Ecm program za automatizaciju tijeka rada šef-recenzent. Podrška za složene organizacijske strukture

BOSS-Referent je odgovoran za:

• razvoj istoimenog proizvoda - sustava za upravljanje elektroničkim dokumentima BOSS-Referent;
• razvoj partnerske mreže;
• savjetovanje i podrška partnerima i korisnicima sustava;
• obrazovanje;
• marketinška promocija proizvoda.

Partnerska mreža BOSS-Referent

Partneri tvrtke BOSS-Referent pružaju usluge implementacije sustava za elektroničko upravljanje dokumentima, podršku izrađenim rješenjima, prilagodbu sustava zadacima korisnika te edukaciju korisnika. Svakom partneru dodjeljuje se jedan od tri statusa:

• Generalni partner - ima široku kompetenciju, velik broj certificiranih stručnjaka i iskustvo u provedbi mnogih izvedbenih projekata;
• Partner - ima certificirane BOSS-Referent stručnjake osposobljene za provedbu izvedbenih projekata;
• Reseller - isporučuje EDMS BOSS-Referent.
• Partnerska mreža BOSS-Referent pokriva gotovo sve regije Rusije, kao i Ukrajinu i Kazahstan. U odjeljku "Partneri" na našoj web stranici možete pronaći partnera u svojoj regiji ili odabrati tvrtku koja vas zanima u abecednom katalogu.

Servis i podrška BOSS-Referent

Održavanje implementiranih sustava za upravljanje elektroničkim dokumentima BOSS-Referent moguće je u osnovnoj i naprednoj verziji:

• Jamstvenu (osnovnu) podršku osigurava proizvođač, BOSS-Referent.
• Proširenu tehničku podršku pružaju BOSS-Referent partneri.
• BOSS-Referentni tečajevi

Tvrtka BOSS-Referent pruža obuku u Moskvi na sljedećim tečajevima:

• "Metodologija implementacije EDMS BOSS-Referent"
• "Osnove administriranja EDMS BOSS - Referent"
• Obuka stručnjaka partnera tvrtke BOSS-Referent u okviru partnerskog programa je besplatna.

Priča

U siječnju 2012. postalo je poznato da se u IT grupi ozbiljno promijenila struktura upravljanja praksom ECM-a (upravljanje poslovnim sadržajem, pohranjivanje korporativnih informacija, uključujući upravljanje elektroničkim dokumentima, EDMS).

U prosincu 2011. pojavila se 100%-tna podružnica društva za upravljanje grupe Business Logic 2.0, koja će uz implementaciju ECM-a zauzeti novi smjer grupe - sustave upravljanja poslovnim procesima (BPM).

Do sada je ECM praksu predstavljao dugogodišnji EDMS developer Boss-Referent i IT Information Management, stvoren u travnju 2011., koji implementira takav softver. Prije osnivanja "Informatičkog menadžmenta" kao zasebne tvrtke, implementaciju je osiguravao odjel integratora.

Smjer je važan za grupu. Prema Tagiru Yapparovu, predsjedniku upravnog odbora IT Co., tijekom prošle godine oko 500 milijuna rubalja palo je na udio ECM prakse. prihod. S ukupnim prihodom za 2010. prema ocjeni "CNews100: Najveće IT tvrtke u Rusiji" 4,7 milijardi rubalja. Što se tiče broja zaposlenika, prema novom izvršnom direktoru Poslovne logike i šefu referentu Maria Kamennova, sada ima oko 230 ljudi koji rade u smjeru, od čega je oko 180 zaposlenika u implementaciji. Krajem 2010. godine, prema ocjeni CNewsa, u IT grupi radilo je ukupno 1550 ljudi.

Prije dolaska tvrtke Kamennova bili su podređeni različitim ljudima. Provedbena tvrtka - Georgy Podbutsky, koji je ostao u "Poslovnoj logici" kao zamjenik direktora zadužen za ECM. Programere je vodio Andrey Grib, koji sada napušta IT. Yapparov svoj odlazak pripisuje činjenici da se "nisu svi čelnici integrirali u novu strukturu matrice, koja predviđa veće delegiranje odgovornosti".

Pravno, Boss Referent je ostao organizacija neovisna o Business Logicu, koja je također u stopostotnom vlasništvu društva za upravljanje grupacijom, kaže Yapparov. Međutim, izvor CNewsa u skupini siguran je da je riječ o potpunom preusmjeravanju razvoja EDMS-a na implementatore. “Nije se stvar ograničila samo na odlazak Griba, ljudi iz tvrtke implementatora došli su i na druga rukovodeća mjesta u Boss Referentu”, kaže. - Normalna poslovna unutarnja konkurencija među strukturama postoji odavno, čule su se i međusobne optužbe za propuste. Proteklih godina u nositelju se promijenilo nekoliko direktora. Sada je “šef referent” postao potpuno ovisan o implementatorima.”

Unatoč preoblikovanju smjera, Tagir Yapparov namjerava svake godine udvostručiti prihode od svog rada, tj. već ove godine trebao bi dosegnuti milijardu rubalja. Danas je potpisan ugovor između Business Logica i njemačkog BPM developera Metasonic. U planu je podrška za multiplatformski "Boss Referent": Lotus, Microsoft Sharepoint, FileNet, JBOSS, mobilne verzije za iOS i Android. Prema tvrdnjama anonimnog sugovornika CNewsa, tijekom reorganizacije tvrtku je napustio niz programera, a za realizaciju tih planova trebat će zaposliti nove. Nedavno je "IT" najavio pripravnički staž u smjeru ECM.

BOSS-Referentni sustav za podršku upravljačkoj dokumentaciji je programski paket koji organizacijama omogućuje stvaranje učinkovitih sustava za elektroničko upravljanje dokumentima i uredsku automatizaciju, čime se osigurava značajno povećanje učinkovitosti upravljačkih struktura. Konkretno, stvaranje takvih sustava u organizaciji omogućuje:

Poboljšajte brzinu i kvalitetu donošenja odluka

Pojačati kontrolu izvedbene discipline

Povećajte upravljivost organizacije

Povećajte produktivnost pojedinih zaposlenika, radnih grupa i organizacije u cjelini.

Sustav BOSS-Referent ima veliki broj implementacija i namijenjen je poduzećima različitih veličina i oblika vlasništva:

• Velika trgovačka poduzeća i holdingi
• Savezne vlasti
• Tijela regionalne uprave i druga državna poduzeća
• Teritorijalno raspoređena poduzeća
• Poduzeća sa složenom organizacijskom strukturom
• Tvrtke s velikom količinom papirologije
• Male, brzorastuće tvrtke.

Funkcionalnost sustava BOSS-Referent mogu koristiti i menadžeri i voditelji odjela, informatičari, službenici, rukovoditelji, tajnici i drugi zaposlenici poduzeća, zahvaljujući širokom rasponu automatiziranih poslovnih procesa:

• Rad s internim dokumentima organizacije
• Obrada ulaznih i izlaznih dokumenata
• Upravljanje vanjskim kontaktima
• Rad s ugovorima o organizaciji
• Organizacija kanala vijesti i konferencija
• Vođenje imenika organizacije u elektroničkom obliku
• Podrška za inženjersku podršku poslovnih objekata organizacije
• Organizacija i planiranje događanja.

Sustav za elektroničko upravljanje dokumentima izgrađen na temelju sustava upravljanja dokumentima BOSS-Referent može se uvjetno predstaviti kao kombinacija više slojeva.

• "Hardver": poslužitelji, klijentske radne stanice, lokalne mreže, modemi, pisači, skeneri, neprekidni izvori napajanja i druga tehnička sredstva.
• Operativni sustav: mrežni operativni sustav Windows, Linux, drugi i transportni protokoli koji objedinjuju sav hardver u jedinstveni kompleks.
• Lotus Notes/Domino je aplikacijska softverska platforma koja je dodatak mrežnom operativnom sustavu i uključuje alate za pohranu dokumenata, repliciranje (sinkronizaciju) podataka, pretraživanje cijelog teksta, e-poštu i druge važne mehanizme.
• BOSS-Referent - primijenjeni međusobno povezani programski moduli koji rade u Lotus Notes/Domino okruženju i podržavaju poslovne procese upravljanja i djelomično funkcionalni tijek rada.
• Organizacijska i regulatorna potpora: pravilnici, pravila rada, upute za korisnike i administratore sustava itd.

BOSS-Referent uključuje skup međusobno povezanih podsustava dizajniranih za stvaranje sustava elektroničkog upravljanja dokumentima i uredske automatizacije:

• Rječnici za cijeli sustav
  • Imenik organizacije
  • Rječnici
  • Vanjska odredišta
• Usluge na razini cijelog sustava
  • Koordinacija
  • Narudžbe
  • Sklopka
  • Predlošci
  • Zapisničar
  • Kabinet
  • Sustav pretraživanja
  • Pufer
  • Pohranjivanje elektroničkih slika
  • Protokol
• Funkcionalni podsustavi
  • ured
  • Dokumenti
  • Uredske bilješke
  • Vanjski kontakti
  • Kontrola ugovora
  • Inženjerska podrška
  • Konferencije
  • Vijesti

Pogodnosti i brzini implementacije BOSS-Referenta veliki doprinos daje dobro osmišljena arhitektura sustava koja se temelji na otvorenosti i modularnosti.
Modularnost osigurava specijalizirana baza podataka „Switch“, koja služi kao „Kontrolni centar“ cijelog SDOU BOSS-Referent. Ovaj neovisni, funkcionalno cjeloviti modul sadrži podatke o trenutnoj konfiguraciji sustava i potrebnom programskom kodu za organizaciju interakcije između baza podataka. Sve baze podataka se automatski registriraju u switchu tijekom instalacije.
Druga važna funkcija koju obavlja DB Switch je konfiguracija korisničkih radnih stanica. Pod konfiguracijom se podrazumijeva skup baza podataka sustava registriranih u zasebnom preklopniku i potrebnih za rad korisnika različitih odjela tvrtke. Implementacija EDMS-a u nekoliko konfiguracija omogućuje svakom zaposleniku da radi samo sa svojim vlastitim bazama podataka. Pomoću prekidača možete stvoriti neograničen broj konfiguracija različite složenosti, potpuno ponavljajući postojeću shemu tijeka rada u poduzeću. Prekidač brzo povezuje sve dodatne module sa sustavom, a također se kreće kroz baze podataka.
BOSS-Referent je otvoren za programere. Bilo koji BOSS-Referent baze podataka može se promijeniti od strane programera kupca. Osim toga, samostalno razvijena baza podataka može se dodati u SDOU BOSS-Referent, podložno određenim pravilima i ugovorima.
Nove baze podataka, obrasci, pogledi, agenti, elementi dizajna mogu se kreirati u sustavu korištenjem standardnih Lotus Domino Designer razvojnih alata. Osim ugrađenih razvojnih alata, IT Co. kupcu nudi posebne alate za razvojne programere - Toolkit, koji vam omogućuje brzo stvaranje vlastitih baza podataka i njihovu integraciju s BOSS-Referentom bez narušavanja integriteta sustava, kao i promjene bilo koji modul svog informacijskog okruženja.

Više o svim promjenama u verziji 2.56.1 možete pročitati ovdje.

3 Funkcionalni modul "Ured" Puni ciklus rada s dolaznom i odlaznom korespondencijom: Korištenje predložaka kartica dokumenata Registracija korespondencije Slanje dokumenata na razmatranje, donošenje odluka Formiranje listova za upoznavanje Praćenje lokacije papirnatog izvornika dokumenta Izvršenje, upoznavanje, slanje "on file" Skeniranje dokumenata i obrada dokumenata primljenih preko i sa fax servera Rezervacija brojeva za odlazne dokumente Podrška za centralizirane, decentralizirane i mješovite oblike tijeka rada

4 Izrada AC ulaznog dokumenta kreirajte novu drugu ugovornu stranu iz kartice dokumenta provjerite dokument za preregistraciju odredite dnevnik registracije za ovu vrstu dokumenta odredite rok i dolaznu rezoluciju 1) ispišite naljepnicu ili karticu s bar kodom 2 ) priložite skeniranu sliku dokumenta: s lokalnog diska sa skenera (običnog ili skeniranog s barkodom)

5 Podrška za registraciju za složene registracijske brojeve. Postavite predloške numeriranja za sve vrste dokumenata. Mogućnost korištenja više formata za jedan brojač. Na dokument se stavlja registracijski pečat, broj i crtični kod. Moguće je koristiti pojednostavljeni RK - ekspedicija.

6 Pregled Mogućnost pregleda dokumenta od strane više djelatnika. Mogućnost korištenja standardnih ruta za dolazne dokumente. Mogućnost izrade nacrta rješenja i korištenja predložaka rješenja stavlja dokument pod kontrolu određivanjem vrste kontrole odabir kontrolora ili kontrolne jedinice dodavanje klauzule rješenja ručno ili iz prikaza predloška / promjena prethodno stvorenog nacrta rješenja

7. stavak rješenja Navedeni su odgovorni izvršitelj i suizvršitelji, predmet, pojam, kontrolna osoba. Za kontrolne točke rješenja izrađuju se upute, za nekontrolne točke - dokument se šalje na pregled. popraviti prijenos originala izraditi nalog s periodičnom kontrolom

8 Nalozi Izvršitelj prima obavijest o primitku naloga za izvršenje. Autor i kontrolor naloga može: prilagoditi rok promijeniti izvođače otkazati instrukcije Autor, kontrolor, izvođači primaju obavijesti o kršenju rokova.

9 Izvršenje naloga Izvršitelj naloga može: kreirati novi nalog na temelju svog naloga (lanac naloga), po potrebi unijeti izvještaj o izvršenju za suizvršitelje kreiranjem novog dokumenta Preuzimanje izvještaja iz naloga suizvršitelj ili podređeni nalog Postavljanje privitka Link na prethodno pripremljen dokument Jednostavno postavljanje komentara na izvješće o izvršenju ovršnog naloga

10 Kontrola izvršenja Autor i kontrolor naloga mogu odobriti nalog ili ga vratiti na doradu. Kontrola discipline izvedbe: izvješća o disciplini izvedbe (generator izvješća ReportsMan). nalog je izvršen nalog kasni nalog se izvršava kontrolor može odobriti nalog izravno u dokumentnoj kartici

12 Priprema odlazne 1. Ispunite polja kartice obavezna polja označena su ikonom neka od polja se mogu popuniti prema zadanim postavkama vrijednost se unosi izravno u polje

13 Priprema izlazne 2.Postavite dokument unesite tekst u polje "Sadržaj" dodajte privitak s lokalnog diska iz baze podataka Predlošci iz skenera Privitak se može unaprijed priložiti predlošku kartice. Administrator sustava može ograničiti veličinu privitka.

15 Priprema odlazne 3. Generirajte rutu promjenom postojeće rute Ruta se može postaviti: 1) "tvrda" - ne možete mijenjati odobravatelje i redoslijed odobravanja 2) "fleksibilna" - možete brisati i dodavati odobravatelje 3) možete dodati nove, ali ne možete izbrisati zadane. Parametri se konfiguriraju za svaku fazu pregovora.

21 Odobrenje dokumenta Dodatno odobrenje i delegiranje Dodat. odobrenje – dodatna grana odobrenja. Viza glavnog koordinatora stavlja se u dokument, bez obzira na odluke dodatnog. koordinatori. Delegiranje - u ispravu se stavlja viza zaposlenika na kojeg je delegirano odobrenje.

28 Modul „Žalbe građana“ Puni ciklus obrade usmenih i pisanih žalbi: Registracija žalbi Razmatranje Formiranje rješenja, izvršenje Priprema uz odobrenje odgovora na žalbu Formiranje povezanih zahtjeva vanjskim organizacijama Registracija odgovora na zahtjeve vanjskih organizacija

30 Autori žalbi Rad s autorima žalbi: Mogućnost povezivanja referentne knjige "Klasifikator ruskih adresa" (KLADR) Puni podaci o autoru: puno ime, adresa, mjesto rada, društveni status, beneficije itd. EDMS BOSS-Referent ima položen FSTEC certifikat potreban za certifikaciju u smislu klase zaštite osobnih podataka na razinama 2-4.

31 Podrška procesima odlučivanja Vrste dokumenata koji se obrađuju u procesu odlučivanja: Dokumentarna komponenta procesa odlučivanja je automatizirana u sustavu BOSS-Referent. Zahtjev za ORD Service memo Ugovor Nacrt izlaznog dokumenta Poslovni procesi u modulu Odlučivanje implementirani su standardnim procesima odlučivanja.

32 Funkcionalni modul „Odlučivanje“ U bazi podataka Odlučivanje se provodi: Formiranje rute kretanja dokumenta Promjena rute „u hodu“ Kontrola kretanja dokumenta Registracija dokumenata (uključujući automatsku registraciju) Rezervacija brojeva za ugovore, ORD i Izrada izlaznih dokumenata, upoznavanje i slanje Formiranje uputa za dokumente i kontrola njihovog izvršenja 37 Usluga obavješćivanja O svim događajima u sustavu, kao i radnjama koje je potrebno izvršiti u sustavu, korisnik se informira putem obavijesti koje stižu: Obavijesti se dijele na: Zadatke Informativne poruke u bazi podataka Cabinet (prikazane u Kalendaru na početnoj stranici) u Lotus Notes poštanski sandučić ili drugi sustav pošte

arapski bugarski kineski hrvatski češki danski nizozemski engleski estonski finski francuski njemački grčki hebrejski hindski mađarski islandski indonezijski talijanski japanski korejski latvijski litavski malagaški norveški perzijski poljski portugalski rumunjski ruski srpski slovački slovenski španjolski švedski tajlandski turski vijetnamski

definicija - ŠEF-Referent

ŠEF-Referent

Iz Wikipedije, slobodne enciklopedije

Sustav ŠEF-Referent dizajniran za automatizaciju tijeka upravljanja i uredskog rada. Osnovan 1996., danas je BOSS-Referent EDMS jedan od vodećih na ruskom tržištu rješenja klase ECM (Enterprise Content Management). Od svih EDMS poslova instaliranih u 2008. godini, 25%, odnosno svaki 4. implementiran je na sustavu BOSS-Referent (prema istraživanju EDMS tržišta koje je objavio DSS Consulting).

Najveći EDMS u Rusiji izgrađen je na platformi BOSS-Referent u Federalnoj poreznoj službi Ruske Federacije (FTS) - više od 85.000 korisnika, au tvrtki MTS - sustav ujedinjuje više od 25.000 zaposlenika.

Za koga je EDMS BOSS-Referent?

Korisnici sustava za upravljanje elektroničkim dokumentima BOSS-Referent su federalne i regionalne vlasti, državna unitarna poduzeća, komercijalna društva, uključujući i holdinge s velikom granskom strukturom i male organizacije.

Automatizacija upravljanja dokumentima uz pomoć BOSS-Referenta dovodi do povećanja produktivnosti zaposlenika, olakšavanja pristupa informacijama za donošenje upravljačkih odluka, poboljšanja izvedbene discipline, a posljedično i do općeg poboljšanja kvalitete upravljanja.

Koje zadatke upravljanja pomaže riješiti BOSS-Referent EDMS?

• organizirati učinkovit rad s ugovorima;
• učiniti interni korporativni protok dokumenata što je moguće bez papira;
• automatizirati tijek rada federalnih ili regionalnih vlasti;
• osigurati kontrolu kvalitete izvršenja naloga rukovoditelja;
• povećati učinkovitost rada s aplikacijama;
• implementirati dokumentaciju projekta i mogućnost timskog rada;
• uspostaviti upravljanje dokumentima unutar sustava upravljanja kvalitetom.

Kakvi su rezultati uvođenja EDMS BOSS-Referent

U vlasti:

• poboljšanje kvalitete javnih usluga;
• poboljšanje izvedbene discipline, povećanje upravljivosti;
• povećanje transparentnosti i otvorenosti djelovanja;
• smanjenje troškova osiguranja rada državnih tijela;
• stvaranje temelja za integrirani informacijski sustav poput "elektroničke uprave" (međuresorno upravljanje dokumentima, EAR-ovi, arhivi, portali javnih službi).

Za trgovačka društva:

• povećana upravljivost;
• brz odgovor na promjene;
• povećati konkurentnost poduzeća na tržištu.

Razdoblje povrata sustava je od šest mjeseci do 2 godine.

Automatizirani procesi

Sustav BOSS-Referent dizajniran je za automatizaciju procesa rada i upravljanja.

Sustav uključuje funkcionalnost koja vam omogućuje implementaciju:

Podrška za procese odobravanja

• omogućuje korištenje standardnih i stvaranje specijaliziranih procesa;
• predviđa mogućnost promjene popisa odobrenja, vrste i uvjeta odobrenja;
• omogućuje kontrolu procesa odobravanja;
• pruža informacije o verzijama dokumenata i povijesti odobrenja.

Kontrola izvršenja naloga

• osigurava knjiženje svih izdanih naloga;
• omogućuje vam praćenje pravodobnosti izvršenja uputa i učitavanja stručnjaka;
• generira statistiku o izvršenju uputa i izradi dokumenata.

Rukovanje dolaznom i odlaznom poštom

• osigurava registraciju primljene korespondencije u različitim oblicima;
• podržava registracijske brojeve bilo koje složenosti;
• omogućuje međusobno povezivanje dokumenata;
• omogućuje izricanje rješenja i pripremu prijedloga rješenja;
• osigurava rad više ureda unutar jedinstvenog informacijskog prostora.

Više detalja o mogućnostima sustava možete pronaći na web stranici proizvođača.

Prednosti

BOSS-Referent EDMS ima niz jedinstvenih komercijalnih i tehnoloških prednosti koje sustavu osiguravaju vodstvo na ruskom tržištu rješenja za upravljanje dokumentima.

Sustav zadovoljava potrebe i velikih i malih organizacija bilo koje industrije, omogućuje javnim tijelima stvaranje složenih informacijskih sustava, uključujući EAR-ove, portale, pravno značajno upravljanje dokumentima, arhive.

Prednosti BOSS-Referent EDMS-a određene su širokim mogućnostima IBM Lotus platforme, visokotehnološkom arhitekturom i bogatim iskustvom implementacije. Mogu se razlikovati sljedeće prednosti rješenja:

Zgodno sučelje

BOSS-Referent EDMS dizajniran je za poboljšanje učinkovitosti organizacije u cjelini, a posebno njezinih zaposlenika. Važan čimbenik koji utječe na to koliko se brzo zaposlenici uključuju u rad s novom aplikacijom, koliko brzo se standardne operacije implementiraju u sustav elektroničkog upravljanja dokumentima, jest ono što se naziva upotrebljivost - korisničko sučelje usmjereno na pružanje maksimalne psihološke i estetske pogodnosti za rad korisnika. uz aplikaciju. BOSS-Referent je praktičan i jednostavan za korištenje

Sučelje sustava BOSS-Referent danas je intuitivno razumljivo običnim korisnicima i jedno je od najprikladnijih za korištenje među sličnim sustavima.

"Dnevnik" i "Vizitka"

Počevši od verzije 3.2.1, sustav ima početnu stranicu koja sadrži stavke koje se stalno koriste u radu - rokovnik i držač posjetnice.

Konceptualno, početna stranica je individualna radna stanica (AWP). To znači da svaki korisnik može konfigurirati komponente stranice tako da mu bude zgodno raditi, a glavni alati sustava uvijek će biti pri ruci.

Samo informacije koje su vam potrebne

Sučelje BOSS-Referent sustava dizajnirano je tako da različite skupine korisnika mogu raditi brže i praktičnije: na raspolaganju su im samo alati i podaci koji su im potrebni.

Korisnici se mogu uvjetno podijeliti u sljedeće skupine u skladu sa zadacima koje moraju riješiti tijekom rada sa sustavom:

• izvršitelji - ispunjavaju kartice dokumenata, šalju dokumente na odobrenje, potpisivanje, prate napredak dokumenata, izvještavaju o uputama uprave;
• voditelji - donose odluke o dokumentima (koordiniraju i potpisuju dokumente), kontroliraju izvršenje uputa;
• službenici - prihvaćaju, evidentiraju, šalju dokumente, kontroliraju izvršnu disciplinu.

Za svaku korisničku grupu, sučelje čak i istog dokumenta bit će različito.

Potpuni pristup webu

BOSS-Referent ima potpuno funkcionalnu web verziju koja podržava sve korisničke funkcije. Tako je s EDMS BOSS-Referentom moguć potpuni rad korisnika kako u Lotus Notes klijentu tako i putem web preglednika.

Prilagođenost korisniku

Rad s BOSS-Referent EDMS pod webom praktički se ne razlikuje od rada u Lotus Notes klijentu.

Sučelje obje verzije je identično - alati, kartice dokumenata, principi navigacije kroz sustav su isti. Ako korisnik radi s obje verzije, na primjer, u uredu, za pristup se koristi Lotus klijent, a za pristup od kuće koristi se web preglednik, tada ne treba učiti pravila za rad sa svakom od verzija. - identični su za obje verzije.

Kada je prikladno koristiti web pristup sustavu?

Bilo bi ispravnije da organizacija radi s BOSS-referentom putem web sučelja pod sljedećim uvjetima:

• kada je organizacija usvojila mail klijent koji nije Lotus kao korporativni standard, svakako ga nije preporučljivo mijenjati, a rad s dokumentima moguće je implementirati putem internetske verzije sustava;
• kada mobilni korisnici čine značajan dio korisnika EDMS-a, za koje je praktičnije imati pristup sustavu s bilo koje točke opremljene pristupom Internetu;
• ako politika organizacije u području informacijske tehnologije predviđa korištenje aplikacija dostupnih putem web sučelja gdje god je to moguće;
• ako organizacija ima vrlo velik broj korisnika u geografski udaljenim uredima, korištenje web verzije omogućuje vam da ubrzate implementaciju EDMS-a i smanjite troškove projekta.

Tehničke značajke

Za konfiguraciju web pristupa BOSS-Referent sustavu nije potreban dodatni poslužitelj: korisnici mogu raditi s web verzijom dodatnom konfiguracijom Lotus Domino poslužitelja. Isti poslužitelj također se koristi za podršku korisnicima koji rade u Lotus klijentu.

Autentifikacija korisnika sustava pri radu pod webom provodi se na jedan od tri načina:

• sredstva Lotus Domino (jedina moguća opcija za korisnike koji kombiniraju rad putem weba i "debelog" klijenta);
• putem Active Directory (moguće korištenje Winlogon komponente);
• koristeći imenik kompatibilan s LDAP-om.

Obavijesti primljene putem pošte korisnika prilikom rada na webu izgledaju kao html poveznice (umjesto Lotus poveznica koje se koriste pri radu u Lotus klijentu pošte).

Web pristup ne zahtijeva preuzimanje ActivX kontrola ili Java appleta. Nakon otvaranja mogućnosti rada pod webom, korisnik se jednostavno prijavljuje putem linka koji je odredio administrator, prolazi autentifikaciju, nakon čega odmah može raditi s punom verzijom sustava.

Brza automatizacija procesa

Što je potrebno za brzu implementaciju EDMS-a? Za to je potrebno u kratkom vremenu postaviti procese (regulacije) u sustavu za rad s dokumentima.

Stoga BOSS-Referent dolazi sa skupom unaprijed konfiguriranih procesa za rad sa standardnim dokumentima, koje je potrebno samo prilagoditi za određenog kupca. Sustav sadrži i elemente konstruktora namijenjene brzoj izgradnji procesa obrade specijaliziranih dokumenata iz "kockica" (kao što je npr. proces odobravanja zahtjeva za kredit). To vam omogućuje značajno smanjenje vremena implementacije i prilagodbe sustava zahtjevima kupaca.

U svakoj organizaciji postoje pravila za rad s dokumentima, koja mogu, ali i ne moraju biti fiksirana u obliku propisa (ili pravilnika), te se moraju uzeti u obzir pri automatizaciji poslovanja. Uredba definira što se događa s dokumentom u različitim fazama njegovog životnog ciklusa. Kod implementacije sustava automatizacije upravljanja propis se implementira u obliku elektroničkog upravnog propisa (EAR). U BOSS-Referent EDMS-u, elektronički propisi nazivaju se "proces donošenja odluka" (na primjer, "proces donošenja odluka o ugovoru" ili "proces donošenja odluka o dopisu").

Elementi bilo kojeg "Procesa donošenja odluka" (uredba)

“Proces donošenja odluke” formira se iz kartice dokumenta i rute dokumenta.

Kartica dokumenta je ekranski obrazac koji konfigurira administrator i sadrži atribute dokumenta i sam dokument u obliku skenirane elektroničke slike ili nacrta dokumenta, npr. u Microsoft Word formatu.

Ruta dokumenta slijed je faza obrade dokumenata koje je za vrste dokumenata konfigurirao administrator sustava. Ruta može uključivati ​​sljedeće faze obrade dokumenata:

• priprema;
• sporazum;
• potpisivanje;
• izjava;
• registracija;
• izvršenje;
• prijenos u arhivu.

Faza odobrenja može se sastojati od jedne ili više faza. Svaka faza se stvara pomoću jednog od sljedećih odgovarajućih blokova:

• paralelno;
• sekvencijalno;
• s prijelazima prema uvjetima.

Postavljanje “Procesa donošenja odluka” (propisi)

Cijeli tok dokumenata koje obrađuje bilo koja organizacija može se uvjetno podijeliti na dokumente koji su tipični za veliku većinu organizacija i specijalizirane dokumente, u pravilu industrijske prirode (u bankama su to zahtjevi za kredit, u konzultantskim tvrtkama - izvješća , itd.).

BOSS-Referent sadrži unaprijed konfigurirane procese za rad sa standardnim dokumentima, a također vam omogućuje sastavljanje specijaliziranih procesa iz "kockica" konstruktora ugrađenih u sustav.

Postavljanje tipičnih procesa

Osnovna verzija sustava BOSS-Referent uključuje 5 unaprijed konfiguriranih "Procesa donošenja odluka" za standardne dokumente (koriste se u velikoj većini organizacija):

• ugovori;
• organizacijski i administrativni dokumenti;
• nacrt izlaznih dokumenata;
• memorandumi;
• aplikacije.

Za ove procese sustav BOSS-Referent implementira standardne rute za kretanje dokumenata i standardne kartice dokumenata. Ugrađeni procesi su univerzalni i administrator ih može mijenjati jednostavnim postavkama.

Strukturu kartice bilo kojeg od 5 tipičnih procesa konfigurira administrator sustava. U ovom slučaju, neka od polja mogu biti popunjena prema zadanim postavkama, neka od polja mogu se ispuniti pomoću sistemskih imenika.

Rute za unaprijed konfigurirane procese već su postavljene u sustavu i sastoje se od gore opisanih faza obrade dokumenata i blokova odobrenja. Administrator sustava može postaviti proces odobravanja pomoću blokova odobrenja, kao i odrediti zaposlenike uključene u odobravanje, potpisivanje i odobravanje dokumenata.

Stvaranje specijaliziranih procesa

Za tvrtke koje koriste specijalizirane dokumente (primjerice zahtjeve za kredit) u BOSS-Referentu je moguće brzo dizajnirati potrebne specijalizirane rute i kartice dokumenata.

Stvaranje specijalizirane rute provodi se pomoću Lotus Workflow Architecta iz standardnih faza obrade dokumenata i blokova odobrenja ugrađenih u sustav (gore opisano).

Za izradu kartica za specijalizirane dokumente koji uključuju bilo koji traženi sastav polja, koriste se Lotus Domino Designer alati.

Nakon izrade kartice i rute, proces se konfigurira, baš kao što se radi za tipične procese.

Optimalno za distribuirano okruženje

BOSS-Referent jedno je od najboljih rješenja na ruskom tržištu za organiziranje učinkovitog upravljanja dokumentima u organizacijama s geografski raspoređenom strukturom, što je dokazano nizom uspješnih projekata, uključujući:

• Najveći EDMS u Rusiji izgrađen je na platformi BOSS-Referent - broj korisnika sustava elektroničkog upravljanja dokumentima u Federalnoj poreznoj službi Ruske Federacije (FTS) prelazi 85.000, sustav je implementiran u teritorijalnim tijelima Savezna porezna služba svih subjekata Ruske Federacije, sustav podržava više od 350 poslužitelja;
• Najveći EDMS u komercijalnom sektoru stvoren je na BOSS-Referentu u MTS-u - sustav ujedinjuje više od 25.000 zaposlenika iz odjela tvrtke u Rusiji i nizu zemalja ZND-a u jedinstveni informacijski prostor, a njegov rad podržava više od 100 poslužitelji.

Učinkovitost sustava za elektroničko upravljanje dokumentima u distribuiranom okruženju ovisi o tome koliko je dobro organizirana dostava dokumenata korisnicima koji se nalaze na međusobnoj udaljenosti. Naime, svi korisnici koji rade u EDMS-u, bez obzira na njihovu lokaciju, trebaju imati pristup svim dokumentima potrebnim za njihov rad. U BOSS-Referentu sve funkcije sustava implementirane su na način da mogu ispravno raditi u uvjetima teritorijalne raspoređenosti.

Za rad u distribuiranom okruženju sustav BOSS-Referent koristi sve prednosti Lotus Domino platforme, kao i vlastiti transportni mehanizam. Uz njihovu pomoć, u sustavu su osigurane sljedeće značajke:

• Provodi se načelo „elektronički dokument dostavlja se samo na mjesto gdje je korisniku potreban za rad“. To znači da ako se dokument obrađuje u središnjem uredu tvrtke i jednoj od njezinih podružnica, tada se dokument mora nalaziti na ta dva mjesta i nigdje drugdje;
• Prilikom prijenosa dokumenta (na primjer, u postupku odobrenja) na drugo mjesto, svi povezani dokumenti šalju se zajedno s njim;
• Isporuka dokumenata, naloga i podataka vrši se u paketu i događa se gotovo trenutno. U isto vrijeme, nema potrebe za izvođenjem složenih postavki za prava poslužitelja i replikaciju;
• Transportni mehanizam BOSS-Referent ima funkciju zajamčene dostave paketa dokumenata - ako paket nije isporučen u cijelosti, sustav ponovno šalje, a ako se paket ne može isporučiti, obavještava administratora. Administrator može koristiti alat za dijagnosticiranje transportnog procesa kako bi saznao zašto isporuka nije uspjela;

Administracija sustava BOSS-Referent koji radi u distribuiranom okruženju jednostavna je kao i administracija jedne stranice. Istodobno, upravljanje udaljenim uredima moguće je s jedne točke, na primjer iz središnjeg ureda. Dakle, ažuriranje sustava na novo izdanje događa se na svim MTS EDMS stranicama preko noći, a provode ga administratori iz središnjeg ureda tvrtke;

• Značajka podrške za migraciju korisnika omogućuje vam da riješite problem premještanja korisnika i njihovih dokumenata s jedne stranice na drugu. Nakon što se korisnik premjesti npr. iz podružnice u središnji ured organizacije, paket svih dokumenata s kojima je korisnik radio prije prijenosa šalje se kao kopija sa poslužitelja podružnice na poslužitelj središnjeg ureda.

Brza implementacija

EDMS BOSS-Referent odlikuje se kombinacijom tri jedinstvene prednosti:

• s jedne strane, sustav kombinira elemente dizajnera, pa je zahvaljujući tome moguće vrlo brzo automatizirati procese upravljanja dokumentima;
• s druge strane, zadržao je sve značajke platforme koje omogućuju prilagodbu rješenja svim specifičnim potrebama kupca;
• osim toga, arhitektura sustava i metodologija implementacije omogućuju automatizaciju procesa korak po korak, npr. prvo postaviti obradu ugovora kako bi organizacija počela raditi u sustavu, a zatim postaviti ostale procese.

Za puštanje BOSS-Referent EDMS u komercijalni rad potrebna su 2 mjeseca.

To je moguće zahvaljujući sljedećim karakteristikama sustava i metodologije implementacije:

• Postoje dokumenti koji se obrađuju na isti način u gotovo svakoj organizaciji. Za 5 vrsta ovakvih dokumenata u BOSS-Referentu već su izrađeni standardni procesi. Stoga možete početi raditi sa standardnim dokumentima, na primjer, ugovorima, odmah nakon instalacije sustava.
• Ukoliko se tijekom implementacije sustava ukaže potreba za kreiranjem procesa za obradu specijaliziranih dokumenata koji se koriste u radu pojedine organizacije, to se također može učiniti brzo. Proces se formira od elemenata procesa koji je već implementiran u sustav - sastavljen je od "kockica" poput konstruktora.
• BOSS-Referent ima potpun pristup webu, što korisnicima omogućuje potpuni rad kako u Lotus Notes klijentu tako i putem web preglednika. Ako struktura organizacije uključuje mnoge geografski udaljene podružnice i odjele, tada se vrijeme implementacije projekta može značajno smanjiti omogućavanjem web pristupa sustavu svim korisnicima u podružnicama.
• Metodologija implementacije BOSS-Referent EDMS razrađena je tijekom godina uspješnih projekata različitih veličina i usmjerena je na implementaciju projekta u kratkom vremenu. Na primjer, kod automatizacije rada sa standardnim dokumentima, 1 mjesec je potrebno za ispitivanje postojećeg tijeka rada u organizaciji i pripremu za implementaciju, drugi mjesec se troši na instaliranje sustava, postavljanje standardnih procesa i obuku korisnika. Odnosno, nakon 2 mjeseca, organizacija počinje s probnim radom EDMS-a.

Pouzdanost i performanse

Pouzdanost i performanse sustava BOSS-Referent osigurane su mogućnostima platforme Lotus Domino: pokazatelj pouzdanosti je 24x7, a na jednom poslužitelju može raditi do 1000 korisnika.

Pouzdanost sustava

Pouzdanost BOSS-Referent EDMS s indikatorom 24x7 postiže se organizacijom rada u Lotus Domino softverskom klasteru koji se sastoji od dva (ili više) poslužitelja. Identitet podataka na poslužiteljima u klasteru održava replikacija klastera Lotus Domino. Korištenje Lotus Domino klastera pruža:

• otpornost na pogreške sustava - u slučaju kvara glavnog poslužitelja na kojem korisnici rade, automatski se prebacuju na rezervne poslužitelje;
• balansiranje opterećenja na poslužiteljima - korisnici su proporcionalno raspoređeni na različite poslužitelje, što pomaže u poboljšanju performansi sustava.

Performanse sustava

Visoke performanse sustava osigurane su nizom tehničkih rješenja, kao što su:

• uravnoteženje opterećenja u Lotus Domino softverskom klasteru;
• automatski prijenos obrađenih dokumenata u arhive pripadajućih modula - nakon završetka rada s dokumentima se premještaju u arhive odgovarajućih modula, a dostupne su fleksibilne postavke za automatsko arhiviranje i pretraživanje u svim modulima, uključujući i arhivske ;
• pohranjivanje kartica dokumenata i datoteka s prilozima u različite module (za posebno velike količine datoteka, privitke je moguće pohraniti u sustav tipa “elektronička arhiva” - IBM Content Manager ili Saperion), a mjesto pohrane nije vidljivo korisniku, a učinak "privitak je priložen kartici" je sačuvani dokument";
• raspodijeljeni transportni mehanizam koji je optimiziran u pogledu količine prenesenih informacija i funkcionira na principu "dokumenti se pohranjuju i prenose samo na one poslužitelje na kojima su nužni za rad".

Razvoj rješenja

Razvoj sustava za elektroničko upravljanje dokumentima BOSS-Referent u okviru jednog projekta moguć je u dva smjera:

• na putu skaliranja sustava;
• na putu proširenja funkcionalnosti.

Za povećanje skale sustava uz održavanje jedinstvenog informacijskog prostora, BOSS-Referent vam omogućuje da:

• Povežite nove korisnike u velikom broju. Mogućnosti sustava BOSS-Referent testirane su na projektima izgradnje najvećeg EDMS-a u Rusiji u Federalnoj poreznoj službi (ukupan planirani broj korisnika trebao bi premašiti 100 000) i MTS-u (u sustavu radi više od 25 000 zaposlenika).
• Povežite nova mjesta (teritorijalno udaljene odjele i podružnice organizacije) s njihovim poslužiteljima. Trenutno rad EDMS-a Federalne porezne službe i MTS-a podržava više od 100 poslužitelja.

BOSS-Referent pruža široke mogućnosti za kvalitativni razvoj sustava - dodavanje novih funkcija - na sljedeće načine:

• Sustav može automatizirati rad sa svim vrstama upravljačkih dokumenata koji se koriste u organizaciji. Procesi za obradu standardnih dokumenata mogu se jednostavno "klonirati" iz već unaprijed konfiguriranih procesa - u njemu se kopiraju propisi i mijenjaju potrebne postavke. Za specijalizirane dokumente organizacije (kao što su npr. zahtjevi za kredit) kreiraju se specijalizirani procesi pomoću alata Lotus platforme.
• Integracija s drugim proizvodima omogućuje značajno proširenje mogućnosti sustava BOSS-Referent, kao i da EDMS postane dio jedinstvenog informacijskog sustava organizacije. Iskustvo izgradnje EDMS-a na platformi BOSS-Referent uključuje primjere uspješne integracije sa sustavima klase HR, ERP, CRM, kao i stvaranje pravno značajnog sustava za elektroničko upravljanje dokumentima;
• Partneri BOSS-Referenta razvili su module kompatibilne sa EDMS BOSS-Referentom, dizajnirane za proširenje osnovne funkcionalnosti sustava.

Otvorenost odluke

BOSS-Referent EDMS jedan je od rijetkih sustava na ruskom EDMS tržištu koji dolazi s otvorenim kodom. Ovo kupcima pruža sljedeće pogodnosti:

• Organizacije koje koriste BOSS-Referent imaju priliku prilagoditi sustav specifičnostima svog rada i razviti vlastite dodatne EDMS module. To je jedinstvena prednost fleksibilnosti BOSS-Referent sustava.
• Službe za sigurnost korisnika uspjele su provjeriti sigurnost koda i samog sustava, kao i potvrditi njegovu usklađenost s internim sigurnosnim zahtjevima.

Zaštita podataka

Sustav BOSS-Referent certificiran je za usklađenost sa zahtjevima Vodećih dokumenata FSTEC-a Rusije:

• «Sigurnost informacijskih tehnologija. Kriteriji za ocjenu sigurnosti informacijske tehnologije”. Razina osiguranja evaluacije 4 (EL4).
• „Zaštita od neovlaštenog pristupa informacijama. Dio 1. Softver za informacijsku sigurnost. Razvrstavanje prema razini kontrole nepostojanja nedeklariranih sposobnosti” (NDV4).

Certifikat EAL4 jamči razinu sigurnosti sustava i ispravan rad sigurnosnih funkcija nužnih za rad s povjerljivim informacijama.

NDV4 certifikat jamči nepostojanje "stražnjih vrata" u programskom kodu.

Prisutnost FSTEC certifikata omogućuje atestiranje informacijskih sustava izgrađenih na temelju BOSS-Referenta, prema klasi sigurnosti informacijskog sustava osobnih podataka (ISPD) do "1G" i prema klasi zaštite osobnih podataka u IS do " K2" uključujući.

BOSS-Referentni sustavi imaju ugrađenu podršku za kriptografske alate za zaštitu informacija certificirane od strane FSB-a Rusije. Uz pomoć ovih alata BOSS-Referent implementira:

• korištenje elektroničkog digitalnog potpisa (EDS), koji omogućuje potvrdu autorstva, cjelovitosti i pravne važnosti elektroničkih dokumenata;
• enkripcija podataka, koja omogućuje dodatnu zaštitu informacija sadržanih u elektroničkom dokumentu.

Arhitektura sustava

Sustav za elektroničko upravljanje dokumentima, izgrađen na temelju BOSS-Referenta, sastoji se od nekoliko razina:

• hardver (poslužitelji, klijentske radne stanice, mreže itd.) i platforma (operativni sustav Windows / Linux / Sun i transportni protokoli) koja kombinira sav hardver u jedinstveni kompleks;
• tehnološka platforma IBM Lotus, koja je "dodatak" preko mrežnog operativnog sustava i uključuje Domino poslužiteljsku komponentu i klijent Notes;
• sustav BOSS-Referent koji je Lotus Domino aplikacija koja se sastoji od modula (baza podataka) nsf formata;
• klijentska klijentska mjesta koja mogu raditi koristeći i Lotus Notes klijent i web preglednik.

IBM Lotus je platforma orijentirana na dokumente, što je čini poželjnijom za EDMS zadatke nego relacijski DBMS.

Moduli

BOSS-Referent ima modularnu arhitekturu. Moduli uključeni u sustav BOSS-Referent međusobno su povezane baze podataka (DB) koje rade u Lotus Notes/Domino okruženju. Ove baze podataka mogu se podijeliti u tri skupine:

Funkcijski moduli

Dizajniran za obradu upravljačkih informacija i donošenje odluka.

Modul "Ured"

Omogućuje puni ciklus rada organizacije s dolaznim i odlaznim dokumentima. Omogućuje kontrolu, snimanje i registraciju korespondencije.

Modul odlučivanja

Dizajniran za automatizaciju poslovnih procesa koji su implementirani u sustav u obliku „Procesa donošenja odluka“, formiranih od dva obvezna elementa: kartice dokumenta i rute kretanja dokumenta. Isporuka sustava uključuje unaprijed konfigurirane "procese donošenja odluka" za standardne dokumente (ugovore, organizacijske i administrativne dokumente, nacrte izlaznih dokumenata, dopise, prijave). Procesi za specijalizirane dokumente (kao što su zahtjevi za kredit) mogu se brzo dodatno prilagoditi.

Modul "Narudžbe"

Omogućuje postavljanje zadataka za zaposlenike u cijeloj organizaciji stvaranjem naloga za dokumente ili neovisnih naloga i praćenje njihove provedbe. Pruža mogućnost stvaranja povezanih naloga koji tvore "stablo" naloga i kontrolu njihovog izvršenja.

Naredbe mogu izdavati menadžeri svih razina. Izvođači mogu spremati izvješća o napretku u modulu Zadaci. Modul je usko povezan s ostalim bazama sustava ("Odlučivanje", "Ured"). Nalozi se mogu kreirati kako u samoj bazi "Nalozi", tako i u drugim modulima sustava ("Odlučivanje", "Ured"), dok se svi nalozi pohranjuju u modulu "Nalozi".

Rječnici općeg sustava i priručnici

Namijenjeni su za pohranu referentnih informacija.

Modul imenika organizacije

Dizajniran za pohranu i ažuriranje podataka o strukturi i zaposlenicima poduzeća. Baza podataka sadrži informacije o odjelima i podružnicama koje su dio organizacije, njihovoj međusobnoj podređenosti, kao io zaposlenicima organizacije, uključujući informacije o kombinaciji pozicija, delegiranju ovlasti i ulogama obrade dokumenata (odobravanje, koordinacija, itd.) .). Ovdje se pohranjuju i servisne informacije: o stranicama (poslužiteljima na kojima se radi), vezama, čvorovima, nazivima ureda itd. Podatke iz modula Imenik organizacije koristi većina modula sustava BOSS-Referent.

Modul "Vanjski primatelji"

Dizajniran za pohranu podataka o organizacijama ugovornih strana (kupcima, partnerima, klijentima) i njihovim predstavnicima. "Vanjski kontakti" mogu pohraniti najrazličitije informacije - od bankovnih podataka organizacije do mobilnog telefona njezinog predstavnika.

U sustavu se podaci iz modula "Vanjski primatelji" koriste svugdje gdje je potrebno navesti druge ugovorne strane, npr. kod rada s ugovorima, dolaznim i odlaznim dokumentima i sl.

Modul "Rječnici"

Dizajniran za stvaranje i pohranjivanje popisa ključnih riječi koje se koriste za popunjavanje polja za unos u karticama baze podataka sustava. Koristi ga većina modula sustava BOSS-Referent kao rječnik rječničkih vrijednosti. Dodavanje novih unosa i uređivanje starih obavljaju administratori ili namjenski zaposlenici.

Usluge na razini cijelog sustava

To su moduli koji omogućuju fleksibilne postavke funkcionalnih podsustava i pružaju podršku za pomoćne funkcije.

Preklopni modul

To je središnja baza s kojom se aplikacija konfigurira. Sadrži tehnološke informacije o lokaciji ostalih baza podataka sustava BOSS-Referent na poslužiteljima. Baza podataka "Centralna ploča" dizajnirana je za rješavanje sljedećih zadataka:

Korisnička navigacija - modul omogućuje navigaciju bazom podataka, djeluje kao jedinstvena ulazna točka u sustav za korisnike Prebacivanje modula sustava - uspostavlja veze između baza podataka sustava i s rječničkim i referentnim modulima Konfiguracija korisničkih radnih stanica ulazna točka za korisnike.

Modul ormara

Odnosi se na skupinu korisničkih usluga. Dizajniran da informira korisnike o njihovim zadacima: ovdje se dostavljaju sve servisne poruke sustava BOSS-Referent. Baza je dostupna svim korisnicima, a svaki korisnik prima samo obavijesti upućene njemu. Sustav vam omogućuje dupliciranje poruka koje dolaze u "Kabinet" u poštanskom sandučiću korisnika,

Modul pretraživanja

Pomoćni modul koji vam omogućuje pretraživanje po skupu atributa kartica dokumenata baza podataka "Kancelarija", "Odlučivanje" i njihovih arhiva.

Modul registratora

Sadrži skup popisivača (softverskih brojača) koji generiraju registracijske brojeve dokumenata i formate popisivača. Omogućuje vam fleksibilnu konfiguraciju različitih formata brojnika u skladu s postupkom usvojenim u organizaciji za formiranje registarskih brojeva za dokumente različitih vrsta. Osim „brojača“, format može sadržavati različite parametre, npr.: puno ime potpisnika, datum registracije, separatore, indeks predmeta itd. Za jednog popisivača može se kreirati više formata.

Arhivski moduli

Namijenjen za pohranjivanje arhivskih dokumenata iz modula "Ured", "Zadaci", "Odlučivanje" i srodnih modula "Elektroničke slike". Za svaki modul kreira se posebna arhivska baza podataka. Dokumenti prebačeni u arhivu iz modula "Kancelarija" i "Odlučivanje" dobivaju status "U slučaju", status naloga se ne mijenja.

Modul postavki odluke

Pomoćni modul koji služi za izradu standardnih procesa prema kojima će se obrađivati ​​dokumenti u bazi Odlučivanje. Standardna procesna kartica postavlja faze i stupnjeve obrade dokumenta, zadane postavke za polja dokumenta, djelatnike uključene u obradu (koordinacija, potpisivanje, odobravanje, evidentiranje), kao i djelatnike koji imaju pravo kreirati dokumente.

Modul protokola

Koristi se za snimanje radnji korisnika pri radu s dokumentima u sustavu BOSS-Referent. Podaci iz baze podataka Protokol je samo za pregled i koristi ga služba zadužena za informacijsku sigurnost.