Vzorka správneho vypracovania zápisnice zo stretnutí. Vypracovanie a vyhotovenie protokolu

Organizovanie stretnutí, stretnutí, konferencií, stretnutí je nevyhnutné na vyriešenie vzniknutých problémov.

Na zaznamenanie celého priebehu stretnutia a vyznačenie prijatých rozhodnutí sa používa protokol.

Minúty stretnutia

Pred stretnutím je potrebné zhromaždiť potrebné informácie o nastolenom probléme a určiť okruh subjektov, ktoré by mali byť prítomné. Tieto osoby musia byť upovedomené o mieste a čase stretnutia, ako aj o oboznámení všetkých osôb prítomných na stretnutí s nastolenou otázkou.

Aby bol protokol vedený správne, je potrebné vopred určiť osobu zodpovednú za jeho vyhotovenie. V tomto prípade je potrebné, aby poverená osoba mala kompetentný spisovný jazyk a vysokú rýchlosť zaznamenávania informácií. Informácie je možné zaznamenať pomocou elektronických zariadení, ako aj odrazom informácií na tlačených médiách. Ak je zápisnica vyhotovená elektronicky, musí sa na konci schôdze vytlačiť a poskytnúť všetkým prítomným na kontrolu a podpísanie.

Pred začiatkom rokovania je potrebné poskytnúť tajomníkovi, ktorý vedie zápisnicu, zoznam prítomných osôb, ich postoje, návrhy riešení problematiky od každého účastníka alebo tézy k problematike rokovania. Tento dokument pomôže tajomníkovi zadať do protokolu presnejšie a úplnejšie informácie.

Obsah protokolu

Vo všeobecnosti by mal protokol pozostávať z troch častí: hlavičky, úvodnej a hlavnej.

• názov organizácie (úplný a skrátený);
• názov dokumentu;
• číslo, dátum a miesto vyhotovenia tohto protokolu. Dátum prípravy by mal byť vždy dátumom stretnutia.

V úvodnej časti je uvedený tajomník schôdze a predseda vybraní spomedzi členov schôdze a program. Predsedom je zvyčajne vedúci organizácie alebo vedúci štrukturálnej jednotky. Ďalej, v abecednom poradí, sú uvedené všetky osoby prítomné na stretnutí s uvedením ich pozície.

Ak je na rokovaní prítomný väčší počet osôb, nie sú uvedené v samotnom protokole, ale sú uvedené v jeho prílohe, ktorá sa nazýva prezenčná listina. Pri každom mene sa odporúča uviesť podpis každého, kto prišiel na stretnutie. Vo všeobecnej zápisnici sa uvádza len celkový počet osôb, ktoré sa na schôdzi zúčastnili.

Hlavná časť hovorí:

• otázky diskutované na stretnutí;
• osoby hovoriace so správami, návrhmi, správami (uvádza sa celé meno rečníka, názov správy, krátke zhrnutie hlavných ustanovení správy, ak je zachovaná úplná forma protokolu);
• rozhodnutia prijaté v danej veci.

Protokol

Na legislatívnej úrovni sa o ňom hovorí v článku 28.2 Zákonníka o správnych deliktoch z 30. decembra 2001 č.195-FZ, ktorý odhaľuje hlavnú podstatu a jednotné pravidlá pre vypracovanie uvedeného dokumentu. správny delikt vyžaduje objasnenie a uvedenie nasledujúcich údajov.

• Deň, mesiac, rok a miesto zostavenia.
• Pracovné zaradenie, priezvisko, iniciály povereného zamestnanca, ktorý dokument zostavil.
• Údaje o osobe alebo organizácii, ktorá porušuje zákon (priezvisko, iniciály, údaje z pasu, adresa bydliska a registrácia osoby; adresa sídla, údaje o riaditeľovi vo vzťahu k organizácii).
• Informácie o obetiach a prípadných svedkoch prípadu (priezvisko, iniciály, údaje z pasu, adresy bydliska).
• Informácie o spáchanom priestupku (dátum, miesto spáchania, podstata toho, čo sa stalo).
• Odkaz na článok zákona, ktorý bol porušený.
• Vysvetlenia osoby alebo zástupcu organizácie k prípadu.
• Ďalšie informácie navrhnuté tak, aby pomohli komplexne zvážiť prípad.

Spísanie protokolu o správnych deliktoch zahŕňa poskytnutie vysvetlenia jednotlivcovi alebo zástupcovi organizácie o právach a povinnostiach porušovateľa ustanovených správnou legislatívou. Záznam o prijatých vysvetleniach sa zaznamená do vypracovávaného dokumentu.

Osoby, o ktorých sa protokol vyhotovuje (občan alebo splnomocnený zástupca organizácie), s ním musia byť oboznámené. Títo ľudia môžu na želanie zanechať záznam o svojom nesúhlase s protokolom alebo vysvetlenie podstaty textu, ktorý je prílohou protokolu. Uvedený dokument potvrdí svojim podpisom oprávnený zamestnanec, ktorý protokol zostavil, a porušovateľ (občan alebo dôveryhodný zamestnanec organizácie), na ktorého bol protokol spísaný. Ak porušovatelia odmietnu protokol podpísať, je to osobitne zaznamenané v dokumente.

Druhé vyhotovenie protokolu o správnom delikte sa vydáva tomu, o koho bol protokol spísaný. Zúčastnená osoba podpisuje prijatie kópie. Obeť prípadu, ak existuje, tiež dostane kópiu. Ak osoba, o ktorej sa protokol spisuje, nie je na tomto podujatí prítomná, je jej kópia protokolu zaslaná poštou. Zákon na to vyčleňuje 3 dni.

Lehota na spísanie protokolu o správnom delikte

Lehotu na vyhotovenie protokolu o správnom delikte možno podľa situácie rozdeliť do 3 skupín.. Protokol o správnom delikte možno spísať:

• okamžite;
• do 2 dní;
• po administratívnom vyšetrovaní.

Okamžite, teda v momente zistenia porušenia zákona, je spísaný protokol o zistení všetkých potrebných údajov na vyplnenie protokolárneho formulára a objasnenie okolností incidentu. Ak potrebujete zistiť nejaké ďalšie informácie, zákon poskytuje možnosť spísať protokol do 2 dní odo dňa zisteného porušenia. Ak je z dôvodu porušenia zákona potrebné šetrenie, tak sa po šetrení spisuje protokol.

Administratívne vyšetrovanie sa vykonáva vtedy, keď je možné získať informácie len prostredníctvom preskúmaní alebo iných procesných úkonov, ktoré si vyžadujú značný čas. Administratívne vyšetrovanie by vo väčšine prípadov nemalo trvať dlhšie ako 1 mesiac. Avšak v niektorých situáciách, ktorých možnosť je uvedená v odseku 5 čl. 28.7 Kódexu správnych deliktov Ruskej federácie môže byť táto lehota predĺžená. Ak si spáchaný priestupok vyžaduje dlhšie správne vyšetrovanie, môže sa povolená lehota na vyhotovenie protokolu o správnom delikte predĺžiť až na 6 mesiacov.

Vzor vyhotovenia protokolu o správnom delikte

Jednotná forma protokolu o správnych deliktoch schválená zákonom neexistuje. Každý orgán vlády svojimi internými dokumentmi schvaľuje formu protokolu používanú pri svojej práci. Obsahovo a vzhľadom sa však tieto formy príliš nelíšia.

V strede hore na stránke je názov dokumentu – „Protokol o správnom delikte“ a znak „Nie“, ktorý si vyžaduje pri vypĺňaní protokolu pripojiť sériové číslo. Nižšie vľavo je potrebné napísať dátum, mesiac, rok vyplnenia protokolu a vpravo - miesto zostavenia, to znamená názov lokality, kde bolo zistené porušenie zákona a protokol bol vypracované.

Ďalej sa zaznamenávajú informácie o zamestnancovi, ktorý protokol zostavuje (funkcia, priezvisko a iniciály), ako aj informácie o zainteresovanej osobe. Okrem toho, ak sú zaznamenané informácie o občanovi, uvádzajú nielen priezvisko, iniciály a údaje z pasu, ale aj adresu - registráciu aj skutočné bydlisko, telefónne číslo, pracovné informácie. Vo vzťahu k organizácii sa uvádza meno, právna a poštová adresa, hlavné štátne registračné číslo (OGRN), ako aj funkcia, priezvisko, iniciály, podrobnosti o dokumente o vymenovaní zástupcu právnickej osoby. Túto úlohu spravidla zohráva riaditeľ a dokumentom je príkaz na vymenovanie.

Hlavné miesto protokolu o správnom delikte je vyhradené pre popis udalosti spáchaného priestupku. Nižšie sú prázdne stĺpce, ktoré vám umožňujú zapisovať informácie o svedkoch a obetiach. Protokol sa končí podpisom priestupcu a podpisom s odpisom zamestnanca, ktorý protokol vyplnil. Osoba, o ktorej bol protokol spísaný, zároveň svojim podpisom potvrdzuje, že jej práva a povinnosti boli oznámené, protokol si prečítal a kópiu listiny obdržal. Informáciu o prevzatí kópie protokolu potvrdzuje nielen podpis, ale aj označenie dátumu doručenia.

Chyby v protokole o správnom delikte

Chyby urobené v protokole o správnom delikte pri evidencii možno podľa závažnosti rozdeliť na významné a nepodstatné. V súlade s uznesením pléna Najvyššieho súdu Ruskej federácie zo dňa 24. marca 2005 č. 5 „O niektorých otázkach, ktoré sa vynárajú pre súdy pri uplatňovaní Kódexu Ruskej federácie o správnych deliktoch“, významná chyba v dokladom je absencia údajov uvedených v čl. 2 ods. 2 zákona o správnych deliktoch (bod 4 uznesenia). To znamená, že v protokole o správnom delikte musia byť vyplnené všetky kolónky a zaznamenané všetky vyššie uvedené údaje.

Ak bol protokol vyhotovený v prítomnosti porušovateľa, musia existovať podpisy potvrdzujúce vyjadrenie práv a povinností, oboznámenie sa s protokolom po registrácii. Ak bol dokument vyhotovený bez porušovateľa a neexistujú dostatočné skutočnosti o jeho informovaní o dátume a mieste vyhotovenia protokolu, pôjde o závažné porušenie procesných práv a môže viesť k zrušeniu protokolu a ukončeniu konania. Vo všeobecnosti každá chyba v protokole, ktorá je podľa názoru pléna Najvyššieho súdu Ruskej federácie významná, môže viesť k zrušeniu protokolu a ukončeniu konania.

DÔLEŽITÉ! Akékoľvek opravy v protokole, najmä v informáciách uvedených v čl. 2 ods. 2 zákona o správnych deliktoch, musí byť osvedčený podpisom úradníka, ktorý protokol vyhotovuje, a podpisom porušovateľa, ktorý potvrdzuje, že sa oboznámil s týmito opravami a súhlasí s nimi.

Za drobné chyby v protokole považuje plénum všetky tie nedostatky v informáciách, ktoré je možné kompenzovať v procese prejednávania veci vo veci samej. Medzi drobné nedostatky, a to je v uznesení osobitne uvedené, patrí aj vyplnenie protokolu v neprítomnosti páchateľa, ak bol riadne oboznámený s dátumom a miestom vyhotovenia protokolu, ale nedostavil sa na určené miesto. v určenom čase bezdôvodne alebo z neospravedlneného dôvodu. Pravopisné chyby v texte protokolu nie sú podstatné a nemajú dôsledky, ak samozrejme nejde o chyby v priezviskách.

Uloženie trestu bez spísania protokolu o správnom delikte

V niektorých situáciách k spísaniu protokolu o správnom delikte nemusí dôjsť. Ak je zaznamenaný priestupok, ktorý nepredstavuje veľké verejné nebezpečenstvo a za ktorý je uložený trest vo forme napomenutia alebo pokuty, protokol nie je potrebný.

V súlade s čl. 28.6 správneho poriadku sa spísanie protokolu nevyžaduje, ak je na mieste okamžite uložená pokuta alebo výstraha. Táto situácia si vyžaduje vydanie uznesenia v prípade správneho deliktu, ktorého kópiu dostane aj priestupca - osobne alebo poštou, ak osobné prevzatie odmietne.

Ak však porušovateľ nesúhlasí s prijatým rozhodnutím (s porušením samotného zákona alebo sankciou, ktorá mu bola uložená), je napriek tomu spísaný protokol o správnom delikte, ktorý sa k rozhodnutiu pripojí.

Nová strana 1

Príprava na vyhotovenie zápisnice začína stanovením dátumu a času stretnutia, určením okruhu otázok, ktoré sa na ňom budú posudzovať. Toto rozhodnutie je spravidla formalizované v programe rokovania, ktorý pri vyhotovovaní zápisnice bude tvoriť jednu z jeho častí a pred rokovaním je dokument, pomocou ktorého sú účastníci rokovania upovedomení. Zápisnica sa vyhotovuje na základe záznamov, ktoré na schôdzi viedol tajomník ručne alebo pomocou hlasového záznamníka.

Protokol sa vyhotovuje na všeobecnom formulári, ktorý zvyčajne obsahuje tieto údaje: názov inštitúcie (organizácie, podniku), typ dokumentu (protokol), miesta na uvedenie čísla a dátumu, miesto pre text protokolu, miesto pre nadpis textu.

Dátum protokoluje deň zasadnutia (zápisnica sa spravidla vyhotovuje po zasadnutí). Ak schôdza trvala niekoľko dní, tak dátum zápisnice obsahuje dátumy jej začiatku a konca, napr.: 21.01.–24.02.

Číslo protokolu (index) je poradové číslo stretnutia. Číslovanie protokolov sa vykonáva v rámci kalendárneho roka alebo funkčného obdobia kolegiálneho orgánu.

Názov testu Protokol sa líši od návrhu tohto detailu v iných dokumentoch. Názov spravidla obsahuje označenie druhu kolegiálnej činnosti (schôdza, porada, zasadanie atď.) a názov kolegiálneho orgánu v prípade genitívu, napríklad: zápisnica zo zasadnutia správnej rady; stretnutia zamestnancov; stretnutia vedúcich štrukturálnych jednotiek.

Text protokolu obsahuje úvodnú a hlavnú časť.

V úvodnej časti protokolu sa za titulom uvádzajú iniciály a priezviská predsedu a tajomníka zhromaždenia. predseda - funkcionár, ktorý vedie schôdzu, jeho stanovisko sa v zápisnici neuvádza; Tajomník – osoba zodpovedná za organizáciu stretnutia a dokumentovanie jeho činnosti, t.j. príprava a vyhotovenie protokolu. V stálych kolegiálnych orgánoch je tajomníkom funkcionár (tajomník akademickej rady, tajomník kolégia a pod.).

Od nového riadku za slovom „Prítomní“ sa v abecednom poradí uvádzajú iniciály a priezviská stálych členov kolegiálneho orgánu, ako aj iniciály, priezviská a funkcie osôb pozvaných na rokovanie z iných organizácií. Tajomník zostavuje zoznam účastníkov stretnutia v deň stretnutia, pretože zoznam sa nemusí zhodovať s pôvodným zámerom. Príprava zápisnice sa začína zostavením zoznamu účastníkov stretnutia.

Pri vyhotovení zápisnice z predĺženej schôdze sa v zápisnici neuvádzajú mená účastníkov, ale ich celkový počet je označený číslom. Určuje sa na základe výsledkov registrácie. Registračné listy sa odovzdávajú tajomníkovi schôdze a stávajú sa jednou z príloh zápisnice. V tomto prípade protokol uvádza: Prítomných: 57 ľudí. (zoznam je priložený).

Program rokovania je uvedený v úvodnej časti zápisnice. Pozostáva zo zoznamu otázok, o ktorých sa na schôdzi diskutuje, a stanovuje poradie ich diskusie a mená rečníkov (spravodajcov). Vopred zostavený program schôdze by mal obsahovať optimálny počet otázok, ktoré možno na schôdzi zvážiť a prediskutovať. Jeho obsah určuje vedúci, ktorý bude schôdzu predsedať. Každý bod programu je očíslovaný arabskými číslicami a začína predložkou „O“ alebo „O“ (odpovedá na otázku „O čom?“). Pri každej položke sú uvedené iniciály a priezvisko spravodajcu - úradníka, ktorý vypracoval správu o tejto problematike.

Text hlavnej časti protokolu sa vypracúva v súlade s postupnosťou záležitostí stanovenou programom rokovania.

Hlavná časť textu by mala obsahovať toľko častí, koľko je bodov programu. Sekcie sú očíslované rovnakým číslovaním ako agenda. Každá časť sa skladá z troch častí: „POSLÚČENÉ“, „POVEDANÉ“, „DECIDED“, ktoré sú vytlačené od ľavého okraja. Po slove „POČÚVANÉ“ v protokolárnom teste sú uvedené nahrávky prejavu hlavného rečníka; za slovom „POVEDAL“ – záznamy vyjadrení účastníkov diskusie k danej problematike; za slovo „VYRIEŠENÉ“ – vyjadrenie výrokovej časti príslušného bodu programu. Ak sa v jednej veci prijme niekoľko rozhodnutí, sú očíslované arabskými číslicami, prvá číslica označuje číslo bodu programu, druhá číslo prijatého rozhodnutia. Napríklad:

Zvyčajná prax vyhotovovania zápisnice nepredpokladá zaznamenávanie výsledkov hlasovania, avšak v počte zápisníc (napríklad zápisnice z valného zhromaždenia akcionárov) sa uvádza celkový počet osôb, ktoré sa zúčastnili na hlasovaní a rozloženie sú označené hlasy „za“, „proti“, „zdržal sa hlasovania“.

Rozhodnutia prijaté na porade sa oznamujú zamestnancom zaslaním kópií zápisnice alebo výpisov z výrokovej časti. Praktizuje sa aj príprava iných administratívnych dokumentov na základe prijatých rozhodnutí, napríklad rozhodnutia kolegiálneho orgánu alebo príkazu vedúceho organizácie.

V texte protokolu je každé priezvisko a iniciály hovoriaceho vytlačené na novom riadku vo forme menného prípadu. Údaj v slovnom vstupe (zvyčajne v tretej osobe jednotného čísla) je oddelený od priezviska pomlčkou.

V závislosti od typu stretnutia a postavenia kolegiálneho orgánu sa volí forma protokolu. Môže byť krátky, plný alebo skratkový. Protokolové tlačivá sa navzájom líšia iba úplnosťou pokrytia priebehu rokovania, nemajú rozdiely v prevedení.

Stručný protokol – ide o dokument, v ktorom sú zaznamenané otázky, o ktorých sa rokovalo na stretnutí, mená rečníkov a prijaté rozhodnutia. Takáto zápisnica sa spravidla uchováva len v prípadoch, keď je stretnutie stenografované alebo keď má stretnutie operatívny charakter. Pomocou takéhoto protokolu si nemožno predstaviť priebeh prerokovania problematiky, vyjadrené názory, pripomienky, proces vypracovania administratívnej časti protokolu, t.j. manažérske rozhodnutie.

IN úplný protokol zaznamenávajú sa nielen diskutované otázky, prijaté rozhodnutia a mená rečníkov, ale aj obsah správ a prejavov účastníkov stretnutia, všetky vyjadrené názory, vyslovené otázky a pripomienky, komentáre, stanoviská. Celá zápisnica vám umožní zdokumentovať podrobný obraz stretnutia.

Doslovný protokol je zostavený na základe doslovného zápisu zo stretnutia (prepisu) a doslovne sprostredkúva proces prerokovania každej otázky a vypracovania rozhodnutia o nej. Po úvodnej časti takéhoto protokolu sa zapíše „Stretnutie bolo urobené v skratke“. Odpis je povinnou prílohou protokolu.

Zápisnica sa zostavuje z ručne písaných, stenografických alebo magnetofónových záznamov urobených počas stretnutia. Ručne písané poznámky uchováva tajomník, kvalita protokolu závisí od jeho kvalifikácie. V tomto prípade sa vyžaduje schopnosť porozumieť podstate diskutovanej problematiky a vedieť si ju presne zapísať. Tieto záznamy sú návrhmi materiálov pre ďalšiu prípravu protokolu. V mnohých prípadoch rečníci na schôdzi poskytnú tajomníkovi poznámky (tézy) zo svojich vystúpení, ktoré sú potom zahrnuté do textu zápisnice. Častejšie sa však sekretárka musí spoliehať len na svoje schopnosti v kurzíve, písaní poznámok a stenografii. Po stretnutí sa poznámky tajomníka napíšu na stroji, upravia a uložia ako oficiálny dokument. Čas prípravy protokolu je v súčasnosti stanovený na tri dni.

Takmer všetky organizácie organizujú stretnutia, na ktorých sa diskutuje o operačných otázkach. Veľmi často sa takéto stretnutia nazývajú operatívne. Vedú ich manažéri na rôznych úrovniach: od vedúceho organizácie až po vedúcich štrukturálnych divízií. Operatívne porady sa konajú v pravidelných intervaloch (zvyčajne raz týždenne) a zvyčajne sa zaznamenávajú. Ak štrukturálny útvar alebo vedúci porady nemá tajomníka, môže byť vyhotovením zápisnice z prevádzkovej porady poverený jeden zo zamestnancov útvaru.

Všeobecné pravidlá pre vypracovanie protokolu

Náš slovník

Protokol- dokument obsahujúci dôsledný záznam o priebehu prerokovávania otázok a rozhodovania na zasadnutiach, poradách, konferenciách a zasadnutiach kolegiálnych orgánov.

Zápisnica sa vyhotovuje na základe zvukových nahrávok alebo hrubých vlastnoručných poznámok, ktoré si počas rokovania vedie tajomník alebo iný zamestnanec, ako aj materiálov pripravených na rokovanie (texty správ, vystúpení, potvrdení, návrhov rozhodnutí, programu rokovania, zoznamy tzv. účastníci atď.).

Ak sa na porade vyhotovil zvukový záznam, po porade sa dotlačí, následne sa napísaný text upraví a zaradí do spracovanej podoby zápisnice. Lehota na vyhotovenie zápisnice zo zasadnutia by nemala presiahnuť tri až päť dní odo dňa zasadnutia. Zápisnica z operatívnych rokovaní sa vyhotovuje a vyhotovuje v deň zasadnutia alebo do jedného alebo dvoch dní po zasadnutí.

Protokoly môžu byť úplné alebo krátke. Úplný protokol obsahuje záznam všetkých vystúpení na porade, otázky položené rečníkovi, vystúpenia osôb, ktoré sa zúčastnili diskusie, a prijaté rozhodnutia.

Stručný protokol obsahuje iba mená rečníkov, tému prejavu, zhrnutie prejavu a prijaté rozhodnutia.

Priebeh operatívnych stretnutí sa spravidla zaznamenáva v krátkych zápisniciach.

Zápisnica zo zasadnutia sa vyhotovuje na všeobecnom formulári, štandardnom hárku papiera A4 alebo na špeciálne upravenom formulári zápisnice.

Povinné údaje protokolu sú:

• názov spoločnosti;
• názov druhu dokumentu (ZÁPISNICA) s uvedením typu stretnutia;
• dátum stretnutia;
• registračné číslo protokolu;
• miesto stretnutia;
• podpisov.

Dátum protokolu je dátumom udalosti.

Problémy a riešenia

Zostavovanie zápisníc z operačných stretnutí je často náročné. Pozrime sa na tie najbežnejšie.

■ Problém: sekretárka alebo jeden z nižších zamestnancov, ktorý robí zápisnicu, nemusí rozumieť podstate prerokovávaného problému, a preto má problém zaznamenávať priebeh prerokovania problému.

Čo robiť? V takýchto situáciách by sa tajomník mal obrátiť na zamestnanca, ktorý vystúpil na stretnutí, alebo na akéhokoľvek iného zamestnanca, ktorý môže poskytnúť vysvetlenie.

■ Problém: Keďže operatívne porady sa často konajú bez prísnych pravidiel, sekretár nemusí mať čas zaznamenať všetko, čo sa počas porady deje.

Čo robiť? V tomto prípade môže pomôcť nahrávanie zvuku počas stretnutia a vyhotovenie zápisnice na základe jej prepisu.

■ Problém: Pri prerokúvaní problému môžu byť vyjadrené podstatné aj nepodstatné alebo dokonca nedôležité informácie a pre tajomníka môže byť ťažké identifikovať hlavné (podstatné) informácie, ktoré musia byť zaznamenané v zápisnici.

Čo robiť? V tomto prípade musí tajomník pred vypracovaním protokolu analyzovať všetky informácie, oddeliť dôležité od nedôležitých a do protokolu uviesť len tie najdôležitejšie.

Text krátkeho protokolu

Text protokolu pozostáva z dvoch častí: úvodnej a hlavnej.

In úvodná časť V stručnom protokole sú uvedené mená predsedu a tajomníka, funkcie a mená účastníkov (prítomných) a pozvaných osôb a program rokovania. Ak je na schôdzi viac ako 15 účastníkov, v zápisnici môže byť uvedený celkový počet účastníkov, pričom zoznam prítomných s uvedením ich funkcie a mien je uvedený v prílohe zápisnice, napríklad:

Prítomní: členovia vedenia v počte 16 osôb. (zoznam je priložený).

Mená osôb pozvaných na stretnutie sa uvádzajú za slovom „Pozvaní“, pričom sa uvádza pozícia osoby a názov organizácie.

V programe sú uvedené otázky, ktoré sú predmetom rokovania, dodatočne možno uviesť funkciu a priezvisko spravodajcu (rečníka). Ak je otázok viacero, sú očíslované arabskými číslicami a usporiadané v poradí diskusie. Položky programu sú formulované s predložkou „o“ („o“), napríklad:

Poznámka

Body programu musia byť formulované presne a jasne, odrážajúc podstatu diskutovanej problematiky. Neodporúča sa zaraďovať do programu bod „Rôzne“ alebo „Rôzne otázky“.

Text Hlavná časť Krátky protokol pozostáva zo samostatných častí podľa počtu bodov programu. Sekcie sú číslované arabskými číslicami v súlade s programom. Každý z nich je zostavený podľa nasledujúcej schémy:

Tieto kľúčové slová pre protokol sú vytlačené veľkými písmenami od okraja ľavého okraja a môžu sa zobraziť tučným písmom. Za slovom POSLUCHA v nominatíve sa uvádza priezvisko rečníka a bod programu, po ktorom sa stručne uvedie obsah prejavu v 3. osobe jednotného čísla.

V časti „DECIDED: (DECIDED:)“ je prijaté rozhodnutie zapísané stručne, presne, lakonicky, aby nedochádzalo k dvojitému výkladu. Rozhodnutia sú formulované v normatívnej forme: „Pripraviť...“, „Zabezpečiť...“, „Informovať...“. V jednej veci možno prijať viacero rozhodnutí. V tomto prípade sú očíslované arabskými číslicami spojenými s poradovým číslom bodu programu, napríklad:

V prípade potreby sú spolu s rozhodnutím uvedené aj výsledky hlasovania: počet odovzdaných hlasov za, proti a zdržanie sa hlasovania.

Od teórie k praxi

Predstavme si, že po prepísaní nahrávky urobenej ručne alebo na diktafón sme dostali text, na základe ktorého musíme vypracovať krátky protokol:

Bod programu: 2. O priebehu rekonštrukcie skladu hotových výrobkov č.2

Text prejavu:

Vasiliev P.R. Podľa plánu rekonštrukcie sme mali začať s montážou regálov a montážou zdvíhacích mechanizmov koncom mesiaca 25. CJSC "Profil" - náš dodávateľ regálových zariadení - porušuje termíny. 20. dňa sme mali dostať prvú dávku, o 10 dní neskôr - druhú. Dodávame v dvoch rovnakých častiach, ako je uvedené v zmluve. Platili sme v plnej výške, teda 100% preddavok, pretože pri poslednej konverzii prvého skladu sme s nimi nemali žiadne problémy. Dnes je 28. a my sme to ešte nedostali. Posielali sme im faxy, volali, včera odpovedali, že prvá várka bola odoslaná, ale bude to trvať dva-tri dni, čiže máme meškanie kvôli dodávateľovi. Myslím, že im treba formálne podať sťažnosť ohľadom porušenia dodacích lehôt.

Pre vyhotovenie protokolárneho záznamu je potrebné zvýrazniť najdôležitejšie informácie. Aby sme to dosiahli, pokúsme sa položiť sériu otázok a získať na ne odpovede. Z vyššie uvedeného textu môžeme získať odpovede na nasledujúce otázky:

Vidíme, že text obsahuje informácie, ktoré nie sú uvedené v odpovediach: organizácia zaplatila za tovar v plnej výške a bola vykonaná 100% platba vopred, pretože existujú pozitívne skúsenosti so spoluprácou s Profilom CJSC. Sú tieto informácie relevantné pre zvažovanú situáciu? Je zrejmé, že nie, preto tento nemusí byť zahrnutý do protokolu. Takže na základe odpovedí na otázky, ktoré sme dostali, môžeme zostaviť krátky protokol prejavu:

2. POČÚVALI:

Vasiliev P.R.

Expedícia prvej šarže regálovej techniky bola dodávateľom ZAO Profil vykonaná v rozpore s termínom, v dôsledku čoho neboli dodržané termíny rekonštrukcie skladu č.2.Prvá dávka techniky mala byť prísť 20. decembra, druhý - o 10 dní neskôr. Montáž regálov a montáž zdvíhacích mechanizmov sa mala začať 25. decembra. Podľa dodávateľa prvá várka zariadení dorazí najskôr 30. až 31. decembra. Navrhol podať reklamáciu pre porušenie dodacích lehôt.

Poznámka

Ak sa v prejave použili výrazy „20.“, „25.“ atď., v protokole musí byť uvedený konkrétny mesiac, napríklad: „20. december“, „25. december“ atď.

Predpokladajme, že na stretnutí pri prerokovaní aktuálnej situácie návrh na uplatnenie pohľadávky nebol podporený. Bolo rozhodnuté zaslať dodávateľovi výzvu týkajúcu sa potreby dodržať dodacie lehoty stanovené zmluvou. Rozhodnutie v tomto prípade by sa malo zaznamenať do protokolu takto:

ROZHODNUTÉ:

Pripravte a odošlite do ZAO Profil žiadosť o dodržanie dodacích lehôt pre regálové zariadenia.

Zodpovedný exekútor - Vasiliev P.R.

Dátum splatnosti - (dátum).

Pozrime sa na ďalší príklad.

Bod programu: 5. O vykonaní auditu finančnej a hospodárskej činnosti pobočky spoločnosti v meste Perm

Text prejavu:

Medvedev V.V. Finančné oddelenie a naše účtovné oddelenie sa v tomto roku opakovane stretli s tým, že nám pobočka v Perme poskytovala hlásenia s chybami. Dvakrát sami zistili tieto chyby, informovali nás o tom a následne poslali opravené hlásenia. Dvakrát naše účtovné oddelenie zistilo chyby vo výpočtoch, ako aj to, že náklady pobočky neboli zahrnuté v položkách, pre ktoré sa to malo robiť. Ak by sa tieto chyby neodstránili včas, mohlo by to viesť k problémom s platením daní. Aj naši odborníci si všimli, že sa termíny neustále porušujú. podávanie správ o výdavkoch na reprezentáciu. Hlavná účtovníčka pobočky nás navštívila na služobných cestách dvakrát, chyby pobočky sme vyriešili, no stav zostal takmer nezmenený. Vedúci administratívnej a ekonomickej služby Polozov R.A. sa tiež sťažoval, že v Perme boli nejaké problémy s nákladmi na dopravu. Faktom je, že na začiatku sa mu predkladajú prehľady o nákladoch na dopravu a potom odovzdá súhrnný výkaz za všetky pobočky účtovnému oddeleniu. Berúc do úvahy toto všetko, domnievam sa, že je potrebné zorganizovať a vykonať audit finančnej a hospodárskej činnosti pobočky v Perme, aby sa predišlo problémom v budúcnosti.

vedúci: Kto by mal byť podľa vás zaradený do komisie a ako dlho bude trvať kontrola na mieste?

Medvedev V.V. Myslím si, že potrebujeme troch ľudí: jedného na účtovné oddelenie, druhého na finančné oddelenie, tretieho na administratívne a ekonomické služby a oddelenie logistiky. Predtým sme diskutovali s vedúcimi oddelení, kto by mohol ísť, preto navrhujem troch ľudí: zástupcu. hlavný účtovník Somov S.S., audítor Yastrebov A.A. a popredný inžinier Sokolov B.B. Overenie môže byť dokončené do 3-5 dní.

Analyzujme text hlavnej reči podľa rovnakej schémy:

	1) Finančné oddelenie a účtovné oddelenie materskej spoločnosti 2) Pobočka v Perm
Čo robí (robil)?	1) (Pobočka v meste Perm) podáva správy s chybami, míňa výdavky nie na položky, pre ktoré by sa to malo urobiť, porušuje termíny podávanie správ o výdavkoch na reprezentáciu. 2) (Finančné oddelenie a účtovné oddelenie materskej spoločnosti) analyzovali pochybenia s hlavným účtovníkom pobočky. 3) (Finančné oddelenie a účtovné oddelenie materskej spoločnosti) navrhujú zorganizovať a vykonať kontrolu finančnej a hospodárskej činnosti pobočky v Perme s vyslaním troch zamestnancov organizácie.
	Počas tohto roka
	Žiadne pozitívne výsledky

A v tomto prípade vidíme, že v texte zostávajú sekundárne informácie. V prvom rade ide o zmienku vedúceho administratívno-ekonomickej služby R.A.Pozova, ktorý sa tiež sťažoval, že pobočka má nejaké problémy s nákladmi na dopravu. Tento údaj zaraďujeme medzi druhoradé z dôvodu, že výkazy o nákladoch na dopravu boli na začiatku predložené len vedúcemu administratívno-ekonomickej služby na vypracovanie súhrnného výkazu. Keďže súčasný postup vykazovania nákladov na dopravu je odlišný, táto informácia nie je pre posúdenie súčasnej situácie veľmi dôležitá.

Sekundárna informácia by mala obsahovať aj zmienku, že dvakrát chyby zistila samotná pobočka a dvakrát účtovné oddelenie materskej organizácie. Zjednodušene môžeme povedať, že chyby boli objavené opakovane.

Súhrnné protokoly neodrážajú otázky položené rečníkom. Ak je však v odpovedi na otázku významný údaj, zaznamená sa do zápisnice z prejavu. Vo vyššie uvedenom príklade ide o informáciu o tom, kto je navrhnutý na zaradenie do komisie.

Na základe prijatých odpovedí môžeme vypracovať protokolárny záznam prejavu:

POČÚVALI:

Medvedev V.V.

Pobočka v Perme v priebehu tohto roka opakovane podávala hlásenia s chybami, účtovala výdavky v nesprávnych položkách, pri ktorých sa to malo robiť a v rozpore s termínmi podávala hlásenia o výdavkoch na reprezentáciu. Napriek analýze chýb s hlavným účtovníkom pobočky sa situácia nezmenila. Považuje za potrebné vykonať kontrolu finančnej a hospodárskej činnosti pobočky, vrátane zástupcu v komisii. hlavný účtovník Somov S.S., audítor Yastrebov A.A. a popredný inžinier Sokolov B.B.

Ak sa počas diskusie o probléme rozhodne o vykonaní inšpekcie, rozhodnutie by malo byť formulované v protokole takto:

ROZHODNUTÉ:

Pripraviť návrh nariadenia o vytvorení komisie na audit finančnej a hospodárskej činnosti pobočky v Perme, dohodnúť načasovanie kontroly s riaditeľom pobočky v Perme.

Zodpovedný exekútor - Medvedev V.V.

Dátum splatnosti - (dátum)

V.F. Yankovaya,
Ph.D. ist. vedy, námestník Riaditeľ VNIIDAD

Úvod.

Dokumentácia riadiacich činností zahŕňa všetky procesy súvisiace so záznamom (nahrávaním) na rôzne médiá a spracovaním informácií potrebných na vykonávanie riadiacich činností podľa stanovených pravidiel. Dokumentácia sa vykonáva v prirodzenom jazyku (ručne a strojom písané dokumenty vrátane telegramov, telefónnych správ, strojových správ), ako aj v umelých jazykoch pomocou nových médií (dierne štítky, dierne pásky, magnetické pásky, karty, diskety atď. .)"

Zloženie riadiacich dokumentov je určené kompetenciou a funkciami organizácie, postupom pri riešení problémov, objemom a povahou vzťahov s inými organizáciami a je pevne stanovené v tabuľke dokumentov. Jednota pravidiel pre dokumentáciu riadiacich úkonov na všetkých úrovniach riadenia je zabezpečená využívaním Štátneho systému dokumentačnej podpory riadenia (GSDMOU) a jednotných dokumentačných systémov (USD).

Jednotné dokumentačné systémy sú súborom vzájomne prepojených dokumentov vytvorených podľa jednotných pravidiel a požiadaviek, obsahujúcich informácie potrebné pre riadenie v určitom odbore činnosti. DSD sú určené na použitie ako s pomocou výpočtovej techniky, tak aj s tradičnými metódami spracovania informácií.

Riadiace dokumenty podľa názvu, formy a zloženia detailov musia byť v súlade s USD, požiadavkami Štátnej rozpočtovej vzdelávacej inštitúcie, predpismi (chartatúrami) o organizácii a inými regulačnými dokumentmi obsahujúcimi dokumentačné pravidlá.

Účelom tohto testu je poskytnúť koncept protokolu, odrážať pravidlá jeho návrhu a tiež ukázať, aké formy protokolov existujú.

1. Pojem protokolu a jeho účel.

Medzi riadiacimi dokumentmi majú osobitné miesto protokoly. Sú súčasťou jednotného systému organizačnej a administratívnej dokumentácie.

Zápisnica - dokument zaznamenávajúci priebeh diskusie o problémoch a rozhodovania na stretnutiach, zasadnutiach, zasadnutiach, konferenciách

Je potrebné mať na pamäti, že v činnosti organizácií a podnikov sa často vypracúvajú dokumenty nazývané „Protokol“, ktoré však nespadajú pod vyššie uvedenú definíciu. V oblasti zmluvných vzťahov sa teda vypracúvajú protokoly o zámere, protokoly o nezhodách, protokoly o schválení; Medzi hlavné dokumenty valného zhromaždenia akcionárov legislatíva menuje zápisnice sčítacej komisie atď. Tieto typy protokolov sú svojím účelom podobné aktom: zaznamenávajú a potvrdzujú skutočnosti alebo udalosti.

Protokoly sa vypracúvajú v každej organizácii, kde sú dočasné alebo stále kolegiálne orgány, komisie a pod. Formou ich činnosti je prerokovanie aktuálnych problémov na poradách či poradách a spoločné rozhodovanie, často hlasovaním.

S nástupom akciových spoločností u nás sa pozornosť tomuto typu dokumentov zvýšila. Najvyššie riadiace orgány akciovej spoločnosti sú kolegiálne a protokoly, ktoré odrážajú ich činnosť, sa stávajú jedným z najdôležitejších dokumentov riadenia. Hovoríme o zápisniciach z valných zhromaždení akcionárov, zo zasadnutí predstavenstva a predstavenstva. Nie je náhoda, že federálny zákon „o akciových spoločnostiach“ a ďalšie právne akty venujú osobitnú pozornosť obsahu týchto dokumentov.

2. Pravidlá vyhotovovania protokolov

Zápisnica - dokument obsahujúci dôsledný záznam o priebehu prerokovávania otázok a rozhodovania na zasadnutiach, poradách, poradách a zasadnutiach kolegiálnych orgánov.

Protokol odráža činnosti spoločného rozhodovania kolegiálneho orgánu alebo skupiny pracovníkov. Od zápisníc z rokovaní vytvorených v riadiacej činnosti organizácií je potrebné odlíšiť zápisnice vyšetrovacích, niektorých správnych orgánov a orgánov ochrany verejného poriadku (napríklad protokol hygienického inšpektora, protokol o dopravnej nehode a pod.). .), ako aj protokoly zmluvného typu (protokoly o nezhodách, protokoly o zmierení nezhôd, protokoly o dohode o cene a pod.).

Zasadnutia stálych a dočasných kolegiálnych orgánov (zbory federálnych výkonných orgánov, schôdze pracovných kolektívov, schôdze akcionárov, schôdze predstavenstiev a pod.) podliehajú povinnej zápisnici. Zápisnica sa vyhotovuje na základe zaznamenávania priebehu rokovaní, prepisov, zvukových záznamov a materiálov pripravených na rokovanie (texty správ, vystúpení, potvrdení, návrhov rozhodnutí, programu rokovania, zoznamy pozvaných a pod.).

Zápisnica odráža všetky názory na posudzované otázky a všetky prijaté rozhodnutia. Zápisnicu vedie tajomník alebo iná určená osoba. Za správnosť zápisov v zápisnici zodpovedá predseda a tajomník vedúci schôdzí. Požadované podrobnosti protokolu sú:

· názov spoločnosti;

· názov typu dokumentu;

· dátum a registračné číslo;

· miesto zostavenia alebo uverejnenia;

· názov textu;

· podpisy.

3. Typy protokolov

Existujú dva typy protokolov: úplný a krátky.

Plný protokol obsahuje záznam všetkých vystúpení na poradách.

Stručný protokol - iba mená rečníkov a krátka poznámka k téme prejavu.

O tom, akú formu zápisnice na schôdzi vyhotoví, rozhoduje vedúci kolegiálneho orgánu alebo vedúci organizácie.

Názov protokolu je názov kolegiálneho orgánu alebo zasadnutia (Zápisnica zo zasadnutia certifikačnej komisie...; zápisnica z rokovania...).

Text úplného protokolu pozostáva z dvoch častí: úvodnej a hlavnej.

Úvodná časť je formátovaná rovnakým spôsobom v plnej a krátkej forme protokolu. Uvádza mená predsedu a tajomníka, mená alebo celkový počet účastníkov schôdze a pozvaných osôb (ak je veľa účastníkov, vedľa ich čísla je uvedená poznámka - „Zoznam účastníkov je pripojený“), a agenda.

Mená prítomných sa zapisujú do protokolu, ak ich nie je viac ako 15, v abecednom poradí s uvedením miesta výkonu práce a funkcie; ak je prítomných viac, zostaví sa samostatný zoznam. V zápisniciach zo stálych schôdzí a komisií nie sú uvedené stanoviská prítomných. Zoznam prítomných sa vypisuje v plnej šírke riadkov s jednoriadkovým riadkovaním.

V tomto prípade sú slová „predseda“, „sekretár“, „prítomný“ (bez úvodzoviek) vytlačené naľavo od poľa, oddelené dvoma medzerami od názvu a od seba navzájom.

Úvodná časť končí programom rokovania. Otázky na programe sú usporiadané podľa stupňa zložitosti, dôležitosti a predpokladaného času na diskusiu. Otázky sú formulované v nominatívnom prípade, číslované arabskými číslicami a začínajú predložkami „O“, „Ob“. Neodporúča sa formulovať otázku alebo skupinu otázok slovom „Rôzne“. Spolu s otázkou je uvedené aj meno rečníka a jeho pozícia.

Slová „Agenda“ sú centrované dve až tri medzery v zozname účastníkov.

Hlavná časť textu protokolu ku každému bodu programu je štruktúrovaná podľa nasledujúcej schémy: POČÚVALI SME... HOVORILI... ROZHODLI (rozhodli)...

V časti „POSLÚČENÉ“ krátke protokoly uvádzajú meno rečníka (hovoriaceho) a tému jeho prejavu. Úplná forma protokolu obsahuje priezvisko a iniciály spravodajcu, obsah jeho správy (správa, informácia, správa). Ak text správy prednáša rečník v písomnej forme, je možné po uvedení témy prejavu uviesť poznámku: „text správy je pripojený“. V časti „POVEDENIE“ sú v krátkych protokoloch uvedené len mená osôb, ktoré vystúpili v diskusii, v úplných protokoloch sú zaznamenané aj ich vystúpenia vrátane otázok pre rečníka. V prípade potreby je za menom rečníka uvedená jeho pozícia. V časti „DECIDED (DECIDED)“ je zaznamenané prijaté rozhodnutie, ktoré je formulované stručne, presne a lakonicky, aby sa predišlo dvojitej interpretácii. Spolu s rozhodnutím je uvedený počet odovzdaných hlasov „za“, „proti“, „zdržal sa hlasovania“, ako aj zoznam osôb, ktoré sa nezúčastnili hlasovania. Rozhodnutie môže obsahovať jeden alebo viacero bodov, sú zoradené podľa dôležitosti, každý z nich je očíslovaný.

Pred slovom „POČÚVANÉ“ sa v súlade s programom umiestňuje číslo. Slová „POSLÚČENÉ“, „POVEDANÉ“, „DECIDED (DECIDED)“ sú vytlačené od ľavého okraja veľkými písmenami a končia dvojbodkou. Text sekcií „POČÚVANÉ“, „HOVORINÉ“, „ROZHODNUTÉ (ROZHODNUTÉ)“ sa vytlačí s medzerou 1,5 riadku od červenej čiary. Každé priezvisko a iniciály hovoriacich sú vytlačené na novom riadku v nominatívnom páde, záznam prejavu je oddelený od priezviska pomlčkou.

Účastník schôdze alebo porady môže k prijatému rozhodnutiu predložiť osobitné stanovisko, ktoré je uvedené na samostatnom liste a je prílohou zápisnice. Existencia odlišného stanoviska sa zaznamená do zápisnice po zaznamenaní rozhodnutia.

Aj text stručného protokolu pozostáva z dvoch častí. V úvodnej časti sú uvedené iniciály a priezviská predsedu (predsedu), ako aj funkcie, iniciály a priezviská osôb prítomných na rokovaní.

Slovo „Present“ sa vytlačí od ľavého okraja, podčiarkne sa a na koniec slova sa umiestni dvojbodka. Nižšie sú uvedené pracovné pozície, iniciály a priezviská prítomných. Názvy pracovných miest môžu byť uvedené všeobecne. Viacriadkové názvy úloh prítomných sú označené s 1 riadkovaním. Zoznam je oddelený od hlavnej časti protokolu plnou čiarou.

Hlavná časť protokolu obsahuje zvažované otázky a rozhodnutia prijaté o nich. Názov otázky je očíslovaný rímskou číslicou a začína sa predložkou „O“ („O programe“), vytlačená v strede veľkosťou písma č. 15 a podčiarknutá jedným riadkom pod posledným riadkom. Mená funkcionárov, ktorí vystúpili počas diskusie o tejto otázke, sú uvedené pod čiarou. Priezviská sa tlačia s riadkovaním 1. Potom sa uvedie rozhodnutie prijaté v danej veci.