Ecm program pre automatizáciu pracovného toku šéf-revízor. Podpora zložitých organizačných štruktúr

BOSS-Referent je zodpovedný za:

• vývoj rovnomenného produktu - systému elektronickej správy dokumentov BOSS-Referent;
• rozvoj partnerskej siete;
• konzultácie a podpora partnerov a používateľov systému;
• vzdelávanie;
• marketingová propagácia produktu.

Affiliate sieť BOSS-Referent

Partneri spoločnosti BOSS-Referent poskytujú služby pri implementácii systému elektronickej správy dokumentov, podporu vytvorených riešení, prispôsobenie systému úlohám zákazníkov a školenia používateľov. Každý partner má priradený jeden z troch statusov:

• Generálny partner - má rozsiahle kompetencie, veľké množstvo certifikovaných špecialistov a skúsenosti s realizáciou mnohých implementačných projektov;
• Partner - má certifikovaných špecialistov BOSS-Referent vyškolených na realizáciu implementačných projektov;
• Predajca – dodáva EDMS BOSS-Referent.
• Sieť partnerov BOSS-Referent pokrýva takmer všetky regióny Ruska, ako aj Ukrajinu a Kazachstan. V sekcii "Partneri" na našej stránke si môžete nájsť partnera vo Vašom regióne alebo si vybrať spoločnosť, o ktorú máte záujem v abecednom katalógu.

Servis a podpora BOSS-Referent

Údržba implementovaných elektronických systémov správy dokumentov BOSS-Referent je možná v základnej a pokročilej verzii:

• Záručnú (základnú) podporu poskytuje výrobca BOSS-Referent.
• Rozšírenú technickú podporu poskytujú partneri BOSS-Referent.
• Školiace kurzy BOSS-Referent

Spoločnosť BOSS-Referent poskytuje školenia v Moskve na týchto kurzoch:

• "Metodika implementácie EDMS BOSS-Referent"
• "Základy spravovania EDMS BOSS - Referent"
• Školenie špecialistov partnerov spoločnosti BOSS-Referent v rámci partnerského programu je bezplatné.

Príbeh

V januári 2012 vyšlo najavo, že v IT skupine sa výrazne zmenila štruktúra riadenia praxe ECM (riadenie podnikového obsahu, uchovávanie podnikových informácií vrátane správy elektronických dokumentov, EDMS).

V decembri 2011 sa objavila 100 % dcérska spoločnosť správcovskej spoločnosti skupiny Business Logic 2.0, ktorá okrem implementácie ECM naberie pre skupinu nový smer - systémy riadenia podnikových procesov (BPM).

Dovtedy bola prax ECM zastúpená dlhoročným vývojárom EDMS Boss-Referent and IT Information Management, vytvoreným v apríli 2011, ktorý implementuje takýto softvér. Pred vytvorením „Informačného manažmentu“ ako samostatnej spoločnosti implementáciu zabezpečovalo oddelenie integrátora.

Smer je pre skupinu dôležitý. Podľa Tagira Yapparova, predsedu predstavenstva IT Co., za posledný rok pripadlo na podiel praxe ECM asi 500 miliónov rubľov. príjem. S celkovým príjmom za rok 2010 podľa hodnotenia „CNews100: Najväčšie IT spoločnosti v Rusku“ 4,7 miliardy rubľov. Čo sa týka počtu zamestnancov, podľa novej generálnej riaditeľky Business Logic a šéfky referentky Márie Kamennovej teraz v réžii pracuje asi 230 ľudí, z toho asi 180 zamestnancov v implementácii. Ku koncu roka 2010 pracovalo v IT skupine podľa hodnotenia CNews celkovo 1 550 ľudí.

Pred príchodom firmy Kamennová boli podriadení rôznym ľuďom. Realizačná spoločnosť - Georgy Podbutsky, ktorý zostal v "Business Logic" ako zástupca riaditeľa zodpovedný za ECM. Vývojárov viedol Andrey Grib, ktorý teraz z IT odchádza. Yapparov svoj odchod pripisuje skutočnosti, že „nie všetci lídri sa integrovali do novej maticovej štruktúry, ktorá umožňuje väčšie delegovanie zodpovednosti“.

Z právneho hľadiska zostal Boss Referent organizáciou nezávislou od Business Logic, ktorá je tiež v úplnom vlastníctve správcovskej spoločnosti skupiny, hovorí Yapparov. Zdroj CNews v skupine si však je istý, že hovoríme o úplnom preradení vývoja EDMS na implementátorov. „Záležitosť sa neobmedzovala len na odchod Griba, ľudia z implementačnej spoločnosti prišli aj na iné vedúce pozície v šéfovi referentovi,“ hovorí. - Normálna obchodná vnútorná konkurencia medzi štruktúrami už dávno existuje, odznelo aj vzájomné obviňovanie z neúspechov. Za posledných pár rokov sa v realizátorovi vystriedalo viacero riaditeľov. Teraz sa „hlavný referent“ stal úplne závislým od realizátorov.

Tagir Yapparov mieni napriek prestavbe smeru každoročne zdvojnásobiť príjmy zo svojej práce, t.j. už v tomto roku by mala dosiahnuť miliardu rubľov. Dnes bola podpísaná dohoda medzi Business Logic a nemeckým BPM vývojárom Metasonic. Plánuje sa podpora multiplatformového „Boss Referent“: Lotus, Microsoft Sharepoint, FileNet, JBOSS, mobilné verzie pre iOS a Android. Podľa anonymného partnera CNews niekoľko programátorov opustilo spoločnosť počas reorganizácie a na realizáciu týchto plánov bude potrebné najať nových. Nedávno „IT“ oznámilo stáž v smere ECM.

BOSS-Referent Management Documentation Support System je softvérový balík, ktorý umožňuje organizáciám vytvárať efektívnu elektronickú správu dokumentov a systémy automatizácie kancelárií, a tým zabezpečiť výrazné zvýšenie efektívnosti riadiacich štruktúr. Vytvorenie takýchto systémov v organizácii umožňuje najmä:

Zvýšte rýchlosť a kvalitu rozhodovania

Posilniť kontrolu výkonovej disciplíny

Zvýšte ovládateľnosť organizácie

Zvýšte produktivitu jednotlivých zamestnancov, pracovných skupín a organizácie ako celku.

Systém BOSS-Referent má veľké množstvo implementácií a je určený pre podniky rôznych veľkostí a foriem vlastníctva:

• Veľké obchodné podniky a holdingy
• federálne orgány
• Krajské úrady a iné štátne podniky
• Územne distribuované podniky
• Spoločnosti so zložitou organizačnou štruktúrou
• Spoločnosti s veľkým objemom papierovania
• Malé, rýchlo rastúce spoločnosti.

Funkcionalitu systému BOSS-Referent môžu využívať manažéri a vedúci oddelení, IT špecialisti, úradníci, vedúci pracovníci, sekretárky a iní zamestnanci podnikov vďaka širokej škále automatizovaných obchodných procesov:

• Práca s internými dokumentmi organizácie
• Spracovanie prichádzajúcich a odoslaných dokumentov
• Správa externých kontaktov
• Práca s organizačnými zmluvami
• Organizovanie spravodajských kanálov a konferencií
• Vedenie adresára organizácie v elektronickej forme
• Podpora inžinierskej podpory obchodných zariadení organizácie
• Organizácia a plánovanie podujatí.

Elektronický systém správy dokumentov vybudovaný na báze manažérskeho systému správy dokumentov BOSS-Referent môže byť podmienene reprezentovaný ako kombinácia viacerých vrstiev.

• „Hardvér“: servery, klientske pracovné stanice, lokálne siete, modemy, tlačiarne, skenery, zdroje neprerušiteľného napájania a iné technické prostriedky.
• Operačný systém: sieťový operačný systém Windows, Linux, iné a transportné protokoly, ktoré spájajú všetok hardvér do jedného komplexu.
• Lotus Notes/Domino je aplikačná softvérová platforma, ktorá je doplnkom sieťového operačného systému a obsahuje nástroje na ukladanie dokumentov, replikáciu (synchronizáciu) údajov, fulltextové vyhľadávanie, e-mail a ďalšie dôležité mechanizmy.
• BOSS-Referent - aplikované prepojené softvérové ​​moduly, ktoré pracujú v prostredí Lotus Notes/Domino a podporujú obchodné procesy riadenia a čiastočne aj funkčného workflow.
• Organizačná a regulačná podpora: predpisy, pracovné pravidlá, pokyny pre používateľov a správcov systému atď.

BOSS-Referent obsahuje sadu vzájomne prepojených subsystémov určených na vytvorenie systému elektronickej správy dokumentov a automatizácie kancelárie:

• Celosystémové slovníky
  • Adresár organizácie
  • Slovníky
  • Externé destinácie
• Systémové služby
  • Koordinácia
  • objednávky
  • Prepínač
  • Šablóny
  • registrátor
  • kabinet
  • Vyhľadávací systém
  • Buffer
  • Ukladanie elektronických obrázkov
  • Protokol
• Funkčné podsystémy
  • kancelária
  • Dokumentácia
  • Kancelárske poznámky
  • Externé kontakty
  • Kontrola zmluvy
  • Technická podpora
  • konferencie
  • Správy

Dobre navrhnutá architektúra systému, ktorá je založená na otvorenosti a modularite, výrazne prispieva k pohodliu a rýchlosti implementácie BOSS-Referent.
Modularitu zabezpečuje špecializovaná databáza „Switch“, ktorá slúži ako „Control Center“ celého SDOU BOSS-Referent. Tento nezávislý, funkčne kompletný modul obsahuje informácie o aktuálnej konfigurácii systému a potrebný programový kód na organizovanie interakcie medzi databázami. Všetky databázy sú zaregistrované v prepínači automaticky počas inštalácie.
Druhou dôležitou funkciou, ktorú vykonáva DB Switch, je konfigurácia užívateľských pracovných staníc. Konfigurácia je chápaná ako súbor systémových databáz zaregistrovaných v samostatnom prepínači a potrebných pre prácu používateľov rôznych oddelení spoločnosti. Nasadenie EDMS vo viacerých konfiguráciách umožňuje každému zamestnancovi pracovať len s vlastnými databázami. Pomocou prepínača môžete vytvoriť neobmedzený počet konfigurácií rôznej zložitosti, ktoré úplne zopakujú existujúcu schému pracovného toku v podniku. Prepínač rýchlo pripojí akékoľvek ďalšie moduly k systému a tiež naviguje v databázach.
BOSS-Referent je otvorený pre vývojárov. Akúkoľvek databázu BOSS-Referent môžu vývojári zákazníka zmeniť. Okrem toho môže byť k SDOU BOSS-Referentovi pridaná vlastná databáza, ktorá podlieha určitým pravidlám a dohodám.
Nové databázy, formuláre, pohľady, agenti, dizajnové prvky možno v systéme vytvárať pomocou štandardných vývojových nástrojov Lotus Domino Designer. Okrem vstavaných vývojových nástrojov poskytuje IT Co. zákazníkovi špeciálne vývojárske nástroje - Toolkit, ktorý umožňuje rýchlo vytvárať vlastné databázy a integrovať ich s BOSS-Referent bez narušenia integrity systému, ako aj meniť ktorýkoľvek modul svojho informačného prostredia.

Viac o všetkých zmenách vo verzii 2.56.1 si môžete prečítať tu.

3 Funkčný modul „Kancelária“ Celý cyklus práce s prichádzajúcou a odoslanou korešpondenciou: Používanie šablón kariet dokladov Evidencia korešpondencie Odosielanie dokumentov na posúdenie, tvorba uznesení Tvorba zoznamovacích listov Sledovanie umiestnenia papierového originálu dokumentu Vyhotovenie, oboznámenie, odoslanie "v súbore" Skenovanie dokumentov a spracovanie dokumentov prijatých cez a z faxového servera Rezervácia čísel pre odchádzajúce dokumenty Podpora pre centralizované, decentralizované a zmiešané formy pracovného toku

4 Vytvorenie AC došlého dokladu vytvorenie novej protistrany z karty dokladu skontrolovanie dokladu na preevidovanie špecifikácia registračného denníka pre tento typ dokladu určenie termínu uzávierky a doručeného rozlíšenia 1) vytlačenie nálepky alebo karty s čiarovým kódom 2 ) priložiť naskenovaný obrázok dokumentu: z lokálneho disku zo skenera (bežného alebo skenovaného s čiarovým kódom)

5 Registrácia Podpora pre komplexné registračné čísla. Nastavte šablóny číslovania pre všetky typy dokumentov. Možnosť použitia viacerých formátov pre jeden pult. Na doklade je nalepená registračná pečiatka, číslo a čiarový kód. Je možné využiť zjednodušenú RK - expedíciu.

6 Kontrola Možnosť kontroly dokumentu viacerými zamestnancami. Schopnosť používať štandardné cesty pre prichádzajúce dokumenty. Schopnosť vytvárať návrhy uznesení a používať šablóny riešení dať dokument pod kontrolu špecifikovaním typu kontroly vybrať kontrolóra alebo riadiacu jednotku pridať klauzulu o riešení manuálne alebo zo zobrazenia šablóny / zmeniť predtým vytvorený návrh uznesenia

7 Odsek uznesenia Uvádza sa zodpovedný vykonávateľ a spoluvykonávatelia, subjekt, termín, ovládajúca osoba. Pre kontrolné body uznesenia sú vytvorené pokyny, pre nekontrolné body - dokument je odoslaný na kontrolu. opraviť prevod originálu vytvoriť objednávku s pravidelnou kontrolou

8 Príkazy O prijatí príkazu na exekúciu dostane exekútor oznámenie. Autor a kontrolór objednávky môže: upraviť lehotu zmeniť účinkujúci zrušiť pokyny Autor, kontrolór, umelci dostávajú oznámenia o porušení lehôt.

9 Vykonávanie príkazov Vykonávateľ príkazu môže: na základe jeho príkazu (reťazca príkazov) vytvoriť nový príkaz, v prípade potreby zadať správu o vykonaní pre spoluvykonávateľov vytvorením nového dokladu Prevzatie správy z príkazu o. spoluexekútora alebo detského príkazu Priloženie prílohy Odkaz na už pripravený dokument Jednoduché vloženie komentára k správe o vykonaní exekučného príkazu

10 Kontrola vyhotovenia Autor a kontrolór objednávky môže objednávku schváliť alebo vrátiť na prepracovanie. Kontrola výkonnostnej disciplíny: reporty výkonnostnej disciplíny (generátor reportov ReportsMan). objednávka je vykonaná objednávka je po splatnosti objednávka sa vykonáva kontrolór môže objednávku schváliť priamo na karte dokladov

12 Príprava výstupného 1. Vyplňte polia karty povinné polia sú označené ikonou niektoré polia je možné štandardne vyplniť hodnota sa zadáva priamo do poľa

13 Príprava odchádzajúceho 2.Umiestnite dokument zadajte text do poľa "Obsah" pridajte prílohu z lokálneho disku z databázy Šablóny zo skenera K šablóne karty je možné vopred priložiť prílohu. Veľkosť prílohy môže obmedziť správca systému.

15 Príprava odchádzajúcej 3. Vygenerovanie trasy zmenou existujúcej trasy Trasu je možné nastaviť: 1) "natvrdo" - nemôžete meniť schvaľovateľov a poradie schvaľovania 2) "flexibilné" - schvaľovateľov môžete vymazať a pridať 3) môžete pridať nové, ale nemôžete odstrániť predvolené. Parametre sa konfigurujú pre každú fázu vyjednávania.

21 Schválenie dokumentu Dodatočné schválenie a Delegovanie Dod. schválenie – dodatočná schvaľovacia vetva. Vízum hlavného koordinátora je uvedené v dokumente bez ohľadu na rozhodnutia dodatočného koordinátora. koordinátorov. Delegovanie - vízum zamestnanca, na ktorého bolo delegované schválenie, je nalepené v dokumente.

28 Modul „Odvolania občanov“ Celý cyklus vybavovania ústnych a písomných odvolaní: Evidencia odvolaní Zváženie Tvorba uznesení, exekúcia Príprava so schválením odpovede na odvolanie Tvorba súvisiacich žiadostí na externé organizácie Evidencia odpovedí na žiadosti od externých organizácií

30 Autori odvolaní Práca s autormi odvolaní: Schopnosť prepojiť referenčnú knihu „Klasifikátor ruských adries“ (KLADR) Úplné informácie o autorovi: celé meno, adresa, miesto výkonu práce, sociálne postavenie, výhody a pod. EDMS BOSS-Referent prešiel certifikáciou FSTEC potrebnou na certifikáciu z hľadiska triedy ochrany osobných údajov na úrovni 2-4.

31 Podpora rozhodovacích procesov Druhy dokumentov spracovávaných v procese rozhodovania: Dokumentárna zložka rozhodovacieho procesu je automatizovaná v systéme BOSS-Referent. Žiadosť o ORD Service memo Zmluva Návrh odchádzajúceho dokumentu Obchodné procesy v module Rozhodovanie sú implementované pomocou štandardných rozhodovacích procesov.

32 Funkčný modul „Rozhodovanie“ V databáze sa vykonáva rozhodovanie: Tvorba trasy pohybu dokladu Zmena trasy „za chodu“ Kontrola pohybu dokladu Evidencia dokladov (vrátane automatickej evidencie) Rezervácia čísel na zmluvy, ORD a návrhy odchádzajúcich dokumentov , oboznamovanie a zasielanie správ Tvorba pokynov k dokumentom a kontrola ich vyhotovenia 37 Služba notifikácií Používateľ je informovaný o všetkých systémových udalostiach, ako aj o úkonoch, ktoré je potrebné v systéme vykonať, prostredníctvom notifikácií, ktoré prichádzajú: Oznámenia sa delia na: Úlohy Informačné správy v databáze kabinetu (zobrazené v Kalendári na úvodnej stránke) do poštovej schránky Lotus Notes alebo iného poštového systému

Arabsky Bulharsky Čínsky Chorvátsky Český Dánsky Holandský Angličtina Estónsky Fínsky Francúzsky Nemecký Gréčtina Hebrejčina Hindčina Maďarský Islandský Indonézsky Taliansky Japonec Kórejský Lotyšský Litovský Malgašský Nórsky Perzský Poľský Portugalsky Rumunský Ruský Srbský Slovenský Slovinský Španielsky Švédsky Thajský Turecký Vietnamský

Definícia - BOSS-Referent BOSS-Referent z Wikipédie, bezplatnej encyklopédie

Systém BOSS-Referent je navrhnutý tak, aby automatizoval pracovný tok riadenia a kancelársku prácu. Spoločnosť BOSS-Referent EDMS, založená v roku 1996, je dnes jedným z lídrov na ruskom trhu riešení triedy ECM (Enterprise Content Management). Zo všetkých zákaziek EDMS inštalovaných v roku 2008 bolo 25 %, teda každá štvrtá, implementovaných na systéme BOSS-Referent (podľa prieskumu trhu EDMS publikovaného spoločnosťou DSS Consulting).

Najväčší EDMS v Rusku bol vybudovaný na platforme BOSS-Referent vo Federálnej daňovej službe Ruskej federácie (FTS) - viac ako 85 000 používateľov a v spoločnosti MTS - systém združuje viac ako 25 000 zamestnancov.

Pre koho je EDMS BOSS-Referent?

Používateľmi elektronického systému správy dokumentov BOSS-Referent sú federálne a regionálne orgány, štátne podniky, obchodné spoločnosti vrátane holdingov s veľkou odvetvovou štruktúrou a malé organizácie.

Automatizácia správy dokumentov pomocou BOSS-Referent vedie k zvýšeniu produktivity zamestnancov, k uľahčeniu prístupu k informáciám pre rozhodovanie manažmentu, k zlepšeniu výkonnostnej disciplíny a následne k celkovému skvalitneniu riadenia.

Aké úlohy riadenia pomáha riešiť BOSS-Referent EDMS?

• organizovať efektívnu prácu so zmluvami;
• zabezpečiť, aby tok interných firemných dokumentov bol čo najmenej papierový;
• automatizovať pracovný tok federálnych alebo regionálnych orgánov;
• zabezpečiť kontrolu kvality nad vykonávaním príkazov manažérov;
• zvýšiť efektivitu práce s aplikáciami;
• implementovať tok projektových dokumentov a možnosť tímovej práce;
• zaviesť správu dokumentov v rámci systému manažérstva kvality.

Aké sú výsledky zavedenia EDMS BOSS-Referent

Na úradoch:

• zlepšenie kvality verejných služieb;
• zlepšenie výkonovej disciplíny, zvýšenie ovládateľnosti;
• zvýšenie transparentnosti a otvorenosti aktivít;
• zníženie nákladov na zabezpečenie práce orgánov štátnej správy;
• vytvorenie základu pre integrovaný informačný systém ako je „elektronická správa“ (medzirezortná správa dokumentov, EAR, archívy, portály verejných služieb).

Pre obchodné spoločnosti:

• zvýšená ovládateľnosť;
• rýchla reakcia na zmeny;
• zvýšiť konkurencieschopnosť firmy na trhu.

Doba návratnosti systému je od 6 mesiacov do 2 rokov.

Automatizované procesy

Systém BOSS-Referent je určený na automatizáciu pracovného toku a procesov riadenia.

Systém obsahuje funkcie, ktoré vám umožňujú implementovať:

Podpora schvaľovacích procesov

• umožňuje využívať štandardné a vytvárať špecializované procesy;
• poskytuje možnosť zmeny zoznamu schvaľovateľov, typu a podmienok schválenia;
• umožňuje kontrolovať proces schvaľovania;
• poskytuje informácie o verziách dokumentov a histórii schvaľovania.

Kontrola vykonania objednávky

• zabezpečuje účtovanie všetkých vystavených objednávok;
• umožňuje sledovať včasnosť vykonávania pokynov a načítania špecialistov;
• generuje štatistiky o vykonávaní pokynov a vývoji dokumentov.

Vybavovanie prichádzajúcej a odchádzajúcej pošty

• zabezpečuje evidenciu korešpondencie prijatej v rôznych formách;
• podporuje registračné čísla akejkoľvek zložitosti;
• umožňuje prepojiť dokumenty navzájom;
• umožňuje ukladanie uznesení a prípravu návrhov uznesení;
• zabezpečuje prácu viacerých kancelárií v rámci jedného informačného priestoru.

Viac podrobností o možnostiach systému nájdete na stránke výrobcu.

Výhody

BOSS-Referent EDMS má množstvo jedinečných obchodných a technologických výhod, ktoré poskytujú systému vedúce postavenie na ruskom trhu riešení správy dokumentov.

Systém vyhovuje potrebám veľkých aj malých organizácií akéhokoľvek odvetvia, umožňuje orgánom verejnej moci vytvárať komplexné informačné systémy vrátane EAR, portálov, správy právne významných dokumentov, archívov.

Výhody BOSS-Referent EDMS sú určené širokými možnosťami platformy IBM Lotus, high-tech architektúrou a bohatými skúsenosťami s implementáciou. Je možné rozlíšiť nasledujúce výhody riešenia:

Pohodlné rozhranie

BOSS-Referent EDMS je navrhnutý tak, aby zlepšil efektivitu organizácie ako celku a najmä jej zamestnancov. Dôležitým faktorom, ktorý ovplyvňuje, ako rýchlo sa zamestnanci zapoja do práce s novou aplikáciou, ako rýchlo sa implementujú štandardné operácie v systéme elektronickej správy dokumentov, je takzvaná použiteľnosť - používateľské rozhranie zamerané na poskytovanie maximálneho psychologického a estetického pohodlia pre používateľa pri práci. s aplikáciou. BOSS-Referent je pohodlné a jednoduché použitie

Rozhranie systému BOSS-Referent je dnes intuitívne zrozumiteľné pre bežných používateľov a patrí medzi najpohodlnejšie na používanie spomedzi podobných systémov.

"Denník" a "vizitka"

Počnúc verziou 3.2.1 má systém úvodnú stránku, ktorá obsahuje položky, ktoré sa neustále používajú v práci - diár a držiak na vizitky.

Koncepčne je úvodná stránka samostatná pracovná stanica (AWP). To znamená, že každý používateľ môže nakonfigurovať komponenty stránky tak, aby mu vyhovovala práca a hlavné systémové nástroje by boli vždy po ruke.

Iba informácie, ktoré potrebujete

Rozhranie systému BOSS-Referent je navrhnuté tak, aby rôzne skupiny používateľov mohli pracovať rýchlejšie a pohodlnejšie: majú k dispozícii iba nástroje a údaje, ktoré potrebujú.

Používateľov možno podmienečne rozdeliť do nasledujúcich skupín podľa úloh, ktoré musia pri práci so systémom riešiť:

• vykonávatelia - vypĺňať karty dokladov, posielať doklady na schválenie, podpis, sledovať priebeh dokladov, hlásiť pokyny od vedenia;
• manažéri - rozhodujú o dokumentoch (koordinujú a podpisujú dokumenty), kontrolujú vykonávanie pokynov;
• referenti - prijímajú, evidujú, posielajú dokumenty, kontrolujú výkonnú disciplínu.

Pre každú skupinu používateľov bude rozhranie aj toho istého dokumentu odlišné.

Úplný prístup na web

BOSS-Referent má plne funkčnú webovú verziu, ktorá podporuje všetky užívateľské funkcie. S EDMS BOSS-Referent je teda možná plnohodnotná práca používateľov ako v klientovi Lotus Notes, tak aj cez webový prehliadač.

Užívateľská prívetivosť

Práca s BOSS-Referent EDMS pod webom sa prakticky nelíši od práce v klientovi Lotus Notes.

Rozhranie oboch verzií je totožné – nástroje, karty dokumentov, princípy navigácie v systéme sú rovnaké. Ak používateľ pracuje s oboma verziami, napríklad v kancelárii, na prístup používa klienta Lotus a na prístup z domu webový prehliadač, nemusí sa učiť pravidlá práce s každou z verzií. - sú identické pre obe verzie.

Kedy je vhodné využiť webový prístup do systému?

Pre organizáciu by bolo správnejšie pracovať s BOSS-Referentom cez webové rozhranie za nasledujúcich podmienok:

• keď si organizácia osvojila iného poštového klienta ako Lotus ako firemný štandard, určite nie je vhodné ho nahrádzať a prácu s dokumentmi je možné realizovať cez internetovú verziu systému;
• keď mobilní používatelia tvoria významnú časť používateľov EDMS, pre ktorých je pohodlnejšie mať prístup do systému z akéhokoľvek miesta vybaveného prístupom na internet;
• ak politika organizácie v oblasti informačných technológií predpokladá používanie aplikácií dostupných prostredníctvom webového rozhrania všade tam, kde je to možné;
• ak má organizácia veľmi veľký počet používateľov v geograficky vzdialených pobočkách, používanie webovej verzie vám umožňuje urýchliť implementáciu EDMS a znížiť náklady na projekt.

Technické vlastnosti

Na konfiguráciu webového prístupu k systému BOSS-Referent nie je potrebný ďalší server: používatelia môžu pracovať s webovou verziou dodatočnou konfiguráciou servera Lotus Domino. Rovnaký server sa používa aj na podporu používateľov pracujúcich v klientovi Lotus.

Autentifikácia používateľov systému pri práci pod webom sa realizuje jedným z troch spôsobov:

• prostriedky Lotus Domino (jediná možná možnosť pre používateľov, ktorí kombinujú prácu cez web a „hrubého“ klienta);
• cez Active Directory (je možné použiť komponent Winlogon);
• pomocou adresára kompatibilného s LDAP.

Oznámenia prijaté poštou používateľov pri práci pod webom vyzerajú ako odkazy html (namiesto odkazov Lotus používaných pri práci v poštovom klientovi Lotus).

Webový prístup nevyžaduje sťahovanie ovládacích prvkov ActivX alebo apletov Java. Po otvorení možnosti pre používateľa pracovať pod webom sa jednoducho prihlási pomocou odkazu určeného administrátorom, prejde autentifikáciou, po ktorej môže okamžite pracovať s plnou verziou systému.

Rýchla automatizácia procesov

Čo je potrebné na rýchlu implementáciu EDMS? K tomu je potrebné v krátkom čase nastaviť procesy (predpisy) v systéme pre prácu s dokumentmi.

BOSS-Referent preto prichádza so sadou predkonfigurovaných procesov pre prácu so štandardnými dokumentmi, ktoré je potrebné len prispôsobiť konkrétnemu zákazníkovi. Systém obsahuje aj konštrukčné prvky určené na rýchle zostavenie procesov na spracovanie špecializovaných dokumentov z „kociek“ (ako je napr. proces schvaľovania žiadosti o úver). To umožňuje výrazne skrátiť čas implementácie a prispôsobenia systému požiadavkám zákazníka.

V každej organizácii existujú pravidlá pre prácu s dokumentmi, ktoré môžu, ale nemusia byť zafixované vo forme nariadenia (alebo nariadenia) a musia byť zohľadnené pri automatizácii podnikania. Nariadenie definuje, čo sa deje s dokumentom v rôznych fázach jeho životného cyklu. Pri zavádzaní systému automatizácie riadenia sa nariadenie realizuje formou elektronického administratívneho predpisu (EAR). V BOSS-Referent EDMS sa elektronické predpisy nazývajú „rozhodovací proces“ (napríklad „proces rozhodovania o zmluve“ alebo „rozhodovací proces memoranda“).

Prvky akéhokoľvek „rozhodovacieho procesu“ (predpis)

„Rozhodovací proces“ sa skladá z karty dokladu a cesty dokladu.

Karta dokumentu je formulár obrazovky, ktorý konfiguruje správca a obsahuje atribúty dokumentu a samotného dokumentu vo forme naskenovaného elektronického obrázka alebo konceptu dokumentu, napríklad vo formáte Microsoft Word.

Cesta dokumentu je postupnosť fáz spracovania dokumentov, ktorú pre typy dokumentov konfiguruje správca systému. Cesta môže zahŕňať nasledujúce fázy spracovania dokumentov:

• Príprava;
• dohoda;
• podpisovanie;
• vyhlásenie;
• registrácia;
• exekúcia;
• preniesť do archívu.

Schvaľovacia fáza môže pozostávať z jednej alebo viacerých fáz. Každá fáza je vytvorená pomocou jedného z nasledujúcich zodpovedajúcich blokov:

• paralelný;
• sekvenčné;
• s prechodmi podľa podmienok.

Nastavenie „rozhodovacích procesov“ (predpisy)

Celý tok dokumentov spracovávaných akoukoľvek organizáciou možno podmienečne rozdeliť na dokumenty, ktoré sú typické pre veľkú väčšinu organizácií, a špecializované dokumenty spravidla priemyselnej povahy (v bankách sú to žiadosti o úver, v poradenských spoločnostiach - správy , atď.).

BOSS-Referent obsahuje predkonfigurované procesy pre prácu so štandardnými dokumentmi a tiež umožňuje zostaviť špecializované procesy z konštruktorových „kociek“ zabudovaných v systéme.

Nastavenie typických procesov

Základná verzia systému BOSS-Referent obsahuje 5 predkonfigurovaných „rozhodovacích procesov“ pre štandardné dokumenty (používané v drvivej väčšine organizácií):

• zmluvy;
• organizačné a administratívne dokumenty;
• návrh odchádzajúce dokumenty;
• poznámky;
• aplikácie.

Pre tieto procesy systém BOSS-Referent implementuje štandardné trasy pre pohyb dokladov a štandardné karty dokladov. Zabudované procesy sú univerzálne a môže ich administrátor zmeniť jednoduchým nastavením.

Štruktúru karty ktoréhokoľvek z 5 typických procesov konfiguruje správca systému. V tomto prípade môžu byť niektoré polia vyplnené štandardne, niektoré polia môžu byť vyplnené pomocou systémových adresárov.

Trasy pre predkonfigurované procesy sú už nastavené v systéme a pozostávajú z vyššie popísaných etáp spracovania dokumentov a schvaľovacích blokov. Správca systému môže nastaviť schvaľovací proces pomocou schvaľovacích blokov, ako aj určiť zamestnancov podieľajúcich sa na schvaľovaní, podpisovaní a schvaľovaní dokumentov.

Tvorba špecializovaných procesov

Pre spoločnosti, ktoré používajú špecializované dokumenty (napríklad žiadosti o úver) v BOSS-Referent, je možné rýchlo navrhnúť potrebné špecializované trasy a karty dokumentov.

Vytvorenie špecializovanej cesty sa vykonáva pomocou Lotus Workflow Architeсt zo štandardných fáz spracovania dokumentov a schvaľovacích blokov zabudovaných v systéme (popísané vyššie).

Na vytvorenie kariet pre špecializované dokumenty, ktoré obsahujú akékoľvek požadované zloženie polí, sa používajú nástroje Lotus Domino Designer.

Po vytvorení karty a trasy sa proces nakonfiguruje tak, ako sa to robí pri typických procesoch.

Optimálne pre distribuované prostredie

BOSS-Referent je jedným z najlepších riešení na ruskom trhu pre organizáciu efektívnej správy dokumentov v organizáciách s geograficky distribuovanou štruktúrou, čo dokazuje množstvo úspešných projektov, medzi ktoré patrí:

• Najväčší EDMS v Rusku bol vybudovaný na platforme BOSS-Referent - počet používateľov systému elektronickej správy dokumentov vo Federálnej daňovej službe Ruskej federácie (FTS) presahuje 85 000, systém je implementovaný v územných orgánoch Federálna daňová služba všetkých subjektov Ruskej federácie, systém je podporovaný viac ako 350 servermi;
• Najväčší EDMS v komerčnom sektore bol vytvorený na BOSS-Referent v MTS - systém združuje viac ako 25 000 zamestnancov z divízií spoločnosti v Rusku a niekoľkých krajinách SNŠ do jedného informačného priestoru a jeho prácu podporuje viac ako 100 serverov.

Efektívnosť systému elektronickej správy dokumentov v distribuovanom prostredí závisí od toho, ako dobre je organizované doručovanie dokumentov používateľom, ktorí sa nachádzajú vo vzájomnej vzdialenosti. To znamená, že všetci používatelia pracujúci v EDMS, bez ohľadu na ich umiestnenie, by mali mať prístup ku všetkým dokumentom potrebným pre ich prácu. V BOSS-Referent sú všetky funkcie systému implementované tak, aby mohli správne fungovať v podmienkach územného rozmiestnenia.

Pre prácu v distribuovanom prostredí využíva systém BOSS-Referent všetky výhody platformy Lotus Domino, ako aj vlastný transportný mechanizmus. S ich pomocou sú v systéme poskytované nasledujúce funkcie:

• Uplatňuje sa princíp „elektronický dokument sa doručí len tam, kde ho používatelia potrebujú na prácu“. To znamená, že ak sa dokument spracováva v centrále spoločnosti a jednej z jej pobočiek, potom sa dokument musí nachádzať na týchto dvoch miestach a nikde inde;
• Pri prenose dokumentu (napríklad pri schvaľovaní) na iné miesto sa spolu s ním odošlú aj všetky súvisiace dokumenty;
• Doručovanie dokumentov, objednávok a údajov prebieha v balíku a prebieha takmer okamžite. Zároveň nie je potrebné vykonávať zložité nastavenia práv servera a replikácie;
• Prepravný mechanizmus BOSS-Referent má funkciu garantovaného doručenia balíkov dokumentov - ak balík nie je doručený celý, systém odošle znova a ak balík nie je možné doručiť, informuje administrátora. Správca môže použiť nástroj na diagnostiku procesu prenosu, aby zistil, prečo doručenie zlyhalo;

Administrácia systému BOSS-Referent fungujúceho v distribuovanom prostredí je rovnako jednoduchá ako administrácia jednej lokality. Správa vzdialených pobočiek je zároveň možná z jedného miesta, napríklad z centrály. Aktualizácia systému na novú verziu teda prebieha na všetkých miestach MTS EDMS cez noc a vykonávajú ju správcovia z centrály spoločnosti;

• Funkcia podpory migrácie používateľov vám umožňuje vyriešiť problém presúvania používateľov a ich dokumentov z jednej lokality na druhú. Po presune používateľa, napríklad z pobočky do centrály organizácie, sa balík všetkých dokumentov, s ktorými používateľ pred presunom pracoval, odošle ako kópia z pobočkového servera na server centrály.

Rýchla implementácia

EDMS BOSS-Referent sa vyznačuje kombináciou troch jedinečných výhod:

• na jednej strane systém kombinuje prvky dizajnéra a vďaka tomu je možné veľmi rýchlo automatizovať procesy správy dokumentov;
• na druhej strane si zachovala všetky vlastnosti platformy, ktoré umožňujú prispôsobiť riešenie akýmkoľvek špecifickým potrebám zákazníka;
• okrem toho architektúra systému a metodika implementácie umožňujú automatizovať procesy krok za krokom, napríklad najskôr nastaviť spracovanie zmlúv tak, aby organizácia začala pracovať v systéme, a potom nastaviť ďalšie procesy.

Spustenie BOSS-Referent EDMS do komerčnej prevádzky trvá 2 mesiace.

Je to možné vďaka nasledujúcim vlastnostiam systému a metodike implementácie:

• Existujú dokumenty, ktoré sa spracúvajú rovnakým spôsobom takmer v každej organizácii. Pre 5 typov takýchto dokumentov sú už v BOSS-Referent vytvorené štandardné procesy. Preto môžete ihneď po inštalácii systému začať pracovať so štandardnými dokumentmi, napríklad zmluvami.
• Ak pri implementácii systému vznikne potreba vytvoriť procesy na spracovanie špecializovaných dokumentov, ktoré sa využívajú pri práci jednej organizácie, dá sa to urobiť aj rýchlo. Proces je tvorený z prvkov procesu už implementovaných v systéme – je tvorený „kocičkami“ ako konštruktér.
• BOSS-Referent má plnohodnotný webový prístup, ktorý používateľom umožňuje plnohodnotnú prácu v klientovi Lotus Notes aj prostredníctvom webového prehliadača. Ak štruktúra organizácie zahŕňa veľa geograficky vzdialených pobočiek a divízií, potom je možné výrazne skrátiť čas implementačného projektu poskytnutím webového prístupu do systému všetkým používateľom v pobočkách.
• Implementačná metodika BOSS-Referent EDMS bola vypracovaná rokmi úspešných projektov rôznych veľkostí a je zameraná na realizáciu projektov v krátkom čase. Napríklad pri automatizácii práce so štandardnými dokumentmi je potrebný 1 mesiac na preskúmanie existujúceho workflow v organizácii a príprava na implementáciu, druhý mesiac sa venuje inštalácii systému, nastaveniu štandardných procesov a zaškoleniu používateľov. To znamená, že po 2 mesiacoch organizácia začína skúšobnú prevádzku EDMS.

Spoľahlivosť a výkon

Spoľahlivosť a výkon systému BOSS-Referent je zabezpečený možnosťami platformy Lotus Domino: indikátor spoľahlivosti je 24x7 a na jednom serveri môže pracovať až 1000 používateľov.

Spoľahlivosť systému

Spoľahlivosť BOSS-Referent EDMS s indikátorom 24x7 sa dosahuje organizovaním práce v softvérovom klastri Lotus Domino, ktorý pozostáva z dvoch (alebo viacerých) serverov. Identita údajov na serveroch v klastri je udržiavaná replikáciou klastra Lotus Domino. Používanie klastra Lotus Domino poskytuje:

• odolnosť proti chybám systému - v prípade zlyhania hlavného servera, na ktorom používatelia pracujú, sú automaticky prepnutí na záložné servery;
• vyvažovanie záťaže na serveroch – používatelia sú proporcionálne rozdelení na rôzne servery, čo pomáha zlepšovať výkon systému.

Výkon systému

Vysoký výkon systému zabezpečuje množstvo technických riešení, ako napr.

• vyvažovanie záťaže v softvérovom klastri Lotus Domino;
• automatický prenos spracovaných dokumentov do archívov príslušných modulov - po ukončení práce s dokumentmi sa presunú do archívov príslušných modulov, pričom sú k dispozícii flexibilné nastavenia automatickej archivácie a vyhľadávania vo všetkých moduloch vrátane archívnych ;
• ukladanie kariet dokumentov a súborov príloh v rôznych moduloch (pre obzvlášť veľké objemy súborov môžu byť prílohy uložené v systéme typu „elektronický archív“ – IBM Content Manager alebo Saperion), pričom miesto uloženia nie je používateľovi zrejmé a efekt „príloha je pripojená ku karte“ je zachovaný dokument“;
• distribuovaný transportný mechanizmus, ktorý je optimalizovaný z hľadiska množstva prenášaných informácií a funguje na princípe „dokumenty sa ukladajú a prenášajú len na tie servery, kde sú potrebné pre prácu“.

Vývoj riešení

Vývoj elektronického systému správy dokumentov BOSS-Referent v rámci jedného projektu je možný v dvoch smeroch:

• pri rozširovaní systému;
• na ceste rozširovania funkčnosti.

Na zvýšenie rozsahu systému pri zachovaní jediného informačného priestoru vám BOSS-Referent umožňuje:

• Pripojte nových používateľov vo veľkom počte. Schopnosti systému BOSS-Referent boli testované na projektoch budovania najväčšieho EDMS v Rusku vo Federálnej daňovej službe (celkový plánovaný počet používateľov by mal presiahnuť 100 000) a MTS (v systéme pracuje viac ako 25 000 zamestnancov).
• Pripojte nové lokality (teritoriálne vzdialené divízie a pobočky organizácie) s ich servermi. V súčasnosti prácu EDMS Federálnej daňovej služby a MTS podporuje viac ako 100 serverov.

BOSS-Referent poskytuje široké možnosti kvalitatívneho rozvoja systému – pridávaním nových funkcií – nasledujúcimi prostriedkami:

• Systém dokáže automatizovať prácu so všetkými typmi manažérskych dokumentov používaných v organizácii. Procesy na spracovanie štandardných dokumentov sa dajú jednoducho „naklonovať“ z už predkonfigurovaných procesov – skopírujú sa predpisy a zmenia sa v ňom potrebné nastavenia. Pre špecializované dokumenty organizácie (ako sú napríklad žiadosti o úver) sa vytvárajú špecializované procesy pomocou nástrojov platformy Lotus.
• Integrácia s inými produktmi umožňuje výrazne rozšíriť možnosti systému BOSS-Referent, ako aj urobiť z EDMS súčasť jednotného informačného systému organizácie. Skúsenosti s budovaním EDMS na platforme BOSS-Referent zahŕňajú príklady úspešnej integrácie so systémami tried HR, ERP, CRM, ako aj vytvorenie právne významného systému správy elektronických dokumentov;
• Partneri BOSS-Referent vyvinuli moduly kompatibilné s EDMS BOSS-Referent, určené na rozšírenie základnej funkcionality systému.

Otvorenosť rozhodnutia

BOSS-Referent EDMS je jedným z mála systémov na ruskom trhu EDMS, ktorý prichádza s otvoreným zdrojom. Zákazníkom to poskytuje nasledujúce výhody:

• Organizácie využívajúce BOSS-Referent majú možnosť prispôsobiť systém špecifikám svojej práce a vyvinúť vlastné doplnkové moduly EDMS. Toto je jedinečná výhoda flexibility systému BOSS-Referent.
• Zákaznícke bezpečnostné služby dokázali overiť bezpečnosť kódu a samotného systému, ako aj certifikovať jeho súlad s internými bezpečnostnými požiadavkami.

Ochrana dát

Systém BOSS-Referent bol certifikovaný pre zhodu s požiadavkami sprievodných dokumentov FSTEC Ruska:

• „Bezpečnosť informačných technológií. Kritériá hodnotenia bezpečnosti informačných technológií“. Úroveň zabezpečenia hodnotenia 4 (EL4).
• „Ochrana pred neoprávneným prístupom k informáciám. Časť 1. Softvér pre bezpečnosť informácií. Klasifikácia podľa úrovne kontroly absencie nedeklarovaných schopností“ (NDV4).

Certifikát EAL4 zaručuje úroveň zabezpečenia systému a správnu činnosť bezpečnostných funkcií, ktoré sú potrebné pre prácu s dôvernými informáciami.

Certifikát NDV4 zaručuje absenciu „zadných dvierok“ v programovom kóde.

Prítomnosť certifikátov FSTEC umožňuje atestovať informačné systémy postavené na báze BOSS-Referent, podľa bezpečnostnej triedy informačného systému osobných údajov (ISPD) do „1G“ a podľa triedy ochrany osobných údajov v IS do „ K2" vrátane.

Systémy BOSS-Referent majú zabudovanú podporu pre nástroje na ochranu kryptografických informácií certifikované FSB Ruska. Pomocou týchto nástrojov BOSS-Referent implementuje:

• používanie elektronického digitálneho podpisu (EDS), ktorý umožňuje zabezpečiť potvrdenie autorstva, integrity a právneho významu elektronických dokumentov;
• šifrovanie údajov, ktoré umožňuje dodatočnú ochranu informácií obsiahnutých v elektronickom dokumente.

Architektúra systému

Elektronický systém správy dokumentov, vybudovaný na báze BOSS-Referent, pozostáva z niekoľkých úrovní:

• hardvér (servery, klientske pracovné stanice, siete atď.) a platforma (operačný systém Windows / Linux / Sun a transportné protokoly), ktorá spája všetok hardvér do jedného komplexu;
• technologická platforma IBM Lotus, ktorá je „doplnkom“ cez sieťový operačný systém a zahŕňa serverový komponent Domino a klientske poznámky;
• systém BOSS-Referent, čo je aplikácia Lotus Domino pozostávajúca z modulov (databáz) formátu nsf;
• užívateľské klientske priestory, ktoré môžu pracovať s klientom Lotus Notes aj s webovým prehliadačom.

IBM Lotus je platforma orientovaná na dokumenty, vďaka čomu je pre úlohy EDMS vhodnejšia ako relačná DBMS.

Moduly

BOSS-Referent má modulárnu architektúru. Moduly zahrnuté v systéme BOSS-Referent sú vzájomne prepojené databázy (DB) pracujúce v prostredí Lotus Notes/Domino. Tieto databázy možno rozdeliť do troch skupín:

Funkčné moduly

Určené na spracovanie manažérskych informácií a rozhodovanie.

Modul "Kancelária"

Poskytuje celý cyklus práce organizácie s prichádzajúcimi a odchádzajúcimi dokumentmi. Umožňuje kontrolovať, evidovať a evidovať korešpondenciu.

Modul rozhodovania

Určené na automatizáciu obchodných procesov, ktoré sú v systéme implementované vo forme „rozhodovacích procesov“, ktoré tvoria dva povinné prvky: karta dokladu a trasa pohybu dokladu. Súčasťou dodávky systému sú predkonfigurované „rozhodovacie procesy“ pre štandardné dokumenty (zmluvy, organizačné a administratívne dokumenty, návrhy výstupných dokumentov, memorandum, žiadosti). Procesy pre špecializované dokumenty (napríklad žiadosti o úver) je možné dodatočne rýchlo prispôsobiť.

Modul "Objednávky"

Umožňuje nastaviť úlohy pre zamestnancov v celej organizácii vytváraním objednávok dokumentov alebo samostatných objednávok a sledovať ich realizáciu. Poskytuje možnosť vytvárať súvisiace objednávky, ktoré tvoria „strom“ objednávok, a kontrolovať ich vykonávanie.

Objednávky môžu vydávať manažéri všetkých úrovní. Dodávatelia môžu ukladať správy o priebehu v module Zadania. Modul je úzko prepojený s ostatnými základňami systému ("Rozhodovanie", "Kancelária"). Objednávky je možné vytvárať ako v samotnej databáze "Objednávky", tak aj v iných moduloch systému ("Rozhodovanie", "Kancelária"), pričom všetky objednávky sú uložené v module "Objednávky".

Všeobecné systémové slovníky a príručky

Sú určené na uchovávanie referenčných informácií.

Modul organizačného adresára

Navrhnuté na ukladanie a aktualizáciu údajov o štruktúre a zamestnancoch podniku. Databáza obsahuje informácie o divíziách a pobočkách, ktoré sú súčasťou organizácie, ich vzájomnej podriadenosti, ako aj o zamestnancoch organizácie vrátane informácií o kombinácii pozícií, delegovaní právomocí a rolách spracovania dokumentov (schvaľovanie, koordinácia, atď.) .). Sú tu uložené aj servisné informácie: o lokalitách (serveroch, na ktorých sa pracuje), spojeniach, uzloch, názvoch kancelárií atď. Údaje z modulu Adresár organizácií využíva väčšina modulov systému BOSS-Referent.

Modul "Externí príjemcovia"

Navrhnuté na ukladanie údajov o organizáciách protistrany (zákazníci, partneri, klienti) a ich zástupcoch. „Externé kontakty“ môžu uchovávať širokú škálu informácií – od bankových údajov organizácie až po mobilný telefón jej zástupcu.

Údaje z modulu „Externí adresáti“ sa v systéme využívajú všade tam, kde je potrebné špecifikovať protistrany, napríklad pri práci so zmluvami, došlými a odoslanými dokumentmi a pod.

Modul "Slovníky"

Navrhnuté na vytváranie a ukladanie zoznamov kľúčových slov používaných na vyplnenie vstupných polí v kartách systémovej databázy. Používa ho väčšina modulov systému BOSS-Referent ako slovník slovníkových hodnôt. Pridávanie nových záznamov a úpravy starých vykonávajú správcovia alebo špecializovaní zamestnanci.

Systémové služby

Ide o moduly, ktoré umožňujú flexibilné nastavenie funkčných podsystémov a poskytujú podporu pre pomocné funkcie.

Spínací modul

Je to centrálna základňa, s ktorou sa aplikácia konfiguruje. Obsahuje technologické informácie o umiestnení ďalších databáz systému BOSS-Referent na serveroch. Databáza "Switchboard" je určená na riešenie nasledujúcich úloh:

Užívateľská navigácia - modul zabezpečuje navigáciu v databáze, slúži ako jediný vstupný bod do systému pre užívateľov Prepínanie systémových modulov - vytvára prepojenia medzi systémovými databázami a so slovníkovými a referenčnými modulmi Konfigurácia užívateľských staníc Vstupný bod pre užívateľov.

Modul skrine

Vzťahuje sa na skupinu užívateľských služieb. Navrhnuté na informovanie používateľov o ich úlohách: všetky servisné správy systému BOSS-Referent sa doručujú sem. Databáza je dostupná všetkým užívateľom, pričom každý užívateľ dostáva len notifikácie adresované jemu. Systém umožňuje duplikovať správy prichádzajúce do „Kabinetu“ v poštovej schránke používateľa,

Vyhľadávací modul

Pomocný modul, ktorý umožňuje vyhľadávanie podľa súboru atribútov kariet dokladov databáz „Cancery“, „Decision Making“ a ich archívov.

Modul registrátora

Obsahuje množinu enumerátorov (softvérových počítadiel), ktoré generujú registračné čísla dokumentov, a formáty enumerátorov. Umožňuje flexibilne konfigurovať rôzne formáty čitateľa v súlade s postupom prijatým v organizácii na vytváranie evidenčných čísel pre dokumenty rôznych typov. Okrem „počítadla“ môže formát obsahovať rôzne parametre, napr.: celé meno signatára, dátum registrácie, oddeľovače, register prípadov atď. Pre jedného enumerátora je možné vytvoriť viacero formátov.

Archivačné moduly

Určené na ukladanie archívnych dokumentov z modulov „Kancelária“, „Zadania“, „Rozhodovanie“ a súvisiacich modulov „Elektronické snímky“. Pre každý modul je vytvorená samostatná archívna databáza. Dokumenty prenesené do archívu z modulov „Chancery“ a „Decision Making“ získavajú status „V prípade“, stav zákaziek sa nemení.

Modul nastavenia rozhodovania

Pomocný modul slúžiaci na vytváranie štandardných procesov, podľa ktorých sa budú spracovávať dokumenty v databáze rozhodovania. Štandardná procesná karta nastavuje fázy a fázy spracovania dokumentu, predvolené nastavenia polí dokumentu, zamestnancov podieľajúcich sa na spracovaní (koordinácia, podpisovanie, schvaľovanie, evidencia), ako aj zamestnancov, ktorí majú oprávnenie vytvárať dokumenty.

Modul protokolu

Používa sa na zaznamenávanie akcií používateľa pri práci s dokumentmi v systéme BOSS-Referent. Informácie z databázy Protokol je len na prezeranie a používa ho služba zodpovedná za bezpečnosť informácií.