Richiesta dell'archivio tramite e-mail. Archivio: come presentare una richiesta relativa al ripristino dei legami familiari e alla creazione di un albero genealogico

Individuata la prospettiva di mettere insieme un documento difficile, sarebbe saggio dividere mentalmente il contenuto in 3 gruppi. Non verranno necessariamente serviti nello stesso ordine. Per prima cosa devi formulare esattamente cosa vuoi alla fine, quindi pensare alle ragioni. Queste possono essere decisioni giudiziarie, consuetudini commerciali, normative locali. L'introduzione è una parte di fondamentale importanza che dà l'impressione. Inoltre, non bisogna dimenticare e rendersi conto a chi è indirizzato questo documento di richiesta e chi dovrebbe reagire.

Come fare una richiesta all'anagrafe?

Nome completo del richiedente

documento richiesto

Data di ingresso

scopo di ottenere il documento

Come fare una richiesta all'anagrafe

Sezione: Diritto civile |

L'anagrafe è un ufficio di stato civile, pertanto questo istituto raccoglie, sistematizza e conserva tutte le informazioni relative alla nascita e alla morte dei cittadini, ai matrimoni e divorzi, ai cambiamenti di nomi e cognomi e ai fatti di adozione. Per legge l'ufficio anagrafe è tenuto a conservare i dati per 100 anni, trascorsi i quali gli atti vengono accettati in appositi archivi. Chi può rivolgersi all'ufficio anagrafe per ottenere le informazioni di cui ha bisogno? Qualsiasi persona che fornisce un passaporto e rivendica il diritto di ricevere informazioni.

Come fare una richiesta all'anagrafe?

Una richiesta all'ufficio del registro può essere presentata durante una visita personale a questa istituzione. Ad esempio, presentando il passaporto personale, sarà possibile ottenere il duplicato del certificato di nascita o del certificato di matrimonio. In generale, previa presentazione dei documenti di riconoscimento, saranno disponibili tutte le informazioni conservate nei registri dell'ufficio anagrafe.

Un'altra possibilità è quella di fare richiesta scritta all'ufficio anagrafe, geograficamente troppo distante. In tale richiesta è necessario riflettere la richiesta di inviare le informazioni necessarie all'indirizzo della filiale più vicina al richiedente per ricevere successivamente lì dati o nuovi documenti. Un campione approssimativo di richiesta all'ufficio del registro può essere scaricato sul nostro sito web.

Nella domanda dovrai indicare:

l'ufficio dello stato civile che possiede le informazioni, il suo indirizzo

Nome completo del richiedente

indirizzo e dettagli del passaporto del richiedente

indirizzo dell'ufficio di stato civile più vicino al richiedente

documento richiesto

Nome completo a cui deve essere rilasciato questo documento

Data di ingresso

scopo di ottenere il documento

La riemissione dei documenti da parte dell'ufficio del registro è soggetta a una tassa statale: ad esempio, oggi un certificato dell'archivio costerà 50 rubli e un nuovo certificato di matrimonio costerà 100 rubli.

Come presentare una richiesta all'anagrafe per il matrimonio via Internet

Una richiesta all'anagrafe tramite Internet viene spesso effettuata da potenziali sposi che desiderano prenotare una data di registrazione del matrimonio. Per presentare una richiesta all'anagrafe per il matrimonio tramite Internet, è necessario utilizzare i servizi del sito web dei servizi governativi della propria regione. Tali servizi offrono l'opportunità di scegliere una data e un orario convenienti per il matrimonio, a condizione che non sia occupato. Va ricordato che il giorno del matrimonio viene prenotato non prima di 3 mesi e non oltre 2 mesi prima della data di registrazione prevista.

Come effettuare una richiesta all'archivio?

Cosa fanno le persone quando è necessario ripristinare informazioni perdute di vario tipo o semplicemente scoprire informazioni socialmente significative (potrebbero trattarsi di dati su parenti, ottenere copie di documenti perduti, ripristinare informazioni su lavoro, premi, ubicazione di persone o istituzioni e altre informazioni di base)? Naturalmente vanno agli archivi. È vero, per fare ciò, è importante sapere di che tipo di archivio hai bisogno e come presentare una richiesta all'archivio. Questo è esattamente ciò di cui parleremo in questo articolo.

Un po' di archivi

Partiamo dal fatto che l'archivio è un'istituzione pubblica (meno spesso privata) in cui i documenti ufficiali sono conservati a determinate condizioni che garantiscono la massima sicurezza. Allo stesso tempo, l'archivio è impegnato non solo nell'archiviazione responsabile, ma fornisce anche informazioni disponibili sia alle autorità governative che ai cittadini.

L'archiviazione è apparsa da tempo immemorabile. Ciò è dimostrato da reperti storici che confermano che tutte le civiltà che raggiunsero un certo livello di sviluppo avevano archivi di stato. Documenti provenienti dagli archivi di Babilonia, Egitto, regno assiro, antica Roma (non c'era solo un archivio del Senato e dei consoli, ma anche un archivio di sacerdoti, nonché archivi separati di famiglie famose), Bisanzio, Grecia antica, così come dagli archivi dell'Europa medievale sono sopravvissuti fino ai giorni nostri. . Va detto che già molte migliaia di anni fa gli archivi erano divisi su base territoriale: in archivi e depositi centrali e quelli che si trovavano nelle province. In Europa esistevano prima gli archivi dei signori e dei vassalli, poi gli archivi cittadini e ecclesiastici.

Archivi moderni

Oggigiorno gli archivi vengono finanziati su base regionale e dipartimentale. Ciò significa che la documentazione in essi conservata, che viene consegnata alle organizzazioni, e le informazioni si riferiscono a un territorio specifico (regione, città, distretto) o dipartimento, ad esempio il Ministero della Difesa (che dispone anche di archivi centrali e regionali).

Tutti gli archivi sono suddivisi in:

federale, governativo, statale, attuale, storico;

comunale e città;

pubblico, privato, comunitario.

Sia gli individui che le organizzazioni, nonché le autorità (tali richieste, di regola, sono di carattere ufficiale) e le persone che vivono all'estero (tali richieste sono chiamate consolari) possono presentare una richiesta all'archivio per ottenere questa o quella informazione.

Inoltre non sempre ci si rivolge agli archivi per informazioni relative ad una persona specifica; molto spesso vengono richiesti anche documenti storici. Questo viene fatto da coloro che ne hanno bisogno a causa della loro occupazione, ad esempio sceneggiatori, scrittori, scienziati. I documenti d'archivio vengono spesso utilizzati quando si scrivono tesi di laurea o articoli scientifici. Nel caso in cui siano necessari documenti per scrivere un lavoro scientifico, oltre al passaporto e alla domanda per la loro fornitura, sarà richiesto anche un documento dell'organizzazione in cui il richiedente studia o lavora, confermando il suo status e l'argomento del lavoro .

Dove dovresti andare esattamente?

Spesso, quando si pianifica di richiedere alcuni documenti o informazioni dall'archivio, le persone non sanno esattamente dove devono andare. Tutto dipende da cosa ti interessa nello specifico. Ad esempio, è possibile ottenere informazioni civili generali (data, luogo di nascita, morte, matrimonio) negli archivi dell'ufficio di stato civile. Ma qui bisogna tenere conto del fatto che i documenti vengono conservati nell'archivio distrettuale per un massimo di settantacinque anni, quindi se sei interessato a informazioni precedenti, dovrai contattare l'archivio dell'anagrafe regionale, dove si trovano tutti i documenti del i distretti vengono trasferiti Se si tratta di ripristinare le voci nel libro di lavoro, è necessario contattare gli archivi dipartimentali, ad esempio l'Archivio militare statale russo (se si tratta di personale militare o civile) o gli archivi territoriali in quegli insediamenti o regioni in cui impresa in cui lavorava un uomo. Per ottenere informazioni sui marinai è necessario rivolgersi all'Archivio Centrale Navale. Se stai cercando informazioni su qualcuno, ma non sai da dove iniziare a cercare informazioni, è meglio contattare l'archivio distrettuale o comunale del luogo di soggiorno o di lavoro previsto di questa persona.

Puoi anche utilizzare la guida online agli archivi russi - guide.rusarchives.ru. Lì puoi cercare in 49 archivi regionali e 31 federali. Puoi anche visitare il sito ufficiale di Rosarkhiv.

Richieste di archiviazione: classificazione e scadenze

Per quanto riguarda le richieste di archivio, si dividono tutte in:

tematico - si tratta di richieste di informazioni che riguardano un evento, fatto o argomento specifico; Facendo tale richiesta, è possibile stabilire informazioni che chiariscano i fatti della biografia di una determinata persona;

genealogico: tali richieste comportano l'ottenimento di informazioni che consentiranno di stabilire parentele o chiarire la storia di una singola famiglia o clan;

socio-legale: tali richieste sono solitamente associate all'ottenimento di informazioni necessarie per rispettare i diritti e gli interessi legali di individui o organizzazioni; Nel campo socio-giuridico rientrano le richieste ufficiali delle autorità, le richieste consolari, nonché le richieste delle persone giuridiche e dei privati ​​(queste ultime possono riguardare lo stato di salute, la retribuzione, l'anzianità di servizio, il servizio militare, l'istruzione, la repressione, i premi, gli atti di stato civile, eccetera.).

Le richieste di archiviazione vengono eseguite secondo la procedura stabilita, chiaramente indicata nella legge federale n. 125-FZ "Sugli affari archivistici nella Federazione Russa". Ciò significa che possono trascorrere trenta giorni dal momento in cui viene ricevuta e registrata la richiesta fino al ricevimento della risposta. Questo termine può essere prorogato con decisione della direzione dell'archivio, ma non oltre altri trenta giorni. In questo caso, il personale dell'archivio che ha ricevuto la richiesta è tenuto a comunicare al richiedente la proroga del termine per evadere la richiesta.

Ma ci sono situazioni in cui le persone, senza capirlo, inviano una richiesta all'indirizzo sbagliato. In questo caso verrà riconosciuto come non core e inviato come appartenente ad altro archivio entro cinque giorni dalla data di ricezione. In questo caso gli archivisti devono avvisare il richiedente dell'avvenuta inoltrazione della richiesta e indicare l'indirizzo di un altro archivio.

Fare una richiesta

Per effettuare una richiesta all'archivio, è necessario presentare una domanda in forma gratuita, poiché non esistono requisiti rigidi per questo (sebbene alcune istituzioni offrano ai richiedenti il ​​proprio modulo). Ma ci sono una serie di punti che devono riflettersi nel documento. Quindi, nella “testata” (è scritto nell'angolo in alto a destra del foglio) indichiamo:

a chi viene inviata la richiesta (è possibile indicare il nome dell'organizzazione e il nome completo del suo responsabile);

Nome completo e indirizzo del richiedente;

numero di telefono di contatto del richiedente;

numero in uscita, estremi istituto, sede legale (questi dati vengono indicati se la richiesta è presentata da una persona giuridica).

di cosa tratta la richiesta (qui è importante affermare in modo chiaro, specifico e comprensibile l'essenza della domanda, nonché indicare il contesto temporale e territoriale, che è molto importante, ad esempio, durante la ricerca di parenti);

il motivo per cui vengono richieste le informazioni;

l'indirizzo al quale inviare la risposta alla richiesta (può essere anche email);

data della richiesta;

firma di un individuo, dirigente responsabile o direttore di un'istituzione (se la richiesta è presentata da un'organizzazione).

Come presentare una richiesta?

La richiesta all'archivio può essere presentata in diversi modi: di persona (portare domanda e registrarla, presentando il passaporto), tramite raccomandata con avviso, via Internet (in quest'ultimo caso verrà inviata una notifica dall'archivio) inviata al tuo indirizzo email circa la ricezione della richiesta).

Cosa rivelano gli archivi?

In risposta ad una richiesta, l'archivio emette o un certificato archivistico contenente informazioni relative all'oggetto della richiesta, oppure un estratto archivistico che estrae il contenuto del documento archivistico originale, oppure una copia archivistica del documento richiesto.

E se nell'archivio non sono presenti informazioni sulla richiesta, il richiedente riceverà una lettera in cui verranno spiegate le ragioni della mancanza di documenti e raccomandazioni per ulteriori azioni.

Se hai bisogno di ritrovare parenti, restaurare un atto di nascita smarrito o studiare documenti storici per scrivere una tesi, basta fare una richiesta all'archivio, scrivendo una domanda competente.

Come presentare le varie tipologie di richieste all'anagrafe e agli istituti archivistici

Lettori del mio blog, sono felice di accogliervi nuovamente sulla mia pagina!

Oggi ti parlerò di come presentare richieste all'anagrafe, con l'aiuto di quali documenti è possibile farlo.

Cos'è un ufficio del registro?

Secondo Wikipedia, questi sono i dipartimenti del registro civile (ufficio del registro abbreviato o ufficio del registro) - un organo esecutivo in Russia e in numerosi altri stati che registra fatti di nascita, accertamento di paternità, adozione, matrimonio, divorzio, morte e cambiamento di nome.

Innanzitutto dirò che puoi richiedere informazioni su persone che non sono più in vita. Se presenti una richiesta per una persona vivente, nessuno all'anagrafe ti rilascerà i documenti.

È necessario che questa persona stessa si presenti alle richieste munita di un documento di riconoscimento. Permettetemi di ricordarvi che sin dal regno del presidente Eltsin in Russia tali documenti erano il passaporto di un cittadino russo. Naturalmente, se non sei un militare in servizio attivo, puoi presentare un documento d'identità militare (libro del marinaio) o un libro dell'ufficiale. Molte persone pensano di poter mostrare la patente di guida. Ma non viviamo negli Stati Uniti, guardiamo meno film di Hollywood, soprattutto perché la patente di guida ti dà il diritto di guidare veicoli della categoria appropriata sulle strade russe, e alcune azioni della polizia stradale implicano che l'autista abbia un passaporto.

Nella vita di ognuno può esserci la necessità di accedere a documenti d'archivio. I cittadini scrivono richieste se è necessario restaurare documenti, ricostruire eventi storici, stabilire parentele o ricerche scientifiche. Un indubbio vantaggio è l'ampio sviluppo di una rete di archivi sul territorio della Federazione Russa. Oltre a quelli statali, che dispongono del fondo documentario più ricco, esistono anche quelli privati.

La necessità di presentare domande è dovuta alla complessa struttura degli archivi. Migliaia di fondi, raccolte di documenti, materiale fotografico e altre fonti rendono difficile reperire le informazioni di cui si ha bisogno. Pertanto, dovresti descrivere la tua richiesta nel modo più specifico possibile. Più fatti conosci, più velocemente il dipendente risponderà alla richiesta.

Caratteristiche della compilazione

Archivi della Russia divisi in tipologie:

• governo;
• comunale;
• dipartimentale;
• archivi di organizzazioni;
• privato.

Tutti i cittadini della Federazione Russa possono rivolgersi a qualsiasi organizzazione per chiedere aiuto, l'importante è sapere come presentare correttamente una domanda.

Tipi di richieste:

• socio-giuridico– chiarire i fatti necessari per rispettare i diritti e gli interessi di persone fisiche o imprese. Sono comprese le richieste provenienti da persone fisiche e giuridiche, consolari (da cittadini stranieri, funzionari);
• genealogico– chiarire e chiarire i fatti della biografia degli antenati, al fine di descrivere la genealogia del clan, della famiglia;
• tematico– viene effettuato con lo scopo di ottenere documenti su un fatto separato nella storia o nella vita di una persona. Tali richieste sono tipiche delle attività di ricerca.

Innanzitutto è necessario determinare in quale categoria rientra la domanda e quale archivio può contenere le informazioni di interesse.

Puoi candidarti:

• all'anagrafe o al MFC (è richiesto il passaporto);
• per lettera tramite Russian Post;
• elettronico o attraverso il portale dei servizi statali.

Le moderne tecnologie e la presenza del Portale statale unificato consentono di inviare domande senza uscire di casa, semplificando il lavoro con gli archivi delle città russe.

Le informazioni sono fornite gratuitamente, questo è regolato dalla legge federale "Sull'organizzazione della fornitura di servizi statali e comunali" del 27 luglio 2010 N 210-FZ. L'unica cosa per cui l'amministrazione dell'archivio può fissare un prezzo è l'elaborazione delle informazioni e la compilazione di un nuovo lavoro di ricerca da parte dei dipendenti sulla base dei documenti richiesti.

Oltre agli atti legislativi, esistono ordini interni, statuti e regolamenti che regolano il lavoro dei dipendenti. Le regole per il lavoro degli archivi delle organizzazioni stabilite dal Consiglio dell'Archivio russo regolano il lavoro dei piccoli archivi.

Il principio generale di funzionamento degli archivi è l’accessibilità e l’apertura. Sono stati creati per conservare documenti importanti per poterli fornire ai cittadini su richiesta. Tuttavia, esistono restrizioni all'accesso ad alcuni materiali classificati. Può essere documenti provenienti dall'Archivio del Ministero dell'Interno, delle Forze Armate o collezioni personali di personaggi famosi tramandato dai parenti.

Se è necessario ripristinare informazioni su parenti o ottenere informazioni di diversa natura, è necessario scrivere e inviare una richiesta all'archivio appropriato. Ma come fare una richiesta all'archivio? Va detto che negli archivi esistono alcune regole per l'elaborazione delle richieste provenienti dai cittadini, quindi quando si crea una richiesta è necessario seguire alcune regole abbastanza semplici. Ora vi dirò come presentare una richiesta all'archivio in modo tale che venga accettata per l'esame e, soprattutto, riceva una risposta positiva dagli archivisti, anche se bisogna ammettere che l'archivio potrebbe non rispondere a molti richieste. Cosa fare in questo caso: leggi l'ultimo capitolo del nostro articolo. Inoltre, per vostra comodità, alcuni materiali sono presentati sotto forma di elenco.

Tipi di richieste

Per coloro che non hanno ancora riscontrato richieste di archivio, sarà utile sapere che esistono tre tipologie di richieste di archivio:

1. tematico - associato all'ottenimento di informazioni su un problema o argomento specifico (biografia di una persona specifica, informazioni storiche su qualcosa, ecc.);
2. sociale e legale - relativo alla garanzia degli interessi e dei diritti legittimi di qualsiasi persona o organizzazione;
3. genealogico: domande sulla storia di una famiglia o di un clan o per stabilire una parentela.

Inoltre, anche le richieste sociali e legali si dividono in tre tipologie:

1. da persone fisiche o giuridiche;
2. richieste consolari: da parte di persone residenti all'estero;
3. di carattere ufficiale: da diverse autorità.

Come scrivere una richiesta all'archivio

• Innanzitutto la richiesta deve contenere informazioni sul mittente. Se sei un individuo, è sufficiente indicare il tuo cognome, nome e patronimico e, se rappresenti un'organizzazione, indicarne il nome e l'indirizzo legale.
• Assicurati di indicare il tuo indirizzo di ritorno nel testo della richiesta, altrimenti gli archivisti semplicemente non saranno in grado fisicamente di inviarti una risposta.

• È molto importante formulare la tua domanda nel modo più chiaro e chiaro possibile. Se stai raccogliendo informazioni sui tuoi antenati, non descrivere dettagliatamente la storia della tua famiglia ed evita anche di essere vago nei tuoi desideri. Il fatto è che esistono norme per lavorare con richieste e ricorsi di cittadini e organizzazioni, secondo le quali, prima di tutto, la richiesta va alla gestione dell'archivio per essere esaminata. È il responsabile che determina la classificazione della richiesta: tematica, socio-giuridica o genealogica. E poi, a seconda della natura della richiesta, il manager la trasferisce al dipartimento competente per l'esecuzione. Pertanto, più la tua formulazione è vaga, più è probabile che la natura della tua richiesta venga determinata in modo errato (ovviamente per te) e, di conseguenza, la nomina del suo esecutore testamentario aumenterà. Una richiesta vaga verrà inviata da un dipartimento all'altro e potresti attendere molto tempo per una risposta.
• Assicurati di definire l'ambito al momento della richiesta: temporale (cronologico) o territoriale. Ciò è particolarmente importante se stai cercando persone con un cognome comune. In questo caso, semplicemente non sarà possibile trovare tutti i tuoi omonimi. Indicare quindi il periodo temporale, nonché l'inquadramento territoriale, affinché la ricerca dei parenti sia coronata dal successo.

Dove contattare

Molti sono anche interessati a quali archivi indirizzare e con quali richieste. Se la tua domanda riguarda informazioni civili generali (ad esempio date di nascita o di morte, date di matrimonio), l'archivio dell'anagrafe distrettuale ti aiuterà. Tieni solo presente che tutti i record sono archiviati lì per 75 anni. Per ricercare documenti più vecchi è necessario rivolgersi all'Archivio regionale dello Stato, dove gli uffici anagrafici trasferiscono tutti i documenti dopo il periodo indicato. Per ottenere informazioni sulla carriera lavorativa di un parente, contattare gli archivi delle organizzazioni interessate o l'RGVA - Archivio militare statale russo, se si tratta di militari. Per cercare informazioni sui marinai c'è l'Archivio Navale Centrale - Archivio Navale Centrale. È meglio se hai già informazioni sul numero dell'unità in cui la persona ha prestato servizio, nonché sugli anni approssimativi del suo servizio nelle truppe interessate.

Documenti e servizi

Oltre alle informazioni familiari e personali nello stato. negli archivi puoi anche ottenere informazioni su vari eventi storici e persino lavorare con molti documenti storici. Nel caso in cui raccogli informazioni per preparare qualsiasi lavoro scientifico, devi portare con te un documento speciale chiamato "Attitude" dall'istituto scientifico in cui lavori o studi. Nella richiesta sarà indicato quale organizzazione scientifica ti ha inviato e l'oggetto della tua richiesta in questo archivio. Se contatti l'archivio per una questione personale relativa alla ricerca di informazioni sui parenti, avrai bisogno solo di un passaporto e di una domanda, il cui modulo viene solitamente rilasciato dagli stessi addetti all'archivio. Inoltre, quando si lavora in archivio, tenere presente che oltre ai servizi gratuiti (lavoro in sala lettura), esistono anche una serie di servizi a pagamento che non sono previsti dalle regole del lavoro in archivio. Pertanto, può essere addebitata una tariffa per la preparazione da parte degli archivisti di riferimenti archivistici o per la preparazione accelerata di vari documenti, servizi di scansione o fotocopiatura, ecc. Puoi vedere come si presenta un esempio di richiesta all'archivio in questo articolo: "Se venissi all'archivio..." - qui troverai varie richieste e potrai anche vedere le risposte degli archivisti alle richieste dei cittadini e organizzazioni. E un'altra domanda che spesso si pone tra le persone che accedono a vari archivi. La questione riguarda i tempi di esame delle richieste. Qui non possiamo che rispondere così: non sono previsti termini precisi per la risposta, a meno che la procedura adottata in un particolare archivio non preveda diversamente. E in linea di principio, potresti non ricevere affatto una risposta alla tua richiesta, quindi due o tre mesi dopo aver inviato la richiesta è saggio inviarne un'altra.

Conferma la parentela, l'esperienza lavorativa o i diritti di proprietà, raccogli i frammenti mancanti della tua storia familiare: gli archivi possono aiutarti con queste e molte altre questioni.

Materiali correlati:

A quale archivio devo rivolgermi?

Se sai esattamente in quale regione si sono svolti gli eventi che ti interessano o ha vissuto la persona che ti interessa, puoi rivolgerti all'Archivio regionale.

Ad esempio, se desideri confermare la tua esperienza lavorativa presso un'impresa metropolitana, devi inviare una richiesta all'Archivio Principale di Mosca.

Se non sai esattamente dove cercare - ad esempio, devi tracciare il destino di un prozio nato e cresciuto a Mosca, ma poi partito "da qualche parte a nord" - contatta l'Agenzia federale degli archivi (Rosarkhiv ).

Quali richieste puoi utilizzare per ottenere informazioni da Rosarkhive?

1. Richieste sociali e legali - informazioni su questioni di protezione sociale dei cittadini, necessarie per la registrazione e il ricevimento del risarcimento previsto dalla legislazione russa e dagli obblighi internazionali della Federazione Russa. Può essere:

• conferma dell'esperienza lavorativa e della retribuzione;
• conferma nelle forze armate, partecipazione alle ostilità;
• conferma dei premi;
• repressione e riabilitazione;
• Persecuzione nazista;
• conferma dell'istruzione;
• conferma degli atti di stato civile;
• conferma delle prestazioni sociali.

2. Domande genealogiche: informazioni necessarie per ripristinare i legami familiari, stabilire parentele e studiare la storia familiare. Tale richiesta può essere eseguita sia in relazione a te che in relazione ad un'altra persona specificata nella tua domanda, a meno che ciò non sia limitato dalla legge, come, ad esempio, con.

Sulla base dei risultati di una richiesta genealogica, viene rilasciato un documento sotto forma di albero genealogico, elenco o tabella genealogica, oppure una selezione di certificati d'archivio, estratti, copie di documenti che stabiliscono legami familiari.

3. Domande tematiche: informazioni su un argomento specifico, ad esempio la biografia di una persona o un determinato evento. Se la ricerca di informazioni e la copiatura di documenti su richiesta richiedono molto tempo, l'archivio vi informa per iscritto dei risultati provvisori.

Le informazioni su questioni sociali e giuridiche sono fornite gratuitamente, su questioni tematiche e genealogiche - a pagamento. La fascia di prezzo approssimativa può essere trovata nel "Regolamento temporaneo sulla procedura per l'esecuzione del lavoro e la fornitura di servizi su base retribuita da parte delle istituzioni statali federali subordinate a Rosarkhiv".

Come presentare una richiesta

Per ottenere le informazioni che ti interessano, devi redigere una domanda di richiesta e inviarla a Rosarkhiv. Puoi richiedere:

• inviare una lettera all'indirizzo 103132, Mosca, st. Ilinka, 12 anni;
• inviare per email [e-mail protetta]
• inviare tramite un modulo speciale sul sito web di Rosarkhiv: http://archives.ru/feedback.shtml

I cittadini stranieri possono anche inviare la loro richiesta tramite il Ministero degli Affari Esteri russo. Le domande possono essere inviate al Dipartimento consolare, all'indirizzo 119200, Mosca, 1a corsia Neopalimovsky, 12.

La richiesta viene effettuata in forma gratuita. Dovrebbe contenere:

1. Informazioni sul richiedente: cognome, nome, patronimico, indirizzo postale completo, telefono, e-mail.
2. Per le persone giuridiche: nome dell'organizzazione, indirizzo postale completo, telefono, e-mail.
3. L'oggetto della richiesta e l'inquadramento cronologico delle informazioni che ti interessano.
4. Il testo della richiesta, scritto in uno stile libero e contenente quante più informazioni possibili sull'argomento a te noto, faciliterà il lavoro dello staff dell'archivio. Il testo deve essere comprensibile e non contenere oscenità o altre volgarità.
5. Se hai già affrontato questo problema da qualche parte, indica dove esattamente.
6. Come preferisci ricevere una risposta: via email o posta ordinaria?
7. Modulo di risposta.

Secondo le "Regole per l'organizzazione della conservazione, acquisizione, registrazione e utilizzo dei documenti del Fondo archivistico della Federazione Russa e di altri documenti d'archivio negli archivi statali e comunali, musei e biblioteche, organizzazioni dell'Accademia russa delle scienze", il modulo per ricevere una risposta può essere:

• certificato d'archivio - un documento d'archivio redatto su carta intestata d'archivio, avente valore legale e contenente informazioni documentali sull'oggetto della richiesta, indicando codici di archivio e numeri di foglio delle unità di conservazione di quei documenti d'archivio sulla base dei quali è stato compilato;
• copia d'archivio - una copia che riproduce fedelmente il testo di un documento d'archivio, indicando il codice d'archivio e i numeri dei fogli dell'unità di conservazione, certificata secondo le modalità prescritte;
• estratto archivistico - documento d'archivio redatto su carta intestata d'archivio, che riproduce fedelmente parte del testo di un documento d'archivio relativo a un determinato fatto, evento, persona, indicando il codice archivistico e i numeri dei fogli dell'unità di conservazione;
• lettera informativa - una lettera redatta su carta intestata dell'archivio su richiesta dell'utente o su iniziativa dell'archivio, contenente informazioni sui documenti d'archivio conservati nell'archivio su un problema o argomento specifico;
• elenco tematico dei documenti d'archivio - un elenco sistematico breve o commentato di titoli di documenti d'archivio, unità di archiviazione/unità contabili su un argomento specifico, con indicazione delle loro date e codici di archivio, compilato su richiesta dell'utente o su iniziativa dell'archivio;
• selezione tematica di copie di documenti d'archivio - un insieme sistematico di copie di documenti d'archivio o parti di essi su un argomento specifico, preparato dall'archivio su richiesta dell'utente o su iniziativa dell'archivio. La selezione tematica comprende un frontespizio, un elenco tematico di documenti d'archivio e, se necessario, informazioni storiche sull'argomento;
• revisione tematica dei documenti d'archivio.

Se il documento archivistico per il quale hai inviato richiesta è destinato ad essere inviato in un Paese estero, deve essere contrassegnato. La tassa statale per l'apposizione di un'apostille è di 1.500 rubli per ciascun documento.

Quanto tempo aspettare per una risposta

Un dipendente autorizzato di Rosarkhiv esaminerà la tua richiesta e, entro 15 giorni, la trasferirà al dipartimento competente per l'esecuzione. Se i documenti su tua richiesta sono archiviati in un altro archivio o organizzazione, Rosarkhiv li trasferirà all'indirizzo entro 5 giorni dalla data di registrazione della domanda. Una volta inviata la tua richiesta all'opera o ad un altro archivio, sarai avvisato di ciò.

I termini per completare una richiesta tematica o genealogica saranno stabiliti previo accordo con voi - dipendono dalla complessità del reperimento delle informazioni necessarie.

È necessario ricevere una risposta alle domande sociali e legali entro un massimo di 30 giorni dalla data di registrazione della domanda. Se per motivi oggettivi questo periodo viene prolungato, devi esserne informato.

Se la richiesta non viene accolta

In alcune situazioni la tua richiesta potrebbe non essere accettata.

1. Se non hai il diritto di ricevere le informazioni richieste. Potrebbero trattarsi di informazioni contenenti segreti statali, militari e commerciali, nonché informazioni sulla vita privata di terzi. Quando si tratta di segreti commerciali, è necessario fornire l'autorizzazione a ricevere la richiesta dal proprietario dell'organizzazione. Quando si richiedono dati personali di una persona privata, autorizzazione a ricevere queste informazioni da questa persona o dai suoi eredi.
2. Se la richiesta non contiene le informazioni necessarie per trovare le informazioni pertinenti.
3. Se hai inviato una richiesta in forma anonima, senza indicare i tuoi dati. Un indirizzo email non è sufficiente.
4. Se i documenti necessari per soddisfare la richiesta non sono disponibili a Rosakhiv e nei suoi archivi subordinati.

In caso di rifiuto, dovrà inviare entro 15 giorni un rifiuto motivato per prendere in considerazione la sua richiesta.

Puoi presentare ricorso presentando una domanda al capo di Rosarkhiv, al Ministero della Cultura della Federazione Russa o.

Nel reclamo deve essere indicato:

• cognome, nome, patronimico;
• indirizzo postale al quale ti verrà inviata la risposta;
• sostanza della denuncia.

Per confermare le tue parole, allega alla domanda una copia del rifiuto e altri documenti necessari sull'oggetto della richiesta (se presenti).