Pokyny na vyplnenie pracovného zošita. Záznamy v zošite: čo napísať personalistovi

Algoritmus vypĺňania a úpravy osobných dokladov zamestnancov je premietnutý do zákona. V tomto článku sa pozrieme na to, ktoré záznamy v zošite nebudú mať dôsledky.

Z tohto článku sa dozviete

Pravidlá zostavovania pracovného zošita pri uchádzaní sa o zamestnanie

Pracovná kniha je hlavným dokumentom o. Zapisujte do nej počas práce zamestnancov vo firme, no pozorne si skontrolujte informácie zadané už počas zamestnania. Zadajte informácie o prijatí, prestupoch, získaní nových povolaní a prepustení. Ak bola osoba povýšená alebo ocenená za úspech v práci, uveďte to v dokumente.

Zadajte informácie na základe príkazu riaditeľa. Uistite sa, že duplikuje text objednávky. Vyplýva to z odseku 10 Pravidiel, schválených uznesením vlády zo dňa 16.4.2003 pod č.225.

Uchovávajte osobné doklady každej osoby, ktorá pre spoločnosť pracuje dlhšie ako päť dní. Majte však na pamäti, že práca zamestnanca by mala byť hlavná a nie práca na čiastočný úväzok (časť 3 článku 66 Zákonníka práce). Zistite to od odborníkov na HR systém.

Poznámka! Nežiadajte zamestnanca, aby napísal vyhlásenie, na základe ktorého sa vykonávajú záznamy v evidencii práce. Je potrebný iba v prípadoch, keď sa dokument stratí alebo je potrebné vytvoriť nový.

Predtým, ako si urobíte poznámky v pracovnom zošite, preštudujte si regulačný rámec:

• Nariadenie vlády č.225 - pravidlá vedenia a uchovávania evidencie práce.
• Uznesenie MPSVR č. 69 - požiadavky na vypĺňanie dokladov evidujúcich činnosť.
• Zákonník práce: čl. 66, čl. 192-193, čl. 83.
• čl. 5.27 zákona o správnych deliktoch - dôsledky nedodržania právnych predpisov týkajúcich sa účtovníctva, vedenia a uchovávania účtovných kníh.

Rada od redaktora: Ak máte pochybnosti o tom, ako správne vyhotoviť dokumenty, vložky a iné osobné dokumenty zamestnancov, absolvujte kurz v smere „“. Dozviete sa množstvo relevantných informácií, ktoré vám uľahčia každodennú prácu. Po školení vám bude vydaný diplom potvrdzujúci vašu kvalifikáciu.

Ako robiť záznamy v zošite: ukážka vyplnenia titulnej strany

Ak potrebujete urobiť záznam do zošita zamestnanca, ale toto je jeho prvé pracovisko, vytvorte nový dokument. Vyplňte sekcie určené na zadávanie osobných údajov. Skontrolujte, či sú informácie napísané správne. Ak sa zistia chyby, dokument sa musí zničiť, ale za predpokladu, že v ňom nie sú žiadne ďalšie záznamy, a vytvorí sa nový formulár. Pri vypĺňaní tlačív sa riaďte Pokynom schváleným uznesením MPSVR zo dňa 10.10.2003 č.69.

Ak ste vytvorili nový, vyplňte ho z titulnej strany. Zadajte informácie o zamestnancovi. Uveďte svoje priezvisko, meno, priezvisko a dátum narodenia. Vykonajte záznamy na základe pasu. Vyplňte údaje o svojom vzdelaní podľa dokladu: vysvedčenie, vysvedčenie alebo diplom (bod 2.1 Pokynu č. 69).

Uveďte svoje povolanie alebo špecializáciu (odsek 9 Pravidiel, č. 225). Napíšte dátum, kedy ste vyplnili titulnú stranu. Požiadajte zamestnanca, aby podpísal. Nezabudnite potvrdiť dokument svojím podpisom. Ak spoločnosť používa plombu, nasaďte ju (bod 2.2 Pokynu č. 69).

Praktická situácia

Zamestnávatelia spravidla naďalej vedú predloženú pracovnú knihu (). Ak ide špecialista do práce prvýkrát, zamestnávateľ vyhotoví evidenciu pracovného pomeru. Organizácia má právo nakupovať formuláre dokumentov len na základe dohody s oficiálnymi distribútormi (doložka, postup, schválené)…

Vzorový záznam v pracovnom zošite o zamestnaní

Spôsob zápisu do zošita o zamestnaní v odbore

Pobočky majú právo uzatvárať pracovné zmluvy, ak sú riaditelia poverení splnomocnením (článok 20 časť 4 Zákonníka práce). Ale materská spoločnosť je podľa zmluvy stále považovaná za zamestnávateľa. V hlavnej časti tretieho stĺpca v informáciách o zamestnaní uveďte záznam pre zamestnanie v pobočke: „Prijatý na pozíciu účtovník v pobočke Vladimir“.

Pri zápise do evidencie pracovného pomeru napíšte správne názov pobočky. Uveďte jeho číslo, ak je k dispozícii. Spoľahnite sa, aby ste sa vyhli chybám. Zistiť, . V „Personálnom systéme“ nájdete akčný algoritmus, ktorý vám pomôže vyhnúť sa otázkam zo strany kontrolných orgánov a zamestnancov.

Ako urobiť záznam do pracovného pomeru o prijatí riaditeľa?

Postup vypĺňania „Informácií o zamestnaní“ má svoje osobitosti. Vyplňte prvý a druhý stĺpec ako obvykle. Do tretieho zadajte nasledujúci záznam: „Zvolený do funkcie generálneho riaditeľa“. A do štvrtého zohľadnite jeden z dokumentov: príkaz na nástup do funkcie (bod 3.1 Pokynov pod č. 69); zápisnica z valného zhromaždenia účastníkov o voľbe riaditeľa (list Rostruda zo dňa 22.9.2010 pod č. 2894-6-1).

Riaditeľa urobte až po kontrole v matrike. Nenajímajte diskvalifikované osoby, ktoré majú zakázané viesť organizáciu. V opačnom prípade budete musieť urobiť záznam o prepustení, pretože osoba nemá právo začať vykonávať oficiálne povinnosti.

V niektorých prípadoch vznikajú ťažkosti s prípravou podkladov a v nich, ak je do funkcie generálneho riaditeľa zvolená tá istá osoba viackrát za sebou. Odborníci zo Sistema Personnel vám prezradia...

Počas týždňa si robte záznamy do pracovného zošita. Uchovávajte správu od dátumu vystavenia objednávky. Pri prepúšťaní zamestnanca si urobte poznámku do osobného dokladu v posledný pracovný deň. Dodržiavajte zákonné požiadavky a monitorujte zmeny v regulačnom rámci. Snažte sa vyvarovať chybám, aby zamestnanci nemali ťažkosti pri podávaní žiadostí o dôchodky, benefity a iné benefity.

Registrácia zošita: základné pravidlá

Postup pri vypĺňaní zošita upravuje:

• Zákonník práce Ruskej federácie (LC RF);
• Pravidlá vedenia a uchovávania pracovných zošitov, vytváranie tlačív pracovných zošitov a ich poskytovanie zamestnávateľom, schválené nariadením vlády Ruskej federácie „O pracovných zošitoch“ zo 16. apríla 2003 č. 225 (ďalej len Pravidlá, uznesenie č. 225);
• Pokyny na vypĺňanie zošitov schválené uznesením MPSVaR zo dňa 10.10.2003 č.69 (ďalej len Pokyny).

Žiaľ, medzi spomínanými dokumentmi sa často stretávame s rozpormi. Preto musí byť záznam o dobrovoľnom prepustení podľa Zákonníka práce Ruskej federácie vložený do dokumentu v prísnom súlade so znením kódexu (časť 5 článku 84.1 Zákonníka práce Ruskej federácie). Pravidlá zároveň hovoria, že je potrebné zapísať znenie v súlade s prepúšťacím rozkazom.

Zodpovední zamestnanci by sa mali zamerať na hierarchiu predpisov. Ak sú iné akty v rozpore so Zákonníkom práce Ruskej federácie, nemali by sa uplatňovať. Vo vyššie opísanom prípade je potrebné sformulovať objednávku (a následne záznam v evidencii práce) v súlade s kódexom.

Uvádzame základné pravidlá, ktoré povedia personalistovi, ako vyplniť pracovnú knihu:

• pracovné povolenie sa vydáva každému, kto pracuje v podniku dlhšie ako 5 dní;
• obdobie, počas ktorého je potrebné vykonať zápis, je 7 dní;
• V záznamoch musia byť použité arabské číslice;
• Môžete písať čiernym, modrým alebo fialovým perom;
• Skratky a opravy sú zakázané (opravy sú povolené len spôsobom ustanoveným v článku 27 Pravidiel, a to len v častiach „Informácie o práci“ a „Informácie o oceneniach“);
• Každý záznam musí mať sériové číslo.

Ako vyplniť časti zošita: príklad vyplnenia v rokoch 2018-2019

Tlačivo dokumentu bolo schválené uznesením č. 225 - kde získať tlačivo je popísané v článku Postup pri získavaní, uchovávaní a vypĺňaní tlačiva zošita (nuansy). Pracovný posudok teda pozostáva z niekoľkých častí, ktoré pomáhajú identifikovať zamestnanca, dozvedieť sa o jeho profesii, kvalifikácii, dĺžke praxe a získaných oceneniach. Tieto sekcie obsahujú:

• osobné údaje;
• informácie o pracovnej činnosti;
• informácie o stimuloch (okrem bonusov).

Spolu s vyššie uvedenými všeobecnými pravidlami zákonodarca pre každú časť vypracoval osobitné pravidlá na vyplnenie, ktoré zvážime nižšie.

Ako vyplniť titulnú stranu práce

Informácie o zamestnancovi sú uvedené na titulnej strane dokumentu. Podľa odseku 2 pokynov musí personalista zadať:

• osobné údaje zamestnanca, ako sú uvedené v pase, bez skratky;
• informácie o vzdelaní, ak má zamestnanec príslušný doklad;
• názov profesie, v ktorej bude osoba v podniku pracovať;
• dátum dokončenia dokumentu.

Všetky záznamy musia byť overené podpismi zamestnanca a personalistu, ako aj pečiatkou organizácie (ak existuje). Titulná strana sa vypĺňa na prvom pracovisku osoby.

Ak sa osobné údaje zamestnanca zmenili, personalisti môžu tieto údaje prečiarknuť jedným riadkom a uviesť nové. Na tento účel musí zamestnanec predložiť úradné dokumenty potvrdzujúce zmenu osobných údajov a personálny pracovník musí skopírovať informácie z týchto dokumentov na vnútornú stranu obálky zošita. Bližšie informácie o oprave priezviska v zošite nájdete v článku Záznam o zmene priezviska v zošite - vzor.

Na želanie môže zamestnávateľ umiestniť hologram na titulnú stranu - na čo slúži holografická nálepka je popísané v článku Kam správne umiestniť hologram v zošite - vzor?

Ako správne naformátovať časť „Informácie o úlohe“.

Zamestnanci personálneho oddelenia musia vedieť, ako správne zostaviť pracovnú knihu vrátane časti, v ktorej sú uvedené informácie o práci.

Potrebujete niekoho zamestnať? V tomto prípade sa zamestnanec personálnej služby musí riadiť odsekom 3 pokynov a zapísať do zošita pod poradovým číslom:

• názov organizácie v plnej a skrátenej forme;
• názov štrukturálnej jednotky, v ktorej osoba získa prácu;
• názov profesie, v ktorej bude zamestnanec pracovať;
• dátum nástupu zamestnanca do práce.

Ak osoba úspešne pracuje, získa novú hodnosť alebo triedu, musí to byť zaznamenané v jej pracovnej knihe.

Pod poradovým číslom pracovník HR oddelenia píše:

• informácie o pridelení zamestnancovi vyššej hodnosti alebo triedy;
• informácie o ďalších profesiách alebo kvalifikácii zamestnanca.

Ak sa pracovný pomer vyčerpal a nadišiel čas na rozlúčku so zamestnancom, zamestnávateľ musí správne zaevidovať jeho výpoveď v súlade s požiadavkami bodu 5 Pokynov.

Ak to chcete urobiť, v časti „Informácie o práci“ pod príslušným sériovým číslom musíte uviesť:

• dôvod prepustenia;
• dátum skončenia pracovného pomeru;
• názov, číslo a dátum rozhodnutia zamestnávateľa, na základe ktorého dochádza k výpovedi.

DÔLEŽITÉ! Údaje v dokumente musia byť uvedené presne a ich znenie musí byť v súlade s pracovnoprávnymi predpismi. Všetky prihlášky musia byť potvrdené pečiatkou organizácie (ak existuje) a podpisom jej vedúceho.

Postup na vyplnenie časti „Informácie o oceneniach“

Ďalšia dôležitá časť pracovnej knihy obsahuje informácie o oceneniach, ktoré zamestnanec získal v procese práce. V súlade s článkom 4 Pokynov sa informácie uvádzajú v tomto formáte:

• číslo záznamu;
• názov organizácie;
• informácie o ocenení;
• informácie o tom, kto zamestnanca ocenil;
• informácie o zásluhách, za ktoré bola osoba ocenená;
• odkaz na dokument, na základe ktorého bolo ocenenie vykonané.

Personalista musí túto časť vyplniť pozorne a správne, pretože údaje o oceneniach ovplyvňujú kariéru zamestnanca a poskytujú viac príležitostí pre jeho ďalšie zamestnanie.

Ako zdokumentovať špeciálne prípady v zošite

Niektoré prípady v pracovnoprávnych vzťahoch sú v zošite zdokumentované osobitným spôsobom. Medzi takéto prípady patrí práca na čiastočný úväzok. V súlade s bodom 3.1 Pokynov musí byť pracovný zošit uložený na mieste hlavnej práce. Pracovník na čiastočný úväzok však môže požiadať personálnu službu o doplnenie ďalších informácií do zošita. Na to stačí potvrdiť skutočnosť dodatočnej práce. Ako dôkaz môžete predložiť napríklad pracovnú zmluvu s inou organizáciou.

Prestup na inú prácu je pomerne bežný jav. Takéto zmeny v pracovnoprávnych vzťahoch musia byť zaznamenané aj v zošite. V tomto prípade sú uvedené nasledovné:

• číslo záznamu;
• dátum prevodu;
• prenos informácií;
• názov nového oddelenia alebo pozície;
• informácie o objednávke, na základe ktorej dochádza k presunu zamestnanca.

Zodpovednosť personálnych pracovníkov

Správne vyplnenie pracovného zošita je dôležitou súčasťou pracovnoprávnych vzťahov. V prípade nesprávneho vyplneného dokladu bude pre zamestnanca ťažké preukázať svoju prax. Okrem toho utrpí materiálne straty, pretože nebude môcť získať prácu s pracovnou knihou vyplnenou chybami.

Za porušenia v tejto oblasti môžu niesť zodpovednosť:

• podniky (správne podľa článkov 5.27 a 13.20 Kódexu správnych deliktov Ruskej federácie, ďalej len Kódex správnych deliktov Ruskej federácie, napríklad z dôvodu nevykonania potrebných záznamov v pracovných knihách alebo občianskeho práva , ak porušenie spôsobilo zamestnancovi straty);
• úradníci personálnej služby (správni podľa vyššie uvedených článkov Kódexu správnych deliktov Ruskej federácie za podobné porušenia, ako aj materiálne, ak porušenie personálu spôsobilo škodu podniku, a disciplinárne).

Zamestnanci HR oddelení musia starostlivo a starostlivo vyplniť pracovné zošity pomocou vzorov zošitov zostavených v súlade s prísnymi formalizovanými pravidlami, ktoré sú záväzné pre každého. Chyby a porušenia v tejto oblasti majú za následok administratívnu, občiansku, finančnú a disciplinárnu zodpovednosť.

Hlavný dokument potvrdzujúci pracovné skúsenosti možno považovať za pracovnú knihu. Pre správnu evidenciu výpovede v prac kniha Odpovedá personalista alebo samotný zamestnávateľ. Človek to po prepustení dostane do rúk. Dokument musí obsahovať príslušné poznámky týkajúce sa ukončenia zmluvy. Kniha musí byť podľa zákona vydaná včas. V opačnom prípade môže byť spoločnosti uložená pokuta. Povieme vám o správnom postupe odchodu zo spoločnosti v roku 2018.

Ako správne vyplniť pracovný zošit pri prepustení: všeobecný prístup

Ustanovenia Zákonníka práce o rozviazaní pracovnoprávnych vzťahov, ako aj regulačné požiadavky týkajúce sa pracovných kníh neprešli v roku 2018 zmenami. Preto pri vypĺňaní pracovnej knihy pri prepustení môžete bezpečne dodržiavať pravidlá platné v roku 2017.

Postup pri odchode z podniku je sprevádzaný vytvorením množstva dokumentov.

Podľa pracovného práva sa za deň prepustenia považuje posledný pracovný deň. Organizácia (IP) musí plne zaplatiť zamestnancovi, ktorý ukončil pracovný pomer, a tiež mu vydať všetky potrebné dokumenty:

• pracovná kniha;
• potvrdenia o pracovnej činnosti, výška zárobku, prevedená daň z príjmu fyzických osôb a odvody.

Povinnosti zamestnávateľa zahŕňajú nielen vydávanie dokumentov osobe po skončení pracovnej zmluvy, ale aj správne vyplnenie záznamu v pracovnej knihe pri prepustení.

Zároveň údaje o prijatí zamestnanca na voľné pracovné miesto už musia byť zapísané v evidencii pracovného pomeru. Tie obsahujú:

• názov zamestnávateľa (podnik alebo samostatný podnikateľ);
• na základe ktorej zamestnanec preberá povinnosti (číslo a dátum objednávky);
• informácie o zastávanej pozícii.

Skôr urobené poznámky musia zodpovedať skutočnej pracovnej situácii. Potom musíte urobiť záznam v zošite o prepustení. Existujúcu pracovnú zmluvu je možné ukončiť na základe objednávky - zákl.

Všetky údaje v pracovnom výkaze by mali byť zaznamenané:

1. podpis personalistu (vedúceho spoločnosti, ktorý je zodpovedný za vedenie účtovníctva);
2. pečať organizácie (ak vôbec existuje).

Zamestnanec sa musí vždy na mieste presvedčiť, či sú záznamy v knihe úplne pravdivé. Preto jeho podpis v pracovnej knihe pri prepustení bude znamenať, že:

• súhlasí so zaznamenanými údajmi;
• Kniha o ukončení zmluvy bola doručená včas.

Tieto akcie sú však možné, ak je zamestnanec v podniku v posledný deň práce. V ostatných prípadoch sa povolenie na zamestnanie vydáva iným spôsobom (prostredníctvom kolegu, poštou) alebo na základe písomnej žiadosti záujemcu (príbuzného a pod.).

Ako na to záznam o prepustení v pracovnej knihe

Zadávanie informácií o ukončení pracovného pomeru väčšinou nerobí veľké ťažkosti. Majte na pamäti: správne zadanie nevyvolá v budúcnosti ďalšie otázky zo strany inšpektorátu práce a daňových úradov.

Najčastejším dôvodom odchodu zo zamestnania je spravidla túžba samotného zamestnanca. Vzor vyplnenia pracovnej knihy pri prepustení v roku 2018 znamená prítomnosť nasledujúcich pozícií (pozri tabuľku).

Upozorňujeme, že záznam o prepustení v poradí prevodu sa vykonáva podľa rovnakého vzoru. Rozdiel bude len na základe Zákonníka práce Ruskej federácie.

PRÍKLAD

Ak je potrebné urobiť záznam o prepustení z vlastnej vôle, pozrite si odsek 3 článku 77 Zákonníka práce Ruskej federácie. Poznámka : Všetky slová v tomto prípade nemožno skrátiť. Písanie „s. 3 polievkové lyžice. 77 Zákonníka práce Ruskej federácie“ bude považovaný za chybný).

Ak je potrebné prepustiť zamestnanca prevodom, odkazuje sa na „článok 5 článku 77 Zákonníka práce Ruskej federácie“:

Ako niekoho vyhodiť kvôli starobe

Dôvodom skončenia pracovného pomeru môže byť aj odchod zamestnanca do dôchodku alebo dosiahnutie úctyhodného veku. A takáto situácia by mala byť zaznamenaná v pracovnej knihe.

Upozorňujeme, že výpoveď z dôvodu vysokého veku, zápis do evidencie pracovného pomeru predpokladá to isté ako pri skončení pracovného pomeru z vlastnej iniciatívy alebo so súhlasom oboch strán. To znamená, že odsek 1 článku 77 Zákonníka práce Ruskej federácie.

Tu by sme nemali zabúdať, že v takýchto situáciách človek nemusí pracovať 2 týždne, aby nakoniec opustil organizáciu. Deň prepustenia sa musí zhodovať s dátumom uvedeným v žiadosti.

Oneskorenie pracovného záznamu pri prepustení

Nie vždy je možné požadované doklady pri ukončení pracovnej zmluvy vydať zamestnancom v posledný pracovný deň. Teda deň prepustenia. V prípade viacerých okolností sa knihy môžu dostať k svojim majiteľom o niečo neskôr.

Napríklad v prípade neprítomnosti zamestnanca z dôvodu choroby alebo neprítomnosti sa mu doklady vydávajú osobne na základe písomnej žiadosti do 3 pracovných dní. Stojí za zmienku, že v tejto chvíli by už oznámenie o prepustení malo byť v zošite.

Ak nie je možné knihu osobne odovzdať, zamestnávateľ pošle dokumenty bývalému zamestnancovi Ruskou poštou. Podkladom na vykonanie týchto úkonov by mala byť aj písomná žiadosť prepustenej osoby. Rozdielom od bežného postupu pri odovzdávaní dokumentu je skutočnosť, kto pri prepustení podpíše zošit. Vzhľadom na to, že v tomto prípade nie je možné získať podpis bývalého zamestnanca, skutočnosť prepustenia zaznamenáva iba zamestnávateľ.

V ostatných prípadoch je oneskorenie pracovného zošita vinou zamestnávateľa neprijateľné. Vedenie môže byť brané na zodpovednosť:

• za neskoré vydanie dokladu;
• ak vykonané záznamy nezodpovedajú vyplneniu zošita pri prepustení vzorky 2018.

Organizáciám môže byť uložená pokuta až do výšky 50 000 rubľov podľa prvej časti čl. 5.27 Kódex správnych deliktov Ruskej federácie.

Prepustenie z podnetu zamestnanca (na jeho vlastnú žiadosť) je už tradične najčastejším dôvodom ukončenia pracovnej zmluvy. Napriek zjavnej jednoduchosti registrácie majú odborníci často otázky, ako správne odraziť tento záznam v pracovnej knihe zamestnanca. Pozrime sa na situácie, v ktorých dochádza k chybám, aby sme sa im vyhli.

Prepustenie na podnet zamestnanca

• « prepustený na vlastnú žiadosť, Zákonník práce Ruskej federácie“;
• „prepustený na podnet zamestnanca, Zákonník práce Ruskej federácie“;
• „pracovná zmluva bola ukončená na vlastnú žiadosť podľa Zákonníka práce Ruskej federácie“;
• „pracovná zmluva bola ukončená na podnet zamestnanca, Zákonník práce Ruskej federácie“;
• „pracovná zmluva bola ukončená na vlastnú žiadosť podľa Zákonníka práce Ruskej federácie“;
• « pracovná zmluva bola ukončená na podnet zamestnanca, Zákonníka práce Ruskej federácie.

Každá z týchto formulácií môže byť navyše doplnená o uvedenie dôvodov, prečo zamestnancovi poskytnúť benefity a výhody.

Záznam o prepustení sa robí v časti „Informácie o práci“ zošita alebo v prílohe.

Potom sú všetky záznamy vykonané v tejto organizácii certifikované podpisom osoby zodpovednej za vedenie pracovných kníh a pečiatkou organizácie.

Samotný zamestnanec, vlastník zošita, sa podpisuje nižšie (článok 35 Pravidiel na udržiavanie a uchovávanie pracovných zošitov, vytváranie tlačív zošitov a ich poskytovanie zamestnávateľom, schválené nariadením vlády Ruskej federácie zo 16. 2003 N 225).