Efektívne plánovanie pracovného času v podniku. Plánovanie pracovného času - abstrakt

Vo svojej pracovnej praxi som sa opakovane stretol s manažérmi, ktorí majú jednu dôležitú schopnosť. Je to schopnosť robiť veľa vecí počas dňa, správne si stanoviť priority a bez stresu. Takého človeka jednoducho nemožno zasypať skutkami. Bez ohľadu na to, koľko projektov sa práve realizuje, rýchlo, pokojne a správne si stanoví priority, zoskupí úlohy a začne ich plniť jednu po druhej. Dosť som o tom premýšľal, rozprával som sa s kolegami a uvedomil som si, že vo väčšine prípadov táto schopnosť nie je vrodená, ale získaná.

Keď som bol na strednej škole, môj obľúbený strýko mi dal dobrú radu: „Majte prehľad o tom, čo robíte počas dňa, a na konci si to zhrňte. Strýko pracoval pre Medzinárodnú organizáciu práce a vedel, o čom hovorí. Stále som mu vďačný za jeho rady a aj sebe, že som sa nimi riadil. Keď som skončil školu, mal som jasný rozvrh, väčšinu aktivít a úloh na každý deň som mal vopred naplánovanú a to vo mne nevyvolávalo žiaden protest ani nepohodu.

Neskôr som toto pravidlo dodržiaval do konca života. Plány a úlohy sa menili a zvyk robiť niekoľko rôznych vecí počas dňa len silnel a s tým aj výkon a efektivita mojej práce. Veď keď sa nad tým zamyslíte, vysoká únava, apatia, nízka produktivita práce sú väčšinou výsledkom nášho videnia seba, svojej práce a v neposlednom rade nedostatku návykov plánovania a uprednostňovania. Pre niektorých tvorivých pracovníkov a špecialistov úzkeho profilu je to zrejme nepodstatná nevýhoda, ale bez schopnosti plánovať aktivity, stanovovať priority a skupinové úlohy nebude možné byť dobrým manažérom.

Takže ak ste sa nenaučili plánovať veci v škole alebo na vysokej škole, je najlepšie to urobiť čo najskôr. Najprv si zisti, čo vlastne cez deň robíš. Stačí si každú polhodinu zaznačiť, čomu ste tento čas venovali. Keď si prezriete svoje týždenné záznamy, budete prekvapení, koľko času strávite nedôležitými, duplicitnými alebo jednoducho irelevantnými úlohami. Ďalším krokom je preto zlikvidovať všetko nepotrebné. Aj to bude treba dlhodobo sledovať, niektorých zvykov či rituálov sa zbavuje veľmi ťažko. Tretím krokom je zoskupiť hlavné úlohy a typy práce a riešiť ich postupne, nie v náhodnom poradí. To výrazne zlepší vašu schopnosť sústrediť sa. Na prvý pohľad je to veľmi jednoduché, nie je to o nič ťažšie ako cvičenie ráno. Ale nie každý robí cvičenie.

Čo sa týka plánovania dňa, aj teraz tomu venujem veľa času (hoci moji asistenti robia veľa prípravných a organizačných prác). Možno neskôr napíšem príspevok o úlohe osobného asistenta v práci manažéra. Základom správneho time managementu je. To je pre mňa stratégia, vzťahy s kľúčovými klientmi a partnermi, najväčšie transakcie, tím, stretnutia a motivácia zamestnancov. Ak je problém v jednej z týchto oblastí, potom je to môj problém, ktorý musím najskôr vyriešiť.

Ďalším dôležitým bodom je prítomnosť v rozvrhu času pre neplánované aktivity. Stávajú sa vždy a je dôležité mať určitú časovú rezervu, pretože nie je nič horšie, ako keď sa vám jedno stretnutie vkradne do druhého alebo musíte niečo narýchlo vybaviť.

Nemali by sme zabúdať, že všetci ľudia sú iní, čo znamená, že plánovanie by malo byť individuálne. Môj optimálny rozvrh som si vybudoval už dávno. Zvyčajne o 9:00 si s tímom ujasním konečný harmonogram a preberiem si briefy popisujúce stretnutia, ktoré mám v ten deň pred sebou. Príprava briefov je samostatná téma: jasne popisujú ciele, ciele a účastníkov. To mi tiež šetrí čas. Asi po desiatich stretnutiach idem domov a venujem sa komunikácii s rodinou, pravidelne chodím na jogu či fitness. A bližšie k noci stále pracujem elektronicky. Táto rutina mi umožňuje vyhnúť sa prepínaniu medzi typmi práce a ľahšie sa dostať do požadovaného režimu. Aby som ho však vybudoval a dodržal, potreboval som si začať plánovať čas v škole.

Kto z nás sa nezamýšľal nad tým, čo je najväčšia hodnota? Názory na túto tému sa často líšia. Niektorí veria, že je to informácia, iní veria, že je čas. Napriek tomu, že moderná spoločnosť má dostatok príležitostí na šetrenie času, z nejakého dôvodu je času málo. A hneď sa mi vynoria myšlienky: „Prečo si technologický pokrok robí krutý vtip?“, „Ako stihnúť všetko urobiť a urobiť to dobre?“, „Ako si rozložiť a naplánovať deň, aby si aspoň čiastočne uľavil seba?" Všetko je veľmi jednoduché. Musíte sa len naučiť správne si plánovať čas.

Pravidlá, ktoré treba dodržiavať, ak chcete robiť všetko

Aby ste držali krok so všetkým a mali čas na odpočinok, mali by ste:

• vypracovať konkrétny plán;
• uprednostňovať záležitosti, ktoré sú menej dôležité, bez toho, aby ste ich nechali na neskôr;
• nestrácajte pracovný čas na zbytočné veci;
• analyzovať dokončené úlohy denne;
• v závislosti od dôležitosti správne rozdeliť priority;
• udržiavať poriadok;
• rozvíjať vôľu nasledovať nové návyky.

Ako sa naučiť plánovať svoj deň: fázy plánovania času manažéra

Zdá sa, že nie je ťažké správne rozdeliť pracovný čas a určiť postupnosť každodennej práce, nie každý to však dokáže. Ak vám napadnú myšlienky, ako robiť dôležité veci načas a neunaviť sa, je dôležité naučiť sa správne plánovať a riadiť čas. Dôležitú úlohu tu zohráva správne zostavený plán denného režimu.

Nezabudnite na taký dôležitý faktor, akým je obmedzený čas. Čas nemožno zastaviť, zmeniť ani vrátiť, čo znamená, že to isté platí pre prácu, podnikanie a náš život vo všeobecnosti.

Existujú nasledujúce fázy plánovania pracovného času:

• rozvíjanie disciplíny (naučenie sa kontrolovať svoj deň je dôležitou úlohou úspešného lídra);
• určenie stupňa dôležitosti záležitostí (je dovolené plánovať maximálne 3 naliehavé záležitosti denne);
• racionálne rozdelenie úloh na dôležité, naliehavé, ľahké, jednoduché, bezvýznamné;
• vypracovanie pracovného plánu krok za krokom;
• zbavenie sa jednoduchých, malých, ľahkých úloh, ktorých dokončenie trvá menej ako 10 minút (vyloženie na ďalšie dni);
• odmietnutie manažéra vykonávať činnosti, ktoré „kradnú“ čas (sledovanie televíznych seriálov, trávenie mnohých hodín komunikáciou na sociálnych sieťach, stretávanie sa s priateľmi);
• určenie každej veci v dome a v práci jej miesto;
• zbavenie sa pracovného odpadu (10 minút denne stačí na triedenie dokumentov a vyhadzovanie nepotrebných vecí);
• výber koníčka pre voľný čas.

Aby ste neprišli o priateľov a správne šetrili čas, musíte dodržiavať pravidlo: navštevovať stránky na sociálnych sieťach 2-krát týždenne, víkendy si vyhradiť na stretnutia s priateľmi, vopred si naplánovať osobné stretnutia, skrátiť čas „prázdneho“ telefónu rozhovory do 15 minút denne.

Ako vytvoriť pracovný plán

Úspešné plánovanie je možné, ak budete dodržiavať nasledujúcu postupnosť prác:

1. Stanovte si ciele a zámery, na základe ktorých vypracujete pracovný plán. Môže byť krátkodobý (na týždeň) alebo dlhodobý (na mesiac, štvrťrok, rok).

Pozor: Úspešný vodca sa nemôže odchýliť ani o krok od plánu. Môžete ho upravovať, napríklad zamieňať úlohy, dni dôležitých stretnutí, plánovať udalosti na iný čas, ale za žiadnych okolností by ste ich nemali radikálne meniť.

1. Rozdeľte úlohy a stanovte si termíny ich dokončenia. Je dôležité naučiť sa najskôr vykonávať úlohy, ktoré majú obmedzený časový rámec a ktoré si vyžadujú veľa úsilia. Potom môžete plánovať strednodobé úlohy a prácu, ktorá si vyžaduje štandardné funkcie. Práce s nízkou hodnotou by sa mali robiť ako posledné.

1. Povinné označovanie naliehavých záležitostí, ktoré vznikli v predvečer exekúcie vo vašom denníku alebo kalendári (umožňuje manažérovi stihnúť všetko načas, bez toho, aby mu unikli dôležité body).

1. Analýza všetkých úloh, zmenšenie zoznamu úloh (v rámci možností).

Na uvoľnenie dňa je dôležité:

1. Dodržujte obmedzenie plnenia úloh: nie viac ako 3 naliehavé, celkovo nie viac ako 10 za deň.
2. Pri plánovaní dodržujte dokončenie zložitých úloh v priaznivejšom čase, najlepšie v prvej polovici dňa a plnenie ľahkých úloh na konci pracovnej zmeny.
3. Nevykonávajte ďalšiu prácu bez toho, aby ste dokončili predchádzajúcu (je dôležité plánovať úlohy krok za krokom a dokončiť tie, na ktorých ste sa dohodli).
4. Nenechávajte nedokončené úlohy, neodkladajte ich na nasledujúci pracovný deň.
5. Ak sú ešte nesplnené úlohy, odporúča sa zapísať si ich do kalendára dôležitých úloh, kde si ich zvlášť poznačte. Ak rovnaká úloha „žije“ stabilne v denníku niekoľko dní za sebou, stojí za to premýšľať o tom, ako ju odmietnuť alebo jednoducho preniesť na inú osobu, ktorá ju vykonáva.

Tajomstvo racionálneho plánovania

Svoj deň si môžete správne naplánovať podľa:

• posúdenie plánu práce, úprava úloh, vytvorenie denného režimu;
• sledovanie plnenia úloh, vylúčenie súčasného plnenia viacerých úloh (inak hrozí nízka produktivita);
• dokončenie začatých úloh;
• odstraňovanie prekážok, ktoré bránia manažérovi dokončiť zadané úlohy, odpútavajú pozornosť a ovplyvňujú plány;
• striedanie práce s odpočinkom;
• analýza časového plánovania;
• neustále zlepšovanie vašich pracovných výsledkov.

Tajomstvo šetrenia času pre manažéra

1. Dôležité je podobné úlohy spájať, napríklad kombinovať vyjednávanie, triediť korešpondenciu, odpovedať na emaily.
2. Rovnako dôležité je vytvoriť pokojné prostredie. Je to potrebné, aby vás nič nerozptyľovalo od vašej práce.
3. Obmedzenie pracovného času vám pomôže vyhnúť sa neproduktívnym výsledkom z obchodných stretnutí.
4. Schopnosť určovať priority je dôležitým ukazovateľom racionality a konzistentnosti záležitostí, ktorý ovplyvňuje dosahovanie stanovených cieľov.
5. Robiť mimoriadne dôležité veci umožňuje manažérovi dosahovať vysoký výkon vo svojej práci.
6. Rozdelenie úloh medzi zamestnancov pomôže ušetriť značné množstvo času.
7. Nemenej dôležitá je postupná práca. Je oveľa jednoduchšie posunúť sa k svojmu cieľu, ak vyleziete po rebríku, počnúc malými vecami a dosiahnete veľké výšky.
8. Vedenie denníka dôležitých úloh pomôže eliminovať prekrývanie niektorých úloh s inými a hromadenie úloh na konci mesiaca.
9. Dôležité rozhodnutia je lepšie robiť ráno. Takto si môžete vytvoriť pocit úspechu počas celého pracovného dňa.
10. Pri tvorbe plánov a harmonogramov je dôležité brať do úvahy skutočnú úroveň schopnosti pracovať, pretože práve tá ovplyvňuje konečný výsledok práce.

Plánovanie a organizácia práce je kľúčom k ďalšiemu sebarozvoju. Prečítajte si článok o základných princípoch a pravidlách denného plánovania.

Z článku sa dozviete:

Prečo potrebujete denné plánovanie?

Nie každý chápe, prečo je potrebné plánovať svoj pracovný deň. Veď každý človek aj bez plánovania vie, aké funkcie vykonáva a aké úlohy ho čakajú. Mnoho ľudí nevidí zmysel v plánovaní dňa, pretože vždy sa vyskytnú neočakávané úlohy, ktoré môžu zmiasť všetky predtým plánované body.

Stiahnite si dokumenty k téme:

Ak porovnáte dvoch pracovníkov, ktorí vykonávajú rovnaké funkcie a majú rovnaké schopnosti, zistíte, že objem a kvalita práce, ktorú vykonávajú sú rôzne. Jeden zamestnanec zvláda riešiť aktuálne aj strategické úlohy, druhý nestíha vybavovať ani urgentné zadania a je nútený neustále ostať po práci. Najlepšie výsledky ukážu tí, ktorí sú viac . Teda niekoho, pre koho je proces plánovania každodennou zodpovednosťou a potrebou. Mať plán aj na psychickej úrovni núti človeka k mobilizácii. Má stanovený cieľ a objavuje sa vnútorná potreba ho dosiahnuť.

Ako efektívne plánovať?

Plánovanie a organizovanie práce vykonáva zamestnanec. Nie manažér, ale zamestnanec by si mal dávať úlohy. V tomto prípade si stanovuje ciele nezávisle a koná smerom, ktorý si vyberie. Percento dokončených úloh pri samostatnom plánovaní je spravidla vyššie ako pri vykonávaní všeobecného plánovania. , ktorú vypracoval riaditeľ.

Existuje v praxi overený systém plánovania práce, ktorý zabezpečuje optimálne využitie pracovného času. Ide o súbor zásad, podľa ktorých si človek môže vytvoriť kompetentný, realistický a dosiahnuteľný plán.

Najprv sa rozhodnite, čo musíte zahrnúť do svojho denného plánu. Mal by sa vypracovať s prihliadnutím na strategický plán vypracovaný na šesť mesiacov alebo rok. Plánovanie na každý deň zohľadňuje všetky úlohy naplánované na implementáciu, priamo súvisiace s prácou aj sekundárne. Napríklad zablahoželanie kolegovi k narodeninám. Okrem tých položiek, ktorých splnenie manažér očakáva, musia byť do plánu zahrnuté aj osobné záležitosti. Toto je potrebné pre osobný rozvoj a vytváranie pozitívneho obrazu.

Pri plánovaní práce by sa veľké úlohy, ktorých dokončenie bude trvať niekoľko dní alebo týždňov, mali rozdeliť do krokov a dokončiť postupne. Pre každú fázu nastavte dátum splatnosti. Urobte si plán na nasledujúci deň vrátane čiastkových úloh. Na zostavenie plánu môžete použiť bežný papierový denník alebo špeciálny program.

Cieľom plánovania práce nie je za každú cenu plnenie položiek plánu, ale včasné a kvalitné plnenie prioritných úloh a urgentných úloh. Preto musí byť zoznam úloh, ktoré sa majú dokončiť, zoradený a položky usporiadané v zostupnom poradí podľa priority. Prebieha Môžete použiť niekoľko metód súčasne.

Najvyššiu prioritu majú napríklad úlohy s pevným termínom a úlohy, ktoré si vyžadujú viac úsilia. Druhými najdôležitejšími úlohami budú každodenné úlohy, ktoré je potrebné splniť, a úlohy, ktorých termíny dokončenia sú naplánované na najbližšie dni. Najnižšiu prioritu v dennom plánovaní majú drobné záležitosti, ktorých zlyhanie nebude mať výrazné negatívne dôsledky.

Pravidlá denného plánovania

Rovnako ako plánovanie práce podniku, aj plánovanie pracovného dňa jednotlivého zamestnanca sa musí riadiť pravidlami. Ich dodržiavanie pomôže zabezpečiť realizáciu plánov v pohodlnom režime pre vás.

1. Neplánujte si viac ako 70 % svojho pracovného času. To vám umožní pokojne vykonávať naliehavé neplánované úlohy a nebudete nervózni, ak budete musieť byť rozptýlení od vykonávania. .
2. Nezaraďujte do denného plánu viac ako tri dôležité a naliehavé úlohy súčasne. Obmedzte celkový počet položiek plánu na desať.
3. Formujte podobné prípady do blokov. Pomôže to vykonať ich pomocou jediného algoritmu, ktorý skráti čas vykonania.
4. Presuňte proces plánovania na večer predchádzajúceho dňa. V prípade potreby budete mať čas na úpravu plánu.
5. Naplánujte si komplexné úlohy s ohľadom na vaše biorytmy. Niekto sa vyznačuje zvýšenou účinnosťou ráno, niekto popoludní a niekto pracuje najproduktívnejšie večer.
6. Nezačínajte novú úlohu skôr, ako dokončíte prácu, ktorú ste už začali. Ak ste si museli dať pauzu, vráťte sa a dokončite to, čo ste začali.
7. Neodkladajte vykonanie neplánovanej úlohy, ak sa dá urobiť za pár minút.
8. Urobte si prestávky každú hodinu bez toho, aby ste zostali pri stole. Prestávky venujte ľahkému strečingu, pomôže vám to „osviežiť“ hlavu.
9. Nenechajte sa zmiasť pri dosahovaní cieľov si neklaďte úlohy a nenačrtávajte objemy, s ktorými bude ťažké sa vyrovnať.
10. Ak existujú nedokončené úlohy, ktoré nestratili aktuálnosť, preneste ich do plánu na ďalší deň.
11. Usporiadajte si pracovisko tak, aby sa vám v ňom pracovalo pohodlne.

Záver

Plánovanie na každý deň je užitočná a potrebná zručnosť. Je to spôsob sebaorganizácie a sebarozvoja, záruka, že môžete pracovať efektívne. Navrhovaný systém plánovania práce vám pomôže pochopiť základné princípy time management a úspešne využiť tieto poznatky v praxi.

Ak začnete dôkladne chápať, aké faktory ovplyvňujú život človeka vo všeobecnosti, nájdete ich veľké množstvo. Akákoľvek oblasť života človeka a každá oblasť jeho činnosti má, samozrejme, množstvo zvláštností, ktoré sú s nimi spojené, a niekedy to, čo platí pre jednu, je pre druhú úplne nepoužiteľné. Ale napriek tomu existujú určité základné princípy, ktoré sú účinné úplne vo všetkom. Jeden z týchto princípov, alebo presnejšie zákonov, ktoré možno považovať za garantov úspechu v akejkoľvek oblasti, môžeme pokojne nazvať schopnosť plánovať a stanovovať priority. Prečo je to také dôležité, zistíme v tejto lekcii tréningu time managementu.

Po preštudovaní tohto materiálu sa dozviete, čo je obchodné plánovanie a aké sú jeho vlastnosti, prečo je potrebné a dôležité denne zostavovať zoznamy pracovných, osobných a domácich prác. Okrem toho sa pozrieme na niekoľko efektívnych plánovacích techník a princípov, z ktorých niektoré sú určené na každý deň a niektoré majú dlhodobejšie zameranie – na týždeň, mesiac, rok aj niekoľko rokov. Tento online školiaci kurz bude užitočný pre ľudí všetkých vekových kategórií a profesií a získané informácie budete môcť použiť na dosiahnutie svojich cieľov od prvého dňa.

čo je plánovanie? Typy plánovania. Stanovenie priorít

Proces plánovania

Plánovanie je proces optimálnej alokácie zdrojov potrebných na dosiahnutie stanovených cieľov a zámerov, ako aj súboru procesov, ktoré sú spojené s ich formulovaním a realizáciou. Plánovanie je neoddeliteľnou súčasťou time managementu (time management) a pri šikovnom využívaní mnohonásobne zvyšuje jeho efektivitu.

Vo svojej najjednoduchšej a najformálnejšej interpretácii sa plánovanie vyznačuje nasledujúcimi fázami:

1. Fáza stanovovania cieľov (úloh)
2. Fáza zostavovania plánu na dosiahnutie cieľa
3. Fáza návrhu variantu
4. Fáza identifikácie požadovaných zdrojov, ako aj ich zdrojov
5. Fáza identifikácie vedúcich pracovníkov a brífingu
6. Fáza zaznamenávania výsledkov plánovania vo fyzickej forme (plán, projekt, mapa atď.)

Typy plánovania

Plánovanie, ako už bolo uvedené, sa vzťahuje na absolútne akúkoľvek sféru života, ale v závislosti od toho môže mať svoje vlastné charakteristiky, ktoré sa zase prejavujú v rôznych formách a obsahoch.

Typy plánovania sa líšia:

Z nutnosti

• Direktívne plánovanie – znamená povinné vykonávanie zadaných úloh, má vždy konkrétneho adresáta a vyznačuje sa zvýšenou detailnosťou. Príkladom je stanovovanie úloh súvisiacich s riešením otázok štátneho/národného významu, prácou v podnikoch a pod.
• Indikatívne plánovanie je protipólom prvého: neznamená povinné a presné vykonávanie, má skôr odporúčací a usmerňujúci charakter. Tento typ plánovania je rozšírený v systéme makroekonomického rozvoja rôznych krajín.

Podľa načasovania dosahovania cieľov

• Krátkodobé (aktuálne) plánovanie – počíta sa na obdobie do 1 roka a môže pozostávať z plánov na deň, týždeň, mesiac, štvrťrok alebo šesť mesiacov. Najbežnejší typ plánovania. Používajú ho ako bežní ľudia v každodennom živote, tak aj vedúci rôznych organizácií.
• Strednodobé plánovanie – počíta sa na obdobie od 1 roka do 5 rokov. Táto forma plánovania je bežná v činnostiach vládnych agentúr, firiem a podnikov, ale často ju využívajú strategicky uvažujúci ľudia. V niektorých prípadoch sa môže kombinovať s aktuálnym plánovaním, ktoré je vo svojej celistvosti rolovacím plánovaním.
• Dlhodobé (dlhodobé) plánovanie – zvyčajne sa počíta na niekoľko (5, 10, 20) rokov dopredu. Najčastejšie sa tento typ plánovania používa vo veľkých podnikoch na plnenie úloh sociálneho, ekonomického, vedeckého a technologického charakteru atď.

• Strategické plánovanie je predovšetkým dlhodobé. S jeho pomocou sa určujú hlavné smery v činnosti organizácií: rozširovanie aktivít, vytváranie nových smerov, stimulácia pracovného procesu, štúdium trhu a jeho segmentov, štúdium dopytu, charakteristiky cieľového publika atď. Rozšírené v činnosti organizácií.
• Taktické plánovanie je najčastejšie aj dlhodobé. Jeho hlavným cieľom je vytvárať potrebné podmienky na realizáciu príležitostí zistených využitím strategického plánovania. Taktické plánovanie sa spravidla používa pri plánovaní ekonomického, sociálneho a výrobného rozvoja organizácie. Rozšírené v činnosti organizácií.
• Plánovanie operačného kalendára je poslednou fázou strategického a taktického plánovania. Slúži najmä na realizáciu procesu dosahovania požadovaných výsledkov. S jeho pomocou sú špecifikované všetky ukazovatele a práca organizácie je priamo organizovaná. Plánovanie operatívneho kalendára zahŕňa určenie času na splnenie zadaných úloh, prípravu na implementáciu procesu, vedenie záznamov, sledovanie a analýzu procesu. Rozšírené v činnosti organizácií.
• Podnikateľské plánovanie – slúži na posúdenie realizovateľnosti, relevantnosti a efektívnosti plánovaných činností. Príprava podnikateľského plánu sa robí veľmi starostlivo, berúc do úvahy všetky druhy ukazovateľov, príležitostí, návrhov atď. Je rozšírený v činnosti organizácií a v práci podnikateľov.

Okrem uvažovaných typov plánovania, ktoré zohľadňujú primárne aspekty, existujú aj také, ktoré zohľadňujú sekundárne. Na druhej strane sa líšia:

Podľa pokrytia

• Všeobecné plánovanie – pokrýva všetky detaily kontextu.
• Čiastočné plánovanie – pokrýva niektoré detaily kontextu.

Plánovaním objektov

• Cieľové plánovanie – zahŕňa určenie cieľov potrebných na dosiahnutie.
• Plánovanie prostriedkov – zahŕňa plánovanie prostriedkov potrebných na dosiahnutie výsledku (financie, informácie, personál, vybavenie atď.).
• Plánovanie programu zahŕňa vývoj programov potrebných na dosiahnutie výsledkov.
• Akčné plánovanie zahŕňa určenie činností potrebných na dosiahnutie výsledku.

Podľa hĺbky

• K agregovanému plánovaniu dochádza pri zohľadnení všeobecných parametrov.
• Podrobné plánovanie prebieha s prihliadnutím na všetky detaily a vlastnosti.

Časovou koordináciou plánov

• Sekvenčné plánovanie zahŕňa dlhý proces, ktorý pozostáva z niekoľkých menších etáp.
• Simultánne plánovanie – znamená jednorazovú krátku fázu.

Berúc do úvahy zmeny údajov

• Rigidné plánovanie znamená povinné dodržiavanie špecifikovaných parametrov.
• Flexibilné plánovanie znamená možnosť nedodržania stanovených parametrov a vznik nových.

V poriadku

• Usporiadané plánovanie - zahŕňa postupnú implementáciu plánov, jeden po druhom.
• Priebežné plánovanie – zahŕňa predĺženie plánu na nasledujúce obdobie po jeho dokončení v aktuálnom období.
• Mimoriadne plánovanie – znamená realizáciu plánu podľa potreby.

Stanovenie priorít

Prioritizácia je proces stanovovania priorít - ukazovateľ prevahy dôležitosti konkrétnej položky plánu nad zvyškom. Stanovenie priorít je dôležité z toho dôvodu, že medzi veľkým počtom rôznych nuancií a vlastností sú tie, ktoré majú najmenší význam a majú minimálny vplyv na proces dosahovania cieľa, a tie, ktoré v tomto procese zohrávajú dominantnú úlohu. Schopnosť určovať priority možno nazvať ďalším ukazovateľom účinnosti a efektívnosti akéhokoľvek plánovacieho procesu, pretože Dôraz na najvýznamnejšie body plánu je často rozhodujúci v otázke, či bude cieľ dosiahnutý alebo nie.

Ako vidíte, plánovanie ako proces sa vyznačuje značným počtom rôznych nuancií. Ktorýkoľvek z typov je možné použiť samostatne alebo možno v kombinácii s inými. Hlavnou vecou pri výbere je zohľadniť všetky vlastnosti vašej činnosti. Ale bez ohľadu na to, koľko typov plánovania existuje, bez ohľadu na to, za koľko ich považujeme, bez ohľadu na to, koľko príkladov uvedieme, toto všetko nebude mať žiadnu hodnotu, ak nerozumieme, prečo vôbec musíme niečo plánovať, aké výhody to má. ako nám to pomôže v živote? Práve na tieto otázky sa pokúsime odpovedať v nasledujúcej časti.

Prečo potrebujete plánovanie?

Vzhľadom na to, že naše školenia sú venované metódam zvyšovania osobnej produktivity, tu a ďalej v lekcii budeme uvažovať o plánovaní vo vzťahu k činnostiam človeka, a nie organizáciám, firmám, podnikom atď.

Plánovanie je faktor, ktorý do značnej miery určuje nielen to, či človek dosiahne to, čo chce, ale aj to, čo vôbec dosiahne. Faktom je, že samotný plánovací proces nemá nejaký jediný a úzko cielený efekt, ale pôsobí komplexne, ovplyvňuje mnohé osobné ukazovatele človeka, smer jeho konania a celkovo jeho životný štýl. Nižšie uvádzame len niekoľko pozitívnych aspektov plánovania a výhod, ktoré poskytuje.

Špecifikácia cieľa

Len čo si človek začne plánovať svoje aktivity, aktivuje sa jeho myslenie, aktivuje sa tvorivý potenciál a zvyšuje sa mozgová aktivita. Môžete niečo chcieť a „tak trochu“ si to predstaviť, pričom si myslíte, že presne viete, čo chcete. Ale len čo si sadnete k zostaveniu plánu a začnete ho dôkladne premýšľať, váš cieľ sa začne premieňať z abstraktného na konkrétny. Postupne si ho začnete detailne predstavovať, brať do úvahy jeho vlastnosti a nejako ho obmieňať. Jedno príslovie hovorí, že loď, ktorá nevie, kam ide, nikdy nedorazí do cieľa. Rovnako aj človek – ak nevie, čo presne chce, nikdy to nedosiahne. Plánovanie umožňuje pochopiť a uvedomiť si, čo skutočne chcete a dosiahnuť konkrétny cieľ.

Jasný akčný plán

Aj keď vieme, čo chceme, možno to nikdy nedosiahneme, ak nevieme, čo na to potrebujeme. Naše ciele môžu byť megaglobálne, dobré a úžasné, ale zostanú len obrazom toho, čo chceme mať a robiť. Tento stav možno napraviť plánovaním. Po prvé, umožňuje vám určiť konkrétne kroky, ktoré je potrebné vykonať, aby ste dosiahli požadovaný výsledok. Po druhé, pomáha identifikovať zdroje potrebné na to a ich zdroje. Po tretie, umožňuje nastaviť časový rámec. Takto, keď budete mať presný plán, budete vedieť, čo musíte na jeho realizáciu urobiť, koho alebo čo do toho zapojíte a hlavne, kedy to chcete urobiť. Plánovanie výrazne urýchľuje proces dosahovania cieľa, pretože... je praktickým sprievodcom akcie.

Akcia, nie myšlienky o akcii

Kým nemáme plán realizovať to, čo chceme, neustále nad touto témou premýšľame. Premýšľame o tom, ako veľmi to chceme, aké by to bolo pekné, keby sme to mali, premýšľame o tom, ako nám to teraz chýba, možno si aj sami seba predstavujeme pri tom, ako to robíme. Je tu však jedno ALE – okrem myslenia nerobíme nič iné. A to naznačuje, že s najväčšou pravdepodobnosťou to všetko skončí. Je dôležité pochopiť, že keď začnete plánovať, už robíte prvý a najväčší krok k realizácii svojich plánov. Už len toto vás posúva výrazne vpred. A potom začne reťazová reakcia: po zostavení plánu začnete vykonávať konkrétne akcie, po prvom bode nasleduje druhý, po druhom tretí atď. Ak si dokážete vštepiť zvyk plánovať aj tie najmenšie veci, okamžite si všimnete, ako sa vaše túžby začnú stávať realitou. Dá sa tu použiť ďalšie príslovie: "Voda netečie pod ležiaci kameň." Odlepte sa od zeme a začnite konať. Plánovanie vytvára energetický potenciál potrebný na dosiahnutie cieľa.

Možnosť manévrovania

Bez toho, aby sme konkrétne vedeli, čo je potrebné urobiť, aby sme dosiahli želané výsledky, nemôžeme určovať ani koordinovať naše kroky. Môžeme mať približnú predstavu o tom, čo musíme urobiť, ale ak budeme konať bez plánu, riskujeme, že sa dostaneme do slepej uličky alebo sa dokonca vzdialime od cieľa. Keď máte plán a začnete konať, môžete takpovediac riadiť celý proces online: takto to nefunguje, skúste to inak, jedna vec nefunguje, zamyslite sa nad tým, čo ju môže nahradiť. Mať jasný plán vám umožní manévrovať na vašej ceste, meniť rôzne metódy a metódy. V dôsledku toho budete mať komplexný plán, ktorý zohľadní všetky možné nuansy a možnosti vývoja udalostí. Schopnosť plánovať je schopnosť byť flexibilný a pripravený na každú situáciu.

Vysoká pravdepodobnosť úspechu

A možno najdôležitejšou výhodou plánovania je, že aj keď to nie je 100% záruka, stále je to veľká pravdepodobnosť úspechu. Koľko ľudí vidíme, ktorí chcú veľmi málo, ale bez plánu nikdy nič nedosiahnu! A na rozdiel od nich existuje veľké množstvo príklady ľudí, ktorí majú fantastické ciele, ktoré sa zdajú nedosiahnuteľné, no napriek všetkému ich dosiahnu a ešte viac. To, čo odlišuje prvé od druhého, je schopnosť plánovať a stanovovať priority. Stanovte si ciele, začnite si robiť plán – po chvíli uvidíte, že ste svoj cieľ dosiahli a na svojich miestach zostávajú tisíce prizerajúcich sa bez plánu. Plánovanie z vás urobí lídra v akejkoľvek oblasti!

Iste, teraz je vám oveľa jasnejšie, prečo si musíte všetky svoje kroky naplánovať a premyslieť. Plánovanie vykonávajú podnikatelia a podnikatelia, šéfovia veľkých korporácií, kreatívni ľudia, spisovatelia, herci a hviezdy šoubiznisu, vo všeobecnosti všetci tí, ktorí sa bežne nazývajú úspešní ľudia. Plánovanie je súčasťou života a činnosti každého človeka, ktorý chce zvýšiť svoju produktivitu a dosiahnuť seriózne výsledky. Z tohto dôvodu, okrem toho, že si sadnete za stôl, vezmete pero a papier a začnete niečo plánovať, dnes existujú špeciálne vyvinuté techniky plánovania, ktoré už viackrát preukázali svoju účinnosť. Stručný prehľad najpopulárnejších z nich uvedieme v ďalšej časti.

Techniky plánovania

Plánovanie ABC

Predpokladom tejto metódy sú skúsenosti, ktoré jasne ukazujú, že percentuálny pomer dôležitých a nedôležitých záležitostí je vždy približne rovnaký. Akékoľvek úlohy, na základe ich dôležitosti pri dosahovaní stanovených výsledkov, by mali byť rozdelené pomocou hodnôt písmen ABC. Z toho vyplýva, že najskôr by mali byť splnené úlohy, ktoré majú najväčšiu dôležitosť a význam (A) a až potom všetky ostatné (B, C). Pomocou tejto techniky si musíte naplánovať čas, berúc do úvahy dôležitosť úloh a nie úsilie potrebné na ich dokončenie.

Metóda ABC je založená na troch základných pravidlách:

• Kategória A – najdôležitejšie záležitosti. Tvoria asi 15 % všetkých vecí, ktoré robíte, no prinášajú asi 65 % výsledkov.
• Kategória B – dôležité záležitosti. Tvoria asi 20 % vášho celkového podnikania a produkujú asi 20 % vašich výsledkov.
• Kategória C – záležitosti najmenšej dôležitosti. Tvoria približne 65 % celého vášho podnikania, no prinášajú aj približne 15 % vašich výsledkov.

Viac o tejto technike sa dozviete tu.

Eisenhowerov princíp

Túto techniku ​​navrhol svojho času americký generál Dwight David Eisenhower. Je to vynikajúci doplnkový meter na rýchle prijímanie najdôležitejších rozhodnutí. Tento princíp zahŕňa stanovenie priorít podľa kritérií dôležitosti a naliehavosti.

Všetky svoje úlohy musíte rozdeliť do štyroch hlavných kategórií a vykonať ich v poradí podľa priority:

• Kategória A – najnaliehavejšie a najdôležitejšie záležitosti.
• Kategória B – naliehavé, ale nie dôležité záležitosti. Je dôležité vedieť ich oddeliť podľa kritéria dôležitosti z prvej kategórie, inak na nich môžete strácať čas a nechávať si naozaj dôležité veci na neskôr.
• Kategória C – nie súrne, ale dôležité záležitosti. Tu musíte vziať do úvahy faktor naliehavosti: vzhľadom na to, že tieto veci nie sú naliehavé, sú často odsúvané na vedľajšiu koľaj, potom sa stanú naliehavými, čo nie je dobré. Preto by sa ich implementácia nemala nikdy zanedbávať. Takéto úlohy okrem iného možno delegovať – poveriť ich realizáciou niekoho iného.
• Kategória D – nie súrne a nedôležité záležitosti. Často sa človek najviac zaoberá takýmito vecami a trávi nad nimi väčšinu času. Naučte sa presne identifikovať prípady v tejto kategórii. Mali by byť vykonané ako posledné, keď sú dokončené predchádzajúce.

Viac o Eisenhowerovej metóde sa dozviete tu.

Paretovo pravidlo

Toto pravidlo sa niekedy nazýva princíp „80/20“. Sformuloval ho taliansky ekonóm Vilfredo Pareto. Jeho základným predpokladom je, že najmenšie množstvo akcie prináša najväčšie množstvo výsledkov a naopak.

Vizuálne toto pravidlo vyzerá takto:

• 20 % akcií = 80 % výsledkov
• 80 % akcií = 20 výsledkov
• 20% ľudí vlastní 80% všetkého kapitálu
• 80% ľudí vlastní 20% celkového kapitálu
• 20 % zákazníkov generuje 80 % tržieb
• 80 % zákazníkov generuje 20 % výnosov
• Atď.

Aplikujte toto pravidlo na svoje každodenné činnosti a uvidíte, že 80 % všetkého, čo za deň robíte, je iba 20 % výsledku, ktorý potrebujete, a 20 % dobre naplánovaných akcií vás privedie o 80 % bližšie k vášmu drahocennému cieľu. Na základe toho si pamätajte, že musíte začať deň niekoľkými, ale najťažšími, dôležitými a naliehavými úlohami, a až potom sa ujať tých ľahkých a nemenej dôležitých, no prítomných v oveľa väčšom objeme. Veľmi vhodné je aplikovať Paretovo pravidlo v kombinácii s technikou ABC alebo Eisenhowerovým princípom.

Môžete si prečítať viac o princípe „80 na 20“.

Načasovanie

Termín „časovanie“ sa vzťahuje na metódu určenú na štúdium stráveného času. Vykonáva sa zaznamenávaním a meraním vykonaných akcií. Hlavným cieľom merania času je určiť, ako sa trávi čas, identifikovať „časové výlevky“, nájsť časové rezervy a rozvíjať zmysel pre čas.

Dodržiavanie časomiery je celkom jednoduché: odborníci odporúčajú zaznamenávať všetky vaše akcie s presnosťou 5 minút po dobu 2-3 týždňov. Vizuálne to vyzerá asi takto:

• 8:00-8:30 - prebudený, natiahnutý, umytý
• 8:30-9:00 - pil čaj, zapol počítač, skontroloval e-maily
• 9:00-9:30 - prešiel na sociálnu sieť
• 9:30 - 10:00 - pripravené podklady pre prácu
• Atď.

Záznamy môžu byť doplnené komentármi a ďalšími parametrami. Existuje niekoľko spôsobov, ako sledovať:

• Na papieri - v zošite, zošite, zošite
• Pomocou gadgetu - mobilného telefónu, elektronickej knihy, tabletu
• Používanie hlasového záznamníka
• Používanie špeciálneho softvéru v počítači
• Online – špeciálne internetové aplikácie
• Ganttov diagram (pozri nižšie)

Na základe údajov získaných prostredníctvom načasovania budete môcť identifikovať dôležité funkcie v rozložení vášho času a upraviť ich. Prečítajte si viac o načasovaní.

Ganttov diagram

Ganttov diagram je metóda stĺpcového grafu vyvinutá americkým špecialistom na manažment Henrym Ganttom. Používa sa na ilustráciu plánov a harmonogramov rôznych projektov. Diagram pozostáva z pruhov, ktoré sú orientované pozdĺž časovej osi a každý z nich zobrazuje samostatnú úlohu, ktorá je súčasťou projektu. Vertikálna os je zoznam úloh. Okrem toho môžete na grafe označiť rôzne ukazovatele - percentá, ukazovatele, časové pečiatky atď.

Pomocou Ganttovho diagramu môžete prehľadne sledovať proces realizácie projektu a efektivitu vykonaných akcií. Ale v každom prípade bude musieť byť táto metóda doplnená inými, pretože. diagram nie je synchronizovaný s dátumami, nezobrazuje vynaložené zdroje a podstatu vykonaných akcií. Najlepšie sa používa pri malých projektoch. Samotný diagram je často zahrnutý ako doplnok k rôznym aplikáciám na riadenie projektov.

SMART technológia

Technika SMART stanovovania cieľov je uznávaná ako jedna z najlepších na svete. Vzniká v NLP a podrobne sme ju rozoberali na jednej z našich lekcií. Tu uvedieme len stručný popis tejto techniky.

Samotné slovo „SMART“ je skratka vytvorená z prvých písmen piatich slov, ktoré definujú kritériá cieľa. Poďme sa na ne pozrieť trochu podrobnejšie.

• Špecifický – cieľ musí byť špecifický, t.j. pri jeho nastavovaní si musíte jasne predstaviť výsledok, ktorý chcete dosiahnuť. Napríklad: "Chcem sa stať antropológom."
• Merateľný – cieľ musí byť merateľný, t.j. musíte reprezentovať požadovaný výsledok v kvantitatívnom vyjadrení. Napríklad „do roku 2015 chcem zarobiť 50 000 rubľov mesačne“.
• Dosiahnuteľný – cieľ musí byť dosiahnuteľný, t.j. musíte brať do úvahy vlastnosti vašej osobnosti: schopnosti, predispozícia, talent atď. Napríklad, ak máte ťažké časy s matematikou a absolútne nerozumiete tejto vede, je lepšie nedávať si za cieľ stať sa vynikajúcim matematikom.
• Relevantné – cieľ musí súvisieť s vašimi ostatnými cieľmi. Napríklad dosiahnutie strednodobého cieľa by malo implicitne zahŕňať dosiahnutie niekoľkých krátkodobých.
• Časovo ohraničený – cieľ musí byť definovaný v čase a mať jasne stanovený časový rámec. Napríklad: "Chcem schudnúť z 95 na 80 kg za šesť mesiacov do toho a takého mesiaca."

To všetko vám umožní určiť potrebné kroky na dosiahnutie požadovaného výsledku, zohľadniť maximálny počet faktorov a neustále sledovať váš pokrok. Prečítajte si viac o technike SMART.

Zoznam cieľov a cieľov

Najjednoduchšia technika, pomocou ktorej môžete plánovať čas a úlohy. Toto je len zoznam vecí, ktoré treba urobiť. Takéto zoznamy sú veľmi pohodlné, pretože nevyžadujú žiadne ďalšie zdroje, ako je počítač, mobilné aplikácie alebo používanie zložitých schém, ale tiež vám umožňujú prehľadne zobraziť všetko, čo potrebujete urobiť a ovládať tento proces.

Vytvorenie zoznamu cieľov a úloh je veľmi jednoduché: na papier si jednoducho napíšete všetko, čo musíte splniť a kedy a po dokončení jednoducho splnené položky prečiarknete. Alebo to môžete trochu skomplikovať: vytvorte tabuľku, v ktorej budú stĺpce: „úloha“, „priorita“, „termín splatnosti“, „značka dokončenia“.

Všetky tieto techniky môžu byť použité samostatne alebo v kombinácii. Vyskúšajte všetky možnosti - určite si po chvíli vyberiete pre seba tú najpohodlnejšiu a najvhodnejšiu a možno si na základe nich vytvoríte aj nejaké vlastné.

Aby sme vám uľahčili prácu pri plánovaní vašich aktivít a času, na záver tejto lekcie by sme vám chceli predstaviť niekoľko veľmi účinných princípov, ktoré môžete využiť vo svojom každodennom živote.

Zásady plánovania

• Vyskúšajte všetky diskutované metódy plánovania a vyberte si ten, ktorý vám najviac vyhovuje. Používajte ho denne a vo všetkých záležitostiach.
• Nesnažte sa zapamätať si všetko – robte si poznámky. Ako sa hovorí, „najtupejšia ceruzka je lepšia ako najostrejšia pamäť“.
• Ak máte veľa vecí na práci, nesnažte sa robiť všetko. Nájdite si čas na identifikáciu tých najdôležitejších a prioritných a začnite ich implementovať. Zvyšok dokončite neskôr.
• Na konci jedného týždňa si urobte akčný plán na ďalší. Urobte to isté na konci každého dňa.
• Zvyknite si nosiť so sebou poznámkový blok a pero alebo hlasový záznamník, aby ste mohli zaznamenávať zaujímavé myšlienky, ktoré vás napadnú.
• Veďte si „zápisník úspechu“, do ktorého si budete každý deň zapisovať všetky svoje úspechy, bez ohľadu na to, aké sú malé. To vás bude neustále motivovať a pripomínať vám, že ste na správnej ceste.
• Naučte sa povedať nie. Táto schopnosť vám ušetrí plytvanie časom, snahou o nepotrebné ciele a komunikáciou s nepotrebnými ľuďmi.
• Vždy premýšľajte predtým, ako niečo urobíte. Zvážte pre a proti. Snažte sa nespáchať unáhlené činy a činy.
• Vždy, keď ste v niečom, spomeňte si na seba, uvedomte si, čo práve robíte. Ak máte pocit, že sa neposúvate dopredu, ukončite túto činnosť.
• Pozrite sa kriticky na seba: identifikujte svoje zlozvyky, ktoré strácajú čas, veci, ktoré radi robíte, ale neposúvajú vás k vášmu cieľu. Potom postupne a jeden po druhom vymeňte tieto návyky a činnosti za nové, ktoré sú účinné.
• Stanovte si svoje hlavné životné priority a žite v súlade s nimi. Týmto spôsobom sa môžete vždy sústrediť na to hlavné a nestrácate čas.
• Nevykonávajte zbytočné zbytočné akcie, nerobte veci iných ľudí. Sami sa musíte posunúť vpred, ale nenechajte sa použiť ako nástroj na dosiahnutie cieľov iných ľudí, ak z toho nemáte radosť.
• Pravidelne a systematicky si vyčleňte čas na sebazdokonaľovanie: čítanie kníh, pozeranie vzdelávacích a motivačných videí, trénovanie svojich zručností atď.
• Nezastavujte sa tam – po dosiahnutí jedného cieľa si stanovte ďalší, vážnejší. Takto môžete byť vždy v dobrej kondícii, mať motiváciu a motiváciu.

Uplatnenie všetkých vyššie uvedených odporúčaní vám umožní byť úspešný v akejkoľvek oblasti a dosiahnuť svoje ciele v čo najkratšom čase. Najdôležitejšie je neustále na sebe pracovať a nadobudnuté zručnosti uvádzať do praxe. Aby všetko, čo ste sa naučili z tejto lekcie, začalo prinášať ovocie, musíte už dnes začať plánovať svoje budúce aktivity. Začnite s akoukoľvek metódou, cvičte, zdokonaľujte novú zručnosť a vytvorte si z nej zvyk. Samozrejme, nie je možné plánovať všetko v našom živote, ale veľa sa dá urobiť.

Ďalšie zaujímavé materiály týkajúce sa plánovania a efektívnosti nájdete na našom zdroji 4brain:

Otestujte si svoje vedomosti

Ak si chcete otestovať svoje vedomosti na tému tejto lekcie, môžete si spraviť krátky test pozostávajúci z niekoľkých otázok. Pri každej otázke môže byť správna iba 1 možnosť. Po výbere jednej z možností systém automaticky prejde na ďalšiu otázku. Body, ktoré získate, sú ovplyvnené správnosťou vašich odpovedí a časom stráveným na dokončení. Upozorňujeme, že otázky sú zakaždým iné a možnosti sú zmiešané.

Ahoj! V tomto článku si povieme niečo o plánovaní pracovného dňa.

Dnes sa dozviete:

1. Prečo plánovať svoj pracovný deň;
2. kto to potrebuje?
3. Ako si správne naplánovať pracovný deň.

Plánovanie pracovného dňa

V 21. storočí sa rytmus života citeľne zrýchlil a naďalej naberá na obrátkach. Ak ste predtým, aby ste boli úspešní, potrebovali urobiť jedno množstvo práce, teraz musíte urobiť oveľa viac, aby ste dosiahli úspech. A ľudia začínajú čeliť nedostatku času. Ak stíhame všetky každodenné úlohy, ktoré nám život každý deň hádže, nezostáva nám vôbec čas.

Plánovanie pracovného dňa je nástroj, ktorý pomáha nielen efektívne využívať pracovný čas, ale ho aj skrátiť. Toto nie je triviálny zoznam úloh, ktorý je potrebné vyplniť v prísnom poradí. Plánovanie je schopnosť vybrať si, čo je potrebné urobiť, prečo a kedy.

To je dôvod, prečo správne plánovanie nielen štruktúruje všetko, čo robíte počas dňa, ale tiež uvoľňuje váš čas. V prvom rade musíte urobiť to najdôležitejšie – to je hlavné pravidlo. Správne rozvrhnutie času je užitočné pre každého človeka, ktorý má v práci voľný čas a nemá jasný harmonogram.

Čo zahŕňa plánovanie?

Plánovanie pracovného času zahŕňa:

• Stanovenie priorít.
• Výber dôležitých úloh.
• Hľadanie najlepších spôsobov, ako ich vyriešiť.
• Hľadanie zamestnania vo voľnom čase.

Stanovenie priorít vám pomôže pochopiť, čo si vyžaduje pozornosť, čo sa môže vyriešiť samo a aký problém by ste mali jednoducho ignorovať. Čas a informácie sa stali oveľa cennejšími ako predtým a nadchnúť sa pre niečo, čo neprináša výsledky, je zbytočné.

Výber dôležitých úloh- takmer to isté ako stanovenie priorít, len v rámci jedného pracovného dňa. Vy si vyberiete, čo prinesie dôležitý výsledok, čo je potrebné urobiť naliehavo a čo možno odložiť.

Hľadanie lepších spôsobov riešenia problémov- veľmi dôležitý bod. Pri plánovaní musíte zvážiť nielen to, čo budete robiť, ale aj to, ako to najlepšie urobiť. Zároveň je dôležité nielen šetriť čas, ale robiť všetko čo najrýchlejšie a najefektívnejšie.

Práca s voľným časom by mali byť zahrnuté aj do pracovného plánu. Máte voľné 2 hodiny denne, ktoré môžete venovať niečomu? Môžete o tom povedať svojmu šéfovi a on vás zaťaží prácou, môžete sa vzdelávať alebo sa môžete snažiť vypracovať vlastný projekt.

Prečo je dôležité plánovať si pracovný deň?

Každý, kto sa niekedy stretol s prácou na voľnej nohe, podnikaním alebo „prácou podľa vôle“ (napríklad taxíkom), dokonale chápe dôležitosť organizácie úloh počas dňa. Ale napríklad väčšina kancelárskych pracovníkov nepovažuje za potrebné plánovať svoj pracovný deň.

V skutočnosti, hlavný dôvod plánovanie pracovného dňa – zvyšovanie vlastnej efektívnosti. Ak počúvate svoje telo, môžete pochopiť, že niektoré veci vám raz fungujú lepšie a iné inokedy. Napríklad je pre vás pohodlnejšie telefonovať do iných spoločností po obede, pretože ste sa už zobudili, ale ešte nie ste unavení a monotónna práca je dokončená rýchlejšie večer, takže je lepšie odložiť zadávanie informácií do databázy do 5 - 6 hodín.

Plánovanie pracovného dňa zohľadňuje nielen základné prvky riešenia problémov, ale aj osobné preferencie každého človeka. Time management nebol navrhnutý tak, aby každému vnucoval rovnaký model vysoko efektívnej práce. Svoje úlohy musíte prispôsobiť vlastnostiam svojho tela.

Organizácia a plánovanie vášho pracovného dňa vám umožní urobiť viac za kratší čas a ponechať čas na to, čo vás baví.

Kto by si mal plánovať pracovný deň?

Každý človek by si mal vedieť naplánovať svoj pracovný deň. Môžete tak ušetriť čas a pracovať efektívnejšie. Existujú však 3 kategórie ľudí, ktorí sa jednoducho musia zapojiť do osobného plánovania.

. Najnedisciplinovanejší pracovník je freelancer. Nemá jasný harmonogram a len termín mu pripomína, že je čas si sadnúť a niečo urobiť. Preto je pre freelancerov, ktorí pracujú s viacerými klientmi, veľmi dôležité, aby si svoj pracovný deň naplánovali. Často sa stáva, že nové zákazky sa objavia s rozdielom jedného či dvoch dní, a ak budete meškať do posledného, ​​možno nestihnete pracovať na dvoch projektoch.

Podnikatelia. Všetko je tu takmer rovnaké ako na voľnej nohe. Najmä ak ide o online podnikanie. Na jednej strane môžete byť pokojní doma, keď vaši zamestnanci pracujú, no na druhej strane sa tento prístup nevyhnutne ukáže ako neúspešný. Na Západe medzi podnikateľmi prekvitá kult workoholizmu. Veria, že ak nepracujete 60 hodín týždenne, tak ste leniví a nemáte čo robiť.

manažérov. Líder nebude vždy obchodníkom. Majiteľ spoločnosti sa nesmie aktívne zúčastňovať na záležitostiach svojej spoločnosti, ale jej riaditeľ preberá zodpovednosť za chod celého mechanizmu. Preto musia lídri stredných a veľkých firiem využívať svoj čas efektívne, pretože na ich rozhodnutiach závisí z dlhodobého hľadiska budúcnosť firmy. Plánovanie pracovného dňa manažéra je spôsob, ako čo najefektívnejšie rozdeliť svoj čas medzi strategicky dôležité úlohy.

Metódy plánovania pracovného dňa

Spôsobov, ako si správne naplánovať pracovný deň, môže byť veľa. Ale jedným z najúčinnejších je Eisenhowerova matica. Jeho podstata je nasledovná.

Existujú 4 štvorce:

1. Štvorec A - Naliehavé a dôležité záležitosti.
2. Štvorec B – nie súrne a dôležité záležitosti.
3. Štvorec C - naliehavé a nedôležité záležitosti.
4. Štvorec D - nie súrne a nedôležité záležitosti.

Námestie A by mal zostať takmer vždy prázdny. Pri správnom plánovaní by sa všetky dôležité úlohy mali usadiť v štvorci B a mali by sa vykonávať, keď sa blížia k bodu A.

Štvorec B sú dôležité veci, ktoré vám pomôžu dosiahnuť váš cieľ. To zahŕňa všetky úlohy, ktoré je potrebné dokončiť do 1 pracovného dňa.

Štvorec C znamená naliehavé a nedôležité úlohy, ktoré je potrebné delegovať na iných. Vzorovým príkladom naliehavých, ale nedôležitých záležitostí je telefonovanie potenciálnemu klientovi. Toto zvládne zamestnanec, radšej sa zamerajte na iné veci.

štvorec D, znamená, že existujú nie naliehavé a nedôležité veci, ktoré vás nepribližujú k vášmu cieľu, nedávajú pozitívne emócie a v zásade nie sú potrebné. Všetky zbytočné nápady by sa mali zapísať do tohto štvorca.

Toto rozdelenie úloh podľa ich dôležitosti a naliehavosti vám umožní pochopiť, čomu musíte venovať pozornosť počas pracovného dňa a na čo môžete pokojne zabudnúť. Matrica pomáha nielen v pracovných procesoch, ale aj v bežnom živote. Ak sa chcete naučiť po anglicky, je to pre vás zaujímavé a pomôže vám to v kariére – toto je štvorec B. Ak sa však chcete naučiť španielsky len kvôli tomu, aby ste to vedeli, toto je D a môžete pokojne zabudnúť na to.

Pravidlá plánovania pracovného času

Existuje niekoľko pravidiel, ako efektívne viesť svoj pracovný deň. Pre pohodlie rozdelíme deň na 3 časti:

• Začiatok pracovného dňa.
• Základný pracovný postup.
• Dokončenie.

Ráno je najdôležitejšou etapou. V závislosti od toho, koľko ste spali, ako ste vstali a čo ste robili, bude závisieť vaša nálada, psychologický postoj a výkon.

Zásady „správneho“ rána zahŕňajú nasledovné:

• Kladný postoj. Ak sa každý deň zobúdzate s tým, že nenávidíte svoju prácu, vaša produktivita sa zníži. Pokúste sa začať ráno príjemnými myšlienkami.
• Snažte sa „nekývať“. Všimli ste si, že po tom, ako ráno vstanete, potrebujete ešte 30 - 40 minút, aby ste sa konečne spamätali? Toto je čas, ktorý sa neoplatí premrhať. Hneď po prebudení sa osprchujte, uvarte si kávu a namiesto polhodinky nikam nechodíte, môžete pokojne raňajkovať.
• Pokojné raňajky a cesta do práce. Začať deň bez zhonu je veľmi dôležité. Keď sa ponáhľate, vaše telo míňa energiu a nervy navyše, ktoré by sa dali využiť na produktívnejšiu prácu. Ak si nemôžete dovoliť výdatné raňajky a pokojný výlet, choďte spať neskôr a vstaňte skôr.
• Kľúčové úlohy. Väčšina úspešných podnikateľov má tendenciu tvrdiť, že najdôležitejšie úlohy by sa mali dokončiť ráno. Ako sa hovorí: "Ak chceš robiť všetko, zjedz na raňajky žabu." Úloha žaby je úloha, do ktorej sa vôbec nechcete pustiť. Urobte to ráno a pozitívna nálada z toho, že „žaba bola zjedená“, vydrží po celý deň.

Hlavný pracovný postup pozostáva z nasledujúcich úloh:

• Vyriešte naliehavé problémy. Je dôležité pochopiť, že ak sa vám počas pracovného dňa naskytne nejaká naliehavá záležitosť, nemusíte všetku svoju pozornosť obrátiť výlučne na ňu. Najprv musíte pochopiť, či je to dôležité alebo nie. Ak je to dôležité, musíte na tom okamžite začať pracovať. Ak nie, preneste zodpovednosť za jeho realizáciu na inú osobu.
• Dodržujte termíny. Každý deň by ste si mali stanoviť približné termíny, v ktorých musíte zvládnuť celý objem úloh. Je dôležité, aby to nebolo „Urobte všetko do 18:00“, ale „O 14:00 – začnite plánovať, o 15:00 – analyzujte ukazovatele, o 16:00 – vytvorte správu“ atď.
• Poriadok na pracovisku. Toto je implicitný, ale veľmi dôležitý bod. Ak je na vašom stole neporiadok, vaše oči sa medzi ním budú neustále strácať. A ak je na vašom pracovisku nejaký cudzí dokument, môžete ho začať študovať a stratiť 20 - 30 minút.
• Nesledujte impulzy. Je to najdôležitejšie. Existuje niekoľko spúšťačov, ktoré vás nútia presunúť vašu pozornosť z práce na niečo menej dôležité. Zavolať priateľovi, kým si prezeráte svoj plán predaja? Je lepšie to nerobiť, stratíte koncentráciu a ľahko stratíte pracovného ducha.
• Zoskupte svoju rutinu. Je to veľmi dôležité. Ak potrebujete urobiť 60 telefonátov počas dňa, potom je lepšie ich rozdeliť do niekoľkých malých skupín, 10 - 15 naraz. Po uskutočnení hovoru môžete vykonať ďalšiu úlohu. Neustálym prepínaním z rutinnej činnosti na aktívnu môžete urobiť oveľa viac.

Koniec pracovného dňa je založený na nasledujúcich princípoch:

• Dokončite, čo je potrebné. Existuje skupina vecí, ktoré spadajú do štvorca „dôležité, ale nie naliehavé“. Najlepšie je vyplniť ich počas pracovného dňa a políčko „dôležité a naliehavé“ ponechajte vždy prázdne.
• Skontrolujte svoje výsledky oproti plánu. Všetko, čo ste urobili počas dňa, musíte porovnať s tým, čo ste plánovali. Ak ste práve začali plánovať svoj pracovný deň, potom budú namieste malé odchýlky od plánu. Snažte sa ich udržať čo najmenej.
• Urobte si plán na ďalší deň. Najlepšie je to urobiť na konci predchádzajúceho pracovného dňa. Takto si zachováte pracovného ducha a zároveň je dôležité zostaviť skutočný program záležitostí.

Ak ste manažér, potom počas pracovného dňa musíte úzko spolupracovať so svojou sekretárkou.

Pamätajte, že toto všetko sú všeobecné rady. Neberú do úvahy vaše individuálne vlastnosti. Ak je pre vás pohodlnejšie robiť urgentnú prácu poobede ako ráno, máte na to právo. Ak uprednostňujete robiť veľkú, náročnú úlohu ako poslednú a neovplyvní to vašu náladu na jeden deň, urobte to naposledy.

Plánovanie pracovného dňa by malo byť individuálne.

Základné chyby pri plánovaní pracovného dňa

Napriek tomu, že prax time managementu je v našich životoch pevne zakorenená, väčšina ľudí robí pri plánovaní svojho pracovného dňa bežné chyby. Tu je niekoľko z nich.

Chyba 1. Nesprávne stanovenie priorít.

Eisenhowerova matica nám hovorí, že musíme urobiť dôležité veci. Mnoho ľudí si však môže ľahko pomýliť, čo je pre nich dôležité. Štvorec A, ktorý by mal zostať prázdny a je zodpovedný za naliehavé a dôležité záležitosti, sa často zamieňa so štvorcom C, kde sa nahromadili nedôležité záležitosti vyžadujúce okamžitú pozornosť.

Je dôležité mať na pamäti, že energiu by ste mali míňať výlučne na to, čo je pre vás v danom čase dôležité. Mali by ste pracovať na budúcnosti, keď sa dajú veci odložiť a naplánovať múdro.

Chyba 2. Príliš veľa času sa venuje maličkostiam.

Aby sme vysvetlili, prečo je potrebné najprv urobiť „základné“ a až potom maličkosti, použijeme Paretov zákon. Hovorí sa, že 20 % úsilia dáva 80 % výsledkov. To znamená, že keď pracujete na niečom dôležitom, miniete 20 % úsilia a dosiahnete 80 % výsledku. Keď pracujete na maličkostiach, dosiahnete 4-krát menej výsledkov a vynaložíte 4-krát viac úsilia.

Zoberme si malý príklad. Musíte spustiť reklamnú kampaň. Ak vytvoríte 10 kreatív, vyberiete pre ne kľúčové slová a frázy a spustíte ich na pripravených stránkach, bude to 20 % práce, ktorá poskytne 80 % výsledku. Ak však trávite čas úpravou fontov a obrázkov, výberom a leštením fráz a hľadaním ďalších platforiem pre reklamu, vynaložíte oveľa viac úsilia. To všetko bude potrebné urobiť, ale po spustení reklamnej kampane, keď dosiahnete prvý výsledok.

Chyba 3. Nedostatok času na osobné záležitosti.

Každý človek by mal mať osobný život a slobodu výberu povolania. Ak máte veľa práce a nenájdete si jednu alebo dve hodiny na to, aby ste sa venovali svojmu koníčku, potom je to zlé plánovanie vášho dňa. Plánovanie pracovného času je dôležité nielen preto, že vám umožní stihnúť viac. Dáva vám príležitosť robiť to, čo milujete, bez náhlenia.