Menaxhimi i kohës: struktura dhe planifikimi operacional i aktiviteteve. Menaxhimi i kohës për javën: një plan hap pas hapi

Menaxhimi i kohës për një person modern është koncepti qendror i çdo sistemi të efektivitetit dhe produktivitetit personal, Grali i Shenjtë për çdo person ambicioz, qoftë student, sipërmarrës apo shtëpiake. Ritmi i shpejtë i jetës, veçanërisht në qytetet e mëdha, dhe sasitë e mëdha të të dhënave e bëjnë të vështirë arritjen e qëllimeve që janë të rëndësishme për secilin prej nesh, qoftë marrja e një promovimi, rritja e një fëmije ose krijimi i projektit tonë sipërmarrës. Nëse keni diçka për të luftuar, jeni të pakënaqur me rezultatet tuaja, thjesht dëshironi të bëheni pak më efikas, ose keni nevojë për ndihmë për të kapërcyer zvarritjen (zakonin për t'i shtyrë gjërat për më vonë), atëherë kjo seri mësimesh është krijuar vetëm për ty.

Trajnimi i paraqitur në internet do t'ju njohë me bazat e menaxhimit të kohës dhe detajet e tij dhe do t'ju tregojë se si njerëzit më të suksesshëm në planet e menaxhojnë kohën dhe organizojnë jetën e tyre. Plotësisht pa pagesë, do t'ju ofrohen parime, metoda, ushtrime, teknika dhe teknika të ndryshme që përbëjnë sistemet më efektive të menaxhimit të kohës dhe që do t'ju lejojnë, duke i zbatuar ato në praktikë, të vini re ndryshime pozitive që në ditët e para. . Ky kurs online mbi menaxhimin e kohës do të bëhet udhëzuesi juaj personal për një botë ku do të harroni lodhjen e përjetshme, stresin e vazhdueshëm dhe mungesën e kohës. Do të mësoni të vendosni me kompetencë qëllime dhe të planifikoni t'i arrini ato, të arrini të bëni një numër të madh gjërash në kohë rekord, të shijoni punën dhe të keni kohë për të gjetur kohë për t'u çlodhur. Kursi përmban këshilla dhe teknika për menaxhimin e kohës që janë vërtet efektive.

Sidoqoftë, përkundër faktit se kursi i paraqitur ka një potencial të madh, vetë menaxhimi i kohës, për fat të keq, është i mbushur me shumë pasiguri dhe pyetje të papritura. Së pari, pse ka kaq shumë qasje të ndryshme për menaxhimin e kohës? Cili është ndryshimi midis metodës GTD të David Allen dhe metodës së lëvizjes në kohë të Gleb Arkhangelsky? Pse çdo autor “super-efektiv” shpik diçka të re?A nuk ka vërtet asgjë të caktuar dhe të saktë në menaxhimin e kohës?

Së dyti, pse nuk funksionon gjithçka e propozuar nga ekspertët? Autorët njëzëri flasin për efektivitetin e metodave dhe teknikave të tyre, por ata nuk duan t'i ndjekin fare ato. Dhe pastaj, edhe nëse ndiqni gjithçka saktësisht sipas udhëzimeve, diçka ende nuk shkon. Cila eshte arsyeja?

Dhe së treti, çfarë të bëjmë me hezitimin për të jetuar automatikisht sipas një rutine të vendosur dikur, por përgjithmonë? Si të rregullojmë një sistem të qartë të organizimit të kohës me ndryshimet e vazhdueshme me të cilat është kaq e pasur jeta jonë?

Kjo seri mësimesh në internet nuk është krijuar për t'iu përgjigjur të gjitha pyetjeve të mësipërme, por është krijuar për t'ju ndihmuar t'u përgjigjeni vetë atyre. Dhe kjo është vlera e saj më e rëndësishme. Dhe për të njëjtën arsye, pasi të keni studiuar materialet e këtij trajnimi, do të jeni në gjendje jo vetëm të "pomponi" disa nga cilësitë tuaja individuale, por edhe të keni një ndikim kompleks në personalitetin tuaj.

Dhe nëse doni të zotëroni metodat e menaxhimit të kohës sa më shpejt dhe me efikasitet të jetë e mundur, regjistrohuni për tonat.

Menaxhimi i kohes (organizimi i kohës, menaxhimi i kohës)është një teknologji e menaxhimit të kohës që synon rritjen e efikasitetit të përdorimit të saj.

Vetë koncepti i "menaxhimit të kohës" vjen nga anglishtja "menaxhimi i kohës" dhe nënkupton një teknologji për organizimin e kohës së një personi dhe rritjen e efikasitetit të përdorimit të saj. Më konkretisht, menaxhimi i kohës nënkupton një veprim ose grup veprimesh për të trajnuar kontrollin e vetëdijshëm mbi sasinë e kohës së shpenzuar në lloje të caktuara aktivitetesh dhe nëpërmjet të cilave ju mund të rrisni ndjeshëm produktivitetin dhe efektivitetin tuaj.

Menaxhimi i kohës përfshin një gamë të gjerë aktivitetesh, duke përfshirë:

• Vendosja e qëllimeve
• Planifikimi dhe menaxhimi i kohës
• Delegimi i detyrave dhe menaxhimi i burimeve
• Analiza e konsumit të kohës
• Koha e regjistrimit
• Prioritizimi
• Bërja e listave
• Dhe shume te tjere

Në fillim të shfaqjes së tij, menaxhimi i kohës kishte të bënte vetëm me sferën e punës ose të biznesit. Por, ndërsa u zhvillua, termi filloi të zgjerohej dhe përfshinte aspekte të ndryshme të veprimtarisë personale të një personi. Sot, menaxhimi i kohës është një komponent i domosdoshëm i zhvillimit të absolutisht çdo projekti, sepse shërben si një faktor përcaktues në llogaritjen e shkallës së tij dhe kohës së nevojshme për zbatimin e tij.

Në Rusi, figura revolucionare dhe publike A.K. Gastev, i cili në vitet 1920 ishte drejtor i Institutit Qendror të Punës, fillimisht filloi të flasë për menaxhimin e kohës. Ai filloi të zhvillojë ide për efektivitetin personal të individit dhe përdorimin efikas të kohës. Tashmë në fillim të viteve '70, u shfaq metoda e parë që ju lejoi të menaxhoni kohën personale, të quajtur "Timekeeping". Me kalimin e kohës, tema filloi të fitonte me shpejtësi gjithnjë e më shumë mbështetës dhe të futej në fusha të ndryshme të aktiviteteve të njerëzve. E gjithë kjo çoi në faktin se menaxhimi i kohës u bë një zonë e pavarur, dhe në vitin 2007, departamenti i menaxhimit të kohës u krijua në Akademinë Financiare dhe Industriale të Moskës (sot një universitet).

Menaxhimi i kohës ka strukturën e vet, e cila përbëhet nga disa procese të rëndësishme:

• Analiza
• Zhvillimi dhe formulimi i strategjive
• Planifikimi dhe prioritizimi
• Zbatimi i procesit
• Monitorimi i arritjes së qëllimeve

Është e rëndësishme të theksohet se menaxhimi i burimeve të kohës ju lejon të menaxhoni në mënyrë efektive jo vetëm kohën e punës, e cila është pjesa kryesore e jetës së një personi të zakonshëm, por edhe kohën e lirë, të cilën një person e përdor për relaksim. Duke e përdorur atë në jetën e përditshme, ju mund ta organizoni jetën tuaj në mënyrë shumë më efikase, të planifikoni fundjavat tuaja dhe të organizoni ngjarje të ndryshme. Duke menaxhuar me mjeshtëri kohën e tij, një person mund ta kthejë fundjavën e tij në një mini-pushime. Së bashku, kjo ka një efekt shumë pozitiv në shëndetin emocional, mendor dhe fizik të një personi dhe përmirëson ndjeshëm jetën e tij.

Sot, shkollat ​​speciale janë krijuar dhe funksionojnë me sukses për të mësuar menaxhimin efektiv të kohës. Trajnimi standard zhvillohet në temat kryesore të mëposhtme:

• Planifikim strategjik
• Planifikimi taktik
• Vlerësimi i efektivitetit personal
• Vlerësimi i efektivitetit menaxherial
• Përcaktimi i misionit personal si një faktor motivues emocional
• Përcaktimi i faktorëve kryesorë për zhvillimin e planit tuaj
• Aftësia për të dhënë përparësi
• Mjeti i hartës së mendjes
• Trajnim në bazat e përdorimit të softuerit të krijuar posaçërisht për planifikim (MyLifeOrganized, MS Project, MS Outlook dhe programe të tjera)
• Analiza e asaj që është arritur
• Studimi i metodave për përmirësimin e procesit të arritjes së qëllimeve

Për t'i mësuar njerëzit bazat e menaxhimit kompetent të kohës, sot po mbahen trajnime dhe seminare të ndryshme, po zhvillohen programe dhe kurse, po botohen libra dhe botime të tjera, po krijohen burime të ndryshme në internet dhe trajnime në internet, siç është trajnimi i paraqitur. në faqen tonë të internetit 4brain, për shembull.

Aplikimi i menaxhimit të kohës

Në botën moderne, koha personale është një burim kryesor njerëzor, shpesh duke pasur një vlerë shumë më të lartë se paraja, pasi, ndryshe nga paratë, ajo nuk mund të grumbullohet ose të rikthehet. Kjo është arsyeja pse aftësia për të përdorur sa më mirë kohën tuaj dhe për ta menaxhuar atë është me vlerë thelbësore për çdo person. Dhe është e rëndësishme të mësoni se si ta zbatoni këtë aftësi në të gjitha fushat e jetës: punë, biznes, kreativitet, marrëdhënie familjare etj.

Shkathtësia e menaxhimit të kohës i siguron një personi një numër të madh përfitimesh të ndryshme. Më poshtë po rendisim vetëm disa prej tyre.

Pra, një person që di të menaxhojë kohën e tij:

• Arrin qëllimet e vendosura shumë më shpesh se të tjerët
• I arrin qëllimet e tij shumë herë më shpejt se njerëzit që nuk e kanë këtë aftësi
• Të aftë për të arritur sukses në çdo fushë të veprimtarisë
• Ka shumë më tepër kohë për t'u çlodhur, për të qenë me të dashurit dhe për të bërë gjërat që ju pëlqen
• Në gjendje të kryejë shumë detyra të ndryshme në një periudhë të shkurtër kohe
• Ka aftësinë për të rritur të ardhurat e tij, për të ndërtuar kapital dhe për të dalë në pension sa më shpejt të jetë e mundur
• Mund të largojë ndjenjën e lodhjes së vazhdueshme dhe të përmirësojë shëndetin tuaj
• Shumë më pak të ndjeshëm ndaj stresit dhe faktorëve negativë
• Percepton pozitivisht botën përreth tij dhe ngjarjet që ndodhin në të
• Mund t'i kushtojë më shumë kohë zhvillimit shpirtëror dhe vetë-përmirësimit
• Gjithmonë ka një plan të qartë veprimi
• Ka liri të brendshme dhe ka aftësi për të zgjedhur
• Në gjendje të krijojnë kushte të favorshme dhe të kontrollojnë në mënyrë të pavarur jetën e tyre

Kjo është vetëm një pjesë e ndikimit pozitiv që aftësia për të menaxhuar kohën ka në jetën e një personi. Nuk është vetëm se ekziston një mendim se njerëzit që nuk dinë të ndajnë kohën e tyre nuk mund të gjejnë një minutë të vetme të lirë dhe janë vazhdimisht të zënë me diçka, por i gjithë punësimi i tyre nuk sjell ndonjë rezultat të arsyeshëm. Dhe njerëzit që janë në gjendje të menaxhojnë me mjeshtëri burimet e tyre kohore, gjithmonë mund të lënë mënjanë kohë për diçka ose për dikë, dhe të gjitha punët e tyre vazhdimisht i shtyjnë drejt qëllimeve të tyre dhe arritjes së suksesit.

Nëse njiheni me veçoritë e jetës dhe punës së njerëzve të suksesshëm, sigurisht që do të zbuloni se të gjithë, si një, thonë se pasuria më e vlefshme që ka një person është koha e tij dhe ndoshta do të vini re se të gjithë mbani ditarë, bëni plane, mendoni për hapat e mëtejshëm dhe bëjeni këtë vazhdimisht. Ata janë gjithmonë plot me ide, dhe sasia e punës që bëjnë është thjesht e mahnitshme. Por, në të njëjtën kohë, ata janë të lumtur, të buzëqeshur, pozitivë; çdo gjë që bëjnë, e bëjnë me entuziazëm dhe e shijojnë; dhe gjithashtu gëzojnë shëndet të mirë. Nëse jeni një person që përpiqet për vetë-zhvillim dhe rritje personale, atëherë ka një probabilitet të lartë që të dëshironi të arrini rezultate të ngjashme, përndryshe nuk do të ishit këtu. Dhe ka një lajm të shkëlqyeshëm për ju - MUND TA BËSH. Thjesht duhet t'i vendosni vetes një objektiv për të mësuar se si ta përdorni kohën tuaj në mënyrë efikase.

Si ta mësoni këtë?

Nuk është sekret që ne të gjithë kemi një sërë aftësish dhe predispozitash të ndryshme që nga lindja. Por, sigurisht, këto aftësi dhe predispozita janë të ndryshme për të gjithë, dhe ndërsa disa njerëz fillimisht janë të prirur për të menaxhuar në mënyrë efektive kohën e tyre në jetë, të tjerët duhet ta zhvillojnë dhe ta përmirësojnë këtë aftësi. Sido që të jetë, mund të bëhet. Dhe përsëri një lajm i mirë - MUND TA BËNI VETË KËTË, d.m.th. pa iu drejtuar trajnimeve në institucione të specializuara ose pa blerë kurse të shtrenjta trajnimi. Për më tepër, nuk është aspak e nevojshme të kesh ndonjë talent apo gjeni të veçantë, por thjesht mund të plotësosh trajnimin online, hyrjen në të cilën po lexon tani.

Ka dy pika të rëndësishme kur merrni këtë kurs. Kjo:

Baza teorike- informacionet që mund të merrni nga mësimet që ne ofrojmë.

Zhvillimi praktik- duke vënë në praktikë atë që mësoni në jetën tuaj të përditshme.

Bazuar në këto pika të rëndësishme, ne zhvilluam këtë trajnim. Çdo mësim është krijuar për t'ju mundësuar të mësoni material teorik, i cili paraqitet në një gjuhë interesante dhe plotësisht të kuptueshme që është e arritshme për këdo. Dhe gjithashtu në mënyrë që të keni motivimin dhe mundësinë për të zbatuar gjithçka që keni mësuar, duke mos pritur një moment të përshtatshëm, por pikërisht "këtu dhe tani". Gjithçka që ju nevojitet është një dëshirë për të mësuar një aftësi të re dhe pak kohë të lirë, të cilën do t'ju duhet ta gjeni për këtë, për të cilën, natyrisht, nuk kemi asnjë dyshim.

Dëshironi të testoni njohuritë tuaja?

Nëse dëshironi të testoni njohuritë tuaja teorike mbi temën e kursit dhe të kuptoni se sa i përshtatshëm është për ju, mund të bëni testin tonë. Për çdo pyetje, vetëm 1 opsion mund të jetë i saktë. Pasi të zgjidhni një nga opsionet, sistemi kalon automatikisht në pyetjen tjetër.

Mësime mbi menaxhimin e kohës

Duke studiuar përvojën e mësimdhënies së menaxhimit të kohës për shumë njerëz, ne arritëm në përfundimin se bazat e saj, siç kemi thënë tashmë, mund t'i mësoni vetë. Pasi kemi futur disa rregullime dhe kemi përshtatur më tej materialin për vetë-studim, ne kemi përgatitur një sërë mësimesh që synojnë zhvillimin e kompetencave të dobishme për zotërimin e plotë të kësaj aftësie. Më poshtë është një përshkrim i shkurtër i secilit mësim:

Qëllimi i këtij mësimi është t'ju ndihmojë të kuptoni sa më shumë që të jetë e mundur tiparet dhe nuancat e menaxhimit të kohës, si dhe të kuptoni dhe ndjeni në një nivel të thellë se si organizimi efektiv i kohës suaj mund të kontribuojë në arritjen e qëllimeve, të ndihmojë në zhvillimin e potencialin e personalitetit tuaj dhe të ketë një efekt të dobishëm në jetën në përgjithësi.

Mësimi do të mbulojë çështje të tilla si qëllimet e menaxhimit të kohës dhe parakushtet e saj, fazat kryesore dhe veçoritë e këtij procesi. Përveç kësaj, do të mësoni shumë këshilla për rritjen e efektivitetit personal dhe do të jeni në gjendje të zgjidhni ato që do t'ju përshtaten në mënyrë specifike.

Siç e dini, çdo veprim njerëzor lidhet drejtpërdrejt me faktin se ai shpenzon një kohë të caktuar për përfundimin e tij. Dhe nëse informacioni nga mësimi i parë do t'ju mësojë se si të përcaktoni dhe regjistroni shpenzimet tuaja të kohës dhe të kuptoni strukturën e shpërndarjes së burimeve kohore, atëherë njohuritë që do të merrni nga këtu do t'ju ndihmojnë të mësoni të ndani atë që ju nevojitet për të kaluar kohën tuaj nga ajo që nuk ju nevojitet.

Këtu do të flasim për procesin e përcaktimit të qëllimeve: do të mësoni të përcaktoni qëllimet tuaja të vërteta dhe detyrat dytësore, që do të thotë se do të jeni në gjendje të bëni gjëra që do t'ju lejojnë të eliminoni humbjen e kohës, madje edhe përpjekjet tuaja minimale do t'ju sjellin maksimumin. rezultatet.

Arritja e çdo rezultati është një proces që gjithmonë ka karakteristikat dhe karakteristikat e veta. Është e rëndësishme të kuptohet se jo të gjitha veprimet janë efektive. Ju duhet të jeni në gjendje të shihni perspektivat, të llogaritni hapat tuaj dhe të vendosni prioritete. Të kesh një qëllim presupozon të kesh një plan për ta arritur atë. Ky mësim i kushtohet këtyre dhe pyetjeve të tjera interesante.

Prej tij do të mësoni se cili është procesi i planifikimit të detyrave, cilat metoda të prioritizimit ekzistojnë dhe do të njiheni me teknikat më efektive për hartimin e planeve dhe listave. Përveç kësaj, do të mësoni disa parime të rëndësishme që do t'ju ndihmojnë të mësoni se si të kurseni kohë, të përmirësoni rezultatet tuaja dhe të shmangni shumë nga gabimet që bëjnë njerëzit kur zgjedhin të menaxhojnë kohën e tyre me mençuri.

Përkundër faktit se koncepti i "menaxhimit të kohës" erdhi në gjuhën ruse jo shumë kohë më parë, shumë figura të shquara i kanë kushtuar dhe vazhdojnë t'i kushtojnë vëmendje vetë faktit të organizimit të kohës personale për të arritur qëllimet dhe për të rritur produktivitetin. Ndoshta kjo është arsyeja pse ata ishin në gjendje të arrinin sukses të konsiderueshëm, sepse aftësia për të menaxhuar burimin kryesor - kohën - shpesh varet nga aftësia e një personi për të përballuar të gjitha çështjet, për të punuar shumë dhe me efikasitet në çdo situatë dhe për të dalë fitimtar prej tyre.

Në një mënyrë apo tjetër, të gjithë planifikonin punësimin e tyre (artistë, shkrimtarë, politikanë - të njohur dhe jo aq), por B. Franklin u bë krijuesi i një rutine jo universale të përditshme, por një nga sistemet e para të integruara të menaxhimit të kohës. Ai tregoi me shembull se sa e rëndësishme është të vendosni qëllime dhe të zhvilloni një plan për t'i arritur ato. Në këtë mësim do të diskutohet rreth sistemeve të menaxhimit të kohës së tij dhe të autorit tjetër, të cilat kombinojnë parimet e përcaktimit të qëllimeve, planifikimit dhe motivimit.

A. Herzen shkroi: «Teoria frymëzon bindje, shembulli përcakton kursin e veprimit.» Në fakt, mësimi 4 i sistemeve të menaxhimit të kohës, bazat e mësimit 2 të përcaktimit të qëllimeve dhe mësimit të planifikimit 3, si komponentët kryesorë të menaxhimit të kohës, nuk do të ishin veçse elementë të një teorie koherente nëse nuk do të plotësoheshin me mjete të përgjithshme metodologjike dhe praktike të zhvilluara posaçërisht. brenda teknikave individuale. Duke i ndjekur ato, duke i zbatuar në jetën e tyre të përditshme, të gjithë do të mund të marrin jo vetëm njohuri të dobishme, por edhe të krijojnë sistemin e tyre për vendosjen, vlerësimin dhe zbatimin e qëllimeve strategjike.

Rekomandimet, këshillat, truket, teknikat, si dhe shërbimet dhe programet e menaxhimit të kohës të mbledhura në këtë mësim janë marrë nga burime të ndryshme, por janë mjete universale dhe janë njësoj të dobishme si për sa i përket menaxhimit të kohës ashtu edhe zhvillimit personal në përgjithësi: vetëdisiplinës. trajnimi, karakteri, qëndrimi ndaj prioriteteve dhe qëllimeve të jetës.

Si të merrni klasa?

Të gjitha mësimet tona kanë një veçori të rëndësishme - ato janë krijuar në atë mënyrë që absolutisht çdokush mund t'i zbatojë ato. Por patjetër duhet të keni parasysh se sa mirë e zotëroni materialin varet, në një masë të madhe, nga qëndrimi juaj. Nëse e trajtoni këtë me neglizhencë, nga pozicioni "nëse vjen koha, atëherë sigurisht që do ta bëj", atëherë rezultati do të jetë plotësisht mediokër, nëse fare. Por nëse i qaseni studimit të materialit me përgjegjësi të plotë dhe duke kuptuar rëndësinë e asaj që po bëni, rezultati do të jetë rritja juaj e shpejtë personale dhe një rritje në të gjitha karakteristikat personale, për të mos përmendur faktin që do të mësoni të menaxhoni. koha juaj perfekte.

Për të përfituar sa më shumë nga trajnimi, ju rekomandojmë që të studioni një mësim çdo dy ditë: në ditën e parë do t'ju duhet vetëm të njiheni me mësimin, dhe ditën e dytë do të përdorni atë që keni mësuar gjatë gjithë ditës. , duke përdorur teknika të reja çdo herë dhe duke i kombinuar ato. Në total, i gjithë kursi do t'ju marrë rreth dhjetë ditë. Por ajo që është gjithashtu e rëndësishme këtu është që, pasi të keni marrë trajnimin, në asnjë rrethanë nuk duhet të humbisni orët. Vendosini vetes detyrën për të përfunduar këtë kurs deri në fund. Vetëm kjo do të bëhet praktika juaj e menaxhimit të kohës, dhe përveç kësaj, do të fillojë të zhvillojë tek ju cilësi të tilla si vendosmëria, përkushtimi, zelli dhe përpikëria. Mos harroni se teoria dhe praktika janë dy anët e së njëjtës medalje. Kjo është mënyra e vetme që ju mund të mësoni atë që dëshironi, dhe kjo është mënyra e vetme që të gjithë njerëzit e suksesshëm e kanë bërë atë në çdo kohë. Dhe një gjë tjetër: përgatitni një bllok shënimesh dhe stilolaps paraprakisht, sepse planifikimi është i pamundur pa këtë.

Material shtesë

Librat e menaxhimit të kohës

Në këtë seksion shtesë të leximit, ne do të shikojmë disa nga librat më të njohur mbi temën e menaxhimit të kohës. Secila prej tyre është një koleksion unik informacioni i dobishëm, këshilla dhe udhëzime praktike, teknika dhe teknika efektive për menaxhimin e kohës. Disa prej tyre janë shkruar nga autorë profesionistë dhe tashmë kanë fituar reputacionin e tyre jo vetëm në mesin e lexuesve rusë, por edhe në mesin e lexuesve nga e gjithë bota. Të tjera janë botuar kohët e fundit, dhe autorët e tyre nuk janë ende aq të famshëm, por padyshim që meritojnë vëmendjen e njerëzve. Çdo nga librat e diskutuar do të jetë një shtesë e shkëlqyer për trajnimin tonë.

"Kujdesu për kohën: është pëlhura nga e cila është krijuar jeta."

S. Richardson

Neve na mësohet disiplina që nga fëmijëria, dhe në një mënyrë apo tjetër jemi të detyruar t'u përmbahemi kufizimeve të caktuara gjatë gjithë jetës sonë. Ushqimi dhe gjumi sipas rutinës ditore, orët e planifikuara, puna dhe pushimi në kohën e caktuar. Ne u bindemi lehtësisht rregullave të lojës së dikujt tjetër, në fakt, duke ndihmuar dikë që të arrijë qëllimin e tij. Por kur bëhet fjalë për vetëdisiplinën, shumë nuk janë gati të heqin dorë edhe nga dobësitë e vogla, si zakoni i gjumit 10 minuta shtesë në mëngjes.

Shkathtësi kufizoni veten për të arritur qëllime të caktuara- një aftësi më e vlefshme që jo shumë njerëz e posedojnë. Por vetëm ata përfundimisht kanë sukses. Politikanë, biznesmenë, aktorë të njohur kanë shkuar drejt famës vetëm falë punës së përditshme në emër të qëllimit të tyre. Aftësia, talenti, madje edhe gjenialiteti është vetëm një për qind e suksesit, nëntëdhjetë e nëntë të tjerat janë punë e vështirë.

Vetëdisiplina është hapi i parë drejt lirisë personale

Menaxhimi i kohës është komponenti kryesor i sistemit të efektivitetit personal për çdo person ambicioz. Nuk ka rëndësi se cili është qëllimi: humbni peshë, merrni një diplomë të kuqe, filloni biznesin tuaj... asnjë nga këto gjëra nuk është e mundur pa aftësi vetëorganizimi. Menaxhimi i kohës është një udhëzues praktik për veprim, falë të cilit ju mund të përcaktoni prioritetet tuaja të jetës, të krijoni vizionin tuaj të suksesit. Zhvillimi i motivimeve efektive ju lejon jo vetëm të kurseni kohë, por të zhvilloheni si person. Vetë-disiplinë - të jetosh sipas rregullave strikte që një person vendos për veten e tij, në interesat e tij. Kufij të tillë të ngurtë, çuditërisht, nuk e kufizojnë individin. Kundër, kjo është e vetmja rrugë drejt lirisë së vërtetë.

Menaxhimi i kohës është mjeti më i mirë për vetë-përmirësim. Para së gjithash, planifikimi mëson kontrollin mbi ngjarjet e jashtme, mjedisin, kohën dhe hapësirën. Aftësitë e vetëkontrollit të fituara si rezultat i punës me vetveten ju lejojnë të menaxhoni ndjenjat tuaja, dëshirat momentale, zakonet e këqija. Dhe vetëkontrolli është një shenjë e një natyre të fortë, me vullnet të fortë. Zhvillimi i aftësive të përqendrimit ju lejon të arrini rezultate më të mira në punë, duke shpenzuar më pak përpjekje. Kështu lirohet koha për përmirësimin intelektual dhe shpirtëror. Por a nuk është ky kuptimi i jetës njerëzore?

Aftësitë e vetëdisiplinës nuk fitohen në një kohë të shkurtër. Për më tepër, ju mund t'i zhvilloni ato në veten tuaj vetëm përmes trajnimit të vazhdueshëm të vullnetit. E njëjta gjë vlen edhe për sistemin e menaxhimit të kohës. Kushdo që dëshiron të arrijë sukses në jetë, thjesht duhet ta trajtojë kohën me kujdes.

7 teknikat më të njohura të menaxhimit të kohës

"Nëse do të kisha 9 orë për të prerë një pishë, do të shpenzoja 6 orë duke mprehur sëpatën."

Abraham Lincoln

Ka shumë teknika për të përdorur kohën në mënyrë efektive. Ne sjellim në vëmendjen tuaj teknikat më të njohura, pa të cilat asnjë sistem i menaxhimit të kohës nuk mund të bëjë.

Matrica Eisenhower

Teknika mori emrin e saj për nder të presidentit amerikan D. Eisenhower, i cili i ndau të gjitha detyrat që i takonin në 4 kategori, të udhëhequr nga urgjenca dhe rëndësia e tyre.

Bazuar në këtë, rastet u vendosën në qelizat e matricës më të thjeshtë si më poshtë:

• Kategoria A - urgjente dhe e rëndësishme që duhet të zgjidhet menjëherë;
• Kategoria B - vendimi i tyre mund të shtyhet për ca kohë, por nuk ka kuptim t'i vononi ato;
• Kategoria B - detyra, ekzekutimi i të cilave mund t'u delegohet palëve të treta;
• Kategoria D - gjërat që është më mirë të hidhen menjëherë në plehra, pasi nuk ia vlen koha dhe mundi i shpenzuar.

Sipas ekspertëve, gabimi që bëjnë shumica e njerëzve është prioritizimi i gabuar. Ata janë më të gatshëm të marrin përsipër detyra në dy kategoritë e fundit, pasi këto detyra janë shumë më të lehta për t'u bërë. Rezultatet e shpejta kontribuojnë në zhvillimin e një vlerësimi të gabuar të efektivitetit personal. Në fakt, rezulton se personi shpenzon përpjekje për aktivitete të parëndësishme, duke lënë pas atë që është vërtet e rëndësishme.

Teknika e matjes së kohës

Gjurmimi i kohës së punonjësve është përdorur për dekada për të përmirësuar disiplinën e punës. Automatizimi dhe programet e kontabilitetit regjistrojnë mbërritjen dhe nisjen në kohë, si dhe kohëzgjatjen e ditës së punës së punonjësit. Por teknologjitë moderne kanë shkuar edhe më tej. Sot jo vetëm që mund të zbuloni nëse një person është i pranishëm në vendin e punës, por edhe të kontrolloni se çfarë po bën.

Deri më sot janë zhvilluar disa qindra sisteme të tilla kontrolli. Programet mund të regjistrohen automatikisht: mungesë sëmundjeje, udhëtime pune, pushime, pushim, punë fleksibël. Sistemi merr parasysh kohëzgjatjen e pushimit të drekës, largimin ose vonesën e parakohshme dhe mungesën.

Me gjithë përsosmërinë e tyre, modulet e gjurmimit të kohës ofrojnë vetëm matje sipërfaqësore të kohës, ndërsa spyware si Maxapt QuickEye ndihmojnë në gjurmimin e aktivitetit të kompjuterit. Me ndihmën e tyre, menaxheri do të kuptojë menjëherë se Maria Ivanovna nga departamenti i kontabilitetit nuk është e zënë duke punuar në një raport, por duke komunikuar në faqen e internetit Odnoklassniki. Sigurisht, nuk do të jetë e mundur të krijohet matje e kohës minutë pas minutë duke marrë parasysh pushimet e tymit, festat e çajit, bisedat intime dhe "kohën e mbeturinave" të tjera edhe me ndihmën e programeve të tilla, por më shpesh nuk ka nevojë për këtë. .

Metoda Pareto

Ligji i Vilfredo Paretos thotë: "20% e përpjekjes së ofruar prodhon 80% të rezultateve, ndërsa 80% e mbetur prodhon vetëm 20% të rezultateve." Mund të interpretohet ndryshe: “20% e punonjësve i sjellin kompanisë 80% të fitimit”. E thënë thjesht, vetëm 1/5 e ekipit funksionon në mënyrë efektive. Efikasiteti i shumicës dërrmuese të punëtorëve është shumë i ulët. Puna e tyre është thjesht një imitim i aktivitetit të fuqishëm. Nëse e kanalizoni këtë energji në drejtimin e duhur, produktiviteti juaj i përgjithshëm do të rritet ndjeshëm.

Metoda Pareto është të izolojë 20% të detyrave kryesore nga e gjithë masa dhe të fokusohet në to. Vendimi për atë që konsiderohet e rëndësishme dhe çfarë është dytësore do të jetë individual në secilin rast. Matrica Eisenhower ose metoda e analizës ABC, e cila përdoret më shpesh në kombinim me metodën Pareto, ju lejon të ndani gjërat në kategori. Analiza ABC është mënyra më e thjeshtë për të klasifikuar rastet sipas nivelit të rëndësisë së tyre për momentin.

ABC - analizë

Kjo metodë konsiderohet mënyra më produktive dhe vizuale e renditjes së rasteve. Kjo ju lejon të hiqni çdo gjë të panevojshme dhe të përqendroheni në arritjen e qëllimeve tuaja kryesore. Sipas kësaj metode, të gjitha rastet ndahen në kategori:

• Grupi A ka prioritetin më të lartë; këto janë çështje të rëndësishme dhe urgjente. Probleme të tilla duhet të zgjidhen sa më shpejt që të jetë e mundur. Kontributi i këtyre detyrave në arritjen e qëllimit përfundimtar është 65%, edhe pse ato do të marrin vetëm 15% të kohës për t'u përfunduar. Kjo do të thotë, më shumë se gjysma e të gjithë punës do të përfundojë në një periudhë minimale kohore.
• Grupi B përfshin çështje që nuk janë urgjente, por të nevojshme për ekzekutim. Zgjidhja e këtyre problemeve mund t'u delegohet palëve të treta. Është e rëndësishme të kontrollohet koha e përfundimit të tyre, pasi rastet e grupit B tentojnë të kalojnë në kategorinë A nëse kalojnë afatet.
• Grupi C - detyra që zakonisht quhen "rutinë zyre". Pikërisht në to shpenzohet pjesa e luanit të kohës së punës së stafit dhe menaxherit. Megjithëse një person me kualifikime të ulëta mund të përballojë lehtësisht raportimin, blerjen e artikujve shkrimi dhe punë të tjera rutinë.

Organizimi i pavarur i kohës së punës

Vetë-menaxhimi është ndoshta më efektive nga të gjitha taktikat e menaxhimit të kohës. Ai është i zbatueshëm si për një subjekt individual ashtu edhe për ekipin në tërësi. Për të siguruar që punonjësi ka punuar në mënyrë produktive, sistemi i stimujve dhe ndëshkimeve materiale lejon. Me fjalë të thjeshta, gjoba apo bonuse Ato e stimulojnë mirë individin për të kryer detyrën që i është caktuar. Duhet theksuar se edhe vetë punonjësi duhet të interesohet për organizimin kompetent të procesit të punës.

Qëllimi më i rëndësishëm i vetë-menaxhimit është realizimi maksimal i potencialit të çdo personi në punë, krijimtari dhe jetë personale. Përdorimi i kësaj metode jep përparësitë e mëposhtme:

• Zvogëlohet koha dhe përpjekja e nevojshme për të përfunduar detyrat e punës;
• Rritet produktiviteti;
• Shkaqet e stresit, puna emergjente dhe nxitimi eliminohen;
• Kënaqësia morale me punën rritet;
• Kualifikimet rriten dhe shfaqet një nxitje për rritje personale.

Vetë-menaxhimi fillon me një analizë të stilit të punës që përfshin një inventar të plotë të kohës. Kjo ju lejon të identifikoni pikat e forta dhe të dobëta të organizimit të procesit të punës, t'i rregulloni ato në drejtimin e duhur. Inventari i të gjitha llojeve të aktiviteteve përfshin:

1. Detyrat bazë të punës;
2. “Ndërhyrje” apo pushime të detyruara, e ashtuquajtura “kohë e mbeturinave”.

Arsyet e humbjes së kohës mund të jenë faktorë personalë, si çorganizimi, neglizhenca e detyrave të punës, mungesa e vetëdisiplinës, dëshira për të bërë gjithçka shpejt, me nxitim. Sidoqoftë, zelli i tepruar dhe dëshira për të marrë përsipër të gjitha detyrat në të njëjtën kohë gjithashtu rrallë japin një rezultat pozitiv.

Trajneri i famshëm amerikan i biznesit Dan Kennedy beson se telefonatat, vizitorët e paplanifikuar dhe takimet e stërzgjatura janë koha më e keqe për një menaxher. Nëse është e mundur, ato duhet të eliminohen ose minimizohen.

Metoda Pomodoro

Kjo teknikë taktike me një emër qesharak u shpik në vitet 80 të shekullit të kaluar nga italiani Francesco Cirillo. Duke qenë një nga studentët e mbetur, i riu vendosi të fillojë të punojë me veten për të përmirësuar performancën e tij. Pasi kreu një përmbledhje të detajuar, ai kuptoi se nuk mund të përqendrohej në studimet e tij, duke u shpërqendruar nga shumë çështje të vogla. Pastaj Françesko solli një kohëmatës në formë domateje nga kuzhina, e vendosi para tij dhe caktoi orën e klasës.

Në praktikë, u zbulua se ai ishte në gjendje të studionte shkencën me përqendrim për 25 minuta. Gjatë kësaj periudhe, studenti nuk u shpërqendrua kurrë nga libri. Më pas, u vendos ndani të gjithë kohën e caktuar për klasat në blloqe. Intervali gjysmë ore përfshinte kohën e përqendrimit maksimal - 25 minuta, si dhe kohën e pushimit, e cila është caktuar vetëm për ato gjëra të vogla. Metoda Pomodoro përdoret gjerësisht sot për shkak të thjeshtësisë, aksesit dhe efektivitetit të saj.

Pranoni që shpesh përdorni shprehjen "Është për të ardhur keq që ka vetëm njëzet e katër orë në ditë". Në të vërtetë, streset e shumta profesionale shoqërohen shumë shpesh me pamundësinë për të planifikuar ditën tuaj të punës, për t'iu qasur me kompetencë dhe racionalitet shpërndarjes së kostove të kohës. Prandaj, gjatë dekadave të fundit, interesi për teknikat e menaxhimit të kohës ka qenë në rritje të vazhdueshme.

RRETH. MIKHAILOV

Menaxhimi i kohës është një seksion ndërdisiplinor i shkencës dhe praktikës kushtuar studimit të problemeve dhe metodave për optimizimin e kostove të kohës në fusha të ndryshme të veprimtarisë profesionale.

Idetë kryesore: Kryerja e punës me një kosto më të ulët, në kushte më të mira, me rezultate më të mira. Në të njëjtën kohë, pa nxitim dhe situata stresuese, me kënaqësi më të madhe në punë. Si rezultat, rritja e motivimit të punës, rritja e kualifikimeve, më pak ngarkesa e punës, mungesa e gabimeve në kryerjen e funksioneve profesionale, qëllimet arrihen në mënyrën më të shkurtër të mundshme. Por qëllimi kryesor i studimit të menaxhimit të kohës është ende përdorimi maksimal i aftësive të veta dhe kontrolli i vetëdijshëm mbi kalimin e kohës.

Lundruesit e lashtë thoshin: "Unë nuk lundroj siç fryn era, por si lundroj!" Ju mund të kujtoni një proverb tjetër jo më pak të lashtë dhe shumë të famshëm: "Koha është para!" Koha është me të vërtetë një burim njerëzor strategjik.

Një ilustrim i përshtatshëm i kohës si një burim strategjik është formula e mëposhtme:
KOHA E PUNËS = QËLLIMI x (METODA E PUNËS + ENERGJIA) – ndërhyrje,
ku KOHA E PUNËS varet nga:

• qëllimet e tij, të cilat duhet të jenë “të ndërgjegjshme dhe të kuptueshme për interpretuesin;
• mënyra e punës (struktura dhe përbërja e një aktiviteti specifik, duke përfshirë përbërësit e tij të brendshëm dhe të jashtëm);
• energjia e shpenzuar për një aktivitet (këtu “energjia” i referohet çdo shpenzimi përpjekjesh dhe parash që lejon zbatimin efektiv të metodave të punës së përdorur), në mungesë të ndërhyrjes (çdo pengesë të brendshme ose të jashtme që e bën të vështirë ose të pamundur kryerjen punën dhe arritjen e qëllimit).

Ndërhyrja e kohës
Para së gjithash, duhet të identifikoni arsyet për të humbur kohën tuaj. Shikoni listën e "mbytjeve" më të rëndësishme të kohës, analizoni punën tuaj dhe përpiquni të zgjidhni pesë pengesat "tuaj" më të rëndësishme prej tyre.

1. Vendosja e qëllimeve të paqarta.
2. Mungesa e prioritetit në çështje.
3. Përpjekja për të bërë shumë në të njëjtën kohë.
4. Mungesa e një kuptimi të plotë të detyrave të ardhshme dhe mënyrave për t'i zgjidhur ato.
5. Planifikimi i paqartë i ditës së punës.
6. Çorganizimi personal, "rrënoja letre".
7. Lexim i tepruar.
8. Sistemi i keq i menaxhimit të dokumenteve.
9. Mungesa e motivimit, mungesa e vullnetit për të punuar në mënyrë aktive.
10. Kërkoni informacione të nevojshme të pa sistemuar (adresat, numrat e telefonit, regjistrimet).
11. Disavantazhet e bashkëpunimit ose ndarjes së punës.
12. Thirrje telefonike përçarëse.
13. Vizitorë të paplanifikuar.
14. Pamundësia për të thënë jo.
15. Informacion i paplotë, i vonuar.
16. Mungesa e vetëdisiplinës.
17. Pamundësia për të përfunduar një detyrë.
18. Shpërqëndrim (zhurmë).
19. Takime të gjata.
20. Përgatitja e pamjaftueshme për biseda dhe diskutime.
21. Mungesa e komunikimit ose reagime të pasakta.
22. Biseda për tema private.
23. Aftësi të tepruara komunikuese.
24. Të dhënat e tepërta të biznesit.
25. Sindroma e "vonesës".
26. Dëshira për të ditur të gjitha faktet.
27. Kohëzgjatja e pritjes (për shembull, për një takim të planifikuar).
28. Nxitim, shqetësim i tepruar.
29. Delegim (ricaktim) shumë i rrallë i punëve.
30. Kontroll i pamjaftueshëm mbi detyrat e caktuara; ato shpesh duhet të ribëhen.

Duke identifikuar pesë "humbësit e kohës" tuaj dhe duke iu përgjigjur pyetjeve të mëposhtme: "Sa pengojnë këto ndërprerje në arritjen e qëllimeve tuaja dhe në ngadalësimin e aktiviteteve tuaja? Jeni përpjekur t'i luftoni ata? Si, me çfarë rezultati?” - tashmë mund të arrini një rritje të konsiderueshme të produktivitetit të punës suaj.

Le të shohim disa teknologji të menaxhimit të kohës që do t'ju ndihmojnë të përballeni me faktet e identifikuara të humbjes së kohës.

Proporcione "të arta" të planifikimit të kohës
Planifikimi i kohës bazohet në disa parime. Një nga më të famshmit u formulua nga ekonomisti italian Vilfredo Pareto. Ai është krijuar për përdorimin racional të kohës dhe thotë: “Nëse të gjitha funksionet e punës merren parasysh nga pikëpamja e kriterit të efikasitetit të tyre, atëherë do të rezultojë se 80 për qind e rezultateve përfundimtare arrihen vetëm në 20 për qind të koha e kaluar, ndërsa 20 për qind e mbetur e rezultatit thith 80 për qind të kohës së punës.” .

Në punën e përditshme, kjo do të thotë që fillimisht nuk duhet të merrni përsipër detyrat më të lehta, më interesante ose më pak kohë. Kur planifikoni, është e nevojshme që së pari të zgjidhen problemet jetike, dhe vetëm pastaj ato të shumta dytësore.

Teknika për analizimin e kompleksitetit të problemit
Zbatimi i vazhdueshëm i parimit Pareto ndihmon në përdorimin në praktikë të teknikës së analizimit të kompleksitetit të problemeve ABC. Ai bazohet në ndarjen e të gjithë fushës së detyrave në tre grupe.

A. Detyrat më të rëndësishme përbëjnë afërsisht 15 për qind të numrit të përgjithshëm të të gjitha detyrave dhe punëve me të cilat jemi të zënë. Vetëvlerësimi i këtyre detyrave (arritja e qëllimit) është afërsisht 65 përqind.

B. Detyrat e rëndësishme zënë mesatarisht 20 për qind të numrit të përgjithshëm të çështjeve dhe rëndësia e kësaj kategorie detyrash është gjithashtu 20 për qind.

B. Detyrat më pak të rëndësishme dhe jo thelbësore, përkundrazi, përbëjnë 65 për qind të numrit të përgjithshëm të detyrave, por kanë një pjesë të vogël (rreth 15 për qind të “kostos” totale).

Teknologjia për analizimin e problemeve duke përdorur parimin ABC mund të kryhet si më poshtë:

1. Bëni një listë të të gjitha detyrave të ardhshme në periudhën e duhur kohore (ditë, muaj, tremujor, vit).

2. Sistematizoni detyrat sipas rëndësisë së tyre, vendosni rendin e detyrave në përputhje me “kostot” e tyre për aktivitetin tuaj.

3. Numëroni detyrat tuaja.

4. Vlerësoni ato sipas kategorive A, B, C:
a) 15 për qind e parë e të gjitha detyrave të klasifikuara si Kategoria A nuk janë subjekt i ricaktimit;
b) 20 për qind e radhës janë detyra të kategorisë B;
c) 65 për qind e mbetur janë detyra të kategorisë B.

5. Kontrolloni dy herë planin tuaj kohor për t'u siguruar që buxheti i kohës së caktuar përputhet me vlerën e detyrave tuaja:

• 65 për qind e kohës së planifikuar është detyra A;
• 20 për qind e kohës së planifikuar është detyra B;
• 15 për qind e kohës së planifikuar janë detyra B.

6. Bëni rregullimet e duhura, duke e fokusuar planin tuaj në detyrat A.

Ushtrime psikoteknike
Kryerja e ushtrimeve të thjeshta do t'ju ndihmojë të mësoheni me planifikimin dhe organizimin racional të aktiviteteve tuaja.

"Porosia e plotë"
Bëjeni rregull sistematizimin periodik të materialeve, librave dhe të dhënave tuaja profesionale. Së pari, vendosni disa rregulla bazë në tryezën tuaj. Përcaktoni një vend specifik për çdo artikull dhe në të ardhmen përpiquni ta vendosni atje.

Ju mund t'i "vendosni gjërat në rregull" në mendimet tuaja me ndihmën e një ditari ose planifikuesi javor, në të cilin duhet të shkruani detyrat kryesore për ditën e ardhshme dhe të kontrolloni në mbrëmje nëse keni përfunduar gjithçka që ishte planifikuar. Përpiquni të arrini gjithçka që keni vendosur të bëni.

"Fundi është kurora e çështjes"
Duhet të mësosh të bësh një gjë, qoftë edhe një gjë të vogël, por deri në fund. Vendosni rendin dhe filloni. Mos harroni: kohë për biznes, kohë për argëtim. Derisa të përfundoni punën tuaj, pa argëtim, pa mysafirë, pa pjata të shijshme, pa aktivitete të këndshme. Nëse është e vështirë, atëherë këtë ushtrim mund ta kryeni vetëm një herë në javë. Por patjetër që një gjë e çojmë deri në fund.

"Planifikimi"
Në një copë letër, shkruani të gjitha planet tuaja për ditën e ardhshme. Tani mendoni dhe kryqëzoni atë që nuk ka gjasa të arrini. Rishikoni përsëri pikat e mbetura. Nëse nuk doni ta kaloni atë, atëherë lëreni të pandryshuar.

Dhe tani gjëja kryesore - gjithçka tjetër duhet bërë! Stërviteni veten për të përmbushur atë që keni vendosur të bëni. Është më mirë të planifikoni më pak, por bëni gjithçka. Ne rekomandojmë të bëni të njëjtin plan për javën, muajin, vitin e ardhshëm. Dhe gjithashtu punoni me të.

Teknologjia e delegimit
Teknologjia e delegimit (transferimi ose besimi i një detyre ose aktiviteti të veçantë tek një person tjetër) ju lejon të lironi kohë për kryerjen e funksioneve drejtuese (detyrat A) dhe ofron një mundësi që punonjësit e tjerë të zbulojnë aftësitë e tyre. Delegimi i suksesshëm presupozon: gatishmërinë për të deleguar (dëshirë); aftësia për të pranuar delegim (mundësi). Delegimi është një mjet menaxhues mjaft delikat. Para se të flasim për teknologjinë, le të shohim se çfarë mund të delegohet.
Tabela 1. Lënda e delegimit

Nevoja për të deleguar	Ndoshta	Në asnjë rrethanë nuk duhet
1. Detyra të thjeshta teknike (ndihmëse).	Përfaqësuesi funksionon në disa situata	Funksionet strategjike të një menaxheri në përcaktimin e qëllimeve dhe objektivave
2. Rutinë (punë e thjeshtë dhe e njëjtë)	Detyra të veçanta që kërkojnë cilësi unike (kualifikime, përvojë) të një punonjësi	Çështje financiare në shkallë të gjerë
3. Punë përgatitore	Detyra trajnimi, me kosto të pranueshme për trajnimin dhe udhëzimin e një punonjësi	Lëvizjet e personelit
4. Detyrat eksperte në të cilat punonjësi kupton shumë më mirë	Detyra komplekse me një shkallë të ulët rreziku	Vendimet e menaxhmentit bazuar në rezultatet e kontrollit (shpërblimi dhe ndëshkimi)
5. Detyrat që të tjerët mund t'i bëjnë më shpejt dhe më ekonomikisht		Detyra me rëndësi të veçantë, urgjente, rrezikshmëri të lartë
6. Çdo detyrë jo urgjente që punonjësi mund t'i zgjidhë vetë në mënyrë efikase		Pyetje të sigurisë

Procesi kompetent i delegimit bazohet në aspektet psikologjike të komunikimit në aktivitetet profesionale.

Gjashtë pyetje ndihmëse mbi delegimin përbëjnë bazën e teknologjisë për delegimin e shpejtë të detyrave profesionale.

1. Çfarë duhet bërë? Punonjësi duhet të shpjegojë qartë qëllimin dhe rezultatin e llojit të caktuar të punës.
2. Kush duhet ta bëjë këtë? Provoni pse i besoni aktivitetet tuaja këtij specialisti, theksoni kompetencën dhe përgjegjësinë e tij.
3. Pse duhet ta bëjë këtë? Sigurohuni që të komentoni se mund ta zgjidhni vetë këtë problem, por jeni të zënë me zgjidhjen e problemeve më të rëndësishme.
4. Si duhet ta bëjë këtë? Zhvilloni në bashkëpunim metodat më efektive për zgjidhjen e grupit të detyrave të deleguara.
5. Si duhet ta bëjë këtë? Rekomandoni mjetet dhe metodat e nevojshme për të zgjidhur problemin.
6. Kur duhet ta bëjë këtë? Përcaktoni qartë afatet për përfundimin e aktiviteteve.

Teknologji vetëshkarkuese
Një nga problemet kryesore në psikologjinë e shëndetit profesional është pamundësia për të pushuar. Nga pikëpamja e menaxhimit të kohës, organizimi i ditës suaj të punës duhet të korrespondojë me parimin: "Puna duhet të më bindet, dhe jo anasjelltas". Teknologjia e analizës së aktivitetit dhe vetë-shkarkimit gjatë ditës së punës ju lejon të planifikoni pushimin tuaj dhe, ndërsa pushoni, të planifikoni kohën tuaj.
Tabela 2. Teknika e vetëshkarkimit
Këtu janë disa shembuj teknikash për të organizuar ditën tuaj. Të gjithë ata kanë natyrë këshilluese dhe mund të shërbejnë vetëm si një shtysë për krijimin e orarit tuaj, pasi sistemi më i mirë i menaxhimit të kohës është sistemi që ju zgjidhni. Për ta gjetur atë, duhet të provoni teknikat e njohura tashmë, dhe më pas të zgjidhni ato që janë më të përshtatshme për ju.

Rregullat për fillimin e ditës
Filloni ditën tuaj me një qëndrim pozitiv. Mundohuni të shijoni fillimin e një dite të re. Qëndrimi me të cilin i qaseni detyrave të ardhshme nuk ka rëndësi të vogël për sukseset ose dështimet e mëvonshme. Çdo mëngjes, siç i rekomandoi Pitagora i madh dishepujve të tij, thuani vetes vargjet e mëposhtme:

“Para se të ngrihesh nga ëndrrat e ëmbla të ngjallura natën,
Mendoni se çfarë ju rezervon dita.”

Bëni një plan realist për gjithë ditën. Së pari, janë detyrat kryesore që duhet të trajtohen pa asnjë hezitim. Mëngjesi është për gjëra komplekse dhe të rëndësishme!

Rregullat e mesditës
Refuzoni problemet shtesë jo urgjente që lindin. Shmangni veprimet e paplanifikuara impulsive. Bëni pushime në kohën e duhur dhe mbani një ritëm të matur të aktivitetit profesional. Përfundoni detyrat e rëndësishme para mesditës nëse është e mundur. Është mirë nëse mund të gdhendni të paktën gjysmë ore gjatë ditës së punës, gjatë së cilës mendoni dhe analizoni planin për ditën aktuale dhe bëni rregullimet e duhura.

Rregullat për përfundimin e ditës së punës
Përpiquni të përfundoni të gjitha detyrat e vogla që filloni brenda një dite. Rezultatet e monitorimit dhe vetëkontrolli janë të nevojshme. Bëni një plan për të nesërmen në mbrëmje! Ose - siç u mësoi studentëve të tij Pitagora tashmë të përmendur:

“Mos lejoni që gjumi dembel të bjerë mbi sytë tuaj të lodhur,
Përpara se të mos mund t'i përgjigjeni tre pyetjeve në lidhje me punën e ditës:
Cfare kam bere? Çfarë nuk bëra? Çfarë më ka mbetur?

Kështu e mbyllim ditën me analizë të qetë dhe planifikim për të nesërmen me humor të qetë dhe pozitiv. Mos lejoni mendime shqetësuese dhe arsye të paqena për shqetësim, siç tha satiristi i njohur M.M. Zhvanetsky: "Ne do të përballemi me vështirësitë kur ato vijnë!"

Teknika e vetëshkarkimit
Një nga parakushtet thelbësore për një punë të suksesshme është përqendrimi në atë që është me të vërtetë e rëndësishme dhe thelbësore në vend që të shpërndaheni mbi gjëra të vogla. Ju mund të përmirësoni ndjeshëm stilin tuaj të punës dhe të lehtësoni veten nëse së pari (shkurtimisht dhe rrënjësisht) vini në dyshim të gjitha detyrat tuaja të punës. Pyetjet dhe masat e vetëshkarkimit nga të cilat mund të zgjidhni janë renditur në tabelë.

Teknologjia e kontrollit të kohës
Për të kontrolluar një çështje kaq delikate si koha, kontrolli është veçanërisht i rëndësishëm. Tabela 3 më poshtë liston disa metoda kontrolli të përdorura në menaxhimin e kohës.

Metoda e "pesë gishtërinjve" (sipas L. Seivert)
Lothar Seiwert ofron një metodë të thjeshtë dhe shumë të përshtatshme të kontrollit ditor përfundimtar në menaxhimin e kohës, e ashtuquajtura metoda me pesë gishta. Metoda është një teknikë elementare në të cilën një nga parametrat e kontrolluar të cilësisë së arritjes së një qëllimi i caktohet çdo gishti të dorës.

Mjafton vetëm të shikoni pëllëmbën e dorës së djathtë dhe, me shkronjat e para të emrave të gishtërinjve, mbani mend parametrat në bazë të të cilave kryhet kontrolli.

M (gishti i vogël) - mendime, njohuri, informacione. Procesi i të menduarit. Çfarë të re mësova sot? Çfarë njohurie keni marrë? Në çfarë mënyrash është rritur kompetenca ime, është rritur profesionalizmi im? Cilat ide të reja dhe të rëndësishme më lindën sot?

B (pa emër) - afërsia me objektivin. Çfarë kam bërë sot dhe çfarë kam arritur?

C (gishti i mesëm) - gjendja shpirtërore. Cili ishte disponimi im mbizotërues sot? Çfarë lidhej me emocionet pozitive dhe motivimin e lartë?

U (indeks) - shërbim, ndihmë. Bashkëpunimi. Si i kam ndihmuar të tjerët sot? A kam takuar njerëz të rinj? A janë përmirësuar marrëdhëniet e mia me kolegët e mi (ose anasjelltas)? Me kë lindi konflikti?

B (gishti i madh) - gëzim, gjendje fizike. Çfarë kam bërë sot për shëndetin tim, duke ruajtur forcën time fizike? Çfarë ju lejoi të relaksoheni, të rikuperoheni? Çfarë kam bërë sot për të ruajtur shëndetin dhe gjendjen fizike?

Metoda "me pesë gishta" e kontrollit përfundimtar është e përshtatshme kryesisht për shkak të kompaktësisë së saj - bën të mundur kontrollin e shpejtë dhe të saktë të rezultateve më domethënëse të ditës. Megjithë thjeshtësinë e saj të dukshme, kjo metodë mund të jetë një mjet analitik plotësisht serioz.
Tabela 3. Metodat e kontrollit të përdorura në menaxhimin e kohës

Procesi		Rezultati
Vetëkontroll	1. Mbajtja e kohës gjatë gjithë ditës	1. Rishikim ditor i detyrave të kryera, qëllimeve të arritura. Analiza e arsyeve të sukseseve dhe dështimeve
	2. Shënon në organizator gjatë ditës	2. Analizë e përditshme ekspres e cilësisë së kohës
	3. Koha e humbjes individuale të kohës	3. Përmbledhje e planifikuar në fund të javës, muajit etj.
	4. Fiksimi i ndërhyrjeve
	5. Përdorimi i intuitës
	6. Krijimi i kujtesës
Kontrolli i jashtëm	1. Regjistrimi me shkrim i marrëveshjeve	1. Raportimi me gojë ose me shkrim te palët e interesuara në përputhje me kontratën
	2. Detyrimet e ndërsjella (marrëveshja) gjatë punës së përbashkët	2. Përdorimi i konsulentëve, marrja e vlerësimeve dhe reagimeve
	3. Përdorimi i "përkujtuesve", "orëve me alarm", "kontrolluesve të kohës"

Çfarë është menaxhimi i kohës dhe mbi cilat parime bazë bazohet teknika e menaxhimit të kohës personale? Cilat rregulla do të duhet t'u përmbahen atyre që duan të përdorin menaxhimin e kohës në jetë dhe si do të ndikojë në një person, sukseset dhe qëllimet e tij. Një analizë e detajuar e konceptit dhe pikave të rëndësishme.

Për një person modern, 24 orë në ditë nuk janë të mjaftueshme. Sidomos për një sipërmarrës që përpiqet të kryejë sa më shumë detyra gjatë ditës. Ai shpesh sakrifikon gjumin dhe pushimin, duke punuar vonë dhe shtatë ditë në javë. Por më shpesh problemi nuk qëndron në mungesën e kohës, por në shpërndarjen e gabuar të saj.

Zbatimi i menaxhimit të kohës në jetë ju lejon të:

• mësoni të menaxhoni kohën;
• kontrolloni ditën tuaj;
• vlerësoni kohën personale;
• kryeni më shumë detyra;
• arrini qëllimet tuaja;
• Mos sakrifikoni pushimin.

Por, përpara se të filloni të përdorni këtë teknikë të menaxhimit të kohës, duhet të njiheni me të në detaje.

Çfarë është menaxhimi i kohës: konceptet dhe përkufizimet themelore

Menaxhimi i kohës është një teknologji për menaxhimin e ndërgjegjshëm të kohës që rrit produktivitetin njerëzor. Ai bazohet në përcaktimin e prioriteteve, analizimin e kostove të kohës, planifikimin, përcaktimin e qëllimeve, organizimin e ditës së punës (javë, muaj) dhe delegimin e detyrave.

Për më tepër, menaxhimi i kohës përfshin analizën e hapave dhe veprimeve specifike të nevojshme për të zbatuar një ide të caktuar ose për të arritur një qëllim. Kjo gjithashtu përfshin kontrollin mbi arritjen e qëllimeve, që konsiston në zbatimin e planeve dhe përmbledhjen e rezultateve.

Menaxhimi i kohës përdoret për të menaxhuar si kohën e punës ashtu edhe atë personale. Në fund të fundit, çdo ditë jave nuk është vetëm punë, por edhe pushim, vetë-zhvillim, vetë-edukim, argëtim, etj.

Kjo teknologji është e dobishme jo vetëm për biznesmenë, menaxherë, politikanë, por edhe për amvise, studentë, nxënës shkollash dhe njerëz të tjerë. Kjo ju lejon të përfundoni të gjitha detyrat e caktuara për ditën çdo ditë dhe në të njëjtën kohë të shijoni plotësisht jetën - të relaksoheni, t'i kushtoni kohë familjes ose hobive, udhëtimeve dhe shumë më tepër.

Të gjithë kanë të njëjtat njëzet e katër orë në ditë. Bën të gjithë ndryshimin në mënyrën se si e kaloni kohën tuaj. Lajmi i mirë është se edhe nëse e keni përdorur keq kohën tuaj deri më tani, mund ta ndryshoni këtë duke filluar nga nesër. Në vend që të humbni kohën tuaj në aktivitete me vlerë të ulët, filloni ta shpenzoni në aktivitete me vlerë të lartë.

Nëse hiqni të gjitha lëvozhgat, mund të nxirrni një përkufizim mjaft të thjeshtë:

"Menaxhimi i kohës është një mjet për të menaxhuar jetën tuaj."

Jeta jonë varet kryesisht nga koha e kaluar për veprime të caktuara. Dhe të mësosh të menaxhosh kohën do të thotë të mësosh të menaxhosh jetën.

Cilat janë parimet e menaxhimit efektiv të kohës

Parimet e menaxhimit dhe planifikimit të kohës personale bazohen në 4 baza kryesore:

1. Vendosja e saktë e qëllimit.
2. Vendosja e saktë e prioriteteve të jetës.
3. Mbjellja e zakoneve të duhura.
4. Përdorimi i duhur i mjeteve të planifikimit.

Vendosja e qëllimeve

Shumica e njerëzve nuk dinë të vendosin qëllimet në mënyrë korrekte. Si rezultat, produktiviteti i tyre zvogëlohet, motivimi zhduket dhe pas një kohe një person ka vetëm një qëllim - të pushojë.

Cilat janë gabimet kur vendosni qëllime?

Për shembull, dëshira për të blerë një makinë deri në fund të vitit nuk është një qëllim.

Qëllimi duhet të duket si ky: "Unë do të blej një Rolls-Royce Phantom 2016 deri më 25 dhjetor 2016." Dmth duhet të ketë specifika dhe kufizime kohore (afati për arritjen e qëllimit).

Qëllimi duhet të jetë:

• specifike;
• kohëzgjatja e kufizuar;
• i matshëm;
• reale.

Pa këto 4 komponentë, qëllimi bëhet një dëshirë e zakonshme që nuk motivon.

Kur kupton se je 25 apo 30 vjeç dhe prindërve u kanë mbetur edhe 10, 15, 20 vite jetë, atëherë lind arsyeja e vërtetë. Nëse i ka ndodhur ndonjërit prej jush, nuk e di. Por nëse dikush e ka atë, kjo është shumë mirë. Sepse të dashurit tanë, si qëllime, na japin një përparim të madh për zhvillim. Pastaj lindin të tjera - misioni, shkalla, ndikimi, të gjitha llojet e interesave. Por për ata që vuajnë dhe kërkojnë motivimin e tyre, për ata që nuk mund të gjejnë atë që i ndriçon dhe ulen bosh, dua të apeloj. Mos shikoni shumë larg. Ngrihuni vetë - blini disa rroba, filloni të hani dhe visheni normalisht dhe më vonë do të zbuloni se jeni plotësisht në gjendje të ndryshoni jetën e njerëzve tuaj të dashur. Dhe kjo është një arsye e shkëlqyer për hapat e parë.

Mikhail Dashkiev - bashkëthemelues dhe menaxher i projektit "Rinia e Biznesit"

Përcaktimi i prioriteteve të jetës

Efektiviteti i menaxhimit të kohës varet kryesisht nga prioritetet e jetës së një personi. Ato janë po aq të rëndësishme sa edhe qëllimet. Por edhe këtu njerëzit gabojnë gjatë gjithë kohës.

Prioritetet e jetës, në një masë më të madhe, duhet të drejtohen drejt vetvetes. Kjo është, para së gjithash, ju duhet të mendoni: "Çfarë është e rëndësishme për mua? Çfarë më duhet për të përmirësuar jetën time dhe cilësinë e saj?

Megjithatë, nuk duhet të supozohet se kushdo që përdor menaxhimin e kohës është egoist.

Jo të gjitha prioritetet duhet t'i drejtohen të dashurit tuaj. Ju gjithashtu duhet të mendoni për të dashurit dhe të afërmit. Sidomos nëse këta janë prindër, grua ose fëmijë. Dhe ju duhet të kuptoni se secili ka prioritetet e veta. Kjo është, për disa, vetëm mirëqenia e tyre është e rëndësishme, dhe për të tjerët, mirëqenia e të gjithë familjes.

Por megjithatë, pjesa kryesore e prioriteteve duhet t'i drejtohet vetë personit. Atëherë produktiviteti nuk do të bjerë dhe "djegia" nuk do të ndodhë, pas së cilës, zakonisht, njerëzit heqin dorë.

Mbjellja e shprehive

Këtu po flasim për zakone të dobishme dhe të mira që do t'ju ndihmojnë të arrini qëllimet tuaja. Falë së cilës të gjitha detyrat e planifikuara do të përfundojnë gjatë ditës. Me të cilat ju mund të rrisni produktivitetin tuaj.

Çfarë lloj zakonesh mund të jenë këto? Për shembull:

• Zgjohuni në 5 të mëngjesit çdo ditë.
• Vraponi 10 km në mëngjes.
• Mbani gjithmonë premtimet tuaja.
• Jini në kohë për takime.
• Mos shikoni TV dhe mos lexoni lajme.
• Asnjëherë mos u anko për asgjë.
• Gjithmonë thuaj të vërtetën.

21 ditë janë të mjaftueshme për të futur një zakon të shëndetshëm. E njëjta gjë vlen edhe për heqjen dorë nga zakonet e këqija.

Rregulli kryesor për zhvillimin e zakoneve të dobishme është 1 zakon në muaj. Po, ky proces është i gjatë. Sidomos nëse planifikoni të futni rreth 10 zakone. Por "Moska nuk u ndërtua menjëherë".

Përdorimi i mjeteve të planifikimit

Menaxhimi i kohës në mënyrë efektive pa planifikim ditor është jashtëzakonisht i vështirë dhe pothuajse i pamundur. Prandaj, planet ditore janë një element integral i menaxhimit të kohës.

Planifikimi nënkupton një listë detyrash për çdo ditë. Çdo mbrëmje një person jo vetëm që përmbledh ditën, por gjithashtu bën një listë të detyrave për të nesërmen. Dhe për planifikim ai mund të përdorë çdo mjet të disponueshëm dhe të përshtatshëm.

Mjeti tradicional i planifikimit është një planifikues i thjeshtë ditor. Mund të jetë në letër ose elektronike. Sidoqoftë, është më mirë të përdoret i pari, pasi kur një person shkruan me dorë, në vend që të shtypë tekst në tastierë, është më e lehtë për të të kujtojë atë që është shkruar. Prandaj, gjatë ditës do t'ju duhet të shikoni më pak ditarin tuaj dhe të shpërqendroheni nga detyrat më të rëndësishme.

Ditari përfshin:

• Qëllimet afatshkurtra dhe afatgjata.
• Lista ditore e detyrave dhe detyrave.
• Shënime personale.
• Shenjat e qëllimeve të arritura.
• Rezultatet e ditëve të jetuara me analizën e tyre të detajuar (numri i detyrave të kryera, koha e shpenzuar për veprime të caktuara, efektiviteti personal gjatë ditës (javës), etj.).

Të dhënat e tilla mund të mbahen në çdo formë elektronike. Gjëja kryesore është që programi ose aplikacioni ju lejon të bëni shpejt ndryshime në listën tuaj të detyrave.

Kur hartoni plane dhe detyra për ditën në menaxhimin e kohës, është zakon të merren parasysh ciklet biologjike njerëzore. Në fund të fundit, ngritja dhe rënia e aktivitetit në njerëz të ndryshëm ndodh në periudha të ndryshme. Prandaj, kur planifikoni, kjo veçori merret gjithmonë parasysh.

Për ta përmbledhur, mund të vërehet se planifikimi është aspekti më i rëndësishëm i menaxhimit të kohës, pa të cilin teknikat e menaxhimit të kohës humbasin çdo kuptim.

12 rregulla të menaxhimit modern të kohës

Menaxhimi i kohës nuk është një shkencë e komplikuar dhe çdokush mund ta zotërojë këtë teknikë. Thjesht duhet t'i përmbaheni rregullave themelore të lojës.

1. Planifikoni çdo ditë. Bëni një listë të detyrave për çdo ditë dhe ndiqni atë pa diskutim.
2. Vendosni qëllime specifike, realiste dhe afatgjata të kufizuara në kohë.
3. Përmbajuni gjithmonë prioriteteve të përcaktuara që synojnë veten (kryesisht) ose të dashurit.
4. Eliminoni nga jeta juaj “ngrënësit” e kohës personale dhe të punës (rrjetet sociale, lojërat kompjuterike, shikimi i televizorit, bisedat e panevojshme telefonike, etj.).
5. Bëni gjërat më të vështira fillimisht dhe mos i shtyni ato për më vonë.
6. Thuaj gjithmonë "Jo" gjërave të panevojshme.
7. Përqendrohuni në një detyrë derisa të përfundoni. Kjo do të thotë, ju nuk mund të hidheni nga një veprim në tjetrin derisa njëri prej tyre të përfundojë plotësisht.
8. Punoni në një kohë që ju përshtatet, duke marrë parasysh ciklet biologjike.
9. Filtro të gjitha informacionet hyrëse. Kjo është veçanërisht e vërtetë në epokën e popullaritetit të internetit, ku ka shumë mbeturina informacioni.
10. Mbajeni të pastër desktopin tuaj (duke përfshirë kompjuterin ose laptopin).
11. Organizoni një vend pune të rehatshëm.
12. Mos harroni gjithmonë se sot mund të jetë dita e fundit në jetën tuaj. Asgjë nuk e bën njeriun të veprojë më shumë se frika e vdekjes.

Çfarë përfitimesh jep në jetë përdorimi i menaxhimit të kohës?

Së pari, menaxhimi i kohës ju lejon të mësoni se si të menaxhoni kohën tuaj, dhe për këtë arsye të menaxhoni aktivitetet dhe jetën tuaj.

Së dyti, kjo teknologji ndihmon për të hequr qafe zakonet e këqija dhe për t'i zëvendësuar ato me ato të dobishme.

Së treti, njerëzit që përdorin menaxhimin e kohës i arrijnë qëllimet e tyre më shpejt, janë të lehtë për t'u mësuar dhe janë në gjendje të arrijnë sukses në aktivitete të ndryshme.

Për më tepër, një person që jeton sipas të gjitha kanuneve të menaxhimit të kohës:

• Ka më shumë kohë të lirë për relaksim.
• Në gjendje të kryejë shpejt një sërë detyrash në një periudhë të shkurtër kohe.
• Më pak e ndjeshme ndaj stresit.
• Më pak i ndjeshëm ndaj sëmundjeve të shkaktuara nga stresi, lodhja kronike dhe mungesa e gjumit.
• Pothuajse plotësisht e kontrollon jetën e tij.

E gjithë kjo bie nën përfitimet e menaxhimit të kohës. Por ka edhe një anë tjetër të medaljes.

Disavantazhet e menaxhimit të kohës: pse të gjithë nuk mund ta menaxhojnë kohën?

Vetë teknologjia duket pothuajse e përsosur. Gjëja kryesore është të bëni disa përpjekje dhe një person të bëhet një mjeshtër i vërtetë i jetës së tij. Megjithatë, për disa arsye, shumë njerëz nuk arrijnë të menaxhojnë kohën e tyre personale dhe të punës. Dhe arsyeja këtu qëndron në një numër mangësish:

• Përpara se të praktikojë menaxhimin e kohës, një person duhet të angazhohet në vetëdisiplinë. Dhe kjo është një teknologji krejtësisht e ndryshme që kërkon shumë kohë, prandaj jo të gjithë duan ta bëjnë atë dhe mbeten vetëm me qëllimet e tyre të paqarta dhe një mal me detyra të paplotësuara.
• Kompleksiteti i teknologjisë është disavantazhi kryesor i menaxhimit të kohës. Në fund të fundit, në thelb, një person thjesht thyen veten, largohet nga zona e tij e rehatisë, rindërton veten psikologjikisht dhe emocionalisht, gjë që për shumë bëhet punë shpifëse.
• Asnjë manual apo kurs i vetëm mbi menaxhimin e kohës nuk ofron një plan veprimi specifik. Ata më së shpeshti ofrojnë veprime të përgjithshme që nuk janë të përshtatshme për çdo person.
• Është e vështirë të menaxhosh kohën tënde vetëm, pasi ka gjithmonë një arsye për të kënaqur veten. Prandaj, menaxhimi i kohës ka një efekt më të madh në një ekip (menaxhimi i kohës së korporatës), ku ka një "kujdestar".

Kam lexuar një numër të madh librash të ndryshëm mbi menaxhimin e kohës, vetë-menaxhimin, vetëdisiplinën. Shumë nga këto libra janë shkruar në gjuhë të thatë. Ka shumë pak metoda që mund të zbatohen në jetën e një personi që ka një numër të madh projektesh, gjërash për të bërë dhe duhet të bëjë tani, ndoshta edhe dje. Dhe kuptova se ky problem nuk prek vetëm mua, por edhe shumë njerëz.

Alexey Tolkachev - themelues i projektit "Shkolla e Fituesve".

Siç mund ta shihni, disavantazhet kryesore të teknologjisë qëndrojnë në psikologjinë njerëzore. Disa njerëz mund të përshtaten lehtësisht me kushtet e reja të jetesës, ndërsa të tjerët nuk mund ta bëjnë këtë.

Si përfundim, do të doja të theksoja se menaxhimi i kohës me të vërtetë ka një efekt pozitiv në performancën, efektivitetin personal dhe suksesin. Dhe mund të përpiqeni ta zbatoni atë në jetën tuaj. Sidoqoftë, nuk duhet të vendosni shpresa të mëdha në këtë teknologji.

Nuk ia vlen të filloni biznesin tuaj pa ditur se si të planifikoni kohën. Vetëorganizimi i qartë dhe puna e palodhur janë dy cilësitë kryesore të një sipërmarrësi. Nëse e planifikoni kohën tuaj me mençuri, do të keni kohë të mjaftueshme për të gjitha detyrat tuaja. Menaxhimi i kohës u bë i njohur në Rusi nga fundi i viteve 2000, shumë më vonë se në Evropë. Çfarë lloji i shkencës është kjo, cilat janë funksionet e saj, përkufizimi dhe si ta shpërndani saktë kohën tuaj të punës, do të diskutojmë më poshtë.

Njohuri në vetëorganizim

Të gjithë sipërmarrësit aspirantë përballen në mënyrë të pavullnetshme me menaxhimin e kohës. Koncepti vjen nga fraza angleze "menaxhimi i kohës" dhe do të thotë "menaxhimi i kohës". Është e pamundur që një person të menaxhojë kohën në kuptimin e mirëfilltë, por ju mund të mësoni se si ta organizoni orarin tuaj në mënyrë sa më efikase.

Menaxhimi i kohës është shkenca e shpërndarjes, llogaritjes dhe organizimit të kohës tuaj të punës. Organizimi dhe kontabiliteti do t'i ndihmojnë sipërmarrësit të bëjnë më shumë gjëra dhe të ulin kostot e punës. Këtu janë disa fakte që mbështesin përfitimet e planifikimit:

1. Sipas kërkimeve të shkencëtarëve britanikë, ai çliron burime, të cilat arrijnë në 2 vjet për çdo 10 vjet punë.
2. Nëse planifikoni çdo ditë pune, atëherë detyrat standarde do t'ju marrin gjysmën e më shumë kohë.
3. Çështjet dytësore dhe të parëndësishme zënë 70% të kohës së punës së një personi.

Ata vendosën t'i qasen çështjes së rutinës së punës shkencërisht në Romën e Lashtë. Për shembull, mendimtari i madh Seneca në shkrimet e tij e ndau kohën e kaluar në ditë nga një person në dy grupe:

• Mirë - përdoret për mirë.
• E keqe - e shpenzuar për gjëra të pafrytshme.

Seneka sugjeroi regjistrimin e kohës së kaluar dhe llogaritjen e përfitimeve të saj, duke filluar nga banimi. Këto mendime formuan bazën e konceptit të "efektivitetit personal". Dhe shkrimtari italian Alberti tha në shekullin e 15-të se ata që menaxhojnë kohën e tyre do të jenë gjithmonë të suksesshëm. Për të arritur qëllimin e synuar, Alberti propozoi përdorimin e rregullave të mëposhtme:

1. Filloni çdo mëngjes duke bërë një listë të gjërave të rëndësishme për të bërë.
2. Shpërndani gjërat në listë në mënyrë që ato më të rëndësishmet të jenë gjithnjë e më të ulëta sipas rëndësisë në rënie.

Për shumë vite kjo çështje u konsiderua kryesisht në teori, dhe vetëm në vitet '80 të shekullit të 20-të filloi të futet në mënyrë aktive në praktikë. Menaxhimi i kohës bëhet i domosdoshëm si në punë ashtu edhe në jetën e përditshme. Për të shijuar jetën dhe për të marrë kënaqësi prej saj, duhet të mësoni të rregulloni procesin e shpenzimit të aseteve tuaja. Kjo është arsyeja pse shkenca e "menaxhimit të kohës" është kaq e rëndësishme këto ditë, kur koha mungon shumë. Llojet e menaxhimit të kohës janë të ndryshme dhe janë të përshtatshme si për një amvise ashtu edhe për një pronar të një kompanie të madhe. Do të flasim për disiplinën në përgjithësi.

Për të shijuar jetën dhe për të marrë kënaqësi prej saj, duhet të mësoni të rregulloni procesin e shpenzimit të aseteve tuaja.

Disiplina përbëhet nga disa pjesë:

1. Optimizimi i burimeve kohore.
2. Planifikimi i rreptë i një periudhe të caktuar kohore (ditë, javë, muaj).
3. Krijimi i faktorëve motivues.

Efektiviteti i menaxhimit të kohës është që ju të rimendoni rëndësinë e detyrave tuaja sipas përshtatshmërisë. Kjo do të përmirësojë performancën tuaj. Jo vetëm ju si drejtues i kompanisë, por edhe të gjithë punonjësit e punësuar duhet të përdorni shkencën e kohës në praktikë. Prandaj, menaxhimi kompetent i kompanisë përfshin trajnimin e punonjësve në kurset e menaxhimit të kohës dhe monitorimin sesi njohuritë përdoren praktikisht.

Fiksi apo e vërteta

Ekziston një mendim se menaxhimi i kohës nuk është i përshtatshëm për mentalitetin rus. Njerëzit që jetojnë sipas një plani janë më shumë si robotë dhe Rusia është e famshme për paparashikueshmërinë e saj. Por mendime të tilla nuk kanë bazë, dhe avantazhet e përdorimit të menaxhimit të kohës në praktikë tregojnë të kundërtën.

Mendimi se menaxhimi i kohës nuk i përshtatet mentalitetit rus nuk ka asnjë bazë, dhe avantazhet e përdorimit të tij në praktikë tregojnë të kundërtën.

Le të shohim disa mite rreth shkencës së menaxhimit të kohës:

1. Asnjë person i gjallë nuk mund ta kontrollojë kohën. Natyrisht, njerëzit nuk mund të ngadalësojnë ose përshpejtojnë kohën. Por çdo menaxher i suksesshëm duhet të jetë në gjendje të kontrollojë punët e tij dhe të vendosë saktë prioritetet. Kjo është ajo që mëson menaxhimi i kohës.
2. Menaxhimi i kohës detyron një person të punojë në vëllime të mëdha. Kjo nuk është e vërtetë, sepse duke optimizuar dhe analizuar veprimet tuaja, ju do të bëni të njëjtën punë, por në një kohë më të shkurtër. Përfitimet janë të dukshme. Produktiviteti personal rritet për shkak të zhdukjes së detyrave dytësore që marrin shumë kohë gjatë ditës. Për shembull, kontrollimi i emailit ose leximi i lajmeve në rrjetet sociale mund të vjedhë mesatarisht 50% të kohës tuaj të punës.
3. Nëse jetoni sipas një plani të qartë, do të humbni lirinë tuaj të zgjedhjes. Menaxhimi i kohës, përkundrazi, mëson një person të shpërndajë në mënyrë efektive kohën e tij, kështu që ai bëhet më i lirë.

Shtatë hapa drejt suksesit

Kontrolli dhe planifikimi i kohës tuaj të punës sipas menaxhimit të kohës kryhet sipas shtatë parimeve. Nëse ndiqni me përpikëri rregullat dhe e ndani punën në faza, atëherë brenda dy javësh do të mësoheni me orarin e ri dhe do të vini re se sa kohë e lirë mbetet për çështjet personale. Le të hedhim një vështrim më të afërt në nivelet e optimizimit të ditës suaj për sa i përket menaxhimit të kohës.

plan i qartë

Nuk ka rëndësi nëse jeni drejtues i një kompanie të madhe apo sapo keni filluar biznesin tuaj, ju duhet të planifikoni ditën tuaj. Një plan hartohet për një periudhë të caktuar kohore: ditë, javë, muaj. Fillestarët këshillohen të fillojnë me planifikimin ditor. Kur të mbërrini në vendin tuaj të punës, do të filloni menjëherë punën dhe do të dini si ta përfundoni atë. Kur hartoni një plan, merren parasysh parimet e mëposhtme themelore:

1. Çdo qëllim duhet të shkruhet në një fletë ditari ose në mënyrë elektronike. Nëse qëllimi është vetëm në kokën tuaj, nuk ka gjasa të realizohet në praktikë.
2. Një plan është hartuar paraprakisht, kjo do të rrisë produktivitetin me 25%.
3. Nëse detyra është e madhe, atëherë ajo ndahet në disa të vogla me një sekuencë të qartë.
4. Ka mbetur pak kohë në plan për situatat e forcës madhore.

Do të shpenzoni disa minuta për të hartuar një plan, por ato do të shpërblehen ditën tjetër të punës, pasi do të arrini të realizoni 25-35% më shumë.

Mësoni të formuloni qartë qëllimet

Puna e suksesshme varet nga formulimi i qartë i qëllimeve dhe aftësia për t'i ndarë ato në detyra specifike. Në menaxhimin e kohës, kjo fazë quhet "zbërthimi i qëllimeve". Ju duhet të mësoni të izoloni të veçantën nga e përgjithshme.

Për shembull, ju dëshironi të rrisni shitjet në kompaninë tuaj. Ne formulojmë një objektiv: të rrisim shitjet me 45% në tre muaj. Qëllimi përfshin një numër detyrash specifike:

• Kryeni një promovim në një pikë të caktuar me pakicë.
• Rritja e kostos së disa artikujve të produktit.
• Bëni rregullime të çmimeve.
• Hapni dhe promovoni një dyqan online.

Në menaxhimin e kohës, sistemi SMART përdoret për të formuluar qëllimet. Sipas këtij parimi, qëllimet duhet të plotësojnë një sërë cilësish:

• Specifikimi - specifik.
• E matshme në kohë reale - e matshme.
• Fizibiliteti për një periudhë të caktuar - i arritshëm.
• Rëndësia për sot - relevante.
• Periudha kohore e kufizuar - e kufizuar në kohë.

Nëse ecni drejt një qëllimi duke kryer detyra specifike hap pas hapi, mund ta arrini atë 25% më shpejt, pasi drejtimi i përgjithshëm nuk do të humbet në detyra joefektive.

Regjistrimi i veprimeve sipas planit

Detyrat specifike duhet të regjistrohen në mënyrë që të shihet qartë se sa kohë do të duhet për t'i përfunduar ato. Ekzistojnë disa mjete të kapjes vizuale në dispozicion. Një zgjidhje efektive është përdorimi i një "grafiku Gantt". Konsideroni shembuj:

Qëllimi: të ndërtoni një hangar për mbarështimin e derrave. Vendosja e detyrave: përgatitni një plan në letër, pastroni tokën për ndërtim, vendosni një themel, mblidhni një hangar, kryeni komunikime të brendshme, rregulloni stalla për kafshët.

Ne hartojmë një tabelë: ne shkruajmë detyrat në kolonën vertikale, dhe datat dhe muajt në kolonën e sipërme horizontale. Ne i lyejmë qelizat kohore të secilës detyrë me ngjyra të ndryshme. Detyra të ngjashme mund të grupohen.

Një tabelë vizuale do t'ju ndihmojë të koordinoni shpejt punën dhe ta përfundoni atë vazhdimisht dhe në kohë.

Ajo që është e rëndësishme është një prioritet

Keni nevojë për detyra për ditën. Përparësi duhet t'u jepet atyre më të rëndësishmeve, dhe më poshtë duhet të jetë në rend zbritës të rëndësisë. Metoda e rregullimit të detyrave në menaxhimin e kohës quhet "ABVGD", ku A u referohet detyrave më domethënëse, B u referohet atyre më pak të rëndësishme, etj.

Shumë sipërmarrës lënë detyrën më të rëndësishme në fund të ditës së punës (për shembull, përgatitja e një raporti tatimor), megjithëse efikasiteti i punës së ditës varet nga zgjidhja e tij. Rezultati mund të jetë katastrofik - janë raporte të përfunduara me ngut që mund të ngrenë pyetje nga zyrtarët tatimorë. Për më tepër, në mbrëmje ka më shumë gjasa për të bërë një gabim, dhe një gabim në numrat në raport mund të rezultojë në një gjobë ose më keq.

Nga pikëpamja e menaxhimit të kohës, dita duhet të fillojë me zgjidhjen e detyrës më të vështirë dhe themelore.

Praktikuesi i menaxhimit të kohës, Brian Tracy, e quajti hapin e nënvizimit të një detyre të rëndësishme "hani bretkosën". Kjo do të thotë, bëni së pari të gjitha gjërat më të pakëndshme dhe vetëm pastaj vazhdoni me pjesën tjetër.

Puna e Trejsit bazohet në parimet e shkencëtarit të famshëm, sipas ligjit të të cilit 20% e detyrave japin 80% të rezultatit përfundimtar, 80% e mbetur janë vetëm 20% efektive. Gjëja më e vështirë është të zgjidhni 20% të nevojshme të të gjitha detyrave dhe të kuptoni se çfarë lloj shpenzuesish të kohës janë 80% e mbetur.

Një mënyrë tjetër e grupimit të detyrave sipas rëndësisë u propozua nga presidenti amerikan i viteve 40 dhe 50, Dwight Eisenhower. Kjo metodë u emërua për nder të tij. Ai gjithmonë i ndante punët e tij në katër grupe:

1. Detyrat e rëndësishme që duhet të kryhen urgjentisht kryhen menjëherë dhe në mënyrë të pavarur; ato nuk mund t'u delegohen vartësve.
2. Detyrat e rëndësishme që nuk janë veçanërisht urgjente kryhen në mënyrë të pavarur, por mund të caktohen në pjesën e dytë të ditës.
3. Urgjente, por jo e rëndësishme, kërkon shumë kohë, por duhet të përfundojë brenda një kohe të shkurtër. Ata u caktohen punonjësve të tyre.
4. Artikujt e parëndësishëm dhe jo urgjent lihen në vendin e fundit dhe fshihen nga orari i ditës.

Mos u ngatërroni me gjërat e vogla

Meqenëse koha është një nga burimet më të vlefshme, çdo minutë e shpenzuar është e vlefshme. Ju nuk mund ta ktheni kohën që keni humbur dhe nëse nuk e përqendroni kohën tuaj në detyrën kryesore, mund të humbni shumë orë në gjëra të parëndësishme.

Ju nuk mund ta ktheni kohën që keni humbur dhe nëse nuk e përqendroni kohën tuaj në detyrën kryesore, mund të humbni shumë orë në gjëra të parëndësishme.

Për të zgjidhur çështje të vogla, mëson menaxhimi i kohës. Ju duhet të jeni në gjendje t'u delegoni detyra kolegëve ose njerëzve të punësuar. Për shembull, nëse duhet të kryeni një auditim në një dyqan me pakicë, besojini këtë administratorëve të besuar, thjesht rillogaritni vetë rezultatin përfundimtar.

Aspekti i dytë i rëndësishëm është të mësoni t'u thoni jo atyre që humbasin kohën tuaj pa përfituar kompaninë. Për shembull, nuk duhet të vazhdoni një bisedë me një punonjës që është shumë llafazan. Këto ligje të thjeshta do të kursejnë të paktën 15% të burimeve të përkohshme për rekreacion dhe vetë-zhvillim.

Shtoni përvojën personale

Është e nevojshme të krijoni një rutinë dhe të mbani vazhdimisht gjurmët e kohës së kaluar, si dhe të analizoni gabimet tuaja. Nëse një burim humbet, vini re këtë në rregullat tuaja.

Çdo person është individual, ndaj rregulloni rregullat për t'iu përshtatur bioritmit tuaj. Nëse puna juaj aktive fillon në orën 12 të mesditës dhe përfundon në orën 20:00, atëherë detyrat kryesore duhet të kryhen në drekë.

Nëse një nga detyrat kërkon shumë kohë dhe ju mendoni se jeni shumë i thellë në të, bëni një pushim. Është e rëndësishme të optimizoni përdorimin e kohës tuaj në maksimum.

Planifikoni fundjavën tuaj

Çdo sipërmarrës ka nevojë për një fundjavë të plotë. Sigurohuni që të planifikoni pushimet tuaja në ditarin tuaj. Shumë sipërmarrës fillestarë përfshihen në punë dhe harrojnë pushimin. Prandaj, sa më afër qëllimit të tij të jetë një person i tillë, aq më të vështira janë detyrat e ardhshme për të. Pas fundjavës, puna do jetë më produktive.

Menaxhimi i kohës është njohuri në disiplinën e personelit dhe menaxhimit të kompanisë. Duke u përpjekur të planifikoni gjërat dhe duke vënë në pah detyrat kryesore për ditën, do të shihni se sa kohë të lirë do të keni. Planifikimi së shpejti do të bëhet zakon dhe rekomandimet do të ruhen në kokën tuaj dhe do të kryhen automatikisht.