Правилно изготвяне на примерни протоколи от срещи. Изготвяне и регистрация на протокола

Организирането на срещи, съвещания, съвещания, конференции е необходимо, за да се разрешат възникналите въпроси.

За записване на целия ход на заседанието и посочване на взетите решения се използва протокол.

Протокол от срещата

Преди срещата е необходимо да се събере необходимата информация за повдигнатия въпрос, да се определи кръгът от теми, които трябва да присъстват. Тези лица трябва да бъдат уведомени за мястото и часа на срещата, както и да запознаят всички присъстващи на срещата с поставения въпрос.

За коректното водене на протокола е необходимо предварително да се определи отговорник за изготвянето му. В същото време е необходимо назначеното лице да има компетентна писмена реч и бърза скорост на фиксиране на информация. Записването на информация е възможно както с помощта на електронни машини, така и чрез отразяване на информация върху печатен носител. Ако протоколът е изготвен в електронен вид, тогава в края на срещата той трябва да бъде разпечатан и предоставен на всички присъстващи за преглед и подписване.

Преди започване на заседанието е необходимо да се предостави на секретаря, който води протокола, списък на присъстващите, техните позиции, проекти за решения по въпроса от всеки участник или резюмета по въпроса на заседанието. Този документ ще помогне на секретаря да въведе по-точна и пълна информация в протокола.

Съдържание на протокола

По правило протоколът трябва да се състои от три части: заглавна, уводна и основна.

• наименование на организацията (пълно и съкратено);
• име на документа;
• номер, дата и място на този протокол. Датата на съставяне винаги трябва да бъде датата на срещата.

Във встъпителната част се посочват секретарят на събранието и председателят, избрани измежду членовете на събранието, и дневният ред. Председателят обикновено е ръководителят на организацията или ръководителят на структурното звено. По-нататък по азбучен ред се отразяват всички присъстващи на срещата лица с посочване на техните позиции.

Ако на заседанието присъстват голям брой хора, те не се вписват в самия протокол, а се посочват в приложението към него, което се нарича ведомост. До всяко име е препоръчително да поставите подписите на всеки дошъл на срещата. В общия протокол се посочва само общият брой на дошлите на срещата.

Основната част гласи:

• въпроси, които бяха обсъдени на срещата;
• оратори със съобщения, предложения, доклади (пълното име на оратора, заглавието на доклада, кратко резюме на основните положения на доклада са посочени, ако се запази пълната форма на протокола);
• взети решения по въпроса.

протокол

На законодателно ниво се споменава в член 28.2 от Кодекса на Руската федерация за административните нарушения № 195-FZ от 30 декември 2001 г., който разкрива основната същност и единни правила за съставяне на този документ. престъпление изисква изясняване и включване на следната информация в него.

• Ден, месец, година и населено място на съставяне.
• Длъжност, фамилия, инициали на упълномощеното лице, съставило документа.
• Данни за лице или организация, които са нарушители на закона (фамилия, инициали, паспортни данни, адрес на пребиваване и регистрация на лице; юридически адрес, данни за директора във връзка с организацията).
• Информация за жертвите и свидетелите по делото, ако има такива (фамилия, инициали, паспортни данни, адреси на местоживеене).
• Информация за извършеното нарушение (дата, място на извършване, същност на случилото се).
• Линк към член от закона, който е нарушен.
• Обяснения на лицето или представител на организацията по делото.
• Друга информация, предназначена да помогне за цялостното разглеждане на случая.

Съставянето на протокол за административно нарушение включва даване на обяснения на физическо лице или представител на организация за правата и задълженията на нарушителя, установени от административното право. Получените разяснения се отразяват в съставящия се документ.

Лицата, по отношение на които се съставя протоколът (гражданин или упълномощен представител на организация), трябва да са запознати с него. При желание тези лица могат да оставят запис на несъгласието си с протокола или обяснение на същността на текста, който е приложен към протокола. Посоченият документ се удостоверява чрез полагане на подписи от упълномощен служител, който е съставил протокола, и от нарушителя (гражданин или доверен служител на организацията), по отношение на който е съставен протоколът. Ако нарушителите откажат да подпишат протокола, това се отразява отделно в документа.

Второто копие на протокола за административно нарушение се издава на лицето, за което е съставен протоколът. Ответникът се подписва за получаване на копие. Също така копие се получава от пострадалия по делото, ако има такъв. Ако лицето, по отношение на което е съставен протоколът, не присъства на това събитие, копие от протокола му се изпраща по пощата. Законът дава 3 дни за това.

Срок за съставяне на протокол за административно нарушение

Сроковете за съставяне на протокол за административно нарушение могат да бъдат разделени на 3 групи в зависимост от ситуацията.Протокол за административно нарушение може да бъде съставен:

• веднага;
• в рамките на 2 дни;
• след административно разследване.

Незабавно, тоест в момента на установяване на нарушение на закона, протоколът се изписва, когато е установена цялата необходима информация за попълване на формуляра на протокола и изясняване на обстоятелствата на инцидента. При нужда от повече информация законът предвижда възможност за съставяне на протокол в 2-дневен срок от датата на нарушението. Ако се налага проверка поради нарушение на закона, протоколът се съставя след проверката.

Административно разследване се провежда, когато информация може да бъде получена само чрез експертизи или други процесуални действия, които отнемат значително време. Административното разследване в повечето случаи не трябва да продължава повече от 1 месец. Въпреки това, в някои ситуации, чиято възможност е предвидена в параграф 5 на чл. 28.7 от Кодекса за административните нарушения на Руската федерация, този срок може да бъде удължен. Ако извършеното нарушение налага провеждането на по-продължително административно разследване, разрешеният срок за съставяне на протокол за административно нарушение може да се увеличи до 6 месеца.

Образец за съставяне на протокол за административно нарушение

Няма единна форма на протокол за административни нарушения, одобрена от закона. Всеки държавен орган със свои вътрешни документи утвърждава формата на протокола, използван в работата. Съдържанието и външният вид на тези формуляри обаче не се различават много.

Най-отгоре в центъра на страницата е изписано наименованието на документа – „Протокол за административно нарушение“ и знакът „Не“, което предполага поставянето на пореден номер при попълване на протокола. Долу вляво трябва да напишете датата, месеца, годината на попълване на протокола, а вдясно - мястото на съставяне, т.е. името на населеното място, където е установено нарушение на закона и протоколът е съставен.

Освен това се записва информация за служителя, който съставя протокола (длъжност, фамилия и инициали), както и информация за участващото лице. Освен това, ако се записва информация за гражданин, тогава те посочват не само фамилията, инициалите и паспортните данни, но и адреса - както регистрация, така и действително пребиваване, телефонен номер, данни за работа. Във връзка с организацията са посочени името, юридическият и пощенският адрес, основният държавен регистрационен номер (OGRN), както и длъжността, фамилията, инициалите, подробностите за документа за назначаване на представител на юридическото лице. Като правило в тази роля действа директорът, а документът е заповедта за назначаване.

Основното място в протокола за административно нарушение е запазено за описание на събитието на извършеното нарушение. По-долу има празни колони, които ви позволяват да записвате информация за свидетели и жертви. Протоколът завършва с подпис на нарушителя и подпис с преписа на служителя, издал протокола. Лицето, за което се съставя протоколът, също потвърждава с подписите си, че правата и задълженията му са обявени, че се е запознало с протокола и че е получило препис от документа. Информацията за получаване на копие от протокола се удостоверява не само с подпис, но и с полагане на датата на предаване.

Грешки в протокола за административно нарушение

Грешките, направени в протокола за административно нарушение по време на регистрацията, според тяхната значимост могат да бъдат разделени на значителни и незначителни. В съответствие с Постановление на Пленума на Върховния съд на Руската федерация от 24 март 2005 г. № 5 „За някои въпроси, които възникват пред съдилищата при прилагането на Кодекса на Руската федерация за административните нарушения“, значителен недостатък на документът е липсата в протокола на информацията, посочена в чл. 28.2 ч. 2 от Кодекса за административните нарушения (клауза 4 от решението). Това означава, че в протокола за административно нарушение трябва да бъдат попълнени всички графи и да бъде записана цялата информация, посочена по-горе.

Ако протоколът е съставен в присъствието на нарушителя, тогава трябва да има подписи, потвърждаващи изразяването на права и задължения, запознаване с протокола след регистрация. Ако документът е съставен без нарушителя и няма достатъчно факти за уведомяването му за датата и мястото на протокола, това ще бъде съществено нарушение на процесуалните права и може да доведе до анулиране на протокола и прекратяване на протокола. производство. По принцип всяка грешка в протокола, която според Пленума на Върховния съд на Руската федерация е значителна, може да доведе до анулиране на протокола и прекратяване на производството.

ВАЖНО! Всякакви корекции в протокола, особено в информацията, посочена в чл. 28.2, част 2 от Кодекса за административните нарушения, трябва да бъде удостоверено с подписа на длъжностното лице, което съставя протокола, и подписа на нарушителя, удостоверяващ, че той е запознат с тези корекции и е съгласен.

Несъществените грешки в протокола от пленума включват всички онези информационни недостатъци, които могат да бъдат компенсирани в процеса на разглеждане на делото по същество. Незначителните недостатъци, и това е специално посочено в резолюцията, включват и попълване на протокола в отсъствие на нарушителя, ако той е бил надлежно уведомен за датата и мястото на съставяне на протокола, но не се е явил на уреченото място на определено време без причина или без основателна причина. Правописните грешки в текста на протокола не са съществени и не носят последствия, освен ако, разбира се, не са грешки в фамилиите.

Налагане на наказание без съставяне на протокол за административно нарушение

В някои ситуации съставянето на протокол за административно нарушение може да не се случи. Ако е записано нарушение, което не представлява голяма обществена опасност и за което е предвидено наказание под формата на предупреждение или глоба, тогава протоколът не е необходим.

В съответствие с чл. 28.6 от Кодекса за административните нарушения не се изисква протокол, ако незабавно се наложи глоба или предупреждение на място. Тази ситуация налага издаването на акт по делото за административно нарушение, препис от който се получава и от нарушителя – лично или по пощата, ако откаже да го получи лично.

Но ако нарушителят не е съгласен с издаденото решение (със самото извършване на нарушение на закона или с приложеното към него наказание), въпреки това се съставя протокол за административно нарушение, който се прилага към решението.

Нова страница 1

Подготовката за изпълнение на протокола започва с определяне на датата и часа на срещата, определяне на кръга от въпроси, които ще бъдат разгледани на нея. Това решение обикновено се формализира от дневния ред, който при изготвянето на протокола ще бъде една от неговите части, а преди срещата е документ, с който се уведомяват участниците в срещата. Протоколът се съставя въз основа на записи, водени на заседанието от секретаря ръчно или с помощта на диктофон.

Протоколът се съставя на общ формуляр, който обикновено включва следните данни: наименование на институцията (организация, предприятие), вид на документа (протокол), места за поставяне на номера и дата, място за текста на протокола. , място за заглавието към текста.

Дата на протоколае денят на заседанието (протоколът обикновено се съставя след заседанието). Ако заседанието е продължило няколко дни, тогава датата на протокола включва датите на неговото начало и край, например: 21–24.01.2002 г.

Номер на протокола (индекс)е поредният номер на сесията. Протоколите се номерират в рамките на календарната година или мандата на колегиалния орган.

Заглавие на тестаПротоколът има разлики от дизайна на този реквизит в други документи. По правило заглавието съдържа указание за вида на колегиалната дейност (заседание, среща, заседание и др.) И името на колегиалния орган в родителен падеж, например: протокол от заседанието на съвета; срещи на трудовия колектив; срещи на ръководители на структурни подразделения.

Текстът на протокола включва уводна и основна част.

В уводната част на протокола след заглавието се посочват инициалите и фамилиите на председателя и секретаря на събранието. Председател - длъжностно лице, водещо заседанието, длъжността му не е посочена в протокола; секретар - лицето, което отговаря за организирането на събранието и документирането на дейността му, т.е. изготвяне и регистриране на протокола. В постоянно действащите колегиални органи секретарят е длъжностно лице (секретар на академичния съвет, секретар на колегиума и др.).

На нов ред след думата „Присъстваха“ се посочват инициалите и фамилиите на постоянните членове на колегиалния орган по азбучен ред, както и инициалите, фамилиите и длъжностите на лицата, поканени на заседанието от други организации. Списъкът на участниците в събранието се съставя от секретаря в деня на събранието, т.к Списъкът може да не съвпада с първоначалното предназначение. Със съставянето на списъка на участниците в събранието започва съставянето на протокола.

При съставянето на протокола от разширено заседание имената на участниците в протокола не се изброяват, а общият им брой се обозначава с цифра. Определя се от резултатите от регистрацията. Списъците за регистрация се предават на секретаря на заседанието и стават едно от приложенията към протокола. В този случай в протокола се посочва: Имаше: 57 души. (списъкът е приложен).

Дневният ред се включва в уводната част на протокола. Състои се от списък с въпроси, които се обсъждат на срещата, и определя последователността на тяхното обсъждане и имената на ораторите (говорителите). Дневният ред на срещата, изготвен предварително, трябва да включва оптималния брой въпроси, които могат да бъдат разгледани и обсъдени на срещата. Съдържанието му се определя от ръководителя, който ще води срещата. Всяка точка от дневния ред е номерирана с арабски цифри и започва с предлога "За" или "За" (отговаря на въпроса "За какво?"). За всяка точка са посочени инициалите и фамилията на оратора, длъжностното лице, изготвило доклада по този въпрос.

Текстът на основната част от протокола се съставя в съответствие с последователността на въпросите, установени от дневния ред.

Основната част на текста трябва да съдържа толкова точки, колкото точки има в дневния ред. Разделите са номерирани със същата номерация като дневния ред. Всеки раздел се състои от три части: „ИЗСЛУШАХА”, „ИЗКАЗАХА”, „РЕШИХА”, които се отпечатват от лявото поле. След думата „СЛУШАХ“ в протоколния тест запишете бележките на речта на основния лектор; след думата „ИЗКАЗАХА” - записи на изказвания на участници в обсъждането на въпроса; след думата “РЕШИ” се излага диспозитива на съответната точка от дневния ред. Ако по един въпрос се вземат няколко решения, те се номерират с арабски цифри, като първата цифра показва номера на точката от дневния ред, втората - номера на взетото решение. Например:

Обичайната практика за изготвяне на протокола не предвижда фиксиране на резултатите от гласуването, но в редица протоколи (например протоколи от общото събрание на акционерите) общият брой на лицата, участвали в гласуването и Разпределение на гласовете са посочени „За”, „Против”, „Въздържал се”.

Решенията, взети на заседанието, се довеждат до знанието на служителите чрез изпращане на копия от протокола или извлечения от диспозитива. Също така се практикува въз основа на взетите решения да се изготвят други административни документи, например решения на колегиален орган или заповед на ръководителя на организацията.

В текста на протокола всяко фамилно име и инициали на оратора се отпечатват от нов ред във формата на именителен падеж. Изложението на записа на речта (обикновено във формата на трето лице единствено число) се отделя от фамилното име с тире.

В зависимост от вида на заседанието и статута на колегиалния орган се избира формата на протокола. То може да бъде кратко, пълно или дословно. Формулярите на протокола се различават един от друг само в пълнотата на отразяване на срещата, нямат разлики в дизайна.

Кратък протокол - Това е документ, в който се записват обсъжданите въпроси на срещата, имената на ораторите и взетите решения. Такива протоколи по правило се водят само в случаите, когато срещата е стенограма или когато срещата има оперативен характер. Съгласно такъв протокол е невъзможно да се представи ходът на обсъждане на въпроса, изразените мнения, коментари, процесът на разработване на административната част на протокола, т.е. управленско решение.

AT пълен протоколзаписват се не само обсъжданите въпроси, взетите решения и имената на ораторите, но и съдържанието на докладите и изказванията на участниците в срещата, предават се всички изразени мнения, въпроси и забележки, бележки и позиции. Пълните протоколи ви позволяват да документирате подробна картина на срещата.

Стенографски протоколсе съставя въз основа на стенографски протокол от заседанието (стенограма) и дословно предава процеса на обсъждане на всеки въпрос и разработване на решение по него. След уводната част в такъв протокол се прави запис „Заседанието е стенографирано“. Преписът е задължително приложение към протокола.

Протоколът се съставя въз основа на ръкописни, стенографски или магнетофонни записи, които се пазят по време на заседанието. Ръкописните бележки се водят от секретаря, качеството на протокола зависи от неговата квалификация. В този случай е необходима способност да се вниква в същността на обсъжданите въпроси и да можете точно да ги запишете. Тези записи са чернови на материали за по-нататъшно регистриране на протокола. В редица случаи ораторите на събранието предават на секретаря бележките (резюмета) на своите изказвания, които след това се включват в текста на протокола. По-често обаче секретарят трябва да разчита само на уменията си в курсивното писане, воденето на бележки и стенографията. След срещата бележките на секретаря се пренабират, редактират и издават като официален документ. Срокът за изготвяне на протокола към момента е тридневен.

Почти всички организации провеждат срещи, на които се разглеждат въпроси от оперативен характер. Много често такива срещи се наричат ​​оперативни срещи. Те се провеждат от мениджъри на различни нива: от ръководителя на организацията до ръководителите на структурни подразделения. Оперативните срещи се провеждат на редовни интервали (обикновено веднъж седмично) и обикновено се записват. Ако структурното звено или ръководителят, който провежда заседанието, няма секретар, воденето на протокола от оперативното заседание може да бъде поверено на един от служителите на отдела.

Общи правила за регистрация на протокола

Нашият речник

протокол- документ, съдържащ последователен запис на обсъждане на въпроси и вземане на решения на заседания, съвещания, конференции и заседания на колегиални органи.

Протоколът се съставя въз основа на звукозаписи или чернови на ръкописни бележки, които се водят по време на заседанието от секретаря или друг служител, както и материали, подготвени за заседанието (текстове на доклади, изказвания, справки, проекторешения, дневен ред, списъци на участниците и др.).

Ако срещата е била аудиозаписвана, след срещата се препечатва, след което написаният текст се редактира и се включва в протокола в обработен вид. Срокът за изготвяне на протокола от заседанието не трябва да надвишава три до пет дни от датата на заседанието. Протоколите от оперативните срещи се съставят и изпълняват в деня на срещата или в рамките на един или два дни след срещата.

Протоколите са пълни и кратки. Пълен протоколсъдържа запис на всички изказвания на събранието, въпроси, зададени към оратора, изказвания на лица, участвали в дискусията, и взети решения.

Кратък протоколвключва само имената на изказалите се, темата на речта, резюме на речта и взетите решения.

Ходът на оперативните срещи по правило се записва в кратки минути.

Протоколът от заседанието се съставя на обща бланка, стандартен лист хартия А4 или специално изработена бланка за протокол.

Задължителни реквизити на протоколаса:

• име на компания;
• наименование на вида на документа (ПРОТОКОЛ) с посочване на вида на заседанието;
• дата на срещата;
• регистрационен номер на протокола;
• мястото на срещата;
• подписи.

Датата на протокола е датата на събитието.

Проблеми и решения

Воденето на протокол от оперативни срещи често е трудно. Нека разгледаме най-често срещаните.

■ Проблем:секретарят или някой от младшите офицери, който води протокола, може да не разбира същността на обсъждания въпрос и поради това изпитва затруднения при записването на хода на обсъждането на въпроса.

Какво да правя?В такива ситуации секретарят трябва да се свърже с члена на персонала, говорил на срещата, или с всеки друг член на персонала, който може да предостави разяснения.

■ Проблем:тъй като оперативните срещи често се провеждат без строги ограничения във времето, секретарят може да няма време да запише всичко, което се случва по време на срещата.

Какво да правя?В този случай може да помогне поддържането на звукозапис по време на срещата и съставянето на протокол въз основа на нейния препис.

■ Проблем:при обсъждане на даден въпрос може да се изрази както съществена, така и маловажна или дори незначителна информация и за секретаря може да бъде трудно да отдели основната (съществена) информация, която трябва да бъде записана в протокола.

Какво да правя?В този случай, преди да състави протокола, секретарят трябва да анализира цялата информация, да отдели основното от второстепенното и да включи само най-важната информация в протокола.

Текст на краткия протокол

Текстът на протокола се състои от две части: уводна и основна.

в уводна частв краткия протокол се посочват имената на председателя и секретаря, длъжностите и имената на участниците (присъстващите) и поканените лица, дневният ред. При повече от 15 участници в събранието се допуска в протокола да се посочи общият им брой, а списъкът на присъстващите с техните длъжности и имена се дава в приложение към протокола, например:

Присъстват: членове на дирекцията в размер на 16 души. (списъкът е приложен).

Имената на лицата, поканени на срещата, се посочват след думата "Поканени", като се посочва длъжността на лицето и името на организацията.

В дневния ред се посочват въпросите, които са предмет на разглеждане, освен това може да се посочи длъжността и фамилията на оратора (оратора). Ако въпросите са няколко, те се номерират с арабски цифри и се подреждат по реда на обсъждане. Въпросите от дневния ред се формулират с предлога "о" ("за"), например:

Забележка

Точките от дневния ред трябва да бъдат формулирани точно и ясно, отразявайки същността на обсъждания въпрос. Не се препоръчва в дневния ред да се включва точка „Разни“ или „Разни“.

Текст Главна частОбобщителният протокол се състои от отделни точки според броя на точките от дневния ред. Секциите се номерират с арабски цифри в съответствие с дневния ред. Всеки от тях е изграден по схемата:

Тези ключови думи за протокола са отпечатани с главни букви от границата на лявото поле и могат да се показват с удебелен шрифт. След думата ИЗСЛУШАХА в именителен падеж се посочва фамилията на оратора и точката от дневния ред, след което съдържанието на изказването се обобщава във формата на 3-то лице единствено число.

В частта "РЕШИ: (РЕШИ:)" кратко, точно, стегнато, за да няма двойно тълкуване, се записва решението. Решенията са формулирани в предписваща форма: „Подгответе ...“, „Предвиждайте ...“, „Информирайте ...“. По един въпрос могат да се вземат няколко решения. В този случай те се номерират с арабски цифри спрямо поредния номер на въпроса от дневния ред, например:

При необходимост заедно с решението се посочват резултатите от гласуването: броят на подадените гласове „за“, „против“, както и въздържалите се.

От теория към практика

Представете си, че след дешифриране на запис, направен на ръка или на диктофон, получихме текст, въз основа на който трябва да съставим кратък протокол:

Точка от дневния ред: 2. За хода на реконструкцията на склад за готова продукция № 2

Текст на речта:

Василиев П.Р.Според плана за реконструкция трябваше да започнем да монтираме стелажи и повдигащи механизми в края на месеца на 25-ти. ЗАО "Профил" - нашият доставчик на стелажно оборудване - нарушава сроковете. На 20 трябваше да получим първата партида, след 10 дни - втората. При нас - доставка от две равни страни, така в договора. Ние платихме изцяло, тоест 100% авансово, защото последния път, когато преустроихме първия склад, нямахме проблеми с тях. Днес е 28-ми и още не сме го получили. Изпратиха им факсове, звъняха, вчера отговориха, че първата партида е изпратена, но ще отнеме два-три дни, тоест имаме забавяне по вина на доставчика. Мисля, че трябва официално да подадат иск за нарушаване на времето за доставка.

За да направите запис, е необходимо да подчертаете най-важната информация. За да направите това, нека се опитаме да зададем редица въпроси и да получим отговори на тях. От горния текст можем да получим отговори на следните въпроси:

Виждаме, че текстът съдържа информация, която не е отразена в отговорите: организацията е платила стоките изцяло и е направено 100% предплащане, тъй като има положителен опит от сътрудничество с CJSC Profile. Релевантна ли е тази информация за разглежданата ситуация? Очевидно не, следователно, този не трябва да бъде включен в протокола. Така, въз основа на отговорите на въпросите, които получихме, можем да съставим кратък протокол от изказването:

2. СЛУШАХ:

Василиев П.Р.

Изпращането на първата партида стелажно оборудване е извършено от доставчика CJSC Profile в нарушение на срока, в резултат на което не са спазени сроковете за реконструкция на склад № 2. Първата партида оборудване трябваше да пристигне на 20 декември, вторият - след 10 дни. На 25 декември трябваше да започне поставянето на стелажи и монтаж на подемни механизми. Според доставчика първата партида оборудване ще пристигне не по-рано от 30-31 декември. Предлага се изпращане на рекламация за нарушаване на времето за доставка.

Забележка

Ако в речта са използвани изразите „20-ти“, „25-ти“ и т.н., в протокола трябва да се посочи конкретен месец, например: „20 декември“, „25 декември“ и т.н.

Да предположим, че на срещата по време на обсъждането на текущата ситуация предложението за изпращане на иск не беше подкрепено. Беше решено да се изпрати писмо с искане до доставчика за необходимостта от спазване на сроковете за доставка, установени в договора. Решението в този случай трябва да бъде записано в протокола, както следва:

РЕШИ:

Подгответе и изпратете на CJSC Profile писмо с искане относно необходимостта от спазване на сроковете за доставка на стелажно оборудване.

Отговорен изпълнител - Василиев П.Р.

Краен срок - (дата).

Нека разгледаме още един пример.

Точка от дневния ред: 5. За извършване на одит на финансово-икономическата дейност на клона на дружеството в град Перм

Текст на речта:

Медведев В.В.През тази година финансовият отдел и нашият счетоводен отдел многократно се сблъскаха с факта, че клонът в Перм ни представи грешки в отчитането. Два пъти те сами откриха тези грешки, информираха ни за това и след това изпратиха коригирани доклади. На два пъти счетоводството ни констатира грешки в изчисленията, както и че разходите на клона са извършени по грешни позиции, за които е трябвало. Ако тези грешки не бъдат коригирани навреме, това може да доведе до проблеми с плащането на данъци. Също така нашите специалисти обърнаха внимание на факта, че сроковете непрекъснато се нарушават представяне на отчети за разходите за гостоприемство. Главният счетоводител на клона беше два пъти в командировка с нас, справихме се с грешките, допуснати от клона, но ситуацията не се промени много. Ръководител на административно-икономическата служба Полозов Р.А. също се оплака, че има някои проблеми с транспортните разходи в Перм. Факт е, че първоначално му се подават отчети за транспортните разходи, а след това той представя консолидиран отчет за всички клонове в счетоводството. Имайки предвид всичко това, смятам, че е необходимо да се организира и проведе одит на финансово-икономическата дейност на клона в Перм, за да няма проблеми в бъдеще.

Ръководител:Кой според вас трябва да влезе в комисията и колко време ще отнеме проверката на място?

Медведев В.В.Мисля, че трябват трима души: един за счетоводство, друг за финансов отдел и трети за административно-стопанско обслужване и логистика. Преди това обсъждахме с началниците на отдели кои могат да отидат, затова предлагам трима души: зам. главен счетоводител Сомов С.С., одитор Ястребова А.А. и водещ инж. Соколов Б.Б. Проверката може да се извърши в рамките на 3-5 дни.

Нека анализираме текста на основната реч според предишната схема:

	1) Финансов отдел и счетоводен отдел на компанията майка 2) Клон в Перм
Какво прави (направи)?	1) (Клон в град Перм) представя отчети с грешки, харчи разходи за грешни артикули, за които това трябва да се направи, нарушава срокове представяне на отчети за разходите за гостоприемство. 2) (Финансов отдел и счетоводен отдел на компанията майка) анализира грешките, допуснати с главния счетоводител на клона. 3) (Финансовият отдел и счетоводният отдел на компанията-майка) предлагат да се организира и проведе одит на финансовите и икономическите дейности на клона в Перм чрез изпращане на трима служители на организацията
	През тази година
	Няма положителни резултати

И в този случай виждаме, че информацията от втория план остава в текста. На първо място, това е споменаване на ръководителя на административно-икономическата служба Полозов Р.А., който също се оплака, че клонът има някои проблеми с транспортните разходи. Класифицираме тази информация като второстепенна поради факта, че справките за транспортните разходи са само първоначално предоставени на ръководителя на административната служба за изготвяне на консолидиран отчет. Тъй като отчитането на транспортните разходи в момента е различно, тази информация няма голяма стойност за оценка на текущата ситуация.

Вторичната информация трябва да включва и споменаването, че самият клон два пъти е открил грешки и два пъти - счетоводният отдел на главната организация. Можете просто да кажете, че грешките са открити многократно.

Кратките протоколи не отразяват въпросите, зададени на оратора. Но ако в отговора на въпроса има съществена информация, тя се записва в протокола от изказването. В горния пример това е информация за това кой се предлага да бъде включен в комисията.

Въз основа на получените отговори можем да направим протоколен запис на изказването:

СЛУШАХ:

Медведев В.В.

През тази година клонът в Перм многократно е подавал отчети с грешки, осчетоводявал разходи в грешни артикули, за които трябва да се направи, и представял отчети за гостоприемни разходи с нарушение на сроковете. Въпреки анализа на грешките с главния счетоводител на клона, ситуацията не се е променила. Той счита за необходимо да се направи ревизия на финансово-стопанската дейност на бранша, като включи в комисията зам. главен счетоводител Сомов С.С., одитор Ястребова А.А. и водещ инж. Соколов Б.Б.

Ако по време на обсъждането на въпроса се вземе решение за извършване на одит, решението трябва да бъде формулирано в протокола, както следва:

РЕШИ:

Подгответе проект на заповед за създаване на комисия за одит на финансово-икономическата дейност на клона в Перм, съгласувайте датата на одита с директора на клона в Перм.

Отговорен изпълнител - Медведев В.В.

Краен срок - (дата)

V.F. Янкова,
канд. ист. науки, зам Директор на ВНИИДАД

Въведение.

Документирането на управленските дейности обхваща всички процеси, свързани със запис (фиксиране) на различни носители и обработка, съгласно установените правила, на информацията, необходима за изпълнение на управленските действия. Документирането се извършва на естествен език (ръкописни, машинописни документи, включително телеграми, телефонни съобщения, машинописни текстове), както и на изкуствени езици с помощта на нови носители (перфокарти, перфоленти, магнитни ленти, карти, дискети и др.) "

Съставът на управленските документи се определя от компетентността и функциите на организацията, процедурата за решаване на проблеми, обемът и естеството на взаимоотношенията с други организации и се фиксира в отчетната карта. Единството на правилата за документиране на управленските действия на всички нива на управление се осигурява чрез използването на Държавната система за управление на документацията (GSDOU) и унифицираните системи за документация (UDS).

Единните документационни системи са съвкупност от взаимосвързани документи, създадени по единни правила и изисквания, съдържащи информация, необходима за управление в определена област на дейност. DDD са предназначени за използване както с помощта на компютърни технологии, така и с традиционни методи за обработка на информация.

Управленските документи по отношение на името, формата и състава на детайлите трябва да отговарят на DDD, изискванията на Държавните стандарти за документи и наредби, правилници (харти) за организацията и други нормативни документи, съдържащи правилата за документиране.

Целта на този тест е да даде концепцията за протокол, да отрази правилата за неговия дизайн и също така да покаже какви са формите на протоколите.

1. Концепцията на протокола и неговото предназначение.

В редица управленски документи специално място заемат протоколите. Те са част от единната система от организационна и разпоредителна документация.

Протокол - документ, който определя хода на обсъждане на въпроси и вземане на решения на заседания, срещи, сесии, конференции

Трябва да се има предвид, че в дейността на организациите и предприятията често се съставят документи, наречени „Протоколи“, но те не попадат в горната дефиниция. И така, в областта на договорните отношения се съставят протоколи за намерения, протоколи за разногласия, протоколи за одобрение; сред основните документи на общото събрание на акционерите законодателството посочва протоколите от преброителната комисия и др. Такива видове протоколи са подобни по предназначение на актовете: записват и потвърждават факти или събития.

Протоколи се съставят във всяка организация, където има временни или постоянни колегиални органи, комисии и др. Формата на тяхната дейност е обсъждането на текущи въпроси на събрания или срещи и съвместно вземане на решения, често чрез гласуване.

С навлизането на акционерните дружества у нас се засили вниманието към този вид документи. Висшите органи на управление на акционерното дружество са колегиални, а протоколите, отразяващи тяхната дейност, са един от най-важните документи за управление. Става дума за протоколи от общи събрания на акционерите, заседания на съвета на директорите и съвета. Неслучайно Федералният закон „За акционерните дружества“ и други правни актове обръщат специално внимание на съдържанието на тези документи.

2. Правила за регистриране на протоколи

Протокол - документ, съдържащ последователен запис на обсъждането на въпроси и вземането на решения на заседания, срещи, конференции и заседания на колегиални органи.

Протоколът отразява дейностите по съвместно вземане на решения от колегиален орган или група служители. От протоколите от срещи, създадени в управленската дейност на организациите, трябва да се прави разлика между протоколите от разследването, някои административни органи и органи за обществен ред (например протокол на санитарен инспектор, протокол за пътнотранспортно произшествие и др.) , както и протоколи от договорен тип (протоколи за разногласия, протоколи за преговори по разногласия, протоколи за преговори за цена и др.).

Заседанията на постоянни и временни колективни органи (управителни съвети на федерални изпълнителни органи, събрания на трудови колективи, събрания на акционери, заседания на съвети на директори и др.) Подлежат на задължително записване. Протоколът се съставя въз основа на протокол за хода на заседанията, стенограми, звукозаписи и материали, подготвени за заседанието (текстове на доклади, изказвания, справки, проекторешения, дневен ред, списъци на поканените и др.).

В протокола се отразяват всички становища по разглежданите въпроси и всички взети решения. Протоколът се води от секретаря или друго натоварено лице. Отговорност за верността на вписванията в протокола носят председателят и секретарят, водещи заседанията. Задължителните реквизити на протокола са:

· име на компания;

името на вида документ;

дата и регистрационен номер;

място на съставяне или публикуване;

заглавие към текста

подписи.

3.Видове протоколи

Има два вида протоколи: пълни и кратки.

Пълна протоколсъдържа запис на всички изказвания на събрания.

Кратък протокол - само имената на лекторите и кратка бележка за темата на изказването.

Решението за формата на протокола на заседанието се взема от ръководителя на колегиалния орган или ръководителя на организацията.

Заглавието на протокола е името на колегиалния орган или заседание (Протокол от заседанието на атестационната комисия ...; протокол от заседанието ...).

Текстът на пълния протокол се състои от две части: уводна и основна.

Уводната част се съставя по същия начин в пълната и кратка форма на протокола. В него се посочват имената на председателя и секретаря, имената или общият брой на участниците в събранието и поканените лица (ако участниците са много, до номера им се отбелязва - "Списъкът на участниците е приложен"), дневен ред.

Имената на присъстващите се записват в протокола, ако не са повече от 15, - по азбучен ред, като се посочва мястото на работа и длъжността; ако присъстващите са повече, се съставя отделен списък. В протоколите от постоянни заседания и комисии позициите на присъстващите не са посочени. Изброяването на присъстващите се извършва на цялата ширина на реда през един ред.

В този случай думите "Председател", "Секретар", "Присъстваха" (без кавички) се отпечатват отляво на полето, разделени с два интервала от заглавието и един от друг.

Уводната част завършва с дневния ред. Точките от дневния ред са подредени според степента на сложност, важност и предвидено време за обсъждане. Въпросите се формулират в именителен падеж, номерират се с арабски цифри и започват с предлозите "О", "За". Не се препоръчва формулирането на въпрос или група от въпроси с думата „Разни“. Заедно с въпроса се посочва името на говорителя с означение на длъжността му.

Думите "Дневен ред" са центрирани на два или три интервала от списъка на участниците.

Основната част от текста на протокола по всеки въпрос от дневния ред е изградена по схемата: СЛУШАХА ... ИЗКАЗАХА ... РЕШИХА (РЕШИХА) ...

В раздел „ИЗЧУШАНИ“ в кратките протоколи се посочва името на оратора (оратора) и темата на изказването му. В пълния формуляр на протокола се посочват фамилията и инициалите на оратора, съдържанието на неговия доклад (съобщение, информация, доклад). Ако текстът на доклада е представен от оратора в писмен вид, е разрешено да се направи бележка след посочване на темата на изказването: „текстът на доклада е приложен“. В частта „ИЗКАЗАЛИТЕ” в кратките протоколи се посочват само имената на изказалите се в дискусията, в пълните протоколи се записват и техните изказвания, включително въпроси към оратора. При необходимост след името на говорещия се посочва неговата длъжност. В раздел "РЕШИ (РЕШИ)" се записва решението, което е формулирано кратко, точно, стегнато с цел избягване на двойно тълкуване. Заедно с решението са посочени броят на гласовете "за", "против", "въздържал се", както и списък на лицата, които не са участвали в гласуването. Решението може да съдържа един или повече точки, те са подредени по важност, като всяка от тях е номерирана.

Думата "ИЗСЛУША" се номерира в съответствие с дневния ред. От лявото поле с главни букви и завършващи с двоеточие се изписват думите „ИЗСЛУШАХ”, „ИЗГОВОРИХ”, „РЕШИХА (РЕШИХА)”. Текстът на разделите "ИЗСЛУША", "ИЗКАЗАХА", "РЕШИ (РЕШИ)" се отпечатва с разстояние 1,5 реда от червения ред. Всяко фамилно име и инициали на ораторите се отпечатват от нов ред в именителен падеж, записът на речта се отделя от фамилното име с тире.

Участник в събрание или заседание може да представи особено мнение по взетото решение, което се излага на отделен лист и се прилага към протокола. Наличието на особено мнение се отразява в протокола след вписване на решението.

Текстът на краткия протокол също се състои от две части. Във встъпителната част се посочват инициалите и фамилиите на председателстващия (председателя), както и длъжностите, инициалите, фамилиите на присъстващите на заседанието лица.

Думата "Присъствал" се отпечатва от границата на лявото поле, подчертава се, в края на думата се поставя двоеточие. По-долу са имената на длъжностите, инициалите и фамилиите на присъстващите. Длъжностите може да са общи. Многоредовите длъжности на присъстващите се посочват през 1 интервал. Списъкът е отделен от основната част на протокола с плътна линия.

Основната част на протокола включва разглежданите въпроси и взетите по тях решения. Името на въпроса е номерирано с римска цифра и започва с предлога "О" ("За"), отпечатано е в центъра с размер на шрифта № 15 и е подчертано с един ред под последния ред. Под реда са имената на официалните лица, изказали се по време на обсъждането на този въпрос. Фамилиите се отпечатват през 1 интервал. След това се посочва взетото решение по въпроса.