Toplantı tutanağı örneğinin uygun şekilde hazırlanması. Protokolün hazırlanması ve kaydı

Ortaya çıkan sorunları çözmek için toplantı, toplantı, toplantı, konferans organizasyonu gereklidir.

Toplantının tüm seyrini kaydetmek ve alınan kararları belirtmek için bir protokol kullanılır.

Görüşme süreleri

Toplantıdan önce gündeme getirilen konu hakkında gerekli bilgilerin toplanması, bulunması gereken konu çemberinin belirlenmesi gerekmektedir. Bu kişilere toplantının yeri ve zamanı bildirilmeli ve toplantıda hazır bulunan tüm kişilere sorulan soru hakkında bilgi verilmelidir.

Protokolün doğru bir şekilde saklanması için, hazırlanmasından sorumlu kişinin önceden atanması gerekir. Aynı zamanda, atanan kişinin yetkin bir yazılı konuşma ve hızlı bir bilgi sabitleme hızına sahip olması gerekir. Bilginin hem elektronik makineler yardımıyla kaydedilmesi hem de bilgilerin basılı bir ortama yansıtılması ile mümkündür. Protokol elektronik ortamda hazırlanmışsa, toplantının sonunda çıktısı alınmalı ve hazır bulunanların incelemesi ve imzalanması için sunulmalıdır.

Toplantıya başlamadan önce, tutanak tutan sekretere hazır bulunanların listesini, pozisyonlarını, her katılımcıdan konuyla ilgili karar taslaklarını veya toplantının konusuna ilişkin özetleri vermek gerekir. Bu belge sekreterin tutanağa daha doğru ve eksiksiz bilgi girmesine yardımcı olacaktır.

Protokol içeriği

Genel bir kural olarak, protokol üç bölümden oluşmalıdır: başlık, giriş ve ana.

• kuruluşun adı (tam ve kısaltılmış);
• belgenin adı;
• bu protokolün numarası, tarihi ve yeri. Derleme tarihi her zaman toplantı tarihi olmalıdır.

Giriş bölümü, toplantı sekreteri ve toplantı üyeleri arasından seçilen başkan ile gündemi gösterir. Başkan genellikle organizasyonun veya yapısal birimin başkanıdır. Ayrıca, toplantıda hazır bulunan tüm kişiler, alfabetik sıraya göre konumları belirtilerek yansıtılır.

Toplantıda çok sayıda insan varsa, bunlar protokolün kendisinde listelenmez, ancak katılım sayfası olarak adlandırılan ekinde belirtilir. Her ismin yanına toplantıya gelen her kişinin imzasının atılması tavsiye edilir. Genel protokol sadece toplantıya gelen toplam kişi sayısını gösterir.

Ana kısım şunları belirtir:

• toplantıda tartışılan konular;
• mesajları, önerileri, raporları olan konuşmacılar (konuşmacının tam adı, raporun başlığı, protokolün tam formu tutuluyorsa raporun ana hükümlerinin kısa bir özeti belirtilir);
• konusunda alınan kararlar.

Protokol

Yasama düzeyinde, 30 Aralık 2001 tarih ve 195-FZ sayılı Rusya Federasyonu İdari Suçlar Kanunu'nun 28.2. Maddesinde, bu belgenin derlenmesi için ana özü ve tek tip kuralları ortaya koyan, İdari Protokol suç, aşağıdaki bilgilerin açıklığa kavuşturulmasını ve buna dahil edilmesini gerektirir.

• Derlemenin günü, ayı, yılı ve yeri.
• Görev unvanı, soyadı, belgeyi düzenleyen yetkilinin adının baş harfleri.
• Kanunları ihlal eden bir kişi veya kuruluşa ilişkin veriler (soyadı, baş harfleri, pasaport verileri, bir kişinin ikamet ve kayıt adresi; yasal adres, kuruluşla ilgili yöneticiye ilişkin veriler).
• Varsa, davadaki mağdur ve tanıklara ilişkin bilgiler (soyadları, baş harfleri, pasaport bilgileri, ikamet adresleri).
• İşlenen suçla ilgili bilgiler (tarih, işlendiği yer, olayın özü).
• İhlal edilen kanun maddesinin linki.
• Davadaki kişi veya kuruluş temsilcisinin açıklamaları.
• Vakanın kapsamlı bir şekilde ele alınmasına yardımcı olmak için tasarlanmış diğer bilgiler.

İdari suçlara ilişkin bir protokol yazmak, bir bireye veya bir kuruluş temsilcisine, failin idare hukuku tarafından belirlenen hak ve yükümlülükleri hakkında açıklama yapılmasını içerir. Alınan açıklamalar derlenmekte olan belgeye kaydedilir.

Protokolün düzenlendiği kişiler (bir vatandaş veya bir kuruluşun yetkili temsilcisi) buna aşina olmalıdır. İstenirse, bu kişiler protokole katılmadıklarının bir kaydını veya protokole ekli metnin özünün bir açıklamasını bırakabilirler. Belirtilen belge, protokolü hazırlayan yetkili bir çalışan ve protokolün düzenlendiği ihlal eden (bir vatandaş veya kuruluşun güvenilir bir çalışanı) tarafından imzalanarak onaylanır. İhlal edenler protokolü imzalamayı reddederse, bu belgeye ayrıca kaydedilir.

Protokolün idari bir suçla ilgili 2. nüshası, protokolün düzenlendiği kişiye verilir. Davalı bir kopyasını almak için imzalar. Ayrıca, varsa, mağdur tarafından bir kopyası alınır. Protokolün düzenlendiği kişi bu etkinlikte mevcut değilse, protokolün bir kopyası kendisine posta yoluyla gönderilir. Kanun bunun için 3 gün süre verdi.

İdari suça ilişkin bir protokol hazırlamak için son tarih

İdari suçla ilgili bir protokol hazırlama şartları, duruma bağlı olarak 3 gruba ayrılabilir, İdari suçla ilgili bir protokol hazırlanabilir:

• hemen;
• 2 gün içinde;
• İdari soruşturmanın ardından.

Hemen, yani bir yasa ihlali tespit edildiği anda, protokol formunun doldurulması ve olayın koşullarının açıklığa kavuşturulması için gerekli tüm bilgiler oluşturulduğunda protokol yazılır. Daha fazla bilgi edinmeniz gerekirse, yasa, ihlal tarihinden itibaren 2 gün içinde bir protokol düzenleme olanağı sağlar. Kanuna aykırılık nedeniyle soruşturma gerekiyorsa, soruşturmanın ardından protokol düzenlenir.

Bilginin ancak bilirkişi incelemeleri veya önemli miktarda zaman alan diğer usuli işlemler yoluyla elde edilebildiği durumlarda idari soruşturma yürütülür. Çoğu durumda idari soruşturma 1 aydan uzun sürmemelidir. Bununla birlikte, bazı durumlarda, olasılığı Sanatın 5. paragrafında öngörülen. Rusya Federasyonu İdari Suçlar Kanunu'nun 28.7'si, bu süre uzatılabilir. İşlenen ihlal daha uzun bir idari soruşturmanın uygulanmasını gerektiriyorsa, idari suçla ilgili bir protokol düzenlenmesi için izin verilen süre 6 aya kadar uzayabilir.

İdari suçla ilgili bir protokol hazırlama örneği

İdari suçlara ilişkin kanunla onaylanmış tek bir protokol formu yoktur. Her devlet organı, kendi iç belgeleri ile çalışmada kullanılan protokolün şeklini onaylar. Ancak, bu formların içeriği ve görünümü çok farklı değildir.

Sayfanın üst kısmında, belgenin adı - "İdari bir suçla ilgili protokol" ve "Hayır" işareti, protokolü doldururken bir seri numarasının eklenmesini önerir. Aşağıda solda, protokolün doldurulduğu tarih, ay, yıl ve sağda - derleme yeri, yani yasa ihlalinin tespit edildiği ve protokolün yapıldığı yerleşimin adı yazmalısınız. çizilmiş.

Ayrıca protokolü düzenleyen çalışanın bilgileri (görev, soyadı ve adının baş harfleri) ile ilgili kişi hakkında bilgiler kaydedilir. Ayrıca, bir vatandaşla ilgili bilgiler kaydedilirse, yalnızca soyadı, baş harfleri ve pasaport verilerini değil, aynı zamanda adresi de - hem kayıt hem de gerçek ikametgah, telefon numarası, işle ilgili verileri gösterirler. Kuruluşla ilgili olarak, ad, yasal ve posta adresleri, ana devlet sicil numarası (OGRN) ile tüzel kişiliğin bir temsilcisinin atanmasına ilişkin belgenin konumu, soyadı, baş harfleri, ayrıntıları belirtilir. Kural olarak, müdür bu rolde hareket eder ve atama sırası belgedir.

Protokolün idari bir suçla ilgili ana yeri, işlenen suçun olayının tanımlanması için ayrılmıştır. Aşağıda, tanıklar ve mağdurlar hakkında bilgi kaydetmenize olanak tanıyan boş sütunlar bulunmaktadır. Protokol, ihlal edenin imzası ve protokolü düzenleyen çalışanın transkriptinin imzası ile sona erer. Adına protokol düzenlenen kişi ayrıca hak ve yükümlülüklerinin açıklandığını, protokole aşina olduğunu ve belgenin bir kopyasını aldığını imzalarıyla teyit eder. Protokolün bir kopyasının alındığına ilişkin bilgiler, yalnızca imza ile değil, aynı zamanda teslimat tarihinin de eklenmesiyle onaylanır.

İdari suçla ilgili protokoldeki hatalar

Kayıt sırasında idari bir suçla ilgili protokolde yapılan hatalar, önemlerine göre önemli ve önemsiz olarak ayrılabilir. Rusya Federasyonu Yüksek Mahkemesi Genel Kurulu'nun 24 Mart 2005 tarih ve 5 No'lu “Rusya Federasyonu İdari Suçlar Kanunu'nu uygularken mahkemelerde ortaya çıkan bazı konularda” Kararnamesi uyarınca, önemli bir dezavantajı belge, Sanatta belirtilen bilgilerin protokolde bulunmamasıdır. İdari Suçlar Kanunu'nun 28.2 h.2'si (Karar'ın 4. maddesi). Bu, protokolde bir idari suçla ilgili tüm sütunların doldurulması ve yukarıda belirtilen tüm bilgilerin kaydedilmesi gerektiği anlamına gelir.

Protokol ihlal edenin huzurunda hazırlanmışsa, hakların ve yükümlülüklerin dile getirildiğini onaylayan imzalar, kayıttan sonra protokole aşinalık olmalıdır. Belge ihlal eden kişi olmadan düzenlenmişse ve kendisine protokolün tarih ve yerinin bildirilmesi konusunda yeterli gerçek yoksa, bu önemli bir usuli hak ihlali olacaktır ve protokolün iptaline ve feshine yol açabilir. işlemler. Genel olarak, Rusya Federasyonu Yüksek Mahkemesi Genel Kurulu'nun görüşüne göre önemli olan protokoldeki herhangi bir hata, protokolün iptalini ve yargılamanın sonlandırılmasını gerektirebilir.

ÖNEMLİ! Protokolde, özellikle Sanatta listelenen bilgilerde herhangi bir düzeltme. İdari Suçlar Kanunu'nun 28.2 bölümü, protokolü hazırlayan görevlinin imzası ve ihlal edenin bu düzeltmeleri bildiğini ve kabul ettiğini gösteren imzası ile onaylanmalıdır.

Plenum tutanaklarındaki önemsiz hatalar, davanın esasa ilişkin değerlendirilmesi sürecinde telafi edilebilecek tüm bu bilgi eksikliklerini içerir. Küçük eksiklikler ve bu özellikle kararda belirtilmiştir, ayrıca, protokolün tarihi ve yeri hakkında usulüne uygun olarak bilgilendirildiyse, ancak mahkemede tayin edilen yerde görünmediyse, failin yokluğunda protokolün doldurulmasını da içerir. sebepsiz veya sebepsiz olarak belirtilen süre. Protokol metnindeki yazım hataları önemli değildir ve elbette bunlar soyadı hataları olmadıkça sonuç doğurmaz.

İdari suçla ilgili bir protokol hazırlamadan ceza verilmesi

Bazı durumlarda, idari bir suçla ilgili bir protokolün uygulanması gerçekleşmeyebilir. Kamusal açıdan büyük tehlike oluşturmayan ve ihtar veya para cezası şeklinde cezalandırılan bir ihlal kaydedilirse protokole gerek yoktur.

Sanat uyarınca. İdari Suçlar Kanunu'nun 28.6'sı, anında para cezası veya uyarı verilmesi durumunda bir protokol gerekli değildir. Bu durum, kişisel olarak almayı reddederse, bir kopyası ihlal eden tarafından - şahsen veya posta yoluyla alınan idari bir suç durumunda bir karar verilmesini gerektirir.

Ancak, ihlal eden, verilen kararla (yasanın ihlali komisyonu veya kendisine uygulanan ceza ile) aynı fikirde değilse, yine de idari bir suçla ilgili bir protokol düzenlenir ve karara eklenir.

Yeni sayfa 1

Protokolün uygulanmasına yönelik hazırlık, toplantının tarih ve saatinin belirlenmesi, toplantıda ele alınacak konuların aralığının belirlenmesi ile başlar. Bu karar genellikle, protokol hazırlandığında onun bölümlerinden biri olacak olan ve toplantıdan önce toplantı katılımcılarının bilgilendirildiği bir belge olan gündem tarafından resmileştirilir. Protokol, toplantıda sekreter tarafından elle veya ses kayıt cihazı kullanılarak tutulan kayıtlar esas alınarak hazırlanır.

Protokol, genellikle aşağıdaki ayrıntıları içeren ortak bir formda düzenlenir: kurumun adı (kuruluş, işletme), belge türü (protokol), sayı ve tarihin yazılacağı yerler, protokol metninin yeri , metne başlık için yer.

Protokol tarihitoplantı günüdür (tutanaklar genellikle toplantıdan sonra düzenlenir). Toplantı birkaç gün sürdüyse, tutanağın tarihi başlangıç ​​ve bitiş tarihlerini içerir, örneğin: 21–24.01.2002.

Protokol numarası (dizin) toplantının sıra numarasıdır. Protokoller, takvim yılı veya kolej organının görev süresi içinde numaralandırılır.

Test için başlık Protokol, diğer belgelerdeki bu gerekliliğin tasarımından farklılıklara sahiptir. Kural olarak, başlık, meslektaş faaliyetinin türünü (toplantı, toplantı, oturum vb.) ve genel davadaki meslektaş organının adını içerir, örneğin: yönetim kurulu toplantı tutanağı; emek kolektifinin toplantıları; yapısal bölüm başkanlarının toplantıları.

Protokolün metni bir giriş ve ana bölüm içerir.

Tutanağın giriş kısmında başlıktan sonra toplantı başkanı ve sekreterinin baş harfleri ve soyadları verilir. Başkan - toplantıyı yürüten bir yetkili, pozisyonu tutanakta belirtilmez; sekreter - toplantıyı düzenlemekten ve faaliyetlerini belgelemekten sorumlu kişi, yani. Protokolün hazırlanması ve kaydı. Daimi kolej organlarında, sekreter bir yetkilidir (Akademik Konsey Sekreteri, Collegium Sekreteri vb.).

"Katıldı" ibaresinden sonra yeni bir satırda, kolej kurulunun daimi üyelerinin baş harfleri ve soyadları alfabetik sıraya göre, ayrıca diğer kuruluşlardan toplantıya davet edilen kişilerin baş harfleri, soyadları ve pozisyonları listelenir. Toplantıya katılanların listesi toplantı günü sekreter tarafından düzenlenir, çünkü Liste, başlangıçta amaçlananla eşleşmeyebilir. Toplantıya katılanların listesinin derlenmesiyle birlikte protokolün yürütülmesi başlar.

Uzatılmış bir toplantı tutanağı düzenlenirken, tutanaktaki katılımcıların isimleri listelenmez, ancak toplam sayıları bir sayı ile belirtilir. Kayıt sonuçlarına göre belirlenir. Kayıt listeleri toplantı sekreterine devredilir ve tutanağın eklerinden biri olur. Bu durumda, protokol şunları gösterir: vardı: 57 kişi. (liste ektedir).

Gündem tutanağın giriş kısmında yer almaktadır. Toplantıda tartışılan konuların bir listesinden oluşur ve tartışma sırasını ve konuşmacıların (hoparlörlerin) adlarını belirler. Önceden hazırlanmış toplantı gündemi, toplantıda ele alınabilecek ve tartışılabilecek optimal sayıda konuyu içermelidir. İçeriği toplantıyı yönetecek lider tarafından belirlenir. Gündemdeki her madde Arap rakamlarıyla numaralandırılmıştır ve "Hakkında" veya "Hakkında" edatı ile başlar ("Ne hakkında?" sorusuna cevap verir). Her madde için, bu konudaki raporu hazırlayan konuşmacının adının baş harfleri ve soyadı belirtilir.

Tutanağın ana bölümünün metni, gündem tarafından belirlenen konuların sırasına göre hazırlanır.

Metnin gövdesi, gündemdeki maddeler kadar bölüm içermelidir. Bölümler gündemle aynı numara ile numaralandırılır. Her bölüm, sol kenardan yazdırılan “DİNLENDİ”, “SÖYLENDİ”, “KARAR VERDİ” olmak üzere üç bölümden oluşur. Protokol testinde “DİNLENDİ” kelimesinden sonra, ana konuşmacının konuşmasının notlarını yazın; “SPEAKED” kelimesinden sonra - konunun tartışılmasına katılanların ifadelerinin kayıtları; “KARAR VERİLDİ” ibaresinden sonra, ilgili gündem maddesinin yürürlükteki kısmının ifadesi. Bir konuda birden fazla karar alınırsa, bunlar Arap rakamlarıyla numaralandırılır, ilk hane gündem maddesinin numarasını, ikinci - alınan kararın numarasını gösterir. Örneğin:

Tutanak hazırlamanın olağan uygulaması, oylama sonuçlarının sabitlenmesini sağlamaz, ancak birkaç dakika içinde (örneğin, genel kurul tutanakları) oylamaya katılan toplam kişi sayısı ve oyların dağılımı “lehte”, “aleyhte”, “çekimser” şeklinde belirtilir.

Toplantıda alınan kararlar, tutanakların kopyaları veya operasyonel kısmın özetleri gönderilerek çalışanların dikkatine sunulur. Ayrıca, alınan kararlar temelinde, örneğin bir meslektaşlar kurulu kararları veya kuruluş başkanının emri gibi diğer idari belgeleri hazırlamak için de uygulanır.

Protokol metninde, konuşmacının her soyadı ve adının baş harfleri, aday durum şeklinde yeni bir satırdan yazdırılır. Konuşma kaydının ifadesi (genellikle üçüncü tekil şahıs şeklinde) soyadından bir tire ile ayrılır.

Toplantının türüne ve kolej organının durumuna bağlı olarak, protokolün şekli seçilir. Kısa, tam veya kelimesi kelimesine olabilir. Tutanakların formları birbirinden sadece toplantı kapsamının bütünlüğünde farklılık gösterir, tasarımda hiçbir farkları yoktur.

Kısa Protokol - Toplantıda görüşülen konuları, konuşmacıların isimlerini ve alınan kararları kaydeden bir belgedir. Bu tür tutanaklar, kural olarak, yalnızca toplantının kısaltılmış olduğu veya toplantının operasyonel nitelikte olduğu durumlarda tutulur. Böyle bir protokole göre, konunun tartışılmasının seyrini, ifade edilen görüşleri, yorumları, protokolün idari kısmını geliştirme sürecini, yani. Yönetim kararı.

AT tam protokol sadece tartışılan konular, alınan kararlar ve konuşmacıların isimleri kaydedilmez, aynı zamanda toplantı katılımcılarının raporlarının ve konuşmalarının içeriği, ifade edilen tüm görüşler, sorular ve açıklamalar, açıklamalar, pozisyonlar iletilir. Tam tutanaklar, toplantının ayrıntılı bir resmini belgelemenizi sağlar.

Verbatim protokolü toplantının kelimesi kelimesine bir raporu (transkript) temelinde derlenir ve kelimesi kelimesine her bir konunun tartışılması ve üzerinde bir karar geliştirilmesi sürecini aktarır. Böyle bir protokolün giriş bölümünden sonra “Toplantının yazıya dökülmesi” girişi yapılır. Transkript, protokolün zorunlu bir ekidir.

Tutanaklar, toplantı sırasında tutulan el yazısı, steno veya teyp kayıtları esas alınarak düzenlenir. El yazısı notlar sekreter tarafından tutulur, protokolün kalitesi niteliklerine bağlıdır. Bu durumda, tartışılan konuların özünü araştırma ve bunları doğru bir şekilde yazabilme yeteneği gereklidir. Bu kayıtlar, protokolün daha fazla kaydı için taslak materyallerdir. Bazı durumlarda, toplantıdaki konuşmacılar, daha sonra protokol metnine dahil edilen konuşmalarının notlarını (özetlerini) sekretere teslim eder. Ancak daha sık olarak, sekreter yalnızca bitişik eğik yazı, not alma ve stenografi becerilerine güvenmelidir. Toplantıdan sonra sekreterin notları yeniden yazılır, düzenlenir ve resmi bir belge olarak düzenlenir. Protokolün hazırlanma süresi şu anda üç gün olarak belirlenmiştir.

Hemen hemen tüm kuruluşlar, operasyonel nitelikteki konuların değerlendirildiği toplantılar düzenler. Çoğu zaman bu tür toplantılara operasyonel toplantılar denir. Farklı seviyelerdeki yöneticiler tarafından yürütülürler: organizasyon başkanından yapısal bölüm başkanlarına kadar. Operasyonel toplantılar düzenli aralıklarla (genellikle haftada bir) yapılır ve genellikle kayıt altına alınır. Yapısal birim veya toplantıyı yürüten başkanın sekreteri yoksa, operasyonel toplantı tutanaklarının tutulması birim çalışanlarından birine emanet edilebilir.

Protokolün kaydı için genel kurallar

sözlüğümüz

Protokol- toplantılarda, toplantılarda, konferanslarda ve meslek kuruluşlarının toplantılarında konuların tartışılması ve karar vermenin tutarlı bir kaydını içeren bir belge.

Tutanak, toplantı sırasında sekreter veya diğer çalışanlar tarafından tutulan ses kayıtları veya el yazısı taslak notlar ile toplantı için hazırlanan materyaller (rapor metinleri, konuşmalar, referanslar, taslak kararlar, gündem, katılımcı listeleri vb.)

Toplantı sesli olarak kayıt edilmiş ise toplantı sonrası yeniden yazdırılır, yazılı metin düzenlenir ve işlenerek tutanaklara dahil edilir. Toplantı tutanağının düzenlenme süresi, toplantı tarihinden itibaren üç ila beş günü geçmemelidir. Operasyonel toplantıların tutanakları toplantı gününde veya toplantıdan sonraki bir veya iki gün içinde düzenlenir ve yürütülür.

Protokoller eksiksiz ve kısadır. Komple Protokol toplantıda yapılan tüm konuşmaların, konuşmacıya sorulan soruların, tartışmaya katılan kişilerin konuşmalarının ve alınan kararların bir kaydını içerir.

Kısa Protokol sadece konuşanların isimlerini, konuşmanın konusunu, konuşmanın bir özetini ve alınan kararları içerir.

Operasyonel toplantıların seyri, kural olarak, kısa dakikalar içinde kaydedilir.

Toplantı tutanakları ortak bir form, standart bir A4 kağıdı veya özel olarak tasarlanmış bir protokol formu üzerinde düzenlenir.

Protokolün zorunlu ayrıntılarışunlardır:

• şirketin adı;
• toplantı türünü gösteren belge türünün adı (TUTANAK);
• toplantı tarihi;
• protokol kayıt numarası;
• toplantının yeri;
• imzalar.

Protokol tarihi olayın tarihidir.

Sorunlar ve Çözümler

Operasyonel toplantıların tutanaklarını tutmak genellikle zordur. En yaygın olanı düşünelim.

■ Sorun: sekreter veya tutanak tutan astsubaylardan biri, tartışılan konunun özünü anlayamayabilir ve bu nedenle konunun tartışılmasının ilerleyişini kaydetmekte zorluk çekebilir.

Ne yapalım? Bu gibi durumlarda sekreter, toplantıda konuşan personel veya açıklama sağlayabilecek diğer personel ile iletişime geçmelidir.

■ Sorun: Operasyonel toplantılar genellikle katı zaman sınırlamaları olmadan yapıldığından, sekreterin toplantı sırasında olan her şeyi yazacak zamanı olmayabilir.

Ne yapalım? Bu durumda toplantı sırasında ses kaydı tutmak ve tutanağa göre bir protokol hazırlamak yardımcı olabilir.

■ Sorun: bir konuyu tartışırken, hem temel hem de önemsiz ve hatta önemsiz bilgiler ifade edilebilir ve sekreterin protokolde kaydedilmesi gereken ana (temel) bilgileri seçmesi zor olabilir.

Ne yapalım? Bu durumda, sekreter, tutanakları düzenlemeden önce, tüm bilgileri analiz etmeli, ana ile küçükleri ayırmalı ve tutanakta yalnızca en önemli bilgileri içermelidir.

Kısa protokolün metni

Protokol metni iki bölümden oluşur: giriş ve ana.

İçinde giriş bölümü kısa protokol, başkan ve sekreterin adlarını, katılımcıların (mevcut) ve davetlilerin pozisyonlarını ve adlarını, gündemi gösterir. Toplantıda 15'ten fazla katılımcı varsa, tutanakta toplam katılımcı sayısı belirtilebilir ve hazır bulunanların pozisyonları ve isimleri tutanak ekinde verilir, örneğin:

Mevcut: 16 kişilik müdürlük üyeleri. (liste ektedir).

Toplantıya davet edilen kişilerin adları, kişinin konumunu ve kuruluşun adını belirten "Davetli" kelimesinden sonra belirtilir.

Gündem, görüşülecek konuları belirtir, ayrıca konuşmacının (konuşmacı) konumu ve soyadı belirtilebilir. Birkaç soru varsa, Arap rakamlarıyla numaralandırılır ve tartışma sırasına göre düzenlenir. Gündem konuları "o" ("hakkında") edatı ile formüle edilir, örneğin:

Not

Gündemdeki maddeler, tartışılan konunun özünü yansıtacak şekilde doğru ve net bir şekilde formüle edilmelidir. "Muhtelif" veya "Muhtelif" maddelerinin gündeme alınması tavsiye edilmez.

Metin Ana bölümÖzet protokol, gündem maddelerinin sayısına göre ayrı bölümlerden oluşmaktadır. Bölümler, gündeme uygun olarak Arap rakamlarıyla numaralandırılmıştır. Her biri şemaya göre inşa edilmiştir:

Protokolün bu anahtar sözcükleri, sol kenar boşluğundan itibaren büyük harflerle yazdırılır ve koyu olarak görünebilir. Aday durumda DİNLENDİ kelimesinden sonra konuşmacının soyadı ve gündem maddesi belirtilir, ardından konuşmanın içeriği 3. tekil şahıs şeklinde özetlenir.

"KARAR VERİLDİ: (ÇÖZÜLDÜ:)" kısmında çifte yorum olmaması için kısaca, doğru, özlü bir şekilde karar yazılır. Kararlar kuralcı bir biçimde formüle edilir: "Hazırla ...", "Öngörülen ...", "Bilgilendir ...". Bir konuda birden fazla karar alınabilir. Bu durumda, gündemdeki konunun sıra numarasına göre Arap rakamlarıyla numaralandırılırlar, örneğin:

Gerekirse, kararla birlikte oylama sonuçları belirtilir: “lehte”, “aleyhte” kullanılan oyların yanı sıra çekimser oyların sayısı.

Teoriden pratiğe

Elle veya diktafonda yapılan bir kaydı deşifre ettikten sonra, kısa bir protokol hazırlamamız gereken bir metin aldığımızı hayal edin:

Gündemdeki madde: 2. 2 No'lu bitmiş ürünler için deponun yeniden inşasının ilerlemesi hakkında

Konuşma metni:

Vasiliev P.R. Yeniden yapılanma planına göre, ayın 25'inde, rafları ve kaldırma mekanizmalarını kurmaya başlamamız gerekiyordu. CJSC "Profil" - raf ekipmanı tedarikçimiz - son teslim tarihlerini ihlal ediyor. 20'sinde, ilk partiyi 10 gün içinde almamız gerekiyordu - ikincisi. Bizde - iki eşit taraf tarafından teslimat, yani sözleşmede. Tam, yani %100 peşin ödedik, çünkü ilk depoyu en son dönüştürdüğümüzde onlarla hiçbir sorunumuz yoktu. Bugün 28'i ve henüz elimize ulaşmadı. Kendilerine faks gönderildi, aradılar, dün ilk partinin sevk edildiğini söylediler, ancak iki veya üç gün sürecek, yani tedarikçiden dolayı bir gecikmemiz var. Sanırım teslimat süresinin ihlali için resmi bir talepte bulunmaları gerekiyor.

Bir kayıt yapmak için, en önemli bilgileri vurgulamak gerekir. Bunu yapmak için, bir dizi soru koymaya ve bunlara cevap almaya çalışalım. Yukarıdaki metinden aşağıdaki soruların cevaplarını alabiliriz:

Metnin cevaplara yansımayan bilgiler içerdiğini görüyoruz: CJSC Profili ile olumlu bir işbirliği deneyimi olduğu için kuruluş mallar için tamamen ödeme yaptı ve %100 ön ödeme yapıldı. Bu bilgi, incelenen durumla ilgili mi? Açıkçası hayır, bu nedenle, bunun protokole dahil edilmesi gerekmez. Böylece, aldığımız soruların cevaplarına dayanarak, konuşmanın kısa bir protokolünü hazırlayabiliriz:

2. DİNLENDİ:

Vasiliev P.R.

İlk parti raf ekipmanının sevkiyatı, son teslim tarihini ihlal eden tedarikçi CJSC Profile tarafından yapıldı, bunun sonucunda 2 No'lu deponun yeniden inşası için son tarihler karşılanmadı İlk ekipman grubunun gelmesi gerekiyordu. 20 Aralık'ta ikinci - 10 gün içinde. Rafların montajı ve kaldırma mekanizmalarının montajı 25 Aralık'ta başlayacaktı. Tedarikçiye göre, ilk ekipman partisi 30-31 Aralık'tan daha erken olmayacak. Teslimat süresinin ihlali için bir talep göndermeyi teklif etti.

Not

Konuşmada “20”, “25” vb. ifadeler kullanılmışsa, protokolde belirli bir ay belirtilmelidir, örneğin: “20 Aralık”, “25 Aralık” vb.

Mevcut durumun tartışıldığı toplantıda, bir talep gönderme önerisinin desteklenmediğini varsayalım. Tedarikçiye sözleşme ile belirlenen teslim tarihlerine uyulması gerektiği konusunda talep yazısı gönderilmesine karar verildi. Bu davadaki karar aşağıdaki gibi tutanaklara kaydedilmelidir:

KARAR VERİLMİŞ:

Raf ekipmanının teslimi için son tarihlerin karşılanması ihtiyacına ilişkin bir talep mektubu hazırlayın ve CJSC Profiline gönderin.

Sorumlu icracı - Vasiliev P.R.

Son tarih - (tarih).

Bir örnek daha düşünelim.

Gündem maddesi: 5. Şirketin Perm şehrinde bulunan şubesinin mali ve ekonomik faaliyetlerinin denetimi hakkında

Konuşma metni:

Medvedev V.V. Bu yıl boyunca, finans departmanı ve muhasebe departmanımız, Perm'deki şubenin bize raporlamada hatalar sunduğu gerçeğiyle defalarca karşılaştı. Bu hataları iki kez kendileri keşfettiler, bu konuda bizi bilgilendirdiler ve düzeltilmiş raporlar gönderdiler. Muhasebe departmanımız iki kez hesaplamalarda ve şube giderlerinin yapılması gereken yanlış kalemler altında yapılmasında hatalar buldu. Bu hatalar zamanında düzeltilmezse, vergi ödemede sorunlara yol açabilir. Ayrıca uzmanlarımız, sürelerin sürekli ihlal edildiğine dikkat çekti. ağırlama gider raporlarının sunumu. Şube baş muhasebecisi bizimle iki kez iş gezisine çıktı, şubenin yaptığı hataları ele aldık ama durum pek değişmedi. İdari ve ekonomik hizmet başkanı Polozov R.A. ayrıca Perm'de ulaşım maliyetleriyle ilgili bazı sorunlar olduğundan da şikayet etti. Gerçek şu ki, başlangıçta nakliye maliyetlerine ilişkin raporlar kendisine sunulur ve daha sonra tüm şubeler için konsolide bir rapor muhasebe departmanına sunar. Tüm bunları göz önünde bulundurarak, ileride sorun yaşamamak için Perm'deki şubenin mali ve ekonomik faaliyetlerinin bir denetimini organize etmek ve yürütmek gerektiğini düşünüyorum.

Süpervizör: Sizce komisyona kimler dahil edilmeli ve yerinde inceleme yapmak ne kadar zaman alacak?

Medvedev V.V. Sanırım üç kişiye ihtiyaç var: biri muhasebe, diğeri finans departmanı ve üçüncüsü de idari ve ekonomik hizmet ve lojistik departmanı. Daha önce gidebilecek daire başkanları ile görüştük, bu yüzden üç kişi öneriyorum: Milletvekili. baş muhasebeci Somov S.S., denetçi Yastrebova A.A. ve önde gelen mühendis Sokolov B.B. Doğrulama 3-5 gün içinde gerçekleştirilebilir.

Ana konuşmanın metnini önceki şemaya göre analiz edelim:

	1) Ana şirketin finans departmanı ve muhasebe departmanı 2) Perm'de Şube
Ne yapar (yaptı)?	1) (Perm kentindeki şube) hatalı raporlar sunar, bunun yapılması gereken yanlış kalemlere harcama yapar, son teslim tarihlerini ihlal eder ağırlama gider raporlarının sunumu. 2) (Ana şirketin finans departmanı ve muhasebe departmanı) şubenin baş muhasebecisi ile yapılan hataları analiz etti. 3) (ana şirketin finans departmanı ve muhasebe departmanı), kuruluşun üç çalışanını göndererek Perm'deki şubenin mali ve ekonomik faaliyetlerinin bir denetimini organize etmeyi ve yürütmeyi teklif eder.
	Bu yıl boyunca
	Olumlu sonuç yok

Ve bu durumda ikinci plana ait bilgilerin metinde kaldığını görüyoruz. Her şeyden önce, bu, şubenin nakliye maliyetleriyle ilgili bazı sorunları olduğundan şikayet eden idari ve ekonomik hizmet başkanı Polozov R.A.'dan söz ediyor. Bu bilgileri ikincil olarak sınıflandırıyoruz çünkü seyahat masrafları raporları yalnızca başlangıçta bir özet raporun hazırlanması için kat hizmetleri müdürüne sunuldu. Taşıma maliyetlerinin raporlanması şu anda farklı olduğundan, bu bilgilerin mevcut durumu değerlendirmede çok az değeri vardır.

İkincil bilgiler ayrıca, şubenin kendisinin iki kez ve iki kez hata tespit ettiğini - ana kuruluşun muhasebe departmanını da içermelidir. Basitçe, hataların tekrar tekrar bulunduğunu söyleyebilirsiniz.

Kısa protokoller, konuşmacıya yöneltilen soruları yansıtmaz. Ancak sorunun cevabında önemli bilgiler varsa konuşma tutanağına geçirilir. Yukarıdaki örnekte bu, komisyona kimlerin dahil edilmesi önerildiği hakkında bilgidir.

Alınan cevaplara dayanarak, konuşmanın bir protokol kaydını yapabiliriz:

DİNLENDİ:

Medvedev V.V.

Bu yıl boyunca, Perm'deki şube defalarca hatalı raporlar sundu, harcamaları yapılması gereken yanlış kalemlere yazdı ve son teslim tarihlerinin ihlal edildiği ağırlama harcamalarına ilişkin raporlar sundu. Şubenin baş muhasebecisi ile yapılan hataların analizine rağmen durum değişmedi. Komisyon yardımcısı da dahil olmak üzere şubenin mali ve ekonomik faaliyetlerinin denetiminin gerekli olduğunu düşünüyor. baş muhasebeci Somov S.S., denetçi Yastrebova A.A. ve önde gelen mühendis Sokolov B.B.

Konunun görüşülmesi sırasında denetim yapılmasına karar verilirse, karar protokolde aşağıdaki şekilde formüle edilmelidir:

KARAR VERİLMİŞ:

Perm'deki şubenin mali ve ekonomik faaliyetlerini denetlemek için bir komisyon kurulmasına ilişkin taslak bir emir hazırlayın, Perm'deki şube müdürü ile denetim tarihi üzerinde anlaşın.

Sorumlu icracı - Medvedev V.V.

Son tarih - (tarih)

VF Yankova,
cand. ist. bilimler, yardımcısı VNIIDAD Direktörü

Giriiş.

Yönetim faaliyetlerinin belgelenmesi, çeşitli ortamlarda kayıt (sabitleme) ve belirlenmiş kurallara göre işleme ile ilgili tüm süreçleri, yönetim eylemlerinin uygulanması için gerekli bilgileri kapsar. Dokümantasyon, doğal dilde (telgraflar, telefon mesajları, daktilolar dahil olmak üzere el yazısı, daktiloyla yazılmış belgeler) ve ayrıca yeni medya (delikli kartlar, delikli bantlar, manyetik bantlar, kartlar, disketler vb.) "

Yönetim belgelerinin bileşimi, kuruluşun yetkinliği ve işlevleri, sorunları çözme prosedürü, diğer kuruluşlarla ilişkilerin hacmi ve niteliği ile belirlenir ve rapor kartında sabitlenir. Yönetimin tüm seviyelerinde yönetim eylemlerinin belgelenmesine ilişkin kuralların birliği, Devlet Belgelendirme Yönetim Sistemi (GSDOU) ve birleşik belgelendirme sistemlerinin (UDS) kullanılmasıyla sağlanır.

Birleşik dokümantasyon sistemleri, belirli bir faaliyet alanında yönetim için gerekli bilgileri içeren, tek tip kural ve gereksinimlere göre oluşturulmuş bir dizi birbiriyle ilişkili dokümandır. DDD, hem bilgisayar teknolojisinin yardımıyla hem de geleneksel bilgi işleme yöntemleriyle kullanılmak üzere tasarlanmıştır.

Yönetim belgeleri, isim, şekil ve ayrıntıların bileşimi açısından DDD'ye, Ukrayna Devlet Standartlarının gerekliliklerine, kuruluşla ilgili düzenlemelere (tüzüklere) ve belgeleme kurallarını içeren diğer düzenleyici belgelere uygun olmalıdır.

Bu testin amacı, bir protokol kavramını vermek, tasarımına ilişkin kuralları yansıtmak ve ayrıca hangi protokol biçimlerinin olduğunu göstermektir.

1. Protokol kavramı ve amacı.

Bir dizi yönetim belgesinde protokollere özel bir yer aittir. Bunlar, birleşik organizasyonel ve idari dokümantasyon sisteminin bir parçasıdır.

Tutanaklar - toplantılarda, toplantılarda, oturumlarda, konferanslarda konuların tartışılması ve karar verme sürecini düzelten bir belge

Kuruluşların ve işletmelerin faaliyetlerinde genellikle “Protokol” adı verilen belgelerin düzenlendiği, ancak bunların yukarıdaki tanımın kapsamına girmediği unutulmamalıdır. Bu nedenle, sözleşme ilişkileri alanında niyet protokolleri, anlaşmazlık protokolleri, onay protokolleri hazırlanır; genel kurul toplantısının ana belgeleri arasında, mevzuat, sayım komisyonu tutanaklarını vb. Bu tür protokoller amaç olarak eylemlere benzer: gerçekleri veya olayları kaydeder ve onaylarlar.

Protokoller, geçici veya kalıcı kolej organlarının, komisyonların vb. olduğu herhangi bir kuruluşta düzenlenir. Faaliyetlerinin biçimi, toplantılarda veya toplantılarda güncel konuların tartışılması ve genellikle oylama yoluyla ortak karar alınmasıdır.

Ülkemizde anonim şirketlerin ortaya çıkmasıyla birlikte bu tür belgelere olan ilgi artmıştır. Bir anonim şirketin en üst yönetim organları kolejdir ve faaliyetlerini yansıtan protokoller en önemli yönetim belgelerinden biri haline gelir. Genel kurul toplantı tutanaklarından, yönetim kurulu ve yönetim kurulu toplantılarından bahsediyoruz. “Anonim Şirketler Hakkındaki” Federal Yasanın ve diğer yasal düzenlemelerin bu belgelerin içeriğine özel önem vermesi tesadüf değildir.

2. Protokollerin kaydı için kurallar

Tutanaklar - toplantılarda, toplantılarda, konferanslarda ve kolej organlarının toplantılarında konuların tartışılması ve karar vermenin tutarlı bir kaydını içeren bir belge.

Protokol, bir meslek grubu veya bir grup çalışan tarafından ortak karar alma faaliyetlerini yansıtır. Kuruluşların yönetim faaliyetlerinde oluşturulan toplantı tutanaklarından, soruşturma tutanakları, bazı idari organlar ve asayiş organları (örneğin, sağlık müfettişi protokolü, trafik kazası protokolü vb.) , sözleşmeye dayalı protokollerin yanı sıra (anlaşmazlık tutanakları, anlaşmazlıkların protokolleri, fiyat pazarlık protokolleri vb.).

Kalıcı ve geçici toplu organların toplantıları (federal yürütme organları kurulları, işçi kolektifleri toplantıları, hissedarlar toplantıları, yönetim kurulları toplantıları vb.) zorunlu kayıtlara tabidir. Tutanaklar, toplantıların seyri, tutanaklar, ses kayıtları ve toplantı için hazırlanan materyaller (rapor metinleri, konuşmalar, referanslar, karar taslakları, gündem, davetli listeleri vb.) esas alınarak düzenlenir.

Tutanak, incelenen konular ve alınan tüm kararlar hakkındaki tüm görüşleri yansıtır. Tutanak sekreter veya görevlendirilen diğer kişi tarafından tutulur. Tutanaktaki girişlerin doğruluğundan toplantıları yöneten başkan ve sekreter sorumludur. Protokolün zorunlu detayları şunlardır:

· şirketin adı;

belge türünün adı;

tarih ve kayıt numarası;

derleme veya yayın yeri;

metne başlık

imzalar.

3. Protokol türleri

İki tür protokol vardır: tam ve kısa.

Tam dolu protokol toplantılardaki tüm konuşmaların bir kaydını içerir.

Kısa Protokol - sadece konuşmacıların isimleri ve konuşmanın konusu hakkında kısa bir not.

Toplantıda hangi protokolün tutulacağına ilişkin karar, kolej organının başkanı veya kuruluşun başkanı tarafından verilir.

Protokolün başlığı, kolej organının veya toplantının adıdır (tasdik komisyonu toplantı tutanakları ...; toplantı tutanakları ...).

Tam protokolün metni iki bölümden oluşur: giriş ve ana.

Giriş kısmı, protokolün tam ve kısa formlarında aynı şekilde hazırlanır. Başkan ve sekreterin adlarını, toplantıya katılanların ve davet edilen kişilerin adlarını veya toplam sayısını gösterir (çok sayıda katılımcı varsa, numaralarının yanında bir not yapılır - "Katılımcı listesi ektedir"), gündem.

Hazır bulunanların adları, 15'ten fazla değilse, görev yeri ve konumu belirtilerek alfabetik sıraya göre protokole kaydedilir; daha fazla varsa, ayrı bir liste hazırlanır. Daimi toplantı ve komisyonların tutanaklarında hazır bulunanların pozisyonları belirtilmez. Mevcut olanların numaralandırılması, bir satır aralığı ile satırın tüm genişliği boyunca çizilir.

Bu durumda, "Başkan", "Sekreter", "Katıldı" (tırnak işaretleri olmadan) kelimeleri, başlıktan ve birbirinden iki aralıkla ayrılmış olarak alanın soluna yazdırılır.

Giriş bölümü gündemle sona erer. Gündemdeki maddeler karmaşıklık derecelerine, önemlerine ve tahmini tartışma sürelerine göre düzenlenir. Sorular yalın durumda formüle edilir, Arap rakamlarıyla numaralandırılır ve "O", "Hakkında" edatlarıyla başlar. "Çeşitli" kelimesiyle bir soru veya bir grup soru formüle etmeniz önerilmez. Soruyla birlikte, konuşmacının adı, konumunun bir göstergesi ile belirtilir.

"Gündem" kelimeleri, katılımcı listesinden iki veya üç aralıkla ortalanır.

Gündemdeki her konu için protokol metninin ana kısmı şemaya göre oluşturulmuştur: DİNLENDİ ... KONUŞTU ... KARAR VERİLDİ ...

Kısa protokollerdeki "DUYURU" bölümünde konuşmacının (konuşmacı) adı ve konuşmasının konusu belirtilir. Protokolün tam formunda konuşmacının soyadı ve adının baş harfleri, raporunun içeriği (mesaj, bilgi, rapor) verilir. Rapor metninin konuşmacı tarafından yazılı olarak sunulması halinde, konuşmanın konusu belirtildikten sonra not alınmasına izin verilir: "Rapor metni ektedir." Kısa protokollerde "HOPARLÖRLER" bölümünde sadece tartışmada konuşan kişilerin isimleri belirtilir; tam protokollerde konuşmacıya sorular da dahil olmak üzere konuşmaları da kaydedilir. Gerekirse, konuşmacının adından sonra konumu belirtilir. "KARAR VERİLDİ" bölümünde, çifte yorumdan kaçınmak için kısaca, kesin ve özlü bir şekilde formüle edilen karar kaydedilir. Kararla birlikte "lehte", "aleyhte", "çekimser" oy sayıları ile oylamaya katılmayanların listesi belirtilir. Karar, bir veya daha fazla öğe içerebilir, önem sırasına göre düzenlenir, her biri numaralandırılır.

"HEARD" kelimesinin önüne gündeme uygun bir sayı gelir. "DUYDUĞU", "SÖYLENDİ", "ÇÖZÜLDÜ (KARAR VERDİ)" kelimeleri sol kenardan büyük harflerle yazılır ve iki nokta üst üste ile biter. "DUYDUĞU", "KONUŞTU", "KARAR VERİLDİ" bölümlerinin metni kırmızı çizgiden 1.5 satır aralığı ile yazdırılır. Aday durumda konuşmacıların her soyadı ve baş harfleri yeni bir satırdan yazdırılır, konuşma kaydı soyadından bir tire ile ayrılır.

Bir toplantıya veya toplantıya katılan bir katılımcı, alınan karara karşı ayrı bir sayfada düzenlenen ve tutanağa eklenen muhalefet şerhi sunabilir. Muhalefet görüşünün varlığı, kararın kaydedilmesinden sonra tutanaklara geçirilir.

Kısa protokolün metni de iki bölümden oluşmaktadır. Giriş bölümünde başkanın (başkan) baş harfleri ve soyadları ile toplantıda hazır bulunanların pozisyonları, adları, soyadları belirtilir.

"Katıldı" kelimesi, sol kenar boşluğunun kenarından yazdırılır, altı çizilir, kelimenin sonuna iki nokta üst üste konur. Aşağıda hazır bulunanların görev adları, adlarının baş harfleri ve soyadları yer almaktadır. İş unvanları genel olabilir. Mevcut olanların çok satırlı iş unvanları 1 satır aralığı ile belirtilmiştir. Liste, protokolün ana bölümünden düz bir çizgi ile ayrılmıştır.

Protokolün ana bölümü, ele alınan konuları ve bunlar hakkında alınan kararları içermektedir. Sorunun adı bir Romen rakamı ile numaralandırılmıştır ve "O" ("Hakkında") edatı ile başlar, ortada 15 punto büyüklüğünde basılır ve son satırın altında bir satır ile altı çizilir. Çizginin altında bu konunun tartışılması sırasında konuşan yetkililerin isimleri var. Soyadları 1 satır aralığı ile yazılır. Ardından konuyla ilgili verilen karar belirtilir.