Kako organizirati svoj dan: Tehnike genija produktivnosti. Učinkovito planiranje radnog vremena u poduzeću

Prisjetite se svojih najvećih neuspjeha u životu. Svađe, nesporazumi koji su vam promijenili cijeli život na negativan način. Neuspjeli ispiti, razgovori za posao itd. Razlozi za takve neuspjehe su slični, u pravilu su rezultat loše pripreme i nepromišljenih postupaka, u nastavku ćemo pogledati kako sve obaviti i isplanirati dan/tjedan.

Što će se dogoditi ako sportaš prestane trenirati mjesec dana prije Olimpijskih igara - vještine i snaga mišića značajno će oslabiti i on će zauzeti jedno od posljednjih mjesta. Kao i u sportu, u svakom poslu potrebna je dobra priprema bez koje su šanse za uspjeh uvelike smanjene.

Ključni faktor u pripremi je planiranje.Postoji "Pravilo 6 P": Pravilno poduzeto planiranje sprječava degradaciju performansi.

U nastavku ću dati 7 načina da učinite sve uz pomoć pravilnog planiranja dana, tjedna.

Metoda 1: Napravite popis obaveza za taj dan

Čemu služi popis zadataka?

Prvo, pogledajmo kako funkcionira naš mozak. Utvrđeno je da pod kontrolom možemo držati najviše 7+-2 slučaja ili važnih misli u glavi. Da biste to provjerili, izbrojite koliko je krugova prikazano na slikama:

Riža. 1	Riža. 2	Riža. 3

Riža. 4	Riža. 5

Najvjerojatnije je za određivanje broja objekata na slikama 1, 3 i 4 dovoljan jedan pogled.

A za brojke 2 i 5 jedan pogled nije bio dovoljan, trebalo je odvojeno brojati. Što su objekti manji, to je lakše njima upravljati. Granica mozga dolazi kada broj postane veći od 7+-2.

Isti je slučaj i s mislima, u isto vrijeme u glavi ne možemo pohraniti više od 7 + -2 zadatka, ostalo se zaboravi.

Zamislite stvarnu životnu situaciju

Ustaneš ujutro i kreneš na posao, usput se sjetiš da:

Trebate kupiti poklon za rođendan voljene osobe;
- Plaćajte Internet, dok se ne isključi.

Kada ste stigli na posao:

Saznajte da danas trebate pripremiti izvješće;
- Ušao sam, kolega je tražio da baci predložak ugovora;
- Nakon jutarnjeg sastanka za planiranje, šef me zamolio da napravim 3 stvari.

Glava je već puna, ali vrijeme ne staje, može vas nazvati klijent, voljena osoba, kolega, može se dogoditi neka nepredviđena situacija itd. Što se događa u takvom slučaju? Nešto zaboravimo. Ako zaboravimo kupiti hranu u trgovini, onda se, naravno, neće dogoditi ništa strašno, ali možete zaboraviti nešto važnije: nemojte doći na važan sastanak, uzeti lijekove itd.

Osim toga, što više stvari imamo u glavi, to su naše analitičke sposobnosti sve lošije jer se energija troši na pamćenje informacija.

Prednosti bilježnice

Notebook - uklanja sve gore opisane probleme i ima sljedeće prednosti u usporedbi s radom iz memorije:

1) Zapisivanje je uvijek brže od učenja napamet. Na primjer, zapisivanje na mobitel je 10-100 puta brže od memoriranja. Također s poslom.

2) Ušteda energije. Da ne bismo zaboravili važno, često se sjetimo, na to se troši energija. Notebook rješava ovaj problem.

3) Pouzdanost. Što je napisano perom, ne može se sjekirom sasjeći. Bilo koji posao može se zaboraviti, na pozadini umora, emocija ili drugih stvari. Ali ako su zadaci zapisani, onda je zaboravljanje puno teže.

Popis zadataka možete držati na običnom listu, bilježnici, ali bolje je da je to bilježnica jer ima kalendar. Popis zadataka za dan može biti na računalu ili papiru. Najvažnije je da ga imate, jer to je osnova za planiranje, kao temelj kuće. Ako kuća nema temelj, onda je maksimum koji se može izgraditi mala jednokatna građevina bez grijanja od plastike ili šperploče. Također, u planiranju, naravno, možete bez popisa zadataka za taj dan ili bilježnice, ali bit ćete ozbiljno ograničeni u svojim mogućnostima.

Najvažnija stvar na popisu obaveza ili bilježnici je popis stvari koje treba obaviti tijekom dana. Drugi najvažniji dio je kalendar, u kojem možete vidjeti zadatke koje treba obaviti određeni dan. Stoga je bilježnica poželjnija od običnog popisa, jer tamo postoji kalendar.

Metoda 2: Radite s popisom obaveza svaki dan

Najvažnije je u radu s rokovnikom ili bilježnicom raditi prema unaprijed zacrtanom planu. Da biste to učinili, redovito pregledavajte svoju bilježnicu kako biste saznali jeste li obavili sve što ste planirali za danas. Popis možete vidjeti nakon što završite trenutni zadatak. Vrlo je važno u svoj rokovnik staviti važne stvari koje morate obaviti danas.

Metoda 3: Prvo napiši, a zatim učini

Ako stigne novi zadatak, a nije hitan, onda ga prvo zapišite u bilježnicu i nastavite tek kada dođe. Svaki novi zadatak čini se vrlo važan i počinjemo preuzimati sve redom: provjeravamo poštu, telefoniramo itd. Ali čim počnete prvo zapisivati ​​sve dolazne zadatke u bilježnicu, vidjet ćete da pored ovog unosa ima važnijih zadataka.

Sve pokrete desne strane tijela kontrolira lijeva hemisfera mozga, koja je odgovorna za logiku. Kada desnom rukom zapisujemo novi zadatak, aktiviramo lijevu hemisferu našeg mozga koja je zadužena za logiku. Aktiviranje logike pri pisanju desnom rukom pomoći će nam da donosimo bolje odluke.

Zapisivanjem svega u bilježnicu prije početka rada moći ćete obaviti najvažnije poslove tijekom dana i moći ćete se oduprijeti sporednim poslovima koji vas neprestano ometaju.

4 načina. Najprije važni, a zatim hitni poslovi

Sve planirane zadatke treba izvršiti po važnosti, a potom i po vremenu izvršenja. Počevši od najvažnijih i postupno prijeći na manje važne. Zapišite zadatke u svoj plan za danas prema njihovoj važnosti, zatim razvrstajte po hitnosti i počnite raditi s najvišim prioritetom.

Na primjer, prijatelj vas je nazvao na razgovor. Telefonski poziv, hitna stvar, jer telefon trenutno zvoni, ali možda nije važno. Ako imate značajnijih zadataka, na primjer, pripremiti izvješće o radu, onda je bolje prvo obaviti više i važnije poslove, posebice izvješće, a zatim, ako bude vremena, nazvati i popričati s prijateljem . Ali ne obrnuto, inače, zbog beznačajnog poziva, možda nećete imati vremena obaviti važnije stvari.

Važnost ispred hitnosti. Hitne poslove treba prihvatiti samo ako kontrolirate situaciju i sigurni ste da ćete imati vremena za sve one važnije.

5 način: Elektronski rokovnik

postoji veliki iznos elektroničke bilježnice. Elektronički dnevnik ima neosporne prednosti u odnosu na papirnate:

A. Uštedite vrijeme. Na elektronskom dnevniku ne morate prepisivati ​​zadatke iz prethodnog dana u trenutni, a s njim možete raditi i na računalu i na telefonu ili tabletu, sinkronizirajući podatke na svim uređajima.

B. Volumeni i brzina: U elektronički dnevnik možete vrlo brzo kopirati veliku količinu podataka za daljnji rad. Na primjer: želite navečer ispeći pitu od banane i prije odlaska u trgovinu trebate zapisati potrebne sastojke. Ako imate elektronički rokovnik, možete brzo kopirati cijeli recept s interneta u dnevnik, u samo nekoliko sekundi. Pritom, za ručno ispisivanje samo sastojaka na papir trebat će vam više vremena nego za cijeli recept u elektroničkom obliku. A u trgovini će biti dovoljno uključiti dnevnik na telefonu da brzo shvatite što kupiti.

B. Pogodnost. Nezgodno je koristiti običnu bilježnicu u prijevozu, u trgovini, na odmoru, na tim mjestima je teško pisati i gledati bilješke, jer je papirnati dnevnik velik i potrebne su vam 2 ruke da ga otvorite. Ali elektronička bilježnica na telefonu uvijek će biti s vama, gdje god se nalazili: prijevoz, trgovina, ulica. Možete brzo voditi bilješke na svom računalu, a zatim sinkronizirati da biste te bilješke imali na svom telefonu za nekoliko sekundi.

Metoda 6: Planirajte sljedeći dan navečer

Napravite plan akcije za sljedeći dan unaprijed, najbolje vrijeme je kraj radnog dana prije odlaska kući. Ova jednostavna radnja pomoći će vam da bolje spavate, jer često je uzrok nesanice to što navečer u sjećanju prelazimo sve važne stvari koje trebamo obaviti sutra kako ih ujutro ne bismo zaboravili. I upravo nam te misli onemogućuju da se opustimo i mirno zaspimo, no zapišete li sve svoje planove osigurat ćete si ne samo miran san, već i večer.

Osim toga, kada unaprijed napravite plan, vaša će podsvijest neprestano cijelu noć raditi na tome kako najbolje izvršiti planirano. Rješenje složenih problema može vam doći za doručkom, na putu do posla ili čak usred noći. Ujutro najčešće dolaze nove ideje i to ćete vrijeme maksimalno iskoristiti, samo trebate unaprijed napisati listu obaveza za idući dan.

Usput, ako imate pitanja na koja želite dobiti odgovor, prije nego što zaspite i zatvorite oči, postavite ih sebi, najbolje naglas i odmah zaspite. A ujutro se pripremite da odmah zapišete sve misli koje se mogu pojaviti u trenutku kada se probudite ili kasnije.

Metoda 7: Rasporedite složene zadatke za vrhunac svoje aktivnosti

Napravite plan za dan tako da posao koji zahtijeva puno energije padne na vrhunac vaše aktivnosti, kada imate puno energije i kada ste maksimalno produktivni. U pravilu, vrhunac aktivnosti počinje ujutro, jer nakon sna imate puno snage i svježe glave, ali se događa da se vrhunac aktivnosti može dogoditi i tijekom dana, pa čak i navečer.

Najviše energije troše aktivnosti za koje nema talenta. Obično su to stvari koje najviše ne želite raditi. Ovi zadaci u upravljanju vremenom nazivaju se žabe, jer ih je neugodno početi raditi. U upravljanju vremenom postoji pravilo - započnite dan žabom, tj. od neugodne afere. Ovo pravilo će vam omogućiti da radite učinkovitije, jer obično ujutro imate najviše snage, a te snage su izuzetno važne za obavljanje najneugodnijih poslova.

Navest ću primjer iz života, tehničkog sam načina razmišljanja, pa su mi lake egzaktne znanosti kao što su: Fizika i matematika, ali teže mi je s humanitarnim predmetima, pa sam se u školi često pripremao za engleski testirati ujutro. Ustajao sam 1-2 sata prije škole i učio engleski. Ujutro sam imao najviše energije pa mi je u to vrijeme bilo lakše obaviti teži zadatak za koji sam imao najmanje talenta. Rezultati priprema su nadmašili sva moja očekivanja, dobila sam odličan ili dobar iz predmeta koji mi se nije sviđao.

Planirajte najneugodnije zadatke za vrhunac aktivnosti, na primjer, ujutro, i vidjet ćete kako ćete učiniti više, a vaša osobna učinkovitost će se povećati.

p.s. Ako imate poteškoća ili pitanja o članku koji ste pročitali, kao io temama: psihologija (loše navike, iskustva itd.), prodaja, poslovanje, upravljanje vremenom itd., pitajte me, pokušat ću pomoći. Moguće su i Skype konzultacije.

P.P.S. Također možete pohađati online obuku "Kako dobiti 1 sat dodatnog vremena". Pišite komentare, svoje dopune;)

Pretplatite se putem e-pošte Dodajte sebe

Ako počnete temeljito razumjeti koji čimbenici općenito utječu na život osobe, tada ih možete pronaći jako puno. Bilo koje područje života osobe i svaka sfera njegove aktivnosti, naravno, ima niz osobitosti koje su im svojstvene, a ponekad je ono što je primjenjivo na jedno potpuno neprimjenjivo na drugo. No, unatoč tome, postoje neka temeljna načela koja su učinkovita u apsolutno svemu. Jedno od tih načela, točnije zakonitosti koje se mogu smatrati jamcima uspjeha na bilo kojem polju, jest sposobnost planiranja i određivanja prioriteta. Zašto je to toliko važno, saznat ćemo u predstavljenoj lekciji treninga upravljanja vremenom.

Nakon proučavanja ovog materijala saznat ćete što je poslovno planiranje i koje su njegove značajke, zašto je potrebno i važno svakodnevno praviti popise radnih, osobnih i kućanskih poslova. Osim toga, razmotrit ćemo nekoliko učinkovitih metoda i načela planiranja, od kojih su neki dizajnirani za svaki dan, a neki imaju više obećavajući fokus - za tjedan, mjesec, godinu, pa čak i nekoliko godina. Ovaj tečaj naše online obuke bit će koristan za ljude svih dobi i profesija, a dobivene informacije bit će moguće primijeniti za postizanje vaših ciljeva od prvog dana.

Što je planiranje. Vrste planiranja. Određivanje prioriteta

Proces planiranja

Planiranje je proces optimalne alokacije resursa potrebnih za postizanje ciljeva i zadataka, kao i skup procesa koji su povezani s njihovim postavljanjem i provedbom. Planiranje je sastavni dio upravljanja vremenom (time management) i vještom primjenom uvelike povećava njegovu učinkovitost.

U svom najjednostavnijem i najformalnijem tumačenju, planiranje karakteriziraju sljedeći koraci:

1. Faza postavljanja ciljeva (zadataka)
2. Faza izrade plana za postizanje željenog
3. Faza dizajna varijante
4. Faza identifikacije potrebnih resursa, kao i njihovih izvora
5. Faza određivanja rukovoditelja i brifinga
6. Faza fiksiranja rezultata planiranja u fizičkom obliku (plan, projekt, karta, itd.)

Vrste planiranja

Planiranje je, kao što je već rečeno, primjenjivo na apsolutno bilo koju sferu života, ali, ovisno o tome, može imati svoje karakteristike, koje se pak izražavaju u različitim oblicima i sadržajima.

Vrste planiranja se razlikuju:

Po nuždi

• Direktivno planiranje - podrazumijeva obvezno izvršenje postavljenih zadataka, uvijek ima određenog adresata i karakterizira ga povećana pojedinost. Kao primjer možemo navesti postavljanje zadataka vezanih uz rješavanje pitanja od državnog / nacionalnog značaja, rad u poduzećima itd.
• Indikativno planiranje suprotno je prvom: ono ne podrazumijeva obvezno i ​​precizno izvršenje, ono ima više savjetodavni i usmjeravajući karakter. Ovaj tip planiranja raširen je u sustavu makroekonomskog razvoja raznih država.

Vremenski okvir za postizanje ciljeva

• Kratkoročno (tekuće) planiranje - izračunato je za razdoblje do 1 godine i može se sastojati od planova za dan, tjedan, mjesec, kvartal, šest mjeseci. Najčešći tip planiranja. Koriste ga kako obični ljudi u procesu svakodnevnog života, tako i voditelji raznih organizacija.
• Srednjoročno planiranje - izračunato za razdoblje od 1 do 5 godina. Ovaj oblik planiranja uobičajen je u aktivnostima državnih agencija, tvrtki i poduzeća, ali ga često koriste strateški nastrojeni ljudi. U nekim slučajevima može se kombinirati s tekućim planiranjem, što je u kombinaciji rolling planiranje.
• Dugoročno (prospektivno) planiranje - proračunava se, u pravilu, za nekoliko (5, 10, 20) godina unaprijed. Najčešće se ova vrsta planiranja koristi u velikim poduzećima kako bi se ispunili zadaci društvene, ekonomske, znanstvene i tehnološke prirode itd.

• Strateško planiranje uglavnom je dugoročno. Uz pomoć njega određuju se glavni pravci u aktivnostima organizacija: širenje aktivnosti, stvaranje novih smjerova, poticanje tijeka rada, proučavanje tržišta i njegovih segmenata, proučavanje potražnje, karakteristika ciljne publike itd. Rasprostranjen u aktivnostima organizacija.
• Taktičko planiranje - najčešće je isto - dugoročno. Njegov glavni cilj je stvoriti potrebne uvjete za realizaciju mogućnosti koje se pronalaze primjenom strateškog planiranja. U pravilu se taktičko planiranje koristi u planiranju gospodarskog, društvenog i proizvodnog razvoja organizacije. Rasprostranjen u aktivnostima organizacija.
• Operativno-kalendarsko planiranje je završna faza strateškog i taktičkog planiranja. Služi uglavnom za provedbu procesa postizanja zadanih rezultata. Uz pomoć njega specificiraju se svi pokazatelji i izravno se organizira rad organizacije. Operativno planiranje uključuje određivanje vremena za izvršenje zadataka, pripremu provedbe procesa, vođenje evidencije, praćenje i analizu procesa. Rasprostranjen u aktivnostima organizacija.
• Poslovno planiranje – služi za procjenu izvedivosti, relevantnosti i učinkovitosti planiranih aktivnosti. Izrada poslovnog plana odvija se vrlo pažljivo, uzimajući u obzir sve vrste pokazatelja, mogućnosti, prijedloga itd. Čest je u aktivnostima organizacija i radu poslovnih ljudi.

Uz razmatrane tipove planiranja, koji uzimaju u obzir primarne aspekte, postoje i oni koji uzimaju u obzir sekundarne aspekte. Oni se pak razlikuju:

Po stupnju pokrivenosti

• Generalno planiranje – pokriva sve detalje konteksta.
• Djelomično planiranje - pokriva neke detalje konteksta.

Planiranjem objekata

• Ciljano planiranje – uključuje definiranje potrebnih ciljeva za postizanje.
• Planiranje sredstava - uključuje planiranje sredstava potrebnih za postizanje rezultata (financije, informacije, osoblje, oprema itd.).
• Planiranje programa - uključuje razvoj programa potrebnih za postizanje rezultata.
• Planiranje akcije – uključuje određivanje radnji potrebnih za postizanje rezultata.

Po dubini

• Agregatno planiranje - događa se uzimajući u obzir zajedničke parametre.
• Detaljno planiranje - uzima u obzir sve detalje i značajke.

Usklađivanje planova tijekom vremena

• Sekvencijalno planiranje - podrazumijeva dug proces, koji se sastoji od nekoliko manjih faza.
• Simultano planiranje – podrazumijeva jednokratnu kratku etapu.

Računovodstvo promjena podataka

• Kruto planiranje - podrazumijeva obvezno poštivanje navedenih parametara.
• Fleksibilno planiranje - podrazumijeva mogućnost nepoštivanja zadanih parametara i pojavu novih.

u redu

• Uredno planiranje – uključuje uzastopno izvršavanje planova, jedan za drugim.
• Tekuće planiranje - podrazumijeva produljenje plana za sljedeće razdoblje nakon njegovog završetka u tekućem razdoblju.
• Izvanredno planiranje - podrazumijeva provedbu plana prema potrebi.

Određivanje prioriteta

Prioritizacija je proces postavljanja prioriteta - pokazatelj prevlasti važnosti jedne ili druge stavke plana nad ostalima. Određivanje prioriteta je važno jer među veliki broj različitih nijansi i značajki, postoje i one koje su najmanje važne i minimalno utječu na proces postizanja cilja, kao i one koje u tom procesu imaju dominantnu ulogu. Sposobnost određivanja prioriteta može se nazvati još jednim pokazateljem učinkovitosti i učinkovitosti bilo kojeg procesa planiranja, jer. isticanje najznačajnijih točaka plana često je odlučujuće u pitanju hoće li se cilj postići ili ne.

Kao što vidite, planiranje kao proces karakterizira znatan broj različitih nijansi. Bilo koja od vrsta može se koristiti zasebno, a možda i u kombinaciji s drugima. Glavna stvar pri odabiru je uzeti u obzir sve značajke vaše aktivnosti. No, koliko god vrsta planiranja postojalo, koliko god ih razmatrali, koliko god primjera davali, sve to neće imati nikakvu vrijednost ako ne razumijemo zašto uopće trebamo nešto planirati, što prednosti koje ima kako će nam pomoći u životu? Ovo su pitanja na koja ćemo pokušati odgovoriti u sljedećem odjeljku.

Za što se planira?

S obzirom da su naši treninzi posvećeni metodama povećanja osobne produktivnosti, ovdje i dalje u lekciji razmatrat ćemo planiranje u odnosu na aktivnost osobe, a ne organizacije, tvrtke, poduzeća itd.

Planiranje je faktor koji uvelike određuje ne samo hoće li osoba postići ono što želi, već i što će postići općenito. Činjenica je da sam proces planiranja nema jedinstven i usko usmjeren učinak, već djeluje kompleksno, utječući na mnoge osobne pokazatelje osobe, smjer njezina djelovanja i način života općenito. U nastavku navodimo samo nekoliko pozitivnih aspekata planiranja i prednosti koje ono pruža.

Specifikacija cilja

Čim čovjek počne planirati svoje aktivnosti, aktivira se njegovo razmišljanje, kreativnost, a aktivnost mozga se povećava. Možete nešto željeti i “kao” to zamišljati, a pritom misliti da točno znate što želite. Ali čim sjednete za izradu plana i počnete ga pažljivo promišljati, vaš se cilj iz apstraktnog počinje pretvarati u konkretan. Postupno ga počinjete zamišljati u detalje, uzimate u obzir njegove značajke, nekako ga mijenjate. Postoji izreka koja kaže da brod koji ne zna kamo ide nikada neće stići na odredište. Tako je i s čovjekom – ako ne zna što točno želi, nikada to neće postići. Planiranje omogućuje razumijevanje i realizaciju onoga što stvarno želite i pronalaženje određenog cilja.

Jasan plan akcije

Čak i ako znamo što želimo, možda to nikada nećemo postići ako ne znamo što nam je potrebno da to dobijemo. Naši ciljevi mogu biti megaglobalni, dobri i divni, ali će ostati samo slika onoga što želimo imati i što činiti. Ovo stanje se ispravlja uz pomoć planiranja. Prvo, omogućuje vam određivanje specifičnih koraka koje je potrebno poduzeti kako biste postigli željeni rezultat. Drugo, pomaže u određivanju resursa potrebnih za to i njihovih izvora. Treće, pruža mogućnost postavljanja vremenskog okvira. Na taj način, izradom preciznog plana, znat ćete što trebate učiniti da biste ga proveli, koga ili što uključiti u to i, što je najvažnije, kada to želite učiniti. Planiranje znatno ubrzava proces postizanja cilja jer. je praktičan vodič za djelovanje.

Akcija, a ne misli o akciji

Sve dok nemamo plan kako provesti ono što želimo, u stalnom smo razmišljanju o ovoj temi. Razmišljamo o tome koliko to želimo, kako bi bilo dobro da to imamo, razmišljamo o temi kako to sada nedostaje, možda čak zamislimo sebe u procesu djelovanja. Ali postoji jedno ALI - osim što razmišljamo, ne radimo ništa drugo. A to ukazuje da će, najvjerojatnije, sve ovo završiti. Važno je shvatiti da kada počnete planirati, već radite prvi i najveći korak prema provedbi svog plana. Samo to vas već značajno pomiče naprijed. I tada počinje lančana reakcija: nakon izrade plana počinjete izvoditi određene radnje, nakon prve stavke slijedi druga, nakon druge slijedi treća i tako dalje. Uspijete li sebi usaditi naviku planiranja i najmanjih stvari, odmah ćete primijetiti kako se vaše želje počinju pretvarati u stvarnost. Ovdje možete primijeniti još jednu izreku: "Ispod lažljivog kamena voda ne teče." Pomaknite se s mrtve točke - počnite djelovati. Planiranjem se stvara energetski potencijal neophodan za postizanje cilja.

Sposobnost manevriranja

Ne znajući točno što treba učiniti da bismo postigli zadane rezultate, ne možemo niti odrediti niti koordinirati svoje djelovanje. Možemo otprilike zamisliti što trebamo učiniti, ali djelujući bez plana, riskiramo doći u slijepu ulicu ili se još više udaljiti od cilja. Kad imate plan i počnete djelovati, možete, tako reći, cijelim procesom upravljati online: ne ide ovako, pokušajte drugačije, jedna stvar ne ide, razmislite čime je možete zamijeniti s. Imati jasan plan omogućit će vam da napravite manevre na svom putu, mijenjajući različite metode i metode. Kao rezultat toga, imat ćete sveobuhvatan plan koji će uzeti u obzir sve vrste nijansi i mogućnosti za razvoj događaja. Sposobnost planiranja je sposobnost da budete fleksibilni i spremni za svaku situaciju.

Visoka stopa uspješnosti

I, možda, najvažnija prednost planiranja je, ako ne i 100% jamstvo, ali ipak velika vjerojatnost uspjeha. Koliko ljudi vidimo koji žele vrlo malo, ali, bez plana, ne postižu ništa! A za razliku od njih postoji ogroman broj primjera ljudi koji imaju fantastične ciljeve koji su, čini se, nedostižni, unatoč svemu oni ih postižu, pa i više od toga. Ono što razlikuje prve od drugih je sposobnost planiranja i određivanja prioriteta. Definirajte svoje ciljeve, počnite praviti plan - nakon nekog vremena vidjet ćete da ste postigli cilj, a tisuće promatrača bez plana ostale su na svojim mjestima. Planiranje će vas staviti u vodstvo u bilo kojem području!

Sigurno vam je sada postalo mnogo jasnije zašto morate planirati i promišljati sve svoje korake. Planiranjem se bave poslovni ljudi i poduzetnici, čelnici velikih korporacija, kreativci, pisci, glumci i zvijezde estrade, općenito svi oni koje obično nazivamo uspješnim ljudima. Planiranje je dio života i rada svake osobe koja želi povećati svoju produktivnost i postići ozbiljne rezultate. Upravo iz tog razloga, osim što sjednete za stol, uzmete olovku i list papira i počnete nešto planirati, danas postoje posebno razvijene metode planiranja koje su više puta dokazale svoju učinkovitost. U sljedećem odjeljku dat ćemo kratak pregled najpopularnijih od njih.

Metode planiranja

ABC planiranje

Preduvjet za ovu metodu je iskustvo koje jasno pokazuje da je omjer bitnih i nevažnih predmeta u postocima uvijek približno isti. Svi zadaci, na temelju njihove važnosti u odnosu na postizanje zadanih rezultata, trebaju biti raspoređeni pomoću ABC vrijednosti slova. Iz toga proizlazi da se najprije trebaju obaviti zadaci od najveće važnosti i značaja (A), a zatim svi ostali (B, C). Morate planirati svoje vrijeme koristeći ovu tehniku, uzimajući u obzir važnost zadataka, a ne napore potrebne za njihovo izvršenje.

ABC tehnika temelji se na tri osnovna pravila:

• Kategorija A - najvažniji slučajevi. Oni čine oko 15% svega što radite, ali donose oko 65% rezultata.
• Kategorija B - važne stvari. Oni čine oko 20% svih vaših slučajeva i donose oko 20% rezultata.
• Kategorija C - stvari najmanje važnosti. Oni čine oko 65% svega što radite, ali i donose oko 15% rezultata.

Više o ovoj tehnici možete saznati ovdje.

Eisenhowerov princip

Ovu tehniku ​​svojedobno je predložio američki general Dwight David Eisenhower. To je izvrstan dodatni mjerač za brzo donošenje najvažnijih odluka. Ovo načelo podrazumijeva određivanje prioriteta prema kriterijima važnosti i hitnosti.

Sve svoje poslove morate podijeliti u četiri glavne kategorije i obavljati prema prioritetu:

• Kategorija A - najhitniji i najvažniji slučajevi.
• Kategorija B - hitni ali nevažni slučajevi. Važno ih je moći odvojiti prema kriteriju važnosti od prve kategorije, inače možete potrošiti vrijeme na njihovu provedbu, ostavljajući stvarno važne stvari za kasnije.
• Kategorija C - nisu hitni, ali važni poslovi. Ovdje morate uzeti u obzir faktor hitnosti: s obzirom na to da ti slučajevi nisu hitni, često se odlažu, nakon čega postaju hitni, što nije baš dobro. Stoga njihovu provedbu ni u kojem slučaju ne treba zanemariti. Takve slučajeve, između ostalog, moguće je delegirati – povjeriti njihovu provedbu nekom drugom.
• Kategorija D - nehitni i nevažni poslovi. Često se osoba najviše bavi takvim stvarima i provodi većinu vremena radeći ih. Naučite točno identificirati slučajeve u ovoj kategoriji. Treba ih obaviti posljednje, kada se dovrše prethodni.

Ovdje možete saznati više o Eisenhower metodi.

Pareto pravilo

Ovo se pravilo ponekad naziva i načelo 80/20. Formulirao ga je talijanski ekonomist Vilfredo Pareto. Njegova glavna premisa je da najmanji dio akcija donosi najveći dio rezultata, i obrnuto.

Vizualno ovo pravilo izgleda ovako:

• 20% akcije = 80% rezultata
• 80% akcija = 20 rezultata
• 20% ljudi posjeduje 80% ukupnog kapitala
• 80% ljudi posjeduje 20% ukupnog kapitala
• 20% kupaca stvara 80% prihoda
• 80% kupaca donosi 20% prihoda
• itd.

Primijenite ovo pravilo na svoje svakodnevne aktivnosti i vidjet ćete da je 80% onoga što radite u danu samo 20% rezultata koji vam je potreban, a 20% dobro isplaniranih radnji približava vas željenom cilju za 80%. . Na temelju toga, zapamtite da trebate započeti dan sa samo nekoliko, ali najtežih, važnih i hitnih stvari, a tek nakon toga, prihvatite provedbu laganih i ne manje važnih, ali prisutnih u puno većem volumenu . Vrlo je zgodno primijeniti Pareto pravilo u kombinaciji s ABC metodom ili Eisenhowerovim principom.

Više o principu 80/20 možete pročitati.

Vrijeme

Pojam "mjerenje vremena" odnosi se na metodu osmišljenu za proučavanje proteklog vremena. Provodi se fiksiranjem i mjerenjem poduzetih radnji. Glavni ciljevi mjerenja vremena su utvrditi na što se vrijeme troši, identificirati rasipnike vremena, pronaći vremenske rezerve i razviti osjećaj za vrijeme.

Održavanje mjerenja vremena prilično je jednostavno: stručnjaci savjetuju snimanje svih vaših radnji s točnošću od 5 minuta tijekom 2-3 tjedna. Vizualno, to izgleda otprilike ovako:

• 8:00-8:30 - probudio se, istegnuo, oprao
• 8:30-9:00 - popio čaj, uključio računalo, provjerio poštu
• 9:00-9:30 - otišao na društvenu mrežu
• 9:30 - 10:00 - pripremljena dokumentacija za rad
• itd.

Unosi se mogu dopuniti komentarima i dodatnim parametrima. Postoji nekoliko načina za praćenje:

• Na papiru - u bilježnici, bilježnici, bilježnici
• Korištenje gadgeta - mobitela, e-knjige, tableta
• Korištenje diktafona
• Korištenje posebnog softvera na računalu
• Online - posebne internetske aplikacije
• Gantogram (vidi dolje)

Na temelju podataka dobivenih mjerenjem vremena možete prepoznati važne značajke u raspodjeli svog vremena i ispraviti ih. Pročitajte više o vremenu.

Gantogram

Gantogram je metoda stupčastog dijagrama koju je razvio američki stručnjak za menadžment Henry Gant. Koristi se za ilustraciju planova i rasporeda za razne projekte. Dijagram se sastoji od traka koje su orijentirane duž vremenske osi, a svaka od njih prikazuje zaseban zadatak koji je dio projekta. Okomita os je popis zadataka. Osim toga, na grafikonu se mogu označiti različiti indikatori - postoci, pokazivači, vremenske oznake itd.

Pomoću gantograma možete vizualno pratiti napredak projekta i učinkovitost izvedenih radnji. Ali, u svakom slučaju, ova će se metoda morati nadopuniti drugima, jer. dijagram nije sinkroniziran s datumima, ne prikazuje utrošene resurse i prirodu izvršenih radnji. Najbolje ga je koristiti za male projekte. Sam grafikon često je uključen u razne aplikacije za upravljanje projektima kao dodatak.

SMART tehnologija

SMART tehnika postavljanja ciljeva priznata je kao jedna od najboljih u svijetu. Potječe iz NLP-a i o tome smo detaljno raspravljali u jednoj od naših lekcija. Ovdje dajemo samo kratak opis ove tehnike.

Sama riječ "SMART" je skraćenica nastala od prvih slova pet riječi koje definiraju kriterije za ciljeve. Razmotrimo ih malo detaljnije.

• Specifičan - cilj mora biti specifičan, tj. kada ga postavljate, svakako morate jasno zamisliti rezultat koji želite postići. Na primjer, "Želim postati specijalist antropologije."
• Mjerljiv - cilj mora biti mjerljiv, tj. morate predstaviti željeni rezultat u kvantitativnom smislu. Na primjer, "do 2015. želim zarađivati ​​50 tisuća rubalja mjesečno."
• Dostižan - cilj mora biti dostižan, tj. morate uzeti u obzir karakteristike svoje osobnosti: sposobnosti, predispozicije, talent itd. Na primjer, ako imate problema s matematikom i apsolutno ne razumijete ovu znanost, bolje je da si ne postavljate cilj postati izvanredan matematičar.
• Relevantno – cilj bi trebao biti povezan s vašim drugim zadacima. Na primjer, postizanje srednjoročnog cilja mora implicitno uključivati ​​postizanje nekoliko kratkoročnih.
• Vremenski ograničen – cilj mora biti vremenski definiran i imati jasno postavljen vremenski okvir. Na primjer, "Želim smršaviti sa 95 na 80 kg u šest mjeseci do tog i tog mjeseca."

Zajedno, to će vam omogućiti da odredite potrebne radnje za postizanje željenog rezultata, uzmete u obzir najveći broj čimbenika i stalno pratite svoj napredak. Pročitajte više o SMART tehnici napisano.

Popis ciljeva i zadataka

Najjednostavnija metoda kojom možete planirati vrijeme i poslove. Ovo je samo popis stvari koje treba učiniti. Takvi su popisi vrlo prikladni jer ne zahtijevaju nikakve dodatne resurse, poput osobnog računala, mobilnih aplikacija ili upotrebe složenih shema, ali vam također omogućuju vizualni prikaz svega što trebate učiniti i kontrolu ovog procesa.

Izrada liste ciljeva i zadataka je vrlo jednostavna: možete jednostavno zapisati na list papira što sve trebate napraviti i kada, a po završetku jednostavno prekrižite ispunjene stavke. A možete ga malo zakomplicirati: napravite tablicu u kojoj će biti stupci: "zadatak", "prioritet", "rok", "oznaka završetka".

Sve ove tehnike mogu se koristiti pojedinačno ili u kombinaciji. Isprobajte sve opcije - sigurno ćete nakon nekog vremena odabrati najprikladniju i najprikladniju za sebe, a možda čak i napraviti neke svoje na temelju njih.

Kako bismo vam olakšali planiranje poslova i vremena, na kraju lekcije, želimo vam predstaviti nekoliko vrlo učinkovitih principa koje možete koristiti u svakodnevnom životu.

Načela planiranja

• Isprobajte sve opisane tehnike planiranja i odaberite najprikladniju za sebe. Koristite ga svakodnevno i u svim slučajevima.
• Ne pokušavajte sve zapamtiti – vodite bilješke. Kao što izreka kaže: "Najtuplja olovka je bolja od najoštrijeg pamćenja."
• Ako imate puno stvari za obaviti, nemojte pokušavati imati vremena učiniti sve. Odvojite vrijeme za prepoznavanje najvažnijih i prioritetnih te nastavite s njihovom provedbom. Ostalo dovršite kasnije.
• Na kraju jednog tjedna napravite plan akcije za sljedeći. Učinite isto na kraju svakog dana.
• Steknite naviku sa sobom nositi bilježnicu i olovku ili diktafon kako biste zabilježili zanimljive misli koje vam dolaze.
• Pokrenite “dnevnik uspjeha” u koji ćete svaki dan bilježiti sve svoje uspjehe, koliko god mali bili. To će vas stalno motivirati i podsjećati da ste na pravom putu.
• Naučite reći ne. Ova sposobnost će vas spasiti od gubljenja vremena, težnje za nepotrebnim ciljevima i komunikacije s nepotrebnim ljudima.
• Uvijek razmisli prije nego bilo što učiniš. Odvažite sve prednosti i nedostatke. Pokušajte ne činiti nepromišljene radnje i postupke.
• Kad god ste u procesu nečega, sjetite se sebe, budite svjesni onoga što radite u sadašnjem trenutku. Ako osjećate da ne idete naprijed, prestanite s ovom aktivnošću.
• Kritički promotrite sebe: identificirajte svoje loše navike, oduzimaju puno vremena, stvari koje volite raditi, ali vas ne pokreću prema cilju. Zatim postupno i jedno po jedno te navike i djela zamijenite novima – učinkovitima.
• Odredite svoje glavne prioritete u životu i živite u skladu s njima. Tako da uvijek možete biti usredotočeni na glavnu stvar i nećete gubiti vrijeme.
• Ne obavljajte nepotrebne nepotrebne radnje, ne bavite se tuđim poslovima. Morate sami ići naprijed, ali nemojte dopustiti da vas koriste kao alat za postizanje tuđih ciljeva ako sami u tome ne uživate.
• Redovito i sustavno izdvajajte vrijeme za samousavršavanje: čitanje knjiga, gledanje edukativnih i motivacijskih videa, vježbanje svojih vještina itd.
• Ne zaustavljajte se na tome - nakon što ste postigli jedan cilj, postavite drugi, ozbiljniji. Tako uvijek možete biti u dobroj formi, imat ćete poticaj i motivaciju.

Primjena svih gore navedenih preporuka omogućit će vam da budete uspješni u bilo kojem području i postignete svoje ciljeve u najkraćem mogućem roku. Najvažniji je stalni rad na sebi i primjena stečenih vještina u praksi. Kako bi sve ono što ste naučili iz ove lekcije počelo uroditi plodom, morate već danas početi planirati svoje buduće aktivnosti. Počnite s bilo kojim načinom, vježbajte, usavršite novu vještinu i neka vam to postane navika. Naravno, nemoguće je sve isplanirati u našem životu, ali puno toga je moguće.

Dodatne zanimljive materijale vezane uz planiranje i učinkovitost možete pronaći na našem resursu 4brain:

Provjerite svoje znanje

Ako želite provjeriti svoje znanje o temi ove lekcije, možete riješiti kratki test koji se sastoji od nekoliko pitanja. Samo 1 opcija može biti točna za svako pitanje. Nakon što odaberete jednu od opcija, sustav automatski prelazi na sljedeće pitanje. Na bodove koje dobijete utječu točnost vaših odgovora i vrijeme utrošeno na polaganje. Imajte na umu da su pitanja svaki put drugačija, a opcije se miješaju.

UVOD

Radno vrijeme većine modernih menadžera pretrpano je do krajnjih granica, radni dan nije standardiziran, a opet često nije moguće obaviti sve planirane poslove do zadanog roka. Istovremeno, raste osjećaj bespomoćnosti pred lavinom problema koji zahtijevaju hitnu vašu intervenciju i osjećaj da nedostatak vremena, kao i nedostatak zraka, dovode do toga da problemi jednostavno slome čovjeka. Sve to dovodi do stresnog stanja, što dodatno pogoršava situaciju.

Ova situacija u suvremenom društvu je raširena i ne samo među liderima. Svakako se svatko može sjetiti mnogo slučajeva kada je u jednom danu morao riješiti puno problema, posjetiti mnoga mjesta, dok nije mogao odlučiti kojim bi redom bilo najbolje sve to učiniti i spoznaje da je nemoguće odmah i brzo riješiti problem raspodjele vremena, da zbog toga ne možete imati vremena ili propustiti nešto važno, vrlo je depresivno, čini vas nervoznim, kvari vam raspoloženje, što u konačnici negativno utječe na vaše blagostanje, učinak i smanjuje vjerojatnost da će sve planirano za taj dan biti realizirano .

U takvoj situaciji jedino rješenje može biti samo korištenje posebnih tehnika i metoda koje imaju opći naziv upravljanje vremenom. Sama riječ "time management" s engleskog se prevodi kao "upravljanje vremenom", ali treba napomenuti da je nemoguće upravljati vremenom. Doista, svaka osoba ima strogo definiranu količinu vremena, i za sve ljude je ista. Nemoguće je nekako utjecati na njegovu količinu ili brzinu protoka. „Upravljanje vremenom“ samo je glasan naziv za ono što je, u biti, upravljanje sobom, organizacijom, ljudima u cilju ubrzanja rješavanja problema, provedbe događaja, obavljanja poslova, akcija. To je upravljanje najracionalnijim korištenjem vremena.

RADNO VRIJEME I NJEGOVO PLANIRANJE

Biološki ritam rada menadžera

Radna sposobnost osobe tijekom dana obično se mijenja prema fiziološki određenoj krivulji u obliku slova M, na kojoj postoje dva jasno definirana vrha aktivnosti. Ovi vrhunci odgovaraju vršnim performansama između 10:00 i 12:00 i 16:00 i 18:00. Minimalni učinak, u pravilu, pada na 14 sati, a nakon 18 sati dolazi do pada poslovne aktivnosti.

Ali to su opće tendencije koje se uočavaju u većini, međutim, svaka osoba je individualna i ima svoju M krivulju.

Osim toga, odavno je poznato da se gotovo svi ljudi mogu svrstati ili u "ševe" ili u "sove". "Ševe" se bude rano ujutro, u prvoj polovici dana osjećaju se veselo i energično. Njihova učinkovitost u tom vremenskom intervalu je visoka, ali navečer pada, zatim se javlja pospanost i rano idu u krevet. "Jutro je mudrije od večeri" njihov je glavni moto.

"Sove" zaspu, u pravilu, prilično kasno i probude se, naravno, kasno. Teško ustaju, jer ujutro dolazi dubok san. Učinkovitost "sova" postupno se povećava u razdoblju od ručka do večeri.

Znanstvenici razlikuju i treću vrstu ljudi - to su aritmičari, čija je izvedba gotovo ista tijekom dana. Ova vrsta uglavnom uključuje ljude koji se bave fizičkim radom.

Individualni ritam može se značajno razlikovati od početka i kraja radnog dana, utvrđene pauze za ručak na poslu ili u tvrtki. Stoga je potrebno razviti program za proučavanje osobnih bioritmova, koji vam omogućuje da saznate kako se radna sposobnost, produktivnost, pažnja mijenjaju tijekom dana, po danima u tjednu i po mjesecima. Najlakši način je uključiti ova mjerenja u svoj dnevni vremenski plan. Kako provesti mjerenje vremena, razmotrit ćemo kasnije. Nakon provođenja tjednih mjerenja izgradite svoju krivulju M. Usporedite pojedinačne rezultate s ovisnošću koja se opaža kod većine ljudi.

Dobiveni rezultati su vrlo važni jer je sada moguće prilagoditi se načinu rada proizvodnje ili poduzeća. Neki su rukovoditelji prilagodili ili prilagođavaju rad podređenih svom biološkom ritmu.

Ujednačenost utovara po satu. Poznavajući opće zakonitosti gibanja u prirodi, uključujući i provedbu planiranih zadataka, preporučljivo je raditi ravnomjerno. Ovdje je prikladno povući analogiju s kretanjem automobila. Napori, kreativni ili fizički, bit će najučinkovitiji ako tijekom dana radite bez “ubrzavanja” i “kočenja”. Stoga je praktična preporuka da se sati opterećuju što ravnomjernije.

"Konsolidacija" rasporeda. Kada se izradi plan rada, onda, možda, ali najvjerojatnije sigurno, ostane dio predmeta koji neće ući u raspored. U tim slučajevima preporuča se "sabijanje" rasporeda.

Preporuča se razmotriti opcije za kombiniranje dva ili više slučajeva. Na primjer, dok čistite, sređujete i sl. slušajte tečaj stranog jezika. Međutim, ako tijekom dana radite nekoliko stvari u isto vrijeme, prije ili kasnije nastupit će psihički umor. Stoga se preporuča ne zlorabiti ovu tehniku.

Prilikom izrade rasporeda za sljedeći dan, preporučljivo je uzeti u obzir akumulirano iskustvo mnogih poslovnih ljudi, menadžera i srednjih menadžera. Na primjer, ne možete zakazati više od 3-4 sastanka, možete imati najviše 10-15 telefonskih razgovora, ili 1-2 sastanka, ili razgovore s najviše četiri podređena (od 10 do 45 minuta za svaki razgovor).

Upravljanje vremenom

Upravljanje vremenom kao sustav upravljanja vremenom uključuje niz elemenata koji zajedničkom primjenom omogućuju značajno smanjenje vremena potrebnog za odvijanje različitih proizvodnih procesa. Ti elementi uključuju analizu korištenja radnog vremena, postavljanje ciljeva koje menadžer želi postići u tijeku upravljanja vremenom, planiranje radnog vremena, razvijanje različitih metoda za borbu protiv uzroka neracionalnog korištenja vremenskih resursa. No, unatoč tako skladnom sustavu upravljanja vremenom, ne treba ga uzimati kao aksiom, jer svaka osoba je jedina koja za sebe može riješiti problem racionalnog korištenja vremena na najbolji mogući način, a time i najučinkovitije. je osobno upravljanje vremenom, koje je u svakom pojedinačnom slučaju. Međutim, u općem slučaju mogu se primijeniti gore navedeni elementi upravljanja vremenom.

Analiza je proces koji vam omogućuje da identificirate neracionalno korištenje radnog vremena, njegove uzroke, kao i da izolirate od svih glavnih uzroka koji imaju najnepovoljniji učinak na korištenje vremena.

Postavljanje ciljeva nužna je faza u upravljanju vremenom, tijekom koje je potrebno odgovoriti na pitanje zašto je uopće potrebno upravljanje vremenom određenoj osobi ili određenom poduzeću. Postavljanje ciljeva pomaže vam u daljnjoj navigaciji koje metode upravljanja vremenom trebate koristiti, a koje ne.

Planiranje je proces u kojem se sastavlja popis zadataka koje je potrebno izvršiti u određenom vremenskom razdoblju. Planiranje radnog vremena ima neke specifičnosti.

Razvoj metoda za rješavanje uzroka gubitka vremena pretpostavlja da su tijekom preliminarne analize ti uzroci identificirani, te ih je potrebno otkloniti. Za tipične uzroke postoje različiti tipični načini rješavanja, međutim, treba imati na umu da je svaki pojedini slučaj individualan i da je u svakom slučaju potreban individualan pristup svakom uzroku.

Upravljanje vremenom je holistička struktura i treba je primjenjivati ​​bez isključivanja bilo kojeg od njegovih elemenata. Korištenje upravljanja vremenom pretpostavlja da će osoba biti kreativna u njegovom korištenju.

Razlozi nedostatka vremena

Mnogo je različitih čimbenika koji mogu dovesti do izgubljenog vremena. Neki od ovih čimbenika rezultat su nepismenog djelovanja menadžera, neki se javljaju neovisno o njemu, a neki su izravno povezani s osobnošću menadžera, no na većinu njih menadžer ima mogućnost utjecati ili barem smanjiti gubitak vremena zbog utjecaj ovih faktora. Razmotrimo ove skupine faktora.

1. Razlozi koji su rezultat nepismenih postupaka voditelja. To uključuje:

1) Neplanirani rad. To je rezultat životnog stila ne samo samog vođe, već i općeg životnog stila organizacije. Neplanski rad dovodi do stalnih prekida radi raznih vrsta "pojašnjenja", objašnjenja potrebnih za daljnji rad raznih odjela, odjela i pojedinih zaposlenika. Pritom ne odvlače pažnju samo oni koji traže informacije, već i oni kojima se obraćaju za informacije.

2) Loše organizirana razmjena informacija u organizaciji. Prilikom prijenosa informacija svaka je osoba uvijek sigurna da je njihov primatelj u potpunosti svjestan i razumije njihovo značenje, ali to nije uvijek slučaj. Svatko ima svoje vlastite granice percepcije, koje mogu iskriviti primljene informacije. Nisu svi moderni menadžeri riješili ovaj problem za sebe i svoje zaposlenike i uveli jedinstveni sustav primanja i prijenosa informacija u svoje tvrtke. U mnogim organizacijama razmjena informacija između odjela odvija se u obliku pokvarenog telefona, često u procesu neformalne komunikacije. Još jedan primjer nepostojanja standarda za prijenos informacija je nepostojanje jedinstvenog standarda za objašnjenje lokacije organizacije klijentu putem telefona – “svatko objašnjava kako može”.

3) Nedostatak jasne raspodjele poslova prema stupnju važnosti. To često dovodi do toga da vođa prvi radi stvari koje zapravo nisu previše bitne. Istodobno, provode puno vremena potrebnog za rješavanje stvarno važnih problema.

4) Obavljanje zadataka koje bi mogli dobro izvršiti podređeni. Najčešće menadžer takve poslove obavlja ako nema povjerenja u svoje podređene, vjerujući da će i oni moći obaviti taj zadatak jednako dobro kao i on sam, odnosno govorimo o nepovjerenju u odgovarajuće kvalifikacije organizacije. zaposlenici. Primjer je primanje klijenata od strane voditelja, a ne ovlasti bilo kojeg zaposlenika za rad sa strankama, osobna analiza pošte, a ne dodjeljivanje razvrstavanja pristigle korespondencije tajnici.

5) Slaba motivacija za rad. Slaba radna motivacija dovodi do niske produktivnosti rada, u većoj mjeri to se ne tiče voditelja organizacije, već njegovih podređenih, međutim, ovaj problem se može pojaviti u poduzeću, a niska produktivnost rada dovest će do nedostatka vremena.

2. Razlozi koji ne ovise o voditelju. Razmotrite ove čimbenike:

1) Rad s korespondencijom. Studije pokazuju da menadžer troši 20-30% svog vremena na analizu korespondencije, pregledavajući i do 100 dokumenata dnevno, od kojih je samo 30 stvarno potrebno. Procjenjuje se da u poslovnoj korespondenciji količina nepotrebnih informacija doseže 15-20%, a kroz sve kanale iz internih izvora informacija dolazi 30%, a iz vanjskih izvora - 40%.

2) Veliki protok rutinskih slučajeva, često hitnih, rad na kojima oduzima puno vremena. Primjeri uključuju takve slučajeve kao što je dizajn prostorija u kojima se obavljaju popravci, izbor namještaja, potreba za osobnom provjerom različitih parametara aktivnosti organizacije, često je to zbog nekompetentnosti podređenih ili njihove nespremnosti da preuzmu odgovornost kada sami se obraćaju upravitelju sa "zahtjevima za pomoć".

3) "Kradljivci vremena". „Kradljivci vremena“ su nepredviđeni slučajevi, od kojih većina zahtijeva hitno rješavanje i ne mogu se prenijeti na podređene. Sve to oduzima puno vremena i odvlači pažnju od stvarno važnih stvari. Postoji mnogo različitih vrsta "kradljivaca vremena":

a) telefonski pozivi

b) ljudi koji nas posjećuju;

c) problemi s računalnom opremom;

d) promjena redoslijeda rada nametnuta od strane kolega;

e) nedostatak organizacijskog planiranja;

e) nesposobnost slušanja drugih ljudi;

g) nezadovoljavajuća organizacijska struktura;

h) ispravljanje grešaka koje su se mogle izbjeći;

i) neodlučnost u poslovnim pitanjima;

j) loše organizirani i koordinirani sastanci;

k) smetnje na radnom mjestu;

l) pretjerana uredska birokracija;

m) beskorisne rasprave o vlastitom radu i radu drugih;

3. Razlozi koji su izravno povezani s osobnošću vođe. Razmotrite ove čimbenike:

1) Stalna žurba. U stanju stalne žurbe, vođa nema vremena usredotočiti se na zadatak koji trenutno obavlja. On ide putem koji mu je prvi pao na pamet, umjesto da razmišlja o drugim, možda racionalnijim načinima rješavanja ovog problema.

2) Stalna poboljšanja kod kuće. Stalna poboljšanja kod kuće stvaraju začarani krug, kada osoba nema vremena završiti svoj posao i riješiti sve probleme tijekom radnog vremena, kao rezultat toga, prisiljena je rješavati ih kod kuće nauštrb svog slobodnog vremena, odmor i osobni život. Osoba nema priliku u potpunosti živjeti, opustiti se, a kao rezultat toga smanjuje se njegova radna sposobnost, što dovodi do nedostataka i opet do potrebe za usavršavanjem kod kuće. Ovaj začarani krug rezultat je nepravilno organiziranog radnog vremena i vrlo ga je teško prekinuti.

3) Nemirnost. Izbirljivost je rezultat loše organizacije radnog dana, a također ovisi o impulzivnosti i osobinama osobe. Izbirljivoj osobi je teško odabrati koji će uzeti, često “juri” između dva jednako hitna i jednako dugotrajna slučaja, ne može izabrati koji će uzeti, zbog toga je vrijeme potrošeno.

Planiranje vremena

Glavna metoda koja pomaže u učinkovitom korištenju radnog vremena je planiranje vremena. Planiranje je strukturiranje vremena za najekonomičniju upotrebu u postizanju bilo kojih ciljeva s kojima se suočava voditelj ili organizacija. Planiranje može biti dugoročno, srednjoročno i kratkoročno.

Glavna prednost koja se postiže raspoređivanjem poslova je da raspoređivanje donosi dobitak u vremenu. Iskustvo pokazuje da povećanje količine vremena utrošenog na planiranje u konačnici dovodi do uštede ukupnog vremena.

Očito je da se vrijeme utrošeno na planiranje ne može neograničeno povećavati, postoji optimum nakon kojeg daljnje povećanje vremena planiranja postaje neučinkovito. Ne biste trebali potrošiti više od 1% ukupnog vremena planiranja na planiranje.

Planiranje se uvijek provodi na temelju ciljeva. Temelj svakog planiranja je dugoročni cilj ili dugoročni ciljevi. Na temelju dugoročnih ciljeva postavljaju se srednjoročni i kratkoročni ciljevi. To se događa na sljedeći način: na temelju svrhe života ili misije organizacije, razlikuju se brojni podciljevi čije postizanje treba pridonijeti postizanju glavnog cilja života. To su dugoročni ciljevi. Svaki od ovih ciljeva identificira niz podciljeva, po mogućnosti na privremenoj osnovi (koji bi se trebali provoditi u narednim godinama), čije bi postizanje trebalo doprinijeti ostvarenju dugoročnih ciljeva. Na isti način, na temelju ciljeva za godinu, dodjeljuju se ciljevi za mjesec, desetljeće, dan. Zatim se provodi analiza snaga i slabosti osobe ili organizacije koje mogu biti relevantne za postizanje ciljeva. To se radi kako bi se potaknule snage i radilo na slabostima. Ova analiza služi kao osnova za srednjoročno i kratkoročno planiranje.

Sam proces planiranja sastoji se u tome da se formuliraju rezultati i postavljaju rokovi za njihovo postizanje. Rezultati moraju odgovarati ciljevima. U ovom slučaju, poželjno je slijediti neka pravila planiranja.

1. Planiranje treba biti u pisanom obliku. Kako plan ne bi bio samo popis zadataka koje je potrebno obaviti u jednom danu, vrijedi ga učiniti motivirajućim alatom - fokusirajući ga na rezultat. Ovo je jedan od najjačih motivatora.

2. Treba uzeti u obzir rezultate prethodne analize korištenja radnog vremena. U procesu ove analize otkrivaju se greške svojstvene ovom menadžeru u planiranju radnog vremena i načini neutralizacije posljedica tih grešaka.

3. Ne biste trebali planirati cijeli radni dan. Vjeruje se da ne biste trebali planirati više od 60% svog vremena, a 40% ostaviti neplanirano: 20% nepredviđeno vrijeme i 20% spontano vrijeme.

4. Potrebno je utvrditi jasne vremenske rokove za provedbu predmeta i rješavanje problema koji ne bi dopuštali dovršavanje nedovršenog i rješavanje nedovršenog u neplanirano vrijeme. Kad bi se ovi predmeti i pitanja riješili u zakazano vrijeme. Praksa pokazuje da se na bilo koji posao troši točno onoliko vremena koliko je raspoloživo, stoga treba postaviti jasne vremenske okvire koji bi omogućili da se izvrši ono što je potrebno, a da istovremeno ne prelazi vrijeme potrebno za završetak.

5. Za rješavanje problema preraspodjele predmeta potrebno je podijeliti predmete prema stupnju hitnosti i važnosti. Istodobno, najhitnijim i najvažnijim zadacima upravitelj treba odmah pristupiti. Važni, ali ne i hitni, mogu se odgoditi, dok preostale 2 kategorije predmeta (nevažni, ali hitni i nevažni i nehitni) treba prenijeti podređenima na odlučivanje. Zadatke koji nisu hitni treba rangirati prema vremenu potrebnom za svaki od njih, a kada se pojavi slobodno vrijeme, možete početi skraćivati ​​ovaj popis - za to ga je poželjno uvijek imati pri ruci.

6. Planove treba redovito preispitivati ​​jer se s obzirom na stalno mijenjanje okruženja može pokazati da neki planovi menadžmenta i menadžera organizacije više neće odgovarati ciljevima organizacije te će ih u skladu s tim trebati prilagoditi.

7. Planovi moraju biti realni i usklađeni, te usklađeni ne samo međusobno, već i s planovima kolega, podređenih, viših razina menadžmenta.

ZAKLJUČAK

U ovom radu proučavan je jedan od gorućih problema suvremenog menadžera: učinkovito planiranje i korištenje radnog vremena.

U informacijskom dobu sve je teže pratiti sve, a to je vrlo važno za svakog lidera. Danas cijena vremena postaje vrjednija od novca. Upravljati organizacijom ili malim odjelom, ili samo raditi, ispunjavati upute, au isto vrijeme u potpunosti posvetiti vrijeme obitelji i odmoru, zadatak je svakog menadžera.

Stoga želim raditi sve: raditi, spavati i razgovarati s obitelji i prijateljima. Kada žurimo, nerviramo, vrijeme nezapaženo leti, stoga ga je potrebno pravilno planirati i iskoristiti. Uostalom, vrijeme je nepovratan resurs našeg života. Ali, nažalost, mnogi, shvativši da nema dovoljno vremena, ne žele ništa promijeniti.

Svojedobno je Nietzsche rekao da "osobu koja ne može na sebe posvetiti više od 16 sati dnevno treba nazvati robom".

Vrijeme je specifičan resurs koji je nepovratan. Nestaje, pa je njegova učinkovita upotreba aktualna, posebno u današnjem tempu života.

Ovaj problem je od velike praktične važnosti, kako za voditelje tako i za bilo koju osobu.

BIBLIOGRAFIJA

1. Arkhangelsky G. Organizacija vremena: od osobne učinkovitosti do razvoja poduzeća. – M.: AiST-M, 2003. – 455 str.

2. Vesnin V. R. Osnove menadžmenta. - M.: "Elite-2000", 2001. - 472 str.

3. Vikhansky O. S., Naumov A. I. Menadžment. - M.: Gardariki, 2003. 528 str.

4. Gamidullaev B.N. Ušteda vremena i pokazatelji njezine evaluacije u procesima upravljanja poduzećem. - Penza, 2000. - 253 str.

5. Gerchikova I. N. Menadžment. - M .: UNITI, Banke i mjenjačnice, 1994. 480 s.

6. Zavelsky M.G. Ekonomika i sociologija rada. – M.: Logos, 2001. – 208 str.

7. Richard L. Daft. Upravljanje. - St. Petersburg: Peter, 2001. - 832 str.

8. Travin V.V., Dyatlov V.A. Menadžment osoblja u poduzeću: studij.-praktik. džeparac. - M.: Delo, 2002. - 272 str.

Ako ne znate o čemu razgovarati na prvom spoju s muškarcem, nemojte paničariti. Nema ničeg iznenađujućeg u činjenici da su ljudi, koji doživljavaju uzbuđenje na sastanku, izgubljeni i osjećaju se nelagodno zbog pauza koje nastaju.

32 ideje što raditi na odmoru kod kuće, kako zaokupiti dijete

Na pitanje "Što raditi na odmoru?" djeca će odgovoriti: "Odmor!" No, nažalost, za 8 od 10 momaka ostalo su internet i društvene mreže. I ima toliko drugih zanimljivih stvari za raditi!

Tinejdžer i loše društvo - što učiniti roditeljima, 20 savjeta

U lošem društvu tinejdžeri traže one koji će ih poštovati i smatrati cool, cool. Dakle, objasnite značenje riječi "cool". Recite im da, kako biste izazvali divljenje, ne trebate pušiti i psovati, već naučiti kako raditi nešto što ne može svatko i što će izazvati efekt "wow!" kod vršnjaka.

Što je trač - razlozi, vrste i kako ne biti trač

Ogovaranje je razgovor o osobi iza njezinih leđa, ne u pozitivnom, već u negativnom smislu, prenošenje netočnih ili izmišljenih informacija o njoj koje diskreditiraju njezino dobro ime i sadrže prijekor, optužbu, osudu. Jeste li tračerica?

Što je bahatost - to su kompleksi. Znakovi i uzroci oholosti

Što je arogancija? To je želja da sakriju svoje komplekse i nisko samopoštovanje, noseći masku pobjednika. Takve ljude sa bolesnim EGO-om treba žaliti i poželjeti im brz "ozdravljenje"!

15 pravila za odabir vitamina - koji su bolji za žene

Odaberite prave vitamine! Ne dajte se zavarati šarenim pakiranjem, mirisnim i svijetlim kapsulama. Uostalom, to je samo marketing, boje i arome. A kvaliteta podrazumijeva minimum “kemije”.

Simptomi beriberija - znakovi opći i specifični

Simptomi (znakovi) beri-berija su opći i specifični. Po određenim znakovima možete odrediti koji vitamin nedostaje u tijelu.

17 savjeta za oslobađanje od stresa i živčane napetosti bez alkohola

Malo je vjerojatno da u našem vremenu užurbanosti i brzog tempa života možete sresti osobu koja ne bi trebala savjet o tome kako se osloboditi stresa i živčane napetosti. Razlog tome je nemogućnost pravilnog odnosa prema životnim nevoljama i stresnim situacijama.

Tko se od nas nije zapitao što je najveća vrijednost? Često se mišljenja o ovom pitanju razlikuju. Neki vjeruju toj informaciji, drugi - vremenu. Unatoč činjenici da moderno društvo ima dovoljno mogućnosti za uštedu vremena, iz nekog razloga vremena jednostavno nema dovoljno. I odmah mi padaju na pamet misli: "Zašto tehnološki napredak igra okrutnu šalu?", "Kako imati vremena učiniti sve, pa čak i dobro?", "Kako rasporediti i planirati svoj dan kako biste se barem djelomično rasteretili?" ”. Sve je vrlo jednostavno. Samo trebate naučiti kako pravilno planirati vrijeme.

Pravila kojih se morate pridržavati ako želite biti uspješni

Da biste učinili sve i imali vremena za odmor, trebali biste:

• izraditi poseban plan;
• dajte prednost rješavanju malih važnih stvari, ne ostavljajući ih za kasnije;
• ne gubite radno vrijeme na nepotrebne stvari;
• svakodnevno analizirati izvršene zadatke;
• pravilno odrediti prioritete prema važnosti;
• održavati red;
• razviti snagu volje za stjecanje novih navika.

Kako naučiti planirati svoj dan: faze planiranja vremena glave

Čini se da je ispravno rasporediti radno vrijeme, odrediti slijed dnevnog rada nije teško, međutim, ne može svatko to učiniti. Ako vam na pamet padaju misli o tome kako obaviti važne stvari na vrijeme i ne umoriti se, važno je naučiti kako pravilno planirati i raspodijeliti vrijeme. Ovdje važnu ulogu igra pravilno sastavljen plan dnevne rutine.

Ne zaboravite na tako važan faktor kao što je ograničeno vrijeme. Vrijeme se ne može zaustaviti, promijeniti, vratiti, što znači da isto vrijedi i za posao, poslove i naš život općenito.

Postoje sljedeće faze planiranja radnog vremena:

• razvijanje discipline (naučiti kontrolirati svoj dan važan je zadatak za uspješnog vođu);
• određivanje stupnja važnosti predmeta (dopušteno je planirati najviše 3 hitna predmeta dnevno);
• racionalna raspodjela predmeta na važne, hitne, lake, jednostavne, beznačajne;
• izrada faznog plana provedbe radova;
• oslobađanje od jednostavnih, malih, laganih stvari za koje je potrebno manje od 10 minuta (istovar sljedećih dana);
• odbijanje upravitelja od aktivnosti koje "kradu" vrijeme (gledanje TV emisija, mnogo sati komunikacije na društvenim mrežama, okupljanja s prijateljima);
• definicija svake stvari u kući i na poslu njezina mjesta;
• rješavanje smeća s posla (10 minuta dnevno dovoljno je za sortiranje dokumenata i bacanje nepotrebnog);
• izbor hobija za slobodno vrijeme.

Kako ne biste izgubili prijatelje i pravilno uštedjeli vrijeme, morate slijediti pravilo: posjećujte stranice na društvenim mrežama 2 puta tjedno, odvojite vikende za sastanke s prijateljima, planirajte osobne sastanke unaprijed, smanjite vrijeme "praznih" telefonskih razgovora do 15 minuta dnevno.

Kako napraviti plan rada

Uspješno planiranje moguće je ako se u svom radu pridržavate sljedećeg slijeda:

1. Odrediti ciljeve i zadatke na temelju kojih će se izraditi plan rada. Može biti kratkoročna (na tjedan dana) ili dugoročna (na mjesec, kvartal, godinu).

Pažnja: Uspješan vođa ne bi trebao odstupiti ni koraka od plana. Možete ga prilagoditi, na primjer, zamijeniti stvari, dane važnih sastanaka, planirati događaje za neko drugo vrijeme, ali ni u kojem slučaju ih ne možete radikalno promijeniti.

1. Dodijelite zadatke i odredite rokove za njihovo izvršenje. Važno je prije svega naučiti raditi stvari koje su vremenski ograničene i one koje zahtijevaju puno truda. Zatim možete planirati srednjoročne zadatke i poslove koji zahtijevaju implementaciju standardnih funkcija. Zadnje što treba učiniti je manje važan posao.

1. Obavezno označavanje hitnih stvari koje su nastale uoči izvršenja u vašem dnevniku ili kalendaru (omogućuje upravitelju da ima vremena učiniti sve na vrijeme, bez propuštanja važnih točaka).

1. Analiza svih slučajeva, smanjenje popisa zadataka (koliko je to moguće).

Da biste rasteretili dan, važno je:

1. Pridržavajte se ograničenja izvršenja predmeta: ne više od 3 hitna, ne više od 10 ukupno dnevno.
2. U planiranju se pridržavajte završetka složenih zadataka u povoljnije vrijeme, po mogućnosti ujutro, laganih - na kraju radne smjene.
3. Nemojte obavljati sljedeći posao bez dovršetka prethodnog (važno je planirati zadatke u fazama, nakon što ste izvršili prethodno dogovorene).
4. Ne ostavljajte nedovršene poslove, nemojte ih prenositi na sljedeći radni dan.
5. Ako postoje još neriješeni zadaci, preporučuje se da ih zabilježite u kalendaru važnih predmeta, gdje ih treba posebno istaknuti. U slučaju da isti zadatak stabilno "živi" u dnevniku nekoliko dana za redom, vrijedi razmisliti kako ga odbiti ili jednostavno prenijeti na drugu osobu koja ga obavlja.

Tajne racionalnog planiranja

Pravilno planiranje dana omogućit će:

• procjena plana rada, prilagodba zadataka, izrada dnevne rutine;
• kontrola nad izvršenjem predmeta, eliminacija istovremenog izvršavanja nekoliko zadataka (inače postoji rizik od niskog učinka u radu);
• završetak započetih predmeta;
• uklanjanje prepreka koje sprječavaju menadžera da ispuni dodijeljene zadatke, odvlače pozornost, utječu na planove;
• izmjena rada s odmorom;
• analiza planiranja vremena;
• stalno poboljšanje njihove izvedbe.

Tajne uštede menadžerovog vremena

1. Važno je kombinirati slične zadatke, na primjer, kombinirati pregovore, analizirati korespondenciju, odgovarati na e-poštu.
2. Jednako je važno stvoriti mirno okruženje. Ovo je neophodno kako ništa ne bi odvratilo pozornost od posla.
3. Ograničavanjem radnog vremena izbjeći ćete neproduktivne rezultate poslovnih sastanaka.
4. Sposobnost određivanja prioriteta važan je pokazatelj racionalnosti i dosljednosti poslova, što utječe na postizanje ciljeva.
5. Obavljanje iznimno važnih zadataka omogućuje voditelju postizanje visokih učinaka u radu.
6. Značajan dio vremena pomoći će uštedjeti raspodjelu zadataka između zaposlenika.
7. Jednako je važna i faznost u radu. Kretati se prema cilju mnogo je lakše ako se penjete stepenicama, počevši od malih stvari i dosežući visine.
8. Vođenje dnevnika važnih stvari pomoći će eliminirati preklapanje jednog zadatka na drugom, gomilanje slučajeva na kraju mjeseca.
9. Važne odluke najbolje je donositi ujutro. Na taj način možete stvoriti osjećaj uspjeha za cijeli radni dan.
10. Prilikom izrade planova, rasporeda, važno je voditi računa o stvarnoj razini radne sposobnosti, jer ona utječe na konačni rezultat rada.