Ispravna priprema uzorka zapisnika sa sastanka. Izrada i registracija protokola

Organizacija sastanaka, sastanaka, sastanaka, konferencija je neophodna kako bi se riješila nastala pitanja.

Za bilježenje cjelokupnog tijeka sastanka i označavanje donesenih odluka koristi se protokol.

Zapisnik sa sastanka

Prije sastanka potrebno je prikupiti potrebne podatke o postavljenom pitanju, odrediti krug subjekata koji trebaju biti prisutni. Ove osobe moraju biti obaviještene o mjestu i vremenu održavanja sastanka, kao i upoznati sve osobe koje su prisutne na sastanku s postavljenim pitanjem.

Kako bi se protokol pravilno vodio, potrebno je unaprijed odrediti osobu odgovornu za njegovu izradu. Istodobno, potrebno je da imenovana osoba ima kompetentan pisani govor i brzu brzinu fiksiranja informacija. Moguće je zabilježiti informacije i uz pomoć elektroničkih strojeva i reflektiranjem informacija na tiskanom mediju. Ako je protokol sastavljen u elektroničkom obliku, tada se na kraju sastanka mora ispisati i dati svim prisutnima na pregled i potpisivanje.

Prije početka sjednice potrebno je tajniku koji vodi zapisnik dostaviti popis nazočnih, njihova stajališta, prijedloge odluka o pitanju od svakog sudionika ili sažetke o temi sjednice. Ovaj dokument pomoći će tajniku da točnije i potpunije podatke unese u zapisnik.

Sadržaj protokola

Protokol bi se u pravilu trebao sastojati od tri dijela: zaglavlja, uvodnog i glavnog dijela.

• naziv organizacije (pun i skraćen);
• naziv dokumenta;
• broj, datum i mjesto ovog protokola. Datum sastavljanja uvijek bi trebao biti datum sastanka.

U uvodnom dijelu navodi se tajnik sjednice i predsjedatelj, izabran iz reda članova sjednice, te dnevni red. Predsjednik je obično voditelj organizacije ili voditelj strukturne jedinice. Nadalje, abecednim redom, odražavaju se sve osobe prisutne na sastanku s naznakom njihovih pozicija.

Ako je na sastanku prisutan veći broj ljudi, oni se ne navode u samom protokolu, već su naznačeni u njegovom dodatku, koji se naziva lista odaziva. Uz svako ime preporučljivo je staviti potpis svake osobe koja je došla na sastanak. U općem protokolu navodi se samo ukupan broj ljudi koji su došli na sastanak.

U glavnom dijelu stoji:

• pitanja o kojima se raspravljalo na sastanku;
• govornici s porukama, prijedlozima, izvješćima (navedeno je puno ime govornika, naslov izvješća, kratak sažetak glavnih odredbi izvješća ako se vodi puni oblik protokola);
• donesene odluke o tom pitanju.

Protokol

Na zakonodavnoj razini spominje se u članku 28.2 Zakonika o upravnim prekršajima Ruske Federacije br. 195-FZ od 30. prosinca 2001., koji otkriva glavnu bit i jedinstvena pravila za sastavljanje ovog dokumenta. kazneno djelo zahtijeva pojašnjenje i uključivanje sljedećih podataka u njega.

• Dan, mjesec, godina i mjesto sastavljanja.
• Naziv radnog mjesta, prezime, inicijali ovlaštene osobe koja je sastavila ispravu.
• Podaci o osobi ili organizaciji koji su prekršitelji zakona (prezime, inicijali, podaci o putovnici, adresa prebivališta i prijava osobe; službena adresa, podaci o direktoru u odnosu na organizaciju).
• Podaci o žrtvama i svjedocima u predmetu, ako ih ima (prezimena, inicijali, podaci o putovnici, adresa stanovanja).
• Podaci o počinjenom djelu (datum, mjesto počinjenja, suština onoga što se dogodilo).
• Link na članak zakona koji je prekršen.
• Objašnjenja osobe ili predstavnika organizacije u predmetu.
• Druge informacije osmišljene kako bi pomogle u sveobuhvatnom razmatranju slučaja.

Pisanje protokola o upravnim prekršajima uključuje davanje objašnjenja pojedincu ili predstavniku organizacije o pravima i obvezama prekršitelja utvrđenih upravnim zakonom. Primljena pojašnjenja bilježe se u dokumentu koji se sastavlja.

Osobe u odnosu na koje se zapisnik sastavlja (građanin ili ovlašteni predstavnik organizacije) moraju biti upoznate s njim. Po želji te osobe mogu ostaviti zapisnik o svom neslaganju s protokolom ili objašnjenje suštine teksta koji je priložen uz protokol. Navedeni dokument ovjerava potpisima ovlašteni zaposlenik koji je sastavio zapisnik i prekršitelj (građanin ili ovlašteni zaposlenik organizacije) u odnosu na koji je zapisnik sastavljen. Ako prekršitelji odbiju potpisati protokol, to se posebno bilježi u dokumentu.

Drugi primjerak zapisnika o upravnom prekršaju izdaje se osobi o kojoj je zapisnik sastavljen. Tuženik potpisuje da će primiti primjerak. Također, primjerak dobiva i žrtva u predmetu, ako postoji. Ako osoba u odnosu na koju se sastavlja zapisnik nije nazočna ovom događaju, primjerak zapisnika dostavlja joj se poštom. Zakon je za to odredio 3 dana.

Rok za sastavljanje protokola o upravnom prekršaju

Uvjeti za sastavljanje protokola o upravnom prekršaju mogu se podijeliti u 3 skupine, ovisno o situaciji.Protokol o upravnom prekršaju može se sastaviti:

• odmah;
• u roku od 2 dana;
• nakon upravne istrage.

Zapisnik se sastavlja odmah, odnosno u trenutku kada se otkrije kršenje zakona, kada se utvrde svi potrebni podaci za popunjavanje obrasca zapisnika i razjašnjenje okolnosti događaja. Ako trebate saznati još neke informacije, zakon predviđa mogućnost sastavljanja zapisnika u roku od 2 dana od dana prekršaja. Ako je zbog povrede zakona potreban očevid, zapisnik se sastavlja nakon očevida.

Upravna istraga se provodi kada se podaci mogu dobiti samo ispitivanjem ili drugim postupovnim radnjama koje zahtijevaju značajno vrijeme. Upravna istraga u većini slučajeva ne bi trebala trajati duže od 1 mjeseca. Međutim, u nekim situacijama, čija je mogućnost propisana stavkom 5. čl. 28.7 Zakonika o upravnim prekršajima Ruske Federacije, ovo se razdoblje može produžiti. Ako počinjeni prekršaj zahtijeva provedbu dulje upravne istrage, dopušteno razdoblje za sastavljanje protokola o upravnom prekršaju može se povećati do 6 mjeseci.

Uzorak sastavljanja protokola o upravnom prekršaju

Ne postoji jedinstveni obrazac protokola o upravnim prekršajima odobren zakonom. Svako državno tijelo svojim internim aktima odobrava obrazac protokola koji se koristi u radu. Međutim, sadržaj i izgled ovih obrazaca nisu puno drugačiji.

Na vrhu u sredini stranice nalazi se naziv dokumenta - "Protokol o upravnom prekršaju" i znak "Ne", što sugerira da se prilikom ispunjavanja protokola stavi serijski broj. Ispod s lijeve strane morate napisati datum, mjesec, godinu popunjavanja protokola, a s desne strane - mjesto sastavljanja, odnosno naziv naselja u kojem je utvrđeno kršenje zakona i zapisnik je nacrtana.

Nadalje se bilježe podaci o djelatniku koji sastavlja zapisnik (radno mjesto, prezime i inicijali), kao i podaci o uključenoj osobi. Štoviše, ako se bilježe podaci o građaninu, onda oni označavaju ne samo prezime, inicijale i podatke o putovnici, već i adresu - i registraciju i stvarno prebivalište, telefonski broj, podatke o poslu. U vezi s organizacijom, navedeni su naziv, pravna i poštanska adresa, glavni državni matični broj (OGRN), kao i položaj, prezime, inicijali, detalji dokumenta o imenovanju predstavnika pravne osobe. Tu ulogu u pravilu ima ravnatelj, a dokument je naredba o imenovanju.

Glavno mjesto protokola o upravnom prekršaju rezervirano je za opis događaja počinjenog prekršaja. Ispod su prazni stupci u koje možete zabilježiti podatke o svjedocima i žrtvama. Zapisnik završava potpisom prekršitelja i potpisom uz prijepis djelatnika koji je sastavio zapisnik. Osoba u odnosu na koju se sastavlja zapisnik svojim potpisom potvrđuje da su joj prava i obveze objavljena, da se upoznala sa zapisnikom i da je primila primjerak isprave. Podaci o primitku primjerka protokola ovjeravaju se ne samo potpisom, već i stavljanjem datuma dostave.

Pogreške u protokolu o upravnom prekršaju

Pogreške napravljene u protokolu o upravnom prekršaju tijekom registracije, prema njihovom značaju, mogu se podijeliti na značajne i beznačajne. U skladu s Dekretom Plenuma Vrhovnog suda Ruske Federacije od 24. ožujka 2005. br. 5 „O nekim pitanjima koja se javljaju kod sudova pri primjeni Zakonika Ruske Federacije o upravnim prekršajima“, značajan nedostatak dokument je nedostatak u protokolu informacija navedenih u čl. 28.2 h. 2 Zakona o upravnim prekršajima (klauzula 4 Rezolucije). To znači da u zapisniku o upravnom prekršaju moraju biti ispunjeni svi stupci i evidentirani svi gore navedeni podaci.

Ako je protokol sastavljen u nazočnosti prekršitelja, tada moraju postojati potpisi koji potvrđuju izražavanje prava i obveza, upoznavanje s protokolom nakon registracije. Ako je isprava sastavljena bez počinitelja i nema dovoljno činjenica o tome da ga se obavijesti o datumu i mjestu sastavljanja zapisnika, tada će to biti bitna povreda postupovnih prava i može dovesti do poništenja zapisnika i prekida postupka. postupcima. Općenito, svaka pogreška u protokolu, koja je, prema mišljenju Plenuma Vrhovnog suda Ruske Federacije, značajna, može dovesti do otkazivanja protokola i prekida postupka.

VAŽNO! Sve ispravke u protokolu, posebno u podacima navedenim u čl. 28.2 dio 2 Zakonika o upravnim prekršajima, mora biti ovjeren potpisom službene osobe koja sastavlja protokol i potpisom prekršitelja, koji potvrđuje da je upoznat s ovim ispravcima i da se slaže.

Pod nebitnim pogreškama u zapisniku plenuma smatraju se svi oni nedostaci podataka koji se mogu nadoknaditi u meritornom razmatranju predmeta. Manji nedostaci, a to se u rješenju posebno navodi, su i popunjavanje zapisnika u odsutnosti počinitelja, ako je bio uredno obaviješten o datumu i mjestu sastavljanja zapisnika, a nije se pojavio na dogovorenom mjestu na određeno vrijeme bez razloga ili bez valjanog razloga. Pravopisne pogreške u tekstu protokola nisu značajne i ne snose posljedice, osim ako se naravno ne radi o pogreškama u prezimenima.

Dodjeljivanje kazne bez sastavljanja protokola o upravnom prekršaju

U nekim situacijama, izvršenje protokola o upravnom prekršaju možda se neće dogoditi. Ako se evidentira prekršaj koji ne predstavlja veliku javnu opasnost i za koji je predviđena kazna u vidu opomene ili novčane kazne, zapisnik nije potreban.

Sukladno čl. 28.6 Zakonika o upravnim prekršajima, protokol nije potreban ako se novčana kazna ili upozorenje odmah izreknu na licu mjesta. Ova situacija zahtijeva izdavanje odluke u slučaju upravnog prekršaja, čiju kopiju također prima prekršitelj - osobno ili poštom, ako je odbije osobno primiti.

Ali ako se prekršitelj ne slaže s izdanom odlukom (sa samim počinjenjem povrede zakona ili kaznom koja se na nju primjenjuje), ipak se sastavlja zapisnik o upravnom prekršaju koji se prilaže odluci.

Nova stranica 1

Priprema za izvršenje protokola počinje određivanjem datuma i vremena sastanka, određivanjem niza pitanja koja će se na njemu razmatrati. Ta se odluka obično formalizira dnevnim redom, koji će, kada se sastavlja protokol, biti jedan od njegovih dijelova, a prije sastanka je dokument kojim se obavještavaju sudionici sastanka. Protokol se sastavlja na temelju zapisnika koje je na sjednici vodio tajnik ručno ili diktafonom.

Zapisnik se sastavlja na zajedničkom obrascu koji obično sadrži sljedeće podatke: naziv ustanove (organizacije, poduzeća), vrstu dokumenta (protokola), mjesta za upisivanje broja i datuma, mjesto za tekst zapisnika. , mjesto za naslov teksta.

Datum protokolaje dan sastanka (zapisnik se obično sastavlja nakon sastanka). Ako je sjednica trajala nekoliko dana, tada se u datum zapisnika upisuju datumi početka i završetka, na primjer: 21.–24.01.2002.

Broj protokola (indeks) je redni broj sesije. Protokoli se numeriraju unutar kalendarske godine ili mandata kolegijalnog tijela.

Naslov za test Protokol se razlikuje od dizajna ovog rekvizita u drugim dokumentima. Zaglavlje u pravilu sadrži naznaku vrste kolegijalnog rada (sastanak, sastanak, sjednica i sl.) i naziv kolegijalnog tijela u genitivu, npr.: zapisnik sa sjednice odbora; sastanci radnog kolektiva; sastanci voditelja strukturnih odjela.

Tekst protokola sadrži uvodni i glavni dio.

U uvodnom dijelu zapisnika, iza naslova, navode se inicijali i prezimena predsjedatelja i tajnika sjednice. Predsjedavajući - službena osoba koja vodi sjednicu, čiji položaj nije naveden u zapisniku; tajnik - osoba odgovorna za organiziranje skupa i dokumentiranje njegovih aktivnosti, tj. priprema i registracija protokola. U stalnim tijelima kolegija tajnik je dužnosnik (tajnik znanstvenog vijeća, tajnik kolegija i dr.).

U novom retku iza riječi "Nazočili" navode se inicijali i prezimena stalnih članova kolegijalnog tijela abecednim redom, te inicijali, prezimena i dužnosti osoba koje su pozvane na sjednicu iz drugih organizacija. Popis sudionika sjednice sastavlja tajnik na dan sjednice jer Popis možda neće odgovarati onome što je prvotno namijenjeno. Sastavljanjem popisa sudionika sastanka započinje se s izvođenjem protokola.

Prilikom sastavljanja zapisnika proširene sjednice u zapisniku se ne navode imena sudionika, već se brojem označava njihov ukupan broj. Određuje se rezultatima registracije. Registracijski popisi prenose se tajniku sjednice i postaju jedan od priloga zapisniku. U ovom slučaju, protokol označava: Bilo je: 57 ljudi. (popis je u prilogu).

Dnevni red unosi se u uvodni dio zapisnika. Sastoji se od popisa pitanja o kojima se raspravlja na sastanku, utvrđuje redoslijed njihove rasprave i imena govornika (govornika). Unaprijed sastavljen dnevni red sastanka treba sadržavati optimalan broj pitanja koja se mogu razmatrati i raspravljati na sastanku. Njegov sadržaj određuje voditelj koji će voditi sastanak. Svaka točka dnevnog reda numerirana je arapskim brojevima i počinje prijedlogom "O" ili "O" (odgovara na pitanje "O čemu?"). Za svaku točku navode se inicijali i prezime govornika, službene osobe koja je pripremila izvješće o ovom pitanju.

Tekst glavnog dijela zapisnika sastavlja se prema redoslijedu pitanja utvrđenom dnevnim redom.

Tijelo teksta treba sadržavati onoliko dijelova koliko je točaka dnevnog reda. Sekcije su numerirane istim brojevima kao i dnevni red. Svaki odjeljak sastoji se od tri dijela: "SLUŠALI", "GOVORILI", "ODLUČILI" koji se ispisuju s lijeve margine. Nakon riječi „SLUŠALI” u protokolarnom testu zapišite note govora glavnog govornika; iza riječi »GOVORIO« - zapisnik očitovanja sudionika u raspravi o pitanju; iza riječi "ODLUČIO", navod izreke predmetne točke dnevnog reda. Ako se o jednom pitanju donosi više odluka, one se označavaju brojevima arapskim brojevima, pri čemu prva znamenka označava broj točke dnevnog reda, a druga - broj donesene odluke. Na primjer:

Uobičajena praksa sastavljanja zapisnika ne predviđa fiksiranje rezultata glasovanja, ali se u određenom broju zapisnika (primjerice, zapisnik glavne skupštine dioničara) navodi ukupan broj osoba koje su sudjelovale u glasovanju i raspodjela glasova Navedeni su “Za”, “Protiv”, “Suzdržan”.

Odluke donesene na sjednici upoznaju se zaposlenici slanjem preslike zapisnika ili izvatka izreke. Također se prakticira pripremanje, na temelju donesenih odluka, drugih upravnih dokumenata, na primjer, odluka kolegijalnog tijela ili naloga čelnika organizacije.

U tekstu protokola svako prezime i inicijali govornika ispisuju se iz novog retka u obliku nominativa. Iskaz govornog zapisa (obično u obliku trećeg lica jednine) od prezimena se odvaja crticom.

Ovisno o vrsti sastanka i statusu kolegijalnog tijela, odabire se oblik protokola. Može biti kratak, potpun ili doslovan. Obrasci zapisnika razlikuju se jedan od drugog samo u cjelovitosti pokrivanja sastanka, nemaju razlike u dizajnu.

Kratki protokol - Riječ je o dokumentu koji bilježi pitanja o kojima se raspravljalo na skupu, imena govornika i donesene odluke. Takav se zapisnik, u pravilu, vodi samo u slučajevima kada je sastanak stenogramski ili kada je sastanak operativnog karaktera. Prema takvom protokolu nemoguće je prikazati tijek rasprave o pitanju, iznesena mišljenja, komentare, proces izrade administrativnog dijela protokola, tj. odluka uprave.

NA kompletan protokol bilježe se ne samo pitanja o kojima se raspravlja, donesene odluke i imena govornika, nego se prenosi i sadržaj izvješća i govora sudionika skupa, sva iznesena mišljenja, pitanja i primjedbe, primjedbe i stavovi. Cijeli zapisnik omogućuje dokumentiranje detaljne slike sastanka.

Doslovni protokol sastavlja se na temelju doslovnog izvješća sa sastanka (transkripta) i doslovno prenosi proces rasprave o svakom pitanju i donošenja odluke o njemu. Nakon uvodnog dijela u takav zapisnik upisuje se “Sjednica je transkribirana”. Prijepis je obavezni prilog protokolu.

Zapisnik se sastavlja na temelju rukom pisanih, stenografskih ili magnetofonskih zapisa koji se čuvaju tijekom sjednice. Rukopisne bilješke vodi tajnik, kvaliteta protokola ovisi o njegovim kvalifikacijama. U ovom slučaju, potrebna je sposobnost da se uđe u bit pitanja o kojima se raspravlja i da ih se može precizno zapisati. Ovi zapisi su nacrti materijala za daljnju registraciju protokola. U određenom broju slučajeva govornici na skupu predaju tajniku bilješke (sažetke) svojih govora, koje se zatim uključuju u tekst protokola. Međutim, češće bi se tajnik trebao osloniti samo na svoje vještine pisanja kurzivom, vođenja bilježaka i stenografije. Nakon sastanka tajnikove bilješke se prekucavaju, uređuju i izdaju kao službeni dokument. Trenutno je rok za izradu protokola tri dana.

Gotovo sve organizacije održavaju sastanke na kojima se razmatraju pitanja operativne prirode. Vrlo često se takvi sastanci nazivaju operativnim sastancima. Provode ih menadžeri različitih razina: od voditelja organizacije do voditelja strukturnih odjela. Operativni sastanci održavaju se u redovitim vremenskim razmacima (obično jednom tjedno) i obično se snimaju. Ako ustrojstvena jedinica ili voditelj koji vodi sastanak nema tajnika, vođenje zapisnika operativnog sastanka može se povjeriti jednom od djelatnika jedinice.

Opća pravila za registraciju protokola

Naš rječnik

Protokol– dokument koji sadrži dosljedan zapis o razmatranju pitanja i odlučivanju na sjednicama, sastancima, konferencijama i sjednicama kolegijalnih tijela.

Zapisnik se sastavlja na temelju zvučnih zapisa ili nacrta rukom pisanih bilješki koje tijekom sjednice vodi tajnik ili drugi zaposlenik, kao i materijala pripremljenih za sjednicu (tekstovi izvješća, izlaganja, referenci, nacrta odluka, dnevnog reda, popisi sudionika i sl.).

Ako je sastanak tonski sniman, nakon sastanka se reprintira, zatim se napisani tekst montira i u obrađenom obliku uvrštava u zapisnik. Rok za sastavljanje zapisnika ne smije biti dulji od tri do pet dana od dana održavanja sjednice. Zapisnici operativnih sastanaka sastavljaju se i izvršavaju na dan sastanka ili u roku od jednog ili dva dana nakon sastanka.

Protokoli su potpuni i kratki. Potpuni protokol sadrži zapisnik svih govora na skupu, pitanja postavljenih govorniku, govore osoba koje su sudjelovale u raspravi i donesene odluke.

Kratki protokol uključuje samo imena onih koji su govorili, temu govora, sažetak govora i donesene odluke.

Tijek operativnih sastanaka u pravilu se bilježi u kratkim zapisnicima.

Zapisnik sa sjednice sastavlja se na zajedničkom obrascu, standardnom listu A4 papira ili posebno izrađenom obrascu za protokol.

Obavezni detalji protokola su:

• ime kompanije;
• naziv vrste dokumenta (ZAPISNIK) s naznakom vrste sastanka;
• datum sastanka;
• registarski broj protokola;
• mjesto održavanja sastanka;
• potpisi.

Datum protokola je datum događaja.

Problemi i rješenja

Vođenje zapisnika operativnih sastanaka često je teško. Razmotrimo najčešće.

■ Problem: tajnik ili netko od nižih časnika koji vodi zapisnik možda ne razumije bit teme o kojoj se raspravlja, pa stoga ima poteškoća u bilježenju tijeka rasprave o temi.

Što učiniti? U takvim situacijama, tajnik bi trebao kontaktirati člana osoblja koji je govorio na sastanku ili bilo kojeg drugog člana osoblja koji može pružiti pojašnjenje.

■ Problem: budući da se operativni sastanci često održavaju bez strogih vremenskih ograničenja, tajnica možda neće imati vremena zapisati sve što se događa tijekom sastanka.

Što učiniti? U tom slučaju može pomoći vođenje zvučnog zapisa tijekom sastanka i sastavljanje protokola na temelju njegovog transkripta.

■ Problem: kada se raspravlja o nekom pitanju, mogu se izreći i bitni i nevažni ili čak beznačajni podaci, a tajniku može biti teško izdvojiti glavne (bitne) podatke, što mora biti zabilježeno u protokolu.

Što učiniti? U tom slučaju tajnik prije sastavljanja zapisnika mora analizirati sve podatke, odvojiti glavne od sporednih i u zapisnik unijeti samo najvažnije podatke.

Tekst kratkog protokola

Tekst protokola sastoji se od dva dijela: uvodnog i glavnog.

U uvodni dio u kratkom protokolu navode se imena predsjedatelja i tajnika, položaji i imena sudionika (nazočnih) i pozvanih osoba, dnevni red. Ako je na sjednici više od 15 sudionika, dopušteno je u zapisniku navesti ukupan broj sudionika, a popis nazočnih s njihovim funkcijama i imenima daje se u prilogu zapisnika, na primjer:

Prisutni: članovi ravnateljstva u broju od 16 osoba. (popis je u prilogu).

Imena osoba pozvanih na sjednicu navode se iza riječi "Pozvani", uz naznaku položaja osobe i naziva organizacije.

U dnevnom redu navode se pitanja koja su predmet razmatranja, osim toga može se navesti položaj i prezime govornika (govornika). Ako ima više pitanja, ona se označavaju arapskim brojevima i poredaju po redoslijedu rasprave. Pitanja dnevnog reda formuliraju se s prijedlogom "o" ("o"), na primjer:

Bilješka

Točke dnevnog reda trebaju biti formulirane točno i jasno, odražavajući bit pitanja o kojem se raspravlja. Ne preporučuje se uvrštavanje točke „Razno“ ili „Razno“ u dnevni red.

Tekst glavni dio Sažeti protokol sastoji se od zasebnih dijelova prema broju točaka dnevnog reda. Sekcije su numerirane arapskim brojevima u skladu s dnevnim redom. Svaki od njih izgrađen je prema shemi:

Ove ključne riječi za protokol tiskane su velikim slovima od ruba lijeve margine i mogu se pojaviti podebljano. Iza riječi SLUŠALI u nominativu navodi se prezime govornika i točka dnevnog reda, nakon čega se sadržaj govora sažima u obliku 3. lica jednine.

U dijelu "ODLUČENO: (REŠENO:)" kratko, točno, jezgrovito, kako ne bi došlo do dvostrukog tumačenja, upisuje se odluka. Odluke su formulirane u propisanom obliku: "Pripremiti ...", "Predvidjeti ...", "Obavijestiti ...". O jednom pitanju može se donijeti više odluka. U tom slučaju se numeriraju arapskim brojevima prema rednom broju pitanja dnevnog reda, na primjer:

Ako je potrebno, uz odluku se navode rezultati glasovanja: broj glasova „za“, „protiv“, kao i suzdržanih glasova.

Od teorije do prakse

Zamislimo da nakon dešifriranja snimke napravljene rukom ili diktafonom dobijemo tekst na temelju kojeg trebamo sastaviti kratki zapisnik:

Točka dnevnog reda: 2. O tijeku radova na rekonstrukciji skladišta gotovih proizvoda br.

Tekst govora:

Vasiljev P.R. Prema planu rekonstrukcije, krajem mjeseca, 25., trebali smo početi postavljati regale i mehanizme za podizanje. CJSC "Profil" - naš dobavljač opreme za police - krši rokove. 20. smo trebali dobiti prvu seriju, za 10 dana - drugu. Kod nas - isporuka od dvije ravnopravne strane, tako u ugovoru. Platili smo u cijelosti, odnosno 100% unaprijed, jer kad smo zadnji put prenamjenili prvo skladište, nismo imali problema s njima. Danas je 28. i još ga nismo dobili. Slali su im faksove, zvali su, jučer su nam odgovorili da je prva serija otpremljena, ali to će trajati dva-tri dana, odnosno imamo kašnjenje zbog dobavljača. Mislim da trebaju službeno podnijeti zahtjev za kršenje roka isporuke.

Za izradu evidencije potrebno je istaknuti najvažnije podatke. Da bismo to učinili, pokušajmo postaviti niz pitanja i dobiti odgovore na njih. Iz gornjeg teksta možemo dobiti odgovore na sljedeća pitanja:

Vidimo da tekst sadrži informacije koje se ne odražavaju u odgovorima: organizacija je platila robu u cijelosti, a izvršeno je 100% plaćanje unaprijed, budući da postoji pozitivno iskustvo suradnje s CJSC Profile. Jesu li ove informacije relevantne za situaciju koja se razmatra? Očito nije, stoga ovaj ne treba ući u protokol. Dakle, na temelju odgovora na pitanja koja smo dobili, možemo sastaviti kratki protokol govora:

2. SLUŠALI:

Vasiljev P.R.

Otpremu prve serije regalne opreme izvršio je dobavljač CJSC Profile mimo roka, zbog čega nisu ispoštovani rokovi za rekonstrukciju skladišta br. 2. Prva serija opreme trebala je stići 20. prosinca, drugi - za 10 dana. Montaža regala i montaža podiznih mehanizama trebala je započeti 25. prosinca. Prema dobavljaču, prva serija opreme stići će najranije od 30. do 31. prosinca. Ponuđeno slanje reklamacije zbog kršenja roka isporuke.

Bilješka

Ako su u govoru korišteni izrazi "20.", "25.", itd., u protokolu se mora navesti određeni mjesec, na primjer: "20. prosinca", "25. prosinca" itd.

Pretpostavimo da na sastanku tijekom rasprave o trenutnoj situaciji prijedlog za slanje zahtjeva nije podržan. Odlučeno je uputiti zamolnicu dobavljaču o potrebi poštivanja rokova isporuke utvrđenih ugovorom. Odluka u ovom slučaju treba biti evidentirana u zapisniku na sljedeći način:

ODLUČIO:

Pripremite i pošaljite CJSC Profile pismo zahtjeva o potrebi ispunjavanja rokova za isporuku opreme za police.

Odgovorni izvršitelj - Vasiliev P.R.

Rok - (datum).

Razmotrimo još jedan primjer.

Točka dnevnog reda: 5. O provođenju revizije financijskih i gospodarskih aktivnosti podružnice društva u gradu Permu.

Tekst govora:

Medvedev V.V. Tijekom ove godine financijski odjel i naš računovodstveni odjel više su se puta susreli s činjenicom da nam je podružnica u Permu ukazala na pogreške u izvješćivanju. Dva puta su sami otkrili te greške, obavijestili nas o tome i potom poslali ispravljena izvješća. Dva puta je naše računovodstvo utvrdilo greške u obračunima, kao i to da su rashodi poslovnice izvršeni pod pogrešnim stavkama za koje je to trebalo učiniti. Ako se te pogreške ne isprave na vrijeme, moglo bi doći do problema s plaćanjem poreza. Također, naši su stručnjaci skrenuli pozornost na činjenicu da se rokovi stalno krše prezentacija izvješća o troškovima gostoprimstva. Šefica računovodstva podružnice bila je dva puta s nama na službenom putu, rješavali smo propuste podružnice, ali situacija se nije puno promijenila. Voditelj administrativne i gospodarske službe Polozov R.A. također se požalio da je bilo problema s troškovima prijevoza u Permu. Činjenica je da mu se u početku dostavljaju izvješća o troškovima prijevoza, a zatim on u računovodstvo dostavlja zbirno izvješće za sve poslovnice. S obzirom na sve navedeno, smatram da je potrebno organizirati i provesti reviziju financijskog i gospodarskog poslovanja podružnice u Permu, kako u budućnosti ne bismo imali problema.

Nadglednik:Što mislite tko bi trebao biti uključen u komisiju i koliko je vremena potrebno za obavljanje očevida?

Medvedev V.V. Mislim da su potrebne tri osobe: jedna za računovodstvo, druga za financijsku službu i treća za administrativno-ekonomsku službu i logistiku. Prethodno smo s pročelnicima odjela razgovarali tko bi mogao ići, pa predlažem tri osobe: zam. glavni računovođa Somov S.S., revizor Yastrebova A.A. i vodeći inženjer Sokolov B.B. Provjera se može izvršiti u roku od 3-5 dana.

Analizirajmo tekst glavnog govora prema prethodnoj shemi:

	1) Financijska služba i računovodstvo matičnog društva 2) Podružnica u Permu
Što radi (učinio)?	1) (Podružnica u gradu Permu) podnosi izvješća s pogreškama, troši troškove na pogrešne stavke za koje bi to trebalo učiniti, krši rokove prezentacija izvješća o troškovima gostoprimstva. 2) (Služba financija i Služba računovodstva matičnog društva) analizirali su učinjene propuste kod glavnog knjigovođe podružnice. 3) (Financijski odjel i računovodstveni odjel matične tvrtke) predlažu organiziranje i provođenje revizije financijskih i gospodarskih aktivnosti podružnice u Permu slanjem tri zaposlenika organizacije
	Tijekom ove godine
	Nema pozitivnih rezultata

I u ovom slučaju vidimo da informacije drugog plana ostaju u tekstu. Prije svega, to je spominjanje voditelja administrativno-ekonomske službe Polozov R.A., koji se također požalio da podružnica ima problema s troškovima prijevoza. Ove podatke svrstavamo u sekundarne iz razloga što su izvješća o troškovima prijevoza samo inicijalno dostavljena pročelniku upravne službe za izradu zbirnog izvješća. Budući da je izvješćivanje o troškovima prijevoza trenutno drugačije, ovaj podatak nema veliku vrijednost za ocjenu trenutne situacije.

Sekundarne informacije također trebaju uključivati ​​spominjanje da je sama podružnica dva puta otkrila pogreške, a dva puta - računovodstveni odjel glavne organizacije. Možete jednostavno reći da su pogreške pronađene više puta.

Kratki protokoli ne odražavaju pitanja postavljena govorniku. No, ako u odgovoru na postavljeno pitanje ima bitnih podataka, to se upisuje u zapisnik o govoru. U gornjem primjeru radi se o podacima tko se predlaže za ulazak u povjerenstvo.

Na temelju dobivenih odgovora možemo napraviti protokolarni zapis govora:

SLUŠALI:

Medvedev V.V.

Podružnica u Permu je tijekom ove godine u više navrata podnosila izvješća s pogreškama, knjižila troškove na pogrešnim stavkama za koje bi trebala biti učinjena i podnosila izvješća o ugostiteljskim troškovima uz kršenje rokova. Unatoč analizi grešaka sa šefom računovodstva podružnice, situacija se nije promijenila. Smatra potrebnim provesti reviziju financijskog i gospodarskog poslovanja podružnice, uključujući u povjerenstvo zam. glavni računovođa Somov S.S., revizor Yastrebova A.A. i vodeći inženjer Sokolov B.B.

Ako se tijekom rasprave o pitanju donese odluka o provođenju revizije, odluku treba formulirati u protokolu na sljedeći način:

ODLUČIO:

Pripremite nacrt naloga o osnivanju komisije za reviziju financijskih i gospodarskih aktivnosti podružnice u Permu, dogovorite datum revizije s direktorom podružnice u Permu.

Odgovorni izvršitelj - Medvedev V.V.

Rok - (datum)

V.F. Jankova,
kand. ist. znanosti, zamj Ravnatelj VNIIDAD-a

Uvod.

Dokumentacija upravljačkih aktivnosti obuhvaća sve procese vezane uz snimanje (fiksiranje) na različite medije i obradu, prema utvrđenim pravilima, informacija potrebnih za provedbu upravljačkih radnji. Dokumentacija se vodi prirodnim jezikom (rukom pisani dokumenti, tipkani dokumenti, uključujući telegrame, telefonske poruke, strojopis), kao i umjetnim jezicima uz korištenje novih medija (bušene kartice, bušene trake, magnetne trake, kartice, diskete i dr.) "

Sastav upravljačkih dokumenata određen je nadležnošću i funkcijama organizacije, postupkom rješavanja pitanja, opsegom i prirodom odnosa s drugim organizacijama, a utvrđuje se u izvješću. Jedinstvo pravila dokumentiranja upravljačkih radnji na svim razinama upravljanja osigurava se primjenom Državnog sustava upravljanja dokumentacijom (GSDOU) i jedinstvenih dokumentacijskih sustava (UDS).

Jedinstveni dokumentacijski sustavi su skup međusobno povezanih dokumenata kreiranih prema jedinstvenim pravilima i zahtjevima, koji sadrže podatke potrebne za upravljanje u određenom području djelovanja. DDD su namijenjeni za korištenje kako uz pomoć računalne tehnologije tako i uz tradicionalne metode obrade informacija.

Upravljački dokumenti u pogledu naziva, oblika i sastava detalja moraju biti u skladu s DDD-om, zahtjevima Državnih standarda za dokumente i propise, propisima (poveljama) o organizaciji i drugim regulatornim dokumentima koji sadrže pravila za dokumentiranje.

Svrha ovog testa je dati koncept protokola, odražavati pravila za njegov dizajn, te također pokazati koji su oblici protokola.

1. Pojam protokola i njegova svrha.

U nizu upravnih dokumenata posebno mjesto zauzimaju protokoli. Dio su jedinstvenog sustava organizacijske i upravne dokumentacije.

Zapisnik - dokument kojim se utvrđuje tijek rasprave o pitanjima i odlučivanja na sastancima, sastancima, sjednicama, konferencijama

Mora se imati na umu da se u aktivnostima organizacija i poduzeća često sastavljaju dokumenti koji se nazivaju "Protokoli", ali oni ne potpadaju pod gornju definiciju. Tako se u području ugovornih odnosa sastavljaju protokoli namjera, protokoli nesuglasica, protokoli suglasnosti; među glavnim dokumentima glavne skupštine dioničara, zakonodavstvo navodi zapisnike komisije za brojanje itd. Takve vrste protokola slične su namjeni aktima: bilježe i potvrđuju činjenice ili događaje.

Protokoli se sastavljaju u svakoj organizaciji u kojoj postoje privremena ili stalna kolegijalna tijela, komisije i sl. Oblik njihovog djelovanja je razmatranje aktualnih pitanja na sastancima ili sastancima te zajedničko odlučivanje, često i glasovanjem.

Pojavom dioničkih društava u našoj zemlji povećana je pažnja prema ovoj vrsti dokumenata. Najviša tijela upravljanja dioničkog društva su kolegijalna, a protokoli koji odražavaju njihov rad postaju jedan od najvažnijih dokumenata upravljanja. Riječ je o zapisnicima skupština dioničara, sjednica upravnog odbora i uprave. Nije slučajno da Savezni zakon "O dioničkim društvima" i drugi pravni akti posvećuju posebnu pozornost sadržaju ovih dokumenata.

2. Pravila za registraciju protokola

Zapisnik - dokument koji sadrži dosljedan zapis o razmatranju pitanja i odlučivanju na sastancima, sastancima, konferencijama i sastancima kolegijalnih tijela.

Protokol odražava aktivnosti zajedničkog odlučivanja kolegijalnog tijela ili grupe zaposlenika. Od zapisnika sa sastanaka nastalih u poslovima upravljanja organizacijama treba razlikovati zapisnike istražnih, nekih upravnih tijela i tijela javnog reda (primjerice, protokol sanitarnog inspektora, protokol prometne nesreće itd.) , kao i protokole ugovornog tipa (zapisnici o nesuglasicama, protokoli o pregovaranju o nesuglasicama, protokoli o pregovaranju o cijeni i dr.).

Sastanci stalnih i povremenih kolektivnih tijela (odbori federalnih izvršnih tijela, sastanci radnih kolektiva, sastanci dioničara, sastanci upravnih odbora itd.) Podliježu obveznom snimanju. Zapisnik se sastavlja na temelju zapisnika o tijeku sjednice, stenograma, zvučnih zapisa i materijala pripremljenih za sjednicu (tekstovi izvješća, izlaganja, referenci, prijedlozi odluka, dnevni red, popisi pozvanih i dr.).

Zapisnik odražava sva mišljenja o pitanjima koja se razmatraju i sve donesene odluke. Zapisnik vodi tajnik ili druga za to određena osoba. Za ispravnost unosa u zapisnik odgovorni su predsjednik i tajnik koji vodi sjednicu. Obavezni detalji protokola su:

· ime kompanije;

naziv vrste dokumenta;

datum i registarski broj;

mjesto sastavljanja ili objave;

naslov teksta

potpisi.

3.Vrste protokola

Postoje dvije vrste protokola: puni i kratki.

puna protokol sadrži zapisnik svih govora na sastancima.

Kratki protokol - samo imena govornika i kratka napomena o temi govora.

Odluku o obliku protokola na sjednici donosi čelnik kolegijalnog tijela ili čelnik organizacije.

Naslov protokola je naziv kolegijalnog tijela ili sastanka (Zapisnik sa sastanka komisije za ovjeravanje ...; zapisnik sa sastanka ...).

Tekst cjelovitog protokola sastoji se od dva dijela: uvodnog i glavnog.

Uvodni dio se sastavlja na isti način u punom i kratkom obliku protokola. U njemu se navode imena predsjedatelja i tajnika, imena ili ukupan broj sudionika sjednice i pozvanih osoba (ako je sudionika više, uz njihov broj stavlja se napomena - "Popis sudionika u prilogu"), dnevni red.

Imena prisutnih bilježe se u protokol, ako ih nema više od 15, - abecednim redom, s naznakom mjesta rada i položaja; ako ih je više, sastavlja se poseban popis. U zapisnicima stalnih sjednica i povjerenstava ne navode se stavovi prisutnih. Popisivanje nazočnih izvodi se cijelom širinom retka kroz jedan prored.

U tom slučaju riječi "Predsjednik", "Tajnik", "Prisustvovali" (bez navodnika) ispisuju se lijevo od polja, odvojene s dva razmaka od naslova i međusobno.

Uvodni dio završava dnevnim redom. Točke dnevnog reda raspoređene su prema stupnju složenosti, važnosti i predviđenom vremenu rasprave. Pitanja su formulirana u nominativnom slučaju, numerirana su arapskim brojevima i počinju prijedlozima "O", "O". Ne preporuča se formulirati pitanje ili skupinu pitanja s riječju "Razno". Uz pitanje se navodi ime govornika s naznakom njegovog položaja.

Riječi "Dnevni red" centrirane su dva ili tri intervala od popisa sudionika.

Glavni dio teksta protokola za svako pitanje dnevnog reda izgrađen je prema shemi: SLUŠALI ... GOVORILI ... ODLUČILI (ODLUČILI) ...

U odjeljku "SLUŠANO" u kratkim protokolima naznačeno je ime govornika (govornika) i tema njegova govora. U punom obliku protokola navodi se prezime i inicijali govornika, sadržaj njegova izvješća (poruka, informacija, izvješće). Ako tekst referata izlaže govornik u pisanom obliku, dopušteno je nakon naznake teme govora staviti napomenu: "tekst referata nalazi se u prilogu". U odjeljku "GOVORNICI" u kratkim protokolima navedena su samo imena osoba koje su govorile u raspravi, au punim zapisnicima se bilježe i njihovi govori, uključujući i pitanja govorniku. Ako je potrebno, iza imena govornika navodi se njegovo mjesto. U rubrici "ODLUČEN (ODLUČEN)" upisuje se odluka koja je formulirana kratko, precizno, jezgrovito kako bi se izbjeglo dvostruko tumačenje. Uz odluku je naveden broj glasova "za", "protiv", "suzdržanih", kao i popis osoba koje nisu sudjelovale u glasovanju. Odluka može sadržavati jednu ili više točaka, poredane su po važnosti, a svaka je numerirana.

Ispred riječi "SLUŠANO" stoji broj prema dnevnom redu. S lijeve margine velikim tiskanim slovima ispisuju se riječi: "SASLUSAO", "IZGOVORIO", "ODLUČIO (ODLUČIO)" i završava dvotočkom. Tekst rubrika "SASLUSAO", "GOVORIO", "ODLUČIO (ODLUČIO)" tiskan je s proredom 1,5 od crvenog retka. Svako prezime i inicijali govornika ispisuju se iz novog retka u nominativu, zapis govora odvaja se od prezimena crticom.

O donesenoj odluci sudionik sjednice ili sastanka može podnijeti izdvojeno mišljenje koje se izlaže na posebnom listu i prilaže zapisniku. Prisutnost izdvojenog mišljenja bilježi se u zapisnik nakon bilježenja odluke.

Tekst kratkog protokola također se sastoji iz dva dijela. U uvodnom dijelu navode se inicijali i prezimena predsjedavajućeg (predsjedatelja), kao i funkcije, inicijali, prezimena nazočnih osoba.

Od ruba lijeve margine ispisuje se riječ "Prisustvovao", podcrtana, na kraju riječi dvotočka. U nastavku su imena pozicija, inicijali i prezimena nazočnih. Nazivi poslova mogu biti generički. Višeredni nazivi poslova prisutnih su naznačeni s 1 proredom. Popis je od glavnog dijela protokola odvojen punom linijom.

Glavni dio protokola uključuje pitanja koja se razmatraju i odluke donesene o njima. Naziv pitanja numeriran je rimskim brojem i počinje prijedlogom "O" ("O"), otisnut je u sredini veličinom slova br. 15 i podcrtan jednom crtom ispod zadnjeg retka. Ispod crte su imena dužnosnika koji su govorili tijekom rasprave o ovom pitanju. Prezimena su tiskana s 1 proredom. Zatim je naznačena donesena odluka o pitanju.