Programi Ecm për automatizimin e asistentit të bosit të rrjedhës së dokumenteve. Mbështetje për strukturat komplekse organizative

Përgjegjësitë e kompanisë BOSS-Referente përfshijnë:

• zhvillimi i produktit me të njëjtin emër - sistemi elektronik i menaxhimit të dokumenteve BOSS-Referent;
• zhvillimi i një rrjeti partnerësh;
• konsultim dhe mbështetje për partnerët dhe përdoruesit e sistemit;
• arsimimi;
• promovimi në marketing i produktit.

Rrjeti i filialeve BOSS-Referent

Partnerët e kompanisë BOSS-Referent ofrojnë shërbime për zbatimin e një sistemi të menaxhimit elektronik të dokumenteve, mbështetjen e zgjidhjeve të krijuara, përshtatjen e sistemit me detyrat e klientit dhe trajnimin e përdoruesve. Secilit partner i është caktuar një nga tre statuset:

• Partner i përgjithshëm - ka kompetencë të gjerë, një numër të madh specialistësh të certifikuar dhe përvojë në zbatimin e shumë projekteve zbatuese;
• Partner - ka në staf specialistë të certifikuar BOSS-Referent të trajnuar për zbatimin e projekteve zbatuese;
• Rishitësi - furnizon EDMS BOSS-Referent.
• Rrjeti i partnerëve BOSS-Referent mbulon pothuajse të gjitha rajonet e Rusisë, si dhe Ukrainën dhe Kazakistanin. Në seksionin "Partnerët" të faqes sonë të internetit mund të gjeni një partner në rajonin tuaj ose të zgjidhni kompaninë për të cilën jeni të interesuar në katalogun alfabetik.

Shërbimi dhe mbështetja BOSS-Referent

Mbështetja e sistemeve të implementuara të menaxhimit të dokumenteve elektronike BOSS-Referent është e mundur në versione bazë dhe të zgjeruara:

• Mbështetja e garancisë (bazë) ofrohet nga prodhuesi, BOSS-Referent.
• Mbështetja teknike e zgjeruar ofrohet nga partnerët BOSS-Referent.
• BOSS-Kurse trajnimi referente

Kompania BOSS-Referente ofron trajnime në Moskë në kurset e mëposhtme:

• “Metodologjia për zbatimin e EDMS BOSS-Referent”
• “Bazat e administrimit të EDMS BOSS – Referent”
• Trajnimi i specialistëve nga partnerët e kompanisë BOSS-Referente në kuadër të programit të filialeve është pa pagesë.

Histori

Në janar 2012, u bë e ditur se në grupin IT struktura e menaxhimit të praktikës ECM (menaxhimi i përmbajtjes së ndërmarrjes, ruajtja e informacionit të korporatës, përfshirë menaxhimin e dokumenteve elektronike, EDMS) kishte ndryshuar seriozisht.

Në Dhjetor 2011, u shfaq një filial 100% i kompanisë administruese të grupit Business Logic 2.0, e cila, përveç zbatimit të ECM, do të angazhohet në një drejtim të ri për grupin - sistemet e menaxhimit të proceseve të biznesit (BPM).

Deri në këtë pikë, praktika ECM përfaqësohej nga zhvilluesi ekzistues i EDMS "Boss-Referent" dhe "IT Information Management", krijuar në prill 2011, i cili zbaton softuer të ngjashëm. Para krijimit të Menaxhimit të Informacionit si një kompani më vete, zbatimi përfaqësohej nga departamenti i integruesve.

Drejtimi është i rëndësishëm për grupin. Siç thotë për CNews Tagir Yapparov, kryetar i bordit të drejtorëve të IT, gjatë vitit të kaluar praktika ECM llogaritet në rreth 500 milionë rubla. Të ardhurat. Me të ardhurat totale për vitin 2010, sipas vlerësimit "CNews100: Kompanitë më të mëdha të IT të Rusisë", 4.7 miliardë rubla. Sa i përket numrit të të punësuarve, sipas drejtoreshës së re të përgjithshme të “Business Logic” dhe “Boss Referent” Maria Kamennova, aktualisht në drejtim punojnë rreth 230 persona, prej të cilëve rreth 180 punonjës janë në zbatim. Në fund të vitit 2010, sipas vlerësimit të CNews, në grupin e IT punonin gjithsej 1550 persona.

Para ardhjes së Kompanisë së Gurit, ata ishin në vartësi të njerëzve të ndryshëm. Kompania zbatuese - Georgy Podbutsky, i cili mbeti në Business Logic si zëvendësdrejtor përgjegjës për ECM. Zhvilluesit u drejtuan nga Andrey Grib, i cili tani po largohet nga IT. Yapparov ia atribuon largimin e tij faktit se "jo të gjithë menaxherët janë integruar në strukturën e re të matricës, e cila parashikon delegim më të madh të përgjegjësisë".

Ligjërisht, Boss Referent mbeti një organizatë e pavarur nga Business Logic, e cila është gjithashtu në pronësi të plotë të kompanisë menaxhuese të grupit, thotë Yapparov. Sidoqoftë, një burim i CNews në grup është i bindur se po flasim për një ricaktim të plotë të zhvillimit të EDMS tek zbatuesit. “Çështja nuk u kufizua vetëm në largimin e Gribit; njerëz nga kompania zbatuese erdhën gjithashtu në pozicione të tjera drejtuese në Boss-Referent,” thotë ai. - Konkurrenca e brendshme normale e biznesit mes strukturave ka ekzistuar prej kohësh dhe ka pasur edhe akuza të ndërsjella për dështime. Gjatë viteve të fundit, disa drejtorë kanë ndryshuar në zbatim. Tani "Boss Referent" është bërë plotësisht i varur nga zbatuesit."

Megjithë ndryshimin e drejtimit, Tagir Yapparov synon të dyfishojë çdo vit të ardhurat nga puna e tij, d.m.th. Këtë vit duhet të arrijë një miliardë rubla. Sot u nënshkrua një marrëveshje midis Business Logic dhe zhvilluesit gjerman të BPM Metasonic. Planet janë ende në fuqi për të mbështetur "Boss Referent" me shumë platforma: Lotus, Microsoft Sharepoint, FileNet, JBOSS, versione celulare për iOS dhe Android. Sipas një bashkëbiseduesi anonim të CNews, gjatë riorganizimit një numër programuesish u larguan nga kompania dhe do të duhet të punësohen të rinj për të zbatuar këto plane. Së fundmi, IT shpalli një praktikë në zonën ECM.

Sistemi i dokumentacionit të menaxhimit BOSS-Referent është një paketë softuerike që lejon organizatat të krijojnë sisteme efektive të menaxhimit të dokumenteve elektronike dhe automatizimit të zyrave dhe në këtë mënyrë të sigurojnë një rritje të konsiderueshme të efikasitetit të strukturave të menaxhimit. Në veçanti, krijimi i sistemeve të tilla në një organizatë lejon:

Rritni shpejtësinë e vendimmarrjes dhe cilësinë e tyre

Forconi kontrollin e disiplinës së performancës

Rritja e menaxhimit të organizatës

Rritja e produktivitetit të punonjësve individualë, grupeve të punës dhe organizatës në tërësi.

Sistemi BOSS-Referent ka një numër të madh zbatimesh dhe është i destinuar për ndërmarrje të madhësive dhe formave të ndryshme të pronësisë:

• Ndërmarrje dhe prona të mëdha tregtare
• Autoritetet federale
• Organet e qeverisjes rajonale dhe ndërmarrjet e tjera shtetërore
• Ndërmarrjet e shpërndara gjeografikisht
• Kompanitë me struktura komplekse organizative
• Kompanitë me një vëllim të madh të rrjedhës së dokumenteve
• Kompani të vogla, me rritje të shpejtë.

Funksionaliteti i sistemit BOSS-Referent mund të përdoret si nga menaxherët ashtu edhe nga drejtuesit e departamenteve, specialistët e IT-së, nëpunësit, drejtuesit, sekretarët dhe punonjësit e tjerë të ndërmarrjeve, falë një game të gjerë të proceseve të automatizuara të biznesit:

• Puna me dokumentet e brendshme të organizatës
• Përpunimi i dokumenteve hyrëse dhe dalëse
• Menaxhimi i kontakteve të jashtme
• Puna me kontrata organizative
• Organizimi i kanaleve të lajmeve dhe konferencave
• Mbajtja e një drejtorie organizate në formë elektronike
• Mbështetje inxhinierike për objektet e biznesit të organizatës
• Organizimi dhe planifikimi i eventeve.

Një sistem elektronik i menaxhimit të dokumenteve i ndërtuar mbi bazën e sistemit të dokumentacionit të menaxhimit BOSS-Referent mund të përfaqësohet në mënyrë konvencionale si një grup prej disa shtresash.

• Hardware: serverë, stacione pune klientësh, rrjete lokale, modemë, printera, skanerë, furnizime me energji të pandërprerë dhe pajisje të tjera teknike.
• Sistemi operativ: sistemi operativ i rrjetit Windows, Linux, protokolle të tjera dhe transporti që kombinojnë të gjithë harduerin në një kompleks të vetëm.
• Lotus Notes/Domino është një platformë softuerike aplikacioni që është një shtesë në një sistem operativ të rrjetit dhe përfshin mjete për ruajtjen e dokumenteve, riprodhimin e të dhënave (sinkronizim), kërkimin e tekstit të plotë, e-mail dhe mekanizma të tjerë të rëndësishëm.
• BOSS-Referent - module softuerike të ndërlidhura me aplikacione që funksionojnë në mjedisin Lotus Notes/Domino dhe mbështesin proceset e biznesit të menaxhimit dhe, pjesërisht, rrjedhën funksionale të dokumenteve.
• Mbështetja organizative dhe rregullatore: rregulloret, rregullat e funksionimit, udhëzimet për përdoruesit dhe administratorët e sistemit, etj.

BOSS-Referent përfshin një grup nënsistemesh të ndërlidhura të krijuara për të krijuar një sistem elektronik të menaxhimit të dokumenteve dhe automatizimit të zyrës:

• Fjalorë në të gjithë sistemin
  • Drejtoria e organizatës
  • fjalorë
  • Marrësit e jashtëm
• Shërbime në të gjithë sistemin
  • Koordinimi
  • Porositë
  • Ndërro
  • Modelet
  • Regjistrues
  • Kabineti
  • Sistemi i kërkimit
  • Tampon
  • Ruajtja elektronike e imazhit
  • Protokolli
• Nënsistemet funksionale
  • Zyrë
  • Dokumentacioni
  • Shënime të zyrës
  • Kontaktet e jashtme
  • Kontrolli i kontratave
  • Mbështetje inxhinierike
  • Konferenca
  • Lajme

Një kontribut i madh në komoditetin dhe shpejtësinë e zbatimit të BOSS-Referent jep një arkitekturë e mirëndërtuar e sistemit, e cila bazohet në hapjen dhe modularitetin.
Modulariteti sigurohet nga baza e të dhënave e specializuar "Switch", e cila shërben si "Qendra e Kontrollit" e të gjithë SDOU-së referuese BOSS. Ky modul i pavarur, funksionalisht i plotë përmban informacione për konfigurimin aktual të sistemit dhe kodin e nevojshëm të programit për organizimin e ndërveprimit midis bazave të të dhënave. Të gjitha bazat e të dhënave regjistrohen automatikisht në switch gjatë instalimit.
Funksioni i dytë i rëndësishëm i kryer nga baza e të dhënave Switch është konfigurimi i stacioneve të punës së përdoruesit. Konfigurimi kuptohet si një grup i bazave të të dhënave të sistemit të regjistruar në një ndërprerës të veçantë dhe të nevojshëm për punën e përdoruesve të departamenteve të ndryshme të kompanisë. Vendosja e një EDMS në disa konfigurime i lejon çdo punonjësi të punojë vetëm me bazat e tyre të të dhënave. Duke përdorur çelësin, mund të krijoni një numër të pakufizuar konfigurimesh me shkallë të ndryshme kompleksiteti, duke përsëritur plotësisht skemën ekzistuese të rrjedhës së dokumenteve në ndërmarrje. Çelësi lidh shpejt çdo modul shtesë me sistemin dhe gjithashtu navigon nëpër bazat e të dhënave.
Referenti BOSS është i hapur për zhvilluesit. Çdo bazë e të dhënave BOSS-Referent mund të ndryshohet nga zhvilluesit e klientit. Përveç kësaj, një bazë të dhënash pronësore mund t'i shtohet SDOU-së BOSS-Referent, në varësi të rregullave dhe marrëveshjeve të caktuara.
Baza e të dhënave, formularët, pamjet, agjentët dhe elementët e projektimit mund të krijohen në sistem duke përdorur mjetet standarde të zhvillimit të Lotus Domino Designer. Përveç mjeteve të integruara të zhvillimit, IT Co. i ofron klientit një vegla speciale për zhvillues - Toolkit, i cili ju lejon të krijoni shpejt bazat e të dhënave tuaja dhe t'i integroni ato me BOSS-Referent pa cenuar integritetin e sistemit, si dhe si ndryshim çdo modul të mjedisit të tij informativ.

Ju mund të lexoni në detaje për të gjitha ndryshimet në versionin 2.56.1 këtu.

3 Moduli funksional “Zyra” Cikli i plotë i punës me korrespondencën hyrëse dhe dalëse: Përdorimi i shablloneve për kartat e dokumenteve Regjistrimi i korrespondencës Dërgimi i dokumenteve për shqyrtim, futja e rezolucioneve Formimi i fletëve njohëse Monitorimi i vendndodhjes së dokumentit origjinal në letër Ekzekutimi, njohja, dërgimi "për përdorimi” Skanimi i dokumenteve dhe përpunimi i dokumenteve të marra nëpërmjet dhe nga serveri i faksit Rezervimi i numrave për dokumentet dalëse Mbështetje për format e centralizuara, të decentralizuara dhe të përziera të rrjedhës së dokumenteve

4 Krijoni një RC për një dokument në hyrje, krijoni një palë të re nga karta e dokumentit, kontrolloni dokumentin për regjistrim të përsëritur, tregoni regjistrin e regjistrimit për këtë lloj dokumenti, tregoni datën e duhur dhe zgjidhjen e hyrjes 1) printoni një afishe ose kartë duke përdorur një barkod 2) bashkëngjitni një imazh të skanuar të dokumentit: nga një disk lokal nga një skaner (i rregullt ose skanoni me barkod)

5 Mbështetje e regjistrimit për numrat kompleks të regjistrimit. Vendosja e modeleve të numërimit për të gjitha llojet e dokumenteve. Mundësia e përdorimit të disa formateve për një numërues. Një vulë regjistrimi, një numër dhe barkod vendosen në dokument. Është e mundur të përdoret një ekspeditë RC - e thjeshtuar.

6 Rishikimi Mundësia e rishikimit të një dokumenti nga disa punonjës. Aftësia për të përdorur rrugë standarde për dokumentet hyrëse. Aftësia për të krijuar draft rezoluta dhe për të përdorur shabllone rezolucioni e vendos një dokument nën kontroll duke specifikuar llojin e kontrollit, zgjidhni një kontrollues ose një njësi kontrolluese shtoni një paragraf të rezolucionit manualisht ose shikoni/redaktoni një projekt-rezolucion të krijuar më parë nga një shabllon

7 Paragrafi i vendimit Tregohet përmbaruesi përgjegjës dhe bashkëekzekutuesit, subjekti, afati dhe personi kontrollues. Krijohen udhëzime për pikat e kontrollit të rezolucionit, dhe për pikat jo-kontroll, dokumenti dërgohet për shqyrtim. regjistroni transferimin e origjinalit krijoni një urdhër me kontroll periodik

8 Udhëzime Ekzekutuesi merr njoftimin për marrjen e një udhëzimi për ekzekutim. Autori dhe kontrolluesi i urdhrit mund të: rregullojnë afatin e ekzekutimit, ndryshojnë ekzekutuesit, anulojnë udhëzimet Autori, kontrolluesi dhe ekzekutorët marrin njoftime për shkelje të afateve të ekzekutimit.

9 Ekzekutimi i urdhrave Ekzekutuesi i urdhrit mund: të krijojë një urdhër të ri në bazë të urdhrit të tij (zinxhiri i urdhrave), nëse është e nevojshme, të shkruajë një raport për ekzekutimin për bashkëekzekutuesit duke krijuar një dokument të ri, duke marrë një raport nga urdhri. të një bashkëekzekutuesi ose një urdhri fëmijësh, vendosja e një bashkëngjitjeje, një lidhje me një dokument të përgatitur më parë, vetëm një koment mbi ekzekutimin, postimi i raportit mbi ekzekutimin e urdhrit

10 Kontrolli i ekzekutimit Autori dhe kontrolluesi i urdhrit mund ta miratojnë urdhrin ose ta kthejnë atë për rishikim. Kontrolli i disiplinës së performancës: raportet mbi disiplinën e performancës (gjeneruesi i raporteve të ReportsMan). urdhri është ekzekutuar urdhri është i vonuar urdhri është duke u ekzekutuar kontrolluesi mund ta miratojë porosinë direkt në kartën e dokumentit

12 Përgatitja e daljes 1. Plotësoni fushat e kartës; fushat e kërkuara janë shënuar me një ikonë; disa fusha mund të plotësohen si parazgjedhje; vlera futet direkt në fushë; është e mundur të plotësohen fushat e Republikës të Kazakistanit pa përdorur miun; të dhënat e regjistrimit mund të ndryshohen në fazën e regjistrimit

13 Përgatitja e daljes 2. Vendosni dokumentin, futni tekstin në fushën "Përmbajtja", shtoni një bashkëngjitje nga disku lokal nga baza e të dhënave Modelet nga skaneri Shtojca mund t'i bashkëngjitet paraprakisht shabllonit të kartës. Madhësia e bashkëngjitjes mund të kufizohet nga administratori i sistemit.

15 Përgatitja e nisjes 3. Krijoni një itinerar duke ndryshuar itinerarin ekzistues Itinerari mund të caktohet: 1) "në mënyrë të ngurtë" - nuk mund të ndryshoni miratuesit dhe rendin e miratimit 2) "në mënyrë fleksibile" - mund të fshini dhe shtoni miratues 3) ju mund të shtoni të reja, por nuk mund t'i fshini ato të paracaktuara. Parametrat janë konfiguruar për çdo fazë miratimi.

21 Miratimi i dokumentit Miratimi shtesë dhe Delegimi shtesë. miratim – dega e miratimit shtesë. Dokumenti përmban vizën e personit kryesor miratues, pavarësisht nga vendimet e personit shtesë. koordinuese Delegimi – dokumenti përmban vizën e punonjësit të cilit i është deleguar miratimi.

28 Moduli “Apele nga qytetarët” Cikli i plotë i përpunimit të ankesave me gojë dhe me shkrim: Regjistrimi i ankesave Shqyrtimi Formimi i vendimeve, ekzekutimi Përgatitja dhe miratimi i përgjigjes ndaj ankesës Formimi i kërkesave të ndërlidhura me organizatat e jashtme Regjistrimi i përgjigjeve ndaj kërkesave nga organizatat e jashtme

30 Autorët e ankesave Punoni me autorët e ankesave: Mundësia e lidhjes së drejtorisë "Klasifikuesi i adresave të Rusisë" (KLADR) Informacion i plotë rreth autorit: emri i plotë, adresa, vendi i punës, statusi social, përfitimet, etj. EDMS BOSS-Referent ka kaluar certifikimin FSTEC të kërkuar për certifikim për klasën e mbrojtjes së të dhënave personale në nivelet 2-4.

31 Mbështetje për proceset e vendimmarrjes Llojet e dokumenteve të përpunuara në procesin e vendimmarrjes: Në sistemin BOSS-Referent, komponenti i dokumentacionit i procesit të vendimmarrjes është i automatizuar. Aplikimi ORD Marrëveshja e memorandumit të brendshëm Draft dokumenti dalës Proceset e biznesit në modulin “Vendimmarrja” zbatohen duke përdorur procese standarde të vendimmarrjes.

32 Moduli funksional “Vendimmarrja” Në bazën e të dhënave Vendimmarrja kryhet: Formimi i rrugës së dokumentit Ndryshimi i itinerarit “në fluturim” Kontrolli i lëvizjes së dokumenteve Regjistrimi i dokumenteve (përfshirë regjistrimin automatik) Rezervimi i numrave për kontrata, urdhra operacional dhe draft dokumentet dalëse Mbështetje për punën me fletë miratimi, njohje dhe shpërndarje Formimi i porosive për dokumente dhe kontrolli i ekzekutimit të tyre 37 Shërbimi i njoftimit Përdoruesi informohet për të gjitha ngjarjet e sistemit, si dhe për veprimet që duhen kryer në sistem, nëpërmjet njoftimet që vijnë: Njoftimet ndahen në: Detyrat Mesazhet e informacionit në kabinetin e bazës së të dhënave (shfaqet në Ditar në faqen fillestare) në një kuti postare të Lotus Notes ose në një sistem tjetër postar

Arabisht Bullgarisht Kinezisht Kroatisht Çeke Danisht Gjuha holandeze Anglisht Estonisht Finlandisht Frëngjisht Gjermanisht Greqisht Hebraisht Hindu Hungarisht Islandeze Indonezisht Italisht Japonisht Koreane Letonisht Lituanisht Malagasy Norvegjisht Persisht Polonisht Portugalisht Rumanisht Rusisht Serbisht Sllovake Sllovene Spanjisht Suedisht Tajlandeze Turke Vietnameze

përkufizim - BOSS-Referent BOSS-ReferentMaterial nga Wikipedia - enciklopedia e lirë

Sistemi BOSS-Referent është krijuar për të automatizuar rrjedhën e menaxhimit të dokumenteve dhe punën në zyrë. Krijuar në vitin 1996, sot EDMS BOSS-Referent është një nga liderët në tregun rus të zgjidhjeve të klasës ECM (Enterprise Content Management). Nga të gjitha stacionet e punës EDMS të instaluara në vitin 2008, 25%, domethënë çdo e katërta, u zbatuan në sistemin BOSS-Referent (sipas rishikimit të tregut EDMS të lëshuar nga DSS Consulting).

EDMS më i madh në Rusi është ndërtuar në platformën BOSS-Referent në Shërbimin Federal të Taksave të Federatës Ruse (FTS) - më shumë se 85,000 përdorues, dhe në kompaninë MTS - sistemi bashkon më shumë se 25,000 punonjës.

Për kë synohet EDMS BOSS-Referenti?

Përdoruesit e sistemit elektronik të menaxhimit të dokumenteve BOSS-Referent janë autoritetet federale dhe rajonale, ndërmarrjet unitare shtetërore, kompanitë tregtare, duke përfshirë të dy kompanitë mbajtëse me një strukturë të madhe dege dhe organizata të vogla.

Automatizimi i menaxhimit të dokumenteve me ndihmën e BOSS-Referent çon në një rritje të produktivitetit të punonjësve, akses më të lehtë në informacion për marrjen e vendimeve të menaxhimit, përmirësim të disiplinës së performancës dhe, rrjedhimisht, një rritje të përgjithshme të cilësisë së menaxhimit.

Çfarë detyrash menaxhimi ndihmon në zgjidhjen e EDMS BOSS-Referent?

• organizojnë punë efektive me kontrata;
• të bëjë rrjedhën e brendshme të dokumenteve të korporatës sa më pa letra të jetë e mundur;
• automatizimi i rrjedhës së dokumenteve të autoriteteve federale ose rajonale;
• të sigurojë kontroll të cilësisë së lartë mbi ekzekutimin e udhëzimeve nga menaxherët;
• rritja e efikasitetit të përpunimit të aplikacioneve;
• të zbatojë rrjedhën e dokumenteve të projektit dhe mundësinë e punës në grup;
• të vendosë menaxhimin e dokumenteve brenda sistemit të menaxhimit të cilësisë.

Çfarë rezultatesh jep zbatimi i EDMS BOSS-Referent?

Në autoritetet:

• përmirësimi i cilësisë së shërbimeve publike;
• përmirësimi i disiplinës së performancës, rritja e kontrollueshmërisë;
• rritja e transparencës dhe hapjes së aktiviteteve;
• zvogëlimi i shpenzimeve për mbështetjen e punës së organeve qeveritare;
• krijimi i bazës për një sistem informacioni gjithëpërfshirës si "qeveria elektronike" (rrjedha e dokumenteve ndër-departamentale, VER, arkivat, portalet e shërbimit qeveritar).

Për kompanitë tregtare:

• kontrollueshmëri e rritur;
• reagim i shpejtë ndaj ndryshimeve;
• rritjen e konkurrencës së kompanisë në treg.

Periudha e shlyerjes së sistemit varion nga gjashtë muaj në 2 vjet.

Proceset e automatizuara

Sistemi BOSS-Referent është krijuar për të automatizuar rrjedhën e dokumenteve dhe proceset e menaxhimit.

Sistemi përfshin funksionalitetin që ju lejon të zbatoni:

Mbështetje për proceset e miratimit

• bën të mundur përdorimin standard dhe krijimin e proceseve të specializuara;
• parashikon mundësinë e ndryshimit të listës së personave miratues, llojin dhe kohën e miratimit;
• ju lejon të kontrolloni procesin e miratimit;
• jep informacion rreth versioneve të dokumenteve dhe historisë së miratimit.

Kontrolli i ekzekutimit të urdhrave

• siguron kontabilitetin e të gjitha urdhrave të lëshuara;
• ju lejon të monitoroni afatet kohore të ekzekutimit të urdhrave dhe ngarkesën e punës së specialistëve;
• gjeneron statistika për ekzekutimin e urdhrave dhe përpunimin e dokumenteve.

Punoni me korrespondencën hyrëse dhe dalëse

• siguron regjistrimin e korrespondencës së pranuar në lloje të ndryshme;
• mbështet numrat e regjistrimit të çdo kompleksiteti;
• ju lejon të lidhni dokumentet me njëri-tjetrin;
• bën të mundur vendosjen e vendimeve dhe përgatitjen e projekt-rezolutave;
• siguron funksionimin e disa zyrave brenda një hapësire të vetme informacioni.

Më shumë detaje rreth aftësive të sistemit mund të gjenden në faqen e internetit të prodhuesit.

Përparësitë

EDMS BOSS-Referent ka një numër avantazhesh unike tregtare dhe teknologjike që i ofrojnë sistemit udhëheqje në tregun rus të zgjidhjeve të menaxhimit të dokumenteve.

Sistemi plotëson nevojat e organizatave të mëdha dhe të vogla të çdo industrie dhe u lejon autoriteteve qeveritare të krijojnë sisteme komplekse informacioni, duke përfshirë AER-et, portalet, rrjedhën e dokumenteve të rëndësishme ligjërisht dhe arkivat.

Përparësitë e EDMS-it BOSS-Referent përcaktohen nga aftësitë e gjera të platformës IBM Lotus, arkitektura e teknologjisë së lartë dhe përvoja e pasur e zbatimit. Përparësitë e mëposhtme të zgjidhjes mund të theksohen:

Ndërfaqe miqësore për përdoruesit

EDMS BOSS-Referent është krijuar për të përmirësuar efikasitetin e organizatës në tërësi, dhe punonjësve të saj në veçanti. Një faktor i rëndësishëm që ndikon sa shpejt punonjësit përfshihen në punën me një aplikacion të ri dhe sa shpejt zbatohen operacionet standarde në sistemin elektronik të menaxhimit të dokumenteve, është ajo që quhet përdorshmëri - një ndërfaqe përdoruesi e fokusuar në sigurimin maksimal të komoditetit psikologjik dhe estetik për përdoruesin. për të punuar me aplikacionin. BOSS-Referenti është i përshtatshëm dhe i lehtë për t'u përdorur

Ndërfaqja e sistemit BOSS-Referent është aktualisht intuitive për përdoruesit e zakonshëm dhe një nga më të përshtatshmet për t'u përdorur midis sistemeve të ngjashme.

"Ditore" dhe "Mbajtës i Kartës"

Duke filluar nga versioni 3.2.1, sistemi ka implementuar një faqe fillestare, e cila përmban artikuj që përdoren vazhdimisht në punë - një ditar dhe një mbajtëse kartëvizite.

Konceptualisht, faqja fillestare është një stacion pune i automatizuar individual (AWS). Kjo do të thotë që çdo përdorues mund të konfigurojë përbërësit e faqes në mënyrë që të jetë i përshtatshëm për të që të punojë, dhe mjetet kryesore të sistemit janë gjithmonë pranë.

Vetëm informacioni që ju nevojitet

Ndërfaqja e sistemit BOSS-Referent është krijuar në mënyrë që grupe të ndryshme përdoruesish të mund të punojnë më shpejt dhe me komoditet më të madh: atyre u sigurohen vetëm mjetet dhe të dhënat që u nevojiten.

Përdoruesit mund të ndahen në grupet e mëposhtme sipas detyrave që duhet të zgjidhin kur punojnë me sistemin:

• ekzekutuesit - plotësoni kartat e dokumenteve, dërgoni dokumente për miratim dhe nënshkrim, monitoroni ecurinë e dokumenteve, raportoni për udhëzimet nga menaxhmenti;
• menaxherët - marrin vendime për dokumentet (koordinojnë dhe nënshkruajnë dokumente), monitorojnë zbatimin e udhëzimeve;
• Nëpunësit - pranojnë, regjistrohen, dërgojnë dokumente, monitorojnë disiplinën e performancës.

Për secilin grup përdoruesish, ndërfaqja e të njëjtit dokument do të jetë e ndryshme.

Qasje e plotë në ueb

BOSS-Referent ka një version plotësisht funksional në internet që mbështet të gjitha funksionet e përdoruesit. Kështu, me EDMS BOSS-Referent, puna e plotë e përdoruesit është e mundur si në klientin Lotus Notes ashtu edhe përmes një shfletuesi në internet.

Miqësia e përdoruesit

Puna me EDMS-in BOSS-Referent në ueb praktikisht nuk ndryshon nga puna në klientin Lotus Notes.

Ndërfaqja e të dy versioneve është identike - mjetet, kartat e dokumenteve dhe parimet e lundrimit në sistem janë të njëjta. Nëse përdoruesi punon me të dy versionet, për shembull, në zyrë përdoret një klient Lotus për qasje, dhe një shfletues në internet përdoret për qasje nga shtëpia, atëherë ai nuk do të duhet të mësojë rregullat për të punuar me secilin version - ato janë identike për të dy versionet.

Kur është e përshtatshme të përdoret aksesi në ueb në sistem?

Do të ishte më e saktë që një organizatë të punonte me Referentin BOSS nëpërmjet një ndërfaqeje në internet në kushtet e mëposhtme:

• kur një organizatë ka miratuar një klient email të ndryshëm nga Lotus si standard korporativ, sigurisht që nuk këshillohet ta zëvendësojë atë dhe puna me dokumente mund të zbatohet përmes versionit të internetit të sistemit;
• kur një pjesë e konsiderueshme e përdoruesve të EDMS janë përdorues celularë, për të cilët është më i përshtatshëm aksesi në sistem nga çdo pikë e pajisur me akses në internet;
• nëse politika e organizatës për teknologjinë e informacionit përfshin përdorimin e aplikacioneve të aksesueshme nëpërmjet një ndërfaqeje ueb kudo që është e mundur;
• nëse organizata ka një numër shumë të madh përdoruesish në zyra gjeografikisht të largëta, përdorimi i versionit në internet ju lejon të shpejtoni zbatimin e EDMS dhe të ulni koston e projektit.

Karakteristikat teknike

Për të konfiguruar aksesin në ueb në sistemin BOSS-Referent, nuk kërkohet asnjë server shtesë: aftësia e përdoruesve për të punuar me versionin në internet realizohet nga konfigurimi shtesë i serverit Lotus Domino. I njëjti server përdoret gjithashtu për të mbështetur përdoruesit që punojnë në klientin Lotus.

Autentifikimi i përdoruesve të sistemit kur punojnë në ueb zbatohet në një nga tre mënyrat:

• duke përdorur Lotus Domino (i vetmi opsion i mundshëm për përdoruesit që kombinojnë punën nëpërmjet internetit dhe një klient të trashë);
• nëpërmjet Active Directory (mund të përdorni komponentin Winlogon);
• duke përdorur një direktori të pajtueshme me LDAP.

Njoftimet që vijnë në emailet e përdoruesve kur punojnë në ueb janë në formën e lidhjeve html (në vend të lidhjeve Lotus që përdoren kur punoni në klientin e emailit Lotus).

Për të përdorur aksesin në ueb, nuk keni nevojë të shkarkoni elementë ActivX dhe aplikacione Java. Pasi përdoruesi të ketë mundësinë të punojë në ueb, ai thjesht futet në lidhjen e specifikuar nga administratori, i nënshtrohet vërtetimit, pas së cilës ai mund të punojë menjëherë me versionin e plotë të sistemit.

Automatizimi i shpejtë i procesit

Çfarë nevojitet për të zbatuar shpejt një EDMS? Për ta bërë këtë, është e nevojshme të vendosni procese (rregullore) për të punuar me dokumente në sistem në një kohë të shkurtër.

Prandaj, BOSS-Referent vjen me një sërë procesesh të para-konfiguruara për të punuar me dokumente standarde, të cilat duhet të personalizohen vetëm për një klient specifik. Sistemi përmban gjithashtu elementë të projektimit të krijuar për të ndërtuar shpejt nga proceset "kube" për përpunimin e dokumenteve të specializuara (si p.sh. procesi i miratimit të një aplikimi për kredi). Kjo ju lejon të reduktoni ndjeshëm kohën e zbatimit dhe përshtatjes së sistemit me kërkesat e klientit.

Në çdo organizatë, ekzistojnë rregulla për të punuar me dokumente, të cilat mund të regjistrohen ose jo në formën e rregulloreve (ose rregulloreve) dhe duhet të merren parasysh gjatë automatizimit të biznesit. Rregullorja përcakton se çfarë ndodh me një dokument në faza të ndryshme të ciklit të jetës së tij. Gjatë zbatimit të një sistemi të automatizimit të menaxhimit, rregulloret zbatohen në formën e rregulloreve administrative elektronike (ERA). Në EDMS BOSS-Referent, rregulloret elektronike quhen "procesi i vendimmarrjes" (për shembull, "procesi i marrjes së një vendimi për një kontratë" ose "procesi i marrjes së një vendimi për një memo").

Elementet e çdo “Procesi të Vendimmarrjes” (rregulloret)

“Procesi i vendimmarrjes” formohet nga karta e dokumentit dhe rruga e dokumentit.

Një kartë dokumenti është një formë ekrani që konfigurohet nga administratori dhe përmban atributet e dokumentit dhe vetë dokumentit në formën e një imazhi elektronik të skanuar ose një draft dokumenti, për shembull, në formatin Microsoft Word.

Rruga e dokumentit është një sekuencë e fazave të përpunimit të dokumenteve që konfigurohet për llojet e dokumenteve nga administratori i sistemit. Rruga mund të përfshijë fazat e mëposhtme të përpunimit të dokumentit:

• Përgatitja;
• koordinimi;
• nënshkrimi;
• deklaratë;
• regjistrimi;
• ekzekutimi;
• transferimi në arkiv.

Faza e "koordinimit" mund të përbëhet nga një ose disa faza. Çdo fazë krijohet duke përdorur një nga blloqet e mëposhtme të miratimit:

• paralele;
• vijues;
• me kalime sipas kushteve.

Vendosja e "Proceseve të Vendimmarrjes" (Rregulloret)

I gjithë fluksi i dokumenteve të përpunuara nga çdo organizatë mund të ndahet në dokumente që janë tipike për shumicën dërrmuese të organizatave, dhe dokumente të specializuara, zakonisht të një natyre prodhimi (në banka - këto janë aplikime për kredi, në kompani konsulente - raporte, etj. ).

BOSS-Referent përmban procese të para-konfiguruara për të punuar me dokumente standarde, dhe gjithashtu ju lejon të grumbulloni procese të specializuara nga "kubet" e projektuesit të integruar në sistem.

Vendosja e proceseve standarde

Versioni bazë i sistemit BOSS-Referent përfshin 5 "Procese Vendimmarrjeje" të parakonfiguruara për dokumente standarde (të përdorura në shumicën dërrmuese të organizatave):

• kontratat;
• dokumente organizative dhe administrative;
• draftet e dokumenteve dalëse;
• memorandume;
• aplikacionet.

Për këto procese, sistemi BOSS-Referent zbaton rrugët standarde të dokumenteve dhe kartat standarde të dokumenteve. Proceset e integruara janë universale dhe mund të ndryshohen nga administratori duke përdorur cilësime të thjeshta.

Struktura e kartës për cilindo nga 5 proceset standarde konfigurohet nga administratori i sistemit. Disa fusha mund të plotësohen si parazgjedhje; disa fusha mund të plotësohen duke përdorur librat e referencës së sistemit.

Rrugët për proceset e para-konfiguruara janë tashmë të përcaktuara në sistem dhe përbëhen nga fazat e përpunimit të dokumenteve dhe blloqet e miratimit të përshkruara më sipër. Administratori i sistemit mund të konfigurojë procesin e miratimit duke përdorur blloqe miratimi, si dhe të përcaktojë punonjësit e përfshirë në miratimin, nënshkrimin dhe miratimin e dokumenteve.

Krijimi i proceseve të personalizuara

Për kompanitë që përdorin dokumente të specializuara (për shembull, aplikime për kredi) në BOSS-Referent, është e mundur të hartohen shpejt rrugët e nevojshme të specializuara dhe kartat e dokumenteve.

Krijimi i një rruge të specializuar kryhet duke përdorur Lotus Workflow Architeсt nga fazat standarde të blloqeve të përpunimit dhe miratimit të dokumenteve të integruara në sistem (të përshkruara më sipër).

Për të krijuar karta për dokumente të specializuara që përfshijnë çdo përbërje të kërkuar të fushës, përdoren mjetet Lotus Domino Designer.

Pas krijimit të kartës dhe rrugës, procesi konfigurohet në të njëjtën mënyrë si për proceset standarde.

Optimale për mjedise të shpërndara

BOSS-Referent është një nga zgjidhjet më të mira të disponueshme në tregun rus për organizimin e rrjedhës efektive të dokumenteve në organizata me një strukturë të shpërndarë gjeografikisht, siç dëshmohet nga një sërë projektesh të suksesshme, duke përfshirë:

• EDMS më i madh në Rusi u ndërtua në platformën BOSS-Referent - numri i përdoruesve të sistemit të menaxhimit elektronik të dokumenteve në Shërbimin Federal të Taksave të Federatës Ruse (FTS) tejkalon 85,000, sistemi është zbatuar në organet territoriale të Shërbimi Federal i Taksave i të gjitha subjekteve të Federatës Ruse, sistemi mbështetet nga më shumë se 350 serverë;
• EDMS më i madh në sektorin tregtar u krijua në BOSS-Referent në MTS - sistemi bashkon më shumë se 25,000 punonjës nga divizionet e kompanisë në Rusi dhe një numër vendesh të CIS në një hapësirë ​​të vetme informacioni, dhe puna e tij mbështetet nga më shumë se 100 serverët.

Efikasiteti i një sistemi elektronik të menaxhimit të dokumenteve në një mjedis të shpërndarë varet nga sa mirë është organizuar dorëzimi i dokumenteve tek përdoruesit që ndodhen në një distancë nga njëri-tjetri. Kjo do të thotë, të gjithë përdoruesit që punojnë në EDMS, pavarësisht vendndodhjes së tyre, duhet të kenë akses në të gjitha dokumentet e nevojshme për punën e tyre. Në BOSS-Referent zbatohen të gjitha funksionet e sistemit në mënyrë që ato të funksionojnë drejt në kushtet e shpërndarjes territoriale.

Për të punuar në një mjedis të shpërndarë, sistemi BOSS-Referent përdor të gjitha avantazhet e platformës Lotus Domino, si dhe mekanizmin e tij të transportit. Me ndihmën e tyre, sistemi ofron aftësitë e mëposhtme:

• Është zbatuar parimi "një dokument elektronik dorëzohet vetëm aty ku përdoruesit kanë nevojë për të punuar". Kjo do të thotë që nëse një dokument përpunohet në zyrën qendrore të kompanisë dhe në një nga degët e saj, atëherë dokumenti duhet të jetë i vendosur në këto dy faqe dhe askund tjetër;
• Kur transferoni një dokument (për shembull, ai që po miratohet) në një faqe tjetër, të gjitha dokumentet shoqëruese dërgohen së bashku me të;
• Dorëzimi i dokumenteve, udhëzimeve dhe të dhënave kryhet në një paketë dhe ndodh pothuajse menjëherë. Në këtë rast, nuk ka nevojë të kryeni cilësime komplekse për të drejtat dhe replikimin e serverit;
• Mekanizmi i transportit BOSS-Referent ka funksionin e dorëzimit të garantuar të paketave të dokumenteve - nëse paketa nuk dorëzohet plotësisht, sistemi e ridërgon atë, dhe nëse është e pamundur të dorëzohet paketa, njofton administratorin. Për të zbuluar arsyet e dështimit të dërgimit, administratori mund të përdorë një mjet për të diagnostikuar proceset e transportit të të dhënave;

Administrimi i sistemit BOSS-Referent që funksionon në një mjedis të shpërndarë është po aq i thjeshtë sa administrimi i një siti të vetëm. Në të njëjtën kohë, administrimi i zyrave në distancë është i mundur nga një pikë e vetme, për shembull, nga zyra qendrore. Kështu, sistemi përditësohet në një version të ri në të gjitha faqet e MTS EDMS brenda natës dhe kryhet nga administratorët nga zyra qendrore e kompanisë;

• Funksioni mbështetës i zhvendosjes së përdoruesve ju lejon të zgjidhni problemin e lëvizjes së përdoruesve dhe dokumenteve të tyre nga një faqe në tjetrën. Pasi një përdorues transferohet, për shembull, nga një degë në zyrën qendrore të një organizate, një paketë e të gjitha dokumenteve me të cilat përdoruesi ka punuar përpara transferimit dërgohet si kopje nga serveri i degës në serverin e zyrës qendrore.

Zbatim i shpejtë

EDMS BOSS-Referent dallohet nga një kombinim i tre avantazheve unike:

• nga njëra anë, sistemi kombinon elementë të projektimit, dhe për shkak të kësaj, proceset e menaxhimit të dokumenteve mund të automatizohen shumë shpejt;
• nga ana tjetër, ajo ka ruajtur të gjitha aftësitë e platformës, të cilat ju lejojnë të përshtatni zgjidhjen me çdo nevojë specifike të klientit;
• Për më tepër, arkitektura e sistemit dhe metodologjia e zbatimit bëjnë të mundur automatizimin e proceseve hap pas hapi, për shembull, fillimin e vendosjes së përpunimit të kontratave në mënyrë që organizata të fillojë të punojë në sistem, dhe më pas të vendosë procese të tjera.

Mjaftojnë 2 muaj për të vënë në funksionim komercial BOSS-Referent EDMS.

Kjo është e mundur falë veçorive të mëposhtme të sistemit dhe metodologjisë së zbatimit:

• Ka dokumente që përpunohen në të njëjtën mënyrë në pothuajse çdo organizatë. Për 5 lloje dokumentesh të tilla, proceset standarde janë krijuar tashmë në BOSS-Referent. Prandaj, mund të filloni të punoni me dokumente standarde, për shembull, kontrata, menjëherë pas instalimit të sistemit.
• Nëse, gjatë zbatimit të një sistemi, ekziston nevoja për të krijuar procese për përpunimin e dokumenteve të specializuara që përdoren në punën e një organizate të veçantë, kjo gjithashtu mund të bëhet shpejt. Procesi është formuar nga elementë të procesit të implementuar tashmë në sistem - ai përbëhet nga "kube" si një konstruktor.
• BOSS-Referent ka akses në ueb me funksione të plota, gjë që bën të mundur që përdoruesit të punojnë plotësisht si në klientin Lotus Notes ashtu edhe përmes një shfletuesi uebi. Nëse struktura e organizatës përfshin shumë degë dhe divizione gjeografikisht të largëta, atëherë afati kohor i projektit të zbatimit mund të reduktohet ndjeshëm duke ofruar akses në ueb në sistem për të gjithë përdoruesit në degë.
• Metodologjia për zbatimin e BOSS-Referent EDMS është zhvilluar ndër vite me projekte të suksesshme të përmasave të ndryshme dhe është fokusuar në zbatimin e projektit në një kohë të shkurtër. Për shembull, kur automatizoni punën me dokumente standarde, kërkohet 1 muaj për të ekzaminuar rrjedhën ekzistuese të dokumenteve në organizatë dhe për t'u përgatitur për zbatim, muaji i dytë shpenzohet për instalimin e sistemit, vendosjen e proceseve standarde dhe trajnimin e përdoruesve. Kjo do të thotë, pas 2 muajsh organizata fillon funksionimin provë të EDMS.

Besueshmëria dhe performanca

Besueshmëria dhe performanca e sistemit BOSS-Referent sigurohet nga aftësitë e platformës Lotus Domino: treguesi i besueshmërisë është 24x7, dhe deri në 1000 përdorues mund të punojnë në një server.

Besueshmëria e sistemit

Besueshmëria 24x7 e EDMS-it BOSS-Referent arrihet duke organizuar punën në një grup softuerësh Lotus Domino që përbëhet nga dy (ose më shumë) serverë. Identiteti i të dhënave në serverët e përfshirë në grup ruhet nga replikimet e grupit Lotus Domino. Përdorimi i një grupi Lotus Domino siguron:

• toleranca e gabimeve të sistemit - në rast të dështimit të serverit kryesor në të cilin punojnë përdoruesit, ata kalojnë automatikisht në serverët rezervë;
• Shpërndarja e ngarkesës në serverë - përdoruesit shpërndahen proporcionalisht në serverë të ndryshëm, gjë që ndihmon në përmirësimin e performancës së sistemit.

Performanca e Sistemit

Performanca e lartë e sistemit sigurohet nga një sërë zgjidhjesh teknike, të tilla si:

• shpërndarja e ngarkesës në një grup softuerësh Lotus Domino;
• transferimi automatik i dokumenteve të përpunuara në arkivat e moduleve përkatëse - pasi të përfundojë puna me dokumentet, ato zhvendosen në arkivat e moduleve përkatëse, ndërsa janë të disponueshme cilësimet fleksibël për arkivimin dhe kërkimin automatik në të gjitha modulet, përfshirë ato të arkivuara;
• ruajtja e kartave të dokumenteve dhe skedarëve të bashkëngjitjes në module të ndryshme (për vëllime veçanërisht të mëdha skedarësh, bashkëngjitjet mund të ruhen në një sistem të tipit "arkiv elektronik" - IBM Content Manager ose Saperion), ndërkohë që vendndodhja e ruajtjes nuk është e dukshme për përdoruesin, dhe "Shtojca i është bashkangjitur kartës" ruhet efekti i dokumentit";
• një mekanizëm transporti i shpërndarë, i optimizuar për vëllimin e informacionit të transmetuar dhe që funksionon në parimin e "dokumenteve ruhen dhe transmetohen vetëm në ata serverë ku ato janë të nevojshme për funksionim".

Zhvillimi i zgjidhjes

Zhvillimi i sistemit elektronik të menaxhimit të dokumenteve BOSS-Referent në kuadër të një projekti të vetëm është i mundur në dy drejtime:

• përgjatë rrugës së rritjes së shkallës së sistemit;
• përgjatë rrugës së zgjerimit të funksionalitetit.

Për të rritur shkallën e sistemit duke ruajtur një hapësirë ​​të vetme informacioni, BOSS-Referent ju lejon të:

• Lidhni përdorues të rinj në një numër të madh. Aftësitë e sistemit BOSS-Referent janë testuar në projekte për ndërtimin e EDMS më të madh në Rusi në Shërbimin Federal të Taksave (numri i përgjithshëm i planifikuar i përdoruesve duhet të kalojë 100 mijë) dhe MTS (sistemi punëson më shumë se 25 mijë punonjës).
• Lidhni faqet e reja (ndarjet dhe degët e organizatës gjeografikisht të largëta) me serverët e tyre. Aktualisht, puna e EDMS të Shërbimit Federal të Taksave dhe MTS mbështetet nga më shumë se 100 serverë.

BOSS-Referent ofron mundësi të shumta për zhvillimin me cilësi të lartë të sistemit - duke shtuar funksione të reja - me mjetet e mëposhtme:

• Sistemi mund të automatizojë punën me të gjitha llojet e dokumenteve të menaxhimit të përdorura në organizatë. Proceset për përpunimin e dokumenteve standarde mund të "klonohen" lehtësisht nga proceset tashmë të parakonfiguruara - rregulloret kopjohen dhe cilësimet e nevojshme ndryshohen në të. Për dokumentet e specializuara të organizatës (të tilla si, për shembull, aplikimet për kredi), proceset e specializuara krijohen duke përdorur mjetet e platformës Lotus.
• Integrimi me produkte të tjera ju lejon të zgjeroni ndjeshëm aftësitë e sistemit BOSS-Referent, si dhe ta bëni EDMS pjesë të sistemit të unifikuar të informacionit të organizatës. Përvoja e ndërtimit të një EDMS në platformën BOSS-Referent përfshin shembuj të integrimit të suksesshëm me sistemet e klasës HR, ERP, CRM, si dhe krijimin e menaxhimit të dokumenteve elektronike me rëndësi ligjore;
• Partnerët e kompanisë BOSS-Referent kanë zhvilluar module të pajtueshme me BOSS-Referent EDMS, të dizajnuara për të zgjeruar funksionalitetin bazë të sistemit.

Hapja e zgjidhjes

EDMS BOSS-Referent është një nga sistemet e pakta në tregun rus EDMS që vjen me burim të hapur. Kjo siguron përfitimet e mëposhtme për klientët:

• Organizatat që përdorin BOSS-Referent kanë mundësinë të përshtatin sistemin me specifikat e punës së tyre dhe të zhvillojnë modulet e tyre shtesë EDMS. Ky është avantazhi unik i fleksibilitetit të sistemit BOSS-Referent.
• Ekipet e sigurisë së klientëve ishin në gjendje të verifikonin sigurinë e kodit dhe të vetë sistemit, si dhe ta certifikonin atë për përputhjen me kërkesat e brendshme të sigurisë.

Mbrojtja e të dhënave

Sistemi BOSS-Referent është certifikuar për përputhjen me kërkesat e Dokumenteve Udhëzuese të FSTEC të Rusisë:

• “Siguria e teknologjisë së informacionit. Kriteret për vlerësimin e sigurisë së teknologjive të informacionit”. Niveli i vlerësuar i besimit 4 (EAL4).
• “Mbrojtje nga aksesi i paautorizuar në informacion. Pjesa 1. Softueri i sigurisë së informacionit. Klasifikimi sipas nivelit të kontrollit për mungesën e aftësive të padeklaruara” (NDV4).

Certifikata OUD4 garanton nivelin e sigurisë së sistemit dhe funksionimin e saktë të funksioneve të sigurisë që janë të nevojshme për të punuar me informacione konfidenciale.

Certifikata NDV4 garanton mungesën e "backdoors" në kodin e programit.

Prania e certifikatave FSTEC ju lejon të certifikoni sistemet e informacionit të ndërtuara në bazë të BOSS-Referent sipas klasës së sigurisë së sistemit të informacionit të të dhënave personale (ISPD) deri në "1G" dhe sipas klasës së mbrojtjes së të dhënave personale në IS deri në " K2” përfshirëse.

BOSS-Sistemet referente kanë mbështetje të integruar për mjetet e mbrojtjes së informacionit kriptografik të çertifikuar nga FSB e Rusisë. Duke përdorur këto mjete, BOSS-Referent zbaton:

• përdorimi i një nënshkrimi elektronik dixhital (EDS), i cili lejon konfirmimin e autorësisë, integritetit dhe rëndësisë ligjore të dokumenteve elektronike;
• enkriptimi i të dhënave, i cili lejon mbrojtje shtesë të informacionit që përmbahet në një dokument elektronik.

Arkitektura e sistemit

Sistemi elektronik i menaxhimit të dokumenteve, i ndërtuar në bazë të BOSS-Referent, përbëhet nga disa nivele:

• hardueri (serverët, stacionet e punës së klientit, rrjetet, etj.) dhe platforma (Sistemi operativ Windows/Linux/Sun dhe protokollet e transportit), i cili kombinon të gjithë harduerin në një kompleks të vetëm;
• Platforma e teknologjisë IBM Lotus, e cila është një “superstrukturë” në sistemin operativ të rrjetit dhe përfshin komponentin e serverit Domino dhe komponentin e klientit Notes;
• Sistemi BOSS-Referent, i cili është një aplikacion Lotus Domino i përbërë nga module (baza të dhënash) në formatin nsf;
• faqet e klientëve për përdoruesit që mund të punojnë duke përdorur si klientin e Lotus Notes ashtu edhe një shfletues uebi.

IBM Lotus është një platformë e orientuar drejt dokumenteve, e cila e bën atë më të preferueshme për detyrat EDMS sesa DBMS-të relacionale.

Modulet

BOSS-Referenti ka një arkitekturë modulare. Modulet e përfshira në sistemin BOSS-Referent janë baza të të dhënave të ndërlidhura (DB) që funksionojnë në mjedisin Lotus Notes/Domino. Këto baza të të dhënave mund të ndahen në tre grupe:

Modulet funksionale

Projektuar për përpunimin e informacionit të menaxhimit dhe marrjen e vendimeve.

Moduli "Zyra"

Ofron një cikël të plotë pune për organizatën me dokumentet hyrëse dhe dalëse. Ju lejon të kontrolloni, regjistroni dhe regjistroni korrespondencën.

Moduli "Marrja e Vendimeve"

Projektuar për të automatizuar proceset e biznesit që zbatohen në sistem në formën e "Proceseve të Vendimmarrjes", të formuara nga dy elementë të detyrueshëm: një kartë dokumenti dhe një rrugë dokumenti. Dorëzimi i sistemit përfshin "proceset e vendimmarrjes" të parakonfiguruara për dokumentet standarde (kontrata, dokumente organizative dhe administrative, draft dokumente dalëse, memorandume, aplikacione). Proceset për dokumente të specializuara (për shembull, aplikimet për kredi) mund të personalizohen shpejt më tej.

Moduli "porositë"

Ju lejon të vendosni detyra për punonjësit në të gjithë organizatën duke krijuar detyra të bazuara në dokumente ose detyra të pavarura dhe të gjurmoni zbatimin e tyre. Ofron aftësinë për të krijuar porosi të lidhura që formojnë një "pemë" porosish dhe monitorojnë zbatimin e tyre.

Udhëzimet mund të lëshohen nga menaxherët në të gjitha nivelet. Interpretuesit mund të ruajnë raporte për punën e bërë në modulin "Urdhërat". Moduli është i lidhur ngushtë me bazat e tjera të sistemit (“Vendimmarrja”, “Zyra”). Porositë mund të krijohen si në vetë bazën e të dhënave "Urdhërat" dhe në modulet e tjera të sistemit ("Vendimmarrja", "Zyra"), ndërsa të gjitha porositë ruhen në modulin "Urdhërat".

Fjalorë dhe libra referencë në të gjithë sistemin

Projektuar për ruajtjen e informacionit rregullator dhe referencë.

Moduli "Drejtoria e Organizatave"

Projektuar për të ruajtur dhe përditësuar të dhëna rreth strukturës dhe punonjësve të ndërmarrjes. Baza e të dhënave përmban informacione për divizionet dhe degët që janë pjesë e organizatës, vartësinë e tyre të ndërsjellë, si dhe për punonjësit e organizatës, duke përfshirë informacione për kombinimin e pozicioneve, delegimin e autoritetit dhe rolet për përpunimin e dokumenteve (miratues, miratim, etj. ). ). Informacioni i shërbimit ruhet gjithashtu këtu: për faqet (serverët në të cilët kryhet puna), lidhjet, nyjet, emrat e zyrave, etj. Të dhënat nga moduli Organizata Directory përdoren nga shumica e moduleve të sistemit BOSS-Referent.

Moduli "Marrësit e jashtëm"

Projektuar për të ruajtur të dhëna për organizatat e palëve (klientë, partnerë, klientë) dhe përfaqësuesit e tyre. "Kontaktet e jashtme" mund të ruajnë një larmi informacioni - nga detajet bankare të një organizate deri te numri i telefonit celular të përfaqësuesit të saj.

Në sistem, të dhënat nga moduli "Adresuesit e jashtëm" përdoren kudo ku është e nevojshme të specifikohen palët, për shembull, kur punoni me kontrata, dokumente hyrëse dhe dalëse, etj.

Moduli "Fjalorët"

Projektuar për të krijuar dhe ruajtur listat e fjalëve kyçe të përdorura për të plotësuar fushat e hyrjes në kartat e bazës së të dhënave të sistemit. Përdoret nga shumica e moduleve të sistemit BOSS-Referent si një libër referimi për kuptimet e fjalorit. Shtimi i të dhënave të reja dhe redaktimi i atyre të vjetra kryhet nga administratorët ose punonjësit e caktuar posaçërisht.

Shërbime në të gjithë sistemin

Këto janë module që lejojnë konfigurim fleksibël të nënsistemeve funksionale dhe ofrojnë mbështetje për funksionet ndihmëse.

Moduli i ndërrimit

Është baza qendrore përmes së cilës konfigurohet aplikacioni. Ai përmban informacion teknologjik në lidhje me vendndodhjen e bazave të të dhënave të tjera të sistemit BOSS-Referent në serverë. Baza e të dhënave "Switch" është krijuar për të zgjidhur detyrat e mëposhtme:

Navigimi i përdoruesit - moduli ofron navigim përmes bazave të të dhënave dhe vepron si një pikë e vetme hyrëse në sistem për përdoruesit. Ndërrimi i moduleve të sistemit - vendos lidhje midis bazave të të dhënave të sistemit dhe me modulet e fjalorit dhe referencës. Konfigurimi i stacioneve të punës së përdoruesit. "Faqja kryesore" e Moduli “Switch” është pika hyrëse e përdoruesit në sistem.

Moduli "Kabineti"

I përket grupit të shërbimeve të përdoruesve. Projektuar për të informuar përdoruesit për detyrat e tyre: të gjitha mesazhet e shërbimit të sistemit BOSS-Referent shpërndahen këtu. Baza e të dhënave është e disponueshme për të gjithë përdoruesit dhe çdo përdorues merr vetëm njoftime që i drejtohen atij. Sistemi ju lejon të kopjoni mesazhet që vijnë në "Llogaria" në kutinë postare të përdoruesit,

Moduli "Kërko".

Një modul ndihmës që ju lejon të kërkoni sipas një grupi atributesh të kartave të dokumenteve në bazat e të dhënave "Zyra", "Vendimmarrja" dhe arkivat e tyre.

Moduli "Regjistruesi"

Përmban një grup numëruesish (numërues softuerësh) që gjenerojnë numrat e regjistrimit të dokumenteve dhe formatet e numëruesve. Ju lejon të konfiguroni në mënyrë fleksibël formate të ndryshme numëruesish në përputhje me procedurën e pranuar nga organizata për gjenerimin e numrave të regjistrimit për dokumente të llojeve të ndryshme. Përveç “counter”, formati mund të përmbajë parametra të ndryshëm, për shembull: emrin e plotë të Nënshkruesit, datën e regjistrimit, kufijtë, indeksin e rasteve, etj. Për një numërues mund të krijohen disa formate.

Modulet e arkivit

Projektuar për ruajtjen e dokumenteve arkivore nga modulet "Zyra", "Urdhërat", "Marrja e Vendimeve" dhe modulet përkatëse "Imazhet elektronike". Për secilin modul krijohet një bazë të dhënash e veçantë arkivore. Dokumentet e transferuara në arkiv nga modulet "Zyra" dhe "Vendimmarrja" marrin statusin "Për Veprim", statusi i udhëzimeve nuk ndryshon.

Moduli "Cilësimet e Marrjes së Vendimeve"

Një modul ndihmës që përdoret për të krijuar procese standarde në përputhje me të cilat do të përpunohen dokumentet në bazën e të dhënave të Vendimmarrjes. Karta standarde e procesit specifikon fazat dhe fazat e përpunimit të dokumentit, cilësimet për vlerat e paracaktuara të fushës së dokumentit, punonjësit e përfshirë në përpunim (miratimi, nënshkrimi, miratimi, regjistrimi), si dhe punonjësit që kanë të drejtë të krijojnë dokumente.

Moduli "Protokolli"

Përdoret për të regjistruar veprimet e përdoruesit kur punoni me dokumente në sistemin BOSS-Referent. Informacioni nga baza e të dhënave Protokolli është i destinuar vetëm për shikim dhe përdoret nga shërbimi përgjegjës për sigurinë e informacionit.