választja el egymástól. Az asztalok sorokba vannak rendezve. Elképzelheti, hogyan néz ki a nyílt tér, ha emlékszik az irodákat bemutató amerikai filmekre. Leggyakrabban nyitott terekkel rendelkeznek.

Előnyök

Mi a nyílt tér széles körű elterjedésének titka? Kétségtelen előnyeik közé tartozik:

• Helytakarékosság. Egy kis helyen sok alkalmazott elfér. Nem kell nagy területet bérelni. A munkáltató gazdasági előnye tagadhatatlan.
• Gyors interakció az alkalmazottak között. Minden munkával kapcsolatos probléma azonnal megoldódik. Ahhoz, hogy kéréssel vagy kérdéssel felvegye a kapcsolatot egy kollégájával, nem kell különböző irodákban rohangálnia. Ez különösen fontos a hatékonyságot igénylő munkában.
• Az alkalmazottak munkájának könnyű irányításának képessége. A külön szobában tartózkodó emberek figyelme elterelődik a munkájukról. A menedzser gyakorlatilag nem tudja ellenőrizni az ilyen jogosulatlan szabadságot. Egy nyílt iroda teljesen megoldja ezt a problémát. Az alkalmazottaknak esélyük sincs elhalasztani a munkát.
• Demokratikus. Ez egyenlőséget biztosít minden alkalmazott számára. Csökken a zárt közösségek kialakulásának valószínűsége.
• A vállalati szellem fenntartása. A közös tér egységes munkaszellemet teremt, ami jótékony hatással van a motivációra.
• Az új alkalmazottak egyszerű felvétele. A kezdők gyorsan tudnak. Az első napon az ember találkozik kollégáival. Ha egy újoncnak bármilyen problémája van, minden kérdéssel a tapasztalt munkatársakhoz fordulhat anélkül, hogy feleslegesen bolyongna a szervezetben.
• A dokumentumfolyamat egyszerűsége. Minden dokumentum egy szobában található, ezért nem kell minden szobában keresni.

Először is, a nyitott tér előnyös a szervezet tulajdonosa számára. A munkáltatónak nem kell minden munkavállaló számára külön munkahelyet kijelölnie. Elegendő egy nagy szobát bérelni, és válaszfalak segítségével zónákra osztani. Ez utóbbi költsége nem sújtja a cég költségvetését.

Hibák

A nyitott térnek számos hátránya van:

• Fokozott zajszint. Egy helyiségben több tucat dolgozó állandó zajt jelent. Telefoncsörgés, alkalmazottak beszélgetései, irodai berendezések zaja – mindez szó szerint megőrjít. A munkavállalónak rendkívül nehéz koncentrálni ilyen stresszes körülmények között.
• Állandó stressz. A személyes tér hiánya, a szűk helyek és a zaj mind olyan tényezők, amelyek hozzájárulnak a stresszhez és az ingerlékenységhez. Ez természetesen negatív hatással van a teljesítményre.
• Lopás veszélye. A dolgozók minden személyes tárgya (telefonok, kézitáskák) nyilvánosan látható. Emiatt a dolgozók attól tarthatnak, hogy nem lesz elég vagyonuk.
• A konfliktusok valószínűsége. Egy ember szívesebben ül nyitott ablakkal, egy másik inkább hidegen ül. Az ilyen apróságok konfliktusokat okoznak a kollégák között, és feszült légkört teremtenek.
• A fertőző betegségek gyors terjedése. Minden baktérium, fertőzés és vírus gyorsan átterjed az alkalmazottról a másikra. Tanulmányok szerint az emberek gyakrabban betegszenek meg nyílt térben.

A munkáltató a bérleti díjból megtakarít, de veszít az alkalmazottak termelékenységében.

Mit mondanak maguk az alkalmazottak?

A szabadterek meglehetősen régóta működnek, ezért már sok kutatás látott napvilágot a bennük való munkával kapcsolatban. Nézzünk néhány eredményt:

• Az alkalmazottak 56%-a állítja, hogy hiányzik a személyes tér.
• A dolgozók 55%-a nem szereti a szobahőmérsékletet.
• 60%-ból hiányzik a csend.

Egyes tanulmányok bizonyítják, hogy a nyitott tér növeli a munkavállalók stresszszintjét és konfliktusokat vált ki. A nyílt irodai helyiségekben dolgozó alkalmazottakat magas vérnyomással diagnosztizálták. Ezenkívül az ilyen irodákban nagy a fluktuáció.

Hogyan lehet növelni az alkalmazottak termelékenységét nyitott térben?

A menedzser mérsékelheti a nyílt tér hátrányait a következő ajánlások alkalmazásával:

• Változatos munkaterület. Nem ajánlott a munkakörök szabványosítása, mert minden alkalmazottnak megvannak a saját egyéni igényei. Egyes helyeket jól szigetelni kell, a többi asztal között kis válaszfalakat kell elhelyezni. A munkavállaló kiválaszthatja az igényeinek leginkább megfelelő helyet.
• A közös helyiségek megfelelő elhelyezése. A munka önmagában nem lesz elegendő a mindennapi problémák megoldására. Szükséges továbbá egy nagy asztal kialakítása a közös megbeszélésekhez, pihenőszoba, étkező kialakítása. Ezeknek a helyiségeknek a fő munkaterület közvetlen közelében kell lenniük.
• Nincsenek magas partíciók. Úgy tűnik, hogy a magas partíciók telepítése megoldja a személyes tér kérdését. Ez azonban tévhit. A „magas falak” mögött dolgozó alkalmazottak úgy érzik, egyedül vannak a szobában. Ez növeli a zajszintet. Az ilyen körülmények között dolgozó munkavállalók nem maradnak csendben és hangosan beszélnek.
• Magatartási szabályok jóváhagyása. A szabályok tartalmazhatják a hangos beszélgetések és a zene tilalmát. Az alkalmazottakat ösztönözni kell a belső csevegés gyakrabban történő használatára. Külön jelzést állíthat be, hogy a munkavállalót jelenleg nem kell zavarni.
• Több növény. A munkahelyi élő növényzet bizonyítottan csökkenti a stresszszintet, növeli a termelékenységet és a munkafeladatokra összpontosít, és pozitív légkört teremt.
• Vezetői munkahelyek elhelyezése közös térben. A vezetők általában külön irodában helyezkednek el. Ez azonban nem teljesen helyes politika. Először is, a menedzser nem tudja teljes mértékben ellenőrizni alkalmazottai munkáját, másodszor pedig elzárják a csapattól, és nem lesz képes azonnal azonosítani a munkafolyamat gyengeségeit.

A menedzsernek érdeklődnie kell munkatársai igaz véleményében, hogy a csapat valós igényeinek megfelelő innovációkat vezessen be.

A kényelem növelése a közös térben nemcsak a vezető, hanem a dolgozók feladata is. Az alkalmazottak a következő irányelveket használhatják:

• Mindenki maga alakíthat ki kényelmes személyes teret. Ehhez szerezhet fejhallgatót, helyezhet el fényképeket és kedvenc dekorációs csecsebecséket az asztalára.
• Nem ajánlott a munkahelyen enni, erős szagú parfümöt használni. Az aromák keveréke kényelmetlenséget okozhat a szobában lévő szomszédoknak.
• Még ha a menedzser nem is adott külön utasítást, be kell tartania az általános udvariassági szabályokat: halkabban beszéljen, halkítsa le a telefont.

A szervezet tulajdonosának és az alkalmazottak közös erőfeszítései segítenek még egy nyitott teret is kényelmessé tenni a munkához.