ई-मेल द्वारा पत्राचार के नियमों के उदाहरण. व्यावसायिक पत्राचार करने के नियम

व्यावसायिक पत्राचार को कभी भी कम नहीं आंकना चाहिए। व्यावसायिक बातचीत के साथ-साथ यह आपके करियर में भी अच्छी मदद हो सकती है। या इसके विपरीत, साझेदारी को बर्बाद करें। इसके अलावा, किसी सौदे की सफलता या सहयोगियों का अधिग्रहण एक शब्द पर निर्भर हो सकता है। एक व्यावसायिक छवि सक्षमता से संवाद करने की क्षमता पर आधारित होती है।

एक अच्छा वक्ता जरूरी नहीं कि एक अच्छा लेखक हो। भले ही कोई बिजनेसमैन प्रतिस्पर्धियों का विश्वास जल्दी जीतने में सक्षम हो, लेकिन अगर कोई पार्टनर मेधावी है तो उससे बात करें बैठकें और व्यावसायिक बातचीत आयोजित करता है, तो लिखित दस्तावेज़ सूखे और फीके हो सकते हैं। बहुत से लोग बस कागज की एक खाली शीट पर घंटों बैठे रहते हैं, यह नहीं जानते कि कहां से शुरू करें। व्यावसायिक पत्राचारनियमों और उपकरणों का एक सेट है जिसे किसी भी दस्तावेज़ को सक्षम रूप से तैयार करने के लिए आपको जानना आवश्यक है।

लिखित भाषण की मुख्य विशेषता समान भाषण साधनों का उपयोग और निरंतर दोहराव है। डाक टिकट अक्सर सरकारी पत्राचार में पाए जाते हैं। वो अनुमति देते हैं विचार को अधिक सटीकता से व्यक्त करें, पाठ की विभिन्न व्याख्याओं को हटा दें, जिससे यह अधिक संक्षिप्त हो जाए। दस्तावेज़ या पत्र लिखने के लिए, आप केवल क्लिच के इस सेट का उपयोग कर सकते हैं। मानक वाक्यांशों का उपयोग कई दशकों से लेखन में किया जाता रहा है, इसलिए कोई भी आसानी से पाठ लिख सकता है। आपको शब्दों को चुनने में बहुत अधिक समय खर्च नहीं करना पड़ेगा, क्योंकि वे सभी आपके हाथ में होंगे। स्टाम्प वाक्यांशों का उपयोग करने वाले दस्तावेज़ कुछ ही मिनटों में लिखे जाते हैं और इसके लिए अधिक प्रयास की आवश्यकता नहीं होती है।

व्यावसायिक पत्राचार प्रस्तुति में अत्यधिक भावुकता को स्वीकार नहीं करता है। यह एक तटस्थ स्वर की विशेषता है। मूल्यांकन के भावनात्मक साधनों के स्थान पर तार्किक साधनों का प्रयोग किया जाता है। दस्तावेज़ों में बोलीभाषा या बोलचाल की अभिव्यक्तियों का उपयोग नहीं किया जा सकता है। इसके अलावा, व्यक्तिपरक मूल्यांकन के प्रत्यय (उदाहरण के लिए, छोटे) वाले विशेषणों या शब्दों पर भी वर्जना लगाई जाती है। औपचारिक भाषण में मोडल शब्दों का उपयोग करना भी अवांछनीय है। पाठ लिखते समय, आपको तथ्यों पर ध्यान देने की आवश्यकता है, न कि भावनात्मक घटक पर। दस्तावेज़ को प्रस्तुति के स्पष्ट तर्क का पालन करना चाहिए।

शब्दार्थ सटीकता कोई सरल नियम नहीं है, यह एक महत्वपूर्ण शर्त है जो किसी दस्तावेज़ का व्यावहारिक मूल्य सुनिश्चित करती है। प्रस्तुति का तर्क एक कानूनी घटक के रूप में भी कार्य करता है। यदि आप कोई ऐसा शब्द चुनते हैं जो सामग्री की दो तरह से व्याख्या करता है, तो अर्थ काफी हद तक बदल सकता है। संपूर्ण पाठ अवांछनीय स्वर धारण कर लेगा।

व्यावसायिक पत्राचार में न केवल वाक्यांशों का निर्माण, बल्कि तथ्यात्मक घटक भी महत्वपूर्ण भूमिका निभाता है। दस्तावेज़ में व्यक्त प्रत्येक निर्णय, प्रत्येक विचार को पर्याप्त संख्या में तथ्यों द्वारा समर्थित होना चाहिए। तथ्य स्वयं एक ही प्रकार के या महत्वहीन नहीं होने चाहिए। दस्तावेज़ बनाते समय, जानकारी का सावधानीपूर्वक चयन करना, सभी डेटा की जाँच करना और उनकी सटीकता पर ध्यान देना आवश्यक है। यदि सभी तथ्य इन मापदण्डों पर खरे उतरते हैं तो पाठक आसानी से लिखी गयी बात का अर्थ समझ जायेगा, उसे समझने के लिए अतिरिक्त प्रयास या जानकारी की आवश्यकता नहीं होगी।

इसके अलावा, अधिकांश व्यावसायिक दस्तावेज़ों का उद्देश्य पाठक को राजी करना, अपना दृष्टिकोण बताना है। इस लक्ष्य को प्राप्त करने के लिए सक्षम और ठोस तर्क-वितर्क मुख्य उपकरण है। सत्यापित डेटा, पर्याप्त संख्या में तथ्य और साक्ष्य किसी भी दस्तावेज़ के मुख्य घटक हैं: एक पत्र, एक ज्ञापन या वाणिज्यिक प्रस्ताव.

व्यावसायिक पत्राचार के लिए भाषण शिष्टाचार

सामाजिक शिष्टाचार की तरह, व्यापार संचार शिष्टाचार- यह नियमों का एक समूह है जो समाज में स्थापित है। दस्तावेज़ तैयार करते समय और सहकर्मियों और भागीदारों के साथ लिखित रूप में संचार करते समय मानक को इन नियमों के अनुपालन की आवश्यकता होती है।

कई वर्षों तक, व्यावसायिक पत्राचार व्यक्तिगत पत्राचार से जुड़ा था, इसलिए दस्तावेजों में प्रथम-व्यक्ति क्रियाओं का उपयोग किया जाता था। फिर पत्रों ने एक सार्वजनिक चरित्र प्राप्त करना शुरू कर दिया, और पत्राचार के व्यक्तिगत रूप इस चरित्र के अनुरूप होना बंद हो गए। इसलिए, समय के साथ, व्यावसायिक पत्राचार में उपयोग किए जाने वाले मौखिक सूत्र बदलने लगे।

परिवर्तन की वस्तुएँ मौखिक विनम्रता की अभिव्यक्तियाँ थीं। उन्होंने स्थिर भावों को रास्ता देते हुए व्यावसायिक भाषण को छोड़ना शुरू कर दिया। आज, विशेष स्थिर फॉर्म हैं जो आपको अनुरोध या इनकार, अनुस्मारक या अधिसूचना व्यक्त करने की अनुमति देते हैं। हम समझाना शुरू करेंगे व्यावसायिक पत्राचार की विशेषताएंसर्वनाम के प्रयोग से.

दस्तावेज़ लिखते समय, व्यक्तिगत धारणा का उपयोग नहीं किया जाता है, क्योंकि दी गई जानकारी मानक होती है। व्यावसायिक पत्राचार में व्यक्त रुचियाँ किसी विशिष्ट व्यक्ति द्वारा नहीं, बल्कि संपूर्ण संगठन या उद्यम द्वारा व्यक्त की जाती हैं। दस्तावेज़ों में वर्णित सभी अनुरोध या याचिकाएँ प्रथम पुरुष बहुवचन में व्यक्त की गई हैं, एकवचन में नहीं। अर्थात् सर्वनाम "हम" ग्रहण किया जाता है, "मैं" नहीं। हालाँकि, सर्वनाम "हम" स्वयं नहीं लिखा गया है। सम्बोधन की सामाजिक प्रकृति क्रिया रूप के प्रयोग से व्यक्त होती है। क्रिया का अंत पहले व्यक्ति बहुवचन में प्रस्तुति के प्रकार को सटीक रूप से निर्धारित करता है।

संपार्श्विक प्रपत्रों पर विशेष ध्यान दिया जाता है। निष्क्रिय आवाज़ का उपयोग बेहतर है. उदाहरण के लिए, वाक्यांश "आपने अपने दायित्वों को पूरा नहीं किया है, हीटिंग बैटरियों को बदलनानिर्मित नहीं'' बहुत कठोर लगता है, मानो लेखक इसके लिए किसी विशिष्ट व्यक्ति को दोषी ठहरा रहा हो। निष्क्रिय आवाज़ का उपयोग - "हीटिंग बैटरियों को बदलने के दायित्व पूरे नहीं किए गए" - हमें दायित्वों को पूरा करने में विफलता के तथ्य को इंगित करने की अनुमति देता है, और कोई आरोप नहीं लगाता है। अपराधी निहित हैं, लेकिन विशेष रूप से पहचाने नहीं गए हैं।

उस अधिकारी को उजागर करते समय सक्रिय आवाज़ का उपयोग उचित है जो वर्णित कार्यों का स्रोत है। उदाहरण के लिए, "कानूनी सेवा बताती है..." इस मामले में, सीधे शब्द क्रम का उपयोग करना और क्रिया रूप के रूप में वर्तमान काल को चुनना बेहतर होता है।

निष्क्रिय आवाज़ का उपयोग प्रस्तुत जानकारी की प्रकृति से संबंधित है। यदि कार्रवाई पर ध्यान केंद्रित करना आवश्यक है, न कि कर्ता पर, तो निष्क्रिय आवाज रूपों का उपयोग किया जा सकता है: एक पत्र भेजा जाता है, एक आवेदन प्राप्त होता है, आदि। निष्क्रिय आवाज उन वाक्यों में भी उपयुक्त है जहां वस्तु स्पष्ट है। उदाहरण के लिए, "कार्य की समय सीमा पहले ही निर्धारित की जा चुकी है।"

इसके अतिरिक्त, व्यापार पत्राचार के नियमक्रिया रूप की पसंद को विनियमित करें। अपूर्ण रूप का उपयोग किसी अवांछनीय क्रिया पर ध्यान केंद्रित करने के लिए किया जाता है जो लगातार दोहराई जाती है। उदाहरण के लिए, "श्रमिक लगातार सुरक्षा नियमों का उल्लंघन करते हैं।" सही रूप किसी कार्य की पूर्णता पर जोर दे सकता है, उदाहरण के लिए, "कर्मचारियों ने अपना कर्तव्य शुरू किया।"

हालाँकि दस्तावेज़ों में तटस्थ स्वर होता है, कभी-कभी अतिरिक्त लहजे जोड़ना आवश्यक होता है। इस प्रयोजन के लिए, परिचयात्मक शब्दों और अभिव्यक्तियों का उपयोग किया जाता है। अक्सर, परिचयात्मक संरचनाएं कहानी के स्वर में तनाव को दूर करने में मदद करती हैं। उदाहरण के लिए, वाक्यांश "कृपया अपने कार्यालय में स्थित दस्तावेज़ भेजें" बहुत स्पष्ट लगता है। यदि आप वाक्य बदलते हैं, एक परिचयात्मक शब्द जोड़ते हैं: "हम आपसे दस्तावेज़ भेजने के लिए कहते हैं, जो जाहिर तौर पर आपके कार्यालय में हैं," तो स्वर तटस्थ हो जाएगा, स्पष्टता और तनाव गायब हो जाएगा। परिणामस्वरूप, संपूर्ण प्रस्ताव व्यवहार कुशलता एवं शिष्टता के मानदंडों का अनुपालन करेगा।

एक अन्य उदाहरण किसी दस्तावेज़ को सम्मानजनक स्वर देने को दर्शाता है। वाक्यांश "आपका अनुरोध स्वीकार नहीं किया जा सकता" वाक्यांश "क्षमा करें, आपका अनुरोध संतुष्ट नहीं किया जा सकता" वाक्यांश से काफी अलग है। व्यावसायिक पत्राचार शिष्टाचार के लिए दूसरा विकल्प अधिक स्वीकार्य है। इस तरह आप अपना सम्मान दिखा सकते हैं और अनावश्यक अशिष्टता से बच सकते हैं।

साथ ही, परिचयात्मक संरचनाएँ पाठ को कम शुष्क बनाती हैं। वाक्य "कृपया, यदि संभव हो तो, हमारे उत्पादों की गुणवत्ता निर्धारित करने के लिए एक विशेषज्ञ के रूप में अपने प्रतिनिधि को भेजें" व्यावसायिक शिष्टाचार के नियमों का अनुपालन करेगा।

परिचयात्मक शब्दों और संरचनाओं का उपयोग व्यावसायिक पाठ को कम शुष्क और स्पष्ट बनाता है। उनकी मदद से, आप प्राप्तकर्ता के प्रति सम्मान प्रदर्शित कर सकते हैं, अपनी मित्रता और विनम्रता दिखा सकते हैं। यह आपको प्राप्तकर्ता के पेशेवर गौरव को संरक्षित करने की अनुमति देता है।

"आदरणीय" शब्द का सबसे आम रूप दस्तावेजों और अन्य आधिकारिक ग्रंथों में उपयोग किया जाता है। यदि आप संबोधन के बाद अल्पविराम लगाते हैं, तो वाक्य की व्याख्या प्रतिदिन तटस्थ के रूप में की जाएगी। यदि आप विस्मयादिबोधक चिह्न लगाते हैं, तो यह दस्तावेज़ के महत्व, उसके महत्व को इंगित करेगा।

एक ही पेशे के व्यक्तियों को संबोधित करते समय, अभिव्यक्ति "प्रिय सहकर्मी" (या "प्रिय सहकर्मी", यदि हम बात कर रहे हैंलोगों के एक समूह के बारे में)। आधिकारिक बधाई लिखते समय वाक्यांश "प्रिय साथियों" का अधिक बार उपयोग किया जाता है, क्योंकि इसका भावनात्मक अर्थ होता है। तटस्थ संबोधनों में केवल "सहकर्मी" शब्द का उपयोग होता है।

सभी व्यावसायिक पत्र आधिकारिक दस्तावेज़ नहीं हैं। यह विनियमित करें कि व्यक्तिगत प्रकृति का पाठ लिखते समय, किसी व्यक्ति को उसके पहले नाम और संरक्षक नाम से संबोधित करना बेहतर होता है। उपनाम औपचारिकता जोड़ देगा और संबोधन को अधिक विनम्र और औपचारिक बना देगा।

साझेदारों या संगठनों के बीच संबंधों को स्पष्ट करने के लिए दो भागों वाले पाठ संकलित किए जाते हैं। पहला भाग निर्णय को उचित ठहराता है, दूसरा इस निर्णय पर निष्कर्ष है। पाठ की प्रकृति के आधार पर, इन भागों को अलग-अलग क्रम में व्यवस्थित किया जा सकता है। मनोवैज्ञानिक रूप से, नकारात्मक निर्णय को औचित्य से शुरू करके पत्र के अंत तक ले जाना बेहतर है। यदि निर्णय सकारात्मक है, तो आप इसके साथ पाठ शुरू कर सकते हैं, और फिर औचित्य लिख सकते हैं।

नकारात्मक निर्णय वाला दस्तावेज़ बनाते समय, आपको औचित्य पर विशेष ध्यान देना चाहिए। सबसे सटीक और विस्तृत औचित्य दस्तावेज़ को अधिक सही बनाने और सम्मानजनक स्वर बनाने में मदद करेगा। एक तीव्र इनकार प्राप्तकर्ता के आत्मसम्मान को प्रभावित कर सकता है, जो अक्सर भविष्य के रिश्तों पर बुरा प्रभाव डालता है। यदि आप दस्तावेज़ की शुरुआत में एक विस्तृत और विस्तृत औचित्य रखते हैं, तो इनकार को तीव्र नकारात्मक रूप से नहीं माना जाएगा।

व्यावसायिक पत्राचार के नियम प्रस्तुति में अत्यधिक भावुकता की अनुमति नहीं देते हैं। दस्तावेज़ों और पत्रों को कथात्मक तटस्थता बनाए रखनी चाहिए। यह आपको उन्हें अधिक उद्देश्यपूर्ण बनाने की अनुमति देता है। आप प्राप्तकर्ता के प्रति असभ्य अभिव्यक्ति का प्रयोग नहीं कर सकते या अनादर या व्यवहारहीनता प्रदर्शित नहीं कर सकते। आपको अत्यधिक विनम्र होने से भी बचना चाहिए। व्यावसायिक पत्राचार में "कृपया दयालु बनें" जैसे वाक्यांश नहीं होने चाहिए। विनम्र रूपों का अत्यधिक उपयोग करने की तुलना में शुष्क और सख्त प्रस्तुति का पालन करना बेहतर है।

व्यावसायिक भाषण की तटस्थता और सार्वजनिक प्रकृति का मतलब यह नहीं है कि वार्ताकार को इस बात में कोई दिलचस्पी नहीं है कि उसे व्यावसायिक पत्राचार किसने भेजा है। दस्तावेज़ों पर हस्ताक्षर करने के नियमों को भी नियंत्रित करता है। एक आधिकारिक प्रक्रिया है जिसका पालन किया जाना चाहिए। यदि पत्र पर कंपनी के निदेशक द्वारा हस्ताक्षर किए गए थे, तो उसके जवाब में निदेशक या उसके डिप्टी के हस्ताक्षर भी शामिल होने चाहिए। यदि पत्र पर डिप्टी के हस्ताक्षर हैं तो शिष्टाचार के अनुसार निदेशक इसका उत्तर दे सकता है।

व्यावसायिक पत्र लिखते समय शामिल मुख्य विषयों में से एक अनुरोध है। अनुरोध के साथ उसका औचित्य भी बताना आवश्यक है। अनुरोध पत्र व्यक्तिगत या सामूहिक आवेदन पत्रों के समान पैटर्न के अनुसार लिखे जाते हैं। व्यावसायिक पत्र में अनुरोध प्रस्तुत करने के लिए कई विकल्प हैं:

• प्रथम व्यक्ति एकवचन रूप का उपयोग करना (कृपया...);
• प्रथम पुरुष बहुवचन रूप का उपयोग करना (हम पूछते हैं...);
• तीसरे व्यक्ति एकवचन प्रपत्र का उपयोग करना (संगठन अनुरोध करता है...);
• तीसरे व्यक्ति बहुवचन रूप का उपयोग करना (अध्यक्ष और निदेशक मंडल का अनुरोध)।

व्यावसायिक पत्राचार शिष्टाचार सुझाव देता है कि पत्रों का उत्तर अवश्य दिया जाना चाहिए। प्रतिक्रिया की प्रकृति अनुरोध पत्र की प्रकृति पर निर्भर करती है।

यदि अनुरोध पत्र प्राप्त हुआ है, तो प्रतिक्रिया में तर्क और निर्णय शामिल होना चाहिए कि अनुरोध स्वीकार किया जाएगा या नहीं। यदि कोई प्रस्ताव पत्र प्राप्त हुआ है, तो प्रतिक्रिया में यह निर्णय होना चाहिए कि प्रस्ताव स्वीकार किया जाएगा या नहीं। किसी भी प्रतिक्रिया पत्र में अनुरोध पत्र का एक लिंक शामिल होगा। दस्तावेज़ बनाते समय, सार को सटीक और लगातार बताना और सामग्री की पहचान बनाए रखना आवश्यक है।

यदि आपको कोई त्रुटि मिलती है, तो कृपया पाठ के एक टुकड़े को हाइलाइट करें और क्लिक करें Ctrl+Enter.

किसी भी संगठन की गतिविधियाँ - औद्योगिक या वाणिज्यिक - आंतरिक दस्तावेज़ प्रवाह के बिना अकल्पनीय हैं। सूचित प्रबंधन निर्णय लेना सीधे तौर पर इस बात पर निर्भर करता है कि संगठन में मामलों की स्थिति के बारे में विभिन्न स्रोतों से जानकारी का संग्रह और विश्लेषण पूरी तरह से कैसे किया जाता है। और व्यावसायिक जानकारी के प्रवाह में सबसे महत्वपूर्ण स्थान तथाकथित का है। सूचना और संदर्भ दस्तावेज़: रिपोर्ट, अधिनियम, प्रमाण पत्र, रिपोर्ट, व्याख्यात्मक और आधिकारिक नोट, आदि।
संभवतः, अपने कामकाजी जीवन के दौरान आपने एक से अधिक बार "मैंने आपको ऐसा कहा था!" जैसे अप्रिय स्पष्टीकरण देखे होंगे या उनमें भाग भी लिया होगा। आपने ऐसा क्यों नहीं किया?!” या "यह महीने की पहली तारीख तक हो जाना चाहिए था!" इवान स्टेपनिच को आपको इस बारे में फ़ोन पर बताना चाहिए था!" यह साबित करना लगभग असंभव हो सकता है कि उल्लिखित निर्देश दिए गए थे या नहीं दिए गए थे। इसलिए, "परियों की कहानियों" पर काम न करने, ऐसी स्थितियों में न पड़ने और हर दूसरे दिन यह साबित न करने के लिए कि आप अफ्रीकी महाद्वीप के दो-कूबड़ वाले जानवर नहीं हैं, जानकारी और संदर्भ दस्तावेजों का एक पूरा परिवार है नोट्स कहा जाता है.
उत्पादन, वाणिज्यिक या अन्य गतिविधियों की प्रक्रिया में, एक नियम के रूप में, निम्नलिखित प्रकार के नोट वितरित किए जाते हैं:
1) रिपोर्ट;
2) आधिकारिक;
3) व्याख्यात्मक;
4) व्याख्यात्मक.
आइए उन पर करीब से नज़र डालें।

ज्ञापन

हमारा शब्दकोश
ज्ञापन- यह किसी संगठन, संरचनात्मक इकाई या उच्च संगठन के प्रमुख को संबोधित एक सूचना और संदर्भ दस्तावेज है, जिसमें किसी भी मुद्दे या समस्या की विस्तृत और संपूर्ण प्रस्तुति होती है, जिसमें नोट में बताए गए मुद्दे पर प्रवर्तक के निष्कर्ष और प्रस्ताव शामिल होते हैं।

एक ज्ञापन के माध्यम से, एक नियम के रूप में, कर्मचारी प्रबंधन को उन घटनाओं, तथ्यों और घटनाओं के बारे में सूचित करते हैं जिनके लिए निर्णय की आवश्यकता होती है। कार्यालय की भाषा में, यह कुछ भी नहीं है कि मेमो को "बंधक" कहा जाता है - आमतौर पर मेमो लिखकर, किसी संगठन के कर्मचारी प्रबंधन को विभिन्न कदाचार और उल्लंघनों के बारे में सूचित करते हैं।
मेमो या तो कर्मचारी की व्यक्तिगत पहल पर या प्रबंधक की ओर से बनाया जा सकता है।
ज्ञापन हो सकता है:

• बाहरी (यदि रिपोर्ट संगठन के बाहर भेजी जाती है, उदाहरण के लिए किसी उच्च संगठन को);
• आंतरिक (यदि वह संगठन नहीं छोड़ता है)।

एक बाहरी ज्ञापन संगठन के सामान्य लेटरहेड पर तैयार किया जाता है और इसमें निम्नलिखित विवरण होते हैं:

• कंपनी का नाम;
• दस्तावेज़ प्रकार का नाम (रिपोर्ट);
• कागजातों की तारीख;
• दस्तावेज़ पंजीकरण संख्या;
• दस्तावेज़ के संकलन या प्रकाशन का स्थान;
• गंतव्य;
• पाठ का शीर्षक;
• दस्तावेज़ पाठ;
• हस्ताक्षर (संगठन के प्रमुख के);
• कलाकार के बारे में एक नोट (तथाकथित मार्गदर्शक)।

हमारी सलाह
GOST R 6.30-2003 के खंड 3.18 के अनुसार "एकीकृत दस्तावेज़ीकरण प्रणाली। संगठनात्मक और प्रशासनिक दस्तावेज़ीकरण की एकीकृत प्रणाली। दस्तावेज़ तैयार करने के लिए आवश्यकताएँ", शीर्षक "किस बारे में (किसके)?" प्रश्नों का उत्तर दे सकता है। हम शीर्षक के इस रूप का उपयोग करने की अनुशंसा करते हैं. "के संबंध में..." और "के संबंध में..." जैसे निर्माणों से बचें - वे ज़ुबान से बंधे और बोझिल लगते हैं।

बाहरी मेमो उदाहरण 1 में दिखाया गया है।

निष्पक्ष होने के लिए, मैं नोट करता हूं कि व्यवहार में मुझे कभी भी बाहरी रिपोर्टों का सामना नहीं करना पड़ा है। इन उद्देश्यों के लिए आमतौर पर पत्रों का उपयोग किया जाता है।
आंतरिक मेमो का प्रयोग बहुत व्यापक रूप से किया जाता है। इसे प्रत्यक्ष अधीनता के क्रम में प्रबंधक को संबोधित किया जाता है और कागज की एक मानक A4 शीट पर तैयार किया जाता है। इसका मतलब है कि आप मुख्य फॉर्म में मौजूद विवरण को छोड़ सकते हैं: "संगठन का प्रतीक या ट्रेडमार्क (सेवा चिह्न)"; "संगठन कोड", "कानूनी इकाई की मुख्य राज्य पंजीकरण संख्या (ओजीआरएन)"; "करदाता पहचान संख्या/पंजीकरण के लिए कारण कोड (टीआईएन/केपीपी)"; “संगठन के बारे में संदर्भ जानकारी; "वह स्थान जहाँ दस्तावेज़ संकलित या जारी किया गया था।" सभी आवश्यक विवरण GOST R 6.30-2003 के अनुसार दर्शाए जाने चाहिए।
"प्रत्यक्ष अधीनता के क्रम में प्रबंधक को" का अर्थ है कि एक विभाग कर्मचारी अपने तत्काल वरिष्ठ या अधिक वरिष्ठ प्रबंधक को संबोधित एक रिपोर्ट लिख सकता है, लेकिन इस मामले में, तत्काल प्रबंधक को पहले रिपोर्ट पढ़नी होगी और अपना वीज़ा जमा करना होगा। आप अपने तत्काल पर्यवेक्षक के "सिर के ऊपर से कूद" नहीं सकते (जब तक कि निश्चित रूप से, यह इस संगठन में आपका आखिरी कार्य दिवस नहीं है, और कल आप हमेशा के लिए न्यूयॉर्क या मंगल ग्रह पर रहने और काम करने के लिए जा रहे हैं)। यह अधीनता का सम्मान है, इसकी उपेक्षा न करें।
आंतरिक ज्ञापन उदाहरण 1 में दिखाया गया है।

ज्ञापन के पाठ में आमतौर पर निम्नलिखित संरचना होती है:
क) एक प्रस्तावना, या परिचयात्मक भाग, जो उन कारणों या तथ्यों को निर्धारित करता है जिनके कारण दस्तावेज़ का निर्माण हुआ;
बी) वर्तमान स्थिति का विश्लेषण;
ग) वर्तमान परिस्थितियों को देखते हुए क्या कार्रवाई की जानी चाहिए, इस पर निष्कर्ष और सुझाव।

आंतरिकज्ञापन का प्रयोग बहुत व्यापक रूप से किया जाता है। इसे प्रत्यक्ष अधीनता के क्रम में प्रबंधक को संबोधित किया जाता है और कागज की एक मानक A4 शीट पर तैयार किया जाता है। इसका मतलब यह है कि आप मुख्य फॉर्म में मौजूद विवरण को छोड़ सकते हैं:

• संगठन का प्रतीक या ट्रेडमार्क (सेवा चिह्न);
• संगठन कोड;
• कानूनी इकाई की मुख्य राज्य पंजीकरण संख्या (ओजीआरएन);
• करदाता पहचान संख्या/पंजीकरण के लिए कारण कोड (टीआईएन/केपीपी);
• संगठन के बारे में संदर्भ जानकारी;
• दस्तावेज़ के संकलन या प्रकाशन का स्थान.

सभी आवश्यक विवरण GOST R 6.30-2003 के अनुसार दर्शाए जाने चाहिए।

"प्रत्यक्ष अधीनता के क्रम में प्रबंधक को" का अर्थ है कि एक विभाग कर्मचारी अपने तत्काल वरिष्ठ या अधिक वरिष्ठ प्रबंधक को संबोधित एक रिपोर्ट लिख सकता है, लेकिन इस मामले में, तत्काल प्रबंधक को पहले रिपोर्ट पढ़नी होगी और अपना वीज़ा जमा करना होगा। आप अपने तत्काल पर्यवेक्षक के "सिर के ऊपर से कूद" नहीं सकते (जब तक कि निश्चित रूप से, यह इस संगठन में आपका आखिरी कार्य दिवस नहीं है, और कल आप हमेशा के लिए न्यूयॉर्क या मंगल ग्रह पर रहने और काम करने के लिए उड़ान भर रहे हैं)। यह अधीनता का सम्मान है, इसकी उपेक्षा न करें।

आंतरिक ज्ञापन उदाहरण 2 में दिखाया गया है।

एल.ए. नज़रोवा,
कार्यालय का प्रमुख

सामग्री आंशिक रूप से प्रकाशित की गई है। आप इसे पत्रिका में पूरा पढ़ सकते हैं

ईमेल के माध्यम से संचार किसी भी आधुनिक कार्यालय कर्मचारी के काम का एक अभिन्न अंग है। और एकाउंटेंट कोई अपवाद नहीं हैं. इस तरह से पत्राचार कैसे करें कि व्यावसायिक संचार उत्पादक, भावनात्मक रूप से आरामदायक और बेहद नैतिक हो? मैं पाठकों को कुछ व्यावहारिक सलाह देता हूँ।

टिप 1. अपने पत्रों में प्राप्तकर्ता से की गई व्यक्तिगत अपील की उपेक्षा न करें

ऐसा करके आप उस व्यक्ति के व्यक्तित्व पर अपना ध्यान प्रदर्शित करेंगे। यदि कोई पत्र किसी विशिष्ट प्राप्तकर्ता को लिखा जाता है तो उसमें व्यक्तिगत पते का अभाव गलत एवं अशोभनीय लगता है।

जब आप प्राप्तकर्ता को अपना पहला पत्र लिखते हैं, तो अक्सर यह प्रश्न उठता है: उसे संबोधित करने का सबसे अच्छा तरीका क्या है - केवल उसके पहले नाम से या उसके पहले और संरक्षक नाम से? इस मामले में, आपको यह देखना होगा कि हस्ताक्षर में क्या लिखा है जो उस व्यक्ति के पत्र को समाप्त करता है। उदाहरण के लिए, यदि नाम वहां दर्शाया गया है (बिना संरक्षक के)। "स्वेतलाना कोटोवा", तो बेझिझक मुझसे नाम से संपर्क करें। और यदि हस्ताक्षर कहता है "स्वेतलाना वासिलिवेना कोटोवा, ट्रेंज़ोर एलएलसी के मुख्य लेखाकार", तो आपको तदनुसार प्राप्तकर्ता को संबोधित करना होगा। किसी भी मामले में, दूसरा विकल्प बेहद सही है, और इसलिए फायदेमंद है।

मैं "प्रेषक" फ़ील्ड में दी गई जानकारी पर भरोसा करने की अनुशंसा नहीं करता। आख़िरकार, इसे अक्सर प्रारंभ में ईमेल पते के स्वामी द्वारा नहीं, बल्कि ईमेल सेट करते समय कंपनी के आईटी विशेषज्ञ द्वारा भरा जाता है।

वैसे, मैं आपको दृढ़ता से सलाह देता हूं कि किसी बिजनेस पार्टनर या क्लाइंट को संबोधित करते समय नाम के संक्षिप्त रूप का उपयोग न करें ("साशा" के बजाय "सैश", "अन्या" के बजाय "एन"), चाहे लेखन कितना भी लोकतांत्रिक क्यों न हो शैली और इससे कोई फर्क नहीं पड़ता कि आपका पत्राचार कितना पुराना है। मौखिक भाषण में जो परिचित लगता है वह लिखित भाषण में बहुत सरल लगता है।

टिप 2. अपने अभिवादन के स्वरूप पर विशेष ध्यान दें

आपको इस वाक्यांश का प्रयोग नहीं करना चाहिए "शुभ दिन!". भले ही आपके पास प्राप्तकर्ता के समय क्षेत्र से मिलान करने का अच्छा इरादा हो, यह वाक्यांश बेस्वाद लगता है, मैं इसे अश्लील भी कहूंगा। तटस्थ विकल्पों का उपयोग करना बेहतर है: "नमस्ते...", "शुभ दोपहर...". और हां, यदि आप जानते हैं तो ग्रीटिंग में प्राप्तकर्ता का नाम जोड़ें। उदाहरण के लिए, व्यक्तिगत रूप से, मुझे यह फेसलेस की बजाय कहीं अधिक सुखद लगता है "नमस्ते!"व्यक्तिगत हो जाओ "हैलो, तमारा!".

याद रखें कि इस तरह आप प्राप्तकर्ता का समय बचाते हैं। आख़िरकार, वह तुरंत प्राप्त पत्र की सामग्री का आकलन करने और उसकी प्राथमिकता और महत्व पर तुरंत निर्णय लेने में सक्षम होगा।

विषय पंक्ति संक्षिप्त होनी चाहिए, लेकिन साथ ही पत्राचार के विषय को सटीक रूप से प्रतिबिंबित करना चाहिए। उदाहरण के लिए, "अल्फा एलएलसी से समझौता, चालान, अधिनियम""दस्तावेज़" के बजाय। जैसे-जैसे चर्चा के तहत मुद्दे के पहलू बदलते हैं, विषय को स्पष्ट करें। उदाहरण के लिए, "पर्म के साथ सहयोग" → "पर्म के साथ सहयोग। बातचीत की तारीख" → "पर्म के साथ सहयोग। मसौदा समझौता".

यदि पत्राचार के दौरान आप देखते हैं कि "विषय" फ़ील्ड आपके प्राप्तकर्ता द्वारा बेतरतीब ढंग से भर दिया गया है या बिल्कुल नहीं भरा गया है, तो पहल करें और दो परिदृश्यों में से एक को आज़माएं।

परिद्रश्य 1।उत्तर देते समय, "विषय" फ़ील्ड स्वयं भरें। यदि प्राप्तकर्ता चौकस है, तो शायद यह आपके पत्राचार को पर्याप्त रूप में लाने के लिए पहले से ही पर्याप्त होगा।

परिदृश्य 2.यदि प्राप्तकर्ता "विषय" फ़ील्ड भरने को अनदेखा करना जारी रखता है, तो उसे निम्नलिखित की तरह एक पत्र लिखें: "अल्ला, मेरा सुझाव है कि आप तुरंत "विषय" फ़ील्ड में पत्र के विषय को इंगित करें। मुझे लगता है कि इस तरह हम अपने संचार की प्रभावशीलता में उल्लेखनीय वृद्धि करेंगे।.

टिप 4. "प्रति" और "सीसी" फ़ील्ड पर ध्यान दें

आपको कारोबारी माहौल में इन क्षेत्रों के आम तौर पर स्वीकृत उद्देश्य को स्पष्ट रूप से समझने की आवश्यकता है:

• <если>"प्रति" फ़ील्ड में केवल आप सूचीबद्ध हैं - इसका मतलब है कि पत्र भेजने वाला अपने प्रश्न या अनुरोध पर आपकी प्रतिक्रिया की प्रतीक्षा कर रहा है;
• <если>फ़ील्ड में कई प्राप्तकर्ता हैं - प्रेषक प्रत्येक या किसी प्राप्तकर्ता से प्रतिक्रिया की प्रतीक्षा कर रहा है। इस मामले में, उत्तर देते समय, "सभी को उत्तर दें" फ़ंक्शन का उपयोग करके प्रेषक द्वारा निर्धारित प्राप्तकर्ताओं की सूची को सहेजें (बेशक, बशर्ते कि आप जानबूझकर केवल पत्र के लेखक को जवाब नहीं देना चाहते हैं, अपनी प्रतिक्रिया का सार छुपाएं) बाकी पत्राचार प्रतिभागियों से);
• <если>आपका नाम "कॉपी" फ़ील्ड में दिखाई देता है - प्रेषक चाहता है कि आप प्रश्न से अवगत हों, लेकिन वह आपसे उत्तर की अपेक्षा नहीं करता है। इसका मतलब यह है कि आपको इस मुद्दे पर पत्राचार नहीं करना चाहिए। यदि आप अभी भी ऐसा करने का निर्णय लेते हैं, तो अच्छे फॉर्म का संकेत निम्नलिखित वाक्यांशों में से किसी एक के साथ पत्र शुरू करना होगा: "यदि संभव हो तो मैं इस मुद्दे पर चर्चा में शामिल होना चाहूँगा...", "मुझे अपनी राय व्यक्त करने दीजिए...".

जहां तक ​​बीसीसी क्षेत्र का सवाल है, व्यावसायिक नैतिकता के नजरिए से, यह सबसे विवादास्पद ईमेल टूल है। कभी-कभी इसे लगभग गुप्त अवलोकन और जानकारी का एक उपकरण माना जाता है। आख़िरकार, बीसीसी में रखे गए प्राप्तकर्ता अन्य प्राप्तकर्ताओं को दिखाई नहीं देते हैं। कुछ, आमतौर पर बड़ी कंपनियों में, जो नैतिकता के मामलों में विशेष रूप से ईमानदार हैं, बड़े पैमाने पर मेलिंग को छोड़कर, कॉर्पोरेट पत्राचार में इस क्षेत्र का उपयोग करना सख्त वर्जित है। लेकिन अधिकांश कंपनियां निम्नलिखित नियमों का पालन करते हुए इसका उपयोग करती हैं:

• "गुप्त प्रतिलिपि" फ़ील्ड भरकर एक पत्र भेजना यह मानता है कि पत्र के लेखक ने संदेश के इस रूप के कारण और उद्देश्य के बारे में छिपे हुए प्राप्तकर्ताओं को सूचित कर दिया है (या ऐसा करने जा रहा है);
• छिपे हुए प्राप्तकर्ता को पत्राचार में प्रवेश करने की आवश्यकता नहीं है।

प्रशिक्षण के दौरान, मुझसे अक्सर यह प्रश्न पूछा जाता है: क्या उस समय के संबंध में कोई आम तौर पर स्वीकृत मानक हैं जिसके भीतर किसी ग्राहक या सहकर्मी के पत्र का जवाब देना आवश्यक है? लेकिन आप इसका कोई सार्वभौमिक उत्तर नहीं दे सकते.

अगर हम आंतरिक पत्राचार के बारे में बात करते हैं, तो यहां सब कुछ कंपनी के जीवन की गति और लय से ही निर्धारित होता है। ऐसी कंपनियाँ हैं जिनमें प्रतिक्रिया में डेढ़ घंटे से अधिक की देरी को बुरा व्यवहार माना जाता है। और कहीं न कहीं दिन के दौरान उत्तर चीजों के क्रम में होता है।

एक सामान्य नियम के रूप में, किसी पत्र का सबसे स्वीकार्य प्रतिक्रिया समय 2-3 घंटों के भीतर होता है। यह तथाकथित आरामदायक प्रतीक्षा समय है, जब प्रेषक प्रतिक्रिया की प्रतीक्षा करता है और अपने पते वाले की चुप्पी से आंतरिक असुविधा का अनुभव नहीं करता है।

लेकिन क्या होगा यदि, पत्र प्राप्त करने और पढ़ने के बाद, आपको एहसास हो कि आप 24 घंटों के भीतर इसका पूरा उत्तर नहीं दे सकते? फिर, अच्छे शिष्टाचार के नियमों के अनुसार, प्रेषक को अपने पत्र की प्राप्ति और उसका उत्तर देने के लिए अनुमानित समय सीमा के बारे में सूचित करें। उदाहरण के लिए: “हैलो, सर्गेई वासिलिविच! मुझे आपका पत्र मिला। मैं अगले कुछ दिनों में जवाब दूंगा" या "एंड्रे, मुझे पत्र मिला। धन्यवाद! उत्तर देने के लिए मुझे अधिक जानकारी चाहिए. मैं बाद में 'नहीं' में उत्तर देने का प्रयास करूंगा...''.

टिप 6. पत्र में जानकारी प्रस्तुत करने के लिए बुनियादी नियमों का पालन करें

उनमें से बहुत सारे नहीं हैं:

• किसी पत्र को पढ़ते समय, सबसे आरामदायक वॉल्यूम "एक स्क्रीन पर" फिट बैठता है, अधिकतम - A4 पेज पर;
• भेजे गए अनुलग्नकों की मात्रा 3 एमबी से अधिक नहीं होनी चाहिए। बड़ी फ़ाइलों के कारण प्राप्तकर्ता के पास मेल रुक सकता है;
• "पैकेजिंग" संलग्नक करते समय, यूनिवर्सल ज़िप या रार एन्कोडिंग का उपयोग करें। अन्य एक्सटेंशन ट्रांसमिशन के दौरान अवरुद्ध या कट सकते हैं और प्राप्तकर्ता के लिए समस्याएँ पैदा कर सकते हैं;
• उत्तर को कभी भी नए पत्र के रूप में प्रारंभ न करें (पत्राचार इतिहास को सहेजे बिना)। अन्यथा, प्राप्तकर्ता को मूल संदेश खोजने में समय बर्बाद करने के लिए मजबूर होना पड़ेगा;
• ऐसी भाषा में लिखें जो प्राप्तकर्ता को यथासंभव समझ में आ सके। बहुत से लोग आश्चर्य करते हैं कि क्या पेशेवर या आंतरिक कॉर्पोरेट शब्दावली, कठबोली भाषा, संक्षिप्त रूप और आंग्लवाद का उपयोग करना उचित है।

प्रत्येक विशिष्ट मामले में इसका निर्णय अलग से किया जाना चाहिए।

इस प्रकार, किसी कंपनी में आंतरिक कॉर्पोरेट पत्राचार लगभग हमेशा कठबोली और संक्षिप्ताक्षरों से भरा होता है: वे सभी प्रतिभागियों के लिए परिचित और समझने योग्य होते हैं और समय बचाते हैं। लेकिन आपको समकक्षों के साथ पत्राचार में उनका सावधानी से उपयोग करने की आवश्यकता है।

मेरे अभ्यास में ऐसा एक मामला था। एक सहकर्मी एक प्रकाशन गृह के लिए सामग्री तैयार कर रहा था और अपने आखिरी पत्र में उन्होंने उसे लिखा: "माशा, कृपया अपनी सारी सामग्री यथाशीघ्र भेजें". माशा ने फैसला किया कि यह उसके लिए अज्ञात प्रारूप का एक पदनाम था, जिसमें पाठ का अनुवाद करने की आवश्यकता थी। उसने प्रकाशक के अनुरोध को कैसे पूरा किया जाए, यह जानने में, चाहे जो भी हो, बहुत समय बर्बाद कर दिया। मशीन की झुंझलाहट की कल्पना करें, जब 2 दिन बाद उसे पता चलता है कि रहस्यमय "asap" व्यापक रूप से उपयोग किए जाने वाले अंग्रेजी-भाषी शब्द "एज़ सून पॉसिबल" का संक्षिप्त रूप है। लेकिन माशा अनुरोध प्राप्त होने के आधे घंटे के भीतर सामग्री भेज सकती थी!

टिप 7. प्रत्येक अक्षर को हस्ताक्षर और अपने संपर्कों के ब्लॉक के साथ समाप्त करें

भले ही आप प्राप्तकर्ता को कितने करीब से जानते हों और आपका पत्राचार कितने समय से चल रहा हो, आपके प्रत्येक पत्र में एक हस्ताक्षर और संपर्क जानकारी वाला एक ब्लॉक होना चाहिए। यह व्यावसायिक संचार की संस्कृति का एक अभिन्न तत्व है।

ब्लॉक में ये होना चाहिए:

• आपका पहला और अंतिम नाम. संक्षिप्ताक्षरों का उपयोग करने की कोई आवश्यकता नहीं है। के बजाय “टी.एल. वोरोटिन्त्सेव"मैं अपने हस्ताक्षर में इंगित करता हूँ "तमारा लियोनिदोव्ना वोरोटिनत्सेवा"या "तमारा वोरोटिनत्सेवा"ताकि प्राप्तकर्ता समझ सके कि उत्तर पत्र में मुझसे कैसे संपर्क किया जाए;
• आपका मत। इससे प्राप्तकर्ता को मुद्दों को सुलझाने में आपके अधिकार की सीमाओं और पेशेवर क्षमता को समझने का अवसर मिलता है;
• संपर्क जानकारी (फोन, ईमेल, कंपनी का नाम, वेबसाइट)। इस तरह आप प्राप्तकर्ता को यदि आवश्यक हो तो अतिरिक्त परिचालन संचार का अवसर प्रदान करेंगे।

जो कुछ कहा गया है, उसमें मैं यह जोड़ना चाहता हूं: आपके ईमेल ही वे वस्त्र हैं जिनसे आपका स्वागत किया जाता है। दूसरे शब्दों में, व्यावसायिक पत्राचार के शिष्टाचार का पालन करके, आप अपने प्राप्तकर्ता पर सबसे सुखद प्रभाव डालेंगे।

एक व्यावसायिक पत्र प्रेषक का एक प्रकार का मनोवैज्ञानिक चित्र, उसका व्यवसाय कार्ड, साथ ही कंपनी की छवि और प्रतिष्ठा का हिस्सा होता है। यह सब त्यागने की संभावना से खुद को कैसे बचाएं, यह हमारे लेख में है।

तातियाना निकोलेवा,

नेगोशिएशन ट्रेनिंग सेंटर, मॉस्को में व्यावसायिक शिष्टाचार के अग्रणी विशेषज्ञ

ईमेल पत्राचार के नियमव्यापारिक लोगों के लिए, यह एक प्रकार का उपकरण है जो आपको कंपनी का "चेहरा पकड़ने" और भागीदारों के साथ संचार में इसकी छवि को प्रतिबिंबित करने की अनुमति देता है। व्यावसायिक ईमेल पत्राचार के प्रमुख नियम क्या हैं जिन्हें व्यापारियों को ध्यान में रखना चाहिए? आइए करीब से देखें, क्योंकि यह वास्तव में एक बड़ी भूमिका निभाता है।

नियम 1: ईमेल का विषय बताएं

इसी मानदंड के आधार पर एक व्यस्त व्यक्ति यह निर्णय लेता है कि कौन सा पत्र पहले खोलना है। इसके अलावा, इलेक्ट्रॉनिक पत्राचार का यह नियम वार्ताकार को पत्राचार के प्रवाह के बीच वांछित पत्र खोजने की अनुमति देता है। उदाहरण के लिए, ऐसे ईमेल प्राप्त करना सुविधाजनक है जिनकी विषय पंक्तियाँ एक ही प्रक्रिया के विभिन्न संगठनात्मक पहलुओं को दर्शाती हैं।

उदाहरण के लिए: "प्रतिभागी दस्तावेजों का पैकेज", "प्रदर्शनी में भागीदारी के लिए भुगतान का चालान", "प्रदर्शनी प्रतिभागी को ज्ञापन", "प्रदर्शनी मंडपों का लेआउट आरेख", आदि। यदि सभी पत्राचार "भागीदारी" विषय के साथ आयोजित किया गया था प्रदर्शनी", व्यापक पत्राचार में आवश्यक पत्र ढूंढना अधिक कठिन होगा।

नियम 2. संबोधन और अभिवादन के बारे में मत भूलना

यहीं से पत्र शुरू होना चाहिए. इसे निम्नलिखित रूप में करना बेहतर है: "शुभ दोपहर, पते वाले का पहला नाम (संरक्षक)। "शुभ दिन!" का भारी-भरकम डिज़ाइन इसका प्रयोग न करना ही बेहतर है। निम्नलिखित शब्दों को इंगित करना भी गलत है: "हैलो, श्री इवानोव।" कारोबारी माहौल में वे स्वास्थ्य के बारे में बात नहीं करते। यदि पत्र लोगों के एक समूह को संबोधित है, तो आप सामूहिक शब्द का उपयोग कर सकते हैं: "प्रिय महोदय!" या "सहकर्मियों!" आप केवल प्रश्न-उत्तर मोड में गहन पत्राचार के मामले में संपर्क किए बिना रह सकते हैं, जैसे कि स्काइप पर संचार करते समय।

वाक्यांश जिनका प्रयोग पत्राचार में नहीं किया जाना चाहिए

यदि ईमेल आपके संगठन के लिए एक महत्वपूर्ण लीड जनरेशन चैनल है, तो यहां है 11 वाक्यांश, जिससे "कमर्शियल डायरेक्टर" पत्रिका के संपादक तत्काल छुटकारा पाने की सलाह देते हैं।

नियम 3. याद रखें कि संक्षिप्तता प्रतिभा की बहन है

यदि पत्र के विषय में स्पष्टीकरण और विवरण की आवश्यकता है, तो आवश्यक पैरामीटर इंगित करें। हालाँकि, इस पर बहुत अधिक पानी न डालें, विशेष रूप से लिखें। आदर्श विकल्प एक संक्षिप्त पत्र होगा जिसमें आप टेलीफोन पर बातचीत या बैठक के बारे में प्राप्तकर्ता से सहमत होंगे, जिसमें आप सभी विवरणों पर चर्चा कर सकते हैं।

नियम 4. लेखन शैली-व्यवसाय, स्वर-तटस्थ

आमने-सामने संचार और टेलीफोन वार्तालापों के विपरीत, जहां आपके पास एक स्क्रिप्ट होती है, आपका प्राप्तकर्ता न केवल आपको देखता है, बल्कि आपको सुनता भी नहीं है। आप अपने शब्दों को चेहरे के भाव, स्वर-शैली या अन्य अशाब्दिक संकेतों से पूरक नहीं कर सकते। इसलिए, व्यावसायिक ईमेल पत्राचार के इस नियम का सख्ती से पालन करें। उदाहरण के लिए, एक बातचीत में, वाक्यांश "आपको मुझसे और क्या चाहिए?", एक निश्चित स्वर के साथ उच्चारित, जिम्मेदारियों या कार्यों की पूरी सूची जानने की इच्छा व्यक्त करेगा। और लिखित रूप में इसे इस तरह पढ़ा जा सकता है: “आप मुझ पर कितना बोझ डाल सकते हैं? ज़मीर रखो!”

इसलिए, यदि आप आगे की कार्रवाई के लिए तैयार हैं, तो ईमेल पत्राचार के इस नियम का हमेशा उपयोग करना बेहतर है। इसे इस तरह लिखें: "मैं और कैसे उपयोगी/उपयोगी हो सकता हूँ?" यदि आपको आगे की प्रक्रिया में भाग लेने की कोई इच्छा नहीं है, तो आपको इसे सही ढंग से कहना होगा। उदाहरण के लिए, इस तरह: "सहकर्मियों, किसी अन्य परियोजना पर मेरे उच्च कार्यभार को देखते हुए, मैं आभारी रहूंगा यदि आप ..." और फिर अपनी इच्छाओं का वर्णन करें: "मुझे इस परियोजना पर आगे काम करने से मुक्त करें," "मुझे वर्णन करें जिम्मेदारियों की पूरी श्रृंखला ताकि मैं अपने काम की योजना बना सकूं।" उसी समय, अधीनता को ध्यान में रखना महत्वपूर्ण है: यदि आप अपने प्रबंधक से पत्र-व्यवहार करते हैं, तो उससे इस कार्य की प्राथमिकता की जाँच करें।

नियम 5. पाठ में इमोटिकॉन्स की संख्या निर्धारित करें

यह व्यापारिक लोगों के बीच इलेक्ट्रॉनिक पत्राचार का एक बुनियादी नियम है। कुछ कंपनियाँ इमोटिकॉन्स के उपयोग पर सख्ती से रोक लगाती हैं। यदि आपका संगठन उनमें से एक नहीं है, तो इन आइकनों का उपयोग करें, लेकिन बहुत सावधानी से। आख़िरकार, "इमोटिकॉन्स" भावनाओं के प्रतीक हैं जिन्हें व्यावसायिक माहौल में विकसित करने की आवश्यकता होती है। एक पत्र में एक चिह्न वार्ताकार को आपकी भावनाओं को समझने देने के लिए पर्याप्त है। ईमेल पत्राचार का यह नियम Skype और ICQ पर व्यावसायिक संचार पर भी लागू होता है।

नियम 6. इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर के बारे में मत भूलना

किसी भी (केवल पहले नहीं) पत्र के अंत में एक हस्ताक्षर होना चाहिए जिसमें प्रेषक का नाम और स्थिति, उसके कार्य संपर्क और कंपनी का लोगो शामिल हो। यह अच्छा स्वरूप है और कॉर्पोरेट संस्कृति की उपस्थिति का सूचक है।

नियम 7. भेजने से पहले पत्र को दोबारा पढ़ें। त्रुटियों और टाइपो को ठीक करें

किसी व्यवसायी के लिए लापरवाही सर्वोत्तम गुण नहीं है।

नियम 8. पत्राचार का 24 घंटे के भीतर उत्तर दें

यदि आपको अधिक समय चाहिए तो आपको 24 घंटे के भीतर इसके बारे में लिखना चाहिए। भेजने के बाद, पत्र के प्राप्तकर्ता से संपर्क करना और यह सुनिश्चित करना एक अच्छा विचार होगा कि उसे यह प्राप्त हुआ है और उससे प्रतिक्रिया की अपेक्षा कब की जाए।

नियम 9. संलग्नक के साथ ईमेल की प्राप्ति की पुष्टि करें

जांचें कि क्या वे सही ढंग से खुलते हैं। कृपया ध्यान दें कि कंपनी के अधिकारियों को उन्हें कोई प्रचार प्रस्ताव या लिंक नहीं भेजना चाहिए (जब तक कि वे चर्चा का विषय न हों)।

बिक्री प्रबंधक की ओर से पत्र के मुख्य भाग में उचित अधिसूचना के साथ ऐसे पत्र भेजना बेहतर है।

नियम 10. पत्राचार उसी के साथ ख़त्म होता है जिसने इसे शुरू किया था

अंतिम पत्र पत्राचार के आरंभकर्ता द्वारा भेजा जाता है। भले ही सभी मुद्दों पर पहले ही चर्चा हो चुकी हो, प्रभावी सहयोग और त्वरित प्रतिक्रिया के लिए अपने साथी को आभार व्यक्त करें। अंत में, आप अच्छे मूड और उत्पादक सप्ताह की कामना कर सकते हैं। हालाँकि, केवल तभी जब प्राप्तकर्ता के साथ आपका घनिष्ठ और दीर्घकालिक संबंध हो। अन्य सभी मामलों में, यह इंगित करना बेहतर है: "शुभकामनाओं के साथ।"

ईमेल द्वारा पत्राचार करना एक आधुनिक सचिव के दैनिक व्यावसायिक अभ्यास का एक अभिन्न अंग है। विनम्र और सही रहते हुए अपनी बात मनवाने की क्षमता ऐसे कौशल हैं जिन्हें विकसित करने और निखारने की जरूरत है। खराब तरीके से लिखा गया और अनपढ़ पत्र आपके करियर को खत्म कर सकता है और आपकी व्यावसायिक प्रतिष्ठा को अपूरणीय क्षति पहुंचा सकता है। इस लेख में आपको ईमेल द्वारा व्यावसायिक पत्राचार करने के लिए सरल और प्रभावी नियमों का एक सेट मिलेगा जो आपको अपनी व्यावसायिकता साबित करने और अपने लक्ष्यों को सफलतापूर्वक प्राप्त करने में मदद करेगा।

लेख से आप सीखेंगे:

ईमेल द्वारा व्यावसायिक पत्राचार: नियम और उदाहरण

नियम 1:

कार्य ईमेल का उपयोग केवल आधिकारिक पत्राचार के लिए किया जाता है

यह टिप्पणी इतनी अधिक लागू नहीं होती व्यापार पत्र शिष्टाचार, व्यावसायिक नैतिकता और अपनी प्रतिष्ठा बनाए रखने के लिए कितना महत्वपूर्ण है। हमेशा याद रखें कि आपके द्वारा अपने कार्य कंप्यूटर से भेजे गए सभी पत्र सर्वर पर सहेजे जाते हैं, और यदि वांछित हो तो आपका प्रबंधक उनकी समीक्षा कर सकता है।

नियम 2:

नियम आपके संदेश के प्राप्तकर्ताओं का चक्र निर्धारित करना है

यदि आप किसी प्रबंधक को पत्र लिख रहे हैं, तो एक ही अभिभाषक होना चाहिए - प्रबंधक; यदि आप सहकर्मियों या अधीनस्थों को पत्र लिख रहे हैं, तो कई अभिभाषक हो सकते हैं। उन्हें "टू" फ़ील्ड में अल्पविराम से अलग करके दर्ज किया जाता है, सभी इच्छुक पार्टियों को - "कॉपी" फ़ील्ड में। ये संदेश के पाठ में उल्लिखित तृतीय पक्ष हो सकते हैं। कोशिश करें कि अनावश्यक प्रतियां न भेजें, विशेषकर प्रबंधन को। अधीनता और प्रसन्न करने की इच्छा तुम्हें शोभा नहीं देगी। पत्र की "छिपी हुई प्रतियाँ" रखने से आपको और भी बुरा होगा। आप एक साज़िशकर्ता के रूप में जाने जायेंगे।

नियम 3:

पत्र का उद्देश्य आपके और प्राप्तकर्ता दोनों के लिए पारदर्शी होना चाहिए

अपने संदेश का उद्देश्य स्पष्ट रूप से बताएं: आप संदेश के पाठक से क्या कार्रवाई की अपेक्षा करते हैं? क्या प्रतिक्रिया होनी चाहिए? यह लक्ष्य न केवल आपके लिए, बल्कि प्राप्तकर्ता के लिए भी पारदर्शी होना चाहिए।

संदेश का उद्देश्य कथा का स्वरूप और व्याकरण निर्धारित करेगा:

• अपनी राय व्यक्त करने और स्थिति के बारे में आपके आकलन में 1 व्यक्ति ("मैं" और "हम") का उपयोग शामिल है;
• एक अनुरोध, एक निर्देश, कार्रवाई के लिए एक कॉल में 2 व्यक्तियों ("आप" और "आप") का उपयोग शामिल होता है;
• बाहरी पर्यवेक्षक के दृष्टिकोण से घटनाओं की रिपोर्टिंग में तीसरे व्यक्ति ("वह" या "वे") का उपयोग शामिल है।

नियम 4:

"विषय" फ़ील्ड को खाली न छोड़ें

अधिकांश उपयोगकर्ता अपने परिचय की शुरुआत इसी से करते हैं ईमेल द्वारा"विषय" क्षेत्र का अध्ययन करने से। कभी-कभी बात यहीं ख़त्म हो जाती है. अपने संदेश को पढ़ने से पहले हटाए जाने से बचाने के लिए, विषय को यथासंभव विशिष्ट, जानकारीपूर्ण और संक्षिप्त रखने का प्रयास करें। "सूचना के लिए अनुरोध", "मास्को से", "संशोधित संस्करण" जैसे अस्पष्ट विषय स्वीकार्य नहीं हैं। सफल विषयों के उदाहरण:

"मॉस्को में गणित ओलंपियाड के लिए टीम के सदस्यों की सूची"

"आठवीं कार्यशाला दिनांक 06/01/17 के दोषपूर्ण उपकरणों की सूची"

"प्रोजेक्शन उपकरण बाजार अनुसंधान 2017"

यदि आप किसी संदेश का उत्तर दे रहे हैं, तो "विषय" फ़ील्ड में "पुनः" प्रतीक दिखाई देगा; इसे हटाने की अनुशंसा की जाती है।

नियम 5:

पारंपरिक संदेश संरचना पर टिके रहें

पत्र की संरचना सरल और स्पष्ट है, लेकिन इसमें प्रत्येक तत्व आवश्यक है:

1. अभिवादन एवं संबोधन;
2. मुख्य इकाई;
3. सारांश ब्लॉक;
4. हस्ताक्षर
5. संपर्क जानकारी।

नियम 6:

अभिवादन और संबोधन आपसी समझ की कुंजी है

अभिवादन के रूप में कभी भी "अच्छे दिन" का प्रयोग न करें। यह ख़राब फॉर्म है. सार्वभौमिक "हैलो!" का प्रयोग करें या "शुभ दोपहर!" एक आधिकारिक पत्र तुरंत "प्रिय (प्रथम और संरक्षक)" या "प्रिय श्रीमान (अंतिम नाम)" पते से शुरू हो सकता है। कौन सा विकल्प बेहतर है - पहला नाम, संरक्षक या अंतिम नाम? यहां नियम यह है: यदि आप संपर्क स्थापित कर रहे हैं और प्राप्तकर्ता को पहली बार संदेश लिख रहे हैं, तो उसे उसके अंतिम नाम से संबोधित करना उचित है; जब संपर्क स्थापित हो चुका हो और आप दूसरी बार संदेश लिख रहे हों समय, उसे उसके पहले नाम और संरक्षक नाम से संबोधित करें।

यदि संदेश में कई पते वाले हैं, तो यदि आप अपने करीबी पेशे के प्रतिनिधियों को संबोधित कर रहे हैं तो एक उपयुक्त विकल्प "प्रिय महोदय" या "प्रिय सहकर्मियों" होगा। संबोधन के अंत में, आप विस्मयादिबोधक चिह्न या अल्पविराम लगा सकते हैं, और पाठ को एक छोटे अक्षर के साथ एक नए पैराग्राफ से शुरू कर सकते हैं। मुझे कौन सा विकल्प चुनना चाहिए? किसी आधिकारिक पत्र या संदेश में जिसे आप बहुत महत्व देते हैं, विस्मयादिबोधक बिंदु लगाएं, और एक साधारण कार्य संदेश में अल्पविराम लगाएं।

नियम 7:

संक्षिप्तता इलेक्ट्रॉनिक पत्राचार का मुख्य लाभ है

"अधिकतम अर्थ - न्यूनतम शब्द" व्यावसायिक पत्राचार का स्वर्णिम आदर्श वाक्य है।

विचारों का कथन इस प्रकार होना चाहिए:

• विशिष्ट;
• सुसंगत;
• संक्षिप्त;
• समझने योग्य.

छोटे वाक्यों में लिखें - यह आपके लिए आसान है और प्राप्तकर्ता के लिए समझना आसान है। अपने पाठ को अनुच्छेदों में तोड़ें ताकि उस पर नज़र डालना और आपके लिए आवश्यक जानकारी ढूंढना आसान हो जाए।

दूसरी युक्ति: एक विषय - एक संदेश। यदि आप कई असंबंधित मुद्दों पर विचार करना चाहते हैं, कई अलग-अलग विचारों को शामिल करना चाहते हैं, तो प्रत्येक विषय के लिए एक अलग पाठ समर्पित करें। बेशक, "विषय" फ़ील्ड में यह विचार या प्रश्न संक्षिप्त रूप में होना चाहिए।

दीर्घकालिक पत्राचार के मामले में, आप खुद को "सम्मान के साथ" शब्दों और अपने पहले और अंतिम नाम तक सीमित कर सकते हैं।

नियम 14:

पोस्टस्क्रिप्ट का उपयोग न करने का प्रयास करें

पोस्टस्क्रिप्ट का उपयोग एक मामले में अनुमत है - यदि पत्र लिखने के समय कोई महत्वपूर्ण घटना घटी हो जो सीधे प्राप्तकर्ता से संबंधित हो।

उदाहरण: पी.एस. हवाई जहाज़ के टिकट एक घंटे पहले वितरित किए गए थे।

नियम 15:

पठन रसीदों का उपयोग इच्छानुसार करें

इस अधिसूचना का उद्देश्य यह है कि प्राप्तकर्ता से कुछ कार्रवाई करने की अपेक्षा की जाती है। इसका उपयोग केवल बाहरी प्राप्तकर्ताओं के लिए किया जाता है।

नियम 16:

"उच्च महत्व" वाले झंडे का अति प्रयोग न करें

एक लड़के के बारे में लियो टॉल्स्टॉय का दृष्टांत याद है जो मजाक में "भेड़ियों!" चिल्लाना पसंद करता था? हर कोई उसके चुटकुलों का इतना आदी हो गया था कि जब भेड़ियों ने वास्तव में उस पर हमला किया, तो किसी ने भी उसकी चीख पर प्रतिक्रिया नहीं दी।
जब आपको वास्तव में पत्र के महत्व को इंगित करने की आवश्यकता होगी, तो सभी आवश्यक झंडे पहले से ही उपयोग किए जाएंगे।

नियम 17:

सभी डेटा, संख्याओं और नामों की दोबारा जांच करें

इसे एक नियम बना लें - भेजने से पहले इसे दोबारा पढ़ना सुनिश्चित करें। पत्र, सभी संख्याओं की जाँच करें, अंतिम नाम और आद्याक्षर स्पष्ट करें। आपकी एक छोटी सी गलती आपकी जगह छीन सकती है।

नियम 18:

पत्र का तुरंत उत्तर दें

यदि किसी कारण से आप तुरंत उत्तर नहीं दे सकते - उदाहरण के लिए, आपके पास सारी जानकारी नहीं है या बस तैयार नहीं हैं, तो बस लिखें कि पत्र प्राप्त हो गया है और आप बाद में जवाब देंगे। अन्यथा, प्राप्तकर्ता को यह सुनिश्चित नहीं होगा कि पत्र प्राप्त हुआ था या गलती से हटा नहीं दिया गया था।