Рішення єдиного засновника про надання відпустки директору. Якщо організація — акціонерне товариство

Директор збирається у відпустку і організація залишається без керівництва? У цій ситуації треба не лише оформити наказ на відпустку генерального директора, а й тимчасове виконання його обов'язків іншим працівником. Про те, як усе це правильно зробити, читайте у статті.

Зі статті ви дізнаєтесь:

Відпустка генерального директора

Право на відпустку має кожен працівник організації. Генеральний директор, у свою чергу, крім того, що є одноосібним виконавчим органом компанії та здійснює її керівництво, як і всі інші співробітники має статус працівника організації.

Таким чином, у генерального директора двоїстий статус: він одночасно і представляє інтереси організації, у тому числі щодо працівників, і сам, в свою чергу, є працівником компанії.

Маючи статус працівника, генеральний директор має всі права, які трудове законодавство встановлює для співробітників.

Завантажте документи на тему:

Регулювання праці керівників:

Спеціальні особливості регулювання праці керівників передбачені главою 43 Трудового кодексу РФ. Цей розділ ТК РФ називає спеціальні правила, які діють лише щодо керівників організації. Зокрема, передбачаються додаткові підстави для розірвання трудового договору чи спеціальні правила роботи керівника за сумісництвом.

Але в цілому, керівник організації має ті ж права, що і будь-який інший працівник, у тому числі правом на щорічну оплачувану відпустку.

Тривалість відпустки генерального директора

Керівник організації, нарівні з іншими працівниками, має право на щорічна оплачувана відпусткастандартної тривалості – 28 календарних днів. Це правило передбачено статтею 115 ТК РФ.

Жодних особливостей щодо тривалості чи порядку надання відпустки генеральному директору трудове законодавство не встановлює.

Відображення відпустки генерального директора до графіка відпусток

На практиці часто виникає питання необхідності включення відпустки керівникаорганізації у графік відпусток. Тут варто зазначити, що як і щорічний відпочинок будь-якого іншого працівника, відпустку директора треба включити до графіка відпусток. Щодо керівника це правило не містить жодних винятків.

Тому при складанні документа обов'язково включіть до нього періоди щорічного відпочинкугенерального директора.

Графік відпусток

Довідка. Нагадуємо, що графік відпусток на наступний календарний рік треба скласти найпізніше за два тижні до закінчення відповідного року. Це встановлено статтею 123 ТК РФ. Рекомендуємо не відкладати підготовку графіка відпусток 2018 на останній момент та почати збирати інформацію та складати документ вже у листопаді 2017 року, щоб уникнути непотрібного поспіху.

Так само, як і будь-якому іншому співробітнику для надання відпустки, треба видати наказ на відпустку генерального директора. Зразок документа наведено нижче.

Зазначимо, що в цілому наказ на відпустку директора не має жодних особливостей, але про саму форму документа та його підписання ми розповімо далі.

Наказ на відпустку директора зразок

Наказ на відпустку генерального директора складається за загальними правилами. Тож якщо організації використовує уніфіковані форми, документ оформляється формою № Т-6.

У той самий час використання уніфікованих форм документів нині є обов'язковим. Тому розпорядження може бути складено за самостійно розробленою та затвердженою формою.

Зразок наказу на відпустку генерального директора

Наказ про покладання обов'язків генерального директора на час його відпустки

Важливою особливістю при використанні генеральним директором щорічного відпочинку буде необхідність покладання на іншого працівника обов'язків щодо здійснення керівництва організацією, тобто виконання обов'язків тимчасово відсутнього керівника.

Справа в тому, що період відсутності керівника все одно буде потрібно підписувати документи та приймати певні організаційні рішення. У цьому, якщо керівник планує піти над короткостроковий, а повноцінний відпустку, слід покласти обов'язки генерального директора іншого співробітника організації.

Найчастіше у період відпустки чи іншої відсутності на роботі генерального директора його обов'язки виконує заступник. У цьому випадку обов'язок щодо виконання функцій керівника вже прописаний у трудовому договорічи посадової інструкції співробітника.

У такій ситуації заступник керівника "автоматично" виконує обов'язки генерального директора. Водночас лише факту відсутності керівника для виконання його обов'язків недостатньо. Необхідно видати наказпро тимчасове покладення обов'язків генерального директора на його заступника.

У той самий час керівник може і бути заступника. У зв'язку з цим обов'язки генерального директора на період його відсутності можуть бути доручені іншому працівникові.

У цьому випадку буде потрібно оформлення додаткової угоди до трудового договору, в якому треба зазначити:

1. роботу з посади, її утримання та обсяг;
2. розмір доплати за тимчасове заміщення професій (посад);
3. термін, протягом якого працівник виконуватиме додаткову роботу.

І вже на підставі додаткової угоди слід видати наказ про тимчасове виконання обов'язків (тимчасове заміщення). Типової форми такого документа у законодавстві не передбачено. Тому документ складається у довільній формі.

У наказі треба відобразити:

дані працівника, на якого покладаються функції директора;

якими саме повноваженнями наділяється працівник. Якщо повноваження працівника обмежені певними діями, треба їх перерахувати у наказі;

Розмір доплати за тимчасове заміщення керівника.

Нагадаємо, що за виконання обов'язків тимчасово відсутнього працівника при тимчасовому заміщенні передбачена обов'язкова додаткова оплата (ст.60.2 ТК РФ).

Зазначимо, що окрім наказу потрібно буде оформити доручення працівникові, який заміщає керівника. Цей документ є необхідним для підтвердження повноважень перед третіми особами: контрагентами, держорганами. У довіреності також слід зазначити повноваження, якими наділяється заступник директора співробітник, а також термін дії довіреності.

Підписує цю доручення безпосередньо генеральний директор організації.

Вам також будуть цікаві матеріали:

Глава компанії, як і будь-який інший співробітник, має право на щорічні канікули, Відповідно до статті 122 Трудового кодексу РФ. Чи потрібно писати заяву на відпустку генеральному директору, чи є зразок? Розберемося з юридичними тонкощами з цих питань.

Дорогі читачі!Наші статті розповідають про типові способи вирішення юридичних питань, але кожен випадок має унікальний характер.

Якщо ви хочете дізнатися, як вирішити саме Вашу проблему - звертайтесь через онлайн-консультант праворуч або телефонуйте за телефонами безкоштовної консультації:

Законодавче регулювання

Інакше установчі збори повинні вибрати виконувача обов'язків та випустити наказ про його призначення. Головне, повідомити про це податкові органи (заяву за формою 14001) та банк, з яким співпрацює компанія.

Доручення

Цей документ складають, коли у директора виникає необхідність покласти частину повноважень. Це роблять на період відпустки, тривалого відрядження або коли директор продовжує працювати, але іншим співробітникам потрібна частина його повноважень.

Складений документ повинен включати наступну інформацію:

• Назва організації та ПІБ ген. директора.
• Паспортні дані, ПІБ, посада співробітника, який здійснює заміщення голови.
• Повний перелік повноважень.
• Термін дії документа та можливість його продовження (якщо конкретної дати закінчення немає, то довіреність дійсна рік).
• Дата складання довіреності та підпис керівника.

Зразок довіреності:

Кожен співробітник організації має право на відпочинок та директор — не виняток. Це право закріплено законодавством РФ. Трудовий кодекс не лише надає право, а й дає чітку інформацію, як ним скористатися.

Керівник організації – посадова особа зі своїми обов'язками та повноваженнями, що мають визначальне значення для здійснення фінансово-господарської діяльності компанії. Але, як і будь-який інший працівник, він може захворіти, піти у відпустку чи виїхати у справах фірми у відрядження.

Щоденний оборот документації підприємства потребує підпису керівника. Право на це, згідно з чинним законодавством, має лише виконавчий одноосібний орган – директор. Але керівник може делегувати свої повноваження довіреній особі на час своєї відсутності.

Хто підписує документи, якщо директор у відпустці, вирішує він сам. В основному такою особою є його заступник, але обов'язки можуть бути передані іншій людині. Тут уже йдеться про суміщення, тому буде потрібна згода працівника компанії на це, оформлене за допомогою додаткової угоди до трудового договору.

Чи може генеральний керівник передати свої права

Директор – одноосібний виконавчий орган підприємства (установи), чинний від імені організації без довіреності. Якщо вона йде у відпустку, то треба оформити документально передачу всіх обов'язків. Якщо генеральний керівник має штатний заступник, то його повноваження будуть, швидше за все, покладені на нього.

Основна функція заступника – заміщення першої особи компанії на час її відсутності, але виконання своїх посадових обов'язків він може приступити тільки за умови відпустки, хвороби або відрядження директора.

Якщо в штатному розкладі немає такої посади, тоді повноваження виконавчого органу можуть бути покладені на іншого працівника підприємства по суміщенню. Для делегування обов'язків директора видається наказ про призначення керівника, який тимчасово виконує обов'язки.

Законодавством не заборонено запросити на час відсутності першої особи підприємства з боку людини. До виконання своїх обов'язків у цьому випадку він зможе розпочати на підставі термінового трудового контракту (КЗпП ст. 23). Також можливе тимчасове переведення співробітника на посаду керівника, але це досить складна процедура, тому на практиці використовується рідко.

Обов'язкові формальності

На час своєї відсутності генеральний директор видає відповідний наказ, на підставі якого посадова особа на час його відпустки відрядження виконуватиме його обов'язки.

Які варто підготувати папери

Під час відпустки керівника його повноваження покладаються на іншу посадову особу у вигляді наказу.

Форми встановленого зразка немає, але документ обов'язково повинен містити основні реквізити:

• місце та дату складання;
• найменування організації;
• "текст" документа;
• посаду, ініціали особи, яка підписує наказ;
• підпис.

Внизу документа виділяється окремий рядок - "З наказом був ознайомлений". За згодою працівник проставляє свій підпис та вказує дату.

Відповідно до КЗпП та ст. 33 переведення співробітника на іншу посаду на час, не обумовлений контрактом, дозволено лише з його дозволу.

Працівник, який заміщає керівника, звільняється від виконання своїх безпосередніх обов'язків на цей період. За потреби у наказі має бути зазначено і те, на кого буде покладено його повноваження. А також розмір доплати, що належить заступнику за тимчасове заміщення керівника.

Наказ та табель виходу співробітника працювати – підстава нарахування заробітної плати заступнику. Чи може розмір матеріального відшкодування встановлюватися самостійно директором, – ні, оскільки він передбачено внутрішніми розпорядками підприємства. Для штатних заступників доплата не передбачена, якщо інше не вказано у статуті товариства.

Які ще підготувати документи, щоб фінансово-господарська діяльність компанії не призупинялася? Звичайно, довіреність на делегування всіх чи частини повноважень директора. Вона буде потрібна, якщо статут не передбачає передачу обов'язків першої особи підприємства у її відсутності.

Зразок заповнення довіреностей

Документ має бути складено на бланку організації з її реквізитами.

У довіреності мають бути зазначені:

• термін її дії;
• дата надання;
• кому довіреність було видано;
• перелік передбачених повноважень;
• підпис керівника.

Якщо в документі немає терміну його дії, тоді він дійсний лише протягом року з моменту оформлення.

Зразок заповнення повинен обов'язково містити дату складання, підпис директора та печатку за її наявності.

Без довіреності у відсутності генерального керівника підприємство зможе повноцінно вести фінансово-господарську діяльність:

• призупиниться виплата заробітної плати, лікарняних та відпускних;
• тимчасовий заступник зможе розпоряджатися матеріальними засобами організації;
• здійснювати продаж чи закупівлю;
• укладати важливі договори;
• підписувати документи.

Директор компанії може будь-якої миті скасувати дію довіреності. Від неї має право відмовитися і сам співробітник, але тільки якщо вона не безвідкличний (ГК РФ с. 188.1). Її дія може бути припинена лише у деяких ситуаціях.

Випадки з відсутністю через декрет

Генеральний керівник – законний представник підприємства, який виступає від його особи у податковій інспекції та інших контролюючих органах. ДК РФ не передбачено, що на час тимчасової непрацездатності, відпустки обов'язки директора компанії як одноосібного органу з нього знімаються. Тобто декретна відпустка не є причиною припинення повноважень першої особи організації.

Це означає, що керівник може засвідчувати податкові декларації компанії навіть, якщо він пішов у відпустку для догляду за дитиною. З іншого боку, фактичне виконання обов'язків передбачає нарахування зарплати. Відмова у наданні матеріального відшкодування особі, яка здійснює свої безпосередні посадові функції - порушення ТК РФ.

На підставі ФЗ №225 від 2006 року, соціальна допомога у зв'язку з вагітністю та подальшими пологами надається фізособі у разі втрати ним постійного заробітку. У зв'язку з цим підстав для нарахування соціальної виплати відсутня. Але законом передбачено виконання трудових обов'язків на умовах неповного робочого дня, причому за ним зберігається право отримання щомісячної допомоги на дитину (ТК РФ 256 ст.3).

Але, у зв'язку з вагітністю та пологами така можливість законом не передбачена. Тому період часу, коли повинен співробітник відпочивати він виконував свої обов'язки, може бути віднесений до періоду фактичної роботи.

Хто зобов'язаний підписувати документи, якщо директор пішов у відпустку

Щоб під час відсутності генерального керівника підприємство могло працювати й надалі, здійснювати продаж та закупівлю товарів, виплачувати заробітну плату, лікарняні та відпускні, він повинен передати своєму заступнику право розпоряджатися коштами компанії.

Процес делегування оформляється довіреністю чи наказом. Якщо у банківському бланку зразка підпису виконувача обов'язків директора відсутня, тоді потрібно оформити тимчасову картку. Такий порядок передбачено інструкцією № 28-І ЦБ РФ від 2006 року «Про закриття та відкриття рахунків, депозитів».

Управління справами на відстані

Хто підписує документи, якщо директор у відпустці, відповісти на це запитання можна інакше. Можливо, під час свого відпочинку керівник не захоче передавати свої обов'язки іншій посадовій особі. Законом не заборонено виконувати свої повноваження у відпустці, тож керівник підприємства має на це повне право.

Знаходження першої особи компанії у відпустці не звільняє її у відсутності тимчасового заступника від виконання покладених на неї обов'язків. І цей факт не вважатиметься пом'якшувальною обставиною, наприклад, у разі невиплати працівникам організації заробітної плати.

Але якщо генеральний керівник пішов у відпустку і призначив наказом заступника, який тимчасово виконує його обов'язки, але підписує деякі документи самостійно, можуть виникнути деякі проблеми. Оскільки він делегував свої повноваження, контрагенти можуть оскаржити укладений ним договір.

Суди дуже часто задовольняють подібні позови і визнають таку угоду недійсною, пояснюючи це тим, що якщо перша особа підприємства передала обов'язки заступнику, свої права вона на якийсь час втратила. Це логічно цілком зрозуміло. Але судові органи можуть надійти і інакше, відповідно до ЦК України ст. 183 і не визнавати таку правочин неправомірним, якщо організація виконала договір.

Тому, перш ніж піти у відпустку, необхідно все досконально продумати та делегувати лише частину своїх повноважень, які мають право виконувати заступник директора під час його відсутності. Але, якщо керівник планує вирушити у тривалу поїздку, найкраще рішення – повністю відійти від справ, щоб уникнути подальших проблем. І розпочати свої обов'язки вже після відпустки.

У чому різниця між ВРІО та ВВ

Перш ніж визначитися у відмінності цих двох понять, необхідно дати їм докладне визначення:

ВРІО	Форма тимчасового заміщення працівника, коли на співробітника покладено конкретні повноваження, за що йому нараховується різниця між окладами, згідно зі штатним розписом фактичною та основною посадою. Але покладені на нього обов'язки він виконує лише на час відпустки, хвороби або відрядження основного співробітника і після його повернення приступає до своїх безпосередніх обов'язків.
ВВ	Форма, за якої посади поєднуються, та працівник підприємства виконує покладені на нього обов'язки до моменту призначення на вакантне місце іншої особи. Співробітник не звільняється від виконання своїх безпосередніх функцій, а про суміщення відмітка у трудовій книжці не проставляється. При поверненні основного працівника знову переходить на основне місце роботи.

Чим відрізняється ВРІО та ІВ

Правове визначення закладено у ст. 151 і 74 ТК РФ, які положення неодноразово перевірені практично. Тобто ВРІО призначається на певну посаду зі звільненням від колишніх обов'язків. Місце, яке займає посадова особа не вакантне, отже, працівник працюватиме до закінчення відпустки, лікарняного основного співробітника.

ІВ – сумісник, що не звільняється від своїх головних функцій і місце, яке він займає, вакантно.

Насправді дуже часто ці два визначення не розрізняють між собою. Матеріальне винагороду передбачено у разі, якщо тимчасово виконуючий обов'язки – не штатний заступником, який може функції керівника без відповідного наказу.

Основна відмінність ІО від ВРІО полягає в наступному:

І головне – обов'язки. ВРІО безпосередньо переводять на іншу роботу, а інша особа працює за суміщенням.

Генеральний керівник організації – одноосібний орган влади, який виступає від імені товариства без довіреності. На час своєї відсутності він має право делегувати свої права іншій посадовій особі. За наявності у штаті заступника обов'язки директора передаються в основному йому, до виконання яких він може розпочати лише за умови відсутності першої особи підприємства.

Керівник має право виходячи з наказу делегувати свої повноваження іншій посадовій особі, але з його згоди, оскільки це за законом є суміщенням. Щоб уникнути можливих проблем, всі дії з передачі прав повинні бути оформлені відповідно до законодавства.

Щорічна планова відпустка має надаватися кожному працівникові згідно з графіком, який оформляється підприємством. Якщо співробітник направляється до , то оформляти йому заяву годі було, що зазначено у Трудовому кодексі, у ст. 123. Але якщо потрібно піти у відпустку раптово, то оформити заяву доведеться, тому що керівництву необхідно дозволити співробітникові позапланову відсутність на роботі, незалежно від того, поважна у нього причина чи ні.

Оформляти наказ на співробітника, який іде у планову чи позапланову відпустку все одно необхідно. Для оформлення наказу Держкомстатом затверджено форму Т-6.

У наказі на відпустку відображається П. І. О. працівника, найменування організації, де він працює, посада, період, за який йому надається відпустка (робочий рік). Також у наказ вноситься тип відпустки, може бути основним, додатковим, ін.

Крім того, у наказі обов'язково проставляється кількість днів, коли працівника відсутня і конкретні дати, з яких відпустка починається і закінчується. Наказ оформляється відповідальним співробітником, найчастіше це працівник відділу кадрів, потім підписується директором. Також із наказом під підпис знайомлять самого співробітника.

Керівник є найнятим співробітником, тому для відходу у відпустку на нього також оформляється наказ про надання генеральному директору щорічної оплачуваної відпустки. Єдина особливість наказу у цьому, що він підписує його на себе.

Між кадровиками нерідко виникають суперечки щодо оформлення такого наказу, багато хто вважає, що можна обійтися службовою запискою як розпорядчим документом. Інші вважають, що оформляти наказ на керівника формою Т-6 доречно, тому що він такий самий співробітник, як і інші.

У будь-якому разі уникнути претензій з боку трудової інспекції при перевірці чи податковій можливе за наявності у документообігу підприємства такого документа. Коли директор підписує наказ, оформлений на себе, у графі «З наказом ознайомлений» він може не розписуватися.

Початкові вимоги

До основних статей ТК, в яких обумовлюються умови надання щорічних відпусток співробітникам, належать 93, 114 та 115. Там зазначено, що відпустка надається із збереженням за співробітником посади (робочого місця) та середнього заробітку. Причому право на відпустку зберігається за співробітниками, які працюють повний робочий день, неповний, найняті для сезонних робіт, змінюється лише період відпочинку.

Відхід у відпустку супроводжується не лише оформленням наказу, потрібно також:

• графік щорічних відпусток;
• повідомлення чи заяву;
• записка-розрахунок.

Для оформлення цих документів необов'язково користуватися уніфікованими формами можна використовувати розроблені самостійно.

Законодавцем типові форми призначені для складання:

Додатково може знадобитися повідомлення (повідомлення), що надсилається співробітнику керівництвом підприємства, або заява, яку він оформлює сам, іноді потрібна медична довідка або інший документ для підтвердження обставин, що склалися.

Загальні правила згідно із законом

Директор, як і інший найманий працівник, потребує щорічної оплачуваної відпустки відповідно до норм трудового законодавства. Черговість відпусток на підприємстві розробляється та встановлюється відділом кадрів. Не пізніше ніж за 2 тижні співробітника повідомляють про те, що він має вирушити у відпустку.

На підставі графіка оформляється наказ на планову відпустку, з якою знайомлять співробітника. Якщо він хоче піти у позапланову відпустку, то пише заяву, за необхідності подає документи. Тоді наказ оформляється виходячи з його заяви.

У Листі Федеральної служби № 1143-ТЗ сказано, що підписувати накази щодо праці та зайнятості працівників підприємства зобов'язаний керівник, отже, їм підписується будь-який наказ на відпустку, у тому числі і на себе.

На підставі наказу оформляється записка-розрахунок та виплачуються відпускні за 3 дні або раніше до дати, з якої відпустка починається. Крім ТК діяльність керівника підприємства регулюється іншими законами та внутрішніми положеннями.

Так, у ФЗ № 208 (26.12.95) сказано, що у статуті акціонерного товариства може бути прописаний інший порядок надання йому відпустки. Наприклад, він повинен узгоджувати час свого відпочинку з радою директорів чи засновниками. Можуть бути прописані у статуті та інші положення щодо трудової діяльності працівника, найнятого на керівну посаду.

Коли це потрібно

Відпустку керівнику надається на загальних підставах, але враховуються також корпоративні права підприємства. Крім того, що керівник є співробітником, він також виконує обов'язки одноосібного виконавчого органу, наприклад, для товариства з обмеженою відповідальністю чи акціонерного.

Питання, пов'язані з виконанням його обов'язків, можуть бути:

• У компетенції вищого органу, тобто ради директорів чи засновників, що заздалегідь відображається у статуті. У таких випадках директор не може самостійно вирішити питання, коли йти у відпустку та на який період. Ініціювати розгляд питання може за допомогою заяви. Після того, як на загальних зборах буде прийнято рішення, воно відобразиться в протоколі, на підставі останнього оформляється наказ. Але він підписується головою зборів, а не самим керівником. Одночасно учасники зборів мають ухвалити рішення, хто заміщатиме директора під час його відпустки.
• В іншому випадку, коли положення про відпустку директора не зазначено у статуті, він самостійно вирішує це питання. У цьому випадку він підписує приблизно за 2 тижні до відпочинку повідомлення або повідомлення про те, що йому надається планова відпустка. Також складається наказ, але у разі його підписує сам директор.

Необхідно врахувати, що нерідко у графіку відпусток проставляється не дата відпустки, а лише місяць. Тоді це організаційне питання регулюється із самим співробітником, у разі, директором, і він зобов'язаний оформити від імені заяву, із зазначенням точної дати початку відпустки. В іншому випадку обов'язкове оформлення заяви передбачено, коли потрібно піти у позапланову відпустку.

Повідомлення та заяви

Повідомлення (повідомлення) є спеціальним документом, за допомогою якого співробітника повідомляють, що через 2 тижні він повинен піти в планову заслужену відпустку. Документ є офіційним від імені керівництва підприємства, у ньому має бути інформація про конкретні терміни відпустки.

Але оформлене повідомлення може бути лише у разі відходу співробітника до планової відпустки. Якщо співробітнику потрібно піти у позапланову відпустку, він оформляє заяву, тому надсилати йому повідомлення не потрібно.

Якщо повідомлення не було направлено, керівник, як і інший співробітник, може відмовитися від часу, що надається для відпочинку, якщо він не підходить. І тут відмова оформляється спеціальним актом.

Уніфікованої форми для складання повідомлення не існує, але в ньому вказується:

• дата оформлення документа;
• назву;
• дані працівника (П.І.Б., посада);
• Основний текст;
• Дата вручення.

В основний текст вкладається думка про те, що підприємство надає співробітнику оплачувану відпустку з такої-то по таку дату. Факт отримання документа працівник має засвідчити своїм підписом.

Під повідомленням або повідомленням також можна розуміти відомість, проект наказу, ознайомлювальний лист або той самий графік відпусток, де будуть окремі графи для підписів співробітника. В одній він розписується, що ознайомлений з датою початку відпустки, а в іншій ставить число, коли йому про це повідомили.

Якщо, наприклад, роботодавець оформить у довільній формі повідомлення, разом із ним наказ та ознайомить з обома документами співробітника за 2 тижні до початку відпустки, то вимог ТК буде дотримано.

Заява, у разі коли директор хоче піти у позапланову відпустку, йому слід оформити не пізніше ніж за 4 дні до його початку. Цей термін не встановлений чітко законодавцем. Але слід дотримуватися терміну нарахування відпускних бухгалтерією, які виплачуються за 3 дні на початок відпустки.

Локальні акти підприємства можуть передбачати чіткі терміни подання таких заяв. Як було зазначено вище, заява оформляється у тому випадку, коли директору потрібно піти у позапланову відпустку і це питання має право вирішувати самостійно. Для заяви також немає уніфікованої форми, затвердженої законодавцем, вона складається довільно, але в кожному окремому випадку в тексті слід відобразити, про яку відпустку просить заявник – щорічну, позапланову, догляд за дитиною, другу.

У заяві відображається:

• посаду та Ф. І. О. керівника, на чиє ім'я оформляється прохання;
• найменування підприємства чи його підрозділи (філії);
• прохання надати відпустку строком на кілька днів;
• конкретні дати початку та закінчення періоду відпочинку;
• дата оформлення документа;
• підпис заявника.

На практиці краще просити співробітників оформляти заяви у будь-якому випадку, тому бухгалтерії легше контролювати розрахунок відпускних, адже графіки нерідко змінюються. Незалежно від завантаженості підприємства співробітник має право написати заяву на відпустку, якщо у нього на те є підстави.

Підприємство має прийняти документ до розгляду, але це означає, що відпустку буде надано. Подати заяву можна і щодо перенесення дати відпустки, а якщо документ буде відправлено поштою до офісу підприємства, то він як вхідна кореспонденція візьметься автоматично. Якщо роботодавець відмовлятиме у відпустці протягом 2 років, то його можна залучити до адміністративного стягнення на підставі КпАП.

Складання графіків відпусток безпосередньо залежить від побажань працівників, які вони виявляють у своїх заявах, в іншому випадку, як працівники реагують на повідомлення – погоджуються з отриманою інформацією чи ні.

Нюанси підготовки наказу про надання генеральному директору щорічної оплачуваної відпустки

Оформлення будь-яких наказів, у тому числі і на відпустку, супроводжується різними нюансами, якщо вони стосуються трудової діяльності працівників. Після оформлення відомості про подію обов'язково заносяться до трудової. Книга – це основний документ на підтвердження стажу, який буде врахований при нарахуванні пенсії.

Як було зазначено вище, наказ у цьому випадку оформляється за формою:

Наказ оформляється у будь-якому разі, незалежно від того, чи була заява з боку співробітника, надсилало підприємство повідомлення, наявність графіка. Наказ підписує керівник та начальник відділу кадрів.

Необхідно враховувати, що співробітнику можна надавати не лише планову щорічну відпустку, а й інші, наприклад:

По догляду за дитиною	Зазвичай спочатку жінка оформляє допологову відпустку, а потім після догляду за дитиною до виконання 1,5 років і до 3 років.
Тривалий, до 1 року	На нього мають право освітяни кожні 10 років. Оплата за середнім заробітком надається навчальним закладом, що має бути відображено у його статуті.
Без утримання чи збереження зарплати, т. е. власним коштом	Про таку відпустку законодавець говорить у ст. ТК 128. Він надається за наявності поважних причин, складних сімейних обставин та підтверджуючих документів. І тут тривалість відпустки визначається угодою сторін.
Відпустка перед звільненням	Цього не можна зробити, коли роботодавець звільняє працівника за правопорушення. В іншому випадку потрібно оформити заяву про звільнення з проханням надати оплачувану відпустку, якщо вона ще «не відгуляна». В іншому випадку співробітнику, що звільняється, доведеться виплачувати компенсацію, тому вирішення питання залишається за роботодавцем. Датою звільнення вважатиметься перший день відпустки.

Оформлення відпустки передбачено за ініціативою:

• роботодавця;
• співробітника.

Якщо період відпустки не влаштовує працівника, він має право написати заяву про перенесення. В іншому випадку при виробничій необхідності роботодавець може перенести планову відпустку працівника, заздалегідь повідомивши його про це. Якщо це відбувається з ініціативи працівника, то на його заяві керівник робить відповідний запис.

Коли ініціатором виступає роботодавець, додатково наказ про надання генеральному директору щорічної оплачуваної відпустки з іншими термінами оформляти не потрібно, запис можна зробити у формі для графіка відпусток Т-7, а коли прийде час оформити наказ за всіма вимогами.

Співробітник також має право продовжити відпустку, якщо у нього є підстави, повідомити роботодавця про це він може в телефонному режимі або поштою, а після виходу на роботу оформити окрему заяву. У цьому випадку окремий наказ на продовження часу відпочинку не потрібен.

Існують також інші нюанси при оформленні наказу:

• на співробітника, який поєднує 2 посади, або працює в компанії на основному місці та за сумісництвом, необхідно оформлювати 2 окремі накази;
• якщо «не відгуляна» вчасно відпустка переноситься на наступний робочий рік, то це можна зробити за виробничою потребою, вона надається за графіком або за домовленістю з керівництвом;
• коли планова відпустка на прохання працівника надається авансом, у наказі вказується період часу, за який він його «відгулюватиме»;
• інші.

Відкликати директора з відпустки може та сама рада директорів, інакше рішення приймає він сам. В обох випадках оформляється спеціальний наказ про достроковий вихід із відпустки.

Обов'язкові моменти

При оформленні наказу необхідно пам'ятати про деякі моменти, наприклад, який порядок дій, яку роль грає графік, як передати повноваження іншій особі та яким чином розраховуються відпускні посібники.

Порядок дій

Дії, що виконуються під час оформлення наказу, залежать не тільки від директора, а й від підприємства:

1. Якщо у статуті прописано, що питання вирішується вищим органом, то директор оформляє на ім'я голови заяву з проханням розглянути його відпустку на загальних зборах. Вирішення питання оформляється у вигляді протоколу.
2. У цей час вирішується питання про заступника, що також фіксується у протоколі. На заступника оформляється довіреність та видається наказ про передачу йому повноважень. Без довіреності може керувати підприємством лише його безпосередній керівник, призначений засновниками.
3. Якщо директор має право сам вирішувати питання про свою відпустку, він іде до нього згідно з графіком або після оформлення заяви. У кожному разі складається нею наказ, який підписується самим керівником. У першому випадку він одержує повідомлення про відпустку, в іншому немає.
4. Питання із заміною на час відпустки директор також має право вирішити самостійно, кандидатуру він має затвердити окремим наказом.
5. Згідно з запискою-розрахунком, директор отримує відпускні, а його відсутність на робочому місці відображається в табелі обліку. Відомості про надання відпустки заносяться до особистої картки співробітника.

Відсилання до графіка

Форма графіка відпусток Т-7 є однаковою для підприємств із будь-якою формою власності. Графік складається відділом кадрів та затверджується керівником підприємства та начальником відділу кадрів. За наявності у підприємства профспілки він також візує графік.

Законодавець не зобов'язує роботодавця враховувати думки працівників щодо черговості відпусток, але сповіщати про відхід у відпустку кожного працівника потрібно за 2 тижні. За бажанням у будь-який час відпустки надаються лише окремим категоріям працівників (вагітним жінкам, почесним донорам, громадянам віком до 18 років).

Якщо роботодавець пропонує співробітникам написати заяви на відпустку, із зазначенням часу відпочинку, значить, він бажає врахувати їх думки, хоча не зобов'язаний. За бажанням працівник може написати заяву на перенесення відпустки або розділити її на кілька частин, але ці питання вирішуються в індивідуальному порядку між ним та роботодавцем.

Загалом працівник повинен «відгуляти» згідно з ТК за робочий рік – 28 днів, якщо працює на основному місці роботи. Якщо трудова інспекція виявить для підприємства відсутність графіка планових відпусток для працівників, це буде зараховано, як порушення закону.

Тимчасова передача повноважень

Керівник передає свої повноваження на час відпустки своєму заступнику чи іншому працівникові підприємства. Питання вирішує він сам чи засновники підприємства.

Метою наказу є затвердження кандидатури виконуючого обов'язки передачі йому повноважень, у ньому вказуються:

• Ф. І. О. заступника;
• обов'язки, які директор передає, а він приймає він;
• термін, протягом якого він виконуватиме обов'язки директора.

Якщо затверджений заступник вже є, то він зазначається у наказі, на нього покладаються обов'язки директора на певний період. Заступнику цей термін встановлюється розмір доплати.

Коли заступника у директора немає, він може на власний розсуд вибрати будь-якого відповідального співробітника. Тоді необхідно оформити як наказ, а й трудову угоду на певний період (час відпустки).

Угода є доповненням до трудового договору, виходячи з якого співробітник вже працює. Довіреність на заступника має оформлятися у будь-якому випадку.

Як розрахувати посібник

Для розрахунку з відпускником потрібно оформити записку-розрахунок, коли оплачувана відпустка. Якщо співробітник йде у відпустку без утримання, він не отримує грошової компенсації. Записка оформляється формою Т-60, затвердженої законодавцем.

На двосторонньому банку з одного боку зазначаються дані про співробітника, терміни відпустки, з іншого – бухгалтерські розрахунки з виплати. Оформлення бланка є зобов'язанням будь-якого підприємства.

Розрахунковим періодом є 12 місяців, якщо директор працює на підприємстві понад рік. З фактичного часу мають бути вираховані дні лікарняного, відряджень, відгулів власним коштом та інші. Для розрахунку суми відпускних необхідно взяти середньоденну зарплату директора та помножити на фактично відпрацьовані дні протягом року.