Ecm program za automatizaciju protoka dokumenata šef-pomoćnik. Podrška za složene organizacijske strukture

Odgovornosti tvrtke BOSS-Referent su:

• razvoj istoimenog proizvoda - sustava za elektroničko upravljanje dokumentima BOSS-Referent;
• razvoj partnerske mreže;
• savjetovanje i podrška partnerima i korisnicima sustava;
• obrazovanje;
• marketinška promocija proizvoda.

Partnerska mreža BOSS-Referent

Partneri tvrtke BOSS-Referent pružaju usluge implementacije sustava za elektroničko upravljanje dokumentima, podršku kreiranim rješenjima, prilagodbu sustava zadacima korisnika te obuku korisnika. Svakom partneru dodjeljuje se jedan od tri statusa:

• Generalni partner - ima široku kompetenciju, velik broj certificiranih stručnjaka i iskustvo u provedbi mnogih izvedbenih projekata;
• Partner - ima u osoblju certificirane BOSS-Referent stručnjake osposobljene za provedbu implementacijskih projekata;
• Reseller - opskrbljuje EDMS BOSS-Referent.
• Partnerska mreža BOSS-Referent pokriva gotovo sve regije Rusije, kao i Ukrajinu i Kazahstan. U odjeljku "Partneri" na našoj web stranici možete pronaći partnera u svojoj regiji ili odabrati tvrtku koja vas zanima u abecednom katalogu.

Servis i podrška BOSS-Referent

Podrška implementiranih sustava za elektroničko upravljanje dokumentima BOSS-Referent moguća je u osnovnoj i proširenoj verziji:

• Jamstvenu (osnovnu) podršku osigurava proizvođač, BOSS-Referent.
• Proširenu tehničku podršku pružaju BOSS-Referent partneri.
• BOSS-Referentni tečajevi

Tvrtka BOSS-Referent pruža obuku u Moskvi na sljedećim tečajevima:

• “Metodologija implementacije EDMS BOSS-Referent”
• “Osnove administracije EDMS BOSS – Referent”
• Obuka stručnjaka od partnera tvrtke BOSS-Referent u okviru affiliate programa je besplatna.

Priča

U siječnju 2012. postalo je poznato da se u IT grupi ozbiljno promijenila struktura upravljanja ECM praksom (upravljanje sadržajem poduzeća, pohrana korporativnih informacija, uključujući upravljanje elektroničkim dokumentima, EDMS).

U prosincu 2011. pojavila se 100%-tna podružnica društva za upravljanje grupe Business Logic 2.0, koja će se uz implementaciju ECM-a baviti novim smjerom grupe - sustavima upravljanja poslovnim procesima (BPM).

Do ovog trenutka ECM praksu predstavljao je dugogodišnji EDMS programer „Boss-Referent“ i „IT Information Management“, kreiran u travnju 2011., koji implementira sličan softver. Prije stvaranja Informatičkog menadžmenta kao zasebne tvrtke, implementaciju je predstavljao odjel integratora.

Smjer je važan za grupu. Kako Tagir Yapparov, predsjednik upravnog odbora IT-a, kaže za CNews, tijekom prošle godine praksa ECM iznosila je oko 500 milijuna rubalja. prihod. S ukupnim prihodom za 2010., prema ocjeni “CNews100: ruske najveće IT tvrtke,” 4,7 milijardi rubalja. Što se tiče broja zaposlenih, prema novom generalnom direktoru “Business Logic” i “Boss Referent” Maria Kamennova, trenutno radi oko 230 ljudi u smjeru, od kojih je oko 180 zaposlenika u implementaciji. Krajem 2010. godine, prema ocjeni CNewsa, u IT grupi radilo je ukupno 1550 ljudi.

Prije dolaska Kamene čete bili su podređeni različitim ljudima. Implementacijska tvrtka - Georgy Podbutsky, koji je ostao u Business Logic-u kao zamjenik direktora odgovoran za ECM. Programere je vodio Andrey Grib, koji sada napušta IT. Yapparov svoj odlazak pripisuje činjenici da se "nisu svi menadžeri integrirali u novu matričnu strukturu, koja predviđa veće delegiranje odgovornosti".

Pravno, Boss Referent je ostao organizacija neovisna o Business Logicu, koja je također u potpunom vlasništvu društva za upravljanje grupacijom, kaže Yapparov. Međutim, izvor CNewsa u skupini uvjeren je da govorimo o potpunom preraspodjeli razvoja EDMS-a implementatorima. “Nije se stvar ograničila samo na Gribov odlazak, ljudi iz tvrtke implementatora došli su i na druga rukovodeća mjesta u Boss-Referentu”, kaže. - Dugo je postojala normalna poslovna unutarnja konkurencija među strukturama, a bilo je i međusobnih optužbi za propuste. Tijekom proteklih godina u provedbi se promijenilo nekoliko direktora. Sada je “šef referent” postao potpuno ovisan o implementatorima.”

Unatoč potresu režije, Tagir Yapparov namjerava svake godine udvostručiti prihode od svog rada, tj. Ove godine trebao bi dosegnuti milijardu rubalja. Danas je potpisan ugovor između Business Logica i njemačkog BPM developera Metasonic. Planovi su još uvijek u tijeku za podršku višeplatformskih “Boss Referenta”: Lotus, Microsoft Sharepoint, FileNet, JBOSS, mobilne verzije za iOS i Android. Prema tvrdnjama anonimnog sugovornika CNewsa, tijekom reorganizacije tvrtku je napustio niz programera te će se za realizaciju tih planova morati zaposliti novi. Nedavno je IT najavio praksu u ECM području.

Upravljački dokumentacijski sustav BOSS-Referent je programski paket koji organizacijama omogućuje stvaranje učinkovitih sustava za elektroničko upravljanje dokumentima i uredsku automatizaciju te time osigurava značajno povećanje učinkovitosti upravljačkih struktura. Konkretno, stvaranje takvih sustava u organizaciji omogućuje:

Povećati brzinu donošenja odluka i njihovu kvalitetu

Pojačati kontrolu izvedbene discipline

Povećajte upravljivost organizacije

Povećajte produktivnost pojedinih zaposlenika, radnih grupa i organizacije u cjelini.

Sustav BOSS-Referent ima veliki broj implementacija i namijenjen je poduzećima različitih veličina i oblika vlasništva:

• Velika trgovačka poduzeća i holdingi
• Savezne vlasti
• Tijela regionalne uprave i druga poduzeća u državnom vlasništvu
• Zemljopisno raspoređena poduzeća
• Poduzeća sa složenim organizacijskim strukturama
• Tvrtke s velikim volumenom protoka dokumenata
• Male, brzorastuće tvrtke.

Funkcionalnost sustava BOSS-Referent mogu koristiti i menadžeri i voditelji odjela, informatičari, službenici, rukovoditelji, tajnici i drugi zaposlenici poduzeća, zahvaljujući širokom rasponu automatiziranih poslovnih procesa:

• Rad s internim dokumentima organizacije
• Obrada ulaznih i izlaznih dokumenata
• Upravljanje vanjskim kontaktima
• Rad s ugovorima o organizaciji
• Organizacija kanala vijesti i konferencija
• Vođenje imenika organizacije u elektroničkom obliku
• Inženjerska podrška za poslovne objekte organizacije
• Organizacija i planiranje događanja.

Sustav za elektroničko upravljanje dokumentima izgrađen na temelju sustava upravljanja dokumentacijom BOSS-Referent može se konvencionalno prikazati kao skup od nekoliko slojeva.

• Hardver: poslužitelji, klijentske radne stanice, lokalne mreže, modemi, pisači, skeneri, besprekidni izvori napajanja i ostala tehnička oprema.
• Operativni sustav: mrežni operativni sustav Windows, Linux, drugi i transportni protokoli koji objedinjuju sav hardver u jedinstveni kompleks.
• Lotus Notes/Domino je aplikacijska softverska platforma koja je dodatak mrežnom operativnom sustavu i uključuje alate za pohranu dokumenata, replikaciju podataka (sinkronizaciju), pretraživanje cijelog teksta, e-poštu i druge važne mehanizme.
• BOSS-Referent - aplikacijski međusobno povezani programski moduli koji rade u Lotus Notes/Domino okruženju i podržavaju poslovne procese upravljanja i djelomično funkcionalnog protoka dokumenata.
• Organizacijska i regulatorna podrška: propisi, pravila rada, upute za korisnike i administratore sustava itd.

BOSS-Referent uključuje skup međusobno povezanih podsustava dizajniranih za stvaranje sustava za elektroničko upravljanje dokumentima i uredsku automatizaciju:

• Rječnici za cijeli sustav
  • Imenik organizacije
  • Rječnici
  • Vanjski primatelji
• Usluge na razini cijelog sustava
  • Koordinacija
  • Narudžbe
  • Sklopka
  • Predlošci
  • Zapisničar
  • Kabinet
  • Sustav pretraživanja
  • Pufer
  • Elektronička pohrana slika
  • Protokol
• Funkcionalni podsustavi
  • Ured
  • Dokumentacija
  • Uredske bilješke
  • Vanjski kontakti
  • Kontrola ugovora
  • Inženjerska podrška
  • Konferencije
  • Vijesti

Velik doprinos praktičnosti i brzini implementacije BOSS-Referenta daje dobro izgrađena arhitektura sustava koja se temelji na otvorenosti i modularnosti.
Modularnost je osigurana specijaliziranom bazom podataka “Switch” koja služi kao “Kontrolni centar” cijelog BOSS-Referent SDOU. Ovaj neovisni, funkcionalno cjeloviti modul sadrži podatke o trenutnoj konfiguraciji sustava i potrebnom programskom kodu za organizaciju interakcije između baza podataka. Sve baze podataka automatski se registriraju u switchu tijekom instalacije.
Druga važna funkcija koju obavlja baza podataka Switch je konfiguracija korisničkih radnih stanica. Pod konfiguracijom se podrazumijeva skup sistemskih baza podataka registriranih u zasebnom preklopniku i potrebnih za rad korisnika različitih odjela tvrtke. Uvođenje EDMS-a u nekoliko konfiguracija omogućuje svakom zaposleniku da radi samo sa svojim vlastitim bazama podataka. Pomoću prekidača možete stvoriti neograničen broj konfiguracija različitih stupnjeva složenosti, potpuno ponavljajući postojeću shemu protoka dokumenata u poduzeću. Prekidač brzo povezuje sve dodatne module sa sustavom i također se kreće bazama podataka.
BOSS Referent je otvoren za programere. Bilo koju BOSS-Referent bazu podataka mogu mijenjati programeri kupca. Osim toga, vlasnička baza podataka može se dodati u BOSS-Referent SDOU, podložno određenim pravilima i ugovorima.
Nove baze podataka, obrasci, pogledi, agenti i elementi dizajna mogu se kreirati u sustavu korištenjem standardnih razvojnih alata Lotus Domino Designer. Osim ugrađenih razvojnih alata, IT Co. kupcu nudi i poseban alat za razvojne programere - Toolkit, koji vam omogućuje brzo kreiranje vlastitih baza podataka i njihovu integraciju s BOSS-Referentom bez narušavanja integriteta sustava, kao i kao i promijeniti bilo koji modul svog informacijskog okruženja.

Ovdje možete detaljno pročitati sve promjene u verziji 2.56.1.

3 Funkcionalni modul „Ured” Puni ciklus rada s dolaznom i odlaznom korespondencijom: Korištenje predložaka za kartice dokumenata Registracija korespondencije Slanje dokumenata na razmatranje, unos rezolucija Formiranje listova za upoznavanje Praćenje lokacije originalnog papirnatog dokumenta Izvršenje, upoznavanje, slanje „za use” ​​Skeniranje dokumenata i obrada dokumenata primljenih preko i sa fax poslužitelja Rezervacija brojeva za odlazne dokumente Podrška za centralizirane, decentralizirane i mješovite oblike protoka dokumenata

4 Napravite RC za dolazni dokument, kreirajte novu drugu ugovornu stranu iz kartice dokumenta, provjerite ponovljenu registraciju dokumenta, navedite dnevnik registracije za ovu vrstu dokumenta, navedite datum dospijeća i dolaznu rezoluciju 1) ispišite naljepnicu ili karticu koristeći barkod 2) priložite skeniranu sliku dokumenta: s lokalnog diska sa skenera (običnog ili skeniranog s barkodom)

5 Podrška za registraciju za složene registracijske brojeve. Postavljanje šablona numeriranja za sve vrste dokumenata. Mogućnost korištenja više formata za jedan brojač. Na dokument se stavlja registracijski pečat, broj i crtični kod. Moguće je koristiti pojednostavljenu RC - ekspediciju.

6 Pregled Mogućnost pregleda dokumenta od strane više djelatnika. Mogućnost korištenja standardnih ruta za dolazne dokumente. Sposobnost stvaranja nacrta rješenja i korištenja predložaka rješenja stavlja dokument pod kontrolu određivanjem vrste kontrole odabir kontrolora ili kontrolne jedinice ručno dodavanje odlomka rezolucije ili pregled/uređivanje prethodno stvorenog nacrta rezolucije iz predloška

7. stavak rješenja Navedeni su odgovorni izvršitelj i suizvršitelji, predmet, pojam i kontrolna osoba. Za kontrolne točke rezolucije izrađuju se upute, a za nekontrolne točke dokument se šalje na pregled. evidentirati prijenos originala kreirati nalog s periodičnom kontrolom

8 Instrukcije Izvršitelj prima obavijest o primitku instrukcije za izvršenje. Autor i kontrolor naloga mogu: prilagoditi rok izvršenja, promijeniti izvršitelje, otkazati instrukcije Autor, kontrolor i izvršitelji primaju obavijesti o kršenju rokova izvršenja.

9 Izvršenje naloga Izvršitelj naloga može: kreirati novi nalog na temelju svog naloga (lanac naloga), po potrebi unijeti izvješće o izvršenju za suizvršitelje kreiranjem novog dokumenta, preuzimanjem izvješća iz naloga suizvršitelja ili podređenog naloga, postavljanje priloga, poveznica na prethodno pripremljeni dokument, samo komentar na izvršenje, postavljanje izvješća o izvršenju naloga

10 Kontrola izvršenja Autor i kontrolor naloga mogu odobriti nalog ili ga vratiti na doradu. Kontrola izvedbene discipline: izvješća o izvedbenoj disciplini (ReportsMan report generator). nalog je izvršen nalog kasni nalog se izvršava kontrolor može odobriti nalog izravno u dokumentnoj kartici

12 Priprema odlaznih 1. Ispunite polja kartice; obavezna polja su označena ikonom; neka polja se mogu popuniti standardno; vrijednost se upisuje direktno u polje; moguće je ispuniti polja Republike Kazahstana bez korištenja miša; podaci o registraciji mogu se promijeniti u fazi registracije

13 Priprema odlazne 2. Stavite dokument, unesite tekst u polje „Sadržaj“, dodajte privitak s lokalnog diska iz baze podataka Predlošci iz skenera Privitak se može unaprijed priložiti uz predložak kartice. Administrator sustava može ograničiti veličinu privitka.

15 Priprema odlaznog 3. Napravite rutu promjenom postojeće rute Ruta se može postaviti: 1) “kruto” - ne možete mijenjati odobravatelje i redoslijed odobravanja 2) “fleksibilno” - možete brisati i dodavati odobravatelje 3) vi možete dodati nove, ali ne možete izbrisati zadane. Parametri se konfiguriraju za svaku fazu odobrenja.

21 Odobrenje dokumenata Dodatno odobrenje i Delegiranje Dodatno. approval – dodatna grana odobrenja. Dokument sadrži vizu glavne osobe koja odobrava, bez obzira na odluke dodatne osobe. koordinirajući Delegiranje – dokument sadrži vizu zaposlenika na kojeg je delegirano odobrenje.

28 Modul “Žalbe građana” Puni ciklus obrade usmenih i pisanih žalbi: Registracija žalbe Pregled Formiranje rješenja, izvršenje Priprema i odobravanje odgovora na žalbu Formiranje povezanih zahtjeva vanjskim organizacijama Registracija odgovora na zahtjeve vanjskih organizacija

30 Autori žalbi Rad s autorima žalbi: Mogućnost povezivanja imenika „Klasifikator adresa Rusije” (KLADR) Puni podaci o autoru: puno ime, adresa, mjesto rada, društveni status, beneficije itd. EDMS BOSS-Referent ima položen FSTEC certifikat potreban za certifikaciju za klasu zaštite osobnih podataka na razinama 2-4.

31 Podrška procesima odlučivanja Vrste dokumenata koji se obrađuju u procesu odlučivanja: U sustavu BOSS-Referent dokumentacijska komponenta procesa odlučivanja je automatizirana. ORD aplikacija Interni memorandum Ugovor Nacrt izlaznog dokumenta Poslovni procesi u modulu „Odlučivanje“ implementirani su standardnim procesima odlučivanja.

32 Funkcionalni modul „Odlučivanje” U bazi podataka Odlučivanje se provodi: Formiranje rute dokumenta Promjena rute „u hodu” Kontrola kretanja dokumenta Registracija dokumenata (uključujući automatsku registraciju) Rezervacija brojeva za ugovore, operativne naloge i nacrti izlaznih dokumenata Podrška za rad s odobrenjima, upoznavanje i distribucija Formiranje naloga za dokumente i kontrola njihovog izvršenja 37 Usluga obavješćivanja O svim događajima u sustavu, kao i radnjama koje je potrebno izvršiti u sustavu, korisnik se informira putem obavijesti koje stižu: Obavijesti se dijele na: Zadatke Informativne poruke u bazi Kabinet (prikazuju se u Dnevniku na početnoj stranici) u Lotus Notes poštanski sandučić ili drugi mail sustav

arapski bugarski kineski hrvatski češki danski nizozemski engleski estonski finski francuski njemački grčki hebrejski hindski mađarski islandski indonezijski talijanski japanski korejski latvijski litavski malagaški norveški perzijski poljski portugalski rumunjski ruski srpski slovački slovenski španjolski švedski tajlandski turski vijetnamski

definicija - BOSS-Referent BOSS-ReferentMaterial iz Wikipedije - besplatne enciklopedije

Sustav BOSS-Referent dizajniran je za automatizaciju upravljanja dokumentima i uredskim radom. Stvoren 1996., danas je EDMS BOSS-Referent jedan od vodećih na ruskom tržištu rješenja klase ECM (Enterprise Content Management). Od svih EDMS radnih stanica instaliranih u 2008. godini, 25%, odnosno svaka 4. implementirana je na sustav BOSS-Referent (prema pregledu EDMS tržišta DSS Consultinga).

Najveći EDMS u Rusiji izgrađen je na platformi BOSS-Referent u Federalnoj poreznoj službi Ruske Federacije (FTS) - više od 85.000 korisnika, au tvrtki MTS - sustav ujedinjuje više od 25.000 zaposlenika.

Kome je namijenjen EDMS BOSS-Referent?

Korisnici sustava za upravljanje elektroničkim dokumentima BOSS-Referent su federalne i regionalne vlasti, državna unitarna poduzeća, komercijalna društva, uključujući i holding kompanije s velikom granskom strukturom i male organizacije.

Automatizacija upravljanja dokumentima uz pomoć BOSS-Referenta dovodi do povećanja produktivnosti zaposlenika, lakšeg pristupa informacijama za donošenje upravljačkih odluka, poboljšanja izvedbene discipline, a posljedično i ukupnog povećanja kvalitete upravljanja.

Koje zadatke upravljanja EDMS BOSS-Referent pomaže riješiti?

• organizirati učinkovit rad s ugovorima;
• učiniti interni korporativni protok dokumenata što je moguće bez papira;
• automatizirati protok dokumenata federalnih ili regionalnih vlasti;
• osigurati kvalitetnu kontrolu izvršenja uputa rukovoditelja;
• povećati učinkovitost obrade aplikacija;
• implementirati dokumentaciju projekta i mogućnost timskog rada;
• uspostaviti upravljanje dokumentima unutar sustava upravljanja kvalitetom.

Kakve rezultate daje implementacija EDMS BOSS-Referenta?

U vlasti:

• poboljšanje kvalitete javnih usluga;
• poboljšanje izvedbene discipline, povećanje upravljivosti;
• povećanje transparentnosti i otvorenosti djelovanja;
• smanjenje troškova potpore radu državnih tijela;
• stvaranje temelja za sveobuhvatni informacijski sustav kao što je “elektronička uprava” (međuresorski protok dokumenata, EAR-ovi, arhivi, portali državnih službi).

Za trgovačka društva:

• povećana upravljivost;
• brz odgovor na promjene;
• povećanje konkurentnosti poduzeća na tržištu.

Razdoblje povrata sustava kreće se od šest mjeseci do 2 godine.

Automatizirani procesi

Sustav BOSS-Referent dizajniran je za automatizaciju protoka dokumenata i procesa upravljanja.

Sustav uključuje funkcionalnost koja vam omogućuje implementaciju:

Podrška za procese odobravanja

• omogućuje korištenje standardnih i stvaranje specijaliziranih procesa;
• predviđa mogućnost izmjene popisa osoba koje daju odobrenje, vrste i vremena izdavanja odobrenja;
• omogućuje kontrolu procesa odobravanja;
• pruža informacije o verzijama dokumenata i povijesti odobrenja.

Kontrola izvršenja naloga

• osigurava knjigovodstvo svih izdanih naloga;
• omogućuje vam praćenje pravodobnosti izvršenja naloga i opterećenja stručnjaka;
• generira statistiku o izvršenju naloga i obradi dokumenata.

Rad s dolaznom i odlaznom korespondencijom

• osigurava registraciju primljene korespondencije u različitim vrstama;
• podržava registracijske brojeve bilo koje složenosti;
• omogućuje međusobno povezivanje dokumenata;
• omogućuje nametanje odluka i pripremu nacrta odluka;
• osigurava rad više ureda unutar jedinstvenog informacijskog prostora.

Više detalja o mogućnostima sustava možete pronaći na web stranici proizvođača.

Prednosti

EDMS BOSS-Referent ima niz jedinstvenih komercijalnih i tehnoloških prednosti koje sustavu osiguravaju vodstvo na ruskom tržištu rješenja za upravljanje dokumentima.

Sustav zadovoljava potrebe i velikih i malih organizacija bilo koje industrije i omogućuje državnim tijelima stvaranje složenih informacijskih sustava, uključujući EAR-ove, portale, pravno značajan protok dokumenata i arhive.

Prednosti BOSS-Referent EDMS određene su širokim mogućnostima IBM Lotus platforme, visokotehnološkom arhitekturom i bogatim iskustvom implementacije. Mogu se istaknuti sljedeće prednosti rješenja:

User-friendly sučelje

EDMS BOSS-Referent dizajniran je za poboljšanje učinkovitosti organizacije u cjelini, a posebno njenih zaposlenika. Važan čimbenik koji utječe na to koliko se brzo zaposlenici uključuju u rad s novom aplikacijom i koliko brzo se standardne operacije implementiraju u sustav elektroničkog upravljanja dokumentima jest ono što se naziva upotrebljivost - korisničko sučelje usmjereno na osiguravanje maksimalne psihološke i estetske pogodnosti za korisnika za rad s aplikacijom. BOSS-Referent je praktičan i jednostavan za korištenje

Sučelje sustava BOSS-Referent trenutno je intuitivno za obične korisnike i jedno je od najprikladnijih za korištenje među sličnim sustavima.

"Dnevno" i "Vlasnik kartice"

Počevši od verzije 3.2.1, sustav ima implementiranu početnu stranicu koja sadrži stavke koje se stalno koriste u radu - rokovnik i držač posjetnice.

Konceptualno, početna stranica je individualna automatizirana radna stanica (AWS). To znači da svaki korisnik može konfigurirati komponente stranice tako da mu bude zgodno raditi, a glavni alati sustava uvijek su mu pri ruci.

Samo informacije koje su vam potrebne

Sučelje BOSS-Referent sustava dizajnirano je tako da različite skupine korisnika mogu raditi brže i s većom pogodnošću: na raspolaganju su im samo alati i podaci koji su im potrebni.

Korisnici se mogu podijeliti u sljedeće skupine prema zadacima koje moraju riješiti u radu sa sustavom:

• izvršitelji - ispunjavaju kartice dokumenata, šalju dokumente na odobrenje i potpisivanje, prate napredak dokumenata, izvještavaju o uputama uprave;
• voditelji - donose odluke o dokumentima (koordiniraju i potpisuju dokumente), prate provedbu uputa;
• Službenici - primaju, evidentiraju, šalju dokumente, prate radnu disciplinu.

Za svaku grupu korisnika sučelje čak i istog dokumenta bit će različito.

Potpuni pristup webu

BOSS-Referent ima potpuno funkcionalnu web verziju koja podržava sve korisničke funkcije. Tako je s EDMS BOSS-Referentom moguć potpun rad korisnika kako u Lotus Notes klijentu tako i putem web preglednika.

Prilagođenost korisniku

Rad s BOSS-Referent EDMS na webu praktički se ne razlikuje od rada u Lotus Notes klijentu.

Sučelje obje verzije je identično - alati, kartice dokumenata i principi navigacije sustavom su isti. Ako korisnik radi s obje verzije, na primjer, u uredu se koristi Lotus klijent za pristup, a web preglednik se koristi za pristup od kuće, tada neće morati učiti pravila za rad sa svakom verzijom - ona su identična za obje verzije.

Kada je prikladno koristiti web pristup sustavu?

Ispravnije bi bilo da organizacija radi s BOSS referentom putem web sučelja pod sljedećim uvjetima:

• kada je organizacija usvojila email klijent koji nije Lotus kao korporativni standard, svakako ga nije preporučljivo zamijeniti, a rad s dokumentima može se implementirati putem internetske verzije sustava;
• kada značajan dio korisnika EDMS-a čine mobilni korisnici, kojima je prikladnije pristupiti sustavu s bilo koje točke opremljene pristupom Internetu;
• ako politika informacijske tehnologije organizacije uključuje korištenje aplikacija dostupnih putem web sučelja gdje god je to moguće;
• ako organizacija ima vrlo velik broj korisnika u geografski udaljenim uredima, korištenje web verzije omogućuje vam da ubrzate implementaciju EDMS-a i smanjite troškove projekta.

Tehničke značajke

Za konfiguraciju web pristupa sustavu BOSS-Referent nije potreban dodatni poslužitelj: mogućnost rada korisnika s web verzijom ostvaruje se dodatnom konfiguracijom Lotus Domino poslužitelja. Isti poslužitelj također se koristi za podršku korisnicima koji rade u Lotus klijentu.

Autentifikacija korisnika sustava pri radu na webu provodi se na jedan od tri načina:

• korištenje Lotus Domina (jedina moguća opcija za korisnike koji kombiniraju rad putem weba i debelog klijenta);
• putem Active Directory (možete koristiti Winlogon komponentu);
• pomoću LDAP-kompatibilnog imenika.

Obavijesti primljene u e-mailovima korisnika prilikom rada na webu su u obliku html poveznica (umjesto Lotus poveznica koje se koriste pri radu u Lotus klijentu e-pošte).

Za korištenje web pristupa ne morate preuzimati ActivX elemente i Java applete. Nakon što korisnik ima priliku raditi na webu, jednostavno ulazi na vezu koju je odredio administrator, prolazi autentifikaciju, nakon čega odmah može raditi s punom verzijom sustava.

Brza automatizacija procesa

Što je potrebno za brzu implementaciju EDMS-a? Za to je potrebno u kratkom vremenu postaviti procese (regulacije) rada s dokumentima u sustavu.

Stoga BOSS-Referent dolazi sa skupom unaprijed konfiguriranih procesa za rad sa standardnim dokumentima, koje je potrebno samo prilagoditi za određenog kupca. Sustav također sadrži dizajnerske elemente dizajnirane za brzu izgradnju iz „kockica“ procesa za obradu specijaliziranih dokumenata (kao što je, primjerice, proces odobravanja zahtjeva za kredit). To vam omogućuje značajno smanjenje vremena implementacije i prilagodbe sustava zahtjevima kupaca.

U svakoj organizaciji postoje pravila za rad s dokumentima, koja mogu, ali i ne moraju biti evidentirana u obliku pravilnika (ili pravilnika), te se moraju uzeti u obzir pri automatizaciji poslovanja. Uredba određuje što se događa s dokumentom u različitim fazama njegova životnog ciklusa. Kod implementacije sustava automatizacije upravljanja propisi se implementiraju u obliku elektroničkih upravnih propisa (ERA). U EDMS BOSS-Referentu elektronički propisi nazivaju se „proces donošenja odluka“ (npr. „postupak donošenja odluke o ugovoru“ ili „proces donošenja odluke o dopisu“).

Elementi bilo kojeg "Procesa donošenja odluka" (propisi)

“Proces donošenja odluke” formira se iz kartice dokumenta i rute dokumenta.

Kartica dokumenta je ekranski obrazac koji konfigurira administrator i sadrži atribute dokumenta i sam dokument u obliku skenirane elektroničke slike ili nacrta dokumenta, npr. u Microsoft Word formatu.

Ruta dokumenta slijed je faza obrade dokumenata koje je za vrste dokumenata konfigurirao administrator sustava. Ruta može uključivati ​​sljedeće faze obrade dokumenata:

• Priprema;
• koordinacija;
• potpisivanje;
• izjava;
• registracija;
• izvršenje;
• prijenos u arhivu.

Faza "koordinacije" može se sastojati od jedne ili više faza. Svaka faza se stvara pomoću jednog od sljedećih blokova odobrenja:

• paralelno;
• sekvencijalno;
• s prijelazima prema uvjetima.

Postavljanje “Procesa donošenja odluka” (Propisi)

Cjelokupni tijek dokumenata koje obrađuje bilo koja organizacija može se podijeliti na dokumente koji su tipični za veliku većinu organizacija i specijalizirane dokumente, obično proizvodne prirode (u bankama - to su zahtjevi za kredit, u konzultantskim tvrtkama - izvješća itd. ).

BOSS-Referent sadrži unaprijed konfigurirane procese za rad sa standardnim dokumentima, a također vam omogućuje sastavljanje specijaliziranih procesa iz "kockica" dizajnera ugrađenih u sustav.

Postavljanje standardnih procesa

Osnovna verzija sustava BOSS-Referent uključuje 5 unaprijed konfiguriranih “Procesa donošenja odluka” za standardne dokumente (koriste se u velikoj većini organizacija):

• ugovori;
• organizacijski i administrativni dokumenti;
• nacrti izlaznih dokumenata;
• memorandumi;
• aplikacije.

Za ove procese sustav BOSS-Referent implementira standardne rute dokumenata i standardne kartice dokumenata. Ugrađeni procesi su univerzalni i administrator ih može mijenjati pomoću jednostavnih postavki.

Strukturu kartice za bilo koji od 5 standardnih procesa konfigurira administrator sustava. Neka se polja mogu ispuniti prema zadanim postavkama, a neka se polja mogu ispuniti pomoću priručnika sustava.

Rute za unaprijed konfigurirane procese već su definirane u sustavu i sastoje se od gore opisanih faza obrade dokumenata i blokova odobrenja. Administrator sustava može konfigurirati proces odobravanja pomoću blokova odobrenja, kao i definirati zaposlenike uključene u odobravanje, potpisivanje i odobravanje dokumenata.

Stvaranje prilagođenih procesa

Za tvrtke koje koriste specijalizirane dokumente (primjerice zahtjeve za kredit) u BOSS-Referentu moguće je brzo dizajnirati potrebne specijalizirane rute i kartice dokumenata.

Stvaranje specijalizirane rute provodi se korištenjem Lotus Workflow Architecta iz standardnih faza obrade dokumenata i blokova odobrenja ugrađenih u sustav (gore opisano).

Za izradu kartica za specijalizirane dokumente koji uključuju bilo koju potrebnu kompoziciju polja, koriste se alati Lotus Domino Designer.

Nakon izrade kartice i rute, proces se konfigurira na isti način kao i za standardne procese.

Optimalno za distribuirana okruženja

BOSS-Referent jedno je od najboljih rješenja dostupnih na ruskom tržištu za organiziranje učinkovitog protoka dokumenata u organizacijama s geografski raspoređenom strukturom, što je dokazano nizom uspješnih projekata, uključujući:

• Najveći EDMS u Rusiji izgrađen je na platformi BOSS-Referent - broj korisnika sustava elektroničkog upravljanja dokumentima u Federalnoj poreznoj službi Ruske Federacije (FTS) prelazi 85.000, sustav je implementiran u teritorijalnim tijelima Savezna porezna služba svih subjekata Ruske Federacije, sustav podržava više od 350 poslužitelja;
• Najveći EDMS u komercijalnom sektoru stvoren je na BOSS-Referentu u MTS-u - sustav ujedinjuje više od 25.000 zaposlenika iz odjela tvrtke u Rusiji i nizu zemalja ZND-a u jedinstveni informacijski prostor, a njegov rad podržava više od 100 poslužitelji.

Učinkovitost sustava za elektroničko upravljanje dokumentima u distribuiranom okruženju ovisi o tome koliko je dobro organizirana dostava dokumenata korisnicima koji se nalaze na međusobnoj udaljenosti. Naime, svi korisnici koji rade u EDMS-u, bez obzira na njihovu lokaciju, moraju imati pristup svim dokumentima potrebnim za njihov rad. U BOSS-Referentu su sve funkcije sustava implementirane tako da mogu ispravno raditi u uvjetima teritorijalne raspoređenosti.

Za rad u distribuiranom okruženju sustav BOSS-Referent koristi sve prednosti Lotus Domino platforme, kao i vlastiti transportni mehanizam. Uz njihovu pomoć, sustav pruža sljedeće mogućnosti:

• Implementirano je načelo “elektronički dokument se dostavlja samo tamo gdje je korisniku potreban za rad”. To znači da ako se dokument obrađuje u središnjem uredu tvrtke i jednoj od njezinih podružnica, tada se dokument mora nalaziti na ta dva mjesta i nigdje drugdje;
• Prilikom prijenosa dokumenta (primjerice onog koji je na odobrenju) na drugo mjesto, zajedno s njim šalju se i svi popratni dokumenti;
• Dostava dokumenata, uputa i podataka vrši se u paketu i događa se gotovo trenutno. U ovom slučaju nema potrebe za izvođenjem složenih postavki za prava poslužitelja i replikaciju;
• Transportni mehanizam BOSS-Referent ima funkciju zajamčene dostave paketa dokumenata – ukoliko paket nije isporučen u cijelosti sustav ga ponovno šalje, a ako je paket nemoguće dostaviti obavještava administratora. Kako bi otkrio razloge neuspjeha isporuke, administrator može koristiti alat za dijagnosticiranje procesa prijenosa podataka;

Administracija sustava BOSS-Referent koji radi u distribuiranom okruženju jednostavna je kao administracija jednog mjesta. Istodobno, upravljanje udaljenim uredima moguće je s jedne točke, na primjer iz središnjeg ureda. Dakle, sustav se ažurira na novo izdanje na svim MTS EDMS stranicama preko noći, a provode ga administratori iz središnjeg ureda tvrtke;

• Funkcija podrške za premještanje korisnika omogućuje vam rješavanje problema premještanja korisnika i njihovih dokumenata s jednog mjesta na drugo. Nakon što se korisnik premjesti npr. iz podružnice u središnji ured organizacije, paket svih dokumenata s kojima je korisnik radio prije prijenosa šalje se kao kopija sa poslužitelja podružnice na poslužitelj središnjeg ureda.

Brza implementacija

EDMS BOSS-Referent odlikuje se kombinacijom tri jedinstvene prednosti:

• s jedne strane, sustav kombinira elemente dizajna, te se zahvaljujući tome procesi upravljanja dokumentima mogu vrlo brzo automatizirati;
• s druge strane, zadržao je sve mogućnosti platforme koje omogućuju prilagodbu rješenja svim specifičnim potrebama korisnika;
• Osim toga, arhitektura sustava i metodologija implementacije omogućuju automatizaciju procesa korak po korak, na primjer, započeti s postavljanjem obrade ugovora kako bi organizacija počela raditi u sustavu, a zatim postaviti ostale procese.

Dovoljna su 2 mjeseca da se BOSS-Referent EDMS pusti u komercijalni rad.

To je moguće zahvaljujući sljedećim karakteristikama sustava i metodologiji implementacije:

• Postoje dokumenti koji se obrađuju na isti način u gotovo svakoj organizaciji. Za 5 vrsta ovakvih dokumenata u BOSS-Referentu već su izrađeni standardni procesi. Stoga možete početi raditi sa standardnim dokumentima, na primjer, ugovorima, odmah nakon instalacije sustava.
• Ukoliko se prilikom implementacije sustava ukaže potreba za kreiranjem procesa za obradu specijaliziranih dokumenata koji se koriste u radu zasebne organizacije, to se također može učiniti brzo. Proces se formira od elemenata procesa koji su već implementirani u sustav – sastavljen je od “kockica” poput konstruktora.
• BOSS-Referent ima potpun pristup webu, što korisnicima omogućuje potpuni rad kako u Lotus Notes klijentu tako i putem web preglednika. Ako struktura organizacije uključuje mnoge geografski udaljene podružnice i odjele, tada se vremenski okvir projekta implementacije može značajno smanjiti omogućavanjem web pristupa sustavu svim korisnicima u podružnicama.
• Metodologija za implementaciju BOSS-Referent EDMS razvijena je tijekom godina uspješnih projekata različitih veličina i usmjerena je na implementaciju projekta u kratkom vremenu. Na primjer, kod automatizacije rada sa standardnim dokumentima, 1 mjesec je potrebno za ispitivanje postojećeg tijeka dokumenata u organizaciji i pripremu za implementaciju, drugi mjesec se troši na instaliranje sustava, postavljanje standardnih procesa i obuku korisnika. Odnosno, nakon 2 mjeseca organizacija počinje s probnim radom EDMS-a.

Pouzdanost i performanse

Pouzdanost i performanse sustava BOSS-Referent osigurane su mogućnostima platforme Lotus Domino: pokazatelj pouzdanosti je 24x7, a na jednom poslužitelju može raditi do 1000 korisnika.

Pouzdanost sustava

24x7 pouzdanost BOSS-Referent EDMS-a postiže se organizacijom rada u Lotus Domino softverskom klasteru koji se sastoji od dva (ili više) poslužitelja. Identitet podataka na poslužiteljima uključenim u klaster održavaju replikacije klastera Lotus Domino. Korištenje Lotus Domino klastera pruža:

• otpornost na pogreške sustava - u slučaju kvara glavnog poslužitelja na kojem korisnici rade, automatski se prebacuju na rezervne poslužitelje;
• raspodjela opterećenja na poslužiteljima - korisnici su proporcionalno raspoređeni na različite poslužitelje, što pomaže u poboljšanju performansi sustava.

Performanse sustava

Visoke performanse sustava osigurane su nizom tehničkih rješenja, kao što su:

• raspodjela opterećenja u Lotus Domino softverskom klasteru;
• automatski prijenos obrađenih dokumenata u arhive odgovarajućih modula - nakon završetka rada s dokumentima se premještaju u arhive odgovarajućih modula, dok su dostupne fleksibilne postavke za automatsko arhiviranje i pretraživanje u svim modulima, uključujući i arhivirane;
• pohranjivanje kartica dokumenata i datoteka s prilozima u različite module (za posebno velike količine datoteka, privitke je moguće pohraniti u sustav tipa “elektronička arhiva” - IBM Content Manager ili Saperion), a mjesto pohrane nije vidljivo korisniku, a učinak "privitak je priložen kartici" je sačuvani dokument";
• distribuirani transportni mehanizam, optimiziran za količinu prenesenih informacija i koji radi na principu “dokumenti se pohranjuju i prenose samo na one poslužitelje na kojima su potrebni za rad”.

Razvoj rješenja

Razvoj sustava za elektroničko upravljanje dokumentima BOSS-Referent u okviru jednog projekta moguć je u dva smjera:

• na putu povećanja razmjera sustava;
• na putu proširenja funkcionalnosti.

Za povećanje skale sustava uz održavanje jedinstvenog informacijskog prostora, BOSS-Referent vam omogućuje da:

• Povežite nove korisnike u velikom broju. Mogućnosti sustava BOSS-Referent testirane su na projektima izgradnje najvećeg EDMS-a u Rusiji u Federalnoj poreznoj službi (ukupno planirani broj korisnika trebao bi premašiti 100 tisuća) i MTS-u (sustav zapošljava više od 25 tisuća zaposlenika).
• Povežite nova mjesta (geografski udaljene odjele i podružnice organizacije) s njihovim poslužiteljima. Trenutno rad EDMS-a Federalne porezne službe i MTS-a podržava više od 100 poslužitelja.

BOSS-Referent pruža široke mogućnosti za kvalitetan razvoj sustava - dodavanje novih funkcija - na sljedeće načine:

• Sustav može automatizirati rad sa svim vrstama upravljačkih dokumenata koji se koriste u organizaciji. Procesi za obradu standardnih dokumenata mogu se jednostavno "klonirati" iz već unaprijed konfiguriranih procesa - propisi se kopiraju iu njemu se mijenjaju potrebne postavke. Za specijalizirane dokumente organizacije (kao što su npr. zahtjevi za kredit) kreiraju se specijalizirani procesi pomoću alata Lotus platforme.
• Integracija s drugim proizvodima omogućuje vam da značajno proširite mogućnosti sustava BOSS-Referent, kao i da EDMS postane dio jedinstvenog informacijskog sustava organizacije. Iskustvo izgradnje EDMS-a na platformi BOSS-Referent uključuje primjere uspješne integracije sa sustavima klase HR, ERP, CRM, kao i kreiranje pravno značajnog upravljanja elektroničkim dokumentima;
• Partneri tvrtke BOSS-Referent razvili su module kompatibilne s BOSS-Referent EDMS-om, namijenjene proširenju osnovne funkcionalnosti sustava.

Otvorenost rješenja

EDMS BOSS-Referent jedan je od rijetkih sustava na ruskom EDMS tržištu koji dolazi s otvorenim kodom. Ovo kupcima pruža sljedeće pogodnosti:

• Organizacije koje koriste BOSS-Referent imaju priliku prilagoditi sustav specifičnostima svog rada i razviti vlastite dodatne EDMS module. To je jedinstvena prednost fleksibilnosti BOSS-Referent sustava.
• Sigurnosni timovi korisnika uspjeli su provjeriti sigurnost koda i samog sustava, kao i certificirati njegovu usklađenost s internim sigurnosnim zahtjevima.

Zaštita podataka

Sustav BOSS-Referent certificiran je za usklađenost sa zahtjevima Vodećih dokumenata FSTEC-a Rusije:

• “Sigurnost informacijske tehnologije. Kriteriji za ocjenu sigurnosti informacijskih tehnologija." Procijenjena razina pouzdanosti 4 (EAL4).
• „Zaštita od neovlaštenog pristupa informacijama. Dio 1. Softver za informacijsku sigurnost. Razvrstavanje prema razini kontrole odsutnosti nedeklariranih sposobnosti” (NDV4).

Certifikat OUD4 jamči razinu sigurnosti sustava i ispravan rad sigurnosnih funkcija nužnih za rad s povjerljivim informacijama.

NDV4 certifikat jamči odsutnost “stražnjih vrata” u programskom kodu.

Prisutnost FSTEC certifikata omogućuje vam certificiranje informacijskih sustava izgrađenih na temelju BOSS-Referenta prema sigurnosnoj klasi informacijskog sustava osobnih podataka (ISPD) do "1G" i prema klasi zaštite osobnih podataka u IS-u do " K2” uključujući.

BOSS-Referentni sustavi imaju ugrađenu podršku za kriptografske alate za zaštitu informacija certificirane od strane FSB-a Rusije. Koristeći ove alate, BOSS-Referent implementira:

• korištenje elektroničkog digitalnog potpisa (EDS), koji omogućuje potvrdu autorstva, cjelovitosti i pravne važnosti elektroničkih dokumenata;
• enkripcija podataka, koja omogućuje dodatnu zaštitu informacija sadržanih u elektroničkom dokumentu.

Arhitektura sustava

Sustav za elektroničko upravljanje dokumentima, izgrađen na temelju BOSS-Referenta, sastoji se od nekoliko razina:

• hardver (poslužitelji, klijentske radne stanice, mreže itd.) i platforma (Windows/Linux/Sun operacijski sustav i transportni protokoli), koja kombinira sav hardver u jedinstveni kompleks;
• IBM Lotus tehnološka platforma, koja je “nadgradnja” na mrežnom operativnom sustavu i uključuje Domino poslužiteljsku komponentu i Notesovu klijentsku komponentu;
• BOSS-Referentni sustav, koji je Lotus Domino aplikacija koja se sastoji od modula (baza podataka) u nsf formatu;
• klijentske stranice za korisnike koji mogu raditi koristeći i Lotus Notes klijent i web preglednik.

IBM Lotus je platforma orijentirana na dokumente, što ga čini poželjnijim za EDMS zadatke od relacijskih DBMS-ova.

Moduli

BOSS-Referent ima modularnu arhitekturu. Moduli uključeni u sustav BOSS-Referent međusobno su povezane baze podataka (DB) koje rade u okruženju Lotus Notes/Domino. Ove baze podataka mogu se podijeliti u tri skupine:

Funkcionalni moduli

Dizajniran za obradu upravljačkih informacija i donošenje odluka.

Modul "Ured"

Omogućuje puni ciklus rada za organizaciju s dolaznim i odlaznim dokumentima. Omogućuje kontrolu, snimanje i registraciju korespondencije.

Modul "Odlučivanje"

Dizajniran za automatizaciju poslovnih procesa koji su implementirani u sustav u obliku „Procesa donošenja odluka“, formiranih od dva obvezna elementa: kartice dokumenta i rute dokumenta. Isporuka sustava uključuje unaprijed konfigurirane „procese donošenja odluka“ za standardne dokumente (ugovore, organizacijske i administrativne dokumente, nacrte izlaznih dokumenata, dopise, prijave). Procesi za specijalizirane dokumente (na primjer, zahtjeve za kredit) mogu se brzo dodatno prilagoditi.

Modul "Narudžbe"

Omogućuje postavljanje zadataka za zaposlenike u cijeloj organizaciji stvaranjem zadataka na temelju dokumenata ili neovisnih zadataka i praćenje njihove provedbe. Omogućuje stvaranje povezanih naloga koji tvore "stablo" naloga i praćenje njihove provedbe.

Upute mogu izdavati rukovoditelji na svim razinama. Izvođači mogu pohraniti izvješća o obavljenim poslovima u modulu „Nalozi“. Modul je usko povezan s ostalim bazama sustava (“Odlučivanje”, “Ured”). Nalozi se mogu kreirati kako u samoj bazi „Nalozi“, tako iu drugim modulima sustava („Odlučivanje“, „Ured“), dok se svi nalozi pohranjuju u modulu „Nalozi“.

Rječnici i referentne knjige za cijeli sustav

Dizajniran za pohranjivanje regulatornih i referentnih informacija.

Modul "Imenik organizacije"

Dizajniran za pohranu i ažuriranje podataka o strukturi i zaposlenicima poduzeća. Baza podataka sadrži informacije o odjelima i podružnicama koje su dio organizacije, njihovoj međusobnoj podređenosti, kao io zaposlenicima organizacije, uključujući podatke o kombiniranju radnih mjesta, delegiranju ovlasti i ulogama za obradu dokumenata (odobravač, odobrenje itd.). ). Ovdje se također pohranjuju servisne informacije: o stranicama (poslužiteljima na kojima se radi), vezama, čvorovima, nazivima ureda itd. Podatke iz modula Imenik organizacije koristi većina modula sustava BOSS-Referent.

Modul "Vanjski primatelji"

Dizajniran za pohranu podataka o organizacijama ugovornih strana (kupcima, partnerima, klijentima) i njihovim predstavnicima. "Vanjski kontakti" mogu pohraniti široku paletu informacija - od bankovnih podataka organizacije do broja mobilnog telefona njezinog predstavnika.

U sustavu se podaci iz modula “Vanjski adresati” koriste gdje god je potrebno navesti druge ugovorne strane, npr. kod rada s ugovorima, dolaznim i odlaznim dokumentima itd.

Modul "Rječnici"

Dizajniran za stvaranje i pohranjivanje popisa ključnih riječi koje se koriste za popunjavanje polja za unos u karticama baze podataka sustava. Koristi ga većina modula sustava BOSS-Referent kao referentna knjiga za rječnička značenja. Dodavanje novih zapisa i uređivanje starih provode administratori ili posebno za to određeni djelatnici.

Usluge na razini cijelog sustava

To su moduli koji omogućuju fleksibilnu konfiguraciju funkcionalnih podsustava i pružaju podršku za pomoćne funkcije.

Preklopni modul

To je središnja baza preko koje se konfigurira aplikacija. Sadrži tehnološke informacije o lokaciji ostalih baza podataka sustava BOSS-Referent na poslužiteljima. Baza podataka “Switch” dizajnirana je za rješavanje sljedećih zadataka:

Korisnička navigacija - modul omogućuje navigaciju kroz baze podataka i djeluje kao jedinstvena ulazna točka u sustav za korisnike Prebacivanje modula sustava - uspostavlja veze između baza podataka sustava te s rječničkim i referentnim modulima Konfiguracija korisničkih radnih stanica "Glavna stranica" Modul “Switch” je ulazna točka korisnika u sustav.

Modul "Kabinet"

Spada u skupinu korisničkih servisa. Dizajniran da informira korisnike o njihovim zadacima: ovdje se dostavljaju sve servisne poruke sustava BOSS-Referent. Baza je dostupna svim korisnicima, a svaki korisnik prima samo obavijesti upućene njemu. Sustav vam omogućuje dupliciranje poruka koje stižu na "Račun" u poštanski sandučić korisnika,

Modul "Traži".

Pomoćni modul koji vam omogućuje pretraživanje po skupu atributa kartica dokumenata u bazama podataka „Ured“, „Odlučivanje“ i njihovim arhivama.

Modul "Matičar"

Sadrži skup brojnika (softverskih brojača) koji generiraju registracijske brojeve dokumenata i formate brojnika. Omogućuje vam da fleksibilno konfigurirate različite formate numeratora u skladu s prihvaćenim postupkom organizacije za generiranje registracijskih brojeva za dokumente različitih vrsta. Osim brojača, format može sadržavati različite parametre, npr.: puno ime potpisnika, datum registracije, razdjelnike, indeks predmeta i sl. Za jedan broj može se kreirati više formata.

Arhivski moduli

Namijenjen za pohranjivanje arhivskih dokumenata iz modula “Ured”, “Nalozi”, “Odlučivanje” i srodnih modula “Elektroničke slike”. Za svaki modul kreira se posebna arhivska baza podataka. Dokumenti prebačeni u arhivu iz modula “Ured” i “Odlučivanje” dobivaju status “Za akciju”, status uputa se ne mijenja.

Modul “Postavke odlučivanja”

Pomoćni modul koji služi za izradu standardnih procesa prema kojima će se obrađivati ​​dokumenti u bazi Odlučivanje. Standardna procesna kartica specificira faze i faze obrade dokumenta, postavke za zadane vrijednosti polja dokumenta, djelatnike uključene u obradu (odobravanje, potpisivanje, odobravanje, evidentiranje), kao i djelatnike koji imaju pravo kreirati dokumente.

Modul "Protokol"

Koristi se za snimanje radnji korisnika pri radu s dokumentima u sustavu BOSS-Referent. Podaci iz baze Protokola namijenjeni su samo za uvid i koriste ih službe nadležne za informacijsku sigurnost.