Planifikimi efektiv i kohës së punës në ndërmarrje. Planifikimi i kohës së punës - abstrakt

Në praktikën time të punës, kam ndeshur vazhdimisht me menaxherë që kanë një aftësi të rëndësishme. Kjo është aftësia për të bërë shumë gjëra gjatë ditës, duke i dhënë përparësi në mënyrë korrekte dhe pa përjetuar stres. Një person i tillë thjesht nuk mund të mbingarkohet me vepra. Pavarësisht se sa projekte janë duke u zbatuar në këtë moment, ai shpejt, me qetësi dhe saktësi do të prioritizojë, grupojë detyrat dhe të fillojë t'i kryejë ato një nga një. E mendova mjaft, fola me kolegë dhe kuptova se në shumicën e rasteve kjo aftësi nuk është e lindur, por e fituar.

Kur isha në shkollë të mesme, xhaxhai im i dashur më dha një këshillë të mirë: "Mbani shënim se çfarë bëni gjatë ditës dhe përmblidhni në fund". Xhaxhai punonte për Organizatën Ndërkombëtare të Punës dhe e dinte se për çfarë po fliste. Unë jam ende mirënjohës ndaj tij për këshillën e tij dhe ndaj vetes që e kam ndjekur atë këshillë. Kur mbarova shkollën, kisha një orar të qartë, shumica e detyrave dhe detyrave të mia për çdo ditë ishin të planifikuara paraprakisht dhe kjo nuk më shkaktoi asnjë protestë apo shqetësim.

Më vonë e mbajta këtë rregull për pjesën tjetër të jetës sime. Planet dhe detyrat ndryshuan dhe zakoni për të bërë disa gjëra të ndryshme gjatë ditës vetëm sa u forcua, e bashkë me të edhe efikasiteti dhe efektiviteti i punës sime. Në fund të fundit, nëse mendoni mirë, lodhja e lartë, apatia, produktiviteti i ulët janë në pjesën më të madhe rezultat i vizionit tonë për veten, për punën tonë dhe e fundit, por jo më pak e rëndësishme, mungesa e zakonit të planifikimit dhe prioritizimit. Ndoshta, për disa punëtorë krijues dhe specialistë të një profili të ngushtë, kjo nuk është një pengesë e rëndësishme, por nuk do të funksionojë të jesh një menaxher i mirë pa aftësinë për të planifikuar aktivitete, për të dhënë përparësi dhe për të grupuar detyrat.

Pra, nëse nuk e keni mësuar veten të planifikoni gjërat në shkollë ose kolegj, është mirë ta bëni këtë sa më shpejt të jetë e mundur. Së pari, zbuloni se çfarë bëni në të vërtetë gjatë ditës. Thjesht bëni një shënim çdo gjysmë ore të asaj që i keni kushtuar këtë herë. Kur rishikoni shënimet tuaja javore, do të habiteni se sa kohë harxhohet në aktivitete dhe detyra të parëndësishme, të mbivendosura ose thjesht të parëndësishme. Prandaj, hapi tjetër është të hidhni gjithçka të panevojshme. Kjo do të marrë gjithashtu një kohë të gjatë për t'u ndjekur, disa zakone apo rituale janë shumë të vështira për t'u hequr qafe. Hapi i tretë është të gruponi detyrat dhe llojet kryesore të punës dhe t'i trajtoni ato në mënyrë sekuenciale, jo në një rend arbitrar. Kjo do të rrisë shumë aftësinë tuaj për t'u përqendruar. Në pamje të parë, kjo është shumë e thjeshtë, jo më e vështirë sesa të bësh ushtrime në mëngjes. Por jo të gjithë janë të angazhuar në ngarkim.

Sa i përket planifikimit të ditës sime, edhe tani i kushtoj shumë kohë kësaj (edhe pse ndihmësit e mi bëjnë shumë punë përgatitore dhe organizative). Ndoshta më vonë do të shkruaj një postim për rolin e një asistenti personal në punën e një drejtuesi. Baza e menaxhimit të duhur të kohës është. Për mua, kjo është një strategji, marrëdhënie me klientët dhe partnerët kryesorë, marrëveshjet më të mëdha, një ekip, emërime dhe motivim të punonjësve. Nëse shfaqet një problem në një nga këto drejtime, atëherë ky është problemi im, të cilin më parë duhet ta zgjidh.

Një pikë tjetër themelore është prania në afatin kohor për aktivitetet e paplanifikuara. Ato ndodhin gjithmonë, dhe është e rëndësishme të kesh pak vonesë, sepse nuk ka asgjë më të keqe se kur një takim zvarritet në një tjetër ose duhet të bësh diçka me nxitim.

Mos harroni se të gjithë njerëzit janë të ndryshëm, që do të thotë se planifikimi duhet të jetë individual. Kam ndërtuar orarin tim optimal shumë kohë më parë. Zakonisht në orën 9 të mëngjesit finalizoj orarin me ekipin dhe shikoj shkurtesat që përshkruajnë takimet që duhet të bëj sot. Përgatitja e përmbledhjeve është një çështje më vete: ato përshkruajnë qartë qëllimet, objektivat, pjesëmarrësit. Gjithashtu më kursen kohë. Pas rreth dhjetë takimesh, shkoj në shtëpi dhe kaloj kohë me familjen time, shkoj rregullisht në joga ose palestër. Dhe më afër natës unë ende punoj në mënyrë elektronike. Kjo rutinë më lejon të mos kaloj edhe një herë midis llojeve të punës dhe është më e lehtë të futem në modalitetin e dëshiruar. Megjithatë, për ta ndërtuar dhe për t'iu përmbajtur, më duhej të filloja të planifikoja kohën time nga shkolla.

Kush prej nesh nuk e ka pyetur veten se cila është vlera më e madhe? Shumë shpesh mendimet ndryshojnë për këtë çështje. Disa besojnë se informacioni, të tjerët - koha. Përkundër faktit se shoqëria moderne ka mundësi të mjaftueshme për të kursyer kohë, për disa arsye thjesht nuk ka kohë të mjaftueshme. Dhe menjëherë vijnë në mendje mendimet: "Pse përparimi teknologjik po luan një shaka mizore?", "Si të kesh kohë për të bërë gjithçka dhe madje mirë?", "Si ta shpërndani dhe planifikoni ditën tuaj në mënyrë që të paktën të shkarkoheni pjesërisht? “. Gjithçka është shumë e thjeshtë. Thjesht duhet të mësoni se si të planifikoni saktë kohën.

Rregullat që duhen ndjekur nëse doni të jeni të suksesshëm

Për të bërë gjithçka dhe për të pasur kohë për të pushuar, duhet:

• hartoni një plan specifik;
• jepni prioritet trajtimin e çështjeve të vogla me rëndësi, pa i lënë ato për më vonë;
• mos e humbni kohën e punës për gjëra të panevojshme;
• analizoni detyrat e përfunduara në baza ditore;
• caktoni si duhet prioritetet sipas rëndësisë;
• për të mbajtur rendin;
• zhvilloni vullnetin për të ndjekur zakone të reja.

Si të mësoni të planifikoni ditën tuaj: fazat e planifikimit të kohës së kokës

Duket se është e saktë të caktohet koha e punës, të përcaktohet sekuenca e punës së përditshme nuk është e vështirë, megjithatë, jo të gjithë mund ta bëjnë atë. Nëse ju vijnë në mendje mendimet se si t'i bëni gjërat e rëndësishme në kohën e duhur dhe të mos lodheni, është e rëndësishme të mësoni se si të planifikoni dhe ndani kohën siç duhet. Një rol të rëndësishëm këtu luhet nga një plan i hartuar siç duhet i rutinës së përditshme.

Mos harroni për një faktor kaq të rëndësishëm si koha e kufizuar. Koha nuk mund të ndalet, ndryshohet, kthehet, që do të thotë se e njëjta gjë vlen për punën, punët dhe jetën tonë në përgjithësi.

Ekzistojnë fazat e mëposhtme të planifikimit të kohës së punës:

• zhvillimi i disiplinës (të mësosh të kontrollosh ditën është një detyrë e rëndësishme për një udhëheqës të suksesshëm);
• përcaktimi i shkallës së rëndësisë së rasteve (lejohet të planifikohen jo më shumë se 3 raste urgjente në ditë);
• shpërndarja racionale e rasteve në të rëndësishme, urgjente, të lehta, të thjeshta, të parëndësishme;
• hartimi i një plani me faza për zbatimin e punës;
• duke hequr qafe gjëra të thjeshta, të vogla, të lehta që kërkojnë më pak se 10 minuta për t'u përfunduar (shkarkimi i ditëve në vijim);
• refuzimi i menaxherit nga aktivitetet që “vjedhin” kohën (shikimi i emisioneve televizive, shumë orë komunikim në rrjetet sociale, takime me miqtë);
• përcaktimi i çdo sendi në shtëpi dhe në vendin e punës;
• duke hequr qafe mbeturinat e punës (10 minuta në ditë janë të mjaftueshme për të renditur dokumentet dhe për të hedhur të panevojshmet);
• zgjedhja e hobive për kohën e lirë.

Për të mos humbur miqtë dhe për të kursyer kohë në mënyrë korrekte, duhet të ndiqni rregullin: vizitoni faqet në rrjetet sociale 2 herë në javë, lini mënjanë fundjavat për takime me miqtë, planifikoni takime personale paraprakisht, zvogëloni kohën e bisedave telefonike "boshe". deri në 15 minuta në ditë.

Si të bëni një plan pune

Planifikimi i frytshëm është i mundur nëse i përmbaheni sekuencës së mëposhtme në punën tuaj:

1. Përcaktoni qëllimet dhe objektivat mbi bazën e të cilave do të zhvillohet një plan pune. Mund të jetë afatshkurtër (për një javë) ose afatgjatë (për një muaj, tremujor, vit).

Kujdes: Një udhëheqës i suksesshëm nuk duhet të devijojë asnjë hap nga plani. Ju mund të bëni rregullime në të, për shembull, të ndërroni gjërat, ditët e takimeve të rëndësishme, të planifikoni ngjarje për një kohë tjetër, por nuk mund t'i ndryshoni ato rrënjësisht në asnjë rast.

1. Caktoni detyra dhe vendosni afate për përfundimin e tyre. Është e rëndësishme të mësoni para së gjithash të bëni gjëra që kanë një afat kohor të kufizuar dhe ato që kërkojnë shumë përpjekje. Më pas mund të planifikoni detyra dhe punë afatmesme që kërkojnë zbatimin e funksioneve standarde. Gjëja e fundit që duhet bërë është puna më pak e rëndësishme.

1. Shënimi i detyrueshëm i çështjeve urgjente që lindën në prag të ekzekutimit në ditarin ose kalendarin tuaj (i lejon menaxherit të ketë kohë për të bërë gjithçka në kohë, pa humbur pika të rëndësishme).

1. Analiza e të gjitha rasteve, zvogëlimi i listës së detyrave (për aq sa është e mundur).

Për të shkarkuar ditën tuaj, është e rëndësishme:

1. Ndiqni kufizimin e ekzekutimit të çështjeve: jo më shumë se 3 urgjente, jo më shumë se 10 në total në ditë.
2. Në planifikim, respektoni përfundimin e detyrave komplekse në një kohë më të favorshme, mundësisht në mëngjes, ato të lehta - në fund të ndërrimit të punës.
3. Mos e kryeni punën tjetër pa përfunduar atë të mëparshme (është e rëndësishme të planifikoni detyrat në faza, pasi të keni përfunduar ato të dakorduara më parë).
4. Mos lini punë të papërfunduara, mos i transferoni ato në ditën tjetër të punës.
5. Nëse ka ende detyra të pazgjidhura, rekomandohet të bëni një shënim rreth tyre në kalendarin e rasteve të rëndësishme, ku ato duhet të shënohen posaçërisht. Në rast se e njëjta detyrë "jeton" në mënyrë të qëndrueshme në ditar për disa ditë me radhë, ia vlen të merret parasysh se si ta refuzoni atë ose thjesht t'ia transferoni atë një personi tjetër që e kryen atë.

Sekretet e planifikimit racional

Planifikimi i duhur i ditës do të lejojë:

• vlerësimi i planit të punës, rregullimi i detyrave, hartimi i një rutine ditore;
• kontrolli mbi ekzekutimin e çështjeve, eliminimi i ekzekutimit të njëkohshëm të disa detyrave (përndryshe ekziston rreziku i performancës së ulët në punë);
• përfundimi i rasteve të filluara;
• eliminimi i pengesave që pengojnë menaxherin të përmbushë detyrat e caktuara, shpërqendrojnë vëmendjen, ndikojnë në planet;
• alternimi i punës me pushimin;
• analiza e planifikimit të kohës;
• përmirësimin e vazhdueshëm të performancës së tyre.

Sekretet e kursimit të kohës së menaxherit

1. Është e rëndësishme të kombinoni detyra të ngjashme, për shembull, të kombinoni negociatat, të analizoni korrespondencën, t'i përgjigjeni emaileve.
2. Po aq e rëndësishme është krijimi i një ambienti të qetë. Kjo është e nevojshme në mënyrë që asgjë të mos shpërqendrohet nga puna.
3. Kufizimi i kohës tuaj të punës do të shmangë rezultatet joproduktive nga takimet e biznesit.
4. Aftësia për të dhënë përparësi është një tregues i rëndësishëm i racionalitetit dhe konsistencës së punëve, i cili ndikon në arritjen e qëllimeve.
5. Kryerja e detyrave jashtëzakonisht të rëndësishme i lejon udhëheqësit të arrijë performancë të lartë në punën e tij.
6. Një pjesë e konsiderueshme e kohës do të ndihmojë në kursimin e shpërndarjes së detyrave midis punonjësve.
7. Po aq e rëndësishme është edhe faza në punë. Lëvizja drejt qëllimit është shumë më e lehtë nëse ngjitni shkallët, duke filluar me gjëra të vogla dhe duke arritur lartësitë.
8. Mbajtja e një ditari me gjëra të rëndësishme do të ndihmojë në eliminimin e mbivendosjes së një detyre me një tjetër, grumbullimin e rasteve në fund të muajit.
9. Vendimet e rëndësishme merren më së miri në mëngjes. Në këtë mënyrë, ju mund të krijoni një ndjenjë suksesi për të gjithë ditën e punës.
10. Kur bëni plane, orare, është e rëndësishme të merret parasysh niveli i vërtetë i aftësisë për të punuar, pasi është ai që ndikon në rezultatin përfundimtar të punës.

Planifikimi dhe organizimi i punës është çelësi i vetë-zhvillimit të mëtejshëm. Lexoni në lidhje me parimet dhe rregullat themelore të planifikimit ditor në artikull.

Nga artikulli do të mësoni:

Pse keni nevojë për planifikim ditor?

Jo të gjithë e kuptojnë pse duhet të planifikoni ditën tuaj të punës. Në fund të fundit, çdo person, edhe pa planifikim, e di se çfarë funksionesh kryen dhe çfarë gjërash duhet të bëjë. Shumë nuk e shohin kuptimin të bëjnë plane për ditën, sepse ka gjithmonë detyra të papritura që mund të ngatërrojnë të gjitha gjërat e planifikuara paraprakisht.

Shkarkoni dokumentet përkatëse:

Nëse krahasojmë dy punëtorë që kryejnë të njëjtat funksione dhe kanë të njëjtat aftësi, mund të gjejmë se vëllimi dhe cilësia e punës së tyre të ndryshme. Një punonjës arrin të zgjidhë detyrat aktuale dhe strategjike, i dyti nuk ka kohë as të përmbushë detyrat urgjente dhe detyrohet të qëndrojë gjatë gjithë kohës pas punës. Rezultatet më të mira do të tregohen nga ata që janë më shumë . Domethënë, ai për të cilin procesi i planifikimit është detyrë dhe nevojë e përditshme. Të kesh një plan, qoftë edhe në planin psikologjik, e bën njeriun të mobilizohet. Ai ka një qëllim fiks dhe ka një nevojë të brendshme për ta arritur atë.

Si të planifikoni në mënyrë efektive?

Planifikimi dhe organizimi i punës kryhet nga një punonjës. Jo menaxheri, por punonjësi duhet t'i vendosë vetes detyra. Në këtë rast, ai i vendos vetes qëllime vetë, vepron në drejtimin që ai zgjedh. Si rregull, përqindja e detyrave të kryera me planifikim të pavarur është më e lartë sesa me zbatimin e përgjithshëm zhvilluar nga lideri.

Ekziston një sistem planifikimi i punës i cili është testuar në praktikë dhe siguron përdorimin optimal të kohës së punës. Është një grup parimesh me të cilat një person mund të bëjë një plan kompetent, realist dhe të realizueshëm.

Para së gjithash, përcaktoni se çfarë duhet të përfshini në planin tuaj ditor. Ai duhet të hartohet duke marrë parasysh planin strategjik të zhvilluar për gjashtë muaj ose një vit. Planifikimi për çdo ditë merr parasysh të gjitha detyrat e planifikuara për zbatim, të lidhura drejtpërdrejt me punën dhe dytësore. Për shembull, duke uruar një koleg për ditëlindjen e tij. Përveç atyre sendeve që pret lideri, në plan duhet të përfshihen edhe çështjet personale. Kjo është e nevojshme për zhvillim personal dhe krijimi i një imazhi pozitiv.

Kur planifikoni punën, detyrat e mëdha që do të duhen disa ditë ose javë për t'u përfunduar duhet të ndahen në faza dhe të kryhen në mënyrë sekuenciale. Cakto një datë të caktuar për çdo moment historik. Bëni një plan për ditën e nesërme, duke përfshirë nën-detyrat në të. Për të hartuar një plan, mund të përdorni një ditar të rregullt letre ose një program të veçantë.

Qëllimi i planifikimit të punës nuk është përmbushja me çdo kusht e zërave të planit, por ekzekutimi në kohë dhe me cilësi të lartë i detyrave prioritare dhe detyrave urgjente. Prandaj, lista e detyrave të planifikuara për zbatim duhet të renditet dhe renditet në rend zbritës të prioritetit. Në vazhdim Ju mund të përdorni shumë metoda në të njëjtën kohë.

Për shembull, detyrave me një afat fiks dhe detyrave që kërkojnë më shumë përpjekje për t'u zgjidhur u jepet përparësia më e lartë. E dyta më e rëndësishme do të jenë detyrat e detyrueshme ditore dhe ato detyra, afatet e të cilave janë caktuar për ditët në vijim. Prioriteti më i ulët në planifikimin ditor janë çështjet e vogla, dështimi i të cilave nuk do të ketë pasoja të rëndësishme negative.

Rregullat e planifikimit të ditës

Ashtu si planifikimi i punës së një ndërmarrje, planifikimi i ditës së punës së një punonjësi individual duhet të ndjekë rregullat. Ndjekja e tyre do të ndihmojë në sigurimin e zbatimit të planeve në një mënyrë komode për ju.

1. Planifikoni jo më shumë se 70% të kohës tuaj të punës. Kjo do t'ju lejojë të kryeni me qetësi detyra urgjente të paplanifikuara dhe të mos jeni nervoz nëse duhet të shpërqendroheni nga ekzekutimi. .
2. Mos përfshini më shumë se tre detyra të rëndësishme dhe urgjente në planin ditor në të njëjtën kohë. Kufizoni numrin e përgjithshëm të artikujve të planit në dhjetë.
3. Formoni të njëjtin lloj rastesh në blloqe. Kjo do të ndihmojë në ekzekutimin e tyre duke përdorur një algoritëm të vetëm, i cili do të zvogëlojë kohën e ekzekutimit.
4. Zhvendoseni procesin e planifikimit në mbrëmjen e ditës së mëparshme. Do të keni kohë për të bërë rregullime në plan, nëse është e nevojshme.
5. Planifikoni raste komplekse sipas bioritmit tuaj. Dikush dallohet nga rritja e efikasitetit në mëngjes, dikush - pasdite, dhe dikush punon më produktivisht në mbrëmje.
6. Mos filloni një detyrë të re para se të keni përfunduar punën që keni filluar tashmë. Nëse ju është dashur të ndërprisni - kthehuni dhe përfundoni atë që keni filluar.
7. Mos e shtyni të bëni një detyrë të paplanifikuar nëse mund të bëhet brenda pak minutash.
8. Bëni pushime çdo orë pa qëndruar në punë. Kushtojini pushimet një ngrohjeje të lehtë, kjo do t'ju ndihmojë të "freskoni" kokën.
9. Mos u ngatërroni me arritjen e qëllimeve, mos i vendosni vetes detyra dhe mos përshkruani vëllime që do të jenë të vështira për t'u përballuar.
10. Nëse ka detyra të papërfunduara që nuk e kanë humbur rëndësinë e tyre, transferojini ato në plan për ditën tjetër.
11. Organizoni vendin tuaj të punës në atë mënyrë që të jetë komode për të punuar.

konkluzioni

Planifikimi për çdo ditë është një aftësi e dobishme dhe e nevojshme. Kjo është një mënyrë vetëorganizimi dhe vetë-zhvillimi, një garanci që ju mund të punoni në mënyrë efektive. Sistemi i propozuar i planifikimit të punës do të ndihmojë për të kuptuar parimet bazë Menaxhimi i kohes dhe zbatojnë me sukses këtë njohuri në praktikë.

Nëse filloni të kuptoni plotësisht se cilët faktorë ndikojnë në jetën e një personi, në përgjithësi, atëherë mund të gjeni shumë prej tyre. Çdo fushë e jetës së një personi dhe çdo sferë e veprimtarisë së tij, natyrisht, ka një sërë veçorish të natyrshme në to, dhe nganjëherë ajo që është e zbatueshme për një është plotësisht e pazbatueshme për një tjetër. Por ka, pavarësisht kësaj, disa parime themelore që janë efektive në absolutisht çdo gjë. Një nga këto parime, ose më saktë, ligjet që mund të konsiderohen garantues të suksesit në çdo fushë, mund të quhet pa dyshim aftësia për të planifikuar dhe për të dhënë përparësi. Pse është kaq e rëndësishme, do ta zbulojmë në mësimin e paraqitur të trajnimit për menaxhimin e kohës.

Pas studimit të këtij materiali, do të mësoni se çfarë është planifikimi i biznesit dhe cilat janë veçoritë e tij, pse është e nevojshme dhe e rëndësishme të bëhen lista të punëve të punës, personale dhe shtëpiake në baza ditore. Për më tepër, ne do të shqyrtojmë disa metoda dhe parime efektive të planifikimit, disa prej të cilave janë të dizajnuara për çdo ditë, dhe disa kanë një fokus më premtues - për një javë, muaj, vit dhe madje disa vite. Ky kurs i trajnimit tonë online do të jetë i dobishëm për njerëzit e të gjitha moshave dhe profesioneve dhe do të jetë e mundur të aplikoni informacionin e marrë për të arritur qëllimet tuaja që nga dita e parë.

Çfarë është duke planifikuar. Llojet e planifikimit. Prioritizimi

Procesi i planifikimit

Planifikimi është procesi i shpërndarjes optimale të burimeve të nevojshme për të arritur qëllimet dhe objektivat, si dhe një grup procesesh që lidhen me vendosjen dhe zbatimin e tyre. Planifikimi është një pjesë integrale e menaxhimit të kohës (menaxhimi i kohës) dhe, me aplikim të shkathët, rrit shumë efektivitetin e tij.

Në interpretimin e tij më të thjeshtë dhe zyrtar, planifikimi karakterizohet nga hapat e mëposhtëm:

1. Faza e përcaktimit të qëllimeve (detyrave)
2. Faza e hartimit të një plani për të arritur qëllimin
3. Faza e variantit të projektimit
4. Faza e identifikimit të burimeve të kërkuara, si dhe burimeve të tyre
5. Faza e përcaktimit të drejtuesve dhe informimit
6. Faza e fiksimit të rezultateve të planifikimit në formë fizike (plan, projekt, hartë, etj.)

Llojet e planifikimit

Planifikimi, siç u përmend tashmë, është i zbatueshëm për absolutisht çdo sferë të jetës, por, në varësi të kësaj, ai mund të ketë karakteristikat e veta, të cilat, nga ana tjetër, shprehen në forma dhe përmbajtje të ndryshme.

Llojet e planifikimit ndryshojnë:

Nga nevoja

• Planifikimi direktiv - nënkupton ekzekutimin e detyrueshëm të detyrave të vendosura, gjithmonë ka një adresues specifik dhe karakterizohet me detaje të shtuara. Si shembull, mund të përmendim vendosjen e detyrave që lidhen me zgjidhjen e çështjeve me rëndësi shtetërore / kombëtare, punën në ndërmarrje, etj.
• Planifikimi tregues është e kundërta e të parit: nuk nënkupton ekzekutim të detyrueshëm dhe preciz, ka karakter më këshillues dhe udhëzues. Ky lloj planifikimi është i përhapur në sistemin e zhvillimit makroekonomik të shteteve të ndryshme.

Afati kohor për arritjen e qëllimeve

• Planifikimi afatshkurtër (aktual) - llogaritet për një periudhë deri në 1 vit dhe mund të përbëhet nga plane për një ditë, javë, muaj, tremujor, gjashtë muaj. Lloji më i zakonshëm i planifikimit. Përdoret si nga njerëzit e zakonshëm në procesin e jetës së përditshme, ashtu edhe nga drejtues të organizatave të ndryshme.
• Planifikimi afatmesëm - i llogaritur për një periudhë prej 1 deri në 5 vjet. Kjo formë e planifikimit është e zakonshme në aktivitetet e agjencive qeveritare, firmave dhe ndërmarrjeve, por shpesh përdoret nga njerëz me mendje strategjike. Në disa raste, ai mund të kombinohet me planifikimin aktual, i cili në kombinim është planifikimi rrotullues.
• Planifikimi afatgjatë (i ardhshëm) - llogaritet, si rregull, për disa (5, 10, 20) vjet në vazhdim. Më shpesh, ky lloj planifikimi përdoret në ndërmarrjet e mëdha për të përmbushur detyra të natyrës sociale, ekonomike, shkencore dhe teknologjike, etj.

• Planifikimi strategjik është kryesisht afatgjatë. Me ndihmën e tij, përcaktohen drejtimet kryesore në aktivitetet e organizatave: zgjerimi i aktiviteteve, krijimi i drejtimeve të reja, stimulimi i rrjedhës së punës, studimi i tregut dhe segmenteve të tij, studimi i kërkesës, karakteristikat e audiencës së synuar, etj. I përhapur në veprimtaritë e organizatave.
• Planifikimi taktik - më shpesh është i njëjtë - afatgjatë. Qëllimi i tij kryesor është krijimi i kushteve të nevojshme për realizimin e mundësive të gjetura përmes aplikimit të planifikimit strategjik. Si rregull, planifikimi taktik përdoret në planifikimin e zhvillimit ekonomik, social dhe të prodhimit të një organizate. I përhapur në veprimtaritë e organizatave.
• Planifikimi operativo-kalendar është faza përfundimtare e planifikimit strategjik dhe taktik. Ai shërben kryesisht për zbatimin e procesit të arritjes së rezultateve të vendosura. Me ndihmën e tij specifikohen të gjithë treguesit dhe organizohet drejtpërdrejt puna e organizatës. Planifikimi operacional përfshin përcaktimin e kohës për përfundimin e detyrave, përgatitjen e zbatimit të procesit, mbajtjen e shënimeve, monitorimin dhe analizimin e procesit. I përhapur në veprimtaritë e organizatave.
• Planifikimi i biznesit - shërben për të vlerësuar fizibilitetin, rëndësinë dhe efektivitetin e aktiviteteve të planifikuara. Hartimi i një plani biznesi bëhet me shumë kujdes, duke marrë parasysh të gjitha llojet e treguesve, mundësive, propozimeve, etj. Është e zakonshme në aktivitetet e organizatave dhe punën e biznesmenëve.

Përveç llojeve të konsideruara të planifikimit, të cilat marrin parasysh aspektet parësore, ka edhe ato që marrin parasysh ato dytësore. Ata, nga ana tjetër, ndryshojnë:

Sipas shkallës së mbulimit

• Planifikimi i përgjithshëm - mbulon të gjitha detajet e kontekstit.
• Planifikimi i pjesshëm - mbulon disa detaje të kontekstit.

Me planifikimin e objekteve

• Planifikimi i synuar - përfshin përcaktimin e qëllimeve të kërkuara për t'u arritur.
• Planifikimi i fondeve - përfshin planifikimin e mjeteve të nevojshme për të arritur rezultatin (financat, informacionin, personelin, pajisjet, etj.).
• Planifikimi i programit - përfshin zhvillimin e programeve të nevojshme për të arritur rezultatin.
• Planifikimi i veprimit - përfshin përcaktimin e veprimeve të nevojshme për të arritur rezultatin.

Nga thellësia

• Planifikimi agregat - ndodh duke marrë parasysh parametrat e përbashkët.
• Planifikimi i detajuar - merr parasysh të gjitha detajet dhe veçoritë.

Koordinimi i planeve me kalimin e kohës

• Planifikimi sekuencial - nënkupton një proces të gjatë, i cili përbëhet nga disa faza më të vogla.
• Planifikimi i njëkohshëm - nënkupton një fazë të shkurtër një herë.

Kontabiliteti për ndryshimet e të dhënave

• Planifikimi i ngurtë - nënkupton respektimin e detyrueshëm të parametrave të specifikuar.
• Planifikimi fleksibël - nënkupton mundësinë e mosrespektimit të parametrave të vendosur dhe shfaqjen e të rejave.

në rregull

• Planifikimi i rregullt - përfshin ekzekutimin e njëpasnjëshëm të planeve, njëri pas tjetrit.
• Planifikimi rrotullues - nënkupton zgjatjen e planit për periudhën e ardhshme pas përfundimit të tij në periudhën aktuale.
• Planifikimi i jashtëzakonshëm - nënkupton zbatimin e planit sipas nevojës.

Prioritizimi

Prioritizimi është procesi i përcaktimit të prioriteteve - një tregues i mbizotërimit të rëndësisë së një ose një artikulli tjetër të planit mbi pjesën tjetër. Prioritizimi është i rëndësishëm për arsye se midis një numri të madh nuancash dhe veçorish të ndryshme, ka si ato që kanë më pak rëndësi dhe kanë një ndikim minimal në procesin e arritjes së qëllimit, ashtu edhe ato që luajnë një rol dominues në këtë proces. . Aftësia për të dhënë përparësi mund të quhet një tregues tjetër i efektivitetit dhe efikasitetit të çdo procesi planifikimi, sepse. theksi në pikat më domethënëse të planit është shpesh vendimtar në pyetjen nëse qëllimi do të arrihet apo jo.

Siç mund ta shihni, planifikimi si proces karakterizohet nga një numër i konsiderueshëm nuancash të ndryshme. Çdo lloj mund të përdoret veçmas, dhe ndoshta në kombinim me të tjerët. Gjëja kryesore kur zgjidhni është të merrni parasysh të gjitha tiparet e aktivitetit tuaj. Por, pa marrë parasysh sa lloje të planifikimit ekzistojnë, sado t'i konsiderojmë ato, sado shembuj të japim, e gjithë kjo nuk do të ketë asnjë vlerë nëse nuk e kuptojmë pse duhet të planifikojmë diçka fare, çfarë avantazhet që ka si do të na ndihmojë në jetë? Këto janë pyetjet që do të përpiqemi t'u përgjigjemi në pjesën tjetër.

Për çfarë po planifikohet?

Duke pasur parasysh se trajnimet tona i kushtohen metodave të rritjes së produktivitetit personal, këtu dhe më tej në mësim do të shqyrtojmë planifikimin në lidhje me aktivitetin e një personi, dhe jo organizatat, firmat, ndërmarrjet, etj.

Planifikimi është faktori që përcakton kryesisht jo vetëm nëse një person do të arrijë atë që dëshiron, por edhe atë që do të arrijë në përgjithësi. Fakti është se vetë procesi i planifikimit nuk ka një efekt të vetëm dhe të fokusuar ngushtë, por ndikon në mënyrë komplekse, duke ndikuar në shumë tregues personalë të një personi, drejtimin e veprimeve të tij dhe mënyrën e jetesës në përgjithësi. Më poshtë rendisim vetëm disa aspekte pozitive të planifikimit dhe përfitimet që ai ofron.

Specifikimi i qëllimit

Sapo një person fillon të planifikojë aktivitetet e tij, të menduarit e tij aktivizohet, kreativiteti aktivizohet dhe aktiviteti i trurit rritet. Ju mund të dëshironi diçka dhe "sikur" ta imagjinoni atë, ndërsa mendoni se e dini saktësisht se çfarë dëshironi. Por sapo uleni për të hartuar një plan dhe filloni ta mendoni me kujdes, qëllimi juaj fillon të shndërrohet nga abstrakt në konkret. Gradualisht, ju filloni ta imagjinoni atë në detaje, merrni parasysh veçoritë e tij, disi e ndryshoni atë. Ekziston një thënie që thotë se një anije që nuk e di se ku po shkon, nuk do të arrijë kurrë në destinacionin e saj. Kështu është një person - nëse ai nuk e di se çfarë dëshiron saktësisht, ai kurrë nuk do ta arrijë atë. Planifikimi ju mundëson të kuptoni dhe realizoni atë që dëshironi vërtet dhe të gjeni një qëllim specifik.

Një plan i qartë veprimi

Edhe duke ditur se çfarë duam, nuk mund ta arrijmë kurrë nëse nuk e dimë se çfarë kemi nevojë për ta marrë atë. Qëllimet tona mund të jenë mega-globale, të mira dhe të mrekullueshme, por ato do të mbeten vetëm një pamje e asaj që duam të kemi dhe çfarë të bëjmë. Kjo gjendje korrigjohet me ndihmën e planifikimit. Së pari, ju lejon të përcaktoni hapat specifikë që duhet të ndërmerren për të arritur rezultatin e dëshiruar. Së dyti, ndihmon për të përcaktuar burimet e nevojshme për këtë dhe burimet e tyre. Së treti, ofron një mundësi për të vendosur një kornizë kohore. Në këtë mënyrë, duke bërë një plan të saktë, do të dini se çfarë duhet të bëni për ta zbatuar atë, kë ose çfarë të përfshini në këtë dhe, më e rëndësishmja, kur dëshironi ta bëni atë. Planifikimi shpejton ndjeshëm procesin e arritjes së qëllimit, sepse. është një udhëzues praktik për veprim.

Veprim, jo ​​mendime për veprim

Derisa të kemi një plan për të zbatuar atë që duam, jemi në mendime të vazhdueshme për këtë temë. Mendojmë se sa e duam këtë, sa mirë do të ishte sikur ta kishim, reflektojmë në temën se si mungon tani, ndoshta edhe imagjinojmë veten në proces veprimi. Por ka një POR - përveç të menduarit, ne nuk bëjmë asgjë tjetër. Dhe kjo tregon se, me shumë mundësi, e gjithë kjo do të përfundojë. Është e rëndësishme të kuptoni se kur filloni të planifikoni, tashmë po bëni hapin e parë dhe më të madh drejt zbatimit të planit tuaj. Vetëm kjo tashmë po ju çon përpara në thelb. Dhe pastaj fillon një reaksion zinxhir: pas hartimit të një plani, filloni të kryeni veprime specifike, pika e parë pasohet nga e dyta, e dyta pasohet nga e treta, e kështu me radhë. Nëse arrini të rrënjosni në vete zakonin e planifikimit edhe të gjërave më të vogla, do të vini re menjëherë se si dëshirat tuaja fillojnë të bëhen realitet. Këtu mund të aplikoni një thënie tjetër: "Uji nuk rrjedh nën një gur të shtrirë". Lëvizni nga qendra e vdekur - filloni të veproni. Planifikimi krijon potencialin energjetik të nevojshëm për të arritur qëllimin.

Aftësia për të manovruar

Pa e ditur saktësisht se çfarë duhet bërë për të arritur rezultatet e përcaktuara, ne nuk mund të përcaktojmë dhe as të koordinojmë veprimet tona. Përafërsisht mund të imagjinojmë se çfarë duhet të bëjmë, por duke vepruar pa një plan, rrezikojmë të arrijmë në një rrugë pa krye apo edhe të largohemi më tej nga qëllimi. Kur keni një plan dhe filloni të veproni, mundeni, si të thuash, të menaxhoni të gjithë procesin në internet: nuk funksionon në këtë mënyrë, provojeni ndryshe, një gjë nuk funksionon, mendoni se çfarë mund ta zëvendësoni. me. Të kesh një plan të qartë do t'ju lejojë të bëni manovra në rrugën tuaj, duke ndryshuar metoda dhe metoda të ndryshme. Si rezultat, do të keni një plan gjithëpërfshirës që do të marrë parasysh të gjitha llojet e nuancave dhe opsioneve për zhvillimin e ngjarjeve. Aftësia për të planifikuar është aftësia për të qenë fleksibël dhe gati për çdo situatë.

Shkalla e lartë e suksesit

Dhe, ndoshta, avantazhi më i rëndësishëm i planifikimit është, nëse jo një garanci 100%, por ende një probabilitet i madh suksesi. Sa njerëz shohim që duan shumë pak, por, duke mos pasur plan, nuk arrijnë asgjë! Dhe, për dallim prej tyre, ekziston sasi e madhe shembuj të njerëzve që kanë qëllime fantastike që duken të paarritshme, pavarësisht gjithçkaje që i arrijnë dhe akoma më shumë. Ajo që e dallon të parën nga e dyta është aftësia për të planifikuar dhe dhënë përparësi. Përcaktoni qëllimet tuaja, filloni të bëni një plan - pas një kohe do të shihni se e keni arritur qëllimin dhe mijëra shikues pa plan kanë mbetur në vendet e tyre. Planifikimi do t'ju vendosë në krye në çdo fushë!

Me siguri, tani është bërë shumë më e qartë për ju pse duhet të planifikoni dhe mendoni për të gjithë hapat tuaj. Planifikimi bëhet nga biznesmenë dhe sipërmarrës, drejtues të korporatave të mëdha, njerëz krijues, shkrimtarë, aktorë dhe yje të biznesit të shfaqjes, në përgjithësi, të gjithë ata që zakonisht quhen njerëz të suksesshëm. Planifikimi është pjesë e jetës dhe punës së çdo personi që dëshiron të rrisë produktivitetin dhe të arrijë rezultate serioze. Për këtë arsye, përveç uljes në tavolinë, marrjes së një stilolapsi dhe një copë letre dhe fillimit të planifikimit të diçkaje, sot ka metoda të zhvilluara posaçërisht të planifikimit që kanë vërtetuar efektivitetin e tyre më shumë se një herë. Ne do të japim një përmbledhje të shkurtër të më të njohurve prej tyre në seksionin tjetër.

Metodat e Planifikimit

Planifikimi ABC

Parakusht për këtë metodë është përvoja, e cila tregon qartë se raporti i rasteve të rëndësishme dhe të parëndësishme në përqindje është gjithmonë afërsisht i njëjtë. Çdo detyrë, bazuar në rëndësinë e tyre në lidhje me arritjen e rezultateve të përcaktuara, duhet të ndahet duke përdorur vlerat e shkronjave ABC. Nga kjo rezulton se fillimisht duhet të kryhen detyrat me rëndësinë dhe rëndësinë më të madhe (A), dhe më pas të gjitha të tjerat (B, C). Ju duhet të planifikoni kohën tuaj duke përdorur këtë teknikë, duke marrë parasysh rëndësinë e detyrave dhe jo përpjekjet e nevojshme për t'i përfunduar ato.

Teknika ABC bazohet në tre rregulla themelore:

• Kategoria A - rastet më të rëndësishme. Ato përbëjnë rreth 15% të gjithçkaje që bëni, por ato sjellin rreth 65% të rezultateve.
• Kategoria B - gjëra të rëndësishme. Ato përbëjnë rreth 20% të të gjitha rasteve tuaja dhe sjellin rreth 20% të rezultateve.
• Kategoria C - çështje me rëndësi më të vogël. Ato përbëjnë rreth 65% të gjithçkaje që bëni, por sjellin edhe rreth 15% të rezultateve.

Ju mund të mësoni më shumë rreth kësaj teknike këtu.

Parimi Eisenhower

Kjo teknikë u propozua në një kohë nga gjenerali amerikan Dwight David Eisenhower. Është një matës i shkëlqyer shtesë për marrjen e shpejtë të vendimeve më të rëndësishme. Ky parim nënkupton prioritizimin sipas kritereve të rëndësisë dhe urgjencës.

Të gjitha punët tuaja duhet t'i ndani në katër kategori kryesore dhe t'i kryeni sipas prioritetit:

• Kategoria A - rastet më urgjente dhe më të rëndësishme.
• Kategoria B - raste urgjente por jo të rëndësishme. Është e rëndësishme që të mund t'i ndani sipas kriterit të rëndësisë nga kategoria e parë, përndryshe mund të shpenzoni kohë për zbatimin e tyre, duke i lënë gjërat vërtet të rëndësishme për më vonë.
• Kategoria C - çështje jo urgjente, por të rëndësishme. Këtu duhet të keni parasysh faktorin e urgjencës: për faktin se këto raste nuk janë urgjente, ato shpesh vendosen në sirtar, pas së cilës ato bëhen urgjente, gjë që nuk është shumë e mirë. Prandaj, zbatimi i tyre nuk duhet neglizhuar në asnjë rast. Raste të tilla, ndër të tjera, mund të delegohen - t'ia besojnë zbatimin e tyre dikujt tjetër.
• Kategoria D - çështje jo urgjente dhe jo të rëndësishme. Shpesh, një person është më i shqetësuar për çështje të tilla dhe shpenzon shumicën e kohës duke i bërë ato. Mësoni të identifikoni me saktësi rastet në këtë kategori. Ato duhet të bëhen të fundit, kur të përfundojnë të mëparshmet.

Mund të mësoni më shumë rreth metodës Eisenhower këtu.

Rregulli Pareto

Ky rregull nganjëherë referohet si parimi 80/20. Ai u formulua nga ekonomisti italian Vilfredo Pareto. Premisa e tij kryesore është se pjesa më e vogël e veprimeve sjell pjesën më të madhe të rezultateve, dhe anasjelltas.

Vizualisht, ky rregull duket si ky:

• 20% veprim = 80% rezultat
• 80% e veprimeve = 20 rezultate
• 20% e njerëzve zotërojnë 80% të të gjithë kapitalit
• 80% e njerëzve zotërojnë 20% të të gjithë kapitalit
• 20% e klientëve gjenerojnë 80% të të ardhurave
• 80% e klientëve sjellin 20% të të ardhurave
• etj.

Zbatojeni këtë rregull në aktivitetet tuaja të përditshme dhe do të shihni se 80% e asaj që bëni në një ditë është vetëm 20% e rezultatit që ju nevojitet, dhe 20% e veprimeve të planifikuara mirë ju afrojnë me 80% qëllimit tuaj të dashur. . Nisur nga kjo, mbani mend se ju duhet ta filloni ditën me vetëm disa, por gjërat më të vështira, të rëndësishme dhe urgjente, dhe vetëm pas kësaj, të merrni përsipër zbatimin e lehtë dhe jo më pak të rëndësishëm, por të pranishëm në një vëllim shumë më të madh. . Është shumë i përshtatshëm për të zbatuar rregullin Pareto në kombinim me metodën ABC ose parimin Eisenhower.

Mund të lexoni më shumë rreth parimit 80/20.

Koha

Termi "matje e kohës" i referohet një metode të krijuar për të studiuar kohën e kaluar. Ajo kryhet duke fiksuar dhe matur veprimet e kryera. Qëllimet kryesore të matjes së kohës janë të përcaktojë se për çfarë kohe është shpenzuar, të identifikojë harxhuesit e kohës, të gjejë rezervat e kohës dhe të zhvillojë një ndjenjë të kohës.

Mbajtja e matjes së kohës është mjaft e thjeshtë: ekspertët këshillojnë të regjistroni të gjitha veprimet tuaja me një saktësi prej 5 minutash për 2-3 javë. Vizualisht, duket diçka si kjo:

• 8:00-8:30 - u zgjua, u shtri, u la
• 8:30-9:00 - piu çaj, ndezi kompjuterin, kontrolloi postën
• 9:00-9:30 - shkoi në rrjetin social
• 9:30 - 10:00 - dokumente të përgatitura për punë
• etj.

Regjistrimet mund të plotësohen me komente dhe parametra shtesë. Ka disa mënyra për të mbajtur gjurmët:

• Në letër - në një fletore, fletore, fletore
• Duke përdorur një vegël - telefon celular, e-libër, tabletë
• Duke përdorur një regjistrues zëri
• Përdorimi i softuerit special në kompjuter
• Online - Aplikacione speciale në internet
• Grafiku Gantt (shih më poshtë)

Bazuar në të dhënat e marra nga koha, ju mund të identifikoni karakteristika të rëndësishme në shpërndarjen e kohës tuaj dhe t'i korrigjoni ato. Lexoni më shumë rreth kohës.

Grafiku Gantt

Grafiku Gantt është një metodë e grafikut me shtylla e zhvilluar nga specialisti amerikan i menaxhimit Henry Gant. Përdoret për të ilustruar planet dhe oraret për projekte të ndryshme. Diagrami përbëhet nga shirita që janë të orientuar përgjatë boshtit kohor dhe secila prej tyre shfaq një detyrë të veçantë që është pjesë e projektit. Boshti vertikal është një listë detyrash. Për më tepër, në grafik mund të shënohen tregues të ndryshëm - përqindje, tregues, stampa kohore, etj.

Duke përdorur grafikun Gantt, mund të gjurmoni vizualisht ecurinë e projektit dhe efektivitetin e veprimeve të kryera. Por, në çdo rast, kjo metodë do të duhet të plotësohet nga të tjerët, sepse. diagrami nuk është i sinkronizuar me datat, nuk shfaq burimet e shpenzuara dhe natyrën e veprimeve të kryera. Përdoret më së miri për projekte të vogla. Vetë grafiku shpesh përfshihet në aplikacione të ndryshme të menaxhimit të projekteve si një shtesë.

Teknologjia SMART

Teknika e përcaktimit të qëllimeve SMART njihet si një nga më të mirat në botë. Ai e ka origjinën në NLP dhe ne e diskutuam atë në detaje në një nga mësimet tona. Këtu ne japim vetëm një përshkrim të shkurtër të kësaj teknike.

Vetë fjala "SMART" është një shkurtim i formuar nga shkronjat e para të pesë fjalëve që përcaktojnë kriteret për qëllimet. Le t'i shqyrtojmë ato pak më në detaje.

• Specifike - qëllimi duhet të jetë specifik, d.m.th. kur e vendosni, duhet patjetër të imagjinoni qartë rezultatin që dëshironi të arrini. Për shembull, "Unë dua të bëhem specialist në antropologji".
• I matshëm - qëllimi duhet të jetë i matshëm, d.m.th. ju duhet të përfaqësoni rezultatin e dëshiruar në terma sasiorë. Për shembull, "deri në vitin 2015 dua të fitoj 50 mijë rubla në muaj".
• E arritshme - qëllimi duhet të jetë i arritshëm, d.m.th. duhet të keni parasysh karakteristikat e personalitetit tuaj: aftësitë, predispozicionin, talentin, etj. Për shembull, nëse keni probleme me matematikën dhe absolutisht nuk e kuptoni këtë shkencë, është më mirë të mos i vendosni vetes synimin për t'u bërë një matematikan i shquar.
• E rëndësishme - qëllimi duhet të lidhet me detyrat tuaja të tjera. Për shembull, arritja e një qëllimi afatmesëm duhet të përfshijë në mënyrë implicite arritjen e disa atyre afatshkurtër.
• I kufizuar në kohë - qëllimi duhet të përcaktohet në kohë dhe të ketë një kornizë kohore të përcaktuar qartë. Për shembull, "Unë dua të humbas peshë nga 95 në 80 kg në gjashtë muaj nga një muaj i tillë".

Së bashku, kjo do t'ju lejojë të përcaktoni veprimet e nevojshme për të arritur rezultatin e dëshiruar, të merrni parasysh numrin maksimal të faktorëve dhe të gjurmoni vazhdimisht përparimin tuaj. Lexoni më shumë rreth teknikës SMART të shkruar.

Lista e qëllimeve dhe objektivave

Metoda më e thjeshtë me të cilën mund të planifikoni kohën dhe punët. Kjo është vetëm një listë e gjërave për të bërë. Listat e tilla janë shumë të përshtatshme në atë që nuk kërkojnë burime shtesë, të tilla si PC, aplikacione celulare ose përdorimin e skemave komplekse, por ato gjithashtu ju lejojnë të shfaqni vizualisht gjithçka që duhet të bëni dhe të kontrolloni këtë proces.

Bërja e një liste qëllimesh dhe detyrash është shumë e thjeshtë: thjesht mund të shkruani në një copë letre gjithçka që duhet të bëni dhe kur, dhe pas përfundimit, thjesht kryqëzoni artikujt e përfunduar. Dhe mund ta komplikoni pak: bëni një tabelë në të cilën do të ketë kolona: "detyrë", "përparësi", "data e duhur", "shenja e përfundimit".

Të gjitha këto teknika mund të përdoren veçmas ose të kombinuara. Provoni të gjitha opsionet - me siguri, pas një kohe do të zgjidhni më të përshtatshmet dhe më të përshtatshmet për veten tuaj, dhe ndoshta edhe të bëni disa nga tuajat bazuar në to.

Për t'jua bërë më të lehtë planifikimin e punëve dhe kohës, në përfundim të mësimit, dëshirojmë t'ju paraqesim në vëmendje disa parime shumë efektive që mund t'i përdorni në jetën tuaj të përditshme.

Parimet e planifikimit

• Provoni të gjitha teknikat e planifikimit të diskutuara dhe zgjidhni më të përshtatshmet për ju. Përdoreni atë çdo ditë dhe në të gjitha rastet.
• Mos u përpiqni të mbani mend gjithçka - mbani shënime. Siç thotë shprehja, "Lapsi më i shurdhër është më i mirë se kujtimi më i mprehtë".
• Nëse keni shumë gjëra për të bërë, mos u përpiqni të keni kohë për të bërë gjithçka. Merrni kohë për të identifikuar më të rëndësishmet dhe prioritetet dhe vazhdoni t'i zbatoni ato. Përfundoni pjesën tjetër më vonë.
• Në fund të një jave, bëni një plan veprimi për javën tjetër. Bëni të njëjtën gjë në fund të çdo dite.
• Bëjeni zakon të mbani me vete një fletore dhe një stilolaps ose regjistrues zëri për të regjistruar mendimet interesante që ju vijnë.
• Filloni një "ditar suksesi" në të cilin do të regjistroni të gjitha sukseset tuaja, sado të vogla qofshin, çdo ditë. Kjo do t'ju mbajë të motivuar vazhdimisht dhe do t'ju kujtojë se jeni në rrugën e duhur.
• Mësoni të thoni jo. Kjo aftësi do t'ju shpëtojë nga humbja e kohës, përpjekja për qëllime të panevojshme dhe komunikimi me njerëz të panevojshëm.
• Mendoni gjithmonë përpara se të bëni ndonjë gjë. Peshoni të gjitha të mirat dhe të këqijat. Mundohuni të mos bëni veprime dhe veprime të nxituara.
• Sa herë që jeni në proces të diçkaje, mbani mend veten, jini të vetëdijshëm për atë që po bëni në momentin aktual. Nëse mendoni se nuk po ecni përpara, hiqni dorë nga ky aktivitet.
• Hidhni një vështrim kritik ndaj vetes: identifikoni zakonet tuaja të këqija, që kërkojnë kohë, gjëra që ju pëlqen t'i bëni, por që nuk ju shtyjnë drejt qëllimit. Pastaj gradualisht dhe një nga një zëvendësoni këto zakone dhe vepra me të reja - efektive.
• Përcaktoni prioritetet tuaja kryesore në jetë dhe jetoni sipas tyre. Kështu që gjithmonë mund të përqendroheni në gjënë kryesore dhe nuk do të humbni kohë.
• Mos kryeni veprime të panevojshme të panevojshme, mos bëni punë të njerëzve të tjerë. Ju duhet të ecni përpara vetë, por mos lejoni që të përdoret si mjet për të arritur qëllimet e të tjerëve nëse ju vetë nuk e shijoni atë.
• Ndani rregullisht dhe sistematikisht kohë për vetë-përmirësim: leximi i librave, shikimi i videove edukative dhe motivuese, praktikimi i aftësive tuaja, etj.
• Mos u ndalni këtu - pasi të keni arritur një qëllim, vendosni një tjetër, më serioz. Kështu që ju mund të jeni gjithmonë në formë të mirë, do të keni një nxitje dhe motivim.

Zbatimi i të gjitha rekomandimeve të mësipërme do t'ju lejojë të jeni të suksesshëm në çdo fushë dhe të arrini qëllimet tuaja në kohën më të shkurtër të mundshme. Gjëja më e rëndësishme është puna e vazhdueshme me veten dhe zbatimi në praktikë i aftësive të fituara. Në mënyrë që gjithçka që keni mësuar nga ky mësim të fillojë të japë fryte, duhet të filloni të planifikoni aktivitetet tuaja të ardhshme që sot. Filloni me çdo mënyrë, praktikoni, përmirësoni një aftësi të re dhe bëjeni zakon. Sigurisht, është e pamundur të planifikojmë gjithçka në jetën tonë, por shumë është e mundur.

Ju mund të gjeni materiale shtesë interesante në lidhje me planifikimin dhe efikasitetin në burimin tonë 4brain:

Testoni njohuritë tuaja

Nëse dëshironi të testoni njohuritë tuaja mbi temën e këtij mësimi, mund të bëni një test të shkurtër të përbërë nga disa pyetje. Vetëm 1 opsion mund të jetë i saktë për çdo pyetje. Pasi të zgjidhni një nga opsionet, sistemi kalon automatikisht në pyetjen tjetër. Pikët që merrni ndikohen nga korrektësia e përgjigjeve tuaja dhe koha e kaluar për të kaluar. Ju lutemi vini re se pyetjet janë të ndryshme çdo herë dhe opsionet janë të përziera.

Përshëndetje! Në këtë artikull, ne do të flasim për planifikimin e ditës së punës.

Sot do të mësoni:

1. Pse të planifikoni ditën tuaj të punës;
2. Kush ka nevojë për të;
3. Si të planifikoni ditën tuaj të punës.

Planifikimi i ditës së punës

Në shekullin e 21-të, ritmi i jetës është përshpejtuar dukshëm dhe vazhdon të fitojë vrull. Nëse më parë, për të qenë i suksesshëm, kërkohej të bësh një punë, tani, për të arritur sukses, duhet të bësh shumë më tepër. Dhe njerëzit fillojnë të përballen me mungesën e kohës. Nëse ndjek të gjitha detyrat e përditshme që jeta na hedh çdo ditë, nuk ka fare kohë.

Planifikimi i ditës së punës është një mjet që ndihmon jo vetëm për të përdorur në mënyrë efikase kohën e punës, por edhe për ta zvogëluar atë. Kjo nuk është një listë banale e detyrave që duhet bërë në një rend të rreptë. Planifikimi është aftësia për të zgjedhur atë që duhet bërë, pse dhe kur.

Kjo është arsyeja pse planifikimi i mirë jo vetëm që strukturon gjithçka që bëni brenda një dite, por gjithashtu ju çliron kohën. Para së gjithash, ju duhet të bëni gjërat më të rëndësishme - ky është rregulli kryesor. Është e dobishme për çdo person që ka kohë të lirë në punë dhe nuk ka një orar të qartë për të ndarë kohën e tij në mënyrë korrekte.

Çfarë përfshin planifikimi?

Planifikimi i kohës së punës përfshin:

• Prioritizimi.
• Zgjidhni detyra të rëndësishme.
• Gjetja e mënyrave më të mira për t'i zgjidhur ato.
• Kërkoni punë në kohën tuaj të lirë.

Prioritizimi ju ndihmon të kuptoni se çfarë ka nevojë për vëmendje, çfarë mund të zgjidhet vetë dhe cila çështje thjesht duhet të injorohet. Koha dhe informacioni janë bërë shumë më të vlefshme se më parë dhe të zemërohesh me diçka që nuk jep rezultat është një gjë e pakuptimtë.

Zgjedhja e detyrave të rëndësishme- pothuajse njësoj si prioritizimi, vetëm brenda një dite pune. Ju zgjidhni atë që do të sjellë një rezultat të rëndësishëm, çfarë duhet bërë urgjentisht dhe çfarë mund të shtyhet.

Gjetja e mënyrave më të mira për të zgjidhur problemetështë një pikë shumë e rëndësishme. Kur planifikoni, duhet të merrni parasysh jo vetëm atë që do të bëni, por edhe mënyrën më të mirë për ta bërë atë. Në të njëjtën kohë, është e rëndësishme jo vetëm të kurseni kohë, por të bëni gjithçka sa më shpejt dhe me efikasitet të jetë e mundur.

Puna me kohën e lirë duhet të përfshihen edhe në planin e punës. Keni 2 orë në ditë të lira që mund t'i shpenzoni për diçka? Ju mund t'i tregoni shefit tuaj për këtë dhe ai do t'ju ngarkojë me punë, ju mund të edukoni veten ose mund të bëni përpjekje për të zhvilluar projektin tuaj.

Pse është e rëndësishme të planifikoni ditën tuaj të punës?

Kushdo që është marrë ndonjëherë me punë të pavarur, biznes ose "punë sipas dëshirës" (si një taksi) e kupton rëndësinë e rregullimit të gjërave gjatë gjithë ditës. Por, për shembull, shumica e punonjësve të zyrës nuk e konsiderojnë të nevojshme të planifikojnë ditën e tyre të punës.

Në fakt, arsyeja kryesore planifikimi i ditës së punës - rritja e efikasitetit tuaj. Nëse dëgjoni trupin tuaj, mund të kuptoni se disa gjëra janë më të mira për ju në një kohë dhe disa në një tjetër. Për shembull, është më e përshtatshme për ju të bëni thirrje në kompani të tjera pas drekës, pasi tashmë jeni zgjuar, por nuk keni pasur ende kohë për t'u lodhur, dhe puna monotone bëhet më shpejt në mbrëmje, kështu që është më mirë të shtyni informacionin e drejtimit në bazën e të dhënave deri në 5-6 orë.

Planifikimi i një dite pune merr parasysh jo vetëm elementët bazë të zgjidhjes së problemeve, por edhe preferencat personale të çdo personi. Menaxhimi i kohës nuk u bë për të imponuar të njëjtin model të performancës së lartë për të gjithë. Ju duhet t'i përshtatni detyrat tuaja me karakteristikat e trupit tuaj.

Organizimi dhe planifikimi i ditës suaj ju lejon të bëni më shumë në më pak kohë, duke lënë kohë për gjërat që doni.

Kush duhet të planifikojë ditën e punës

Të gjithë duhet të jenë në gjendje të planifikojnë ditën e tyre të punës. Në këtë mënyrë ju mund të kurseni kohë dhe të punoni në mënyrë më efikase. Por ka 3 kategori njerëzish që thjesht janë të detyruar të angazhohen në planifikimin personal.

. Punëtori më i padisiplinuar është profesionisti i pavarur. Ai nuk ka një orar të qartë dhe vetëm afati i kujton se është koha të ulet për të bërë diçka. Kjo është arsyeja pse është shumë e rëndësishme që përkthyes të pavarur që punojnë me disa klientë të planifikojnë ditën e tyre të punës. Shpesh rezulton se porositë e reja shfaqen me një ose dy ditë diferencë, dhe nëse vononi deri në atë të fundit, mund të mos keni kohë për të punuar në dy projekte.

biznesmenët. Gjithçka këtu është pothuajse e njëjtë si në profesionin e pavarur. Sidomos nëse është një biznes në internet. Nga njëra anë, mund të jeni të qetë në shtëpi kur punonjësit tuaj janë duke punuar, por nga ana tjetër, kjo qasje në mënyrë të pashmangshme do të rezultojë e dështuar. Në Perëndim lulëzon kulti i workaholism midis biznesmenëve. Ata besojnë se nëse nuk punon 60 orë në javë, atëherë je dembel dhe nuk ke çfarë të bësh në biznes.

Liderët. Lideri nuk do të jetë gjithmonë një biznesmen. Pronari i shoqërisë mund të mos marrë pjesë aktive në punët e shoqërisë së tij, por drejtori i saj merr përgjegjësinë për funksionimin e të gjithë mekanizmit. Kjo është arsyeja pse drejtuesit e kompanive të mesme dhe të mëdha duhet të përdorin kohën e tyre në mënyrë efektive, sepse e ardhmja e kompanisë varet nga vendimet e tyre në afat të gjatë. Planifikimi i ditës së punës së një menaxheri është një mënyrë për të ndarë kohën tuaj në mënyrë më efektive midis detyrave të rëndësishme strategjike.

Metodat e planifikimit të ditës së punës

Ka shumë mënyra për të planifikuar siç duhet ditën tuaj të punës. Por një nga më efektivet Matrica Eisenhower. Thelbi i saj është si më poshtë.

Ka 4 katrorë:

1. Sheshi A - Çështje urgjente dhe të rëndësishme.
2. Sheshi B - gjëra jo urgjente dhe të rëndësishme.
3. Sheshi C - çështje urgjente dhe të parëndësishme.
4. Sheshi D - gjëra jo urgjente dhe të parëndësishme.

Sheshi A pothuajse gjithmonë duhet të jetë bosh. Me planifikimin e duhur, të gjitha detyrat e rëndësishme duhet të vendosen në katrorin B dhe të kryhen kur ato i afrohen A.

Sheshi B Këto janë gjëra të rëndësishme që do t'ju ndihmojnë të arrini qëllimin tuaj. Kjo përfshin të gjitha detyrat që duhet të kryhen brenda 1 dite pune.

Sheshi C do të thotë raste urgjente dhe të parëndësishme që duhet t'u transferohen personave të tjerë. Një shembull kryesor i gjërave urgjente por të parëndësishme është thirrja e një klienti të mundshëm. Një punonjës mund ta bëjë këtë, më mirë përqendrohuni në gjëra të tjera.

Sheshi D, do të thotë se ka gjëra jo urgjente dhe të parëndësishme që nuk të afrojnë me qëllimin, nuk japin emocione pozitive dhe, në parim, nuk janë të nevojshme. Në këtë kuti, ju duhet të shkruani të gjitha idetë e padobishme.

Kjo ndarje e detyrave sipas rëndësisë dhe urgjencës së tyre ju lejon të kuptoni se çfarë duhet t'i kushtohet vëmendje gjatë ditës së punës dhe çfarë mund të harrohet me siguri. Matrica ndihmon jo vetëm në proceset e punës, por edhe në jetën e përditshme. Nëse doni të mësoni anglisht, është interesante për ju dhe do t'ju ndihmojë në karrierën tuaj - ky është katrori B. Por nëse doni të mësoni spanjisht vetëm për hir të njohjes - kjo është D, dhe mund ta harroni me siguri. atë.

Rregullat për caktimin e ditës së punës

Ka disa rregulla se si të menaxhoni në mënyrë efektive ditën tuaj të punës. Për lehtësi, ne do ta ndajmë ditën në 3 pjesë:

• Fillimi i ditës së punës.
• Rrjedha kryesore e punës.
• Përfundimi.

Mëngjesi është hapi më i rëndësishëm. Varësisht nga sa keni fjetur, si jeni ngritur dhe çfarë keni bërë, disponimi juaj, qëndrimi psikologjik dhe performanca do të varen.

Parimet e mëngjesit "të duhur" përfshijnë sa vijon:

• Qëndrim pozitiv. Nëse zgjoheni çdo ditë duke menduar se e urreni punën tuaj, produktiviteti juaj do të ulet. Mundohuni ta filloni mëngjesin me mendime të këndshme.
• Mundohuni të mos "luhatni". E keni vënë re se pasi zgjoheni në mëngjes, ju duhen edhe 30-40 minuta të tjera për t'u rikuperuar më në fund? Kjo kohë nuk ia vlen të humbet. Menjëherë pasi zgjoheni, bëni dush, bëni kafe dhe në vend të gjysmë ore “në askund”, mund të hani mëngjes në qetësi.
• Një mëngjes i qetë dhe rruga për në punë. Fillimi i ditës ngadalë është shumë i rëndësishëm. Kur jeni me nxitim, trupi shpenzon energji dhe nerva shtesë që mund të përdoren për punë më produktive. Nëse nuk mund të përballoni një mëngjes të bollshëm dhe një udhëtim të qetë, shkoni në shtrat më vonë dhe zgjohuni më herët.
• Detyrat kryesore. Shumica e njerëzve të suksesshëm të biznesit priren të argumentojnë se detyrat më të rëndësishme duhet të kryhen në mëngjes. Siç thotë shprehja, "Nëse doni të bëni gjithçka, hani një bretkocë për mëngjes". Roli i bretkosës është rasti për të cilin nuk dëshiron të marrësh fare përsipër. Bëni atë në mëngjes, dhe qëndrimi pozitiv nga fakti se "bretkosa është ngrënë" do të zgjasë gjithë ditën.

Rrjedha kryesore e punës përbëhet nga detyrat e mëposhtme:

• Zgjidh problemet urgjente. Shtë e rëndësishme të kuptoni se nëse gjatë ditës së punës ju ka rënë ndonjë punë urgjente, nuk keni nevojë të kaloni të gjithë vëmendjen tuaj ekskluzivisht tek ai. Së pari ju duhet të kuptoni nëse është e rëndësishme apo jo. Nëse është e rëndësishme, atëherë duhet të vazhdoni menjëherë me të. Nëse jo, transferoni përgjegjësinë për zbatimin e tij tek një person tjetër.
• Mbani afatet. Çdo ditë, duhet t'i vendosni vetes afate të përafërta për të cilat duhet të përballoni të gjithë vëllimin e detyrave. Është e rëndësishme që të mos jetë "Bëni gjithçka para orës 18:00", por "Në 14:00 - filloni të bëni një plan, në orën 15:00 - analizoni treguesit, në orën 16:00 - shkruani një raport", etj.
• Porosit në vendin e punës. Kjo është një pikë e nënkuptuar, por shumë e rëndësishme. Nëse tavolina juaj është e rrëmujshme, sytë tuaj vazhdimisht do të humbasin mes saj. Dhe nëse ndonjë dokument i huaj shfaqet në vendin e punës, mund të filloni ta studioni dhe thjesht të humbni 20-30 minuta.
• Mos ndiqni impulset. Është më e rëndësishmja. Ka disa shkaktarë që ju bëjnë të zhvendosni fokusin tuaj nga puna në diçka më pak të rëndësishme. Thirrni një mik kur jeni duke rishikuar një plan shitjesh? Është më mirë të mos e bëni këtë, atëherë do të humbni përqendrimin dhe mund t'ju mungojë lehtësisht disponimi i punës.
• Gruponi rutinën tuaj. Eshte shume e rendesishme. Nëse keni nevojë të bëni 60 telefonata gjatë ditës, atëherë është më mirë t'i ndani në disa grupe të vogla, 10 deri në 15 në të njëjtën kohë. Pas telefonatës, mund të kryeni një detyrë tjetër. Duke kaluar vazhdimisht nga aktiviteti rutinë në aktivitet të fuqishëm, mund të bëni shumë më tepër.

Fundi i ditës së punës bazohet në parimet e mëposhtme:

• Plotësoni atë që nevojitet. Ka një grup rastesh që bien në sheshin “të rëndësishëm por jo urgjent”. Ato plotësohen më së miri gjatë ditës së punës dhe sheshi “i rëndësishëm dhe urgjent” mbahet gjithmonë bosh.
• Kontrolloni rezultatet tuaja kundër planit. Çdo gjë që keni bërë në një ditë duhet të krahasohet me atë që keni planifikuar. Nëse sapo keni filluar të planifikoni ditën tuaj të punës, atëherë devijimet e vogla nga plani do të jenë në rendin e gjërave. Mundohuni t'i mbani ato sa më pak të jetë e mundur.
• Bëni një plan për ditën e nesërme. Është mirë ta bëni këtë në fund të ditës së mëparshme të punës. Kështu që ju mbani humorin e punës dhe, por është e rëndësishme të hartoni një program real të punëve.

Nëse jeni drejtues, atëherë gjatë ditës së punës duhet të punoni ngushtë me sekretarin tuaj.

Mos harroni se këto janë të gjitha këshilla të përgjithshme. Ata nuk marrin parasysh karakteristikat tuaja individuale. Nëse është më e përshtatshme për ju të bëni punë urgjente pasdite, dhe jo në mëngjes, kjo është e drejta juaj. Nëse preferoni të bëni një detyrë të madhe dhe të vështirë të fundit dhe kjo nuk ndikon në disponimin tuaj për një ditë në asnjë mënyrë, bëjeni atë të zgjasë.

Planifikimi i ditës së punës duhet të jetë individual.

Gabimet kryesore kur planifikoni një ditë pune

Përkundër faktit se praktika e menaxhimit të kohës është vendosur fort në jetën tonë, shumica e njerëzve bëjnë gabime të zakonshme kur planifikojnë ditën e tyre të punës. Këtu janë disa prej tyre.

Gabim 1. Prioritet i gabuar.

Matrica Eisenhower na tregon se ne kemi gjëra të rëndësishme për të bërë. Por shumë njerëz mund të ngatërrojnë lehtësisht atë që është e rëndësishme për ta. Sheshi A, i cili duhet të mbetet bosh dhe përgjegjës për çështje urgjente dhe të rëndësishme, shpesh e ngatërrojnë me C, ku janë grumbulluar çështje të parëndësishme që kërkojnë vëmendje të menjëhershme.

Është e rëndësishme të mbani mend se duhet të shpenzoni energji ekskluzivisht për atë që është e rëndësishme për ju në një moment të caktuar kohor. Ju duhet të punoni për të ardhmen kur gjërat mund të shtyhen dhe planifikohen siç duhet.

Gabimi 2. Shumë kohë shpenzohet për gjëra të vogla.

Për të shpjeguar pse para së gjithash është e nevojshme të bëhet një "bazë", dhe vetëm atëherë gjërat e vogla, ne do të përdorim Ligjin Pareto. Ai thotë se 20% e përpjekjeve japin 80% të rezultateve. Kjo do të thotë, kur punoni për diçka të rëndësishme, shpenzoni 20% të mundit dhe arrini 80% të rezultatit. Kur punoni për gjërat e vogla, merrni 4 herë më pak rezultat dhe shpenzoni 4 herë më shumë energji.

Le të shqyrtojmë një shembull të vogël. Ju duhet të filloni një fushatë reklamuese. Nëse krijoni 10 kreativa, zgjidhni fjalë kyçe dhe fraza për to dhe i hapni në faqet e përgatitura, atëherë kjo do të jetë 20% e punës që do të japë 80% të rezultatit. Por nëse kaloni kohë duke redaktuar fontet dhe imazhet, duke zgjedhur dhe lustruar frazat dhe duke gjetur platforma shtesë për reklamim, do të shpenzoni shumë më tepër përpjekje. E gjithë kjo do të duhet të bëhet, por pas fillimit të fushatës reklamuese, kur të arrini rezultatin e parë.

Gabimi 3. Mungesa e kohës për çështje personale.

Çdo person duhet të ketë një jetë personale dhe lirinë e zgjedhjes së profesionit. Nëse keni shumë për të bërë dhe nuk gjeni një ose dy orë për të bërë hobin tuaj, atëherë ky është një planifikim i keq për ditën tuaj. Planifikimi i kohës së punës është i rëndësishëm jo vetëm sepse ju lejon të bëni më shumë. Ju jep mundësinë të bëni atë që doni pa nxitim.