प्रबंधक के कार्यदिवस की योजना बनाना और समन्वय करना। यदि प्रदर्शन करने वाला कर्मचारी प्रबंधक का प्रत्यक्ष अधीनस्थ नहीं है तो कार्य कैसे निर्धारित करें? इसमें क्रियाओं का निम्नलिखित क्रम शामिल है

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परिचय

1. सैद्धांतिक भाग

1.1 कार्य समय और इसकी संरचना

1.2 कार्य समय लागत का विश्लेषण

1.3 प्रबंधक के कार्य समय की योजना बनाना

1.4 प्रबंधक के कार्य दिवस का संगठन

1.5 प्रबंधक का कार्यस्थल

1.6 परिचालन स्थितियों और संचालन के तरीकों में सुधार

1.7 ऑर्थोबायोसिस

2. व्यावहारिक भाग

2.1 कमियों के कारण कमजोर नेता के लक्षण

श्रमिक संगठन

2.2 व्यक्तिगत कार्य प्रौद्योगिकी में पेरेटो का नियम और आइजनहावर सिद्धांत

सिर

2.3 प्रबंधक के आत्म-नियंत्रण को व्यवस्थित करने में "पांच उंगलियां" विधि

2.4 प्रबंधन स्तर पर ऑर्थोबायोसिस को लागू करने में समस्याएं

2.5 आत्म-सुधार एवं विकास कार्यक्रम

3.2 स्व-प्रबंधन के आयोजन में प्रबंधक के व्यावहारिक कार्यों की प्रणाली और उन्हें सुधारने के तरीकों के बारे में निष्कर्ष

ग्रन्थसूची

आवेदन

परिचय

दूसरे लोगों को प्रबंधित करने की कला ही प्रबंधन है।

स्वयं को, अपने समय को प्रबंधित करने, अपने जीवन की दिशा को प्रबंधित करने, विकास करने और सुधार करने की कला को आत्म-प्रबंधन कहा जाता है।

आप खुद को प्रबंधित करना सीखे बिना एक अच्छे नेता नहीं बन सकते हैं और अन्य लोगों को सक्षमता से प्रबंधित नहीं कर सकते हैं।

काम की बढ़ती तीव्रता के साथ समय की निरंतर कमी दुनिया भर के अधिकांश प्रबंधकों की एक विशेषता है। और प्रत्येक आर्थिक रूप से विकसित देश आज इस प्रश्न का सामना कर रहा है: प्रबंधन कार्यों को लागू करने वालों का समय बचाना कैसे सीखें।

कई अध्ययनों से पता चलता है कि समय की कमी के कारण प्रबंधक अपने काम के घंटे बढ़ा देते हैं। परिणामस्वरूप, उनके पास अपने कौशल को सुधारने, अपनी संस्कृति को विकसित करने, आराम करने और अपने स्वास्थ्य, परिवार और व्यक्तिगत विकास को बनाए रखने के लिए कोई समय और ऊर्जा नहीं बचती है। यह ध्यान में रखा जाना चाहिए कि समय की कमी एक कारण नहीं है, बल्कि प्रबंधक के खराब आत्म-संगठन का परिणाम है।

यदि कोई प्रबंधक लगातार "करने के लिए गर्म कामों" में व्यस्त रहता है, घटनाओं के सहज पाठ्यक्रम के आगे झुक जाता है, अपने समय का प्रबंधन नहीं करता है, बल्कि परिस्थितियों पर निर्भर करता है, तो समय के साथ वह मुख्य को माध्यमिक से अलग करने, पहचानने की क्षमता खो देता है। कई विशिष्ट स्थितियों से महत्वपूर्ण समस्याएं।

सामान्य रूप से प्रत्येक व्यक्ति और विशेष रूप से एक नेता को, सबसे पहले, उस स्थिति को, जो बाहरी परिस्थितियों के कारण अव्यवस्थित कार्यों की विशेषता है, को उद्देश्यपूर्ण और साध्य कार्यों की स्थिति में बदलने में सक्षम होने की आवश्यकता है। यहां तक ​​​​कि जब हर तरफ से विभिन्न कार्य आप पर पड़ रहे हैं और काम बहुत अधिक है, तो लगातार समय नियोजन और काम के वैज्ञानिक संगठन के तरीकों के उपयोग के लिए धन्यवाद, आप हर दिन समय का एक आरक्षित आवंटन करके अपनी गतिविधियों को बेहतर ढंग से पूरा कर सकते हैं ( वास्तव में नेतृत्व कार्यों के लिए अवकाश सहित)

दुर्भाग्य से, रूस में, प्राचीन काल से, एक नेता के बारे में एक ऐसे व्यक्ति के रूप में विचार रहा है जिसके पास न्यूनतम खाली समय होता है, और एक नेता के पास जितना कम समय होता है, वह उतना ही अधिक महत्वपूर्ण व्यक्ति लगता है। लेकिन वास्तव में, यह केवल आत्म-प्रबंधन के निम्न स्तर की बात करता है, जो आपके समय का सर्वोत्तम और सार्थक उपयोग करने के लिए रोजमर्रा के अभ्यास में सिद्ध कार्य विधियों का लगातार और उद्देश्यपूर्ण उपयोग है।

समय अपरिवर्तनीय है. इसे संचित, गुणा या हस्तांतरित नहीं किया जा सकता। यह अपरिवर्तनीय रूप से गुजरता है. इंसान समय को तो नहीं बदल सकता, लेकिन जो समय उपलब्ध है उसे वह नियंत्रित करने में सक्षम है। चूँकि समय एक बहुत ही सीमित संसाधन है, और जीवन की गति हर साल बढ़ रही है, स्व-प्रबंधन की कला अधिक से अधिक प्रासंगिक होती जा रही है।

इस पाठ्यक्रम कार्य के लक्ष्य हैं: स्वतंत्र रचनात्मक कार्य में कौशल पैदा करना, विषय पर ज्ञान को व्यवस्थित और गहरा करना, मानक, संदर्भ और कानूनी साहित्य का उपयोग करने की क्षमता विकसित करना। इसके अलावा, स्व-प्रबंधन की कला में महारत हासिल करने के लिए कार्य निर्धारित किए जाते हैं, जिससे व्यक्ति कम समय में काम पूरा कर सकेगा और काम के संगठन में सुधार कर सकेगा; भागदौड़ कम करें और तनाव कम करें; काम से अधिक संतुष्टि प्राप्त करें; कार्य प्रेरणा सक्रिय करें; कौशल सुधार; कार्यभार कम करें; अपने कार्यों को निष्पादित करते समय त्रुटियों को कम करें; कम से कम संभव तरीके से पेशेवर और जीवन लक्ष्य प्राप्त करें। ऐसा करने के लिए, पाठ्यक्रम कार्य कार्य समय और उसकी संरचना की जांच करता है, कार्य समय के उपयोग का विश्लेषण करता है, समय की योजना बनाने और कार्य दिवस और सप्ताह को व्यवस्थित करने के लिए विभिन्न विकल्पों और तरीकों की पहचान करता है; कामकाजी परिस्थितियों और तरीकों में सुधार और समय प्रबंधन के लिए सिफारिशें प्रदान की जाती हैं; कार्य और व्यक्तिगत जीवन के अभिन्न अंग के रूप में ऑर्थोबियोसिस के कार्यान्वयन से संबंधित मुद्दों पर विचार किया जाता है; व्यक्ति की शक्तियों और कमजोरियों की पहचान करने के लिए विभिन्न परीक्षणों का विश्लेषण किया जाता है; आत्म-सुधार और विकास का एक कार्यक्रम पेश किया जाता है।

1. सैद्धांतिक भाग

1.1 कार्य समय और इसकी संरचना

श्रम आर्थिक गतिविधि की प्रक्रिया में लोगों द्वारा किया गया कोई भी मानसिक और शारीरिक प्रयास है। वह समय जिसके दौरान कोई व्यक्ति कार्य करता है उसे कार्य दिवस या कार्य समय कहा जाता है।

कार्य समय की अवधि परिवर्तनशील है, लेकिन इसकी कुछ सीमाएँ भी हैं। इसकी अधिकतम अवधि दो कारकों द्वारा निर्धारित की जाती है: सबसे पहले, एक व्यक्ति दिन में चौबीस घंटे काम नहीं कर सकता, क्योंकि उसे सोने, आराम करने, खाने, यानी काम करने की क्षमता को बहाल करने के लिए समय की आवश्यकता होती है। दूसरे, कार्य समय की सीमाएँ नैतिक और सामाजिक आवश्यकताओं द्वारा निर्धारित की जाती हैं, क्योंकि एक व्यक्ति को न केवल शारीरिक स्वास्थ्य लाभ की आवश्यकता होती है, बल्कि कुछ आध्यात्मिक आवश्यकताओं की संतुष्टि की भी आवश्यकता होती है।

उद्देश्य के आधार पर कार्य समय को विभाजित किया गया है कार्य के घंटेऔर ब्रेक का समय. कार्य समय का तात्पर्य कार्य दिवस के उस भाग से है जिसके दौरान कार्य किया जाता है। ब्रेक टाइम कार्य दिवस के उस हिस्से को संदर्भित करता है जिसके दौरान विभिन्न कारणों से श्रम प्रक्रिया नहीं की जाती है।

प्रबंधक का कार्य समय कुछ प्रबंधन कार्यों को करने में व्यतीत होता है जो उसकी नौकरी की जिम्मेदारियों का हिस्सा हैं और संगठन की गतिविधियों और लोगों को प्रबंधित करने के उद्देश्य से हैं:

1. एक गतिविधि योजना तैयार करना, जिसमें कार्य की आगामी अवधि के लिए कार्य निर्धारित करना और उन्हें पूरा करने के लिए आवश्यक गतिविधियों की प्रोग्रामिंग करना शामिल है।

2. संपूर्ण उद्यम के पैमाने पर और इसके कार्यात्मक प्रभागों के भीतर गतिविधियों का संगठन।

3. श्रम संसाधनों की योजना, उसका चयन, उत्पादन और प्रशिक्षण से परिचित होना।

4. कार्मिक प्रबंधन, प्रेरणा, सूचना एवं उनके साथ सहयोग।

5. निर्णय लेना.

6. सौंपे गए कार्यों के क्रियान्वयन एवं कार्य कुशलता की निगरानी करना।

7. समग्र रूप से संगठन की गतिविधियों में सुधार करना।

विभिन्न स्तरों पर प्रबंधकों द्वारा कार्यों को पूरा करने में प्रबंधन और व्यक्तिगत भागीदारी पर बिताया गया समय स्थिति के आधार पर भिन्न-भिन्न हो सकता है। हालाँकि, जैसे-जैसे हम उत्पादन के उच्च स्तर की ओर बढ़ते हैं, प्रबंधन कार्यों पर खर्च किए जाने वाले समय का अनुपात बढ़ता जाता है।

समय का भंडार बिल्कुल सीमित है, इसलिए इसके तर्कसंगत उपयोग और बचत पर सवाल उठता है। इसलिए, कार्य समय की लागत का विश्लेषण करना उचित है।

1.2 प्रबंधक के कार्य समय की लागत का विश्लेषण

समय का प्रबंधन करने के लिए, आपको सबसे पहले यह विश्लेषण करना होगा कि आप अपना समय कैसे व्यतीत करते हैं, और फिर उन तरीकों की पहचान करें जिनसे आप इसका अधिक कुशलता से उपयोग कर सकते हैं।

इसके लिए यह लिखना आवश्यक है कि आप दिन भर में अपना समय कैसे व्यतीत करते हैं। दिन को समान समयावधियों में विभाजित किया जा सकता है। रिकॉर्डिंग एक सप्ताह के दौरान बनाई जाती है और फिर उसका विश्लेषण किया जाता है। समय की लागतों के विश्लेषण को सक्षम करने के लिए, सभी प्रकार की लागतों को अलग, अपेक्षाकृत स्वतंत्र समूहों में समूहीकृत किया जाना चाहिए। ऐसा करने के लिए, प्रत्येक प्रकार की लागत पर लगने वाला समय निर्धारित करना आवश्यक है। इस प्रकार प्राप्त डेटा को एक तालिका में दर्ज किया जाता है, जो इस तरह दिख सकती है:

तालिका 1. कार्य समय लागत का विश्लेषण

आप तालिका में कॉलम जोड़ सकते हैं जो किसी विशेष कार्य को पूरा करने के लिए नियोजित समय को रिकॉर्ड करते हैं और वास्तविक और नियोजित समय के बीच विसंगति प्राप्त करते हैं, जो आपको अगली बार इसी तरह की गतिविधियों की अधिक सटीक योजना बनाने की अनुमति देगा।

अध्ययन अवधि के प्रत्येक दिन के दौरान कार्य समय लागत की संरचना का विस्तृत अध्ययन और विश्लेषण करने के लिए, निम्नलिखित मानदंडों के अनुसार किए गए प्रत्येक कार्य का मूल्यांकन करना आवश्यक है:

कार्य करने की आवश्यकता;

क्या इसके कार्यान्वयन पर खर्च किया गया समय उचित है;

कार्य करने की व्यवहार्यता;

क्या इसके कार्यान्वयन के लिए समय अंतराल जानबूझकर निर्धारित किया गया है।

यदि, विश्लेषण के परिणामस्वरूप, यह पता चलता है कि 10% से अधिक गतिविधियाँ वैकल्पिक थीं, तो हम यह निष्कर्ष निकाल सकते हैं कि प्रबंधक को अपने दैनिक कार्य में प्राथमिकताएँ निर्धारित करने में समस्याएँ हैं।

यदि, दूसरे मानदंड के अनुसार, बिताया गया वास्तविक समय नियोजित समय से 10% से अधिक भिन्न है, तो ऐसे कार्य करने की लागत को अनुचित माना जा सकता है।

यदि 10% से अधिक मामलों में समय की खपत अधिक थी, तो श्रम संगठन (तकनीक, आत्म-अनुशासन, आदि) के मुद्दों पर विशेष ध्यान दिया जाना चाहिए।

यदि 10% से अधिक मामलों में कार्य का निष्पादन अव्यावहारिक था, तो प्रबंधक का ध्यान कार्य दिवस के दौरान बिताए गए समय की योजना बनाने की समस्या की ओर आकर्षित किया जाना चाहिए।

यदि 10% से अधिक मामलों में कार्य निष्पादन का क्षण संयोग से निर्धारित किया गया था, तो प्रबंधक को दिन के लिए योजनाएँ बनाने में कठिनाइयों का अनुभव होता है।

कई प्रबंधकों को यह समझना चाहिए कि केवल समय का प्रबंधन करना सीखकर ही वे बाकी सभी चीज़ों का प्रबंधन कर सकते हैं। प्रभावी समय प्रबंधन सुनिश्चित करने के लिए, आपको पहले यह जानना होगा कि आप वर्तमान अवधि में इसका उपयोग कैसे कर रहे हैं, और फिर कुछ गतिविधियों को करने के लिए समय के आवंटन को बदलना होगा। आईबीएम ने एक अध्ययन किया जिसमें चार गतिविधियों की पहचान की गई जो एक प्रबंधक के 50% से अधिक समय लेती हैं:

1. बैठकों और सम्मेलनों में भागीदारी.

2. व्यावसायिक दस्तावेजों को पढ़ना और प्रारूपित करना।

3. फ़ोन कॉल.

4. यात्रा.

शोध से पता चलता है कि कई मामलों में समय के उपयोग के बारे में हमारी धारणाएँ गलत हैं: टेलीफोन कॉल, पत्राचार पढ़ने, रिपोर्ट लिखने और योजनाएँ बनाने पर खर्च किए गए समय को अक्सर कम करके आंका जाता है, जबकि अन्य लोगों के साथ बैठकों और बातचीत पर खर्च किए गए समय को कम करके आंका जाता है।

किसी भी प्रबंधक के पास समय की भारी कमी के कारण कार्य योजना उसकी गतिविधियों का सबसे महत्वपूर्ण घटकों में से एक है।

1.3 प्रबंधक के कार्य समय की योजना बनाना

अपने कार्य की योजना बनाते समय, प्रबंधक को निकट भविष्य के लिए लक्ष्य और उद्देश्य निर्धारित करने चाहिए।

कोई भी लक्ष्य तभी सार्थक होता है जब उसके कार्यान्वयन की समय सीमा निर्धारित की जाती है और वांछित परिणाम तैयार किए जाते हैं। इसलिए, लक्ष्य को परिभाषित करने के बाद, प्रबंधक सौंपे गए कार्यों को हल करने के लिए अपने लिए गतिविधियों का एक व्यक्तिगत कार्यक्रम तैयार करता है। लक्ष्य चुनना एक मानसिक गतिविधि है जिसका उद्देश्य परिणाम प्राप्त करना है, और गतिविधियाँ व्यावहारिक क्रियाएं हैं।

कुछ कार्यों को पूरा करना और लक्ष्यों को प्राप्त करना हमेशा समय के दबाव में होता है, इसलिए लक्ष्य प्राप्त करने के लिए आवश्यक गतिविधियों को निर्धारित करने के बाद, आपको यह पता लगाना होगा कि उन्हें पूरा करने में कितना समय लगेगा। अपने कार्य की योजना बनाते समय, प्रबंधक को व्यक्तिगत योजना में शामिल प्रत्येक कार्य को पूरा करने के लिए सटीक समय सीमा निर्धारित करनी चाहिए। प्रबंधन गतिविधियों के लिए व्यापक योजनाओं के समान, प्रबंधकों के लिए व्यक्तिगत कार्य योजनाएँ भी एक तिमाही, महीने और सप्ताह के लिए तैयार की जाती हैं। इसके अलावा एक दिन का ऑपरेशनल प्लान भी है.

योजना में क्रमिक प्रगति, सामान्य कार्य को विशिष्ट कार्यों में विघटित करना शामिल है ताकि विभिन्न गतिविधियों को उनके कार्यान्वयन के समय वितरित किया जा सके। निवर्तमान वर्ष के अंत में, अगले 12 महीनों के लिए सबसे महत्वपूर्ण कार्य और लक्ष्य निर्धारित किए जाने चाहिए - वार्षिक योजना।

त्रैमासिक योजना वार्षिक योजना के आधार पर तैयार की जाती है। वर्ष के दौरान, नियमित अंतराल पर, पिछली अवधि की घटनाओं का विश्लेषण किया जाता है और, यदि आवश्यक हो, तो अगले तीन महीनों के लिए योजना में बदलाव किए जाते हैं, जिन कार्यों को इसमें से बाहर करने की आवश्यकता होती है, और जिन कार्यों को इसमें जोड़ा जाना चाहिए। अगली तिमाही के लिए योजना या हस्तांतरण का निर्धारण किया जाता है।

त्रैमासिक योजना से, कार्य मासिक योजनाओं में चले जाते हैं, जिनकी तैयारी अधिक विस्तार से की जाती है (समय की खपत घंटों में इंगित की जाती है)। ये योजनाएँ अतिरिक्त कार्यों को पूरा करने के लिए समय भी निर्धारित करती हैं।

मासिक योजना के आधार पर साप्ताहिक योजना तैयार की जाती है। साप्ताहिक योजनाओं के लिए और भी अधिक विस्तृत अध्ययन और आने वाली अवधि के लिए अधिक सटीक पूर्वानुमान की आवश्यकता होती है। साप्ताहिक कार्य योजना में शामिल हो सकते हैं:

¦ केंद्रीय कार्य का निर्धारण (जिस पर आपको इस सप्ताह अपने प्रयासों पर ध्यान केंद्रित करने की आवश्यकता है);

¦ उस कार्य की पहचान करना जिसमें सबसे अधिक समय लगता है;

¦ अनिवार्य कार्यों की पहचान करना (जिन्हें इस सप्ताह शुरू करने या पूरा करने के लिए तैयार करने की आवश्यकता है);

¦ नियमित कार्य करना (टेलीफोन पर बातचीत, बैठकें, आदि);

¦ उन कार्यों की पहचान जिन्हें इस सप्ताह हल किया जाना चाहिए (संभावित कार्य)।

दैनिक योजना साप्ताहिक के आधार पर तैयार की जाती है। यह उन कार्यों और मामलों को रिकॉर्ड करता है जिन्हें संबंधित कार्य दिवस के दौरान पूरा किया जाना चाहिए। दैनिक योजना समय नियोजन प्रणाली में अंतिम और सबसे महत्वपूर्ण चरण, निर्धारित लक्ष्यों के ठोस अवतार (प्राप्ति) का प्रतिनिधित्व करती है।

दिन के लिए प्रबंधक की कार्य योजना परिशिष्ट 1 में प्रस्तुत की गई है।

एक साप्ताहिक योजनाकार आपको अपने प्रदर्शन और रचनात्मक समय को प्रभावी ढंग से प्रबंधित करने और इसकी यथार्थवादी और सटीक गणना करने में मदद करता है। यह बिजनेस, मीटिंग, बैठकों के बारे में याद दिलाने का एक जरिया है। साप्ताहिक योजनाकार में, प्रत्येक गतिविधि को उस दिन के लिए रिकॉर्ड किया जाता है जिस दिन इसे पूरा किया जाना चाहिए।

योजना आपको समय का तर्कसंगत उपयोग सुनिश्चित करने और यथासंभव कम समय में अपने लक्ष्य प्राप्त करने की अनुमति देती है।

अभ्यास से पता चलता है कि योजना पर खर्च किए गए समय में वृद्धि से प्रत्यक्ष प्रबंधन समस्याओं को हल करने के लिए समय में कमी आती है।

1.4 कार्य दिवस का संगठनसिर

समय की कमी और समय सूची के कारणों का विश्लेषण करने के बाद, हम दैनिक दिनचर्या के बुनियादी संगठनात्मक सिद्धांतों के बारे में बात कर सकते हैं। सबसे महत्वपूर्ण सिद्धांत: "कार्य को मेरी आज्ञा का पालन करना चाहिए, न कि इसके विपरीत।"

काम में सबसे महत्वपूर्ण बात अपनी व्यक्तिगत शैली ढूंढना है, यह सबसे अच्छा होगा। निम्नलिखित नियम और सिद्धांत दैनिक दिनचर्या बनाने के लिए प्रेरणा के रूप में काम कर सकते हैं, लेकिन वे बाध्यकारी अनुशंसाएँ नहीं हैं।

सभी संगठनात्मक सिद्धांतों को तीन समूहों में विभाजित किया जा सकता है:

दिन की शुरुआत:

1. दिन की शुरुआत सकारात्मक मनोदशा के साथ करें (प्रत्येक दिन के लिए आपको किसी प्रकार की सकारात्मक शुरुआत खोजने की आवश्यकता है, क्योंकि जिस मनोदशा के साथ आप आगामी कार्य शुरू करते हैं वह भविष्य की सफलताओं और असफलताओं के लिए कोई छोटा महत्व नहीं रखता है)।

2. अच्छा नाश्ता करें और काम पर जाने में जल्दबाजी न करें (बिल्कुल विपरीत शुरुआत करने से आपका पूरे दिन का मूड आसानी से खराब हो सकता है)।

3. आपको एक ही समय पर काम शुरू करना होगा (एक व्यक्ति आदतों का कैदी है, और इस तरह आप दिन के एक निश्चित समय पर काम शुरू कर सकते हैं)।

4. दैनिक योजना की दोबारा जांच करना (एक दिन पहले निर्धारित लक्ष्यों और कार्यों के महत्व और तात्कालिकता की डिग्री का पुनर्मूल्यांकन करने के लिए यह आवश्यक है, क्योंकि दिन की योजना यथार्थवादी होनी चाहिए)।

5. शुरुआत में - प्रमुख कार्य (आपको उन चीजों से शुरुआत करनी होगी जिनकी प्राथमिकता अधिक है)।

6. बिना "झूलते" के आगे बढ़ें (विभिन्न सामाजिक संपर्क, जैसे अभिवादन, नवीनतम समाचारों की चर्चा, को कम तनावपूर्ण समय के लिए स्थगित करने की आवश्यकता है)।

7. सचिव के साथ दैनिक योजना का समन्वय करें (चूँकि सचिव प्रबंधक का सबसे महत्वपूर्ण भागीदार है, (जब गतिविधियों के लिए अनुकूलतम स्थितियाँ बनाने की बात आती है), तो आपको सभी समय सीमा, प्राथमिकताओं, लक्ष्यों और पर उसके साथ सहमत होने की आवश्यकता है तब वह अधिक कुशलता से काम करेगा और सभी अनावश्यक हस्तक्षेपों से रक्षा करेगा)।

8. सुबह में, जटिल और महत्वपूर्ण मामलों से निपटें (जब करंट अफेयर्स और विभिन्न प्रकार के ध्यान भटकाने वाले मुद्दे सामने आएंगे, तो आप सबसे महत्वपूर्ण मुद्दों पर पर्याप्त समय नहीं दे पाएंगे)।

दिन का मुख्य भाग:

1. काम के लिए अच्छी तैयारी (यह समग्र कार्य समय को काफी तर्कसंगत और बचा सकता है)।

2. समय सीमा के निर्धारण को प्रभावित करें (पहले से स्थापित समय सीमा को बिना शर्त स्वीकार किया जाता है; लेकिन आपको उन समय सीमा पर चर्चा करके प्रयास करने की आवश्यकता है जो आपकी अपनी योजनाओं के साथ अच्छी तरह से फिट नहीं होती हैं, उन्हें अपने हितों के अनुसार अनुकूलित करने के लिए, जिससे वैकल्पिक विकल्प प्राप्त होते हैं)।

3. उन कार्यों से बचें जो प्रतिक्रिया का कारण बनते हैं (अपने सभी कार्यों (समय सीमा, यात्राओं, पत्रों, टेलीफोन वार्तालापों का समन्वय) को उनकी आवश्यकता और प्रतिक्रिया के खतरे के दृष्टिकोण से दोबारा जांचें)।

4. अतिरिक्त उभरती अत्यावश्यक समस्याओं को अस्वीकार करें (तथाकथित अत्यावश्यक परिस्थितियों से ध्यान भटकने से प्राथमिक कार्यों को कम या ज्यादा लंबे समय के लिए भूल जाना पड़ता है, और इसमें समय और धन की अतिरिक्त लागत शामिल होती है)।

5. अनियोजित आवेगपूर्ण कार्यों से बचें (विकसित योजना से आवेगपूर्ण विचलन उत्पादकता को कम करता है क्योंकि स्थापित प्राथमिकताओं का सम्मान नहीं किया जाता है)।

6. समय पर ब्रेक लें/मापी गति बनाए रखें (रुकने को समय की बर्बादी के रूप में नहीं, बल्कि आराम के दौरान ऊर्जा को रिचार्ज करने के रूप में देखा जाना चाहिए; लेकिन उनका दुरुपयोग भी नहीं किया जाना चाहिए, क्योंकि ध्यान केंद्रित करने की क्षमता गायब हो सकती है)।

7. श्रृंखला में छोटे सजातीय कार्य करें (छोटी चीजों (टेलीफोन कॉल, फ्लाई-बाय-नाइट मीटिंग, पत्रों का श्रुतलेख, पत्राचार पढ़ना), सजातीय कार्यों को ब्लॉकों में संयोजित करना आवश्यक है)।

8. जो आपने शुरू किया था उसे तर्कसंगत रूप से पूरा करें (मुख्य कार्य से ध्यान भटकाने में बहुत समय लगता है, क्योंकि उस पर लौटने पर आपको वही दोहराना पड़ता है जो पहले ही किया जा चुका है; काम में व्यवस्थितता के इस तरह के उल्लंघन के परिणामस्वरूप, होने की क्षमता रचनात्मक और समस्याओं का समाधान काफी सीमित है)।

9. समय स्लॉट का उपयोग करें (प्रतीक्षा में व्यतीत किए गए अनियोजित समय को खाली न छोड़ें, उन्हें अधिकतम लाभ के लिए उपयोग करें)।

10. प्रतिचक्रीय ढंग से काम करें (दोपहर के भोजन से पहले की शांत अवधि के दौरान, अपने नियोजित कार्यों में से सबसे महत्वपूर्ण को हल करने का प्रयास करें; "अस्थिर" अवधि का उपयोग "रिजर्व में" योजनाबद्ध चीजों को पूरा करने के लिए करें)।

11. एक शांत घंटा खोजें (हर दिन एक शांत, या बंद घंटा आरक्षित करना आवश्यक है, जिसके दौरान कोई भी परेशान नहीं करेगा - यह आपके लिए समय है; इस समय का उपयोग महत्वपूर्ण, लेकिन अत्यावश्यक नहीं, दीर्घकालिक लोगों के लिए करें, उदाहरण के लिए, अपनी योग्यता में सुधार करने के लिए)।

12. समय और योजनाओं पर नियंत्रण रखें (अपने समय पर नज़र रखने के साथ-साथ, आपको पूर्ण किए गए कार्यों और नई प्राथमिकताओं को स्थापित करने के संदर्भ में अपनी दैनिक योजनाओं की दोबारा जांच करने की आवश्यकता है)।

दिन का अंत:

1. जो नहीं किया गया है उसे पूरा करें (छोटे आरंभ किए गए कार्यों को पूरा करना, जिनमें देरी से अतिरिक्त श्रम लागत हो सकती है, उदाहरण के लिए, पत्राचार की समीक्षा करना)।

2. परिणामों की निगरानी और आत्म-नियंत्रण (दैनिक दिनचर्या में नियोजित कार्य की मात्रा की तुलना वास्तव में पूरे किए गए कार्य से करना)।

3. अगले दिन के लिए योजना बनाएं (आपको लक्ष्य, प्राथमिकताएं आदि निर्धारित करते हुए अगले दिन के लिए एक योजना विकसित करने की आवश्यकता है)।

4. अच्छे मूड में घर जाएं (आपको एक कठिन दिन के बाद आने वाले आराम का आनंद लेने की ज़रूरत है और काम की समस्याओं को अपने परिवार पर स्थानांतरित नहीं करना चाहिए)।

5. हर दिन की अपनी परिणति होनी चाहिए (सकारात्मक जीवन शैली के अर्थ में, यह महसूस करना महत्वपूर्ण है कि एक नेता के जीवन के लिए प्रत्येक दिन की क्या गुणवत्ता और क्या मूल्य है; यदि संभव हो तो आपको अपने हर दिन को जीने की ज़रूरत है, कुल मिलाकर एक सफल दिन)।

परिशिष्ट 2 आल्प्स पद्धति का उपयोग करके दैनिक योजनाएँ तैयार करने पर चर्चा करता है।

इस प्रकार, दिन की शुरुआत, मध्य और अंत के संगठनात्मक सिद्धांतों को व्यवहार में लाकर, प्रबंधक अपनी दैनिक दिनचर्या बनाने में सक्षम होगा और अपनी दैनिक गतिविधियों में इसके द्वारा निर्देशित होगा।

प्रबंधक अपने कामकाजी समय का एक महत्वपूर्ण हिस्सा अपने कार्यालय में बिताता है, जहां वह आगंतुकों से मिलता है, टेलीफोन पर बातचीत करता है, व्यावसायिक कागजात की समीक्षा करता है और कुछ प्रबंधन मुद्दों पर सबसे महत्वपूर्ण निर्णय लेता है। इसलिए, एक प्रबंधक के कार्यस्थल का उचित संगठन उसकी शारीरिक और मानसिक ऊर्जा को बचाता है और उसके कार्य की दक्षता को बढ़ाने में मदद करता है।

1. 5 प्रबंधक के कार्यस्थल का संगठन

कार्यस्थल का संगठन कार्यस्थल को श्रम के साधनों और वस्तुओं और उनके कार्यात्मक स्थान से लैस करने के उपायों की एक प्रणाली है।

कार्यालय और कार्यस्थल के सजावटी डिजाइन का बहुत महत्व है: पर्दे, फूल, सुंदर लैंप। बेशक, कलात्मक ढंग से व्यवस्थित फर्नीचर और साफ-सफाई बनाए रखने से आपका मूड बेहतर होता है और थकान कम होती है।

कैबिनेट का आंतरिक आयतन और आकार। प्रबंधक के पद के आधार पर, स्वीकार्य क्षेत्र 20 से 50 वर्ग मीटर होगा और कार्यालय की ऊंचाई कम से कम 3.5 मीटर होगी। कार्यालय का आकार भी बहुत महत्वपूर्ण है, क्योंकि प्रबंधक का कार्यालय सिर्फ जगह नहीं है जहां वह सीधे काम करता है, लेकिन, एक नियम के रूप में, वह स्थान जहां योजना बैठकें, बैठकें, सम्मेलन आयोजित किए जाते हैं। इसे ध्यान में रखते हुए, 1:2 के पहलू अनुपात के साथ एक आयताकार कैबिनेट आकार सबसे तर्कसंगत है।

एक प्रबंधक के कार्यस्थल के संगठन में उसका सही लेआउट चुनना, ऐसी सेवा प्रणालियों, संचार और कामकाजी परिस्थितियों का उपयोग करना शामिल है जो सुनिश्चित करते हैं: प्रबंधन कार्यों के प्रदर्शन की सुविधा, गति और उच्च गुणवत्ता; संचार की निरंतरता और आवश्यक और विश्वसनीय जानकारी की प्राप्ति की नियमितता; कार्य समय का तर्कसंगत उपयोग; आरामदायक कामकाजी स्थितियाँ और, परिणामस्वरूप, प्रबंधक की उच्च दक्षता और उत्पादकता।

प्रबंधक के कार्यस्थल के लिए एक अलग कमरा आवंटित किया गया है, जिसमें तीन क्षेत्र होने चाहिए:

1) व्यक्तिगत कार्य;

2) कॉलेजियम गतिविधियाँ;

3) मैत्रीपूर्ण संचार।

व्यक्तिगत कार्य क्षेत्र कार्यालय के सबसे अधिक रोशनी वाले भाग में स्थित है। यह एक कार्य डेस्क और एक एक्सटेंशन टेबल, एक कार्य कुर्सी, आगंतुकों के लिए एक मेज और कुर्सियां, और आधुनिक संगठनात्मक और तकनीकी उपकरणों से सुसज्जित है।

कॉलेजियम गतिविधि क्षेत्र लोगों के साथ विचार-विमर्श कार्य के आयोजन की आवश्यकताओं को ध्यान में रखते हुए सुसज्जित है। यह एक विशेष मेज, कुर्सियाँ और आर्मचेयर से सुसज्जित है। पेंसिल, पेन, साफ कागज की शीट, पानी, गिलास होना जरूरी है। यदि बैठकों के दौरान प्रौद्योगिकी का उपयोग किया जाता है, तो उसके अनुरूप व्यवस्था की जानी चाहिए।

मैत्रीपूर्ण क्षेत्रएक कॉफी टेबल, दो या तीन कुर्सियों से सुसज्जित और शीतल पेय उपलब्ध कराया गया। यह क्षेत्र पहले दो क्षेत्रों से दूर स्थित होना चाहिए। इसके डिज़ाइन से इसका उद्देश्य संचार का एक मैत्रीपूर्ण, अनौपचारिक माहौल तैयार करना है।

डेस्कटॉप- यह प्रबंधक का मुख्य कार्यस्थल है। उसे बहुत सारे दस्तावेज़ों के साथ काम करना पड़ता है, इसलिए टेबल आरामदायक और विशाल होनी चाहिए। टेबल की कार्य सतह का प्रभावी ढंग से उपयोग करना महत्वपूर्ण है। इसमें ऐसे दस्तावेज़, फ़ोल्डर या अन्य वस्तुएँ नहीं होनी चाहिए जो इस कार्य के लिए अनावश्यक हों। गैर-निष्पादित दस्तावेज़ों को तालिका के बाईं ओर और निष्पादित दस्तावेज़ों को दाईं ओर रखने की अनुशंसा की जाती है। प्रबंधक के डेस्क पर केवल परिचालन कार्य के लिए आवश्यक वस्तुएं हैं: एक लैंप, एक साप्ताहिक कैलेंडर, पेन, पेंसिल और अन्य कार्यालय आपूर्ति के साथ एक आयोजक, लिखने के लिए एक नोटपैड। जिन मौजूदा दस्तावेज़ों पर वह दिन भर काम करता है, उन्हें बहु-स्तरीय ट्रे पर रखा जाता है।

काम के दौरान जिन चीज़ों की लगातार आवश्यकता होती है उन्हें हाथ की दूरी के भीतर रखा जाना चाहिए ताकि इन वस्तुओं को बिना उठे लिया जा सके, और उनमें से प्रत्येक को अपने निर्दिष्ट स्थान पर रखना चाहिए। सामग्रियों की अव्यवस्थित व्यवस्था से कार्य समय की हानि होती है, दक्षता और उत्पादकता में कमी आती है।

प्रबंधक के कार्यालय के लिए फर्नीचर के सेट में आर्मरेस्ट के साथ पहियों पर एक लिफ्ट और कुंडा कुर्सी, एक कार्यालय की दीवार, संचार और कार्यालय उपकरण के लिए एक मेज (स्टैंड), आगंतुकों को प्राप्त करने के लिए एक मेज और कुर्सियां ​​​​भी शामिल हैं। आपको एक बड़ी दीवार घड़ी की भी आवश्यकता होगी जिसे कार्यालय में कहीं से भी देखा जा सके।

प्रबंधक का कार्यस्थल संचार साधनों और एक स्वचालित सूचना प्रणाली से सुसज्जित होना चाहिए, जिसमें शामिल हैं: निदेशक का स्विचबोर्ड; टेलीफोन संचार परिसर; "ऑटो डायल" डिवाइस; इंटरकॉम; कंप्यूटर; प्रिंटर-स्कैनर-कॉपियर; मॉडेम और आवश्यकतानुसार अन्य चीजें।

डेस्कटॉप पर और उसके अंदर दस्तावेज़ों, स्टेशनरी और कार्यालय उपकरणों का स्थान काम के लिए सुविधाजनक होना चाहिए।

कार्यालय में स्वच्छता और स्वच्छता मानकों के अनुपालन, इसके भूनिर्माण, रंग संरचना, प्रकाश व्यवस्था और अन्य उपायों से प्रबंधक की स्थितियों और काम के घंटों में भी सुधार होगा।

1. 6 कामकाजी परिस्थितियों और संचालन के तरीकों में सुधार

कार्यालय में स्वच्छता एवं स्वास्थ्यकर मानकों का अनुपालन प्रबंधक की उत्पादकता बढ़ाने में मदद करता है। कार्यस्थल को साफ़-सुथरा बनाए रखने से यह आकर्षक बनता है, उत्पादकता बढ़ती है, मूड में सुधार होता है और थकान कम होती है। कर्मचारियों के लिए स्वच्छता और स्वच्छ कामकाजी परिस्थितियों के लिए राष्ट्रीय मानक परिशिष्ट 3 में दिए गए हैं।

कार्यालय परिसर के भूदृश्यीकरण से कार्य पर लाभकारी प्रभाव पड़ता है। पौधे न केवल हवा में सुधार करते हैं, इसे ऑक्सीजन से समृद्ध करते हैं, बल्कि तंत्रिका और दृश्य थकान को भी कम करते हैं और एक सजावटी कार्य करते हैं।

शोर की उपस्थिति से प्रबंधकीय उत्पादकता नकारात्मक रूप से प्रभावित होती है। इसलिए, असबाब के साथ एक दरवाजा रखने की सलाह दी जाती है, विभाजन ध्वनिरोधी होना चाहिए, और फर्श पर कालीन भी ध्वनि को अवशोषित करता है। प्लास्टिक की खिड़कियां सड़क के शोर को काफी हद तक कम कर सकती हैं, खासकर अगर खिड़कियों से व्यस्त सड़क दिखाई देती हो। एयर कंडीशनर के उपयोग से ताजी हवा के प्रवाह की समस्या हल हो जाती है।

श्रम उत्पादकता को प्रभावित करने वाला सबसे महत्वपूर्ण कारक कार्यस्थल की रोशनी है। यदि संभव हो तो कमरे में प्राकृतिक रोशनी होनी चाहिए। धूप को कम करने के लिए आप खिड़कियों पर ब्लाइंड लटका सकते हैं। प्रकाश मेज की कामकाजी सतह पर बायीं ओर से या सामने से गिरना चाहिए। कार्यस्थल की रोशनी सामान्य (छत लैंप) या स्थानीय (टेबल लैंप) हो सकती है।

कार्यस्थल की रंग संरचना थकान को कम करने और व्यक्ति के प्रसन्न मूड को बनाए रखने में मदद करनी चाहिए। एक विशिष्ट रंग जलवायु का निर्माण मानव दृष्टि और तंत्रिका तंत्र पर पर्यावरणीय रंग के प्रभाव के वैज्ञानिक रूप से स्थापित पैटर्न पर आधारित है। हल्के नीले रंग के स्वर ठंडे दिखाई देते हैं; हरा रंग आंखों के लिए इष्टतम माना जाता है; इसका शांत प्रभाव पड़ता है, इंट्राओकुलर दबाव कम होता है, और रक्त परिसंचरण और सुनवाई पर लाभकारी प्रभाव पड़ता है। लाल-पीला और नारंगी रंग भावनात्मक रूप से गर्माहट देते हैं। लाल रंग तंत्रिका तंत्र को उत्तेजित करता है। हल्के रंगों से रंगा हुआ कमरा चौड़ा दिखाई देता है, जिससे बड़ी मात्रा का दृश्य प्रभाव पैदा होता है।

कार्य की प्रकृति के आधार पर, मनोविज्ञान में ज्ञात "शून्य थकान" की अवधि को ध्यान में रखते हुए इसके कार्यान्वयन की योजना बनाने की सलाह दी जाती है, जो कार्य दिवस के दौरान प्रदर्शन में परिवर्तन के ग्राफ पर दिखाया गया है (चित्र 1)।

चावल। 1. कार्य दिवस के दौरान प्रदर्शन में परिवर्तन की अनुसूची

तदनुसार, जिन समस्याओं के लिए गहन मानसिक ऊर्जा और गहन विश्लेषण की आवश्यकता होती है, उन्हें दोपहर के भोजन से पहले निपटाया जाना चाहिए। सबसे कम उत्पादक समय सरल और छोटे मुद्दों (मेल को पार्स करना, आगंतुकों को प्राप्त करना, आदि) के लिए आवंटित किया जा सकता है।

हालाँकि, आपको नेता की व्यक्तिगत मनोवैज्ञानिक विशेषताओं को ध्यान में रखना चाहिए और यदि संभव हो तो अपना स्वयं का शेड्यूल बनाना चाहिए। एक परीक्षण जो यह निर्धारित करता है कि दिन के किस समय (सुबह या शाम) आप सबसे अधिक सक्रिय हैं, इसमें मदद कर सकता है। परीक्षण को "लार्क या उल्लू?" कहा जाता है और परिशिष्ट 4 में दिया गया है।

काम करते समय, आपको आराम करने और अपने स्वास्थ्य को बनाए रखने और संरक्षित करने के बारे में नहीं भूलना चाहिए, जो न केवल आपकी भलाई में सुधार करने और जीवन के प्रति सकारात्मक दृष्टिकोण रखने में मदद करेगा, बल्कि खराब स्वास्थ्य या मानसिक परेशानी के कारण समय बर्बाद करने से भी बचाएगा। हम इस बारे में अगले अध्याय में अधिक विस्तार से बात करेंगे।

1. 7 ऑर्थोबायोसिस, ऑर्थोबायोसिस के घटक

मानव स्वास्थ्य और उसकी स्थिति को प्रभावित करने वाले कारकों के विशिष्ट अध्ययनों के परिणामों से पता चला है कि मानव स्वास्थ्य इस पर निर्भर करता है:

¦ चिकित्सा की स्थिति - 10% तक;

¦ पर्यावरणीय कारकों का प्रभाव - 20-25% तक;

¦ आनुवंशिक कारक - 20% तक;

¦ स्थितियाँ और जीवनशैली - 50% तक।

एक व्यक्ति "उत्कृष्ट स्वास्थ्य और उज्ज्वल खुशहाली" की भावना को बनाए रखने के लिए बहुत कुछ कर सकता है।

और यहां एक अद्भुत विज्ञान उनकी सहायता के लिए आता है - ऑर्थोबायोटिक्स, जिसमें जीवन में स्वास्थ्य और आशावाद के आत्म-संरक्षण में अमूल्य सबक शामिल हैं, जो ऑर्थोबायोसिस के विचारों और नियमों की पुष्टि करता है - एक उचित जीवन शैली।

संबंधित विज्ञानों की उपलब्धियों को समझने और उनमें महारत हासिल करने के लिए, ऑर्थोबायोटिक्स अपनी कार्यप्रणाली का लाभ उठाता है: यह "स्वास्थ्य" की अवधारणा को तीन घटकों - शारीरिक, मानसिक और नैतिक की एकता के रूप में मानता है। और इसकी मुख्य सामग्री का उद्देश्य व्यक्तिगत ऑर्थोबायोसिस का निर्माण, स्वस्थ जीवन शैली के लिए व्यक्तिगत प्रौद्योगिकी का विकास करना है।

आइए स्वास्थ्य के तीन घटकों पर नजर डालें।

शारीरिक स्वास्थ्य का तात्पर्य रोग या शारीरिक दोषों की अनुपस्थिति से है। शारीरिक स्वास्थ्य का मूल्यांकन शरीर के कामकाज के विभिन्न मानदंडों के अनुसार किया जाता है: शरीर का तापमान, दबाव, आदि।

शारीरिक स्वास्थ्य को बनाए रखने के लिए सबसे महत्वपूर्ण बात बीमारी को रोकना है - तथाकथित बीमारी की रोकथाम। सर्वोत्तम परिणाम शारीरिक प्रशिक्षण और अपने शरीर को सख्त बनाने के माध्यम से प्राप्त किए जा सकते हैं। यह सब एक व्यक्ति के प्रदर्शन को बढ़ाता है और उसकी सुरक्षात्मक-अनुकूली प्रतिक्रियाओं को प्रशिक्षित करता है। इसलिए, शारीरिक शिक्षा और खेल विभिन्न बीमारियों के विकास को रोकते हैं और उनके प्रकट होने पर उनके तेजी से इलाज में योगदान करते हैं।

शरीर को सख्त बनाना प्रक्रियाओं की एक प्रणाली है जो प्रतिकूल पर्यावरणीय प्रभावों के प्रति शरीर की प्रतिरोधक क्षमता को बढ़ाने में मदद करती है, इसे बेहतर बनाने के उद्देश्य से थर्मोरेग्यूलेशन की वातानुकूलित प्रतिवर्त प्रतिक्रियाओं का विकास करती है। सख्त होने पर, शरीर शीतलन और इस प्रकार तथाकथित के प्रति प्रतिरोध विकसित करता है। सर्दी और कुछ अन्य बीमारियाँ।

मानसिक स्वास्थ्य। मानसिक रूप से स्वस्थ व्यक्ति की पहचान उसकी तनावपूर्ण परिस्थितियों को झेलने की क्षमता से होती है।

हम सभी समय-समय पर तनाव का अनुभव करते हैं। हमारे जीवन में तनावपूर्ण स्थितियाँ लगभग हर दिन घटित होती हैं। तनाव न केवल काम पर, बल्कि सड़क पर, कैफे में, कार चलाते समय और यहां तक ​​​​कि घर पर भी हमारा इंतजार करता है। जब हम समय पर काम पूरा करने, वित्तीय मुद्दों को निपटाने और रोजमर्रा की समस्याओं को हल करने में असफल होते हैं तो हम तनाव का अनुभव करते हैं।

तनावपूर्ण स्थितियों की धारणा के बावजूद, दीर्घकालिक (या दीर्घकालिक) तनाव हमारे स्वास्थ्य के लिए बहुत हानिकारक है। जब आप लंबी पैदल यात्रा के दौरान कई जटिल मुद्दों से जूझ रहे हों तो तनाव को प्रबंधित करना कठिन होता है, लेकिन अपने तनाव के स्तर को कम करना उतना ही महत्वपूर्ण है जितना कि स्वस्थ भोजन करना या व्यायाम करना।

तनावपूर्ण स्थितियों में, हृदय और श्वसन दर तेज हो जाती है, रक्तचाप बढ़ जाता है, और मांसपेशियों और तंत्रिकाओं में तनाव बढ़ जाता है। शरीर की इन प्रतिक्रियाओं को देखते हुए, यह आश्चर्य की बात नहीं है कि दीर्घकालिक तनाव स्थायी परिवर्तन का कारण बन सकता है जिससे हृदय रोग और मानसिक विकार हो सकते हैं।

विश्राम या विश्राम प्रतिक्रिया तनाव प्रतिक्रिया का प्रतिकार कर सकती है, जिससे तनाव के कारण शरीर में होने वाले हानिकारक परिवर्तन कम हो जाते हैं। आप विश्राम तकनीकों का उपयोग करके तनाव का मुकाबला कर सकते हैं।

कुछ विश्राम तकनीकें: ध्यान; नियंत्रित मानसिक छवियों का निर्माण; विचार की एकाग्रता; साँस लेने के व्यायाम; मांसपेशियों में छूट; योग; जिम्नास्टिक ताई ची चुआन, आदि।

नेता को कई विश्राम तकनीकों का अध्ययन करना चाहिए और वह चुनना चाहिए जो उसके लिए सबसे उपयुक्त हो। विश्राम तकनीकों के नियमित उपयोग से परिणाम: तनाव और चिंता के लक्षणों में कमी; नकारात्मक भावनाओं और विचारों, साथ ही जुनूनी भय और स्थितियों की अनुपस्थिति; बेहतर एकाग्रता और तीव्र धारणा; प्रतिरक्षा प्रणाली को मजबूत करना और नींद में सुधार करना; कार्यकुशलता एवं कार्यकुशलता में वृद्धि।

इसलिए किसी भी नेता को आराम करने में सक्षम होना चाहिए। जैसा कि वे कहते हैं, जो लोग आराम करने के लिए समय नहीं निकाल पाते, उन्हें ठीक होने के लिए समय निकालना होगा।

आध्यात्मिक स्वास्थ्य पूरी दुनिया के साथ एक व्यक्ति के संबंध में प्रकट होता है और धार्मिक भावनाओं, सौंदर्य और विश्व सद्भाव की भावना, जीवन के लिए प्रशंसा और श्रद्धा की भावना में व्यक्त होता है।

इसकी मुख्य विशेषताएं और संकेतक शामिल हैं:

क) स्वयं को और दूसरों को प्रभावित करने के मानवतावादी तरीके;

बी) जीवन से निरंतर आनंद का अनुभव करना;

ग) आंतरिक दुनिया की अखंडता, जो नियमों और निर्णयों की एक प्रणाली द्वारा निर्धारित होती है जिसे लोग सचेत रूप से अपने लिए स्वीकार करते हैं (जिसे हम "जीवन दर्शन" कहते हैं);

घ) मूल्य के रूप में जीवन की मूल धारणा के भीतर नए मूल्य गुण बनाने की इच्छा।

इस प्रकार, किसी नेता के सक्रिय और सामान्य कामकाज के लिए स्वास्थ्य एक आवश्यक शर्त है। इस क्षेत्र में गंभीर उल्लंघनों में जीवन के सामान्य तरीके में बदलाव, बाहरी दुनिया के साथ संबंधों की स्थापित प्रथा, पेशेवर प्रदर्शन का संभावित नुकसान और सामान्य तौर पर, भविष्य के लिए योजनाओं का जबरन समायोजन शामिल है।

पाठ्यक्रम परियोजना का अगला भाग एक नेता के व्यक्तिगत कार्य की तकनीक में विभिन्न तरीकों, कानूनों और सिद्धांतों के व्यावहारिक अनुप्रयोग की जांच करता है; कार्य के संगठन, ऑर्थोबियोसिस के कार्यान्वयन और व्यक्तित्व विकास के आत्म-मूल्यांकन में प्रबंधकों की समस्याओं की पहचान की जाती है; प्रबंधकों के लिए एक आत्म-सुधार और विकास कार्यक्रम की पेशकश की जाती है।

2. व्यावहारिक भाग

2.1 संकेत" कमज़ोर" प्रबंधक कमियों के कारणश्रमिक संगठन में

एक मजबूत नेता के गुण एक लक्ष्य के अलावा और कुछ नहीं हैं जिसके लिए प्रयास किया जाना चाहिए। इसलिए जीवन में यह संभावना नहीं है कि कोई ऐसा प्रबंधक होगा जो इन आवश्यकताओं को 100% पूरा करता हो। लेकिन साथ ही, किसी भी नेता को एक कमजोर प्रबंधक की विशेषताओं पर शत-प्रतिशत खरा नहीं उतरना चाहिए। आख़िरकार, यह जानना कि क्या नहीं होना चाहिए, प्रबंधन में अपना रास्ता और शैली खोजने का पहला कदम है।

तो, एक "कमजोर" (बुरे) नेता के आम तौर पर स्वीकृत, विशिष्ट लक्षण क्या हैं?

1. हमेशा कई अप्रत्याशित, अप्रत्याशित परिस्थितियों का सामना करना पड़ता है और उन्हें खत्म करने के लिए भारी मात्रा में समय और प्रयास खर्च करना पड़ता है। ऐसा इसलिए होता है क्योंकि, सबसे पहले, वह भविष्यवाणी नहीं कर सकता है, किसी भी प्रकार की समस्याओं के दृष्टिकोण को महसूस नहीं कर सकता है और उनके लिए पहले से तैयारी नहीं कर सकता है और दूसरी बात, वह हमेशा माध्यमिक मुद्दों से निपट रहा है, मुख्य चीज़ - रणनीतिक कार्यों की दृष्टि खो रहा है, जो, यदि छोड़ रहा है वे अपने स्वयं के उपकरणों से इन सबसे दुर्भाग्यपूर्ण "अप्रत्याशित परिस्थितियों" को जन्म देते हैं।

2. वह आश्वस्त है कि वह व्यवसाय जानता है और जानता है कि इसे किसी से भी बेहतर कैसे करना है, इसलिए वह सब कुछ खुद करने की कोशिश करता है। यह प्रबंधन के कम से कम दो सबसे महत्वपूर्ण सिद्धांतों की गलतफहमी पर आधारित है, अर्थात्:

क) यह बिल्कुल सामान्य है कि हर दिन एक प्रबंधक को अपनी शारीरिक क्षमता से कहीं अधिक समस्याओं का समाधान करना पड़ता है। इसलिए, एक सक्षम पेशेवर प्रबंधक अपने अधीनस्थों के बीच कुछ कार्यों को वितरित करता है, उन्हें संबंधित शक्तियां सौंपता है। वह इसे करने के लिए मजबूर है और अच्छी तरह जानता है कि इसे सही तरीके से कैसे करना है;

बी) यह बिल्कुल सामान्य है कि कई कर्मचारी अपने काम को बॉस से बदतर नहीं, बल्कि बेहतर जानते हैं। जो उत्पादन करता है वह प्रबंधन नहीं करता है, और जो प्रबंधन करता है वह उत्पादन नहीं करता है। बॉस का काम प्रबंधन करना है (अन्य लोगों के हाथों से कुछ तैयार करना), न कि वह सब कुछ करना जो आवश्यक है। एक पेशेवर प्रबंधक लोगों को काम करने के लिए व्यवस्थित करता है और जानता है कि इसे यथासंभव कुशलतापूर्वक कैसे करना है।

3. चीजों में व्यस्त, हर चीज में गहराई से जाने की कोशिश करना, इसलिए उसके पास व्यावहारिक रूप से कोई समय नहीं है। उसे अक्सर इस बात पर गर्व होता है कि वह कितना व्यस्त है। आगंतुकों का स्वागत करता है, साथ ही फोन पर बात करता है, आदेशों पर हस्ताक्षर करता है और अधीनस्थों को मौखिक निर्देश देता है। यदि कार्य की यह शैली जोरदार गतिविधि की नकल नहीं है, जो निश्चित रूप से होती है, तो इसे जूलियस सीज़र की शैली कहा जा सकता है। जैसा कि आप जानते हैं, रोमन सम्राट एक साथ कई काम करने की अपनी क्षमता के लिए प्रसिद्ध थे। मैं अब भी सोचता हूं कि एक आधुनिक नेता के लिए यह अनुकरणीय सर्वोत्तम उदाहरण नहीं है: आख़िरकार, जूलियस सीज़र का अंत बुरा हुआ। और इस अर्थ में कोई भी अपवाद नहीं हो सकता।

4. डेस्क को कागजों से ढक देता है। साथ ही, यह पूरी तरह से अस्पष्ट है कि उनमें से कौन सा महत्वपूर्ण है, कौन सा अत्यावश्यक है, और जिसकी बिल्कुल भी आवश्यकता नहीं है। अक्सर, डेस्कटॉप पर इस तरह के "आदेश" के साथ, प्रबंधक न केवल उस कागज या आधिकारिक दस्तावेज़ को नहीं ढूंढ पाता है जिसकी उसे इस समय आवश्यकता होती है, बल्कि वह दूसरों (मुख्य रूप से कर्मचारियों) को अपने काम को व्यवस्थित करने और मामलों में प्राथमिकताएं निर्धारित करने में असमर्थता या अनिच्छा भी प्रदर्शित करता है। .

5. सुबह से देर शाम तक काम करता है, कभी-कभी रात में भी। इस मामले में, प्रबंधक अक्सर एक ऐसे व्यक्ति का आभास देता है जिस पर हद से ज्यादा काम का बोझ है, वह खुद को या अपने अधीनस्थों को निराश नहीं करता है। ऐसे नेता को पछतावे के अलावा कुछ नहीं मिलता। क्यों? क्योंकि वह स्पष्ट रूप से सुशासन के बुनियादी सिद्धांतों की अनदेखी करते हैं। ये आज्ञाएँ हैं:

क) प्रत्येक कार्य में उसके कार्यान्वयन के लिए आवंटित पूरा समय लगता है;

बी) प्रतिदिन आठ घंटे से अधिक काम करना बेहद अनुत्पादक है और इसके लिए भुगतान की जाने वाली कीमत बहुत अधिक है।

6. उसका ब्रीफ़केस कागजों से "फूला हुआ" है जिसे प्रबंधक काम से घर और वापस ले जाता है। इसका एकमात्र वास्तविक लाभ यह है कि ब्रीफकेस ले जाना कुछ मायनों में व्यायाम की जगह ले सकता है। कागजात के लिए एक फ़ोल्डर, एक हल्का ब्रीफकेस - यही वह है जिसके लिए आपको प्रयास करना चाहिए।

7. किसी भी महत्वपूर्ण मुद्दे को तो दूर, उसके समाधान को भी टालने की कोशिश करना। उन्हें उम्मीद है कि मामला या तो खुद सुलझ जाएगा या फिर कोई और सुलझा लेगा. इसके अलावा, अगर वह कोई समस्या अपने ऊपर ले लेता है, तो उसे कभी ख़त्म नहीं करता। परिणामस्वरूप, अनसुलझी समस्याओं का बोझ उस पर अधिक से अधिक दबाव डालने लगता है, जिससे वह प्रबंधन संबंधी गलतियाँ करने पर मजबूर हो जाता है।

8. "काली और सफ़ेद" सोच रखता है। वह हर चीज को केवल सफेद या केवल काले के रूप में देखता है, उसके आकलन हमेशा स्पष्ट, श्रेणीबद्ध होते हैं और उनमें कोई रंग नहीं होता है। इससे यह तथ्य सामने आता है कि प्रबंधक समझौता करने का अवसर खो देता है। "लगा या छूटा!" - एक प्रबंधक के लिए सबसे अच्छा आदर्श वाक्य नहीं।

9. यादृच्छिक, महत्वहीन विवरणों को बहुत अधिक महत्व देता है, यह नहीं जानता कि मुख्य को गौण से, महत्वपूर्ण को महत्वहीन से, आवश्यक को महत्वहीन से कैसे अलग किया जाए। वह विवरणों को बढ़ा-चढ़ाकर पेश करता है और छोटी-छोटी बातों पर पहाड़ बना देता है।

10. संभव निर्णय के बजाय सर्वोत्तम निर्णय लेने का प्रयास करता है। साथ ही, प्रबंधक यह भूल जाता है कि कोई भी निर्णय, विशेष रूप से प्रबंधकीय निर्णय, बिना किसी अपवाद के हर किसी की तरह बिल्कुल उपयुक्त नहीं हो सकता है। प्रबंधन की कला, अन्य बातों के अलावा, कई संभावित (आदर्श) समाधानों में से नहीं, बल्कि उन समाधानों को चुनने में निहित है जो वास्तव में उपलब्ध हैं और वास्तव में व्यवहार्य हैं। हितों के न्यूनतम उल्लंघन के साथ सबसे प्रभावी समाधान एक आधुनिक नेता का मुख्य दिशानिर्देश है।

11. एक अच्छे नेता के रूप में ख्याति प्राप्त करने का प्रयास करता है और यह काम मूल तरीके से करता है - या तो अपने अधीनस्थों से परिचित होकर (“शर्ट-गाइ” विकल्प), या खुले दरवाजे के सिद्धांत का उपयोग करके, जब जो चाहे, जब चाहे वे चाहते हैं, और किसी भी मुद्दे पर उनके कार्यालय में आते हैं।

12. जिम्मेदारी से बचने की कोशिश करता है, दूसरों पर दोष मढ़ता है, संक्षेप में, "बलि का बकरा" ढूंढ़ता है।

13. अपनी टीम और उसके व्यक्तिगत कर्मचारियों की सफलताओं का श्रेय लेते हैं, इस सिद्धांत का पालन करते हुए कि "उनकी सफलताएँ मेरे संवेदनशील नेतृत्व के बिना संभव नहीं होतीं।"

खैर, एक कमजोर नेता अपनी विकराल उपस्थिति के बावजूद भी अपनी कमजोरी प्रकट करता है। वह कई प्रबंधन गलतियाँ करता है, कभी-कभी प्राथमिक गलतियाँ भी करता है। मुख्य बातों की चर्चा परिशिष्ट 5 में की गई है।

अपनी कमजोरियों को दूर करते हुए, प्रबंधक को अपने कामकाजी समय का सबसे तर्कसंगत उपयोग करने का भी प्रयास करना चाहिए ताकि उसे अपनी पेशेवर जिम्मेदारियों को पूरा करने और संगठन को सफलता और समृद्धि की ओर ले जाने के लिए समय मिल सके। पेरेटो कानून और आइजनहावर सिद्धांत इसमें उसकी मदद करेंगे।

2.2 पेरेटो का नियम और प्रौद्योगिकी में आइजनहावर सिद्धांतप्रबंधक का व्यक्तिगत कार्य

पेरेटो का नियम. इस सिद्धांत का कई सफल लोगों पर बहुत बड़ा और अनजान प्रभाव पड़ा है, लेकिन यह हमारे समय के महान रहस्यों में से एक बना हुआ है। यहां तक ​​कि इसे जानने और उपयोग करने वाले कुछ जानकार भी इसकी शक्ति का केवल एक छोटा सा अंश ही उपयोग करते हैं।

पेरेटो का नियम या 80/20 सिद्धांत को हम क्या कहते हैं?

80/20 सिद्धांत कहता है कि कारणों, इनपुट या प्रयासों का एक छोटा सा हिस्सा परिणाम, आउटपुट या अर्जित पुरस्कार के बड़े हिस्से के लिए जिम्मेदार होता है। उदाहरण के लिए, काम पर 80% परिणाम प्राप्त करने के लिए, आपको खर्च किए गए कुल समय का 20% लगता है। यह पता चला है कि व्यवहार में, आपके द्वारा किए गए प्रयासों का 4/5 (एक बड़ा हिस्सा) आपके द्वारा प्राप्त परिणाम से लगभग कोई लेना-देना नहीं है।

इस प्रकार, 80/20 सिद्धांत बताता है कि असमानता कारणों और परिणामों, निवेश और प्राप्त धन, किए गए प्रयासों और उनके लिए पुरस्कार के बीच संबंधों की एक अंतर्निहित संपत्ति है। अभिव्यक्ति "80/20" इस असमानता का अच्छी तरह से वर्णन करती है: निवेशित निधियों का 20% 80% रिटर्न के लिए जिम्मेदार है; 80% प्रभाव 20% कारणों से आते हैं, 20% प्रयास 80% परिणाम देते हैं।

व्यवसाय के क्षेत्र में 80/20 सिद्धांत की वैधता की पुष्टि करने वाले कई उदाहरण पाए जा सकते हैं। उत्पाद मिश्रण का 20% आम तौर पर मौद्रिक संदर्भ में कुल बिक्री का 80% होता है, और 20% ग्राहकों और ग्राहकों के लिए भी यही कहा जा सकता है। इसके अलावा, उत्पाद मिश्रण का 20% या 20% ग्राहक आमतौर पर कंपनी के मुनाफे का 80% उत्पन्न करते हैं।

आइए अपने समाज को लें. 20% अपराधी 80% अपराध करते हैं; 80% सड़क दुर्घटनाओं में 20% ड्राइवर दोषी होते हैं; जो लोग शादी कर लेते हैं उनमें से 20% लोग 80% तलाक के लिए जिम्मेदार होते हैं (जो लोग लगातार शादी करते हैं और तलाक लेते हैं वे आंकड़ों को बहुत विकृत करते हैं, जो विवाह की अस्थिरता की निराशावादी और एकतरफा तस्वीर देता है)। अंततः, 20% बच्चे किसी देश में शिक्षा प्रणाली द्वारा प्रदान किए गए 80% अवसरों का लाभ उठाते हैं।

और यहां तक ​​कि घर पर भी: आपके 20% कालीनों पर 80% प्रभाव पड़ते हैं जो उन्हें घिसने का कारण बनते हैं। 80% समय आप 20% कपड़े पहनते हैं। चोरी-रोधी अलार्म चालू होने पर सभी झूठे अलार्मों में से 80% संभावित कारणों में से 20% के कारण होते हैं।

आंतरिक दहन इंजन भी 80/20 सिद्धांत की वैधता की पूरी तरह से पुष्टि करता है: ईंधन दहन के दौरान जारी ऊर्जा का 80% नष्ट हो जाता है, और कुल ऊर्जा का केवल 20% पहियों में स्थानांतरित होता है। यह 20% ईंधन सभी गतिविधियों का 100% उत्पन्न करता है।

80/20 सिद्धांत का आधार बनने वाले गणितीय संबंध की खोज सौ साल से भी पहले, 1897 में, इतालवी अर्थशास्त्री विल्फ्रेडो पेरेटो (1848-1923) द्वारा की गई थी। उनकी खोज को कई नाम दिए गए हैं, जिनमें पेरेटो सिद्धांत, पेरेटो का नियम, 80/20 नियम, न्यूनतम प्रयास का सिद्धांत और असंतुलन का सिद्धांत शामिल हैं।

80/20 सिद्धांत इतना महत्वपूर्ण है क्योंकि यह उस चीज़ के विपरीत है जिसे हम तार्किक मानते हैं। हम उचित रूप से उम्मीद कर सकते हैं कि सभी कारकों का लगभग समान महत्व है। हालाँकि, यह ग़लतफ़हमी सबसे असत्य, हानिकारक और हमारे दिमाग में गहरी जड़ें जमा चुकी है।

80/20 सिद्धांत यह भी सुनिश्चित करता है कि जब हम वास्तविक अनुपात का पता लगाएंगे, तो हम उस असंतुलन के स्तर से बहुत आश्चर्यचकित होंगे, क्योंकि असंतुलन का वास्तविक स्तर जो भी हो, वह संभवतः हमारी अपेक्षाओं से अधिक होगा।

इस प्रकार, कोई भी प्रबंधक जिसकी ज़िम्मेदारियों में महत्वपूर्ण निर्णय लेना शामिल है, उसे पेरेटो कानून को जानना और उसे अपने काम में लागू करना चाहिए। इससे न केवल उनका समय बचेगा, बल्कि संगठन भी सफल विकास के पथ पर अग्रसर होगा।

आइजनहावर सिद्धांत के अनुसार प्राथमिकता। प्राथमिकता तब होती है जब कोई नेता दैनिक आधार पर निर्णय लेता है कि अपने लक्ष्यों को प्राप्त करने के लिए पहले क्या करने की आवश्यकता है।

आइजनहावर सिद्धांत आपको अपने कार्यों को शुरू करने और अपनी प्राथमिकताओं के अनुसार क्रम में काम करने में मदद करेगा। और ऐसा करने के लिए, सबसे पहले आपको खुद से पूछना होगा: क्या ये मामले महत्वपूर्ण या अत्यावश्यक हैं?

पेरेटो सिद्धांत के अनुसार 20% कार्य सभी प्रकार से महत्वपूर्ण होंगे। यह हास्यास्पद है, लेकिन उनमें से अधिकांश अत्यावश्यक भी हैं। महत्वपूर्ण कार्य करना आपको अपने लक्ष्य के करीब लाता है। अत्यावश्यक मामले लक्ष्य पर अधिक प्रभाव डाले बिना ध्यान को अपनी ओर स्थानांतरित कर देते हैं। सफलता और लक्ष्य प्राप्ति की ओर ले जाने वाले सबसे महत्वपूर्ण मामलों और कार्यों को किसी भी स्थिति में महत्वहीन लेकिन अत्यावश्यक मामलों के दबाव में पीछे नहीं धकेला जाना चाहिए।

सर्वोत्तम परिणाम प्राप्त करने के लिए, एक नेता को अपना अधिकांश समय वास्तव में महत्वपूर्ण मामलों और कार्यों पर खर्च करना चाहिए।

आइजनहावर सिद्धांत आपको केवल दो मानदंडों को संयोजित करने की अनुमति देता है - महत्वपूर्ण और अत्यावश्यक, जिसके परिणामस्वरूप प्राथमिकताओं की चार श्रेणियां बनती हैं। सफल नियोजन के लिए, एक प्रबंधक को उसके सामने आने वाले सभी कार्यों का विश्लेषण और वर्गीकरण करने की आवश्यकता होती है। और फिर उसके पास एक पदानुक्रमित सूची होगी, जिसकी बदौलत उसे पता चल जाएगा कि क्या, कब और कैसे करना है।

आइजनहावर की पदानुक्रमित सूची (चित्र 2):

प्राथमिकता: ये वो चीज़ें हैं जिन्हें आज करने की ज़रूरत है क्योंकि ये अत्यावश्यक और आवश्यक हैं।

बी-प्राथमिकता: महत्वपूर्ण कार्य जो आज नहीं करने हैं। आपको बस चीजों को करने के लिए अपने लिए नियमित रूप से समय आवंटित करने और अपने शेड्यूल में उनके लिए जगह खोजने की जरूरत है। इस समूह से कार्यों को पूरा करने से सफलता सुनिश्चित होगी और प्रबंधक इच्छित लक्ष्य के करीब आएगा। अक्सर, चीजें बी बस इसलिए ठंडे बस्ते में डाल दी जाती हैं क्योंकि वे अत्यावश्यक नहीं होती हैं। और फिर भी, उनके समय पर कार्यान्वयन से कई समस्याओं से बचा जा सकेगा।

सी-प्राथमिकता: कौशल, निपुणता जो हमें अत्यावश्यक लगती है, लेकिन महत्वपूर्ण नहीं है। इनमें शामिल हैं: शांत रहने की क्षमता, ज़िम्मेदारियाँ सौंपना (बोलने के लिए, "प्रतिनिधिमंडल भेजने की क्षमता") या "नहीं" कहना। इससे ग्रुप बी की महत्वपूर्ण समस्याओं को हल करने के लिए समय मिल जाता है।

डी- पीप्राथमिकता: इसमें वे चीज़ें शामिल हैं जो न तो महत्वपूर्ण हैं और न ही अत्यावश्यक हैं। आप उन्हें सुरक्षित रूप से एक दराज में रख सकते हैं या, अगर हम समय सीमा या कुछ कार्यों के बारे में बात कर रहे हैं, तो उन्हें मना कर दें या बस इसे किसी और को सौंप दें। आपको जानबूझकर खुद को ऐसी गतिविधियां डी करने से बचाना चाहिए जो आपको सबसे अधिक तनाव के दिनों में आराम करने और मौज-मस्ती करने की अनुमति देती हैं।

चावल। 2. प्राथमिकता

सही प्राथमिकता:

1. सभी कार्यों और जिम्मेदारियों को उपरोक्त समूहों ए, बी, सी और डी में वितरित करें। इस प्रकार, "आवश्यक" को "बेकार" से अलग किया जाता है।

2. याद रखें: "महत्वपूर्ण" मूल रूप से "अत्यावश्यक" से अलग है। "महत्वपूर्ण" इच्छित लक्ष्य को करीब लाता है, लेकिन यह जरूरी नहीं कि "तत्काल" हो। इसके विपरीत, "तत्काल" पर तत्काल ध्यान देने की आवश्यकता है।

3. तथाकथित "लाभ के नियम" पर ध्यान दें: "महत्वपूर्ण" "अत्यावश्यक" से पहले आता है। हर वो काम करना जरूरी नहीं है जिसके लिए जल्दबाजी की जरूरत हो। हमें अब अत्यावश्यक मामलों की तानाशाही के आगे झुकने की कोशिश नहीं करनी चाहिए, क्योंकि इसमें निम्नलिखित खतरा छिपा है: हम उस चीज़ से विचलित होने लगते हैं जो अत्यावश्यक है, लेकिन बिल्कुल महत्वहीन और आवश्यक नहीं है।

4. उचित समय नियोजन के लिए, यह सलाह बहुत उपयोगी होगी: हमेशा समूह ए में क्रमांक 1 वाले कार्य से काम शुरू करें, न कि 3 या 4 क्रमांक वाले कार्य से, चाहे वे कितने भी आकर्षक और दिलचस्प क्यों न हों। यदि कार्य दिवस के अंत तक प्रबंधक समूह ए के सभी कार्यों और मामलों का सामना करने में कामयाब नहीं हुआ है, तो अगले दिन उनके साथ काम करना जारी रखना उचित है। और जब तक आप पहला कार्य पूरा न कर लें तब तक अन्य कार्य न करें।

5. हर दिन समूह बी के किसी न किसी कार्य पर काम करें जिसके लिए बहुत समय की आवश्यकता होती है। एक नेता को अपनी दैनिक गतिविधियों के साथ-साथ अपने "रणनीतिक" महत्वपूर्ण कार्यों और लक्ष्यों के बारे में भी सोचना चाहिए। कल की सफलता आज सुनिश्चित करने का यही एकमात्र तरीका है।

इस प्रकार, नेता को एक बार और सभी के लिए यह समझ लेना चाहिए कि उसके पास कभी भी उन सभी चीजों के लिए पर्याप्त समय नहीं होगा जो वह करना चाहता है और उन सभी चीजों के लिए जो दूसरे उससे चाहते हैं। आपको यह सुनिश्चित करने की ज़रूरत है कि आप अपना समय केवल उन चीज़ों पर उपयोग करें जो नेता के लिए वास्तव में महत्वपूर्ण हैं, जो उसे उस लक्ष्य के करीब ला सकते हैं जो उसने अपने लिए निर्धारित किया है। और समय केवल तभी प्राप्त किया जा सकता है जब आप "नहीं" कहना सीखें और अनावश्यक चीजों को करने से इनकार करें।

व्यक्तिगत कार्य की तकनीक में पेरेटो कानून और आइजनहावर सिद्धांत का उपयोग करते हुए, दिन के लिए एक योजना तैयार करना और दिन के दौरान इसके कार्यान्वयन की निगरानी करना, प्रबंधक को दिन के अंत में सारांश देना नहीं भूलना चाहिए, जैसा कि लोथर सीवर्ट सलाह देते हैं, का उपयोग करते हुए "5 अंगुलियाँ" विधि.

2.3 विधि" 5 उंगलियाँ" एक नेता के आत्म-नियंत्रण को व्यवस्थित करने में

"5 अंगुलियाँ" विधि का उपयोग करके दिन का सारांश:

बी(अंगूठा) - प्रसन्नता (आज आपको कैसा महसूस हुआ? आपने अपने स्वास्थ्य को बनाए रखने और मजबूत करने के लिए क्या किया?);

यू(तर्जनी) - सफलताएँ (आपने क्या किया और आपने क्या परिणाम प्राप्त किए?);

साथ(मध्यम उंगली) - आध्यात्मिक स्थिति (मेरी प्रचलित मनोदशा और आत्मा का स्वभाव क्या था?);

बी(अनामिका) - अच्छे कर्म (क्या मैंने किसी की मदद की? मैंने क्या सेवा प्रदान की, किसी तरह से समर्थन किया, उपयोगी सलाह दी? मैंने अपने प्रियजनों को कैसे खुश किया?);

एम(छोटी उंगली) - सोच (आज मैंने क्या नया सीखा? मैंने किस प्रश्न के बारे में सोचा और मैं किस निष्कर्ष पर पहुंचा?)।

चावल। 3. "5 उंगलियाँ" विधि

निःसंदेह, यह विधि सार्वभौमिक नहीं है। मेरा मानना ​​है कि, यदि आवश्यक हो, तो इसके घटकों को उन घटकों से बदला जा सकता है जो किसी विशेष प्रबंधक की आवश्यकताओं को सर्वोत्तम रूप से प्रतिबिंबित करते हैं, या दूसरों के साथ पूरक होते हैं।

लेकिन सामान्य तौर पर, यह विधि प्रबंधक को अपनी गतिविधियों के महत्वपूर्ण घटकों के एक महत्वपूर्ण हिस्से को कवर करने की अनुमति देगी, अर्थात्: स्वास्थ्य; लक्ष्यों की उपलब्धि; जीवन के प्रति सकारात्मक दृष्टिकोण और तनाव से निपटना; अधीनस्थों से अधिकार और सम्मान बनाए रखना; आत्म-सुधार और विकास।

जहाँ तक स्वास्थ्य और उसे बनाए रखने की समस्याओं का प्रश्न है, यह एक अलग चर्चा का विषय है।

2.4 प्रबंधन स्तर पर ऑर्थोबायोसिस को लागू करने में समस्याएं

हमारे देश में नेतृत्व स्तर पर ऑर्थोबायोसिस को लागू करने में मुख्य समस्याओं में से एक समय की कमी है। दुर्भाग्य से, रूस में, लंबे समय से, एक नेता के बारे में यह विचार रहा है कि उसके पास कम से कम खाली समय हो, और एक नेता के पास जितना कम समय हो, वह उतना ही अधिक महत्वपूर्ण व्यक्ति प्रतीत होता है। लेकिन वास्तव में, यह केवल आत्म-प्रबंधन के निम्न स्तर को इंगित करता है। आप व्यायाम, विश्राम और अपने स्वास्थ्य को बनाए रखने के अन्य रूपों के लिए हमेशा समय निकाल सकते हैं और निकालना भी चाहिए।

मेरी राय में शारीरिक व्यायाम के लिए सबसे उपयुक्त समय सुबह और दिन का पहला भाग है। लेकिन साथ ही, यह अवधि सबसे बड़ी दक्षता की विशेषता है और सबसे महत्वपूर्ण मुद्दों को हल करने के लिए समर्पित है। इस स्थिति से बाहर निकलने का रास्ता सुबह का स्वच्छ व्यायाम है, जो काम शुरू करने से पहले घर पर या जिम में किया जाता है। विशिष्ट प्रभाव के अलावा जो आराम की स्थिति से सक्रिय जागृति की स्थिति में संक्रमण की प्रक्रिया को सुविधाजनक बनाता है, सुबह व्यायाम करने से व्यक्ति की समग्र शारीरिक गतिविधि का स्तर बढ़ जाता है।

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नमस्ते! इस लेख में हम आपके कार्य दिवस की योजना बनाने के बारे में बात करेंगे।

आज आप सीखेंगे:

1. अपने कार्य दिवस की योजना क्यों बनाएं;
2. इसकी जरूरत किसे है?
3. अपने कार्य दिवस की सही योजना कैसे बनाएं।

अपने कार्य दिवस की योजना बनाना

21वीं सदी में, जीवन की लय काफ़ी तेज़ हो गई है और गति पकड़ती जा रही है। यदि पहले, सफल होने के लिए आपको एक मात्रा में काम करने की आवश्यकता होती थी, तो अब आपको सफलता प्राप्त करने के लिए बहुत अधिक काम करने की आवश्यकता है। और लोगों को समय की कमी का सामना करना पड़ने लगता है। यदि हम उन सभी दैनिक कार्यों का पीछा कर रहे हैं जो जीवन हर दिन हमारे सामने डालता है, तो बिल्कुल भी समय नहीं बचता है।

कार्य दिवस नियोजन एक ऐसा उपकरण है जो न केवल कार्य समय का प्रभावी ढंग से उपयोग करने में मदद करता है, बल्कि इसे कम करने में भी मदद करता है। यह कोई मामूली कार्य सूची नहीं है जिसे सख्त क्रम में पूरा करने की आवश्यकता है। योजना यह चुनने की क्षमता है कि क्या करना है, क्यों करना है और कब करना है।

इसीलिए उचित योजना न केवल दिन भर में आपके द्वारा किए जाने वाले हर काम को व्यवस्थित करती है, बल्कि आपका समय भी बचाती है। सबसे पहले, आपको सबसे महत्वपूर्ण काम करने की ज़रूरत है - यह मुख्य नियम है। यह हर उस व्यक्ति के लिए उपयोगी है जिसके पास काम पर खाली समय है और उसके पास अपना समय सही ढंग से वितरित करने के लिए कोई स्पष्ट कार्यक्रम नहीं है।

नियोजन में क्या शामिल है?

कार्य समय नियोजन में शामिल हैं:

• सेटिंग प्राथमिकताओं।
• महत्वपूर्ण कार्यों का चयन.
• उन्हें हल करने के सर्वोत्तम तरीके ढूँढना।
• अपने खाली समय में रोजगार ढूँढना।

प्राथमिकताआपको यह समझने में मदद करता है कि किस चीज़ पर ध्यान देने की ज़रूरत है, क्या स्वयं ही हल हो सकता है, और किस मुद्दे को आसानी से नज़रअंदाज कर दिया जाना चाहिए। समय और जानकारी पहले की तुलना में बहुत अधिक मूल्यवान हो गई है, और किसी ऐसी चीज़ के बारे में उत्साहित होना जो परिणाम नहीं देती है, व्यर्थ है।

महत्वपूर्ण कार्यों का चयन- लगभग प्राथमिकता निर्धारण के समान, केवल एक कार्य दिवस के ढांचे के भीतर। आप चुनें कि क्या महत्वपूर्ण परिणाम लाएगा, क्या तत्काल करने की आवश्यकता है और क्या स्थगित किया जा सकता है।

समस्याओं को हल करने के बेहतर तरीके खोजना- एक बहुत ही महत्वपूर्ण बिंदु. योजना बनाते समय, आपको न केवल यह विचार करना चाहिए कि आप क्या करेंगे, बल्कि यह भी कि इसे सर्वोत्तम तरीके से कैसे किया जाए। साथ ही, न केवल समय बचाना महत्वपूर्ण है, बल्कि हर काम यथाशीघ्र और कुशलता से करना भी महत्वपूर्ण है।

खाली समय में काम करनाको भी कार्य योजना में शामिल किया जाए। क्या आपके पास दिन में 2 घंटे खाली हैं जिन्हें आप किसी चीज़ पर खर्च कर सकते हैं? आप अपने बॉस को इसके बारे में बता सकते हैं, और वह आप पर काम का बोझ डाल देंगे, आप खुद को शिक्षित कर सकते हैं, या आप अपना खुद का प्रोजेक्ट विकसित करने में प्रयास कर सकते हैं।

अपने कार्य दिवस की योजना बनाना क्यों महत्वपूर्ण है?

जिस किसी ने भी कभी फ्रीलांसिंग, व्यवसाय, या "इच्छानुसार काम" (टैक्सी की तरह) का सामना किया है, वह दिन भर कार्यों को व्यवस्थित करने के महत्व को पूरी तरह से समझता है। लेकिन, उदाहरण के लिए, अधिकांश कार्यालय कर्मचारी अपने कार्य दिवस की योजना बनाना आवश्यक नहीं समझते हैं।

दरअसल, अपने कार्यदिवस की योजना बनाने का मुख्य कारण अपनी कार्यकुशलता को बढ़ाना है। यदि आप अपने शरीर की बात सुनते हैं, तो आप समझ सकते हैं कि कुछ चीजें एक समय में आपके लिए बेहतर काम करती हैं, और कुछ दूसरे समय में। उदाहरण के लिए, दोपहर के भोजन के बाद अन्य कंपनियों को कॉल करना आपके लिए अधिक सुविधाजनक है, क्योंकि आप पहले ही जाग चुके हैं, लेकिन अभी तक थके नहीं हैं, और नीरस काम शाम को तेजी से पूरा हो जाता है, इसलिए जानकारी दर्ज करना स्थगित करना बेहतर है 5-6 घंटे तक डेटाबेस।

कार्य दिवस की योजना बनाने में न केवल समस्या समाधान के मूल तत्वों को ध्यान में रखा जाता है, बल्कि प्रत्येक व्यक्ति की व्यक्तिगत प्राथमिकताओं को भी ध्यान में रखा जाता है। समय प्रबंधन को सभी पर अत्यधिक कुशल कार्य का एक ही पैटर्न थोपने के लिए डिज़ाइन नहीं किया गया था। आपको अपने कार्यों को अपने शरीर की विशेषताओं के अनुरूप ढालना होगा।

अपने कार्यदिवस को व्यवस्थित और योजनाबद्ध करने से आप कम समय में अधिक काम कर सकते हैं, जिससे आपको पसंदीदा काम करने के लिए समय मिल जाता है।

किसे अपने कार्य दिवस की योजना बनानी चाहिए?

प्रत्येक व्यक्ति को अपने कार्य दिवस की योजना बनाने में सक्षम होना चाहिए। इस तरह आप समय बचा सकते हैं और अधिक कुशलता से काम कर सकते हैं। लेकिन ऐसे लोगों की 3 श्रेणियां हैं जिन्हें बस व्यक्तिगत योजना में संलग्न होना चाहिए।

. सबसे अनुशासनहीन कर्मचारी एक फ्रीलांसर है। उसके पास कोई स्पष्ट कार्यक्रम नहीं है, और केवल समय सीमा ही उसे याद दिलाती है कि कुछ करने के लिए बैठने का समय आ गया है। इसीलिए कई ग्राहकों के साथ काम करने वाले फ्रीलांसरों के लिए अपने कार्य दिवस की योजना बनाना बहुत महत्वपूर्ण है। यह अक्सर पता चलता है कि नए ऑर्डर एक या दो दिनों के अंतर के साथ आते हैं, और यदि आप आखिरी मिनट तक इंतजार करते हैं, तो आपके पास दो परियोजनाओं पर काम करने का समय नहीं हो सकता है।

बिजनेस मेन. यहां सब कुछ लगभग फ्रीलांसिंग जैसा ही है। खासकर यदि यह एक ऑनलाइन व्यवसाय है। एक ओर, जब आपके कर्मचारी काम कर रहे हों तो आप घर पर आराम कर सकते हैं, लेकिन दूसरी ओर, यह दृष्टिकोण अनिवार्य रूप से विफल हो जाएगा। पश्चिम में व्यवसायियों के बीच वर्कहोलिज़्म का पंथ पनप रहा है। उनका मानना ​​है कि यदि आप सप्ताह में 60 घंटे काम नहीं करते हैं, तो इसका मतलब है कि आप आलसी हैं और व्यवसाय में आपके पास करने के लिए कुछ नहीं है।

प्रबंधकों. एक नेता हमेशा व्यवसायी नहीं रहेगा. कंपनी का मालिक भले ही अपनी कंपनी के मामलों में सक्रिय भाग नहीं लेता हो, लेकिन उसका निदेशक पूरे तंत्र के संचालन की जिम्मेदारी लेता है। इसीलिए मध्यम और बड़ी कंपनियों के नेताओं को अपने समय का प्रभावी ढंग से उपयोग करना चाहिए, क्योंकि उनके निर्णय लंबी अवधि में कंपनी का भविष्य निर्धारित करते हैं। एक प्रबंधक के कार्य दिवस की योजना बनाना रणनीतिक रूप से महत्वपूर्ण कार्यों के बीच अपना समय सबसे प्रभावी ढंग से वितरित करने का एक तरीका है।

कार्य दिवस नियोजन के तरीके

अपने कार्यदिवस की उचित योजना बनाने के लिए कई तरीके हो सकते हैं। लेकिन सबसे प्रभावी में से एक है आइजनहावर मैट्रिक्स. इसका सार इस प्रकार है.

4 वर्ग हैं:

1. स्क्वायर ए - अत्यावश्यक और महत्वपूर्ण मामले।
2. वर्ग बी - गैर-जरूरी और महत्वपूर्ण मामले।
3. वर्ग सी - अत्यावश्यक और महत्वहीन मामले।
4. वर्ग डी - गैर-जरूरी और महत्वहीन मामले।

स्क्वायर एलगभग हमेशा खाली रहना चाहिए. उचित योजना के साथ, सभी महत्वपूर्ण कार्यों को वर्ग बी में व्यवस्थित किया जाना चाहिए और जैसे ही वे ए के करीब आते हैं उन्हें पूरा किया जाना चाहिए।

स्क्वायर बीये महत्वपूर्ण चीजें हैं जो आपको अपना लक्ष्य हासिल करने में मदद करेंगी। इसमें वे सभी कार्य शामिल हैं जिन्हें 1 कार्यदिवस के भीतर पूरा करना आवश्यक है।

स्क्वायर सीइसका अर्थ है अत्यावश्यक और महत्वहीन कार्य जिन्हें दूसरों को सौंपने की आवश्यकता है। अत्यावश्यक लेकिन महत्वहीन मामलों का एक प्रमुख उदाहरण संभावित ग्राहक को कॉल करना है। एक कर्मचारी ऐसा कर सकता है, बेहतर होगा कि आप अन्य चीजों पर ध्यान दें।

स्क्वायर डी,इसका मतलब है कि ऐसी गैर-जरूरी और महत्वहीन चीजें हैं जो आपको आपके लक्ष्य के करीब नहीं लाती हैं, सकारात्मक भावनाएं नहीं देती हैं और सिद्धांत रूप में, उनकी आवश्यकता नहीं है। सभी बेकार विचारों को इस वर्ग में लिख देना चाहिए।

कार्यों का उनके महत्व और तात्कालिकता के अनुसार विभाजन आपको यह समझने की अनुमति देता है कि कार्य दिवस के दौरान आपको किस चीज़ पर ध्यान देने की आवश्यकता है, और आप सुरक्षित रूप से क्या भूल सकते हैं। मैट्रिक्स न केवल कार्य प्रक्रियाओं में, बल्कि रोजमर्रा की जिंदगी में भी मदद करता है। यदि आप अंग्रेजी सीखना चाहते हैं, तो यह आपके लिए दिलचस्प है और आपके करियर में मदद करेगा - यह वर्ग बी है। लेकिन यदि आप केवल इसे जानने के लिए स्पेनिश सीखना चाहते हैं, तो यह डी है, और आप इसके बारे में सुरक्षित रूप से भूल सकते हैं यह।

कार्य घंटों की योजना बनाने के नियम

अपने कार्यदिवस को प्रभावी ढंग से संचालित करने के लिए कई नियम हैं। सुविधा के लिए हम दिन को 3 भागों में बाँटेंगे:

• कार्य दिवस की शुरुआत.
• बुनियादी कार्यप्रवाह.
• समापन।

सुबह सबसे महत्वपूर्ण चरण है. आपने कितनी नींद ली, कैसे उठे और क्या किया, इस पर आपका मूड, मनोवैज्ञानिक रवैया और प्रदर्शन निर्भर करेगा।

एक "सही" सुबह के सिद्धांतों में निम्नलिखित शामिल हैं:

• सकारात्मक रवैया। यदि आप हर दिन यह सोचते हुए उठते हैं कि आपको अपनी नौकरी से नफरत है, तो आपकी उत्पादकता कम हो जाएगी। अपनी सुबह की शुरुआत सुखद विचारों के साथ करने का प्रयास करें।
• "झूठ" न करने का प्रयास करें। क्या आपने देखा है कि सुबह उठने के बाद आपको होश में आने के लिए 30-40 मिनट और चाहिए होते हैं? यह वह समय है जिसे बर्बाद करने लायक नहीं है। जागने के तुरंत बाद, स्नान करें, कुछ कॉफी बनाएं और आधे घंटे कहीं भी बिताने के बजाय, आप शांति से नाश्ता कर सकते हैं।
• इत्मीनान से नाश्ता और काम करने का तरीका। बिना हड़बड़ी के दिन की शुरुआत करना बहुत महत्वपूर्ण है। जब आप जल्दी में होते हैं, तो आपका शरीर अतिरिक्त ऊर्जा और तंत्रिकाओं को खर्च करता है जिनका उपयोग अधिक उत्पादक कार्यों के लिए किया जा सकता है। यदि आप भरपूर नाश्ता और आरामदायक यात्रा का खर्च वहन नहीं कर सकते, तो बाद में सोएं और पहले उठें।
• मुख्य कार्य। अधिकांश सफल व्यवसायी कहते हैं कि सबसे महत्वपूर्ण कार्य सुबह ही निपटा लेने चाहिए। जैसा कि कहा जाता है, "यदि आप सब कुछ करना चाहते हैं, तो नाश्ते में मेंढक खाएं।" मेंढक की भूमिका एक ऐसा कार्य है जिसे आप बिल्कुल भी नहीं करना चाहते। इसे सुबह करें, और इस तथ्य से सकारात्मक मूड कि "मेंढक खा लिया गया है" पूरे दिन बना रहेगा।

मुख्य वर्कफ़्लो में निम्नलिखित कार्य शामिल हैं:

• अत्यावश्यक समस्याओं का समाधान करें. यह समझना महत्वपूर्ण है कि यदि कार्य दिवस के दौरान कोई जरूरी मामला आपके सामने आता है, तो आपको अपना सारा ध्यान केवल उसी पर केंद्रित करने की आवश्यकता नहीं है। सबसे पहले आपको यह समझने की जरूरत है कि यह महत्वपूर्ण है या नहीं। यदि यह महत्वपूर्ण है, तो आपको तुरंत इस पर काम शुरू करना होगा। यदि नहीं, तो इसके कार्यान्वयन की जिम्मेदारी किसी अन्य व्यक्ति को हस्तांतरित करें।
• मिलो समय सीमा। हर दिन आपको अपने लिए अनुमानित समय सीमा निर्धारित करनी चाहिए जिसके भीतर आपको कार्यों की पूरी मात्रा को पूरा करना होगा। यह महत्वपूर्ण है कि यह "18 बजे से पहले सब कुछ करें" नहीं है, बल्कि "14:00 बजे - एक योजना बनाना शुरू करें, 15:00 बजे - संकेतकों का विश्लेषण करें, 16:00 बजे - एक रिपोर्ट बनाएं," आदि।
• कार्यस्थल में आदेश. यह एक अन्तर्निहित किन्तु अत्यंत महत्वपूर्ण बात है। अगर आपकी डेस्क अस्त-व्यस्त है, तो आपकी नजरें लगातार उसमें खोई रहेंगी। और यदि आपके कार्यस्थल पर कोई विदेशी दस्तावेज़ है, तो आप उसका अध्ययन शुरू कर सकते हैं और बस 20-30 मिनट बर्बाद कर सकते हैं।
• आवेगों का अनुसरण न करें. यह सबसे महत्वपूर्ण है. कुछ ऐसे ट्रिगर होते हैं जो आपको अपना ध्यान काम से हटाकर किसी कम महत्वपूर्ण चीज़ पर केंद्रित कर देते हैं। जब आप अपनी बिक्री योजना की समीक्षा कर रहे हों तो किसी मित्र को कॉल करें? ऐसा न करना ही बेहतर है, तो आप एकाग्रता खो देंगे और आसानी से काम करने का जज्बा खो सकते हैं।
• अपनी दिनचर्या को समूहीकृत करें। बहुत जरुरी है। यदि आपको दिन भर में 60 फ़ोन कॉल करने की आवश्यकता है, तो उन्हें कई छोटे समूहों में विभाजित करना बेहतर है, एक समय में 10 - 15। कॉल करने के बाद, आप दूसरा कार्य कर सकते हैं। लगातार दिनचर्या से सक्रिय गतिविधि पर स्विच करके, आप बहुत कुछ कर सकते हैं।

कार्य दिवस की समाप्ति निम्नलिखित सिद्धांतों पर आधारित है:

• जो जरूरी है उसे पूरा करो. ऐसी चीज़ों का एक समूह है जो "महत्वपूर्ण लेकिन अत्यावश्यक नहीं" वर्ग में आते हैं। उन्हें कार्य दिवस के दौरान पूरा करना सबसे अच्छा है, और "महत्वपूर्ण और जरूरी" वर्ग को हमेशा खाली रखें।
• अपनी योजना के अनुसार अपने परिणामों की जाँच करें। दिन के दौरान आपने जो कुछ भी किया उसकी तुलना आपने जो योजना बनाई थी उससे की जानी चाहिए। यदि आपने अभी-अभी अपने कार्य दिवस की योजना बनाना शुरू किया है, तो योजना से छोटे-मोटे विचलन ठीक रहेंगे। उन्हें यथासंभव कम रखने का प्रयास करें।
• अगले दिन के लिए एक योजना बनाएं. पिछले कार्य दिवस के अंत में ऐसा करना सबसे अच्छा है। इस तरह आपमें काम करने की भावना बनी रहेगी और साथ ही, मामलों का एक वास्तविक कार्यक्रम तैयार करना भी महत्वपूर्ण है।

यदि आप प्रबंधक हैं तो कार्य दिवस के दौरान आपको अपने सचिव के साथ मिलकर काम करना चाहिए।

कृपया याद रखें कि ये सभी सामान्य सलाह हैं। वे आपकी व्यक्तिगत विशेषताओं को ध्यान में नहीं रखते हैं। यदि आपके लिए जरूरी काम सुबह के बजाय दोपहर में करना अधिक सुविधाजनक है, तो यह आपका अधिकार है। यदि आप किसी बड़े, कठिन कार्य को अंत में करना पसंद करते हैं, और इससे आपके मूड पर एक दिन भी असर नहीं पड़ता है, तो उसे अंत में करें।

अपने कार्य दिवस की योजना व्यक्तिगत होनी चाहिए।

अपने कार्यदिवस की योजना बनाते समय बुनियादी गलतियाँ

इस तथ्य के बावजूद कि समय प्रबंधन का अभ्यास हमारे जीवन में दृढ़ता से स्थापित हो गया है, अधिकांश लोग अपने कार्य दिवस की योजना बनाते समय सामान्य गलतियाँ करते हैं। यहां उनमें से कुछ हैं।

गलती 1. ग़लत प्राथमिकता.

आइजनहावर मैट्रिक्स हमें बताता है कि हमें महत्वपूर्ण कार्य करने की आवश्यकता है। लेकिन बहुत से लोग इस बात को लेकर आसानी से भ्रमित हो सकते हैं कि उनके लिए क्या महत्वपूर्ण है। स्क्वायर ए, जो खाली रहना चाहिए और अत्यावश्यक और महत्वपूर्ण मामलों के लिए जिम्मेदार है, अक्सर स्क्वायर सी के साथ भ्रमित होता है, जहां महत्वहीन मामले जमा होते हैं जिन पर तत्काल ध्यान देने की आवश्यकता होती है।

यह याद रखना महत्वपूर्ण है कि आपको अपनी ऊर्जा विशेष रूप से उस पर खर्च करनी चाहिए जो किसी निश्चित समय में आपके लिए महत्वपूर्ण है। आपको भविष्य के लिए काम करना चाहिए जब चीजों को एक तरफ रखकर समझदारी से योजना बनाई जा सके।

गलती 2: छोटी-छोटी चीजों पर बहुत अधिक समय खर्च करना।

यह समझाने के लिए कि पहले "बुनियादी" और उसके बाद ही छोटी चीजें करना क्यों आवश्यक है, हम पेरेटो कानून का उपयोग करेंगे। इसमें कहा गया है कि 20% प्रयास से 80% परिणाम मिलते हैं। यानी, जब आप किसी महत्वपूर्ण चीज़ पर काम करते हैं, तो आप 20% प्रयास खर्च करते हैं और 80% परिणाम प्राप्त करते हैं। जब आप छोटी-छोटी चीजों पर काम करते हैं, तो आपको 4 गुना कम परिणाम मिलते हैं और 4 गुना अधिक मेहनत खर्च होती है।

आइए एक छोटा सा उदाहरण देखें.आपको एक विज्ञापन अभियान शुरू करने की आवश्यकता है. यदि आप 10 क्रिएटिव बनाते हैं, उनके लिए कीवर्ड और वाक्यांश चुनते हैं, और उन्हें तैयार साइटों पर लॉन्च करते हैं, तो यह काम का 20% होगा जो 80% परिणाम देगा। लेकिन यदि आप फ़ॉन्ट और छवियों को संपादित करने, वाक्यांशों को चुनने और चमकाने और विज्ञापन के लिए अतिरिक्त प्लेटफ़ॉर्म खोजने में समय बिताते हैं, तो आप बहुत अधिक प्रयास खर्च करेंगे। यह सब करने की आवश्यकता होगी, लेकिन विज्ञापन अभियान शुरू होने के बाद, जब आप पहला परिणाम प्राप्त कर लेंगे।

गलती 3. व्यक्तिगत मामलों के लिए समय की कमी.

प्रत्येक व्यक्ति का निजी जीवन और व्यवसाय चुनने की स्वतंत्रता होनी चाहिए। अगर आपके पास करने के लिए बहुत कुछ है और आपको अपने शौक को पूरा करने के लिए एक या दो घंटे नहीं मिलते हैं, तो यह आपके दिन की खराब योजना है। अपने कार्य समय की योजना बनाना न केवल इसलिए महत्वपूर्ण है क्योंकि यह आपको अधिक काम करने की अनुमति देता है। यह आपको बिना किसी जल्दबाजी के अपनी पसंद का काम करने का अवसर देता है।

एक उद्यमी के लिए समय एक बहुत ही महत्वपूर्ण संसाधन है। यदि आप अपने समय की सही योजना बनाना सीख जाते हैं, तो आप अच्छे मुनाफ़े पर भरोसा कर सकते हैं। इस लेख में हम इस बारे में अधिक विस्तार से बात करेंगे कि एक प्रबंधक के कार्य समय की योजना क्या है और इसे सही तरीके से कैसे लागू किया जाए।

यदि आप अपने कार्य समय का उपयोग तर्कहीन तरीके से करते हैं और एक ही समय में कई कार्यों को पूरा करने की कोशिश में प्राथमिकताओं का गलत आवंटन करते हैं, तो आप अपने काम को अराजकता में बदल सकते हैं। छोटे-छोटे कामों पर ज़्यादा ऊर्जा ख़र्च न करें, मुख्य चीज़ों पर ध्यान केंद्रित करें।

समय की कमी क्यों है?

कभी-कभी निर्देशक को महसूस हो सकता है कि उसके पास समय की बेहद कमी है। कमी अक्सर व्यक्ति की मानसिक स्थिति के कारण होती है। वह अत्यधिक काम करता है, थका हुआ है, पर्याप्त नींद नहीं लेता है या उदास है। इन सभी कारकों को दूर करने की जरूरत है, केवल इस मामले में पर्याप्त समय होगा।

कार्य समय की योजना बनाने के लिए कुछ नियम हैं, लेकिन केवल दो मुख्य हैं:

1. आपको अपने कामकाजी समय का केवल साठ प्रतिशत पहले से योजना बनाना चाहिए, और चालीस प्रतिशत काम करते समय आने वाली समस्याओं को हल करने के लिए छोड़ना चाहिए। इसलिए, अपनी डायरी को मिनट दर मिनट शेड्यूल करने का प्रयास करने का कोई मतलब नहीं है। व्यस्त कार्यक्रम व्यक्तिगत कार्यों को पूरा करने के लचीलेपन पर नकारात्मक प्रभाव डालता है।
2. सभी मामलों को प्राथमिक, माध्यमिक और महत्वहीन में विभाजित किया जाना चाहिए। सबसे पहले, आपको प्राथमिक और माध्यमिक मामलों पर ध्यान केंद्रित करने की आवश्यकता है, और जब समय बचे, तो महत्वहीन मुद्दों से निपटें।

नियम

समय प्रबंधन एक ऐसी तकनीक है जो आपके समय को प्रभावी ढंग से प्रबंधित और नियंत्रित करने की क्षमता सिखाती है। कई महत्वपूर्ण नियम हैं.

आज आखिरी दिन है

कल्पना कीजिए कि आज आखिरी दिन है. यह आपको अपनी सारी ऊर्जा संचित मामलों में लगाने और उन्हें जल्दी से साफ़ करने की अनुमति देगा। यह विचार कि कल छुट्टी पर जाने के लिए आपको आज सब कुछ पूरा करने की आवश्यकता है, आपको किसी भी गतिविधि के प्रति सकारात्मक मनोवैज्ञानिक दृष्टिकोण देगा।

यह विचार कि कल छुट्टी पर जाने के लिए आपको आज सब कुछ पूरा करने की आवश्यकता है, आपको किसी भी गतिविधि के प्रति सकारात्मक मनोवैज्ञानिक दृष्टिकोण देगा।

शेड्यूलिंग कार्य

कार्यों की योजना अपने दिमाग में नहीं, बल्कि अपनी डायरी में बनाना बेहतर है। आख़िरकार, जब उन्हें कागज़ पर उतारा जाता है और कल्पना की जाती है, तो वे व्यावहारिक रूप से साकार हो जाते हैं। जब कार्य पूरा हो जाए, तो आपको इसे सूची से हटाकर अगले पर जाना होगा। इससे ध्यान केंद्रित करने में काफी मदद मिलती है.

अनावश्यक जानकारी को फ़िल्टर करना

एक सामान्य कार्यदिवस में, एक प्रबंधक को बहुत सारी जानकारी सुननी पड़ती है, जिनमें से अधिकांश उसके लिए उपयोगी नहीं होती हैं। इसलिए, डेटा के प्रवाह को फ़िल्टर करने, आवश्यक को छोड़ने और अनावश्यक को भूलने की आदत हासिल करना महत्वपूर्ण है।

समय बर्बाद करने वालों को दूर करें

ऐसा होता है कि प्रबंधक काम के घंटों के दौरान सोशल नेटवर्क, ईमेल और यहां तक ​​कि गेम पर बहुत समय बर्बाद करते हैं। ऐसी बर्बादी अस्वीकार्य है. आख़िरकार, ये चीज़ें खिंचती चली जाती हैं और समय का एहसास ख़त्म हो जाता है, जिससे काम को नुकसान पहुंचता है।

मुख्य कार्यों पर पूरी तरह से ध्यान केंद्रित करने के लिए, आपको उन सभी गैजेट और एप्लिकेशन को बंद करना होगा जो आपका ध्यान भटका सकते हैं। और आराम करने के लिए, आप एक विशिष्ट, स्पष्ट रूप से सीमित समय चुन सकते हैं और फिर सोशल नेटवर्क, ईमेल और अन्य चीजें कर सकते हैं।

एक से ज़्यादा काम न करें

बेशक, कभी-कभी हर किसी को एक साथ दो स्थानों पर रहने की आवश्यकता का सामना करना पड़ता है। लेकिन जब यह आदर्श बन जाता है तो इससे ध्यान भटक जाता है और कोई भी काम ठीक से पूरा नहीं हो पाता। ऐसे कार्यों को करना अधिक सार्थक है, सबसे महत्वपूर्ण कार्यों से शुरू करके वैकल्पिक कार्यों तक।

सबसे कठिन कार्य सुबह, कार्य दिवस की शुरुआत में किए जाते हैं। आपको उन्हें दिन या शाम तक के लिए नहीं टालना चाहिए, क्योंकि सुबह के समय ही इंसान में सबसे ज्यादा ताकत होती है। जब सबसे कठिन काम सुबह हो जाएगा तो बाकी काम आसान लगने लगेंगे। यह और भी बुरा है जब एक श्रम-गहन कार्य पूरे दिन आपकी आत्मा पर लटका रहता है, और आपको महत्वहीन काम करने से रोकता है।

कार्यस्थल में आदेश

जब प्रबंधक का डेस्क साफ-सुथरा हो और हर चीज़ अपनी जगह पर हो, तो अपने विचारों को एकत्र करना आसान हो जाता है। लेकिन अराजकता और अराजकता आपको विचलित और आलसी बना देती है। और जब मेज पर कागजों का ढेर हो तो आवश्यक दस्तावेज या वस्तु ढूंढने में काफी समय व्यतीत हो जाता है। इसके अलावा, कार्यस्थल आरामदायक और प्रबंधक द्वारा पसंद किया जाने वाला होना चाहिए। इसलिए, अपने लिए एक सुंदर मुलायम कुर्सी और एक बड़ी मेज का ऑर्डर देना कोई पाप नहीं है।

आवश्यकतानुसार सप्ताहांत

हर किसी को आराम की ज़रूरत होती है, और यह शनिवार या रविवार को होना ज़रूरी नहीं है। ऐसे दिन होते हैं जब काम में व्यस्तता नहीं होती - बेझिझक छुट्टी लें और, उदाहरण के लिए, अपने परिवार के साथ समय बिताएं। आराम व्यक्ति को ताकत इकट्ठा करने और नई उपलब्धियों के लिए उबरने में मदद करता है। पूरे दिन की छुट्टी के बाद, कार्य समय के उपयोग की दक्षता में स्वाभाविक वृद्धि होती है।

हर किसी को आराम की ज़रूरत होती है, और यह शनिवार या रविवार को होना ज़रूरी नहीं है।

अंत में

प्रबंधकों की गतिविधियों में समय प्रबंधन एक महत्वपूर्ण बिंदु है जिस पर नौसिखिए और अनुभवी व्यवसायियों दोनों को ध्यान देना चाहिए। सही व्यक्ति निदेशक को सभी कार्य कार्यों को तेजी से और अधिक उत्पादक ढंग से हल करने की अनुमति देगा, जिससे कंपनी को लाभ होगा।

वर्तमान में, किसी संगठन की प्रभावशीलता काफी हद तक प्रबंधन कर्मियों के दैनिक कार्य की दक्षता से निर्धारित होती है। यह स्पष्ट है कि जब प्रबंधक और उसके अधीनस्थों के पास आधुनिक तकनीक और काम के तरीके नहीं हैं और वे अपनी व्यक्तिगत कार्यशैली में सुधार नहीं करते हैं तो एक टीम में काम को व्यवस्थित करना मुश्किल है।

बेशक, सफल गतिविधियों के लिए एक प्रबंधक की तत्परता ज्ञान, क्षमताओं, कौशल और व्यक्तित्व लक्षणों से निर्धारित होती है। हालाँकि, मौजूदा कमियों और समस्याओं के कारण-और-प्रभाव तंत्र का अध्ययन करने के साथ-साथ हमारे काम को बेहतर बनाने के तरीके खोजने में एक महत्वपूर्ण भूमिका निभाई जाती है।

दैनिक गतिविधियों के अभ्यास में कमियों को दूर करने के लिए प्रबंधक द्वारा कार्य समय का तर्कसंगत उपयोग महत्वपूर्ण है।

एक प्रबंधक के लिए एक प्रभावी समय प्रबंधन प्रणाली बनाने में एक महत्वपूर्ण कदम छोटी और लंबी अवधि दोनों के लिए गतिविधि लक्ष्यों को परिभाषित करना है। लक्ष्यों पर आधारित प्रबंधन अतिरिक्त प्रयासों से जुड़ा नहीं है, क्योंकि यह नियोजित कार्यों या गतिविधियों के कार्यान्वयन के लिए समय सीमा के निर्धारण के साथ नियोजन प्रक्रिया पर आधारित है।

नेता द्वारा निर्धारित लक्ष्य न केवल उन कार्यों को निर्धारित करते हैं जिन्हें पूरा किया जाना चाहिए, बल्कि उनके कार्यान्वयन को भी प्रोत्साहित करते हैं। एक नेता के लिए लक्ष्य निर्धारित करने का अर्थ सचेत रूप से अपने कार्यों को पूरा करना है। एक नेता के लिए, लक्ष्य निर्धारण एक प्रेरक शक्ति के रूप में कार्य करता है, जिसकी ऊर्जा लक्ष्य प्राप्त होने पर ही गायब हो जाती है। प्रबंधक द्वारा निर्धारित लक्ष्य इस प्रकार होने चाहिए:

• यथार्थवादी और विशिष्ट;
• गतिविधियों को अंजाम देने पर नहीं, बल्कि एक विशिष्ट परिणाम प्राप्त करने पर ध्यान केंद्रित किया गया;
• मापने योग्य और विशिष्ट समय सीमा के लिए समयबद्ध।

लक्ष्य परिभाषित करना केवल प्रारंभिक चरण है। लक्ष्य को प्राप्त करने के लिए उसे कार्ययोजना में बदलना आवश्यक है। महत्व की डिग्री निर्धारित करना और यह तय करना आवश्यक है कि कौन से लक्ष्य और उद्देश्य सबसे महत्वपूर्ण हैं और कौन से इंतजार कर सकते हैं। महत्व की डिग्री की पहचान करने की समस्या का सफल समाधान प्रबंधक की कार्य कुशलता की वृद्धि पर गहरा प्रभाव डालता है।

एक प्रबंधक द्वारा लक्ष्यों को प्राप्त करने के लिए एक शर्त इन लक्ष्यों की ओर ले जाने वाली गतिविधियों को लागू करने के लिए अपने कार्य समय का उपयोग करना है। कई नेता संयोगवश "नियंत्रित" होते हैं। अपने समय की योजना बनाते समय निर्णय लेने के लिए उनके पास कोई स्पष्ट आधार नहीं होता है। उनके कार्यों का क्रम अक्सर बाहरी कारकों द्वारा नियंत्रित होता है। इसका कारण निर्णय लेने के लिए एक सुव्यवस्थित आधार की कमी, साथ ही निर्धारित लक्ष्यों को प्राप्त करने की इच्छा के साथ अपर्याप्त संबंध में समय की योजना बनाने की विकसित आदत है।

प्रभावी ढंग से काम करने के लिए एक प्रबंधक की तत्परता काफी हद तक उसकी दैनिक गतिविधियों के अभ्यास से निर्धारित होती है, और नेतृत्व शैली के निर्माण के लिए कार्य समय का तर्कसंगत उपयोग महत्वपूर्ण है।

नियोजन अवधि की शुरूआत समग्र रूप से स्थिति के अधिक सटीक मूल्यांकन में योगदान करती है, मुख्य चीज़ की पहचान की सुविधा देती है, निष्पादन के स्तर को बढ़ाती है और प्रबंधक को कार्य समय का सबसे कुशल उपयोग करने के बारे में सही निर्णय लेने में मदद करती है। .

कार्य समय की योजना बनाते समय सर्वोत्तम संभव परिणाम प्राप्त करने के लिए, प्रबंधक को "नियोजन अवधि" जैसी अवधारणा का उपयोग करने की आवश्यकता होती है: दिन, सप्ताह, महीना, वर्ष। प्रत्येक नियोजन अवधि पर अलग से विचार किया जाना चाहिए। इस संबंध में, प्रत्येक अवधि के लिए एक अलग योजना बनाने की सिफारिश की जाती है।

कार्य शेड्यूलिंग का मुख्य लाभ यह है कि कार्य समय शेड्यूल करने से समय की बचत होती है। प्रबंधक के पास अपने उपलब्ध कार्य समय का उपयोग उपयोगी और सफल गतिविधियों के लिए करने और यथासंभव कम समय में अपने लक्ष्यों को प्राप्त करने का अवसर होता है। व्यक्तिगत कार्य के संगठन के सबसे महत्वपूर्ण घटक के रूप में योजना का अर्थ है इच्छित लक्ष्यों के कार्यान्वयन के लिए तैयारी करना और कार्य समय की संरचना (सुव्यवस्थित करना) करना।

प्रत्येक अवधि के लिए एक योजना विकसित करते समय, प्रबंधक को निम्नलिखित प्रश्नों का उत्तर देना होगा:

• इस काल का मुख्य उद्देश्य क्या है?
• उसके पास कितना समय है?
• इस अवधि के मुख्य कार्य किस क्रम में पूरे किये जाने चाहिए?
• क्या तैयारी करनी होगी?

अपने कर्तव्यों को ठीक से निभाने और अपने लक्ष्यों को प्राप्त करने के लिए, प्रबंधक को स्पष्ट रूप से समझना चाहिए कि उसका कार्य समय बजट कितना सीमित है। यह इस तथ्य से समझाया गया है कि विकसित की जा रही कार्य अवधि योजना आगामी समय अवधि के लिए श्रम प्रक्रियाओं की एक परियोजना का प्रतिनिधित्व करती है।

किसी विशिष्ट अवधि के लिए योजना विकसित करते समय, कार्य समय नियोजन के बुनियादी सिद्धांतों और नियमों का उपयोग करने की अनुशंसा की जाती है:

• मूल अनुपात नियम (60:40 नियम)। कार्य समय के केवल एक निश्चित भाग के लिए ही योजना बनाने की अनुशंसा की जाती है। अभ्यास से पता चलता है कि नियोजित भाग प्रबंधक के कुल नियोजित समय बजट के 60% से अधिक नहीं होना चाहिए; इसे नियोजित गतिविधि का काल कहा जाता है। नियोजित समयावधि के शेष 40% को 20% के दो ब्लॉकों में विभाजित किया जाना चाहिए। पहला ब्लॉक उन कार्यों और कार्यों को करने के लिए आवंटित कार्य समय के आरक्षित का प्रतिनिधित्व करता है जो बनाई जा रही योजना में शामिल नहीं हैं, और इसे अप्रत्याशित गतिविधि की अवधि कहा जाता है। आरक्षित समय का दूसरा ब्लॉक प्रबंधन गतिविधियों और रचनात्मक गतिविधि के लिए आवंटित किया गया है - यह सहज गतिविधि की अवधि है;
• पहले पूर्ण किए गए कार्य का विश्लेषण और पिछली अवधि के कार्य समय की लागत की संरचना;
• नियमितता और व्यवस्थित योजना;
• यथार्थवादी योजना;
• बनाई जा रही योजना का लिखित रूप;
• जो नहीं किया गया उसे आगे ले जाना। वर्तमान नियोजन अवधि के अधूरे कार्य कार्यों और गतिविधियों को अगली नियोजन अवधि की कार्य योजना में स्थानांतरित किया जाना चाहिए, यदि उन्होंने अपनी प्रासंगिकता नहीं खोई है;
• कार्य अवधि योजना में शामिल कार्य के निष्पादन के लिए अस्थायी मानकों और नियोजित समय सीमा की स्थापना। योजना को नियोजित कार्यों के लिए सटीक समय मानक निर्धारित करने चाहिए;
• योजना में शामिल प्रत्येक कार्य के लिए प्राथमिकता (महत्व की डिग्री) स्थापित करना;
• कार्य का प्रत्यायोजन (पुनर्असाइनमेंट)। योजना में वह कार्य भी प्रतिबिंबित होना चाहिए जो निष्पादन के लिए अन्य कर्मचारियों को सौंपा गया है। इस श्रेणी के कार्य के संबंध में, प्रबंधक को समय सीमा, समाधान की गुणवत्ता आदि की निगरानी के लिए समय की योजना बनानी चाहिए।

एक प्रबंधक के लिए सभी नियोजन अवधियों में सबसे महत्वपूर्ण दिन है। दिन की योजना बनाने में एक निश्चित समय पर एक विशिष्ट कार्रवाई का निर्धारण करना शामिल है, और यह लक्ष्यों, इच्छाओं या इरादों की पहचान करने तक सीमित नहीं है, जैसा कि अन्य नियोजन अवधियों के मामले में हो सकता है। अपने दिन की योजना बनाना वर्तमान में जीने के लिए मंच तैयार करता है।

दैनिक योजना में दिन की सभी गतिविधियों का एक सिंहावलोकन तैयार किया जाना चाहिए और प्रबंधक को कार्य समय का सबसे प्रभावी उपयोग करने में मदद करनी चाहिए। दैनिक योजना कार्य के अंतिम लक्ष्यों को महत्व के क्रम में परिभाषित करती है। योजना मुख्यतः पिछले दिन के अंत में या नियोजित दिन की शुरुआत में बनती है।

कार्यदिवस योजना विकसित करने के लिए, आप "आल्प्स" विधि का उपयोग कर सकते हैं, जिसमें कार्य समय नियोजन के बुनियादी सिद्धांतों और नियमों के उपयोग के आधार पर निम्नलिखित पांच चरणों का कार्यान्वयन शामिल है (इस विधि का उपयोग कार्य सप्ताह विकसित करने के लिए भी किया जा सकता है) योजना):

• वर्तमान दिन के लिए नियोजित कार्यों की पूरी सूची तैयार करना। यह सूची उनके कार्यान्वयन की प्राथमिकता के अनुसार कार्यों के प्रारंभिक वितरण को ध्यान में रखते हुए संकलित की जानी चाहिए।
• पूरा करने के लिए निर्धारित प्रत्येक कार्य की नियोजित अवधि और कुल कार्य समय बजट का निर्धारण।
• 60:40 के अनुपात को ध्यान में रखते हुए कार्य समय का आरक्षण।
• निष्पादन के लिए प्रबंधक द्वारा नियोजित कार्य के प्रत्यायोजन पर निर्णय लेना।
• जो नहीं किया गया है उसका नियंत्रण और हस्तांतरण। कार्यों के पूरा होने और कार्य समय के उपयोग की निगरानी करना व्यक्तिगत योजना प्रणाली का अंतिम बिंदु है। नियंत्रण उपायों के कार्यान्वयन से प्रबंधक को वास्तविक कार्य समय लागत की संरचना का विश्लेषण करने और अपने काम में सुधार के संभावित तरीकों की खोज शुरू करने के लिए आवश्यक जानकारी प्राप्त करने की अनुमति मिलती है।

मासिक (वार्षिक) योजना का सबसे महत्वपूर्ण तत्व गतिविधि के प्रमुख क्षेत्रों की पहचान करना है। इन निर्देशों के आधार पर, प्रबंधक को आने वाले महीने (वर्ष) के लिए एक व्यक्तिगत गतिविधि योजना और बजट विकसित करना होगा। साथ ही, प्रबंधक के लिए उपलब्ध समय को कार्य कैलेंडर में एक महीने (वर्ष) पहले यथासंभव सटीक रूप से वैयक्तिकृत किया जाता है।

एक प्रबंधक की प्रभावी गतिविधि का एक महत्वपूर्ण घटक यह तय करने की उसकी क्षमता है कि उसके सामने आने वाले कार्यों में से किसे दैनिक कार्य के अभ्यास में प्राथमिक, माध्यमिक आदि महत्व दिया जाना चाहिए। हर दिन, एक प्रबंधक को हल किए जाने वाले कार्यों और समस्याओं को प्राथमिकता देने के बारे में निर्णय लेना होता है।

इस संबंध में, किसी भी प्रबंधक के लिए सचेत रूप से स्पष्ट प्राथमिकताएं निर्धारित करने, योजना में शामिल कार्यों को निष्पादन के उचित क्रम के साथ लगातार और व्यवस्थित रूप से पूरा करने में सक्षम होना प्रासंगिक है।

रोज़मर्रा के व्यवहार में, एक प्रबंधक के लिए शुरुआत में सबसे सरल और आसान कार्य करने की अनुशंसा नहीं की जाती है जिसमें न्यूनतम कार्य समय की आवश्यकता होती है। आपको समस्याओं को उनके अर्थ और महत्व के अनुसार हल करना शुरू करना चाहिए।

इस स्थिति की पुष्टि प्रसिद्ध पेरेटो सिद्धांत या 80:20 के सिद्धांत द्वारा की जाती है। सामान्य तौर पर, यह सिद्धांत इंगित करता है कि किसी दिए गए समूह या सेट के भीतर, व्यक्तिगत छोटे हिस्से इस समूह में उनके सापेक्ष हिस्से के अनुरूप बहुत अधिक महत्व प्रदर्शित करते हैं।

सिद्धांत की सामग्री को कार्य स्थिति में स्थानांतरित करने का अर्थ है कि कार्य की प्रक्रिया में, खर्च किए गए समय के पहले 20% में, प्रबंधक अंतिम परिणाम का 80% प्राप्त कर लेता है। व्यतीत किया गया शेष 80% समय उसे कुल कार्य परिणाम का केवल 20% लाता है। नतीजतन, यह अनुशंसा की जाती है कि प्रबंधक शुरू में कुछ "महत्वपूर्ण" समस्याओं को हल करें, और फिर कई "छोटी" समस्याओं को हल करें।

पेरेटो सिद्धांत तथाकथित एबीसी विश्लेषण का आधार है, जिसके अनुसार अधिक महत्वपूर्ण और कम महत्वपूर्ण मामलों की कुल संख्या में प्रतिशत हिस्सेदारी आम तौर पर अपरिवर्तित रहती है। यह प्रावधान हमें प्रबंधक के संपूर्ण कार्य को सशर्त रूप से कार्यों के तीन समूहों में विभाजित करने की अनुमति देता है: ए, बी और सी - लक्ष्यों को प्राप्त करने के संदर्भ में उनके महत्व के अनुसार।

• कार्यों का समूह ए प्रबंधक द्वारा कार्यान्वयन के लिए नियोजित कार्यों और गतिविधियों की कुल संख्या का लगभग 15% है। निर्धारित लक्ष्यों को प्राप्त करने में इस समूह के कार्यों का महत्व, बदले में, 65% है। इस प्रकार, इस समूह में प्रबंधक के केवल सबसे महत्वपूर्ण कार्य और गतिविधियाँ शामिल होनी चाहिए।
• कार्यों का समूह बी कुल मात्रा का 20% बनाता है और 20% उनका अंतिम महत्व है। इस समूह में आमतौर पर महत्वपूर्ण कार्य शामिल होते हैं।
• कार्यों का समूह बी कार्यों की कुल संख्या का 65% बनाता है, लेकिन प्रबंधक के मामलों के कुल महत्व में उनका एक छोटा सा हिस्सा है - 15%। इस समूह में वे कार्य शामिल हैं जो कम महत्वपूर्ण और महत्वहीन हैं।

एबीसी विश्लेषण का उपयोग करने की प्रथा के अनुसार, प्रबंधक को समूह ए के कार्यों को हल करने की सलाह दी जाती है, जो सबसे पहले स्वतंत्र रूप से सबसे बड़ा अंतिम परिणाम लाता है।

कार्य के अगले चरण में, प्रबंधक का ध्यान समूह बी के कार्यों पर केंद्रित होना चाहिए, जिसका समाधान भी कुल परिणाम का एक महत्वपूर्ण हिस्सा प्रदान करता है। इस समूह के लिए, प्रबंधक को अन्य कलाकारों को आंशिक रूप से कार्य सौंपने की संभावना निर्धारित करने की सिफारिश की जाती है। इस मामले में, प्रबंधक सौंपे गए कार्यों को हल करने के समय और गुणवत्ता पर नियंत्रण रखता है।

इस समूह के कार्यों को सौंपकर, प्रबंधक अपने कामकाजी समय को कम कर देता है, और अधिक महत्वपूर्ण मामलों को हल करने के लिए उसे मुक्त कर देता है। दूसरी ओर, वह अपने अधीनस्थों को जिम्मेदार मामले सौंपकर उनके काम में प्रेरणा बढ़ाने और उनकी योग्यता में वृद्धि करने में मदद करता है। यदि कोई कार्य किसी अन्य कलाकार को नहीं सौंपा जा सकता है, तो प्रबंधक को स्वयं समाधान लेना होगा।

एक प्रबंधक के लिए समूह बी कार्यों का मुख्य खतरा यह है कि देर-सबेर वे समूह ए कार्यों का हिस्सा बन जाते हैं और उसे जल्द से जल्द व्यक्तिगत रूप से हल करना होगा।

ग्रुप बी के कार्य अन्य कलाकारों को सौंपे जाने चाहिए। उनके प्रतिनिधिमंडल की आवश्यकता को इस तथ्य से समझाया गया है कि समूह बी की समस्याओं के सफल समाधान के लिए कलाकारों के पास विशेष ज्ञान और विशेष गुणों की आवश्यकता नहीं होती है। साथ ही, प्रबंधक इस समूह के कार्यों को हल करने की समय सीमा पर केवल नियंत्रण रखता है।

नियोजित गतिविधियों को लागू करने की प्राथमिकता पर प्रबंधक द्वारा सही निर्णय लेना सुनिश्चित करता है:

• केवल वास्तव में महत्वपूर्ण और आवश्यक कार्यों पर काम करना;
• समस्याओं को उनकी तात्कालिकता के अनुसार हल करना;
• वर्तमान परिस्थितियों को ध्यान में रखते हुए निर्धारित लक्ष्यों को सर्वोत्तम संभव तरीके से (न्यूनतम संसाधन हानि के साथ) प्राप्त करना;
• उस कार्य का बहिष्कार जो अन्य कलाकारों द्वारा किया जा सकता है।

अमेरिकी जनरल ड्वाइट आइजनहावर द्वारा प्रस्तावित नियम एक प्रबंधक को समय पर सही निर्णय लेने में मदद कर सकते हैं कि किस कार्य को प्राथमिकता दी जाए। इन नियमों के अनुसार, निष्पादन के लिए निर्धारित कार्य की प्राथमिकता उनके महत्व और तात्कालिकता जैसे मानदंडों को ध्यान में रखते हुए निर्धारित की जाती है। महत्व और तात्कालिकता की डिग्री के आधार पर, सभी कार्यों को चार समूहों में विभाजित किया जा सकता है:

• कार्य समूह ए - अत्यावश्यक/महत्वपूर्ण;
• कार्यों का समूह बी - अत्यावश्यक/कम महत्वपूर्ण;
• कार्य समूह बी - कम अत्यावश्यक/महत्वपूर्ण;
• कार्यों का समूह डी - कम जरूरी/कम महत्वपूर्ण।

नेता को सबसे पहले समूह ए की समस्याओं का समाधान स्वयं करना चाहिए।

ग्रुप बी के कार्य अन्य कलाकारों को सौंपे जाने चाहिए। प्रबंधक के लिए इस समूह के कार्यों का मुख्य खतरा यह है कि यदि उन्हें प्रत्यायोजित नहीं किया जाता है, तो प्रबंधक को उनकी तात्कालिकता के "अत्याचार" के अंतर्गत आने का जोखिम होता है। इन कार्यों को सौंपने की आवश्यकता इस तथ्य से भी उत्पन्न होती है कि उनके सफल समाधान के लिए कलाकार को विशेष ज्ञान की आवश्यकता नहीं होती है। इस समूह की समस्याओं को हल करने की समय सीमा पर प्रबंधक का ही नियंत्रण होता है।

समूह बी के कार्यों को अन्य कलाकारों को सौंपा जाना चाहिए, उनके कार्य समय को कम करना और कर्मचारियों की प्रेरणा बढ़ाने का ध्यान रखना चाहिए। हालाँकि, यह याद रखना चाहिए कि प्रबंधक सौंपे गए कार्यों को हल करने के समय और गुणवत्ता को नियंत्रित करने के लिए बाध्य है। यदि प्रतिनिधिमंडल संभव नहीं है, तो नेता को इस समूह के कार्यों को स्वयं करना होगा।

ग्रुप डी के कार्य महत्वहीन और गैर-जरूरी कार्य हैं। प्रबंधक और अन्य कर्मचारियों दोनों को वर्तमान समय में निर्णय लेने से बचना चाहिए।

कार्य अभ्यास में एबीसी पद्धति और आइजनहावर सिद्धांत को लगातार लागू करके, एक प्रबंधक अपनी दैनिक गतिविधियों की उत्पादकता, दक्षता और प्रभावशीलता में उल्लेखनीय वृद्धि कर सकता है।

एक प्रबंधक के कार्य समय के इष्टतम उपयोग की मुख्य समस्या अधिभार है। ऐसे तीन कारण हैं जो अधिभार को बढ़ाते हैं:

जिम्मेदारी के प्रत्यायोजन की निम्न डिग्री;

गलत तरीके से चुनी गई प्राथमिकताएँ;

रोजमर्रा की चिंताओं में बहुत अधिक डूब जाना।

इस समस्या को हल करते समय, आप निम्नलिखित सिद्धांतों का उपयोग कर सकते हैं:

1. पेरेटो सिद्धांत. वी. पेरेटो ने संकेंद्रित तनाव के प्रभाव की खोज की। इस मामले में, इसका मतलब है कि महत्वपूर्ण गतिविधियों पर ध्यान केंद्रित करने से वांछित परिणाम प्राप्त करने पर सबसे अधिक प्रभाव पड़ता है। यह 20/80 नियम की ओर ले जाता है: 20% समय सबसे महत्वपूर्ण समस्याओं पर केंद्रित करने से 80% परिणाम प्राप्त हो सकते हैं। अन्य 80% समय केवल 20% परिणाम उत्पन्न करता है।

2. की जा रही गतिविधियों का महत्व निर्धारित करना प्रबंधक की प्रभावशीलता के लिए महत्वपूर्ण है। कार्यों के महत्व को निर्धारित करने के लिए आइजनहावर सिद्धांत बहुत महत्वपूर्ण है। आइजनहावर ने कार्यों को उनके महत्व और तात्कालिकता के अनुसार कार्य ए, बी और सी में विभाजित किया (चित्र 2)।

ए - कार्य: बहुत महत्वपूर्ण और अत्यावश्यक - तुरंत पूरा करें।

बी - कार्य: महत्वपूर्ण, गैर-जरूरी - निर्धारित करें कि उन्हें कब पूरा किया जाना चाहिए।

सी - कार्य: कम महत्वपूर्ण, लेकिन अत्यावश्यक - प्रतिनिधि।

महत्त्व

तात्कालिकता

चित्र 2. समस्याओं के समाधान के लिए प्राथमिकताओं का वितरण।

जो चीज़ें न तो महत्वपूर्ण हैं और न ही अत्यावश्यक हैं, उनसे प्रबंधक का ध्यान नहीं भटकना चाहिए।

एक प्रबंधक के लिए सबसे बड़ा खतरा तात्कालिकता (सी-कार्य) को बढ़ाना है, जबकि बी-कार्य (या यहां तक ​​कि ए-कार्य) अधूरे रह जाते हैं।

अपने लिए लक्ष्य निर्धारित करें. इस आधार पर, करने योग्य कार्यों की एक सूची बनाएं (लंबी अवधि के लिए);

कार्य सूची की समीक्षा करें. बड़े कार्यों को छोटे-छोटे कार्यों में तोड़ें (रूपात्मक विश्लेषण);

प्रत्येक कार्य और उपकार्य के लिए एक विशिष्ट समापन तिथि निर्धारित करें;

एक निश्चित समय सीमा वाली चीजों को कैलेंडर पर पहले रखें (उदाहरण के लिए, उस दिन होने वाली बैठक की तैयारी)।

सर्वोच्च प्राथमिकता उन कार्यों को भी दी जानी चाहिए जिनमें बहुत अधिक प्रयास की आवश्यकता होती है (उदाहरण के लिए, एक नई रणनीति विकसित करना, पुनर्निर्माण का मुद्दा, आदि)।

महत्व की दूसरी डिग्री के मामलों में विभिन्न प्रकार के मध्यम अवधि के कार्य, साथ ही सामान्य कार्यों के प्रदर्शन से संबंधित कार्य शामिल हैं।

तीसरे स्थान पर द्वितीयक कार्य को रखा जाना चाहिए, जिसके विफल होने पर कोई महत्वपूर्ण नकारात्मक परिणाम नहीं होंगे (मामूली फोन कॉल, आदि):

एक दिन पहले उठे अत्यावश्यक मामलों को कैलेंडर में जोड़ें;

काम की सूची को छोटा करने का प्रयास करें.

एक दिन के लिए तीन से अधिक महत्वपूर्ण और कुल मिलाकर दस से अधिक चीजों की योजना न बनाएं;

सबसे महत्वपूर्ण, कठिन और कम से कम सुखद कार्यों को दिन के सबसे अनुकूल समय पर पूरा करने की योजना बनाएं; कार्य दिवस के अंत के लिए आसान और आनंददायक कार्यों को छोड़ दें;

पिछला कार्य पूरा होने तक कोई नया कार्य प्रारंभ न करें; यदि आपको बाधित किया जाता है, तो आपको अधूरे कार्य पर लौट जाना चाहिए;

अगले दिन के लिए अधूरे कार्यों को कैलेंडर में लिखें, और यदि एक ही कार्य लगातार कई दिनों तक आपके कैलेंडर पर दिखाई देता है, तो इस बारे में सोचें कि क्या इसे छोड़ना और निष्पादन के लिए किसी अन्य व्यक्ति को स्थानांतरित करना संभव है।