Întocmirea corectă a procesului-verbal al ședințelor eșantion. Intocmirea si executarea protocolului

Organizarea de întâlniri, sesiuni, conferințe, întâlniri este necesară pentru a rezolva problemele apărute.

Pentru a înregistra întregul decurs al întâlnirii și a indica deciziile luate, se folosește un protocol.

Procesul-verbal al ședinței

Înainte de a organiza o întâlnire, este necesar să se colecteze informațiile necesare despre problema ridicată și să se determine cercul de subiecți care ar trebui să fie prezenți. Aceste persoane trebuie să fie anunțate cu privire la locul și ora ședinței, precum și să familiarizeze toate persoanele prezente la ședință cu problema ridicată.

Pentru ca protocolul să fie păstrat corect, este necesară desemnarea în prealabil a responsabilului cu întocmirea lui. În acest caz, este necesar ca persoana desemnată să aibă un limbaj scris competent și o viteză rapidă de înregistrare a informațiilor. Informațiile pot fi înregistrate atât cu ajutorul mașinilor electronice, cât și prin reflectarea informațiilor pe suporturi tipărite. Dacă procesul-verbal este întocmit electronic, atunci la sfârșitul ședinței acesta trebuie tipărit și furnizat tuturor celor prezenți pentru revizuire și semnare.

Înainte de începerea ședinței, este necesar să se furnizeze secretarului care ține procesul-verbal o listă a persoanelor prezente, pozițiile acestora, proiecte de soluții la problema de la fiecare participant sau teze pe problema ședinței. Acest document îl va ajuta pe secretară să introducă informații mai exacte și mai complete în protocol.

Conținutul protocolului

Ca regulă generală, protocolul ar trebui să conțină trei părți: antet, introductiv și principal.

• numele organizației (complet și prescurtat);
• numele documentului;
• numărul, data și locul întocmirii prezentului protocol. Data pregătirii ar trebui să fie întotdeauna data întâlnirii.

Partea introductivă indică secretarul ședinței și președintele aleși dintre membrii ședinței și ordinea de zi. Președintele este de obicei șeful organizației sau șeful unei unități structurale. În continuare, în ordine alfabetică, sunt reflectate toate persoanele prezente la ședință, indicându-și pozițiile.

Dacă la întâlnire sunt prezente un număr mare de persoane, acestea nu sunt enumerate în protocolul propriu-zis, ci sunt indicate într-o anexă la acesta, care se numește fișă de prezență. Este recomandat să puneți semnăturile fiecărei persoane care a venit la întâlnire lângă fiecare nume. Procesul-verbal general indică doar numărul total de persoane care au participat la ședință.

Partea principală precizează:

• problemele discutate în cadrul ședinței;
• persoane care vorbesc cu mesaje, propuneri, rapoarte (numele complet al vorbitorului, titlul raportului, un scurt rezumat al principalelor prevederi ale raportului sunt indicate dacă se păstrează forma integrală a protocolului);
• deciziile luate cu privire la problema în cauză.

Protocol

La nivel legislativ, este menționat în articolul 28.2 din Codul Federației Ruse privind contravențiile administrative din 30 decembrie 2001 nr. 195-FZ, care dezvăluie esența principală și regulile uniforme pentru întocmirea documentului specificat. o abatere administrativă necesită clarificarea și includerea următoarelor informații.

• Ziua, luna, anul și localitatea întocmirii.
• Titlul postului, prenumele, parafa salariatului autorizat care a întocmit documentul.
• Date despre o persoană sau organizație care încalcă legea (numele, parafa, detaliile pașaportului, adresa de domiciliu și înregistrarea persoanei; adresa juridică, date despre director în relație cu organizația).
• Informații despre victime și martori în caz, dacă există (nume, inițiale, detalii pașaport, adrese de locuință).
• Informații despre infracțiunea săvârșită (data, locul săvârșirii, esența celor întâmplate).
• Link către articolul din lege care a fost încălcat.
• Explicații ale unei persoane sau ale unui reprezentant al unei organizații asupra cazului.
• Alte informații concepute pentru a ajuta la analiza cuprinzătoare a cazului.

Redactarea unui protocol privind contravențiile administrative presupune furnizarea de explicații unei persoane sau reprezentantului unei organizații cu privire la drepturile și obligațiile contravenientului stabilite de legislația administrativă. O consemnare a clarificărilor primite se face în documentul în curs de întocmire.

Persoanele în privința cărora se întocmește protocolul (cetățean sau reprezentant autorizat al organizației) trebuie să-l cunoască. Dacă doresc, aceste persoane pot lăsa o evidență a dezacordului lor cu protocolul sau o explicație a esenței textului, care este atașată protocolului. Documentul specificat se certifică prin aplicarea de semnături de către angajatul autorizat care a întocmit protocolul și contravenientul (cetățean sau angajat de încredere al organizației) în privința căruia a fost întocmit protocolul. Dacă contravenienții refuză să semneze protocolul, acest lucru este înregistrat separat în document.

A doua copie a procesului-verbal de contravenție se eliberează persoanei despre care s-a întocmit protocolul. Persoana implicată semnează pentru primirea copiei. Victima din dosar, dacă există, primește și o copie. În cazul în care persoana în privința căreia se întocmește protocolul nu este prezentă la acest eveniment, o copie a protocolului i se trimite prin poștă. Legea aloca 3 zile pentru asta.

Termenul limită pentru întocmirea unui protocol privind contravenția administrativă

Perioada de timp pentru întocmirea unui proces-verbal privind contravenția administrativă poate fi împărțită în 3 grupe, în funcție de situație.Se poate întocmi un proces-verbal privind contravenția administrativă:

• imediat;
• în termen de 2 zile;
• după o anchetă administrativă.

Imediat, adică în momentul în care se constată o încălcare a legii, se redactează un protocol când au fost stabilite toate informațiile necesare pentru completarea formularului de protocol și clarificarea împrejurărilor incidentului. Dacă trebuie să aflați mai multe informații, legea prevede posibilitatea întocmirii unui protocol în termen de 2 zile de la data încălcării constatate. Dacă, din cauza unei încălcări a legii, este necesară o anchetă, atunci se întocmește un proces-verbal în urma cercetării.

O investigație administrativă este efectuată atunci când informațiile pot fi obținute numai prin examinări sau alte acțiuni procedurale care durează considerabil. O anchetă administrativă în majoritatea cazurilor nu ar trebui să dureze mai mult de 1 lună. Cu toate acestea, în unele situații, a căror posibilitate este specificată în paragraful 5 al art. 28.7 din Codul contravențiilor administrative al Federației Ruse, această perioadă poate fi prelungită. În cazul în care încălcarea săvârșită necesită o cercetare administrativă mai îndelungată, termenul admis pentru întocmirea unui proces-verbal privind contravenția administrativă poate crește la 6 luni.

Exemplu de întocmire a unui proces-verbal privind contravenția administrativă

Nu există o formă unică de protocol privind contravențiile administrative aprobată prin lege. Fiecare agenție guvernamentală, cu documentele sale interne, aprobă formularul de protocol utilizat în activitatea sa. Cu toate acestea, în ceea ce privește conținutul și aspectul, aceste forme nu sunt foarte diferite.

În partea de sus, în centrul paginii, se află numele documentului - „Protocol privind o infracțiune administrativă” și semnul „Nu”, care necesită aplicarea unui număr de serie la completarea protocolului. Mai jos în stânga trebuie să scrieți data, luna, anul de completare a protocolului, iar în dreapta - locul întocmirii, adică numele localității în care a fost detectată o încălcare a legii și a fost protocolul. întocmit.

În continuare, se înregistrează informații despre angajatul care întocmește protocolul (funcția, prenume și parafa), precum și informații despre persoana implicată. În plus, dacă sunt înregistrate informații despre un cetățean, atunci acestea indică nu numai numele de familie, inițialele și datele pașaportului, ci și adresa - atât înregistrarea, cât și reședința reală, numărul de telefon, informațiile despre locul de muncă. În legătură cu organizația, sunt indicate numele, adresele legale și poștale, numărul principal de înregistrare de stat (OGRN), precum și funcția, prenumele, parafa, detaliile documentului de desemnare a reprezentantului persoanei juridice. De regulă, acest rol este jucat de director, iar documentul este un ordin de numire.

Locul principal al protocolului asupra unei infracțiuni administrative este rezervat descrierii evenimentului infracțiunii săvârșite. Mai jos sunt coloane goale care vă permit să scrieți informații despre martori și victime. Protocolul se încheie cu semnătura infractorului și o semnătură cu o transcriere a angajatului care a completat protocolul. Persoana în privința căreia a fost întocmit protocolul confirmă, de asemenea, prin semnături că drepturile și obligațiile sale au fost anunțate, că a citit protocolul și că a primit o copie a documentului. Informațiile despre primirea unei copii a protocolului sunt certificate nu numai prin semnătură, ci și prin aplicarea datei de livrare.

Erori în protocolul asupra unei contravenții administrative

Erorile comise în procesul-verbal privind o infracțiune administrativă în timpul înregistrării, după semnificația lor, pot fi împărțite în semnificative și nesemnificative. În conformitate cu Rezoluția Plenului Curții Supreme a Federației Ruse din 24 martie 2005 nr. 5 „Cu privire la unele probleme care apar instanțelor la aplicarea Codului Federației Ruse privind contravențiile administrative”, un defect semnificativ în document este absența în protocol a informațiilor menționate la art. 28.2 partea 2 din Codul contravențiilor administrative (clauza 4 din Rezoluție). Aceasta înseamnă că în procesul-verbal privind contravenția administrativă trebuie completate toate coloanele și trebuie înregistrate toate informațiile menționate mai sus.

Dacă protocolul a fost întocmit în prezența contravenientului, atunci trebuie să existe semnături care confirmă articularea drepturilor și obligațiilor, familiarizarea cu protocolul după înregistrare. Dacă actul a fost întocmit fără contravenient și nu există suficiente fapte despre informarea acestuia cu privire la data și locul întocmirii protocolului, atunci aceasta va fi o încălcare semnificativă a drepturilor procedurale și poate duce la anularea protocolului și rezilierea acestuia. a procedurilor. În general, orice eroare a protocolului, care, în opinia Plenului Curții Supreme a Federației Ruse, este semnificativă, poate duce la anularea protocolului și încetarea procedurii.

IMPORTANT! Orice corecții în protocol, în special în informațiile enumerate la art. 28.2 partea 2 din Codul contravențiilor administrative, trebuie să fie certificate prin semnătura funcționarului care întocmește procesul-verbal și semnătura contravenientului, care să ateste că acesta cunoaște aceste corecturi și este de acord.

Plenul consideră erori minore din protocol ca fiind toate acele deficiențe de informare care pot fi compensate în procesul de examinare a cauzei pe fond. Neajunsurile minore, și acest lucru se menționează în mod expres în rezoluție, includ și completarea procesului verbal în lipsa infractorului, dacă acesta a fost informat în mod corespunzător cu privire la data și locul întocmirii procesului verbal, dar nu s-a prezentat la locul stabilit. la ora specificată fără motiv sau pentru un motiv nejustificat. Greșelile de ortografie din textul protocolului nu sunt semnificative și nu au consecințe, decât dacă, bineînțeles, sunt greșeli la nume de familie.

Impunerea pedepsei fără întocmirea unui proces-verbal asupra unei contravenții administrative

În unele situații, întocmirea unui protocol privind o abatere administrativă poate să nu se întâmple. Dacă se înregistrează o încălcare care nu prezintă un mare pericol public și pentru care este prevăzută o pedeapsă sub formă de avertisment sau amendă, atunci nu este necesar un protocol.

În conformitate cu art. 28.6 din Codul administrativ, întocmirea unui protocol nu este necesară dacă la fața locului se aplică imediat o amendă sau avertisment. Această situație impune emiterea unei rezoluții în cazul unei abateri administrative, a cărei copie este primită și de contravenient - personal sau prin poștă, dacă acesta refuză primirea personală.

Dar dacă contravenientul nu este de acord cu decizia luată (cu încălcarea în sine a legii sau cu pedeapsa aplicată acesteia), se întocmește totuși un proces verbal privind contravenția administrativă și se anexează deciziei.

Noua pagina 1

Pregătirea pentru întocmirea procesului-verbal începe cu stabilirea datei și orei ședinței, stabilirea gamei de probleme care vor fi luate în considerare la aceasta. Această hotărâre se formalizează de regulă în ordinea de zi, care, la întocmirea procesului-verbal, va forma una dintre părțile sale, iar înainte de ședință este un document cu ajutorul căruia sunt anunțați participanții la ședință. Procesul-verbal se întocmește pe baza înregistrărilor care au fost ținute la ședință de către secretar manual sau cu ajutorul unui înregistrator de voce.

Protocolul se întocmește pe un formular general, care cuprinde de obicei următoarele detalii: denumirea instituției (organizație, întreprindere), tipul documentului (protocol), locurile de înscriere a numărului și data, locul pentru textul protocolului, loc pentru antetul textului.

Data protocoluluieste ziua ședinței (proces-verbal, de regulă, se întocmesc după ședință). Dacă ședința a durat câteva zile, atunci data procesului-verbal include datele începutului și sfârșitului acestuia, de exemplu: 21/01–24/2002.

Numărul protocolului (index) este numărul de ordine al întâlnirii. Numerotarea protocoalelor se realizează în cadrul anului calendaristic sau al mandatului organului colegial.

Titlul pentru test Protocolul diferă de designul acestui detaliu din alte documente. De regulă, titlul conține o indicație a tipului de activitate colegială (ședință, ședință, ședință etc.) și denumirea organului colegial în cazul genitiv, de exemplu: procesul-verbal al ședinței consiliului de administrație; întâlniri ale personalului; întâlniri ale şefilor unităţilor structurale.

Textul protocolului include părți introductive și principale.

În partea introductivă a protocolului, după titlu, sunt date parafa și prenumele președintelui și secretarului de ședință. Președinte - funcționarul care conduce ședința; funcția sa nu este indicată în procesul-verbal; Secretar – o persoană responsabilă cu organizarea unei întâlniri și documentarea activităților acesteia, de ex. intocmirea si executarea protocolului. În organele colegiale permanente, secretarul este funcționar (secretar al Consiliului Academic, secretar al Colegiului etc.).

Dintr-un rând nou după cuvântul „Prezentă”, sunt trecute în ordine alfabetică inițialele și prenumele membrilor permanenți ai corpului colegial, precum și parafa, prenumele și funcțiile persoanelor invitate la ședință din alte organizații. Secretarul întocmește lista participanților la ședință în ziua ședinței, deoarece lista poate să nu coincidă cu ceea ce a fost inițial destinat. Pregătirea proceselor-verbale începe cu alcătuirea unei liste de participanți la întâlnire.

La întocmirea procesului-verbal al unei întâlniri extinse, numele participanților nu sunt enumerate în procesul-verbal, dar numărul lor total este indicat printr-un număr. Se determină pe baza rezultatelor înregistrării. Listele de înregistrare se transferă secretarului ședinței și devin una dintre anexele procesului-verbal. În acest caz, protocolul indică: Prezent: 57 persoane. (lista este atasata).

Ordinea de zi este inclusă în partea introductivă a procesului-verbal. Acesta constă dintr-o listă de probleme care sunt discutate în cadrul ședinței și stabilește succesiunea discuțiilor lor și numele vorbitorilor (raportori). Ordinea de zi a ședinței, întocmită în prealabil, trebuie să includă numărul optim de probleme care pot fi luate în considerare și discutate în cadrul ședinței. Conținutul acestuia este determinat de conducătorul care va conduce ședința. Fiecare punct de pe ordinea de zi este numerotat cu cifre arabe și începe cu prepoziția „Despre” sau „Despre” (răspunde la întrebarea „Despre ce?”). Pentru fiecare articol sunt indicate parafa și prenumele raportorului - funcționarul care a întocmit raportul pe această temă.

Textul părții principale a protocolului este întocmit în conformitate cu succesiunea problemelor stabilită pe ordinea de zi.

Corpul textului trebuie să conțină atâtea secțiuni câte puncte sunt pe ordinea de zi. Secțiunile sunt numerotate cu aceeași numerotare ca și ordinea de zi. Fiecare secțiune este formată din trei părți: „ASCULTAT”, „VORBIT”, „HOTARAT”, care sunt tipărite din marginea stângă. După cuvântul „ASCULTAT” în proba de protocol, sunt prezentate înregistrările discursului vorbitorului principal; după cuvântul „SPEAKED” – înregistrări ale declarațiilor făcute de participanții la dezbaterea problemei; după cuvântul „REZOLUT” – o declarație a dispozitivului punctului corespunzător de pe ordinea de zi. Dacă se iau mai multe decizii pe o singură problemă, acestea sunt numerotate cu cifre arabe, prima cifră indică numărul punctului de pe ordinea de zi, a doua - numărul deciziei luate. De exemplu:

Practica obișnuită de întocmire a procesului-verbal nu prevede înregistrarea rezultatelor votului, totuși, într-un număr de procese-verbale (de exemplu, procesul-verbal al adunării generale a acționarilor) numărul total de persoane care au participat la vot și repartizarea sunt indicate voturi „Pentru”, „Împotrivă”, „Abținut”.

Deciziile luate în cadrul ședinței sunt aduse la cunoștința salariaților prin transmiterea de copii a procesului-verbal sau a extraselor din dispozitiv. De asemenea, se practică pregătirea altor documente administrative pe baza unor decizii adoptate, de exemplu, o decizie a unui organ colegial sau un ordin al conducătorului unei organizații.

În textul protocolului, fiecare nume de familie și inițiale ale vorbitorului sunt tipărite pe un rând nou sub forma cazului nominativ. Declarația intrării de vorbire (de obicei la persoana a treia singular) este separată de nume de familie printr-o cratimă.

În funcție de tipul de ședință și de statutul organului colegial, se selectează forma protocolului. Poate fi scurt, complet sau stenografie. Formularele de protocol diferă între ele doar prin caracterul complet al acoperirii lucrărilor reuniunii; nu au diferențe de design.

Scurt protocol – acesta este un document care consemnează problemele discutate în ședință, numele vorbitorilor și deciziile luate. Astfel de procese-verbale, de regulă, se păstrează numai în cazurile în care ședința este stenografată sau când ședința este de natură operațională. Folosind un astfel de protocol, este imposibil de imaginat cursul dezbaterii problemei, opiniile exprimate, comentariile, procesul de elaborare a părții administrative a protocolului, i.e. decizie de management.

ÎN protocol complet se consemnează nu numai problemele discutate, deciziile luate și numele vorbitorilor, ci și conținutul rapoartelor și al discursurilor participanților la întâlnire, toate opiniile exprimate, întrebările și observațiile exprimate, comentariile, pozițiile sunt transmise. Procesul verbal complet vă permite să documentați o imagine detaliată a întâlnirii.

Protocol verbal este întocmit pe baza unui proces-verbal al ședinței (transcriere) și transmite textul procesului de discutare a fiecărei probleme și de elaborare a unei decizii cu privire la aceasta. După partea introductivă într-un astfel de protocol, se face intrarea „Întâlnirea a fost luată pe scurt”. Foaia matricolă este un atașament obligatoriu la protocol.

Procesele-verbale sunt întocmite din înregistrări scrise de mână, stenografice sau pe bandă realizate în timpul întâlnirii. Notele scrise de mână sunt păstrate de secretar; calitatea protocolului depinde de calificările acestuia. În acest caz, este necesară capacitatea de a înțelege esența problemelor discutate și de a le putea nota cu acuratețe. Aceste înregistrări sunt proiecte de materiale pentru pregătirea ulterioară a protocolului. Într-o serie de cazuri, vorbitorii de la o ședință oferă secretarului note (teze) ale discursurilor lor, care sunt apoi incluse în textul procesului-verbal. Cu toate acestea, mai des, secretarul trebuie să se bazeze doar pe abilitățile sale în scrierea cursivă, luarea de note și stenografia. După ședință, notele secretarului sunt dactilografiate, editate și depuse ca document oficial. Timpul de pregătire pentru protocol este în prezent stabilit la trei zile.

Aproape toate organizațiile țin întâlniri la care se discută probleme operaționale. Foarte des astfel de întâlniri sunt numite operaționale. Acestea sunt conduse de manageri la diferite niveluri: de la șeful organizației până la șefii diviziilor structurale. Întâlnirile operaționale au loc la intervale regulate (de obicei o dată pe săptămână) și sunt de obicei înregistrate. În cazul în care unitatea structurală sau conducătorul care ține ședința nu are un secretar, unuia dintre angajații unității i se poate încredința ținerea procesului-verbal al ședinței operaționale.

Reguli generale pentru intocmirea unui protocol

Dicționarul nostru

Protocol- un document care conține o evidență consecventă a progresului dezbaterii problemelor și luării deciziilor în cadrul reuniunilor, ședințelor, conferințelor și sesiunilor organelor colegiale.

Procesul-verbal se întocmește pe baza înregistrărilor sonore sau a notelor scrise de mână brute păstrate în timpul ședinței de către secretar sau alt angajat, precum și pe materialele întocmite pentru ședință (texte de rapoarte, discursuri, certificate, proiecte de hotărâri, ordine de zi, liste de participanți etc.).

Dacă la o ședință s-a făcut o înregistrare sonoră, aceasta este retipărită după ședință, apoi textul scris este editat și, într-o formă procesată, inclus în procesul-verbal. Termenul alocat pentru întocmirea procesului-verbal al ședinței nu trebuie să depășească trei până la cinci zile de la data ședinței. Procesele-verbale ale ședințelor operaționale se întocmesc și se execută în ziua ședinței sau în termen de una sau două zile de la ședință.

Protocoalele pot fi complete sau scurte. Protocol complet conține o înregistrare a tuturor discursurilor de la întâlnire, întrebările adresate vorbitorului, discursurile persoanelor care au luat parte la discuție și deciziile luate.

Scurt protocol include doar numele celor care au vorbit, subiectul discursului, un rezumat al discursului și deciziile luate.

Desfășurarea ședințelor operaționale, de regulă, este consemnată în procese-verbale scurte.

Procesul-verbal al ședinței se întocmește pe un formular general, o foaie standard de hârtie A4 sau un formular de proces verbal special conceput.

Detalii obligatorii ale protocolului sunt:

• Numele companiei;
• denumirea tipului de document (PROCES-VERBAL) care indică tipul de întâlnire;
• data întâlnirii;
• numărul de înregistrare a protocolului;
• locul întâlnirii;
• semnături.

Data protocolului este data evenimentului.

Probleme și soluții

Întocmirea proceselor verbale ale întâlnirilor operaționale este adesea dificilă. Să ne uităm la cele mai comune.

■ Problemă: secretarul sau unul dintre angajații juniori care preia procesul-verbal s-ar putea să nu înțeleagă esența problemei discutate și, prin urmare, are dificultăți în a înregistra progresul dezbaterii problemei.

Ce să fac?În astfel de situații, secretarul trebuie să contacteze membrul personalului care a vorbit la întâlnire sau orice alt membru al personalului care poate oferi clarificări.

■ Problemă: Deoarece întâlnirile operaționale sunt adesea ținute fără reguli stricte, este posibil ca secretarul să nu aibă timp să înregistreze tot ce se întâmplă în timpul întâlnirii.

Ce să fac?În acest caz, înregistrarea audio în timpul întâlnirii și întocmirea procesului-verbal pe baza transcripției sale poate ajuta.

■ Problemă: Atunci când se discută o problemă, pot fi exprimate atât informații esențiale, cât și nesemnificative sau chiar neimportante și poate fi dificil pentru secretară să identifice informațiile principale (esențiale), care trebuie consemnate în procesul-verbal.

Ce să fac?În acest caz, înainte de a întocmi protocolul, secretarul trebuie să analizeze toate informațiile, să separe cele importante de cele neimportante și să includă în protocol doar cele mai importante informații.

Textul scurtului protocol

Textul protocolului constă din două părți: introductivă și principală.

În partea introductivă Scurtul protocol indică numele președintelui și secretarului, funcțiile și numele participanților (cei prezenți) și ale persoanelor invitate, precum și ordinea de zi. Dacă la ședință sunt mai mult de 15 participanți, procesul-verbal poate indica numărul total de participanți, iar o listă a celor prezenți, indicând funcțiile și numele acestora, este dată în anexa la procesul-verbal, de exemplu:

Prezenți: membri ai conducerii în număr de 16 persoane. (lista este atașată).

Numele persoanelor invitate la întâlnire sunt indicate după cuvântul „Invitat”, indicând poziția persoanei și numele organizației.

Ordinea de zi indică problemele care fac obiectul examinării; în plus, se pot indica funcția și numele raportorului (vorbitorului). Dacă există mai multe întrebări, acestea sunt numerotate cu cifre arabe și aranjate în ordinea discuției. Punctele de pe ordinea de zi sunt formulate cu prepoziția „despre” („despre”), de exemplu:

Notă

Punctele de pe ordinea de zi trebuie formulate precis și clar, reflectând esența problemei discutate. Nu se recomandă includerea unui punct „Diverse” sau „Probleme diverse” pe ordinea de zi.

Text parte principală Scurtul protocol constă din secțiuni separate în funcție de numărul de probleme de pe ordinea de zi. Secțiunile sunt numerotate cu cifre arabe în conformitate cu ordinea de zi. Fiecare dintre ele este construită după următoarea schemă:

Aceste cuvinte cheie pentru protocol sunt tipărite cu majuscule de la marginea marginii din stânga și pot apărea cu caractere aldine. După cuvântul ASCULTAT în cazul nominativ, se indică numele de familie al vorbitorului și punctul de pe ordinea de zi, după care conținutul discursului se precizează pe scurt la persoana a III-a singular.

În partea „HOTARAT: (HOTARAT:)”, decizia luata este consemnata sumar, precis, laconic, astfel incat sa nu existe dubla interpretare. Deciziile sunt formulate în formă prescriptivă: „Pregătiți...”, „Prevăd pentru...”, „Informați...”. Se pot lua mai multe decizii cu privire la o problemă. În acest caz, acestea sunt numerotate cu cifre arabe legate de numărul de serie al punctului de pe ordinea de zi, de exemplu:

Dacă este necesar, împreună cu decizia, se indică rezultatele votului: numărul de voturi exprimate pentru, împotrivă și abțineri.

De la teorie la practică

Să ne imaginăm că după transcrierea unei înregistrări realizate manual sau pe un dictafon, am primit un text pe baza căruia trebuie să întocmim un scurt protocol:

Punctul de pe ordinea de zi: 2. Despre progresul reconstrucției depozitului de produse finite nr. 2

Textul discursului:

Vasiliev P.R. Conform planului de reconstrucție, trebuia să începem instalarea raftului și instalarea mecanismelor de ridicare la sfârșitul lunii pe 25. CJSC „Profil” - furnizorul nostru de echipamente de rafturi - încalcă termenele limită. Pe 20 trebuia să primim primul lot, 10 zile mai târziu - al doilea. Avem livrarea in doua loturi egale, asa cum este specificat in contract. Am platit integral, adica 100% avans, pentru ca ultima data cand am transformat primul depozit nu am avut probleme cu ele. Astăzi este 28 și încă nu l-am primit. Le-am trimis faxuri, i-am sunat, ieri ne-au răspuns că a fost expediat primul lot, dar va dura două-trei zile, adică am avut o întârziere din cauza furnizorului. Cred că trebuie să depună în mod oficial o plângere la ei cu privire la încălcarea termenelor de livrare.

Pentru a realiza o înregistrare de protocol este necesar să evidențiezi cele mai importante informații. Pentru a face acest lucru, să încercăm să punem o serie de întrebări și să obținem răspunsuri la ele. Din textul de mai sus putem obține răspunsuri la următoarele întrebări:

Vedem că textul conține informații care nu se reflectă în răspunsuri: organizația a plătit integral marfa și s-a făcut plata în avans 100%, deoarece există o experiență pozitivă de cooperare cu Profilul CJSC. Sunt aceste informații relevante pentru situația luată în considerare? Evident, nu, prin urmare, acesta nu trebuie inclus în protocol. Astfel, pe baza răspunsurilor la întrebările pe care le-am primit, putem întocmi un scurt protocol al discursului:

2. ASCULTAT:

Vasiliev P.R.

Expedierea primului lot de echipamente de rafturi a fost efectuată de furnizorul ZAO Profil cu încălcarea termenului limită, drept urmare nu au fost respectate termenele pentru reconstrucția depozitului nr. 2. Primul lot de echipamente trebuia să fie ajunge pe 20 decembrie, a doua - 10 zile mai târziu. Montarea raftului și instalarea mecanismelor de ridicare a fost programată să înceapă pe 25 decembrie. Potrivit furnizorului, primul lot de echipamente va ajunge nu mai devreme de 30-31 decembrie. El a sugerat să depună o cerere pentru încălcarea termenelor de livrare.

Notă

Dacă în discurs au fost folosite expresiile „20”, „25”, etc., luna anume trebuie să fie indicată în protocol, de exemplu: „20 decembrie”, „25 decembrie”, etc.

Să presupunem că la o întâlnire în timpul unei discuții asupra situației actuale, propunerea de a depune o cerere nu a fost susținută. S-a decis trimiterea unei cereri de cerere către furnizor cu privire la necesitatea respectării termenelor de livrare stabilite prin contract. Decizia în acest caz trebuie consemnată în protocol după cum urmează:

HOTĂRÂT:

Întocmește și trimite către ZAO Profil o scrisoare de cerere privind necesitatea respectării termenelor de livrare pentru echipamentele de rafturi.

Executor responsabil - Vasiliev P.R.

Data scadentă - (data).

Să ne uităm la un alt exemplu.

Punctul de pe ordinea de zi: 5. Cu privire la efectuarea unui audit al activităților financiare și economice ale filialei companiei din orașul Perm

Textul discursului:

Medvedev V.V. Pe parcursul acestui an, departamentul financiar și departamentul nostru de contabilitate s-au confruntat în mod repetat cu faptul că filiala din Perm ne-a furnizat rapoarte cu erori. De două ori ei înșiși au descoperit aceste erori, ne-au informat despre asta și apoi au trimis rapoarte corectate. De două ori departamentul nostru de contabilitate a descoperit erori de calcul, precum și faptul că cheltuielile sucursalei nu au fost incluse în articolele pentru care ar fi trebuit să se facă. Dacă aceste erori nu au fost corectate la timp, acest lucru ar putea duce la probleme cu plata impozitelor. Experții noștri au observat, de asemenea, că termenele limită sunt în mod constant încălcate. prezentarea de rapoarte privind cheltuielile de divertisment. Contabilul șef al filialei ne-a vizitat în călătorii de afaceri de două ori, am rezolvat greșelile făcute de sucursală, dar situația a rămas aproape neschimbată. Șef serviciu administrativ și economic Polozov R.A. s-a plâns de asemenea că au existat unele probleme cu costurile de transport în Perm. Cert este că inițial îi sunt prezentate rapoarte privind cheltuielile de transport, iar apoi depune un raport de sinteză pentru toate sucursalele la departamentul de contabilitate. Ținând cont de toate acestea, consider că este necesară organizarea și efectuarea unui audit al activităților financiare și economice ale filialei din Perm pentru a evita problemele pe viitor.

supraveghetor: Cine credeți că ar trebui inclus în comisie și cât timp va dura efectuarea unei inspecții la fața locului?

Medvedev V.V. Cred că avem nevoie de trei oameni: unul pentru departamentul de contabilitate, altul pentru departamentul financiar, un al treilea pentru serviciul administrativ și economic și departamentul de logistică. Am discutat anterior cu șefii de departamente care ar putea merge, așa că propun trei persoane: deputat. contabil șef Somov S.S., auditor Yastrebov A.A. și inginerul de conducere Sokolov B.B. Verificarea poate fi finalizată în 3-5 zile.

Să analizăm textul discursului principal după aceeași schemă:

	1) Departamentul financiar și departamentul de contabilitate al societății-mamă 2) Filiala din Perm
Ce a (a) făcut?	1) (Sucursala din orașul Perm) depune rapoarte cu erori, cheltuiește cheltuieli nu pe articolele pentru care ar trebui să se facă acest lucru, încalcă termenele limită prezentarea de rapoarte privind cheltuielile de divertisment. 2) (Compartimentul financiar si contabilitate al societatii-mama) a analizat greselile comise cu contabilul-sef al filialei. 3) (Compartimentul financiar și departamentul de contabilitate al societății-mamă) își propun organizarea și efectuarea unui audit al activităților financiare și economice ale filialei din Perm, trimițând trei angajați ai organizației
	Pe parcursul acestui an
	Fără rezultate pozitive

Și în acest caz, vedem că informațiile secundare rămân în text. În primul rând, este o mențiune a șefului serviciului administrativ și economic, R.A.Polozov, care s-a plâns și că filiala a avut unele probleme cu costurile de transport. Clasificăm aceste informații ca fiind secundare pentru motivul că rapoartele privind costurile de transport au fost prezentate doar inițial șefului serviciului administrativ și economic pentru întocmirea unui raport de sinteză. Deoarece procedura actuală de raportare a costurilor de transport este diferită, aceste informații nu sunt foarte importante pentru evaluarea situației actuale.

Informațiile secundare ar trebui să includă și mențiunea că de două ori erorile au fost descoperite chiar de sucursala și de două ori de către departamentul de contabilitate al organizației-mamă. Putem spune pur și simplu că erorile au fost descoperite în mod repetat.

Protocoalele rezumative nu reflectă întrebările adresate vorbitorului. Cu toate acestea, dacă există informații semnificative în răspunsul la întrebare, acestea sunt consemnate în procesul-verbal al discursului. În exemplul de mai sus, acestea sunt informații despre cine este propus să fie inclus în comisie.

Pe baza răspunsurilor primite, putem întocmi un protocol de înregistrare a discursului:

ASCULTAT:

Medvedev V.V.

În cursul acestui an, filiala din Perm a transmis în mod repetat rapoarte cu erori, a afișat cheltuieli în articolele greșite pentru care ar trebui făcut și a depus rapoarte privind cheltuielile de divertisment cu încălcarea termenelor limită. În ciuda analizei erorilor cu contabilul șef al filialei, situația nu s-a schimbat. Consideră necesară efectuarea unui audit al activităților financiare și economice ale filialei, inclusiv al adjunctului în comisie. contabil șef Somov S.S., auditor Yastrebov A.A. și inginerul de conducere Sokolov B.B.

Dacă în timpul discutării problemei se ia o decizie de a efectua o inspecție, decizia trebuie formulată în protocol după cum urmează:

HOTĂRÂT:

Pregătiți un proiect de ordin privind crearea unei comisii de auditare a activităților financiare și economice ale sucursalei din Perm, conveniți asupra calendarului auditului cu directorul sucursalei din Perm.

Executant responsabil - Medvedev V.V.

Data scadentă - (data)

V.F. Yankovaya,
Ph.D. ist. Științe, deputat Director al VNIIDAD

Introducere.

Documentarea activităților de management acoperă toate procesele legate de înregistrarea (înregistrarea) pe diverse suporturi și prelucrarea, conform regulilor stabilite, a informațiilor necesare desfășurării acțiunilor de management. Documentarea se realizează în limbaj natural (documente scrise de mână și dactilografiate, inclusiv telegrame, mesaje telefonice, mesaje automate), precum și în limbaje artificiale folosind noi medii (carte perforate, benzi perforate, benzi magnetice, carduri, dischete etc. .)"

Componența documentelor de management este determinată de competența și funcțiile organizației, de procedura de rezolvare a problemelor, de volumul și natura relațiilor cu alte organizații și este stabilită în tabelul de documente. Unitatea regulilor de documentare a acțiunilor de management la toate nivelurile de management este asigurată prin utilizarea Sistemului de stat de suport pentru documentare pentru management (GSDMOU) și a sistemelor de documentare unificate (USD).

Sistemele de documentare unificate sunt un ansamblu de documente interconectate create dupa reguli si cerinte uniforme, continand informatiile necesare managementului intr-un anumit domeniu de activitate. DSD-urile sunt destinate utilizării atât cu ajutorul tehnologiei informatice, cât și cu metode tradiționale de prelucrare a informațiilor.

Documentele de management după nume, forma și componența detaliilor trebuie să respecte USD, cerințele instituției de învățământ bugetar de stat, reglementările (cartele) privind organizația și alte documente de reglementare care conțin reguli de documentare.

Scopul acestui test este de a oferi conceptul de protocol, de a reflecta regulile de proiectare a acestuia și de a arăta, de asemenea, ce forme de protocoale există.

1. Conceptul de protocol și scopul acestuia.

Printre documentele de management, un loc aparte îl revine protocoalelor. Ele fac parte dintr-un sistem unificat de documentație organizatorică și administrativă.

Proces-verbal - un document care înregistrează progresul dezbaterii problemelor și luării deciziilor la întâlniri, sesiuni, sesiuni, conferințe

Trebuie avut în vedere faptul că în activitățile organizațiilor și întreprinderilor se întocmesc adesea documente numite „Protocol”, dar nu se încadrează în definiția de mai sus. Astfel, în domeniul relațiilor contractuale se întocmesc protocoale de intenție, protocoale de neînțelegeri, protocoale de avize; Dintre principalele documente ale adunării generale a acționarilor, legislația denumește procesul-verbal al comisiei de numărare etc. Aceste tipuri de protocoale sunt similare ca scop cu actele: înregistrează și confirmă fapte sau evenimente.

Se intocmesc protocoale in orice organizatie unde exista organe colegiale temporare sau permanente, comisii etc. Forma activității lor este discutarea problemelor de actualitate la ședințe sau ședințe și luarea deciziilor în comun, adesea prin vot.

Odată cu apariția societăților pe acțiuni în țara noastră, atenția acordată acestui tip de document a crescut. Cele mai înalte organe de conducere ale unei societăți pe acțiuni sunt colegiale, iar protocoalele care reflectă activitățile acestora devin unul dintre cele mai importante documente de management. Vorbim despre procesele-verbale ale adunărilor generale ale acționarilor, ale ședințelor consiliului de administrație și ale consiliului de administrație. Nu este o coincidență faptul că Legea federală „Cu privire la societățile pe acțiuni” și alte acte juridice acordă o atenție deosebită conținutului acestor documente.

2. Reguli de întocmire a protocoalelor

Proces-verbal - un document care conține o evidență consecventă a progresului dezbaterii problemelor și luării deciziilor la ședințe, întâlniri, conferințe și sesiuni ale organelor colegiale.

Protocolul reflectă activitățile de luare a deciziilor în comun de către un organism colegial sau un grup de lucrători. Din procesele-verbale ale ședințelor create în activitățile de conducere ale organizațiilor, este necesar să se distingă procesele-verbale de anchetă, unele organe administrative și organe de protecție a ordinii publice (de exemplu, protocolul unui inspector sanitar, protocolul unui accident de circulație etc. .), precum și protocoale de tip contractual (protocoale de neînțelegeri, protocoale de reconciliere a dezacordurilor, protocoale de acord de preț etc.).

Reuniunile organelor colegiale permanente și temporare (colegii ale organelor executive federale, ședințe ale colectivelor de muncă, ședințe ale acționarilor, ședințe ale consiliilor de administrație etc.) sunt supuse procesului verbal obligatoriu. Procesele-verbale se întocmesc pe baza consemnării desfășurării ședințelor, stenogramelor, înregistrărilor sonore și materialelor pregătite pentru ședință (texte de rapoarte, discursuri, certificate, proiecte de hotărâri, ordine de zi, liste de invitați etc.).

Procesul-verbal reflectă toate opiniile cu privire la problemele luate în considerare și toate deciziile luate. Procesul-verbal se păstrează de către secretar sau altă persoană desemnată. Președintele și secretarul care conduc ședințele sunt responsabili pentru corectitudinea înscrisurilor din procesul-verbal. Detaliile necesare ale protocolului sunt:

· Numele companiei;

· denumirea tipului de document;

· data și numărul de înregistrare;

· locul de compilare sau publicare;

· titlul textului;

· semnături.

3.Tipuri de protocoale

Există două tipuri de protocoale: complet și scurt.

Deplin protocol conține o înregistrare a tuturor discursurilor din cadrul ședințelor.

Scurt protocol - doar numele vorbitorilor și o scurtă notă despre tema discursului.

Decizia asupra formei de proces-verbal de întocmit la o ședință este luată de șeful organului colegial sau șeful organizației.

Titlul protocolului este denumirea organului sau a ședinței colegiale (Proces-verbal al ședinței comisiei de certificare...; proces-verbal al ședinței...).

Textul protocolului complet constă din două părți: introductivă și principală.

Partea introductivă este formatată în același mod în formele complete și scurte ale protocolului. Indică numele președintelui și secretarului, numele sau numărul total al participanților la întâlnire și al persoanelor invitate (dacă sunt mulți participanți, lângă indicarea numărului acestora se face o notă - „Se atașează lista participanților”), si agenda.

Numele celor prezenți se consemnează în protocol, dacă nu sunt mai mult de 15, în ordine alfabetică, indicând locul de muncă și funcția acestora; dacă sunt mai mulți prezenți, se întocmește o listă separată. Procesele-verbale ale ședințelor permanente și ale comisiilor nu indică pozițiile celor prezenți. Lista celor prezenți este întocmită pe toată lățimea liniilor, cu un interval între rânduri.

În acest caz, cuvintele „Președinte”, „Secretar”, „Prezentă” (fără ghilimele) sunt tipărite în stânga câmpului, separate prin două spații de titlu și unul de celălalt.

Partea introductivă se încheie cu ordinea de zi. Problemele de pe ordinea de zi sunt aranjate în funcție de gradul lor de complexitate, importanță și timpul așteptat pentru discuții. Întrebările se formulează la cazul nominativ, numerotate cu cifre arabe și încep cu prepozițiile „O”, „Ob”. Nu este recomandat să formulați o întrebare sau un grup de întrebări cu cuvântul „Diverse”. Alături de întrebare sunt indicate numele vorbitorului și funcția acestuia.

Cuvintele „Agendă” sunt centrate la două până la trei spații din lista participanților.

Partea principală a textului protocolului pentru fiecare punct de pe ordinea de zi este structurată după următoarea schemă: AM ASCULTAT... VORBIT... HOTĂRÂT (HOTARAT)...

În secțiunea „ASCULTAT”, protocoalele scurte indică numele vorbitorului (vorbitorului) și subiectul discursului său. Forma integrală a protocolului conține numele și parafa raportorului, conținutul raportului acestuia (mesaj, informare, raport). În cazul în care textul raportului este prezentat de vorbitor în formă scrisă, se permite, după indicarea temei discursului, să se noteze: „se atașează textul raportului”. În secțiunea „VORBIREA”, protocoalele scurte indică doar numele persoanelor care au vorbit în discuție; protocoalele complete înregistrează și discursurile acestora, inclusiv întrebările adresate vorbitorului. Dacă este necesar, după numele vorbitorului, este indicată poziţia acestuia. La rubrica „HOTARAT (HOTARAT)” se consemneaza decizia luata, care este formulata succint, corect si laconic pentru a evita dubla interpretare. Odată cu decizia, se indică numărul de voturi exprimate „pentru”, „împotrivă”, „abținut”, precum și o listă a persoanelor care nu au participat la vot. Decizia poate conține unul sau mai multe puncte, acestea sunt aranjate în ordinea importanței, fiecare dintre ele fiind numerotat.

Un număr este plasat înaintea cuvântului „ASCULTAT” în conformitate cu ordinea de zi. Cuvintele „ASCULTAT”, „VORBIT”, „HOTARAT (HOTARAT)” sunt tipărite din marginea stângă cu majuscule și se termină cu două puncte. Textul secțiunilor „ASCULTAT”, „VORBIT”, „HOTARAT (HOTARAT)” este tipărit cu o distanță de 1,5 rânduri față de linia roșie. Fiecare nume de familie și inițiale ale vorbitorilor sunt tipărite pe o nouă linie în cazul nominativ, înregistrarea discursului este separată de nume de familie printr-o cratimă.

Un participant la o ședință sau ședință poate prezenta o opinie specială cu privire la decizia luată, care este menționată pe o foaie separată și atașată procesului-verbal. Existența unei opinii disidente se consemnează în procesul-verbal după consemnarea deciziei.

Textul scurtului protocol constă, de asemenea, din două părți. Partea introductivă indică inițialele și prenumele președintelui (președintelui), precum și funcțiile, parafa și prenumele persoanelor prezente la ședință.

Cuvântul „Prezentă” este tipărit pornind de la marginea din stânga, subliniat, iar două puncte sunt plasate la sfârșitul cuvântului. Mai jos sunt denumirile posturilor, inițialele și prenumele celor prezenți. Titlurile postului pot fi indicate generic. Titlurile posturilor pe mai multe rânduri ale celor prezenți sunt indicate cu 1 spațiere între rânduri. Lista este separată de partea principală a protocolului printr-o linie continuă.

Partea principală a protocolului include problemele luate în considerare și deciziile luate cu privire la acestea. Numele întrebării este numerotat cu cifre romane și începe cu prepoziția „O” („Despre”), tipărită în centru cu dimensiunea fontului nr. 15 și subliniată cu un rând sub ultima linie. Numele oficialilor care au luat cuvântul în timpul discuției despre această problemă sunt indicate sub rând. Numele de familie sunt tipărite cu 1 spațiere între rânduri. Apoi este indicată decizia luată în această problemă.