Інструкція із заповнення трудової книжки. Записи у трудовій книжці: що написати кадровику

Алгоритм заповнення та коригування особистих документів співробітників відображено у законі. У статті розберемо, за які записи у трудовій книжці не буде наслідків.

З цієї статті ви дізнаєтесь

Правила оформлення трудової книжки прийому працювати

Трудова книжка - основний документ о. Записи в ньому робіть під час роботи співробітників у компанії, але уважно перевіряйте вже внесену інформацію під час працевлаштування. Вписуйте відомості про прийом, переклади, отримання нових професій, звільнення. Якщо людині підвищили кваліфікацію, нагородили за успіхи у роботі, зробіть відмітку у документі.

Інформацію вносите виходячи з наказу директора. Слідкуйте, щоб вона дублювала текст наказу. Це випливає із 10 пункту Правил, затверджених постановою Уряду від 16 квітня 2003 року за № 225.

Ведіть особисті документи на кожну людину, яка працює в компанії понад п'ять днів. Але враховуйте, що робота для співробітника має бути основною, а не сумісництвом (ч. 3 ст. 66 ТК). Дізнайтесь про те, від експертів «Системи кадрів».

Зверніть увагу!Не просіть від співробітника написати заяву, на підставі якої записуються в трудову. Воно потрібне лише у випадках, коли документ втрачено або потрібно завести новий.

Перш ніж робити записи у трудовій книжці, вивчіть нормативну базу:

• Постанова Уряду за №225 - правила ведення, зберігання трудових.
• Постанова Міністерства Праці за №69 - вимоги до заповнення документів, що фіксують діяльність.
• Трудовий кодекс: ст. 66 ст. 192-193 ст. 83.
• Ст. 5.27 КпАП - наслідки недотримання законодавства щодо обліку, ведення та зберігання книжок.

Порада від редакції:Якщо ви сумніваєтеся, як правильно оформляти вкладиші в них та інші особисті документи співробітників, пройдіть курс у напрямку «». Ви дізнаєтесь багато актуальної інформації, яка полегшить повсякденну роботу. Після навчання буде видано диплом, що підтверджує кваліфікацію.

Як робити записи у трудовій книжці: зразок заповнення титульного листа

Якщо потрібно зробити запис у трудовій книжці співробітника, але це перше місце роботи, заведіть новий документ. Заповніть розділи для внесення особистих даних. Перевірте правильність написання інформації. При виявленні помилок документ підлягає знищенню, але за умови, що він не має інших записів, і заводиться новий бланк. При заповненні бланків дотримуйтесь Інструкції, затвердженої постановою Мінпраці від 10 жовтня 2003 року за №69.

Якщо завели нову, заповнюйте її з титульного листа. Впишіть інформацію про працівника. Вкажіть прізвище, ім'я, по батькові та дату народження. Зробіть записи на підставі паспорта. Заповніть відомості про освіту за документом: посвідчення, атестат або диплом (п. 2.1 Інструкції за № 69).

Вкажіть професію або спеціальність (п. 9 Правил за № 225). Напишіть дату заповнення титульного листа. Попросіть працівника поставити підпис. Обов'язково завірте документ підписом. Якщо компанія використовує друк, поставте її (п. 2.2 Інструкції № 69).

Практична ситуація

За загальним правилом, роботодавці продовжують вести пред'явлену трудову книжку (). Якщо фахівець вступає на роботу вперше, трудову заводить роботодавець. Організація має право набувати бланки документа лише за договором з офіційними розповсюджувачами (п. , Порядку, затв.).

Зразок запису до трудової книжки про прийом на роботу

Спосіб внесення запису до трудової книжки про прийом на роботу до філії

Філії мають право укладати трудові договори, якщо директори наділені повноваженнями щодо доручення (ч. 4 ст. 20 ТК). Але роботодавцем за договором все одно вважається головна компанія. Запис про прийом на роботу до філії вкажіть в основному розділі третьої графи у відомостях про працевлаштування: «Прийнято на посаду бухгалтера до Володимирської філії».

Роблячи запис у трудовий прийом, правильно пишіть найменування філії. Вказуйте номер, якщо він є. Спирайтеся на , щоб не допустити помилок. Дізнайтеся, . У «Системі Кадри» ви знайдете алгоритм дій, який допоможе уникнути питань з боку органів контролю та співробітників.

Як робити запис у трудовий прийом на роботу директора?

Порядок заповнення «Довідок роботи» має особливості. Першу та другу графу заповнюйте як завжди. У третій внесіть наступний запис «Обрано на посаду генерального директора». А у четвертій відобразіть один із документів: наказ про вступ на посаду (п. 3.1 Інструкції за № 69); протокол загальних зборів учасників про обрання директора (лист Роструда від 22 вересня 2010 року за № 2894-6-1).

Робіть директора лише після того, як перевірите його у реєстрі. Не беріть на роботу дискваліфікованих осіб, яким заборонено очолювати організацію. В іншому випадку вам доведеться вносити запис про звільнення, оскільки людина не має права приступати до виконання посадових обов'язків.

У деяких випадках виникають складнощі з оформленням документів і в них, якщо на посаду генерального директора обирають одну й ту саму людину кілька разів поспіль. Експерти «Системи Кадри» розкажуть, .

Вносите записи до трудової книжки протягом тижня. Ведіть звіт із дня видання наказу. Під час звільнення працівника зробіть позначку в особистому документі в останній робочий день. Дотримуйтесь вимог закону, відстежуйте зміни у нормативній базі. Намагайтеся уникати помилок, щоб у співробітників не виникало складнощів при оформленні пенсій, допомог та інших пільг.

Оформлення трудової книжки: основні правила

Порядок заповнення трудової книжки регулюється:

• Трудовим кодексом РФ (ТК РФ);
• Правилами ведення та зберігання трудових книжок, виготовлення бланків трудової книжки та забезпечення ними роботодавців, затвердженими постановою Уряду РФ "Про трудові книжки" від 16.04.2003 № 225 (далі - Правила, постанова № 225);
• Інструкцією із заповнення трудових книжок, затвердженою постановою Мінсоцрозвитку від 10.10.2003 № 69 (далі — Інструкція).

На жаль, нерідко доводиться стикатися із протиріччями між згаданими документами. Так, запис про звільнення за власним бажанням за ТК РФ необхідно вносити в документ у точній відповідності до формулювання кодексу (ч. 5 ст. 84.1 ТК РФ). Водночас Правила говорять про те, що потрібно записувати формулювання згідно з наказом про звільнення.

Відповідальним співробітникам варто орієнтуватись на ієрархію нормативно-правових актів. Якщо інші акти суперечать ТК РФ, застосовувати їх не варто. У випадку, описаному вище, необхідно формулювати наказ (а потім запис у трудовий) відповідно до кодексу.

Перерахуємо основні правила, які підкажуть кадровику, як заповнити трудову книжку:

• трудова оформляється для кожного, хто працює на підприємстві понад 5 днів;
• термін, протягом якого необхідно зробити запис, становить 7 днів;
• у записах потрібно використовувати арабські цифри;
• можна писати ручкою чорного, синього та фіолетового кольору;
• заборонені скорочення та виправлення (виправлення допустимі лише у порядку, передбаченому п. 27 Правил, і лише у розділах «Відомості про роботу» та «Відомості про нагородження»);
• кожен запис повинен мати порядковий номер.

Як заповнювати розділи трудової книжки: приклад заповнення у 2018-2019 роках

Бланк документа затверджено постановою № 225 – де взяти бланк розповідається у статті Порядок придбання, зберігання та заповнення бланка трудової книжки (нюанси). Так, трудова складається з декількох розділів, що допомагають ідентифікувати особу працівника, дізнатися про його професію, кваліфікацію, тривалість трудового стажу та отримані нагороди. Ці розділи містять:

• особисті дані;
• відомості про трудову діяльність;
• інформацію про заохочення (крім премій).

Поряд із вищезазначеними загальними правилами, для кожного з розділів законодавець розробив специфічні правила заповнення, які ми розглянемо далі.

Як заповнюється титульний лист трудовий

Дані працівника вказуються на титульному аркуші документа. Керуючись п. 2 Інструкції, кадровик має внести:

• особисті дані співробітника так, як вони зазначені у паспорті, без скорочення;
• інформацію про освіту, якщо працівник має відповідний документ;
• назва професії, за якою людина має працювати на підприємстві;
• дату заповнення документа.

Усі записи мають бути засвідчені підписами працівника та співробітника кадрової служби, а також печаткою організації (за її наявності). Титульний лист заповнюється першому місці роботи людини.

Якщо у працівника змінилися особисті дані, співробітники кадрової служби можуть закреслити ці дані однією рисою та вказати нові. Для цього працівник має подати офіційні документи, що підтверджують зміну особистих даних, а кадровик переписати відомості з цих документів на внутрішній бік обкладинки трудової книжки. Докладніше про виправлення прізвища у трудовий - у статті Запис про зміну прізвища у трудовій книжці - зразок.

За бажання роботодавець може розмістити на титульному листі голограму – про те, для чого використовується голографічна наклейка, розказано у статті Куди правильно клеїти голограму у трудовій книжці – зразок?

Як правильно оформляється розділ «Відомості про роботу»

Співробітники кадрових служб повинні знати, як правильно оформити трудову книжку, зокрема розділ, де вказуються відомості про роботу.

Чи потрібно прийняти людину на роботу? У такому разі співробітник кадрової служби повинен керуватися п. 3 Інструкції та записати у трудовій книжці під порядковим номером:

• назва організації у повному та скороченому вигляді;
• найменування структурного підрозділу, куди людина влаштовується працювати;
• назва професії, за якою працюватиме співробітник;
• дату надходження співробітника працювати.

Якщо людина працює успішно, набуває нового розряду або класу, це необхідно зафіксувати в його трудовій книжці.

Під порядковим номером співробітник відділу кадрів записує:

• відомості про присвоєння працівникові вищого розряду, класу;
• інформацію про додаткові професії або кваліфікації співробітника.

Якщо трудові відносини вичерпали себе та настав час розлучитися зі співробітником, роботодавець повинен правильно оформити запис про його звільнення відповідно до вимог п. 5 Інструкції.

Для цього у розділі «Відомості про роботу» під відповідним порядковим номером слід зазначити:

• причину звільнення;
• дату закінчення трудових відносин;
• назву, номер та дату рішення роботодавця, на підставі якого відбувається звільнення.

ВАЖЛИВО! Відомості у документі потрібно вказувати точно, формулювання мають відповідати трудовому законодавству. Усі записи необхідно підтверджувати печаткою організації (за наявності) та підписом її керівника.

Порядок заповнення розділу «Відомості про нагородження»

Ще один важливий розділ трудової книжки містить інформацію про нагородження, які співробітник заслужив у процесі роботи. Відповідно до п. 4 Інструкції відомості зазначаються у такому форматі:

• номер запису;
• Назва організації;
• відомості про нагороду;
• дані про те, ким нагороджено співробітника;
• інформація про заслуги, за які нагороджено людину;
• посилання на документ, на підставі якого зроблено нагородження.

Працівник кадрової служби повинен заповнити цей розділ ретельно та правильно, оскільки дані про нагороди впливають на кар'єру працівника, дають більше можливостей для подальшого працевлаштування.

Як оформити у трудовій книжці особливі випадки

Деякі випадки у трудових правовідносинах оформляються у трудовій книжці особливим чином. До таких випадків можна зарахувати роботу за сумісництвом. Відповідно до п. 3.1 Інструкції трудова книжка має зберігатися дома основний роботи. Але сумісник може попросити кадрову службу внести додаткові відомості у трудову книжку. Для цього достатньо підтвердити факт додаткової роботи. Можна, наприклад, подати як доказ трудовий договір з іншою організацією.

Переклад на іншу роботу – досить поширене явище. Такі зміни у трудових правовідносинах також мають бути зафіксовані у трудовій книжці. При цьому зазначаються:

• номер запису;
• дата переказу;
• інформація про переклад;
• назву нового відділу чи посади;
• інформація про розпорядження, виходячи з якого перекладається працівник.

Відповідальність кадрових працівників

Правильне заповнення трудової книжки - важлива складова трудових правовідносин. Якщо документ буде заповнено неправильно, співробітнику буде важко довести свій стаж. Крім того, він зазнає матеріальних втрат, оскільки не зможе влаштуватися на роботу із трудовою книжкою, заповненою з помилками.

За порушення у цій галузі можлива відповідальність:

• підприємства (адміністративна за ст. 5.27 та 13.20 Кодексу про адміністративні правопорушення РФ, далі - КоАП РФ, наприклад за невнесення до трудових книжок необхідних записів, або цивільно-правова, якщо порушення спричинило для працівника збитки);
• посадових осіб кадрової служби (адміністративна за вищезгаданими статтями КоАП РФ за аналогічні порушення, і навіть матеріальна, якщо порушення кадровика завдало шкоди підприємству, і дисциплінарна).

Працівники відділу кадрів повинні заповнювати трудові книжки акуратно і ретельно, використовуючи зразки заповнення трудової книжки, складені відповідно до суворих формалізованих правил, які мають обов'язковий всім характер. Помилки та порушення у цій сфері тягнуть за собою адміністративну, цивільно-правову, матеріальну та дисциплінарну відповідальність.

Основним документом, що підтверджує досвід роботи, вважатимуться трудову книжку. За вірний запис про звільнення у трудовий книжцівідповідає кадровик чи сам наймач. На руки людина одержує її вже після звільнення. У документі мають бути відповідні позначки про припинення дії договору. Видати книжку слід у строк за законом. Інакше компанію можуть оштрафувати. Розкажемо про правильне оформлення відходу з компанії у 2018 році.

Як правильно заповнити трудову книжку під час звільнення: загальний підхід

Положення Трудового кодексу про розрив трудових відносин, а також нормативні приписи щодо трудових книжок у 2018 році не зазнали змін. Тому в рамках заповнення трудової книжки під час звільнення можна сміливо керуватися правилами, які діяли у 2017 році.

Процедуру звільнення з підприємства супроводжує формування низки документів.

Днем звільнення згідно із трудовим законодавством прийнято вважати останній робочий день. Організація (ІП) повинна повністю розрахувати співробітника, який завершив трудові відносини, а також видати йому всі необхідні документи:

• трудову книжку;
• довідки про трудову діяльність, розмір заробітку, перерахований ПДФО та внески.

До обов'язків наймача входить не лише видача людині документів після закінчення дії трудової угоди, а й коректне оформлення запису у трудовій книжці під час звільнення.

При цьому раніше до трудової вже мають бути внесені дані щодо прийому співробітника на вакансію. Вони включають:

• найменування роботодавця (підприємства чи ІП);
• на підставі чого працівник приступає до обов'язків (номер наказу та його дата);
• дані про посаду.

Зроблені раніше записи повинні відповідати фактичній ситуації із роботою. Потім потрібно зробити запис до трудової книжки про звільнення. Перервати існуючий трудового договору можна, орієнтуючись на наказ – підставу.

Усі дані у трудовій слід фіксувати:

1. підписом кадровика (глави фірми, що відповідає за ведення книжок);
2. печаткою організації (якщо вона взагалі є).

Щоразу працівник повинен дома переконатися у цьому, що записи у книжці повністю відповідають дійсності. Тому його підпис у трудовій книжці при звільненні свідчитиме про те, що він:

• згоден із зафіксованими даними;
• Книга при розірванні договору отримана вчасно.

Але ці дії можливі, якщо співробітник в останній день роботи перебуває на підприємстві. В інших випадках трудову видають іншим способом (через колегу, поштою) або на письмову вимогу зацікавленої особи (родича тощо).

Як зробити запис про звільнення у трудовій книжці

Внесення інформації про розрив трудових відносин зазвичай не викликає великих труднощів. Майте на увазі: коректний запис не викличе надалі додаткових питань з боку трудової інспекції та податківців.

Як правило, найпоширеніша причина залишення місця роботи – бажання самого працівника. Зразок заповнення трудової книжки під час звільнення у 2018 році має на увазі наявність наступних позицій (див. таблицю).

Зауважимо, що запис про звільнення в порядку переказу роблять за таким же зразком. Відмінність буде лише на підставі згідно з ТК РФ.

ПРИКЛАД

Якщо потрібно внести запис про звільнення за власним бажанням, посилаються на пункт 3 статті 77 Трудового кодексу Російської Федерації. Зверніть увагу : всі слова у разі скорочення не підлягають. Написання «п. 3 ст. 77 ТК РФ» буде розцінено як хибне).

Коли потрібно звільнити співробітника в порядку перекладу, роблять посилання на «пункт 5 статті 77 Трудового кодексу Російської Федерації»:

Як звільнити по старості

Підставою припинення трудових відносин може і вихід співробітника пенсію чи досягнення їм шановного віку життя. І така ситуація має бути зафіксована у трудовій книжці.

Звертаємо увагу, що звільнення по старості запис у трудовій передбачає той самий, що й за завершення трудових відносин з особистої ініціативи чи з згоди обох сторін. Тобто пункт 1 статті 77 ТК РФ.

Тут не варто забувати, що в таких ситуаціях людина не зобов'язана відпрацьовувати 2 тижні для остаточного звільнення з організації. День звільнення має співпадати з датою, зазначеною у заяві.

Затримка трудової книжки під час звільнення

Не завжди встановлені документи при розірванні трудових договорів можуть бути видані співробітникам саме в останній робочий день. Тобто день звільнення. За наявності низки причин книжки можуть надходити своїм власникам і трохи згодом.

Наприклад, за відсутності працівника через хворобу або прогул документи видають йому особисто на підставі письмової заяви протягом 3-х робочих днів. Варто зазначити, що на цей момент відмітка у трудовій книжці про звільнення вже має стояти.

Якщо особисто передати книжку неможливо, то наймач відсилає документи колишньому співробітнику поштою Росії. Підставою скоєння цих дій теж має бути письмове звернення звільненого. Відмінністю від нормальної процедури передачі документа на руки виступає факт того, хто розписується в трудовій книжці під час звільнення. З огляду на те, що отримати підпис колишнього працівника у цьому випадку неможливо, факт звільнення фіксує лише роботодавець.

В інших випадках затримка трудової книжки з вини роботодавця є неприпустимою. Керівництво може нести відповідальність:

• за невчасну видачу документа;
• якщо зроблені записи не відповідатимуть заповненню трудової книжки під час звільнення зразка 2018 року.

Організації можуть бути оштрафовані на суму до 50 000 рублів за першою частиною ст. 5.27 КпАП РФ.

Звільнення з ініціативи працівника (за його власним бажанням) - традиційно найпоширеніша підстава розірвання трудового договору. Незважаючи на простоту оформлення, у фахівців нерідко виникають питання, як правильно відобразити цей запис у трудовій книжці працівника. Розберемо ситуації, у яких допускаються помилки, щоб їх уникати.

Звільнення з ініціативи працівника

• « звільнений за власним бажанням, Трудового кодексу Російської Федерації»;
• «звільнений з ініціативи працівника, Трудового кодексу Російської Федерації»;
• "трудовий договір розірваний за власним бажанням, Трудового кодексу Російської Федерації";
• «трудовий договір розірвано з ініціативи працівника, Трудового кодексу Російської Федерації»;
• «трудовий договір припинено за власним бажанням, Трудового кодексу Російської Федерації»;
• « трудовий договір припинено з ініціативи працівника, Трудового кодексу Російської Федерації».

Крім того, будь-яке з цих формулювань можна доповнити вказівкою на причини, з якими пов'язується надання працівнику пільг та переваг.

Вноситься запис про звільнення до розділу «Відомості про роботу» трудової книжки або вкладиша до неї.

Потім всі вироблені у цій організації записи засвідчуються підписом особи, відповідальної за ведення трудових книжок, та печаткою організації.

Нижче розписується сам працівник - власник трудової книжки (п. 35 Правил ведення та зберігання трудових книжок, виготовлення бланків трудової книжки та забезпечення ними роботодавців, утв. Постановою Уряду РФ від 16.04.2003 N 225).