उद्यम में काम करने के समय की प्रभावी योजना। कार्य समय योजना - सार

अपने काम के अभ्यास में, मुझे बार-बार ऐसे प्रबंधकों का सामना करना पड़ा है जिनके पास एक महत्वपूर्ण क्षमता है। यह दिन के दौरान बहुत सी चीजों को सही ढंग से प्राथमिकता देने और तनाव का अनुभव किए बिना करने की क्षमता है। ऐसा व्यक्ति केवल कर्मों से अभिभूत नहीं हो सकता। कोई फर्क नहीं पड़ता कि इस समय कितनी परियोजनाएं लागू की जा रही हैं, वह जल्दी, शांति से और सही ढंग से प्राथमिकता देगा, समूह कार्यों को करेगा और उन्हें एक के बाद एक करना शुरू कर देगा। मैंने इसके बारे में काफी सोचा, सहकर्मियों के साथ बात की और महसूस किया कि ज्यादातर मामलों में यह क्षमता जन्मजात नहीं होती है, बल्कि अर्जित की जाती है।

जब मैं हाई स्कूल में था, मेरे प्यारे चाचा ने मुझे अच्छी सलाह दी: "दिन में आप क्या करते हैं, उस पर नज़र रखें और अंत में संक्षेप में बताएं।" चाचा अंतर्राष्ट्रीय श्रम संगठन के लिए काम करते थे और जानते थे कि वह किस बारे में बात कर रहे हैं। मैं अब भी उनकी सलाह के लिए और उस सलाह का पालन करने के लिए खुद का आभारी हूं। जब मैंने स्कूल छोड़ा, तो मेरा एक स्पष्ट कार्यक्रम था, प्रत्येक दिन के लिए मेरे अधिकांश कार्यों और कार्यों की योजना पहले से बनाई गई थी और इससे मुझे कोई विरोध या परेशानी नहीं हुई।

बाद में मैंने जीवन भर इस नियम का पालन किया। योजनाएं और कार्य बदल गए, और दिन के दौरान कई अलग-अलग काम करने की आदत और मजबूत हुई, और इसके साथ ही मेरे काम की दक्षता और प्रभावशीलता भी बढ़ी। आखिरकार, यदि आप इसके बारे में सोचते हैं, तो उच्च थकान, उदासीनता, कम उत्पादकता अधिकांश भाग के लिए हमारी खुद की दृष्टि, हमारे काम, और अंतिम लेकिन कम से कम, योजना और प्राथमिकता की आदत की कमी का परिणाम नहीं है। शायद, कुछ रचनात्मक कार्यकर्ताओं और एक संकीर्ण प्रोफ़ाइल के विशेषज्ञों के लिए, यह एक महत्वपूर्ण कमी नहीं है, लेकिन यह गतिविधियों की योजना बनाने, प्राथमिकता देने और समूह कार्यों की क्षमता के बिना एक अच्छा प्रबंधक बनने के लिए काम नहीं करेगा।

इसलिए यदि आप स्कूल या कॉलेज में चीजों की योजना बनाने के आदी नहीं हैं, तो इसे जल्द से जल्द करना सबसे अच्छा है। सबसे पहले, पता करें कि आप वास्तव में दिन के दौरान क्या करते हैं। बस हर आधे घंटे में एक नोट करें कि आपने इस समय को क्या समर्पित किया है। जब आप अपने साप्ताहिक नोट्स की समीक्षा करते हैं, तो आपको आश्चर्य होगा कि महत्वहीन, अतिव्यापी, या केवल अप्रासंगिक गतिविधियों और कार्यों पर कितना समय बर्बाद होता है। तदनुसार, अगला कदम सभी अनावश्यक को त्यागना है। इसका पालन करने में भी लंबा समय लगेगा, कुछ आदतों या अनुष्ठानों से छुटकारा पाना बहुत मुश्किल है। तीसरा चरण मुख्य कार्यों और प्रकार के कार्यों को समूहबद्ध करना और उनके साथ क्रमिक रूप से निपटना है, न कि मनमाने क्रम में। इससे आपकी ध्यान केंद्रित करने की क्षमता में काफी वृद्धि होगी। पहली नज़र में, यह बहुत आसान है, सुबह व्यायाम करने से ज्यादा मुश्किल नहीं है। लेकिन हर कोई चार्जिंग में नहीं लगा है।

जहाँ तक अपने दिन की योजना बनाने का सवाल है, अब भी मैं इसके लिए बहुत समय देता हूँ (हालाँकि मेरे सहायक बहुत सारी तैयारी और संगठनात्मक कार्य करते हैं)। शायद बाद में मैं एक नेता के काम में एक निजी सहायक की भूमिका के बारे में एक पोस्ट लिखूंगा। उचित समय प्रबंधन का आधार है। मेरे लिए, यह एक रणनीति है, प्रमुख ग्राहकों और भागीदारों के साथ संबंध, सबसे बड़े सौदे, एक टीम, नियुक्तियां और कर्मचारियों की प्रेरणा। यदि इनमें से किसी एक दिशा में कोई समस्या आती है, तो यह मेरी समस्या है, जिसे मुझे पहले हल करना चाहिए।

एक अन्य मौलिक बिंदु अनियोजित गतिविधियों के लिए समयरेखा में उपस्थिति है। वे हमेशा होते हैं, और कुछ सुस्त होना महत्वपूर्ण है, क्योंकि इससे बुरा कुछ नहीं है जब एक बैठक दूसरे में रेंगती है या आपको जल्दी में कुछ करना पड़ता है।

यह मत भूलो कि सभी लोग अलग हैं, जिसका अर्थ है कि नियोजन व्यक्तिगत होना चाहिए। मैंने अपना इष्टतम शेड्यूल बहुत समय पहले बनाया था। आमतौर पर सुबह 9 बजे मैं टीम के साथ कार्यक्रम को अंतिम रूप देता हूं और उन बैठकों का वर्णन करने वाले संक्षेपों को देखता हूं जो मुझे आज करनी हैं। संक्षेप तैयार करना एक अलग मुद्दा है: वे स्पष्ट रूप से लक्ष्यों, उद्देश्यों, प्रतिभागियों का वर्णन करते हैं। यह मेरा समय भी बचाता है। करीब दस मुलाकातों के बाद मैं घर जाता हूं और अपने परिवार के साथ समय बिताता हूं, नियमित रूप से योग या फिटनेस पर जाता हूं। और रात के करीब मैं अभी भी इलेक्ट्रॉनिक रूप से काम करता हूं। यह दिनचर्या मुझे एक बार फिर काम के प्रकारों के बीच स्विच नहीं करने देती है और वांछित मोड में प्रवेश करना आसान होता है। हालाँकि, इसे बनाने और उस पर टिके रहने के लिए, मुझे स्कूल से अपने समय की योजना बनाना शुरू करना पड़ा।

हम में से किसने नहीं सोचा है कि सबसे बड़ा मूल्य क्या है? इस मुद्दे पर अक्सर राय भिन्न होती है। कुछ का मानना ​​​​है कि जानकारी, अन्य - समय। इस तथ्य के बावजूद कि आधुनिक समाज में समय बचाने के लिए पर्याप्त अवसर हैं, किसी कारण से पर्याप्त समय नहीं है। और तुरंत विचार दिमाग में आते हैं: "तकनीकी प्रगति एक क्रूर मजाक क्यों खेल रही है?", "सब कुछ और यहां तक ​​​​कि अच्छी तरह से करने का समय कैसे है?", "अपने दिन को कम से कम आंशिक रूप से उतारने के लिए कैसे वितरित और योजना बनाएं? " सब कुछ बहुत सरल है। आपको बस यह सीखने की जरूरत है कि समय की सही योजना कैसे बनाई जाए।

यदि आप सफल होना चाहते हैं तो इन नियमों का पालन करें

सब कुछ करने और आराम करने का समय पाने के लिए, आपको चाहिए:

• एक विशिष्ट योजना विकसित करना;
• महत्व के छोटे मामलों से निपटने को प्राथमिकता दें, उन्हें बाद के लिए छोड़े बिना;
• अनावश्यक चीजों पर काम करने का समय बर्बाद न करें;
• दैनिक आधार पर पूर्ण किए गए कार्यों का विश्लेषण करें;
• महत्व के अनुसार ठीक से प्राथमिकता दें;
• आदेश रखने के लिए;
• नई आदतों का पालन करने की इच्छाशक्ति विकसित करें।

अपने दिन की योजना बनाना कैसे सीखें: सिर के समय की योजना बनाने के चरण

कार्य समय आवंटित करना सही प्रतीत होता है, दैनिक कार्य का क्रम निर्धारित करना मुश्किल नहीं है, हालांकि, हर कोई ऐसा नहीं कर सकता है। यदि महत्वपूर्ण कार्यों को समय पर कैसे करें और थके नहीं हैं, इस बारे में विचार मन में आते हैं, तो यह सीखना महत्वपूर्ण है कि सही तरीके से योजना कैसे बनाई जाए और समय का आवंटन कैसे किया जाए। यहां एक महत्वपूर्ण भूमिका दैनिक दिनचर्या की एक उचित रूप से तैयार की गई योजना द्वारा निभाई जाती है।

सीमित समय जैसे महत्वपूर्ण कारक के बारे में मत भूलना। समय को रोका नहीं जा सकता, बदला नहीं जा सकता, वापस नहीं किया जा सकता है, जिसका अर्थ है कि यह काम, मामलों और सामान्य रूप से हमारे जीवन पर भी लागू होता है।

कार्य समय नियोजन के निम्नलिखित चरण हैं:

• अनुशासन विकसित करना (एक सफल नेता के लिए अपने दिन को नियंत्रित करना सीखना एक महत्वपूर्ण कार्य है);
• मामलों के महत्व की डिग्री निर्धारित करना (प्रति दिन 3 से अधिक जरूरी मामलों की योजना बनाने की अनुमति नहीं है);
• मामलों का महत्वपूर्ण, तत्काल, हल्का, सरल, महत्वहीन में तर्कसंगत वितरण;
• कार्य के कार्यान्वयन के लिए एक चरणबद्ध योजना तैयार करना;
• सरल, छोटी, आसान चीजों से छुटकारा पाना जिन्हें पूरा करने में 10 मिनट से भी कम समय लगता है (अगले दिनों में उतारना);
• समय को "चोरी" करने वाली गतिविधियों से प्रबंधक का इनकार (टीवी शो देखना, सामाजिक नेटवर्क पर संचार के कई घंटे, दोस्तों के साथ बैठकें);
• घर में और उसके स्थान पर प्रत्येक वस्तु की परिभाषा;
• काम के कबाड़ से छुटकारा (दिन में 10 मिनट दस्तावेजों को छांटने और अनावश्यक को फेंकने के लिए पर्याप्त है);
• अवकाश के लिए शौक का चुनाव।

दोस्तों को न खोने और समय को सही ढंग से बचाने के लिए, आपको नियम का पालन करने की आवश्यकता है: सप्ताह में 2 बार सामाजिक नेटवर्क पर पृष्ठों पर जाएं, दोस्तों से मिलने के लिए सप्ताहांत निर्धारित करें, व्यक्तिगत बैठकों की अग्रिम योजना बनाएं, "खाली" टेलीफोन वार्तालापों के समय को कम करें। दिन में 15 मिनट तक।

कार्य योजना कैसे बनाएं

यदि आप अपने काम में निम्नलिखित क्रम का पालन करते हैं तो फलदायी योजना संभव है:

1. उन लक्ष्यों और उद्देश्यों को निर्धारित करें जिनके आधार पर कार्य योजना विकसित की जाए। यह अल्पकालिक (एक सप्ताह के लिए) या दीर्घकालिक (एक महीने, तिमाही, वर्ष के लिए) हो सकता है।

ध्यान दें: एक सफल नेता को योजना से एक कदम भी विचलित नहीं होना चाहिए। आप इसमें समायोजन कर सकते हैं, उदाहरण के लिए, चीजों की अदला-बदली कर सकते हैं, महत्वपूर्ण बैठकों के दिन, किसी अन्य समय के लिए कार्यक्रमों की योजना बना सकते हैं, लेकिन आप इसे किसी भी मामले में मौलिक रूप से नहीं बदल सकते।

1. कार्यों को सौंपें और उन्हें पूरा करने की समय सीमा निर्धारित करें। सबसे पहले उन चीजों को करना सीखना महत्वपूर्ण है जिनकी समय सीमा सीमित है और जिनके लिए बहुत अधिक प्रयास की आवश्यकता होती है। फिर आप मध्यम अवधि के कार्यों और कार्यों की योजना बना सकते हैं जिनके लिए मानक कार्यों के कार्यान्वयन की आवश्यकता होती है। करने के लिए आखिरी चीज कम महत्वपूर्ण काम है।

1. आपकी डायरी या कैलेंडर में निष्पादन की पूर्व संध्या पर उत्पन्न होने वाले तत्काल मामलों का अनिवार्य अंकन (महत्वपूर्ण बिंदुओं को खोए बिना, प्रबंधक को समय पर सब कुछ करने का समय देता है)।

1. सभी मामलों का विश्लेषण, कार्यों की सूची में कमी (जहाँ तक संभव हो)।

अपना दिन उतारने के लिए, यह महत्वपूर्ण है:

1. मामलों के निष्पादन के प्रतिबंध का पालन करें: 3 से अधिक जरूरी नहीं, कुल प्रति दिन 10 से अधिक नहीं।
2. नियोजन में, अधिक अनुकूल समय पर जटिल कार्यों को पूरा करने का पालन करें, अधिमानतः सुबह में, हल्के वाले - कार्य शिफ्ट के अंत में।
3. पिछले एक को पूरा किए बिना अगला काम न करें (पहले से सहमत लोगों को पूरा करने के बाद चरणों में कार्यों की योजना बनाना महत्वपूर्ण है)।
4. अधूरे काम को न छोड़ें, उन्हें अगले कारोबारी दिन में ट्रांसफर न करें।
5. यदि अभी भी बकाया कार्य हैं, तो उनके बारे में महत्वपूर्ण मामलों के कैलेंडर में एक नोट बनाने की सिफारिश की जाती है, जहां उन्हें विशेष रूप से नोट किया जाना चाहिए। इस घटना में कि एक ही कार्य लगातार कई दिनों तक डायरी में "रहता है", यह विचार करने योग्य है कि इसे कैसे मना किया जाए या इसे प्रदर्शन करने वाले किसी अन्य व्यक्ति को स्थानांतरित किया जाए।

तर्कसंगत योजना का राज

दिन की उचित योजना बनाने की अनुमति होगी:

• कार्य योजना का आकलन, कार्यों का समायोजन, दैनिक दिनचर्या तैयार करना;
• मामलों के निष्पादन पर नियंत्रण, कई कार्यों के एक साथ निष्पादन को समाप्त करना (अन्यथा काम में कम प्रदर्शन का जोखिम है);
• शुरू किए गए मामलों को पूरा करना;
• उन बाधाओं का उन्मूलन जो प्रबंधक को सौंपे गए कार्यों को पूरा करने से रोकते हैं, ध्यान भटकाते हैं, योजनाओं को प्रभावित करते हैं;
• आराम के साथ काम का विकल्प;
• समय योजना विश्लेषण;
• उनके प्रदर्शन में निरंतर सुधार।

मैनेजर का समय बचाने का राज

1. समान कार्यों को संयोजित करना महत्वपूर्ण है, उदाहरण के लिए, बातचीत को संयोजित करना, पत्राचार को पार्स करना, ईमेल का जवाब देना।
2. शांत वातावरण का निर्माण भी उतना ही महत्वपूर्ण है। यह आवश्यक है ताकि काम से कुछ भी विचलित न हो।
3. अपने काम के समय को सीमित करने से व्यावसायिक बैठकों के अनुत्पादक परिणामों से बचा जा सकेगा।
4. प्राथमिकता देने की क्षमता तर्कसंगतता और मामलों की निरंतरता का एक महत्वपूर्ण संकेतक है, जो लक्ष्यों की उपलब्धि को प्रभावित करती है।
5. असाधारण रूप से महत्वपूर्ण कार्यों को करने से नेता को अपने काम में उच्च प्रदर्शन प्राप्त करने की अनुमति मिलती है।
6. समय का एक महत्वपूर्ण हिस्सा कर्मचारियों के बीच कार्यों के वितरण को बचाने में मदद करेगा।
7. काम में चरणबद्धता भी उतनी ही महत्वपूर्ण है। अगर आप सीढ़ियां चढ़ते हैं, छोटी-छोटी चीजों से शुरुआत करते हैं और ऊंचाइयों तक पहुंचते हैं तो लक्ष्य की ओर बढ़ना बहुत आसान हो जाता है।
8. महत्वपूर्ण बातों की एक डायरी रखने से एक कार्य के दूसरे कार्य के ओवरलैप को समाप्त करने में मदद मिलेगी, महीने के अंत में मामलों का संचय।
9. महत्वपूर्ण निर्णय सुबह के समय लिए जाते हैं। इस तरह, आप पूरे कार्य दिवस के लिए सफलता की भावना पैदा कर सकते हैं।
10. योजनाएँ, कार्यक्रम बनाते समय, काम करने की क्षमता के सही स्तर को ध्यान में रखना ज़रूरी है, क्योंकि यह वह है जो काम के अंतिम परिणाम को प्रभावित करता है।

कार्य की योजना बनाना और व्यवस्थित करना आत्म-विकास को आगे बढ़ाने की कुंजी है। दैनिक नियोजन के मूल सिद्धांतों और नियमों के बारे में लेख में पढ़ें।

लेख से आप सीखेंगे:

आपको दैनिक नियोजन की आवश्यकता क्यों है?

हर कोई यह नहीं समझता है कि आपको अपने कार्य दिवस की योजना बनाने की आवश्यकता क्यों है। आखिरकार, हर व्यक्ति, बिना योजना के भी, जानता है कि वह कौन से कार्य करता है और उसे क्या करना है। बहुत से लोग दिन के लिए योजना बनाने में कोई मतलब नहीं देखते हैं, क्योंकि हमेशा अप्रत्याशित कार्य होते हैं जो सभी पूर्व-नियोजित वस्तुओं को भ्रमित कर सकते हैं।

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यदि हम समान कार्य करने वाले और समान क्षमता वाले दो श्रमिकों की तुलना करते हैं, तो हम पा सकते हैं कि उनके काम की मात्रा और गुणवत्ता को अलग। एक कर्मचारी वर्तमान और रणनीतिक दोनों कार्यों को हल करने का प्रबंधन करता है, दूसरे के पास जरूरी कार्यों को पूरा करने का समय भी नहीं होता है और हर समय काम के बाद रहने के लिए मजबूर होता है। सबसे अच्छा परिणाम उन लोगों द्वारा दिखाया जाएगा जो अधिक हैं . यानी जिनके लिए नियोजन प्रक्रिया एक दैनिक कर्तव्य और आवश्यकता है। मनोवैज्ञानिक स्तर पर भी योजना बनाकर व्यक्ति को गतिशील बनाता है। उसका एक निश्चित लक्ष्य होता है और उसे प्राप्त करने की आंतरिक आवश्यकता होती है।

प्रभावी ढंग से योजना कैसे बनाएं?

कार्य की योजना और संगठन एक कर्मचारी द्वारा किया जाता है। प्रबंधक नहीं, बल्कि कर्मचारी को स्वयं कार्य निर्धारित करने चाहिए। इस मामले में, वह अपने दम पर लक्ष्य निर्धारित करता है, उस दिशा में कार्य करता है जिसे वह चुनता है। एक नियम के रूप में, स्वतंत्र योजना के साथ पूर्ण किए गए कार्यों का प्रतिशत सामान्य के कार्यान्वयन की तुलना में अधिक है नेता द्वारा विकसित।

एक कार्य समय-निर्धारण प्रणाली है जिसका अभ्यास में परीक्षण किया गया है और कार्य समय का इष्टतम उपयोग सुनिश्चित करता है। यह सिद्धांतों का एक समूह है जिसके द्वारा एक व्यक्ति एक सक्षम, यथार्थवादी और व्यवहार्य योजना बना सकता है।

सबसे पहले, यह निर्धारित करें कि आपको अपनी दैनिक योजना में क्या शामिल करना है। इसे छह महीने या एक साल के लिए विकसित रणनीतिक योजना को ध्यान में रखते हुए तैयार किया जाना चाहिए। प्रत्येक दिन की योजना कार्यान्वयन के लिए निर्धारित सभी कार्यों को ध्यान में रखती है, दोनों सीधे कार्य और माध्यमिक से संबंधित हैं। उदाहरण के लिए, किसी सहकर्मी को उसके जन्मदिन पर बधाई देना। उन मदों के अलावा जिनका नेता इंतजार कर रहा है, व्यक्तिगत मामलों को भी योजना में शामिल किया जाना चाहिए। इसके लिए यह आवश्यक है व्यक्तिगत विकासऔर सकारात्मक छवि बना रहे हैं।

कार्य की योजना बनाते समय, बड़े कार्य जिन्हें पूरा होने में कई दिन या सप्ताह लगेंगे, उन्हें चरणों में विभाजित किया जाना चाहिए और क्रमिक रूप से निष्पादित किया जाना चाहिए। प्रत्येक मील के पत्थर के लिए एक नियत तारीख निर्धारित करें। अगले दिन की योजना बनाएं, इसमें सबटास्क भी शामिल करें। एक योजना तैयार करने के लिए, आप एक नियमित पेपर डायरी या एक विशेष कार्यक्रम का उपयोग कर सकते हैं।

कार्य योजना का उद्देश्य किसी भी कीमत पर योजना मदों की पूर्ति नहीं है, बल्कि प्राथमिकता वाले कार्यों और अत्यावश्यक कार्यों का समय पर और उच्च गुणवत्ता वाला निष्पादन है। इसलिए, कार्यान्वयन के लिए निर्धारित कार्यों की सूची को प्राथमिकता के अवरोही क्रम में क्रमबद्ध और व्यवस्थित किया जाना चाहिए। मे बया आप एक ही समय में कई विधियों का उपयोग कर सकते हैं।

उदाहरण के लिए, एक निश्चित समय सीमा वाले कार्यों और जिन कार्यों को हल करने के लिए अधिक प्रयास की आवश्यकता होती है, उन्हें सर्वोच्च प्राथमिकता दी जाती है। दूसरा सबसे महत्वपूर्ण दैनिक अनिवार्य कार्य और वे कार्य होंगे, जिनकी समय सीमा आने वाले दिनों के लिए निर्धारित है। दैनिक नियोजन में सबसे कम प्राथमिकता छोटे-छोटे मामले हैं, जिनकी विफलता के महत्वपूर्ण नकारात्मक परिणाम नहीं होंगे।

दिन नियोजन नियम

जैसे किसी उद्यम के कार्य की योजना बनाना, व्यक्तिगत कर्मचारी के कार्य दिवस की योजना बनाना नियमों का पालन करना चाहिए। उनका अनुसरण करने से आपके लिए सुविधाजनक तरीके से योजनाओं के कार्यान्वयन को सुनिश्चित करने में मदद मिलेगी।

1. अपने काम के समय का 70% से अधिक शेड्यूल न करें। यह आपको तत्काल अनिर्धारित कार्यों को शांति से करने की अनुमति देगा और यदि आपको निष्पादन से विचलित होना है तो घबराएं नहीं। .
2. एक ही समय में दैनिक योजना में तीन से अधिक महत्वपूर्ण और जरूरी कार्यों को शामिल न करें। योजना मदों की कुल संख्या को दस तक सीमित करें।
3. एक ही प्रकार के मामलों को ब्लॉक में बनाएं। यह एकल एल्गोरिथम का उपयोग करके उन्हें निष्पादित करने में मदद करेगा, जिससे निष्पादन समय कम हो जाएगा।
4. नियोजन प्रक्रिया को पिछले दिन की शाम तक ले जाएँ। यदि आवश्यक हो, तो आपके पास योजना में समायोजन करने का समय होगा।
5. अपने बायोरिदम के अनुसार जटिल मामलों की योजना बनाएं। किसी को सुबह में बढ़ी हुई दक्षता से अलग किया जाता है, किसी को - दोपहर में, और कोई शाम को सबसे अधिक उत्पादक रूप से काम करता है।
6. जो काम आप पहले ही शुरू कर चुके हैं, उसे पूरा करने से पहले कोई नया काम शुरू न करें। यदि आपको बीच में आना पड़े - वापस आएं और जो आपने शुरू किया था उसे पूरा करें।
7. यदि कुछ मिनटों में किया जा सकता है तो एक अनिर्धारित कार्य करना बंद न करें।
8. काम पर रुके बिना हर घंटे ब्रेक लें। एक हल्के वार्म-अप के लिए समर्पित करें, इससे आपके सिर को "ताज़ा" करने में मदद मिलेगी।
9. असमंजस में मत डालो लक्ष्यों की प्राप्ति के साथ, अपने आप को लक्ष्य निर्धारित न करें और उन संस्करणों की रूपरेखा तैयार न करें जिनका सामना करना मुश्किल होगा।
10. यदि अधूरे कार्य हैं जिन्होंने अपनी प्रासंगिकता नहीं खोई है, तो उन्हें अगले दिन के लिए योजना में स्थानांतरित करें।
11. अपने कार्यस्थल को इस तरह व्यवस्थित करें कि वह काम करने में सहज हो।

निष्कर्ष

प्रत्येक दिन की योजना बनाना एक उपयोगी और आवश्यक कौशल है। यह आत्म-संगठन और आत्म-विकास का एक तरीका है, एक गारंटी है कि आप प्रभावी ढंग से काम कर सकते हैं। प्रस्तावित कार्य योजना प्रणाली बुनियादी सिद्धांतों को समझने में मदद करेगी समय प्रबंधनऔर इस ज्ञान को व्यवहार में सफलतापूर्वक लागू करें।

यदि आप सामान्य रूप से किसी व्यक्ति के जीवन को प्रभावित करने वाले कारकों को अच्छी तरह से समझना शुरू करते हैं, तो आप उनमें से बहुत से पा सकते हैं। किसी व्यक्ति के जीवन के किसी भी क्षेत्र और उसकी गतिविधि के प्रत्येक क्षेत्र में, निश्चित रूप से, उनमें कई विशेषताएं निहित हैं, और कभी-कभी जो एक पर लागू होता है वह दूसरे के लिए पूरी तरह से अनुपयुक्त होता है। लेकिन इसके बावजूद कुछ मूलभूत सिद्धांत हैं जो बिल्कुल हर चीज में प्रभावी हैं। इन सिद्धांतों में से एक, या अधिक सटीक रूप से, कानून जिन्हें किसी भी क्षेत्र में सफलता की गारंटी माना जा सकता है, योजना बनाने और प्राथमिकता देने की क्षमता है। यह इतना महत्वपूर्ण क्यों है, हम प्रस्तुत समय प्रबंधन प्रशिक्षण पाठ में जानेंगे।

इस सामग्री का अध्ययन करने के बाद, आप सीखेंगे कि व्यवसाय योजना क्या है, और इसकी विशेषताएं क्या हैं, दैनिक आधार पर काम, व्यक्तिगत और घरेलू कामों की सूची बनाना क्यों आवश्यक और महत्वपूर्ण है। इसके अलावा, हम कई प्रभावी नियोजन विधियों और सिद्धांतों पर विचार करेंगे, जिनमें से कुछ हर दिन के लिए डिज़ाइन किए गए हैं, और कुछ का अधिक आशाजनक फोकस है - एक सप्ताह, महीने, वर्ष और यहां तक ​​​​कि कई वर्षों के लिए। हमारे ऑनलाइन प्रशिक्षण का यह कोर्स सभी उम्र और व्यवसायों के लोगों के लिए उपयोगी होगा, और पहले दिन से अपने लक्ष्यों को प्राप्त करने के लिए प्राप्त जानकारी को लागू करना संभव होगा।

योजना क्या है। योजना के प्रकार। प्राथमिकता

योजना प्रक्रिया

नियोजन लक्ष्यों और उद्देश्यों को प्राप्त करने के लिए आवश्यक संसाधनों के इष्टतम आवंटन की प्रक्रिया है, साथ ही प्रक्रियाओं का एक समूह जो उनकी स्थापना और कार्यान्वयन से जुड़ा है। नियोजन समय प्रबंधन (समय प्रबंधन) का एक अभिन्न अंग है और, कुशल अनुप्रयोग के साथ, इसकी प्रभावशीलता को बहुत बढ़ाता है।

इसकी सबसे सरल और सबसे औपचारिक व्याख्या में, नियोजन निम्नलिखित चरणों की विशेषता है:

1. लक्ष्य निर्धारित करने का चरण (कार्य)
2. इच्छित को प्राप्त करने के लिए योजना तैयार करने का चरण
3. वेरिएंट डिजाइन चरण
4. आवश्यक संसाधनों, साथ ही उनके स्रोतों की पहचान करने का चरण
5. अधिकारियों और ब्रीफिंग का निर्धारण करने का चरण
6. भौतिक रूप (योजना, परियोजना, नक्शा, आदि) में नियोजन के परिणामों को ठीक करने का चरण।

योजना के प्रकार

योजना, जैसा कि पहले ही उल्लेख किया गया है, जीवन के किसी भी क्षेत्र में बिल्कुल लागू है, लेकिन, इसके आधार पर, इसकी अपनी विशेषताएं हो सकती हैं, जो बदले में, रूपों और सामग्री में भिन्न रूपों में व्यक्त की जाती हैं।

नियोजन के प्रकार भिन्न होते हैं:

आवश्यकता से

• निर्देशक योजना - का तात्पर्य निर्धारित कार्यों के अनिवार्य निष्पादन से है, हमेशा एक विशिष्ट पता होता है और इसे बढ़े हुए विवरण की विशेषता होती है। एक उदाहरण के रूप में, हम राज्य / राष्ट्रीय महत्व के मुद्दों को हल करने, उद्यमों में काम करने आदि से संबंधित कार्यों की स्थापना का नाम दे सकते हैं।
• सांकेतिक नियोजन पहले के विपरीत है: यह अनिवार्य और सटीक निष्पादन नहीं दर्शाता है, इसमें एक अधिक सलाहकार और मार्गदर्शक चरित्र है। इस प्रकार की योजना विभिन्न राज्यों के व्यापक आर्थिक विकास की प्रणाली में व्यापक है।

लक्ष्यों को प्राप्त करने की समय सीमा

• अल्पकालिक (वर्तमान) योजना - 1 वर्ष तक की अवधि के लिए गणना की जाती है और इसमें एक दिन, सप्ताह, महीने, तिमाही, छह महीने की योजनाएं शामिल हो सकती हैं। सबसे आम प्रकार की योजना। इसका उपयोग सामान्य लोगों द्वारा रोजमर्रा की जिंदगी की प्रक्रिया में और विभिन्न संगठनों के नेताओं द्वारा किया जाता है।
• मध्यम अवधि की योजना - 1 से 5 वर्ष की अवधि के लिए गणना। योजना का यह रूप सरकारी एजेंसियों, फर्मों और उद्यमों की गतिविधियों में आम है, लेकिन अक्सर रणनीतिक दिमाग वाले लोगों द्वारा इसका उपयोग किया जाता है। कुछ मामलों में, इसे वर्तमान योजना के साथ जोड़ा जा सकता है, जो संयोजन में रोलिंग योजना है।
• दीर्घकालिक (संभावित) नियोजन - की गणना, एक नियम के रूप में, आगे कई (5, 10, 20) वर्षों के लिए की जाती है। सामाजिक, आर्थिक, वैज्ञानिक और तकनीकी प्रकृति आदि के कार्यों को पूरा करने के लिए अक्सर इस प्रकार की योजना का उपयोग बड़े उद्यमों में किया जाता है।

• रणनीतिक योजना ज्यादातर दीर्घकालिक होती है। इसकी मदद से, संगठनों की गतिविधियों में मुख्य दिशाएँ निर्धारित की जाती हैं: गतिविधियों का विस्तार करना, नई दिशाएँ बनाना, वर्कफ़्लो को उत्तेजित करना, बाज़ार और उसके खंडों का अध्ययन करना, माँग का अध्ययन करना, लक्षित दर्शकों की विशेषताओं आदि। संगठनों की गतिविधियों में व्यापक।
• सामरिक योजना - सबसे अधिक बार एक ही है - दीर्घकालिक। इसका मुख्य लक्ष्य रणनीतिक योजना के आवेदन के माध्यम से प्राप्त अवसरों की प्राप्ति के लिए आवश्यक परिस्थितियों का निर्माण करना है। एक नियम के रूप में, सामरिक योजना का उपयोग किसी संगठन के आर्थिक, सामाजिक और उत्पादन विकास की योजना बनाने में किया जाता है। संगठनों की गतिविधियों में व्यापक।
• ऑपरेशनल-कैलेंडर प्लानिंग रणनीतिक और सामरिक योजना का अंतिम चरण है। यह मुख्य रूप से निर्धारित परिणामों को प्राप्त करने की प्रक्रिया को लागू करने के लिए कार्य करता है। इसकी मदद से, सभी संकेतक निर्दिष्ट किए जाते हैं, और संगठन का काम सीधे व्यवस्थित होता है। ऑपरेशनल शेड्यूलिंग में कार्यों को पूरा करने के लिए समय निर्धारित करना, प्रक्रिया के कार्यान्वयन की तैयारी, रिकॉर्ड रखना, प्रक्रिया की निगरानी और विश्लेषण करना शामिल है। संगठनों की गतिविधियों में व्यापक।
• व्यवसाय नियोजन - नियोजित गतिविधियों की व्यवहार्यता, प्रासंगिकता और प्रभावशीलता का आकलन करने का कार्य करता है। सभी प्रकार के संकेतकों, अवसरों, प्रस्तावों आदि को ध्यान में रखते हुए व्यवसाय योजना बहुत सावधानी से तैयार की जाती है। यह संगठनों की गतिविधियों और व्यापारियों के काम में आम है।

विचार किए गए प्रकार के नियोजन के अलावा, जो प्राथमिक पहलुओं को ध्यान में रखते हैं, ऐसे भी हैं जो द्वितीयक पहलुओं को ध्यान में रखते हैं। वे, बदले में, भिन्न होते हैं:

कवरेज की डिग्री के अनुसार

• सामान्य योजना - संदर्भ के सभी विवरण शामिल हैं।
• आंशिक योजना - संदर्भ के कुछ विवरण शामिल हैं।

वस्तुओं की योजना बनाकर

• लक्ष्य नियोजन - प्राप्त करने के लिए आवश्यक लक्ष्यों की परिभाषा शामिल है।
• फंड प्लानिंग - परिणाम (वित्त, सूचना, कर्मियों, उपकरण, आदि) को प्राप्त करने के लिए आवश्यक साधनों की योजना बनाना शामिल है।
• कार्यक्रम नियोजन - परिणाम प्राप्त करने के लिए आवश्यक कार्यक्रमों का विकास शामिल है।
• कार्य योजना - परिणाम प्राप्त करने के लिए आवश्यक कार्यों का निर्धारण करना शामिल है।

गहराई से

• सकल योजना - सामान्य मापदंडों को ध्यान में रखते हुए होती है।
• विस्तृत योजना - सभी विवरणों और विशेषताओं को ध्यान में रखता है।

समय के साथ योजनाओं का समन्वय

• अनुक्रमिक नियोजन - एक लंबी प्रक्रिया का तात्पर्य है, जिसमें कई छोटे चरण होते हैं।
• एक साथ योजना - एक बार की छोटी अवस्था का तात्पर्य है।

डेटा परिवर्तन के लिए लेखांकन

• कठोर योजना - का तात्पर्य निर्दिष्ट मापदंडों के अनिवार्य पालन से है।
• लचीली योजना - का तात्पर्य निर्धारित मापदंडों के अनुपालन न करने और नए लोगों के उद्भव की संभावना से है।

क्रम में

• व्यवस्थित योजना - इसमें एक के बाद एक योजनाओं का क्रमिक निष्पादन शामिल है।
• रोलिंग प्लानिंग - इसका तात्पर्य वर्तमान अवधि में योजना के पूरा होने के बाद अगली अवधि के लिए विस्तार करना है।
• असाधारण योजना - इसका तात्पर्य आवश्यकता के अनुसार योजना के कार्यान्वयन से है।

प्राथमिकता

प्राथमिकता निर्धारण प्राथमिकताओं को निर्धारित करने की प्रक्रिया है - बाकी पर योजना के एक या दूसरे आइटम के महत्व की प्रबलता का एक संकेतक। प्राथमिकता इस कारण से महत्वपूर्ण है कि बड़ी संख्या में विभिन्न बारीकियों और विशेषताओं के बीच, वे दोनों हैं जो कम से कम महत्व के हैं और लक्ष्य प्राप्त करने की प्रक्रिया पर न्यूनतम प्रभाव डालते हैं, और जो इस प्रक्रिया में एक प्रमुख भूमिका निभाते हैं। . प्राथमिकता देने की क्षमता को किसी भी नियोजन प्रक्रिया की प्रभावशीलता और दक्षता का एक और संकेतक कहा जा सकता है, क्योंकि। योजना के सबसे महत्वपूर्ण बिंदुओं पर जोर अक्सर इस सवाल में निर्णायक होता है कि लक्ष्य हासिल किया जाएगा या नहीं।

जैसा कि आप देख सकते हैं, एक प्रक्रिया के रूप में योजना बनाना काफी संख्या में विभिन्न बारीकियों की विशेषता है। किसी भी प्रकार का अलग से उपयोग किया जा सकता है, और शायद दूसरों के साथ संयोजन में। चुनते समय मुख्य बात आपकी गतिविधि की सभी विशेषताओं को ध्यान में रखना है। लेकिन कितने भी प्रकार की योजनाएँ क्यों न हों, हम उन्हें कितना भी मानें, चाहे हम कितने भी उदाहरण दें, इन सब का कोई मूल्य नहीं होगा यदि हम यह नहीं समझते हैं कि हमें कुछ भी योजना बनाने की आवश्यकता क्यों है, इसके क्या फायदे हैं यह जीवन में हमारी मदद कैसे करेगा? ये ऐसे प्रश्न हैं जिनका उत्तर हम अगले भाग में देने का प्रयास करेंगे।

के लिए क्या योजना बना रहा है?

यह देखते हुए कि हमारे प्रशिक्षण व्यक्तिगत उत्पादकता बढ़ाने के तरीकों के लिए समर्पित हैं, यहां और आगे के पाठ में हम किसी व्यक्ति की गतिविधि के संबंध में योजना बनाने पर विचार करेंगे, न कि संगठनों, फर्मों, उद्यमों आदि के लिए।

नियोजन वह कारक है जो बड़े पैमाने पर न केवल यह निर्धारित करता है कि कोई व्यक्ति वह प्राप्त करेगा जो वह चाहता है, बल्कि यह भी कि वह सामान्य रूप से क्या हासिल करेगा। तथ्य यह है कि नियोजन प्रक्रिया का एक एकल और संकीर्ण रूप से केंद्रित प्रभाव नहीं होता है, लेकिन यह एक जटिल तरीके से प्रभावित होता है, जो किसी व्यक्ति के कई व्यक्तिगत संकेतकों, उसके कार्यों की दिशा और सामान्य रूप से जीवन के तरीके को प्रभावित करता है। नीचे हम योजना के कुछ सकारात्मक पहलुओं और इससे मिलने वाले लाभों को सूचीबद्ध करते हैं।

लक्ष्य की विशिष्टता

जैसे ही कोई व्यक्ति अपनी गतिविधियों की योजना बनाना शुरू करता है, उसकी सोच सक्रिय हो जाती है, रचनात्मकता सक्रिय हो जाती है और मस्तिष्क की गतिविधि बढ़ जाती है। आप कुछ चाहते हैं और "जैसे" इसकी कल्पना करते हैं, जबकि यह सोचते हुए कि आप वास्तव में जानते हैं कि आप क्या चाहते हैं। लेकिन जैसे ही आप एक योजना बनाने के लिए बैठते हैं और इसे ध्यान से सोचना शुरू करते हैं, आपका लक्ष्य एक सार से एक ठोस में बदलना शुरू हो जाता है। धीरे-धीरे, आप इसकी विस्तार से कल्पना करना शुरू करते हैं, इसकी विशेषताओं को ध्यान में रखते हैं, किसी तरह इसे बदलते हैं। एक कहावत है कि जो जहाज यह नहीं जानता कि वह किधर जा रहा है, वह अपनी मंजिल तक कभी नहीं पहुंच पाएगा। ऐसा ही एक व्यक्ति है - अगर वह नहीं जानता कि वह वास्तव में क्या चाहता है, तो वह इसे कभी हासिल नहीं कर पाएगा। योजना यह समझना और महसूस करना संभव बनाती है कि आप वास्तव में क्या चाहते हैं और एक विशिष्ट लक्ष्य प्राप्त करें।

स्पष्ट कार्ययोजना

यह जानते हुए भी कि हम क्या चाहते हैं, हम इसे कभी प्राप्त नहीं कर सकते यदि हम नहीं जानते कि हमें इसे प्राप्त करने के लिए क्या चाहिए। हमारे लक्ष्य मेगा-वैश्विक, अच्छे और अद्भुत हो सकते हैं, लेकिन वे केवल एक तस्वीर बनकर रह जाएंगे कि हम क्या चाहते हैं और क्या करना है। योजना की मदद से इस स्थिति को ठीक किया जाता है। सबसे पहले, यह आपको वांछित परिणाम प्राप्त करने के लिए उठाए जाने वाले विशिष्ट कदमों को निर्धारित करने की अनुमति देता है। दूसरे, यह इसके लिए आवश्यक संसाधनों और उनके स्रोतों को निर्धारित करने में मदद करता है। तीसरा, यह एक समय सीमा निर्धारित करने का अवसर प्रदान करता है। इस तरह, एक सटीक योजना बनाकर, आपको पता चल जाएगा कि इसे लागू करने के लिए आपको क्या करना है, इसमें किसे या क्या शामिल करना है, और सबसे महत्वपूर्ण बात यह है कि आप इसे कब करना चाहते हैं। नियोजन लक्ष्य को प्राप्त करने की प्रक्रिया को महत्वपूर्ण रूप से गति देता है, क्योंकि। कार्रवाई के लिए एक व्यावहारिक गाइड है।

कार्रवाई, कार्रवाई के बारे में विचार नहीं

जब तक हम जो चाहते हैं उसे लागू करने की योजना नहीं है, हम इस विषय पर निरंतर सोच में हैं। हम इस बारे में सोचते हैं कि हम इसे कितना चाहते हैं, कितना अच्छा होता अगर हमारे पास यह होता, इस बात पर चिंतन करें कि अभी इसकी कमी कैसे है, शायद कार्रवाई की प्रक्रिया में खुद की कल्पना भी करें। लेकिन एक है लेकिन - सोचने के अलावा हम और कुछ नहीं करते। और यह इंगित करता है कि, सबसे अधिक संभावना है, यह सब समाप्त हो जाएगा। यह समझना महत्वपूर्ण है कि जब आप योजना बनाना शुरू करते हैं, तो आप पहले से ही अपनी योजना के कार्यान्वयन की दिशा में पहला और सबसे बड़ा कदम उठा रहे होते हैं। यह अकेला आपको पहले से ही काफी आगे बढ़ा रहा है। और फिर एक श्रृंखला प्रतिक्रिया शुरू होती है: एक योजना तैयार करने के बाद, आप विशिष्ट क्रियाएं करना शुरू करते हैं, पहली वस्तु के बाद दूसरी, दूसरी के बाद तीसरी, और इसी तरह। यदि आप अपने आप में छोटी-छोटी चीजों की भी योजना बनाने की आदत डालने का प्रबंधन करते हैं, तो आप तुरंत देखेंगे कि आपकी इच्छाएं कैसे वास्तविकता बनने लगती हैं। यहां आप एक और कहावत लागू कर सकते हैं: "झूठे पत्थर के नीचे पानी नहीं बहता।" मृत केंद्र से हटो - कार्य करना शुरू करो। योजना लक्ष्य को प्राप्त करने के लिए आवश्यक ऊर्जा क्षमता का निर्माण करती है।

पैंतरेबाज़ी करने की क्षमता

निर्धारित परिणामों को प्राप्त करने के लिए वास्तव में क्या करने की आवश्यकता है, यह जाने बिना, हम न तो अपने कार्यों को निर्धारित कर सकते हैं और न ही समन्वय कर सकते हैं। हम मोटे तौर पर कल्पना कर सकते हैं कि हमें क्या करने की आवश्यकता है, लेकिन बिना किसी योजना के कार्य करते हुए, हम एक मृत अंत तक पहुंचने या लक्ष्य से आगे बढ़ने का जोखिम उठाते हैं। जब आपके पास एक योजना है और आप कार्य करना शुरू करते हैं, तो बोलने के लिए, आप पूरी प्रक्रिया को ऑनलाइन प्रबंधित कर सकते हैं: यदि यह इस तरह से काम नहीं करता है, तो एक अलग तरीके से प्रयास करें, एक चीज काम नहीं करती है, इस बारे में सोचें कि आप क्या कर रहे हैं से प्रतिस्थापित कर सकता है। एक स्पष्ट योजना होने से आप अपने रास्ते पर अलग-अलग तरीकों और विधियों को अलग-अलग करने की अनुमति देंगे। नतीजतन, आपके पास एक व्यापक योजना होगी जो घटनाओं के विकास के लिए सभी प्रकार की बारीकियों और विकल्पों को ध्यान में रखेगी। योजना बनाने की क्षमता किसी भी स्थिति के लिए लचीला और तैयार रहने की क्षमता है।

उच्च सफलता दर

और, शायद, योजना का सबसे महत्वपूर्ण लाभ 100% गारंटी नहीं है, लेकिन फिर भी सफलता की एक बड़ी संभावना है। हम कितने लोगों को देखते हैं जो बहुत कम चाहते हैं, लेकिन बिना योजना के, कुछ भी हासिल नहीं करते हैं! और, उनके विपरीत, वहाँ है बड़ी राशिऐसे लोगों के उदाहरण जिनके पास शानदार लक्ष्य हैं जो अप्राप्य लगते हैं, सब कुछ हासिल करने के बावजूद और इससे भी ज्यादा। जो चीज पहले को दूसरे से अलग करती है वह है योजना बनाने और प्राथमिकता देने की क्षमता। अपने लक्ष्यों को परिभाषित करें, एक योजना बनाना शुरू करें - थोड़ी देर बाद आप देखेंगे कि आप लक्ष्य तक पहुंच गए हैं, और बिना योजना के हजारों दर्शक अपनी जगह पर बने हुए हैं। प्लानिंग आपको किसी भी क्षेत्र में अग्रणी बनाएगी!

निश्चित रूप से, अब यह आपके लिए बहुत स्पष्ट हो गया है कि आपको अपने सभी चरणों के बारे में योजना बनाने और सोचने की आवश्यकता क्यों है। योजना व्यवसायियों और उद्यमियों, विशाल निगमों के प्रमुखों, रचनात्मक लोगों, लेखकों, अभिनेताओं और शो बिजनेस स्टार्स द्वारा की जाती है, सामान्य तौर पर, वे सभी जिन्हें आमतौर पर सफल लोग कहा जाता है। नियोजन किसी भी व्यक्ति के जीवन और कार्य का एक हिस्सा है जो अपनी उत्पादकता को बढ़ाना चाहता है और गंभीर परिणाम प्राप्त करना चाहता है। यही कारण है कि, मेज पर बैठने, कलम और कागज का एक टुकड़ा लेने और कुछ योजना बनाने के अलावा, आज विशेष रूप से विकसित नियोजन विधियां हैं जिन्होंने अपनी प्रभावशीलता को एक से अधिक बार साबित किया है। हम अगले भाग में उनमें से सबसे लोकप्रिय का संक्षिप्त विवरण देंगे।

योजना के तरीके

एबीसी योजना

इस पद्धति के लिए पूर्वापेक्षा अनुभव है, जो स्पष्ट रूप से दर्शाता है कि प्रतिशत में महत्वपूर्ण और महत्वहीन मामलों का अनुपात हमेशा लगभग समान होता है। निर्धारित परिणामों की उपलब्धि के संबंध में उनके महत्व के आधार पर किसी भी कार्य को एबीसी अक्षर मूल्यों का उपयोग करके आवंटित किया जाना चाहिए। इससे यह निष्कर्ष निकलता है कि सबसे अधिक महत्व और महत्व वाले कार्यों (ए) को पहले किया जाना चाहिए, और फिर अन्य सभी (बी, सी)। कार्यों के महत्व को ध्यान में रखते हुए, न कि उन्हें पूरा करने के लिए आवश्यक प्रयासों को ध्यान में रखते हुए, आपको इस तकनीक का उपयोग करके अपने समय की योजना बनाने की आवश्यकता है।

एबीसी तकनीक तीन बुनियादी नियमों पर आधारित है:

• श्रेणी ए - सबसे महत्वपूर्ण मामले। आप जो कुछ भी करते हैं उसका लगभग 15% हिस्सा वे बनाते हैं, लेकिन वे लगभग 65% परिणाम लाते हैं।
• श्रेणी बी - महत्वपूर्ण बातें। वे आपके सभी मामलों का लगभग 20% बनाते हैं और लगभग 20% परिणाम लाते हैं।
• श्रेणी सी - कम से कम महत्व के मामले। वे आपके द्वारा की जाने वाली हर चीज का लगभग 65% बनाते हैं, लेकिन लगभग 15% परिणाम भी लाते हैं।

आप यहां इस तकनीक के बारे में अधिक जान सकते हैं।

आइजनहावर सिद्धांत

यह तकनीक एक समय में अमेरिकी जनरल ड्वाइट डेविड आइजनहावर द्वारा प्रस्तावित की गई थी। यह सबसे महत्वपूर्ण निर्णय जल्दी लेने के लिए एक उत्कृष्ट अतिरिक्त मीटर है। यह सिद्धांत महत्व और तात्कालिकता के मानदंडों के अनुसार प्राथमिकता देता है।

अपने सभी मामलों को आपको चार मुख्य श्रेणियों में विभाजित करना चाहिए और प्राथमिकता के क्रम में प्रदर्शन करना चाहिए:

• श्रेणी ए - सबसे जरूरी और महत्वपूर्ण मामले।
• श्रेणी बी - अत्यावश्यक लेकिन महत्वपूर्ण मामले नहीं। महत्व की कसौटी द्वारा उन्हें पहली श्रेणी से अलग करने में सक्षम होना महत्वपूर्ण है, अन्यथा आप बाद के लिए वास्तव में महत्वपूर्ण चीजों को छोड़कर, उनके कार्यान्वयन पर समय व्यतीत कर सकते हैं।
• श्रेणी सी - अत्यावश्यक नहीं, बल्कि महत्वपूर्ण मामले। यहां आपको तत्काल कारक को ध्यान में रखना होगा: इस तथ्य के कारण कि ये मामले तत्काल नहीं हैं, उन्हें अक्सर स्थगित कर दिया जाता है, जिसके बाद वे तत्काल हो जाते हैं, जो बहुत अच्छा नहीं है। इसलिए इनके क्रियान्वयन की किसी भी सूरत में उपेक्षा नहीं की जानी चाहिए। ऐसे मामलों को, अन्य बातों के अलावा, किसी और को उनके कार्यान्वयन को सौंपने के लिए - प्रत्यायोजित किया जा सकता है।
• श्रेणी डी - गैर-जरूरी और गैर-महत्वपूर्ण मामले। अक्सर, एक व्यक्ति ऐसे मामलों से सबसे अधिक चिंतित होता है और अधिकांश समय उन्हें करने में व्यतीत करता है। इस श्रेणी में मामलों की सही पहचान करना सीखें। उन्हें अंतिम करने की आवश्यकता होती है, जब पिछले वाले पूरे हो जाते हैं।

आप यहां आइजनहावर विधि के बारे में अधिक जान सकते हैं।

परेतो नियम

इस नियम को कभी-कभी 80/20 सिद्धांत के रूप में जाना जाता है। यह इतालवी अर्थशास्त्री विलफ्रेडो पारेतो द्वारा तैयार किया गया था। इसका मुख्य आधार यह है कि क्रियाओं का सबसे छोटा हिस्सा परिणाम का सबसे बड़ा हिस्सा लाता है, और इसके विपरीत।

नेत्रहीन, यह नियम इस तरह दिखता है:

• 20% क्रिया = 80% परिणाम
• 80% क्रियाएं = 20 परिणाम
• 20% लोगों के पास कुल पूंजी का 80% है
• 80% लोगों के पास कुल पूंजी का 20% है
• 20% ग्राहक 80% राजस्व उत्पन्न करते हैं
• 80% ग्राहक 20% राजस्व लाते हैं
• आदि।

इस नियम को अपनी दैनिक गतिविधियों पर लागू करें, और आप देखेंगे कि एक दिन में आप जो कुछ भी करते हैं उसका 80% आपकी ज़रूरत के परिणाम का केवल 20% है, और 20% सुनियोजित कार्य आपको अपने पोषित लक्ष्य के करीब 80% तक लाते हैं। . इसके आधार पर, याद रखें कि आपको दिन की शुरुआत कुछ ही, लेकिन सबसे कठिन, महत्वपूर्ण और जरूरी चीजों से करनी है, और उसके बाद ही, प्रकाश के कार्यान्वयन पर ध्यान दें और कम महत्वपूर्ण नहीं, बल्कि बहुत अधिक मात्रा में उपस्थित हों . एबीसी पद्धति या आइजनहावर सिद्धांत के संयोजन में परेटो नियम को लागू करना बहुत सुविधाजनक है।

आप 80/20 सिद्धांत के बारे में अधिक पढ़ सकते हैं।

समय

शब्द "टाइमकीपिंग" बीता हुआ समय का अध्ययन करने के लिए डिज़ाइन की गई विधि को संदर्भित करता है। यह किए गए कार्यों को ठीक करने और मापने के द्वारा किया जाता है। टाइमकीपिंग का मुख्य लक्ष्य यह निर्धारित करना है कि किस समय पर खर्च किया जाता है, समय बर्बाद करने वालों की पहचान करना, समय आरक्षित करना और समय की भावना विकसित करना है।

टाइमकीपिंग रखना काफी सरल है: विशेषज्ञ आपके सभी कार्यों को 2-3 सप्ताह के लिए 5 मिनट की सटीकता के साथ रिकॉर्ड करने की सलाह देते हैं। नेत्रहीन, यह कुछ इस तरह दिखता है:

• 8:00-8:30 - जागो, फैला हुआ, धुला हुआ
• 8:30-9: 00 - चाय पिया, कंप्यूटर चालू किया, मेल चेक किया
• 9:00-9:30 - सोशल नेटवर्क पर गए
• 9:30 - 10:00 - काम के लिए तैयार दस्तावेज
• आदि।

प्रविष्टियों को टिप्पणियों और अतिरिक्त मापदंडों के साथ पूरक किया जा सकता है। ट्रैक रखने के कई तरीके हैं:

• कागज पर - एक नोटबुक, नोटबुक, नोटबुक में
• गैजेट का उपयोग करना - मोबाइल फोन, ई-बुक, टैबलेट
• वॉयस रिकॉर्डर का उपयोग करना
• कंप्यूटर पर विशेष सॉफ्टवेयर का उपयोग करना
• ऑनलाइन - विशेष इंटरनेट अनुप्रयोग
• गैंट चार्ट (नीचे देखें)

समय के माध्यम से प्राप्त आंकड़ों के आधार पर, आप अपने समय के वितरण में महत्वपूर्ण विशेषताओं की पहचान कर सकते हैं और उन्हें ठीक कर सकते हैं। टाइमिंग के बारे में और पढ़ें।

गैंट चार्ट

गैंट चार्ट अमेरिकी प्रबंधन विशेषज्ञ हेनरी गैंट द्वारा विकसित एक बार चार्ट पद्धति है। इसका उपयोग विभिन्न परियोजनाओं के लिए योजनाओं और अनुसूचियों को चित्रित करने के लिए किया जाता है। आरेख में बार होते हैं जो समय अक्ष के साथ उन्मुख होते हैं, और उनमें से प्रत्येक एक अलग कार्य प्रदर्शित करता है जो परियोजना का हिस्सा है। लंबवत अक्ष कार्यों की एक सूची है। इसके अलावा, चार्ट पर विभिन्न संकेतकों को चिह्नित किया जा सकता है - प्रतिशत, पॉइंटर्स, टाइमस्टैम्प इत्यादि।

गैंट चार्ट का उपयोग करके, आप परियोजना की प्रगति और किए गए कार्यों की प्रभावशीलता को दृष्टिगत रूप से ट्रैक कर सकते हैं। लेकिन, किसी भी मामले में, इस पद्धति को दूसरों द्वारा पूरक करना होगा, क्योंकि। आरेख तिथियों के साथ सिंक्रनाइज़ नहीं है, खर्च किए गए संसाधनों और किए गए कार्यों की प्रकृति को प्रदर्शित नहीं करता है। यह छोटी परियोजनाओं के लिए सबसे अच्छा उपयोग किया जाता है। चार्ट को अक्सर विभिन्न परियोजना प्रबंधन अनुप्रयोगों में ऐड-ऑन के रूप में शामिल किया जाता है।

स्मार्ट तकनीक

स्मार्ट लक्ष्य निर्धारण तकनीक को दुनिया में सर्वश्रेष्ठ में से एक के रूप में मान्यता प्राप्त है। इसकी उत्पत्ति एनएलपी में हुई है और हमने अपने एक पाठ में इस पर विस्तार से चर्चा की है। यहां हम इस तकनीक का केवल एक संक्षिप्त विवरण देते हैं।

शब्द "स्मार्ट" अपने आप में पांच शब्दों के पहले अक्षरों से बना एक संक्षिप्त नाम है जो लक्ष्यों के मानदंड को परिभाषित करता है। आइए उन पर थोड़ा और विस्तार से विचार करें।

• विशिष्ट - लक्ष्य विशिष्ट होना चाहिए, अर्थात। इसे स्थापित करते समय, आपको निश्चित रूप से उस परिणाम की स्पष्ट रूप से कल्पना करनी चाहिए जिसे आप प्राप्त करना चाहते हैं। उदाहरण के लिए, "मैं नृविज्ञान में विशेषज्ञ बनना चाहता हूं।"
• मापने योग्य - लक्ष्य मापने योग्य होना चाहिए, अर्थात। आपको वांछित परिणाम को मात्रात्मक शब्दों में प्रस्तुत करना होगा। उदाहरण के लिए, "2015 तक मैं एक महीने में 50 हजार रूबल कमाना चाहता हूं।"
• प्राप्य - लक्ष्य प्राप्त करने योग्य होना चाहिए, अर्थात। आपको अपने व्यक्तित्व की विशेषताओं को ध्यान में रखना चाहिए: क्षमताएं, प्रवृत्ति, प्रतिभा, आदि। उदाहरण के लिए, यदि आपको गणित से परेशानी है और आप इस विज्ञान को बिल्कुल नहीं समझते हैं, तो बेहतर होगा कि आप अपने आप को एक उत्कृष्ट गणितज्ञ बनने का लक्ष्य निर्धारित न करें।
• प्रासंगिक - लक्ष्य आपके अन्य कार्यों से संबंधित होना चाहिए। उदाहरण के लिए, एक मध्यम अवधि के लक्ष्य की उपलब्धि में कई अल्पकालिक लक्ष्यों की उपलब्धि शामिल होनी चाहिए।
• समयबद्ध - लक्ष्य को समय में परिभाषित किया जाना चाहिए और स्पष्ट रूप से स्थापित समय सीमा होनी चाहिए। उदाहरण के लिए, "मैं छह महीने में ऐसे और ऐसे महीने में 95 से 80 किलो वजन कम करना चाहता हूं।"

साथ में, यह आपको वांछित परिणाम प्राप्त करने के लिए आवश्यक कार्यों को निर्धारित करने, कारकों की अधिकतम संख्या को ध्यान में रखने और लगातार अपनी प्रगति को ट्रैक करने की अनुमति देगा। लिखित स्मार्ट तकनीक के बारे में और पढ़ें।

लक्ष्यों और उद्देश्यों की सूची

सबसे आसान तरीका जिससे आप समय और मामलों की योजना बना सकते हैं। यह सिर्फ करने के लिए चीजों की एक सूची है। ऐसी सूचियाँ इस मायने में बहुत सुविधाजनक हैं कि उन्हें पीसी, मोबाइल एप्लिकेशन या जटिल योजनाओं के उपयोग जैसे किसी अतिरिक्त संसाधन की आवश्यकता नहीं होती है, लेकिन वे आपको इस प्रक्रिया को करने और नियंत्रित करने के लिए आवश्यक हर चीज को नेत्रहीन रूप से प्रदर्शित करने की अनुमति देते हैं।

लक्ष्यों और कार्यों की सूची बनाना बहुत सरल है: आप बस एक कागज के टुकड़े पर वह सब कुछ लिख सकते हैं जो आपको करने की आवश्यकता है और कब, और पूरा होने पर, बस पूरी की गई वस्तुओं को पार करें। और आप इसे थोड़ा जटिल कर सकते हैं: एक तालिका बनाएं जिसमें कॉलम होंगे: "कार्य", "प्राथमिकता", "नियत तिथि", "पूर्णता चिह्न"।

इन सभी तकनीकों का उपयोग अकेले या संयोजन में किया जा सकता है। सभी विकल्पों का प्रयास करें - निश्चित रूप से, थोड़ी देर के बाद आप अपने लिए सबसे सुविधाजनक और उपयुक्त का चयन करेंगे, और शायद उनके आधार पर अपना कुछ भी बनाएं।

अपने मामलों और समय की योजना बनाते समय आपके लिए इसे आसान बनाने के लिए, पाठ के अंत में, हम आपके ध्यान में कुछ बहुत प्रभावी सिद्धांत प्रस्तुत करना चाहेंगे जिनका उपयोग आप अपने दैनिक जीवन में कर सकते हैं।

योजना सिद्धांत

• चर्चा की गई सभी नियोजन तकनीकों का प्रयास करें और अपने लिए सबसे उपयुक्त चुनें। इसे रोजाना और सभी मामलों में इस्तेमाल करें।
• सब कुछ याद रखने की कोशिश न करें - नोट्स रखें। जैसा कि कहा जाता है, "सबसे तीखी पेंसिल सबसे तेज याददाश्त से बेहतर होती है।"
• अगर आपके पास करने के लिए बहुत कुछ है, तो हर काम को करने के लिए समय निकालने की कोशिश न करें। सबसे महत्वपूर्ण और प्राथमिकता की पहचान करने के लिए समय निकालें और उन्हें लागू करने के लिए आगे बढ़ें। बाकी को बाद में खत्म करें।
• एक सप्ताह के अंत में, अगले के लिए कार्य योजना बनाएं। प्रत्येक दिन के अंत में ऐसा ही करें।
• अपने साथ आने वाले दिलचस्प विचारों को रिकॉर्ड करने के लिए अपने साथ एक नोटबुक और एक पेन या वॉयस रिकॉर्डर ले जाने की आदत डालें।
• एक "सफलता पत्रिका" शुरू करें जिसमें आप अपनी सभी सफलताओं को रिकॉर्ड करेंगे, चाहे वह कितनी भी छोटी क्यों न हो, हर दिन। यह आपको लगातार प्रेरित करेगा और आपको याद दिलाएगा कि आप सही रास्ते पर हैं।
• ना कहना सीखें। यह क्षमता आपको समय बर्बाद करने, अनावश्यक लक्ष्यों के लिए प्रयास करने और अनावश्यक लोगों से संवाद करने से बचाएगी।
• कुछ भी करने से पहले हमेशा सोचें। सभी पेशेवरों और विपक्षों का वजन करें। कोशिश करें कि जल्दबाजी में हरकतें और हरकतें न करें।
• जब भी आप किसी चीज की प्रक्रिया में हों, तो अपने आप को याद रखें, इस बात से अवगत रहें कि आप वर्तमान समय में क्या कर रहे हैं। अगर आपको लगता है कि आप आगे नहीं बढ़ रहे हैं तो इस गतिविधि को छोड़ दें।
• अपने आप पर एक आलोचनात्मक नज़र डालें: अपनी बुरी आदतों, समय लेने वाली, उन चीजों की पहचान करें जिन्हें करने में आपको मज़ा आता है, लेकिन वे आपको लक्ष्य की ओर नहीं ले जाती हैं। फिर धीरे-धीरे और एक-एक करके इन आदतों और कर्मों को नए - प्रभावी लोगों के साथ बदलें।
• जीवन में अपनी मुख्य प्राथमिकताएं निर्धारित करें और उनके अनुसार जिएं। तो आप हमेशा मुख्य बात पर ध्यान केंद्रित कर सकते हैं, और समय बर्बाद नहीं करेंगे।
• अनावश्यक अनावश्यक कार्य न करें, अन्य लोगों का व्यवसाय न करें। आपको अपने दम पर आगे बढ़ना चाहिए, लेकिन यदि आप स्वयं इसका आनंद नहीं लेते हैं तो अपने आप को अन्य लोगों के लक्ष्यों को प्राप्त करने के लिए एक उपकरण के रूप में उपयोग करने की अनुमति न दें।
• आत्म-सुधार के लिए नियमित और व्यवस्थित रूप से समय आवंटित करें: किताबें पढ़ना, शैक्षिक और प्रेरक वीडियो देखना, अपने कौशल का अभ्यास करना आदि।
• वहाँ मत रुको - एक लक्ष्य प्राप्त करने के बाद, दूसरा निर्धारित करें, अधिक गंभीर। तो आप हमेशा अच्छे आकार में रह सकते हैं, आपके पास एक प्रोत्साहन और प्रेरणा होगी।

उपरोक्त सभी अनुशंसाओं को लागू करने से आप किसी भी क्षेत्र में सफल हो सकेंगे और कम से कम समय में अपने लक्ष्यों को प्राप्त कर सकेंगे। सबसे महत्वपूर्ण बात यह है कि अपने आप पर लगातार काम करना और अर्जित कौशल के अभ्यास में आवेदन करना। इस पाठ से आपने जो कुछ भी सीखा है उसका फल देना शुरू करने के लिए, आपको आज ही अपनी भविष्य की गतिविधियों की योजना बनाना शुरू करना होगा। किसी भी तरह से शुरू करें, अभ्यास करें, एक नया कौशल विकसित करें और इसे एक आदत बनाएं। बेशक, हमारे जीवन में हर चीज की योजना बनाना असंभव है, लेकिन बहुत कुछ संभव है।

आप हमारे 4brain संसाधन पर योजना और दक्षता से संबंधित अतिरिक्त रोचक सामग्री पा सकते हैं:

अपनी बुद्धि जाचें

यदि आप इस पाठ के विषय पर अपने ज्ञान का परीक्षण करना चाहते हैं, तो आप कई प्रश्नों की एक छोटी परीक्षा दे सकते हैं। प्रत्येक प्रश्न के लिए केवल 1 विकल्प सही हो सकता है। आपके द्वारा किसी एक विकल्प का चयन करने के बाद, सिस्टम स्वचालित रूप से अगले प्रश्न पर चला जाता है। आपको प्राप्त होने वाले अंक आपके उत्तरों की शुद्धता और बीतने में लगने वाले समय से प्रभावित होते हैं। कृपया ध्यान दें कि हर बार प्रश्न अलग-अलग होते हैं, और विकल्पों में फेरबदल किया जाता है।

नमस्ते! इस लेख में, हम कार्य दिवस की योजना बनाने के बारे में बात करेंगे।

आज आप सीखेंगे:

1. अपने कार्य दिवस की योजना क्यों बनाएं;
2. इसकी जरूरत किसे है;
3. अपने कार्य दिवस की योजना कैसे बनाएं।

कार्य दिवस योजना

21वीं सदी में, जीवन की लय में काफी तेजी आई है और गति प्राप्त करना जारी है। यदि पहले, सफल होने के लिए, एक मात्रा में काम करने की आवश्यकता होती थी, अब सफलता प्राप्त करने के लिए आपको बहुत कुछ करने की आवश्यकता है। और लोगों को समय की कमी का सामना करना पड़ता है। यदि आप उन सभी दैनिक कार्यों का पीछा करते हैं जो जीवन हर दिन हम पर फेंकता है, तो बिल्कुल भी समय नहीं है।

कार्य दिवस नियोजन एक ऐसा उपकरण है जो न केवल कार्य समय का प्रभावी ढंग से उपयोग करने में मदद करता है, बल्कि इसे कम करने में भी मदद करता है। यह एक सामान्य कार्य सूची नहीं है जिसे सख्त क्रम में पूरा करने की आवश्यकता है। योजना यह चुनने की क्षमता है कि क्या करना है, क्यों और कब करना है।

इसलिए अच्छी योजना न केवल आपके द्वारा एक दिन में किए जाने वाले हर काम की संरचना करती है, बल्कि आपके समय को भी मुक्त करती है। सबसे पहले, आपको सबसे महत्वपूर्ण काम करने की ज़रूरत है - यह मुख्य नियम है। यह हर उस व्यक्ति के लिए उपयोगी है जिसके पास काम पर खाली समय है और उसके पास अपना समय सही ढंग से आवंटित करने का स्पष्ट कार्यक्रम नहीं है।

योजना में क्या शामिल है?

कार्य समय योजना में शामिल हैं:

• प्राथमिकता।
• महत्वपूर्ण कार्यों का चयन करें।
• उन्हें हल करने के सर्वोत्तम तरीके खोजना।
• अपने खाली समय में रोजगार की तलाश करें।

प्राथमिकताआपको यह समझने में मदद करता है कि क्या ध्यान देने की आवश्यकता है, क्या स्वयं हल कर सकता है, और किस मुद्दे को अनदेखा किया जाना चाहिए। समय और जानकारी पहले की तुलना में बहुत अधिक मूल्यवान हो गए हैं, और जो परिणाम नहीं देता है उस पर गुस्सा करना एक व्यर्थ बात है।

महत्वपूर्ण कार्यों का चयन- लगभग प्राथमिकता के समान ही, केवल एक कार्य दिवस के भीतर। आप चुनते हैं कि क्या एक महत्वपूर्ण परिणाम लाएगा, क्या तत्काल करने की आवश्यकता है, और क्या स्थगित किया जा सकता है।

समस्याओं को हल करने के सर्वोत्तम तरीके ढूँढनाएक बहुत ही महत्वपूर्ण बिंदु है। योजना बनाते समय, आपको न केवल इस बात पर विचार करना चाहिए कि आप क्या करेंगे, बल्कि यह भी सोचें कि इसे सर्वोत्तम तरीके से कैसे किया जाए। साथ ही, न केवल समय की बचत करना महत्वपूर्ण है, बल्कि जितनी जल्दी हो सके सब कुछ जल्दी और कुशलता से करना है।

खाली समय के साथ काम करनाकार्य योजना में भी शामिल किया जाना चाहिए। क्या आपके पास दिन में 2 घंटे खाली हैं जिसे आप किसी चीज़ पर खर्च कर सकते हैं? आप अपने बॉस को इसके बारे में बता सकते हैं, और वह आपको काम से भर देगा, आप खुद को शिक्षित कर सकते हैं, या आप अपनी खुद की परियोजना विकसित करने के लिए प्रयास कर सकते हैं।

अपने कार्यदिवस की योजना बनाना क्यों महत्वपूर्ण है?

कोई भी जिसने कभी भी फ्रीलांसिंग, व्यवसाय या "इच्छा पर काम" (एक टैक्सी की तरह) से निपटा है, पूरे दिन चीजों की व्यवस्था के महत्व को समझता है। लेकिन, उदाहरण के लिए, अधिकांश कार्यालय कर्मचारी अपने कार्य दिवस की योजना बनाना आवश्यक नहीं समझते हैं।

वास्तव में, मुख्य कारणकार्य दिवस की योजना बनाना - अपनी दक्षता बढ़ाना। यदि आप अपने शरीर की सुनते हैं, तो आप समझ सकते हैं कि कुछ चीजें एक समय में आपके लिए बेहतर होती हैं, और कुछ दूसरी बार। उदाहरण के लिए, दोपहर के भोजन के बाद अन्य कंपनियों को कॉल करना आपके लिए अधिक सुविधाजनक है, क्योंकि आप पहले ही जाग चुके हैं, लेकिन अभी तक थकने का समय नहीं है, और शाम को नीरस काम तेजी से किया जाता है, इसलिए बेहतर है डेटाबेस में ड्राइविंग जानकारी को 5-6 घंटे तक स्थगित करें।

कार्य दिवस की योजना बनाना न केवल समस्याओं को हल करने के मूल तत्वों को ध्यान में रखता है, बल्कि प्रत्येक व्यक्ति की व्यक्तिगत प्राथमिकताओं को भी ध्यान में रखता है। उच्च निष्पादन कार्य के समान पैटर्न को सभी पर थोपने के लिए समय प्रबंधन नहीं बनाया गया था। आपको अपने कार्यों को अपने शरीर की विशेषताओं के अनुसार समायोजित करना चाहिए।

अपने दिन को व्यवस्थित और नियोजित करने से आप कम समय में अधिक काम कर सकते हैं, जिससे आप अपनी पसंदीदा चीज़ों के लिए समय निकाल सकते हैं।

किसे अपने कार्य दिवस की योजना बनानी चाहिए

प्रत्येक व्यक्ति को अपने कार्य दिवस की योजना बनाने में सक्षम होना चाहिए। इस तरह आप समय बचा सकते हैं और अधिक कुशलता से काम कर सकते हैं। लेकिन ऐसे लोगों की 3 श्रेणियां हैं जो केवल व्यक्तिगत नियोजन में संलग्न होने के लिए बाध्य हैं।

. सबसे अनुशासनहीन कार्यकर्ता फ्रीलांसर है। उसके पास एक स्पष्ट कार्यक्रम नहीं है, और केवल समय सीमा ही उसे याद दिलाती है कि यह कुछ करने के लिए बैठने का समय है। यही कारण है कि फ्रीलांसरों के लिए यह बहुत महत्वपूर्ण है कि वे अपने कार्य दिवस की योजना बनाने के लिए कई ग्राहकों के साथ काम करें। यह अक्सर पता चलता है कि नए ऑर्डर एक या दो दिनों के अंतर के साथ दिखाई देते हैं, और यदि आप पिछले एक तक देरी करते हैं, तो आपके पास दो परियोजनाओं पर काम करने का समय नहीं हो सकता है।

बिजनेस मेन. यहां सब कुछ लगभग फ्रीलांसिंग जैसा ही है। खासकर अगर यह एक ऑनलाइन व्यवसाय है। एक तरफ, जब आपके कर्मचारी काम कर रहे हों तो आप घर पर आराम से आराम कर सकते हैं, लेकिन दूसरी तरफ, यह दृष्टिकोण अनिवार्य रूप से विफल साबित होगा। पश्चिम में, व्यवसायियों के बीच वर्कहॉलिज़्म का पंथ फलता-फूलता है। उनका मानना ​​है कि यदि आप सप्ताह में 60 घंटे काम नहीं करते हैं, तो आप आलसी हैं और व्यापार में आपका कोई लेना-देना नहीं है।

नेताओं. नेता हमेशा व्यापारी नहीं रहेगा। कंपनी का मालिक अपनी कंपनी के मामलों में सक्रिय भाग नहीं ले सकता है, लेकिन इसके निदेशक पूरे तंत्र के संचालन की जिम्मेदारी लेते हैं। इसलिए मध्यम और बड़ी कंपनियों के नेताओं को अपने समय का प्रभावी ढंग से उपयोग करना चाहिए, क्योंकि कंपनी का भविष्य दीर्घावधि में उनके निर्णयों पर निर्भर करता है। एक प्रबंधक के कार्य दिवस की योजना बनाना रणनीतिक रूप से महत्वपूर्ण कार्यों के बीच अपना समय सबसे प्रभावी ढंग से आवंटित करने का एक तरीका है।

कार्य दिवस योजना के तरीके

अपने कार्य दिवस की ठीक से योजना बनाने के कई तरीके हैं। लेकिन सबसे प्रभावी में से एक आइजनहावर मैट्रिक्स. इसका सार इस प्रकार है।

4 वर्ग हैं:

1. स्क्वायर ए - जरूरी और महत्वपूर्ण मामले।
2. स्क्वायर बी - गैर-जरूरी और महत्वपूर्ण चीजें।
3. स्क्वायर सी - जरूरी और महत्वहीन मामले।
4. स्क्वायर डी - गैर-जरूरी और महत्वहीन चीजें।

स्क्वायर एलगभग हमेशा खाली रहना चाहिए। उचित योजना के साथ, सभी महत्वपूर्ण कार्यों को वर्ग बी में व्यवस्थित किया जाना चाहिए और जैसे ही वे ए के पास आते हैं, उन्हें पूरा किया जाना चाहिए।

स्क्वायर बीये महत्वपूर्ण चीजें हैं जो आपको अपने लक्ष्य को प्राप्त करने में मदद करेंगी। इसमें वे सभी कार्य शामिल हैं जिन्हें 1 कार्य दिवस के भीतर पूरा करने की आवश्यकता है।

स्क्वायर सीमतलब जरूरी और महत्वहीन मामले जिन्हें अन्य लोगों को स्थानांतरित करने की आवश्यकता है। संभावित क्लाइंट को कॉल करना अत्यावश्यक लेकिन महत्वहीन चीजों का एक प्रमुख उदाहरण है। एक कर्मचारी ऐसा कर सकता है, आप बेहतर तरीके से अन्य चीजों पर ध्यान दें।

स्क्वायर डी,इसका मतलब है कि गैर-जरूरी और महत्वहीन चीजें हैं जो आपको लक्ष्य के करीब नहीं लाती हैं, सकारात्मक भावनाएं नहीं देती हैं और, सिद्धांत रूप में, इसकी आवश्यकता नहीं है। इस बॉक्स में आपको सभी बेकार के विचार लिखने चाहिए।

कार्यों का यह विभाजन उनके महत्व और तात्कालिकता के अनुसार आपको यह समझने की अनुमति देता है कि कार्य दिवस के दौरान किन बातों पर ध्यान देने की आवश्यकता है, और क्या सुरक्षित रूप से भुलाया जा सकता है। मैट्रिक्स न केवल कार्य प्रक्रियाओं में, बल्कि रोजमर्रा की जिंदगी में भी मदद करता है। यदि आप अंग्रेजी सीखना चाहते हैं, तो यह आपके लिए दिलचस्प है और आपके करियर में आपकी मदद करेगा - यह वर्ग बी है। लेकिन अगर आप इसे जानने के लिए स्पेनिश सीखना चाहते हैं - यह डी है, और आप सुरक्षित रूप से भूल सकते हैं यह।

कार्य दिवस निर्धारित करने के नियम

अपने कार्य दिवस को प्रभावी ढंग से कैसे प्रबंधित करें, इसके लिए कई नियम हैं। सुविधा के लिए, हम दिन को 3 भागों में विभाजित करेंगे:

• कार्य दिवस की शुरुआत।
• मुख्य कार्यप्रवाह।
• समापन।

सुबह सबसे महत्वपूर्ण कदम है। आप कितना सोए, आप कैसे उठे और आपने क्या किया, इस पर निर्भर करता है कि आपका मूड, मनोवैज्ञानिक रवैया और प्रदर्शन निर्भर करेगा।

"सही" सुबह के सिद्धांतों में निम्नलिखित शामिल हैं:

• सकारात्मक रवैया। यदि आप हर दिन यह सोचकर उठते हैं कि आप अपनी नौकरी से नफरत करते हैं, तो आपकी उत्पादकता कम हो जाएगी। सुबह की शुरुआत सुखद विचारों के साथ करने की कोशिश करें।
• "स्विंग" न करने का प्रयास करें। क्या आपने गौर किया है कि सुबह उठने के बाद आपको ठीक होने के लिए 30-40 मिनट और चाहिए होते हैं? यह समय बर्बाद करने लायक नहीं है। जागने के तुरंत बाद, एक शॉवर लें, कॉफी बनाएं और आधे घंटे के बजाय "कहीं भी नहीं", आप शांति से नाश्ता कर सकते हैं।
• इत्मीनान से नाश्ता और काम करने का तरीका। दिन की शुरुआत धीरे-धीरे करना बहुत जरूरी है। जब आप जल्दी में होते हैं, तो शरीर अतिरिक्त ऊर्जा और तंत्रिकाओं को खर्च करता है जिसका उपयोग अधिक उत्पादक कार्यों के लिए किया जा सकता है। यदि आप हार्दिक नाश्ता और आराम से सवारी नहीं कर सकते हैं, तो बाद में बिस्तर पर जाएं और पहले उठें।
• मुख्य कार्य। अधिकांश सफल व्यवसायी लोग यह तर्क देते हैं कि सबसे महत्वपूर्ण कार्यों को सुबह करने की आवश्यकता है। जैसा कि कहा जाता है, "यदि आप सब कुछ करना चाहते हैं, तो नाश्ते के लिए एक मेंढक खाओ।" मेंढक की भूमिका वह मामला है जिसके लिए आप बिल्कुल भी नहीं लेना चाहते हैं। इसे सुबह बनाएं, और "मेंढक खाया जाता है" इस तथ्य से सकारात्मक दृष्टिकोण पूरे दिन चलेगा।

मुख्य वर्कफ़्लो में निम्नलिखित कार्य होते हैं:

• अत्यावश्यक समस्याओं का समाधान करें। यह समझना महत्वपूर्ण है कि यदि कार्य दिवस के दौरान कोई जरूरी काम आप पर पड़ गया है, तो आपको अपना सारा ध्यान विशेष रूप से उस पर लगाने की आवश्यकता नहीं है। सबसे पहले आपको यह समझने की जरूरत है कि यह महत्वपूर्ण है या नहीं। यदि महत्वपूर्ण है, तो आपको तुरंत इसके लिए आगे बढ़ने की आवश्यकता है। यदि नहीं, तो इसके कार्यान्वयन की जिम्मेदारी किसी अन्य व्यक्ति को हस्तांतरित करें।
• समय सीमा रखें। हर दिन आपको अपने लिए अनुमानित समय सीमा निर्धारित करनी होगी जिसके लिए आपको कार्यों की पूरी मात्रा का सामना करना होगा। यह महत्वपूर्ण है कि "18:00 से पहले सब कुछ करें", लेकिन "14:00 बजे - एक योजना बनाना शुरू करें, 15:00 बजे - संकेतकों का विश्लेषण करें, 16:00 बजे - एक रिपोर्ट लिखें", आदि।
• कार्यस्थल में आदेश। यह एक निहित लेकिन बहुत महत्वपूर्ण बिंदु है। अगर आपका डेस्क गड़बड़ है, तो आपकी आंखें लगातार उसमें खो जाएंगी। और अगर कार्यस्थल पर कोई विदेशी दस्तावेज़ दिखाई देता है, तो आप उसका अध्ययन शुरू कर सकते हैं और बस 20-30 मिनट का समय बर्बाद कर सकते हैं।
• आवेगों का पालन न करें। यह सबसे महत्वपूर्ण है। कुछ ट्रिगर्स हैं जो आपको अपना ध्यान काम से कम महत्वपूर्ण चीज़ों पर स्थानांतरित करने के लिए प्रेरित करते हैं। जब आप किसी बिक्री योजना की समीक्षा कर रहे हों तो किसी मित्र को कॉल करें? ऐसा न करना ही बेहतर होगा, तो आप एकाग्रता खो देंगे और आप आसानी से काम करने के मूड को मिस कर सकते हैं।
• अपनी दिनचर्या को समूहबद्ध करें। बहुत जरुरी है। यदि आपको दिन में 60 फोन कॉल करने की आवश्यकता है, तो उन्हें कई छोटे समूहों में तोड़ना बेहतर है, एक बार में 10 से 15। कॉल के बाद, आप एक और कार्य कर सकते हैं। नियमित से जोरदार गतिविधि में लगातार स्विच करके, आप और भी बहुत कुछ कर सकते हैं।

कार्य दिवस की समाप्ति निम्नलिखित सिद्धांतों पर आधारित है:

• जो चाहिए उसे पूरा करें। ऐसे मामलों का एक समूह है जो "महत्वपूर्ण लेकिन अत्यावश्यक नहीं" वर्ग में आते हैं। उन्हें कार्य दिवस के दौरान सबसे अच्छा पूरा किया जाता है, और "महत्वपूर्ण और जरूरी" वर्ग हमेशा खाली रखा जाता है।
• योजना के विरुद्ध अपने परिणामों की जाँच करें। आपने एक दिन में जो कुछ भी किया उसकी तुलना आपकी योजना के अनुसार की जानी चाहिए। यदि आपने अभी-अभी अपने कार्य दिवस की योजना बनाना शुरू किया है, तो योजना से छोटे-छोटे विचलन चीजों के क्रम में होंगे। उन्हें यथासंभव कम रखने की कोशिश करें।
• अगले दिन की योजना बनाएं। पिछले कार्य दिवस के अंत में ऐसा करना सबसे अच्छा है। तो आप काम करने के मूड को बनाए रखें और, लेकिन मामलों का एक वास्तविक कार्यक्रम तैयार करना महत्वपूर्ण है।

यदि आप नेता हैं तो कार्य दिवस के दौरान आपको अपने सचिव के साथ मिलकर काम करना चाहिए।

याद रखें कि ये सभी सामान्य सुझाव हैं। वे आपकी व्यक्तिगत विशेषताओं को ध्यान में नहीं रखते हैं। यदि आपके लिए दोपहर में जरूरी काम करना अधिक सुविधाजनक है, और सुबह नहीं, तो यह आपका अधिकार है। अगर आप किसी बड़े और मुश्किल काम को आखिरी तक करना पसंद करते हैं और इससे आपके मूड पर किसी भी तरह से एक दिन भी असर नहीं पड़ता है तो उसे आखिरी कर लें।

कार्य दिवस की योजना व्यक्तिगत होनी चाहिए।

कार्य दिवस की योजना बनाते समय मुख्य गलतियाँ

इस तथ्य के बावजूद कि समय प्रबंधन का अभ्यास हमारे जीवन में दृढ़ता से बसा हुआ है, अधिकांश लोग अपने कार्य दिवस की योजना बनाते समय सामान्य गलतियाँ करते हैं। यहां उनमें से कुछ हैं।

गलती 1. गलत प्राथमिकता।

आइजनहावर मैट्रिक्स हमें बताता है कि हमारे पास करने के लिए महत्वपूर्ण चीजें हैं। लेकिन बहुत से लोग आसानी से भ्रमित कर सकते हैं कि उनके लिए क्या महत्वपूर्ण है। स्क्वायर ए, जो खाली रहना चाहिए और जरूरी और महत्वपूर्ण मामलों के लिए जिम्मेदार है, वे अक्सर सी के साथ भ्रमित होते हैं, जहां महत्वहीन मामले जमा हो जाते हैं जिन पर तत्काल ध्यान देने की आवश्यकता होती है।

यह याद रखना महत्वपूर्ण है कि आपको केवल एक निश्चित समय में आपके लिए जो महत्वपूर्ण है उस पर ऊर्जा खर्च करनी चाहिए। आपको भविष्य के लिए काम करना चाहिए जब चीजों को स्थगित किया जा सकता है और ठीक से योजना बनाई जा सकती है।

गलती 2। बहुत अधिक समय trifles पर व्यतीत होता है।

यह समझाने के लिए कि सबसे पहले "आधार" बनाना क्यों आवश्यक है, और उसके बाद ही छोटी चीजें, हम पारेतो कानून का उपयोग करेंगे। यह कहता है कि 20% प्रयास 80% परिणाम देते हैं। यानी जब आप किसी महत्वपूर्ण चीज पर काम करते हैं, तो आप प्रयास का 20% खर्च करते हैं और 80% परिणाम प्राप्त करते हैं। जब आप छोटी-छोटी चीजों पर काम करते हैं, तो आपको 4 गुना कम परिणाम मिलता है, और 4 गुना ज्यादा ऊर्जा खर्च होती है।

आइए एक छोटे से उदाहरण पर विचार करें।आपको एक विज्ञापन अभियान शुरू करने की आवश्यकता है। यदि आप 10 क्रिएटिव बनाते हैं, उनके लिए कीवर्ड और वाक्यांश चुनते हैं, और उन्हें तैयार साइटों पर लॉन्च करते हैं, तो यह उस कार्य का 20% होगा जो परिणाम का 80% देगा। लेकिन अगर आप फोंट और छवियों को संपादित करने, वाक्यांशों को चुनने और चमकाने और विज्ञापन के लिए अतिरिक्त प्लेटफॉर्म खोजने में समय व्यतीत करते हैं, तो आप बहुत अधिक प्रयास करेंगे। यह सब करने की आवश्यकता होगी, लेकिन विज्ञापन अभियान शुरू होने के बाद, जब आप पहला परिणाम प्राप्त करेंगे।

गलती 3. व्यक्तिगत मामलों के लिए समय की कमी।

प्रत्येक व्यक्ति का व्यक्तिगत जीवन और व्यवसाय के चुनाव की स्वतंत्रता होनी चाहिए। यदि आपके पास करने के लिए बहुत कुछ है और आपको अपने शौक को पूरा करने के लिए एक या दो घंटे नहीं मिलते हैं, तो यह आपके अपने दिन के लिए खराब योजना है। कार्य समय का निर्धारण न केवल इसलिए महत्वपूर्ण है क्योंकि यह आपको और अधिक करने की अनुमति देता है। यह आपको बिना जल्दबाजी के वह करने का मौका देता है जो आपको पसंद है।