Efektívne plánovanie pracovného času v podniku. Plánovanie pracovného času - abstrakt

Vo svojej pracovnej praxi som sa opakovane stretol s manažérmi, ktorí majú jednu dôležitú schopnosť. Je to schopnosť robiť veľa vecí počas dňa, správne určovať priority a bez stresu. Takého človeka jednoducho nemožno zasypať skutkami. Bez ohľadu na to, koľko projektov sa práve realizuje, rýchlo, pokojne a správne určí priority, zoskupí úlohy a začne ich plniť jednu po druhej. Dosť som o tom premýšľal, rozprával sa s kolegami a uvedomil som si, že vo väčšine prípadov táto schopnosť nie je vrodená, ale získaná.

Keď som bol na strednej škole, môj milovaný strýko mi dal dobrú radu: „Majte prehľad o tom, čo robíte počas dňa, a na konci to zhrňte. Strýko pracoval pre Medzinárodnú organizáciu práce a vedel, o čom hovorí. Stále som mu vďačný za jeho rady a aj sebe, že som sa nimi riadil. Keď som skončil školu, mal som jasný rozvrh, väčšinu úloh a úloh na každý deň som mal vopred naplánovanú a nespôsobovalo to vo mne žiadne protesty ani nepohodlie.

Neskôr som toto pravidlo dodržiaval do konca života. Plány a úlohy sa menili a zvyk robiť počas dňa niekoľko rôznych vecí len silnel a s tým aj efektivita a efektivita mojej práce. Koniec koncov, ak sa nad tým zamyslíte, vysoká únava, apatia, nízka produktivita sú z väčšej časti výsledkom našej vízie seba samých, našej práce a v neposlednom rade chýbajúceho návyku plánovania a stanovovania priorít. Pre niektorých tvorivých pracovníkov a špecialistov úzkeho profilu to pravdepodobne nie je výrazná nevýhoda, no byť dobrým manažérom bez schopnosti plánovať aktivity, určovať priority a zoskupovať úlohy to nepôjde.

Takže ak ste si nezvykli plánovať veci v škole alebo na vysokej škole, je najlepšie to urobiť čo najskôr. Najprv zistite, čo vlastne cez deň robíte. Len si každú polhodinu poznačte, čomu ste tento čas venovali. Keď si prezriete svoje týždenné poznámky, budete prekvapení, koľko času strácate na nedôležité, prekrývajúce sa alebo jednoducho nepodstatné činnosti a úlohy. V súlade s tým je ďalším krokom odstránenie všetkého nepotrebného. Aj to bude trvať dlho, niektorých zvykov či rituálov sa zbavuje veľmi ťažko. Tretím krokom je zoskupiť hlavné úlohy a typy práce a zaoberať sa nimi postupne, nie v ľubovoľnom poradí. To výrazne zvýši vašu schopnosť sústrediť sa. Na prvý pohľad je to veľmi jednoduché, nie je to o nič zložitejšie ako cvičiť ráno. Ale nie každý sa zaoberá nabíjaním.

Čo sa týka plánovania dňa, aj teraz tomu venujem veľa času (aj keď moji asistenti robia veľa prípravných a organizačných prác). Možno neskôr napíšem príspevok o úlohe osobného asistenta v práci lídra. Základom správneho time managementu je. To je pre mňa stratégia, vzťahy s kľúčovými klientmi a partnermi, najväčšie obchody, tím, termíny a motivácia zamestnancov. Ak sa vyskytne problém v jednom z týchto smerov, tak toto je môj problém, ktorý musím najskôr vyriešiť.

Ďalším zásadným bodom je prítomnosť v časovej osi pre neplánované aktivity. Stávajú sa vždy a je dôležité mať trochu voľnosti, pretože nie je nič horšie, ako keď sa jedno stretnutie vkradne do druhého alebo musíte niečo narýchlo vybaviť.

Nezabudnite, že všetci ľudia sú iní, čo znamená, že plánovanie by malo byť individuálne. Môj optimálny rozvrh som si vybudoval už dávno. Zvyčajne o 9:00 dokončujem s tímom harmonogram a prechádzam briefingy s popisom stretnutí, ktoré mám dnes urobiť. Príprava briefov je samostatný problém: jasne popisujú ciele, ciele, účastníkov. Šetrí mi to aj čas. Asi po desiatich stretnutiach idem domov a venujem sa rodine, chodím pravidelne na jogu alebo do fitness. A bližšie k noci stále pracujem elektronicky. Táto rutina mi umožňuje už raz neprepínať medzi typmi práce a je jednoduchšie zadať požadovaný režim. Aby som si ho však vybudoval a dodržal, potreboval som si začať plánovať čas od školy.

Kto z nás sa nezamýšľal nad tým, čo je najväčšia hodnota? Názory na túto otázku sa často líšia. Niektorí veria, že informácie, iní - čas. Napriek tomu, že moderná spoločnosť má dostatok príležitostí na šetrenie času, z nejakého dôvodu je času málo. A hneď sa mi vynoria myšlienky: „Prečo si technologický pokrok robí krutý vtip?“, „Ako stihnúť všetko a ešte dobre?“, „Ako si rozvrhnúť a naplánovať deň, aby si sa aspoň čiastočne vyložil? “. Všetko je veľmi jednoduché. Musíte sa len naučiť, ako si správne naplánovať čas.

Pravidlá, ktoré treba dodržiavať, ak chcete byť úspešní

Aby ste urobili všetko a mali čas na odpočinok, mali by ste:

• vypracovať konkrétny plán;
• uprednostňovať riešenie malých dôležitých záležitostí bez toho, aby ste ich nechali na neskôr;
• nestrácajte pracovný čas na zbytočné veci;
• analyzovať dokončené úlohy na dennej báze;
• správne stanoviť priority podľa dôležitosti;
• udržiavať poriadok;
• rozvíjať vôľu nasledovať nové návyky.

Ako sa naučiť plánovať svoj deň: fázy plánovania času hlavy

Zdá sa, že je správne rozvrhnúť pracovný čas, určiť postupnosť každodennej práce nie je ťažké, ale nie každý to dokáže. Ak vám prídu na um myšlienky, ako robiť dôležité veci včas a neunaviť sa, je dôležité naučiť sa správne plánovať a prideľovať si čas. Dôležitú úlohu tu zohráva správne zostavený plán denného režimu.

Nezabudnite na taký dôležitý faktor, akým je obmedzený čas. Čas sa nedá zastaviť, zmeniť, vrátiť, čo znamená, že to isté platí o práci, záležitostiach a celkovo o našom živote.

Existujú nasledujúce fázy plánovania pracovného času:

• rozvíjanie disciplíny (naučenie sa kontrolovať svoj deň je dôležitou úlohou úspešného lídra);
• určenie stupňa dôležitosti prípadov (je povolené plánovať najviac 3 naliehavé prípady denne);
• racionálne rozdelenie prípadov na dôležité, naliehavé, ľahké, jednoduché, bezvýznamné;
• vypracovanie fázového plánu vykonávania práce;
• zbavenie sa jednoduchých, malých, ľahkých vecí, ktorých dokončenie trvá menej ako 10 minút (vyloženie v nasledujúcich dňoch);
• odmietnutie manažéra od činností, ktoré „kradnú“ čas (sledovanie televíznych relácií, veľa hodín komunikácie na sociálnych sieťach, stretnutia s priateľmi);
• definícia každej veci v dome a pri práci na svojom mieste;
• zbaviť sa pracovného odpadu (10 minút denne stačí na triedenie dokumentov a vyhadzovanie nepotrebných);
• výber koníčkov pre voľný čas.

Aby ste neprišli o priateľov a správne šetrili čas, musíte dodržiavať pravidlo: navštevovať stránky na sociálnych sieťach 2-krát týždenne, vyčleniť si víkendy na stretnutia s priateľmi, vopred si naplánovať osobné stretnutia, skrátiť čas „prázdnych“ telefonických rozhovorov do 15 minút denne.

Ako vytvoriť pracovný plán

Úspešné plánovanie je možné, ak vo svojej práci dodržiavate nasledujúcu postupnosť:

1. Stanovte si ciele a zámery, na základe ktorých vypracujete pracovný plán. Môže byť krátkodobý (na týždeň) alebo dlhodobý (na mesiac, štvrťrok, rok).

Pozor: Úspešný vodca by sa nemal odchýliť ani o krok od plánu. Môžete ho upraviť, napríklad vymeniť veci, dni dôležitých stretnutí, naplánovať udalosti na inokedy, ale v žiadnom prípade ich nemôžete radikálne zmeniť.

1. Zadávajte úlohy a stanovujte termíny ich splnenia. Je dôležité naučiť sa v prvom rade robiť veci, ktoré majú obmedzený časový rámec a ktoré si vyžadujú veľa úsilia. Potom môžete plánovať strednodobé úlohy a prácu, ktorá si vyžaduje implementáciu štandardných funkcií. Posledná vec, ktorú treba urobiť, je menej dôležitá práca.

1. Povinné označovanie naliehavých záležitostí, ktoré vznikli v predvečer exekúcie vo vašom denníku alebo kalendári (umožňuje manažérovi stihnúť všetko načas, bez toho, aby mu unikli dôležité body).

1. Analýza všetkých prípadov, redukcia zoznamu úloh (v rámci možností).

Ak chcete uvoľniť svoj deň, je dôležité:

1. Dodržujte obmedzenie vykonávania prípadov: nie viac ako 3 urgentné, celkovo nie viac ako 10 za deň.
2. Pri plánovaní dodržujte dokončenie zložitých úloh v priaznivejšom čase, najlepšie v ranných, ľahkých – na konci pracovnej zmeny.
3. Nevykonávajte ďalšiu prácu bez dokončenia predchádzajúcej (je dôležité plánovať úlohy po etapách po dokončení predtým dohodnutých úloh).
4. Nenechávajte nedokončené záležitosti, neprenášajte ich na nasledujúci pracovný deň.
5. Ak sú ešte nevyriešené úlohy, odporúča sa zaznamenať si ich v kalendári dôležitých prípadov, kde by mali byť osobitne zaznamenané. V prípade, že rovnaká úloha stabilne „žije“ v denníku niekoľko dní po sebe, stojí za zváženie, ako ju odmietnuť alebo jednoducho preniesť na inú osobu, ktorá ju vykonáva.

Tajomstvo racionálneho plánovania

Správne plánovanie dňa vám umožní:

• posúdenie plánu práce, úprava úloh, zostavenie denného režimu;
• kontrola nad vykonávaním prípadov, vylúčenie súčasného vykonávania viacerých úloh (inak hrozí nízky výkon v práci);
• dokončenie začatých prípadov;
• odstraňovanie prekážok, ktoré manažérovi bránia v plnení zadaných úloh, odpútavajú pozornosť, ovplyvňujú plány;
• striedanie práce s odpočinkom;
• analýza časového plánovania;
• neustále zlepšovanie ich výkonnosti.

Tajomstvo šetrenia času manažéra

1. Je dôležité kombinovať podobné úlohy, napríklad kombinovať rokovania, rozoberať korešpondenciu, odpovedať na e-maily.
2. Rovnako dôležité je vytvorenie pokojného prostredia. Je to potrebné, aby nič neodvádzalo pozornosť od práce.
3. Obmedzením pracovného času sa vyhnete neproduktívnym výsledkom z obchodných stretnutí.
4. Schopnosť určovať priority je dôležitým ukazovateľom racionality a konzistentnosti záležitostí, čo ovplyvňuje dosahovanie cieľov.
5. Vykonávanie mimoriadne dôležitých úloh umožňuje vedúcemu dosahovať vysoký výkon vo svojej práci.
6. Značná časť času pomôže ušetriť rozdelenie úloh medzi zamestnancov.
7. Rovnako dôležité je aj fázovanie práce. Pohyb smerom k cieľu je oveľa jednoduchší, ak vyleziete po schodoch, počnúc malými vecami a dosiahnete výšky.
8. Vedenie denníka dôležitých vecí pomôže eliminovať prekrývanie jednej úlohy s druhou, hromadenie prípadov na konci mesiaca.
9. Dôležité rozhodnutia je najlepšie robiť ráno. Môžete si tak navodiť pocit úspechu na celý pracovný deň.
10. Pri vytváraní plánov, harmonogramov je dôležité brať do úvahy skutočnú úroveň schopnosti pracovať, pretože je to on, kto ovplyvňuje konečný výsledok práce.

Plánovanie a organizácia práce je kľúčom k ďalšiemu sebarozvoju. Prečítajte si o základných princípoch a pravidlách denného plánovania v článku.

Z článku sa dozviete:

Prečo potrebujete denné plánovanie?

Nie každý chápe, prečo si treba plánovať svoj pracovný deň. Každý človek predsa aj bez plánovania vie, aké funkcie vykonáva a aké veci má robiť. Mnohí nevidia zmysel v plánovaní dňa, pretože vždy sa vyskytnú neočakávané úlohy, ktoré môžu zamiešať všetky vopred naplánované položky.

Stiahnite si súvisiace dokumenty:

Ak porovnáme dvoch pracovníkov, ktorí vykonávajú rovnaké funkcie a majú rovnaké schopnosti, zistíme, že objem a kvalita ich práce rôzne. Jeden zamestnanec zvláda riešiť aktuálne aj strategické úlohy, druhý nestíha plniť ani urgentné zadania a je nútený neustále ostať po práci. Najlepšie výsledky ukážu tí, ktorí sú viac . Teda taký, pre ktorého je proces plánovania každodennou povinnosťou a potrebou. Mať plán, aj na psychickej úrovni, človeka zmobilizuje. Má pevne stanovený cieľ a je tu vnútorná potreba ho dosiahnuť.

Ako efektívne plánovať?

Plánovanie a organizáciu práce vykonáva zamestnanec. Nie manažér, ale zamestnanec by si mal dávať úlohy. V tomto prípade si stanovuje ciele sám, koná v smere, ktorý si vyberie. Percento dokončených úloh pri samostatnom plánovaní je spravidla vyššie ako pri realizácii generálky vyvinutý vedúcim.

Existuje v praxi overený systém plánovania práce, ktorý zabezpečuje optimálne využitie pracovného času. Je to súbor princípov, podľa ktorých môže človek zostaviť kompetentný, realistický a realizovateľný plán.

V prvom rade si stanovte, čo musíte zahrnúť do svojho denného plánu. Mal by sa vypracovať s prihliadnutím na strategický plán vypracovaný na šesť mesiacov alebo rok. Plánovanie na každý deň zohľadňuje všetky úlohy naplánované na implementáciu, priamo súvisiace s prácou aj sekundárne. Napríklad zablahoželanie kolegovi k narodeninám. Okrem tých položiek, na ktoré vodca čaká, musia byť do plánu zahrnuté aj osobné záležitosti. Toto je potrebné pre osobný rozvoj a vytváranie pozitívneho obrazu.

Pri plánovaní práce by sa veľké úlohy, ktorých dokončenie bude trvať niekoľko dní alebo týždňov, mali rozdeliť na etapy a vykonávať postupne. Nastavte dátum splatnosti pre každý míľnik. Urobte si plán na ďalší deň, vrátane podúloh v ňom. Na zostavenie plánu môžete použiť bežný papierový denník alebo špeciálny program.

Účelom plánovania práce nie je za každú cenu plnenie položiek plánu, ale včasné a kvalitné plnenie prioritných úloh a urgentných úloh. Preto musí byť zoznam úloh naplánovaných na implementáciu zoradený a usporiadaný v zostupnom poradí podľa priority. Prebieha Môžete použiť viacero metód súčasne.

Najvyššiu prioritu majú napríklad úlohy s pevným termínom a úlohy, ktorých riešenie si vyžaduje väčšie úsilie. Druhým najdôležitejším budú denné povinné úlohy a tie úlohy, ktorých termíny sú naplánované na najbližšie dni. Najnižšou prioritou v dennom plánovaní sú drobné záležitosti, ktorých zlyhanie nebude mať výrazné negatívne dôsledky.

Pravidlá denného plánovania

Rovnako ako plánovanie práce podniku, aj plánovanie pracovného dňa jednotlivého zamestnanca sa musí riadiť pravidlami. Ich dodržiavanie pomôže zabezpečiť realizáciu plánov v pohodlnom režime pre vás.

1. Naplánujte si maximálne 70 % svojho pracovného času. To vám umožní pokojne vykonávať naliehavé neplánované úlohy a nebudete nervózni, ak budete musieť byť rozptýlení od vykonávania. .
2. Nezaraďujte do denného plánu viac ako tri dôležité a naliehavé úlohy súčasne. Obmedzte celkový počet položiek plánu na desať.
3. Vytvorte rovnaký typ puzdier do blokov. Pomôže to vykonať ich pomocou jediného algoritmu, ktorý skráti čas vykonania.
4. Presuňte proces plánovania na večer predchádzajúceho dňa. V prípade potreby budete mať čas na úpravu plánu.
5. Plánujte zložité prípady podľa vašich biorytmov. Niekto sa vyznačuje zvýšenou účinnosťou ráno, niekto popoludní a niekto pracuje najproduktívnejšie večer.
6. Nezačínajte novú úlohu, kým nedokončíte prácu, ktorú ste už začali. Ak ste museli prerušiť - vráťte sa a dokončite, čo ste začali.
7. Neodkladajte vykonanie neplánovanej úlohy, ak sa dá urobiť za pár minút.
8. Robte si prestávky každú hodinu bez toho, aby ste zostali v práci. Prestávky venujte ľahkej rozcvičke, pomôže vám to „osviežiť“ hlavu.
9. Nezamieňajte s dosahovaním cieľov si nedávajte ciele a nenačrtnite objemy, s ktorými bude ťažké sa vyrovnať.
10. Ak existujú nedokončené úlohy, ktoré nestratili aktuálnosť, preneste ich do plánu na ďalší deň.
11. Usporiadajte si pracovisko tak, aby sa vám v ňom pracovalo pohodlne.

Záver

Plánovanie na každý deň je užitočná a potrebná zručnosť. Je to spôsob sebaorganizácie a sebarozvoja, záruka, že môžete pracovať efektívne. Navrhovaný systém plánovania práce pomôže pochopiť základné princípy time management a úspešne aplikovať tieto poznatky v praxi.

Ak začnete dôkladne chápať, aké faktory ovplyvňujú život človeka vo všeobecnosti, nájdete ich veľa. Akákoľvek oblasť života človeka a každá oblasť jeho činnosti má, samozrejme, množstvo zvláštností a niekedy to, čo platí pre jednu, je pre druhú úplne nepoužiteľné. Napriek tomu však existujú niektoré základné princípy, ktoré sú účinné úplne vo všetkom. Jeden z týchto princípov, alebo presnejšie zákonov, ktoré možno považovať za garantov úspechu v akejkoľvek oblasti, môžeme pokojne nazvať schopnosťou plánovať a stanovovať priority. Prečo je to také dôležité, sa dozvieme v prezentovanej lekcii tréningu time managementu.

Po preštudovaní tohto materiálu sa dozviete o tom, čo je obchodné plánovanie a aké sú jeho vlastnosti, prečo je potrebné a dôležité robiť zoznamy pracovných, osobných a domácich prác na dennej báze. Okrem toho zvážime niekoľko efektívnych metód a princípov plánovania, z ktorých niektoré sú určené na každý deň a niektoré majú sľubnejšie zameranie - na týždeň, mesiac, rok a dokonca aj niekoľko rokov. Tento kurz nášho online školenia bude užitočný pre ľudí všetkých vekových kategórií a profesií a získané informácie bude možné použiť na dosiahnutie vašich cieľov od prvého dňa.

Čo je plánovanie. Typy plánovania. Stanovenie priorít

Proces plánovania

Plánovanie je proces optimálnej alokácie zdrojov potrebných na dosiahnutie cieľov a zámerov, ako aj súboru procesov, ktoré sú spojené s ich stanovovaním a realizáciou. Plánovanie je neoddeliteľnou súčasťou time managementu (time management) a pri šikovnej aplikácii výrazne zvyšuje jeho efektivitu.

Vo svojej najjednoduchšej a najformálnejšej interpretácii je plánovanie charakterizované nasledujúcimi krokmi:

1. Fáza stanovovania cieľov (úloh)
2. Fáza zostavovania plánu na dosiahnutie zamýšľaného
3. Fáza návrhu variantu
4. Fáza identifikácie požadovaných zdrojov, ako aj ich zdrojov
5. Fáza určovania vedúcich pracovníkov a brífing
6. Fáza fixovania výsledkov plánovania vo fyzickej forme (plán, projekt, mapa atď.)

Typy plánovania

Plánovanie, ako už bolo uvedené, je použiteľné pre absolútne akúkoľvek sféru života, ale v závislosti od toho môže mať svoje vlastné charakteristiky, ktoré sa zase prejavujú vo formách a obsahu, ktoré sa líšia formou a obsahom.

Typy plánovania sa líšia:

Z nutnosti

• Direktívne plánovanie – znamená povinné vykonávanie stanovených úloh, má vždy konkrétneho adresáta a vyznačuje sa zvýšenou detailnosťou. Ako príklad môžeme uviesť stanovovanie úloh súvisiacich s riešením otázok štátneho/národného významu, prácou v podnikoch a pod.
• Indikatívne plánovanie je opakom prvého: nezahŕňa povinné a presné vykonávanie, má skôr poradný a usmerňujúci charakter. Tento typ plánovania je rozšírený v systéme makroekonomického rozvoja rôznych štátov.

Časový rámec na dosiahnutie cieľov

• Krátkodobé (aktuálne) plánovanie – počíta sa na obdobie do 1 roka a môže pozostávať z plánov na deň, týždeň, mesiac, štvrťrok, šesť mesiacov. Najbežnejší typ plánovania. Používajú ho ako obyčajní ľudia v procese každodenného života, tak aj vedúci rôznych organizácií.
• Strednodobé plánovanie – počíta sa na obdobie 1 až 5 rokov. Táto forma plánovania je bežná v činnostiach vládnych agentúr, firiem a podnikov, ale často ju využívajú strategicky zmýšľajúci ľudia. V niektorých prípadoch sa môže kombinovať s aktuálnym plánovaním, čo je v kombinácii priebežné plánovanie.
• Dlhodobé (perspektívne) plánovanie - počíta sa spravidla na niekoľko (5, 10, 20) rokov dopredu. Najčastejšie sa tento typ plánovania používa vo veľkých podnikoch na plnenie úloh sociálneho, ekonomického, vedeckého a technologického charakteru atď.

• Strategické plánovanie je väčšinou dlhodobé. Pomocou neho sa určujú hlavné smery v činnosti organizácií: rozširovanie aktivít, vytváranie nových smerov, stimulácia pracovného toku, štúdium trhu a jeho segmentov, štúdium dopytu, charakteristiky cieľového publika atď. Rozšírené v činnosti organizácií.
• Taktické plánovanie – najčastejšie je rovnaké – dlhodobé. Jeho hlavným cieľom je vytvárať potrebné podmienky na realizáciu príležitostí nájdených prostredníctvom aplikácie strategického plánovania. Taktické plánovanie sa spravidla používa pri plánovaní ekonomického, sociálneho a výrobného rozvoja organizácie. Rozšírené v činnosti organizácií.
• Operačno-kalendárne plánovanie je konečnou fázou strategického a taktického plánovania. Slúži najmä na realizáciu procesu dosahovania stanovených výsledkov. Pomocou neho sú špecifikované všetky ukazovatele a práca organizácie je priamo organizovaná. Prevádzkové plánovanie zahŕňa určenie času na splnenie úloh, prípravu implementácie procesu, vedenie záznamov, monitorovanie a analýzu procesu. Rozšírené v činnosti organizácií.
• Podnikateľské plánovanie – slúži na posúdenie realizovateľnosti, relevantnosti a efektívnosti plánovaných činností. Vypracovanie podnikateľského plánu prebieha veľmi opatrne, pričom sa zohľadňujú všetky druhy ukazovateľov, príležitostí, návrhov atď. Je to bežné v činnosti organizácií a v práci podnikateľov.

Okrem uvažovaných typov plánovania, ktoré zohľadňujú primárne aspekty, existujú aj také, ktoré zohľadňujú sekundárne. Na druhej strane sa líšia:

Podľa stupňa krytia

• Všeobecné plánovanie – pokrýva všetky detaily kontextu.
• Čiastočné plánovanie – pokrýva niektoré detaily kontextu.

Plánovaním objektov

• Cieľové plánovanie – zahŕňa definovanie požadovaných cieľov, ktoré sa majú dosiahnuť.
• Plánovanie fondu – zahŕňa plánovanie prostriedkov potrebných na dosiahnutie výsledku (financie, informácie, personál, vybavenie atď.).
• Plánovanie programu – zahŕňa vývoj programov potrebných na dosiahnutie výsledku.
• Akčné plánovanie – zahŕňa určenie činností potrebných na dosiahnutie výsledku.

Podľa hĺbky

• Agregované plánovanie – nastáva pri zohľadnení spoločných parametrov.
• Detailné plánovanie – zohľadňuje všetky detaily a vlastnosti.

Koordinácia plánov v priebehu času

• Sekvenčné plánovanie – zahŕňa dlhý proces, ktorý pozostáva z niekoľkých menších etáp.
• Simultánne plánovanie – znamená jednorazovú krátku fázu.

Účtovanie zmien údajov

• Rigidné plánovanie - znamená povinné dodržanie stanovených parametrov.
• Flexibilné plánovanie – znamená možnosť nedodržania nastavených parametrov a vznik nových.

v poriadku

• Usporiadané plánovanie – zahŕňa postupné vykonávanie plánov, jeden po druhom.
• Priebežné plánovanie – znamená predĺženie plánu na ďalšie obdobie po jeho ukončení v aktuálnom období.
• Mimoriadne plánovanie – znamená realizáciu plánu podľa potreby.

Stanovenie priorít

Prioritizácia je proces stanovovania priorít - ukazovateľ prevahy dôležitosti tej či onej položky plánu nad ostatnými. Stanovenie priorít je dôležité z toho dôvodu, že medzi veľkým počtom rôznych nuancií a vlastností sú tie, ktoré sú najmenej dôležité a majú minimálny vplyv na proces dosahovania cieľa, ako aj tie, ktoré v tomto procese zohrávajú dominantnú úlohu. . Schopnosť určovať priority možno nazvať ďalším ukazovateľom účinnosti a efektívnosti akéhokoľvek plánovacieho procesu, pretože. dôraz na najvýznamnejšie body plánu je často rozhodujúci v otázke, či sa cieľ dosiahne alebo nie.

Ako vidíte, plánovanie ako proces sa vyznačuje značným počtom rôznych nuancií. Ktorýkoľvek z typov je možné použiť samostatne a možno aj v kombinácii s inými. Hlavnou vecou pri výbere je zohľadniť všetky vlastnosti vašej činnosti. Ale bez ohľadu na to, koľko typov plánovania existuje, bez ohľadu na to, koľko ich zvažujeme, bez ohľadu na to, koľko príkladov uvedieme, toto všetko nebude mať žiadnu hodnotu, ak nerozumieme, prečo vôbec musíme niečo plánovať, čo výhody to má ako nám to pomôže v živote? To sú otázky, na ktoré sa pokúsime odpovedať v nasledujúcej časti.

Na čo sa plánuje?

Vzhľadom na to, že naše školenia sú venované metódam zvyšovania osobnej produktivity, tu a ďalej v lekcii budeme uvažovať o plánovaní vo vzťahu k činnosti človeka, a nie organizácií, firiem, podnikov atď.

Plánovanie je faktor, ktorý do značnej miery určuje nielen to, či človek dosiahne to, čo chce, ale aj to, čo dosiahne vo všeobecnosti. Faktom je, že samotný plánovací proces nemá jediný a úzko zameraný účinok, ale ovplyvňuje komplexným spôsobom, ovplyvňuje mnohé osobné ukazovatele človeka, smer jeho konania a spôsob života vo všeobecnosti. Nižšie uvádzame len niekoľko pozitívnych aspektov plánovania a výhod, ktoré poskytuje.

Špecifikácia cieľa

Len čo si človek začne plánovať svoje aktivity, aktivuje sa jeho myslenie, kreativita, zvyšuje sa mozgová aktivita. Môžete niečo chcieť a „akoby“ si to predstavovať, pričom si myslíte, že presne viete, čo chcete. Ale len čo si sadnete k zostaveniu plánu a začnete ho dôkladne premýšľať, váš cieľ sa začne premieňať z abstraktného na konkrétny. Postupne si ho začnete detailne predstavovať, zohľadňovať jeho vlastnosti, nejako ho obmieňať. Jedno príslovie hovorí, že loď, ktorá nevie, kam ide, nikdy nedorazí do cieľa. Rovnako aj človek – ak nevie, čo presne chce, nikdy to nedosiahne. Plánovanie umožňuje pochopiť a uvedomiť si, čo skutočne chcete a nájsť konkrétny cieľ.

Jasný akčný plán

Aj keď vieme, čo chceme, možno to nikdy nedosiahneme, ak nevieme, čo na to potrebujeme. Naše ciele môžu byť megaglobálne, dobré a úžasné, ale zostanú len obrazom toho, čo chceme mať a čo robiť. Tento stav je napravený pomocou plánovania. Po prvé, umožňuje určiť konkrétne kroky, ktoré je potrebné vykonať, aby ste dosiahli požadovaný výsledok. Po druhé, pomáha určiť zdroje potrebné na to a ich zdroje. Po tretie, poskytuje možnosť nastaviť časový rámec. Týmto spôsobom, keď si urobíte presný plán, budete vedieť, čo musíte na jeho realizáciu urobiť, koho alebo čo do toho zapojiť a hlavne, kedy to chcete urobiť. Plánovanie výrazne urýchľuje proces dosiahnutia cieľa, pretože. je praktickým sprievodcom akcie.

Akcia, nie myšlienky o akcii

Kým nemáme plán na realizáciu toho, čo chceme, neustále premýšľame o tejto téme. Premýšľame o tom, ako veľmi to chceme, aké by to bolo dobré, keby sme to mali, uvažujeme o tom, ako nám to teraz chýba, možno si dokonca predstavíme samých seba v procese konania. Je tu však jedno ALE – okrem myslenia nerobíme nič iné. A to naznačuje, že s najväčšou pravdepodobnosťou to všetko skončí. Je dôležité pochopiť, že keď začnete plánovať, už robíte prvý a najväčší krok k realizácii svojho plánu. Už len toto vás posúva podstatne vpred. A potom začne reťazová reakcia: po zostavení plánu začnete vykonávať konkrétne akcie, po prvej položke nasleduje druhá, po druhej nasleduje tretia atď. Ak sa vám podarí vštepiť si zvyk plánovať aj tie najmenšie veci, okamžite si všimnete, ako sa vaše túžby začnú stávať skutočnosťou. Tu môžete použiť ďalšie príslovie: "Voda netečie pod ležiaci kameň." Presuňte sa z mŕtveho bodu - začnite konať. Plánovanie vytvára energetický potenciál potrebný na dosiahnutie cieľa.

Schopnosť manévrovať

Bez toho, aby sme presne vedeli, čo je potrebné urobiť, aby sme dosiahli stanovené výsledky, nemôžeme ani určovať, ani koordinovať svoje kroky. Vieme si zhruba predstaviť, čo musíme urobiť, ale ak budeme konať bez plánu, riskujeme, že sa dostaneme do slepej uličky alebo sa ešte viac vzdialime od cieľa. Keď máte plán a začnete konať, môžete takpovediac riadiť celý proces online: takto to nefunguje, skúste to inak, jedna vec nefunguje, porozmýšľajte, čím ju môžete nahradiť s Mať jasný plán vám umožní robiť manévre na vašej ceste, rôzne metódy a metódy. V dôsledku toho budete mať komplexný plán, ktorý zohľadní najrôznejšie nuansy a možnosti vývoja udalostí. Schopnosť plánovať je schopnosť byť flexibilný a pripravený na každú situáciu.

Vysoká úspešnosť

A možno najdôležitejšou výhodou plánovania je, ak nie 100% záruka, ale stále veľká pravdepodobnosť úspechu. Koľko ľudí vidíme, že chcú veľmi málo, ale bez plánu nič nedosiahnu! A na rozdiel od nich existuje veľké množstvo príklady ľudí, ktorí majú fantastické ciele, ktoré sa zdajú byť nedosiahnuteľné, napriek všetkému ich dosiahnu a ešte viac. To, čo odlišuje prvé od druhého, je schopnosť plánovať a stanovovať priority. Definujte si ciele, začnite si robiť plán – po chvíli uvidíte, že ste cieľ dosiahli a na svojich miestach zostali tisíce prizerajúcich sa bez plánu. Plánovanie vás postaví do vedenia v akejkoľvek oblasti!

Iste, teraz je vám oveľa jasnejšie, prečo si musíte všetky svoje kroky naplánovať a premyslieť. Plánovanie vykonávajú obchodníci a podnikatelia, šéfovia veľkých korporácií, kreatívni ľudia, spisovatelia, herci a hviezdy šoubiznisu, vo všeobecnosti všetci tí, ktorých bežne nazývajú úspešnými ľuďmi. Plánovanie je súčasťou života a práce každého človeka, ktorý chce zvýšiť svoju produktivitu a dosiahnuť seriózne výsledky. Práve z tohto dôvodu dnes okrem toho, že si sadnete za stôl, vezmete pero a papier a začnete niečo plánovať, existujú špeciálne vyvinuté metódy plánovania, ktoré už viackrát preukázali svoju účinnosť. Stručný prehľad najpopulárnejších z nich uvedieme v ďalšej časti.

Metódy plánovania

Plánovanie ABC

Predpokladom tejto metódy sú skúsenosti, ktoré jasne ukazujú, že pomer dôležitých a nedôležitých prípadov v percentách je vždy približne rovnaký. Akékoľvek úlohy, na základe ich dôležitosti vo vzťahu k dosiahnutiu stanovených výsledkov, by mali byť priradené pomocou hodnôt písmen ABC. Z toho vyplýva, že najskôr by sa mali vykonať úlohy s najväčšou dôležitosťou a významnosťou (A) a potom všetky ostatné (B, C). Pomocou tejto techniky si musíte naplánovať čas, berúc do úvahy dôležitosť úloh a nie úsilie potrebné na ich dokončenie.

Technika ABC je založená na troch základných pravidlách:

• Kategória A – najdôležitejšie prípady. Tvoria asi 15 % všetkého, čo robíte, no prinášajú asi 65 % výsledkov.
• Kategória B – dôležité veci. Tvoria asi 20 % všetkých vašich prípadov a prinášajú asi 20 % výsledkov.
• Kategória C – záležitosti najmenšej dôležitosti. Tvoria asi 65 % všetkého, čo robíte, no prinášajú aj asi 15 % výsledkov.

Viac o tejto technike sa môžete dozvedieť tu.

Eisenhowerov princíp

Túto techniku ​​navrhol svojho času americký generál Dwight David Eisenhower. Je to vynikajúci doplnkový meter na rýchle prijímanie najdôležitejších rozhodnutí. Táto zásada zahŕňa stanovenie priorít podľa kritérií dôležitosti a naliehavosti.

Všetky svoje záležitosti musíte rozdeliť do štyroch hlavných kategórií a vykonávať ich v poradí podľa priority:

• Kategória A – najnaliehavejšie a najdôležitejšie prípady.
• Kategória B – urgentné, ale nie dôležité prípady. Je dôležité, aby ste ich vedeli oddeliť podľa kritéria dôležitosti od prvej kategórie, inak môžete venovať čas ich implementácii a nechať skutočne dôležité veci na neskôr.
• Kategória C – nie súrne, ale dôležité záležitosti. Tu musíte vziať do úvahy faktor naliehavosti: vzhľadom na skutočnosť, že tieto prípady nie sú naliehavé, sú často odložené, potom sa stanú naliehavými, čo nie je príliš dobré. Ich implementáciu preto v žiadnom prípade netreba zanedbávať. Takéto prípady okrem iného možno delegovať – poveriť ich realizáciou niekoho iného.
• Kategória D – nie súrne a nedôležité záležitosti. Často sa človek najviac zaoberá takýmito záležitosťami a trávi tým väčšinu času. Naučte sa presne identifikovať prípady v tejto kategórii. Musia byť vykonané ako posledné, keď sú dokončené predchádzajúce.

Viac o Eisenhowerovej metóde sa môžete dozvedieť tu.

Paretovo pravidlo

Toto pravidlo sa niekedy označuje ako princíp 80/20. Sformuloval ho taliansky ekonóm Vilfredo Pareto. Jeho hlavným predpokladom je, že najmenšia časť akcií prináša najväčšiu časť výsledkov a naopak.

Vizuálne toto pravidlo vyzerá takto:

• 20 % akcie = 80 % výsledok
• 80 % akcií = 20 výsledkov
• 20% ľudí vlastní 80% všetkého kapitálu
• 80% ľudí vlastní 20% všetkého kapitálu
• 20 % zákazníkov generuje 80 % tržieb
• 80 % zákazníkov prináša 20 % výnosov
• Atď.

Aplikujte toto pravidlo na svoje každodenné činnosti a uvidíte, že 80 % toho, čo robíte za deň, je len 20 % výsledku, ktorý potrebujete, a 20 % dobre naplánovaných činností vás privedie bližšie k vášmu vytúženému cieľu o 80 %. . Na základe toho si pamätajte, že musíte začať deň iba niekoľkými, ale najťažšími, najdôležitejšími a naliehavými vecami, a až potom sa chopte implementácie svetla a nemenej dôležitých, ale prítomných v oveľa väčšom objeme. . Veľmi vhodné je aplikovať Paretovo pravidlo v kombinácii s metódou ABC alebo Eisenhowerovým princípom.

Môžete si prečítať viac o princípe 80/20.

Načasovanie

Pojem „časomiera“ sa vzťahuje na metódu určenú na štúdium uplynulého času. Vykonáva sa fixovaním a meraním vykonaných akcií. Hlavnými cieľmi merania času je určiť, čomu sa venuje čas, identifikovať plytvačov času, nájsť časové rezervy a rozvíjať zmysel pre čas.

Dodržiavanie časomiery je celkom jednoduché: odborníci odporúčajú zaznamenávať všetky vaše akcie s presnosťou 5 minút po dobu 2-3 týždňov. Vizuálne to vyzerá asi takto:

• 8:00-8:30 - prebudený, natiahnutý, umytý
• 8:30-9:00 - pil čaj, zapol počítač, skontroloval poštu
• 9:00-9:30 - prešiel na sociálnu sieť
• 9:30 - 10:00 - pripravené podklady pre prácu
• Atď.

Záznamy môžu byť doplnené komentármi a ďalšími parametrami. Existuje niekoľko spôsobov, ako sledovať:

• Na papieri - v zošite, zošite, zošite
• Pomocou gadgetu - mobilného telefónu, elektronickej knihy, tabletu
• Používanie hlasového záznamníka
• Používanie špeciálneho softvéru v počítači
• Online – špeciálne internetové aplikácie
• Ganttov diagram (pozri nižšie)

Na základe údajov získaných prostredníctvom načasovania môžete identifikovať dôležité funkcie v rozložení vášho času a opraviť ich. Prečítajte si viac o načasovaní.

Ganttov diagram

Ganttov diagram je metóda stĺpcového grafu vyvinutá americkým špecialistom na manažment Henrym Gantom. Používa sa na ilustráciu plánov a harmonogramov rôznych projektov. Diagram pozostáva z pruhov, ktoré sú orientované pozdĺž časovej osi a každý z nich zobrazuje samostatnú úlohu, ktorá je súčasťou projektu. Vertikálna os je zoznam úloh. Okrem toho môžu byť na grafe vyznačené rôzne ukazovatele - percentá, ukazovatele, časové pečiatky atď.

Pomocou Ganttovho diagramu môžete vizuálne sledovať priebeh projektu a efektivitu vykonaných akcií. Ale v každom prípade bude musieť byť táto metóda doplnená inými, pretože. diagram nie je synchronizovaný s dátumami, nezobrazuje vynaložené zdroje a charakter vykonaných akcií. Najlepšie sa používa pri malých projektoch. Samotný graf je často súčasťou rôznych aplikácií na riadenie projektov ako doplnok.

SMART technológia

Technika SMART stanovovania cieľov je uznávaná ako jedna z najlepších na svete. Má svoj pôvod v NLP a podrobne sme ho rozoberali na jednej z našich lekcií. Tu uvádzame len stručný popis tejto techniky.

Samotné slovo „SMART“ je skratka vytvorená z prvých písmen piatich slov, ktoré definujú kritériá cieľov. Pozrime sa na ne trochu podrobnejšie.

• Špecifický – cieľ musí byť špecifický, t.j. pri jej nastavovaní si určite musíte jasne predstaviť výsledok, ktorý chcete dosiahnuť. Napríklad: "Chcem sa stať špecialistom v antropológii."
• Merateľný – cieľ musí byť merateľný, t.j. musíte reprezentovať požadovaný výsledok v kvantitatívnom vyjadrení. Napríklad "do roku 2015 chcem zarobiť 50 tisíc rubľov mesačne."
• Dosiahnuteľný – cieľ musí byť dosiahnuteľný, t.j. musíte brať do úvahy vlastnosti vašej osobnosti: schopnosti, predispozícia, talent atď. Napríklad, ak máte ťažké časy s matematikou a absolútne nerozumiete tejto vede, je lepšie nedávať si za cieľ stať sa vynikajúcim matematikom.
• Relevantné – cieľ by mal súvisieť s vašimi ďalšími úlohami. Napríklad dosiahnutie strednodobého cieľa by malo implicitne zahŕňať dosiahnutie niekoľkých krátkodobých.
• Časovo ohraničený – cieľ musí byť definovaný v čase a mať jasne stanovený časový rámec. Napríklad: "Chcem schudnúť z 95 na 80 kg za šesť mesiacov do takého a takého mesiaca."

Spoločne vám to umožní určiť potrebné akcie na dosiahnutie požadovaného výsledku, zohľadniť maximálny počet faktorov a neustále sledovať váš pokrok. Prečítajte si viac o napísanej technike SMART.

Zoznam cieľov a cieľov

Najjednoduchšia metóda, pomocou ktorej môžete plánovať čas a záležitosti. Toto je len zoznam vecí, ktoré treba urobiť. Takéto zoznamy sú veľmi pohodlné v tom, že nevyžadujú žiadne ďalšie zdroje, ako je počítač, mobilné aplikácie alebo používanie zložitých schém, ale tiež vám umožňujú vizuálne zobraziť všetko, čo potrebujete urobiť, a riadiť tento proces.

Vytvorenie zoznamu cieľov a úloh je veľmi jednoduché: na papier si môžete jednoducho napísať všetko, čo a kedy musíte urobiť, a po dokončení jednoducho prečiarknuť dokončené položky. A môžete to trochu skomplikovať: vytvorte tabuľku, v ktorej budú stĺpce: „úloha“, „priorita“, „termín splatnosti“, „značka dokončenia“.

Všetky tieto techniky môžu byť použité samostatne alebo v kombinácii. Vyskúšajte všetky možnosti - určite si po chvíli vyberiete to najpohodlnejšie a najvhodnejšie pre seba a možno si na základe nich vytvoríte aj vlastné.

Aby sme vám uľahčili plánovanie vašich záležitostí a času, na záver lekcie by sme vám chceli predstaviť niekoľko veľmi účinných princípov, ktoré môžete využiť vo svojom každodennom živote.

Zásady plánovania

• Vyskúšajte všetky diskutované techniky plánovania a vyberte si tú najvhodnejšiu pre vás. Používajte ho denne a vo všetkých prípadoch.
• Nesnažte sa zapamätať si všetko – robte si poznámky. Ako sa hovorí: "Najtupšia ceruzka je lepšia ako najostrejšia pamäť."
• Ak máte veľa vecí, nesnažte sa mať čas na všetko. Nájdite si čas na identifikáciu najdôležitejších a priorít a pokračujte v ich implementácii. Zvyšok dokončite neskôr.
• Na konci jedného týždňa si urobte akčný plán na ďalší. Urobte to isté na konci každého dňa.
• Zvyknite si nosiť so sebou notebook a pero alebo hlasový záznamník, aby ste si mohli zaznamenať zaujímavé myšlienky, ktoré vás napadnú.
• Založte si „žurnál úspechu“, do ktorého budete každý deň zaznamenávať všetky svoje úspechy, bez ohľadu na to, aké sú malé. To vás bude neustále motivovať a pripomínať vám, že ste na správnej ceste.
• Naučte sa povedať nie. Táto schopnosť vám ušetrí plytvanie časom, snahou o nepotrebné ciele a komunikáciou s nepotrebnými ľuďmi.
• Vždy premýšľajte predtým, ako niečo urobíte. Zvážte všetky pre a proti. Snažte sa nerobiť unáhlené činy a činy.
• Kedykoľvek ste v procese niečoho, spomeňte si na seba, uvedomte si, čo v súčasnosti robíte. Ak máte pocit, že sa neposúvate dopredu, ukončite túto činnosť.
• Pozrite sa na seba kriticky: identifikujte svoje zlozvyky, časovo náročné, veci, ktoré robíte radi, ale neposúvajú vás k cieľu. Potom postupne a jeden po druhom nahraďte tieto návyky a skutky novými – účinnými.
• Stanovte si svoje hlavné životné priority a žite podľa nich. Takže sa môžete vždy sústrediť na hlavnú vec a nestrácať čas.
• Nevykonávajte zbytočné zbytočné akcie, nerobte veci iných ľudí. Musíte ísť dopredu sami, ale nenechajte sa použiť ako nástroj na dosiahnutie cieľov iných ľudí, ak vás to nebaví.
• Pravidelne a systematicky si vyčleňujte čas na sebazdokonaľovanie: čítanie kníh, sledovanie vzdelávacích a motivačných videí, precvičovanie si zručností atď.
• Nezastavujte sa tam - po dosiahnutí jedného cieľa si stanovte ďalší, vážnejší. Takže môžete byť vždy v dobrej kondícii, budete mať motiváciu a motiváciu.

Uplatnenie všetkých vyššie uvedených odporúčaní vám umožní byť úspešný v akejkoľvek oblasti a dosiahnuť svoje ciele v čo najkratšom čase. Najdôležitejšia je neustála práca na sebe a aplikácia nadobudnutých zručností v praxi. Aby všetko, čo ste sa naučili z tejto lekcie, začalo prinášať ovocie, musíte už dnes začať plánovať svoje budúce aktivity. Začnite akýmkoľvek spôsobom, cvičte, zdokonaľujte novú zručnosť a vytvorte si z nej zvyk. Samozrejme, v našom živote sa nedá naplánovať všetko, ale veľa sa dá.

Ďalšie zaujímavé materiály týkajúce sa plánovania a efektívnosti nájdete v našom zdroji 4brain:

Otestujte si svoje vedomosti

Ak si chcete otestovať svoje vedomosti na tému tejto lekcie, môžete si spraviť krátky test pozostávajúci z niekoľkých otázok. Pre každú otázku môže byť správna iba 1 možnosť. Po výbere jednej z možností systém automaticky prejde na ďalšiu otázku. Body, ktoré získate, sú ovplyvnené správnosťou vašich odpovedí a časom stráveným na absolvovanie. Upozorňujeme, že otázky sú zakaždým iné a možnosti sú pomiešané.

Ahoj! V tomto článku budeme hovoriť o plánovaní pracovného dňa.

Dnes sa dozviete:

1. Prečo plánovať svoj pracovný deň;
2. Kto to potrebuje;
3. Ako si naplánovať pracovný deň.

Plánovanie pracovného dňa

V 21. storočí sa rytmus života citeľne zrýchlil a naďalej naberá na obrátkach. Ak predtým, aby ste boli úspešní, bolo potrebné urobiť jedno množstvo práce, teraz, aby ste dosiahli úspech, musíte urobiť oveľa viac. A ľudia začínajú čeliť nedostatku času. Ak stíhate za všetkými každodennými úlohami, ktoré nám život každý deň hádže, nie je na to vôbec čas.

Plánovanie pracovného dňa je nástroj, ktorý pomáha nielen efektívne využívať pracovný čas, ale ho aj skrátiť. Toto nie je banálny zoznam úloh, ktorý treba robiť v prísnom poradí. Plánovanie je schopnosť vybrať si, čo je potrebné urobiť, prečo a kedy.

To je dôvod, prečo dobré plánovanie nielen štruktúruje všetko, čo robíte za deň, ale tiež šetrí váš čas. V prvom rade musíte urobiť to najdôležitejšie – to je hlavné pravidlo. Správne rozvrhnutie času je užitočné pre každého človeka, ktorý má v práci voľný čas a nemá jasný harmonogram.

Čo zahŕňa plánovanie?

Plánovanie pracovného času zahŕňa:

• Stanovenie priorít.
• Vyberte dôležité úlohy.
• Hľadanie najlepších spôsobov, ako ich vyriešiť.
• Hľadajte si prácu vo svojom voľnom čase.

Stanovenie priorít vám pomôže pochopiť, čo si vyžaduje pozornosť, čo sa môže vyriešiť samo a aký problém by ste mali ignorovať. Čas a informácie sa stali oveľa cennejšími ako predtým a hnevať sa na niečo, čo neprináša výsledok, je nezmyselná vec.

Výber dôležitých úloh- takmer to isté ako stanovenie priorít, len v rámci jedného pracovného dňa. Vy si vyberiete, čo prinesie dôležitý výsledok, čo je potrebné urobiť naliehavo a čo možno odložiť.

Hľadanie najlepších spôsobov riešenia problémov je veľmi dôležitý bod. Pri plánovaní by ste mali zvážiť nielen to, čo budete robiť, ale aj to, ako to najlepšie urobiť. Zároveň je dôležité nielen šetriť čas, ale robiť všetko čo najrýchlejšie a najefektívnejšie.

Práca s voľným časom by mali byť zahrnuté aj do pracovného plánu. Máte voľné 2 hodiny denne, ktoré môžete venovať niečomu? Môžete o tom povedať svojmu šéfovi, ktorý vás zaťaží prácou, môžete sa vzdelávať alebo sa môžete snažiť vyvinúť svoj vlastný projekt.

Prečo je dôležité plánovať si pracovný deň?

Každý, kto sa niekedy zaoberal freelancingom, obchodom alebo „práci podľa ľubovôle“ (ako taxík), chápe dôležitosť zariaďovania vecí počas dňa. Ale napríklad väčšina kancelárskych pracovníkov nepovažuje za potrebné plánovať svoj pracovný deň.

V skutočnosti, hlavný dôvod plánovanie pracovného dňa – zvyšovanie vlastnej efektívnosti. Ak počúvate svoje vlastné telo, môžete pochopiť, že niektoré veci sú pre vás raz lepšie a iné inokedy. Napríklad je pre vás pohodlnejšie telefonovať po obede do iných spoločností, pretože ste sa už zobudili, ale ešte ste sa nestihli unaviť a večer sa monotónna práca robí rýchlejšie, takže je lepšie odložiť informácie o jazde do databázy až o 5-6 hodín.

Plánovanie pracovného dňa zohľadňuje nielen základné prvky riešenia problémov, ale aj osobné preferencie každého človeka. Time management nebol vytvorený s cieľom vnútiť každému rovnaký vzor vysokého výkonu. Svoje úlohy musíte prispôsobiť vlastnostiam svojho tela.

Organizovanie a plánovanie dňa vám umožní stihnúť viac za menej času a ponechať čas na veci, ktoré máte radi.

Kto by si mal plánovať pracovný deň

Každý by si mal vedieť naplánovať svoj pracovný deň. Môžete tak ušetriť čas a pracovať efektívnejšie. Existujú však 3 kategórie ľudí, ktorí sú jednoducho povinní zapojiť sa do osobného plánovania.

. Najnedisciplinovanejším pracovníkom je slobodný pracovník. Nemá jasný harmonogram a len termín mu pripomína, že je čas si sadnúť a niečo urobiť. Preto je pre freelancerov, ktorí pracujú s viacerými klientmi, veľmi dôležité, aby si svoj pracovný deň naplánovali. Často sa stáva, že nové zákazky sa objavia s rozdielom jedného či dvoch dní a ak budete meškať do posledného, ​​možno nestihnete pracovať na dvoch projektoch.

podnikateľov. Všetko je tu takmer rovnaké ako na voľnej nohe. Najmä ak ide o online podnikanie. Na jednej strane môžete byť pokojní doma, keď vaši zamestnanci pracujú, no na druhej strane sa tento prístup nevyhnutne ukáže ako neúspešný. Na Západe medzi podnikateľmi prekvitá kult workoholizmu. Veria, že ak nepracujete 60 hodín týždenne, tak ste leniví a nemáte čo robiť.

Lídri. Vodca nebude vždy podnikateľ. Majiteľ firmy sa nesmie aktívne podieľať na záležitostiach svojej firmy, ale jej riaditeľ preberá zodpovednosť za chod celého mechanizmu. Preto musia lídri stredných a veľkých firiem využívať svoj čas efektívne, pretože na ich rozhodnutiach závisí z dlhodobého hľadiska budúcnosť firmy. Plánovanie pracovného dňa manažéra je spôsob, ako čo najefektívnejšie rozdeliť svoj čas medzi strategicky dôležité úlohy.

Metódy plánovania pracovného dňa

Existuje mnoho spôsobov, ako si správne naplánovať pracovný deň. Ale jeden z najúčinnejších Eisenhowerova matica. Jeho podstata je nasledovná.

Existujú 4 štvorce:

1. Štvorec A - Naliehavé a dôležité záležitosti.
2. Štvorec B – neurgentné a dôležité veci.
3. Štvorec C - naliehavé a nedôležité záležitosti.
4. Štvorec D – neurgentné a nedôležité veci.

Námestie A by mal byť takmer vždy prázdny. Pri správnom plánovaní by sa všetky dôležité úlohy mali usadiť v štvorci B a mali by sa vykonávať, keď sa blížia k bodu A.

Štvorec B Toto sú dôležité veci, ktoré vám pomôžu dosiahnuť váš cieľ. To zahŕňa všetky úlohy, ktoré je potrebné dokončiť do 1 pracovného dňa.

Štvorec C znamená naliehavé a nedôležité prípady, ktoré je potrebné preniesť na iných ľudí. Vzorovým príkladom naliehavých, ale nedôležitých vecí je zavolať potenciálnemu klientovi. Toto zvládne zamestnanec, radšej sa zamerajte na iné veci.

štvorec D, znamená, že existujú nie naliehavé a nedôležité veci, ktoré vás nepribližujú k cieľu, nedávajú pozitívne emócie a v zásade nie sú potrebné. Do tohto poľa by ste si mali zapísať všetky zbytočné nápady.

Toto rozdelenie úloh podľa ich dôležitosti a naliehavosti umožňuje pochopiť, čomu je potrebné venovať pozornosť počas pracovného dňa a na čo možno bezpečne zabudnúť. Matrica pomáha nielen v pracovných procesoch, ale aj v bežnom živote. Ak sa chcete naučiť angličtinu, je to pre vás zaujímavé a pomôže vám to v kariére – toto je štvorec B. Ak sa však chcete naučiť španielsky len kvôli tomu, aby ste to vedeli – toto je D a môžete pokojne zabudnúť na to.

Pravidlá pre rozvrhnutie pracovného dňa

Existuje niekoľko pravidiel, ako efektívne riadiť svoj pracovný deň. Pre pohodlie rozdelíme deň na 3 časti:

• Začiatok pracovného dňa.
• Hlavný pracovný postup.
• Dokončenie.

Ráno je najdôležitejší krok. V závislosti od toho, koľko ste spali, ako ste vstali a čo ste robili, bude závisieť vaša nálada, psychologický postoj a výkon.

Zásady „správneho“ rána zahŕňajú nasledovné:

• Kladný postoj. Ak sa budete každý deň prebúdzať s tým, že nenávidíte svoju prácu, vaša produktivita sa zníži. Skúste začať ráno príjemnými myšlienkami.
• Snažte sa „nehojdať sa“. Všimli ste si, že po tom, ako ráno vstanete, potrebujete ďalších 30-40 minút, aby ste sa konečne zotavili? Toto je čas, ktorý sa neoplatí strácať. Hneď po prebudení sa osprchujte, uvarte si kávu a namiesto polhodinky „do nikam“ môžete pokojne raňajkovať.
• Pokojné raňajky a cesta do práce. Začať deň pomaly je veľmi dôležité. Keď sa ponáhľate, telo míňa energiu a nervy navyše, ktoré by sa dali využiť na produktívnejšiu prácu. Ak si nemôžete dovoliť výdatné raňajky a pokojnú jazdu, choďte spať neskôr a vstávajte skôr.
• Kľúčové úlohy. Väčšina úspešných podnikateľov má tendenciu tvrdiť, že najdôležitejšie úlohy treba urobiť ráno. Ako sa hovorí: "Ak chceš robiť všetko, zjedz na raňajky žabu." Úloha žaby je prípad, do ktorého sa vôbec nechcete pustiť. Urobte si to ráno a pozitívny prístup z toho, že „žaba je zjedená“ vám vydrží celý deň.

Hlavný pracovný postup pozostáva z nasledujúcich úloh:

• Vyriešte naliehavé problémy. Je dôležité pochopiť, že ak na vás počas pracovného dňa padne nejaká naliehavá záležitosť, nemusíte venovať všetku svoju pozornosť výlučne jej. Najprv musíte pochopiť, či je to dôležité alebo nie. Ak je to dôležité, musíte k tomu okamžite pristúpiť. Ak nie, preneste zodpovednosť za jeho realizáciu na inú osobu.
• Dodržiavajte termíny. Každý deň si musíte stanoviť približné termíny, do ktorých musíte zvládnuť celý objem úloh. Je dôležité, aby to nebolo „Urobte všetko do 18:00“, ale „O 14:00 - začnite plánovať, o 15:00 - analyzujte ukazovatele, o 16:00 - napíšte správu“ atď.
• Poriadok na pracovisku. Toto je implicitný, ale veľmi dôležitý bod. Ak je na vašom stole neporiadok, vaše oči sa medzi ním budú neustále strácať. A ak sa na pracovisku objaví nejaký cudzí dokument, môžete ho začať študovať a stratiť 20-30 minút.
• Nesledujte impulzy. Je to najdôležitejšie. Existuje niekoľko spúšťačov, ktoré vás prinútia presunúť pozornosť z práce na niečo menej dôležité. Zavolať priateľovi, keď si prezeráte plán predaja? Toto radšej nerobte, stratíte koncentráciu a ľahko vám môže chýbať pracovná nálada.
• Zoskupte svoju rutinu. Je to veľmi dôležité. Ak potrebujete urobiť 60 telefonátov počas dňa, potom je lepšie ich rozdeliť do niekoľkých malých skupín, 10 až 15 naraz. Po hovore môžete vykonať ďalšiu úlohu. Neustálym prepínaním z rutinnej činnosti na náročnú činnosť dokážete oveľa viac.

Koniec pracovného dňa je založený na nasledujúcich princípoch:

• Doplňte, čo je potrebné. Existuje skupina prípadov, ktoré spadajú do štvorca „dôležité, ale nie naliehavé“. Najlepšie sa vypĺňajú počas pracovného dňa a políčko „dôležité a naliehavé“ je vždy prázdne.
• Skontrolujte svoje výsledky oproti plánu. Všetko, čo ste urobili za deň, by sa malo porovnať s tým, čo ste plánovali. Ak ste práve začali plánovať svoj pracovný deň, potom malé odchýlky od plánu budú v poradí vecí. Snažte sa ich udržať čo najmenej.
• Urobte si plán na ďalší deň. Najlepšie je to urobiť na konci predchádzajúceho pracovného dňa. Takže si udržíte pracovnú náladu a, ale je dôležité vypracovať skutočný program záležitostí.

Ak ste vedúci, počas pracovného dňa by ste mali úzko spolupracovať so svojou sekretárkou.

Pamätajte, že toto všetko sú všeobecné rady. Neberú do úvahy vaše individuálne vlastnosti. Ak je pre vás pohodlnejšie robiť naliehavú prácu popoludní a nie ráno, je to vaše právo. Ak dávate prednosť tomu, aby ste veľkú a náročnú úlohu urobili ako poslednú a nijako to neovplyvní vašu náladu na jeden deň, nechajte to trvať.

Plánovanie pracovného dňa by malo byť individuálne.

Hlavné chyby pri plánovaní pracovného dňa

Napriek tomu, že prax time managementu je v našich životoch pevne zakorenená, väčšina ľudí robí pri plánovaní svojho pracovného dňa bežné chyby. Tu je niekoľko z nich.

Chyba 1. Nesprávne stanovenie priorít.

Eisenhowerova matica nám hovorí, že musíme urobiť dôležité veci. Mnoho ľudí si však môže ľahko pomýliť, čo je pre nich dôležité. Štvorec A, ktorý by mal zostať prázdny a zodpovedný za naliehavé a dôležité záležitosti, si často mýlia s C, kde sa nahromadili nedôležité záležitosti, ktoré si vyžadujú okamžitú pozornosť.

Je dôležité si uvedomiť, že energiu by ste mali míňať výlučne na to, čo je pre vás v danom momente dôležité. Mali by ste pracovať na budúcnosti, keď sa veci dajú odložiť a správne naplánovať.

Chyba 2. Príliš veľa času sa venuje maličkostiam.

Aby sme vysvetlili, prečo je v prvom rade potrebné vytvoriť „základ“, a až potom malé veci, použijeme Paretov zákon. Hovorí sa, že 20 % úsilia dáva 80 % výsledkov. To znamená, že keď pracujete na niečom dôležitom, miniete 20 % úsilia a dosiahnete 80 % výsledku. Keď pracujete na maličkostiach, získate 4-krát menej výsledkov a miniete 4-krát viac energie.

Zoberme si malý príklad. Musíte spustiť reklamnú kampaň. Ak vytvoríte 10 kreatív, vyberiete pre ne kľúčové slová a frázy a spustíte ich na pripravených stránkach, bude to 20 % práce, ktorá poskytne 80 % výsledku. Ak však trávite čas úpravou písma a obrázkov, výberom a leštením fráz a hľadaním ďalších platforiem pre reklamu, vynaložíte oveľa viac úsilia. To všetko bude potrebné urobiť, ale po spustení reklamnej kampane, keď dosiahnete prvý výsledok.

Chyba 3. Nedostatok času na osobné záležitosti.

Každý človek by mal mať osobný život a slobodu výberu povolania. Ak máte veľa práce a nenájdete si jednu alebo dve hodiny na to, aby ste sa venovali svojmu koníčku, potom je to zlé plánovanie vášho vlastného dňa. Rozvrhnutie pracovného času je dôležité nielen preto, že vám umožní urobiť viac. Dáva vám príležitosť robiť to, čo milujete, bez náhlenia.