Управління часом: структура та оперативне планування діяльності. Тайм-менеджмент за тиждень: покроковий план

Управління часом для сучасної людини – центральне поняття будь-якої системи особистої ефективності та продуктивності, Святий Грааль для кожної амбітної особистості, чи то студент, підприємець чи домогосподарка. Швидкий темп життя, особливо у великих містах, і величезні масиви даних ускладнюють досягнення важливих для кожного з нас цілей, не важливо підвищення це по службі, виховання дитини або створення власного підприємницького проекту. Якщо вам є чого прагнути, ви незадоволені своїми результатами, просто хочете стати трохи ефективнішим або ж потребуєте допомоги з подолання прокрастинації (звички відкладати справи на потім), то ця серія уроків створена саме для вас.

Представлений онлайн-тренінг познайомить вас з основами тайм-менеджменту та його деталями, розповість про те, як керують своїм часом та організують своє життя найуспішніші люди планети. Безкоштовно до вашої уваги будуть запропоновані різні принципи, методики, вправи, техніки та прийоми, з яких складаються найефективніші системи тайм-менеджменту, і які дозволять вам, застосувавши їх на практиці, помітити позитивні зміни вже в перші дні. Цей онлайн-курс тайм-менеджменту стане вашим особистим гідом у світ, де ви забудете про те, що таке вічна втома, постійний стрес і брак часу. Ви навчитеся грамотно ставити цілі та планувати їх досягнення, встигати робити величезну кількість справ у рекордно короткі терміни, отримувати задоволення від роботи та встигати знаходити час на відпочинок. У курсі зібрані поради та методи управління часом, які по-справжньому ефективні.

Однак, незважаючи на те, що представлений курс має величезний потенціал, тайм-менеджмент сам по собі, на жаль, таїть у собі несподівано багато невизначеностей та питань. По-перше, чому різних підходів до управління часом так багато? У чому різниця між методикою GTD Девіда Аллена та методом «тайм-драйв» Гліба Архангельського? Навіщо взагалі кожен черговий суперефективний автор винаходить щось нове, невже в тайм-менеджменті немає нічого певного і точного?

По-друге, чому не все із запропонованого фахівцями працює? Автори в один голос говорять про ефективність своїх методів і технік, але слідувати їм зовсім не хочеться. І потім навіть якщо ви все виконуєте точно за інструкцією, щось все одно йде не так. В чому причина?

І по-третє, що робити з небажанням жити на автоматі один раз, але назавжди заведеному розпорядку? Як підлаштовувати чітку систему організації часу під постійні зміни, якими так багате наше життя?

Дана серія онлайн-уроків не розрахована на те, щоб дати відповіді на всі перераховані вище питання, але складена таким чином, щоб допомогти вам відповісти на них самостійно. І в цьому найголовніша її цінність. І з цієї ж причини, вивчивши матеріали цього тренінгу, ви зможете не лише «прокачати» якісь окремі свої якості, а й вплинути на свою особистість комплексно.

А якщо ви хочете освоїти методи управління часом якнайшвидше і ефективніше, записуйтесь на нашу .

Тайм менеджмент (Організація часу, управління часом)— це технологія впорядкування часу, спрямовану підвищення ефективності його використання.

Саме поняття «тайм-менеджмент» походить від англійського «time management» і означає технологію організації людиною свого часу та підвищення ефективності її використання. Якщо говорити більш конкретно, то тайм-менеджмент має на увазі під собою дію або сукупність дій з тренування усвідомленого контролю за кількістю часу, що витрачається на певні види діяльності та за допомогою якого можна суттєво збільшувати свою продуктивність та результативність.

Тайм-менеджмент включає широкий спектр діяльності, серед яких:

• Постановка цілей
• Планування та розподіл часу
• Делегування завдань та управління ресурсами
• Аналіз витрат часу
• Фіксація часу
• Пріоритизація
• Складання списків
• І багато інших

На початку своєї появи управління часом стосувалося лише сфери трудової діяльності чи бізнесу. Але, з розвитком, термін почав розширюватися і включив у собі різні аспекти особистої діяльності. Сьогодні тайм-менеджмент є необхідною складовою розвитку будь-якого проекту, т.к. служить визначальним чинником при розрахунку його масштабу та часу, необхідного для реалізації.

У Росії про управління часом вперше почав говорити революціонер та громадський діяч А. К. Гастєв, який у 20-х роках XX століття був директором центрального інституту праці. Він почав розвивати ідеї про особисту ефективність людини та про ефективне використання часу. Вже на початку 70-х років з'явився перший метод, який дозволяв керувати особистим часом під назвою «Хронометраж». Згодом тема стала стрімко набирати дедалі більше прибічників і впроваджуватися у різні сфери діяльності людей. Все це призвело до того, що тайм-менеджмент став самостійним напрямом, а 2007 року в Московській Фінансово-Промисловій Академії (сьогодні університеті) було створено кафедру тайм-менеджменту.

Управління часом має свою структуру, що складається з кількох важливих процесів:

• Аналіз
• Розробка та складання стратегій
• Планування та пріоритизація
• Реалізація процесу
• Контроль досягнення цілей

Важливо зауважити, що управління тимчасовим ресурсом дозволяє ефективно розпоряджатися не тільки робочим часом, який є основною частиною життя звичайної людини, а й вільним часом, який людина використовує для відпочинку. Застосовуючи його у повсякденному житті, можна набагато ефективніше організовувати свій побут, планувати вихідні, влаштовувати різноманітні заходи. Вправно розпоряджаючись своїм часом, людина може зі своїх вихідних зробити навіть міні-відпустку. Все разом це дуже позитивно позначається на емоційному, психічному та фізичному здоров'ї людини і значно покращує її життя.

На сьогоднішній день створені та успішно функціонують спеціальні школи з навчання ефективного управління часом. Стандартне навчання відбувається за такими основними темами:

• Стратегічне планування
• Тактичне планування
• Оцінка особистої ефективності
• Оцінка управлінської ефективності
• Визначення особистої місії як емоційно мотивуючого фактора
• Визначення основних факторів для вироблення власного плану
• Вміння розставляти пріоритети
• Інструмент «Mind Mapping»
• Навчання основ використання програмного забезпечення, розробленого спеціально для планування (MyLifeOrganized, MS Project, MS Outlook та інші програми)
• Аналіз досягнутого
• Вивчення методик удосконалення процесу досягнення цілей

Для навчання людей основ грамотного управління часом сьогодні проводяться різні тренінги та семінари, розробляються програми та курси, випускаються книги та інші видання, а також створюються різні інтернет-ресурси та онлайн-тренінги, такі як представлений тренінг на нашому сайті 4brain, наприклад.

Застосування тайм-менеджменту

У сучасному світі особистий час — це ключовий ресурс людини, яка часто має набагато вищу вартість, ніж гроші, оскільки вона, на відміну від них, не може бути накопичена або відновлена. Саме тому вміння найкраще використати свій час і керувати ним представляє суттєву цінність для будь-якої людини. І важливо навчитися застосовувати цю навичку у всіх сферах життя: роботі, бізнесі, творчості, сімейних стосунках тощо.

Навичка управління часом надає людині величезну кількість різних переваг. Нижче ми перерахуємо лише деякі з них.

Отже, людина, яка вміє керувати своїм часом:

• Значно частіше за інших досягає поставлених цілей
• Досягає своїх цілей у рази швидше, ніж люди, які не мають такої навички
• Здатний досягти успіху в будь-якій сфері діяльності
• Має набагато більше часу на відпочинок, перебування з близькими та заняття улюбленими справами
• Здатний виконувати безліч різних справ протягом короткого проміжку часу
• Має можливість збільшити свої доходи, створити капітал та відійти від справ якнайшвидше
• Може позбутися відчуття постійної втоми та зміцнити своє здоров'я
• Набагато менше схильний до впливу стресів та негативних факторів
• Позитивно сприймає навколишній світ і події, що відбуваються в ньому.
• Може приділяти більше часу на духовний розвиток та самовдосконалення
• Завжди має чіткий план дій
• Має внутрішню свободу і має можливість вибору
• Здатний створювати сприятливі умови та самостійно контролювати своє життя

Це лише частина того позитивного впливу, який має вміння керувати часом життя людини. Не просто так існує думка про те, що люди, які не знають, як їм розподілити свій час, не можуть знайти жодної вільної хвилини, і постійно чимось зайняті, але вся їхня зайнятість не приносить жодних тлумачних результатів. А люди, здатні вміло розпоряджатися своїм тимчасовим ресурсом, завжди можуть виділити час для чогось або для когось, і всі їхні справи безперервно просувають їх до їх цілей та досягнення успіху.

Якщо ви познайомитеся з особливостями життя та роботи успішних людей, то неодмінно виявите, що всі вони, як один, говорять про те, що найцінніший актив, яким володіє людина - це його час, і напевно помітите, що всі вони ведуть щоденники, складають плани, продумують подальші кроки та займаються цим постійно. Вони завжди повно ідей, а кількість їхніх справ просто вражає. Але, водночас, вони щасливі, усміхнені, позитивно налаштовані; все, що вони роблять, роблять з ентузіазмом і отримують від цього задоволення; а також мають міцне здоров'я. Якщо ви є людиною, яка прагне саморозвитку та особистісного зростання, то велика ймовірність того, що і ви хотіли б досягти подібних результатів, інакше вас не було б тут. І для вас є чудова новина – ВИ МОЖЕТЕ ЦЕ ЗРОБИТИ. Потрібно тільки поставити собі за мету навчитися якісно використовувати свій час.

Як цьому навчитися?

Ні для кого не секрет, що всі ми від народження маємо набір різних здібностей і схильностей. Але у всіх, звичайно ж, ці здібності та схильності різні, і в той час як одні люди спочатку схильні до того, щоб ефективно управляти часом свого життя, іншим доводиться ця навичка розвивати та відточувати. Як би там не було, це можна зробити. І знову радісна новина - ВИ МОЖЕТЕ ЦЕ ЗРОБИТИ САМОСТІЙНО, тобто. не вдаючись до того, щоб проходити навчання у спеціалізованих закладах або купувати дорогі навчальні курси. Причому, зовсім не обов'язково мати якийсь особливий талант або геніальність, а можна просто пройти онлайн-тренінг, введення до якого ви зараз читаєте.

Існує два важливі моменти під час проходження цього курсу. Це:

Теоретична база- та інформація, яку ви можете отримати з пропонованих нами уроків.

Практичне освоєння- Застосування того, що ви дізнаєтеся, на практиці у своєму повсякденному житті.

Грунтуючись саме на цих важливих моментах, ми розробили цей тренінг. Кожен урок розрахований на те, щоб ви могли засвоїти теоретичний матеріал, який піднесений цікавою та цілком зрозумілою та доступною будь-якій людині мовою. А також на те, щоб у вас була мотивація і можливість застосувати все те, що ви дізналися, не чекаючи на якийсь слушний момент, а прямо «тут і зараз». Все, що вам знадобиться - це бажання опанувати нову навичку і трохи вільного часу, який вам знадобиться для цього знайти, в чому ми, звичайно ж, не сумніваємося.

Бажаєте перевірити свої знання?

Якщо ви хочете перевірити свої теоретичні знання на тему курсу і зрозуміти, наскільки він вам підходить, можете пройти наш тест. У кожному питанні правильним може бути лише один варіант. Після вибору одного з варіантів, система автоматично переходить до наступного питання.

Уроки з тайм-менеджменту

Вивчивши досвід навчання управлінню часом безлічі людей, дійшли висновку, що його основам, як ми вже говорили, можна навчитися самостійно. Ввівши деякі коригування і ще більше адаптувавши матеріал для самостійного вивчення, ми підготували ряд уроків, спрямованих на розвиток корисних компетенцій для повноцінного оволодіння цією навичкою. Далі - коротко про кожен урок:

Метою даного уроку є допомогти вам максимально розібратися в особливостях та нюансах тайм-менеджменту, а також на глибинному рівні усвідомити та відчути, як може ефективна організація свого часу сприяти досягненню цілей, допомагати у розвитку потенціалу своєї особистості та надавати сприятливий вплив на життя в цілому.

В уроці будуть розглянуті такі питання як цілі управління часом та його передумови, основні етапи та особливості цього процесу. Крім того, ви дізнаєтеся масу порад щодо підвищення особистої ефективності і зможете вибрати ті з них, які будуть підходити саме вам.

Як відомо, будь-яка дія людини безпосередньо пов'язана з тим, що вона витрачає певну кількість часу на її вчинення. І якщо інформація з першого уроку навчить вас визначати та фіксувати свої тимчасові витрати та розбиратися в структурі розподілу тимчасового ресурсу, то знання, які ви отримаєте звідси, допоможуть вам навчитися відокремлювати те, на що потрібно витрачати свій час, від того, на що не потрібно .

Тут мова піде про процес цілепокладання: ви навчитеся визначати свої справжні цілі та другорядні завдання, а значить, зможете робити те, що дозволить вам виключити марну трату часу, і навіть ваші мінімальні зусилля будуть приносити вам максимальні результати.

Досягнення будь-якого результату - це процес, який завжди має свої особливості та характеристики. Важливо розуміти, що не всі дії є ефективними. Потрібно вміти бачити перспективи, прораховувати свої кроки та розставляти пріоритети. Наявність мети передбачає і наявність плану її досягненню. Цим та іншим цікавим питанням і присвячено цей урок.

З нього ви дізнаєтеся про те, що є процес планування справ, які існують методики розміщення пріоритетів, познайомитеся з найбільш ефективними техніками складання планів і списків. Крім цього, ви дізнаєтеся кілька важливих принципів, які допоможуть вам навчитися економити час, підвищувати свої результати та уникати багатьох помилок, які властиві людям, які стали на шлях грамотного розподілу часу.

Незважаючи на те, що в російську мову поняття «тайм-менеджмент» прийшло нещодавно, самому факту організації особистого часу задля досягнення цілей та підвищення продуктивності приділяли та приділяють увагу багато видатних діячів. Можливо, саме тому вони й змогли досягти значного успіху, адже від здатності розпорядитися головним ресурсом - часом - часто залежить вміння людини справлятися з усіма справами, напружено та ефективно працювати в будь-яких ситуаціях, і виходити з них переможцем.

Так чи інакше, планували свою зайнятість усі (художники, письменники, політики – відомі і не дуже), але творцем не універсального режиму дня, а однією з перших комплексних систем управління часом став Б. Франклін. Він на власному прикладі показав, наскільки важливо ставити цілі та розробляти план їхнього досягнення. Про його та інші авторські системи тайм-менеджменту, в яких поєднуються принципи цілепокладання, планування та мотивації, і йтиметься в даному уроці.

А. Герцен писав: «Теорія вселяє переконання, приклад визначає спосіб дій». Насправді, системи управління часом урок 4, основи цілепокладання урок 2 та планування урок3 як основні складові тайм-менеджменту були б не більше, ніж елементами стрункої теорії, якби їх не доповнювали спеціально розроблені загальнометодологічні та в рамках окремих технік практичні інструменти. Наслідуючи їх, застосовуючи їх у своєму повсякденному житті, кожен зможе набути не тільки корисних знань, а й створити власну систему постановки, оцінки та реалізації стратегічних цілей.

Зібрані в цьому уроці рекомендації, поради, хитрощі, прийоми, а також сервіси та програми з тайм-менеджменту взяті з різних джерел, але є універсальними інструментами і однаково стануть у нагоді як у плані управління часом, так і для особистісного розвитку в цілому: тренування самодисципліни , характеру, ставлення до життєвих пріоритетів та цілей

Як проходити заняття?

Всі наші уроки мають одну важливу особливість - вони створені таким чином, щоб застосувати їх могла абсолютно будь-яка людина. Але ви повинні обов'язково мати на увазі, що те, наскільки успішно ви освоїте матеріал, залежить, величезною мірою, від вашого відношення. Якщо ви віднесетеся до цього недбало, з позиції «якщо з'явиться час, то я, звичайно, займуся», то і результат буде цілком посереднім, якщо буде взагалі. Але в тому випадку, якщо ви підійдете до вивчення матеріалу з усією відповідальністю і розумінням важливості того, чим займаєтеся, то результатом стане ваше стрімке особистісне зростання і підвищення показників усіх особистісних характеристик, не кажучи вже про те, що ви навчитеся чудово керувати своїм часом.

Для того щоб отримати з тренінгу найбільшу користь, ми рекомендуємо вам вивчати по одному уроку на два дні: в перший день вам потрібно буде просто ознайомитися з уроком, а на другий - протягом дня використовувати те, що ви дізналися, щоразу використовуючи нові прийоми та комбінуючи їх. На весь курс у вас піде близько десяти днів. Але важливим тут є ще й те, що, взявшись за тренування, ви в жодному разі не повинні пропускати заняття. Поставте собі завдання – пройти цей курс до кінця. Тільки це вже стане вашою практикою тайм-менеджменту, і крім того, почне розвивати у вас такі якості як цілеспрямованість, обов'язковість, старанність і пунктуальність. Запам'ятайте, що теорія та практика – це дві сторони однієї медалі. Тільки так ви зможете навчитися того, чого хочете, і тільки так чинили усі успішні люди за всіх часів. І ще дещо: заздалегідь підготуйте блокнот та ручку, адже у справі планування без цього нікуди.

Додатковий матеріал

Книги з тайм-менеджменту

У цьому розділі додаткових матеріалів ми розглянемо кілька найпопулярніших книг на тему тайм-менеджменту. Кожна з них є унікальною збіркою корисної інформації, практичних порад та вказівок, ефективних технік та прийомів з управління часом. Деякі їх написані авторами-профессионалами і вже заслужили собі авторитет у російських читачів, а й у читачів з усього світу. Інші ж видані зовсім недавно, а їх авторами є ще не такі знамениті, але, безсумнівно, люди, що заслуговують на увагу. Будь-яка з розглянутих книг стане чудовим доповненням до нашого тренінгу.

«Бережіть час: це тканина, з якої зроблено життя».

С. Річардсон

До дисципліни нас привчають з дитинства, і дотримуватися певних обмежень так чи інакше ми змушені все життя. Їжа та сон за розпорядком дня, заняття за розкладом, робота та відпочинок у відведений час. Ми легко підкоряємося чужим правилам гри, по суті допомагаючи комусь іншому досягти його мети. Але коли мова заходить про самодисципліну, багато хто не готовий відмовитися навіть від маленьких слабкостей, на зразок звички поспати зайві 10 хвилин вранці.

Вміння обмежувати себе задля досягнення певних цілей- Найцінніший досвід, володіють яким мало хто. Але лише вони, зрештою, досягають успіху. Відомі політики, бізнесмени, актори свій шлях до слави пройшли завдяки щоденній праці в ім'я своєї мети. Здібності, талант, навіть геніальність це лише один відсоток успіху, решта дев'яносто дев'ять це наполеглива робота.

Самодисципліна – перший крок до особистої свободи

Управління часом – основна складова системи особистої ефективності для будь-якої амбітної людини. Не важливо, яка мета переслідується: схуднути, отримати червоний диплом, розпочати свій бізнес... жодна з цих справ неможлива без навичок самоорганізації. Тайм-менеджмент – це практичне керівництво до дії, завдяки якому можна визначити власні життєві пріоритети, створити своє бачення успіху. Розробка дієвих мотивацій дозволяє непросто берегти час, а розвиватися як особистості. Самодисципліна – життя за суворими правилами, які людина встановлює для себе, у своїх власних інтересах. Такі жорсткі рамки, як не дивно, не обмежують особистість. Навпаки, це єдиний шлях до справжньої свободи.

Тайм – менеджмент це найкращий інструмент самовдосконалення. Насамперед планування вчить контролю над зовнішніми подіями, оточенням, часом і простором. Отримані в результаті роботи над собою навички самоконтролю дозволяють керувати власними почуттями, миттєвими бажаннями, поганими звичками. А володіння це ознака сильної, вольової натури. Розвиток навичок концентрації дозволяє досягати вищих результатів у роботі, витрачаючи при цьому менше зусиль. Таким чином, звільняється час для вдосконалення інтелектуального та духовного. А хіба не в цьому полягає сенс людського життя?

Навички самодисципліни не здобуваються за короткий термін. Більше того, розвинути їх у собі можна лише постійним тренуванням сили волі. Те саме стосується системи тайм-менеджменту. Той, хто хоче досягти успіху в житті, просто повинен ставитись до часу дбайливо.

7 найпопулярніших технік тайм-менеджменту

«Якби я мав 9 годин на те, щоб зрубати сосну, я витратив би 6 годин на те, щоб заточити сокиру».

Авраам Лінкольн

Для ефективного використання часу існує багато методик. Пропонуємо до вашої уваги найпопулярніші прийоми, без яких не обходиться жодна система тайм-менеджменту.

Матриця Ейзенхауера

Техніка отримала свою назву на честь Президента США Д.Ейзенхауера, який усі завдання, які перед ним стояли, ділив на 4 категорії, керуючись їхньою терміновістю та важливістю.

На підставі цього, справи розташовувалися в осередках найпростішої матриці наступним чином:

• Категорія А - термінові та важливі, які мають бути вирішені негайно;
• Категорія Б - рішення їх можна відкласти на певний термін, але зволікати з ними не варто;
• Категорія В – завдання, виконання яких цілком можна делегувати третім особам;
• Категорія Г - справи, які краще відразу відправити в кошик, оскільки вони не варті витраченого часу та зусиль.

На думку фахівців, помилкою більшості людей є неправильне розміщення пріоритетів. Вони охочіше беруться до виконання завдань двох останніх категорій, оскільки зробити ці справи набагато простіше. Швидкі результати сприяють виробленню неправильної оцінки особистої ефективності. Насправді виходить, що людина витрачає зусилля на заняття другоряднізалишаючи за бортом те, що дійсно важливо.

Техніка "Хронометражу"

Врахування часу працівників з метою підвищення трудової дисципліни використовується не один десяток років. Програми автоматизації та обліку фіксують своєчасний прихід та догляд, тривалість робочого дня співробітника. Але сучасні технології пішли ще далі. Сьогодні можна не просто дізнатися, чи є людина на робочому місці, а й перевірити чим вона займається.

Подібних систем контролю на сьогоднішній день розроблено кілька сотень. Програми здатні реєструвати автоматично: відсутність через хворобу, відрядження, відпустку, відгули, роботу за гнучким графіком. Система враховує тривалість обідньої перерви, невчасний догляд чи запізнення, прогули.

При всій своїй досконалості, модулі обліку робочого часу здійснюють лише поверхневий хронометраж, тоді як шпигунські програми на кшталт Maxapt QuickEye допомагають відстежити роботу за комп'ютером. З їхньою допомогою керівник одразу зрозуміє, що Марія Іванівна з бухгалтерії зайнята не роботою над звітом, а спілкуванням на сайті «Однокласники». Звичайно, скласти щохвилини з урахуванням перекурів, чаювання, задушевної балаканини іншого «сміттєвого часу» навіть за допомогою таких програм не вдасться, але найчастіше ніякої необхідності в цьому немає.

Метод Парето

Закон Вільфредо Парето говорить: «20% витрачених зусиль забезпечують 80% результату, тоді як решта 80% приносить лише 20% результату».Можна трактувати його й інакше: «20% працівників приносять фірмі 80% прибутку». Простіше кажучи, ефективно працює лише 1/5 частина колективу. Коефіцієнт корисної дії переважної більшості працівників дуже низький. Їхня робота просто імітація бурхливої ​​діяльності. Якщо направити цю енергію у потрібне русло, загальна продуктивність значно збільшиться.

Метод Парето у тому, щоб вичленувати з усієї маси 20% основних справ і зосередиться ними. Рішення про те, що вважати важливим, а що другорядним, у кожному випадку буде індивідуальним. Розбити справи на категорії дозволяє матриця Ейзенхауера або метод АВС-аналізу, який найчастіше використовують у комбінації із методом Парето. АВС-анализ найпростіший спосіб провести градацію справ за рівнем їх важливості на даний момент.

АВС - аналіз

Даний метод вважається найбільш продуктивним та наочним способом сортування справ. Він дозволяє відсіяти все зайве, зосередиться на досягненні основних цілей. Згідно з цим методом, всі справи розбиваються за категоріями:

• Вищий пріоритет має група А, це справи важливі та термінові. Такі завдання підлягають обов'язковому вирішенню якнайшвидше. Внесок цих справ у досягнення кінцевої мети 65%, хоча їх виконання піде лише 15% часу. Тобто за мінімальний термін буде виконано більше половини усієї роботи.
• До групи В ставляться справи не термінові, але необхідних виконання. Вирішення таких завдань можна доручити третім особам. Важливо контролювати час виконання, оскільки відносини групи У мають тенденцію переходити до категорії А за порушення термінів.
• Група С – завдання які прийнято називати «офісною текучкою». Саме на них витрачається левова частка робочого часу персоналу та керівника. Хоча зі складанням звітів, закупівлею канцтоварів та іншою рутинною роботою легко впорається людина з низькою кваліфікацією.

Самостійна організація робочого часу

Самоменеджмент, мабуть, найрезультативніша з усіх тактик управління часом. Вона застосовна як до окремо взятому суб'єкту, і до колективу загалом. Досягти того, щоб працівник працював результативно, дозволяє система матеріальних заохочень та покарань. Говорячи доступною мовою, штрафи чи преміїнепогано стимулюють індивіда до виконання поставленого перед ним завдання. Слід зазначити, що сам працівник також має бути зацікавлений у грамотній організації робочого процесу.

Найважливішою метою самого менеджменту є максимальна реалізація потенціалу кожної людини в роботі, творчості, особистому житті. Використання цього методу дає такі переваги:

• Час та зусилля на виконання робочих завдань скорочується;
• Підвищується продуктивність;
• Усуваються приводи для стресів, авралів, поспіху;
• Збільшується моральна задоволеність трудовою діяльністю;
• Підвищується кваліфікація, з'являється стимул до особистісного зростання.

Самоменеджмент починається з аналізу стилю роботи, що включає повну інвентаризацію часу. Він дозволяє виявити сильні та слабкі сторони організації трудового процесу, скоригувати їх у потрібному напрямку. Опис усіх видів діяльності включає:

1. Основні робочі завдання;
2. «Перешкоди» або вимушені перерви, так званий «сміттєвий час».

Причинами нераціонального витрачання часу можуть бути особистісні фактори, такі як неорганізованість, недбале ставлення до трудових обов'язків, відсутність самодисципліни, прагнення все робити швидко, поспіхом. Втім, зайве прагнення, бажання звалити він усі справи разом теж рідко дає позитивний результат.

Відомий американський бізнес-тренер Ден Кеннеді вважає, що телефонні дзвінки, незаплановані відвідувачі, наради, що затяглися, - найзлісніші поглиначі часу для керівника. По можливості вони повинні бути усунені або зведені до мінімуму.

Метод «Помідора»

Ця тактична методика зі смішною назвою була вигадана у 80-ті роки минулого століття італійцем Франческо Чирілло. Будучи одним із студентів, молодий чоловік вирішив почати роботу над собою з метою підтягнути успішність. Провівши докладний «розбір польотів», він усвідомив, що ніяк не може зосередитися на навчанні, відволікаючись на дрібні справи. Тоді Франческо приніс із кухні таймер у вигляді томату, встановив його перед собою і засік час занять.

Практичним шляхом було виявлено, що зосереджено вивчати науку він може протягом 25 хвилин. За цей період студент жодного разу не відволікався від книги. Надалі було ухвалено рішення розбити весь час, відведений на заняття з блоків. В півгодинний інтервал входив час максимальної концентрації - 25 хвилин, а також час відпочинку, який відводиться саме на ті дрібні справи. Метод «помідора» набув сьогодні широкого поширення завдяки своїй простоті, доступності та ефективності.

Визнайте, що нерідко вживаєте фразу «Шкода, що на добу лише двадцять чотири години». Дійсно, численні професійні стреси часто пов'язані з невмінням планувати свій робочий день, грамотно і раціонально підходити до розподілу тимчасових витрат. Тому за останні десятиліття інтерес до технік управління часом неухильно зростає.

О.Б. МИХАЙЛОВА

Управління часом (Time Management) – міждисциплінарний розділ науки та практики, присвячений вивченню проблем та методів оптимізації тимчасових витрат у різних сферах професійної діяльності.

Основні ідеї: виконання роботи з меншими витратами у кращих умовах з якіснішими результатами. При цьому без поспіху та стресових ситуацій, з більшою задоволеністю від роботи. Як наслідок – підвищення мотивації праці, зростання кваліфікації, менша завантаженість роботою, відсутність помилок при виконанні професійних функцій, цілі досягаються найкоротшим шляхом. Але основною метою вивчення тайм-менеджменту таки є максимальне використання власних можливостей та свідоме управління плином часу.

Давні мореплавці казали: «Пливу не так, як вітер дме, а як вітрило поставлю!» Можна згадати і ще одне не менш давнє і дуже відоме прислів'я: «Час - гроші!» Час – це справді стратегічний ресурс людини.

Зручною ілюстрацією часу як стратегічного ресурсу може бути така формула:
ЧАС РОБОТИ = МЕТА х (СПОСОБИ РОБОТИ + ЕНЕРГІЯ) – перешкоди,
де ЧАС РОБОТИ залежить від:

• її мети, яка має бути «усвідомленою та зрозумілою виконавцю;
• способу роботи (структура та склад конкретної діяльності, включаючи її внутрішні та зовнішні компоненти);
• енергії, витраченої на діяльність (тут під «енергією» розуміються будь-які витрати зусиль та засобів, що дозволяють ефективно реалізувати використовувані способи роботи), за відсутності перешкод (будь-яких внутрішніх чи зовнішніх перешкод, які ускладнюють або унеможливлюють виконання роботи та досягнення мети).

Перешкоди часу
Насамперед необхідно виявити причини втрати вашого часу. Перегляньте список найістотніших «поглиначів» часу, проаналізуйте власну роботу та спробуйте вибрати з них п'ять «своїх» найважливіших перешкод.

1. Нечітка постановка цілі.
2. Відсутність пріоритету у справах.
3. Спроба забагато зробити за один раз.
4. Відсутність повного уявлення про майбутні завдання та шляхи їх вирішення.
5. Нечітке планування трудового дня.
6. Особиста неорганізованість, «паперові завали».
7. Надмірне читання.
8. Погана система документообігу.
9. Нестача мотивації, небажання активно працювати.
10. Пошук несистематизованої необхідної інформації (адрес, телефонів, записів).
11. Недоліки кооперації чи поділу праці.
12. Телефонні дзвінки, що відривають від справи.
13. Незаплановані гості.
14. Нездатність сказати «ні».
15. Неповна, запізніла інформація.
16. Відсутність самодисципліни.
17. Невміння довести справу до кінця.
18. Відволікання (шум).
19. Затяжні наради.
20. Недостатня підготовка до розмов та обговорень.
21. Відсутність комунікації чи неточний зворотний зв'язок.
22. Розмови на приватні теми.
23. Зайва комунікабельність.
24. Надмірність ділових записів.
25. Синдром відкладення.
26. Бажання знати усі факти.
27. Тривалість очікування (наприклад, запланована зустріч).
28. Поспіх, надмірна метушливість.
29. Занадто рідкісне делегування (передоручення) справ.
30. Недостатній контроль за дорученими справами їх часто доводиться переробляти.

Виділивши свої п'ять «поглиначів часу» та відповівши на такі запитання: «Наскільки сильно ці перешкоди заважають досягненню мети та уповільнюють вашу діяльність? Чи намагалися ви боротися з ними? Яким чином, з яким результатом?», - ви вже зможете досягти значного підвищення продуктивності своєї роботи.

Розглянемо кілька технологій тайм-менеджменту, які допоможуть вам дати раду виявленим фактам втрати часу.

"Золоті" пропорції планування часу
Планування часу ґрунтується на певних принципах. Один із найвідоміших сформулював італійський економіст Вільфредо Парето. Він розрахований на раціональне використання часу і говорить: «Якщо всі робочі функції розглядати з погляду критерію їх ефективності, то виявиться, що 80 відсотків кінцевих результатів досягається лише за 20 відсотків витраченого часу, тоді як решта 20 відсотків підсумку поглинають 80 відсотків робочого часу» .

Стосовно повсякденної роботи це означає, що не слід братися спочатку за найлегші і цікаві справи, що вимагають мінімальних витрат часу. При плануванні необхідно вирішувати насамперед життєво важливі проблеми, а потім - численні другорядні.

Техніка аналізу складності завдань
Послідовне застосування принципу Парето допомагає використовувати практично техніка аналізу складності завдань АБВ. Вона заснована на поділі всього обсягу завдань на три групи.

А. Найважливіші завдання – становлять приблизно 15 відсотків від загальної кількості всіх завдань та справ, якими ми зайняті. Власне значення цих завдань (досягнення мети) становить приблизно 65 відсотків.

Б. На важливі завдання припадає в середньому 20 відсотків загальної кількості справ, і значимість цієї категорії завдань становить відповідно також 20 відсотків.

В. Менш важливі та несуттєві завдання становлять, навпаки, 65 відсотків загальної кількості завдань, але мають незначну частку (приблизно 15 відсотків у загальній «вартості»).

Технологію аналізу завдань за принципом АБВ можна здійснити так:

1. Складіть список всіх майбутніх завдань (день, місяць, квартал, рік) у відповідному періоді часу.

2. Систематизуйте завдання за рівнем їх важливості, встановіть черговість справ відповідно до їхньої «вартості» для вашої діяльності.

3. Пронумеруйте свої завдання.

4. Оцініть їх відповідно до категорій А, Б, В:
а) перші 15 відсотків усіх завдань, що належать до категорії А, не підлягають дорученню;
б) наступні 20 відсотків – завдання категорії Б;
в) решта 65 відсотків - завдання категорії Ст.

5. Перевірте свій часовий план на відповідність виділеного вами бюджету часу значенню завдань:

• 65 відсотків запланованого часу – завдання А;
• 20 відсотків запланованого часу – завдання Б;
• 15 відсотків запланованого часу – завдання В.

6. Проведіть відповідні коригування, орієнтуючи свій план на завдання А.

Психотехнічні вправи
Привчити себе до раціонального планування та організації своєї діяльності допоможе виконання нескладних вправ.

"Повний порядок"
Візьміть за правило періодично систематизувати свої професійні матеріали, книги, записи. Для початку наведіть елементарний порядок у себе на столі. Визначте кожному предмету конкретне місце та надалі постарайтеся класти його саме туди.

«Навести порядок» у своїх думках ви можете за допомогою щоденника або тижневика, в якому слід записувати основні справи на майбутній день і ввечері перевіряти, чи ви виконали всі з того, що було задумано. Прагніть здійснити все намічене.

«Кінець – справі вінець»
Потрібно вчитися робити одне, хай маленьке, але до кінця. Встановіть черговість та приступайте до виконання. Пам'ятайте: справі – час, потіху – година. Доки ви роботу не закінчите, ніяких розваг, гостей, смачних страв, приємних занять. Якщо важко, то можна виконувати цю вправу лише один раз на тиждень. Але обов'язково одну справу доводимо до кінця.

«Планування»
На аркуші паперу запишіть усі свої плани на наступний день. Тепер подумайте і наголосіть на тому, що ви навряд чи зможете виконати. Ще раз перегляньте пункти, що залишилися. Якщо не виникло бажання викреслити, залиште без змін.

А тепер основне - все, що залишилося, потрібно виконати! Привчайте себе здійснювати намічене. Найкраще менше намічати, але все виконувати. Рекомендуємо скласти такий план на майбутній тиждень, місяць, рік. І так само працювати з ним.

Технологія делегування
Технологія делегування (передачі, передоручення окремого завдання або діяльності іншій особі) дозволяє звільнити час для виконання керівних функцій (завдань А) та надає можливість іншим співробітникам розкрити свої здібності. Успішне делегування передбачає: готовність делегування (бажання); здатність до ухвалення делегування (можливості). Делегування є досить тонким інструментом керування. Перш ніж говорити про технології, розглянемо, що можна делегувати.
Таблиця 1. Предмет делегування

Необхідно делегувати	можливо	У жодному разі не можна
1. Прості завдання технічного (допоміжного) характеру	Представницькі функції у деяких ситуаціях	Стратегічні функції керівника щодо визначення цілей, завдань
2. Рутинну (просту та однотипну роботу)	Приватні завдання, що вимагають унікальних якостей (кваліфікації, досвіду) співробітника	Масштабні фінансові питання
3. Підготовчу роботу	Навчальні завдання при допустимих витратах на навчання та інструктаж співробітника	Кадрові переміщення
4. Експертні завдання, в яких співробітник розбирається значно краще	Комплексні завдання, що мають невисокий рівень ризику	Управлінські рішення за результатами контролю (заохочення та покарання)
5. Завдання, які інші можуть виконати швидше та економічніше		Завдання особливої ​​важливості, терміновості, високого ступеня ризику
6. Будь-які нестрокові завдання, які співробітник якісно може вирішити сам		Питання безпеки

Грамотний процес делегування ґрунтується на психологічних аспектах спілкування у професійній діяльності.

Шість допоміжних питань із делегування становлять основу технології оперативного передоручення професійних завдань.

1. Що має бути зроблено? Співробітнику необхідно чітко пояснити мету та результат дорученого виду роботи.
2. Хто має це зробити? Доведіть, чому саме цьому фахівцю ви доручите свою діяльність, підкресліть його компетентність і відповідальність.
3. Чому він має це зробити? Обов'язково прокоментуйте, що ви можете вирішити цю проблему самі, але зайняті вирішенням найважливіших завдань.
4. Як він має це зробити? Спільно розробіть найбільш ефективні методики вирішення групи завдань, що делегується.
5. За допомогою чого він має це зробити? Запропонуйте необхідні засоби та способи вирішення проблеми.
6. Коли він має це зробити? Чітко визначте термін виконання діяльності.

Технологія саморозвантаження
Одна з основних проблем психології професійного здоров'я – це невміння відпочивати. З погляду тайм-менеджменту, організація вашого робочого дня має відповідати принципу: «Робота має підкорятися мені, а не навпаки». Технологія аналізу діяльності та саморозвантаження протягом робочого дня дозволяє планувати свій відпочинок та, відпочиваючи, планувати час.
Таблиця 2. Техніка саморозвантаження
Наведемо кілька прикладів технік організації дня. Всі вони мають рекомендаційний характер і можуть бути лише імпульсом для складання вашого розпорядку, оскільки найкраща система тайм-менеджменту - система, обрана вами. Що знайти її необхідно спробувати вже відомі техніки, а потім вибрати ті, які найбільш зручні саме для вас.

Правила початку дня
Починайте день із позитивного настрою. Намагайтеся порадіти початку нового дня. Настрій, з яким ви приступаєте до вирішення майбутніх завдань, має важливе значення для подальших успіхів чи невдач. Щоранку, як рекомендував це робити великий Піфагор своїм учням, кажіть собі такі вірші:

«Перш ніж стати від солодких снів, що навіваються вночі,
Думою розкинь, які діла тобі день приготував».

Складіть реалістичний план весь день. Спочатку - ключові завдання, до вирішення яких необхідно приступати без «розгойдування». Ранок – для складних та важливих справ!

Правила середини дня
Відхиляйте нетермінові проблеми, що додатково виникають. Уникайте незапланованих імпульсних дій. Своєчасно робіть паузи та дотримуйтесь розміреного ритму професійної діяльності. Виконуйте важливі завдання наскільки можна до полудня. Добре, якщо протягом робочого дня виходить викроїти хоча б півгодини, протягом якого ви обмірковуєте та аналізуєте план поточного дня, вносите відповідні корективи.

Правила завершення робочого дня
Усі розпочаті невеликі справи намагайтеся завершити протягом одного дня. Необхідний контроль за результатами та самоконтроль. План наступного дня складайте увечері! Або – як навчав своїх учнів уже згаданий нами Піфагор:

«Не допускай лінивого сну на втомлені очі,
Перш ніж на три запитання про денну справу не відповиш:
Що я зробив? Чого я не зробив? І що мені залишилося?

Таким чином, ми завершуємо день спокійним аналізом та плануванням на завтра у спокійному позитивному настрої. Не допускайте тривожних думок та неіснуючих причин для занепокоєння, як сказав відомий сатирик М.М. Жванецький: «Боремося з труднощами в міру їх надходження!»

Техніка саморозвантаження
Однією із суттєвих передумов успішної роботи є концентрація на дійсно важливому та суттєвому замість розпилення по дрібницях. Ви зможете значно покращити свій стиль роботи і розвантажити себе, якщо всі свої робочі завдання спочатку (коротко і принципово) ставитимете під питання. Питання та заходи саморозвантаження, які ви можете вибрати, наведені в таблиці.

Технологія контролю часу
Для керування такою тонкою матерією, як час, контроль особливо важливий. У наведеній таблиці 3 перераховані деякі способи контролю, які використовуються в тайм-менеджменті.

Метод «п'яти пальців» (за Л. Зайвертом)
Лотар Зайверт пропонує простий та дуже зручний метод щоденного підсумкового контролю у тайм-менеджменті, так званий метод п'яти пальців. Метод є елементарною технікою, в якій за кожним пальцем руки закріплений один із контрольованих параметрів якості досягнення мети.

Достатньо лише подивитися на долоню правої руки та за першими літерами назви пальців згадати параметри, на підставі яких здійснюється контроль.

М (мізинець) - думки, знання, інформація. Мисленевий процес. Що нового я сьогодні дізнався? Які знання набув? У чому зросла моя компетентність, посилився професіоналізм? Які нові та важливі ідеї сьогодні мене осяяли?

Б (безіменний) – близькість до мети. Що я сьогодні зробив і чого досяг?

С (середній палець) – стан духу. Яким був сьогодні мій переважний настрій, настрій? Що було пов'язано з позитивними емоціями та високою мотивацією?

У (вказівний) – послуга, допомога. Співпраця. Чим я сьогодні допоміг іншим? Чи я познайомився з новими людьми? Чи покращилися мої взаємини з колегами (або навпаки)? З ким виник конфлікт?

Б (великий палець) – бадьорість, фізичний стан. Що я зробив сьогодні для мого здоров'я, підтримки моїх фізичних сил? Що дозволило відпочити, відновити сили? Що сьогодні зроблено мною для підтримки здоров'я, фізичної форми?

«П'ятипальцевий» метод підсумкового контролю зручний перш за все своєю компактністю – він дає можливість швидко та якісно проконтролювати найбільш значущі підсумки дня. При всій простоті даний метод може бути цілком серйозним аналітичним інструментом.
Таблиця 3. Способи контролю, які використовуються в тайм-менеджменті

Процес		Результат
Самоконтроль	1. Ведення хронометражу протягом дня	1. Щоденний огляд виконаних завдань, досягнутих цілей. Аналіз причин успіхів та невдач
	2. Позначки в органайзері протягом дня	2. Щоденний експрес-аналіз якості часу
	3. Хронометраж окремих витрат часу	3. Планове підбиття підсумків після завершення тижня, місяця тощо.
	4. Фіксація перешкод
	5. Використання інтуїції
	6. Створення пам'яток
Зовнішній контроль	1. Письмова фіксація домовленостей	1. Усна чи письмова звітність перед заінтересованими особами відповідно до договору
	2. Взаємні зобов'язання (договір) при спільній роботі	2. Використання консультантів, отримання оцінки та зворотного зв'язку
	3. Використання «нагадників», «будильників», «контролерів часу»

Що таке тайм-менеджмент і яких основних принципах будується техніка управління особистим часом. Яких правил доведеться дотримуватися тим, хто бажає використовувати тайм-менеджмент у житті, і як він впливатиме на людину, її успіхи та цілі. Детальний розбір поняття та важливих моментів.

Для сучасної людини 24 години на добу це мало. Особливо для підприємця, який намагається виконати максимальну кількість завдань упродовж дня. Нерідко він жертвує сном та відпочинком, працюючи допізна і без вихідних. Але частіше проблема криється над браку часу, а його неправильному розподілі.

Впровадження тайм-менеджменту у життя дозволяє:

• навчитися керувати часом;
• контролювати свій день;
• цінувати особистий час;
• виконувати більше завдань;
• досягати поставленої мети;
• не жертвувати відпочинком.

Але перш ніж почати використовувати таку методику керування часом, із нею потрібно детально познайомитися.

Що таке тайм-менеджмент: основні поняття та визначення

Тайм-менеджмент - це технологія свідомого управління часом, що підвищує продуктивність людини. Будується вона на розстановці пріоритетів, аналізі тимчасових витрат, плануванні, постановці цілей, організації робочого дня (тижня, місяця) та делегуванні завдань.

Крім того, тайм-менеджмент передбачає аналіз конкретних кроків та дій, необхідних для реалізації тієї чи іншої ідеї чи досягнення мети. Сюди входить і контроль над досягненнями цілей, що полягає у виконанні планів та підбитті підсумків.

Тайм-менеджмент застосовують керувати як робочим, і особистим часом. Адже будь-який будній день – це не лише робота, а й відпочинок, саморозвиток, самоосвіта, розваги тощо.

Ця технологія корисна не тільки для бізнесменів, керівників, політиків, а й для домогосподарок, студентів, школярів та інших людей. Вона дозволяє щодня виконувати всі поставлені на день завдання та при цьому повноцінно насолоджуватися життям – відпочивати, приділяти час сім'ї чи хобі, подорожувати та багато іншого.

У всіх є ті самі двадцять чотири години на добу. Вся різниця в тому, як ви витрачаєте свій час. Хороша новина в тому, що навіть якщо ви досі погано використовували свій час, ви можете змінити це із завтрашнього дня. Замість витрачання свого часу на дії низької цінності, почати витрачати його на високооплачувані дії.

Якщо прибрати все лушпиння, то можна вивести досить просте визначення:

"Тайм-менеджмент - це інструмент для управління своїм життям".

Наше життя багато в чому залежить від часу, що витрачається на ті чи інші дії. А навчитися керувати часом – отже, навчитися керувати життям.

Які принципи ефективного тайм-менеджменту

Принципи управління та планування особистого часу стоять на 4-х основних фундаментах:

1. Правильна постановка цілей.
2. Правильне розміщення життєвих пріоритетів.
3. Щеплення потрібних звичок.
4. Грамотне використання інструментів планування.

Постановка цілей

Більшість людей не вміють правильно ставити цілі. Від цього знижується їхня продуктивність, зникає мотивація і через деякий час у людини з'являється лише одна мета – відпочити.

У чому полягають помилки під час постановки цілей?

Наприклад, бажання купити автомобіль до кінця року це не мета.

Мета повинна мати такий вигляд: «Я куплю автомобіль Rolls-Royce Phantom 2016 року випуску до 25 грудня 2016 року». Тобто має бути конкретика та тимчасові обмеження (термін досягнення мети).

Мета має бути:

• конкретної;
• обмеженою строком;
• вимірною;
• реальною.

Без цих 4-х складових ціль стає звичайним бажанням, яке не мотивує.

Коли ви розумієте, що вам років 25 чи 30, а батькам залишилося жити років 10, 15, 20, тоді виникає справжня причина. Чи виникла вона в когось із вас, я не знаю. Але якщо у когось виникла – це чудово. Тому що наші близькі як цілі дають нам величезний ривок для розвитку. Потім виникають інші – місія, масштаб, вплив, будь-які інтереси. Але для тих, хто страждає і шукає власну мотивацію, для тих, хто не може знайти, що ж його запалює і сидить на порожньому місці, хочу звернутися. Не шукайте далеко. Встаньте на ноги самі - купіть шмотки, почніть нормально їсти, одягатись і ви виявите потім, що ви повністю в змозі змінити життя своїх близьких. І це є чудовою причиною для перших кроків.

Михайло Дашкієв – співзасновник та керівник проекту «Бізнес Молодість»

Визначення життєвих пріоритетів

Ефективність тайм-менеджменту багато в чому залежить від життєвих пріоритетів людини. Вони так само важливі, як і цілі. Але і тут люди постійно припускаються помилок.

Життєві пріоритети, переважно, мають бути спрямовані стосовно себе. Тобто, в першу чергу, треба подумати: «Що важливо для мене? Що мені потрібно, щоб покращити своє життя та його якість?».

Однак не слід думати, що всі, хто використовують тайм-менеджмент, є егоїстами.

Не всі пріоритети мають бути спрямовані на себе коханого. Про близьких та рідних людей теж треба думати. Особливо якщо це батьки, дружина чи діти. І треба розуміти, що кожен має свої пріоритети. Тобто для когось важливе лише своє благополуччя, а для когось благополуччя всієї родини.

Але все ж таки основна частина пріоритетів повинна бути спрямована на саму людину. Тоді продуктивність не падатиме і не відбудеться «перегорання», після якого, зазвичай, люди опускають руки.

Щеплення звичок

Тут мова йде про корисні і хороші звички, які допоможуть досягти поставленої мети. Завдяки яким за день виконуватимуться усі заплановані справи. За допомогою яких можна збільшити свою продуктивність.

Які це можуть бути звички? Наприклад:

• Щодня прокидатися о 5 ранку.
• Бігати вранці 10 км.
• Завжди тримати свої обіцянки.
• Вчасно приходити на зустрічі.
• Не дивитись телевізор і не читати новини.
• Ніколи не скаржитися на будь-що.
• Завжди казати правду.

Для прищеплення корисної звички достатньо 21 дня. Те саме стосується й відмови від шкідливих звичок.

Головне правило напрацювання корисних звичок – 1 звичка на місяць. Так, цей процес тривалий. Особливо, якщо планується прищепити близько 10 звичок. Але ж і «Москва не одразу будувалася».

Використання інструментів планування

Ефективно керувати своїм часом без щоденного планування вкрай складно та практично неможливо. Тому щоденні плани є невід'ємним елементом тайм-менеджменту.

Під плануванням варто розуміти перелік завдань щодня. Щодня ввечері людина не лише підбиває підсумки прожитого дня, а й складає список справ наступного дня. І для планування він може використовувати будь-які доступні та зручні інструменти.

Традиційним інструментом планування є простий щоденник. Він може бути паперовим чи електронним. Проте найкраще використовувати перший, оскільки коли людина пише від руки, а чи не набирає текст на клавіатурі, він легше запам'ятовує написане. Відповідно, протягом дня доведеться менше заглядати в щоденник і відволікатися від важливіших завдань.

У щоденник вписуються:

• Короткострокові та довгострокові цілі.
• Щоденний список завдань та справ.
• Особисті нотатки.
• Відмітки про досягнуті цілі.
• Підсумки прожитих днів з їх докладним аналізом (у виконаних завдань, тимчасові витрати на ті чи інші дії, особиста ефективність протягом дня (тижня) і т.д.).

Подібні записи можуть вестись у будь-якому електронному вигляді. Головне, щоб програма або програма дозволяли швидко вносити зміни до списку справ.

При складанні планів та завдань на день у тайм-менеджменті прийнято враховувати біологічні цикли людини. Адже підйом та спад активності у різних людей відбувається у різний час. Тому за плануванні ця особливість завжди враховується.

p align="justify"> Резюмуючи можна відзначити, що планування - це найголовніший момент тайм-менеджменту, без якого техніка управління часом втрачає весь сенс.

12 правил сучасного тайм-менеджменту

Тайм-менеджмент не є складною наукою та освоїти таку техніку може кожен охочий. Достатньо лише дотримуватись основних правил гри.

1. Щодня займатись плануванням. Складати список справ щодня і беззаперечно виконувати його.
2. Ставити конкретні, реальні та обмежені терміном короткострокові та довгострокові цілі.
3. Завжди дотримуватись розставлених пріоритетів спрямованих на себе (переважно) або близьких людей.
4. Виключити із життя «пожирачів» особистого та робочого часу (соціальні мережі, комп'ютерні ігри, перегляд ТБ, телефонні розмови без потреби тощо).
5. Виконувати найскладніші справи насамперед і відкладати їх у потім.
6. Завжди говорити "Ні" непотрібним справам.
7. Концентруватися на одному завданні, доки воно не буде виконане до кінця. Тобто не можна перескакувати від однієї дії до іншої, поки що одна з них повністю не закінчена.
8. Працювати в зручний для себе час, враховуючи біологічні цикли.
9. Фільтрувати всю інформацію, що входить. Особливо це актуально за доби популярності інтернету, де повно інформаційного сміття.
10. Дотримуватись чистоти на робочому столі (у тому числі і на робочому столі ПК або ноутбука).
11. Організувати комфортне робоче місце.
12. Завжди пам'ятати, що сьогоднішній день може бути останнім у житті. Ніщо так не змушує людину діяти, як страх смерті.

Що дає використання тайм-менеджменту у житті

По-перше, тайм-менеджмент дозволяє навчитися керувати своїм часом, а значить і керувати своєю діяльністю та життям.

По-друге, дана технологія допомагає позбутися згубних звичок і замінити їх корисними.

По-третє, люди, які використовують тайм-менеджмент швидше досягають поставленої мети, легко навчаються і здатні досягати успіху в різних видах діяльності.

Більше того, людина, яка живе за всіма канонами тайм-менеджменту:

• Має у розпорядженні більше вільного часу для відпочинку.
• Здатний оперативно виконувати низку завдань у стислі терміни.
• Менше схильний до впливу стресу.
• Менше схильний до захворювань, які викликаються стресом, хронічною втомою і недосипанням.
• Майже повністю контролює своє життя.

Все це стосується розділу переваг тайм-менеджменту. Але є тут і зворотний бік медалі.

Недоліки тайм-менеджменту: чому не всі можуть керувати часом?

Сама технологія виглядає практично ідеально. Головне докласти певних зусиль і людина стає справжнім господарем свого життя. Однак чомусь у багатьох не виходить керувати особистим та робочим часом. І причина тут криється у низці недоліків:

• Перш ніж застосовувати тайм-менеджмент, людина повинна зайнятися самодисципліною. А це зовсім інша технологія, яка вимагає багато часу, від чого не кожен хоче цим займатися і залишається віч-на-віч зі своїми розмитими цілями та горою невиконаних завдань.
• Складність технології – це головна вада тайм-менеджменту. Адже, по суті, людина просто ламає себе, залишає зону комфорту, перебудовується психологічно та емоційно, що для багатьох стає непосильною працею.
• Не один посібник або курс тайм-менеджменту не дають конкретний план дій. У них найчастіше пропонують спільні дії, які підходять не кожній людині.
• Поодинці складно керувати власним часом, тому що завжди знайдеться привід зробити собі поблажку. Тому тайм-менеджмент має більший ефект у колективі (корпоративний тайм-менеджмент), де є «доглядач».

Я перечитав величезну кількість різних книг з управління часом, управління собою, самодисципліни. Багато з цих книг написано сухою мовою. Там дуже мало методик, які можна впровадити в життя людини, яка має велику кількість проектів, справ і які потрібно робити вже прямо зараз, ще навіть може бути вчора. І я зрозумів, що ця проблема стоїть не лише у мене, а й у багатьох людей.

Олексій Толкачов – засновник проекту «Школа Переможців»

Як видно, основні недоліки технології криються у психології людини. Хтось може легко перебудуватися під нові умови життя, а комусь це не під силу.

У висновку хотілося б відзначити, що тайм-менеджмент справді позитивно позначається на працездатності, особистої ефективності та успіху. І можна спробувати впровадити його у своє життя. Однак покладати великі надії на цю технологію не варто.

Починати свій бізнес, не вміючи планувати час, не варто. Чітка самоорганізація та наполеглива праця – це дві основні якості підприємця. Якщо грамотно планувати свій час, то його вистачатиме на всі поставлені завдання. Тайм-менеджмент став популярним у Росії до кінця 2000-х років, набагато пізніше, ніж у Європі. Що це за наука, які її функції, визначення та як розподілити свій робочий час правильно, обговоримо нижче.

Ноу-хау у самоорганізації

З тайм-менеджментом мимоволі стикаються всі підприємці-початківці. Поняття походить від англійського словосполучення «time management» і означає «керування часом». Керувати часом у буквальному значенні людині недоступно, але максимально ефективно вибудовувати свій графік можна навчитися.

Тайм-менеджмент – це наука про розподіл, облік та організацію власного робочого часу. Організація та облік допоможуть підприємцям виконувати більшу кількість справ та скоротити при цьому трудовитрати. Ось кілька фактів, що підтверджують користь планування:

1. Згідно з дослідженнями британських учених, вивільняє ресурси, яких на кожні 10 років роботи припадає по 2 роки.
2. Якщо планувати кожен робочий день, то на стандартні справи у вас піде вдвічі менше часу.
3. Другі і неважливі відносини займають у людини 70% його робочого часу.

Науково підійти до питання робочого порядку вирішили ще в Стародавньому Римі. Наприклад, великий мислитель Сенека у своїх працях розділив час, витрачений за день людиною, на дві групи:

• Гарне - використовуване з користю.
• Погане - витрачене на безрезультатні відносини.

Сенека запропонував записувати витрачений час та обчислювати його користь, відштовхуючись від заповненості. Ці думки стали основою поняття «особистої ефективності». А італійський письменник Альберті у XV столітті говорив, що той, хто керує своїм часом, завжди матиме успіх. Для досягнення задуманої мети Альберті запропонував використати правила:

1. Щоранку починати зі складання списку важливих справ.
2. Розподіляти справи у списку так, щоб найважливіші були вищими і знижувалися в порядку зменшення значущості.

Багато років це питання розглядалося переважно в теорії, і лише у 80-ті роки ХХ століття його почали активно впроваджувати у практику. Тайм-менеджмент стає необхідний і в роботі, і у звичайному житті. Щоб насолоджуватися життям та отримувати від нього задоволення, потрібно навчитися регулювати процес витрачання своїх активів. Тому наука «тайм-менеджмент» така актуальна в наші дні, коли часу катастрофічно не вистачає. Типи тайм-менеджменту різні та підійдуть як домогосподарці, так і великому власнику компанії. Ми поговоримо про дисципліну загалом.

Щоб насолоджуватися життям та отримувати від нього задоволення, потрібно навчитися регулювати процес витрачання своїх активів.

Складається дисципліна з кількох частин:

1. Оптимізація часових ресурсів.
2. Суворе планування певного часового проміжку (дня, тижні, місяці).
3. Створення мотивуючих факторів.

Ефективність тайм-менеджменту полягає в тому, що ви переосмислите важливість своїх справ за доцільністю. Це підвищить вашу працездатність. Користуватися на практиці наукою про час повинні не тільки ви як голова компанії, а й усі найняті співробітники. Тому грамотне управління компанією включає навчання співробітників на курсах тайм-менеджменту і контроль того, як практично використовуються знання.

Вигадка чи правда

Існує думка, що тайм-менеджмент не підходить для російського менталітету. Люди, які живуть за планом, більше нагадують роботів, а Росія славиться своєю непередбачуваністю. Але подібні думки не мають підстав, а переваги використання на практиці тайм-менеджменту говорять про зворотне.

Думка, що тайм-менеджмент не підходить російському менталітету, не має підстав, а переваги його використання на практиці говорять про протилежне.

Розглянемо кілька міфів про науку з управління часом:

1. Керувати часом не зможе жодна жива людина. Звісно, ​​сповільнити чи прискорити час людині не під силу. Але будь-який успішний управлінець має вміти контролювати свої справи, правильно розставляти пріоритети. Саме цьому навчає тайм-менеджмент.
2. Тайм-менеджмент змушує працювати людину у великих обсягах. Це неправда, тому що за рахунок оптимізації та аналізу своїх дій ви будете виконувати ту ж роботу, але в короткі терміни. Користь очевидна. Особиста результативність підвищується за рахунок викорінення другорядних завдань, на які за день йде чимало часу. Наприклад, перевірка пошти або читання новин у соціальних мережах може викрасти у вас в середньому 50% робочого часу.
3. Живучи за чітким планом, ви втратите свободу вибору. Тайм-менеджмент, навпаки, вчить людину ефективно розподіляти свій час, тому вона стає вільнішою.

Сім ступенів до успіху

Контроль та планування свого робочого часу згідно з тайм-менеджментом здійснюються за семи принципами. Якщо чітко дотримуватись правил і розділити роботу на етапи, то вже через два тижні ви звикнете до нового графіка і помітите, скільки вільного часу залишається на особисті справи. Розглянемо докладніше рівні оптимізації свого дня з тайм-менеджменту.

Чіткий план

Неважливо, ви є керівником великої компанії або тільки починаєте свій бізнес, потрібно планувати свій день. Складається план на певний часовий проміжок: день, тиждень, місяць. Початківцям рекомендується починати із щоденного планування. Прийшовши на своє робоче місце, ви негайно приступите до роботи і знатимете, чим її закінчити. Під час складання плану враховують основні принципи:

1. Кожну мету потрібно записати на аркуші щоденника або в електронному варіанті. Якщо ціль тільки у вашій голові, на практиці вона навряд чи здійсниться.
2. Складається план наперед, це підвищить продуктивність на 25%.
3. Якщо завдання об'ємне, то воно ділиться на кілька дрібних з чіткою послідовністю.
4. Якийсь час у плані залишається для форс-мажорних ситуацій.

На складання плану ви витратите кілька хвилин часу, але вони окупляться за наступний робочий день, оскільки встигатимете ви на 25-35% більше.

Навчитися чітко формулювати цілі

Успішна робота залежить від чіткості формулювання цілей та вміння розбивати їх на конкретні завдання. У тайм-менеджменті цей етап зветься «декомпозиція цілей». Потрібно навчитися із загального виділяти приватне.

Наприклад, ви хочете збільшити продаж у вашій компанії. Формулюємо мету: підняти продажі на 45% за три місяці. Мета включає ряд конкретних завдань:

• Провести рекламну акцію у конкретній торговій точці.
• Збільшити вартість деяких товарних позицій.
• Провести коригування цін.
• Запустити та просунути інтернет-магазин.

У тайм-менеджменті на формування цілей використовується система SMART. За цим принципом цілі повинні відповідати ряду якостей:

• Конкретність – specific.
• Вимірюваність реальним часом – measurable.
• Виконаність за певний період – attainable.
• Актуальність сьогодні – relevant.
• Обмеженість у часовому проміжку – time-bound.

Якщо рухатися до мети, виконуючи поетапно конкретні завдання, то досягти її можна швидше на 25%, оскільки загальний напрямок не витрачатиметься на неефективні завдання.

Фіксація дій згідно з планом

Конкретно поставлені завдання потрібно зафіксувати так, щоб було видно, скільки часу займе їх виконання. Існує кілька інструментів наочної фіксації. Ефективне рішення – використати «діаграму Ганте». Розглянемо приклади:

Ціль: побудувати ангар для розведення свиней. Постановка завдань: підготувати план на папері, розчистити землю для будівництва, закласти фундамент, зібрати ангар, провести внутрішні комунікації, облаштувати стійла для тварин.

Складаємо таблицю: у вертикальній колонці прописуємо завдання, у верхній горизонтальній – числа та місяці. Зафарбовуємо комірки часу кожного завдання різними кольорами. Близькі завдання можна групувати.

Наочно таблиця допоможе вам швидше координувати роботи та виконувати їх послідовно та вчасно.

Важливе у пріоритеті

Завдання на день потрібно. У пріоритеті мають бути найважливіші, нижче – за зменшенням значущості. Спосіб розміщення завдань у тайм-менеджменті називається «АБВГД», де під А розуміються найзначніші відносини, під Б – менш значущі тощо.

Багато підприємців залишають найважливіше завдання на кінець робочого дня (наприклад, складання звіту для податкової), хоча саме від її вирішення залежить ефективність денної роботи. Результат може бути плачевним – саме поспіхом зроблені звіти можуть спричинити питання податківців. До того ж увечері найімовірніше припуститися помилки, а помилка у цифрах у звіті може обернутися штрафом або чим гірше.

З точки зору тайм-менеджменту, день слід розпочинати з вирішення найскладнішого та основного завдання.

Практикуючий спеціаліст управління часом Брайан Трейсі назвав етап виділення важливого завдання – з'їсти жабу. Тобто спочатку зробити все неприємне і тільки потім приступати до решти.

Роботи Трейсі засновані на принципах відомого вченого, за законом якого 20% завдань дають 80% кінцевого результату, 80%, що залишилися, ефективні лише на 20%. Найскладніше - зі всіх завдань вибрати потрібні 20% і зрозуміти, що за пожирачі часу решта 80%.

Ще один спосіб угруповання завдань за важливістю запропонував американський президент 40-50-х років Дуайт Ейзенхауер. На його честь цей спосіб назвали. Свої справи він завжди поділяв на чотири групи:

1. Важливі, які необхідно виконати терміново, - виконуються негайно та самостійно, доручити підлеглим не можна.
2. Важливі, які мають особливої ​​терміновості, – їх виконують самостійно, але можна віднести на другу частину дня.
3. Термінові, але не важливі, - займають багато часу, але виконати потрібно в короткі терміни. Їх доручають своїм співробітникам.
4. Неважливі та нетермінові – залишають на останнє місце та викреслюють із графіка на день.

Не розпилюйтесь на дрібниці

Оскільки час – один із найцінніших ресурсів, то дорога кожна витрачена хвилина. Повернути витрачений час не можна, а, не сфокусувавши час на головному завданні, можна втратити багато годин на другорядні відносини.

Повернути витрачений час не можна, а, не сфокусувавши час на головному завданні, можна втратити багато годин на другорядні відносини.

Для вирішення другорядних справ тайм-менеджмент навчає. Ви повинні вміти перепоручати справи своїм колегам чи найнятим людям. Наприклад, якщо потрібно провести ревізію в торговій точці, довірте це перевіреним адміністраторам, самі лише перерахуйте отриманий результат.

Другий важливий аспект – навчитися відмовляти тим, хто витрачає час без віддачі для компанії. Наприклад, не варто підтримувати розмову із надто балакучим співробітником. Ці прості закони заощадять не менше 15% тимчасових ресурсів для відпочинку та саморозвитку.

Доповнюйте особистим досвідом

Необхідно скласти розпорядок та постійно вести облік витраченого часу, а також аналізувати свої помилки. Якщо ресурс витрачено марно, позначте це у своїх правилах.

Кожна людина є індивідуальною, тому коригуйте правила під свій біоритм. Якщо ваша активна діяльність починається з 12 дня і закінчується о 8-й вечора, то основні завдання потрібно виконати в обід.

Якщо якесь із завдань займає багато часу і ви відчули, що надто заглибилися в неї, зробіть перерву. Важливо оптимізувати використання свого часу максимально.

Плануйте вихідні

Повноцінні вихідні потрібні кожному підприємцю. Обов'язково плануйте відпочинок у своєму щоденнику. Багато підприємців-початківців з головою йдуть у роботу і забувають про відпочинок. Тому чим ближче така людина до своєї мети, тим важче їй даються чергові завдання. Після вихідних робота піде продуктивніше.

Тайм-менеджмент - це ноу-хау в дисципліні з управління персоналом та компанією. Спробувавши планувати справи та виділивши основні завдання на день, ви побачите, скільки вільного часу у вас з'явиться. Планування скоро увійде до звички, а рекомендації відкладуться в голові і виконуватимуться автоматично.